Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty cổ phần 504

1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ PHƯƠNG MAI

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN 504
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số:

60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. HOÀNG TÙNG

Đà Nẵng - Năm 2012


2

LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Những thông tin và nội dung trong đề tài này dựa trên nghiên cứu thực
tế và hoàn toàn đúng với nguồn trích dẫn.

Tác giả

Nguyễn Thị Phương Mai

3

MỤC LỤC
MỞ ĐẦU................................................................................................................ 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................ 1
2. Mục đích nghiên cứu ................................................................................ 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 2
4. Phương pháp nghiên cứu........................................................................... 2
5. Bố cục của đề tài....................................................................................... 3
6. Tổng quan tài liệu nghiêncứu.................................................................... 3
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
XÂY LẮP............................................................................................................... 7
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ........................................... 7
1.1.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ................................................................. 7
1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ............................................................. 8
1.1.3. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ............................. 10
1.1.4. Quá trình kiểm soát........................................................................... 16
1.1.5. Hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ .................................. 21
1.2. KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP.................................................................. 22
1.2.1. Đặc điểm của sản phẩm xây lắp ảnh hưởng đến công tác quản lý chi
phí ............................................................................................................. 22
1.2.2. Nội dung của chi phí xây lắp trong doanh nghiệp.............................. 24
1.2.3. Kiểm soát chi phí xây lắp .................................................................. 25
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ...................................................................................... 31
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY
LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN 504 .................................................................. 32
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN 504. ................................. 32
2.1.1. Qúa trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần 504 .............. 32

2.1.2.Chức năng và nhiệm vụ của Công ty.................................................. 35
2.1.3. Đặc điểm hoạt động SXKD của Công ty ........................................... 37


4
2.1.4. Đặc điểm tổ chức SXKD và tổ chức quản lý của Công ty................. 39
2.1.5. Đặc điểm tổ chức kế toán của Công ty .............................................. 44
2.2. THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN 504 ................................................................................................ 49
2.2.1. Quy trình kiểm soát đối với chi phí xây lắp ....................................... 49
2.2.2. Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp ...................................................... 50
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN 504 ........................................................................... 81
2.3.1. Ưu điểm ............................................................................................ 81
2.3.2. Hạn chế............................................................................................. 82
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ...................................................................................... 86
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM GÓP PHÂN HOÀN THIỆN
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN 504.. 87
3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN 504 ........................................................... 87
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN 504 ............................................ 87
3.2.1. Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp............................. 87
3.2.2. Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp..................................... 95
3.2.3. Kiểm soát nội bộ chi phí máy thi công .............................................. 98
3.2.4. Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung ......................................... 103
3.3. ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP......................................... 104
3.3.1. Về phía Nhà nước ........................................................................... 104
3.3.2. Về phía Công ty cổ phần 504 .......................................................... 105
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 .................................................................................... 107

KẾT LUẬN CHUNG......................................................................................... 109
TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN THẠC SĨ (BẢN SAO)


5

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
KSNB

:

Kiểm soát nội bộ

HĐQT

:

Hội đồng quản trị

BGĐ

:

Ban Giám đốc

CPNVLTT

:

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

CPNCTT

:

Chi phí nhân công trực tiếp

CPSDMTC

:

Chi phí sử dụng máy thi công

CPSXC

:

Chi phí sản xuất chung

KHTSCĐ

:

Khấu hao tài sản cố định

GTGT

:

Giá trị gia tăng

ĐD

:

Đã duyệt

KT-CL

:

Kiểm tra – chất lượng

TC-HC

:

Tổ chức - hành chính

TT

:

Thanh toán

TNHH

:

Trách nhiệm hữu hạn

CP

:

Cổ phần

BCTC

:

Báo cáo tài chính

CN

:

Công nhân

MTC

:

Máy thi công

BHXH

:

Bảo hiểm xã hội

BHYT

:

Bảo hiểm y tế

BHTN

:

Bảo hiểm thất nghiệp

KPCĐ

:

Kinh phí công đoàn


6

DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu

Tên bảng

bảng
2.1.

2.2.

Kết quả hoạt động của Công ty
Số lượng cán bộ công nhân viên trong những năm gần
đây

Trang

35
38

2.3.

Bảng phân loại LĐ theo trình độ tính đến năm 2011

38

2.4.

