Quy chế quản lý thông tin tài liệu
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (148.04 KB, 19 trang )
QUY CHẾ QUẢN LÝ
THÔNG TIN – TÀI LIỆU
Mã số: QCHC.01
Trang số: 1/13
MỤC LỤC
STT
NỘI DUNG
SỐ TRANG
I
MỤC ĐÍCH…………………………………………………….
2
II
PHẠM VI ÁP DỤNG………………………………………….
2
III
ĐỊNH NGHĨA – TỪ VIẾT TẮT………………………………
2
IV
NỘI DUNG CHI TIẾT………………………………………...
3
V
PHỤ LỤC KÈM THEO……………………………………….
13
VI
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH…………………………………..
13
1
QUY CHẾ QUẢN LÝ
THÔNG TIN – TÀI LIỆU
I.
Mã số: QCHC.01
Trang số: 2/13
MỤC ĐÍCH
Nhằm quy định trách nhiệm và phương thức kiểm soát các thông tin – tài liệu có ảnh hưởng đến
hoạt động quản lý và kinh doanh của Công ty để đảm bảo các tài liệu – hồ sơ này được truyền đạt, khai
thác, sử dụng có hiệu quả và kiểm soát được các thông tin – tài liệucần bảo mật.
II.
PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy định này được áp dụng cho toàn bộ CBCNV trong tất cả các Phòng , Ban, Bộ phận của
Công ty có liên quan đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty.
III.
ĐỊNH NGHĨA - TỪ VIẾT TẮT
III.1 Định nghĩa:
•Thông
•Quản
tin: là tập hợp các dữ liệu có ý nghĩa.
lý thông tin nội bộ của Công ty: Là quản lý những thông tin xảy ra hoặc có liên quan;
hoặc phản ánh trực tiếp quá trình hoạt động của Công ty, bao gồm thu thập nguồn tin; xử lý
nguồn tin; cung cấp và phổ biến tin; xây dựng chế độ báo cáo đột xuất và định kỳ; bảo mật
thông tin và lập hồ sơ lưu trữ phục vụ khai thác thông tin lâu dài.
•Trao
đổi thông tin nội bộ: Việc trao đổi, truyền đạt, phổ biến các thông tin giữa các Phòng,
Ban, Bộ phận, cá nhân trong Công ty.
•Tài
liệu: Là những nội dung thông tin được thể hiện trên các chất liệu bằng giấy, băng hình, đĩa
hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh, phim, ảnh, hoặc các vật mang tin khác.
•Văn
bản: Là những nội dung thông tin được đánh máy, photocopy, in hoặc viết bằng tay có một
nội dung nhất định, thường để lưu lại lâu dài.
•Văn
bản có giá trị pháp lý: Là văn bản có đầy đủ thể thứctheo quy định tại Quy chế này, có chữ
ký trực tiếp của người có thẩm quyền và có đóng dấu.
•Công
văn đến: Là toàn bộ các văn bản, tài liệu gửi đến Công ty. Văn bản đến của Công ty được
nhận dạng bằng dấu “ CÔNG VĂN ĐẾN” do nhân viên HC đóng.
•Công
văn đi: Là toàn bộ các văn bản, tài liệu do Công ty soạn thảo và ban hành có phê duyệt
của GĐ, có đóng dấu Công ty và được đăng ký quản lý tại HC.
2
QUY CHẾ QUẢN LÝ
THÔNG TIN – TÀI LIỆU
•Thời
Mã số: QCHC.01
Trang số: 3/13
gian xử lý thông tin: Được tính kể từ thời điểm nhân viên HC tiếp nhận thông tin và được
tính theo giờ hành chính trong các ngày làm việc của Công ty.
•Dấu
Công ty: Là dấu tròn do Cơ quan Công an có thẩm quyền cấp và quản lý mẫu mã đăng ký.
Dấu Công ty đóng trên văn bản phải bằng mực đỏ có ý nghĩa đảm bảo giá trị pháp lý cho văn
bản.
Dấu treo chỉ có giá trị thông báo mà không có giá trị pháp lý.
Dấu giáp lai chỉ có giá trị liên kết các trang văn bản.
III.2 Từ viết tắt: Các từ viết tắt và bảng chữ viết tắt tên loại văn bản, bản sao văn bản áp dụng tại
Công ty
III.2.1
Từ viết tắt:
•
Công ty
: Công ty Cổ phần Khoáng sản Hà An
•
BLĐ
: Ban lãnh đạo Công ty
•
TGĐ
: Tổng Giám đốc Công ty.
•
PTGĐ
: Phó Tổng giám đốc Công ty.
•
KTT
: Kế toán trưởng Công ty.
•
TP
: Trưởng phòng
•
P.TCKT
: Phòng Tài Chính Kế Toán.
•
P.HCNS
: Phòng Hành chính Nhân sự.
•
P.KD
: Phòng Kinh doanh
T
3
QUY CHẾ QUẢN LÝ
THÔNG TIN – TÀI LIỆU
Mã số: QCHC.01
Trang số: 4/13
•
P.SX
: Phòng Sản xuất
•
ĐV
: Đơn vị (tên gọi chung cho các Phòng, Ban, Bộ phận, Tổ,
nhóm hoặc các tổ chức khác trong Công ty).
•
VP
: Văn phòng
•
HC
: Hành chính
•
CBCNV
: Cán bộ công nhân viên trong Công ty.
•
CV
: Chuyên viên.
3.2.2 Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao văn bản áp dụng tại Công ty
STT
Tên văn bản
Chữ viết tắt
STT
Tên văn bản
Chữ viết tắt
1
Quyết định
QĐ
7
Giấy đi đường
ĐĐ
2
Thông báo
TB
8
Giấy biên nhận
BN
3
Đề xuất
ĐX
9
Biên bản bàn giao
BG
4
Công văn
CV
10
Biên bản sự việc
SV
5
Giấy uỷ quyền
UQ
11
Phiếu gửi
PG
6
Quy định
QyĐ
12
Quy trình quy chế
QC…
IV.
NỘI DUNG CHI TIẾT
IV.1 QUẢN LÝ THÔNG TIN – TÀI LIỆU NỘI BỘ
IV.1.1 Quản lý việc cung cấp thông tin của Công ty đăng trên các phương tiện truyền thông
đại chúng
•
Thực hiện theo quy định về phát ngôn báo chí của Công ty.
•
Các thông tin dự kiến đăng trên các phương tiện truyền thông đại chúng do TGĐ chủ trì phê
duyệt nội dung.
4
QUY CHẾ QUẢN LÝ
THÔNG TIN – TÀI LIỆU
IV.1.2
Mã số: QCHC.01
Trang số: 5/13
Quản lý thông tin truyền miệng trực tiếp
Các nội dung được trao đổi trực tiếp trong các cuộc hội ý, họp, đàm phán… không được tiết
lộ ra ngoài khi không được phép của người chủ trì cuộc họp.
IV.1.3
Quản lý thông tin truyền miệng gián tiếp (điện thoại - bộ đàm)
CBCNV chỉ được sử dụng điện thoại Công ty để liên hệ trao đổi công việc, nhân viên trực
tổng đài phải bảo đảm duy trì thông suốt đường dây liên lạc, quản lý và hướng dẫn các bộ phận
sử dụng điện thoại đúng mục đích công việc. Không được sử dụng máy tổng đài vào mục đích cá
nhân.
IV.1.4
Quản lý thông tin dạng văn bản
Trong quá trình trao đổi, thảo luận công việc, những vấn đề, những khâu công việc quan
trọng nếu xét thấy cần được bảo đảm về mặt pháp lý thì thông tin về chúng phải được thể hiện
bằng hình thức văn bản.
IV.1.5
Quản lý thông tin nhanh dạng văn bản qua kênh truyền dữ liệu, fax, email
Trước khi gửi thông tin liên quan đến Công ty bằng fax, email CBCNV báo cáo Trưởng
ĐV kiểm tra nội dung; đối với thông tin, giao dịch quốc tế sẽ do BLĐ phê duyệt.
Trưởng ĐV căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ĐV, chỉ xem xét gửi đi những
nội dung thông tin thuộc phạm vi quản lý của ĐV; Chịu trách nhiệm trong việc chuyển tải thông
tin bằng fax, email của ĐV mình đảm bảo không làm ảnh hưởng đến bí mật thông tin nội bộ của
Công ty.
4.2 NỘI DUNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
4.2.1 Trình tự và phương thức quản lý văn bản đến
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
•
Các văn bản do các ĐV ban hành trao đổi, báo cáo công việc hàng ngày được gọi là văn bản
“Nội bộ ”.
5
QUY CHẾ QUẢN LÝ
THÔNG TIN – TÀI LIỆU
•
Mã số: QCHC.01
Trang số: 6/13
Tất cả các văn bản gửi đến Công ty (văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, đơn thư
kiến nghị, khiếu nại, tố cáo…) từ bất kỳ nguồn nào (qua bưu điện, liên lạc hoặc do cán bộ nhận
trực tiếp).
•
Các công văn đến dưới dạng phần mềm điện tử, e-mail (ngoài các thư trao đổi nội bộ) phải được
in ra, đăng ký và lưu trữ như các văn bản khác.
Tiếp nhận văn bản đến và nhập dữ liệu quản lý thông tin
Nhân viên HC có nhiệm vụ tiếp nhận toàn bộ các văn bản gửi đến Công ty.
•
Trong quá trình giao dịch công việc nếu các ĐV tiếp nhận được văn bản, tài liệu từ các cơ quan
tổ chức bên ngoài gửi cho Công ty thì phải chuyển văn bản đó đến nhân viên HC để đăng ký
quản lý.
•
Đối với các văn bản “Nội bộ” , nhân viên HC chỉ tiếp nhận và quản lý các văn bản trình BLĐ,
các văn bản của các đơn vị gửi cho nhau thì do văn thư hoặc người kiêm nhiệm văn thư hoặc
được phân công soạn thảo văn bản hoặc CBCNV của các ĐV chịu trách nhiệm chuyển.
•
Toàn bộ văn bản khi tiếp nhận phải được kiểm tra địa chỉ nơi gửi, số lượng (số lượng bì VB, số
lượng trang văn bản, số lượng bản văn bản), kiểm tra bì có nguyên vẹn hoặc có dấu hiệu bị bóc,
rách, mất văn bản bên trong không- nếu có phải xử lý kịp thời; Phân loại, xác định giá trị pháp lý
và đăng ký quản lý tại nhân viên HC. Văn bản đến được phân thành hai loại: Loại phải đăng ký
và loại không phải đăng ký.
Bước 2: Phân loại văn bản đến:
•
Loại phải đăng ký: Tất cả các loại văn bản, giấy tờ gửi cho Công ty (ghi tên Công ty, Ban, bộ
phận trong Công ty), gửi cho BLĐ hoặc gửi trực tiếp cho CBCNV do yêu cầu liên hệ công việc
(ghi chức danh hoặc ghi đích danh).
•
Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí…
Bước 3: Bóc bì văn bản:
•
Những phong bì có dấu chỉ mức độ “khẩn” phải bóc ngay sau khi nhận.
