Tài liệu kỹ năng thuyết trình, thuyết phục trước đám đông

2.1. TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH, THUYẾT PHỤC TRƯỚC ĐÁM
ĐÔNG
2.1.1. Khái niệm kỹ năng thuyết trình, thuyết phục
a) Thuyết trình, thuyết phục
Trong từ điển cụm từ “thuyết trình” có rất nhiều nghĩa nhưng chúng ta hiểu từ “thuyết
trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa là “đưa cho ai đó một cái gì đó - nói điều
gì đó với ai đó” hoặc giao tiếp với ai đó. “Thuyết trình” là một hình thức của giao tiếp và có
thể được nhận thấy ở dưới nhiều hình thức khác nhau.
“Thuyết trình là một hình thức truyền đạt ý tưởng và thông điệp bằng lời trước người
nghe về một vấn đề nào đó nhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục gây ảnh hưởng đến
người nghe”.
Về bản chất thuyết trình là trình bày một vấn đề một cách bài bản, hệ thống trước một
nhóm người hay nhiều người để nhằm cung cấp thông tin, tri thức cần thiết cho đối tượng
nghe.
Ví dụ: Giáo viên thuyết trình trước lớp để truyền đạt kiến thức cho học sinh…
“Thuyết phục là đưa ra những tình tiết, sự kiện, phân tích, giải thích làm cho người
khác thấy đúng, thấy hay mà tin theo, làm theo”.
Khái niệm thuyết phục có thể hiểu theo hai nghĩa:
Một là, thuyết phục là làm người khác thay đổi hành vi, hành động theo hướng mình
mong muốn để đạt được mục tiêu của mình.
Hai là, thuyết phục là việc bạn gây ảnh hưởng tích cực với người khác và thu hút, kêu
gọi sự hợp tác của họ để thực hiện các mục tiêu của bạn thay vì bạn phải tự thực hiện hoặc
thực hiện một mình.
b) Kỹ năng thuyết trình, thuyết phục
Kỹ năng thuyết trình, thuyết phục là một trong những kỹ năng mềm quan trọng, một bài
thuyết trình hoàn hảo có thể mang lại thành công vượt xa những gì chúng ta mọng đợi. Dù
bạn là ai, làm gì, thì bạn cũng sẽ phải thuyết trình (trình bày) một vấn đề nào đó trước người
khác (có thể là một người, một nhóm người, hoặc rất nhiều người) nhằm thuyết phục họ theo
hướng tích cực của vấn đề. Để có kết quả tốt thì bạn cần phải trải qua giai đoạn chuẩn bị, xây
dựng cấu trúc bài thuyết trình, cảm giác lo lắng hồi hộp trước khi thuyết trình. Nhiều người
nghĩ rằng, thuyết trình luôn là thử thách, khó khăn, trên thực tế, thuyết trình không khó, nếu

bạn biết cách.
Kỹ năng thuyết trình, thuyết phục là một trong nhiều kỹ năng giao tiếp cơ bản. Do đó, kỹ
năng thuyết trình, thuyết phục bên cạnh đặc điểm riêng vẫn mang những đặc điểm chung của
kỹ năng giao tiếp. Đó là khả năng nhận biết nhanh chóng những biểu hiện bên ngoài và đoán
biết diễn biến tâm lý bên trong. Đồng thời biết sử dụng phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn
ngữ, biết cách định hướng để điều chỉnh và điều khiển quá trình giao tiếp đạt được mục đích
đã định.
c) Yêu cầu của kỹ năng thuyết trình, thuyết phục
(1) Người thuyết trình phải đánh giá đúng bản thân mình: đúng về kiến thức, mối quan
hệ, cương vị, bề dày thực tiễn…
(2) Tìm hiểu kỹ về đối tượng, trình tự, nghề nghiệp, nhu cầu…


(3) Chuẩn bị trước về kiến thức, thông tin, tài liệu thuyết trình.
(4) Phải xác định rõ mục đích của thuyết trình, có lý do, thời gian, địa điểm thuyết trình.
(5) Phải biết lắng nghe đối tượng và có sự phản hồi kịp thời.
(6) Cấu trúc tốt 3 phần của bài thuyết trình: mở đầu, thân bài, kết luận.
2.1.2. Vai trò của kỹ năng thuyết trình, thuyết phục đối với sinh viên
Thuyết trình được hiểu một cách đơn giản nhất là diễn đạt để cho người khác hiểu rõ
được nội dung mình muốn truyền tải. Một người diễn đạt tốt là một người mất ít thời gian
nhất để truyền tải thông tin nhưng người khác vẫn hiểu được cặn kẽ và rõ ràng thông tin được
truyền tải đó.
Một giáo viên không thể dạy giỏi nếu không làm cho học sinh hiểu bài, mặc dù có kiến
thức sâu rộng. Người giáo viên đó sẽ chưa thành công vì không đạt được mục tiêu quan trọng
nhất của nghề giáo là truyền đạt kiến thức cho học sinh.
Một giám đốc giỏi không chỉ là người có tầm nhìn chiến lược, ý tưởng kinh doanh sáng
tạo mà còn phải là một người có khả năng thuyết trình tốt, một người có thể làm cho nhân
viên hiểu và làm theo những chiến lược và định hướng mà anh ta đề ra.
Một sinh viên cho dù có thành tích học tập tốt vẫn không được đánh giá cao nếu sinh
viên ấy không thể tự trình bày ý tưởng và kiến thức của mình trước mọi người.

Vậy, tại sao sinh viên cần có kỹ năng thuyết trình, thuyết phục? Những bạn đặt ra câu
hỏi này thường là những sinh viên chưa được tiếp xúc thường xuyên với các công việc có
hoạt động thuyết trình hoặc đang gặp trở ngại trong việc thuyết trình nhằm thuyết phục người
khác. Thêm một thành phần nữa là không biết gì về những lợi ích bắt nguồn từ việc sử dụng
kỹ năng thuyết trình, thuyết phục.
Kỹ năng thuyết trình, thuyết phục là một kỹ năng mềm cần thiết trong học tập cũng như
trong công việc và trong cả cuộc sống của bạn. Trong nền kinh tế phát triển như vũ bão và
luôn biến chuyển như ngày nay. Vấn đề các chủ doanh nghiệp, công ty liên doanh chỉ sử dụng
lao động có trình độ cao. Cụ thể là đòi hỏi sinh viên các trường đại học - cao đẳng tốt nghiệp
với kỹ năng giao tiếp xuất sắc (Kỹ năng làm việc bằng văn bản; Kỹ năng giao tiếp và Kỹ
năng lắng nghe) đang diễn ra ngày một phổ biến. Khi tham gia tuyển dụng một sinh viên
không thể hiện được giá trị của mình sẽ không được thừa nhận nếu không thể diễn đạt được
bằng lời và thuyết phục được các nhà tuyển dụng. Trong cuộc khảo sát gần đây của 480 công
ty và cơ quan thì kỹ năng thuyết trình, thuyết phục bao gồm cả kỹ năng giao tiếp được xếp
hàng đầu trong các nội dung tuyển dụng.
Như vậy, bài thuyết trình của sinh viên trong các lớp học trở thành một yếu tố quan trọng
trong việc tạo ra những kinh nghiệm học tập và làm việc nhằm cung cấp cho xã hội nguồn lao
động có năng lực tốt. Theo nghiên cứu của các chuyên gia có tới 43% số người được hỏi cho
biết sinh viên các trường được yêu cầu thực hiện các bài thuyết trình trong lớp khoảng 10
phút cho mỗi học kỳ. Đa số sinh viên và giáo viên hướng dẫn khi được hỏi tới đều đồng ý
rằng thuyết trình có vai trò rất quan trọng tới tương lai sau này của thế hệ trẻ. Và mục tiêu
quan trọng của thuyết trình là cải thiện kỹ năng giao tiếp và rèn luyện sinh viên có đủ tự tin
khi trình bày một vấn đề nào đó trước một nhóm người. Mặc dù mục tiêu chính của thuyết
trình là khả năng tương tác với đám đông song qua thuyết trình bạn cũng học được những kỹ
năng áp dụng trong các cuộc hội thoại ở cuộc sống đời thường.


Có một thực tế đáng buồn là phần lớn các bạn sinh viên đều hiểu tầm quan trọng của kỹ
năng thuyết trình, thuyết phục. Nhưng hiểu và làm tốt lại là hai phạm trù hoàn toàn khác
nhau. Tuy trong quá trình học các bạn đã được thầy cô hướng dẫn rất nhiều nhưng để tiếp thu

và áp dụng vào bản thân thì lại là một khoảng cách rất xa. Đối với các bạn sinh viên, thuyết
trình là viết các nội dung ra giấy rồi cầm đọc nhưng bản chất của thuyết trình không phải một
màu gây nhàm chán cho thính giả như vậy. Thay vào đó bạn phải sử dụng linh hoạt các biện
pháp, các công cụ hỗ trợ và tương tác thường xuyên với khán giả thì các thông điệp cần
truyền tải mới đi vào lòng người nghe được nhằm thuyết phục học.
Tóm lại, thuyết trình, thuyết phục có vai trò rất quan trọng và góp phần đáng kể vào
thành công của mỗi chúng ta.
2.2. NỘI DUNG KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH, THUYẾT PHỤC TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG
2.2.1. Chuẩn bị bài thuyết trình
Trong cuộc sống, chúng ta cần lưu ý một vấn đề, đó là: Không chuẩn bị là chuẩn bị cho
thất bại. Để thuyết trình thành công, chúng ta luôn phải giải quyết rất nhiều tình huống phát
sinh một cách linh hoạt. Do đó, công tác chuẩn bị càng trở nên quan trọng. Chuẩn bị càng kỹ,
tỉ lệ rủi ro càng nhỏ và cơ hội thành công của ta càng lớn. Để chuẩn bị cho buổi thuyết trình,
ta có nhiều việc phải làm, tập trung:
a) Xác định tình huống
(1) Giới hạn các vấn đề
Khi chọn chủ đề thuyết trình, ta nên chọn chủ đề thính giả muốn nghe; chủ đề mới mang
tính thời sự; hoặc chủ đề ta biết sâu. Chủ đề thuyết trình không những phụ thuộc vào mong
đợi của người nghe mà còn phụ thuộc vào chiến lược và mối quan tâm của tổ chức nơi người
nghe công tác. Khi chuẩn bị một chủ đề, thông thường ta có rất nhiều điều muốn nói. Tuy
nhiên, nếu cố gắng nói hết những điều đó, bài thuyết trình sẽ trở nên lan man và không trọng
tâm. Để tránh tình trạng này, ngay từ khi chuẩn bị nội dung, ta phải phân tích xem: đâu là ý
chính, đâu là ý phụ, ý nào “bắt buộc” phải nói, ý nào “cần nói”, ý nào nên nói. Thông
thường ta sẽ ưu tiên nói những ý “bắt buộc” trước, còn thừa thời gian thì sẽ cho thêm các ý
“cần”, các ý “nên nói” để thuyết trình sau cùng.
(2) Đánh giá môi trường bên ngoài
Trong thời đại thông tin như hiện nay, mọi thứ thay đổi rất nhanh. Do đó, ta cần cập nhật
thông tin và đánh giá môi trường bên ngoài. Thường xuyên cập nhật thông tin liên quan đến
chủ đề ta sẽ thuyết trình. Điều này sẽ giúp ta tự tin hơn và trả lời linh hoạt các câu hỏi của
thính giả nhằm thuyết phục họ. Đặc biệt với những lĩnh vực nhạy cảm, thay đổi từng ngày,

từng giờ, thì trước khi thuyết trình ta phải kiểm tra xem đến thời điểm nói, thông tin, dẫn
chứng ta đưa ra đã phải là mới nhất và đúng nhất hay chưa.
b) Xác định mục đích, mục tiêu bài thuyết trình
Thông thường khi thuyết trình, điều hiển nhiên là ta phải biết mục đích của bài thuyết
trình là gì, mục tiêu cụ thể sau khi thuyết trình cần đạt được những gì. Tuy nhiên, đôi khi
chúng ta coi nhẹ những điều quá hiển nhiên đó, thành ra sau khi kết thúc thuyết trình thính
giả vẫn không hiểu rõ ràng chúng ta muốn gì, họ được yêu cầu làm gì, tại sao lại như thế...
Những điều càng cơ bản, ta lại càng phải xác định rõ ràng, kỹ càng và không được phép chủ
quan. Một bài thuyết trình được coi là tốt nếu đạt được các mục tiêu cơ bản sau:
(1) Mục đích tổng quát


Khi đã có chủ đề rồi, ta cần phải xác định rất rõ ràng ta muốn gì: Mục đích cung cấp
thông tin cho thính giả? Mục đích thuyết phục thính giả thực hiện điều gì? Hay chỉ đơn thuần
là giải trí?
Thông thường khi xác định rõ mục đích, ta sẽ biết mình phải làm gì, tập trung nói vào
đâu, phương pháp nào là phù hợp.
(2) Mục tiêu cụ thể
Dựa trên mục đích, các thông tin phân tích và nhu cầu của mình, diễn giả thiết lập mục
tiêu cụ thể cho bài thuyết trình. Mục tiêu cụ thể của bài thuyết trình phải đảm bảo những yêu
cầu sau: Cụ thể, rõ ràng; Có thể lượng hoá hoặc kiểm tra được; Có thể đạt được; Hướng đến
kết quả; Thời gian thực hiện.
c) Phân tích thính giả và diễn giả
(1) Phân tích thính giả
Càng hiểu về thính giả thì chúng ta càng tự tin thuyết trình và đáp ứng đúng nhu cầu
thính giả. Những thông tin cần thu thập để phân tích: Thông tin cá nhân (tuổi tác, nghề
nghiệp, trình độ học vấn và chuyên môn, vị trí công việc), quan điểm, mối quan tâm, giá trị
riêng của từng người hoặc nhóm người… Tốt nhất là chuẩn bị trước những bảng danh sách
phân loại thính giả để dễ dàng tiếp cận hơn. Chúng ta cũng cần xác định rõ ai là người trực
tiếp nghe chúng ta, ai là người không trực tiếp nghe, nhưng sẽ gián tiếp được nghe và ai là

người ra quyết định cuối cùng. Nếu biết một số người nghe có quan điểm cứng rắn, hãy thận
trọng và chỉ nêu lên những vấn đề còn tranh cãi, trong khi trong tay đã có những chứng cứ,
lập luận tốt. Ngoài ra, cũng nên nhớ rằng sự hài hước là cần thiết, nhưng đôi khi không đúng
lúc lại trở thành phản cảm. Do vây, chỉ sử dụng những câu chuyện vui, lời nói đùa đúng lúc
để mang lại hiệu quả cao nhất.

