Hoạch định ngân sách tại công ty cổ phần đường Kon Tum

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRẦN VĂN THOẠI

HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƢỜNG KON TUM

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
Mã số: 60.34.05

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: GS.TS. TRƢƠNG BÁ THANH

Đà Nẵng - Năm 2013


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn

Trần Văn Thoại


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ....................................................................... 1

2. Mục tiêu nghiên cứu …………………………………………….…..2
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu …………………………………..3
4. Phƣơng pháp nghiên cứu ……………………………………………3
5. Bố cục đề tài…………………………... ……………………………3
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu …………………………….………...3
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH
DOANH NGHIỆP …….…………………………………………………….7
1.1. TỔNG QUAN VỀ NGÂN SÁCH VÀ HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH….7
1.1.1. Một số khái niệm ………………………………………………..7
1.1.2. Mục đích và tầm quan trọng của hoạch định ngân sách, hoạch
định ngân sách với chiến lƣợc và chiến thuật kinh doanh …………….8
1.1.3. Các phƣơng pháp lập ngân sách ……………………………….11
1.2. NGÂN SÁCH TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP ……………………......13
1.2.1. Tầm quan trọng của ngân sách tổng thể doanh nghiệp.………..13
1.2.2. Nội dung của ngân sách tổng thể doanh nghiệp ……………….13
1.3. NỘI DUNG LẬP NGÂN SÁCH TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP .....…16
1.3.1. Ngân sách tiêu thụ ……………………………………………..16
1.3.2. Ngân sách khối lƣợng sản xuất ………………………………..17
1.3.3. Ngân sách chi phí bán hàng …………………………………...22
1.3.4. Ngân sách chi phí hoạt động khác ……………………………..23
1.3.5. Ngân sách tài chính …………………………………………....24
1.4. QUY TRÌNH HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH …………………....…….26
1.4.1. Chuẩn bị cho hoạch định ngân sách …………………………...26


1.4.2. Soạn thảo ngân sách ……………………………………….…..29
1.4.3. Giám sát ngân sách ………………………………………….…31
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1................................................................................34
CHƢƠNG 2: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
VÀ THỰC TRẠNG VỀ HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN ĐƢỜNG KON TUM …………….............................................35
2.1. KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƢỜNG KON TUM …....…35
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển ……………………………..35
2.1.2. Hệ thống tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất – kinh doanh …..37
2.1.3. Công tác dự báo tiêu thụ sản phẩm và cung ứng nguyên vật
liệu.........................................................................................................40
2.1.4. Mục tiêu và chiến lƣợc sản xuất kinh doanh …………………..42
2.1.5. Khái quát về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty………44
2.2. THỰC TRẠNG VỀ HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY.....51
2.2.1. Bộ phận hoạch định ngân sách ………………………………...51
2.2.2. Phƣơng pháp lập ngân sách ……………………………………52
2.2.3. Quy trình hoạch định ngân sách ……………………………….53
2.2.4. Nội dung và tiến trình lập ngân sách …………………………..54
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH
CỦA CÔNG TY …….........…........................................................................63
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2................................................................................69
CHƢƠNG 3: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐƢỜNG KON TUM ……...…......................70
3.1. CĂN CỨ ĐỂ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ……………...................…70
3.1.1. Sự thay đổi của môi trƣờng kinh doanh ……………………….70
3.1.2. Sự tác động của các đối thủ cạnh tranh………………………...71
3.1.3. Định hƣớng phát triển của công ty ……………………….........72


3.2. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH TẠI CÔNG
TY....................................................................................................................74
3.2.1. Môi trƣờng hoạch định ngân sách ……………………………..74
3.2.2. Hoàn thiện phƣơng pháp lập ngân sách ……………………….75
3.2.3. Hoàn thiện quy trình hoạch định ngân sách …………………...76
3.3. HOÀN THIỆN NỘI DUNG VÀ TIẾN TRÌNH LẬP CÁC NGÂN

SÁCH..............................................................................................................82
3.3.1. Ngân sách tiêu thụ.......................................................................82
3.3.2. Ngân sách khối lƣợng sản xuất...................................................84
3.3.3. Ngân sách chi phí đầu tƣ vùng nguyên liệu................................92
3.3.4. Ngân sách chi phí đầu tƣ xây dựng.............................................93
3.3.5. Ngân sách chi phí bán hàng........................................................94
3.3.6. Ngân sách chi phí hoạt động khác...............................................96
3.3.7. Ngân sách tài chính.....................................................................97
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3..............................................................................100
KẾT LUẬN..................................................................................................101
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................102
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN
PHỤ LỤC.


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
AFTA

: ASEAN Free Trade Area (Khu vực mậu dịch tự do ASEAN)

BHXH

: Bảo hiểm xã hội

BHYT

: Bảo hiểm y tế

BHTN

: Bảo hiểm thất nghiệp

CPVL

: Chi phí vật liệu

CPNCTT

: Chi phí nhân công trực tiếp

CBCNV

: Cán bộ công nhân viên

KHKD

: Kế hoạch kinh doanh

KPCĐ

: Kinh phí công đoàn

KTCL&SP : Kỹ thuật chất lƣợng và sản phẩm
NVL

: Nguyên vật liệu

QLDN

: Quản lý doanh nghiệp

SXC

: Sản xuất chung

TCHC&NS : Tổ chức hành chính và nhân sự
TSCĐ

: Tài sản cố định

TP.HCM

: Thành phố Hồ Chí Minh

TNDN

: Thu nhập doanh nghiệp

WTO

: World Trade Organization (Tổ chức thƣơng mại thế giới)


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu bảng

Tên bảng

2.1.