6
QUY CHẾ QUẢN LÝ
THÔNG TIN – TÀI LIỆU
•
Mã số: QCHC.01
Trang số: 7/13
Nếu bì có dấu chỉ mức độ mật, hoặc ghi đích danh tên người nhận, Phòng ban nhận, Hồ sơ chào
thầu thì không bóc bì, chỉ vào sổ theo dõi công văn đến và chuyển nguyên cả bì tới người có
•
thẩm quyền, chức năng để giải quyết.
Khi bóc bì phải cẩn thận không làm rách, mất phần số, ký hiệu văn bản. Khi phát hiện những văn
bản gửi không đúng địa chỉ thẩm quyền của cơ quan giải quyết, công văn không số, ngày tháng
gửi… thì trả lại cho nơi gửi.
Bước 4: Đăng ký văn bản đến:
•
Nhân viên HC đăng ký vào sổ theo dõi công văn đến (hoặc vào máy vi tính theo chương trình
quản lý công văn đến) số đến, thời gian đến, số lượng tiếp nhận, tóm tắt nội dung, đóng dấu “
Công văn đến ” lên văn bản tại thời điểm tiếp nhận. Nếu văn bản đến là “Khẩn” hoặc “ Thượng
khẩn”, “Hoả tốc” thì phải ghi rõ cả giờ, phút nhận văn bản.
•
Số đến là số thứ tự đăng ký của các văn bản đến Công ty ( văn bản mà Công ty nhận được) trong
một năm ( tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của năm đó).
Bước 5: Trình duyệt
•
Văn bản đến sau khi đã được vào sổ đăng ký công văn đến thì phải được NVHC trình Bộ phận
chuyên trách (trợ lý/thư ký Chủ tịch HĐQT) để xử lý.
•
Loại văn bản ghi tên Công ty sẽ được nhân viên HC chuyển choChủ tịch HĐQT, TGĐ, hoặc
PTGĐ thường trực hoặc theo ủy quyền của Chủ tịch HĐQT để chỉ đạo xử lý.
•
Nếu công văn ghi đích danh Chủ tịch HĐQT,TGĐ, Phó TGĐ thì không bóc bì và chuyển thẳng
cho Chủ tịch HĐQT, TGĐ, Phó TGĐ.
Bước 6: Thời gian trình duyệt văn bản đến
•
Văn bản đến loại bình thường phải được nhân viên HC chuyển bộ phận chuyên trách trong vòng
2 giờ kể từ thời điểm NVHC tiếp nhận văn bản.
•
Văn bản đến có đóng dấu “khẩn”, “thượng khẩn” , “hỏa tốc”, nhân viên HC phải trình bộ phận
chuyên trách ngay sau khi tiếp nhận được.
7
QUY CHẾ QUẢN LÝ
THÔNG TIN – TÀI LIỆU
•
Mã số: QCHC.01
Trang số: 8/13
Nếu văn bản khẩn/thượng khẩn/hoả tốc nhận mà người có thẩm quyền xử lý đi công tác hoặc vì
những lý do khách quan không tiếp nhận để xử lý kịp thời thì nhân viên HC phải thông báo ngay
cho Bộ phận chuyên trách để báo cáo xin ý kiến chỉ đạo.
Bước 7: Chỉ đạo xử lý văn bản của BLĐ
•
Việc chỉ đạo xử lý văn bản đến do BLĐ chủ trì, ý kiến chỉ đạo xử lý văn bản đến được thể hiện
ngay trên văn bản đến.
•
Thư ký hoặc Trợ lý GĐ có nhiệm vụ kiểm tra văn bản đến trước khi trình BLĐ. Văn bản đến loại
khẩn, thượng khẩn/hoả tốc phải được trình ngay cho người có thẩm quyền để kịp thời xử lý.
•
Trong trường hợp bình thường thời gian chờ chỉ đạo một văn bản đến không quá 8 giờ.
•
BLĐ xem xét và quyết định thay đổi mức độ xử lý khẩn/thượng khẩn trên văn bản đến theo yêu
cầu thực tế của công việc. Trong trường hợp khẩn, thượng khẩn/hoả tốc không quá 3 giờ.
•
Trường hợp phức tạp không thể xử lý văn bản trong thời gian quy định trên, HĐTV hoặc BLĐ sẽ
tổ chức họp để xem xét xử lý.
•
Các văn bản “nội bộ” mà mục đích là để báo cáo tiến độ công việc có thể không có phê duyệt.
•
Trong nội dung chỉ đạo xử lý văn bản đến của BLĐ được quy định ghi tên ĐV chủ trì đứng đầu,
tiếp theo là các ĐV phối hợp; Trong trường hợp khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc cần hạn định rõ thời
hạn triển khai trong nội dung chỉ đạo xử lý.
•
Để đảm bảo việc xử lý thông tin không bị gián đoạn, khi đi công tác ngoại tỉnh trong thời gian từ
01 ngày làm việc trở lên, người có thẩm quyền xử lý văn bản đến sẽ ủy quyền cho cấp phó trực
tiếp điều hành công tác nói trên.
•
Trong trường hợp chưa có sự uỷ quyền, nhân viên HC sẽ scan và gửi mail văn bản (trong trường
hợp cần thiết và số lượng văn bản không quá lớn) tới người có thẩm quyền để thực hiện uỷ
quyền giải quyết.
Bước 8: Phân phối văn bản đến sau khi có ý kiến chỉ đạo xử lý
•
Văn bản đến sau khi có ý kiến chỉ đạo của BLĐ, phải được nhân viên HC vào sổ theo dõi phân
phối CV và nhanh chóng phân bổ đến các cá nhân, ĐV để thực hiện, khi giao nhận phải ký nhận
vào sổ theo dõi công văn.
