Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty TNHH người sành ăn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

PHÙNG THỊ THÚY NA

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
TẠI CÔNG TY TNHH NGƯỜI SÀNH ĂN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng - Năm 2013


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

PHÙNG THỊ THÚY NA

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
TẠI CÔNG TY TNHH NGƯỜI SÀNH ĂN

Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS. ĐOÀN THỊ NGỌC TRAI

Đà Nẵng - Năm 2013


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
đươc công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn

Phùng Thị Thúy Na


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ......................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu .............................................................................. 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ......................................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu ....................................................................... 2
5. Kết cấu của luận văn .............................................................................. 3
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu ............................................................... 3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI
CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH
NGHIỆP ........................................................................................................... 9
1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP ............................................................................................. 9
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ ........................................................ 9
1.1.2. Sự cần thiết và các nguyên tắc xây dựng của kiểm soát nội bộ
trong doanh nghiệp .......................................................................................... 12
1.1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ ....................................................... 13

1.1.4. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ ......................... 14
1.1.5. Hạn chế của kiểm soát nội bộ ........................................................ 24
1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
TRONG DOANH NGHIỆP ............................................................................ 24
1.2.1. Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và thu tiền ................... 24
1.2.2. Bản chất và mục tiêu kiểm soát nội bộ của chu trình bán hàng thu tiền ............................................................................................................. 28
1.2.3. Những sai phạm có thể xảy ra của chu trình bán hàng và thu tiền .... 29


1.2.4. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng và thu tiền ........................................................................................ 31
1.2.5. Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền .............. 33
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1................................................................................ 37
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH NGƯỜI SÀNH
ĂN .................................................................................................................. 38
2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH NGƯỜI SÀNH ĂN .. 38
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty............................. 38
2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. ............................... 39
2.1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh tại Công ty ............................ 40
2.2. GIỚI THIỆU VỀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT VÀ HỆ THỐNG
THÔNG TIN TẠI CÔNG TY TNHH NGƯỜI SÀNH ĂN ............................ 42
2.2.1. Môi trường kiểm soát..................................................................... 43
2.2.2. Hệ thống thông tin ......................................................................... 44
2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG
VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH NGƯỜI SÀNH ĂN ........................ 48
2.3.1 Thông tin phục vụ kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại
công ty ............................................................................................................. 48
2.3.2. Quá trình kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu
tiền tại Công ty TNHH Người Sành Ăn.......................................................... 51

2.4. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN
HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH NGƯỜI SÀNH ĂN ........... 73
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2................................................................................ 76
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI
CÔNG TY TNHH NGƯỜI SÀNH ĂN........................................................ 77


3.1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU
TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH NGƯỜI
SÀNH ĂN ....................................................................................................... 77
3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KSNB CHU TRÌNH
BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY NGƯỜI SÀNH ĂN .............. 78
3.2.1. Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và
thu tiền tại Công ty .......................................................................................... 78
3.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho việc kiểm
soát bán hàng và thu tiền ................................................................................. 93
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3................................................................................ 96
KẾT LUẬN .................................................................................................... 97
TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)


