Liệt kê các phương thức mua hàng . Sơ đồ các bước công việc và chức năng kiểm soát liên quan đến từng phương thức . Xây dựng các thủ tục kiểm soát nội bộ đối với từng chức năng để thực hiện tốt mục tiêu mua hàng và ghi chép sổ sách

Bài thuyết trình môn Kiểm toán 1
Nhóm 3
Chủ đề : Liệt kê các phương thức mua hàng . Sơ
đồ các bước công việc và chức năng kiểm soát
liên quan đến từng phương thức . Xây dựng các
thủ tục kiểm soát nội bộ đối với từng chức năng
để thực hiện tốt mục tiêu mua hàng và ghi chép
sổ sách


I. Các phương thức mua hàng chủ yếu


 Đối với các doanh nghiệp thương mại nội địa
Mua hàng theo phương thức trực tiếp: Căn cứ vào hợp
đồng kinh tế đã kí kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp
vụ mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến đơn vị bán để
nhận hàng theo quy định trong hợp đồng hay để mua
hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất, tại thị trường và chịu
trách nhiệm vận chuyển hàng hoá về doanh nghiệp.
Mua hàng theo phương thức chuyển hàng: Bên bán căn
cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết hoặc đơn đặt hàng,
chuyển hàng tới cho bên mua, giao hàng tại kho của
bên mua hay tại địa điểm do bên mua quy định trước


 Đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất - nhập khẩu
hàng hoá
 Nhập khẩu trực tiếp là phương thức kinh doanh mà
trong đó đơn vị tham gia hoạt động nhập khẩu trực tiếp
đàm phán, kí kết hợp đồng với nước ngoài; trực tiếp

nhận hàng và thanh toán tiền hàng.
 Nhập khẩu uỷ thác là phương thức kinh doanh mà
trong đó đơn vị tham gia hoạt động nhập khẩu (có đăng
kí kinh doanh xuất - nhập khẩu, có giấy phép xuất nhập khẩu) không đứng ra trực tiếp đàm phán với nước
ngoài mà phải nhờ qua một đơn vị xuất - nhập khẩu có
uy tín thực hiện hoạt động nhập khẩu cho mình.


 Các hình thức mua hàng khác
Mua hàng qua điện thoại: bên mua gọi điện đến bên bán
thỏa thuận giá cả, phương thức thanh toán và phương
thức giao hàng
Mua hàng qua mô giới: bên mua thông qua một bên
trung gian tìm hàng cần mua, thỏa thuận giá cả và giao
hàng
Mua hàng qua internet: bên mua điền thông tin cần thiết
vào đơn hàng qua internet gửi đến cho bên mua


II. Mục tiêu KSNB đối với chu trình
mua hàng – thanh toán


Mục tiêu chức năng mua hàng
 Mua đúng : đúng theo sự phê duyệt về :
+ Đúng hàng (về tên hàng, quy cách, phẩm chất của
hàng và sự mô tả hàng)
+ Đúng nhà cung cấp
+ Đúng giá (càng thấp thì càng tốt và cao nhất là giá
nào đó)

 Mua đủ : đủ số lượng theo phê duyệt
 Mua kịp thời : kịp thời hạn thanh toán đã cam kết với
nhà cung cấp


Mục tiêu chức năng trả tiền
 Trả đúng :

+ Đúng nhà cung cấp
+ Đúng hàng đã mua
+ Đúng giá đã thõa thuận
 Trả đủ : đủ số tiền thật sự nợ nhà cung cấp
 Trả kịp thời : kịp thời hạn thanh toán đã cam kết
với nhà cung cấp


Mục tiêu chức năng ghi nhận & báo cáo :
Phải ghi nhận & báo cáo được :
 Chi tiết tình hình N – X – T của từng thứ, từng loại vật
tư của bất cứ thời kỳ nào vào bất cứ thời điểm nào.
 Chi tiết tình hình công nợ phải trả đối với tất cả NCC,
từng nhà cung cấp, cùng với việc phân tích tuổi nợ, hạn
mức tín dụng tối đa được hưởng, khả năng chấp nhận
của NCC…
Một cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và rõ ràng.


III. Sơ đồ hóa các bước công việc

Chu trình mua hàng – thanh toán
Xác định
nhu cầu

Đặt
hàng

Nhận
hàng và
bảo quản
Chấp nhận
dịch vụ
hàng hóa

Chấp nhận
thanh toán

Chi tiền
thanh toán

Ghi sổ
cái TK

Theo dõi
nợ phải
trả

Lập báo
cáo

1. Xử lý đơn đặt hàng và ký hợp đồng mua bán


 Thủ tục kiểm soát
 Đơn đặt hàng được lập bởi bộ phận cung ứng hoặc bộ
phận có nhu cầu.
 Phê chuẩn yêu cầu mua hàng.
 Yêu cầu mua hàng được phê chuẩn được gửi tới bộ
phận mua hàng để chuẩn bị đơn đặt hàng và gửi nhà
cung cấp. Bộ phận mua hàng lựa chọn nhà cung cấp
trên cơ sở đánh giá mức độ uy tín, so sánh đơn giá, thời
gian giao hàng, khuyến mãi và các dịch vụ sau khi bán.
 Một bản sao của đơn đặt hàng được chuyển cho bộ
phận nhận hàng để làm cơ sở cho việc kiểm tra hàng
khi nhận hàng.


2. Nhận vật tư , hàng hóa , dịch vụ và kiểm
nghiệm


 Thủ tục kiểm soát
 Khi hàng được chuyển đến nơi giao hàng thì bộ phận
nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng,
đối chiếu với giấy chuyển hàng, đơn đặt hàng
 Lập biên bản nhận hàng
 Bản sao của biên bản nhận hàng được chuyển tới bộ
phận liên quan theo quy định.
 Hàng được chuyển từ bộ phận tiếp nhận qua kho hoặc

bộ phận sử dụng.
 Nếu hàng được nhập kho thì phiếu nhập kho được lập.


3.Xử lý , ghi nhận khoản nợ phải trả


 Thủ tục kiểm soát

 Chức năng ghi sổ nghiệp vụ mua hàng được thực
hiện ở phòng kế toán.
 Kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán
trên hoá đơn mua hàng.
 Đối chiếu các thông tin trên hoá đơn với biên bản
nhân hàng và phiếu nhập kho
 Hoá đơn và phiếu nhập kho là cơ sở để ghi vào tài
khoản hàng tồn kho hoặc tài khoản tài sản cố định
 Hoá đơn còn dùng để ghi vào tài khoản phải trả
người bán (nếu chưa thanh toán tiền)


4. Xử lý , thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ


 Thủ tục kiểm soát
 Các doanh nghiệp có thể thanh toán bằng chuyển
khoản hoặc tiền mặt.
 Tuỳ theo phương thức thanh toán chứng từ chi được
lập như: uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chi.
 Người kí duyệt chứng từ chi phải kiểm tra các chứng từ

như hoá đơn, biên bản nhận hàng và đơn đặt hàng.
 Những chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh
toán cần được đóng dấu “đã thanhtoán”.
 Giấy báo Nợ của ngân hàng hoặc phiếu chi là chứng từ
dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán