Một số tình huống đấu thầu

MỘT SỐ TÌNH HUỐNG VÀ CÁCH GIẢI QUYẾT
TRONG QUÁ TRÌNH ĐẤU THẦU
I. MỘT SỐ TÌNH HUỐNG CÓ THỂ XẢY RA TRONG GIAI ĐOẠN BÁN
HỒ SƠ THẦU, NỘP HỒ SƠ DỰ THẦU VÀ CÁCH GIẢI QUYẾT CỦA BÊN
MỜI THẦU:
Tình huống 1: Nhà thầu cử nhân viên đến mua hồ sơ mời thầu nhưng
người mua hồ sơ mời thầu đó lại không có các loại giấy tờ tùy thân, không có
giấy giới thiệu của nhà thầu, trường hợp này bên mời thầu cần phải xử lý như
thế nào để đảm bảo đúng các yêu cầu của pháp luật về đấu thầu.
Trả lời: Giấy giới thiệu của nhà thầu (là tổ chức) cử nhân viên của mình đến
cơ quan của bên mời thầu để mua hồ sơ mời thầu là sự khẳng định ý chí của nhà
thầu là tổ chức đồng ý mua hồ sơ thầu, nhằm mục đích nghiên cứu khả năng có thể
tham gia hoặc không tham gia gói thầu.
Mặt khác, giấy giới thiệu của nhà thầu còn là điều kiện cần và đủ để bên mời
thầu tiến hành lập biên bản bàn giao tất cả hồ sơ mời thầu và các loại tài liệu liên
quan đến hồ sơ mời thầu được bán cho nhà thầu là tổ chức do người được mang
giấy giới thiệu của nhà thầu ký nhận và nộp tiền mua hồ sơ. Các giấy tờ tùy thân
(hộ chiếu, chứng minh thư…) là những loại giấy tờ tùy thân là điều kiện pháp lý
bắt buộc để chứng minh người đó đúng với tên người đã được nhà thầu là tổ chức
ghi trong giấy giới thiệu gửi đến bên mời thầu.
Vì vậy, nếu thiếu các giấy tờ trên, phải yêu cầu nhân viên đó liên lạc (qua điện
thoại, hoặc fax) về cơ quan của nhà thầu để xác định tư cách của nhân viên đó. Nếu
đúng thì giải quyết bán hồ sơ mời thầu, nếu không đúng thì có thể không bán, nếu
không phải họ mua với tư cách nhà thầu cá nhân. Trong thực tế có nhiều kinh
nghiệm để xác định người mua hồ sơ có trung thực, có đúng là người có tên trong
giấy giới thiệu hay không.
Trong pháp luật hiện hành về đấu thầu không có khoản nào quy định không
được bán hồ sơ mời thầu cho người mua không có giấy giới thiệu mà điều này là
căn cứ vào các quy định hành chính thông thường khác đối với một cán bộ công
nhân viên nào đó trong tổ chức khi đến các cơ quan, tổ chức khác liên hệ công tác.
Có một số điểm cần lưu ý:

1


- Biên bản bàn giao tài liệu mời thầu cho nhà thầu, bên mời thầu cần phải ghi
đầy đủ các tài liệu đã có trong hồ sơ mời thầu để người đại diện ký xác nhận đã
nhận đầy đủ và kiểm tra lại đúng với biên bản.
- Trường hợp nhà thầu không có đại diện đến mua hồ sơ thầu mà chỉ chuyển
tiền qua tài khoản và đề nghị bên mời thầu gửi tài liệu thầu qua đường bưu điện thì
bên mời thầu phải làm các tài liệu sau:
+ Gửi hồ sơ qua đường bưu điện và yêu cầu bưu điện phải có giấy báo đã
nhận tài liệu gửi lại cho bên mời thầu.
+ Gửi thư cho nhà thầu, liệt kê các danh mục tài liệu có trong hồ sơ mời thầu
đã được gửi cho nhà thầu qua đường bưu điện, yêu cầu nhà thầu kiểm tra lại và ký
xác nhận đã nhận được đầy đủ theo bảng liệt kê tài liệu của bên mời thầu và chuyển
về bên mời thầu coi đây là bằng chứng đã chấp nhận hồ sơ mời thầu.
Tình huống 2: Nhà thầu đến nộp hồ sơ dự thầu sau thời gian đóng thầu,
bên mời thầu không chấp nhận cho nộp hồ sơ dự thầu, người đại diện nhà thầu
đưa đồng hồ của mình cho bên mời thầu xem và khẳng định rằng đồng hồ của
nhà thầu hoàn toàn chính xác đề nghị bên mời thầu phải chấp nhận thời gian
đó và chấp thuận cho phép hồ sơ dự thầu của họ được nộp. Trong trường hợp
này bên mời thầu phải xử lý như thế nào?
Trả lời: Để chuẩn bị tốt cho việc tiếp nhận hồ sơ thầu của nhà thầu, bên mời
thầu cần phải bố trí một phòng nộp hồ sơ dự thầu có: Tổ chuyên gia đấu thầu tiếp
nhận hồ sơ, có mẫu biên bản nộp thầu, chuẩn bị sẵn máy photocopy để photocopy
chứng minh thư hoặc hộ chiếu của người nộp thầu, đồng hồ treo tường, thời gian
của đồng hồ được chỉnh đúng theo thông báo giờ của bưu điện qua số điện thoại
100117 và lưu ý phải trang bị một máy điện thoại để bàn có Spẹakphone để kiểm
tra thông báo giờ của bưu điện..
Khi nhà thầu đến nộp hồ sơ nếu đã quá thời gian đóng thầu theo quy định

