Tìm hiểu libol 5 5 phàn mềm quản trị tích hợp

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay, CNTT đã và đang giữ vai trò rất lớn, làm biến đổi sâu sắc mọi
lĩnh vực trong hoạt động của con người. Nhận thức được tầm quan trọng đó,
Đảng và Nhà nước ta xác định CNTT là ngành khoa học, công nghệ mũi nhọn
cần được ưu tiên phát triển để mang lại hiệu quả cao cho nền kinh tế.
Chỉ thị 58- CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị đã khẳng định:
“CNTT là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng một số
ngành công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế văn hóa
của thế giới hiện đại”. Với vai trò quan trọng như vậy, Thư viện Việt Nam đang
từng bước đổi mới, hiện đại hóa để phù hợp với tốc độ phát triển của xã hội và
dần khẳng định được vai trò, vị thế của mình trong thời đại mới, xã hội mới - Xã
hội thông tin.
Vậy mục tiêu đặt ra cho vấn đề hiện đại hóa hoạt động TT- TV đó là hướng
vào việc ứng dụng CNTT để tự động hóa các hoạt động của thư viện truyền
thống, xây dựng thư viện điện tử làm cho thư viện trở thành cầu nối giữa NDT
với nguồn thông tin tri thức nhân loại, thỏa mãn tối đa NCT của NDT.
Trong hơn 40 năm tồn tại và hoạt động của mình, Trung tâm TT- TV đã đạt
được nhiều kết quả đáng khích lệ và đã có những bước tiến quan trọng trong việc
ứng dụng những thành tựu của CNTT vào hoạt động của mình. Nhất là việc triển
khai sử dụng Phần mềm Libol 5.5 tạo ra sự chuyển biến đáng kể. Tuy nhiên trong
quá trình ứng dụng bên cạnh những ưu điểm thì phần mềm Libol 5.5 bộc lộ một
số nhược điểm cần phải khắc phục để việc ứng dụng đạt hiệu quả cao nhất.
Để có cái nhìn toàn diện và sâu sắc hơn về vấn đề này, tôi đã mạnh dạn
chọn đề tài “Ứng dụng phần mềm Libol 5.5 tại Trung tâm Thông tin - Thư viện
” làm đề tài luận văn thạc sĩ khoa học thư viện của mình.
2. Tình hình nghiên cứu


2
Phần mềm Libol là đối tượng nghiên cứu của nhiều đề tài từ nghiên cứu

khoa học, niên luận, khóa luận cho đến các luận văn, trên nhiều góc độ khác
nhau. Không những vậy có những công trình đề cập tới phần mềm Libol như một
vấn đề, một khía cạnh có trong đề tài nghiên cứu. Có thể kể đến các công trình
như :“Ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan Thông tin - Thư viện
khu vực Thành phố Hồ Chí Minh - Hiện trạng và triển vọng” (Luận văn 1995)
của tác giả Nguyễn Văn Hùng ; “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
Thông tin - Thư viện tỉnh Bắc Giang - Thực trạng và phát triển” (Luận văn
2000) của tác giả Vũ Thị Xuân Hương ; “Ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư
viện Viện Kinh tế Việt Nam” (Luận văn 2006) của tác giả Dương Hồ Điệp ; “Ứng
dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học
Giao thông vận tải thực trạng và giải pháp” (Luận văn 2006) của tác giả Đỗ
Tiến Vượng.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1 Mục đích nghiên cứu
Luận văn đi sâu vào nghiên cứu khảo sát tình hình ứng dụng phần mềm
Libol 5.5 tại Trung tâm TT- TV . Qua đó tác giả rút ra một số nhận xét, đánh giá
và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Libol 5.5 tại
Trung tâm (Trung tâm TT- TV ) để nâng cao hiệu quả hoạt động.
3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
Để giải quyết được yêu cầu đề ra, đề tài luận văn sẽ thực hiện một số nhiệm vụ
sau:
-

Nghiên cứu những vấn đề lý luận liên quan đến đề tài.

-

Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng phần mềm Libol

5.5 tại Trung tâm.

- Đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm
Libol 5.5.
4.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

2


3
4.1 Đối tượng nghiên cứu
Vấn đề ứng dụng phần mềm Libol 5.5 trong hoạt động TT - TV
4.2 Phạm vi nghiên cứu
Luận văn tập trung nghiên cứu thực trạng ứng dụng phần mềm Libol 5.5 tại
Trung tâm TT – TV từ năm 2002 đến nay.
5.

Giả thuyết nghiên cứu
Việc ứng dụng phần mềm Libol 5.5 tại Trung tâm TT – TV đã đạt được

những kết quả quan trọng như: hiện đại hóa công tác bổ sung, xử lý tài liệu, quản
lý và phục vụ bạn đọc, phát triển nguồn tin, đa dạng hóa các sản phẩm, dịch vụ
TT – TV, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thư viện và bạn đọc khai thác thông
tin… Tuy nhiên quá trình ứng dụng còn bộc lộ những hạn chế cần phải có những
giải pháp cụ thể phù hợp để nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm Libol 5.5
6.

Phương pháp nghiên cứu

6.1 Phương pháp luận

Luận văn nghiên cứu dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy
vật biện chứng và duy vật lịch sử, trên quan điểm chỉ đạo, đường lối chính sách
của
Đảng và Nhà nước về phát triển khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo và hoạt
động TT – TV.
6.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng kết hợp phương pháp
sau:
-

Thu thập, phân tích & tổng hợp tài liệu. Quan sát khoa học.

-

Phỏng vấn, trao đổi trực tiếp.

7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài

3


4
7.1 Ý nghĩa khoa học
Làm phong phú thêm lý luận về hệ quản trị thư viện tích hợp nói chung và
phần mềm Libol 5.5 nói riêng trong hoạt động TT – TV.
7.2 Ý nghĩa thực tiễn
Trên cơ sở khảo sát và phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm Libol 5.5
tại Trung tâm TT – TV tiến tới đánh giá khả năng đáp ứng của phần mềm đối với
các yêu cầu về nghiệp vụ, đưa ra giải pháp khắc phục tồn tại từ đó nâng cao hiệu
quả hoạt động, thúc đẩy sự phát triển của sự nghiệp TT - TV.

