Tổng quan về hệ thốn thông tin quản lý

18-Jan-12

BÀI 1:
TỔNG QUAN VỀ
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Giảng viên: Ths. Trần Quang Diệu

1

v1.0010112231

TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP
Ngày nay, ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động sản xuất, kinh
doanh của doanh nghiệp đã mang lại những hiệu quả nhất định. Việc ứng dụng
công nghệ thông tin không chỉ đơn giản là áp dụng tốt cho hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp mà chúng ta ko thể phủ nhận vai trò của công
nghệ thông tin trong các hoạt động cũng như lĩnh vực của đời sống xã hội.
Hiện nay các trang web thương mại điện tử trên thế giới cũng như ở Việt Nam
đã áp dụng hết sức thành công. Ví dụ: 10 năm trở về trước trang web Amazon
là một trang web hết sức hiệu quả, Amazon đang kinh doanh thua lỗ đã trở
thành lãi khoảng 70.000.000$/năm. Ngoài ra, Ebay hay những trang web
thương mại điện tử khác ở Việt Nam như Vật Giá, Chợ điện tử, v.v... việc ứng
dụng hệ thống thông tin quản lý vào hoạt động kinh doanh của nó như thế nào
và hiệu quả của nó ra sao chúng ta sẽ bàn đến ngay sau đây.


v1.0010112231

Hệ thống là gì? Tại sao lại là hệ thống? Hệ thống thông tin có vai trò
như thế nào trong hệ thống?

2

1


18-Jan-12

MỤC TIÊU BÀI HỌC

Liệt kê được những khái niệm cơ bản về hệ thống;

Chỉ ra vai trò của hệ thống đối với doanh nghiệp;

Xác định được ảnh hưởng của hệ thống đối với việc quản lý
doanh nghiệp.

v1.0010112231

3

HƯỚNG DẪN HỌC

Học viên nắm bắt các vấn đề lý thuyết để
tìm ra bản chất của những khái niệm cơ
bản trong bài.

v1.0010112231

4

2


18-Jan-12

NỘI DUNG

1

Thời đại thông tin;

2

Các dạng thông tin trong doanh nghiệp;

3

Tổng quan hệ thống thông tin quản lý;

4

Phân loại các hệ thống thông tin quản lý;
Vai trò và tác động của hệ thống thông tin quản lý trong

5

doanh nghiệp;

6

Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin quản lý.

v1.0010112231

5

1. THỜI ĐẠI THÔNG TIN
Thời đại thông tin:
• Trước 1980:
 Phân tích và xử lý thông tin chưa được chú trọng;
 Quá trình trao đổi thông tin trên diện rộng chưa
được đặt ra.
• 1980 – 1990:
 Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ máy tính.
• Sau năm 1990:
 Sự hội nhập của các công ty nhỏ thành một tập
đoàn lớn;
 Kinh tế công nghiệp chuyển sang kinh tế dịch vụ;
 Yêu cầu truyền thông toàn cầu phát triển mạnh;
 Trao đổi mua bán trên toàn cầu.

v1.0010112231

6

3


18-Jan-12

1. THỜI ĐẠI THÔNG TIN (TIẾP THEO)

Đặc điểm thời đại thông tin:
• Xuất hiện do sự xuất hiện của các hoạt động xã
hội dựa trên nền tảng thông tin.
• Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc
vào công nghệ thông tin được sử dụng để thực
hiện công việc kinh doanh.
• Năng suất lao động tăng lên nhanh chóng.
• Hiệu quả sử dụng công nghệ thông tin xác định
sự thành công trong thời đại này.
• Công nghệ thông tin có mặt trong mọi sản
phẩm và dịch vụ.

7

v1.0010112231

1. THỜI ĐẠI THÔNG TIN (TIẾP THEO)

Thời đại
nông nghiệp

Thời đại
công nghiệp

Thời đại
thông tin

Khoảng thời gian

Trước những năm 1800 – 1957
1800

Nhân công chính

Nông dân

Công nhân trong Nhân công trí thức
nhà máy

Quan hệ lao động

Con người đất đai

Con người và máy Con người và con người
móc

Công cụ chủ yếu

Công cụ cầm tay

Máy móc

v1.0010112231

Từ 1957 – nay

Công nghệ thông tin

8

4


18-Jan-12

2. CÁC DẠNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

•

Phân biệt giữa dữ liệu và thông tin;

•

Các đặc tính của thông tin;

•

Các dạng thông tin trong doanh nghiệp;

•

Các nguồn thông tin trong doanh nghiệp.

9

v1.0010112231

2.1. PHÂN BIỆT DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

•

•

•

Dữ liệu:
 Là những sự kiện hay những gì quan sát
được trong thực tế và chưa hề được biến
đổi hay sửa chữa cho bất cứ một mục
đích nào khác.
 Có thể có 2 dạng: Dữ liệu tính toán và dữ
liệu đo đếm được (cảm nhận được, tư
duy được).
Thông tin: Là những dữ liệu đã được xử lý
sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người
sử dụng.
Được sử dụng thay thế nhau trong một số
trường hợp.

Xử lý dữ liệu

Dữ
liệu

Dữ
liệu
Dữ

liệu

Thông tin

v1.0010112231

10

5


18-Jan-12

2.2. ĐẶC TÍNH CỦA THÔNG TIN

•

Độ tin cậy;

•

Tính đầy đủ;

•

Tính thích hợp và dễ hiểu;

•

Tính an toàn;

•

Tính tiện dụng, kịp thời.

11

v1.0010112231

2.3. CÁC DẠNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP
Đặc trưng
thông tin
Tần suất

Thông tin
tác nghiệp
Đều đặn, lặp lại

Thông tin
chiến thuật

Thông tin
chiến lược

Thường kỳ, đều đặn

Tính độc lập của Dự kiến trước được
kết quả

Dự đoán sơ bộ

Có phát sinh

Không
được

Thời điểm

Quá khứ và hiện tại

Hiện tại và tương lai

Dự đoán cho tương lai

Mức chi tiết

Rất chi tiết

Tổng hợp, thống kê

Tổng hợp, khái quát

Nguồn

Trong tổ chức

Trong và ngoài tổ chức

Ngoài tổ chức

Tính cấu trúc

Cấu trúc cao

Có cấu trúc

Phi cấu trúc

Độ chính xác

Rất chính xác

Có tính chủ quan

Tính chủ quan cao

Người sử dụng

Giám sát hoạt động Quản lý cấp trung
tác nghiệp

v1.0010112231

dự đoán trước

Quản lý cấp cao

12

6

18-Jan-12

2.4. CÁC NGUỒN THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

Đối thủ
cạnh tranh
Khách hàng
Sổ sách

Doanh nghiệp
có liên quan

Thông tin bên trong
doanh nghiệp
Báo cáo
kinh doanh

Các tổ chức
chính phủ

Doanh nghiệp
sẽ cạnh tranh

Nhà cung cấp

v1.0010112231

13

3. TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

•

Khái niệm hệ thống;

•

Hệ thống thông tin quản lý;

•

Các thành phần cơ bản;

•

Quy trình xây dựng và phát triển.

v1.0010112231

14

7


18-Jan-12

3.1 KHÁI NIỆM HỆ THỐNG
Môi trường
Đối

tượng

Đầu vào

Hệ thống
Phần
tử

Thông
tin

•

Phần
tử
Phần
tử

Đầu ra

Thông
tin

Hệ thống: là một tập hợp các thành phần được điều hành cùng nhau nhằm đạt
được cùng một mục đích nào đó.

•

Hệ thống con: là một hệ thống nhưng là một thành phần của một hệ thống khác.

v1.0010112231

15

3.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
•

Khái niệm: Hệ thống thông tin quản lý là
một hệ thống chức năng thực hiện việc:
 Thu thập;
 Lưu trữ;
 Xử lý;
 Truyền thông tin;
 Phục hồi;
 Hiển thị;
 Sao lưu.

v1.0010112231

16

8


18-Jan-12

3.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ (TIẾP THEO)
•

Các chức năng chính của hệ thống thông tin:

