Đề cương quản trị nhân sự trong văn phòng

1

ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP CUỐI KỲ
MÔN: QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG
BÀI 1: Tổng quan về quản trị nguồn nhân lực
1. Các chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực
2. Sự khác biệt giữa Quản trị nguồn nhân lực và Quản trị nhân sự hiện nay ở Việt

Nam
3. Quan niệm của anh (chị) như thế nào về một nhà Quản trị nhân sự?
4. Vai trò của phòng Quản trị nhân sự trong các CQ, TC, DN

Bài tập 1:
1. Liệt kê ít nhất 5 tiêu chí để đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự của 1 CQ, TC, DN
2. Liệt kê ít nhất 5 tiêu chí để duy trì và động viên nhân lực của 1 CQ, TC, DN
3. Chọn 1 yếu tố môi trường bên ngoài, phân tích tác động của nó tới công tác quản

trị nhân sự trong CQ, TC, DN
Bài tập 2:
1. Chọn 1 yếu tố của môi trường bên trong và phân tích tác động của nó đến công

tác quản trị nhân sự
2. Chính sách và quy định liên quan về Nhân sự có tác dụng gì trong Quản trị nhân

sự?
3. Chính sách tuyển dụng nhân sự của CQ, TC, DN thường quy định những nội dung

nào?
Bài tập 3:
1. Chính sách tiền lương của CQ, TC, DN quy định về những nội dung nào?
2. Công việc nào do bộ phận chuyên môn làm, và công việc nào do bộ phận nhân sự

làm?
a. Đề xuất tuyển dụng
b. Cung cấp các biểu
c. Xác định tiêu chuẩn lựa chọn
d. Viết thông báo tuyển dụng


2
e. Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
f.

Phỏng vấn tuyển chọn

g. Thỏa thuận điều kiện làm việc.

BÀI 2: Phân tích công việc
Hãy phân tích công việc của 3 vị trí công việc: chuyên viên văn thư, chuyên viên
lưu trữ, thư ký văn phòng với những yêu cầu sau:
1. Soạn 1 bản câu hỏi để phỏng vấn từng loại chuyên viên này (ít nhất 10 câu hỏi)

(câu hỏi phân tích công việc)
2. Soạn bản mô tả công việc, bảng yêu cầu chuyên môn công việc, bảng tiêu chuẩn

kết quả công việc của vị trị công việc cho từng vị trí chức danh chuyên viên văn
thư, chuyên viên lưu trữ, thư ký văn phòng
BÀI 4: Tuyển dụng nhân sự
1. Viết 1 thông báo tuyển dụng đầy đủ thông tin nhưng ngắn gọn cho vị trí công việc

là chuyên viên quản trị văn phòng tại công ty.

2. Thiết kế 1 biểu mẫu tổng hợp dùng để ghi chép và đánh giá ứng viên ở vòng

phỏng vấn tuyển chọn
3. Soạn ít nhất 10 câu hỏi trắc nghiệp IQ và 10 câu hỏi trắc nghiệm EQ (để tuyển

dụng chuyên viên quản trị văn phòng)
4. Phân biệt giữa IQ và EQ.
5. Soạn ít nhất 10 câu hỏi để phỏng vấn tuyển dụng (Phân biệt với câu hỏi nhằm

phân tích công việc)
6. Thiết lập quy trình tuyển dụng nhân viên cho cơ quan (tự chọn loại hình cơ quan)
7. Khi nào thì cơ quan cần tinh giản biên chế? Kế hoạch tinh giản biên chế cần có

những thông tin gì?
BÀI 5 & 6: Đánh giá hiệu quả làm việc & Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực.
1. Để nâng cao chất lượng đánh giá hiệu quả làm việc của người lao động, các cơ

quan, tổ chức nên làm gì?
2. Tại sao đánh giá năng lực làm việc của nhân viên có quan hệ với đào tạo và phát

triển
3. A vừa được bổ nhiệm làm chánh văn phòng của công ty XNK. Công ty có xây

dựng biểu mẫu đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên văn thư, lưu trữ. Trong


3

đó, có một tiêu chí đánh giá là thời gian dự thảo công văn trình phê duyệt. Tiêu
chí này được chấm theo thang điểm 5đ. A rất lúng túng khi nào thì chấm nhân

viên 5đ, 4đ hay 3đ. Bạn hãy giúp A đưa ra hướng dẫn chấm điểm cho tiêu chí này
4. Lập bảng hướng dẫn cách chấm điểm cho tiêu chí đánh giá về việc tiếp nhận công

văn đến và chuyển công văn đi của nhân viên văn thư
5. Trong điều kiện kinh phí có hạn, hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên đào tạo cho những nhu

cầu đào tạo sau đây của cơ quan, giải thích vì sao?
6. Bài giảng về các kỹ năng giao tiếp qua thư điện tử (Email)

MỤC LỤC
Bài 1........................................................................................................................ 05
-

Bài tập 1.......................................................................................................21

-

Bài tập 2.......................................................................................................23

-

Bài tập 3.......................................................................................................29

Bài 2........................................................................................................................ 38
Bài 4........................................................................................................................ 77
Bài 5 & 6................................................................................................................. 91


4

NỘI DUNG CHI TIẾT
BÀI 1: TỔNG QUAN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
1. Các chức năng cơ bản của Quản trị nguồn nhân lực.
-

Nhóm chức năng thu hút, tuyển dụng, sử dụng nguồn nhân lực:
 Chức năng này hướng đến mục đích đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các

tố chất phù hợp cho công việc của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
 Để có thể tuyển được đúng người cho đúng việc, trước hết cơ quan, tổ chức hoặc

doanh nghiệp phải căn cứ vào chiến lược, định hướng, kế hoạch hoạt động của
cơ quan tổ chức, hay kế hoạch sản xuất, kinh doanh và thực trạng sử dụng nhân
viên trong thời điểm hiện tại. Để từ đó, xác định được những công việc nào cần
tuyển thêm người.
 Nhóm chức năng tuyển dụng thường có các hoạt động: Hoạch định nguồn nhân

lực, phân tích công việc, phỏng vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu giữ và xử lý các
thông tin về nguồn nhân lực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
•

Hoạch định nhu cầu nhân lực: Là quá trình xem xét một cách có hệ thống
các nhu cầu về nguồn nhân lực tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, để vạch
ra kế hoạch làm thế nào để đảm bảo sử dụng đúng người vào công việc gì và
vào lúc nào thì thích hợp (Đúng người, đúng việc, đúng lúc).

Ví dụ: Tại UBND phường Bình Hưng Hòa có quy mô nhỏ nên sáp nhập 3 mảng Văn
phòng – Thống kê – Tư pháp vào một phòng để quản lý. Do vậy, công việc sẽ tăng thêm.
Theo đề xuất của trưởng phòng VP – TK – TP, Chủ tịch phường xét duyệt tuyển thêm
nhân viên văn thư để tham mưu quá trình soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi, đến,

quản lý hồ sơ cho mảng Thống kê, tư pháp.
•

Phân tích công việc  dự kiến định biên: Là quá trình xác định yêu cầu,
đặc điểm, bản chất của công việc, dùng biện pháp khảo sát những nhiệm vụ
và những hành vi liên quan đến một công việc cụ thể. Đánh giá công việc ấy.
Thực chất là trả lời cho những câu hỏi: Nhân viên phải làm gì? Làm thế nào
để giải quyết công việc này? Việc này được làm ở đâu? Và điều kiện hỗ trợ
cho họ?... Những câu hỏi này sẽ được trả lời sau khi công việc được phân
tích (dự kiến định biên). Hoạt động này vừa giúp tiết kiệm lao động lại nâng
cao hiệu quả trong quản trị nguồn nhân lực.

Ví dụ: Muốn tuyển dụng nhân viên vào vị trí văn thư thì cần phải phân tích công việc
này cần làm những gì, người quản lý cần phải nắm được tình hình văn bản lưu động tại
phường như thế nào, quá trình quản lý văn bản đi đến, quá trình soạn thảo, tham mưu văn
bản cho lãnh đạo... Từ đó sẽ biết cần số lượng nhân viên bao nhiêu cho những công việc
đó. Để rồi, chúng ta đưa ra yêu cầu đối với những người muốn ứng cử vào vị trí văn thư


5

(có hiểu biết về công tác văn thư – lưu trữ, cẩn thận, tỉ mỉ, có kiến thức về tin học, ngoại
ngữ và biết giữ bí mật...).
•

Thu hút, tuyển chọn và bố trí nhân lực: Làđề ra các chính sách để thu hút
người tài, chọn trong số đó ứng cử viên nào phù hợp nhất, đáp ứng được các
yêu cầu của công việc để sắp xếp vào vị trí công việc đang cần của cơ quan,
tổ chức, doanh nghiệp.