DANH MỤC CÁC CHỮ VIÊT TẮT
BCTC

Báo cáo tài chính

ĐĐH

Đơn đặt hàng

HTKSNB

Hệ thống kiểm soát nội bộ

KSNB

Kiểm soát nội bộ

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu

Tên bảng

bảng

Trang

2.1

Phiếu yêu cầu cung câp hàng hóa

54

2.2

Bảng kê hoạch giao hàng

57

2.3

Phiếu xuất kho

61

2.4

Thẻ kho

62

2.5

Biên bản giao nhận

63

3.1

Đơn đặt hàng

79

3.2

Báo cáo tổng hợp đơn đặt hàng

81

3.3

Lệnh bán hàng

82

3.4

Tình hình công nợ

84

3.5

Doanh thu thực tế

88

3.6

Doanh thu sổ sách

89

3.7

Bảng phân tích công nợ từ ngày 01/8/2013 đến
31/8/2013

91

3.8

Dự toán doanh thu tiêu thụ 6 tháng đầu năm

95

3.9

Doanh thu tiêu thụ thực tế 6 tháng đầu năm

96


DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu
hình

Tên hình

Trang

2.1

Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty

41

2.2

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán công ty

45

2.3

Quy trình luân chuyển chứng từ

46

2.4

Quy trình kiểm soát tiếp nhận và xử ly đơn đặt hàng

55

2.5

Quy trình kiểm soát và luân chuyển hóa đơn GTGT

65

2.6

Quy trình kiểm soát doanh thu

67

2.7

Quy trình kiểm soát nợ phải thu khách hàng

69


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm gần đây, nền kinh tế trên toàn thế giới đang rơi vào
thời kỳ khủng hoảng, Việt Nam cũng chịu chung tình cảnh đó. Có rất nhiều
doanh nghiệp đang đứng bên bờ vực phá sản, điều này xảy ra do nhiều nguyên
nhân khách quan và chủ quan. Lý do ở đây là các doanh nghiệp chưa đánh giá
được hết rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra trong tương lai. Một trong những yếu tố
đó chính là do chính sách quản lý của các doanh nghiệp.
Vậy làm sao để quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả. Điều này
đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng các chính sách cụ thể và việc xây dựng,
củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ là một việc làm rất cần thiết nhằm nắm bắt
những thông tin bên ngoài một cách chính xác và ngăn chặn những rủi ro
ngay từ bên trong. KSNB là một bộ phận rất quan trọng trong việc giúp cho
nhà quản lý có thể kiểm tra giám sát mọi hoạt động của doanh nghiệp. Một hệ
thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ giúp giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong
sản xuất kinh doanh đồng thời đảm bảo quản lý, sử dụng tối ưu các nguồn lực,
góp phần làm tăng thêm mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính và đạt được

mục tiêu đặt ra.
Công ty TNHH Người Sành Ăn là đơn vị chuyên kinh doanh các mặt
hàng thực phẩm Âu , Á ,Rượu bia, cung ứng tàu biển ... nhằm đáp ứng nhu
cầu của các công ty, nhà hàng khách sạn lớn trong ngoài thành phố, tại khu
vực Miền Trung và khách hàng tiêu dùng trực tiếp. Hiện nay, trên thị trường
có rất nhiều đối thủ cạnh tranh, chính điều này buộc lòng công ty phải có
những chính sách và biện pháp nhằm gia tăng phần lợi nhuận và cũng làm
giảm thiểu các rủi ro, gian lận để có thể cạnh tranh với các đối thủ, chiếm lĩnh
lại thị trường và có thể mở rộng sang các khu vực lân cận.


2

Tại công ty, hiện nay tình hình bán hàng hằng ngày xảy ra thường xuyên
và liên tục nên rất dễ xảy ra gian lận và sai sót. Việc kiểm soát mọi hoạt động
này là điều quan trọng để giúp công ty có thể duy trì và tránh thất thoát tài sản
của công ty cũng như có thể mở rộng hoạt động kinh doanh mà công ty đã đề
ra. Tuy nhiên, hiện nay công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiền tại công ty đang còn một số vấn đề bất cập, còn nhiều thiếu sót đòi hỏi
cần phải hoàn thiện để có thể đảm bảo doanh thu được tính đúng, tiền thu bán
hàng được thu đủ cũng như hàng hoá không bị thất thoát.
Chính vì những lý do trên, tác giả chọn đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát nội
bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Người Sành Ăn” làm
luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành Kế toán.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu của đề tài là làm sáng tỏ những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm
soát nội bộ, kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh
nghiệp.
Trên cơ sở lý luận, nghiên cứu thực trạng về KSNB chu trình bán hàng
và thu tiền tại Công ty TNHH Người Sành Ăn, chỉ ra được những vấn đề còn

tồn đọng và thiếu sót câng được khắc phục, từ đó đề xuất một số giải pháp
thích hợp nhằm gúp cho KSNB chu trình bán hàng và thu tiền được hoàn
chỉnh hơn, phù hợp hơn với đặc thù loại hình kinh doanh của Công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và
thu tiền.
- Phạm vi nghiên cứu: tại Công ty TNHH Người Sành Ăn.
4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu tài liệu và phỏng vấn, quan
sát thực tế để thu thập thông tin về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại


3

Công ty. Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã khảo sát thực trạng
KSNB về chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty thông qua quá trình làm
việc thực tế, trực tiếp theo dõi tình trạng luân chuyển chứng từ phục vụ cho
việc bán hàng, quan sát cách giải quyết công việc của nhân viên trong Công ty
và phỏng vấn khi cần thiết. Do vậy, tác giả có thể nhận định được đúng đắn
thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty. Ngoài
ra còn sử dụng một số phương pháp khác như: so sánh đối chiếu, phân tích,…
5. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu của luận văn bao gồm ba
chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu
tiền trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại
Công ty TNHH Người Sành Ăn.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình
bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Người Sành Ăn.

6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Trên thế giới: khái niệm KSNB đã ra đời từ thế kỷ 19, được bổ sung
hoàn thiện nhằm phát hiện và ngăn chặn những gian lận, sai sót của một tổ
chức từ các công ty kiểm toán, cơ quan chức năng. Năm 1929, Công bố của
Cục Dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) _ tiền thân của
chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ lần đầu tiên đưa ra khái niệm về kiểm soát nội
bộ và chính thức công nhận vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh
nghiệp.
Ở Việt Nam: Vào cuối những năm 1980, khi Nước ta từng bước chuyển
nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ
nghĩa, lúc đó sự xuất hiện của các nhà đầu tư nước ngoài, hoạt động kiểm soát


4

nội bộ được chú trọng do nhu cầu minh bạch thông tin. KSNB đã tồn tại và
phát triển nhưng phần lớn còn tồn tại nhiều yếu kém, chưa phát huy hết vai
trò công cụ quản lý của doanh nghiệp.
Nghiên cứu lý luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp có Bộ môn
kiểm toán, Khoa kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế TP. HCM
(2010), Kiểm soát nội bộ, NXB Phương Đông, TP. HCM. Tác giả đã trình
bày các nội dung cơ bản của hệ thống KSNB theo khuôn mẫu của COSO,
kiểm soát nội bộ trong một số chu trình nghiệp vụ hay tài sản chủ yếu. Ngoài
ra, tác giả đã trình bày các loại gian lận và biện pháp phòng ngừa.
Việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ giảm bớt được rủi ro
sai phạm, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và năng lực cạnh tranh
trong quá trình kinh doanh và hội nhập kinh tế quốc tế.
Nằm trong hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát chu trình bán hàng thu
tiền là nội dung quan trọng. Bởi bán hàng thu tiền ảnh hưởng đến sự tồn vong
của doanh nghiệp. Đây là quá trình tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp, tạo điều

kiện cho hoạt động tái sản xuất kinh doanh và thu về lợi nhuận. Tuy nhiên chu
trình này cũng là hoạt động xảy ra thường xuyên và dễ dàng xảy ra gian lận và
sai sót. Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình bán
hàng sẽ đảm bảo thu được tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng những
sản phẩm tốt, từ đó nâng cao uy tín, sức cạnh tranh trên thị trường.
Hiện nay, có rất nhiều tài liệu nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ
cho từng công ty, tùy theo từng loại hình sản xuất kinh doanh của công ty mà
chúng ta có thể xây dựng các chu trình của hệ thống kiểm soát nội bộ. Công
ty mà tác giả muốn đề cập đến thuộc loại hình kinh doanh trong lĩnh vực
thương mại. Vì vậy, tác giả nghiên cứu sâu vào chu trình bán hàng và thu tiền
của kiểm soát nội bộ.


5

Nghiên cứu thực tế về vấn đề KSNB đối với hoạt động bán hàng và thu
tiền trong doanh nghiệp có các đề tài sau:
Đề tài luận văn thạc sĩ “ Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền
tại công ty cổ phần sách và thiết bị trường học Đà Nẵng” của tác giả Nguyễn
Thị Điệp năm 2010. Đề tài này tác giả đã sử dụng các phương pháp tiếp cận
thông tin, tổng hợp, phân tích, so sánh để phân tích đánh giá thực trạng KSNB
chu trình bán hàng và thu tiền, chỉ ra những thành tựu đã đạt được, những rủi
ro có thể xảy ra trong công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công
ty CP sách và thiết bị trường học Đà Nẵng, từ đó đề ra các giả pháp nhằm
tăng cường KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong lĩnh vực kinh doanh
sách và thiết bị trường học tại công ty.
Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Phương Thảo (2010) “Tăng cường kiểm
soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Viễn Thông Quảng Ngãi”, luận
văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng. Tác
giả đã sử dụng các phương pháp phân tích, so sánh, đối chiếu, chứng