trong hồ sơ mời thầu và theo giờ của đồng hồ trong phòng nộp thầu, căn cứ vào
Điều 45 Luật đấu thầu, Khoản 3, Điều 13, 16; Khoản 2, Điều 26, 31 của NĐ 111
Hướng dẫn thi hành Luật đấu thầu, bên mời thầu không được tiếp nhận hồ sơ dự
thầu của nhà thầu.
Trường hợp đại diện của nhà thầu có khiếu nại về giờ đồng của họ khác với
đồng hồ của bên mời thầu trong phòng nộp thầu, bên mời thầu sẽ dùng máy điện
thoại để bàn sử dụng Speakphone và bấm số 100117 để người đại diện của nhà thầu
cùng nghe thông báo giờ chính xác của bưu điện. Thông báo của bưu điện qua số
điện thoại 100117 sẽ là kết luận chính xác để xác định cho đại diện của nhà thầu về
2


thời gian nộp thầu chậm. Bên mời thầu không chấp nhận bất kỳ lý do nào khác liên
quan đến việc nộp thầu muộn của nhà thầu. Biên bản sẽ được lập giữa các tổ
chuyên gia giúp việc đấu thầu với người đại diện của nhà thầu về việc nộp thầu
chậm, ghi rõ nội dung đại diện của nhà thầu đã nghe thông báo của bưu điện qua số
100117 và chấp nhận thời gian nộp thầu của mình là chậm so với quy định và
không có khiếu nại gì khác. (Có một số lưu ý nhỏ trong việc gửi thư mời thầu cho
các nhà thầu trong nuớc và quốc tế đều phải sử dụng giờ địa phương của bên mời
thầu, ghi rõ thời gian vào buổi sáng hay buổi chiều của ngày đóng thầu và quy
định rõ giờ nộp thầu theo giờ của bưu điện qua số điện thoại 100117)
Tình huống 3. Nhà thầu gửi hồ sơ dự thầu thông qua đường bưu điện, hồ
sơ gửi đến bị chậm so với thời gian đóng thầu, các túi hồ sơ bị rách nát, bị mở,
trường hợp này bên mời thầu phải xử lý như thế nào?
Trả lời: Việc tiếp nhận hồ sơ mời thầu được quy định tại Khoản 3 Điều 13,
16; Khoản 2 Điều 26 và Điều 31 của NĐ 111 Hướng dẫn thực hiện Luật đấu thầu.
Để giải quyết vấn đề này chúng ta cần phải làm các bước sau: thông thường khi
nhân viên của cơ quan của bưu điện mang tài liệu gửi đến cho một cơ quan thường
không lập biên bản về tình hình tài liệu, hồ sơ gửi mà chỉ ký giao nhận văn thư.
Chính vì tiền lệ này bên mời thầu phải làm:

- Thông báo cho cán bộ văn thư có trách nhiệm của cơ quan được biết danh
sách và địa chỉ của các nhà thầu đã được mời, yêu cầu các tài liệu của các nhà thầu
này không đựơc nhận trực tiếp qua nhân viên bưu điện. Khi có tài liệu dự thầu đuợc
gửi đến thì phải báo ngay cho bộ phận có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ dự thầu (Tổ
chuyên gia đấu thầu) được biết để họ trực tiếp làm các thủ tục tiếp nhận.
- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ dự thầu cần phải làm các vấn đề sau:
+ Lập biên bản tiếp nhận tài liệu, hồ sơ dự thầu với nhân viên bưu điện, biên
bản phải ghi rõ ngày, giờ tiếp nhận hồ sơ, họ tên đầy đủ của nguời giao hồ sơ (ghi
rõ số thẻ của nhân viênbưu điện này), tên cơ quan bưu điện trực tiếp giao tài liệu,
hồ sơ; mô tả tình trạng thực tế của tài liệu, hồ sơ tại thời điểm bàn giao, trong biên
bản phải nêu rõ toàn bộ các tài liệu, hồ sơ dự thầu đã được nhân viên bưu điện tự
sắp xếp, niêm phong lại trứơc khi bàn giao cho tổ chuyên gia đấu thầu. Tổ chuyên
gia đã nhận hồ sơ dự thầu của nhà thầu với niêm phong có chữ ký của nhân viên
bưu điện. (nhân viên bưu điện này sẽ phải có mặt tại thời điểm mở thầu để lập biên
bản kiểm tra niêm phong)
+ Sau khi lập biên bản với nhân viên bưu điện, bên mời thầu ngay lập tức sẽ
cử đại diện đến làm việc với cơ quan bưu điện đã giao tài liệu, hồ sơ dự thầu để làm
rõ các nội dung sau:
3


- Trường hợp nhà thấu đã gửi tài liệu, hồ sơ dự thầu cho bưu điện trước thời
gian đóng thầu của bên mời thầu kể cả thời gian vận chuyển theo quy định thông
thường, nhưng do lỗi của cơ quan bưu điện đã chuyển chậm hơn so với thời gian
đóng thầu quy định của bên mời thầu thì đại diện của bên mời thầu lập biên bản với
cơ quan bưu điện và tổ chuyên gia đấu thầu sẽ làm đề xuất với cấp có thẩm quyền
cho phép tiếp nhận chính thức tài liệu, hồ sơ dự thầu khi thời gian mở thầu chưa
đến. Đại diện bên mời thầu phải liên hệ với lãnh đạo của cơ quan bưu điện đề nghị
cho phép nhân viên bưu điện nêu trên được phép có mặt vào thời gian mở thầu để
xác nhận lại niêm phong.

