Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty cổ phần sông đà 505 (tt)

1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài.
Đối với lĩnh vực xây dựng, chi phí xây lắp (CPXL) và giá thành
sản phẩm xây lắp là những chỉ tiêu kinh tế quan trọng luôn được các
nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm; vì CPXL là chỉ tiêu phản ánh
chất lượng hoạt động cũng như trình độ tổ chức quản lý của doanh
nghiệp. Do đó, công tác kiểm soát CPXL nhằm tiết kiệm CP đồng
thời đảm bảo chất lượng CT luôn được các công ty xây dựng đặt lên
hàng đầu.
Công ty Cổ phần Sông Đà 505 là một trong những doanh nghiệp
xây lắp lớn nhất khu vực Miền Trung – Tây Nguyên với nhiều CT thi
công trọng điểm có giá trị lớn, được chủ đầu tư đánh giá cao về mặt
chất lượng, kỹ thuật cũng như tiến độ bàn giao CT.
Tuy nhiên, thực tế trong nhiều năm qua, công tác kiểm soát nói
chung và kiểm soát CPXL nói riêng tại Công ty vẫn còn tồn tại một
số hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu của quản lý CP. Chính vì vậy,
việc tăng cường kiểm soát CPXL rất cần thiết đối với công ty hiện
nay.
Với tất cả các lý do trên tác giả đã chọn nghiên cứu đề tài
“TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 505”.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài
Trên cơ sở những lý luận về kiểm soát CPXL và thực trạng hoạt
động kiểm soát CPXL tại Công ty CP Sông Đà 505, nghiên cứu
nhằm đề xuất một số giải pháp tăng cường kiểm soát CPXL tại Công
ty Cổ phần Sông Đà 505.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

2

- Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu kiểm soát CPXL trong
quá trình thi công xây dựng các CT tại Công ty Cổ phần Sông Đà 505.
Bao gồm trình tự, thủ tục kiểm soát các loại CPXL trong hoạt động xây
dựng cơ bản: CPNVL trực tiếp, CP nhân công trực tiếp, CP máy thi
công, CPSX chung.
- Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu tại Công ty Cổ phần
Sông Đà 505.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Phỏng vấn trực tiếp: Giám đốc công ty, Giám đốc chi nhánh,
Kế toán trưởng, Trưởng phòng Kinh tế Dự án, CHT công trình để tìm
hiểu về môi trường kiểm soát, kiểm soát CP thông qua hợp đồng giao
khoán nội bộ.
- Quan sát, tìm hiểu những vướng mắc, hạn chế của quy trình
kiểm soát CPXL trong quá trình thi công xây dựng các CT, hạng mục
công trình (HMCT) tại Công ty Cổ phần Sông Đà 505.
- Nghiên cứu tài liệu: Vận dụng lý thuyết về thủ tục, quy trình
kiểm soát CPXL để phân tích thực trạng kiểm soát CPXL tại công ty
nhằm đề xuất các giải pháp phù hợp.
5. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm có ba chương:
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát CPXL trong
các doanh nghiệp xây dựng.
Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát CPXL tại công ty Cổ
phần Sông Đà 505.
Chương 3: Các giải pháp tăng cường kiểm soát CPXL tại công
ty Cổ phần Sông Đà 505.

3

TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Tính đến thời điểm hiện tại có rất nhiều tác giả nghiên cứu về vấn đề
kiểm soát nội bộ CP xây lắp, cụ thể:
Luận văn thạc sỹ “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất
xây lắp tại Công ty Cổ phần Đầu Tư Xây Dựng Công Trình Đô Thị
Đà Nẵng” của Nguyễn Minh Toàn (2011). Luận văn thạc sỹ “Tăng
cường kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần VINACONEX
25” của Nguyễn Thị Thanh Thúy (2010).
Sau khi tham khảo các luận văn trước đây, luận văn đã kế thừa
những cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nói chung và kiểm soát
CPXL nói riêng, tham khảo một số cách thức hoàn thiện hệ thống kiểm
soát tại các đơn vị được các luận văn tìm hiểu để vận dụng phù hợp với
thực tế Công ty Cổ phần Sông Đà 505. Bên cạnh đó, luận văn cũng có
một số hướng tiếp cận mới như: Xem xét công tác kiểm soát CPXL của
công ty trên cơ sở hợp đồng giao khoán nội bộ, dựa trên mục tiêu kiểm
soát CPXL mà Công ty đã đề ra để khảo sát, đánh giá công tác kiểm soát
CPXL tại công ty và đưa ra các giải pháp phù hợp; xây dựng các quy
trình, thủ tục kiểm soát mới và chặt chẽ hơn; …


4

CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ
XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG
1.1 Những vấn đề về kiểm soát trong quản lý
1.1.1 Khái quát về kiểm soát trong quản lý
1.1.2 Những vấn đề lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.2.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 “Hệ thống KSNB là
các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây
dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các
qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận sai
sót để lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử
dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”.
1.1.2.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
Bảo vệ tài sản của đơn vị
Đảm bảo sự tin cậy của các thông tin báo cáo
Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lí và các chính sách của
công ty
Đảm bảo hiệu quả của hoạt động và hiệu năng của quản lý
1.1.3 Các bộ phận hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo báo cáo COSO (1992), hệ thống KSNB bao gồm 5 bộ phận
có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, đó là: Môi trường kiểm soát, đánh giá
rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.
1.1.3.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác
động đến ý thức của mọi thành viên trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ
phận khác trong hệ thống KSNB. Các nhân tố của môi trường kiểm soát
bao gồm: Tính trung thực và các giá trị đạo đức; Cam kết về năng lực;