Hình 2.2. Khi nào bạn bắt đầu nói

Qui mô người nghe cũng ảnh hưởng đến kết cấu bài thuyết trình. Nếu chỉ có ít người
nghe, bạn có thể trả lời những câu hỏi của người nghe một cách cụ thể, hoặc đề nghị họ cho
biết ý kiến về vấn đề đang trình bày. Nếu có đông người nghe, buổi thuyết trình phần lớn
mang tính một chiều, trong trường hợp này, sự rõ ràng, chính xác và dễ hiểu là những yếu tố
quan trọng để duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình.
(2) Phân tích diễn giả


Hãy đặt những câu hỏi cho chính mình để tìm hiểu: Ta muốn gì? Mong đạt được gì?
Quan hệ của ta với thính giả ra sao? Có thể ảnh hưởng tới thính giả như thế nào?… Từ đó, ta
có thể xác định phương pháp tiếp cận hiệu quả nhất cho bài thuyết trình.
d) Phác thảo và hoàn chỉnh bài thuyết trình
(1) Phác thảo bài thuyết trình
Viết đề cương chi tiết cho bài thuyết trình: bài thuyết trình hiệu quả nên được tổ chức
theo các bước sau: Phần giới thiệu (hay phần mở đầu) => Phần thân bài => Phần kết luận.
Đầu tư cho phần mở đầu và phần kết thúc để làm cho bài thuyết trình hấp dẫn hơn
(2) Hoàn chỉnh bài thuyết trình
Đọc bài thuyết trình đã được phác thảo, tự đọc một mình kết hợp với canh thời gian xem
có phù hợp không và đọc cho người khác nghe. Lắng nghe ý kiến phản hồi về bài thuyết
trình. Đặc biệt chú ý những ý kiến đánh giá chất lượng của bài thuyết trình: bài có khả năng
cuốn hút người nghe không? Những nhược điểm cần khắc phục?
Trên cơ sở đó tiến hành sửa chữa, bổ sung, hoàn thiện lại bài thuyết trình.Sử dụng những

phương tiện nghe nhìn thích hợp để làm cho bài thuyết trình đạt hiệu quả cao hơn.
e) Tập luyện
Bước cuối cùng quan trọng nhất và thường bị bỏ qua nhất, đó là tập luyện trước khi
thuyết trình. Để tập các động tác cơ bản, chúng ta có thể tập trước gương. Tuy nhiên để tự tin
và hiệu quả hơn, ta nên tập luyện trước một vài người, một nhóm nhỏ, rồi đến tập luyện với
những điều kiện y hệt khi ta thuyết trình thật. Quá trình đó sẽ khiến ta thu thập thêm rất nhiều
ý kiến, ý tưởng mới được người khác đóng góp, những ý tưởng do quá trình tập luyện ta nảy
sinh thêm. Thao trường có đổ mồ hôi thì chiến trường mới bớt đổ máu. Luyện tập dần dần
từng bước nhỏ là bí quyết thành công lớn nhất của người thuyết trình. Tập làm sao để nói to,
rõ ràng, thong thả, không quá nhanh, quá chậm, có điểm nhấn, điểm dừng... nói thu hút được
người nghe luôn tập trung về phía mình.
Tối ưu nhất là đặt Camera ghi hình lại để phân tích và điều chỉnh hành vi của chính
mình. Quá trình tập luyện sẽ giúp ta biến những động tác, cử chỉ, phong thái thành thói quen.
Khi tất cả các động tác thành phản xạ tự nhiên thì ta chỉ cần tập trung vào nội dung chúng ta
cũng có một bài thuyết trình sinh động.


Hình 2.3. Tập luyện trước khi thuyết trình

2.2.2. Cấu trúc bài thuyết trình hiệu quả
Một công trình tồn tại vững chắc với thời gian là nhờ kết cấu. Cũng làm từ Các-bon
nhưng Than bùn thì siêu rẻ còn Kim cương thì siêu đắt. Điều đó cũng bởi vì chúng có cấu
trúc khác nhau. Tương tự như vậy, một bài thuyết trình có hay, có chặt chẽ thuyết phục người
nghe hay không phụ thuộc nhiều vào cấu trúc của bài thuyết trình đó.
a) Dàn bài cơ bản
Dù một bài văn hay một bài phát biểu đều có 3 phần: Mở đầu, thân bài và kết luận. Tuy
nhiên, việc tổ chức và thể hiện các phần như thế nào thì lại là vấn đề khác. Hẳn là khi chuẩn
bị bài thuyết trình, chúng ta đều có những câu hỏi trong đầu như: Làm thế nào để có một mở
bài sắc nhọn lôi cuốn? Làm thế nào để có một thân bài chặt chẽ phù hợp? Làm thế nào để có
một kết luận chắc chắn, dễ nhớ và đi vào lòng người? Cả ba câu hỏi trên có thể trả lời bằng

một câu: Hãy thiết kế bài thuyết trình của ta giống như “Cái đinh”.
Chức năng của từng phần:
(1) Phần mở bài
Phần mở bài giống như cái Mũi đinh. Mũi đinh phải sắc nhọn thì mới xuyên được qua
lớp gỗ đầu tiên. Vì vậy phần mở bài phải sắc xảo để có thể: Thu hút người nghe ngay từ khi
bắt đầu thuyết trình; Tạo bầu không khí ban đầu; Giúp người nghe chuyển từ trạng thái thiếu
tập trung sang trạng thái lắng nghe.
(2) Phần thân bài
Phần thân bài giống như cái Thân đinh. Thân đinh cần chắc chắn, độ dài vừa đủ, mức độ
to nhỏ phù hợp với vật cần đóng đinh. Như vậy phần thân của bài thuyết trình cần được thiết
kế phù hợp với trình độ và kinh nghiệm của người nghe, thời gian và bối cảnh của hội trường.
Một bài thuyết trình quá ngắn với một khoảng thời gian quá dài không khác gì lấy đinh đóng
guốc để đóng thuyền. Ngược lại một bài thuyết trình quá dài, nội dung phức tạp trong một
khoảng thời gian quá ngắn thì không khác gì lấy đinh đóng thuyền để đóng guốc. Vậy yêu
cầu cần có là một độ dài phù hợp, nội dung phù hợp với người nghe.


(3) Phần kết luận
Phần kết luận giống như Mũ đinh. Hai mảnh gỗ không thể kết dính chặt chẽ vào nhau
nếu như chiếc đinh không có mũ. Vậy khi kết thúc thuyết trình, người nghe cũng không thể
nhớ được nội dung chính bài thuyết trình nếu như không có kết luận. Phần kết luận giúp cho
thính giả nắm được những điểm chính của bài thuyết trình và lưu lại những ấn tượng về diễn
giả và bài thuyết trình.Khi ta đã xây dựng được dàn bài cơ bản, điều ta cần làm tiếp theo là
làm thế nào để thể hiện các phần đó một cách sắc xảo, thú vị, đầy sức thuyết phục.
b) Cách thể hiện các phần chính
Phần mở bài
(1) Tạo sự chú ý
Theo nghiên cứu của các nhà xã hội học thì chúng ta chỉ có 20 giây đề gây ấn tượng ban
đầu cho thính giả bằng các hành vi phi ngôn từ và chúng ta chỉ có 4 phút đầu tiên để gây ấn
tượng với thính giả bằng những nội dung chúng ta nói. Thính giả có tiếp tục nghe hay không

phụ thuộc rất nhiều vào những giây phút đầu tiên và cách ta thu hút sự chú ý của họ ngay từ
ban đầu. Đây là phần khó khăn nhất trong thuyết trình vì:“Không có cơ hội thứ hai để gây ấn
tượng ban đầu”, “Vạn sự khởi đầu nan”, “Đầu xuôi đuôi lọt”
Ta có thể tạo sự chú ý bằng nhiều cách khác nhau. Một số cách phổ biến là:
- Dùng ví dụ minh họa: Ví dụ: Sử dụng chiếc đinh để minh hoạ bài giảng “Cấu trúc
thuyết trình”.
- Kể một mẩu chuyện có liên quan đến chủ đề: Ví dụ kể một câu chuyện về tiết kiệm để
bắt đầu một bài thuyết trình về Huy động tiết kiệm.
- Số liệu thống kê, câu hỏi hoặc trích dẫn. Hãy thổi hồn vào những con số khô khan ta có
thế thu hút được sự chú ý của thính giả.
- Ta cũng có thể nói lên cảm tưởng của bản thân khi bắt đầu thuyết trình để có được sự
đồng cảm của thính giả.
- Hài hước hoặc những câu chuyện liên tưởng liên quan đến chủ đề mình sẽ nói cũng là
một cách mà những người có khiếu hài hước hay làm để thu hút sự chú ý của thính giả.
- Còn rất nhiều cách khác mà chúng ta có thể sáng tạo ra, hoặc đơn giản chỉ bằng việc
kết hợp nhiều cách lại với nhau.
(2) Giới thiệu khái quát mục tiêu và nội dung chính:
Sau khi có được sự chú ý của thính giả, điều chúng ta cần làm tiếp theo đó là cho họ biết
mục đích của bài thuyết trình là gì, họ sẽ nhận được gì từ đó. Mục tiêu thuyết trình không rõ
ràng thì rất khó có thể thành công. Diễn giả cũng cần phải giới thiệu khái quát những nội
dung chính và lịch trình làm việc. Điều này giúp cho người nghe có định hướng để nắm bắt
được từng nội dung của bài thuyết trình.
Sau đây là một vài ví dụ về những câu khái quát vấn đề:
- Mục đích của bài thuyết trình là giúp các bạn trẻ xác định mục tiêu cho mình để thành
công trong cuộc sống. Bài thuyết trình của tôi gồm 3 phần: Phần 1: Tại sao phải đặt mục tiêu;
Phần 2: Kỹ năng đặt mục tiêu; Phần 3: Chia sẻ kinh nghiệm cá nhân về đặt mục tiêu.
- Bài thuyết trình của tôi nhằm mục đích thuyết phục các anh chị áp dụng các biện pháp
cải thiện tình hình công ty. Nội dung chính gồm 2 phần: Phần 1: Nâng cao tinh thần chủ
động; Phần 2: Cắt giảm chi phí.

Phần thân bài
(1) Lựa chọn nội dung quan trọng
Một lỗi thường gặp của các nhà thuyết trình là đưa quá nhiều nội dung vào bài thuyết
trình của mình. Điều này xảy ra do hai nguyên nhân cơ bản:
Thứ nhất, không xác định được đâu là thông tin bắt buộc thính giả phải biết, đâu là cần
biết và nên biết.
Thứ hai, sợ thính giả không hiểu những gì mình nói. “Đa thư thì loạn tâm”. Nếu ta đưa
quá nhiều nội dung vào bài thuyết trình có thể gây phản ứng ngược lại là làm thính giả rối trí
không nhớ được gì.
Vì vậy, trong phần thân bài cần thiết xác định được đâu là thông tin quan trọng bắt buộc
ta phải truyền đạt, đâu là thông tin cần truyền đạt và cuối cùng đâu là thông tin nên truyền
đạt. Theo thứ tự này, căn cứ vào thời gian cho phép ta sắp xếp theo thứ tự từ thông tin bắt
buộc, đến thông tin cần và cuối cùng là thông tin nên biết. Thách thức lớn nhất đối với người
thuyết trình đó là “giới hạn các điểm chính” hay còn gọi là lựa chọn nội dung quan trọng.
(2) Chia thành các phần dễ tiếp thu
Một bài thuyết trình thông thường được chia làm 2 - 6 phần. Các phần này được sắp xếp
với nhau theo một trật tự lôgíc nhất định. Lôgíc có thể theo trình tự thời gian, có thể theo
quan hệ nguyên nhân - kết quả...
(3) Phân bổ thời gian cho từng nội dung
Sau khi phân chia thành các phần cơ bản thì điều cần thiết là phải phân bổ thời gian phù
hợp cho từng nội dung. Thông thường phần đầu nên ngắn gọn để gây cho thính giả cảm giác
bài thuyết trình ngắn gọn và tăng mức độ tập trung.
Phần kết luận
“Lời nói gió bay” - đây chính là sự khác biệt giữa văn nói và văn viết. Vì vậy trong
thuyết trình luôn phải có kết luận. Trong khoảng thời gian tập trung vào phần thân bài, người
nghe có thể mất tập trung nên có thể không tiếp thu được toàn bộ thông tin mà ta thuyết trình.
Kết luận giúp người nghe tóm tắt lại những ý chính ta đã trình bày và hơn nữa kết luận chính
là thông điệp cuối cùng ta gửi đến thính giả. Với thông điệp cốt lõi này, thính giả có thể liên
tưởng đến toàn bộ phần nội dung của bài thuyết trình.

