Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự

Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự
LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay Công nghệ thông tin nói chung.tin học nói riêng đã đóng góp 1 vai
trò quan trọng trong đời sống con người. Các thành tựu đã đang và sẽ được ứng dụng
phát triển trong lĩnh vực kinh tế, chính trị, quân sự của các quốc gia. Nếu như trước
đây, máy tính chỉ được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau như: Quản lý,lưu trữ dữ
liệu, giải trí, điều khiển tự động…Như vậy công nghệ thông tin đã trở thành một công
cụ quản lý cho toàn bộ hệ thống xã hội.
Những năm gần đây, ở nước ta tin học đã ứng dụng rộng rãi trong các doanh
nghiệp. Việc ứng dụng phần mềm quản lý trong các doanh nghiệp đã trợ giúp rất nhiều
các nhà quản lý từ khâu quản lý nhân viên, quản lý tiền lương,…đảm bảo khoa học
chính xác và nhanh chóng.
Thực chất, quản lý thông tin,xử lý thông tin một cách khoa học là nhằm đảm
bảo an toàn thông tin, tránh thông tin bị mất mát, sai sót, đồng thời tiết kiệm thời gian,
tiền bạc và những chi phí không đáng có. Quản lý thông tin trên máy tính là quản lý dữ
liệu, do đó mọi thông tin quản lý trên máy tính phải sắp xếp khoa học và xử lý khoa
học.
Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, vấn đề quản lý dựa vào máy tính
có nhu cầu thiết yếu của mỗi doanh nghiệp. Trong đó,quản lý nhân sự là đề tài đang
thu hút được sự quan tâm, chú ý nhất. Hệ thống thông tin về nhân lực của một doanh
nghiệp là một hệ tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực,thể
lực của từng lao động, bao gồm:về số lượng,chất lượng,trong mọi thời điểm:quá khứ,
hiện tại và dự kiến trong tương lai. Vì vậy, công tác quản lý nhân sự phải tiến hành
thường xuyên, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo
yêu cầu của của quản lý cấp trên nhằm hoàn thành tốt kế hoặc và nhiệm vụ của công
ty trong từng giai đoạn.

1

Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự

 Lý do chọn đề tài
Ngày nay thế giới đang bước vào kỷ nguyên của công nghệ thông tin. Công nghệ
thông tin đã trở thành một nhân tố quan trọng quyết định sự thành công của một tổ
chức chính trị , kinh tế , xã hội cũng như sự phát triển của một quốc gia. Ở nước ta
cũng thể phủ nhận những tác dụng mà công nghệ thông tin mang lại trong các lĩnh vực
đời sống nhất là công tác quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Dựa vào nhu cầu thực tế xã hội đòi hỏi con người phải luôn năng động và sáng
tạo để tạo ra nhiều sản phẩm cho xã hội. Các công ty luôn luôn phát triển , các hồ sơ
tuyển vào sẽ nhiều lên vì vậy đòi hỏi phải cần rất nhiều những kho chứa hồ sơ để lưu
trữ hồ sơ của nhân viên khi vào công ty.
Mỗi lần muốn tìm hồ sơ của một nhân viên nào đó trong công ty người quản lý
nhân sự lại phải tìm lần lượt trong kho chứa xem hồ sơ nhân viên đó đang ở đâu. Như
vậy mất rất nhiều thời gian mà có khi không tìm ra do hồ sơ nhân viên quá nhiều.
Công việc lưu trữ hồ sơ sẽ nhiều lên. Việc thống kê báo cáo hàng tháng, hàng năm sẽ
gặp rất nhiều khó khăn nếu thông tin nhân viên ngày càng nhiều
Khi nhân viên trong công ty thôi việc người quản lý nhân viên công ty phải tìm
trong kho xem hồ sơ đó ở đâu để chuyển sang kho lưu trữ thôi việc. Nếu Hàng ngày cứ
lặp đi lặp lại nhiều lần như vậy người quản lý nhân sự sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong
công tác lưu trữ và quản lý.
Quản lý nhân sự là một trong những vấn đề then chốt trong mọi công ty. Quản lý
nhân sự không tốt sẽ dẫn đến nhiều vấn đề bất cập trong công ty. Chúng ta luôn thấy
những tình trạng chấm nhầm công hoặc lưu trữ sai thông tin nhân viên, như vậy sẽ dẫn
đến những xáo trộn khi phát lương…Vì vậy yêu cầu đặt ra ở đây là làm thế nào để có
thể lưu trữ hồ sơ và lương của nhân viên một cách hiệu quả nhất, giúp cho nhân viên

trong công ty có thể yên tâm và thoải mái làm việc đạt kết quả cao.
Dựa trên nhu cầu thực tế xã hội nhằm giải quyết để giảm đi những bất cập trong
công tác quản lý nhân sự và lương trong công ty, giải pháp hiệu quả nhất hiện nay là
đầu tư công nghệ và thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa
trong điều hành và quản lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục vụ , đổi mới phương
pháp quản lý, tăng năng xuất hiệu quả…
Vì vậy , trong thời gian thực tập ở công ty Cổ phần Portal Beanz Việt Nam em
đã tiếp xúc với dự án của công ty trong đó có phần mềm quản lý nhân sự , và được sự
hướng dẫn của cô Võ Thị Trang e quyết định chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản
lý nhân sự ”.
2


Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự

 Giới thiệu đề tài
Phần mềm quản lý nhân sự là phần mềm hỗ trợ cho công việc quản lý của
người quản lý được chính xác, nhanh nhạy và làm việc có hiệu quả nhất. Ngày nay,
hầu hết các công ty không chỉ các công ty, doanh nghiệp lớn mà những công ty với
doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có phần mềm quản lý nhân sự giúp công ty ngày càng
phát triển hơn trong vấn đề quản lý.