5

Hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán; Triết lý quản lý và phong cách
điều hành của nhà quản lý; Cơ cấu tổ chức; Phân định quyền hạn và
trách nhiệm; Chính sách nhân sự
1.1.3.2 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro
ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi
ro. Đánh giá rủi ro bao gồm: Xác định mục tiêu; Nhận dạng và phân
tích rủi ro; Quản trị sự thay đổi
1.1.3.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo
cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần
thiết thực hiện để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu
của tổ chức. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau mà một tổ
chức có thể thiết kế và áp dụng như kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát
phát hiện, kiểm soát bù đắp, ... Xét về chức năng, các hoạt động kiểm
soát phổ biến trong doanh nghiệp bao gồm: Soát xét của cấp nhà quản lý
cấp cao; Quản trị hoạt động; Phân chia trách nhiệm hợp lý; Kiểm soát
quá trình xử lý thông tin; Kiểm soát vật chất; Phân tích rà soát.
1.1.3.4 Thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó
chứa đựng những thông tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp
cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát doanh nghiệp.
1.1.3.5 Giám sát
Bản thân hệ thống KSNB cần được giám sát. Giám sát là quá
trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thời gian. Giám
sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.
1.2 Khái niệm và phân loại chi phí xây lắp
1.3 Kiểm soát chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng


6

1.3.1 Đặc điểm chi phí xây lắp ảnh hưởng đến công tác kiểm soát
1.3.2 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp.

1.3.2.1 Tổ chức thông tin dự toán.
Dự toán CP xây dựng CT được lập căn cứ trên cơ sở khối lượng các
công việc xác định theo thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công,
nhiệm vụ công việc phải thực hiện của CT và đơn giá xây dựng CT, định
mức CP tính theo tỷ lệ phần trăm (%) (định mức tỷ lệ) cần thiết để thực
hiện khối lượng, nhiệm vụ công việc đó.
Bảng 1.1: Dự toán chi phí xây lắp
STT

Khoản mục CP

I

CP trực tiếp

1

CP NVL

Cách tính
n

Ký hiệu

3

CP máy thi công

∑Q
∑Q

∑Q

4

CP trực tiếp khác

(VL + NC + M) x Tỷ lệ

CP trực tiếp

VL + NC+M+TT

T

II

CP chung

T x Tỷ lệ

C

III

Thu nhập chịu thuế tính trước

(T+C) x Tỷ lệ

TL

CP xây dựng trước thuế

T + C + TL

G

2

IV
V

CP nhân công

n
j =1
jn=1
j =1

j

× D vlj

VL

j

nc
j

NC

m
j

M

j

× D × (1 + K nc )

× D × (1 + K mtc )

GTGT – XD

Thuế giá trị gia tăng

GxT

CP xây dựng sau thuế

G + GTGT

CP xây dựng nhà tạm tại hiện

G x Tỷ lệ x (1+TGTGT-XD)

TT

GTGT
GXD

GXDNT

trường để ở và điều hành thi công
Cộng

1.3.2.2 Tổ chức thông tin thực hiện

GXD + GXDNT

GXD


7

Tổ chức thông tin thực hiện CPXL trong các doanh nghiệp xây
dựng là đi tổ chức thông tin kế toán cho việc đo lường các CPSX
thực tế phát sinh trong quá trình thi công các CT.
Thông tin kế toán phục vụ cho kiểm soát CPSX bao gồm thông
tin kế toán tài chính và thông tin kế toán quản trị, bắt đầu từ quá trình
lập, luân chuyển hồ sơ chứng từ kế toán đến tập hợp CP trên sổ kế
toán và lập các báo cáo về CP để phục vụ cho công tác quản trị CP.
1.3.3 Các thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp
1.3.3.1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
a. Thủ tục kiểm soát hiện hành
Thủ tục kiểm soát CPNVL trực tiếp bao gồm thủ tục kiểm soát
cung ứng vật tư về chất lượng và giá cả, thủ tục kiểm soát quá trình
sử dụng vật tư về số lượng.
Thủ tục kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu: Tại mỗi CT trước khi
tiến hành thi công, phòng kế hoạch sẽ căn cứ vào hồ sơ dự toán để lên kế
hoạch về số lượng, chất lượng của từng loại vật liệu cần mua theo từng