8.

Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn gồm

có 3 chương :
Chương 1 : Phần mềm Libol 5.5 với hoạt động Thông tin - Thư viện tại .
Chương 2 : Thực trạng ứng dụng phần mềm thư viện Libol 5.5 tại Trung
tâm Thông tin - Thư viện .
Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Libol
5.5 tại Trung tâm Thông tin - Thư viện .
9.

Dự kiến kết quả nghiên cứu
Với dung lượng khoảng hơn 100 trang với kết cấu 3 chương, Luận văn sẽ

tập trung vào một số nội dung sau:
-

Giới thiệu về phần mềm Libol 5.5 với hoạt động TT- TV tại .

-

Đánh giá đúng hiệu quả ứng dụng phần mềm Libol 5.5

-

Nhận xét đúng các kết quả đạt được, một số hạn chế, nguyên

-

Đề ra các kiến nghị và giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng

nhân.

phần mềm Libol 5.5 tại Trung tâm TT- TV .

4


5

PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
PHẦN MỀM LIBOL 5.5 VỚI HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN – THƯ VIỆN
1.1 Phần mềm Libol 5.5 trong hoạt động thông tin thư viện
1.1.1 Khái quát về phần mềm thư viện quản trị tích hợp và phần mềm libol 5.5
* Khái quát về phần mềm thư viện quản trị tích hợp
Hiện nay khi triển khai các ứng dụng tin học trong hoạt động TT – TV có
hai loại phần mềm chuyên dụng thường được sử dụng là: Phần mềm tư liệu và
phần mềm tích hợp quản trị thư viện.
Phần mềm tư liệu: là phần mềm dùng để quản lý, lưu trữ và tìm kiếm tài
liệu, đồng thời tạo ra các sản phẩm thông tin thư mục. Đối tượng quản lý của
phần mềm tư liệu là các tài liệu như: Sách, báo, tạp chí, các bài trích,… cơ sở dữ
liệu được tạo ra bởi phần mềm tư liệu là cơ sở dữ liệu thư mục. Đó chính là bộ
máy tra cứu thông tin tự động hóa. Ví dụ như phần mềm CDS/ISIS một trong
những phần mềm tư liệu rất hữu hiệu trong khâu tùy biến xây dựng cơ sở dữ liệu
và tìm kiếm thông tin.
Tuy nhiên, ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của CNTT và viễn thông, sự
xuất hiện Internet, thì phần mềm tư liệu không còn phù hợp nữa. Thực tế hoạt

động TT – TV đòi hỏi cần có phần mềm quản trị thư viện mạnh hơn có khả năng
quản lý hàng triệu biểu ghi, quản trị các định dạng số của tài liệu (âm thanh, toàn
văn, hình ảnh), có khả năng khai thác trực tuyến và chia sẻ thông tin, đặc biệt có
khả năng tự động hóa quy trình dây chuyền thông tin tư liệu từ khâu bổ sung,
biên mục, tìm tin, quản lý bạn đọc, quản lý kho đến lưu thông tài liệu, chia sẻ tài
liệu để phục vụ NDT. Chính vì vậy đã xuất hiện các phần mềm quản trị thư viện
tích hợp.

5


6
Như vậy, Khái niệm Hệ quản trị thư viện tích hợp có thể hiểu là phần
mềm có khả năng thực hiện toàn diện các chức năng quản lý của thư viện, bao
gồm: Theo dõi việc bổ sung tài liệu, biên mục tự động, tìm tin tự động hay từ xa,
quản lý bạn đọc, quản lý lưu thông tài liệu, quản lý kho, trao đổi thông tin thư
mục với các đơn vị khác.
Về mặt cấu trúc, Hệ quản trị thư viện tích hợp bao gồm 2 nhóm chính là:
Nhóm tác nghiệp và nhóm người sử dụng.
Nhóm tác nghiệp: thực hiện các chức năng nghiệp vụ của thư viện: bổ
sung, biên mục, báo cáo thống kê, phân quyền bảo mật.
Nhóm người sử dụng: thực hiện các chức năng khai thác thông tin giúp
người sử dụng có thể tìm kiếm, đọc tài liệu và yêu cầu sử dụng các dịch vụ trong
thư viện.
* Khái quát về phần mềm Libol 5.5
Libol 5.5 là một phần mềm thư viện tích hợp hoàn chỉnh, hỗ trợ các quy
trình nghiệp vụ chuẩn của một thư viện hiện đại tức là một phần mềm thích hợp
với đặc thù công việc của ngành thư viện.
Phần mềm Libol 5.5 được nâng cấp từ phần mềm Libol 1.0 do Công ty
Công nghệ tin học Tinh Vân xây dựng năm 2000. Libol 5.5 được xây dựng trên

cơ sở hợp tác giữa các kỹ sư tin học và các đơn vị thư viện đầu ngành cho ra một
sản phẩm phần mềm „phù hợp‟ với những gì đang diễn ra trong thư viện, cố
gắng bổ khuyết những diểm hạn chế của CDS/ISIS, kết hợp tham khảo các phần
mềm thư viện nổi tiếng như: INNOPAC, GEAC, DYNIX,… Libol có những
tính năng chính sau:
-

Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AACR2, ISBD; các khung phân

loại thông dụng như DDC, BBK, NLM, LOC, UDC; chuẩn ISO 2709 cho
nhập /xuất dữ liệu.
-

Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên

Internet qua giao thức Z39.50 và OAI – PMH.

