TRÁCH NHIỆM của LÃNH đạo văn PHÒNG TRONG CÔNG tác tổ CHỨC, QUẢN lý CÔNG tác văn THƯ, lưu TRỮ

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài khảo sát đánh gái của tôi trong thời gian qua.
Nếu gặp phải bất cứ vấn về nào tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.


LỜI CẢM ƠN
Để có được bài khảo sát đánh giá này tôi xin được cảm ơn sự giúp đỡ đặc
biệt của Th.S Lâm Thu Hằng. Trong qáu trình thực hiện gặp phải một số khó
khăn. Tuy nhiên giảng viên rất nhiệt tình giúp đỡ.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN


MỞ ĐÂU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư- lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong bất kì cơ
quan hành chính nhà nước nào hay trong doanh nghiệp tư nhân lớn, nhỏ. Tuy
nhiên, với mỗi loại cơ quan thì quy mô cũng khác nhau. Văn thư- lưu trữ là bộ
phận rất quan trọng trong cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư- lưu trữ được thực
hiện tốt là động lực thúc đẩy sự phát triển, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các
hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Bởi vậy mà để quản lý tốt công tác này thì không thể thiếu được sự quản
lý của lãnh đạo văn phòng.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
-Đối tượng: lãnh đạo văn phòng của Bộ Nông nghiệp và phát triên nông
thôn.
-Mục đích: Làm rõ trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ

chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
-Nhiệm vụ: trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong:
+Trách nhiệm tổ chức thiết lập bộ phận văn thư
+Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư-lưu trữ
+Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư-lưu
trữ
+Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm ta, đánh giá về văn thưlưu trữ.
3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
Trong quá trình hoàn thiện bài tiểu luận, có sử dụng một sô phương pháp
nghiên cứu như thông kê, phân tích, so sánh xử lý, tông hợp thông tin, sô liệu đê
khái quát, hệ thông hóa và làm sáng tỏ vân đê nghiên cứu.
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Làm rõ trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng của Bộ Nông nghiệp và phát
4


triên nông thôn trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
5. Cấu trúc của đề tài
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ
NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
CHƯƠNG 2: TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG
TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU
TRỮ
CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC,
QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

5

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Bộ Nông nghiệp được hình thành và phát triển bắt đầu từ Bộ Canh nông
(thành lập ngày 14/11/1945); tháng 2/1955 thành lập Bộ Nông lâm; cuối năm
1960 tách Bộ Nông lâm thành 4 tổ chức: Bộ Nông nghiệp, Bộ Nông trường;
Tổng cục thuỷ sản và Tổng Cục Lâm nghiệp. Ngày 1/4/1971, thành lập Uỷ ban
Nông nghiệp Trung ương trên cơ sở sáp nhập Bộ Nông Nghiệp, Bộ Nông trường
và Ban quản lý hợp tác xã sản xuất nông nghiệp. Năm 1976, Uỷ ban đổi tên
thành Bộ Nông Nghiệp.
Bộ Công nghiệp thực phẩm được thành lập theo Nghị quyết 22/1/1981
của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội.
Sau khi thành lập và sắp xếp, tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và
Công nghiệp thực phẩm gồm có:
- 46 Cục, Vụ, Ban, Văn phòng quản lý nhà nước.
- 26 viện, Trung tâm nghiên cứu khoa học trực thuộc Bộ.
- 13 trường quản lý, kỹ thuật và công nhân.
- 53 đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Bộ cấp Công ty, Tổng công ty,
Liên hiệp các xí nghiệp, Xí nghiệp liên hợp (quản lý trên 400 đơn vị kinh tế cơ sở)
- 9 nhà máy, xí nghiệp trực thuộc Bộ.
Năm 1987, thực hiện chủ trương phát triển nông nghiệp Việt Nam gắn với
chế biến, tiêu thụ theo một quy trình khép kín từ sản xuất-chế biến-tiêu thụ, Hội
đồng Nhà nước đã có Nghị quyết số 782 NQ HĐNN 7, ngày 16/2/1987 về việc
thành lập Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm trên cơ sở sáp nhập 3 Bộ:
Nông nghiệp, Lương thực, Công nghiệp thực phẩm.
Ngày 5/3/1987 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 46-HĐBT quy
định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Công
nghiệp thực phẩm. “Bộ Nông Nghiệp và Công Nghiệp Thực phẩm là Cơ quan
của Hội đồng bộ trưởng, có trách nhiệm thống nhất quản lý Nhà Nước về nông
nghiệp, lương thực và công nghiệp thực phẩm trong phạm vi cả nước, theo