- Trường hợp cơ quan bưu điện chứng minh rằng giờ, ngày mà bên nhà thầu
chính thức gửi tài liệu, hồ sơ đến cơ quan họ chậm hơn so với ngày giờ đóng thầu
thì bên mời thầu sẽ giải quyết như sau: căn cứ vào quy định pháp luật đấu thầu
(Điều 31,45 của Luật đấu thầu và Điều 13, 26 và 31của NĐ 111), bên mời thầu
không nhận hồ sơ dự thầu hoặc bất kỳ tài liệu bổ sung nào, kể cả thư giảm giá sau
thời điểm đóng thầu (trừ trường hợp có yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu
của bên mời thầu theo quy định tại Điều 36 làm rõ hồ sơ dự thầu của Luật đấu thầu)
các hồ sơ dự thầu nộp sau thời điểm đóng thầu được xem là không hợp lệ và được
gửi trả lại cho nhà thầu nguyên trạng. Bên mời thầu sẽ lập biên bản ghi nhận với cơ
quan bưu điện, đồng thời làm thông báo bằng văn bản ngay cho nhà thầu biết tài
liệu, hồ sơ của nhà thầu không được chấp nhận, thông báo gửi kèm theo các biên
bản đã lập với cơ quan bưu điện và đề nghị cơ quan bưu điện trả lại tài liệu, hồ sơ
đó cho nhà thầu.
Tình huống 4: Nhà thầu A gửi hồ sơ dự thầu thông qua đường bưu điện
đúng theo thời gian đóng thầu, sau khi mở thầu cơ quan bưu điện lại mang tiếp
đến phần hồ sơ dự thầu còn lại của nhà thầu A, trường hợp này bên mời thầu
phải xử lý như thế nào?
Trả lời: Đối với trường hợp này, bên mời thầu đề nghị cơ quan bưu điện xác
nhận những vấn đề sau:
- Phần hồ sơ này được gửi tới cơ quan bưu điện vào ngày giờ nào? Thời gian
gửi có cùng với thời gian gửi của phần hồ sơ đã được nhận trước đó không? Đề
nghị cơ quan bưu điện cho biết thông thường thì loại tài liệu đó được gửi trong bao
nhiêu ngày? (Điều này có thể căn cứ được vào dấu của cơ quan bưu điện)
- Sau khi xác nhận được thời gian với cơ quan bưu điện, bên mời thầu sẽ phải
xử lý:
+ Truờng hợp thời gian của phần hồ sơ còn lại mà cùng ngày với phần hồ sơ
đã được bên mời thầu đã nhận, hoặc khác ngày nhưng vẫn trước thời gian đóng
4

thầu mà trong thời hạn thông thường quy định của bưu điện thì có thể xác định đây
là thuộc lỗi của cơ quan bưu điện. Tổ chuyên gia đấu thầu tiến hành lập biên bản
với cơ quan bưu điện để xác nhận. Căn cứ vào biên bản này, tổ chuyên gia đấu thầu
sẽ báo cáo với cấp có thẩm quyền đề xuất cho lập biên bản mở thầu bổ sung cho
phần tài liệu dự thầu bị thiếu của nhà thầu A
+ Trường hợp ngược lại, nếu ngày gửi phần hồ sơ này không được gửi cùng
ngày với phần hồ sơ mà bên mời thầu đã nhận được, hoặc gửi sau ngày đóng thầu
theo quy định của hồ sơ mời thầu, hoặc thời gian gửi không đảm bảo theo thời hạn
thông thường của cơ quan bưu điện thì có thể xác định đây thuộc lỗi của nhà thầu.
Tổ chuyên gia đấu thầu sẽ tiến hành mời đại diện của cơ quan bưu điện lập biên
bản về việc hồ sơ gửi tới nơi mời thầu đã bị chậm và không tiếp nhận hồ sơ thầu
của nhà thầu. Tổ chuyên gia đấu thầu sẽ làm báo cáo với cấp có thẩm quyền và đề
xuất không tiếp nhận phần hồ sơ dự thầu bị thiếu của nhà thầu A, đề nghị cơ quan
bưu điện chuyển trả lại nhà thầu phần hồ sơ này cho nhà thầu. Bên mời thầu tiến
hành mở thầu bình thường theo quy định với phần hồ sơ dự thầu đã nhận được của
nhà thầu A.
Tình huống 5: Nhà thầu B đến nộp hồ sơ dự thầu đúng thời gian yêu cầu
nhưng không đóng gói và niêm phong hồ sơ dự thầu, bên mời thầu phải xử lý
như thế nào?
Sau khi nhà thầu B đã nộp hồ sơ thầu (khoảng 1h sau thời gian đóng thầu)
nhà thầuB trở lại và đề nghị cho nộp thêm một phần hồ sơ do sơ xuất bị quên và
bỏ sót trong khi đóng hồ sơ tại nơi nộp thầu. Trường hợp này bên mời thầu phải
xử lý như thế nào?
Trả lời: Việc tiếp nhận hồ sơ mời thầu được quy định tại Khoản 2 Điều 14;
Khoản 3 Điều 13, 16, Khoản 2 Điều 26, 31 của NĐ 111 và Điều 45 của Luật đấu
thầu. Để xử lý trường hợp này, trước hết bên mời thầu phải từ chối không nhận toàn
bộ số hồ sơ đó và yêu cầu nhà thầu B mang toàn bộ số hồ sơ đó ra khỏi khu vực
nộp thầu để tự đóng gói và niêm phong lại hồ sơ dự thầu của mình, sau khi hồ sơ đã
được niêm phong nhà thầu sẽ tiến hành việc nộp thầu bình thường.
Về phía bên mời thầu cần phải làm các thủ tục sau: đây là trường hợp nhà thầu

nộp thầu không bình thường, các gói thầu đều chưa được đóng gói và niêm phong
vì vậy khi nhà thầu tiến hành nộp hồ sơ dự thầu, bên mời thầu sẽ phải lập biên bản
bất thường với các nội dung chủ yếu:
- Hồ sơ dự thầu của nhà thầu không đuợc niêm phong vì vậy bên mời thầu đã
không tiếp nhận hồ sơ dự thầu của nhà thầu. Yêu cầu bên mời thầu sẽ phải tự đóng
gói và niêm phong các hồ sơ gửi thầu của mình trước khi nộp.
5


