TÀI LIỆU ĐÀO TẠO CỐ VẤN DỊCH VỤ MAZDA

CẨM NANG DÀNH CHO TVDV

1


NỘI DUNG
PHẦN I

: NHIỆM VỤ & VAI TRÒ CỦA TVDV

PHẦN II : QUY TRÌNH DỊCH VỤ
PHẦN III : CHÍNH SÁCH BẢO HÀNH
PHẦN IV : KỸ NĂNG XỬ LÝ KHIẾU NẠI KHÁCH HÀNG
PHẦN V : CHĂM SÓC & BẢO DƯỠNG XE
PHẦN VI : DỊCH VỤ - PHỤ TÙNG CHÍNH HÃNG
PHẦN VII : QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP BẢO HIỂM
PHẦN VIII : CÔNG NGHỆ NỔI TRỘI TRÊN XE MAZDA
PHẦN IX : CÁC LOẠI ĐÈN CẢNH BÁO VÀ Ý NGHĨA
PHẦN X : HƯỚNG DẪN TRA MÃ PHỤ TÙNG
PHẦN XI : HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM BR7

2


PHẦN I
VAI TRÒ & NHIỆM VỤ CỦA TVDV

3


VAI TRÒ & NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG DV

-

Cung cấp dịch vụ ấn tượng và làm hài lòng tất cả khách hàng

-

Cải thiện sự hài lòng khách hàng và gia tăng lượng khách hàng trung thành.

-

Gia tăng lượng khách hàng mua lại xe và giới thiệu việc bán xe của Mazda.

-

Đảm bảo lợi nhuận hoạt động dịch vụ

4


VAI TRÒ CỦA TVDV

Đối với khách hàng, Tư vấn dịch vụ là đại diện cho tập đoàn Mazda & Thaco.
Tất cả các khách hàng tiếp cận với quy trình dịch vụ thông qua tư vấn dịch vụ.

Nhà máy

Nhà phân phối

Đại lý

5


NHIỆM VỤ CỦA TƯ VẤN DỊCH VỤ

Đầu tóc
Tóc cắt ngắn, gọn gàng không nhuộm, không để râu

Áo sơ mi
Dài tay hoặc ngắn tay, có logo Mazda trên túi, không

Cà vạt

được may thêm bất kỳ màu gì thêm

Thắt theo tiêu chuẩn , dài vừa chấm thắt lưng

Quần
Thẻ tên
Quần Âu bằng vải màu xanh đen
Dây đeo & thẻ theo đúng CI Thaco & Mazda

Giầy
Dầy da màu đen

HÌNH ẢNH TVDV XE MAZDA
6

NHIỆM VỤ CỦA TƯ VẤN DỊCH VỤ

 
1

2

3

4

5

Nội dung

Yêu cầu

Nhận chỉ tiêu KDDV tháng, quý, năm. Chịu trách nhiệm thực hiện.

Đạt chỉ tiêu đề ra

Đại diện cho Thaco thực hiện các giao dịch với khách hàng theo đúng quy trình dịch vụ theo quy định, quản lý thông

Tuân thủ quy trình, quy định & giao dịch với khách hàng

tin khách hàng

theo văn hóa Thaco

Phối hợp với tổ trưởng, bộ phận phụ tùng lập báo giá, làm đầu mối thông tin giao dịch với khách hàng. Xác nhận chi

phí sửa chữa với khách hàng khi nhận và bàn giao xe.

Chịu trách nhiệm chính về việc tiếp nhận xe, tài sản theo xe của khách hàng khi vào sửa chữa. Bàn giao cho xưởng.

Kiểm soát tiến độ, chất lượng sửa chữa của xưởng, chịu trách nhiệm kiểm tra các khâu cuối cùng trước khi bàn giao
xe cho khách hàng.

Kịp thời, chính xác

Cẩn thận, bảo quản tốt tài sản của khách

Kịp thời, đạt yêu cầu chất lượng

6

Tư vấn kỹ thuật và chăm sóc xe cho khách hàng trước khi bàn giao.

Tư vấn nhanh nhẹn, nhiệt tình

7

Thực hiện các báo cáo kỹ thuật và báo cáo KDDV theo định kỳ và yêu cầu đột xuất.