HMCT cũng như thời điểm đặt hàng. Từ đó, xem xét những nhà cung cấp
có chất lượng NVL tương xứng để lựa chọn nhà cung ứng sau này.
Thủ tục kiểm soát giá cả: Khi trúng thầu hay được chỉ định thầu một
CT, trên cơ sở dự toán nhà quản lý đơn vị sẽ gửi đơn yêu cầu các nhà cung
ứng vật tư báo giá, từ đó lựa chọn nhà cung ứng đảm bảo được chất lượng
như thiết kế, giá cả thấp và các chính sách về chiết khấu, vận chuyển và
thanh toán.
Thủ tục kiểm soát quá trình sử dụng nguyên vật liệu: Định kỳ hay đột
xuất, nhà quản lý đơn vị sẽ kiểm tra khối lượng xây lắp hoàn thành và căn
cứ vào định mức xây dựng để tính ra lượng NVL tiêu hao định mức (Q ĐM).
Đồng thời, căn cứ vào lượng NVL tồn đầu kỳ, lượng NVL nhập trong kỳ,
lượng NVL tồn thực tế trong kho (dựa vào kết quả kiểm kê), kế toán sẽ tính


8

được NVL tiêu hao thực tế (QTT). Sau đó, nhà quản lý sẽ tiến hành đối chiếu
giữa QĐM và QTT, nếu có sự chênh lệch thì phải tìm nguyên nhân lượng vật
tư thất thoát ở khâu nào mà quy trách nhiệm bồi thường ở khâu đó.
b. Thủ tục kiểm soát sau
Thủ tục kiểm soát sau đối với CPNVL trực tiếp là phân tích sự
biến động của các nhân tố ảnh hưởng đến CPNVL trực tiếp. Hai nhân
tố ảnh hưởng đến CPNVL trực tiếp đó là lượng NVL tiêu hao và đơn
giá NVL.
1.3.3.2 Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp.
a. Thủ tục kiểm soát hiện hành
- Thủ tục kiểm soát ngày công lao động: Hàng ngày đội trưởng
CT sẽ chấm công lao động của đội mình, cuối tháng tổng hợp trình
CHT công trình ký duyệt và chuyển lên phòng tổ chức.
- Thủ tục kiểm soát năng suất lao động: Định kỳ và cuối tháng

kế toán sẽ tính năng suất lao động nhân công trên cơ sở ngày công và
khối lượng công việc hoàn thành tương ứng, đối chiếu với định mức
CP nhân công trong hồ sơ dự toán.
b. Thủ tục kiểm soát sau
Tương tự như cách phân tích CPNVL trực tiếp, CP nhân công trực tiếp
chịu ảnh hưởng của hai nhân tố đó là đơn giá giờ công và năng suất lao động.
1.3.3.3 Thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công.
a. Thủ tục kiểm soát hiện hành
Các máy thi công, các xe vận chuyển và các tài sản khác phục vụ
cho thi công CT phải được kế toán TSCĐ thực hiện đầy đủ việc trích
khấu hao và phân bổ khấu hao. Định kỳ, kế toán tổng hợp tập hợp CP
sử dụng máy thi công để phục vụ công tác tính giá thành.
- Thủ tục kiểm soát CP nhân công điều khiển máy thi công: Kiểm
soát tương tự CP nhân công trực tiếp.


9

- Thủ tục kiểm soát CP nhiên liệu chạy máy thi công: Kiểm soát
tương tự như CPNVL trực tiếp.
- Thủ tục kiểm soát năng suất sử dụng máy thi công: Tương tự thủ tục
kiểm soát năng suất lao động.
b. Thủ tục kiểm soát sau
Biến động của CP sử dụng máy thi công thường chịu ảnh hưởng
bởi hai nhân tố: đơn giá ca máy thi công và số ca máy (mức hao phí
máy thi công).
1.3.3.4 Kiểm soát chi phí sản xuất chung
a. Thủ tục kiểm soát hiện hành
Đây là các khoản CP chiếm tỷ trọng không lớn trong CPXL
nhưng phát sinh thường xuyên và phân tán nên công tác kiểm soát

khoản CP này cần tăng cường thường xuyên liên tục.
+ Kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ của các thủ tục, chứng từ (hợp
đồng kinh tế, phiếu xuất kho…) liên quan đến các khoản CP sửa
chữa thường xuyên, sửa chữa lớn TSCĐ, tiền điện nước, điện thoại
và CP bằng tiền khác (tiếp khách, công tác phí,…).
+ Kiểm soát các khoản CP bằng kế hoạch, dự toán và các định mức.
+ Kiểm soát tính phù hợp quy định về tính chất của từng loại CP
hạch toán vào từng khoản mục.
b. Thủ tục kiểm soát sau
Phân tích biến động CP SX chung là đi phân tích các yếu tố định
phí và biến phí SX chung.