Tỷ trọng doanh thu tiêu thụ đƣờng ở các khu vực thị
trƣờng

Trang
45

2.2.

Kết cấu lao động của công ty qua các năm

47

2.3.

Bảng cân đối kế toán của công ty qua các năm

49

2.4.

Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất
kinh doanh của công ty qua các năm

2.5.

Định mức lƣợng NVL cho một tấn sản phẩm

3.1.

Định mức tiêu hao NVL trực tiếp cho một tấn sản

phẩm

3.2.

Định mức chi phí đầu tƣ cho 01 ha mía

50
56
87
93


DANH MỤC CÁC HÌNH

Số hiệu hình

Tên hình

Trang

1.1.

Sơ đồ trình tự xây dựng ngân sách tổng thể trong

15

doanh nghiệp sản xuất
2.1.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

37

3.1.

Quy trình hoạch định ngân sách

77


1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay với xu thế hội nhập kinh tế toàn cầu, nền kinh tế Việt Nam
đang từng bƣớc hoà nhập vào nền kinh tế thế giới và khu vực. Các doanh
nghiệp Việt Nam đang đứng trƣớc những cơ hội và thách thức không nhỏ.
Với nền kinh tế thị trƣờng, môi trƣờng kinh doanh ngày càng thay đổi, giá cả
thị trƣờng liên tục biến động, thêm vào đó là tình trạng lạm phát và thất
nghiệp v.v.. Làm thế nào để doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có hiệu quả
là một vấn đề nan giải đối với các nhà quản lý.
Đối với ngành đƣờng nói chung và Công ty cổ phần đƣờng Kon Tum
nói riêng, trải qua giai đoạn đầy khó khăn do các doanh nghiệp liên tục kinh
doanh thua lỗ. Hiện nay với nhu cầu tiêu thụ đƣờng trong nƣớc cao trong khi
sản lƣợng sản xuất chƣa đáp ứng đủ tiêu dùng, hàng năm chính phủ phải cho
nhập khẩu thêm đƣờng để phục vụ sản xuất và tiêu dùng. Hơn nữa hầu hết các
doanh nghiệp sản xuất đƣờng đã đƣợc cổ phần hóa, vấn đề khó khăn về tài
chính đã đƣợc xử lý và hiện đang sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Mặc dù có
những thuận lợi, nhƣng nhìn về tƣơng lai không thể không có những khó khăn,
cùng với việc gia nhập tổ chức thƣơng mại thế giới WTO, khi đó các doanh

nghiệp sản xuất đƣờng trong nƣớc khó có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp
sản xuất đƣờng trên thế giới và khu vực nhƣ Thái Lan hay Trung Quốc v.v..
Để đối phó với những khó khăn và thách thức, bằng những giải pháp
nhƣ gia tăng sản lƣợng sản xuất, đầu tƣ đổi mới công nghệ, mở rộng thị
trƣờng tiêu thụ, tăng doanh số bán hoặc không ngừng đổi mới và nâng cao
trình độ quản lý v.v..mục tiêu cuối cùng là tạo ra lợi nhuận và gia tăng giá trị
cho các cổ đông. Để đổi mới và nâng cao trình độ quản lý, một trong những
công cụ quản lý rất khoa học và hiệu quả đó là hoạch định ngân sách. Tuy
nhiên hiện nay vấn đề hoạch định ngân sách chƣa đƣợc các doanh nghiệp chú


2

trọng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất đƣờng trong đó có Công
ty cổ phần đƣờng Kon Tum. Việc xây dựng kế hoạch hàng năm và vấn đề
kiểm tra, kiểm soát thực tế thực hiện so với kế hoạch chƣa đƣợc quan tâm
đúng mức, chƣa có một quy trình hoạch định ngân sách hoàn chỉnh cho doanh
nghiệp, do đó thƣờng không phản ánh đúng tiềm năng thực tế của doanh
nghiệp và gây ra lãng phí. Chính vì vậy việc hoàn thiện công tác hoạch định
ngân sách tại Công ty cổ phần đƣờng Kon Tum là cần thiết nhằm xác định
những mục tiêu và chiến lƣợc kinh doanh của doanh nghiệp, cách thực hiện
các ngân sách đã hoạch định để có thể phân bổ các nguồn tài chính cho các
mục tiêu cụ thể, đảm bảo việc chi tiêu không vƣợt quá ngân sách dự báo và sử
dụng tối ƣu nguồn tiền của doanh nghiệp, từ đó doanh nghiệp có thể quản lý
các hoạt động của mình hiệu quả hơn. Hoạch định ngân sách đƣợc xem là
công cụ thiết yếu trong việc quản lý hoạt động của một doanh nghiệp, nó là
công cụ hữu ích cho các nhà quản trị nhằm chuẩn bị các nguồn lực để đối phó
kịp thời với mọi tình huống xảy ra trong tƣơng lai.
Để thực hiện đƣợc những vấn đề đó, hoạch định ngân sách đóng một
vai trò rất quan trọng trong chiến lƣợc của công ty, vấn đề này rất cần thiết và

cấp bách, giúp cho các nhà quản lý nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý
doanh nghiệp nhằm đạt đƣợc những mục tiêu đề ra. Xuất phát từ những vấn
đề thực tiễn nêu trên tác giả chọn đề tài “Hoạch định ngân sách tại Công ty
cổ phần đường Kon Tum” để nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp cao học
của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Luận văn hệ thống hóa những lý luận cơ bản về hoạch định ngân sách
tại doanh nghiệp và trên cơ sở thực trạng về công tác hoạch định ngân sách
của doanh nghiệp hiện nay, đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hoạch
định ngân sách tại Công ty cổ phần đƣờng Kon Tum.