(1) Thông báo trước khi kết thúc
Việc thông báo này có thể thể hiện bằng những cụm từ như: tóm lại...; để kết thúc, tôi
tóm tắt lại...; Trước khi chia tay, tôi xin tóm tắt lại những gì đã trình bày... Việc thông báo này
còn giúp thính giả chuẩn bị tinh thần để tiếp thu những thông tin cốt lõi nhất.
(2) Tóm tắt điểm chính
Theo các nghiên cứu về thính giả thì khoảng thời gian bắt đầu thuyết trình và khoảng
thời gian sắp kết thúc là hai khoảng thời gian mà độ tập trung chú ý của người nghe cao nhất.
Vì vậy ta tóm tắt lại những điểm chính sẽ giúp thính giả nhớ khái quát và lâu hơn về nội dung
ta đã thuyết trình. Việc tóm tắt có thể là nêu lại những đề mục chính của bài thuyết trình kèm
những ý cần nhấn mạnh.
(3) Thách thức và kêu gọi
Mục đích cuối cùng của thuyết trình là thuyết phục người khác làm theo mình. Vì vậy
phần kết luận của bài thuyết trình còn cần phải có phần kêu gọi, thúc đẩy người nghe đến


hành động. Trong phần này ta có thể dùng một số động từ mạnh để hô khẩu hiệu: Quyết tâm,
Sẵn sàng... hoặc có thể kêu gọi sự cam kết bằng hành động cụ thể như vỗ tay, giơ tay biểu
quyết hoặc thực hiện ngay ví dụ như đóng góp từ thiện. Hoặc có thể đơn giản là sử dụng
những cách hướng người nghe đến hành động cụ thể như việc áp dụng ngay những gì họ thu
được từ bài thuyết trình vào công việc cụ thể của họ.
2.3. XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ
2.3.1. Quy trình 8 bước xây dựng bài thuyết trình

Hình 2.4. Quy trình 8 bước xây dựng bài thuyết trình hiệu quả

Bước 1: Chủ động, sáng tạo để có được những ý tưởng tốt cho các nội dung chính của
bài thuyết trình
Hãy suy nghĩ sáng tạo và ghi các ý tưởng của mình ra một mẫu giấy (Không nên sửa
chữa ngay, mà hãy liệt kê hết tất cả các ý tưởng).
Khi chúng ta đã có một danh sách các ý tưởng cho nội dung chính của bài thuyết trình

thì chúng ta bắt đầu sửa chữa và loại bỏ những ý tưởng không khả thi, không liên đới với các
nội dung khác của bài thuyết trình. Chúng ta hãy tóm lại và lựa chọn 2 - 3 ý tưởng cho một
bài thuyết trình.
Ví dụ: Giả sử bạn phải trình bày trước Ban lãnh đạo (Ban giám đốc, Ban chủ nhiệm, Gia
đình của bạn…) của Công ty về việc tăng 30% ngân sách hoạt động cho đơn vị của bạn (cho
bạn - trường hợp thuyết phục bố mẹ của bạn) vào năm tới. Bạn đã hoàn thành việc phân tích
thính giả và bạn biết rằng phải trình bày thật thuyết phục. Bạn đã suy nghĩ ra 8 - 12 ý tưởng
chính và bạn tóm lại thành 3 ý tưởng chính sau đây:
Bảng 2-1. Tóm tắt các ý tưởng

Chúng tôi cần phải đổi mới cơ Chúng tôi cần có thêm đội ngũ Chúng tôi cần hỗ trợ một phần
sở vật chất đặc biệt là hệ nhân viên đặc biệt là các kỹ sư ngân sách cho các quỹ của
thống máy tính của đơn vị
phần mềm
đơn vị
Bước 2: Xây dựng các ý phụ
Sau khi bạn đã lên ý tưởng chính cho phần trình bày của mình, bạn hãy triển khai xây
dựng các ý phụ nhằm hỗ trợ, giải thích (Số liệu, dẫn chứng minh họa…). Các ý phụ cho bài


trình bày có thể nhiều hoặc ít và bạn hãy sắp xếp lại chúng theo nhu cầu sử dụng của mình.
Hãy sắp xếp theo nhiều kiểu khác nhau và hãy chú ý đến mục đích chính của bài thuyết trình.
Bảng 2-2. Xây dựng các ý phụ

Chúng tôi cần phải đổi mới cơ
sở vật chất đặc biệt là hệ
thống máy tính của đơn vị
Hệ thống cơ sở vất chất đã
xuống cấp đặc biệt là hệ
thống máy tính đã lỗi thời,

kém chất lượng
Không đáp ứng được xu
hướng công nghệ đặc biệt là
các phần mềm công nghệ
thông tin
Chi phí cho bảo dưỡng và sửa
chữa không ngừng tăng lên

Chúng tôi cần có thêm đội ngũ
nhân viên đặc biệt là các kỹ sư
phần mềm
Đội ngũ kỹ sư mới sẽ được
đào tạo và tạo ra các sản
phẩm độc quyền, giúp công ty
tiết kiệm tiền
Ít lệ thuộc vào các nhà cung
cấp bên ngoài

Giúp công ty tăng tính cạnh
tranh khi có đội ngũ nhân viên
giỏi và làm việc chuyên
nghiệp
Bước 3: Hãy trình bày những lợi ích

Chúng tôi cần hỗ trợ một phần
ngân sách cho các quỹ của
đơn vị
Cần có thêm các phần mềm
bán hàng và hệ thống lưu trữ
dữ liệu mới

Hiện nay thị trường về các
phần mềm này đang có nhiều
chính sách ưu đãi nhưng chất
lượng sản phẩm rất tốt
Tăng phụ cấp và khen thưởng
cho đội ngũ nhân viên giúp họ
có động lực hơn nữa trong
quan trình làm việc

Để có thể thuyết phục được thính giả (người nghe), bạn phải trình bày và đưa ra những
lợi ích thật cụ thể mà người nghe sẽ đạt được khi học thực hiện yêu cầu của bạn.
Chú ý rằng, những lợi ích thường được nêu trong thân bài và chúng ta thường lựa chọn
các lợi ích như những ý chính để trình bày. Trong ví dụ đã nêu ở Bước 1 (Tại sao tổ chức phải
tăng 30% ngân sách cho đơn vị của bạn), chúng ta có thể phân tích các lợi ích như sau:
(1) Việc công ty tăng ngân sách cho đơn vị chúng tôi, chúng tôi sẽ đầu tự hệ thống cơ sở
vật chất, hệ thống công nghệ => Tăng năng lực cạnh tranh của Công ty.
(2) Việc mời thêm các lập trình viên sẽ tạo ra các sản phẩm mới, tăng lợi nhuận và hiệu
quả kinh doanh của Công ty
(3) Việc đầu tư này sẽ giúp Công ty tạo ra các sản phẩm có lợi thế cạnh tranh trên thị
trường.
Bước 4: Thiết kế tài liệu phân phát cho thính giả
Ý nghĩa của tài liệu phát tay:
- Củng cố những thông tin quan trọng của bài thuyết trình
- Giúp người nghe theo dõi dễ dàng hơn
- Bổ sung thêm các thông tin, hỗ trợ cho những ý tưởng chính được trình bày
Bạn phát tài liệu khi nào?
(1) Phát trước khi trình bày
Vấn đề đặt ra là người nghe sẽ tò mò về nội dung bài thuyết trình và họ sẽ tập trung xem
tài liệu cầm tay mà không chú ý nhiều đến bài thuyết trình bạn đang nói. Giải pháp cho vấn
đề này là bạn hãy đặt tài liệu vào vị trí của người nghe trước khi họ bước vào khán phòng

(Họ sẽ đọc chúng trước khi bạn bắt đầu nói và bạn có thể giải thích tóm tắt nội dung và
hướng dẫn cách sử dụng tài liệu).
(2) Phát trong khi trình bày


Hãy phát những tài liệu liên quan đến nội dung bạn đang trình bày và phải thực sự nhanh
chóng.
(3) Phát sau khi trình bày
Trong quá trình bạn thuyết trình bạn hãy nói với người nghe rằng họ sẽ được phát tài liệu
sau buổi thuyết trình để họ không tập trung vào việc ghi chép.
Hãy chú ý rằng, tùy vào hoàn cảnh để bạn có thể lựa chọn cách phân phát tài liệu cầm
tay.
Bước 5: Hãy lựa chọn các dụng cụ trực quan thích hợp
Khi lên ý tưởng thuyết trình bạn sẽ phải quyết định việc có sử dụng các dụng cụ trực
quan cho nội dung đó hay không! Cách sử dụng? Thời điểm sử dụng?...
Bước 6: Hãy nhắc lại các ý chính của bài thuyết trình.
Bạn nên thực hiện điều này nhưng chú ý rằng các câu nhắc lại này không nằm trong
phần mở đầu và cũng không nằm trong phần kết luận.
Ví dụ: Bạn có thể nhắc lại rằng: “Chúng tôi cần đổi mới hệ thống cơ sở vật chất, tăng
cường đội ngũ lập trình viên vì những nội dung tôi sẽ trình bày với các vị hôm nay” và bạn
cũng có thể nhắc lại nội dung sau khi bạn trình bày các nội dung chính của bài thuyết trình
“Các vị đã thấy được lợi ích của việc cấp nhật hệ thống cơ sở vật chất, tăng cường đội ngũ
nhân sự và giá trị của việc tăng ngân sách cho đơn vị trong năm tới”.
Bước 7: Hãy chuẩn bị phần mở bài hay nhất
Bạn hãy nhớ rằng phần mở bài có hai chức năng chính quan trọng là: Cung cấp những
thông tin cần thiết và thu hút sự chú ý. Vậy, bạn tạo ra sự chú ý bằng cách nào?
(1) Hãy bắt đầu bằng một giai thoại
Đây là một câu chuyện ngắn gắn với những nhân vật nổi tiếng, một tích xưa hoặc một
câu chuyện đời thường giản dị của chính bạn.
Ví dụ: Vào một ngày đẹp trời, em trai tôi nói với tôi: “Anh ơi, nếu anh cho em 200.000đ

em sẽ giặt quần áo giúp anh. Còn nếu anh cho em thêm 30% nữa em cất và là chúng khi khô,
đảm bảo anh sẽ có những bộ quần áo như mới để đi chơi với bạn gái vào tối mai”. Cũng
tương tự như vậy, nếu chúng ta tăng quỹ thưởng và phụ cấp cho nhân viên lên thì sẽ tạo ra
những giá trị thặng dư nhờ vào hiệu suất làm việc tăng của nhân viên.
(2) Tính khôi hài
Đây là cách dễ nhất để xóa đi khoảng cách giữa bạn và người nghe. Bạn chú ý rằng sự
khôi hài này phải liên quan đến bạn, chủ đề thuyết trình hoặc chính người nghe. Hãy sử dụng
sự khôi hài ở mức độ vừa phải và tránh sử dụng các chủ đề về tình dục, tôn giáo, chủng tộc…
(3) Mở bài bằng các câu hỏi
Có nhiều cách để đặt câu hỏi: Bạn có thể hỏi câu hỏi mở (Chú ý rằng, sẽ có rất nhiều đáp
án khác nhau và có thể không theo hướng bạn mong muốn) và câu hỏi có/không (Tức là câu
hỏi giơ tay).
(4) Các câu hỏi tu từ
Đây là những câu hỏi có câu trả lời hiển nhiên. Ví dụ: “Ở đây có bao nhiêu bạn mong
muốn sẽ có kỹ năng giao tiếp tốt”…
(5) Câu nói gây sốc


Ví dụ: “Năm ngoái số lượng sinh viên thất nghiệp do thiếu kỹ năng bằng với số lượng
người chết do bệnh tim trên thế giới. Đó là lý do hôm nay tôi muốn thuyết phục các bạn nên
nâng cao các kỹ năng của mình trong đó có kỹ năng mềm”.
(6) Trích dẫn
Bạn có thể bắt đầu bài thuyết trình của mình bằng những câu trích dẫn từ những tác
phẩm nổi tiếng hoặc nhận định của những người nối tiếng. Ví dụ: Chủ tịch Hồ Chí Minh đã
trích dẫn Bản tuyên ngôn của Mỹ và Pháp.
Bước 8: Viết một phần kết có sức thuyết phục nhất
Phần kết luận sẽ thuyết phục người nghe trả lời các câu hỏi: Ngay sau bài thuyết trình
phải có một cuộc họp bàn về vấn đề này hay có một cuộc thảo luận… Tức là chúng ta thúc
dục người nghe và nêu cụ thể họ nên làm gì? Làm như thế nào? Làm khi nào?
2.3.2. Yếu tố cản trở bài thuyết trình

Bạn đã mất rất nhiều công sức mới mời được các nhà đầu tư đến tham dự buổi thuyết
trình quan trọng về tiềm năng của công ty bạn? Đừng mắc phải những lỗi sau đây.
Thứ nhất, sai số liệu: Tính nhầm, thiếu số liệu hoặc công bố những số liệu cần giữ bí
mật đều là những lỗi rất nghiêm trọng. Hãy đảm bảo những số liệu bạn đưa ra là sát với thực
tế. Chẳng một nhà đầu tư nào muốn làm việc với những người thiếu thực tế cả. Slide dày đặc
chữ, lỗi này rất nhiều người mắc phải. Có một nguyên tắc chung dành cho các nhà diễn
thuyết có sử dụng Powerpoint: không quá 6 gạch đầu dòng trên một slide, không quá 6 từ cho
mỗi gạch đầu dòng.
Thứ hai, quay lưng về phía người nghe: Đừng bao giờ quay lưng về phía người nghe quá
2 giây trong lúc thuyết trình. Quay mặt về phía thính giả, nhìn vào mắt họ trong khi nói là
những bí quyết để thành công.
Thứ ba, kết thúc không tốt: Kết thúc bài thuyết trình sao cho thật hiệu quả cũng không
phải là một việc dễ làm. Kết thúc không chỉ đơn giản là tóm tắt lại bài thuyết trình của bạn và
nói lời cảm ơn. Đừng quên đặt những câu hỏi cho người nghe về cảm nhận của họ cũng như
dành thời gian để họ đặt câu hỏi về những vấn đề họ chưa hiểu hoặc muốn tìm hiểu sâu hơn.
Thứ tư, không trình bày về lợi ích: Muốn các nhà đầu tư dốc tiền vào các phần mềm hay
dịch vụ của công ty bạn thì đương nhiên bạn phải trình bày về tính năng, chất lượng của các
sản phẩm ấy. Nhưng đừng quên trình bày cho họ nghe về những doanh thu tiềm năng của
công ty từ việc kinh doanh chúng, đó mới chính là những điểm các nhà đầu tư quan tâm nhất.
Thứ năm, người nghe không phù hợp: Nếu không tìm hiểu trước về đối tượng người
nghe, bạn sẽ không có một bài thuyết trình phù hợp do vậy không thuyết phục. Nếu bạn
thuyết trình về vấn đề phần mềm thì bài thuyết trình của bạn sẽ không có tác dụng với những
nhà đầu tư quan tâm đến lĩnh vực năng lượng...
Thứ sáu, bỏ qua các rủi ro: Mọi vấn đề đều có thể chứa nhiều rủi ro. Bạn cho rằng chỉ
trình bày về lợi ích và cơ hội của vấn đề trình bày mà không cần nhắc đến những rủi ro sẽ
làm “yên lòng” thính giả? Trên thực tế thì không phải vậy. Hoàn toàn bỏ qua các nguy cơ rủi
ro sẽ khiến thính giả cho rằng đây là một diễn giả không có cái nhìn thực tế và có thể bạn sẽ
không thuyết phục được họ.
2.4. MỘT SỐ KỸ THUẬT THUYẾT TRÌNH, THUYẾT PHỤC TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG
Các nhà thuyết trình chuyên nghiệp thường rất quan tâm đến việc tạo dựng mối liên hệ