10

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Kiểm soát CP xây lắp hiệu quả là một mục tiêu quan trọng đối
với các doanh nghiệp xây dựng để tồn tại và phát triển trong điều
kiện kinh tế khó khăn và cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Một hệ
thống kiểm soát hiệu quả phải đảm bảo các mục tiêu: Bảo vệ tài sản
của đơn vị; Đảm bảo sự tin cậy của các thông tin báo cáo; Đảm bảo
việc thực hiện các chế độ pháp lí và các chính sách của công ty; Đảm
bảo hiệu quả của hoạt động và hiệu năng của quản lý; ...
Bên cạnh đó hệ thống kiểm soát cũng cần phải đảm bảo đầy đủ các
bộ phận cấu thành: Môi trường kiểm soát; Hệ thống thông tin phục vụ
công tác kiểm soát; và các thủ tục kiểm soát, được xây dựng chặt chẽ,
thống nhất và phù hợp với nhau nhằm giúp cho hoạt động kiểm soát
được thực hiện một cách thông suốt và hiệu quả.
Từ những cơ sở lý luận về kiểm soát CPXL nêu trên, chương hai
sẽ tập trung vào việc phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát CPXL

trên các phương diện như hệ thống thông tin hỗ trợ hoạt động kiểm
soát, các thủ tục kiểm soát tại Công ty Cổ phần Sông Đà 505. Từ đó
Chương ba sẽ căn cứ vào thực trạng kiểm soát CPXL tại Công ty, vận
dụng những lý luận về kiểm soát CPXL để đề ra những giải pháp tăng
cường kiểm soát CPXL tại Công ty Cổ phần Sông Đà 505.


11

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 505
2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần Sông Đà 505
2.2 Giới thiệu về môi trường kiểm soát tại Công ty cổ phần Sông Đà 505
2.3 Giới thiệu về hệ thống kế toán tại công ty
2.4 Thực trạng công tác kiểm soát CPXL tại công ty Cổ phần Sông Đà 505
2.4.1 Mục tiêu kiểm soát CPXL tại Công ty Cổ phần Sông Đà 505
Mục tiêu chính của công tác kiểm soát CPXL của Công ty là nhằm
kiểm soát CPXL thực tế phát sinh không vượt định mức dự toán, giảm
thiểu CP không cần thiết, hạ giá thành SX, bảo đảm chất lượng thi công
CT, giúp các CT được xây dựng đúng tiêu chuẩn kỹ thuật chủ đầu tư yêu
cầu, từ đó duy trì và phát triển thương hiệu của Công ty.
2.4.2 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp
2.4.2.1 Tổ chức thông tin dự toán
Khi tham gia đấu thầu bất kỳ một CT nào, Phòng kinh tế - dự án của
Công ty cũng sẽ lập hệ thống giá dự toán dựa trên các định mức giá và
lượng ban hành trong các tiêu chuẩn của Bộ xây dựng để tham gia đấu
thầu. Sau khi trúng thầu, căn cứ vào hợp đồng trúng thầu công ty sẽ lập
một hợp đồng giao khoán nội bộ ký với CHT công trình (đối với CT do
công ty quản lý) hoặc ký với giám đốc chi nhánh (đối với CT do chi

nhánh quản lý). Hợp đồng giao khoán nội bộ được xây dựng trên cơ sở
khối lượng thi công của hợp đồng dự thầu và đơn giá giao khoán nội bộ.
2.4.2.2 Tổ chức thông tin thực hiện
Thông tin thực hiện CPXL tại công ty chủ yếu được thực hiện
thông qua thông tin kế toán, bắt đầu từ quá trình lập, luân chuyển hồ
sơ chứng từ kế toán đến tập hợp CP trên sổ kế toán và lập các báo
cáo về CP để phục vụ cho công tác quản trị CP.


12

2.4.3 Các thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp
2.4.3.1 Thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu
Thủ tục cung ứng vật tư.



Để đảm bảo mục tiêu kiểm soát CPXL của công ty, hầu hết vật tư thi
công CT đều được công ty mua cấp. Ngoài ra, đối với một số vật tư nhỏ lẻ,
giá trị thấp thì Công ty ủy quyền cho CHT công trình được tự mua.
Đối với vật tư do Công ty mua cấp:
Trách nhiệm

1

CHT/GĐCN

2

CHT/GĐCN

3

Ban GĐ
Phòng KD

4
5

- VT tồn kho
- Tiến độ thực

Báo cáo
thực hiện HĐ

Phòng KD

Viết phiếu

-Phiếu yêu cầu
cấp VT

Phòng KD

hiện
HĐ

6

-

Ban GĐ

Kế hoạch VT
kỳ tiếp theo

PD

7

+

Lựa chọn NCC

8

Lập hợp đồng
hoặc đơn hàng

Thủ kho
Hợp đồng
Đơn đặt hàng
Đơn mua hàng

Thực hiện
mua hàng
Tiếp nhận

Nhập kho

Thẻ kho


13

Đối với vật tư do công trường tự mua:
Trách nhiệm

1

CHT/GĐCN

2

CHT/GĐCN

3

Ban GĐ
Phòng TC -

- VT tồn kho

4

- Tiến độ thực

Kế hoạch VT
kỳ tiếp theo

Báo cáo
thực hiện HĐ

Viết phiếu

-Giấy yêu cầu
mua VT

KT

hiện HĐ

5

_

PD

6

CHT

Phòng TC -

+


Tạm ứng tiền
mua hàng

KT

Thủ tục kiểm soát nhập vật tư
Thực
hiện phải có phiếu giao hàng của người
Vật tư nhập vào công
trường
mua hàng

giao, thủ kho trực tiếp nhận hàng và ghi số thực nhận vào thẻ kho (đối
với NVL nhập kho). Đối với một số NVL sử dụng ngay thì phải lập
bảng giao nhận vật tưKiểm
đưa vào
sử dụng
tra chứng
từ theo biên bản giao nhận vật tư.