Ví dụ: Thu hút: Đề ra các chính sách như là mức lương, hỗ trợ, phúc lợi, bảo hiểm, phụ
cấp độc hại... Tuyển chọn: Người làm quản trị nhân sự căn cứ vào các yêu cầu đối với
nhân viên văn thư, xem xét hồ sơ xin việc để tiến hành phỏng vấn trực tiếp, tìm ra người
phù hợp và sắp xếp vào vị trí đang tuyển dụng.
Do các công việc tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khá đa dạng nên sau khi
thu hút, tuyển dụng và bố trí công việc cho nhân viên được tuyển thì nhà quản trị
nhân sự phải phải đưa ra biện pháp để đào tạo, phát triển và duy trì nguồn nhân
lực. Con người là một nguồn tài nguyên quý. Để nguồn tài nguyên ấy không những
không cạn kiệt, mà phải ngày càng phải phát huy tối đa tính hữu dụng của nó thì
các nhà quản trị nhân sự phải thực hiện 2 chức năng sau.Và 2 chức năng này cũng
chính là 2 chức năng của Quản trị nguồn nhân lực.
-

Nhóm chức năng đào tạo & phát triển:
 Nhóm chức năng này chú trọng việc nâng cao năng lực của nhân viên, đảm

bảo cho nhân viên trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có các kỹ năng,
trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao và tạo
điều kiện cho nhân viên được phát triển tối đa các năng lực cá nhân.
 Nhóm chức năng đào tạo, phát triển thường thực hiện các hoạt động như:

hướng nghiệp, huấn luyện, đào tạo kỹ năng thực hành chuyên môn cho nhân
viên; bồi dưỡng nâng cao trình độ và cập nhật kiến thức quản lý, kỹ thuật
công nghệ cho cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ. (2 hoạt
động cơ bản: Huấn luyện và Hướng nghiệp)
Ví dụ: Tập đoàn Unilever tung ra một sản phẩm dầu gội mới mang tên
Trésemmer. Đây là hãng dầu gội được tin dùng tại Mỹ. Để kinh doanh và phát triển hãng
dầu gội này tại Việt Nam, công ty Unilever tại Việt Nam đã điều động nhân viên phòng
Marketing, nhân viên phòng PR, và PG của công ty để quảng bá cho sản phẩm này. Tuy
nhiên, bên cạnh đó, công ty đã tuyển thêm nhân viên cho phòng PR để phân bổ đi một số

tỉnh thành ở Việt Nam. Để mọi việc diễn ra tốt đẹp và việc quảng bá sản phẩm, mở rộng
thị trường tiêu thụ cho dầu gội Trésemmer, công ty Unilever đã tiến hành mở các lớp
huấn luyện cho những nhân viên PR mới vào, để đào tạo cho họ cách quảng cáo, giao
tiếp thành công… Và mở lớp bồi dưỡng cho nhân viên Marketing nâng cao trình độ, tay
nghề của mình trong việc bán hàng, quảng bá sản phẩm…


6

Ví dụ: Mặc dù đã là những nhân viên văn thư, lưu trữ tại các UBND phường
nhưng phường vẫn liên hệ với trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn TP.HCM hay
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II để tổ chức các lớp huấn luyện về nghiệp vụ công tác văn
thư, lưu trữ cho các nhân viên này nhằm mục đích bồi dưỡng thêm về kỹ năng cho họ.
Đây chính là một trong những cách đào tạo trong quản trị nguồn nhân lực
-

Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực:
 Nhóm chức năng này chú trọng đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả

nguồn nhân lực trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nhóm chức năng này
gồm hai chức năng nhỏ hơn là kích thích, động viên nhân viên và duy trì,
phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong cơ quan.
 Nhóm chức năng này có các hoạt động cơ bản như:
•

Đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên;

•

Xây dựng và quản lý hệ thống thù lao lao động;

•

Thiết lập và áp dụng các chính sách phụ cấp, phúc lợi, bảo hiểm xã hội.

Ví dụ: Trong công ty có những đội ngũ nhân viên làm việc tích cực , luôn hoàn
thành tốt công việc mà nhà lãnh đạo đề ra vì vậy công ty cần phải có những chế độ khen
thưởng xứng đáng cho những cá nhân, tập thể xuất sắc đó. Đó không chỉ là nguồn động
viên , khích lệ, an ủi nhân viên trong quá trình làm việc mà còn để duy trì nguồn nhân lực
của công ty. Để nguồn nhân lực đó khi nào cũng có thể phát huy hết mọi khả năng mà
mình có giúp công ty ngày càng phát triển hơn.
Ví dụ: Trong UBND phường Bình Hưng Hòa, Văn phòng – Thống kê – Tư pháp
là văn phòng thực hiện nhiều công việc nhất vì nó hội tụ cả 3 mảng của UBND phường.
Các cán bộ, nhân viên luôn làm việc tích cực, hoàn thành tốt công việc mà lãnh đạo đề ra.
Vì vậy, phường luôn có chế độ khen thưởng, nghỉ phép cho các cá nhân trong VP và có
chế độ phụ cấp độc hại cho nhân viên Lưu trữ của cơ quan (làm việc tại VP). Chính
nguồn động viên, khích lệ ấy mà trưởng phòng VP – TK – TP và các cán bộ khác đã gắn
bó với phường được 12 năm. Hiện nay, họ vẫn còn góp công, góp sức cho cơ quan và
giúp cơ quan hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực là nhóm chức năng quan trọng
nhất.Vì đây là nhóm chức năng bảo tồn lực lượng.Nói một cách dễ hiểu, đây là bộ
phận làm lương. Những người làm lương sử dụng kết quả của 2 nhóm chức năng
trước để trả lương theo năng lực. Những ứng viên đã được chọn thì bộ phận này
phải tìm cách giữ chân họ. Vì những người này đã qua rất nhiều công đoạn để sàng
lọc. Có những cơ quan phải trả giá bằng việc thay đổi cả chế độ lương, mục đích là
làm sao để khai thác người lao động một cách có hiệu quả nhất. Đây là một bài toán
khó của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (Một bài toán khó về tiền bạc và công
sức).Chính vì thế, đây chính là nhóm chức năng khó nhất, quan trọng nhất.

7
2. Sự khác biệt giữa Quản trị nguồn nhân lực và Quản trị nhân sự hiện nay ở Việt

Nam
-

Khái niệm:
 Quản trị nhân sự: Quản trị nhân sự bao gồm toàn bộ các biện pháp và thủ tục

áp dụng cho nhân viên của một tổ chức và giải quyết tất cả các trường hợp xảy
ra có liên quan tới một loại công việc nào đó. Quản trị nhân sự được hiểu là một
trong các chức năng cơ bản của quá trình quản trị, giải quyết tất cả các vấn đề
liên quan tới con người gắn với công việc của họ trong bất cứ tổ chức nào.Quản
trị nhân sự là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật
vì quản trị nhân sự là một lĩnh vực gắn bó nhiều đến văn hoá tổ chức và chứa
đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực quản trị nào khác
 Quản trị nguồn nhân lực: là tất cả các hoạt động để thu hút, tuyển dụng, sử dụng,

đánh giá, đào tạo và phát triển, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp
với yêu cầu công việc của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp về cả số lượng và chất
lượng.
Các tiêu chí

Quản trị nhân sự

Quản trị nguồn nhân lực

Quan điểm Lao động là yếu tố chi phí đầu vào
về sử dụng ( nhà quản trị sẽ sử dụng dụng nguồn
nhân viên

vốn của mỗi cá nhân sao cho năng suất
và chất lượng công việc của mỗi người
đều đạt được kết quả tối đa có thể).