6


7
-

Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161, sử dụng định dạng

mã hóa dữ liệu BER/MINE.
-

Tích hợp với các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID; các thiết bị

mượn trả tự động theo chuẩn SIP2.
-

Hỗ trợ đa ngữ Unicode với dữ liệu và giao diện làm việc; các bảng

mã
Tiếng Việt như TCVN 5712, VNI…
-

Công cụ xây dựng, quản lý, khai thác kho tài liệu số.

-

Xuất bản các cơ sở dữ liệu hoặc thư mục trên đĩa CD.

-

Tìm kiếm toàn văn.

-

Khả năng tùy biến cao.

-

Bảo mật và phân quyền chặt chẽ.

-

Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm

đối tượng.
-

Vận hành hiệu quả trên cơ sở dữ liệu lớn hang triệu bản ghi, hỗ trợ

hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle hoặc MS SQL Server.
-

Khai thác và trao đổi thông tin qua Web, thư điện tử, GPRS (điện

thoại di động) và thiết bị hỗ trợ người khiếm thị.
-

Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở.

-

Hỗ trợ hệ thống thư viện nhiều kho, điểm lưu thông.

Chương trình Libol hoạt động trên một cơ sở dữ liệu và cơ chế quản lý
thống nhất. Tuy vậy, để đảm bảo rằng các quy tắc nghiệp vụ được phân tách rõ
ràng, phần mềm Libol 5.5 được chia thành 9 phân hệ.
Do thông tin được chia sẻ giữa các phân hệ, một phân hệ có thể khai thác
tối đa lượng dữ liệu liên quan đến quy tắc nghiệp vụ mà nó đảm trách từ cơ sở dữ
liệu chung trong khi người sử dụng phân hệ chỉ cần nhập một lượng thông tin ít
hơn rất nhiều.

7

8
Tuy nhiên, các phân hệ cũng được thiết kế với mức độc lập sao cho sự thay
đổi cấu trúc cơ sở dữ liệu liên quan đến phân hệ này sẽ không làm ảnh hưởng đến
sự vận hành của các phân hệ khác.
+ Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC:
Là cổng thông tin chung cho mọi đối tượng để khai thác tài nguyên và
dịch vụ thư viện theo cách riêng phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân.
Là môi trường giao tiếp và trao đổi thông tin giữa bạn đọc với nhau, giữa
bạn đọc và thư viện, giữa bạn đọc với các thư viện khác.
+ Phân hệ bổ sung:
Quy trình quản lý ấn phẩm chặt chẽ và xuyên suốt kể từ lúc phát sinh nhu
cầu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gắn số đăng ký cá biệt, xếp giá tới lưu kho và
đưa ra khai thác.
+ Phân hệ biên mục:
Công cụ mạnh, thuận tiện và mềm dẻo giúp biên mục mọi dạng tài
nguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế; giúp trao đổi dữ liệu biên
mục với các thư viện trên mạng Internet và giúp xuất bản các ấn phẩm thư mục
phong phú và đa dạng.
+ Phân hệ ấn phẩm định kỳ:
Tự động hoá và tối ưu hoá các nghiệp vụ quản lý đặc thù cho mọi dạng ấn
phẩm định kỳ (báo, tạp chí…) như bổ sung, theo dõi, đăng ký, đóng tập và khiếu
nại.
+ Phân hệ bạn đọc:
Quản lý thông tin cá nhân và phân loại bạn đọc giúp thư viện áp dụng
được những chính sách phù hợp với mỗi nhóm bạn đọc và tiến hành các xử lý
nghiệp vụ theo lô hoặc theo từng cá nhân.
+ Phân hệ lưu thông:
Tự động hoá những thao tác thủ công lặp đi lặp lại trong quá trình mượn
trả và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lưu thông do thư viện thiết đặt.

+ Phân hệ mượn liên thư viện (ILL):

8


9
Quản lý những giao dịch trao đổi tư liệu với các thư viện khác theo chuẩn
quốc tế dưới các vai trò là thư viện cho mượn và thư viện yêu cầu mượn.
+ Phân hệ phát hành:
Theo dõi và xử lý các yêu cầu đặt mua tài liệu điện tử qua mạng.
+ Phân hệ ấn phẩm điện tử:
Quản lý việc lưu trữ, xử lý, khai thác mọi định dạng tư liệu số hoá trên
nền tảng của một hệ quản trị nội dung (CMS) mạnh.
+ Phân hệ quản lý:
Quản lý, phân quyền người dùng và theo dõi toàn bộ hoạt động của hệ
thống.
Qua một số nét tổng quan về phần mềm Libol 5.5 chúng ta thấy rằng đây
là phần mềm được xây dựng khá chuyên nghiệp, phù hợp với thư viện đại học,
cao đẳng, có khả năng tích hợp và là phần mềm mở, đáp ứng yêu cầu của một
phần mềm thư viện.
Phần mềm Libol 5.5 có nhiều phân hệ với các chức năng khác nhau nhằm
có thể đảm bảo cho công tác hiện đại hóa mọi hoạt động thư viện: từ việc quản lý
của người lãnh đạo; cho đến mọi khâu trong chu trình đường đi của tài liệu từ lúc
bổ sung, trong quá trình xử lý, biên mục cho đến tình hình mượn trả tài liệu của
bạn đọc và hình thức mượn liên thư viện.
1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng phần mềm Libol 5.5
Tin học hóa hoạt động TT – TV là một xu thế tất yếu của các cơ quan
– TV hiện nay. Một hệ thống thông tin tự động hóa bao gồm 4 yếu tố:
-

Nguồn nhân lực

-

Các thiết bị xử lý thông tin tự động: máy tính điện tử, các

thiết bị ngoại vi, các vật mang tin điện tử, các phương tiện viễn thông
-

Các phần mềm hệ thống và phần mềm chuyên dụng

-

Các nguồn thông tin điện tử - nguồn thông tin số

9

TT


10
Trong đó yếu tố phần mềm đóng một vai trò rất quan trọng góp phần tin học
hóa hoạt động thư viện. Nhưng để ứng dụng phần mềm có hiệu quả cao nhất
trong hoạt động thư viện cần có sự hỗ trợ của 3 yếu tố còn lại:
*