 Mục đích nghiên cứu
Vận dụng tổng hợp những kiến thức đã học để tiến hành xây dựng ứng dụng
Quản lý nhân sự.
Tìm hiểu thực trạng quản lý nhân sự trong các các công ty, doanh nghiệp để triển
khai hệ thống quản lý cho phù hợp.
Khai phá lợi ích của ứng dụng quản lý,đảm bảo độ chính xác, an toàn và nhanh

chóng.

 Phạm vi nghiên cứu
Tìm hiểu thực trạng Quản lý nhân sự của Công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu.
Tìm hiểu một số công cụ và ngôn ngữ hỗ trợ quá trình xây dựng ứng dụng .
Các chức năng của ứng dụng quản lý.
Quy trình xây dựng ứng dụng quản lý.

 Phương pháp nghiên cứu
Tiến hành thu thập và phân tích những thông tin, tài liệu liên quan đến đề tài để
hình thành nên những ý tưởng tổng quan.
Xác định các yêu cầu nhằm phân tích thiết kế hệ thống chương trình cho phù
hợp.

3


Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự
LỜI CẢM ƠN

Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ
trợ, sự giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù là trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt
thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường Đại học đến nay, em đã nhận được rất
nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của Thầy Cô, gia đình và bạn bè.
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến Thầy Cô ở Khoa trường Đại Học
đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho
em trong suốt thời gian học tập tại trường. Và đặc biệt, trong kỳ này, Khoa đã tổ chức
cho em được tiếp cận với môn học rất hữu ích đối với sinh viên ngành . Đó là môn:

“Đồ án tốt nghiệp”.
Em xin chân thành cám ơn cô đã tận tâm hướng dẫn em qua từng buổi thực tập
trên trung tâm cũng như những buổi nói chuyện, thảo luận về dự án. Trong thời gian
được học tập và thực hành dưới sự hướng dẫn của cô , em không những thu được rất
nhiều kiến thức bổ ích, mà còn được truyền sự say mê và thích thú đối với bộ môn
“Đồ án tốt nghiệp”. Nếu không có những lời hướng dẫn, dạy bảo của cô em nghĩ đồ án
này của em rất khó có thể hoàn thành được.
Mặc dù đã rất cố gắng hoàn thiện đồ án với tất cả sự nỗ lực, tuy nhiên đồ án “”
sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự quan tâm, thông
cảm và những đóng góp quý báu của các Thầy Cô để đồ án này ngày càng hoàn thiện
hơn.

4


Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự

Chương I:Mô tả bài toán
1.1.Giới thiệu chung về đơn vị thực tập
1.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
Giới thiệu chung
Công ty cổ phần Portalbeanz
Số 74 phố Doãn Kế Thiện,Phường Mai Dịch,Quận Cầu Giấy,Hà Nội
Email:
Khẩu hiệu: We Growth For Your Business
Công ty Cổ phần Portalbeanz được đăng ký thành lập ngày 6-7-2016 là một
Công ty tin chuyên cung cấp phần mềm, dịch vụ,hệ thống và các giải pháp về Công
nghệ thông tin được sáng lập và lãnh đạo bởi các chuyên ngành quản lý, chuyên gia

công nghệ có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực công nghệ thông tin có cùng ý
tưởng đến từ nhiều tổ chức, doanh nghiệp trong lĩnh vưc khác nhau.

Portalbeanz xuất phát với những thế mạnh từ việc tập trung nghiên cứu phát triển
các sản phẩm phần mềm đặc thù trên nền tảng phần mềm nguồn mở song song với
việc tiếp nhận và thực hiện các dự án dịch vụ trực tiếp với các khách hàng, đội ngũ kỹ
sư của chúng tôi đã được tiếp cận công nghệ tiên tiến, và học hỏi được những kiến
thức và kinh nghiệm của bạn hàng để củng cố sức mạnh của chính mình.
Tài sản quý giá và nhân tố đưa Portalbeanz giá nhập thị trường chính từ sự quyết
tâm, ý tưởng xây dựng sản phẩm cùng chí hướng của đội ngũ lãnh đạo và các thành
viên sáng lập từ ngày đầu thành lập. Đến nay, chặng đường chưa thực hiện đươc nhiều
tuy nhiên Portalbeanz tự tin khẳng định những bước đi vững chắc trên con đường
chinh phục thị trường .
5


Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự

Portal beanz việt nam nghiên cứu và áp dụng công nghệ mới trong việc tạo ra các
sản phẩm mới để đáp ứng tất cả các hạn chế yêu cầu để đóng góp phần nâng cao chất
lượng cuộc sống của công nghệ cốt lõi Mobility và Cloud Computing.
Nhiệm vụ của Công ty
Buôn bán kinh doanh có hiệu quả,bảo toàn và phát triển vốn.
Bồi dưỡng , đào tạo đội ngũ cán bộ không ngừng nâng cao trình độ, chuyên môn
nghiệp vụ, trình độ chính trị đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và mở rộng thị trường bán
buôn bán lẻ các loại thiết bị máy tính
Bồi dưỡng những lập trình viên cho tương lai để tạo ra những sản phẩm hữu ích
trong công nghệ thông tin nhằm đưa ra ứng dụng tốt hơn trong thực tế.