Đúng thời hạn, yêu cầu, báo cáo đảm bảo tính chính xác

8

Chăm sóc khách hàng, theo dõi chất lượng và phản hồi của khách hàng sau sửa chữa. Nhắc lịch khách hàng đến
bảo dưỡng đúng định kỳ.

Nhiệt tình, chăm sóc đúng quy trình, quy định

9

Tiếp nhận, giải quyết các khiếu nại của khách hàng theo phân cấp

Nhanh chóng

10

Tổng hợp doanh thu công lao động

Kịp thời, chính xác

11

Thực hiện các công việc về kỹ thuật bảo hành

Theo đúng quy định

12

Thực hiện các báo cáo theo yêu cầu của cấp trên

Kịp thời, chính xác

7


PHẦN II

QUY TRÌNH DỊCH VỤ 12 BƯỚC

8


QUY TRÌNH DỊCH VỤ (12 BƯỚC)

12. Xử lý thắc mắc của KH

1. Chủ động liên hệ với khách hàng

2. Đặt lịch hẹn

3. Tiếp nhận dịch vụ

11. Liên hệ sau sửa chữa

10. Giải thích

4. Dự toán & Thỏa thuận công

Quy trình dịch vụ 12 bước

công việc & Giao

việc

xe

5.Chăm sóc khách hàng

9.Kiểm tra cuối cùng & xuất hóa đơn

8. Hoàn tất công việc & chất lượng sửa chữa
6. Theo dõi tiến độ sửa chữa
7. Chuẩn bị phụ tùng &
Thực hiện sửa chữa
9

9


QUY TRÌNH DỊCH VỤ (12 BƯỚC)

10


QUY TRÌNH DỊCH VỤ - BƯỚC 1

01. CHỦ ĐỘNG LIÊN HỆ VỚI KHÁCH HÀNG
MỤC ĐÍCH



Nhắc lịch bảo dưỡng



Xác nhận lịch hẹn

QUY TRÌNH THỰC HIỆN



Chuẩn bị



Giới thiệu



Nhắc bảo dưỡng & lập lịch hẹn



Kết thúc

ĐIỂM CHÚ Ý KHI GIAO TIẾP



Thái độ (Kính trọng, sử dụng các từ mang tính khẳng định & luôn mong
muốn được phục vụ khách hàng…)



Giọng nói (Ấm áp, thân thiện, tốc độ vừa đủ & rõ ràng)



Giải thích thuyết phục, dễ hiểu (Dùng từ ngữ mà khách hàng hiểu được,
giải thích dựa trên chức năng, thời gian thay thế & nếu không thay thì vấn
đề gì sảy ra…)



Thông tin hợp lý, chính xác (chi phí, thời gian sửa chữa …)

Giới thiệu

1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)

Xác nhận cuộc gọi đúng số máy
Giới thiệu về bản thân bạn
Xác nhận cuộc gọi đúng người cần liên hệ.
Cảm ơn khách hàng đã sử dụng xe hàng ngày.
Thông báo về ý nghĩa cuộc gọi.
Xác nhận thời gian có thể phục vụ
Xác nhận tình trạng xe của khách hàng

11

QUY TRÌNH DỊCH VỤ - BƯỚC 2

02. ĐẶT LỊCH HẸN KHÁCH HÀNG

Nhắc bảo dưỡng

Xác nhận lịch hẹn

Thiết lập cuộc hẹn vào ngày/giờ không bận

Nhắc lại khách hàng về lịch hẹn (trước 1 giờ)

- Chuẩn bị tiếp nhận khi xe đến xưởng, chuẩn
bị phụ tùng.

Chuẩn bị tiếp nhận xe

- Ghi bảng đặt hẹn chào đón khách hàng

Cung cấp các lợi ích của việc đặt lịch hẹn.

Tiếp nhận dịch vụ

12


QUY TRÌNH DỊCH VỤ - BƯỚC 3

03. TIẾP NHẬN DỊCH VỤ
03 bước cơ bản tiếp nhận dịch vụ :

1. Chuẩn bị cho khách hàng tới xưởng (Tách riêng xe có hẹn & xe chưa có hẹn theo quy trình bên dưới)
2. Chào đón khách hàng
3. Kiểm tra xe cùng khách (Luôn tiếp nhận ngay tại xe khách hàng)
+ Đánh dấu mức xăng, số Km, các diểm trầy xước xung quanh (Mẫu kèm theo) & ký xác nhận KH
+ Tìm các dich vụ mà chúng ta có thể tư vấn ngoài các yêu cầu của khách hàng (DPI số 2)