minh,….để làm rõ vấn đề cần nghiên cứu. Luận văn đã nêu bậc các đặc điểm
khác biệt trong hoạt động sản xuất kinh doanh viễn thông ảnh hưởng đến
kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp viễn
thông. Ngoài ra, đề tài đi sâu nghiên cứu, phân tích thực tế công tác kiểm soát
nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, chỉ rõ những hạn chế còn tồn tại trong
đơn vị cần phải khắc phục. Từ đó, luận văn đã đưa ra được những giải pháp
nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Viễn
thông Quảng Ngãi.
Đề tài của tác giả Bùi Minh Nam (2010) “Tăng cường kiểm soát nội bộ
chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần kim khí Miền Trung”, luận
văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh, chuyên ngành kế toán, Đại học Đà Nẵng.
Trong đề tài này, tác giả sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và sử


6

dụng các phương pháp cụ thể như : quan sát, đối chiếu, bình luận và phân
tích. Luận văn đã hệ thống hoá lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội
bộ chu trình bán hàng - thu tiền trong các doanh nghiệp. Trên cơ sở nghiên
cứu lý luận và thực tế công tác kiểm soát tại đơn vị, tác giả đã đưa ra một số
giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán
hàng – thu tiền tại công ty cổ phần kim khí Miền Trung.
Đề tài luận văn thạc sĩ: “Tăng cường kiểm soát nội bộ doanh thu tại công
ty cổ phần Dược – thiết bị y tế Đà Nẵng”, của tác giả Trần Thị Thanh Nga
(2011). Luận văn này tác giả đã sử dụng phương pháp phân tích đánh giá và
khảo sát để nghiên cứu thực trạng của KSNB doanh thu trong doanh nghiệp.
Dựa vào đặc thù loại hình kinh doanh của doanh nghiệp tác giả đã đánh giá
những hạn chế còn tồn đọng trong công tác kiểm soát doanh thu tại công ty
như hệ thống thông tin chưa được hệ thống hoá và chưa cập nhật kịp thời và
tác giả đã đưa ra giả pháp khắc phục vấn đề này, đồng thời tác giả cũng nêu ra

môi trường kiểm soát của công ty chưa thực sự lành mạnh như một người
kiêm nhiệm nhiều việc, bộ phận kiểm soát không làm hết chức năng của
mình, đồng thời họ không độc lập, quá phụ thuộc vào ban giám đốc , bên cạnh
đó, các thủ tục kiểm soát của công ty chưa chặt chẻ dẫn đến xảy ra nhiều rủi
ro mà tác giả đã đề cập và từ đó tác giả đã nêu ra cách khắc phục những vấn
đề này. Tuy nhiên, đề tài này chỉ tập trung nghiên cứu về kiểm soát hoạt động
doanh thu trong đơn vị.
Nhìn chung, hầu hết các luận văn nghiên cứu lĩnh vực hệ thống kiểm
soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền đều nhằm mục đích đưa ra những
vấn đề về rủi ro và những sai sót còn tồn tại trong đơn vị, và từ những vấn đề
đã nghiên cứu được, các tác giả đã đưa ra những giải pháp nhằm tăng cường
kiểm soát chu trình này ở các công ty. Tuy nhiên, các luận văn trước khi
nghiên cứu về kiểm soát nội bộ thì đối tượng là những doanh nghiệp lớn , đa


7

phần là doanh nghiệp sản xuất, bán buôn cho nên số lượng khách hàng tương
đối ít và việc giao dịch chủ yếu thong qua ngân hàng nên việc kiểm soát có
nhiều thuận lợi hơn. Trong khi đó, Công ty TNHH Người Sành Ăn tập trung
kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ vơi đôi tượng khách hàng ban
lẻ rộng lớn và thu tiền trực tiếp cho nên sẽ có những rủi ró khác trong khâu
kiểm soát như số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều, số lượng khách hàng
lớn,…
Công ty TNHH Người Sành Ăn là đơn vị hoạt động kinh doanh trong
lĩnh vực thương mại và dịch vụ. Hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty
xảy ra thường xuyên và liên tục, kho của đơn vị lại ở xa văn phòng công
ty,việc cấp hàng hóa hay giao hàng hóa đều được thực hiện tại kho. Đối tượng
khách hàng của công ty rất đa dạng, bao gồm các nhà hàng, khách sạn, khu
resort lớn trong thành phố, các khu công nghiệp( phục vụ xuất ăn công