3

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Đề tài đề cập đến việc nghiên cứu các vấn đề về
lý luận và thực tiễn liên quan đến công tác hoạch định ngân sách tại Công ty
cổ phần đƣờng Kon Tum.
Phạm vi nghiên cứu: Trong giới hạn của luận văn tập trung nghiên cứu
vấn đề hoạch định ngân sách hàng năm của doanh nghiệp. Những nội dung
nhƣ ngân sách tổng thể doanh nghiệp, phƣơng pháp lập các ngân sách, quy
trình hoạch định ngân sách, nội dung và tiến trình lập các ngân sách. Đánh giá
thực trạng về công tác hoạch định ngân sách tại Công ty cổ phần đƣờng Kon
Tum để đƣa ra một số giải pháp hoàn thiện. Mốc thời gian khảo sát đánh giá
tập trung chủ yếu giai đoạn từ năm 2009-2011, năm 2012.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Sử dụng phƣơng pháp phân tích tổng hợp, thống kê, so sánh v.v.. trên
cơ sở thu thập các số liệu của ngành mía đƣờng và Công ty cổ phần đƣờng
Kon Tum giai đoạn từ năm 2009-2011, năm 2012 để đánh giá thực trạng về
công tác hoạch định ngân sách tại công ty.

5. Bố cục đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội
dung của luận văn gồm có 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về hoạch định ngân sách doanh nghiệp
Chƣơng 2: Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và thực trạng về hoạch
định ngân sách tại Công ty cổ phần đƣờng Kon Tum.
Chƣơng 3: Hoàn thiện công tác hoạch định ngân sách tại Công ty cổ phần
đƣờng Kon Tum.
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Đề tài “Hoạch định ngân sách tại Công ty cổ phần đường Kon Tum” là
đề tài nghiên cứu về công tác hoạch định ngân sách hàng năm tại Công ty cổ


4

phần đƣờng Kon Tum. Hiện tại công tác hoạch định ngân sách hàng năm của
công ty chủ yếu là để đối phó với những chỉ tiêu mà Hội đồng quản trị ấn
định, vì vậy công tác hoạch định ngân sách thƣờng thiếu chính xác so với
thực tế thực hiện, chƣa phản ánh đúng với tiềm năng hiện có của đơn vị. Để
định hƣớng đƣợc quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đạt đƣợc
những mục tiêu đã đề ra trƣớc tình hình nền kinh tế thế giới và khu vực có
nhiều diễn biến phức tạp, trong khi các doanh nghiệp ngày càng cạnh tranh
nhau quyết liệt để tồn tại và phát triển, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp
trong ngành sản xuất mía đƣờng. Hoạch định ngân sách đóng một vai trò rất
quan trọng, vấn đề này là rất cần thiết và cấp bách, giúp cho các nhà quản lý
nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý doanh nghiệp. Do đó nội dung
nghiên cứu của đề tài có ý nghĩa rất thiết thực cả về lý luận và thực tiễn đối
với Công ty cổ phần đƣờng Kon Tum trong công tác hoạch định ngân sách
hàng năm.
Hoạch định ngân sách là một công cụ khá phổ biến mà các doanh

nghiệp đều vận dụng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất, cho nên
vấn đề này cũng đƣợc nhiều ngƣời quan tâm nghiên cứu ở nhiều khía cạnh
khác nhau. Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu những tài liệu có liên quan
về đề tài Hoạch định ngân sách tại Công ty cổ phần đƣờng Kon Tum. Đã có
những đề tài nghiên cứu những vấn đề khác nhau về ngân sách doanh nghiệp,
điển hình là đề tài luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Ý Nguyên Hân với
luận văn “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty phân bón Miền Nam”,
ngƣời hƣớng dẫn khoa học TS. Huỳnh Đức Lộng, Trƣờng Đại Học Kinh Tế
TP.HCM, thực hiện năm 2008. Phƣơng pháp nghiên cứu đƣợc tác giả sử dụng
trong luận này là tiếp cận, quan sát, tổng hợp và phân tích. Nội dung đề tài đã
đề cập đến vấn đề ngân sách của doanh nghiệp ở những góc độ khác nhau cả
về lý luận và thực tiễn nhƣ cơ sở lý luận về dự toán ngân sách doanh nghiệp,


5

các mô hình lập dự toán ngân sách, nội dung lập các báo cáo dự toán ngân
sách. Tác giả cũng đã nghiên cứu thực trạng công tác lập dự toán ngân sách
tại Công ty phân bón Miền Nam, trên cở sở đó đánh giá những ƣu điểm và
khuyết điểm để đƣa ra các giải pháp hoàn thiện và đề xuất phƣơng hƣớng ứng
dụng dự toán ngân sách trong doanh nghiệp, chủ yếu tập trung vào nội dung
lập các báo cáo dự toán ngân sách áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất.[2] Tuy
nhiên đề tài nghiên cứu đã công bố trên, chƣa nghiên cứu chuyên sâu về
hoạch định ngân sách doanh nghiệp áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất
kinh doanh trong ngành đƣờng và cũng chƣa có đề tài nghiên cứu nào đề cập
đến hoạch định ngân sách tại Công ty cổ phần đƣờng Kon Tum. Vì vậy, đề tài
mà tác giả lựa chọn để nghiên cứu không trùng với các đề tài nghiên cứu
trƣớc đây.
Những vấn đề mang tính chất định hƣớng đƣợc nêu trong đề tài này, tác
giả đã tham khảo ở một số tài liệu nhƣ Quyết định số 26/2007/QĐ-TTg ngày