8
QUY CHẾ QUẢN LÝ
THÔNG TIN – TÀI LIỆU
Mã số: QCHC.01
Trang số: 9/13
Quy định thời gian phân phối văn bản tại NVHC như sau:
•
Trong trường hợp bình thường, các văn bản đã có ý kiến chỉ đạo xử lý của BLĐ được phân bổ
ngay trong thời gian tối đa không quá 8 giờ; trường hợp văn bản đến quá dày, hoặc đặc biệt như
các bản vẽ kỹ thuật A ocần có thời gian photocopy thì không quá 16 giờ kể từ khi có ý kiến chỉ
đạo của BLĐ.
•
Trường hợp các ĐV nằm ngoài địa bàn thành phố Hà Nội, nhân viên HC sẽ chuyển văn bản đến
đã có ý kiến chỉ đạo của BLĐ bằng fax hoặc gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh.
•
Trường hợp khẩn, văn bản được ưu tiên phân phối ngay trong vòng 3 giờ. Nhân viên HC có
nhiệm vụ chuyển trực tiếp hoặc fax văn bản đã có ý kiến chỉ đạo xử lý cho các ĐV.
•
Trường hợp thượng khẩn, nhân viên HC tự chuyển văn bản đến đã có ý kiến chỉ đạo xử lý và
được ưu tiên điều động xe ô tô khi có yêu cầu; trường hợp văn bản quá dày hoặc tài liệu là mẫu
vật… mà nhân viên HC không thể tự xử lý kịp thời thì P.HCNS phải báo cáo xin ý kiến chỉ đạo
của Chủ tịch HĐQT hoặc Phó TGĐ để đảm bảo các ĐV tiếp nhận thông tin có được sớm nhất
nội dung chỉ đạo xử lý văn bản đến của BLĐ.
•
Văn bản đến khi phân bổ phải được xác nhận bằng giấy tờ, sổ sách giao nhận. Nhân viên HCchịu
trách nhiệm về việc phân bổ không đúng với ý kiến chỉ đạo của BLĐ, không có giấy tờ hoặc sổ
sách giao nhận.
•
Đối với các văn bản từ nguồn “nội bộ đến”, khi xử lý phân phối, nhân viên HC thông báo cho
ĐV soạn thảo văn bản biết nội dung ý kiến chỉ đạo của BLĐ, để ĐV đó có thể theo dõi sát tình
hình diễn biến công việc đang thực hiện của ĐV mình.
Quy định thời gian xử lý văn bản đến của ĐV như sau:
•
Trưởng các ĐV chịu trách nhiệm trước BLĐ khi văn bản đã được chuyển đến ĐV mình mà
không triển khai hoặc chậm triển khai thực hiện.
•
Văn thư hoặc người kiêm nhiệm văn thư hoặc CBNVC của ĐV chịu trách nhiệm tiếp nhận, đăng
ký quản lý văn bản đến của ĐV, trình cho Trưởng (Phó) ĐV chỉ đạo xử lý; phân phối các văn bản
đã có ý kiến chỉ đạo xử lý gốc đến các cá nhân, tổ, nhóm để thực hiện, lưu lại bản copy vào hồ sơ
lưu công văn chung của ĐV.
9
QUY CHẾ QUẢN LÝ
THÔNG TIN – TÀI LIỆU
•
Mã số: QCHC.01
Trang số: 10/13
Các cá nhân, tổ, nhóm khi tiếp nhận văn bản để triển khai nhiệm vụ phải lưu giữ văn bản để lập
hồ sơ phần công việc mình thực hiện, không được để thất lạc hoặc đánh mất văn bản.
•
Trưởng (Phó) ĐV phải có ý kiến xử lý văn bản đến trong vòng 8 giờ đối với văn bản bình
thường, 4 giờ đối với văn bản khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc. CBCNV của ĐV khi tiếp nhận được
văn bản khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc, có nhiệm vụ báo cáo ngay cho Trưởng (Phó) ĐV biết để kịp
thời chỉ đạo xử lý.
•
Khi xử lý văn bản đến, Trưởng (Phó) ĐV ghi rõ đích danh tên người, nhóm, tổ chủ trì triển khai
công việc và chậm nhất trong vòng 8 giờ, người, nhóm, tổ ký nhận nhiệm vụ phải triển khai công
việc của mình; trường hợp khẩn/thượng khẩn/hỏa tốc phải triển khai trong vòng 04 giờ kể từ thời
điểm VT xác nhận đã chuyển văn bản đến ĐV. Việc hoàn thành công việc của các cá nhân,
nhóm, tổ công tác của các ĐV phải được xác định bằng hồ sơ công việc.
•
Trường hợp không thể xử lý được văn bản đến theo các quy định nói trên, người nhận chỉ thị
thực hiện phải báo cáo ngay cho Trưởng (phó) ĐV về nguyên nhân không thể thực hiện để xin ý
kiến chỉ đạo của BLĐ.
Bước 9: Kiểm tra, lập và nộp lưu trữ hồ sơ
Nhân viên HCcó nhiệm vụ kiểm tra các nội dung sau đây:
•
Quá trình phân bổ văn bản đến trên sổ sách giao nhận của nhân viên HC vào cuối mỗi ngày làm
việc để bổ sung nếu có sai sót.
•
Việc tiếp nhận văn bản đến ở các ĐV và kết hợp với Thư ký hoặc Trợ lý GĐ nhắc nhở việc báo
cáo kết quả thực hiện công việc khi có yêu cầu của BLĐ.