Thực hiện quy chế dân chủ và chế độ làm việc theo năng lực, hưởng theo kết
quả,hiệu quả kinh doanh. Phấn đấu đảm bảo hài hòa lợi ích của nhà nước, của doanh
nghiệp.
Hoạt động sản xuất kinh doanh phải thực hiện theo hàng lang pháp luật, quy
định.
Tập thể cán bộ nhân viên trong công ty chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật, nội quy.
Thực hiện nghiêm chỉnh chính sách của Đảng và Nhà nước, Xây dựng nếp sống văn
minh.
1.1.2.Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu được tổ chức theo quan hệ trực tuyến. Ban giám đốc trực tiếp chỉ đao và
giúp đỡ các phòng ban nắm bắt được tình hình thực tế một cách kịp thời để đưa ra
những quyết định một cách đúng đắn chính xác hỗ trợ giám đốc là có phó giám đốc,
các phòng ban có nghiệp vụ có chức năng tham mưu, chỉ đạo hướng dẫn và chịu trách
nhiệm trước giám đốc về lĩnh vực mà bộ phận mình chịu trách nhiệm.
Công ty gồm có: Giám đốc công ty, phó giám đốc công ty, phòng quản lý nhân
sự, phòng kế toán, phòng thiết kế.
Trong đó:
Giám đốc công ty: Là người đứng đầu công ty, là người lãnh đạo công ty có
trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ quá trình hoạt động của công ty. Là người phụ
trách chung các hoạt động quản lý. Chịu trách nhiệm về vấn đề công ăn việc làm,đảm
bảo đời sống vật chất cho nhân viên Công ty.

6


Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự

Phó giám đốc công ty: Là người hỗ trợ cho giám đốc và có trách nhiệm phụ

trách công tác kế hoạch làm việc, có trách nhiệm đôn đốc theo dõi giúp đỡ những bộ
phận được giám đốc phân công phụ trách hoàn thành mục tiêu nhiệm vụ đề ra. Quản lý
chỉ đạo về mặt kỹ thuật trong công ty, thay mặt giám đốc trong một số trường hợp khi
được ủy quyền bằng văn bản và chịu trách nhiệm cá nhân trước giám đốc và pháp luật.
Được tham gia đê xuất với giám đốc trong công tác quản lý, tổ chức và điều hành và
xây dựng chiến lược kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn.
Phòng quản lý nhân sự : Có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác tổ
chức lao động như : Tiến hành tuyển dụng nhân viên, tổ chức các phong trào khen
thưởng, kỷ luật, thực hiện công tác bảo vệ ở công ty. Xây dựng mô hình tổ chức bộ
máy quản lý công ty. Làm báo cáo tuyển dụng, xếp lương, nâng lương, khen thưởng,
xây dựng định mức nhân viên.
Giúp lãnh đạo công ty thực hiện chức năng, nhiệm vụ các phòng ban, nhân vien
mới vào. Thực hiện các chế độ báo cáo định kỳ thường xuyên.
Phòng kế toán : Có chức năng tham mưu cho giám đốc điều hành và quản lý
trong lĩnh vực tài chính. Chịu trách nhiệm theo dõi kịp thời, liên tục có hệ thống các số
liệu về quỹ và tài sản của công ty. Lập và kế hoạch thực hiện kế toán, tài chính, lập báo
cáo hàng tháng, quý, năm theo qui định. Chịu trách nhiệm và xây dựng kế hoạch tài
chính.. Thực hiện thống kê và chức năng xây dựng các mức lao động và tiền
lương,xác định quỹ lương, các hình thức tiền lương tính trả lương cho cán bộ nhân
viên trong công ty.
Phòng thiết kế:Phòng thiết kế chuyên thiết kế và xây dựng phần mềm, công ty
nhận những dự án về bài toán quản lý ví dụ như những bài toán xây dựng bài toán
quản lý nhân sự của một công ty nào đó, hoạch xây dựng bài toán quản lý học phí cho
một trường học nào đó… và phòng thiết kế có nhiệm vụ thực hiện và hoàn thành dự án
đó.
1.1.3.Các ngành nghề kinh doanh
Buôn bán máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm .
Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông.
Lập trình máy vi tính(Ngành chính).
Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi

tính.
Cổng thông tin.
7


Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự

Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan.
Quảng cáo.
1.2.Thực trạng bài toán nghiên cứu.
Thực trạng quản lý bài toán tại đơn vị khảo sát
Công ty Công ty cổ phần Portalbeanz Việt Nam có nhận dự án về phần mềm
quản lý nhân sự cho công ty TNHH TM và ĐT Cánh Hải Âu. Qua quá trình thực tập ở
công ty em được tham gia và tìm hiểu về dự án đó.
Đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự của công ty TNHHTM và ĐT Cánh
Hải Âu”. Và sau đây em sẽ giới thiệu về cơ cấu tổ chức của công ty và tình hình quản
lý nhân sự của công ty tại thời điểm hiện tại.
1.2.1.Giới thiệu về công ty.
1.2.1.1.Giới thiệu chung.
Công ty TNHHTM và ĐT Cánh Hải Âu chuyên buôn bán các mặt hàng tiêu
dùng .Công ty gồm có sáu mươi thành viên gồm có giám đốc, các phòng ban, nhân
viên… Ban đầu thì công ty chỉ là một công ty nhỏ, ít nhân viên, nay công ty có quy mô
lớn hơn với số lượng nhân viên, số lượng hàng hóa ngày càng nhiều.
Đứng đầu là giám đốc công ty chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động sản xuất
kinh doanh và điều hành công ty, là đại điện pháp nhân cho công ty. Giúp việc và
tham mưu cho giám đốc là phó giám đốc và các phòng ban chức năng.
Cơ cấu tổ chức công ty đảm bảo được nguyên tắc tập trung dân chủ, đảm bảo chế
độ 1 thủ trưởng toàn công ty, đồng thời cơ cấu tổ chức của công ty gọn, linh hoạt,