- Toàn bộ hồ sơ dự thầu của nhà thầu chưa được trình với bên mời thầu không
trao đổi về bất kỳ nội dung gì của hồ sơ mời thầu với bên mời thầu.
- Nhà thầu đã tự niêm phong các hồ sơ thầu của mình ngoài khu vực nộp thầu
và không có sự trợ giúp, can thiệp gì của bên mời thầu.
Sau khi nhà thầu đã hoàn thành niêm phong của mình và nộp hồ sơ dự thầu,
bên mời thầu tiến hành làm các thủ tục nhận hồ sơ dự thầu theo quy định tại NĐ
111 và Luật đấu thầu.
Trường họp 1 giờ sau thời gian đóng thầu, bên mời thầu quay lại xin nộp
thêm một phần hồ sơ do sơ xuất bị quên trong khi đóng hồ sơ tại nơi nộp thầu,
bên mời thầu sẽ phải giải quyết như sau:
Đây là trường hợp nhà thầu muốn lợi dụng tình tiết về mặt thời gian, các tài
liệu bỏ sót này đã đựoc mang đến trứoc thời điểm đóng thầu để mong bên mời thầu
chấp thuận bổ sung hồ sơ. Nhưng tại biên bản bất thường nêu trên đã chứng minh
việc bỏ sót hay bỏ quên hoặc nộp chậm đều thuộc lỗi chủ quan của nhà thầu. Bên
mời thầu không có bất kỳ một sự trợ giúp hoặc can thiệp nào gây nên sự cố này.
Đặc biệt là không có sở cứ nào chúng minh phần tài liệu đó có thực sự bị bỏ quên
hay không do vậy:
Căn cứ vào quy định của Luật đấu thầu và NĐ 111, bên mời thầu không nhận
hồ sơ dự thầu hoặc bất kỳ tài liệu bổ sung nào, kể cả thư giảm giá sau thời điểm
đóng thầu (trừ trường hợp có yêu cầu làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu bên mời
thầu theo quy định tại Điều 36 của Luật đấu thầu) các hồ sơ dự thầu nộp sau thời

điểm đóng thầu đều được xem là không hợp lệ và phải trả lại cho nhà thầu nguyên
trạng, nói chung rất hãn hữu chấp nhận phần hồ sơ dự thầu này.
Tình huống 6: Nhà thầu đến nộp hồ sơ thầu đúng giờ nhưng bảo đảm dự
thầu của ngân hàng cho gói thầu tại thời điểm đóng thầu chưa có, nhà thầu đề
nghị cho nộp bảo lãnh dự thầu bổ sung vào thời điểm mở thầu, trường hợp này
bên mời thầu phải xử lý thế nào?
Trả lời: Trước hết bên mời thầu tiếp nhận hồ sơ dự thầu của nhà thầu theo quy
định hiện hành của Luật đấu thầu và Nghị định 111, lập biên bản yêu cầu nhà thầu
nộp bảo lãnh dự thầu theo quy định (Điều 27 và Điều 45 Luật đấu thầu; các Điều
14,16,26 và 31 của Nghị định 111).
Việc nhà thầu đề nghị bên mời thầu cho phép nộp bảo đảm dự thầu bổ sung
vào thời điểm mở thầu, bên mời thầu sẽ không chấp nhận việc nộp bảo lãnh dự thầu
của nhà thầu sau thời điểm đóng thầu là vi phạm vào Khoản 1 Điều 45 của Luật
6


Đấu thầu, bên mời thầu không nhận hồ sơ dự thầu hoặc bất kỳ tài liệu bồ sung nào,
kể cả thư giảm giá sau thời điểm đóng thầu (trừ trường hợp có yêu cầu làm rõ hồ sơ
dự thầu của bên mời thầu theo quy định tại Điều 36 của Luật đấu thầu ) các hồ sơ
dự thầu nộp sau thời điểm đóng thầu được xem là không hợp lệ và trả lại cho nhà
thầu nguyên trạng.
Ngoài ra Bảo đảm dự thầu còn là điều kiện bắt buộc phải có đã được quy định
tại điều 27 của Luật Đấu thầu, Bảo đảm dự thầu phải được nộp cùng với hồ sơ dự
thầu theo quy định …Như vậy, bảo đảm dự thầu là một phần tài liệu không thể
thiếu được và phải nộp cùng với tài liệu hồ sơ dự thầu của nhà thầu. Trường hợp
nhà thầu chưa có bảo đảm dự thầu nộp cùng với hồ sơ dự thầu là vi phạm vào
Khoản 2, Điều 14; Khoản 3 Điều 13,16; Khoản 2 Điều 26, 31 của NĐ 111 và
Khoản 1, Điều 45 của Luật Đấu thầu.
Một vấn đề nữa cũng hết sức quan trọng trong việc xử lý với nhà thầu khi có
sai phạm vì căn cứ vào Điều 27, Khoản 6 quy định về việc nhà thầu sẽ không được

nhận lại bảo đảm dự thầu khi vi phạm pháp luật đấu thầu, ở đây trường hợp nhà
thầu không nộp bảo đảm dự thầu thì bên mời thầu sẽ không thể áp dụng chế tài
này với nhà thầu được.
Tình huống 7: Nhà thầu có lý do đến nộp thầu sớm hơn thời gian quy
định trong thư mời thầu, bên nhà thầu phải xử lý như thế nào?
Trước thơi điểm đóng thầu, nhà thầu yêu cầu cho đổi hoặc bổ sung phần
hồ sơ thầu đã nộp, trường hợp này bên mời thầu phải xử lý như thế nào?
Trả lời: Căn cứ vào Điều 31 của Luật đấu thầu, Điều 13, 14, 16, 26, và 31 của
NĐ 111, bên mời thầu chi nhận hồ sơ dự thầu nộp đúng hạn theo quy định của hồ
sơ mời thầu và quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ “mật”. Như vậy theo quy định
trước đây chưa có Luật đấu thầu, trường hợp nhà thầu có đề nghị cho nộp hồ sơ dự
thầu sớm hơn thời gian quy định trong thư mời thầu thì bên mời thầu không thể
chấp nhận cho nhà thầu được nộp. Tuy nhiên, trong mẫu thư mời thầu theo quy
định mới chỉ quy định thời gian bán hồ sơ dự thầu từ…… giờ… ngày…. tháng….
năm… đến thời điểm đóng thầu và thời điểm mở thầu, không có quy định thời
điểm bắt đầu nộp hồ sơ dự thầu, nên không thể có việc “nộp sớm hơn thời gian quy
định trong thư mời thầu” như tình huống đặt ra. Trong thực tế nhiều nhà thầu đã có
sẵn các bộ hồ sơ dự thầu cơ bản nên sau khi mua hồ sơ mời thầu là có thể nộp hồ sơ
dự thầu rất nhanh chóng. Theo quy dịnh mới bên mời thầu bắt buộc phải nhận hồ
sơ dự thầu của nhà thầu mà không có lý do gì để từ chối cả.
Trường hợp trứơc thời điểm đóng thầu nhà thầu yêu cầu cho đổi hoặc bổ sung
tài liệu hồ sơ dự thầu đã nộp thì bên mời thầu phải làm những vấn đề sau:
7