•
Kiểm tra kết quả nhập dữ liệu thống kê quản lý văn bản đến hàng ngày và kết hợp với Thư ký
hoặc Trợ lý GĐ theo dõi ý kiến chỉ đạo xử lý văn bản đến của BLĐ để trả lời các ĐV khi có yêu
cầu.
•
Lập hồ sơ công việc và nộp lưu trữ hồ sơ.
4.3 QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐI
Bước 1: Soạn thảo công văn
+ Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý soạn thảo Công văn đi
10
QUY CHẾ QUẢN LÝ
THÔNG TIN – TÀI LIỆU
•
Mã số: QCHC.01
Trang số: 11/13
Tất cả văn bản, giấy tờ do Công ty ban hành gửi cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân, đơn vị ngoài
Công ty phải đăng ký, đóng dấu, lấy số và vào Sổ đăng ký công văn đi và làm thủ tục gửi đi tại
Phòng HCNS Công ty. Nhân viên phải lưu bản chính (bản ký tay mực xanh, không đóng dấu) để
ban hành tiếp (nếu cần).
•
CBCNV trong Công ty là người chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản. Văn bản được soạn thảo
phải bảo đảm đúng về thể thức và kỹ thuật trình bày.
•
Trưởng (Phó) các ĐV kiểm tra và ký nháy vào văn bản trước khi trình duyệt và phải chịu trách
nhiệm về nội dung văn bản do ĐV mình soạn thảo trước BLĐ.
•
Thư ký hoặc Trợ lý Chủ tịch HĐQT phải kiểm tra và xử lý sơ bộ tất cả các văn bản, giấy tờ trước
khi trình Chủ tịch HĐQT ký.
•
Chủ tịch HĐQTlà người chịu trách nhiệm về nội dung, tính pháp lý đối với các văn bản do Chủ
tịch HĐQT ký/phát hành.
+ Hình thức công văn soạn thảo
•
Soạn thảo văn bản thông thường trên trang A4, sử dụng bảng mã Unicode, Font chữ “Times New
Roman” .
•
Tên và trích yếu văn bản cần ghi tóm tắt, ngắn gọn, rõ nghĩa; không để tên hoặc trích yếu văn
bản trong ngoặc đơn.
•
Văn bản cần được trình bày một cách cân đối, hợp lý; chỉ viết đậm, viết cỡ chữ to hơn, viết loại
phông chữ khác đối với tên văn bản và những tiêu đề, nội dung đặc biệt cần nhấn mạnh hoặc cần
phải làm nổi bật. Lưu ý viết hoa đầy đủ các chữ thuộc danh từ riêng, các từ hoặc cụm từ mặc
định; viết đúng các dấu câu, dấu chữ.
•
Phần nơi nhận, ngoài việc ghi đầy đủ nơi thực hiện và lưu Phòng HCNS, cần ghi cả nơi gửi để
báo cáo và để biết. Các văn bản định chế (quy định chế độ, chính sách và hướng dẫn về quản lý
và nghiệp vụ) cần ghi nơi nhận gồm tất cả các bộ phận thuộc Công ty.
•
Đối với những văn bản có từ 2 trang trở lên phải đánh số trang (ở giữa), và phải in ấn, sao chụp
trên hai mặt giấy (để tiết kiệm và giảm bớt khối lượng hồ sơ, tài liệu); các văn bản quan trọng, sử
11
QUY CHẾ QUẢN LÝ
THÔNG TIN – TÀI LIỆU
Mã số: QCHC.01
Trang số: 12/13
dụng nhiều lần, cần lưu giữ lâu dài hoặc gửi ra ngoài, thì sử dụng giấy trắng (giấy dày); các bản
thảo và văn bản khác, thì sử dụng giấy thường hoặc tận dụng giấy một mặt.
•
Sử dụng giấy Letter Head theo mẫu để in ấn thư tín, văn bản hành chính, công văn giao dịch với
bên ngoài; không sử dụng để in ấn các qui định, quyết định của Công ty, các công văn gửi tới các
cơ quan quản lý Nhà nước; không sử dụng giấy Logo tiếng Anh để viết tiếng Việt.
+ Các yếu tố cần thiết của Công văn:
•
Quốc hiệu: phần trên cùng, bên phải trang đầu văn bản.
•
Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản: ghi dưới quốc hiệu (đối với ngày dưới 10 và
tháng dưới 3 phải ghi số 0 đằng trước).
•
Tên đơn vị chủ quản của đơn vị ban hành và tên đơn vị ban hành: Phần trên cùng, bên trái trang
đầu văn bản. Nếu dùng giấy Letter Head thì không cần 2 yếu tố này và không cần ghi Quốc hiệu.
•
Số văn bản: Ghi dưới tên đơn vị ban hành, phía trên bên trái văn bản, trùng hàng với ngày tháng
năm ban hành văn bản.
•
Trích yếu: là chủ đề của văn bản, ghi dưới dòng tên loại của văn bản.
•
Nội dung văn bản: phải đảm bảo kết cấu chặt chẽ, văn phong thích hợp, ngắn gọn, súc tích đúng
với chức năng nhiệm vụ của công ty.
•
Chức danh, họ tên, chữ ký của người ký văn bản: ghi ở góc bên phải cuối cùng của văn bản.
•
Nơi nhận: ghi ở phần dưới bên trái văn bản, trùng hàng với chức danh của người ký duyệt văn
bản.
Bước 2: Trình duyệt văn bản
•
Tất cả các văn bản đi của Công ty do các ĐV soạn thảo đều do Trợ lý Chủ tịch HĐQT hoặc TGĐ
trình duyệt.