đường lối, chính sách của Đảng pháp luật của Nhà Nước, bảo đảm nhu cầu về
lương thực, thực phẩm cho nhân dân, cho quốc phòng, nguyên liệu cho công
nghiệp và nông sản xuất khẩu”.
Từ ngày 3/10-28/10/1995, tại kỳ họp thứ 8 của Quốc hội khoá 9 thông qua
Nghị định về việc thành lập Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trên cơ sở
6


hợp nhất 3 Bộ: Bộ Lâm nghiệp, Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực
phẩm và Bộ Thủy lợi.
Ngày 31 tháng 7 năm 2007, Quốc hội Việt Nam ra Nghị quyết nhập Bộ
Thủy sản vào Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn.

•

•
•
•
•
•

1.2 Cơ cấu tổ chức
Ngày 03 tháng 01 năm 2008 Chính phủ ban hành Nghị định số:
01/2008/NĐ-CP về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.( Phụ lục 1)
Bộ trưởng:
Nguyễn Xuân Cường - Ủy viên Ban chấp hành Trung ương Đảng.
Các thứ trưởng:
Vũ Văn Tám kiêm Tổng cục trưởng Tổng cục Thủy sản.
Hoàng Văn Thắng kiêm Tổng cục trưởng Tổng cục Thủy lợi.

Hà Công Tuấn kiêm Tổng cục trưởng Tổng cục Lâm nghiệp.
Lê Quốc Doanh.
Trần Thanh Nam.
Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn có cơ cấu tổ chức gồm có 26 đơn vị:
Cục Chế biến nông lâm thủy sản và
1
Vụ Kế hoạch
14
nghề muối
2
Vụ Tài chính
15
Cục Quản lý xây dựng công trình
Vụ Khoa học, Công nghệ
Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông
3
16
và Môi trường
thôn
Cục Quản lý Chất lượng nông lâm sản
4
Vụ Hợp tác quốc tế
17
và thủy sản
5
Vụ Pháp chế
18
Tổng cục Lâm nghiệp
6

Vụ Tổ chức cán bộ

19

Tổng cục Thủy sản

7

Vụ Quản lý doanh nghiệp

20

8

Văn phòng Bộ

21

9

Thanh tra Bộ

22

10

Cục Trồng trọt

23

11

Cục Bảo vệ thực vật

24

Tổng cục Thủy lợi
Viện Chính sách và Chiến lược phát
triển nông nghiệp nông thôn
Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp
và PTNT I
Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp
và PTNT II
Trung tâm Tin học và Thống kê

12

Cục Chăn nuôi

25

13

Cục Thú y

26

Báo Nông nghiệp Việt Nam
Tạp chí Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn

7


1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Theo Nghị định Số: 199/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 11 năm 2013 của
Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
Nông nghiệp và phát triển nông thôn như sau:
a, Chức năng
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan của Chính phủ, thực
hiện chức năng quản lý nhà nước các ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp,
diêm nghiệp, thủy sản, thủy lợi và phát triển nông thôn trong phạm vi cả nước;
quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi
quản lý của Bộ.
b, Nhiệm vụ và quyền hạn
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thực hiện các nhiệm vụ, quyền
hạn theo quy định tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012
của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Bộ, cơ quan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau:
1. Trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội; dự án
pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị
định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm
của Bộ đã được phê duyệt và các nghị quyết, cơ chế, chính sách, dự án, đề án,
văn bản quy phạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo
phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
2. Trình Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn,
năm năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia thuộc ngành,
lĩnh vực do Bộ quản lý.
3. Trình Thủ tướng Chính phủ các dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn
bản khác thuộc thẩm quyền ban hành của Thủ tướng Chính phủ.
4. Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, chương trình phát triển các ngành,

lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo phân cấp và ủy quyền của Chính
phủ, Thủ tướng Chính phủ.
5. Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia,
8