15/02/2007 của Thủ tƣớng chính phủ về việc phê duyệt quy hoạch phát triển
mía đƣờng đến năm 2010 và định hƣớng đến năm 2020, Báo cáo của Bộ
Nông Nghiệp Và Phát Triển Nông Thôn về kết quả sản xuất mía đƣờng vụ
2010-2011 và kết quả thực hiện Quyết định số 26/2007/QĐ-TTg. Trong nội
dung các tài liệu này đã nhận định về xu hƣớng phát triển của ngành mía
đƣờng trong nƣớc cũng nhƣ khả năng cạnh tranh của ngành đƣờng trong nƣớc
so với các nƣớc trong khu vực và trên thế giới. Cụ thể ngành mía đƣờng trong
nƣớc muốn nâng cao đƣợc khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững, cần
phải đầu tƣ có chiều sâu nhƣ hiện đại hóa, mở rộng công suất, nâng cao hiệu
quả sản xuất góp phần hạ giá thành sản phẩm, đa dạng hóa các sản phẩm sau
đƣờng, đầu tƣ phát triển vùng nguyên liệu theo đúng quy hoạch nhằm nâng
cao năng suất và chất lƣợng mía. [1] [5]
Hoạch định ngân sách là một công cụ quản lý khoa học và hiệu quả


6

trong việc quản lý hoạt động sản xuất của các doanh nghiệp, giúp chuẩn bị
các nguồn lực để đối phó kịp thời với mọi tình huống xảy ra trong tƣơng lai
nhằm đạt đƣợc những mục tiêu nhất định. Với lộ trình hội nhập kinh tế quốc
tế, các doanh nghiệp sản xuất đƣờng trong nƣớc đang đối mặt với rất nhiều
khó khăn và thách thức. Cùng với định hƣớng phát triển chung của ngành
đƣờng, các doanh nghiệp sản xuất đƣờng trong nƣớc trong đó có Công ty cổ
phần đƣờng Kon Tum đang từng bƣớc nâng cao khả năng cạnh tranh bằng
nhiều giải pháp khác nhau để tồn tại và phát triển. Đề tài nghiên cứu về hoạch
định ngân sách tại Công ty cổ phần đƣờng Kon Tum; Tác giả đi sâu nghiên
cứu, phân tích và đánh giá những vấn đề có liên quan đến hoạch định ngân
sách doanh nghiệp dựa trên cơ sở phân tích và đánh giá các nguồn lực hiện có
của đơn vị, phân tích và đánh giá công tác dự báo hiện tại trên cơ sở phân tích
việc dự báo các yếu tố tác động từ môi trƣờng bên trong và môi trƣờng bên

ngoài; về môi trƣờng hoạch định ngân sách, đi sâu phân tích mối quan hệ
trong quá trình lập ngân sách giữa lãnh đạo công ty với các phòng ban chức
năng, các phòng ban chức năng với nhau và các cá nhân có liên quan trong
quá trình hoạch định ngân sách, phƣơng pháp lập ngân sách đi sâu nghiên cứu
phƣơng pháp lập ngân sách phù hợp đối với các doanh nghiệp sản xuất, đặc
biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất đƣờng nhƣ Công ty cổ phần đƣờng
Kon Tum và quan trọng là nội dung và tiến trình lập ngân sách hiện tại của
công ty. Trên cơ sở phân tích tất cả các yếu tố liên quan đến hoạch định ngân
sách doanh nghiệp, kết hợp giữa cơ sở lý luận khoa học và thực tiễn, đề tài
đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hoạch định ngân sách tại
Công ty cổ phần đƣờng Kon Tum.


7

CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH
NGÂN SÁCH DOANH NGHIỆP
1.1. TỔNG QUAN VỀ NGÂN SÁCH VÀ HOẠCH ĐỊNH NGÂN SÁCH
1.1.1. Một số khái niệm
a. Khái niệm ngân sách
Có nhiều khái niệm về ngân sách, tùy theo mục tiêu nghiên cứu. Theo
Howard Senter [7, tr.3-4] “Một kế hoạch hành động được lượng hóa và được
chuẩn bị cho một khoảng thời gian cụ thể”, có thể xem xét kỹ hơn khái niệm
này về ngân sách nhƣ sau:
- Ngân sách phải được lượng hóa: Điều này có nghĩa là ngân sách phải
đƣợc biểu thị bằng các con số, thực tế thƣờng là một số tiền. Một danh sách
liệt kê những gì dự tính thực hiện có thể hữu ích, nhƣng đó không phải là một
bảng ngân sách nếu nó không đƣợc thể hiện bằng các con số.
- Ngân sách phải là một kế hoạch hành động: Đây có lẽ là điểm quan
trọng nhất, ngân sách không phải là một bảng bao gồm các số liệu thực tế vì

nó liên quan đến những sự việc chƣa hề xảy ra. Tình hình có thể thay đổi
trong thời gian thực hiện ngân sách, có nghĩa là khi đó ngân sách không còn
chính xác. Giống nhƣ các kế hoạch khác, ngân sách rất ít khi đƣợc dự báo
hoàn toàn chính xác về tƣơng lai. Tuy nhiên, ngay cả trong trƣờng hợp nhƣ
vậy, nó vẫn đóng vai trò định hƣớng cho những ngƣời thực hiện và vai trò này
rất quan trọng. Tuy nhiên phải biết đƣợc cần phải đạt đƣợc điều gì trƣớc khi
lập kế hoạch, trong kinh doanh đƣợc gọi là mục tiêu. Các mục tiêu của doanh
nghiệp phụ thuộc một phần vào loại hình doanh nghiệp, có thể là mục tiêu
ngắn hạn, trung hoặc dài hạn.
Theo Stephen Brookson [6, tr.6]: Ngân sách là kế hoạch cho những hoạt
động tƣơng lai. Ngân sách có thể diễn đạt theo nhiều cách, nhƣng thƣờng thì
nó mô tả toàn bộ quá trình kinh doanh bằng ngôn ngữ tài chính và là thƣớc đo


8

nhằm định lƣợng các hoạt động của một tổ chức.
Ngân sách là một thuyết minh kế hoạch tài chính đƣợc chuẩn bị trƣớc cho
giai đoạn sắp tới, thƣờng là một năm. Ngân sách thƣờng chỉ bao gồm những
khoản doanh thu và chi tiêu có kế hoạch (tài khoản lãi lỗ). Ngân sách sẽ thể hiện
những khoản thu nhập mà các bộ phận trong tổ chức có khả năng tạo đƣợc và
tổng chi phí đƣợc phép sử dụng. Tuy nhiên, cũng nên đƣa vào ngân sách những
kế hoạch tài sản và nguồn vốn của cả tổ chức (bảng cân đối kế toán theo ngân
sách) và những khoản thu chi tiền mặt (dòng tiền theo ngân sách).
b. Khái niệm hoạch định ngân sách
Từ các khái niệm về ngân sách ta thấy rằng tất cả doanh nghiệp hoạt
động sản xuất kinh doanh đều đặt ra những mục tiêu nhất định liên quan đến
tài chính, để đạt đƣợc những mục tiêu này đòi hỏi phải có một nguồn tiền,
nguồn tiền này đƣợc xác định thông qua hoạch định ngân sách. Hoạch định
ngân sách sẽ giúp phân bổ nguồn tài chính cho các mục tiêu cụ thể, từ đó các

doanh nghiệp có thể quản lý hoạt động của mình hiệu quả hơn và đảm bảo
việc chi tiêu không vƣợt mức dự báo.
Nhƣ vậy hoạch định ngân sách chính là việc lập các ngân sách hoạt
động và ngân sách tài chính, ứng với các ngân sách mô tả các quan hệ tài
chính sẽ xảy ra nhằm đạt đƣợc những mục tiêu sản xuất kinh doanh đã định
của tổ chức. Đây là quá trình bao gồm chuẩn bị, lập các ngân sách và giám sát
việc thực hiện ngân sách.
1.1.2. Mục đích và tầm quan trọng của hoạch định ngân sách,
hoạch định ngân sách với chiến lƣợc và chiến thuật kinh doanh
a. Mục đích của hoạch định ngân sách
Ngân sách là một công cụ quản lý chủ yếu giúp việc lập kế hoạch, giám
sát và kiểm soát các nguồn tài chính cho một tổ chức. Nội dung của ngân sách


9

là dự tính các khoản thu và chi cho một thời kỳ nhất định của một tổ chức,
ngân sách đƣợc sử dụng với một số mục đích sau:
- Giám sát các khoản thu chi trong thời hạn 1 năm (hoặc khung thời hạn
cụ thể của tổ chức);
- Giúp xác định những điều chỉnh cần thiết đối với các chƣơng trình và
mục tiêu;
- Dự báo thu chi đối với tổ chức, bao gồm thời gian và dự báo các
nguồn thu dự kiến (nhƣ các khoản tài trợ bổ sung);
- Tạo cơ sở cho việc giải trình trách nhiệm và tính minh bạch;
Đối với các nhà tài trợ, ngân sách còn là một công cụ thiết yếu vì nó
giúp họ hiểu đƣợc công việc của tổ chức. Các nhà tài trợ xem xét ngân sách
để cân nhắc những vấn đề sau:
- Kế hoạch sử dụng các khoản tài trợ này nhƣ thế nào?
- Những nguồn tài chính khác hỗ trợ cho hoạt động này là gì?

- Ngân sách đã phản ánh đúng mặt bằng giá ở địa phƣơng chƣa?
- Những chi tiêu có tƣơng ứng với các hoạt động không?
- Ngân sách có tuân thủ các quy định sử dụng khoản tài trợ không?
- Chi phí vận hành (bao gồm trả lƣơng, thuê văn phòng, thiết bị) chiếm
tỷ lệ bao nhiêu trong dự toán ngân sách?.
b. Tầm quan trọng của hoạch định ngân sách
Ngân sách có vai trò cực kỳ quan trọng trong việc quản trị doanh
nghiệp, không những buộc các nhà quản lý phải chuẩn bị cho những thay đổi
của môi trƣờng kinh doanh mà còn giúp họ truyền đạt và điều tiết các hoạt
động, thiết lập các định mức hoạt động và lƣu tâm đến những khu vực có vấn
đề cần phải rà soát, hoàn thiện hơn. Đây cũng chính là khung tốt nhất cho việc
đánh giá hoạt động, khuyến khích thực hiện mục tiêu và đƣa ra các báo cáo tài
chính đúng để không làm cho các nhà đầu tƣ “bị ngạc nhiên” và từ đó gia tăng


10

giá trị cho các cổ đông.
Ngân sách giúp cá nhân, bộ phận hay tổ chức đạt đƣợc những mục tiêu
theo kế hoạch. Ngân sách cũng giúp thể hiện trách nhiệm tài chính của tổ
chức đối với nhiều đối tƣợng nhƣ: chủ nợ, nhà cung cấp, nhân viên, khách
hàng và chủ sở hữu. Ngân sách giúp điều phối các hoạt động của những nhà
quản lý và những bộ phận khác nhau, đồng thời đảm bảo cho tổ chức đạt đƣợc
mục tiêu mong muốn. Ngân sách có thể trở thành thƣớc đo để giám sát những
hoạt động thực tế, nhờ đó ngân sách là cách thức tin cậy để phân tích hiệu quả
kinh doanh thực tế. [6, tr.7-8]
c. Hoạch định ngân sách với chiến lược và chiến thuật kinh doanh
Quá trình dự thảo ngân sách là một biện pháp ngắn hạn, là một phần
của chiến lƣợc kinh doanh tổng thể. Nó là một chiến thuật đƣợc sử dụng trong
việc triển khai các hoạt động và chƣơng trình mà các nhà quản trị cấp cao sẽ

hoạch định.
Chiến lƣợc kinh doanh là tầm nhìn mà tổ chức muốn thực hiện trong
khoảng thời gian ba đến năm năm. Chiến lƣợc kinh doanh bao gồm việc thiết
lập các mục tiêu tổng thể để tổ chức có thể xác định những điều muốn đạt
đƣợc. Chiến lƣợc kinh doanh cũng xác định lộ trình hành động. Điều này đòi
hỏi phải phân tích môi trƣờng hoạt động của tổ chức và những nguồn lực mà
nó sở hữu bằng phƣơng pháp phân tích SWOT – đánh giá về điểm mạnh
(strengths), điểm yếu(weaknesses), cơ hội (opportunities), đe dọa (threats).
Song song với việc hoạch định chiến lƣợc dài hạn, tổ chức cũng cần
hoạch định ngắn hạn bằng kế hoạch kinh doanh – những việc cần phải thực
hiện ngay để đạt đƣợc kế hoạch chiến lƣợc. Để thực hiện kế hoạch kinh doanh,
tổ chức phải xem xét các thủ tục hoạch định phù hợp nhằm xác định những
việc cần làm, thời gian thực hiện và những công cụ kiểm soát cần thiết nhằm
đảm bảo có thể thực hiện đƣợc những kết quả theo ngân sách. [6, tr.10]


11

Dự thảo ngân sách là việc triển khai chiến thuật của kế hoạch kinh
doanh. Nó đƣợc tích hợp trong cả kế hoạch kinh doanh và quá trình kiểm soát.
Các nhà quản lý cấp cao sẽ chọn những phƣơng án chiến lƣợc nào có tiềm
năng lớn nhất để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức và tạo ra những kế hoạch dài
hạn nhằm thực thi những chiến lƣợc này. Có thể biến những kế hoạch dài hạn
thành những kế hoạch hoạt động hàng năm đƣợc cấp ngân sách của bộ phận
mình. Sử dụng ngân sách nhƣ là một thƣớc đo để tính toán tính hiệu quả thực
sự trong tƣơng lai bằng các cách sử dụng những bảng báo cáo tài chính lƣu
hành trong nội bộ (đƣợc gọi là tập hợp tài khoản quản lý). Tập hợp này đƣợc
tạo ra từ tài khoản lãi lỗ, bảng cân đối kế toán, báo cáo dòng tiền mặt, và thể
hiện những mục tiêu đƣợc kỳ vọng so với thực tế diễn ra. [6, tr.11]
1.1.3. Các phƣơng pháp lập ngân sách

a. Phương pháp lập ngân sách từ trên xuống
Phƣơng pháp lập ngân sách từ trên xuống mô tả quy trình mà theo đó
cấp lãnh đạo sẽ lập các mục tiêu ngân sách, doanh thu, lợi nhuận v.v..và áp
đặc mục tiêu này cho các bộ phận chức năng và tổ chức.
Phƣơng pháp này mang tính áp đặt do đó thƣờng các bộ phận phòng
ban chức năng không hài lòng, các chỉ tiêu ấn định đôi khi quá cao hoặc quá
thấp so với năng lực thực tế của từng bộ phận chức năng và đôi khi khó có thể
thực hiện đƣợc. Thông thƣờng thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận phòng ban
chức năng với nhau, không khuyến khích đƣợc họ hợp tác vì mục tiêu chung
của doanh nghiệp.
Phƣơng pháp này đòi hỏi các nhà lãnh đạo cấp cao không những có tầm
nhìn tổng quan và toàn diện doanh nghiệp mà đòi hỏi phải nắm đƣợc chi tiết
hoạt động của từng bộ phận. Vì vậy lập ngân sách theo phƣơng pháp này chỉ
thích hợp đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ và ít có sự phân cấp trong
quản lý.