Căn cứ Điều 36 Khoản 1, Điều 45 Luật Đấu thầu và Điều 13, 14, 16, 21,26,31
NĐ 111 cho phép sửa đổi bổ sung trứơc thời điểm đóng thầu theo đúng quy định
trong hồ sơ mời thầu, trái quy định này nhà thầu không được phép.
Tình huống 8: Bên mời thầu thực hiện dự án với hình thức đấu thầu hạn
chế xảy ra trường hợp: Nhà thầu A (không có tên trong danh sách mời thầu đã

đựoc duyệt và được mời ) đến nộp hồ sơ thầu của mình và kèm theo văn bản
được ủy nhiệm của nhà thầu B (nhà thầu đã đuợc cấp có thẩm quyền duyệt
trong danh sách mời thầu) trường hợp này bên mời thầu phải xử lý như thế
nào?
Trả lời: Căn cứ Điều 19, 45 Luật Đấu thầu và Khoản 1 Mục b, Khoản 2 Mục
b Điều 14, Khoản 2 Điều 16, Khoản 2 Điều 21, NĐ 111 quy định về hình thức đấu
thầu hạn chế, bên mời thầu mời một số nhà thầu (tối thiểu là 05) có đủ năng lực
tham dự thầu phải được cấp có thẩm quyền (ở đây là chủ đầu tư) chấp nhận. Như
vậy, việc nhà thầu A là nhà thầu không được bên mời thầu lựa chọn thì không có
căn cứ nào để bên mời thầu chấp nhận hồ sơ của nhà thầu A do nhà thầu B ủy
quyền. Nhà thầu B muốn thay đổi tư cách (tên) tham gia đấu thầu (chuyển sang A
chẳng hạn) so với khi mua hồ sơ dự thầu, đăng ký tham gia đấu thầu thì phải thông
báo bằng văn bản tới bên mời thầu. Bên mời thầu chỉ xem xét khi nhận được văn
bản thông báo này trước thời điểm đóng thầu. Nếu được xem xét thấy rằng nhà thầu
A có đủ năng lực và kinh nghiệm thực hiện gói thầu thì có thể chấp nhận hồ sơ dự
thầu hạn chế của nhà thầu A.
Nếu không có văn bản như trên của nhà thầu B thì bên mời thầu sẽ tiến hành
lập biên bản với nhà thầu A theo giấy ủy nhiệm của nhà thầu B và ghi rõ nội dung
bên mời thầu không chấp nhận thư ủy nhiệm của nhà thầu B và kết luận nhà thầu B
đã vi phạm quy chế đấu thầu và loại bỏ tên của nhà thầu B theo quy định của pháp
luật đấu thầu.
Tình huống 9: Nhà thầu đến nộp hồ sơ dự thầu muộn hơn thời gian quy
định giờ đóng thầu là 02 giờ, với lí do khách quan là do máy bay của Hàng
không bị chậm, và đề nghị phía bên mời thầu cho phép được nộp hồ sơ thầu,
trường hợp này bên mời thầu cần phải xử lý như thế nào?
Trả lời: Bên mời thầu trước hết đề nghi nguời đựoc ủy quyền của nhà thầu
mang hồ sơ dự thầu đến nộp cho xem vé may bay của họ, căn cứ vào thời gian ghi
trong vé máy bay nếu thời gian bay vào đúng hoặc sau thời điểm đóng thầu thì bên
mời thầu có thể khẳng định đây là lỗi chủ quan của nhà thầu và căn cứ pháp luật
đấu thầu đặc biệt là quy định trong hồ sơ mời thầu, bên mời thầu chỉ nhận hồ sơ dự