quy trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn
quốc gia về quản lý ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ
theo quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó.
6. Công bố, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, đánh giá, tổng hợp
báo cáo và chịu trách nhiệm thực hiện các cơ chế, chính sách, chiến lược, quy
hoạch, kế hoạch đã được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;
tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi
quản lý nhà nước của Bộ.
7. Kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật do các Bộ, Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ban hành có liên
quan đến ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; nếu phát hiện
những quy định do các cơ quan đó ban hành có dấu hiệu trái với các văn bản
quy phạm pháp luật thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý thì xử lý theo quy định
của pháp luật.
8. Về quản lý đầu tư, xây dựng:
Thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước; hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra,
giám sát, đánh giá; tổ chức thực hiện giám sát, đánh giá tổng thể.
9. Về nông nghiệp (trồng trọt, chăn nuôi):
Chỉ đạo xây dựng, kiểm tra thực hiện quy hoạch phát triển; thực hiện sử
dụng ngân sách; chỉ đạo thực hiện về cơ cấu cây trồng, vật nuôi; kỹ thuật gieo
trồng, chăn nuôi, thu hoạch, bảo quản và tổng kết, nhiệm vụ quản lý nhà nước về
đánh giá thực hiện kế hoạch sản xuất trồng trọt, chăn nuôi hàng năm.
Tiểu kết
Là cơ quan Bộ, có vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý nhà nước

ở nước ta. Hơn nữa, Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn là một bộ lớn gồm
các vấn đề liên quan đến nông nghiệp nên các vấn đề cần giải quyết, các công
việc rất lớn. Hằng ngày có hàng trăm văn bản được ban hành. Chính vì vậy việc
quản lý, bảo quản, khai thác sử dụng các văn bản cũng đòi hỏi rất cao. Để phục
vụ cho công tác đó thì đòi hỏi công tác quản lý công tác văn thư- lưu trữ của Bộ
9


Nông nghiệp và phát triển nông thôn phải hết sức hợp lý, khoa học, đáp đứng
yêu cầu trong quá trình làm việc, giải quyết các văn bản cho đến quá trình đưa
văn bản vào lưu trữ. Và để quản lý công tác đó tốt thì không thể thiếu đó là lãnh
đạo văn phòng- Chánh Văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn

10


CHƯƠNG 2: TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG
CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
2.1 Trách nhiệm tổ chức thiết lập bộ phận văn thư
2.1.1 Xây dựng cơ cấu bộ phận VT-LT
Công tác văn thư-lưu trữ không thể thiếu trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay
nhỏ. Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều
phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh
tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện,
hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp
ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp
ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin
tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư-lưu trữ lại càng quan
trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.

Tại Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, bộ phận Văn thư-lưu trữ là
một phòng riêng biệt nằm trong cơ cấu thuộc Văn phòng Bộ.
Dưới đây là vị trí của Phòng Văn thư-lưu trữ trong Văn phòng Bộ:

11


Chánh Văn phòng

Các Phó Chánh văn phòng

Đơn vị sự nghiệp công lập

Các phòng chuyên môn
nghiệp vụ

Phòng Hành chính

Phòng Tin học

Trung tâm Dịch vụ
nông nghiệp

Phòng Tổng hợp

Phòng Bảo vệ

Phòng Truyền thông

Phòng Văn thư-lưu

Trung tâm Dịch vụ
thương mại nông

trữ

nghiệp phía Nam
Phòng Kế toán

Đoàn xe

Phòng Quản trị và

Cơ quan đại diện

Y tế

VP Bộ tại Hồ Chí
Minh

12


Cơ cấu của Phòng văn thư-lưu trữ được bố trí đó là đứng đầu là Trưởng
Phòng văn thư-lưu trữ quản lý 10 công chức phụ trách làm các nghiệp vu có liên
quan văn thư-lưu trữ.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Lãnh đạo VP trong công tác quản lý
Trưởng Phòng văn thư-lưu trữ quản lý 10 công chức phụ trách làm các
nghiệp vu có liên quan đến công tác văn thư-lưu trữ.
* Quản lý công tác văn thư:

-Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
+ Nhận văn bản đến.
+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
+ Trình văn bản đến.
+ Đăng ký văn bản đến.
+ Chuyển giao văn bản đến.
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) theo dõi
thời hạn giải quyết văn bản đến.
- Đối với việc quản lý văn bản đi
+ Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi.
+ Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi.
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu.
+ Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường.
+ Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ
chuyển giao văn bản.
- Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựng danh
mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục.
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) kiểm tra, đôn
đốc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành.
+ Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ hiện hành.
- Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu
+ Bảo đảm bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu các cơ
13


quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, dấu văn phòng, dấu chức
danh).
+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của các
cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội.