Con người là tài sản, là
nguồn vốn quý cần được đầu
tư và phát triển. Nhằm mang
lại sự thỏa mãn cho cá nhân,
đồng thời đóng góp cho tổ
Ví dụ : Trong một Cty A, khi tuyển chức.
nhân viên vào cty thì họ sẽ quan tâm Khi nguồn nhân lực được
nhân viên đó có năng lực như thế nào, đầu tư thỏa đáng, họ sẽ có
kỹ năng làm việc họ ra sao,.. để sử cơ hội phát triển những khả
dụng họ trong mỗi công việc khác năng cá nhân tiềm tàng, yên
nhau, ngoài giờ làm trên cty họ còn tâm, gắn bó với cơ quan và
được giao việc về nhà làm khiến cho đóng góp nhiều cho cơ quan,
nhân viên ngày càng chán nản, cảm tổ chức, doanh nghiệp.
thấy nguồn lực mình ngày càng cạn Ví dụ: tập đoàn Samsung
kiệt và muốn nghỉ việc hoặc tìm việc với số lượng lớn chi nhánh
chỗ khác nhẹ nhàng hơn. Còn đối với khắp thế giới và nhà máy
Lãnh đạo họ đặt năng suất lợi nhuận sản xuất, dù lực lượng nhân
lên trên hết nên đã quên mất sự động lực của họ nhiều nhưng họ
viên và đánh mất những nhân viên có vẫn đầu tư với mức tiền
năng lực.
thưởng, lợi nhuận bán hàng
cao hay tổ chức những buổi


8

Mục tiêu

Lợi ích của tổ chức, cơ quan, doanh
ngiệp
Ví dụ: Một số công ty có vốn đầu tư
nước ngoài hiện nay, họ thường đặt lợi
ích của họ trên hết, không dung hòa
được lợi ích người lao động và công ty.
Người lao động cảm thấy quá tải nên
thường đi khỏi rất sớm,

Mối quan hệ
giữa
nhân
viên
với
Lãnh đạo

Quan hệ thuê mướn

chiêu dụng nhân tài, tổ chức
các chuyến du lịch… để giữ
lại nguồn nhân lực, phát huy
sự gắn bó cũng như khả
năng của họ.
Lợi ích của cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp lẫn lợi ích của
nhân viên.
Ví dụ: Tại công ty sản xuất
giày dép Xuất nhập khẩu

Thiên An, lãnh đạo biết sử
dụng nhân viên nên họ luôn
muốn Công ty vừa có năng
suất cao vừa có đội ngũ nhân
viên tốt nên họ luôn dung
hòa được lợi ích của nhân
viên và công ty. Ngày làm
của công nhân chỉ có 8 tiếng
và được phụ cấp thêm cho
những gia đình công nhân
khó khăn, nên những người
lao động này luôn an tâm mà
làm cho họ.

Hợp tác, bình đẳng, hai bên
Ví dụ: Tại một số công ty hiện nay ở cùng có lợi.
Việt Nam, Người lãnh đạo luôn là Ví dụ: Một số cơ quan,
người chỉ huy cấp dưới nhưng không doanh nghiệp, người lãnh
hiểu được nhân viên, không chú ý đến đạo biết sử dụng, hiểu nhân
việc nâng cao trình độ, kỹ năng, không viên họ luôn muốn nhân
tin tưởng nhân viên, không muốn cho viên là nguồn vốn quan
nhân viên tham gia quản lý doanh trọng cần được đào tạo và
nghiệp hay không đáp ứng nhu cầu phát huy cho cơ quan nên họ
hợp lý của nhân viên, chỉ xem nhân có những chính sách đãi ngộ
viên là người cấp dưới của mình. Họ tốt. Hiểu được nhân viên và
mang than phận đi làm thuê và phải cảm thông người lãnh đạo
phục tùng mệnh lệnh
biết giữ chân nhân viên thì
họ sẽ có năng suất cao. Cơ
quan luôn cư xử bình đẳng

với nhân viên để hai bên
cùng có lợi. Họ bồi dưỡng
nâng cao trình độ, kỹ năng.
Tổ chức hoạt động giao lưu


9

kinh nghiệm tiên tiến của
các donah nghiệp khác. Tạo
môi trường cho nhân viên
mình thể hiện bản thân.
Cơ sở của Tổ chức + Công nghệ, kỹ thuật ( Máy Quản trị + Chất lượng nguồn
năng suất và móc)
nhân lực + công nghệ kỹ
chất lượng.
thuật.
Thiết
lập Nhà nước + Tổ chức, Doanh nghiệp.
chính sách,
thủ tục cán
bộ

Nhà nước + Tổ chức, Doanh
nghiệp.

Định hướng Ngắn hạn + Trung hạn
hoạt động

Dài hạn

Mối quan hệ Phục vụ cho chiến lược, chính sách Phối hợp với các chiến lược,
giữa
chiến hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh chính sách hoạt động của cơ
lược, chính nghiệp
quan, tổ chức, doanh nghiệp.
sách quản trị
con người với
chiến lược,
chính
sách
hoạt
động
của Cơ quan,
tổ
chức,
doanh nghiệp
Lợi thế cạnh Thị trường và Công nghệ
tranh
Ví dụ: Với một số công ty thì họ sẽ
quan tâm sản phẩm họ làm ra phải tiêu
thụ ở thị trường như thế nào, công
nghệ ra sao, năng suất cao hay thấp,…
nhưng không để tâm tới việc đáp ứng
nhu cầu cho nhân sự của mình, không
có chế độ đãi ngộ, phúc lợi cho họ.

Chất lượng nguồn nhân lực
Ví dụ: Với một số công ty
thì người lãnh đạo vẫn quan

tâm năng suất tiêu thụ sản
phảm ở thị trường của mình
như thế nào, nhưng họ luôn
đặt hàng đầu về chất lượng
nguồn nhân lực của mình. Vì
có nguồn nhân lực đồi dào,
sáng tạo thì ắt hẳn việc cạnh
tranh với thị trường bên
ngoài với họ không mấy khó
khăn.

Các yếu tố Tiền + Thăng tiến nghề nghiệp.
Tiền +Thăng tiến nghề
động viên
Ví dụ: Tại một số cơ quan, tổ chức, nghiệp + Tính chất công


10

doanh nghiệp, khi giao cho đội ngũ
nhân viên một việc gì đó, có thể một số
nhà lãnh đạo sẽ ra tiêu chí như : nếu ai
làm tốt sẽ được thưởng, có thể sẽ được
ngồi ở một vị trí cao hơn,.. Từ đó nhân
viên ai ai cũng muốn mình giành được
phần thưởng đó, họ luôn cố gắng để
đạt được thành tích cao, để khẳng định
bản thân mình…

Thái độ đối Nhân viên thường chống lại sự thay

với sự thay đổi, nên lãnh đạo một số cơ quan, tổ
đổi
chức thường phải có biện pháp mạnh
hoặc thay thế họ.

việc
Ví dụ: Ở quản trị nguồn
nhân lực, một số cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp ngoài
việc cho hưởng phụ cấp, chế
độ đãi ngộ, tiền bạc và thăng
tiến nghề nghiệp, họ còn cho
nhân viên của mình có được
công việc mình yêu thích,
hoặc tạo được sự hứng thú
trong chính công việc mà họ
làm.
Nguồn nhân lực chất lượng
cao nên dễ dàng thích ứng
với sự thay đổi của môi
trường.

3. Quan niệm như thế nào về một nhà quản trị nhân sự

Ngày nay, bốn yếu tố quan trọng nhất trong mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó
là là:
-

Nhân lực

-

Vật lực

-

Tin lực

-

Tài lực.

Như chúng ta đã thấy, Nhân lực luôn là nguồn lực quan trọng hàng đầu. Nó là
nguồn lực quyết định bước phát triển hay đi lùi của một cơ quan. Con người vốn là một
cá thể phức tạp. Chính vì vậy, quản trị nhân sự (quản trị nhân lực) lại càng là một loại
hình khó khăn hơn cả. Người làm quản trị nhân sự đòi hỏi phải hội tụ nhiều tố chất:
1) Có năng lực (Có tài)
-

Nhà quản trị nhân sự phải là người có năng lực, có hiểu biết về nhiều lĩnh
vực để hướng dẫn, chỉ đạo nhân viên hoàn thành công việc một cách hiệu
quả.

