Tin học ứng dụng CHUONG1

Bài giảng tin học ứng dụng

CHƯƠNG 1
NHẮC LẠI CÁC KIẾN THỨC TIN HỌC CĂN BẢN
Môn Tin học đại cương đã trang bị một khối lượng lớn kiến thức về Windows cũng
như Excel. Chương này chỉ nhằm mục đích nhắc lại những kiến thức cơ bản về chúng tạo điều
kiện thuận lợi cho việc học môn Tin học ứng dụng sử dụng công cụ chủ yếu là Excel.
1.1 CĂN BẢN VỀ WINDOWS
Với một máy tính đã được cài đặt hệ điều hành Windows sau khi bật công tắc nguồn
trên ổ cứng thì hệ điều hành được khởi động và có giao diện đồ hoạ sẵn sàng cho một phiên
làm việc.
1.1.1 Thư mục (folder), tệp tin (file)

Màn hình ền

1.1.1.1 Tạo thư mục (new folder)
Để tạo một thư mục mới ta kích hoạt My Computer hoặc Windows Explorer, rồi chọn
ổ đĩa, thư mục hoặc tệp tin cần tạo rồi làm theo một trong các cách sau:
+ Từ menu chính của cửa sổ My Computer hoặc Windows Explorer thực hiện lệnh:
File\ New\ Folder.
+ Kích phải chuột, chọn lệnh New\ Folder trên thanh menu tắt.

Xuất hiện hộp văn bản New Folder. Gõ tên thư mục mới rồi Enter để hoàn tất quá
trình tạo thư mục mới.
1.1.1.2 Đổi tên thư mục, file (rename)
Để đổi tên thư mục, tên file ta kích hoạt My Computer hoặc Windows Explorer, rồi
chọn ổ đĩa, thư mục hoặc tệp tin cần đổi tên rồi làm theo một trong các cách sau:
+ Từ menu chính của cửa sổ My Computer hoặc Windows Explorer thực hiện lệnh:
File\Rename.
+ Kích phải chuột, chọn lệnh Rename trên thanh menu tắt.
Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng

1


Bài giảng tin học ứng dụng

Gõ tên thư mục mới hay tệp tin mới rồi Enter.
1.1.1.3 Xoá thư mục tệp tin bị xoá (delete)
Để xoá thư mục, tệp tin ta kích hoạt My Computer hoặc Windows Explorer. Chọn thư
mục hoặc tệp tin cần xoá rồi làm theo một trong các cách sau:
+ Từ menu chính của cửa sổ My Computer hoặc Windows Explorer thực hiện lệnh:
File\Delete.
+ Kích phải chuột, chọn lệnh Delete trên thanh menu tắt.
+ Nhấn phím Del hoặc Delete trên bàn phím
Windows sẽ hiện hộp thoại xác nhận xoá. Chọn Yes để xác nhận.

Chú ý: - Với những cách xóa này ta có thể khôi phục lại ngay tệp tin, thư mục vừa xoá
bằng cách nhấn nút Undo

. Với những tệp tin, thư mục trên ổ đĩa cứng bị xoá lâu rồi thì

ta có thể vào Recycle Bin, tìm thư mục, tệp tin rồi kích phải chọn Restore trên thanh menu tắt.
- Ta cũng có thể xóa vĩnh viễn tệp tin, thư mục bằng cách giữ phím Shift trong
khi Delete.
1.1.1.4 Sao chép thư mục, file (copy/ paste)

Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng

2

Bài giảng tin học ứng dụng
Cách nhanh nhất để sao chép thông tin là di thả nó từ chỗ này sang chỗ khác bằng
chuột. Tuy nhiên ta có thể sao chép thư mục, tệp tin sang một thư mục khác hay ổ đĩa khác
bằng một trong các cách sau:
+ Kích hoạt My Computer hoặc Windows Explorer.
+ Chọn tệp tin, thư mục cần sao chép.
+ Chọn Copy bằng một trong các cách:
-

Bấm vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ.

-

Trên thanh menu chọn Edit\ Copy.

-

Kích phải chuột lên tệp tin, thư mục cần sao chép rồi chọn Copy.