nghiệp), người tiêu dùng trực tiếp và những người buôn bán nhỏ lẻ. Trong khi
đó, các khách hàng với đơn đặt hàng lớn như nhà hàng, khách sạn, resort, các
khu công nghiệp thì hình thức được sử dụng để thanh toán tiền hàng là
chuyển khoản còn đối với người tiêu dùng trực tiếp và những người buôn bán
nhỏ lẻ thì hình thức thanh toán được sử dụng là thanh toán bằng tiền mặt, mà
việc thanh toán bằng tiền mặt thì chứa đựng rất nhiều rủi ro, hoạt động kiểm
soát tại công ty hiện nay lại chưa đủ chặt chẽ sẽ tạo cơ hội cho gian lận và sai
sót xảy ra.
Đối tượng khách hàng thanh toán bằng tiền mặt chiếm một tỷ trọng
không nhỏ trong công ty, vì vậy việc kiểm soát quá trình thanh toán nói chung
và việc thanh toán đối với đối tượng khách hàng này nói riêng trở nên hết sức
thức cấp thiết. Nếu không được kiểm soát một cách chặt chẽ sẽ ảnh hưởng rất
lớn đến hoạt động của đơn vị.
Chính vì những lý do trên, tác giả đã tập trung nghiên cứu kiểm soát nội


8

bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Người Sành Ăn, từ đó
đánh giá những rủi ro, sai sót còn tồn đọng ở đơn vị để đưa ra các giải pháp
nhằm hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng và thu tiền phù hợp với hoạt động
của công ty.


9

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
TRONG DOANH NGHIỆP

1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, của một tổ chức, chức năng
kiểm tra, kiểm soát đóng vai trò quan trọng đối với nhà quản lý, vì vậy các
nhà quản lý luôn tìm ra những cách thức để có thể kiểm soát doanh nghiệp
của mình ngày càng hữu hiệu hơn. KSNB được thiết lập nhằm giúp doanh
nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra cũng như tuân thủ các tiêu chí hoạt động
của doanh nghiệp trong khi giảm thiểu những yếu tố xảy ra bất ngờ gây tác
động xấu đến hoạt động của tổ chức. KSNB giúp tổ chức có thể ứng phó kịp
thời với những thay đổi trong kinh tế, môi trường cạnh tranh cũng như nhìn
nhận thấy được những nhu cầu của những cải cách doanh nghiệp muốn hướng
tới tương lai phát triển của các doanh nghiệp.
Dưới góc độ của nhà quản lý, qua quá trình nhận thức và nghiên cứu
kiểm soát nội bộ đã dẫn đến hình thành nhiều định nghĩa khác nhau. Tuy
nhiên, định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO.
Hội đồng các tổ chức tài trợ ủy ban treadway (Coso) xây dựng mô hình
đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ được thừa nhận và áp dụng rộng rãi trên
thế giới như những chuẩn mực của chất lượng KSNB. Theo mô hình này,
KSNB được định nghĩa là: Quy trình do hội đồng quản trị ban điều hành và
các cá nhân thực thi được xây dựng nhằm đưa ra sự đảm bảo ở mức độ hợp lý
đối với mục đích đạt được của những nội dung:


10

- Tính hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động.
- Mức độ tin cậy của các báo cáo tài chính.
- Tính tuân thủ các quy định và luật pháp hiện hành.
Theo như định nghĩa trên, kiểm soát nội bộ chú trọng đến bốn vấn đề sau