với người nghe thông qua các cách như: sử dụng hình ảnh một cách hiệu quả, dẫn dắt bằng


lời, và sử dụng ngôn ngữ hình thể một cách có mục đích. Các phương pháp này thể hiện được
cụ thể như sau:
2.4.1. Hình ảnh hóa vấn đề một cách hiệu quả
Để làm cho bài thuyết trình sinh động hơn và tăng sự thu hút người nghe, nên hình ảnh
hóa vấn đề một cách thực tế và đáng tin cậy. Một số cách sau đây nên được sử dụng để hình
ảnh hóa các nội dung trình bày tùy thuộc từng ngữ cảnh cụ thể khi trình bày:
(1) Phát hiện sự tương đồng. Phát hiện ra những nét tương đồng trong các sự việc khác
nhau để có thể liên hệ vấn đề mình đang nói với một vấn đề rất đời thường để bài trình bày
trở nên gần gũi và dễ hiểu hơn.
(2) Sử dụng các phép ẩn dụ. So sánh vấn đề mình đang trình bày với những sự vật hiện
tượng gần gũi trong cuộc sống một cách trực diện hơn.
(3) Sự ví von. Là sự đối chiếu và sử dụng các từ “như” hay “giống như”. Ví dụ, cô ấy vui
như một người vừa thắng xổ số vậy.
(4) Sử dụng các mẩu chuyện cá nhân. Không có gì có thể kết nối chúng ta với người
nghe nhanh hơn những mẩu chuyện của bản thân.
(5) Sử dụng các số liệu cụ thể để dẫn chứng. Mặc dù thường không để ý nhưng trong
thực tế các con số luôn dễ dàng được ghi nhớ đặc biệt là khi chúng liên quan trực tiếp đến
người nghe. Do đó, khi thuyết trình có thể đơn giản hóa và số liệu hóa các sự kiện.
(6) Kịch tính hóa bài trình bày bằng cách đưa ra điều tồi tệ hoặc là tốt nhất. Trong
thuyết trình có thể sử dụng những cảnh báo về điều tồi tệ nhất có thể xảy ra để nhấn mạnh
tầm quan trọng của một vấn đề nào đó và gây ấn tượng với người nghe.
2.4.2. Chỉ dẫn bằng lời thông qua những câu chuyển tiếp
Khi thuyết trình chúng ta cần luôn nhớ rằng người nghe của chúng ta khác với những
người đọc báo cáo. Những người nghe không thể kiểm soát việc chuyển slide và lật giở lại
các trang trước để xem lại ý chính dẫn đến dễ dàng lạc khỏi bài thuyết trình một cách dễ
dàng. Chính vì vậy, khi thuyết trình cần lưu ý đến việc giúp người nghe theo dõi được bố cục
và các ý chính của bài thuyết trình qua các thông điệp và sự chỉ dẫn bằng lời. Các thông điệp

chỉ dẫn bằng lời giúp người nghe dễ dàng theo dõi bài trình bày thường là các câu giới thiệu
trước nội dung định để định hường người nghe; tóm tắt nội dung chính vừa trình bày; và
những câu chuyển tiếp dẫn dắt từ phần này sang phần khác:
(1) Giới thiệu trước: trước khi bắt đầu giải thích và trình bày chi tiết một vấn đề nào đó,
cần có những lời giới thiệu để định hướng người nghe.
(2) Tóm tắt: Sau khi trình bày chi tiết nội dung vấn đề nào đó, cần tóm tắt lại ý chính
như một lần nhắc lại để người nghe dễ nhớ nội dung trình bày của mình và chuẩn bị tâm thế
chuyển sang phần khác.
(3) Chuyển hướng: Để chuyển sang một nội dung mới, chúng ta cần sử dụng các câu
chuyển để giúp bài trình bày của mình trở nên mềm mại và liền mạch hơn. Ví dụ, “Từ nãy
đến giờ chúng ta toàn nói về…; giờ hãy chuyển sang…” hoặc “Adam- Smit đã đưa ra quan
điểm rằng…, nhưng một cách nhìn khác có thể nói là…” Hoặc có thể cải thiện bài thuyết
trình bằng cách thêm những từ nối thích hợp như thứ nhất là, thứ hai là, tiếp theo, sau đó, bởi
vậy, hơn nữa, mặt khác, ngược lại, và tóm lại.
2.4.3. Những thông điệp không lời


Mặc dù khi thuyết trình những gì được nói ra là rất quan trọng, nhưng những thông điệp
không bằng lời mà người thuyết trình thể hiện cũng có ảnh hưởng mạnh mẽ và đặc biệt quan
trọng đến sự tiếp thu và lôi cuốn người nghe. Người trình bày có thể thể hiện các thông điệp
không bằng lời qua ánh mắt, sự di chuyển, cách thể hiện tay, miệng hay những cái nhíu mày,
những hành động vô tình hay có ý thức. Tất cả những cử chỉ, hành động của người thuyết
trình đều là những thông điệp không bằng lời mà người nghe có thể giải mã theo ý nghĩa này
hoặc ý nghĩa khác. Để có được những thông điệp không bằng lời phù hợp và hỗ trợ tích cực
cho bài trình bày, người thuyết trình cần phải lưu ý những điểm sau đây:
(1) Trông thật đẹp! Dù thích hay không thì người thuyết trình vẫn bị đánh giá bởi hình
thức và vẻ bên ngoài. Trong tất cả các dịp trừ những buổi thuyết trình nhỏ trong nhà, hãy cố
gắng lưu ý đến cách ăn mặc và chọn những bộ trang phụ phù hợp thể hiện một phòng cách
chuyên nghiệp. Theo kinh nghiệm thực tế, người thuyết trình tốt là người ăn mặc chỉnh tề ít
nhất là cũng phải bằng hoặc hơn người ăn mặc đẹp nhất trong phòng.