giúp cho người quản lý nhanh nhạy trong việc tiếp nhận và giải quyết các vấn đề một
cách hợp lý, làm việc có hiệu quả cao.
Ngoài môi trường làm việc đem lại hiệu quả cao thi công ty còn có chế độ đãi
ngộ hợp lý. Công ty TNHHTM và ĐT Cánh HẢi Âu luôn trả lương cho công nhân
viên đúng thời hạn trong điều kiên có thể. Trong những trường hợp công ty không thể
trả lương đúng kỳ hạn thì công ty luôn có thông báo trước cho cán bộ công nhân viên.
Việc xếp lương cho công nhân viên được căn cứ vào hệ số thang bảng lương, và
sự cống hiến của họ cho công ty.
Trong việc đề bạt thì thường thông qua bầu xét duyệt của các phòng ban cơ sở.
Việc xét duyệt đề bạt thường công khai và luôn dựa vào năng lực cống hiến của nhân
viên. Bên cạnh khen thưởng đề bạt thì công ty còn có hình thức kỷ luật nghiêm khắc
8


Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự

công bằng đối với mọi thành viên vi phạm các kỷ luật lao động. Hàng năm công ty
cũng có những đợt cho cán bộ đi đào tạo. Tạo cơ hội thăng tiến cho họ, giúp họ luôn
có động lực để phấn đấu, không ngừng vươn lên học hỏi để đáp ứng yêu cầu công
việc.
Với chính sách quản trị nhân sự đã tạo cho công ty một tập thể vững mạnh, và
luôn vượt qua mọi khó khăn. Và tạo nên sự gắn bó lâu dài giữa nhân viên với công ty.
Tuy nhiên thì chính sách quản lý nhân sự của công ty vẫn có nhiều vấn đề chưa được
phù hợp.
1.2.1.2.Cơ cấu tổ chức của công ty .

Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHHTM và ĐT Cánh Hải Âu

Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận trong công ty
Ban giám đốc:gồm có giám đốc: giám đốc là người góp vốn nhiều nhất,chịu
trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty, chỉ đạo hoạt động kinh
doanh của công, quan tâm đến đời sống của cán bộ công nhân viên hay tổ chức bộ máy
hoạt động.
Phòng hành chính nhân sự:bao gồm 1 trưởng phòng và 2 nhân viên. Thực hiện
chức năng chủ yếu là quản lý công tác tổ chức cán bộ. Đào tạo vào tuyển dụng lao
động, quản lý quỹ của công ty để có các chế độ chính sách cho nhân viên.
Phòng tài chính kế toán: Gồm có trưởng phòng với nhân viên kế toán.Có chức
năng thống kế các quá trình làm việc của công ty để dựa vào đó tính lương cho nhân
viên trong công ty.
9


Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự

Phòng quản lý bán hàng: Có chức năng quản lý quá trình bán hàng của nhân
viên như những mặt hàng bán được, những mặt hàng không bán được trong ngày..
Phòng quản lý kho: Thực hiện việc nhập hàng hóa vào kho,xuất kho và kiểm kê
những hàng hóa còn tồn trong kho.
1.2.2.Thực trạng quá trình quản lý nhân sự của công ty.
Hiện nay công ty TNNHH và ĐT Cánh Hải Âu quản lý vấn đề nhân sự trên sổ
sách và giấy tờ.
Quản lý hồ sơ nhân viên: Công nhân khi làm việc tại công ty đều phải nộp hồ
sơ xin việc bao gồm đơn xin việc ,sơ yếu lý lịch,giấy khám sức khỏe. Khi được tuyển
dụng thì phải đi thử việc trước một tháng. Tháng thử việc đầu tiên được hưởng 70%
lương. Nếu hồ sơ được chấp nhận thì sẽ chính thức là nhân viên và được hưởng lương
bình thường , nếu không được hoàn trả lại hồ sơ. Thông tin của nhân viên cần cập

nhập vào sổ sách để quản lý gồm họ tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh,địa chỉ ở hiện
tại, ngày vào làm việc. Những thông tin trên được ghi vào danh sách nhân viên.

Hình 1.2 Hồ sơ nhân sự của Công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu

10


Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự

Hình 1.3 Hồ sơ quản lý nhân sự của Công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu
Quản lý chấm công, tính lương
Công việc chấm công hiện nay của công ty là hàng ngày được ghi vào sổ và theo
dõi năng suất. Sau đó tổng hợp lại cuối mỗi tháng để làm cơ sở tính lương. Bảng theo
dõi năng suất bao gồm Họ Tên, ngày tháng,….
Bảng theo dõi năng suất sẽ được kiểm tra đối chiếu với số ngày công của nhân
viên xem có đúng không. Nếu không đúng sẽ điều chỉnh lại. Nếu đúng thì sẽ thực hiện
tính lương của nhân viên theo bảng tính lương của công ty.

Hình 1.4 Bảng chấm công của Công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu
11


Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự

Hiện nay thì công ty vẫn tính lương trên sổ sách và nhờ sự hỗ trợ của máy tính

để tính lương nhưng quá trình tính lương vẫn còn thủ công .