- KSNB là một quá trình chứ không phải là một sự kiện hay là một tình
huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và
được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. KSNB tỏ ra hữu hiệu nhất
khi nó được xây dựng như một phần cơ bản nhất trong doanh nghiệp chứ
không phải là một hoạt động bổ sung cho các hoạt động của doanh nghiệp
hoặc là một gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ tục hành
chính. Quá trình kiểm soát là một phương tiện giúp cho các đơn vị đạt được
mục tiêu của mình.
- KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách thủ tục, mà phải bao
gồm cả con người trong hội đồng quản trị, ban giám đốc, các nhân viên.
Chính con người thiết lập các mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi
và vận hành chúng. Ngược lại, kiểm soát nội bộ cũng tác động đến hành vi
của con người. Mọi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ ưu tiên khác nhau khi
làm việc và họ luôn hiểu rõ nhiệm vụ cũng như trao đổi và hành động một
cách nhất quán. KSNB sẽ tạo ra ý kiến ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động
của họ đến mục tiêu chung của tổ chức.
- KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt
đối là các mục tiêu sẽ đạt được. Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những
yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người… nên dẫn đến không đạt
được các mục tiêu. KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm
nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một
nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá
trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm


11

soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức được đầy đủ về các rủi ro,
tuy nhiên nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp
dụng các thủ tục kiểm soát rủi ro.

- Các mục tiêu của KSNB:
Một tổ chức sẽ thiết lập các mục tiêu rõ ràng và sau đó sẽ đánh giá
những rủi ro để đạt được những mục tiêu này. Trước khi nó có thể đạt được
như mong muốn, cần phải đặt ra một chiến lược kiểm soát để có thể đạt được
kỳ vọng về nó. Chiến lược kiểm soát sẽ được bắt nguồn từ một chiến lược
quản lý rủi ro rộng lớn hơn, nhưng nó sẽ góp phần quan trọng làm cho hệ
thống KSNB có hiệu quả hơn.
Một hệ thống KSNB bao gồm các chính sách, quy trình, nhiệm vụ, hành
vi và các khía cạnh của một công ty, cùng thực hiện với nhau nhằm:
- Tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của mình có hiệu quả thông
qua việc thiết lập nó đáp ứng thích hợp với việc kinh doanh của mình, tài
chính, tuân thủ các hoạt động và các rủi ro khác để đạt được mục tiêu của đơn
vị. Điều này bao gồm việc bảo vệ tài sản từ việc sử dụng không phù hợp hoặc
tổn thất và gian lận, và phải đảm bảo rằng trách nhiệm đã được xác định và
quản lý.
- Giúp đảm bảo tính trung thực của báo cáo nội bộ và BCTC. Điều này
đòi hỏi phải duy trì các bản báo cáo thích hợp và quá trình tạo ra một lượng
thông tin kịp thời phù hợp và đáng tin cậy từ bên trong và bên ngoài tổ chức.
- Giúp đảm bảo tuân thủ các luật và quy định, và cùng với những chính
sách nội bộ liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình.
Như vậy, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao
trùm lên mọi hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát
triển của đơn vị.[4,tr.79-81]


12

1.1.2. Sự cần thiết và các nguyên tắc xây dựng của kiểm soát nội bộ
trong doanh nghiệp
a. Sự cần thiết

Trong nền kinh tế thị trường phát triển mạnh mẽ và sự cạnh tranh ngày
càng gay gắt hiện nay, các doanh nghiệp luôn phải đứng trước các cơ hội và
thách thức. Mỗi doanh nghiệp phải tự khẳng định vị trí của mình trên thị
trường không chỉ bằng các chiêu thức giá cả, chất lượng sản phẩm, dịch vụ…
mà còn cần thiết phải chú ý đến công tác kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ các hoạt
động tại đơn vị. Vì thế, mỗi doanh nghiệp đều xây dựng cho đơn vị mình
những chính sách, quy định chung và yêu cầu toàn thể nhân viên phải thực
hiện. Tuy nhiên, việc kiểm tra, kiểm soát còn mang tính hình thức, chưa có
quy chế hoạt động cụ thể và trình độ nhân viên chưa đáp ứng được yêu cầu
đặt ra,...Do đó, hiệu quả của công tác kiểm tra, kiểm soát tại các doanh nghiệp
chưa đạt kết quả như mong muốn. Doanh nghiệp cần thiết phải xây dựng một
hệ thống KSNB thật sự khoa học và hiệu quả.
Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho đơn vị các lợi ích như:
giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh; bảo vệ tài sản
không bị hư hỏng, mất mát hay sử dụng sai mục đích; đảm bảo tính chính xác
và tin cậy của các số liệu kế toán trên báo cáo tài chính; đảm bảo mọi thành
viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các
quy định của luật pháp; đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu
các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra; bảo vệ quyền lợi và tạo dựng lòng
tin của nhà đầu tư hay cổ đông.
Như vậy, bất kỳ đơn vị nào cũng cần xây dựng một hệ thống KSNB
khoa học, phù hợp và được vận hành một cách hữu hiệu để đạt mục tiêu đơn
vị đặt ra.