MÔI TRƯỜNG

Khách hàng

TỔ CHỨC

Người cung cấp

Lưu trữ thông tin
HỆ THỐNG THÔNG TIN

Các
hãng
điều
chỉnh

Nhập
dữ liệu

Xử lý dữ liệu

Xuất
dữ liệu

Phân tích
Sắp xếp
Tính toán

Phản hồi

Đối
thủ
cạnh
tranh

Cổ đông
17

v1.0010112231

3.3. CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN

Phần
cứng

Phần
mềm

Nhân sự

Hệ
thống
thông tin

Hệ thống
truyền
thông

v1.0010112231

Cơ sở dữ
liệu

18

9


18-Jan-12

3.4. QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN

Vận hành và
duy trì
Triển khai
Thiết kế

Hệ thống thông tin
được sử dụng hỗ trợ
quá trình kinh doanh
Chương trình và thủ tục

Điều tra phân
tích hệ thống

Xác định vấn đề và cách thức mà hệ
thống thông tin có thể hỗ trợ

v1.0010112231

19

4. PHÂN LOẠI CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

•

Phân loại theo cấp ứng dụng.

•

Phân loại theo mục đích phục vụ của
thông tin đầu ra.

v1.0010112231

20

10


18-Jan-12

4.1. PHÂN LOẠI THEO CẤP ỨNG DỤNG
CÁC DẠNG HỆ THỐNG
THÔNG TIN

CÁC NHÓM SỬ DỤNG

Cấp chiến lược

Cấp lãnh đạo

Quản lý
cấp trung

Cấp chiến thuật

Người
nghiên cứu

Cấp chuyên gia

Quản lý
điều hành

Cấp tác nghiệp

21

v1.0010112231

4.2. PHÂN LOẠI THEO MỤC ĐÍCH PHỤC VỤ THÔNG TIN ĐẦU RA

Hệ thống
hỗ trợ
điều hành
(ESS)
Hệ thống
phục vụ
quản lý

(MIS)

Hệ thống
chuyên
gia (KWS
& OAS)

v1.0010112231

Hệ thống
hỗ trợ ra
quyết
định
(DSS)

Hệ thống
thông tin
xử lý giao
dịch
(TPS)

22

11


18-Jan-12

4.2.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH

•

Phục vụ các hoạt động ở mức tác nghiệp.

•

Thi hành, lưu trữ các giao dịch thường ngày và cần
thiết cho hoạt động sản xuất.

•

Bao gồm:
 Hệ thống trả lương;
 Hệ thống lập đơn hàng, hóa đơn, theo dõi
khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, cập nhật tài
khoản ngân hàng;
 Hệ thống tính thuế phải trả của người nộp thuế.

•

Đóng vai trò chủ chốt trong hoạt động sản xuất,
kinh doanh, gây thiệt hại nặng nề nếu có sự cố.

v1.0010112231

23

4.2.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ QUẢN LÝ

•

Phục vụ các hoạt động điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý, lập
kế hoạch chiến lược.

•

Hoạt động chủ yếu dựa trên cở sở dữ liệu được tạo ra từ hệ thống xử
lý giao dịch.

•

Không linh hoạt và có ít khả năng phân tích.

v1.0010112231

24

12


18-Jan-12

4.2.3. HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH

•

Trợ giúp các hoạt động ra quyết định:
 Cung cấp thông tin;
 Mô hình hóa;
 Phân lớp;

 Đánh giá.

•

Là hệ thống đối thoại, làm việc trên nhiều
cơ sở dữ liệu.

v1.0010112231

25

4.2.4. HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH

•

Chức năng:
 Tổng hợp dữ liệu và các sự kiện nội bộ và bên ngoài;
 Sàng lọc, đúc kết dữ liệu;
 Vẽ biểu đồ phân tích.

•

Không được thiết kế riêng cho các vấn đề cụ thể, sử dụng ít các công cụ phân
tích, chủ yếu dùng cho các cấp lãnh đạo cao nhất.

v1.0010112231

26

13

18-Jan-12

4.2.5. HỆ THỐNG CHUYÊN GIA

•

Hệ thống chuyên gia (Expert System – ES)
là hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo, có
nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân
tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các
công cụ tin học những tri thức của một
chuyên gia về một lĩnh vực nào đó.