Nguồn nhân lực
Nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng góp phần đổi mới

về chất của hoạt động TT – TV. Bởi lẽ nguồn nhân lực là cầu nối giữa vốn tài liệu

của thư viện và NDT. Họ là nhân tố trực tiếp tác động và đảm bảo chất lượng vốn
tài liệu cũng như các sản phẩm và dịch vụ TT – TV. Chính họ là nhân tố để vận
hành toàn bộ các phân hệ của phần mềm thư viện hoạt động hiệu quả.
*

Cơ sở hạ tầng CNTT
Cơ sở hạ tầng CNTT là yếu tố cực kỳ quan trọng đối với các cơ quan TT –

TV. Nó thể hiện sự vững mạnh của các cơ quan này trong tiến trình hoạt động.
Cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện đại là điều kiện thuận lợi cho NDT khai thác,
sử dụng nguồn tin nhanh chóng, thuận tiện và có hiệu quả.
Sự can thiệp của CNTT đã mang lại lợi ích hết sức thiết thực đối với các cơ
quan TT – TV. Nó trợ giúp cho cán bộ thư viện tiết kiệm thời gian công sức trong
việc xử lý tài liệu, giúp tốc độ xử lý thông tin nhanh chóng, đảm bảo tính thời sự
của thông tin. Xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin hiện đại là nền tảng góp phần
nâng cao hiệu quả ứng dụng phần mềm Libol trong hoạt động thư viện.
*

Nguồn tin điện tử
Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện, đặc biệt sử dụng kỹ thuật

số để biểu diễn thông tin đã dẫn đến việc ra đời một nguồn thông tin mới, đó là
nguồn tin điện tử ( Electronic Informarmation Resources).
Nguồn tin điện tử bao gồm các tài liệu như sách điện tử, báo điện tử, cơ sở
dữ liệu, các CD – ROM,…
1.1.3 Các tiêu chí đánh giá hiệu quả ứng dụng của phần mềm Libol 5.5
Trong quá trình nghiên cứu để tìm ra các tiêu chí đánh giá hiệu quả ứng
dụng của phần mềm Libol đã có nhiều quan điểm khác nhau.

10

11
Theo Philippa Ryan [2], một nhà nghiên cứu về phần mềm thư viện hiện đại
các tiêu chí đánh giá có thể được xếp vào 9 nhóm chính sau đây:
-

Các yêu cầu chung của phần mềm: bao gồm các yêu cầu về hệ

thống, sự tiện ích của phần mềm, các yêu cầu về cơ sở dữ liệu, sự cung
cấp tài liệu, hệ thống an toàn và các mật khẩu, sao lưu và khắc phục dữ
liệu hỗ trợ hệ thống.
-

Các yêu cầu về biên mục: bao gồm các vấn đề như yêu cầu khi

đưa dữ liệu vào, bảo quản dữ liệu, kiểm soát tính nhất quán của dữ liệu.
-

Các yêu cầu về tìm kiếm thông tin: bao gồm các vấn đề tra cứu

chỉ dẫn, các dạng tìm kiếm, sự hiển thị các kết quả tìm.
-

Các yêu cầu về sự luân chuyển yêu cầu tin: Bao gồm các vấn đề

bảo quản dữ liệu, nhập dữ liệu và loại bỏ dữ liệu, thông báo mượn quá
hạn, hệ thống kiểm soát việc cho mượn, chức năng thống kê, bảo trì dữ
liệu về bạn đọc.
-

Các yêu cầu về bổ sung

-

Các yêu cầu về quản lý ấn phẩm định kỳ

-

Các yêu cầu về mượn sách - Các yêu cầu về kết nối mạng

-

Các yêu cầu về hỗ trợ hệ thống.

Bên cạnh tiêu chí đánh giá phần mềm nêu trên của Philippa Ryan, vào
tháng 9 năm 1997 Sở Giáo dục Victorian đã công bố bản báo cáo đánh giá phần
mềm thư viện và khả năng hoàn thiện nó trong các trường học Victorian. Các tiêu
chí đưa ra trong bản báo cáo này được thể hiện theo 2 nhóm; định tính và định
lượng.
Các tiêu chí định lượng liên quan đến:
-

Các chức năng tra cứu OPAC.

-

Chức năng quản trị bộ sưu tập

-

Chức năng xuất nhập dữ liệu

-

Hỗ trợ kỹ thuật

11


12
-

Quản trị hệ thống

Các tiêu chí định tính liên quan đến các vấn đề sau:
-

Giá thành của phần mềm

-

Môi trường kỹ thuật

-

Liên kết đa phương tiện

-

Các tiêu chí hỗ trợ

-

Vấn đề an toàn của phần mềm

-

Khả năng tiện ích của phần mềm

Yêu cầu không có sự cố với Y2K năm 2000
Các tiêu chí nay được thể hiện trong bảng tiêu chí đánh giá định tính của
phần mềm thư viện
Các tiêu chí đánh giá

Chú giải

Giá thành của phần mềm

Đơn giản

Môi trường kỹ thuật

Bộ vi xử lý chạy trên môi trường nào

Liên kết đa phương tiện

Không kết nối Internet hay tháp CDROM

Yêu cầu không có sự cố Y2K năm

Được đảm bảo bởi nhà cung cấp

2000
Các tiêu chí hỗ trợ

Đảm bảo 24h kết nối bằng đường dây di
động

Vấn đề an toàn của phần mềm

Thật sự an toàn.không có thời gian chết
máy móc

Sự tiện ích của phần mềm – Đối với

Dễ dàng

NDT
Sự tiện ích của phần mềm – Đối với cán Quản lý công việc 1 cách dễ dàng
bộ thư viện
Bảng 1.1: Tiêu chí đánh giá định tính phần mềm thư viện
Cao Minh Kiểm [1] đã đưa ra các tiêu chí đánh giá phần mềm thư viện bao gồm;
-

Các yêu cầu về kỹ thuật

-

Các phiên bản đặc biệt và sự an toàn

12


13
-

Sự tiện ích của các chương trình

-

Sự hạn chế của phần mềm

-

Việc đưa dữ liệu vào và bảo quản cơ sở dữ liệu đó

-

Các bảng tra thông tin

-

Tra cứu thông tin

-

Đưa dữ liệu ra ngoài
Các tiêu chí đưa ra trên đây của các cá nhân và tổ chức tuy chưa phải là

tiêu chí đánh giá hiệu quả của phần mềm một cách thống nhất nhưng đó chính là
tiền đề cho ta có cái nhìn toàn diện trong việc đưa ra tiêu chí đánh giá giệu quả
ứng dụng của phần mềm Libol.
1.2 Trung tâm Thông tin - Thư viện
1.2.1 Khái quát về
được thành lập theo quyết định số 181/CP ngày 17 tháng 09 năm 1969 của
Hội đồng Chính phủ. Qua hơn 40 năm xây dựng và phát triển, đã trở thành trung
tâm đào tạo đầu ngành của quốc gia, đạt được nhiều thành tựu trong hoạt động
đào tạo và hợp tác quốc tế. Trong xu thế phát triển mạnh mẽ của khoa học và
công nghệ, thế giới đang chuyển biến mạnh mẽ sang nền kinh tế tri thức, giáo
dục đại học đang không ngừng phát triển theo hướng nâng cao chất lượng và
quốc tế hóa, đã xác định tầm nhìn chiến lược phát triển Nhà trường.
Bộ máy tổ chức của trường được chia thành 4 khối như sau:
-

Khối quản lý: Gồm 8 đơn vị

-

Khối đào tạo: gồm 8 khoa, 2 trung tâm và 1 bộ môn trực thuộc

-

Khối khoa học công nghệ và thông tin: gồm 4 đơn vị

-

khối lao động sản xuất và dịch vụ: gồm 3 đơn vị

Hiện nay trường có khoảng 850 cán bộ viên chức trong đó có hơn 400 cán bộ

giảng dạy phục vụ cho gần 9000 sinh viên, học viên cao học và nghiên cứu sinh
đang theo học tại Trường. Các chuyên ngành đào tạo Đại học:

13


14
-

Khoa Kiến trúc đào tạo và cấp bằng Kiến trúc sư và bằng cử nhân Mỹ

thuật công nghiệp các chuyên ngành thiết kế đồ họa, nội thất và hoành trangs.
-

Khoa Quy hoạch đô thị và nông thôn đào tạo và cấp bằng Kiến trúc sư quy

hoạch đô thị và nông thôn.
-

Khoa Xây dựng đào tạo và cấp bằng Kỹ sư xây dựng dân dụng và công

nghiệp, Kỹ sư xây dựng và công trình ngầm.
-

Khoa Kỹ thuật hạ tầng và môi trường đô thị đào tạo và cấp bằng kỹ sư cấp

thoát nước, Kỹ sư kỹ thuật hạ tầng đô thị, Kỹ sư kỹ thuật môi trường đô thị.
-

Khoa quản lý đô thị đào tạo và cấp bằng Kỹ sư quản lý xây dựng đô thị.

Các chuyên ngành đào tạo sau đại học:
-

Bằng tiến sĩ kiến trúc được cấp cho 4 chuyên ngành đào tạo tiến sĩ: Lý

thuyết và lịch sử kiến trúc – mã số: 62.58.01.01, kiến trúc công trình – mã số
62.58.01.05. quy hoạch vùng – mã số 62.58.05.01, quy hoạch đô thị và nông
thôn – mã số: 62.58.05.05
-

Bằng tiến sĩ kỹ thuật được cấp cho 3 chuyên ngành đào tạo tiến sĩ: Xây

dựng công trình dân dụng và công nghiệp – mã số: 62.58.20.01, cấp thoát nước mã số 62.58.70.01, Kỹ thuật hạ tầng đô thị - mã số:62.58.22.01
-

Bằng tiến sỹ quản lý đô thị và công trình – mã số: 62.58.10.01 được cấp

cho đào tạo tiến sỹ chuyên ngành Quản lý đô thị và công trình.
-

bằng thạc sỹ kiến trúc được cấp cho 2 chuyên ngành đào tạo thạc sỹ: Kiến

trúc – mã số: 60.58.01, Quy hoạch – mã số: 60.58.05
-

Bằng thạc sỹ kỹ thuật được cấp cho 3 chuyên ngành đào tạo thạc sỹ: Xây

dựng dân dụng và công nghiệp – mã số: 60.58.20, hạ tầng kỹ thuật đô thị mã số 60.58.22, Cấp thoát nước mã số: 60.58.70
-

Bằng thạc sỹ Quản lý đô thị - mã số: 60.58.10 được cấp cho chuyên ngành

Quản lý đô thị và công trình
Chứng chỉ bồi dưỡng sau đại học được cấp cho các khóa bồi dưỡng ngắn hạn.
1.2.2 Giới thiệu về Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Kiến trúc