-Bảo quản, quản lý, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
+Có trách nhiệm sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ khoa
học, hợp lý.
+ Hướng dẫn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
+ Vệ sinh kho lưu trữ, báo cáo thường xuyên về tình trạng của kho.
+Tổ chức chỉnh lý, báo cáo về thời hạn bảo quản của các tài liệu hết giá
trị.
*Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan:
Lãnh đạo văn phòng( Chánh Văn phòng) có trách nhiệm tham mưu cho
lãnh đạo cơ quan trong các vấn đề quản lý, tổ chưc công tác quản lý có liên quan
đế công tác văn thư-lưu trữ của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, của
Văn phòng Bộ và cụ thể là Phòng Văn thư- lưu trữ tại đây.
2.1.3 Ý nghĩa của công tác quản lý
Công tác văn thư-lưu trữ bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người,
nhiều bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:
-Giúp lãnh đạo Bộ chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm
trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
-Góp phần giữ gìn bí mật Bộ Nông nghiệp, kể cả chủ trương tuyệt mật
đều được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Bộ là rất quan trọng.
Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối
tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Bộ.
-Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của Bộ Nông nghiệp và
phát triển nông thôn. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của Bộ cũng như của
các đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác,
14


phản ảnh trung thực hoạt động của Bộ thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng
pháp lý của Bộ.
-Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong

hoạt động của Bộ là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện
hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị-xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công
tác văn thư, mọi công việc của Bộ đều được văn bản hoá. Giải quyết xong công
việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định
sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như
phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai
thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
2.2 Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư-lưu trữ
2.2.1 Các yêu cầu công việc đối với lãnh đạo văn phòng
2.2.1.1 Về chuyên môn nghiệp vụ
Là người đứng đầu Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn chịu trách
nhiệm về công tác quản lý công tác văn thư- lưu trữ, đòi hỏi lãnh đạo văn phòng
phải từng trải qua, từng làm và hiểu rất rõ về khâu chuyên môn nghiệp vụ trong
công tác mà mình chịu trách nhiệm quản lý:
-Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến:nNhận văn bản đến,phân
loại, bóc bì, đóng dấu đến,trình văn bản đếnăng ký văn bản đến, chuyển giao
văn bản đến, giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) theo dõi
thời hạn giải quyết văn bản đến.
- Đối với việc quản lý văn bản: xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày
tháng, đóng dấu văn bản đi, viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản điắp xếp,
bảo quản và ph, phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu, quản lý và cấp giấy
giới thiệu, giấy đi đường, lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn
bản đến, sổ chuyển giao văn bản.
- Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành: giúp
chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựng danh mục hồ sơ và
hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục,văn phòng (hoặc trưởng phòng hành
15