-

Nhà quản trị có năng lực phải biết hoạch định. Nghĩa là biết xác định
phương hướng, mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được mục tiêu


11

đó trong một khoảng thời gian nhất định. Họ phải biết hoạch định về nguồn
nhân lực của cơ quan hoặc nhân sự cho chính đơn vị mà mình quản lý.
-

Sau khi hoạch định, nhà quản trị nhân sự phải thực hiện được chức năng tổ
chức, nghĩa là tổ chức nhân sự. Họ phải lập được một hệ thống chính thức
gồm vai trò, nhiệm vụ từng người thực hiện, sao cho mọi người có thể làm
và cộng tác với nhau một cách tốt nhất để đạt được mục tiêu đã định ra. Nhà
quản trị nhân sự sẽ xác định được rõ những nhiệm vụ phải làm, ai làm, làm
cái gì, ai quyết định, ai sẽ thực hiện, ai báo cáo cho ai, ai kiểm tra. Nhà quản
trị có năng lực tổ chức sẽ đảm bảo được nguồn nhân lực theo cơ cấu, dẫn
đến sự thành công hay thất bại của mục tiêu hoạt động của cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp

Ví dụ:
Trong Trung tâm lưu trữ Quốc gia 2, nhiệm vụ chính của trung tâm là lưu trữ tài
liệu. Để tiến hành công việc đó tốt nhất thì trong trung tâm có nhiều phòng ban: thu thập,
chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng… Các phòng ban đều thực hiện nhiệm vụ riêng, quản
lý của mỗi phòng ban sẽ phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm cho mỗi nhân viên hoặc
chuyên viên phải làm gì, làm thế nào và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau dưới sự chỉ đạo,
giám sát của thủ trưởng và các trưởng phòng ban với mục đích chính là có thể bảo quản
tài liệu một cách tốt nhất và giúp cho việc khai thác sử dụng tài liệu của người dân tốt
hơn.
-

Nhà quản trị nhân sự có năng lực còn là người biết điều khiển nhân sự của
mình. Họ phải tạo ra được sự tự nguyện làm việc, cống hiến của cấp dưới.
Làm sao để cấp dưới nhiệt tình làm và phấn đấu đạt được mục tiêu, nhiệm
vụ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã đề ta với hiệu quả cao. Thực hiện

chức năng điều khiển chính là quá trình nhà quản trị nhân sự sử dụng quyền
lực (Quyền lực hành chính, quyền lực tinh thần, quyền lực kinh tế) của mình
để tác động lên hành vi của cấp dưới. Chức năng điều khiển của nhà lãnh
đạo, quản lý bao gồm:

 Ra mệnh lệnh, chỉ thị, chỉ đạo buộc cấp dưới phải thực hiện, chấp hành;
 Ra các quyết định quản lý, tổ chức thực hiện quyết định quản lý, hướng dẫn quá

trình hoạt động để thực thi các quyết định đã ra;
 Đôn đốc, thúc đẩy các thành viên dưới quyền làm việc với hiệu quả cao;
 Chọn lọc các kênh thông tin hữu hiệu nhất để thấy trước vấn đề phải giải quyết theo

hướng nào
 Giải quyết xung đột giữa các thành viên, giữa cá nhân và tập thể, giữa các bộ phận,

và các tổ chức liên quan,…


12
2) Có Đạo đức (có đức)
-

Một nhà quản trị nhân sự không chỉ cần có năng lực, có tài là đủ, mà còn
phải có đức. Đức ở đây chính là từ cách tôn trọng, đối xử với chính cái nghề
mà mình đang làm, làm đúng theo lý, theo tình. Sau đó là cái đức đối với tất
cả những người xung quanh, với lãnh đạo và nhân viên cấp dưới của mình.
Người quản trị nhân sự biết đối nhân xử thế sẽ là một người thành công và
vươn xa trong tương lai.

3) Có tầm nhìn xa trông rộng (chức năng dự báo)

-

Có tầm nhìn xa trông rộng để nhà quản trị đánh giá đúng công việc, con
người để làm tốt chức năng quản trị, đặc biệt hoạch định và quản trị con
người.

-

Nhà quản trị nhân sự là những nhà lãnh đạo, quản lý phải xác định tương lai
của hệ thống quản lý bằng các dự báo, dự đoán các biến động có thể xảy ra.
Khả năng dự báo thể hiện tầm nhìn xa trông rộng của lãnh đạo, quản lý. Khi
thực hiện chức năng dự báo, nhà quản trị nhân sự sẽ lường trước được
những rủi ro, những khó khăn, thuận lợi, các yếu tố tác động của môi trường
bên ngoài tới hệ thống và các yếu tố tác động của chính môi trường bên
trong hệ thống quản lý nhân sự. Từ đó, tiên đoán những sự việc sẽ xảy ra
trong tương lai. Nhà quản trị có thể sử dụng chức năng định tính hoặc định
lượng để dự báo nhân sự cho cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp của mình

Ví dụ: Trong quá trình làm việc, nhà quản trị nhân lực phải sớm nhận ra được tiềm năng,
khả năng của nhân viên để có quyết định đào tạo, phát triển hay tạo điều kiện để nhân
viên bộc lộ khả năng của mình.
Ví dụ: Vì số lượng đơn đặt hàng giày dép tháng 10 của công ty sản xuất giày dép Xuất
nhập khẩu A về hơn 2000 đơn, mà đòi hỏi phải hoàn thành sớm nên lãnh đạo quyết định
bổ sung thêm nhân sự cho xưởng sản xuất. Bên cạnh đó, để hạn chế rủi ro, lãnh đạo đã
cho làm tăng ca và thay phiên nhau theo giờ, vừa đảm bảo nguồn hàng được hoàn thành
sớm, vừa đảm bảo được sức khỏe và tinh thần cho công nhân.
4) Hiểu biết về con người
-

Dù quản trị ở bất cứ lĩnh vực nào thì cũng cần phải có hiểu biết về con người

đặc biệt là trong quản trị nhân lực bởi vì phải hiểu họ thì mới chỉ huy, điều
khiển, kiểm tra và đánh giá họ một cách chính xác.

Ví dụ: Nắm bắt tâm lý nhân viên (ai cũng muốn được hưởng quyền lợi): Đề ra các
phần thưởng (tăng lương, quà tặng) để khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên, nâng
cao năng xuất và hiệu quả làm việc.
5) Biết lắng nghe và chia sẻ


13
-

Lắng nghe để nắm bắt thông tin về tình hình làm việc, về mối quan hệ giữa
các nhân viên, về hoàn cảnh sống của nhân viên, đưa ra những lời tư vấn,
động viên tạo ra một môi trường làm việc gần gũi, thân thiết, tốt đẹp và lành
mạnh.

Ví dụ: Có 2 nhân viên trong văn phòng UBND do bất đồng trong công việc mà
gây ra sự căng thẳng làm ảnh hưởng đến hiệu quả giải quyết công tác văn thư, làm chậm
trễ quá trình ban hành văn bản. Sau khi nắm bắt thông tin đó, trưởng phòng đã nói
chuyện trực tiếp 2 nhân viên tìm hiểu rõ mọi chuyện và tiến hành giảng hòa, khôi phục
lại môi trường làm việc thoải mái, thân thiện.
6) Có uy tín, giữ lời hứa: Tức là nói đi đôi với làm.

Ví dụ: Chủ tịch UBND phường nói với các phòng ban: Nếu họ làm việc tốt, hoàn
thành tốt các nhiệm vụ được giao đúng thời hạn thì phường sẽ tổ chức đi dã ngoại. Khi
mà đã hứa như vậy thì nhà lãnh đạo phải thực hiện cho được để lấy được lòng tin của
nhân viên.
7) Có khả năng quan sát nhạy bén:
-

Quản trị nguồn nhân lực không chỉ là quản lý một vài nhân viên mà là hàng
trăm nhân viên. Chính vì vậy, nhà quản trị nhân sự phải có khả năng quan sát,
bao quát một cách nhạy bén để nắm bắt đúng tình hình và đánh giá đúng công
việc của từng người để từ đó làm tốt công tác quản trị.

Ví dụ: Trong công ty có rất nhiều nhân viên nên cũng có nhiều công việc do đó
lãnh đạo phải quan sát để thấy được nhân viên nào làm việc tốt và không tốt để có hình
thức thưởng, phạt hợp lý.
8) Có khả năng giao tiếp:
-

Đối với bất kì lĩnh vực nào thì khả năng giao tiếp cũng rất quan trọng vì nó
giúp nhà quản trị tạo lập và xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với các đối
tác cũng như đối với nhân viên.