-

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.

+ Mở ổ đĩa hoặc thư mục sẽ chứa tệp tin, thư mục rồi thực hiện lệnh dán Paste bằng
một trong các cách sau:
-

Bấm vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ

-

Từ thanh menu thực hiện lệnh Edit\ Paste.

-

Kích phải chuột rồi chọn Paste.

-

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V.

1.1.1.5 Di chuyển thư mục, file (cut/ paste)
Để di chuyển thư mục, file từ ổ đĩa, thư mục này đến ổ đĩa, thư mục khác ta cũng tiến
hành tương tự như việc sao chép thư mục chỉ khác là thay vì việc chọn Copy ta chọn Cut. Để
chọn lệnh Cut ta làm theo một trong các cách sau:
-

Bấm vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ.

-

Trên thanh menu chọn Edit\ Cut..

-

Kích phải chuột lên tệp tin, thư mục cần sao chép rồi chọn Cut..

-

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X.

1.1.2 Đĩa mềm
Đĩa mềm dùng để lưu trữ văn bản, dữ liệu và chương trình. Nó cũng được sử dụng để
chuyển thông tin từ máy này sang máy khác, từ nơi này sang nơi khác khá dễ dàng.
1.1.2.1 Định dạng đĩa mềm
Đĩa mềm trong quá trình sử dụng có thể bị khó đọc lúc này ta có thể tiến hành định
dạng lại đĩa như sau:
Kích hoạt My Computer hoặc Windows Explorer rồi làm theo một trong các cách sau:
+ Chọn ổ đĩa mềm 31/2 Floopy (A:) rồi chọn lệnh File từ thanh thực đơn, chọn
Format.
+ Kích phải vào ổ đĩa mềm 31/2 Floopy (A:) rồi chọn Format từ thanh menu tắt.
Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng

3


Bài giảng tin học ứng dụng
Thực hiện các lựa chọn trong hộp thoại Format rồi nhấn Start để định dạng. Nếu đĩa
mềm có chứa dữ liệu thì sẽ xuất hiện hộp thoại cảnh báo dữ liệu sẽ bị xoá. Chọn OK để xác
nhận yêu cầu định dạng.

Khi việc định dạng đĩa hoàn tất xuất hiện hộp thoại thông báo, ta nhấn OK để hoàn tất
rồi kích nút Close để kết thúc toàn bộ việc định dạng đĩa mềm.
Chú ý: Đĩa mềm đã được đưa vào ổ đĩa.
1.1.2.2 Thao tác với đĩa mềm
¾ Sao chép từ ổ cứng ra đĩa mềm
Để sao chép thư mục, tệp tin hay chương trình từ ổ cứng ra đĩa mềm trước hết ta kích
hoạt My Computer hoặc Windows Explorer rồi làm một trong các cách sau:
+ Kích phải lên thư mục, tệp tin, chương trình cần sao chép di chuyển từ ổ cứng ra đĩa

mềm rồi thực hiện lệnh Send to\ 31/2 Floopy (A:).
+ Kích chọn thư mục, tệp tin, chương trình cần sao chép di chuyển từ ổ cứng ra đĩa
mềm rồi Copy (Ctrl + C) nếu muốn sao chép, Cut (Ctrl + X) nếu muốn di chuyển giống như
khi sao chép và di chuyển thư mục, tệp tin rồi chọn đích đến là ổ đĩa mềm 31/2 Floopy (A:) và
thực hiện lệnh Paste (Ctrl+V).
¾ Sao chép từ đĩa mềm vào ổ cứng
Để sao chép thư mục, tệp tin hay chương trình từ đĩa mềm vào ổ cứng trước hết ta
kích hoạt My Computer hoặc Windows Explorer rồi tiến hành giống như khi sao chép (Copy),

Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng

4


Bài giảng tin học ứng dụng
di chuyển (Cut) thư mục, tệp tin nhưng đích đến lúc này là thư mục nằm trên ổ đĩa cứng
(Paste).
Chú ý: Để thao tác với đĩa mềm ta phải đảm bảo rằng khe bảo vệ của đĩa mềm đó
không hở.
1.1.3 Cài đặt phần mềm
Windows là hệ điều hành đa nhiệm cho phép cài đặt nhiều phần mềm tương thích với
phần cứng của máy tính và các phiên bản của Windows. Ở đây xin đưa ra một ví dụ cài đặt
phần mềm Microsoft Office rất thông dụng.
Ta có thể cài đặt từ bộ cài Microsoft Office có trong ổ cứng của máy tính hoặc cài đặt
từ đĩa CD chứa phần mềm Microsoft Office nếu máy tính của ta có ổ đĩa CD – ROM . Với
phiên bản nào của Microsoft Office ta cũng cần làm theo các bước sau:
¾ Cài đặt từ bộ cài trên ổ cứng
+ Tìm đường dẫn đến nơi chứa bộ cài và mở ra.
+ Kích đúp vào biểu tượng Setup.exe để bắt đầu thực hiện việc cài đặt.
+ Lựa chọn cách cài đặt rồi nhấn Next.

+ Lựa chọn các ứng dụng MSOFFICE và công cụ sẽ cài rồi chọn Update để bắt đầu
quá trình cài đặt.

Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng

5


Bài giảng tin học ứng dụng

+ Kích chọn OK trong hộp thoại xác nhận quá trình cài đặt MSOFFICE đã được thành
công để hoàn tất việc cài đặt.

1.1.4 Font chữ

Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng

6


Bài giảng tin học ứng dụng
Font được dùng để hiển thị văn bản trên màn hình và máy in. Ta có thể thêm hoặc xoá
bỏ những font không cần thiết.
¾ Cài đặt font
Để cài đặt font chữ ta làm theo các bước sau:
+ Kích hoạt thư mục Fonts trong cửa sổ Control Panel:

+ Trên thanh thực đơn ta thực hiện lệnh: File\ Install NewFont

+ Hộp thoại Add Fonts xuất hiện ta chọn ổ đĩa chứa fonts trong mục Drivers, chọn thư
mục chứa fonts trong Folders, chọn font hoặc tất cả các font cần cài trong List of fonts rồi
chọn OK để hoàn tất việc cài đặt.

Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng

7


Bài giảng tin học ứng dụng

¾ Xóa bỏ font
Để xoá font ta chỉ việc kích chọn font cần xoá trong thư mục font đã được cài đặt,
nhấn phím Del hoặc Delete rồi chọn Yes trong hộp thoại xác nhận xoá để hoàn tất việc xoá
font.
¾ Cài đặt phần mềm Tiếng Việt
Để đánh cũng như hiện được chữ Tiếng Việt trên màn hình và máy in thì nhất thiết ta
phải cài đặt thêm phần mềm Tiếng Việt. Để cài đặt phần mềm Tiếng Việt giả sử là phần mềm
VietKey2000 (hầu như được sử dụng trên các máy tính cá nhân hiện nay) ta làm như sau:
+ Kích hoạt My Computer hoặc Windows Explorer
+ Tìm đường dẫn đến thư mục chứa bộ cài phần mềm (trên ổ cứng hoặc đĩa CD) và
mở nó ra.

Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng

8


Bài giảng tin học ứng dụng

+ Kích đúp vào Setup.exe để bắt đầu tiến hành quá trình cài đặt. Thực hiện theo các
hướng dẫn trong các hộp thoại:
+ Lựa chọn một trong ba cách cài đặt và đường dẫn đến nơi sẽ cài đặt.

+ Chọn mục tạo hay không tạo Icons trên Desktop và Finish
+ Tích chọn mục khởi động lại máy và ấn Finish để hoàn thành việc cài đặt.

Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng

9


Bài giảng tin học ứng dụng

Đối với các phần mềm Tiếng Việt khác ta cũng làm tương tự.
1.2 CĂN BẢN VỀ EXCEL
1.2.1 Giới thiệu các thành phần chính của Excel
Sau khi khởi động Excel bằng cách nháy đúp chuột vào biểu tượng Excel

trên

màn hình hoặc chọn Start\ Program\ Microsoft Excel màn hình đồ hoạ của Excel được xuất
hiện với các thành phần chính sau:

Thanh công thức (Formula)

Thanh định dạng (Formatting)

Vùng làm việc
Thanh cuốn (Scroll)

Danh sách Sheet và nút dịch chuyển (sheet tab)

Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng

10


Bài giảng tin học ứng dụng
− Thanh tiêu đề (Title): Cho ta biết tên tệp hiện. Tên mặc định là Book# (# là số thứ tự
tương ứng với số lần mở tệp) và có đuôi mở rộng là XLS.
− Thanh thực đơn (Menu): Liệt kê các mục lệnh chính của Excel. Mỗi mục ứng với
một menu dọc, để mở menu dọc ta chỉ việc nháy chuột vào tên mục.
− Thanh công cụ (Standard): Chứa một số lệnh thông dụng của Excel dưới dạng các
nút biểu tượng. Các lệnh này có thể được truy xuất trực tiếp bằng chuột. Để hiện tên các nút ta
chỉ việc trỏ chuột lên trên nút mà không nháy chuột.
− Thanh đinh dạng (Formatting): Chứa các lệnh dưới dạng các nút có biểu tượng để
định dạng dữ liệu của bảng tính như kiểu font, cỡ font…
− Thanh công thức (Formula): gồm các ô Namebox (hiển thị toạ độ của ô hiện hành),
Insert Function (nhập công thức vào ô), Formula bar (nội dung dữ liệu của ô hiện hành)
Toạ độ ô

Insert Function

Formula bar

− Thanh cuốn (Scroll): Hai thanh trượt bên phải và bên trái cửa sổ dể hiển thị những
phần bị che khuất của bảng tính.
− Thanh trạng thái (Status): Dòng chứa chế độ làm việc hiện hành như Ready (sẵn
sàng nhập dữ liệu), Enter (đang nhập dữ liệu), Point (đang ghi chép công thức tham chiếu đến
một địa chỉ), Edit (đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện hành) hay ý nghĩa lệnh

hiện hành của bảng tính và các tình trạng hiện hành của hệ thống như NumLock, Capslock…
− Danh sách sheet và các nút dịch chuyển (Sheet tab): Tên các sheet được hiển thị trên
các vạt (tab) ở góc trái dưới cửa sổ workbook. Để di chuyển ví trí của sheet trong workbook ta
chỉ việc kích giữ và thả chuột đến ví trí mới.
− Vùng làm việc: Chứa các ô.
* Cấu trúc của bảng tính Excel:
− Wookbook (Book): là một tệp tin của Excel tạo ra dùng để tính toán và lưu trữ dữ
liệu, có phần mở rộng là xls. Một workbook chứa tối đa 255 worksheet riêng biệt.
− Worksheet (sheet): là thành phần chính của Workbook gồm khoảng trên 16 triệu ô
để nhập dữ liệu, tính toán, tạo biểu mẫu, quản lý khai thác cơ sở dữ liệu…
− Cột (column): là tập hợp của các ô trong bảng tính theo chiều dọc có độ rộng từ 0
đến 255 kí tự (mặc định là 9 kí tự). Mỗi sheet gồm 256 cột được ký hiệu từ A, B,…, Y, Z,
AA, BB,…, IV từ trái sang phải.
− Dòng (row): là tập hợp những ô trong bảng tính theo chiều ngang. Mỗi sheet có
65536 dòng được đánh theo số thứ tự từ trên xuống.
Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng

11


Bài giảng tin học ứng dụng
− Ô (Cell): là giao của một dòng và một cột. Mỗi ô được xác định bằng một địa chỉ
dựa theo ký hiệu của cột và số thứ tự của dòng. Có ba loại địa chỉ ô:
+ Địa chỉ ô tương đối (relative address): Được thành lập trực tiếp từ ký hiệu cột và số
thứ tự dòng. Nó sẽ được thay đổi mỗi khi sao chép công thức đến vị trí mới.
Ví dụ 1.1: Công thức trong ô E5 là =G5-H5
Công thức trong ô E6 là =G6-H6
+ Địa chỉ ô tuyệt đối (absolute address): Được thành lập trực tiếp từ ký hiệu cột và số
thứ tự dòng nhưng có thêm ký hiệu $ trước mỗi toạ độ. Nó sẽ không thay đổi mỗi khi sao
chép công thức đến vị trí mới.