chính) kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện

hành,hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ hiện hành.
- Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu:bảo đảm bảo quản an toàn con
dấu của cơ quan (bao gồm dấu các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã
hội, dấu văn phòng, dấu chức danh), trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các
văn bản, giấy tờ khác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội.
-Bảo quản, quản lý, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu tr:có trách
nhiệm sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ khoa học, hợp lý,
hướng dẫn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, vệ sinh kho lưu trữ, báo cáo
thường xuyên về tình trạng của kho,tổ chức chỉnh lý, báo cáo về thời hạn bảo
quản của các tài liệu hết giá trị.
2.2.1.2 Về các kỹ năng
Là người đứng đầu Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn chịu trách
nhiệm về công tác quản lý công tác văn thư- lưu trữ, đòi hỏi lãnh đạo văn phòng
phải có các kỹ năng trong quản lý công việc:
- Cụ thể là kỹ năng quản lý tốt lĩnh vực công tác văn thư- lưu trữ
- Kỹ năng quản lý tốt quỹ thời gian của chính mình
-Xây dựng các bản quy chế, kế hoạc, báo cáo..
-Kỹ năng giao tiếp tốt
-Kỹ năng kiềm chê tốt bản thân
Ngoài ra còn cần các kỹ năng như giao tiếp ngoại ngữ, thuyết trình.
2.2.1.3 Về thái độ, tinh thần trách nhiệm
Thái độ, tinh thần trách nhiệm trong làm việc là rất quan trọng. Là người
đứng đầu Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn chịu trách nhiệm về công tác
quản lý công tác văn thư- lưu trữ, đòi hỏi lãnh đạo văn phòng phải có thái độ tốt,
tinh thần trách nhiệm cao trong làm việc. Lãnh đạo văn phòng sẽ còn phải chịu
trách nhiệm trực tiếp với lãnh đạo cơ quan về lĩnh vực công tác văn thư do mình
quản lý nếu xảy ra vấn đề nào đó. Trong làm việc thì thái độ quan trọng không
kém gì kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ. Chính vì thế, người lãnh đạo văn phòng
phải ngày càng bổ sung thêm các kỹ năng, phát triển các kỹ năng một cách tối
16

đa.
2.2.2 Tuyển chọn
* Xác định nguồn nhân lực
Để chính xác cho công tác tuyển chọn, sắp xếp nguồn nhân lực một cách
phù hợp và có hiệu quả, người lãnh đạo văn phòng phải xem xét lại tình thình
thực hiện công việc, tiến độ, chất lượng ra sao, đã hiệu quả hay chưa.
Trong trường hợp công việc quá nhiều nhưng do một số vấn đề như về
sức khỏe, về vấn đề sinh nở thì Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn có thể
tiến hành tuyển chọn người làm hợp đồng trong thời gian hợp lý để cho công
việc được suôn se, trôi chảy.
Trong Phòng Văn thư- lưu trữ được chia ra thành hai phòng nhỏ do vị trí
sắp xếp của cơ quan. Tuy nhiên hai phòng được bố trí gần nhau nên khi một
trong hai phòng gặp phải vấn đề về công việc thì có thể chủ động giúp đỡ nhau
cho công việc hoàn thành nhanh chóng.
*Báo cáo lãnh đạo
Từ việc lấy ý kiến đề xuất từ Trưởng phòng Văn thư-lưu trữ, sau đó đề
xuất lên lãnh đạo Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn để lãnh đạo xem xét
và giải quyết. Nếu xét thấy yêu cầu đó hợp lý với công việc và phù hợp với thực
tế của cơ quan đơn vị thì lãnh đạo ra thông báo tuyển dụng để ai có nhu cầu sẽ
ứng tuyển.
*Tiến hành tuyển chọn
Lãnh đạo văn phòng trong công tác tuyển chọn cán bộ văn thư- lưu trữ tại
Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn là rất quan trọng. là người chịu trách
nhiệm cao trong lĩnh vực công tác quản lý nên khi tuyển dụng lãnh đạo văn
phòng là giám sát việc tuyển chọn, nhận báo cáo từ Trưởng phòng Công tác văn
thư- lưu trữ.Lãnh đạo văn phòng sẽ là người chịu trách nhiệm về việc phân bổ
nhân lực mới tuyển dụng. Tuy nhiên sẽ giao trách nhiệm này cho bộ phận đang
cần nhân sự.

2.3 Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn
thư-lưu trữ
17


Lãnh đạo văn phòng trong công tác của mình phải chịu trách nhiệm tổ
chức xây dựng văn bản của cơ quan về văn thư- lưu trữ.
Một số loại văn bản mà lãnh đạo văn phòng-Chánh văn phòng đã tổ chức
thực hiện việc tiến hành xây dưng đó là:
-Quy chế về công tác văn thư đối với cán bộ văn thư- lưu trữ Bộ Nông
nghiệp và phát triển nông thôn.
-Quy định trong phòng, công việc của công tác văn thư-lưu trữ.
Để xây dựng được quy chế về công tác văn thư- lưu trữ cho toàn bộ các
cơ quan, đơn vị thì đòi hỏi qua quy trình rất chặt chẽ, quan nhiều bước thẩm
định, xét duyệt của cấp trên.
Quy trình xây dựng văn bản:
Thu thập thông tin, lấy ý kiến dự thảo