thầu nộp đúng hạn theo quy định của hồ sơ mời thầu, không chấp nhận hồ sơ dự
8


thầu của nhà thầu nộp quá hạn thời gian đóng thầu. Trong Luật đấu thầu quy định:
mở thầu ngay khi đóng thầu, nên không có chuyện nộp sau thời gian đóng thầu.
Trường hợp có giờ bay trước thời điểm đóng thầu, bên mời thầu sẽ căn cứ vào
vé máy bay, phiếu lên máy bay có ghi số hiệu chuyến bay ( Bodingpass) của nguời
đến nộp thầu kiểm tra lại với nhà ga hàng không xem chuyến bay đó có bị chậm
hay không. Nếu nhà ga hàng không xác định chuyến bay bị chậm thì bên mời thầu
có thể xác định đây thuộc lỗi khách quan và tiến hành lập biên bản giao nhận tài
liệu, hồ sơ dự thầu theo quy định nhưng chỉ với điều kiện là thời gian đó chưa đến
giờ mở thầu. Luật quy định mở thầu ngay sau khi đóng thầu.
II – MỘT SỐ TÌNH HUỐNG CÓ THỂ XẢY RA TRONG GIAI ĐOẠN MỞ
THẦU, ĐÁNH GIÁ VÀ NHẬN XÉT HỒ SƠ DỰ THẦU VÀ CÁCH GIẢI
QUYẾT CỦA BÊN MỜI THẦU:
Tình huống 1: Bên mời thầu tiến hành mở thầu và đã niêm yết giá dự thầu
của các nhà thầu lên bảng thông báo để lập biên bản mở thầu, có một nhà thầu
đứng dậy xin khiếu nại là giá đựoc niêm yết không đúng vì trong hộp đựng hồ
sơ thầu của nhà thầu này còn có một thư giảm giá đặc biệt chưa được công bố.
Bên mời thầu đã kiểm tra thùng đựng hồ sơ của nhà thầu này nhưng không
thấy thư giảm giá, yêu cầu nhà thầu lên kiểm tra thì đại diện nhà thầu đã bóc
một lớp giấy ở đáy thùng hồ sơ và trình cho bên mời thầu một phong bì thư. Bên
mời thầu bóc thư và thấy đúng là thư giảm giá. Trường hợp này bên mời thầu sẽ
phải xử lý như thế nào?
Trả lời: Đây là trường hợp nhà thầu rất thông minh (hay nói cách khác là rất
láu cá), họ biết lợi dụng vào sơ xuất của bên mời thầu trong việc kiểm tra các loại
chứng từ và tài liệu đóng trong thùng đựng hồ sơ. Họ chờ cho việc công bố giá dự
thầu đựoc niêm yết cho tất cả các nhà thầu và nhận thấy giá của họ có phần cao hơn
các nhà thầu khác nên đã dùng sảo thuật để có giá mới. Trường hợp ngược lại nếu

thấy giá của họ đựơc niêm yết là thấp nhất thì họ sẽ không khiếu nại nữa và giữ
nguyên giá đã được niêm yết.
Về nguyên tắc, căn cứ vào quy định của pháp luật hiện hành thì việc bỏ thư
giảm giá đặc biệt cùng hồ sơ dự thầu và đựơc niêm phong, nộp cho bên mời thầu là
hoàn toàn đúng quy định, trước thời gian đóng thầu. Nhà thầu không nộp thư giảm
giá vào thời điểm mở thầu. Vì vậy, bên mời thầu không có lý do nào từ chối thư
giảm giá của nhà thầu mà phải chấp thuận thư giảm giá này và hiệu chỉnh lại bảng
niêm yết giá dự thầu cho nhà thầu.
Vậy làm thế nào để có thể tránh đựơc những sai lầm này cho bên mời
thầu?
9


Trong nhiều năm qua Công ty VMS đã tiến hành mở rất nhiều gói thầu để
tránh những sai sót đó, kinh nghiệm của Công ty là;
- Khi tiến hành mở thầu, chúng tôi yêu cầu nhà thầu lên kiểm tra lại niêm
phong của mình (kết quả đựoc ghi vào biên bản).
- Tổ chuyên gia đấu thầu sẽ làm nhiệm vụ mở hộp đựng hồ sơ và yêu cầu nhà
thầu lên tay không, không cầm theo bất kỳ dụng cụ hoặc giấy tờ gì (kể cả giấy
trắng) tự tìm và đưa ra các chứng từ: đơn dự thầu có chào giá, bảo lãnh dự thầu, số
lượng bản chính, bản sao các loại chứng thư giảm giá có hoặc không có… Sau đó
đại diện nhà thầu phải ký xác nhận toàn bộ hồ sơ hiện có không còn có tài liệu khác
bị bỏ quên hoặc chưa được tìm thấy trong thùng đựng tài liệu trước sự chứng kiến
của thành viên và của các nhà thầu khác trong buổi lễ mở thầu (kết quả đựoc ghi
vào biên bản và nhà thầu ký xác nhận).
Tình huống 2: Khi tiến hành lập biên bản mở thầu, nhà thầu X đề nghị
cho sửa lại phần giá dự thầu trong đơn dự thầu do quá vội đã có sự tính toán
nhầm về số lượng và cộng sai tổng giá. Trường hợp này bên mời thầu sẽ phải xử
lý như thế nào?
Trả lời: Căn cứ vào Điều 45 Luật đấu thầu; Điều 13, 14, 16, 21, 26, 31

NĐ111 bên mời thầu không nhận hồ sơ dự thầu hoặc bất kì tài liệu bổ sung nào, kể
cả thư giảm giá sau thời điểm đóng thầu. Như vậy việc nhà thầu X đề nghị cho sửa
lại phần giá dự thầu vì có tính toán nhầm về số lượng và cộng sai tổng giá là không
hợp lệ và bên mời thầu không chấp nhận việc sửa đổi lại giá của nhà thầu X.
Việc hiệu chỉnh các sai lệch về số học sẽ được bên mời thầu xem xét và đánh
giá theo quy định hiện hành của pháp luật trong quá trình xét thầu nếu thấy việc sai
số học không vi phạm vào quy định tại Điều 45 Luật Đấu thầu và Điều 28 NĐ111.
Tình huống 3: Sau khi bên mời thầu tuyên bố chính thức tiến hành mở
thầu, nhà thầu Y trình thư xin từ chối không tham dự thầu. Bên mời thầu sẽ
phải xử lý như thế nào?
Trả lời: Căn cứ vào quy định của pháp luật đấu thầu và hồ sơ mời thầu khi
nhà thầu muốn sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu đã nộp, nhà thầu phải có văn bản
thông báo xin sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu sau khi đóng thầu. Như vậy, việc nhà
thầu Y xin từ chối không tham dự thầu sau khi đã tuyên bố chính thức mở thầu tức
là sau khi đóng thầu, bên mời thầu sẽ không có cơ sở nào chấp thuận đề nghị của
nhà thầu Y.

10


Liên quan đến vấn đề này, căn cứ theo Điều 27 Khoản 6 Luật Đấu thầu quy
định về việc nhà thầu sẽ không đựơc nhận lại bảo lãnh dự thầu khi đã vi phạm vào
pháp luật đấu thầu, rút hồ sơ dự thầu sau khi đóng thầu. Như vậy đây là trường hợp
nhà thầu đã vi phạm pháp luật đấu thầu và vì vậy bên mời thầu sẽ không chấp thuận
việc xin từ chối không tham dự thầu và sẽ áp dụng Điều 27 Khoản 6 Luật Đấu thầu
để xử lý vi phạm với nhà thầu Y.
Tình huống 4: Theo dõi bảng niêm yết các thông số của hồ sơ dự thầu các
nhà thầu, nhà thầu T có khiếu nại với bên mời thầu là hồ sơ mời thầu đã không
có các yêu cầu về thông số như đơn dự thầu, bảo lãnhdự thầu, bảo lãnh thực
hiện hợp đồng… Truờng hợp này bên mời thầu sẽ phải xử lý như thế nào?

Trả lời: Đây là vấn đề rất quan trọng, có nhiều nhà thầu do không đọc kỹ hồ
sơ mời thầu, hoặc sơ xuất làm thiếu hồ sơ dự thầu và họ đã đẩy phần lỗi này sang
cho bên mời thầu không quy định rõ trong hồ sơ mời thầu. Để khắc phục khi bán
hồ sơ mời thầu, bên mời thầu cần phải ghi rất chi tiết và cẩn thận các nội dung có
trong hồ sơ mời thầu đựợc bán cho nhà thầu. Biên bản này bắt buộc phải có chữ ký
xác nhận hồ sơ của người được ủy quyền mang giấy giới thiệu của nhà thầu.
Khi nhà thầu T có khiếu nại, bên mời thầu sẽ tạm dừng việc niêm yết các nội
dung hồ sơ dự thầu của nhà thầu T. Đại diện bên mời thầu sẽ yêu cầu đại diện của
nhà thầu lên để kiểm tra lại biên bản giao nhận hồ sơ thầu và các chứng từ liên
quan như giấy giới thiệu của nhà thầu đã cử nhân viên đến mua hồ sơ thầu, chứng
minh thư hoặc hộ chiếu của người đại diện, giấy nộp tiền mua hồ sơ… bên mời
thầu sẽ chỉ rõ cho đại diện của nhà thầu T phần hồ sơ mà họ khiếu nại đã đựơc bàn
giao trong biên bản. Đồng thời sao lại 01 bản cho đại diện nhà thầu và không chấp
thuận lý do khiếu nại của nhà thầu T
Thực tế tại Công ty VMS cũng đã xảy ra trường hợp nhà thầu Siemens có
khiếu nại về việc không nhận đựơc đầy đủ hồ sơ mời thầu bằng các bản tài liệu có
đóng dấu giáp lai mà chỉ nhận được bản phần mềm hỗ trợ nhà thầu khi lập hồ sơ dự
thầu trong đĩa CD rom, do vậy nhà thầu Siemens đã không làm bảo đảm dự thầu và
đơn dự thầu . Sau khi kiểm tra lại biên bản bàn giao hồ sơ mời thầu với đại diện có
giấy giới thiệu của trưởng đại diện văn phòng Siemens kèm theo chứng minh thư
của người được giới thiệu là ông Phan Anh Tú. Tại biên bản bàn giao này chúng tôi
đã ghi rất rõ các loại hồ sơ mời thầu đã bàn giao cho ông Tú trong đó có ghi rõ hồ
sơ gồm: bảo đảm dự thầu, bảo đảm thực hiện hợp đồng, đơn dự thầu và đĩa CD rom
chỉ là phần mềm hỗ trợ nhà thầu khi lập hồ sơ dự thầu, không có giá trị pháp lý.
Sau khi đưa biên bản và các chứng từ trên cho nhà thầu Siemens thì nhà thầu
Siemens không có bất kỳ lí do nào khiếu nại với Công ty VMS nữa mà xác định lỗi
do nội bộ Siemens Việtnam đã không gửi hết các tài liệu cho Siemens tại Bỉ để
chuẩn bị hồ sơ dự thầu.
11

Tình huống 5: Khi tiến hành xét hồ sơ thầu của nhà thầu A, hồ sơ thầu có
phần bảo đảm dự thầu không đúng với trị giá yêu cầu của gói thầu, đơn dự thầu
ghi đầy đủ các yêu cầu nhưng thiếu phần giá dự thầu. Trường hợp này bên mời
thầu cần phải xử lý như thế nào?
Trả lời: Bảo đảm dự thầu là việc đặt một khoản tiền (séc, tiền mặt, bảo lãnh
ngân hàng, hoặc hính thức tương đương) vào một địa chỉ với một thời gian, số tiền
xác định theo quy định trong hồ sơ mời thầu để đảm bảo trách nhiệm của nhà thầu
đối với hồ sơ dự thầu. Như vậy, nếu phần bảo đảm dự thầu của nhà thầu A không
đúng với yêu cầu của gói thầu thì đồng nghĩa với việc trách nhiệm cảu nhà thầu sẽ
không đảm bảo thực hiện gói thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Căn cứ vào
Điều 27 Khoản 2, Điều 45 của Luật Đấu thầu, bảo đảm dự thầu của nhà thầu A
không được chấp nhận, hồ sơ dự thầu không đủ tư cách để xem xét tiếp và hồ sơ dự
thầu của nhà thầu A bị loại.
Căn cứ vào pháp luật đấu thầu quy định về hồ sơ mời thầu, bên mời thầu đã có
mẫu đơn dự thầu gửi kèm theo hồ sơ mời thầu, trong đó đã quy định rất rõ các nội
dung của đơn dự thầu và đặc biệt là yêu cầu nhà thầu phải ghi rõ giá dự thầu của
mình. Như vậy nhà thầu A đã không làm đúng với yêu cầu của hồ sơ mời thầu, bên
mời thầu sẽ không xác định đựợc giá dự thầu chính thức của nhà thầu vì trong đơn
dự thầu không có. Trường hợp hồ sơ của nhà thầu A trong phần giá có ghi giá thì
phần giá này cũng không hợp lệ vì: không có chữ ký của người có thẩm quyền.
Việc ghi trong hồ sơ cớ phần chào giá nhưng giá này không được người có thẩm
quyền của nhà thầu ký xác nhận thì cũng không đựoc coi là hợp lệ.
Đồng thời căn cứ Điều 45 Luật Đấu thầu, Điều 13, 14, 17, 21, 27 và 33, Nghị
định 111 quy định về tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu đủ tư cách để xem xét tiếp quy
định: đơn dự thầu đựoc điền đầy đủ và có chữ ký hợp lệ của người đứng đầu tổ
chức nhà thầu ký hoặc người được ủy quyền kèm theo giấy ủy quyền. Như vậy đơn
dự thầu của nhà thầu A đã không điền đầy đủ và hồ sơ của nhà thầu A sẽ bị loại và
không được xét tiếp.
Tình huống 6: Sau 01 tuần xét thầu có văn bản yêu cầu nhà thầu A làm rõ