Ví dụ 1.2: Công thức trong ô E5 là =$B$2-$H$5
Công thức trong ô E6 là =$B$2-$H$5
+ Địa chỉ ô hỗn hợp (mixed address): Địa chỉ này là sự sử dụng trộn lẫn giữ tham
chiếu tuyệt đối và tham chiếu tương đối.
Ký hiệu $ đứng trước số thứ tự dòng gọi là tương đối cột tuyệt đối dòng chẳng hạn
M$6. Ký hiệu $ đứng trước ký hiệu cột gọi là tương đối dòng tuyệt đối cột như $M6.
Ví dụ 1.3: Tuyệt đối cột, tương đối dòng: Công thức trong ô F6 khi được sao chép
sang ô F7, F8 sẽ là:
F6 = C$6*$D6
F7 = C$6*$D7
F8 = C$6*$D8
Tương đối cột, tuyệt đối dòng: Công thức trong ô F6 khi được sao chép sang ô G6, H6
sẽ là:
F6 = C$6*$D6
G6 = D$6*$D6
H6 = E$6*$D6
- Vùng dữ liệu: là tập hợp các ô cáo thể liên tục hoặc không liên tục. Với các vùng liên
tục nhau thì địa chỉ sẽ được ghi là: địa chỉ ô trên đầu tiên bên trái:địa chỉ ô dươi cuối cùng
bên phải. Chẳng hạn: C3:E5. Với các vùng không liên tục nhau thì phải liệt kê đày đủ địa chỉ
của từng thành phần trong địa chỉ của vùng, giữa chúng có dấu (,) hoặc (;) để ngăn cách tuỳ
thuộc việc đặt trong Control Panel.
1.2.2 Các dạng dữ liệu trong Excel
Trong mỗi một ô của Excel chỉ chứa một loại dữ liệu. Có thể chia các dạng dữ liệu
trong Excel thành: dạng chuỗi (Text), dạng số (Number), dạng công thức (Formulas) và dạng
ngày (Date), giờ (Time).

Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng

12

Bài giảng tin học ứng dụng
+ Dạng chuỗi (Text): là đoạn văn bản gồm các kí tự (từ a đến z hoặc từ A đến Z) và
các kí tự số. Theo mặc định kiểu dữ liệu này được căn theo lề trái. Không có giá trị tính toán.
Những dữ liệu dạng chuỗi như số điện thoại khi nhập phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (‘).
+ Dạng số (Number): Được bắt đầu từ 0 đên 9 và các dâu +, - ,$ (đơn vị tiền tệ). Theo
mặc định dữ liệu dạng số được tự động căn phải. Cần chú ý dùng dấu thập phân (;) hoặc (,)
như đã đặt trong Control Panel.
+ Dạng công thức (Formulas): Được bắt đầu bới các dấu: =, +, - (thực chất là +). Sau
khi nhấn phím Enter công thức nhập vào được thể hiện trên thanh công thức còn kết quả của
nó được thể hiện trong ô chứa công thức đó. Nếu trong công thức có chứa hàm bảng tính, cần
sử dụng dấu ngăn cách (;) hoặc (,) các đối số của hàm đúng như đã đặt trong Control Panel.
Trong thành phần của công thức có thể có: số, văn bản (đặt trong nháy kép), toạ độ ô, tên
miền, các phép toán và các hàm.
+ Dạng ngày (Date), giờ (Time): Dữ liệu kiểu này được nhập theo định dạng có thông
số đã lựa chọn trong Control Panel. Khi nhập dữ liệu đúng Excel tự động căn phải, sai Excel
tự động chuyển thành dữ liệu dạng chuỗi.
Dữ liệu kiểu ngày được Excel lưu trữ dưới dạng một số tuần tự. Số tuần tự được hình
thành bằng cách quy đổi dữ liệu kiểu ngày thành con số theo mốc thời gian. Excel có hai mốc
quy đổi là 01/01/1900 (mặc định) và 01/01/1904. Để xem số tuần tự của một dữ liệu kiểu
ngày ta sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + ~ và để quay trở lại dạng ngày tháng đang dùng
nhấn Ctrl + Shift + #.
Dữ liệu kiểu thời gian được Excel lưu trữ dưới dạng phân số. Thông thường nó được
nhập và hiển thị dưới dạng: giờ: phút: giây.
Sau khi nhập dữ liệu, tính toán… ta có thể trình bày lại bảng tính như chọn kiểu thể
hiện số liệu, chọn đơn vị tính cho phù hợp, thay đổi kiểu chữ, nhấn mạnh nội dung, số liệu
quan trọng…
Một số sau khi nhập vào được tự động căn phải và được hiển thị phụ thuộc hai thành
phần: lớp (Category) và dạng. Các lớp gồm Number, Date, Text…
Các bước thực hiện định dạng hiển thị số:

+ Chọn vùng dữ liệu cần định dạng số
+ Thực hiện lệnh Format\ Cells hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1, hộp thoại Format
Cells hiện ra chọn thẻ Number.

Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng

13


Bài giảng tin học ứng dụng

Trong Category chọn loại thích hợp, nháy chuột tại mẫu định dạng mong muốn trong
khung bên phải hộp thoại rồi chọn OK để kết thúc.
- General: Định dạng mặc định dữ liệu ban đầu cho dữ liệu nhập vào.
- Number: Chứa các tuỳ chọn dùng để hiển thị các số theo kiểu nguyên, số lẻ, có dùng
phân cách hàng ngàn, hàng triệu.
- Currency: Dùng khi định dạng tiền tệ, về cơ bản là giống định dạng Number. Khi
chọn dạng này, Excel tự động dùng dấu phân cách hàng ngàn, triệu. Ngoài ra có thể chọn biểu
tượng tiền tệ cho số liệu của mình.
- Accounting: Đây cũng là một định dạng tiền tệ, nhìn chung là giống Currency chỉ
khác là ký hiệu tiền tệ trong định dạng Accounting nằm ở mép lề bên trái còn Currency nằm
ngay bên số liệu.
- Date: Chọn cách hiện giá trị ngày tháng. Trong danh mục định dạng ngày tháng đa
số là kiểu tháng trước ngày sau.
- Time: Định dạng thời gian.
- Percentage: Chọn cách ký hiệu phần trăm.
- Fraction: Chọn cách hiển thị giá trị phân số.
- Scientific: Chọn hiện số dưới dạng số mũ khoa học. Ví dụ ta chọn định dạng này với
2 số lẻ thì giá trị 0.000000012 được viết là 12.00E-9 (tức là 12*10-9).
- Text: Định dạng dữ liệu kiểu chuỗi. Khi đó dữ liệu được căn phải.

Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng

14


Bài giảng tin học ứng dụng
- Special: Bốn định dạng đặc biệt xuất phát từ yêu cầu của người sử dụng: định dạng
số điện thoại (Phone Number), mã số vùng điện thoại (Zip Code), Zip Code + 4, Socical
Security Number.
- Custom: Định dạng tuỳ biến do người sử dụng đặt ra. Ví dụ thiết lập ngày tháng
kiểu Việt Nam: trong mục Type gõ dd/mm/yyyy hoặc

dd-mm-yyyy.

Ta cũng có thể nháy chuột vào các nút Currency Style, Percent Style, Comma Style,
Increase Decimal, Decrease Decimal trên thanh Formatting để định dạng lại dễ liệu số thay
cho việc dùng lệnh Format\ Cells.
1.2.3 Hàm trong Excel
1.2.3.1 Cách sử dụng hàm trong Excel
Công thức được hình thành từ các toán tử và các toán hạng. Hàm cũng được xem là
một công thức và sẽ trả về một giá trị, một chuỗi hoặc một thông báo lỗi.
Dạng tổng quát: =<Tên hàm>(Danh sách đối số)
Tên hàm được sử dụng theo quy ước.
Nếu có nhiều đối số thì chúng phải được cách nhau bởi dấu (,) hoặc (;) tuỳ thuộc vào
định dạng trong Control Panel. Đối số có thể là giá trị, biểu thức tính toán, địa chỉ ô, địa chỉ
vùng, tên miền thậm chí là hàm.
1.2.3.2 Một số hàm thông dụng trong Excel
¾ Một số hàm toán học
STT

TÊN HÀM

CÔNG DỤNG – CÚ PHÁP – VÍ DỤ

KẾT QUẢ

Tính tổng các trị số trong danh sách
1

SUM

=SUM(number1,number2,…)
=SUM(B5:D9)

138

Tính tổng các ô thoả mãn điều kiện
2

SUMIF

=SUMIF(range, criteria,[sum_range])
=SUMIF(B5:D9,"<=10",B5:D9)

28

Tính trung bình cộng trong một phạm vi
3

AVERAGE

=AVERAGE(number1,number2,…)
=AVERAGE(B5:D9)

11.5

Đếm số lượng các ô có trị số trong phạm vi
4

COUNT

=COUNT(value1,value2,…)
=COUNT(B5:D9)

12

Tìm giá trị lớn nhất của một bảng dữ liệu
5

MAX

=MAX(number1,number2,…)
=MAX(B5:D9)

Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng

42
15

Bài giảng tin học ứng dụng
Tìm giá trị nhỏ nhất của một bảng dữ liệu
6

MIN

=MIN(number1,number2,…)
=MIN(B5:D9)

1

Trả về giá trị tuyệt đối của số
7

ABS

=ABS(number)
=ABS(B5-C5-D5)

2

Tính căn bậc 2 của một số dương
8

SQRT

=SQRT(number)
=SQRT(B5+B9)

5

Trả về trị số nguyên gần nhất nhỏ hơn number
9

INT

=INT(number)
=INT(12.6)

12

=INT(-15.2)

-16

Làm tròn đến cột lẻ chỉ định
10

ROUND

=ROUND(number, number digits)
=ROUND(1245.862,2)

1245.86

=ROUND(1425.562,-2)

1400

Trả về tích số của trị số trong danh sách
11

PRODUCT

=PRODUCT(number1,number2,…)
=PRODUCT(C5:C9,D5:D8)

1440

tức là C5*C6*C7*D5*D6*D7*D8
Trả về giá trị nhân các dãy số theo nguyên tắc
nhân ma trận
12

SUMPRODUCT =SUMPRODUCT(array1,array2,…)
=SUMPRODUCT(C5:C8,D5:D8)

70

tức là C5*D5+C6*D6+C7*D7+C8*D8
Các ví dụ 1.4 ở trong bảng được minh hoạ trong hình sau:

Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng

16


Bài giảng tin học ứng dụng

¾ Một số hàm logic
STT

TÊN HÀM

CÔNG DỤNG – CÚ PHÁP – VÍ DỤ

KẾT QUẢ

Trả về giá trị là đúng (TRUE) nếu mọi đối số
1

AND

đều đúng.
=AND(logical1,logical2,…)
=AND(5>3,6>=6,9>1)

TRUE

Trả về giá trị là đúng (TRUE) nếu có một đối
2

OR

số là đúng.
=OR(logical1,logical2,…)
=OR(5<3,6>=6,9=1)

TRUE

Trả lại giá trị logic ngược lại với giá trị logic
3

NOT

của đối số.
=NOT(logical)
=NOT(2=3)

TRUE

Trả lại giá trị đúng nếu biểu thức logic đúng
4

và ngược lại nhận giá trị sai

IF

=IF(biểu thức logic,giá trị đúng,giá trị sai)
=IF(5=3,”đúng”,”sai”)

sai

¾ Một số hàm ngày tháng
STT
1
2

TÊN HÀM

NOW
TODAY

CÔNG DỤNG – CÚ PHÁP – VÍ DỤ

KẾT QUẢ

Trả lại ngày và giờ hiện hành của máy. Không

Ngày giờ

có đối số.

hiện hành

=NOW()

của máy

Trả lại ngày hiện hành của máy. Không có đối

Ngày hiện

Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng

17


Bài giảng tin học ứng dụng
số.