Thanh
toánxuất
hoàn vật
ứng tư
Thủ tục kiểm
soát

Tại CT Đội trưởng của các tổ thi công khi có nhu cầu về vật tư sẽ
làm giấy yêu cầu xuất vật tư và phải được CHT duyệt. Sau khi CHT
đồng ý, thủ kho sẽ xuất kho theo số lượng yêu cầu và ghi thẻ kho.

14

Trách nhiệm

1

Đội trưởng

2
CHT

Giấy yêu cầu
xuất vật tư

- Nhu cầu VT
thi công

_
3

Phiếu xuất kho

Thủ kho

PD

Sơ đồ 2.7. Quy trình xuất kho vật tư


+

Thủ tục bảo quản
vật tư
Xuất kho

Thẻ kho

Các loại vật tư sử dụng cho công trình đều bố trí vào các khu vực
đã được xác định trong hồ sơ mặt bằng thi công. NVL như sắt thép
tồn kho được bảo quản bằng hệ thống kho kiên cố, bãi có hàng rào
B40 bảo vệ có khóa cẩn thận, thủ kho chịu trách nhiệm bảo quản
NVL. Định kỳ 6 tháng công ty sẽ lập biên bản kiểm kê kiểm tra, đối
chiếu với số liệu trên sổ sách tìm nguyên nhân qui trách nhiệm.
2.4.3.2. Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp.
Thủ tục kiểm soát CP nhân công trực tiếp bao gồm kiểm soát ngày
công lao động và kiểm soát năng suất lao động của nhân công.
- Kiểm soát ngày công lao động: Hàng ngày đội trưởng CT sẽ
chấm công lao động của đội mình, sau đó cuối tháng tổng hợp trình
CHT công trình ký duyệt và chuyển về phòng tổng hợp tại công ty .
- Kiểm soát năng suất lao động: Việc đánh giá năng suất lao động
của nhân công được thực hiện thông qua việc phân loại A, B, C dựa
trên kết quả thực hiện công việc trong tháng.


15

2.4.3.3. Thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công
* Đối với máy thi công của đơn vị:
Thủ tục kiểm soát CP sử dụng MTC bao gồm: Thủ tục kiểm soát
nhiên liệu, kiểm soát ca máy hoạt động và kiểm soát CP sửa chữa MTC.

- Kiểm soát nhiên liệu sử dụng cho máy thi công: Được thực hiện
thông qua định mức tiêu hao nhiên liệu và nhật trình hoạt động ca máy.
- Đối với nhật trình ca máy, việc theo dõi hoạt động của máy thi
công được thực hiện và xác nhận bởi lái xe, kỹ thuật CT và CHT vào
cuối mỗi buổi làm việc. Cuối tháng gửi nhật trình ca máy về kế toán
thanh toán để kiểm tra thanh toán.
- Kiểm soát CP sửa chữa máy thi công: Công ty chưa ban hành
kế hoạch, quy trình cụ thể về việc sửa chữa máy thi công.
* Đối với máy thi công thuê ngoài: Một số hợp đồng thuê máy tại công
ty được thuê theo ca hoặc theo tháng phụ thuộc vào khối lượng thực hiện.
2.4.3.4 Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung
Đối với CPNVL, công cụ dụng cụ xuất dùng cho bộ phận quản lý
thi công được quản lý giống như phần kiểm soát NVL trực tiếp.
Các khoản chi bằng tiền mặt chi cho dịch vụ mua ngoài như tiền
điện, nước, tiền tiếp khách, được dựa trên việc kiểm tra chứng từ hợp lệ.
2.5 Đánh giá tình hình kiểm soát CPXL tại Công ty Cổ phần Sông Đà 505.
2.5.1 Những kết quả đạt được.
Cơ cấu tổ chức được công ty thiết lập tương đối hợp lý phục vụ tốt
cho công tác kiểm soát nói chung và kiểm soát đối với CPXL nói riêng.
Thông tin dự toán của công ty được xây dựng bao gồm hợp đồng
dự thầu và hợp đồng giao khoán nội bộ. Hợp đồng giao khoán nội bộ
giúp công ty kiểm soát hiệu quả chất lượng CT và hạn chế được
những hao hụt, mất mát trong quá trình thi công.


16

Hệ thống kế toán được tổ chức và vận dụng phù hợp với đặc
điểm tổ chức hoạt động SXKD, đảm bảo phản ánh, cung cấp thông
tin về tình hình kinh doanh cho các cấp quản lý của công ty.