•
Trước khi trình văn bản để ký duyệt, các ĐV phải chuẩn bị đầy đủ các tài liệu đính kèm văn bản
(nếu có) và tài liệu để làm căn cứ phê duyệt; liệt kê danh mục tài liệu đính kèm tại góc dưới bên
trái của văn bản (phía trên phần nơi nhận). Thư ký hoặc Trợ lý có nhiệm vụ kiểm tra thể thức văn
12
QUY CHẾ QUẢN LÝ
THÔNG TIN – TÀI LIỆU
Mã số: QCHC.01
Trang số: 13/13
bản và xử lý sơ bộ trước khi trình BLĐ ký duyệt và có quyền trả lại ĐV soạn thảo trong các
trường hợp sau:
+ Yêu cầu ĐV soạn thảo bổ sung nếu thiếu bản gốc, thiếu tài liệu đính kèm, địa chỉ nơi nhận không
rõ ràng hoặc thiếu địa chỉ liên lạc.
+ Thể thức văn bản chưa đúng với quy định.
+ Nội dung văn bản không đúng tinh thần chỉ đạo của BLĐ.
+ Chữ ký trên văn bản không phải là chữ ký trực tiếp; ký không đúng với thẩm quyền; ký không
đúng với phạm vi được ủy quyền của BLĐ hoặc có sự nghi ngờ chữ ký trên văn bản là giả mạo.
+ Các trường hợp khác mà Trợ lý GĐ có cơ sở hoặc chứng cứ chứng minh rằng nội dung văn bản
được soạn thảo ảnh hưởng nghiêm trọng quyền, lợi ích và uy tín của Công ty.
•
Đối với văn bản đã được phê chuẩn, Trợ lý GĐsẽ chuyển đến cho nhân viên HC để làm thủ tục
ban hành và chịu trách nhiệm hoàn tất thủ tục pháp lý, ban hành văn bản. Đối với những văn bản
chưa được phê chuẩn, Trợ lý GĐcó trách nhiệm chuyển cho ĐV soạn thảo để tiếp tục sửa đổi, bổ
sung và hoàn thiện.
Bước 3: Ký duyệt:
•
Khi ký văn bản (ký nháy và ký chính thức), sử dụng bút mực xanh (để dễ dàng phân biệt giữa
chữ ký thật và chữ ký sao chụp); người soạn thảo phải ký nháy vào các trang văn bản trước khi
trình ký Chủ tịch HĐQT, sau đó NVHC đóng dấu giáp lai tất cả các trang văn bản. Đối với Giấy
giới thiệu, công lệnh đi đường phải có chữ ký của Chủ tịch HĐQT hoặc người được Chủ tịch
HĐQT uỷ quyền. Đối với các hợp đồng bán hàng và biên bản thanh lý hợp đồng phải có chữ ký
nháy của đại diện Phòng PTCKT kiểm soát giá trị hợp đồng, của cán bộ được phân công kiểm
soát trước khi trình Chủ tịch HĐQT ký.
•
Văn bản trình Lãnh đạo ký hoặc xin ý kiến, phải kèm theo hồ sơ công việc, căn cứ, tài liệu liên
quan để phục vụ cho quá trình xem xét, quyết định.
•
Văn bản sau khi đã ký, tuyệt đối không được chỉnh sửa. Nếu phát hiện có sai sót về nội dung hay
chưa đúng về thể thức văn bản phải kịp thời báo cho Trưởng phòng để xin ý kiến lãnh đạo.
Bước 4: Đăng ký công văn đi
13
QUY CHẾ QUẢN LÝ
THÔNG TIN – TÀI LIỆU
•
Mã số: QCHC.01
Trang số: 14/13
Đăng ký văn bản đi cần ghi một số thông tin cần thiết sau: Số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu của
văn bản… vào các phương tiện đăng ký (như sổ đăng ký công văn đi hoặc file quản lý công văn
đi trong máy tính) nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của Công ty và tra tìm văn bản được nhanh
chóng.
•
Ghi số lên văn bản (đánh số văn bản): Số của văn bản là số đăng ký theo thứ tự của văn bản liên
tục trong năm kể từ số 01. Tất cả văn bản đi của Công ty ban hành đều đăng ký tập trung ở
Phòng HCNS để lấy số theo quy định của công ty.
QUY TẮC ĐÁNH SỐ CÔNG VĂN ĐI:
- Đối với văn bản do các Phòng ban chức năng soạn thảo:
+ Quy tắc đánh số: XXX/YYYY/AA-ZZZ
XXX: là số tự nhiên tiến, bắt đầu từ đầu giờ làm việc ngày 01/01 và kết thúc vào cuối giờ ngày
làm việc ngày 31/12 của năm tài chính.
YYYY : Là số của năm ban hành văn bản.
AA: Là viết tắt tên loại văn bản (Thông báo, công văn.v.v.).
ZZZ: Là chữ cái viết tắt tên phòng, Phòng ban/bộ phận soạn thảo văn bản.
VD: 056/2013/TB-HCNS được hiểu là văn bản số 056 ban hành năm 2013 loại văn bản “Thông
báo”, do Phòng HCNS soạn thảo.
- Đối với văn bản phát hành ra bên ngoài công ty hoặc hệ thống văn bản chung của Công ty do
Phòng HCNS soạn thảo:
+ Quy tắc đánh số: XXX/YYYY/AA-HA
XXX: là số tự nhiên tiến, bắt đầu từ đầu giờ làm việc ngày 01/01 và kết thúc vào cuối giờ ngày
làm việc ngày 31/12 của năm tài chính.