Tình hình TSCĐ của Công ty cuối năm 2011

39


7

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Số hiếu
sơ đồ

Tên sơ đồ

Trang

2.1.

Quy trình công nghệ sản xuất

40

2.2.

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty Cổ phần 504

44

2.3.

Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

45

2.4.

Tổ chức kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

48


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức kinh tế nào cũng hướng đến
mục tiêu là lợi nhuận của công ty ngày càng tăng, quy mô hoạt động ngày
càng được mở rộng, đem lại nhiều lợi ích cho xã hội. Để thỏa mãn những mục
tiêu ấy doanh nghiệp cần có những kế hoạch hoạt động rõ ràng, nghiên cứu
đối tác, đối thủ thì doanh nghiệp cũng cần có một hệ thống kiểm soát nội bộ
hữu hiệu. Bởi vì những lợi ích do hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh đem
đến cho doanh nghiệp như: Đảm bảo tính trung thực và hợp lý của các số liệu
kế toán trên sổ sách, báo cáo tài chính, giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp
đối với nhân viên của công ty gây ra; Giảm bớt sai sót không cố ý của nhân
viên gây tổn hại cho công ty, giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và
quy trình kinh doanh của công ty, cuối cùng hệ thống kiểm soát nội bộ có thể
giúp ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro
chưa đầy đủ.
Đối với công ty cổ phần 504 hoạt động trong lĩnh vực xây lắp thì một
hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là vô cùng quan trọng. Mặt khác, đặc điểm
của quá trình xây lắp là quá trình thi công được chia làm nhiều giai đoạn, các
công việc chủ yếu được thực hiện ngoài trời nên các điều kiện thiên nhiên có
thể ảnh hưởng đến tiến trình thi công. Quá trình tập hợp chi phí kéo dài, phát
sinh nhiều chi phí ngoài dự toán, chi phí không ổn định và phụ thuộc vào từng
giai đoạn thi công. Do đó, kiểm soát tốt chi phí xây lắp là việc cần thiết đối
với công ty, vừa hạ thấp được giá thành sản phẩm mà cần đảm bảo được chất
lượng và từ đó công ty có thể tạo dựng được một hình ảnh trên thương
trường. Hiện nay, công ty cổ phần 504 đã tổ chức công tác kiểm soát nội bộ
đối với chi phí xây lắp, tuy nhiên việc kiểm soát vẫn còn tồn tại nhiều yếu
kém, chưa hạn chế được tối đa những sai phạm để giúp công ty đạt được

2
những mục tiêu của minh. Xuất phát từ tình hình thực tế đó, em đã chọn đề
tài: “Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty cổ phần 504” làm luận
văn thạc sỹ kinh tế. Đề tài luận văn sẽ chỉ ra những điểm thích hợp cũng như
những hạn chế còn tồn tại của công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại
công ty cổ phần 504, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần hoàn
thiệu công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty.
2. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở nghiên cứu một cách có hệ thống lý luận về kiểm soát nội
bộ chi phí xây lắp, tìm hiểu về thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại
công ty cổ phần 504, từ đó tác giả đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công
tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là kiểm soát nội bộ về chi phí xây lắp.
Phạm vi nghiên cứu là Công ty cổ phần 504.
4. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài chủ yếu sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp phỏng vấn: được sử dụng để phỏng vấn trực tiếp các
nhân viên tại Công ty nhằm đánh giá được vấn đề phức tạp, khó khăn trong
công tác kiểm tra, kiểm soát chi phí xây lắp
Phương pháp quan sát trực tiếp và thu thập số liệu (chủ yếu thu thập
số liệu thông qua các chứng từ, sổ sách tại phòng kế toán).
Phương pháp phân tích: sử dụng phương pháp so sánh và phương
pháp tỷ lệ nhằm phân tích mức độ ảnh hưởng của các nhân tố tới các chi phí
xây lắp.
Phương pháp tổng hợp: được sử dụng để tổng hợp các kết quả thu
thập được từ quá trình nghiên cứu, tìm hiểu và phân tích thực trạng công tác