13

b. Các nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải dựa trên các nguyên tắc sau:
- Các thủ tục kiểm soát được thiết lập phải được dựa trên điều kiện thực

tế của mỗi đơn vị hoạt động. Chỉ có dựa trên thực tế của đơn vị thì các thủ tục
kiểm soát mới có thể phát huy tối đa tác dụng kiểm soát của nó.
- Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phải tuân thủ các nguyên tắc phổ
biến như nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm và
nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.
- Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm mục đích nâng cao hiệu quả
hoạt động cho đơn vị, vì thế giữa chi phí để duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ
phải nhỏ hơn lợi ích do hệ thống kiểm soát nội bộ mang lại.
1.1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Các mục tiêu trong một đơn vị rất đa dạng nhưng có thể phân thành ba
loại như sau:
- Mục tiêu hoạt động: Đây là mục tiêu liên quan đến tính hữu hiệu và
hiệu quả của các hoạt động. Kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng
hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần,
thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị.
- Mục tiêu báo cáo tài chính: Thông tin kế toán tài chính có vai trò quan
trọng đối với nhà quản lý đơn vị và các đối tượng liên quan khác bên ngoài.
KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính.
Báo cáo tài chính lập phải phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện
hành. Báo cáo tài chính trung thực, đáng tin cậy là cơ sở để nhà quản lý đơn
vị đưa ra các quyết định đúng đắn và là điều kiện để thu hút nhà đầu tư, người
cho vay, khách hàng, nhà cung cấp.
- Mục tiêu tuân thủ: Hệ thống KSNB được thiết lập trong đơn vị phải
đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. Sau khi thiết lập


14

xong hệ thống KSNB phải được phổ biến đến từng nhân viên trong đơn vị và
hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định

nội bộ của đơn vị nhằm bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị.
1.1.4. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
Tùy thuộc vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của tổ
chức mà hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng khác nhau, nhưng để
hoạt động hiệu quả hệ thống này cần có đủ năm yếu tố: môi trường kiểm soát,
đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.
a. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát đặt ra nền tản ý thức của doanh nghiệp có tác động
đến ý thức kiểm soát của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Môi trường
kiểm soát cũng phản ánh phần nào văn hóa của một doanh nghiệp. Môi trường
kiểm soát là nền tản cho các cấu phần khác trong hệ thống của KSNB của
doanh nghiệp nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp.
Nói đến môi trường kiểm soát, người ta hay đề cập đến những vấn đề như:
Tính trung thực và giá trị đạo đức: tính trung thực và giá trị đạo đức là
kết quả của chuẩn mực đạo đức và cách cư xử trong một đơn vị và việc họ
được truyền thông tin như thế nào. Chúng bao gồm những hoạt động làm
gương của những nhà quản lý để làm giảm và xóa bỏ những động cơ và sự
cám dỗ mà có thể khiến cho các nhân viên sẽ không trung thực, phi pháp hoặc
có những hành động phi đạo đức. Chúng cũng bao gồm giá trị truyền đạt
thông tin của một đơn vị và chuẩn mực cư xử với nhân viên thông qua việc
lập chính sách, điều lệ quản lý...Người lãnh đạo gương mẫu có hành vi cư xử
liêm chính, chuẩn mực trong việc ra quyết định quản lý và cư xử với nhân
viên là căn cứ quan trọng để thiết lập nề nếp và văn hóa của công ty.
Năng lực chuyên môn của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp: là một
đặc tính của những người có kỹ năng, kiến thức và khả năng thực hiện nhiệm