YYYY : Là số của năm ban hành văn bản
AA: Là viết tắt tên loại văn bản (Thông báo, công văn.v.v.).
HA : Là ký tự viết tắt tên riêng của Công ty.
14
QUY CHẾ QUẢN LÝ
THÔNG TIN – TÀI LIỆU
Mã số: QCHC.01
Trang số: 15/13
VD: 056/2013/TB-HA được hiểu là văn bản số 056 ban hành năm 2013, loại văn bản “Thông báo”
của Công ty Cổ phần Khoáng sản Hà An.
- Đối với công văn mật phải có sổ theo dõi riêng.
QUY TẮC ĐÁNH SỐ ĐỐI VỚI VĂN BẢN LÀ QUY TRÌNH QUY CHẾ: XXYY-ZZ
XX: Là ký tự viết tắt của loại văn bản (Quy trình: QT; Quy chế: QC...)
YY: Là ký tự viết tắt của lĩnh vực mà văn bản để cập đến (Nhân sự: NS; Hành chính: HC; Tài
chính Kế toán: TCKT; Sản xuất: SX...
ZZ: Là số tự nhiên tiến, bắt đầu từ 01, thể hiện thứ tự của văn bản trong cùng một hệ thống.
4.4 QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU:
•
Dấu của Công ty đóng vào văn bản để khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, do NVHC quản lý
và sử dụng đúng quy định của pháp luật. NVHC chỉ được phép đóng dấu vào chữ ký của người
có thẩm quyền (gồm Chủ tịch HĐQT và những Cán bộ được uỷ quyền ký thay, thừa lệnh, thừa
uỷ quyền). Dấu đóng phải ngay ngắn, rõ ràng, chiếm 1/3 đầu chữ ký bằng mực dấu màu đỏ. Các
dấu chức danh, dấu tên không được đóng đè vào chữ ký và dấu tròn. Dấu treo (khi cần) là dấu
đóng không có chữ ký lãnh đạo, đóng vào góc trên, bên trái trang đầu của văn bản. Văn bản có
nhiều trang phải đóng dấu giáp lai.
•
Trước khi đóng dấu, NVHC phải kiểm tra chữ ký của người có thẩm quyền so với danh mục mẫu
chữ ký đã đăng ký, nếu đúng mới được phép đóng dấu vào văn bản đó, lưu một bản chính (đặc
biệt là Hợp đồng, biên bản thanh lý Hợp đồng).
•
Khi người giữ dấu đi vắng, TP HC - NS chỉ định người khác nhận bàn giao (có biên bản bàn
giao) để quản lý và sử dụng dấu. Nghiêm cấm sử dụng dấu sai quy định hoặc phục vụ lợi ích cá
nhân.
•
Văn bản có nhiều người ký thì đóng dấu lên chữ ký của người có chức danh cao nhất. Dấu đóng
vào văn bản có chữ ký photo, Scaner, Fax…có giá trị như bản gốc.
4.5 SAO CHÉP VĂN BẢN
4.5.1 Thủ tục sao y bản chính
•
Công ty chỉ thực hiện sao y bản chính đối với các văn bản có liên quan đến tổ chức hoạt động
của Công ty, không thực hiện sao y đối với các văn bản không thuộc thẩm quyền.
15
QUY CHẾ QUẢN LÝ
THÔNG TIN – TÀI LIỆU
•
Mã số: QCHC.01
Trang số: 16/13
Văn bản để sao y bản chính phải là bản chính có dấu đỏ, ĐV có nhu cầu sao y bản chính văn bản
phải mang bản chính đến NVHC để đối chiếu với bản sao trước khi đóng dấu chứng thực là sao
đúng nguyên văn bản chính.
•
Chủ tịch HĐQT ủy quyền cho Trưởng phòng HCNS phụ trách công tác hành chính ký thừa lệnh
sao y bản chính các văn bản của Công ty.
4.5.2 Photocopy văn bản, tài liệu
•
Các ĐV tự tổ chức thực hiện việc photocopy các văn bản tài liệu của ĐV.
•
Trường hợp tài liệu quá nhiều, thời gian yêu cầu gấp rút, hoặc tài liệu quá khổ không thể thực
hiện việc photocopy tại Công ty, thì các ĐV phải báo cáo Chủ tịch HĐQT để xin chỉ đạo xử lý
kịp thời.
4.6 GỬI VĂN BẢN
4.6.1 Nhân viên HC chịu trách nhiệm gửi và nhận văn bản (dưới mọi hình thức) của Chủ tịch HĐQT,
Phó TGĐ gửi văn bản của các Phòng ban/Bộ phận bằng hình thức chuyển phát nhanh qua bưu
4.6.2
điện hoặc thông qua các Công ty dịch vụ.
Phòng ban/Bộ phận nào có nhu cầu gửi tài liệu, bưu phẩm bằng hình thức chuyển phát nhanh, sẽ
ghi đầy đủ thông tin vào các mẫu theo yêu cầu của bưu điện hoặc Công ty cung cấp dịch vụ. Sau
đó, chuyển toàn bộ văn bản, đề nghị tới nhân viên HC, nhân viên HC chịu trách nhiệm liên hệ
4.6.3
đơn vị cung cấp dịch vụ tới thực hiện dịch vụ.
Đối với các hình thức gửi, chuyển tài liệu, bưu phẩm khác ngoài chuyển phát nhanh, các Phòng
ban/Bộ phận tự chịu trách nhiệm thực hiện.