Mặc dù còn nhiều hạn chế nhưng công ty đã có sự quan tâm nhất
định đến các thủ tục kiểm soát CPXL góp phần không nhỏ vào việc
giảm thiểu CP và hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động của công ty.
2.5.2 Những tồn tại
Thông tin kế toán tổng hợp CPXL theo toàn bộ CT trong khi hợp
đồng giao khoán nội bộ kiểm soát CPXL theo từng HMCT do đó khó
khăn trong việc đối chiếu kiểm tra và xác định nguyên nhân chênh lệch.
Công ty chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ. Mặc dù Ban lãnh đạo
công ty đã quan tâm đến kiểm soát CPXL nhưng cũng chỉ dừng lại ở
việc ghi chép, hạch toán, phản ánh số liệu vào sổ sách chứ chưa đi
sâu vào kiểm tra, kiểm soát, phân tích.
Các hạn chế của Công ty trong việc kiểm soát các khoản mục CP
cụ thể như sau:
* Thủ tục kiểm soát CP NVL trực tiếp:
- Khâu cung ứng vật tư:
Do tại một thời điểm, Công ty phải thực hiện nhiều CT nên có thể
gây chậm trễ trong việc cung ứng vật tư cho một số công trường, đặc
biệt là công trường ở xa gây ảnh hưởng lớn đến tiến độ thi công CT.
Công ty chưa có lựa chọn, đánh giá năng lực của các nhà cung cấp.
- Khâu giao nhận và nhập kho vật tư: Tại công ty, quá trình nhận
vật tư do Thủ kho đảm nhận, không có bộ phận tiếp nhận, bộ phận
kiểm nghiệm vật tư, không lập biên bản kiểm nghiệm để đánh giá
chất lượng lẫn số lượng vật tư .
- Khâu xuất vật tư sử dụng thi công công trình:


17

Thủ kho lập phiếu xuất kho một lần với khối lượng lớn (dựa trên giấy
đề nghị xuất vật tư được duyệt trên cơ sở định mức tiêu hao và khối lượng

công tác xây lắp) nhưng khi sử dụng không hết không được quản lý chặt
chẽ và không được phản ánh vào sổ sách do đó việc kiểm soát thiếu chặt
chẽ, đặc biệt là đối với một số loại vật tư dễ mất mát và hư hỏng.
CHT còn lơ là trong việc theo dõi vật tư sau khi xuất kho đưa
vào thi công CT, hàng tuần không tiến hành đánh giá, xác định lại
khối lượng công việc hoàn thành.
* Thủ tục kiểm soát CP nhân công trực tiếp: Tại công ty
CP nhân công trực tiếp được quản lý chặt chẽ dựa trên khối lượng
hoàn thành trong tháng, từ đó đảm bảo CP tiền lương được tính đúng,
tính đủ, đảm bảo thực hiện đúng quy định của pháp luật về lao động
đồng thời đảm bảo chất lượng công việc hoàn thành. Tuy nhiên việc
kiểm soát CP nhân công chủ yếu được thực hiện trên cơ sở theo dõi
ngày công, việc đánh giá hiệu suất làm việc chỉ mang tính hình thức
và chủ quan, chưa có dựa trên những tiêu chí khách quan, rõ ràng nên
khó xác định CP nhân công một cách hợp lý và chính xác.
* Thủ tục kiểm soát chi phí máy thi công: Công ty chưa
xây dựng được kế hoạch bảo dưỡng định kỳ. Đối với một số công
việc thuê ngoài máy thi công theo tháng, công ty chưa kiểm soát chặt
chẽ khối lượng thi công thực tế dựa trên định mức mà chỉ kiểm soát
theo số ngày công nên không đảm bảo hiệu suất công việc.
* Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung: Đối với CP
tiếp khách, hội họp thì được lãnh đạo phê duyệt trực tiếp không
thông qua bất kỳ phòng ban nào nên hầu như thủ tục kiểm soát CP là
chiếu lệ, chỉ kiểm tra được về tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, hạch
toán và cập nhật vào máy.


18

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2

Hệ thống kiểm soát của Công ty Cổ phần Sông Đà 505 được xây
dựng nhằm các mục đích chính là quản lý chất lượng thi công CT;
bảo vệ tài sản, vật tư khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận,
trộm cắp trong quá trình thi công; đảm bảo mọi thành viên công ty
tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức cũng như các
quy định của luật pháp; và đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế
toán và BCTC. Môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin phục vụ
kiểm soát, và các thủ tục kiểm soát nội bộ CPXL được Công ty xây
dựng phù hợp với mục tiêu kiểm soát, đã giúp cho Công ty kiểm soát
tốt CP và chất lượng thi công CT, góp phần mang lại nhiều thành
công và uy tín cho công ty trong quá trình hoạt động.
Bên cạnh những nỗ lực và kết quả đạt được trong việc xây dựng
hệ thống kiểm soát CPXL tại Công ty Cổ phần Sông Đà 505, vẫn còn
nhiều mặt còn hạn chế và tồn tại cần phải khắc phục, xây dựng, hoàn
thiện nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu phát triển của công ty, của
ngành nghề kinh doanh, và yêu cầu quản lý trong điều kiện cạnh
tranh và hội nhập.
Từ những cơ sở lý luận về kiểm soát CPXL trong chương một,
kết hợp với việc khảo sát thực trạng về hoạt động kiểm soát CPXL tại
Công ty Cổ phần Sông Đà 505 hiện nay, cho phép đề ra các giải pháp
tăng cường kiểm soát CPXL tại Công ty.