Ví dụ: Công ty A chuyên sản xuất giày xuất khẩu tại Việt Nam. Công ty B là công
ty ở Đài Loan nhập khẩu giày của công ty A. Tuy nhiên, Công ty B bị phá sản nên đơn
đặt hàng công ty A bị hoãn lại. Hàng đã được sản xuất, công ty B không nhập nữa nên
hàng bị tồn đọng lại. Lãnh đạo công ty A phải dùng khả năng giao tiếp, thuyết phục của
mình để trấn an công nhân viên và động viên mọi người cùng nhau khắc phục hậu quả.
9) Có hiểu biết về kinh tế, chính trị, pháp luật
-

Nhà quản trị nhân sự phải có hiểu biết về kinh tế, chính trị, pháp luật để bao
quát tất cả những hoạt động của nhân viên mình làm. Để phát hiện sai sót,
nhắc nhở họ điều chỉnh. Bên cạnh đó, việc hiểu biết về kinh tế, chính trị, pháp


14

luật còn giúp cho nhà quản trị nhân sự biết rõ về quyền lợi dành cho nhân
viên của mình và bảo vệ quyền lợi cho họ. Từ đó, duy trì được nguồn nhân
lực cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
4. Vai trò của phòng quản trị nhân sự
-

Thiết lập hoặc tham gia thiết lập các chính sách quản trị Nguồn nhân lực:
 Bộ phận quản trị nhân sự đóng vai trò chủ yếu trong việc quản lý chính sách,

nhằm đảm bảo rằng chính sách do Nhà nước quy định được thực hiện đúng
và đầy đủ trong doanh nghiệp. Cán bộ phòng nhân lực đề xuất cùng với các
lãnh đạo trực tiếp soạn thảo ra các chính sách thủ tục cần thiết liên quan đến
vấn đề quản trị nguồn nhân lực của tổ chức. Các chính sách nên được viết
thành văn bản phát cho tất cả các cán bộ phòng quản trị nhân lực. Đồng thời
thông báo cho toàn bộ nhân viên biết
 Quy định quyền hạn trách nhiệm cho các nhân viên: Mỗi nhân viên vào làm

việc đều có những quyền hạn và trách nhiệm cần phải làm. Những quyền hạn
đó là quyền lợi của mỗi người để đảm bảo cho công việc của mình bên cạnh
đó cần phải có trách nhiệm với công việc của mình. Ví dụ như lãnh đạo giao
cho công việc này buộc anh phải có trách nhiệm với công việc được giao,
phải hoàn thành xong và cố gắng đạt kết quả tốt nhất có thể.
 Chính sách tuyển dụng và đào tạo của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp:

Các cơ quan doanh nghiệp đều có những chính sách tuyển dụng và đào tạo
khác nhau. Giáo sư Felix Migro cho rằng: “Quản trị nhân sự là nghệ thuật
chọn lựa những nhân viên mới và sử dụng những nhân viên cũ sao cho năng
suất và chất lượng công việc của mỗi người đều đạt tới mức tối đa có thể
được.” Vi dụ như muốn tuyển dụng nhân viên vào làm việc ở cơ quan doanh

nghiệp thì cần có những chính sách mới, tuyển vào làm ở vị trí nào, yêu cầu
trình độ ra sao…vv và phải có cách đào tạo hiệu quả
 Chính sách lương thưởng phụ cấp: Làm việc ở bất cứ cơ quan tổ chức nào

đều có những chính sách về lương thưởng và phụ cấp. Ví dụnhư tăng lương
cho những cán bộ làm việc lâu năm. ở những dịp lễ tết thì đều có tiền thưởng
cho những cán bộ giỏi. Về phụ cấp ở đây có thể là tiền xăng xe, phụ cấp thất
nghiệp….
 Các quy định khen thưởng, kỷ luật, y tế, an toàn lao động: Cần có những quy

định về khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên. Ví dụ như người nào làm
tốt, có năng lực trong công việc thì sẽ được khen thưởng hoặc có thể thăng
chức. Bên cạnh đó có những biện pháp kỷ luật với những người nào làm việc
không nghiêm túc, không hoàn thành trách nhiệm….
-

Phối hợp với các trưởng bộ phận thực hiện các hoạt động quản trị nguồn NL:


15
 Hoạch định nhu cầu nhân lực: Vạch ra kế hoạch làm thế nào để đảm bảo

mục tiêu đúng người, đúng việc , đúng lúc. Ví dụ: doanh nghiệp cần bao
nhiêu người có trình độ, kỹ thuật để làm những công việc này…
 Phân tích nhu cầu công việc: Phòng quản trị nhân sự phối hợp với các bộ

phận để phân tích nhu cầu công việc. Ví dụ: nhu cầu công việc của
doanh nghiệp cần bao nhiêu người, cần những người ở bộ phận nào và
những công việc cần làm..
 Tuyển dụng lao động: Phòng quản trị nhân sự cần phải nắm được lao

động trong doanh nghiệp của mình. Có cần tuyển dụng thêm lao động
hay không? Cần tuyển những người làm ở vị trí nào..
 Ký hợp đồng lao động: Mỗi cá nhân vào làm việc đều phải ký hợp đồng

lao động giữa hai bên để đảm bảo quyền lợi giữa hai bên. Ví dụ: anh A
đồng ý ký hợp đồng làm việc với công ty B với những điều khoản 2 bên
đã chấp thuận. Nếu bên nào hủy hợp đồng khi chưa hết thời hạn thì phải
bồi thường như đúng trong hợp đồng đã nêu.
 Huấn luyện ban đầu: Không phải người nào mới vào làm việc cũng thành

thạo và hiểu rỏ công việc của mình. Phải có những huấn luyện ban đầu
như là cách làm việc, phương pháp làm việc…
 Đánh giá hiệu quả làm việc: Cần phải đánh giá hiệu quả làm việc của

mỗi cá nhân tổ chức xem họ làm việc như thế nào có tốt hay không. Để
từ đó có những chế độ khen thưởng và kỷ luật hiệu quả
 Đào tạo người lao động: Mỗi người vào làm việc đều sẽ được đào tào. Ví

dụ: đào tạo những công việc mình sẽ làm, những công việc chuyên sâu,
đào tạo sử dụng những thiết bị cần thiết và quan trọng…
 Trả lương khen thưởng , kỷ luật: Trả lương theo đúng quy định của cơ

quan, doanh nghiệp. Có chế độ khen thưởng đối với những người làm tốt
và kỷ luật những người làm sai quy định. Ví dụ: doanh nghiệp quy định
mồng 10 hằng tháng lãnh lương thì phải đúng ngày đó trả lương cho
nhân viên.
 Thực hiện thủ tục nghỉ việc nghỉ hưu: Theo quy chế , quy định thì mỗi

người làm việc đều có cơ chế nghĩ hưu đúng thời hạn như là đối với nữ

thì 55 còn nam thì 60.
-

Tư vấn tham mưu cho các nhà lãnh đạo, quản lý, quản trị về quản trị nguồn nhân
lực:
 Một bộ phận nào đó trong doanh nghiệp có thể có vấn đề công nhân bỏ việc,

bộ phận có tỷ lệ công nhân vắng mặt cao, bộ phận khác có vấn đề thắc mắc


16

về chế độ phụ cấp… Trong tất cả các vấn đề trên, người phụ trách về nhân
sự và nhân viên bộ phận nhân sự nắm vững chính sách nhân sự của Nhà
nước và doanh nghiệp đảm nhận việc giải quyết các vấn đề khó khăn cụ thể
và tư vấn cho người đứng đầu doanh nghiệp giải quyết những vấn đề phức
tạp. Như vậy bộ phận quản trị đóng vai trò tư vấn cho các nhà quản trị.
 Xây dựng văn hóa cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp: Với những tiêu chí như:

sản xuất kinh doanh ổn định và phát triển, xây dựng nếp sống văn minh môi
trường văn hóa nơi công sở, gương mẫu chấp hành đường lối của Đảng, chính
sách pháp luật của nhà nước. Ví dụ : tạo môi trường làm việc thoáng mát gọn
gàng sạch sẽ
 Xây dựng lòng trung thành của nhân viên: Những nhà lãnh đạo, quản trị cần

phải có uy tín, có sự tin tưởng đối với nhân viên của mình. Ví dụ: Quản lý
hứa với những nhân viên của mình nếu hoàn thành tốt dự án lần này thì sẽ
được thưởng. và quản lý đã dữ lời hứa khi dự án đã hoàn thành tốt.
 Khuyến khích và động viên nhân viên: Nhân viên luôn là tài sản quý giá nhất

của công ty. Nếu có một đội ngủ nhân viên tốt và hiệu quả vì công việc thì
công ty sẽ như “hổ mọc them cánh”. Vì vậy những nhà quản trị cần khuyến
khích và có những lời động viên đối với nhân viên của mình. Ví dụ: sếp có
những lời cảm ơn đối với những nhân viên giỏi và chiêu đãi bằng các buổi đi
ăn..
 Thiết kế chính sách lương và thưởng: Tạo ra các chính sách, chế độ tốt chính

là khâu then chốt có tính đột phá để các doanh nghiệp chuyển từ mô hình
nghèo khó : năng suất thấp -> tiến lương thấp -> không nhiệt tình, kỷ luật thấp
sang mô hình hiệu quả: năng suất cao -> tiền lương cao -> nhiệt tình, kỷ luật
cao. Ví dụ: Có chính sách trả lương cao đối với những người làm tốt và có
kinh nghiệm
-