3

kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty cổ phần 504, từ đó đưa ra các đề
xuất phù hợp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty.
Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích hỗ
trợ cho Công ty cổ phần 504 nói riêng và các Công ty xây lắp ở Việt Nam nói
chung trong công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp nhằm giảm thiểu gian
lận và sai sót ở mức thấp nhất. Bên cạnh đó, kết quả nghiên cứu của đề tài còn
góp phần giúp cho các công ty có cái nhìn tổng quát và đúng đắn về sự hữu
ích của hệ thống kiểm soát nội bộ.
5. Bố cục của đề tài
Ngoài lời mở đầu, kết luận thì đề tài gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp
Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại
công ty cổ phần 504.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện kiểm soát nội
bộ chi phí xây lắp tại công ty cổ phần 504.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Trong khuôn khổ của đề tài đang thực hiện, tác giả đã tham khảo, tìm
hiểu tư liệu các đề tài đã nghiên cứu về các vấn đề kiểm soát nội bộ trong các
doanh nghiệp, cụ thể như sau:
- Tác giả Trịnh Thị Hoàng Dung (2006) “Tăng cường kiểm soát nội bộ
về chi phí ở các doanh nghiệp thuộc khu quản lý đường bộ 5”- Luận văn thạc
sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng;
- Tác giả Hoàng Thị Thanh Hải (2005) “Nâng cao hiệu quả công tác
kiểm soát nội bộ về chi phí ở Công ty Điện lực 3”- Luận văn thạc sỹ kinh tế,
chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng;
- Tác giả Lê Thị Như Vân (2010) “Hoàn thiện một số quy trình kiểm


4

soát nội bộ tại các doanh nghiệp sản xuất, chế biến” – Luận văn thạc sỹ kinh
tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh;
- Tác giả Vũ Phan Bảo Uyên (2011) “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát
nội bộ tại Tổng công ty cổ phần Bảo hiểm dầu khí Việt Nam” – Luận văn thạc
sỹ kinh tế, chuyên ngành kế toán, Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh;
Qua việc tìm hiểu các công trình khoa học này, tôi nhận thấy nội dung
chủ yếu mà các công trình đã nghiên cứu, cụ thể:
- Đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phí ở các doanh nghiệp
thuộc khu quản lý đường bộ 5” của Tác giả Trịnh Thị Hoàng Dung: tác giả đã
sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng để làm rõ cơ sở lý luận về hệ
thống kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ về chi phí (chi phí ở đây cụ thể
thông qua quá trình mua hàng – thanh toán tiền); tìm hiểu thực trạng kiểm
soát nội bộ chi phí ở công ty, thông qua đó đề xuất một số ý kiến nhằm tăng
cường hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ
về chi phí nói riêng tại công ty nghiên cứu.
- Đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ về chi phí ở
Công ty Điện lực 3” của Tác giả Hoàng Thị Thanh Hải: tác giả đã sử dụng
phương pháp luận duy vât biện chứng để làm rõ cơ sở lý luận về hệ thống
kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ về chi phí (chi phí ở đây cụ thể thông
qua quá trình mua hàng – thanh toán tiền); tìm hiểu thực trạng kiểm soát nội
bộ chi phí ở công ty, thông qua đó đề xuất một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu
quả của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ về chi phí
nói riêng tại công ty nghiên cứu.
- Đề tài “Hoàn thiện một số quy trình kiểm soát nội bộ tại các doanh
nghiệp sản xuất, chế biến” của Tác giả Lê Thị Như Vân: Với phạm vi nghiên
cứu rộng là tìm hiểu quy trình kiểm soát nội bộ (quy trình kiểm soát cụ thể
được nghiên cứu ở đề tài này là quy trình mua hàng – thanh toán tiền và quy


5

trình bán hàng – thu tiền) tại một số doanh nghiệp sản xuất, chế biến ở Việt
Nam, tác giả đã sử dụng bảng khảo sát để điều tra và sử dụng các phương
pháp nghiên cứu như: phương pháp tổng hợp, phân tích, phỏng vấn, đánh giá
chất lượng độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của Báo cáo tài chính,
Báo cáo kế toán quản trị và hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp.
Kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, đặc biệt
sự tuân thủ pháp luật, chính sách chế độ kế toán phát hiện những sơ hở, yếu
kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của doanh nghiệp. Đồng thời
còn kết hợp sử dụng thêm một số phương pháp khác như: phương pháp diễn
giải, quy nạp, phương pháp so sánh và đối chiếu.
Thông qua các phương pháp sử dụng này, tác giả đã làm rõ được những
vấn đề chung về kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua
hàng – thanh toán và bán hàng - thu tiền; khảo sát và đánh giá thực trạng kiểm
soát nội bộ tại một số doanh nghiệp (thông qua bảng câu hỏi, thông qua tìm
hiểu thực tế tại một số doanh nghiệp); từ đó đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ quy trình mua hàng – thanh
toán, bán hàng – thu tiền nói riêng tại các doanh nghiệp sản xuất, chế biến ở
Việt Nam.
- Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty cổ
phần Bảo hiểm dầu khí Việt Nam” của Tác giả Vũ Phan Bảo Uyên: đây là
một đề tài rất hữu ích, bởi lẽ bảo hiểm là lĩnh vực đặc thù trong nền kinh tế,
các công ty bảo hiểm được xem là một tổ chức trung gian tài chính có nhiệm
vụ cung cấp các hợp đồng bảo hiểm cho các cá nhân và các doanh nghiệp làm
giảm bớt rủi ro ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất và cuộc sông của họ. Vì
vậy bảo hiểm là lĩnh vực gắn liền với rủi ro. Công ty bảo hiểm tồn tại dựa trên
việc mua bán rủi ro nên việc quản trị rủi ro phải được ưu tiên hàng đầu. Do đó
xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu trong công ty bảo hiểm là


6

một vấn đề cần thiết quan trọng nhằm đem lại sự tin tưởng cho những người
sử dụng bảo hiểm.
Tác giả Vũ Phan Bảo Uyên đã sử dụng phương pháp luận duy vật biện
chứng để hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ; tìm hiểu và đánh giá
hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty cổ phần Bảo hiểm Dầu khí Việt
Nam (cụ thể tìm hiểu thực trạng kiểm soát quy trình theo dõi doanh thu, công
nợ phí bảo hiểm gốc, kiểm soát quy trình bồi thường) để tìm ra những hạn chế
thiếu sót của nó và nguyên nhân gây ra những hạn chế đó. Trên cơ sở đó, tác
giả đã đề xuất những ý kiến nhằm nâng cao tính hiệu quả của hệ thống kiểm
soát nội bộ tại Tổng công ty cổ phần Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam.
Tôi cho rằng những công trình khoa học trên là những tư liệu rất quý
báu cả về lý luận và thực tiễn. Nhìn chung, tất cả các nghiên cứu này đã khái
quát được các vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, các
nghiên cứu đã công bố hầu như chỉ tập trung nghiên cứu các quy trình mua
hàng – thanh toán, bán hàng – thu tiền tại một công ty hoặc các doanh nghiệp
sản xuất, chế biến nói chung ở Việt Nam. Chưa có đề tài nghiên cứu nào
nghiên cứu chuyên sâu về kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp cho từng công ty
thuộc lĩnh vực xây dựng hoặc các công ty xây dựng ở Việt Nam. Vì vậy, luận
văn mà tác giả đang tập trung nghiên cứu là kiểm soát chi phí xây lắp tại công
ty cổ phần 504, trên cơ sở nghiên cứu thực tế kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp
tại công ty, cụ thể nghiên cứu các thủ tục kiểm soát, đồng thời phân tích đánh
giá các rủi ro có thể xảy ra và công tác giám sát đối với từng khoản mục chi
phí xây lắp tại công ty (khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí
nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung),
qua đó tác giả đánh giá những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại của kiểm soát
nội bộ chi phí xây lắp tại công ty để đề xuất những giải pháp nhằm giúp cho
công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty được hoàn thiện hơn.


7

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN
VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP
1.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ
Theo Coso thì: Kiểm soát nội bộ là một quá trình do ban giám đốc,
nhà quản lý và các nhân viên đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một
sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu:
 Báo cáo tin cậy
 Các luật lệ và quy định được tuân thủ
 Hoạt động hữu hiệu, hiệu quả và bảo vệ được tài sản.
Khái niệm được hiểu như sau:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình bao gồm một chuỗi hoạt động
kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau
thành một thể thống nhất.
Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người. Bởi
vì chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và
vận hành chúng. Kiểm soát nội bộ bao gồm con người trong doanh nghiệp và
những chính sách, thủ tục… do con người của doanh nghiệp đặt ra.
Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không
đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt được. Vì hệ thống kiểm soát nội bộ
luôn có những rủi ro tiềm tàng. Kiểm soát nội bộ chỉ có thể ngăn chặn và phát
hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy
ra. Đồng thời, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là
chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích.
Trách nhiệm của nhà quản lý phải thiết lập và duy trì việc kiểm


8

soát toàn diện đơn vị mình. Nhà quản lý còn chịu trách nhiệm trong việc trình
bày BCTC phù hợp với nguyên tắc và chuẩn mực kế toán chung.
1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ nhằm những mục tiêu cơ bản sau:
Mục tiêu kết quả hoạt động: Hiệu quả và hiệu năng của các hoạt động.
 Sử dụng có hiệu quả các tài sản và các nguồn lực khác.
 Hạn chế rủi ro.
 Đảm bảo sự phối hợp, làm việc của toàn bộ nhân viên để đạt được
mục tiêu của doanh nghiệp với hiệu năng.
 Tránh được các chi phí không đáng có.
Mục tiêu thông tin: Độ tin cậy, tính hoàn thiện và cập nhật của các
thông tin tài chính.
 Các BCTC cần thiết được lập đúng hạn và đáng tin cậy để ra quyết
định trong nội bộ doanh nghiệp.
 Thông tin gửi tới ban giám đốc, HĐQT, các cổ đông và các cơ quan
quản lý phải có chất lượng và tính nhất quán.
 Các báo tài chính và các báo cáo quản lý khác được trình bày một
cách hợp lý và dựa trên các chính sách kế toán đã được xác định rõ ràng.
Mục tiêu tuân thủ: Sự tuân thủ pháp luật và quy định.
Sự tuân thủ pháp luật các quy định của nhà nước. Hệ thống kiểm soát
nội bộ đảm bảo mọi hoạt động của doanh nghiệp đều tuân thủ:
 Các luật và quy định của nhà nước.
 Các yêu cầu quản lý của nhà quản lý.
 Các chính sách và quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp.
Ngoài những mục tiêu cơ bản trên thì những mục tiêu sau cũng hết sức
quan trọng đối với doanh nghiệp.


9
 Bảo vệ tài sản của đơn vị

Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản vô hình và hữu hình, có thể bị
đánh cắp, lạm dụng vào các mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không
được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Việc bảo vệ tài sản càng
trở nên cần thiết hơn trong xu thế hội nhập và phát triển.
 Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin
Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn
cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Vì thế các
thông tin cung cấp phải bảo đảm tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và
tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung
chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính.
 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải bảo
đảm các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ cần:
+ Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các
hoạt động của doanh nghiệp.
+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian
lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
+ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập
báo cáo tài chính trung thực và khách quan.
 Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý
Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn
ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt
động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh
đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh


10
nghiệp; Được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ

nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy doanh nghiệp.
1.1.3. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Có nhiều cách phân loại khác nhau về những bộ phận của kiểm soát nội
bộ, thông thường được chia thành năm yếu tố chính: Môi trường kiểm soát,
công tác nhận dạng, đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin, thủ tục kiểm soát và
công tác giám sát.
a. Môi trường kiểm soát
 Khái niệm
Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành
viên hội đồng quản trị, Ban giám đốc với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò
của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị.
 Tác động của môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ
tục kiểm soát. Một môi trường kiểm soát mạnh sẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ
tục kiểm soát cụ thể. Tuy nhiên, môi trường kiểm soát mạnh không đồng
nghĩa với hệ thống KSNB mạnh, vì môi trường kiểm soát mạnh tự nó chưa đủ
đảm bảo tính hiệu quả của toàn bộ hệ thống KSNB.
Môi trường kiểm soát còn chịu tác động của môi trường bên trong và
môi trường bên ngoài.
 Môi trường bên trong
 Đặc thù về quản lý
Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều
hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh
hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm
tra, kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì các nhà quản lý là người phê chuẩn
các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp.