một số nội dung của hồ sơ dự thầu, bên mời thầu nhận được thư của nhà thầu A
gửi đến bên mời thầu với nguyện vọng được tặng miễn phí toàn bộ sản phẩm
theo yêu cầu của gói thầu về thời gian, chất lượng và các yêu cầu khác cho bên
mời thầu. Trường hợp này bên mời thầu cần phải xử lý như thế nào?
Trả lời: Căn cứ vào hồ sơ mời thầu và Điều 36, 45 Luật Đấu thầu quy định
trong việc làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu: Các nhà thầu không được phép thay
đổi hồ sơ dự thầu sau khi đã đóng thầu. Trong quá trình đánh giá các hồ sơ dự thầu,
bên mời thầu có yêu cầu các nhà thầu làm rõ một số nội dung của hồ sơ dự thầu
12


dưới hình thức trao đổi trực tiếp hoặc gián tiếp nhưng phải bảo đảm sự bình đẳng
giữa các nhà thầu, không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu, và không
được làm thay đổi giá dự thầu…
Việc nhà thầu A có thư đề nghị tặng miễn phí toàn bộ sản phẩm của gói thầu
đã vi phạm vào Điều 36, 45 Luật Đấu thầu, vì thực chất đây là một hình thức thư
đề nghị giảm giá sau khi đóng thầu.
Như vậy việc nhà thầu A có thư đề nghị tặng miễn phí toàn bộ sản phẩm cảu
gói thầu bên mời thầu sẽ không chấp nhận điều kiện này.
Thực tế (trong năm 2001), tại Công ty VMS đã tổ chức đấu thấu cho gói thầu
cung cấp hệ thống tính cước và quản lý khách hàng tập trung cho mạng MobiFone,
có nhà thầu CSE đã gửi thư đến lãnh đạo Công ty VMS đề nghị cho tặng miễn phí
toàn bộ sản phẩm phần cứng, phần mềm của gói thầu cung cấp hệ thống tính cước
và quản lý khách hàng tập trung. Tổ chức chuyên gia đấu thầu đã trình các cấp có
thẩm quyền không chấp nhận đề nghị của nhà thầu CSE vì đây là hình thức giảm
giá biến tướng sau thời điểm đóng thầu.
Tình huống 7: Nhà thầu C có đơn dự thầu theo mẫu nhưng trong hồ sơ dự
thầu của nhà thầu C lại có mức giá thứ hai đựơc chào thấp hơn giá ghi trong
đơn dự thầu và có điều kiện khi thực hiện gói thầu theo giá thứ hai này. Trong
trường hợp này bên mời thầu cần phải xử lý như thế nào?

Trả lời: Trường hợp nhà thầu C có đơn dự thầu theo mẫu và đã được niêm yết
giá tại lễ mở thầu nhưng khi đánh giá gói thầu, tổ chuyên gia đấu thầu đã phát hiện
ra mức giá chào thứ hai có giá thấp hơn và có điều kiện trong việc thực hiện gói
thầu. Tổ chuyên gia đấu thầu sẽ phải xử lý như sau:
Căn cứ vào pháp luật đấu thầu (Điều 45 Luật Đấu thầu và điểm B Điều 21
NĐ 111). Hồ sơ dự thầu của nhà thầu không cố định như chào thầu với hai mức giá,
giá có điều kiện thì bên mời thầu sẽ loại bỏ hồ sơ này và không xem xét tiếp. Vì
vậy, tổ chuyên gia sẽ lập biên bản và báo cáo cấp có thẩm quyền loại bỏ hồ sơ của
nhà thầu C này.
Thực tế (trong năm 2002), tại Công ty VMS đã tổ chức đấu thầu cho 06 gói
thầu thiết bị mạng lưới, nhà thầu ALCATEL đã chào thầu với 02 mức giá khác
nhau: Một mức giá có đầy đủ các yêu cầu của hồ sơ mời thầu, mức giá thứ hai nhà
thầu không đưa ra giá phần lắp đặt. Đặc biệt phần giá này lại kèm theo điều kiện
giá này chỉ áp dụng nếu nhà thầu ALCATEL được thắng cho cả 06 gói thầu. Chính
vì điều kiện này tổ chuyên gia đấu thầu đã lập biên bản và đề xuất với cấp có thẩm

13


quyền đề xuất loại bỏ hồ sơ dự thầu của nhà thầu ALCATEL vì không đảm bảo các
điều kiện pháp lý của Luật đấu thầu.
Thực tiễn từ khi có Luật đấu thầu mới việc thực hiện theo Luật đấu thầu cũng
gặp khá nhiều khó khăn, phức tạp. Ngày 09/02/2007 (11h30’) trên website
Dantrí.com.vn đưa tin: “Xã hội đen tham gia công tác …đấu thầu Dự án kênh và
công trình trên kênh hồ chứa nước Sông Sào (Nghĩa Đàn, Nghệ An) có tổng kinh
phí hàng chục tỷ đồng, gồm 10 gói thầu (xem bản in kèm theo)..

14