19

CHƯƠNG 3
CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 505
3.1 Xác định lại mục tiêu kiểm soát
Công ty cần có những biện pháp kiểm soát nhằm đảm bảo đúng

tiến độ thực hiện hợp đồng đã cam kết với đối tác.
Bên cạnh đó, Công ty cũng cần phải quan tâm đến việc tuân thủ các
yêu cầu của Luật bảo vệ môi trường để góp phần hạn chế và giảm thiểu
tối đa những tác hại về môi trường do việc thi công này mang lại.
3.2 Hoàn thiện thông tin kế toán phục vụ kiểm soát
* Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Tại CT, khi xuất kho vật tư, thủ kho lập phiếu xuất kho theo hạn mức.
Đây là cơ sở hạch toán CPSX và giá thành sản phẩm, cơ sở cho việc kiểm
tra quá trình sử dụng vật tư theo định mức, kiểm tra tiến độ thi công.
Tại phòng kế toán công ty, ngoài việc mở sổ theo dõi NVL cho từng
CT, từng HMCT còn phải tiến hành theo dõi chi tiết cho từng loại, từng
nhóm vật tư tại mỗi CT đó.
* Đối với chi phí nhân công trực tiếp
Bên cạnh bảng chấm công và bảng đánh giá năng suất lao động
của nhân công, các đội trưởng CT cần lập biên bản nghiệm thu khối
lượng công việc hoàn thành chuyển cho nhân viên kinh tế tại CT lập
bảng xác nhận công việc hoàn thành để làm cơ sở thanh toán lương
cho người lao động.
* Đối với chi phí sử dụng máy thi công
Nhân viên kỹ thuật của từng HMCT phải báo cáo số lượng ca
máy hoạt động, loại máy thi công và khối lượng công việc đã thi
công xong theo từng HMCT.


20

Nhân viên quản lý đội xe, máy thi công phải báo cáo về tình hình
nhiên liệu, vật liệu sử dụng cho đội xe thi công cũng như các CP
khác liên quan như CP sửa chữa xe máy…theo từng HMCT.
Xe máy thi công thường được sử dụng cho nhiều HMCT khác

nhau, nên công ty cần tổ chức quản lý chi tiết CP sử dụng máy thi
công cho từng HMCT cụ thể.
* Đối với chi phí sản xuất chung
Sự biến động của CPSX chung là sự biến động của từng loại CP cấu
thành. Do đó, để có thể quản lý, kiểm soát tốt loại CP này, công ty nên
hạch toán chi tiết theo từng loại CP, theo từng HMCT giúp cho việc
kiểm soát CP được chặt chẽ hơn.
3.3 Tăng cường các thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp
3.3.1 Thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
* Đối với thủ tục cung ứng vật tư
Công ty cần xây dựng một kế hoạch vật tư tổng hợp cho toàn bộ
CT ngay sau khi trúng thầu và các kế hoạch vật tư ngắn hạn cho từng
giai đoạn cụ thể. Hàng tháng, dựa trên tiến độ công việc đã được
phòng kinh tế dự án xây dựng, Ban chỉ huy CT xác định khối lượng
công việc cụ thể cần thực hiện trong tháng, sau đó lập báo cáo thực
hiện hợp đồng, báo cáo vật tư tồn kho, lập bảng dự trù công việc kỳ
tiếp theo chuyển lên phòng kinh doanh để yêu cầu cấp vật tư.
Bên cạnh đó, công ty cũng nên xây dựng các tiêu chí để đánh giá
các nhà cung cấp hiện tại và những nhà cung cấp mới nhằm lựa chọn
những nhà cung cấp đủ năng lực, cung cấp vật tư đảm bảo chất lượng
với giá thấp nhất và có những chính sách bán hàng linh hoạt.


21

* Đối với thủ tục nhập kho vật tư
Công ty cần lập bộ phận tiếp nhận và bộ phận kiểm nghiệm vật
tư thay vì chỉ là thủ kho CT kiểm tra thông qua việc kiểm đếm số
lượng, kiểm tra nhãn.
Bên cạnh đó, để kiểm soát chất lượng vật tư, công ty cũng cần đưa

ra một số quy tắc chung đảm bảo đầy đủ trình tự các bước cần thực hiện
khi kiểm tra một loại vật tư nhập vào công trường, cụ thể bao gồm các
bước chính sau: Xác định nguồn gốc, Kiểm tra chất lượng vật tư, Kiểm
tra chất lượng thông qua yêu cầu chất lượng của thiết kế
* Đối với thủ tục xuất kho vật tư
Để kiểm soát vật tư sử dụng, hàng tuần CHT CT yêu cầu thủ kho
lập bảng quyết toán khối lượng vật liệu sử dụng, các đội thi công lập
bảng tổng hợp khối lượng vật tư. Việc quyết toán hàng tuần sẽ giúp
công ty tránh được tình trạng sử dụng vật tư vượt hạn mức, nhanh
chóng tìm ra nguyên nhân để xử lý kịp thời nhằm đảm bảo chất
lượng CT, tránh tổn thất, mất mát vật tư.
* Thủ tục kiểm soát bảo quản vật tư
Vật tư sử dụng cho CT khi tiếp nhận phải được kiểm tra và phân
loại. Vật tư trong kho cần được bảo quản theo nguyên tắc: vật tư nào
nhập trước thì xuất trước và cần được phân theo chủng loại có các ký
hiệu thích hợp để phân biệt. Định kỳ cuối tháng thủ kho phối hợp với
kế toán và CHT công trình đi kiểm kê số lượng thực tế trong từng kho.
3.3.2 Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Để kiểm soát tốt thời gian lao động, tại CT, trước khi bắt đầu một
ngày làm việc, các đội trưởng sẽ nhận công việc từ CHT và kỹ thuật
CT, hướng dẫn các đội tập hợp công nhân của đội mình để phổ biến
kế hoạch trong ngày và theo dõi chấm công.