Quy trình

Với khách hàng có hẹn

Khách hàng vãng lai

Xác định các hạng mục có thể tư vấn

Đã xác định

Phân phối vào kế hoạch xưởng dịch vụ

Đã phân phối

Xác nhận phụ tùng sẵn sàng phục vụ

Đảm bảo

Chào hỏi bằng tên

Tất cả khách hàng

Chỉ những khách hàng đã biết

Mục đích của việc tới xưởng

Xác định trong nội dung hẹn

Phải hỏi

Cần xác nhận trong quá trình tiếp nhận dịch vụ

13

13


QUY TRÌNH DỊCH VỤ - BƯỚC 4

04. BÁO GIÁ & THỎA THUẬN CÔNG VIỆC

Mục đích : Giải thích chi tiết các công việc đã được yêu cầu, đề xuất và đảm bảo có được sự
đồng ý của khách hàng

Phương pháp giải thích



Sử dụng xe, phụ tùng, các vật liệu trực quan, danh mục kiểm tra…chứ không phải
là nói suông



Viết ra tất cả các vấn đề của công việc trên lệnh sửa chữa, báo giá và sử dụng

chúng để giải thích cho khách hàng




Mức độ giải thích phụ thuộc vào mức độ của lệnh sửa chữa
Sử dụng các tài liệu hình ảnh để giải thích các nội dung bảo dưỡng như tờ rơi

Job / Parts Description
40,00km Maintenance
Engine room, Interior inspection

Qty
1

Parts

Suspension, Under body inspection
Daily inspection area
(Please refer to maintenance check sheet for detail)
Engine oil replacement
1
Engine oil ($ 10.00/L)
3.9L
39.00
Brake fluid replacement
1
Brake fluid
1
20.00

Sub Total
59.00
Grand Total

Labor
200.00

10.00
10.00
220.00
$ 279.00

phụ tùng, tờ rơi xưởng dịch vụ, cẩm nang bảo dưỡng…



Luôn luôn giải thích những gì là lợi ích cho khách hàng



Truyền đạt chính xác các quyết định của khách hàng đến KTV để thực hiện công
việc nếu không nó sẽ trở thành khiếu nại của khách hàng

14


QUY TRÌNH DỊCH VỤ - BƯỚC 4

04. BÁO GIÁ & THỎA THUẬN CÔNG VIỆC (TT)
Quy trình cơ bản để giải thích tốt hơn

1) Phác thảo lệnh sửa chữa

2) Xác nhận thời gian hoàn thành công việc

3) Giải thích nội dung lệnh sửa chữa với khách hàng và hỏi sự đồng ý của họ

4) Hoàn thiện lệnh sửa chữa
15

15


QUY TRÌNH DỊCH VỤ - BƯỚC 5

05. CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG CHỜ SỬA CHỮA
Khi nào tới lượt…

Điều gì sảy ra khi khách hàng không được chăm sóc trên phòng chờ ?

Chờ đợi trong bao lâu…



Không có việc gì để làm…

Họ cảm thấy “ lo lắng” tiếp đó là cảm giác “ Không tin tưởng” và sẽ dẫn tới “ Không hài
lòng”

Quy trình thực hiện:




Tất cả nhân viên có trách nhiệm chăm sóc khách hàng
Sắp xếp bàn/ ghế sô-pha, tạp chí, khu vực nhà vệ sinh luôn sạch sẽ, ngăn nắp, đảm
bảo khả năng phục vụ cả ngày





Thông báo thời gian hoàn thành công việc
Chuẩn bị danh mục đồ uống để khách hàng lựa chọn.
Kiểm soát thời gian của khách hàng đang phải chờ giao xe & Thông báo tiến độ sửa
chữa tới khách hàng





Thông báo tất cả dịch vụ sẵn có tới khách hàng.
(Tạp chí, TV, mạng Internet, Wi-fi, v.v.)
Giới thiệu các dịch vụ khác - giới thiệu loại xe mới / mời khách hàng lái thử xe.