(2) Nên để cơ thể mềm mại và linh hoạt. Người thuyết trình có tác phong nhanh nhẹn thể
hiện sự nhiệt tình trong buổi thuyết trình thường được đánh giá rất cao. Muốn vậy khi thuyết
trình hãy thả lỏng cơ thể và sử dụng các cử chỉ mềm mại, tự nhiên một cách phù hợp để làm
nổi bật các nội dung thuyết trình. Tránh sử dụng những động tác cứng nhắc hoặc lặp đi lặp lại
không có ý nghĩa hoặc có ý nghĩa đối lập với nội dung trình bày. Hãy nhớ rằng khi ngôn ngữ
không bằng lời mâu thuẫn với ngôn ngữ bằng lời thì người nghe luôn tin vào ngôn ngữ không
bằng lời.
(3) Cần trình bày một cách chủ động dựa trên những từ khóa quan trọng có tính chất
định hướng. Khi thuyết trình tránh đọc giấy hay đọc những gì đã được ghi lại trên bản thảo
mà hãy nói một cách thoải mái, chủ động và tự nhiên. Hãy sử dụng các từ khóa trên slides
hoặc trong giấy ghi nhớ để làm gợi ý cho và định hướng nội dung trình bày.
(4) Thay đổi ngữ điệu và sử dụng khoảng lặng. Hãy chia các nội dung trình bày thành
những phần nhỏ và thay đội ngữ điệu, âm lượng cũng như nhịp độ nói phù hợp với tính chất
và nội dung của từng phần. Nên sử dụng “Khoảng lặng” trước và sau một ý quan trọng để
cho phép người nghe có thời gian tiếp nhận ý tưởng của bạn.
(5) Rời khỏi bục đứng. Khi thuyết trình nên tránh việc đứng im tại bục. Sự di chuyển
giúp cho người thuyết trình trông tự nhiên và thoải mái hơn. Do đó, trong quá trình thuyết
trình nên quan sát và chọn một vài chỗ trong phòng để di chuyển tới. Kể cả khi phải đứng gần
với các thiết bị trợ giúp hình ảnh, thi thoảng hãy rời xa chúng để di chuyển gần tới người
nghe và giúp người nghe có thể nhìn thấy cả người và cảm nhận được sự nhiệt tình của người
trình bày.
(6) Đa dạng hóa các biểu cảm khuôn mặt. Người thuyết trình nên bắt đầu bài trình bày
với một nụ cười nhưng hãy thay đổi biểu cảm trên khuôn mặt sao cho phù hợp với suy nghĩ
và giọng nói và nội dung trình bày. Người thuyết trình có thể lắc đầu để tỏ sự không đồng
tình, đảo mắt để cho thấy sự coi thường, nhìn hướng lên để chờ sự chỉ dẫn, hoặc nhướn mày
để thể hiện sự quan tâm hay không có hứng thú…
Để sử dụng tốt ngôn ngữ không bằng lời, người thuyết trình cần tập luyện trước. Có thể
nhờ một người có kinh nghiệm nghe và xem mình tập luyện để đưa ra những gợi ý hay lời
khuyên trong khi luyện tập. Nếu không tìm được người giúp, hãy tập trước gương hoặc ghi
hình lại phần luyện tập của mình và xem lại để đánh giá những hành vi không lời trong đoạn

ghi hình và rút kinh nghiệm dần.


2.4.4. Chuẩn bị các hỗ trợ hình ảnh và thuyết trình đa phương tiện
Trước khi thuyết trình trong kinh doanh, hãy nghĩ đến câu ngạn ngữ: “Nói với tôi, tôi sẽ
quen. Cho tôi thấy, tôi sẽ nhớ. Liên hệ đến những điều liên quan, tôi sẽ hiểu”. Mục đích của
người thuyết trình là làm cho người nghe hiểu, nhớ và làm theo những gì người thuyết trình
nói. Để làm cho người nghe thấy hứng thú và bị cuốn hút, hãy bổ sung vào bài thuyết trình
những hình ảnh sinh động. Một số chuyên gia đã khẳng định rằng 85% lượng kiến thức được
ghi nhớ là nhờ hình ảnh. Do đó, một bài thuyết trình có sự kết hợp với các hỗ trợ hình ảnh sẽ
dễ hiểu và được nhớ lâu hơn so với những bài thuyết trình thiếu đi sự hỗ trợ của hình ảnh. Hỗ
trợ hình ảnh là công cụ đặc biệt hữu dụng với những người thuyết trình chưa có nhiều kinh
nghiệm bởi lẽ người nghe sẽ tập trung sự chú ý vào các hình ảnh trong bài trình bày mà giảm
sự chú ý vào người nói. Tuy nhiên, những diễn giả có kinh nghiệm lại cố gắng hết sức để
không bị che khuất hay làm lu mờ bởi hình ảnh. Mặc dù vậy hầu hết các thuyết trình gia đều
đồng ý rằng: Sử dụng hình ảnh trong bài trình bày sẽ giúp kích thích trí nhớ cuả người nói,
khiến người nói tự tin, bình tĩnh hơn khi thuyết trình. Ngày nay có rất nhiều phương tiện hỗ
trợ hình ảnh giúp cho bài thuyết trình trở nên phong phú hơn. Tuy nhiên, mỗi phương tiện
đều có những ưu nhược điểm nhất định. Ba dạng phổ biến nhất là trình chiếu đa phương tiện,
sử dụng máy chiếu, và tài liệu phát tay.
(1) Trình chiếu đa phương tiện. Với các chương trình phần mềm tiên tiến như Microsoft
PowerPoint, Apple Keynote, Lotus Freelance Graphics, Corel Presentations, và Adobe
Presentor hay Adobe Ovation người thuyết trình có thể tạo ra những bài thuyết trình linh hoạt
và sống động với máy tính cá nhân của mình. Thành quả của những chương trình này thường
được trình bày trên màn hình vi tính, màn hình ti vi, màn hình LCD (tinh thể lỏng), hay là
tấm màn chiếu. Với một thiết bị chuyên dụng và tiên tiến, người thuyết trình có thể tạo ra một
bài thuyết trình đa phương tiện bao gồm âm thanh nổi, những đoạn phim video khiến cho bài
thuyết trình trở nên sống động và hấp dẫn hơn.
(2) Sử dụng máy chiếu. Diễn giả có kinh nghiệm thường chuẩn bị các loại slide khác
nhau dùng cho máy chiếu cùng với máy tính hoặc máy chiếu dùng với giấy hoặc phim 3M để

đề phòng trường hợp trục trặc kĩ thuật. Dù dùng loại máy chiếu nào, cũng cần chú ý đứng
tránh sang bên cạnh máy chiếu để không che lấp tầm nhìn của người nghe và không để bóng
hình của mình hiện trên màn hình.
(3) Tài liệu phát tay. Người trình bày có thể bổ sung và làm nổi bật bài thuyết trình của
mình bằng việc phát thêm những tranh ảnh, dàn ý, các sách thông tin nhỏ, các bài báo, biểu
đồ, bản tóm lược hoặc các tài liệu bổ sung khác cho người nghe. Khi sử dụng các tài liệu phát
tay, cần chọn thời điểm thích hợp cho việc phát tài liệu. Nếu phân phát trong khi đang thuyết
trình, tài liệu được phát có thể làm người nghe mất tập trung, khiến người trình bày mất
khả năng kiểm soát tình thế.
(4) Ghi chép của diễn giả. Có rất nhiều cách khác nhau để in bài thuyết trình thành bản
cứng. Ví dụ, có thể in slide dưới dạng take note để có thể có khoảng trống ghi lại những lời
giải thích cho các ý chính/hình ảnh được thể hiện trên slide trong một trang giấy. Những bản
in nhỏ này rất tiện dụng để tập luyện trước khi trình bày cũng như cung cấp cho nhà tài trợ
hoặc người nghe một bản tóm tắt nội dung thuyết trình.