•

Hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một hệ
động cơ suy diễn.

•

Hệ thống cung cấp tri thức (Knowledge
Working System – KWS) hỗ trợ lao động
tri thức.

27

v1.0010112231

4.2.6. MỐI LIÊN HỆ

Hệ thống
hỗ trợ
điều hành
(ESS)
Hệ thống
phục vụ
quản lý
(MIS)

Hệ thống
chuyên
gia (KWS
& OAS)

v1.0010112231

Hệ thống
hỗ trợ ra
quyết
định
(DSS)

Hệ thống
thông tin
xử lý giao
dịch
(TPS)
28

14


18-Jan-12

5. VAI TRÒ VÀ TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG
DOANH NGHIỆP
Vai trò của hệ thống thông tin

Cung cấp
chiến lược
tạo ưu thế
cạnh tranh
Hỗ trợ quá trình tạo quyết định
trong kinh doanh

Hỗ trợ quá trình kinh doanh và
các hoạt động tác nghiệp

v1.0010112231

29

5. VAI TRÒ VÀ TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG
DOANH NGHIỆP (TIẾP THEO)
Tác động của hệ thống thông tin trong
doanh nghiệp
•

Giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trở
nên hiệu quả hơn.

•

Cắt giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm,
hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm và
dịch vụ.

•

Giúp doanh nghiệp có được ưu thế cạnh tranh.

•

Khuyến khích các hoạt động sáng tạo.

•

Cắt giảm các chi phí chuyển đổi.

v1.0010112231

30

15


18-Jan-12

5. VAI TRÒ VÀ TÁC ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG
DOANH NGHIỆP (TIẾP THEO)
Tạo ra các dạng hoạt động mới của doanh nghiệp:
•

Tổ chức ảo:
 Không thực sự tồn tại ở dạng vật chất.
 Được tạo thành trên sự thỏa thuận giữa các đối tác.

•

Tổ chức theo thỏa thuận:
 Được hình thành thông qua các thỏa thuận truyền
thông điện tử.
 Sử dụng hệ thống truyền thông tin để tạo ra kho
hàng ảo lưu trữ hàng hóa.

•

Các tổ chức theo truyền thống với các bộ phận cấu
thành điện tử: Thay thế một phần của tổ chức bằng cơ
cấu truyền thông điện tử.

•

Liên kết tổ chức: Được thành lập giữa khách hàng và
nhà cung cấp.

v1.0010112231

31

6. XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN

•

Đẩy mạnh phát triển ứng dụng công nghệ thông tin.

•

Trở thành công cụ không thể thiếu trong công tác quản lý của tổ chức,
doanh nghiệp.

•

Internet phát triển mạnh và có vị trí quan trọng trong việc phát triển của
doanh nghiệp.
 Khả năng trao đổi thông tin trên diện rộng nhanh chóng.
 Là mạng lưới tiếp thị tốt nhất.
 Giúp tự động hóa quá trình sản xuất
và quản lý của doanh nghiệp.

v1.0010112231

32

16


18-Jan-12

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

Các kiến thức đã học trong bài
•

Hệ thống: Là một tập hợp các thành phần được điều hành cùng
nhau nhằm đạt được cùng một mục đích nào đó;

•

Dữ liệu: Là những sự kiện hay những gì quan sát được trong thực
tế và chưa hề được biến đổi hay sửa chữa cho bất cứ một mục đích
nào khác;

•

Hệ thống thông tin quản lý: Là một hệ thống chức năng thực hiện
việc: Thu thập; lưu trữ; xử lý; truyền thông tin; phục hồi; hiển thị;

•

Phân loại hệ thống thông tin;

•

Xu hướng ứng dụng của các doanh nghiệp.

33

v1.0010112231

CÂU HỎI THẢO LUẬN

Câu 1: Hệ thống là gì? Vai trò của hệ thống đối với doanh nghiệp?

v1.0010112231

34

17


18-Jan-12

CÂU HỎI THẢO LUẬN

Câu 2: Phân loại hệ thống thông tin quản lý? Các doanh nghiệp sử
dụng hệ thống thông tin quản lý nào?

v1.0010112231

35

18