16


QUY TRÌNH DỊCH VỤ - BƯỚC 6

06. THEO DÕI TIẾN ĐỘ SỬA CHỮA
Mục đích :



Giao xe đúng hẹn



Giải quyết nhanh chóng những vấn đề phát sinh



Có thể chỉ ra tiến độ đến khách hàng



Tối ưu hóa công việc của KTV

Quy trình thực hiện:



Lập bảng kế hoạch công việc



Lập file kế hoạch công việc



Định lượng thời gian sửa chữa nên dựa trên tay nghề KTV (KTV tay nghề
cao = Thời gian sửa chữa ít)



Phân công công việc



Cập nhật tiến độ công việc

17


QUY TRÌNH DỊCH VỤ - BƯỚC 07

07. CHUẨN BỊ PHỤ TÙNG VÀ THỰC HIỆN SỬA CHỮA
Mục đích :



Chuẩn bị trước những phụ tùng cần thiết phục vụ cho quá trình sửa
chữa.



Giảm thiểu thời gian kỹ thuật viên phải chờ trong khi thu thập những
phụ tùng cần thiết.



Tối ưu hóa tiến độ sửa chữa

Quy trình thực hiện:



TVDV phải đảm bảo chuyển lệnh sửa chữa đến khu vực lưu trữ phụ tùng
(kho) ngay sau khi lệnh sửa chữa được xác nhận.



Đối với xe đặt hẹn yêu cầu TVDV phải chuyển yêu cầu phụ tùng ngay sau
khi thống nhất thời gian hẹn khách hàng.

18


QUY TRÌNH DỊCH VỤ - BƯỚC 8

08. HOÀN TẤT CÔNG VIỆC VÀ KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG
Yêu cầu :



Truyền đạt chính xác yêu cầu của khách hàng đến KTV



Thu thập thông tin chi tiết về công việc đã hoàn thành từ KTV và

A, B, C, D

A, B, C

truyền đạt lại cho khách hàng

Quy trình thực hiện:



Yêu cầu của KH phải được truyền đạt một cách chính xác đến KTV

TVDV rà soát lại toàn bộ lệnh sửa chữa theo yêu cầu khách hàng và việc
thực hiện của KTV.



Thực hiện quy trình kiểm tra khi kết thúc công việc

19


QUY TRÌNH DỊCH VỤ - BƯỚC 9

09. THỰC HIỆN KIỂM TRA CUỐI & XUẤT HÓA ĐƠN
Yêu cầu :



Kiểm tra thật chính xác các hạng mục công việc theo thỏa thuận sửa chữa với khách
hàng, giải thích thêm các chi phí phát sinh, khuyến cáo các hạng mục bảo dưỡng, thay

Bảo dưỡng/sửa chữa

thế tiếp theo.



Khi giao xe cho khách hàng không còn gì phát sinh.
Kiểm soát chất lượng

Quy trình thực hiện:



Xác nhận yêu cầu sửa chữa và các hạng mục sửa chữa đã được tiến hành



Xác nhận danh mục các phụ tùng đã thay thế



Giải thích công việc cho khách hàng một cách rõ ràng



Kiểm tra vệ sinh xe, nội thất , bề mặt sơn không còn lỗi phát sinh



Cài đặt lại đầu CD, DVD, thời gian, vị trí ghế…



Thực hiện thủ tục thanh toán & xuất hóa đơn cho khách hàng

Rửa xe

Kiểm tra lần cuối

+ Lập quyết toán chính xác không được vượt quá trá trị đã thỏa thuận với khách hàng, tách
riêng nhân công, số lượng, phụ tùng , vật tư và những phần miễn phí kiểm tra

Xuất hóa đơn

Giao xe

20


QUY TRÌNH DỊCH VỤ - BƯỚC 10

10. GIẢI THÍCH NỘI DUNG SỬA CHỮA & GIAO XE
Yêu cầu :



Giải thích một cách rõ ràng là chìa khóa cho sự hài lòng của khách hàng



Giao xe đảm bảo đầy đủ như lúc nhận xe

Quy trình thực hiện:




Đi cùng khách hàng đến khoang giao xe
Giải thích công việc sửa chữa:
+ Công việc đã thực hiện theo thỏa thuận với khách hàng
+ Công việc đã được đề xuất nhưng không đồng ý
+ Giải thích những công việc miễn phí như rửa xe, chất lỏng bổ sung, điều chỉnh hành

trình phanh tay
+ Các hạng mục cần thiết thực hiện trong lần bảo dưỡng tới.
+ Kết quả & lợi ích của việc sửa chữa