Kiểm tra việc thực hiện các chính sách và thủ tục về quản trị nguồn nhân lực:
 Bộ phận quản trị nhân sự đảm nhận chức năng kiểm tra quan trọng bằng

cách giám sát các bộ phận khác đảm bảo việc thực hiện các chính sách, các
chương trình thuộc về nhân sự đã đề ra hay không. Kiểm tra các thủ tục,
kiểm tra các bộ phận khác đánh giá thành tích nhân viên có đúng không, hay
có bỏ sót 1 phần thành tích nào đó hay không. Kiểm tra thông qua việc đo
lường, đánh giá, phân tích các đơn khiến nại, các tai nạn lao động, các kỳ
hạn chấm dứt hợp đồng, lý do vắng mặt của nhân viên, các biện pháp kỷ
luật, thúc đẩy các bộ phận khác quản trị tài nguyên nhân sự có hiệu quả
hơn.Các cuộc kiểm tra các bộ phận quản trị nhân sự phải được thực hiện
bằng văn bản thông báo các bộ phận được kiểm tra biết và báo cáo lên nhà
quản trị cấp trên của doanh nghiệp.


17

 Chính sách và thủ tục về tuyển dụng: Phòng quản trị phải kiểm tra nắm

tình hình về những chính sách và thủ tục tuyển dụng để đảm bảo hiệu quả
công việc. Ví dụ: hằng nẳm cơ quan xây dựng kế hoạch tuyển dụng để đáp
ứng đủ nhu cầu công việc
 Chính sách và thủ tục về tăng lương: Chính sách và thủ tục về tăng lương

phòng quản trị cũng cần phải nắm rõ. Ví dụ: tăng lương theo hằng năm
hoặc tăng lương theo cấp bậc tùy vào mỗi cơ quan doanh nghiệp
 Chính sách và thủ tục về nghỉ phép: Mỗi cơ quan doanh nghiệp đều làm

đúng thủ tục nghĩ phép hằng năm như các dịp lễ tết… cho nhân viên theo
pháp luật lao động quy định. Ví dụ: Người nào muốn nghĩ phép vì việc
đột xuất của gia đình thì phải viết đơn để phòng quản trị nhân sự giải quyết
 Chính sách và thủ tục thăng tiến: Phòng quản trị nhân sự cần chuẩn bị các

thủ tục thăng chức: bao gồm các chế độ, chính sách, trách nhiệm, quyền
lực, quyền lợi…
BÀI TẬP 1
1. Liệt kê ít nhất 5 tiêu chí để đánh giá hiệu quả quản trị nhân sự của 1 Cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp
-

Đưa ra định hướng rõ ràng bằng cách kết hợp các phương pháp mang tính chiến
lược và chiến thuật vào quy trình đánh giá nhân sự.

-

Khuyến khích đối thoại với nhân viên bằng cách hướng dẫn, hỗ trợ và thúc đẩy

việc truyền thông hiệu quả về quy trình đánh giá nhân sự

-

Đánh giá theo “ Năng lực” và “ Kết quả công việc”.

-

Đánh giá kết quả làm việc của nhân viên và hoạch định đội ngũ nhân sự phải gắn
liền với diễn biến của thị trường cũng như sự phát triển của tổ chức.

-

Gắn việc đánh giá nhân sự với sứ mệnh của tổ chức bằng cách tích cực tham gia
vào quy trình và là một tấm gương cho mọi người.

-

Tính chấp hành quy định, kỷ luật

-

Năng suất lao động

-

Chi phí nhân công

-

Mức độ hài lòng của nhân viên

-

Tỉ lệ nhân viên nghỉ việc

-

Số lượng sáng kiến, cải tiến của nhân viên


18
2. Liệt kê ít nhất 5 tiêu chí để duy trì và động viên nhân lực của 1 Cơ quan, tổ

chức, doanh nghiệp
-

Thiết lập môi trường làm việc tích cực, thân thiện, thoải mái

-

Công nhận, thưởng và ủng hộ hành vi đúng

-

Giữ vai trò và tham gia

-

Phát triển kỹ năng và tiềm năng

-

Đánh giá và đo lường thường xuyên

-

Phúc lợi hợp lý, lương bổng công bằng

-

Có cơ hội phát triển nghề nghiệp

-

Một việc làm mà các nhân viên sử dụng được các kỹ năng thủ đắc của mình.

3. Chọn 1 yếu tố môi trường bên ngoài phân tích tác động của nó tới công tác

quản trị nhân sự trong Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Yếu tố bên ngoài: Nền Kinh tế
-

Kinh tế ảnh hưởng rất nhiều đến công tác quản trị nhân sự. Trong giai đoạn kinh
tế suy thoái hoặc kinh tế bất ổn có chiều hướng đi xuống, công ty một mặt vẫn
cần phải duy trì lực lượng lao động có tay nghề, một mặt phải giảm chi phí lao
động. Phải quyết định giảm giờ làm việc, cho nhân viên nghỉ tạm hoặc cho nghỉ
việc hoặc giảm phúc lợi.

-

Ngược lại, kinh tế phát triển và có chiều hướng ổn định, công ty lại có nhu cầu
phát triển lao động mới để mở rộng sản xuất, tăng cường đào tạo nhân viên.
Việc mở rộng sản xuất đòi hỏi công ty phải tuyển thêm người có trình độ, đòi
hỏi phải tăng lương, tăng phúc lợi và cải thiện điều kiện làm việc để thu hút
nhân tài

-

Từ những năm 2000 đến nay, ngày nào chúng ta cũng thấy những quảng cáo tìm
người lao động ( phổ thông, có trình độ ) vào làm trong các công ty quốc doanh,
tư nhân, liên doanh hay 100% vốn nước ngoài. Vì sợ mất nhân tài, các công ty
quốc doanh cũng như tư nhân đã tăng lương, cung cấp nhiều loại phụ cấp hơn
trước đây để giữ lại nhân viên
BÀI TẬP 2

1. Chọn một yếu tố của môi trường bên trong và phân tích tác động của nó đến

công tác quản trị nhân sự.


19

-

Yếu tố văn hóa của Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có ảnh hưởng rất lớn đến công
tác quản trị nhân Sự. Bất kỳ một Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào cũng phải có
yếu tố văn hóa, tri thức mới đứng vững được. Văn hóa là văn hoá của một tổ chức vì
vậy nó không đơn thuần là văn hoá giao tiếp hay văn hoá kinh doanh như ta thường
nghĩ. Văn hóa không phải là những khẩu hiệu của ban lãnh đạo được treo trước cổng,

trên hành lang hay trong phòng họp mà ló là một hệ thống các giá trị, niềm tin, các
chuẩn mực được chia sẻ, nó thống nhất các thành viên trong một tổ chức. Các tổ chức
thành công là các tổ chức nuôi dưỡng, khuyến khích sự thích ứng năng động, sáng
tạo

-

Văn hóa Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được thể hiện ở nhiều cấp độ khác nhau.
 Cấp thứ nhất là các giá trị tinh thần xác định việc phải làm, hành động của mình