22

Đối với công tác đánh giá năng suất lao động của công nhân
thông qua bình xét A, B, C, công ty cần xây dựng một hệ thống chỉ
tiêu đánh giá khoa học, khách quan và công bố rộng rãi cho toàn bộ
công nhân được biết.

Ngoài ra, để đảm bảo mục tiêu kiểm soát tiến độ thực hiện công
trình, trước tiên công ty cần phải kiểm soát nguồn nhân lực để xác
nhận liệu nguồn nhân lực có sẵn như kế hoạch hay không về thời
gian, chất lượng và số lượng tại từng thời điểm nhất định.
3.3.3 Thủ tục kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công
* Đối với máy thi công của đơn vị: Trong đội xe phải có một đội
trưởng xe máy với quyền lợi phù hợp và các trách nhiệm: bảo quản
xe máy thi công, quản lý nhân viên lái xe, lập báo cáo tổng hợp tình
hình hư hỏng của xe máy để có kế hoạch sửa chữa kịp thời đảm bảo
tiến độ thi công và hạn chế tổn thất.
* Đối với máy thi công thuê ngoài: Công ty nên lựa chọn những
đơn vị cho thuê uy tín, có khả năng cung cấp máy thi công đáp ứng
được yêu cầu thi công của CT với CP thấp nhất. Trong thời gian thuê,
cần phải tăng cường kiểm tra, quản lý tình hình vận hành máy của
nhân công điều khiển máy, sử dụng tối đa số ca máy như đã hợp đồng,
đảm bảo thực hiện đúng tiến độ CT.
3.3.4 Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung
Công ty cần thiết phải lập thủ tục kiểm soát môi trường nhằm
thực hiện các biện pháp giảm thiểu ô nhiễm môi trường một cách
nghiêm túc, bài bản, đặt ngang tầm quan trọng với các hoạt động
chuyên môn khác.
3.4 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát sau
Công ty phải xây dựng cho mình các thủ tục kiểm soát sau phù
hợp để xác định nguyên nhân và đưa ra hành động kiểm soát đối với


23

các chênh lệch một cách nhanh chóng.
Thủ tục kiểm soát sau đối với CPXL thực chất là phân tích sự

biến động của CPXL thông qua việc sử dụng phương pháp thay thế
liên hoàn để tìm ra các nhân tố ảnh hưởng. Công ty cần xây dựng các
thủ tục kiểm soát sau cho từng khoản mục CP cụ thể là chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi
công và chi phí sản xuất chung.
3.5 Giải pháp khác
Công ty cần quan tâm đến công tác tuyển dụng và đào tạo nhân
sự nhằm xây dựng một đội ngũ nhân viên có phẩm chất và trình độ
chuyên môn giỏi, góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty
trong tương lai. Để làm được điều này đòi hỏi công ty phải xây dựng
một quy trình tuyển dụng và đào tạo rõ ràng và khoa học.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Trên cơ sở lý luận cũng như khảo sát thực trạng công tác kiểm soát
CPXL tại công ty Cổ phần Sông Đà 505, tác giả đã đưa ra một số giải pháp
nhằm hoàn thiện và tăng cường công tác kiểm soát CPXL tại công ty.
Tác giả hy vọng rằng các giải pháp trên sẽ đóng góp thiết thực
vào việc xây dựng và hoàn thiện công tác kiểm soát CPXL tại công
ty cổ phần Sông Đà 505 nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững, đem
lại hiệu quả cao trong công tác SXKD cũng như quản lý và gia tăng
các giá trị của công ty trong tương lai.


24

KẾT LUẬN
Công ty Cổ phần Sông Đà 505 cũng như các Công ty xây dựng
khác đang đứng trước các thách thức về cạnh tranh và hội nhập quốc
tế, đòi hỏi công ty cần quan tâm đến việc quản lý tốt CP, hạ giá thành
sản phẩm và nâng cao chất lượng công trình để đáp ứng yêu cầu ngày
càng cao của chủ đầu tư. Do đó việc xây dựng và hoàn thiện kiểm

soát CPXL là yêu cầu bức thiết và quan trọng, nhằm đảm bảo hiệu
quả kinh tế trong quá trình hoạt động và phát triển của công ty.
Xuất phát từ thực trạng trên, luận văn cố gắng xem xét khảo sát
công tác kiểm soát CPXL tại công ty Cổ phần Sông Đà 505; phân
tích và làm rõ những ưu điểm và tồn tại trong hoạt động kiểm soát
CPXL tại công ty; vận dụng những cơ sở lý luận và kinh nghiệm thực
tế để đề xuất những giải pháp tăng cường kiểm soát CPXL mang tính
thực tiễn cao, góp phần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động
của công ty.