Hình 1.5 Bản tính lương của nhân viên Công ty TNNHH và Đầu Tư Cánh Hải Âu.
Như vậy, Việc theo dõi chấm công từng ngày và tính lương hàng tháng trên sổ
sách giấy tờ như vậy không thể tránh khỏi những sai xót. Thống kê báo cáo là một
nhiệm vụ quan trọng nhưng được thực hiện không hoàn chỉnh . Mà có những báo cáo
thì mỗi thành viên trong bán giám đốc mới tiếp cận được đầy đủ thông tin. Như vậy
việc quản lý thủ công sẽ dẫn đến những khó khăn như:
Chi phí về thời gian cho việc tìm kiếm, lưu trữ thông tin lớn, xử lý chậm chạp,
thiếu chính xác, dễ nhầm lẫn, thông tin không đồng đều.
Không đáp ứng kịp thời yêu cầu của ban giám đốc cho việc tìm thông tin nhanh.
Khối lượng hồ sơ lớn, việc cập nhập, lưu trữ, bổ sung, tra cứu…tiêu tốn nhiều về
vật chất và con người.
Với sự phát triển bùng nổ của thông tin, vấn đề khai thác, xử lý thông tin…yêu
cầu ngày càng cao, đòi hỏi chính xác, kịp thời, đầy đủ mà hệ thống thông tin hiện tại
chưa đáp ứng được.
Vì vậy, Hệ thống mới của công ty được xây dựng gần gũi với hệ thống cũ tạo
điều kiện chuyển đổi dễ dàng hệ thống quản lý thủ công sang hệ thống quản lý tin học
hóa.
12


Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự

1.2.2.Mô tả bài toán.
Xây dựng chương trình “quản lý nhân sự” nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý
thông tin nhân viên …cho công ty TNHH và ĐT Cánh Hải Âu
Bài toán đặt ra là phân tích thiết kế hệ thống thông tin vấn đề đặt ra là vì sao phải

quản lý? và quản lý như thế nào để công việc có hiệu quả, tiết kiệm được thời gian cho
người quản lý.
Phần mềm quản lý nhân sự phục vụ công tác quản lý nhân sự, người quản lý có
khả năng bao quát và điều hành nhân sự, chịu trách nhiệm đưa ra các thống kê, báo
cáo định kỳ và thường xuyên về tình hình hoạt động của công ty. Các khâu chuyên
trách khác của nhân sự sẽ do nhânviên trong bộ phận nhân sự quản lý đảm nhiệm.
Quản lý nhân sự sẽ có các bộ phận chuyên tách riêng cho các công việc liên quan đến
nghiệp vụ nhân sự.
Ngoài ra bộ quản lý phải theo dõi việc chấm công để chuyển số liệu cho phòng
kế toán tính và trả lương cho nhân viên. Hàng quý, bộ phận quản lý phải báo cáo lên
lãnh đạo về số lao động và số người nghỉ hưu, số hợp đồng lao động mới kí.
Do vậy, em đã chọn đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho Công ty
TNHH TM và ĐT Cánh Hải Âu” mong rằng công ty có một hệ thống nhân sự mới để
việc quản lý của công ty với nhân viên dễ dàng hơn.
Vì vậy trong bước đầu xây dựng bài toán thì chúng em quan tâm chủ yếu đến
những phần chính như sau:
Mô hình mới xây dựng của bài toán
1.2.2.1.Quản lý hồ sơ nhân viên.
Phòng nhân sự có trách nhiệm thực hiện chức năng này thông qua việc lập và
điều chỉnh hồ sơ nhân viên.
Khi công ty có nhu cầu và đã thực hiện tuyển dụng để đưa ra quyết định tuyển
dụng một nhân viên mới từ ban giám đốc, phòng nhân sự sẽ lập danh sách và hồ sơ cá
nhân của nhân viên mới này.
Trong quá trình hoạt động, phòng nhân sự sẽ xem thông tin của nhân viên mới
trong công ty để có thể cập nhật các thông tin mới về nhân viên; đồng thời để phát
hiện sai sót nhằm tiến hành thay thế, sửa đổi thông tin nhân viên. Tất cả các thông tin
được lưu lại hệ thống hồ sơ nhân viên làm cơ sở cho kiểm tra của Ban Giám Đốc.
Đồng thời nếu giám đốc xem hoặc chỉnh thông tin nhân sự thì phòng quản lý
nhân sự lấy thông tin của nhân viên từ hệ thống để báo cáo với Ban Giám Đốc.
13

Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự

Với nhiệm vụ theo dõi hồ sơ nhân viên khi giám đốc có quyết định một nhân
viên trong công ty thay đổi mức lương, phòng nhân sự sẽ tiến hành chỉnh mức lương
của nhân viên đó trong hệ thống, các thông tin về điều chỉnh này sẽ được lưu trong hệ
thống và làm cơ sở cho việc tính lương của phòng kế toán.
Một nhân viên trong công ty thôi không làm việc,sau khi đã có quyết định của
Ban Giám Đốc, phòng nhân sự sẽ tiến hành hủy bỏ thông tin về nhân viên.
Trong công ty có nhiều phòng ban khác nhau như phòng giám đốc, phòng nhân
sự, phòng kế toán, phòng quản lý bán hàng, nhưng các phòng ban thì được quản lý
chung bởi phòng nhân sự, phòng nhân sự có nhiệm vụ cập nhật thông tin của nhân
viên từng phòng ban.
Trong mỗi phòng ban thì gồm có mã phòng ban và tên phòng ban, số lượng nhân
viên trong phòng ban đó, chức vụ của nhân viên đó là gì.
Tất cả các nhân viên trong công ty sẽ được phòng quản lý nhân sự cập nhật thông
tin như họ tên, ngày sinh, chức vụ, trình độ học vấn, quê quán, số điện thoại, ngày bắt
đầu làm việc…
Khi nhân viên phòng quản lý nhân sự muốn tìm kiếm một nhân viên nào đó bất
kì thì chỉ cần nhập mã nhân viên đó thì có thể dễ dàng xem được thông tin về nhân
viên đó như: nhân viên đó thuộc phòng ban nào, chức vụ gì, họ tên, ngày sinh , quê
quán…
Thông tin nhân viên của các phòng ban sẽ được nhập và lưu trên máy tính để
quản lý. Người quản lý nhân sự có trách nhiệm tạo danh sách từ những thông tin trong
đơn xin việc của nhân viên cộng với những thông tin về mã nhân viên, chức vụ công
tác, phòng ban và mức lương của nhân viên. Một nhân viên có một chức vụ duy nhất,
một nhân viên có một chuyên môn nhất định.