4.7 QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG CÁC CUỘC HỘI Ý, HỌP, HỘI NGHỊ, HỘI THẢO
4.6.1 Hội ý
Khi có vấn đề phát sinh, các nhóm, tổ công tác tự liên hệ với nhau để phổ biến, bàn bạc thống
nhất phương án giải quyết công việc, nếu xét thấy vấn đề quan trọng thì cần phải lập biên bản để
báo cáo lên cấp trên trực tiếp.
4.6.2
Họp đột xuất
Khi vấn đề phát sinh là nghiêm trọng, ĐV phải báo cáo ngay để BLĐ kịp thời chỉ đạo xử lý.Nếu
xét thấy cần phải có ý kiến thống nhất trong việc chỉ đạo xử lý thì BLĐ triệu tập họp bất thường.
Nội dung các cuộc họp bất thường phải được ghi thành biên bản.
16
QUY CHẾ QUẢN LÝ
THÔNG TIN – TÀI LIỆU
4.6.3
Mã số: QCHC.01
Trang số: 17/13
Các cuộc họp, hội nghị
•
Biên bản cuộc họp, giao ban BLĐ tùy theo nội dung được lưu Hồ sơ bảo mật của Công ty.
•
Biên bản các cuộc họp giao ban liên quan đến chiến lược sản xuất kinh doanh của Công ty được
xác định là bảo vệ bí mật nội bộ không được ban hành ra ngoài.
•
Hồ sơ của các cuộc hội, họp quan trọng của Công ty phải được nộp lưu tại Phòng Hành chính
Nhân sự.
4.7 BẢO MẬT THÔNG TIN
4.7.1 Phạm vi bảo mật
•
Tất cả các thông tin do Công ty tiếp nhận và ban hành đều được đặt trong tình trạng bảo vệ bí
mật nội bộ. Mỗi một CBCNV làm việc trong Công ty đều phải có nghĩa vụ bảo vệ bí mật về tổ
chức và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, không được sao chép tài liệu của Công ty để
gửi ra ngoài nếu không có sự đồng ý của BLĐ.
•
Khi cần ban hành thông tin ra ngoài Công ty thì nội dung thông tin phải do Chủ tịch HĐQT hoặc
người được Chủ tịch HĐQT uỷ quyền hoặc phê chuẩn.
4.7.2 Tiếp nhận, ban hành và xử lý thông tin mật
Tiếp nhận
Văn thư tiếp nhận văn bản mật đến, vào sổ, đóng dấu Công ty đến ở ngoài phong bì của văn bản
đến, không được tự ý bóc phong bì nếu ở ngoài phong bì có đóng dấu mật hoặc ghi ký hiệu mật
và chuyển nguyên bì cho người có tên trên phong bì hoặc TGĐ, với điều kiện việc chuyển giao đó
phải được đăng ký xác nhận bằng sổ sách giấy tờ giao nhận.
Soạn thảo và ban hành
•
Trưởng ĐV soạn thảo văn bản có nội dung mật phải chịu trách nhiệm về việc lưu trữ, bảo mật tài
liệu. ĐV không được tự ý sao chép thông tin mật khi không có ý kiến chỉ đạo của BLĐ.
•
Tài liệu mật khi ban hành phải được đánh số ký hiệu riêng biệt cho mỗi một bản cụ thể, đảm bảo
không bản nào trùng số với bản nào để dễ dàng phát hiện nơi làm lộ bí mật thông tin.
•
Không được chuyển tải thông tin mật bằng fax, email mà phải gửi bảo đảm bằng hai phong bì,
trong đó phong bì bên trong phải có niêm phong.
17
QUY CHẾ QUẢN LÝ
THÔNG TIN – TÀI LIỆU
Mã số: QCHC.01
Trang số: 18/13
•
Không được mang tài liệu mật ra khỏi Công ty khi không có phê duyệt của BLĐ.
•
Nơi lưu trữ tài liệu mật phải đảm bảo có khoá chắc chắn.
Quản lý thông tin trên mạng
•
Không được đưa các thông tin mật, tối mật, tuyệt mật lên mạng.
•
Tuyệt đối giữ gìn các mật khẩu thâm nhập mạng.
•
Những người tham gia mạng diện rộng của Công ty phải chịu trách nhiệm cá nhân về việc giữ
gìn bí mật của Công ty.
V.
PHỤ LỤC KÈM THEO
STT
Tên phụ lục
Mã số
STT
Tên phụ lục
Mã số
1
Quyết định
QCHC.01.PL01
6
Biên bản bàn giao
QCHC.01.PL0
6
2
Văn bản có tên loại
QCHC.01.PL02
7
Biên bản sự việc
QCHC.01.PL0
7
3
Giấy đề xuất
QCHC.01.PL03
8
Quy trình quy chế
QCHC.01.PL0
8
4
Công văn
QCHC.01.PL04
9
5
Giấy uỷ quyền
QCHC.01.PL05
Phiếu giao nhận công việc QCHC.01.PL0
9
VI.
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
VI.1 Quy chế này có hiệu lực sau kể từ ngày 15/10/2014.
VI.2 Mọi quy định trước đây trái với hoặc không đúng với Quy chế này đều bị bãi bỏ từ ngày Quy chế
này có hiệu lực thi hành.
Biên soạn
Phòng HCNS
Kiểm duyệt
Phó TGĐ
Phê duyệt
Chủ tịch HĐQT
(Đã ký)
18
QUY CHẾ QUẢN LÝ
THÔNG TIN – TÀI LIỆU
Hoàng Thị Thu Hiền
Ngày … tháng … năm 2014
Trần Hữu Trung
Ngày ... tháng ... năm 2014
19
Mã số: QCHC.01
Trang số: 19/13
Trần Phan Anh
Ngày 10 tháng 10 năm 2014