11
 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là một nhân tố đóng vai trò quan trọng đối với việc chỉ
đạo và kiểm soát các hoạt động kinh doanh của đơn vị. Xây dựng cơ cấu tổ
chức của đơn vị là việc phân chia nó thành các bộ phận, với chức năng và
quyền hạn cụ thể đồng thời xác định các mối quan hệ trách nhiệm và quyền
hạn giữa các bộ phận đó. Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều
hành và kiểm soát trên toàn bộ các hoạt động và lĩnh vực của doanh nghiệp
sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống; Thực hiện sự phân chia tách bạch
giữa các chức năng, bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả
năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc.
Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản
lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo
giữa các bộ phận.
+ Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ,
ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản.
+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu
quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng.


Chính sách nhân sự

Sự phát triển của mọi doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân
viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như
chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh
nghiệp. Vì thế các nhà quản lý doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể
và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân
viên và phải phù hợp với năng lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức đồng thời
phải mang tính kế thừa và liên tiếp.

12


Công tác kế hoạch
Công tác lập kế hoạch và dự toán có ý nghĩa rất lớn trong kiểm

soát nội bộ, một khi việc lập và thực hiện các kế hoạch được tiến hành một
cách khoa học, nghiêm túc thì nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu. Vì
vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện
kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát
hiện những vấn đề bất thường để xử lý và điều chỉnh kế hoạch kịp thời.


Uỷ ban kiểm soát

Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất
của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các
chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát.
 Môi trường bên ngoài
Môi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các
nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy không phụ thuộc sự kiểm soát của các
nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành
của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục
kiểm soát nội bộ.
b. Công tác nhận dạng, đánh giá, quản lý rủi ro
Rủi ro được hiểu là sự không chắc chắn xảy ra trong các hoạt động kinh
doanh của một doanh nghiệp.
Nhận dạng rủi ro là việc nhận thức về hình thức, thời điểm và mức
độ một sự kiện hay một hoạt động sẽ xảy ra gây ảnh hưởng tiêu cực đến

doanh nghiệp.
Để đối phó với rủi ro thì nhà quản lý cần phải:
 Thiết lập các thủ tục kiểm soát
 Mua bảo hiểm
 Tăng tốc độ thu hồi vốn


13
Để quản lý rủi ro thì nhà quản lý cần phải:
 Thiết lập các mục tiêu của tổ chức
 Nhận dạng các rủi ro
 Phân tích rủi ro, những nguyên nhân và thiệt hại
 Xây dựng các biện pháp trong từng trường hợp
 Tổ chức thực hiện
c. Hệ thống thông tin
Hệ thống kế toán là một phần quan trọng nhất trong hệ thống thông tin
của doanh nghiệp. Việc kiểm soát chỉ có thể được thực hiện khi có các thông
tin trung thực, chính xác, được truyền thông kịp thời và hợp lý.
Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, ghi vào sổ sách, tổng
hợp và lập báo cáo; Hệ thống kế toán không chỉ cung cấp những thông tin cần
thiết cho quá trình quản lý, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm
soát các mặt hoạt động đơn vị, nên nó là một bộ phận quan trọng trong hệ
thống KSNB.
Tìm hiểu hệ thống kế toán sẽ đưa tới những mục tiêu sau:
Đánh giá các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu của đơn vị nguồn gốc của nó.
Tổ chức bộ máy kế toán: Hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế
toán và hệ thống BCTC được lập.
Quy trình kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu và các sự kiện từ khi
phát sinh đến khi lập và trình bày BCTC.
Hệ thống thông tin kế toán bao gồm:

 Chứng từ kế toán
1. Ảnh hưởng quyết định đến tính trung thực, chính xác và phù hợp
của thông tin.
2. Là công cụ quan trọng trong bảo vệ tài sản đơn vị
3. Là phương tiện thể hiện sự ủy quyền


14
4. Dùng kiểm tra trước và sau nghiệp vụ xảy ra
5. Là tài liệu pháp lý quan trọng khi cần xem xét trách nhiệm của
các bên có liên quan trong và ngoài đơn vị
 Sổ sách kế toán
1. Đảm nhận vai trò ghi chép và xử lý các dữ liệu, thông tin
2. Góp phần quan trọng trong việc bảo vệ tài sản thông qua các sổ
chi tiết như: Sổ chi tiết vật tư, nợ phải thu,…
 Báo cáo kế toán
1. Các báo cáo tài chính
2. Các báo cáo kế toán quản trị
Các yêu cầu của hệ thống thông tin
Tính trung thực: Thông tin phải đảm bảo chính xác
Sự phê chuẩn: Thông tin được ban giám đốc xác nhận
Tính đầy đủ: Thông tin đảm bảo đầy đủ những nghiệp vụ, hoạt động.
Sự đánh giá: Thông tinh mang tính chất đánh giá chung.
Sự phân loại: Phân chia theo từng yêu cầu của chủ doanh nghiệp.
Kịp thời: Thông tin còn mang tính chất kịp thời nhanh chóng
Chuyển sổ và tổng hợp chính xác
d. Các thủ tục kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những thủ tục đưa ra nhằm đảm bảo cho các
quy định, chính sách mà ban lãnh đạo ban hành được thực hiện đúng. Chúng
bao gồm các hoạt động:

1. Phê duyệt, cho phép
2. Xác minh, đối chiếu
3. Đánh giá kết quả hoạt động
4. Đảm bảo an toàn cho tài sản
5. Phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm


15
6. Kiểm tra độc lập
7. Lưu trữ tài liệu, bằng chứng
8. Kiểm kê tài sản
Để thực hiện các mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý phải quy định các
thủ tục kiểm soát và chúng được thiết kế tùy thuộc vào những nét đặc thù của
cơ cấu tổ chức thường có hai loại kiểm soát sau:


Kiểm soát ngăn ngừa: Là các thủ tục kiểm soát được thiết kế để

ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm kiểm soát phòng
ngừa thường được tiến hành trước khi nghiệp vụ xảy ra và được thực hiện
ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng của họ: Phân
chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý,….


Kiểm soát phát hiện: Là các thủ tục được thiết kế nhằm phát

hiện các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm nhưng được thực hiện
sau khi các nghiệp vụ kinh tế xảy ra. Nhìn chung các thủ tục kiểm soát được
thiết lập trong đơn vị đều dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản sau:
 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các
nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng
quyền hạn. Cụ thể như: Không được bố trí kiêm nhiệm giữa các nhiệm vụ:
Phê chuẩn, thực hiện nghiệp vụ, kế toán, bảo quản tài sản, chức năng kiểm
soát,…
 Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Theo nguyên tắc này trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ
thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công,
phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra
và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự trao đổi chéo.


16
 Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Để tuân thủ tốt các quy trình kiểm soát theo sự ủy quyền của các nhà
quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công
việc trong phạm vi nhất định.
Mục tiêu của thủ tục kiểm soát
Mục tiêu
1. Sự đầy đủ

Nội dung
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép kịp thời, đầy
đủ trong kỳ kế toán.

2. Tính chính Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép chính xác
vào các tài khoản trong kỳ kế toán và phù hợp niên độ.

xác

3. Tính hiệu Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được thực hiện sau khi đã
có sự chấp thuận của những người có thẩm quyền.

lực

4. Giới hạn Chỉ được tiếp cận trực tiếp với tài liệu kế toán của các
truy cập

nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo sự phân công của người có
thẩm quyền.

e. Công tác giám sát
Giám sát là việc đánh giá thường xuyên và định kỳ của nhà quản lý đối
với hệ thống KSNB nhằm xem tình trạng hoạt động của nó có đúng như thiết
kế không ?. Có cần điều chỉnh cho phù hợp với từng giai đoạn không Giám
sát là hoạt động quan trọng trong KSNB vì nó giúp hệ thống KSNB duy trì
được sự hiện hữu qua các giai đoạn hoạt động.
1.1.4. Quá trình kiểm soát
Để hiểu rõ hơn về kiểm soát và xem xét khả năng áp dụng chúng vào
tất cả các hoạt động của doanh nghiệp.
a. Triển khai các mục tiêu
Bước đầu tiên của quá trình là xác định doanh nghiệp muốn đạt được