Lập danh sách nhân viên gồm các bước:
Tạo mã nhân viên cho nhân viên đó theo qui ước của công ty.
Điền họ và tên nhân viên ứng với mã nhân viên đó.
Điền thông tin chi tiết về nhân viên như: Giới tính, Ngày sinh, Địa chỉ, điện
thoại, trình độ…
Nhập phòng ban nhân viên đó làm việc.
1.2.2.2.Quản lý chấm công,tính lương.
Chấm công
14


Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự

Phòng nhân sự có trách nhiệm thực hiện hoạt động này với chức năng cập nhật
và điều chỉnh chấm công.
Hằng ngày, phòng nhân sự cập nhật thông tin chấm công từ ngày đầu tháng đến
cuối tháng của nhân viên vào hệ thống của công ty.
Khi công ty có nhu cầu tăng cường nhân lực làm thêm giờ thì ban giám đốc sẽ ra
quyết định cho phòng nhân sự điều động nhân viên làm thêm giờ.Việc điều động của
phòng nhân sự phải dựa trên cơ sở nhập nhập thông tin về thực tế của nhân viên trong
tháng bố trí,sắp xếp phù hợp.
Khi nhân viên đã làm thêm giờ , phòng nhân sự sẽ cập nhật tiếp ngày thêm vào
bảng chấm công, thông tin này được lấy từ phía nhân viên.
Vào cuối tháng nhân viên phòng nhân sự kiểm tra xem số ngày nghỉ có phép,
ngày nghỉ không phép của nhân viên và hệ thống sẽ tổng hợp lại bảng chấm công vào
cuối tháng, sau đó in ra danh sách bảng chấm công của nhân viên, rồi đối chiếu thực
tế.
Cuối tháng phòng nhân sự sẽ dựa trên bảng chấm công đã kiểm tra để báo cáo

chấm công rồi chuyển bảng chấm công sang cho bộ phận kế toán tính lương.
Bảng chấm công bao gồm: số thứ tự, họ tên nhân viên, số ngày làm việc, số ngày
nghỉ phép, số ngày nghỉ không phép, số ngày nghỉ có lương…
Công việc chấm công này sẽ được nhân viên phòng nhân sự cập nhật và điều
chỉnh kết quả chấm công hàng tháng,theo dõi quá trình làm việc.
Theo dõi chấm công cho nhân viên hàng tháng,để nắm bắt tình hình làm việc của
từng nhân viên trong công ty.
Thời gian làm việc tại công ty bắt đầu từ 8h đến 11h30 và chiều từ 1h30 đến
5h30.
Việc chấm công sẽ được làm hàng ngày,phục vụ cho việc tính lương hàng tháng.
Quản lý lương.
Quản lý lương của nhân viên do phòng kế toán và phòng nhân sự đảm nhiệm.
Phòng kế toán lập báo cáo tính lương dựa vào bảng chấm công lấy từ phòng nhân sự.
Cuối tháng phòng kế toán sẽ nhận báo cáo chấm công đã được giám đốc duyệt
của phòng nhân sự,đồng thời cập nhật thông tin về mức thưởng và các khoản phụ cấp
và các khoản như BHYT, BHXH…vào hệ thống để làm cơ sở tính lương.

15


Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự

Dựa vào các thông tin, kế toán sẽ thống kê để lên bảng lương là mức lương
hưởng của mỗi nhân viên.
Sau khi được Giám đốc xét duyệt, nhân viên sẽ nhận lương, kế toán sẽ lập các
báo cáo về lương, thưởng, báo cáo về thuế thu nhập, BHYT, BHXH.
Việc nhân viên các phòng ban được tăng lương hay chuyển phòng ban thì khi đó
kế toán sẽ điều chỉnh lương lại cho nhân viên.

Lập phiếu tính lương cho từng nhân viên gồm: mã nhân viên, tên nhân viên,
lương ngày công, phụ cấp, tổng thu nhập…
Cách tính lương:
Cách tính lương chung
Hệ số lương theo bằng cấp:
Hệ số lương Đại Học

2.34

Hệ số lương Cao Đẳng

1.8

Hệ số lương Trung cấp

1.55

Bảng 1.1 Bảng hệ số lương theo bằng cấp

Bảng hệ số lương theo chức vụ:
Chức vụ

Hệ số chức vụ

Giám Đốc
Trưởng phòng

0.3
0.2

Bảng 1.2 Hệ số lương theo chức vụ
Lương ngày = ( Lương cơ bản *hệ số lương)/số ngày qui định trong tháng
Tạm ứng = Tiền thực tạm ứng <=1/2 *lương cơ bản *hệ số lương
Lương chính = Lương hàng ngày * số ngày công
Lương thêm giờ = 150% *lương ngày *số ngày thường làm thêm
= 200% *lương ngày *số ngày ngày chủ nhật làm thêm
= 300% * lương ngày* số ngày lễ làm thêm
16


Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự

Tiền phụ cấp chức vụ và bằng cấp = lương chính * hệ số chức vụ *Hệ số bằng
cấp.
Các khoản phụ cấp khác như:
Chuyên cần 300.000đ
Sinh hoạt : 150.000đ
Trợ cấp thâm niên: 50.000 =>150000đ
Con nhỏ:50 000đ
Lương tháng 13
Thưởng lễ tết
Các khoản khấu trừ như:
BHXH = 5% * lương chính
BHYT = 1% *lương chính
Tổng lương = Lương chính + Tiền phụ cấp +Lương làm thêm giờ(nếu có) -tạm
ứng - các khoản khấu trừ.
Số liệu đầu vào và đầu ra
Số liệu đầu vào:

Hệ thống quản lý nhân sự:
Tình trạng nhân sự hiện tại, gồm các trường: Mã phòng ban, Mã nhân viên, Mã
chức vụ, họ tên, giới tính, số CMND, ngày cấp, nơi cấp, dân tộc, tôn giáo, ngày sinh,
nơi sinh, quê quán, trú quán, chỗ ở hiện tại, thành phần gia đình, trình độ học vấn,
ngày vào công ty, lý lịch gia đình, quá trình công tác, quá trình học tập, ngạch lương,
phụ cấp trách nhiệm, bậc lương, số sổ BHXH, hệ số lương, BHYT, BHXH…
Quá trình biến động của nhân sự, gồm các Form sau:
Lý lịch nhân viên
Quyết định tăng lương
Quyết định thôi việc
Quyết định nghỉ việc hưởng BHXH một lần
Quyết định nghỉ hưu
Quyết định đào tạo, bồi dưỡng
17


Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự

Quyết định khen thưởng
Quyết định kỷ luật
Số liệu đầu ra:
In lý lịch chi tiết cho 1 hoặc nhiều nhân viên
In ra danh sách chi tiết của nhân viên.
In bảng lương chi tiết hàng tháng cho nhân viên bao gồm các khoản thưởng, bảo
hiểm xã hội và các khoản giảm trừ, kỷ luật
In báo cáo chấm công cho 1 nhân viên hay toàn thể nhân viên
Chức năng của hệ thống:
Hệ thống yêu cầu đăng nhập trước khi thực hiện các công việc quản lý trên phần

mèm và được sử dụng các chức năng quản lý tương ứng với quyền hạn người đăng
nhập
Menu chính gồm có hệ thống đăng nhập, hệ thống quản lý hồ hơ nhân viên, hệ
thống quản lý chấm công, tính lương, hệ thống tra cứu, Báo cáo thống kê.
Chức năng quản lý hệ thống có đăng nhập, đổi mật khẩu, thoát.
Chức năng quản lý hồ sơ nhân viên: quản lý tất cả thông tin nhân viên trong công
ty, như thêm, sửa, xóa nhân viên..
Chức năng báo cáo thống kê chỉ áp dụng cho người quản lý phòng nhân sự
Chức năng tra cứu: có thể tra cứu nhân viên theo mã nhân viên, tên nhân viên..

18


Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1. Sơ đồ phân cấp chức năng.
Chu trình quản lí nhân sự và tiền lương là quá trình quản lý nhân sự ,tính
lương ,trả lương và báo là hoạt động của bất cứ một doanh nghiệp nào.Trong quản lí
nhân sự và tiền lương có hoạt động quản lí nhân sự tại bộ phận này có 3 bộ phận :quản
lí phòng ban,quản lí nhân viên , quản lí công việc .Hoạt động tính lương có 5 hoạt
động : lương cơ bản ,phụ cấp ,thưởng , tạm ứng và các khoản giảm trừ .Hoạt dộng trả
lương và báo cáo gồm có 4 hoạt động : phiếu xác nhận sản phẩm , bảng chấm công ,
bản thanh toán tiền lương , và phiếu lương.
Sau đây là sơ đồ phân cấp chức năng FHD chu trình tiền lương tại công ty
cổ phần Portalbeanz

19

Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự
Quản lý nhân sự

Quản lý hệ thống

Quản lý hồ sơ

Đăng nhập

Quản lý tính lương

Tìm kiếm

Báo cáo thống kê

Lưu hồ sơ cá nhân Bảng chấm côngTra cứu hồ sơ nhân viên
Báo cáo lương

Sao lưu phục hồi
Lưu hợp đồng lao động

Tra cứu nhân viên theo phòng ban
th
Tính lương

Phân quyền

Báo cáo nhân viên

Hình 2.1 Sô đồ phân rã chức năng của hệ thống quản lý nhân sự

Đây là hệ thống "quản lý nhân sự " công ty công ty cổ phần TNHH TM và ĐT
Cánh Hải Âu. Khi nhân viên được công ty tuyển dụng, kế toán sẽ cập nhật thông tin
nhân viên vào máy tính để quản lý. Công ty sẽ chấm công nhân viên mỗi ngày và trả
lương cho nhân viên vào cuối tháng hay đầu tháng kế tiếp. Hồ sơ nhân viên được
quản lý ở phân hệ “Quản lý hồ sơ nhân viên”. Từ phân hệ này cũng cho ta biết nhân
20


Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự

viên đó làm việc toàn thời gian hay bán thời gian. Như vậy các phân hệ khác cũng có
thể sử dụng thông tin của phân hệ này. Nhờ phân hệ này mà ta có thể thực hiện chấm
công, tính lương cho các nhân viên làm việc bán thời gian ấy.
Ngoài ra hệ thống còn cho phép thực hiện các chức năng như tìm kiếm, trích
xuất báo cáo, thống kê theo yêu cầu.
Xây dựng hệ thống "quản lý nhân sự " nhằm giúp cho công ty quản lý nhân viên
hiệu quả hơn, đồng thời giảm nhẹ công việc cho người sử dụng. Hơn nữa, phần mềm
giúp cho người sử dụng có thể tìm kiếm nhanh những thông tin cần thiết.
Hệ thống "quản lý nhân sự" gồm các chức năng chính sau:
Quản lý hệ thống:
+Quản lý người dùng: Quản lý tài khoản mật khẩu và các thông tin người dùng.
+Sao lưu phục hồi :Khi người dùng muốn dữ liệu được sao lưu chức năng sao
lưu sẽ lưu cơ sở dữ liệu và phục hồi khi hệ thống có sự cố.

+Phân quyền : Quản lý phân quyền người dùng hệ thống
Quản lý hồ sơ nhân viên.
+ Quản lý hồ sơ các nhân viên: Quản lý các thông tin hồ sơ cá nhân như họ tên ,
địa chỉ,CMND, dân tộc , tôn giáo, bằng cấp, quá trình công tác và hoạt động...
+ Quản lý hợp đồng lao động: quản lý các thông tin về hợp đồng lao động Mã
hợp đồng lao động như:loại hợp đồng lao động,từ ngày,đến ngày,địa điểm làm
việc,chức danh chuyên môn,nhiệm vụ,thời gian làm việc,trang bị phương
tiện,ngạch,bậc,hệ số lương,phụ cấp,người ký,chức vụ,ngày ký,bảo hiểm xã hội,bảo
hiểm y tế.
Quảnlý lương :
+Bảng chấm công:báo cáo toàn bộ chi tiết ngày công làm việc của nhân viên, ví
dụ như ngày nghỉ có phép, ngày nghỉ không phép ...
+Tính lương: Dựa vào bảng chấm công từ đó tính lương vào mỗi cuối tháng.
Tìm kiếm:
+Tra cứu hồ sơ nhân viên: Tìm kiếm hồ sơ nhân viên theo nhiều tiêu chí trong hồ
sơ cá nhân.
+Tìm kiếm nhân viên theo phòng ban: Lọc tìm kiếm nhân viên theo phòng ban.
Báo cáo thống kê:
21


Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự

+Báo cáo lương: Báo cáo thông tin chi tiết về lương của nhân viên theo từng
tháng quý năm.
+Báo cáo nhân viên: Báo cáo chi tiết hồ sơ nhân viên của một cá nhân hoặc danh
sách hồ sơ nhiều cá nhân trong phòng ban hoặc tất cả.

2.2.Biểu dồ phân luồng dữ liệu DFD :
2.2.1.Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức khung /mức cảnh (mức o)
Yêu cầu tìm kiếm

Yêu cầu xem bảng lương

Báo cáo

NHÂN VIÊN

Bảng lương

Quản lý nhân sự

BAN GIÁM ĐỐC
Yêu cầu báo cáo

Thông tin tìm kiếm

Chu trình quản lí nhân sự và tiền lương ở mức khung / bối cảnh được miêu tả bằng sơ
đồ sau :

Hình 2.2 Sơ đồ thể hiện hoạt động quản lí nhân sự và tiền lương ở mức khung /bối
cảnh (mức 0)
Khi nhân viên đến xin việc và cung cấp những thông tin liên quan đến bản thân
,sau đó được bộ phận quản lí nhân viên nhận vào làm việc.
Quá trình kế toán quản lí nhân sự và tiền lương bao gồm : quản lí nhân sự ,tính
lương,trả lương và báo cáo .
Kế toán tiền lương nhận phiếu xác nhận sản phẩm và tính lương cho nhân viên .
Lập báo cáo theo yêu cầu của cấp trên

2.2.2.Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức dỉnh (Mức 1) :

22


Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự
Thông tin phản hồi

Yêu cầu đăng nhập

Quản lý hệ

thống

BAN GIÁsM ĐÓC

Thông tin phản hồi
Yêu cầu đăng nhập

Cung cấp thông tin

Quản lý hồ sơ
Hồ sơ nhân viên

NHÂN VIÊN

Cung cấp thông tin
bảng lương

Yêu cầu bảng lương

Yêu cầu tìm kiếm

Quản lý lương

Bảng lương

Tìm kiếm

BAN GIÁM ĐỐC
Thông tin tìm kiếm
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo

Báo cáo,
thống kê

Hình 2.3 Sơ dồ thể hiện hoạt động tiền lương ở mức đỉnh
2.2.3.Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.
Nhân viên sẽ đến làm việc tại công ty ,đồng thời cung cấp những thông tin cá
nhân cho phòng quản lí nhân sự .
Phòng nhân sự theo dõi quá trình làm việc của nhân viên và báo cáo kết quả làm
việc của nhân viên cho kế toán tính lương để tính lương cho nhân viên .
Kế toán tính lương xong lại tiếp tục báo báo qua bên bộ phận trả lương
2.2.3.1.Mức dưới đỉnh:giải thích cho hoạt động quản lý hồ sơ.
23

Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự

Hình 2.4 Sơ đồ mức dưới đỉnh của quản lý hệ thống.

2.2.3.2.Mức dưới đỉnh: giải thích cho hoạt động quản lý hồ sơ

24


Đinh Thị Thủy

Đề tài: Xây dựng quản lí nhân sự

Hình 2.5. Sơ đồ mức dưới đỉnh quản lý hồ sơ

2.2.3.3. Mức dưới đỉnh : Giải thích cho quản lý lương

25