đúng hay sai, có mang lại lợi ích hay thiệt hại chung hay không. Đây là điều Lãnh
đạo Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp mong muốn nhận được ở nhân viên và phải
xây dựng dần từng bước (Có tâm với nghề của mình)
 Cấp thứ hai là nền tảng cho các hành động chính là niềm tin, nhận thức, suy nghĩ

và xúc cảm được coi là đương nhiên ăn sâu trong tiềm thức mỗi cá nhân trong
doanh nghiệp. Các ngầm định nền tảng này là nền tảng cho các giá trị và hành
động của mỗi thành viên.
 Cấp thứ ba được thể hiện ngay trong công việc hàng ngày như cách báo cáo công

việc, giữ gìn tài sản chung, ngôn ngữ khi giao tiếp với đồng nghiệp, đối tác, khách
hàng, các thủ tục hành chính.
 Trong một Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là những Cơ quan, tổ chức,

doanh nghiệp có quy mô lớn, là một tập hợp những con người khác nhau về trình
độ chuyên môn, trình độ văn hóa, mức độ nhận thức, quan hệ xã hội, vùng miền
địa lý, tư tưởng văn hóa… chính sự khác nhau này tạo ra một môi trường làm việc
đa dạng và phức tạp điều này đã làm ảnh hưởng lớn đến công tác quản trị nhân sự .
Ví dụ: Trong công ty điện tử NIDEC sankyo thuộc khu công nghệ cao Quận 9, TPHCM
có vốn đầu tư 100% cuả Nhật Bản, có hàng nghìn công nhân đang làm việc tại đó với

trình độ khác nhau, đến từ các vùng miền khác nhau điều đó đòi hỏi nhà quản trị phải có
những chính sách văn chung cho tất cả mọi người.
 Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải xây dựng và duy trì một nề nếp văn hóa

đặc thù phát huy được năng lực và thúc đẩy sự đóng góp của tất cả mọi người
vào việc đạt được mục tiêu chung của tổ chức bởi vì sự cạnh tranh gay gắt của
nền kinh tế thị trường và xu hướng toàn cầu hóa, buộc các Cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp để tồn tại và phát triển phải liên tục tìm tòi những cái mới, sáng
tạo và thay đổi cho phù hợp với thực tế.


20

Ví dụ: Các công ty Nhật Bản khi đầu tư vào Việt Nam thì phải xây dựng một nền văn
hóa hài hòa với văn hóa Việt Nam vừa có những đặc thù riêng của Văn hóa Nhật Bản.
 Công tác nhân sự đặc biệt quan trọng nó có liên quan trực tiếp và mạnh mẽ với

văn hóa của tổ chức. Văn hóa của tổ chức phụ thuộc vào mỗi nhân viên nên
việc thêm, bớt hay điều động nhân viên cũng phải được xem xét một cách kĩ
lưỡng.
Ví dụ: . Khi điều động nhân viên từ bộ phận B qua bộ phận C, cán bộ nhân sự cũng cần
xem xét tính thích hợp với nền văn hóa của bộ phận C có phù hợp với nhân viên này
không.
 Trong việc tuyển nhân viên từ ngoài vào tổ chức, người ta không chỉ cần tìm

người làm việc giỏi mà còn phải cân nhắc việc tuyển mộ những nhân viên đó
có phù hợp với văn hóa hiện tại của tổ chức không. Các nhân viên mới sẽ bị
ảnh hưởng bởi văn hóa hiện có của tổ chức đó, nên nếu không phù hợp, nhân
viên đó sẽ rời bỏ tổ chức sớm. Thường thì chiều tác động chủ yếu của văn hóa
của tổ chức là từ tổ chức đến cá nhân và chỉ một số ít trường hợp (thường là

cán bộ lãnh đạo) mới có ảnh hưởng ngược lại với văn hóa của tổ chức đó.
Ví dụ: Công ty TNHH Ánh Dương tuyển nhân viên, có 1 ứng cử viên mơi làm việc tại
một công ty ở Mỹ. nhà quản trị nhân sự cần phải cân nhắc xem nhân viên đó có phù hợp
với văn hóa hiện tại của công ty không.
 Khi văn hoá Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp không ăn khớp những gì cần thiết

cho sự thành công của chiến lược thì văn hoá phải được thay đổi một cách nhanh
nhanh chóng nhất. Văn hoá được xác lập càng vững chắc thì càng khó khăn trong
việc thực thi chiến lược mới hay những chiến lược khác nhau. Sự xung đột lớn và
kéo dài giữa chiến lược – văn hoá sẽ làm yếu đi và thậm chí có thể làm thất bại
mọi nỗ lực trong việc thực hiện chiến lược.
 Một liên kết chặt chẽ giữa phương hướng hoạt động và văn hoá chính là đòn bẩy

mạnh cho việc tạo ra các ứng xử nhất quán và giúp nhân viên làm việc trong cách
thức khoa học và có hiệu quả hơn. Khi ấy, Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sẽ tự
tạo ra hệ thống những nguyên tắc không chính thống và áp lực để tiến hành công
việc nội bộ và để mỗi người biết cách thực hiện nhiệm vụ của mình.
2. Chính sách và Quy định liên quan về Nhân sự có tác dụng gì trong Quản trị

nhân sự?
Chính sách và quy định liên quan về Nhân sự chính là một yếu tố của môi trường
bên trong của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.Yếu tố này ảnh hưởng đến Công tác quản
trị nhân sự trong mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.Chính sách và quy định liên quan


21

về nhân sự có vai trò khá quan trọng và có tác dụng to lớn trong công tác Quản trị nhân
sự.
-

Thứ nhất, các chính sách, quy định liên quan về nhân sự giúp thực hiện được chức
năng thu hút, tuyển dụng và bố trí nhân lực. Nghĩa là:
 Các quy định, chính sách nhân sự của một tổ chức đưa ra có thu hút được

nhân lực hay không sẽ đánh giá được tính hấp dẫn của chính sách đó.
 Các quy định, chính sách nhân sự đưa ra đều phải gắn chặt với yêu cầu công

việc dành cho nhân viên. Tất cả các tiêu chuẩn thuê mướn, đánh giá, thăng
thưởng phải ràng buộc chặt chẽ với nhiệm vụ mà nhân viên phải thực hiện.
 Con người bao giờ cũng là yếu tố quan trọng nhất trong mọi hoạt động của cơ

quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Do đó, việc lựa chọn, sắp xếp con người có
năng lực, phẩm chất phù hợp với các vị trí trong bộ máy tổ chức là nhiệm vụ
hàng đầu của nhà quản trị.
 Nhân sự phải gắn liền với tổ chức, với việc sắp xếp con người vào những vị

trí nhất định trong bộ máy tổ chức để đảm bảo khả năng quản trị, điều hành
được một tổ chức cả hiện tại lẫn tương lai. Quản trị nhân sự phải được xem xét
theo quan điểm hệ thống. Việc xác định nguồn nhân sự, vấn đề tuyển chọn, sắp
xếp đề bạt, đào tạo và phát triển, đánh giá nhân viên v.v... cần phải được đặt
trên cơ sở khoa học, trong mối liên hệ tương quan với nhiều vấn đề và chức
năng khác của quản trị. Chúng được xem xét xuất phát từ các chiến lược, kế
hoạch của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp, từ các chính sách nhân sự, kế
hoạch và các điều kiện, hoàn cảnh hiện tại của cơ quan.
 Các chính sách nhân sự sẽ giúp cho việc bố trí nhân viên phù hợp, đáp ứng với

yêu cầu công việc. Những nhà quản trị nhân sự giỏi là người phát hiện ra những
kỹ năng của nhân viên, hiểu biết về tính khí của nhân viên để bố trí phù hợp với
yêu cầu tiêu chuẩn công việc. Một khi con người được sắp xếp, bố trí tương

xứng với công việc sẽ giúp cho tổ chức đó hoạt động với hiệu quả cao và đạt
được sự thỏa mãn của nhân viên.
-

Thứ hai, chính sách và quy định về nhân sự sẽ giúp thực hiện chức năng duy trì
nguồn nhân lực. Nghĩa là: Mọi chính sách, quy định nhân sự được ban hành, thực
hiện trên nguyên tắc vì quyền lợi của người lao động. Nếu những chính sách, quy
định ấy bảo vệ quyền lợi của họ, họ sẽ hết lòng tận tụy với cơ quan, tổ chức, hoặc
doanh nghiệp. Từ đó, nguồn nhân lực được duy trì, luôn ổn định và giúp công tác
quản trị nhân sự phát triển, giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phát triển.

3. Chính sách Tuyển dụng nhân sự của Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thường quy

định những nội dung nào?
a. Chính sách tuyển dụng


22
-

Nguyên tắc tuyển dụng: Thông báo công khai - bảo đảm tính công bằng - cơ hội
bình đẳng cho mọi ứng cử viên và thực hiện đúng theo quy trình tuyển dụng.