17
điều gì đó là lý do để ban lãnh đạo triển khai các mục tiêu. Những mục tiêu
này có thể là ở mức tổng quát hoặc cũng có thể là ở mức chi tiết, rõ ràng.
Nhưng trong mọi trường hợp thì đặc điểm chung là đều có mục tiêu xác định
rõ ràng. Điều quan trọng của quá trình kiểm soát là tính hợp lý của các mục
tiêu được xây dựng cẩn thận như thế nào, có đặc điểm ra sao, có sự chấp nhận

tính hợp pháp hay không, mức độ thực hiện mục tiêu có đo lường được
không. Vì thế hiệu quả của quá trình kiểm soát trực tiếp gắn liền với tình hình
thực hiện các mục tiêu trên cơ sở được xây dựng như thế nào? Triển khai các
mục tiêu cần thực hiện xem xét những vấn đề sau:
 Cái gì phải được kiểm soát: Để triển khai việc kiểm soát thực sự
hiệu quả thì doanh nghiệp cần phải biết cái gì cần được kiểm soát, đây là vấn
đề có tính chất quan trọng đặt ra cho toàn bộ doanh nghiệp và các cấp hoạt
động. Khi xác định được yêu cầu trên doanh nghiệp tiến hành xem xét những
điểm sau:
- Những nguồn lực chủ yếu là gì? Ở mỗi cấp và yêu cầu hoạt động thì
nguồn lực là khác nhau như: Nhân lực, máy móc, vật tư,…. Trong những
nguồn lực đó thì doanh nghiệp cần xác định nguồn lực nào là quan trọng đóng
vai trò quyết định, những rủi ro có thể xảy ra cũng như hiệu quả tiềm năng
của các nguồn lực trong mối quan hệ với nhau.
- Những chi phí chủ yếu là gì? Trong mỗi nghiệp vụ thì để đạt được kết
quả thì doanh nghiệp cần phải trang trải nhiều loại chi phí nhưng doanh
nghiệp cần xem xét loại chi phí nào chiếm tỷ lệ lớn nhất, loại chi phí có thể
kiểm soát được. Việc nhận định cẩn thận và đúng đắn về chi phí sẽ giúp cho
việc kiểm soát có kết quả tốt nhất.
- Những vấn đề then chốt là gì? Ở mỗi cấp hoạt động nghiệp vụ đều có
mối quan hệ mật thiết, bổ sung hỗ trợ lẫn nhau, nên cần xác định được ảnh
hưởng của từng bộ phận và vị trí của chúng trong hoạt động doanh nghiệp.


18
- Các mục tiêu kiểm soát có nhất quán với chủ trương phân cấp trách
nhiệm không? Một cách quan sát tốt vấn đề kết hợp đúng đắn các nhu cầu
kiểm soát là việc xem xét mức độ của các mục tiêu kiểm soát ở mỗi cấp
nghiệp vụ có nhất quán với việc phân cấp trách nhiệm hay không.
 Những mục tiêu được xác định như thế nào: Việc xác định cái gì

phải chịu sự kiểm soát dẫn doanh nghiệp đến vấn đề cần xác định mục tiêu cụ
thể như thế nào. Vì thế doanh nghiệp cần chú ý đến những đặc trưng sau:
- Phải cụ thể: Nhu cầu đầu tiên của doanh nghiệp là đi từ cái chung đến
cái riêng về các mục tiêu kiểm soát.
- Khả năng lượng hoá tối đa: Mục tiêu có được lượng hoá mới có độ
chính xác cần cho việc kiểm soát.
- Định rõ những mốc thời gian: Mục tiêu cần đến việc xác định mốc
thời gian vì nó cần thiết để làm khuôn khổ cho công tác kiểm soát.
- Dự đoán giai đoạn đo lường: Khi định ra mục tiêu phải dự đoán xem
nó có thuận lợi cho việc đo lường kết quả hay không.
 Mục tiêu được xây dựng cụ thể như thế nào: Khi xây dựng các
mục tiêu cần chú ý đến các dữ liệu:
- Số liệu quá khứ: Số liệu này cho biết cái gì đã xảy ra trong quá khứ để
doanh nghiệp biết đã làm được những việc gì, kết quả ra sao, chi phí bỏ ra như
thế nào và rút ra kinh nghiệm.
- Những nhân tố mới trong tình hình hiện tại: Với việc đầu tư, cải tiến
công nghệ nhằm đạt được kết quả cao hơn đòi hỏi phải có sự kiểm soát chặt
chẽ và xây dựng hệ thống mục tiêu phù hợp.
- Dự kiến tương lai: Hiện tại có thể doanh nghiệp chưa đủ điều kiện
trang bị thêm máy móc thiết bị nhưng trong tương lai có thể. Do đó doanh
nghiệp cần dự kiến những thay đổi và xây dựng mục tiêu tương lai.