ẢNH TIỄN KHÁCH

Bàn giao phụ tùng cũ
Treo thẻ nhắc bảo dưỡng
Tiễn khách

21


QUY TRÌNH DỊCH VỤ - BƯỚC 11

11. LIÊN HỆ SAU SỬA CHỮA
Mục đích :



Xác nhận tình trạng xe sau bảo dưỡng/sửa chữa



Xác nhận mức độ hài lòng của khách hàng trong lần bảo dưỡng gần đây nhất



Nhắc chu kỳ bảo dưỡng lần tiếp theo



Nâng cao được sự hài lòng của khách hàng



Các nhận các ý kiến phản hồi của khách hàng từ góc nhìn của họ



Cải thiện hoạt động của chúng ta

Yêu cầu :



Tư vấn dịch vụ gọi cho các trường hợp BD



Lễ tân thực hiện cuộc gọi đối với khách hàng còn lại. (CV CSKH DV)

Báo cáo :



Bảng danh sách liên hệ sau bảo dưỡng (hàng ngày)



Tổng hợp báo cáo (hàng tháng)

Xử lý khiếu nại:



Khi khách hàng có phàn nàn nhanh chóng báo cáo với Trưởng phòng dịch vụ để
có hướng xử lý phù hợp.

22


QUY TRÌNH DỊCH VỤ - BƯỚC 12

12. XỬ LÝ CÁC THẮC MẮC CỦA KHÁCH HÀNG
Mục đích :



Do tư vấn dịch vụ là người trực tiếp phục vụ khách hàng, vì vậy cung cấp
thực trạng các vấn đề lo ngại đã xảy ra là việc quan trọng.



Đưa ra những giải pháp tốt nhất một cách kịp thời, giải quyết triệt để những
lo ngại hoặc phàn nàn của khách hàng.



Đưa ra các hành động khắc phục cho các hoạt động của Đại lý nhằm
phòng tránh sự tái diễn ý kiến phàn

Quy trình thực hiện:



Báo cáo TP DVPT khi có thông tin phàn nàn từ chuyên viên CSKH hoặc trực
tiếp từ khách hàng.



Rà soát các công việc sửa chữa vừa thực hiện tại đại lý



Bàn bạc đưa ra giải pháp và cùng khách hàng trao đổi, xử lý



Báo cáo tình trạng sau xử lý



Theo dõi, gọi điện chăm sóc



Cải thiện hoạt động

Họp chia sẻ cải thiện
23 hoạt động


PHẦN III
CHÍNH SÁCH BẢO HÀNH

24

CHẾ ĐỘ BẢO HÀNH

I. CHÍNH SÁCH BẢO HÀNH XE MAZDA



Xe Mazda được bảo hành 36 tháng (3 năm) hoặc 100.000 Km tùy điều kiện nào đến trước kể từ ngày giao xe đầu tiên (ghi trên phiếu đăng ký bảo hành), Thaco
đảm bảo sẽ sửa chữa, điều chỉnh hoặc thay thế miễn phí bất kỳ phụ tùng nào của xe Mazda bị hỏng hóc trong điều kiện hoạt động bình thường do nguyên vật
liệu không tốt hay do lỗi lắp ráp.

1. CÁC CHI TIẾT BẢO HÀNH GIỚI HẠN 12 THÁNG HOẶC 20.000 KM (TÙY ĐIỀU KIỆN NÀO ĐẾN TRƯỚC)



•







Xạc ga điều hòa (trừ trường hợp thay thế phụ tùng bảo hành liên quan đến hệ thống điều hòa).
Ắc quy (Bình điện)
Các trường hợp ắc quy bị nổ, nứt vỡ, hư hỏng do cạn dung dịch không được bảo hành
Thùng xe bán tải
Hư hỏng sơn & han rỉ bề mặt thùng sau xe bán tải không được bảo hành
Hệ thống âm thanh
Đầu DVD,CD bị hư hỏng do sử dụng đĩa DVD, CD không đảm bảo chất lượng (bị nứt vỡ, cong vênh, mốc, chất lượng kém) sẽ không được bảo hành
Bóng đèn pha, cos (bóng halogen)

Camera lùi

3. CÁC CHI TIẾT BẢO HÀNH 06 THÁNG




Đèn LED tích hợp trong đèn pha
Led cụm đèn sương mù

25