-

Đối tượng tuyển dụng: dựa trên tiêu chí tuyển chọn và bố trí sử dụng lao động
 Lao động là người Việt Nam/ người nước ngoài
 Trình độ (tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng, đại học,sau đại học trong và ngoài

nước)

 Kinh nghiệm: Lao động có năng lực, sáng tạo; chuyên môn giỏi, tay nghề kỹ

thuật cao và nhiều kinh nghiệm ( tính bằng năm )
-

Phương pháp tuyển dụng: Thi tuyển và thông qua Hội đồng phỏng vấn trực tiếp.

-

Hình thức tiếp nhận hồ sơ: Nhận trực tiếp, qua bưu điện hoặc email

-

Thông tin tuyển dụng: trên phương tiện thông tin đại chúng.
b. Chính sách đào tạo

-

Liên kết với các cơ sở đào tạo uy tín để đào tạo tại chỗ; Gửi đi đào tạo tại các
Trường đại học; trung tâm đào tạo có chất lượng về công tác quản trị, kỹ năng
nâng cao, nghiệp vụ chuyên môn; đào tạo tại nước ngoài
c. Chính sách thăng tiến và phát triển

-

Đánh giá kết quả thực hiện công việc định kỳ ,tuyển chọn nhân sự nội bộ cho các
vị trí quản lý thông qua thuyên chuyển, đề bạt,…
d. Chính sách lương bổng và đãi ngộ

-

Định kỳ xét điều chỉnh lương, điều chỉnh lương trước thời hạn.

-

Tiền lương trả theo kết quả hoạt động kinh doanh hoặc tiến độ công việc.

-

Thưởng định kỳ, thưởng đột xuất,… ( bằng khen, tham quan, du lịch )

-

Được góp vốn thành lập các công ty con, mua cổ phần,…

-

Bảo hiểm tai nạn, Bảo hiểm y tế, trợ cấp khó khăn đột xuất (cưới hỏi, ốm đau –
nằm viện, thai sản, nghỉ hưu, mất sức, bảo hộ lao động, tham quan – nghỉ mát, học
bổng,…)
e. Môi trường - Điều kiện làm việc


23
-

Điều kiện làm việc: Cung cấp đủ các thiết bị văn phòng cần thiết cho mỗi cán
bộ nhân viên.

-

Môi trường làm việc: tạo không khí thoải mái, vui vẻ khi làm việc. Thường
xuyên được tổ chức các giải thể thao, hội diễn văn nghệ, tổ chức sinh nhật cho
cán bộ nhân viên, các hoạt động chăm lo con em người lao động, các hoạt động
sinh hoạt nhân dịp các ngày lễ.

7. Kỷ luật lao động
-

Các hình thức kỷ luật ( cảnh cáo, đình chỉ, giáng chức, sa thải,…)
BÀI TẬP 3

1. Chính sách tiền lương của Cơ quan, Tổ chức, doanh nghiệp quy định về những

quy định nào?
 Khái niệm tiền lương:
-

Tiền lương là giá cả sức lao động, được hình thành qua thỏa thuận giữa người sử
dụng lao động và người lao động, phù hợp với quan hệ cung cầu lao động trên
thị trường.

-

Tiền Lương còn được thể hiện cụ thể trong từng thành phần kinh tế:
 Đối với thành phần kinh tế Nhà nước và khu vực hành chính sự

nghiệp: Tiền Lương là số tiền mà các Doanh nghiệp quốc doanh,
các cơ quan, tổ chức Nhà nước trả cho người lao động theo cơ chế
chính sách của Nhà nước và được thể hiện trong hệ thống thang, bảng

lương do Nhà nước quy định.
 Đối với các thành phần ngoài quốc doanh, Tiền Lương chịu sự chi phối, tác

động rất lớn của thị trường.
-

Các quyết định về chính sách tiền lương của cơ quan, tổ chức, công ty được quy
định về những nội dung sau:
 Mức lương chung trong Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
 Cơ cấu tiền lương trong Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
 Quy chế tiền lương trong Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

 Mức lương chung và cơ cấu tiền lương trong Cơ quan, tổ chức, doanh

nghiệp
-

Lương tối thiểu vùng


24
 Nội dung này được quy định tại Nghị định 103/2014/NĐ-CP.
 Lương tối thiểu vùng là mức thấp nhất làm cơ sở để doanh nghiệp và người lao

động thỏa thuận và trả lương, trong đó mức lương trả cho người lao động làm
việc trong điều kiện lao động bình thường, bảo đảm đủ thời giờ làm việc bình
thường trong tháng và hoàn thành định mức lao động hoặc công việc đã thỏa
thuận phải bảo đảm:
•

Không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động chưa qua
đào tạo làm công việc giản đơn nhất;

•

Cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động
đã qua học nghề.

•

Mức lương tối thiểu vùng từ 2015 như sau:
 đồng/tháng đối với vùng I.
 2.750.000 đồng/tháng đối với vùng II.
 2.400.000 đồng/tháng đối với vùng III.
 2.150.000 đồng/tháng đối với vùng IV.
-

Thang, bảng lương:

 Bậc: là ký hiệu về tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật đối với thang lương và là chức

danh nghề nghiệp đối với bảng lương.
 Hệ số lương: Cho biết Tiền Lương của một bậc hay một chức danh nào đó

được trả lương cao hơn bao nhiêu lần so với mức lương tối thiểu hoặc mức
lương tối thiểu của Doanh nghiệp nếu là Doanh nghiệp Nhà nước.
 Hệ số tăng tuyệt đối của một bậc, một chức danh nào đó bằng hệ số lương của

bậc đó trừ đi hệ số lương của bậc đứng ngay trước nó.
 Hệ số tăng lương tương đối của một bậc, một chức danh nào đó bằng hệ số

lương của bậc đó chia cho hệ số lương của bậc đứng ngay trước nó. Hệ số này
cho thấy tốc độ tăng Tiền Lương so với bậc trước nó.
-

Lương thử việc & Lương chính thức.

 Tiền lương chính thức là khoản tiền mà người sử dụng lao động trả cho người

lao động để thực hiện công việc theo thỏa thuận tuy nhiên không được thấp hơn
mức lương tối thiểu vùng trên.


25
 Tiền lương thử việc do hai bên thoả thuận nhưng ít nhất phải bằng 85% mức

lương của công việc đó (ít nhất bằng 85% lương tối thiểu vùng).
Ví dụ: Lương tối thiểu vùng tại các Thành phố lớn như Hồ Chí Minh, Vũng Tàu, Đồng
Nai, một số quận huyện của Hà Nội, Hải Phòng là 3.100.000 đồng. Như vậy, lương chính
của người lao động tại các vùng này ít nhất bằng 3.100.000 đồng và lương thử việc tối
thiểu là 2.635.000 đồng.
-

Trả lương chậm từ 15 ngày trở lên phải trả thêm tiền.

 Số tiền này bằng số tiền trả chậm nhân với lãi suất trần huy động tiền gửi có kỳ

hạn 01 tháng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm trả
lương.
 Khi Ngân hàng Nhà nước Việt Nam không quy định trần lãi suất thì được tính

theo lãi suất huy động tiền gửi có kỳ hạn 01 tháng của ngân hàng thương mại,
nơi doanh nghiệp, cơ quan mở tài khoản giao dịch thông báo tại thời điểm trả
lương.
-

Lương làm thêm giờ, làm việc ban đêm, làm thêm ngày lễ.

 Tiền lương làm thêm căn cứ theo đơn giá tiền lương hay tiền lương theo công

việc đang làm như sau:
•

Ngày thường: ít nhất 150%.

•

Ngày nghỉ hàng tuần: ít nhất 200%.

•

Ngày lễ, tết: hưởng ít nhất bằng 300% chưa kể tiền lương ngày lễ, ngày
nghỉ có hưởng lương đối với người lao động hưởng lương ngày.

•

Làm việc ban đêm: ít nhất 30%, nếu làm thêm vào ban đêm vào những
ngày trên thì ngoài khoản này được trả thêm 20%.
-

Thanh toán tiền lương phép năm chưa nghỉ.

 Người lao động do thôi việc, bị mất việc làm hoặc vì các lý do khác mà chưa

nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được thanh toán
bằng tiền những ngày chưa nghỉ.
 Lưu ý: Cách tính bằng bình quân tiền lương theo hợp đồng lao động của 6 tháng

liền kề trước khi người sử dụng lao động tính trả tiền chưa nghỉ phép hàng năm
chia cho số ngày làm việc bình thường của tháng trước liền kề trước thời điểm
tính, nhân với số ngày chưa nghỉ.
 Quy chế tiền lương trong Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.