hành của

=TODAY()

máy

Trả lại ngày trong tháng của một biểu thức
3

DAY

ngày.
=DAY(serial_number)
=DAY(“28/12/2005”)

28

Trả lại tháng của một biểu thức ngày
4

MONTH

=MONTH(serial_number)
=MONTH(“28/12/2005”)

12

Trả lại năm của một biểu thức ngày
5

YEAR

=YEAR(serial_number)
=YEAR(“28/12/2005”)

2005

Trả lại ngày trong tuần
6

WEEKDAY

=WEEKDAY(serial_number,[return_type],…)
=WEEKDAY(“28/12/2005”)

4

¾ Một số hàm xử lý chuỗi
STT

TÊN HÀM

CÔNG DỤNG – CÚ PHÁP – VÍ DỤ

KẾT QUẢ

Cắt lấy bên phải của chuỗi một số kí tự
1

RIGHT

=RIGHT(text,num_chars)
=RIGHT(“Pham Van Minh”,4)

Minh

Cắt lấy bên phải của chuỗi một số kí tự
2

LEFT

=LEFT(text,num_chars)
=LEFT(“Pham Van Minh”,4)

Pham

Trả về số chỉ chiều dài của chuỗi
3

LEN

=LEN(text)
=LEN(“Pham Van Minh”)

13

Đổi chuỗi thành chữ thường
4

LOWER

=LOWER(text)

pham van

=LOWER("PHAM Van Minh")

minh

Đổi chuỗi thành chữ hoa
5
6

UPPER
TRIM

=UPPER(text)

PHAM

=UPPER("pHAM Van Minh")

VAN MINH

Cắt bỏ các kí tự trống vô ích trong chuỗi

Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng

18

Bài giảng tin học ứng dụng
=TRIM(text)
=TRIM(“Pham Minh”)

Pham Minh

Cắt lấy một số kí tự của chuỗi
7

MID

=MID(text,start_num,num_chars)
=MID(“Pham Van Minh”,6,3)

Van

Viết hoa kí tự đầu
8

PROPER

=PROPER(text)
=PROPER(“pham minh”)

Pham Minh

Đổi chuỗi có dạng số thành trị số
9

VALUE

=VALUE(text)
=VALUE(RIGHT(“Năm 2000”,4))

2000

¾ Một số hàm tìm kiếm
STT

TÊN HÀM

CÔNG DỤNG – CÚ PHÁP
Dò tìm giá trị ở cột bên trái của bảng, khi tìm thấy thì lệch sang
phải đến cột tham chiếu để lấy giá trị trong ô tương ứng của
bảng điều kiện
=VLOOKUP(giá trị tìm kiếm,bảng điều kiện,

1

VLOOKUP

cột tham chiếu,cách dò)
Cách dò: 1-danh sách ở cột bên trái của bảng điều kiện phải sắp
xếp theo thứ tự tăng dần.
0-danh sách ở cột bên trái của bảng điều kiện phải sắp
xếp theo thứ tự giảm dần
Dò tìm giá trị ở cột bên trái của bảng, khi tìm thấy thì lệch
xuống dưới đến hàng tham chiếu để lấy giá trị trong ô tương

ứng của bảng điều kiện
=HLOOKUP(giá trị tìm kiếm,bảng điều kiện, hàng tham

2

HLOOKUP

chiếu,cách dò)
Cách dò: 1-danh sách ở cột bên trái của bảng điều kiện phải sắp
xếp theo thứ tự tăng dần.
0-danh sách ở cột bên trái của bảng điều kiện phải sắp
xếp theo thứ tự giảm dần

3

INDEX

Tìm một giá trị thông qua chỉ số hàng và chỉ số cột

Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng

19


Bài giảng tin học ứng dụng
=INDEX(array,row_num,column_num)
4

RANK

Trả lại thứ hạng của một giá trị
=RANK(number,ref,order)

Các ví dụ 1.5 trong bảng được minh hoạ trong hình sau:

Phòng Thực hành kinh doanh – Bộ môn Tin học ứng dụng

20