15

vụ của mình. Trách nhiệm của người quản lý để đảm bảo năng lực của nhân

viên của mình nên bắt đầu thiết lập các chính sách tài nguyên thích hợp của
con người: thiết lập các mức độ kiến thức và kỹ năng cần thiết cho từng vị trí,
kiểm tra trình độ của các ứng viên tuyển dụng và thúc đẩy những người có
kiến thức và kỹ năng cần thiết, thiết lập các chương trình đào tạo nhân viên
nâng cao kiến thức và kỹ năng của họ.
Sự hiện hữu và chất lượng của hội đồng quản trị và ủy ban kiểm toán
trong doanh nghiệp: môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng đáng kể bởi hội
đồng quản trị và uỷ ban kiểm toán. Tính hữu hiệu của nhân tố này phụ thuộc
vào sự độc lập của hội đồng quản trị và uỷ ban kiểm toán với ban điều hành.
Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty.
- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.
- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính
- Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với các kiểm
toán viên bên ngoài
Triết lý kinh doanh và phong cách làm việc của ban lãnh đạo doanh
nghiệp: phản ánh niềm tin của ban lãnh đạo về nhân viên của mình. Mỗi tổ
chức có những phong cách và triết lý khác nhau, một số có thể có hiệu quả
hơn những người khác trong việc làm cho tổ chức có thể hoàn thành sứ mệnh
của mình. Người lãnh đạo nên thực hiện phong cách và triết lý có hiệu quả
nhất, đảm bảo rằng họ phản ánh được giá trị đạo đức của tổ chức, và ảnh
hưởng đến tinh thần của nhân viên.
Quan điểm, cách thức điều hành của lãnh đạo, công tác lập kế hoạch:
thực chất của hệ thống kiểm soát hiệu quả nằm trong quan điểm và cách thức
điều hành của người quản lý. Nếu như người quản lý cao nhất coi kiểm soát là
quan trọng và thông qua hoạt động của mình cung cấp những mệnh lệnh rõ


16

ràng cho nhân viên về sự quan trọng của kiểm soát thì những thành viên khác
trong tổ chức sẽ nhận thức được điều đó và sẽ đáp lại bằng việc tuân theo một
cách cẩn thận hệ thống kiểm soát đã được thiết lập. Mặt khác, nếu như những
thành viên của tổ chức hiểu rõ được rằng kiểm soát không phải là vấn đề quan
trọng đối với người quản lý cao nhất và họ không nhận được sự hỗ trợ trong
công việc kiểm soát từ phía người lãnh đạo thì hầu như chắc chắn mục tiêu
kiểm soát của người quản lý sẽ không thể đạt được một cách hữu hiệu.
Một khía cạnh khác của cách thức điều hành là công tác kế hoạch, hệ
thống kế hoạch trong đơn vị thường là kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế
hoạch tiêu thụ, kế hoạch khai thác, chăm sóc khách hàng, kế hoạch cung ứng
nguyên vật liệu, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài chính, kế hoạch giá thành….
Kế hoạch là mục tiêu để phấn đấu, là căn cứ để đề ra các quyết định quản lý,
đánh giá kết quả công việc quan trọng là căn cứ kiểm soát các hoạt động của
đơn vị, như kiểm soát kế hoạch doanh thu, chi phí thực tế theo doanh thu thực
hiện, hệ thống kế hoạch được xây dựng tốt thể hiện cách thức điều hành khoa
học của người quản lý doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức bộ máy, hệ thống chính sách quy chế, quy trình thủ tục
kiểm soát trong doanh nghiệp: người quản lý có năng lực, quan tâm và coi
trọng công tác kiểm soát thể hiện trước hết ở việc thiết lập hệ thống kiểm soát
thích hợp bao gồm tổ chức bộ máy, cơ chế hoạt động của hệ thống kiểm soát
chính sách, quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát.
+ Cơ cấu tổ chức bộ máy: cơ cấu tổ chức của một đơn vị được hiểu như
là một hệ thống trách nhiệm và quyền lực đang tồn tại. Một cơ cấu tổ chức tốt
phải xác định rõ đầy đủ chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống,
mối quan hệ phối hợp và sự phân chia quyền lực và trách nhiệm rõ ràng. Đối
với công tác kiểm soát phải xác định rõ nhiệm vụ, quyền hạn kiểm soát của
các cấp kiểm soát trong đơn vị, như nhiệm vụ, quyền hạn của phòng kinh