14


15
Hà Nội
Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm TT-TV gắn chặt với sự hình
thành và phát triển của .
+ Giai đoạn từ 1961 đến 1969
chưa được thành lập mà chỉ là Khoa Kiến trúc thuộc Trường Đại học Xây
dựng.
Năm 1969 theo Quyết định 181CP, Trường Đại học Kiến trúc được thành
lập. Trung tâm là một tổ thuộc phòng Đào tạo, cơ sở vật chất nghèo nàn, vốn tài
liệu ít ỏi và chỉ có 3 cán bộ.
+ Giai đoạn từ năm 1971 đến 1980
Năm 1971, Trung tâm vẫn thuộc sự quản lý của phòng Đào tạo. Hoạt động
thư viện trong thời gian này cũng chưa có gì mới, cán bộ thư viện, cơ sở vật chất
và vốn tài liệu đều bị phân tán do ảnh hưởng của chiến tranh song đã bắt đầu thể
hiện vai trò trong việc phục vụ cán bộ giáo viên, sinh viên của trường.
+ Giai đoạn từ 1981 đến 2000
Mặc dù vẫn chịu sự quản lý của phòng Đào tạo song Trung tâm đã tổ chức
hoạt động một cách hợp lý, đưa hoạt động thư viện ngày càng khởi sắc, đã có
mối quan hệ mở với các thư viện khác, trang bị các thiết bị hiện đại như máy vi
tính, máy in, máy photocopy và một hệ thống phòng phục vụ rộng rãi, đội ngũ

cán bộ vững về chuyên môn. Các hoạt động của thư viện đã dần dần khẳng định
vai trò không thể thiếu trong quá trình giáo dục đào tạo của .
+ Từ năm 2001 đến nay
Năm 2001, Trung tâm TT-TV được thành lập theo quyết định số 43/QĐ BXD ngày 8/1/2001. Trung tâm đã ra đời và bắt đầu phát triển theo xu thế mới
của thư viện các trường đại học. Trung tâm đã có nhiều sự đổi mới từ cơ cấu tổ
chức, phương thức hoạt động cũng như việc áp dụng CNTT vào thư viện..
Mặc dù thành lập với thời gian chưa dài song Trung tâm đã phát triển từ
nền tảng có sẵn cộng với sự quan tâm đầu tư của Trường Đại học Kiến trúc và Bộ

15


16
Xây dựng, Thư viện đã trở thành một trong những trung tâm TT - TV có bước
phát triển mới của các trường đại học ngày nay.
Hiện nay, trong cơ cấu tổ chức bộ máy của Trường, Trung tâm trực thuộc
khối phòng ban Khoa học Công nghệ. Qua nhiều năm hoạt động và phát triển,
Trung tâm đã có những đóng góp nhất định trong sự nghiệp giáo dục của Trường.
Trước đây Trung tâm có chức năng lưu trữ, quản lý kho tài liệu sách, báo tạp chí
truyền thống và phục vụ bạn đọc. Ngày nay, trong tình hình phát triển mới, Trung
tâm đã cải tiến, bổ sung nội dung cũng như cách thức hoạt động cho phù hợp với
yêu cầu phát triển của thư viện trường đại học.
Là đơn vị có nhiệm vụ quản lý, xây dựng và phát triển phương thức cung
cấp thông tin phục vụ cho hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học trong
trường đại học, Trung tâm đã phát triển, mở rộng quy mô hoạt động và nâng cao
chất lượng trong từng giai đoạn cụ thể, nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của NDT.
Theo sát chiến lược phát triển của trong giai đoạn phát triển tới năm 2020, Trung
tâm TT-TV có nhiệm vụ tổ chức, quản lý, cung cấp thông tin tư liệu, tài liệu
truyền thống và các loại tài liệu khác (băng, đĩa hình…) phục vụ công tác giảng
dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của cán bộ, viên

chức, sinh viên và học viên trong Trường, tham gia vào công tác xây dựng phát
triển cổng thông tin điện tử, hợp tác và liên kết để tiến tới hội nhập với môi
trường giáo dục quốc tế.
Với chức năng cung cấp thông tin, Trung tâm có những nhiệm vụ cơ bản như
sau:
Thu thập, xử lý, lưu trữ, quản lý, sử dụng các tài liệu, tin tức hoạt động về
đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ… để phục vụ các nhiệm
vụ của Trường.
Lập cơ sở dữ liệu, xây dựng, quản lý, tổ chức phát triển thông tin trên
Website của Trường đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin trên mạng, phục vụ
công tác đào tạo, nghiên cứu, quản lý điều hành công việc của Nhà trường.

16


17
Chủ trì biên tập, trình bày chế bản, in ấn phát hành bản tin hoạt động khoa
học công nghệ và đào tạo của Trường, tham gia biên tập, trình bày chế bản, in ấn,
phát hành các tài liệu, ấn phẩm, giáo trình theo yêu cầu của Nhà trường.
Xây dựng và thực hiện các dự án, đề tài về thông tin thư viện, cơ sở dữ liệu
do Trường giao.
Phát triển mối quan hệ hợp tác với các trường, cơ sở nghiên cứu trong và
ngoài nước về công tác thông tin tư liệu, tư liệu theo định hướng phát triển của
Trường.
Quản lý cán bộ viên chức, người lao động hợp đồng thuộc Trung tâm theo
phân cấp Hiệu trưởng; quản lý, sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị, vật tư được
Nhà trường giao để thực hiện nhiệm vụ.
Chủ trì phối hợp, tham gia với các đơn vị liên quan để thực hiện các nhiệm
vụ khác theo sự phân công của Trường.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm gồm có Ban Giám đốc và 04 tổ chuyên môn
với các chức năng nhiệm vụ cụ thể như sau:
Tổ thông tin tư liệu: có nhiệm vụ xây dựng, phát triển nguồn thông tin, tổ
chức, quản lý, xử lý, biên tập, chế bản và phổ biến thông tin.
Tổ quản trị mạng: có nhiệm vụ quản trị mạng, xây dựng, tư vấn đề án phát
triển mạng và an ninh mạng
Tổ chuyên môn nghiệp vụ: có nhiệm vụ sưu tầm, bổ sung, phân loại, biên
dịch, biên mục các tài liệu chuyên ngành xây dựng, kiến trúc, quy hoạch, kỹ
thuật hạ tầng và môi trường đô thị … trong và ngoài nước.
Tổ phục vụ - tra cứu có nhiệm vụ tổ chức, sắp xếp, tuyên truyền, phổ biến,
phục vụ đọc, mượn tài liệu cho cán bộ và sinh viên trong trường, gồm có 05
phòng phục vụ: phòng đọc sách giáo khoa và giáo trình dành cho sinh viên;
phòng đọc báo, tạp chí dành cho sinh viên; phòng đọc giáo viên và nghiên cứu
sinh; phòng khai thác mạng sinh viên và phòng mượn dành cho sinh viên