Tiến hành dự thảo

Không
duyệt

Trình lãnh đạo xem xét, duyệt

Duyệt

Thông qua và ban hành

2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về

VT-LT
2.4.1 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ
Lãnh đạo văn phòng trong Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn có
trách nhiệm chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư18


lưu trữ. Các nghiệp vụ tại Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn thực hiện
theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư .
Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) phải trực tiếp làm các
công việc sau:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và
báo cáo Thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng.
- Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản được Thủ trưởng giao
và ký văn bản do Văn phòng trực tiếp ban hành
- Tham gia xây dựng văn bản theo cầu của Thủ trưởng cơ quan.
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký gởi
đi.
- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi.
- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được thủ trưởng giao làm một số
việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách.
- Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) có thể giao cho cấp
phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi
quyền hạnh của mình.
2.4.2 Kiểm tra, đánh gía
* Mục đích
-Thông qua kiểm tra để tăng cường công tác quản lý nhà nước về văn thư,
lưu trữ; nắm bắt thực trạng việc tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ Bộ
Nông nghiệp và phát triển nông thôn.
-Kịp thời phát hiện, tháo gỡ những tồn tại, hạn chế trong công tác văn thư,

lưu trữ đồng thời phát hiện những điển hình làm tốt để phát huy trong thời gian
tới.
-Rút ra những kinh nghiệm nhằm tiếp tục tổ chức thực hiện tốt công tác
văn thư lưu trữ ngày càng thiết thực, hiệu quả.
19


*Yêu cầu
-Kiểm tra, đánh giá, nắm bắt đúng thực trạng, đảm bảo khách quan, tránh
hình thức; Trong quá trình kiểm tra có đánh giá tình hình thực hiện công tác văn
thư lưu trữ, sau kiểm tra báo cáo tổng hợp tình hình chung của các đơn vị.
-Yêu cầu kiểm tra, đánh giá trên tất cả các mặt hoạt động của công tác văn
thư, lưu trữ (bao gồm cả lĩnh vực quản lý nhà nước và nghiệp vụ văn thư lưu trữ).
-Đánh giá, xếp loại thi đua trong công tác văn thư, lưu trữ của các cơ
quan, đơn vị.
*Nội dung
Nội dung kiểm tra, tự kiểm tra tập trung vào các nội dung chính sau:
a) Công tác quản lý, điều hành; tổ chức; cán bộ văn thư, lưu trữ;
b) Ban hành văn bản quản lý văn thư, lưu trữ;
c) Hoạt động nghiệp vụ văn thư;
d) Chỉnh lý tài liệu và tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
đ) Kho tàng và bảo quản tài liệu lưu trữ;
e) Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu;
g) Thực hiện các chế độ thông tin, báo cáo đột xuất hoặc theo yêu cầu và
chế độ báo cáo định kỳ.
Tiểu kết
Qua chương 2 đi sâu vào trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công
tác văn thư-lưu trữ. Chúng ta có thể thấy rõ được trách nhiệm rất quan trọng của
lãnh đạo văn phòng đối với Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn hay bất kì
20

một cơ quan hành chính Nhà nước, tổ chức nào trong lĩnh vực văn thư-lưu trữ.
Từ việc tổ chức thiết lập bộ phận văn thư, tuyển chọn cán bộ văn thư, tổ chức
xây dựng cac văn bản của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn về văn thưlưu trữ cho đến tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh về văn thư-lưu trữ.
Chính vì vậy, việc nâng cao tinh thần làm việc, nâng cao trách nhiệm cũng như
trau dồi các kỹ năng cần thiết để quản lý tốt công tác văn thư-lưu trữ.

21


CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH
ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC VT-LT
3.1 Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
Văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn là một Bộ lớn,đa
ngành nghề, quản lý nhiều lĩnh vực thuộc ngành nông, lâm, ngư nghiệp. Vì vậy,
với khối lượng lớn công việc, hàng ngàn văn bản đến đi trong một năm, hàng
trăm cuộc họp lớn nhỏ, công tác văn thư lưu trữ cần phải được tổ chức khoa học,
hiệu quả.
Sau khi khảo sát về công tác quản lý công tác văn thư-lưu trữ của lãnh
đạo văn phòng, có thể nhận thấy có những ưu điểm như sau:
Thứ nhất, Công tác tổ chức, quản lý chặt chẽ ở các khâu trong quá trình
quản lý văn bản đến đi của Bộ. Các đơn vị đều phân công lãnh đạo phụ trách,
đảm bảo tính trách nhiệm cao. Vì vậy, trong công tác văn thư,lãnh đạo văn
phòng vừa bảo đảm tính tập trung, mà vẫn có sự phân cấp hợp lý về quản lý
nhân lực cũng như các văn bản, giấy tờ. các văn bản đến, đi đều được quản lý
đầy đủ tại Văn phòng Bộ, nhưng vẫn bảo đảm hợp lý đến được các đơn vị liên
quan, sau khi giải quyết xong vẫn được tập trung một mối tại Văn thư -Lưu trữ.
Thứ hai, công tác công văn,giấy tờ rất được lãnh đạo quan tâm. Lãnh đạo

Bộ và lãnh đạo Văn phòng đã ban hành những quyd dịnh đối với công tác công
văn, giấy tờ nhằm đưa công tác này vào nề nếp.Bộ đã ban hành 17 văn bản gồm
nhiều loại hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ. Song song vơi việc phát hành,
Bộ thường xuyên tổ chức, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ở các đơn vị.
Thứ ba, lãnh đạo văn phòng cũng tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán
bộ, công chức ở các đơn vị để nâng cao hơn nữa hiệu quả làm việc của các đơn
vị. Văn phòng còn được đầu tư các trang thiết vị văn phòng hiện đại phục vụ
công tác văn thư cho Bộ. Hầu hết tất cả các đơn vị thuộc Văn phòng Bộ đều
được đầu tư nhằm hỗ trợ đắc lực cho nhiệm vụ hằng ngày ( văn thư, lưu trữ, y
tế, bảo vệ).
Thứ tư, lãnh đạo văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn đã
22


thực hiện tốt nội dung cải cách hành chính. Đối với việc cải cách hành chính, Bộ
đã xây dựng các quy chế làm việc của riêng Bộ, quy định lề lối làm việc, xây
dựng văn bản quy phạm pháp luật của Bộ, tổ chức các lớp tập huấn, kỹ năng
soạn thảo văn bản việc tổ chức các hội thảo trao đổi kinh nghiệm công tác văn
phòng, từ đó nâng cáo hiệu quả của công tác văn thư.
Thứ năm, lãnh đạo văn phòng Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn đã
tổ chức tốt công tác về công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin đã được ứng
dụng một cách nhanh chóng, hiệu quả, trong đó có công tác văn thư, lưu trữ.
Tính đến nay, mạng tin học của Bộ đã nối tất cả các đơn vị thuộc Bộ trong cơ
cấu của Bộ, bảo đảm thông suốt với nhau, tạo thuận lợi tỏng giải quyết công
việc. Nhiều phần mềm đã được ứng dụng trong công tác văn thư( Phần mềm
quản lý văn bản đi, phần mềm quản lý văn bản đến, quản lý cán bộ, công chức..)
Thứ sáu, lãnh đạo văn phòng đã tổ chức sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ
một cách khoa học, hợp lý nhằm phục vụ mục đích nghiên cứu lâu dài và mục
đích khai thác sử dụng cũng như nghiên cứu của chính Bộ Nông nghiệp và phát
triển nông thôn.

Những ưu điểm mà lãnh đạo văn phòng Bộ Nông nghiệp phát triển nông
thôn đã đạt được cần được giữ và phát huy hơn nữa, cập nhật liên tục những sự
tiến bộ của khoa học, tin học nhằm phục vụ tốt công tác văn thư.
3.1.2 Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, lãnh đạo văn phòng Bộ Nông
nghiệp và phát triển nông thôn vẫn còn một số hạn chế cần được khắc phục:
Thứ nhất, công tác tổ chức nhân sự tuy được sự quan tâm của lãnh đạo
nhưng thực tế cho thấy cán bộ chuyên trách từng chuyên môn vẫn chưa đáp ứng
được nhu cầu ngày càng cao của công việc
Thứ hai, mặc dù lãnh đạo văn phòng khá nghiêm túc trong vấn đề kiểm
tra các văn bản trước khi phát hành, tuy nhiên vẫn có một số văn bản chưa thống
nhất về số ký hiệu.
Thứ ba, giai đoạn nộp, lưu hồ sơ tuy được thực hiện đúng quy trình nhưng
chỉ mang tính đối phó, chất lượng chưa cao. Các hồ sơ được lập sơ bộ, một số
23