17


18
Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm TT – TV:

18


BAN27 GIÁM ĐÔC
`

BỘ PHẬN CHUYỆN
MÔN NGHIỆP VỤ

PHÒNG
CSDL
NGHIỆP
VU

PHÒNG
SỐ HÓA
VÀ THƢ
VIỆN
ĐIỆN TƢ̉

BỘ PHẬN PHỤC VỤ
BẠN ĐỌC

PHÒNG
ĐỌC
GIÁO
VIÊN &
CÁN BỘ
N/CƢ́U

PHÒNG
ĐỌC
SINH
VIÊN

PHÒNG ĐỌC GIÁO
TRÌNH, TÀI LIỆU THAM
KHẢO

BỘ PHẬN THÔNG
TIN TƢ LIỆU

PHÒNG
MƢỢN
GIÁO
TRÌNH

PHÒNG
KHAI
THÁC
MẠNG

PHÒNG ĐỌC TẠP CHI

BỘ PHẬN QUẢN TRI ̣
MẠNG VÀ THIẾT BỊ

PHÒNG
THÔNG
TIN VÀ
TƢ LIỆU

PHÒNG
QUẢN
TRỊ
MẠNG


27

21
Cơ cấu nhân sự của Trung tâm tại thời điểm tháng 09 năm 2012 gồm có 19
cán bộ bao gồm: Giám đốc, Phó Giám đốc và 17cán bộ thuộc các phòng bộ phận,
trong đó có 01 tiến sĩ, 02 Thạc sĩ khoa học thư viện, 10 Cử nhân thư viện, 02 cử
nhân báo chí, 01 Kiến trúc sư, 02 Cử nhân biên dịch, 01 Kỹ sư CNTT.
Chuyên ngành

Số lượng
Tiến sỹ

Xây dựng

Thạc sỹ

Kỹ sư/Cử nhân

1

Báo chí

2

Tin học

1

Kiến trúc

1

Biên dịch

2

Thông tin-Thư viện

2

10

Bảng 1.2: Cơ cấu tổ chức nhân sự của Trung tâm TT - TV
Hiện nay, Trung tâm TT-TV tổ chức nhân sự theo các bộ phận như sơ đồ cơ
cấu tổ chức ở phía trên: Bộ phận chuyên môn nghiệp vụ, bộ phận phục vụ – tra
cứu, bộ phận thông tin tư liệu, bộ phận quản trị mạng và thiết bị. Các bộ phận
này hoạt động theo phương thức tổ nhóm, có quan hệ tương tác hỗ trợ với nhau.
Thực chất, các bộ phận này thuộc các nhóm hoạt động chính bao gồm các lĩnh
vực: CNTT, nghiệp vụ và phục vụ. Các nhóm được tổ chức theo nội dung công
việc được giao cho từng nhóm với chức năng cụ thể. Việc tổ chức này thể hiện
nhiều ưu điểm trong mô hình quản lý chung, song sự tương tác hoạt động trong
công việc của các nhóm vẫn thông qua sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám đốc,
hoặc sự tương tác chỉ thể hiện trong những mối quan hệ đồng nghiệp. Điều này
đôi lúc hạn chế khả năng hoạt động của tổ, nhóm và ảnh hưởng đến thời gian của
Ban Giám đốc trong những trường hợp công việc phát sinh.
Hiện tại, trình độ ngoại ngữ và trình độ tin học của các cán bộ thư viện còn
chưa đồng đều, điều kiện tiếp cận trao đổi kinh nghiệm, chuyên môn, nghiệp vụ
với các cán bộ thư viện của các thư viện khác, cũng như tham quan học hỏi tại
21

22
nước ngoài còn hạn chế. Với sự phát triển và hòa nhập của với thế giới, các điều
kiện trình độ, năng lực nhân viên thư viện nếu không được bồi dưỡng sẽ khó đáp
ứng được khả năng phục vụ chất lượng cao.
Việc quản lý giờ làm việc của nhân viên thư viện vẫn theo giờ hành chính.
Tuy nhiên, khi có những công việc phát sinh, có những kế hoạch cần thực hiện
đột xuất, cách tính giờ lao động sẽ có đôi lúc không phù hợp với nội dung công
việc mà các nhân viên thực hiện. Điều này sẽ đúng đắn hơn nếu sự đánh giá công
việc qua thời gian làm việc kết hợp với hiệu quả và năng suất công việc.
1.2.4 Nguồn lực thông tin
Nguồn lực thông tin của Trung tâm hiện nay được lưu trữ ở hai dạng là
truyền thống và điện tử.
* Nguồn lực thông tin truyền thống
Theo số liệu thống kê năm 2012 của Trung tâm TT-TV, nguồn tài liệu
truyền thống như sau:
- Tài liệu giáo trình
Là loại tài liệu mang tính đặc thù riêng của thư viện các trường đại học. Tài
liệu giáo trình cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản, có hệ thống về các
môn học theo chương trình đào tạo của trường, giúp họ thiết lập một nền tảng
vững chắc ban đầu trước khi đi vào nghiên cứu chuyên sâu. Số lượng giáo trình
của Trung tâm gồm có 218 đầu sách với khoảng 101.003 cuốn (chiếm gần 79%
tổng số sách có trong Trung tâm), ngôn ngữ của loại tài liệu này chủ yếu là Tiếng
Việt. Mỗi đầu sách được bổ sung vào Trung tâm thường từ 100 đến hàng nghìn
cuốn. Toàn bộ số giáo trình trên được bố trí tại Phòng mượn giáo trình.
Trong vài năm gần đây, được sự quan tâm của lãnh đạo Nhà trường, kinh
phí bổ sung cho giáo trình tăng lên đáng kể, song do quy mô đào tạo của Trường
được mở rộng nên lượng giáo trình phục vụ cho đào tạo chưa đáp ứng đủ nhu cầu
của sinh viên, đặc biệt là giáo trình chuyên ngành. Thành phần kho giáo trình
hiện nay của Trung tâm chia theo năm xuất bản như sau:

22


23
 Giáo trình xuất bản trước năm 1980 khoảng 1.458 cuốn chiếm: 1,4%,
 Giáo trình xuất bản từ năm 1980 đến 1989 khoảng 709 cuốn chiếm:
0,7%,
 Giáo trình xuất bản từ năm 1990 đến 1999 khoảng 47.749 cuốn chiếm:
47,3%,
 Giáo trình xuất bản từ năm 2000 đến nay khoảng 51.087 cuốn chiếm:
50,6%

Biểu đồ 1.1: Thống kê giáo trình theo năm xuất bản
- Tài liệu tham khảo
+ Sách tham khảo tiếng nước ngoài:
Tài liệu tham khảo tiếng nước ngoài chiếm một phần không lớn trong kho
sách của Trung tâm, được thống kê theo hai loại ngôn ngữ cơ bản đó là tiếng Nga
và tiếng Anh. Hiện nay, Trung tâm có 2.620 đầu với 5.382 cuốn (chiếm 4,2%
tổng số sách và chiếm gần 19,9% số sách tham khảo). Trong đó sách tham khảo
tiếng Nga là 3.903 cuốn, còn lại là sách tiếng Anh và một số ngôn ngữ khác. Số
tài liệu này được bố trí tại Phòng đọc dành cho giảng viên và cán bộ nghiên cứu.

23


24
Nhìn chung, kho sách tham khảo của Trung tâm có số lượng không lớn
nhưng có nhiều sách quý, hiếm. Các tài liệu này chủ yếu bằng tiếng Nga nên có
tần suất sử dụng thấp, ít được bạn đọc quan tâm. Các tài liệu ngoại văn của Trung
tâm hiện nay chủ yếu thuộc các chuyên ngành kiến trúc, xây dựng, quy hoạch,

còn các chuyên ngành khác như Quản lý đô thị, Kỹ thuật hạ tầng và môi trường
đô thị, sách CNTT trong kiến trúc, xây dựng... chưa được bổ sung nhiều. Sở dĩ có
tình trạng như vậy là do nhiều nguyên nhân, trong đó kinh phí bổ sung tài liệu
hàng năm là vấn đề ảnh hưởng nhiều nhất đến kho tài liệu của Trung tâm. Trước
những năm 1990, Việt Nam được Liên Xô hỗ trợ rất nhiều, trong đó sách tiếng
Nga được cho hoặc bán với giá rẻ nên kho tài liệu của thư viện trong thời gian đó
rất phong phú. Sau năm 1990 thì nguồn tài trợ không còn, cộng với việc tiếng
Nga không còn là ngôn ngữ phổ biến, trong khi sách kỹ thuật của các nước tư bản
lại chứa đựng những thông tin cụ thể, sát với thực tế hơn và NDT cũng có nhiều
nhu cầu về tài liệu của các nước này. Nhà trường đã duyệt mua những tài liệu
thuộc các nước Anh, Pháp, Mỹ, Nhật, Hàn Quốc, Trung Quốc... nhưng với số
lượng hạn chế vì giá tài liệu rất đắt. Chính số tài liệu ngoại văn không phải bằng
tiếng Nga này lại được bạn đọc trẻ tuổi quan tâm nhiều, vì vậy trong thời gian
gần đây, Nhà trường và Trung tâm cũng nên quan tâm đến loại tài liệu này nhiều
hơn.
+ Tài liệu tham khảo tiếng Việt:
Loại tài liệu này có số đầu sách ít hơn với tài liệu ngoại văn nhưng số bản
lại nhiều hơn. Cụ thể sách tham khảo Tiếng Việt hiện có tại Trung tâm là 871 đầu
sách với khoảng 21.701 cuốn (chiếm hơn 16,9% tổng số sách và chiếm hơn 81%
tổng số sách tham khảo). Do kinh phí hạn hẹp và điều kiện kho lưu trữ thiếu nên
loại tài liệu này chủ yếu được bổ sung theo chuyên ngành đào tạo của Trường,
còn các loại tài liệu khác như sách tin học, ngoại ngữ, các loại tài liệu về văn, thể,
mỹ,... chưa được quan tâm bổ sung. Mỗi một đầu sách tham khảo bổ sung vào

24


25
Trung tâm từ 5 đến 10 cuốn. Số sách này thường được tổ chức ở Phòng đọc dành
cho Giảng viên và cán bộ nghiên cứu, Phòng đọc giáo trình và Phòng đọc tạp chí.

6%

0%

23%
Sach tham khao Tiêng Viêt
Sach tham khao Ngoai Văn
Giao trinh

71%

Biểu đồ 1.2: Tỷ lệ tài liệu tham khảo tiếng Việt, ngoại văn và giáo trình
+ Tạp chí
Nguồn tạp chí tại Trung tâm TT-TV bao gồm các tạp chí khoa học kỹ thuật
chuyên ngành trong nước và trên thế giới. Đối với những người làm công tác
giảng dạy và nghiên cứu khoa học thì việc nắm bắt được những thông tin khoa
học và công nghệ mới và sớm nhất là điều vô cùng quan trọng, phần lớn những
thông tin ấy được giới thiệu trên những tạp chí chí khoa học và chuyên ngành của
các nước phát triển.
Loại tạp chí
Số đầu Số cuốn
Tỷ lệ
Tạp chí tiếng Việt

09

2.664

21,6%

Tạp chí tiếng Nga

26

4.405

36%

Tạp chí tiếng Mỹ, Anh, Pháp, Đức và các 54
ngôn ngữ gốc latinh

3.857

31,3%

Tạp chí tiếng Nhật, Hàn Quốc, Trung

18

1.377

11,1%

107

12.303

100%

Quốc và các nước khác
Tổng cộng:
25