đơn vị chưa đầy đủ, gây khó khăn trong công tác lưu trữ.
Thứ tư, công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa nhanh
chóng và hiệu quả chưa cao.
3.1.3 Nguyên nhân
Có được những ưu điểm đồng thời tồn tại một số nhược điểm của lãnh
đạo văn phòng trong công tác văn thư-lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và phát triển
nông thôn. Có một số nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên đó là:
Thứ nhất, công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức có những lúc làm
việc chưa thật chuyên tâm, sơ sót, thiếu chú ý dẫn đến những sai sót khi làm văn
thư, lưu trữ tài liệu.
Thứ hai,văn bản quy định về nộp lưu hồ sơ tuy đã được lãnh đạo văn
phòng tổ chức phổ biến cho các cán bộ trong Phòng Văn thư-lưu trữ nhưng được
cán bộ văn thư,lưu trữ thực hiện chưa thật nghiêm túc một số vấn đề về bảo

quản tài liệu thông thường của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn.
Thứ ba, lãnh đạo văn phòng trong công tác kiểm tra về công tác văn thư,
lưu trữ chưa thật chặt chẽ, là kẽ hở cho sự luồn lách việc thực hiện các quy định
về chuyên môn, nghiệp vụ.
3.2 Giải pháp
3.2.1 Về nhận thức
Để khắc phục những hạn chế, phát huy những điểm tích cực của lãnh đạo
văn phòng của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn về công tác văn thư, lưu
trữ, xin được đề ra một số giải pháp như sau:
-Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của lãnh đạo văn phòng
trong công tác văn thư, lưu trữ và tăng cường trách nhiệm của các ngành, các
cấp đối với công tác văn thư, lưu trữ ở cơ quan, tổ chức. Trước mắt cần tập trung
phổ biến một số văn bản đã được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành
về công tác văn thư như Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác
văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ; các văn bản hướng dẫn
quản lý văn bản đi, văn bản đến và việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan của Cục Văn thư và Lưu trư Nhà nước và các văn bản của UBND tỉnh như:
24


Chỉ thị 02/2011/CT-UBND và Quyết định 34/2012/QĐ-UBND
-Lãnh đạo văn phòng cần tổ chức nhận xét, đánh giá về trách nhiệm thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ của các cán bộ thực hiện nghiệp vụ
-Lãnh đạo văn phòng cũng cần tự nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiệm
của bản thân trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Đó là yếu tố cũng rất
quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả làm việc, chất lượng công việc của cơ
quan.
3.2.2 Về nghiệp vụ
Ngoài việc nâng cao ý thức trong công tác quản lý công tác văn thư, lưu
trữ tại Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, thì lãnh đạo văn phòng cần tổ

chức thực hiện tốt công tác về nghiệp vụ, chuyên môn:
- Lãnh đạo văn phòng cần tiếp tục thực hiện Công văn số 2864/UBNDNC về việc hướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng công tác văn thư,
lưu trữ (2011 – 2013). Kết quả kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị và thông
báo cho các đơn vị được kiểm tra biết và có hình thức khen thưởng.
- Kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư ở
các ngành, các cấp phải được phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận,
đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu
sử dụng bản lưu văn bản; bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan; soạn thảo,
ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc và tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các
cấp.
- Lãnh đạo văn phòng cần có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng
cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách. Các hình thức đào
tạo có thể là chính quy, tại chức hoặc thông qua các lớp tập huấn do Chi cục Văn
thư – Lưu trữ tổ chức.
3.2.3 Về cơ sở vật chất, trang thiết bị
- Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ,
máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ, kho
lưu trữ… theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư, lưu trữ.
- Tổ chức ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ như
25