12

b. Phương pháp lập ngân sách từ dưới lên
Lập ngân sách theo phƣơng pháp này, những ngƣời trực tiếp liên quan
đến hoạt động nào thì lập ngân sách cho hoạt động đó, nhƣ vậy ngân sách
đƣợc lập sẽ chính xác, đáng tin cậy và mang tính khả thi cao. Các bộ phận sẽ
phấn đấu để đạt đƣợc kế hoạch ngân sách đã đề ra và đều hƣớng tới mục tiêu
chung của công ty. Phƣơng pháp này phù hợp đối với những công ty lớn, phát
huy tính tích cực và tự giác của các thành viên trong từng bộ phận. Phƣơng
pháp này tạo ra một hệ thống các ngân sách rõ ràng và cụ thể, kiểm soát tốt tài
chính và giúp xác định nguyên nhân của các mục tiêu bị thất bại.
Tuy nhiên việc lập ngân sách theo phƣơng pháp này, các bộ phận chức
năng có thể lập ngân sách liên quan đến bộ phận mình thấp hơn khả năng hiện

có mà họ có thể thực hiện đƣợc, dẫn đến không phát huy tính tích cực làm trì
trệ hoạt động sản xuất, lãng phí tài nguyên và năng lực của doanh nghiệp,
không khai thác hết khả năng hiện có của doanh nghiệp. Vì vậy lãnh đạo công
ty phải kiểm tra, cân nhắc kỹ trƣớc khi quyết định chấp nhận ngân sách của
các bộ phận. Lập ngân sách theo phƣơng pháp này khối lƣợng công việc
nhiều và tốn nhiều thời gian.
Nhận xét chung về các phương pháp lập ngân sách:
Trong hai phƣơng pháp lập ngân sách nhƣ đã nêu trên, mỗi phƣơng
pháp đều có những ƣu điểm và nhƣợc điểm nhất định. Tùy theo đặc điểm của
từng loại hình doanh nghiệp mà lựa chọn phƣơng pháp lập ngân sách cho
thích hợp. Tuy nhiên hiện nay theo xu hƣớng chung, quản lý hiện đại đang
phát triển mạnh và đƣợc sử dụng ở nhiều công ty và tập đoàn lớn. Lập ngân
sách theo phƣơng pháp từ dƣới lên đƣợc nhiều doanh nghiệp ƣa chuộng và
vận dụng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất. Việc lập ngân sách
theo phƣơng pháp này cổ vũ, khuyến khích nhân viên hơn là ép buộc, qua đó
các bộ phận chức năng có quyền thiết lập các ngân sách theo khả năng thực tế


13

của mình. Do đó có thể đánh giá đƣợc thực tế về khả năng hiện có của từng
bộ phận chức năng và từng cá nhân có liên quan, phát huy vai trò giám sát
quá trình thực hiện ngân sách, buộc mọi ngƣời phấn đấu để đạt đƣợc ngân
sách do chính mình lập ra.
1.2. NGÂN SÁCH TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP
Trong thực tế các doanh nghiệp thƣờng sử dụng từ kế hoạch hay dự
toán cho doanh nghiệp của mình nhƣ (kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch sản xuất, kế
hoạch vốn bằng tiền). Tuy nhiên trong luận văn này để thống nhất dùng chung
một từ, tác giả sử dụng từ ngân sách nhƣ (ngân sách tiêu thụ, ngân sách khối
lƣợng sản xuất, ngân sách vốn bằng tiền v.v..) thuật ngữ này dùng để chỉ một

bản kế hoạch/dự toán đã đƣợc lƣợng hóa thành đơn vị sản phẩm và tiền cho
tƣơng lai.
1.2.1. Tầm quan trọng của ngân sách tổng thể doanh nghiệp
Ngân sách tổng thể là một chức năng không thể thiếu đối với các nhà
quản lý, giúp việc hoạch định và kiểm soát đƣợc hoạt động của doanh nghiệp.
Ngân sách tổng thể là một nội dung trung tâm và quan trọng, nó thể hiện toàn
bộ mục tiêu và nhiệm vụ của toàn doanh nghiệp, đồng thời cũng là cơ sở để
kiểm tra và điều chỉnh cũng nhƣ ra các quyết định trong doanh nghiệp.
Do vậy, ngân sách phải đƣợc xây dựng cho toàn doanh nghiệp và cho
từng bộ phận doanh nghiệp. Ngân sách tổng thể là ngân sách thể hiện mục
tiêu của tất cả bộ phận trong doanh nghiệp nhƣ bán hàng, sản xuất, nghiên
cứu, marketing, dịch vụ khách hàng, tài chính v.v.. Ngân sách tổng thể định
lƣợng kỳ vọng của nhà quản lý về thu nhập, các luồng tiền và vị trí tài chính
trong tƣơng lai.[4]
1.2.2. Nội dung của ngân sách tổng thể doanh nghiệp
Ngân sách tổng thể là tổ hợp nhiều ngân sách của mọi hoạt động của
doanh nghiệp, có liên hệ với nhau trong một thời kỳ nào đó, có thể lập cho


14

nhiều thời kỳ nhƣ tháng, quý hay năm. Hình thức và số lƣợng các ngân sách
tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp. Ngân sách tổng thể doanh nghiệp
bao gồm hai phần chính đó là ngân sách hoạt động và ngân sách tài chính.
Mỗi loại ngân sách trên lại bao gồm nhiều ngân sách bộ phận có liên quan
chặt chẽ với nhau. Trong một doanh nghiệp sản xuất, ngân sách tổng thể
thƣờng bao gồm những nội dung sau: [4]
a. Ngân sách hoạt động
Ngân sách hoạt động là ngân sách phản ánh mức thu nhập và chi phí
đòi hỏi để đạt đƣợc mục tiêu lợi nhuận, ngân sách hoạt động bao gồm:

- Ngân sách tiêu thụ(doanh thu)
- Ngân sách khối lƣợng sản xuất
+ Ngân sách chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
+ Ngân sách chi phí lao động trực tiếp
+ Ngân sách chi phí sản xuất chung
+ Ngân sách giá vốn hàng bán
- Ngân sách chi phí bán hàng
- Ngân sách chi phí quản lý doanh nghiệp
- Ngân sách chi phí tài chính
b. Ngân sách tài chính
Ngân sách tài chính là ngân sách phản ánh tình hình tài chính theo dự
kiến và cách thức tài trợ cần thiết cho các hoạt động đã lập ngân sách, thông
thƣờng đƣợc thực hiện trong một năm tài chính, ngân sách tài chính bao gồm:
- Ngân sách vốn(ngân sách đầu tƣ)
- Ngân sách vốn bằng tiền
- Báo cáo kết quả kinh doanh
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ


15

Ngân sách
tiêu thụ

Ngân sách dự
trữ thành phẩm

Ngân sách
sản xuất

Ngân
Ngân sách
NVL trực tiếp

Ngân sách nhân
công trực tiếp

Ngân sách
chi phí SXC

sách
hoạt
động

Ngân sách giá
thành sản xuất

Ngân sách chi
phí bán hàng

Ngân sách giá
vốn hàng bán

Báo cáo kết
quả kinh
doanh

Ngân sách chi
phí QLDN

Ngân sách
chi phí tài
chính

Ngân
sách

Ngân
Ngân
Bảng cân đối
Báo cáo lƣu tài
sách
sách vốn
chuyển tiền chính
kế toán
vốn đầu
bằng tiền
tệ
tƣ vốn
Nguồn: GS.TS. Trƣơng Bá Thanh, TS. Trần Đình Khôi Nguyên, ThS. Lê Văn
Nam 2008
Hình 1.1. Sơ đồ trình tự xây dựng ngân sách tổng thể
trong doanh nghiệp sản xuất


16

Sơ đồ trên chƣa thể hiện hết mối liên hệ giữa các ngân sách và tất cả
các chức năng trong doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên nhìn vào sơ đồ ta thấy

một khi ngân sách tiêu thụ đƣợc thực hiện, các phòng sản xuất, maketing,
phòng cung ứng, hành chính sẽ xây dựng ngân sách cho bộ phận mình.
1.3. NỘI DUNG LẬP NGÂN SÁCH TỔNG THỂ DOANH NGHIỆP
1.3.1. Ngân sách tiêu thụ
Ngân sách tiêu thụ là ngân sách quan trọng nhất trong ngân sách tổng
thể doanh nghiệp, nó chi phối toàn bộ các ngân sách khác, là nền tảng của
ngân sách tổng thể doanh nghiệp, vì ngân sách này sẽ xác lập mục tiêu của
doanh nghiệp so với thị trƣờng, với môi trƣờng. Tiêu thụ đƣợc đánh giá là
khâu thể hiện chất lƣợng hoạt động của doanh nghiệp, về mặt lý thuyết tất cả
các ngân sách khác của doanh nghiệp suy cho cùng đều dựa vào ngân sách
tiêu thụ. Ngân sách tiêu thụ nếu xây dựng không chính xác sẽ ảnh hƣởng đến
chất lƣợng của ngân sách tổng thể. Ngân sách tiêu thụ đƣợc lập dựa trên dự
báo tiêu thụ bao gồm những thông tin về chủng loại, số lƣợng hàng bán, giá
bán và cơ cấu sản phẩm tiêu thụ. Những yếu tố thƣờng đƣợc xem xét khi dự
báo tiêu thụ đó là khối lƣợng tiêu thụ của kỳ trƣớc, các đơn đặt hàng chƣa
thực hiện, chính sách giá trong tƣơng lai cùng với chiến lƣợc tiếp thị để mở
rộng thị trƣờng, các điều kiện chung về kinh tế và kỹ thuật, yếu tố cạnh tranh
trong thị trƣờng, mức tăng trƣởng của nền kinh tế, vấn đề công ăn việc làm,
thu nhập bình quân đầu ngƣời, sức mua của ngƣời dân v.v..[4]
Ngân sách
tiêu thụ

=

Số lƣợng sản
phẩm tiêu thụ

x

Đơn giá bán

theo dự báo

Ngoài ra, ngân sách tiêu thụ còn dự báo cả mức bán hàng thu bằng tiền
và bán hàng tín dụng, cũng nhƣ các phƣơng thức tiêu thụ. Việc xem xét khối
lƣợng tiêu thụ theo thời kỳ còn dựa vào chu kỳ sống của sản phẩm, nếu sản
phẩm của doanh nghiệp bị ảnh hƣởng bởi tính thời vụ thì khi xây dựng ngân


17

sách phải tính đầy đủ mức ảnh hƣởng này, và có phƣơng pháp tính đến tính
thời vụ trong các phƣơng pháp dự báo. Một trong những phƣơng tiện giúp đỡ
cho các dự báo này là việc phân tích dữ liệu quá khứ theo luồng đƣợc thành
lập dựa trên nhiều thời kỳ khác nhau.
Trên cơ sở mục tiêu theo từng thời kỳ của doanh nghiệp, ngân sách tiêu
thụ phải đƣợc lập cụ thể theo từng khu vực thị trƣờng và từng sản phẩm. Nhƣ
vậy, nó không những giúp cho nhà quản trị trong việc tổ chức thực hiện mà
còn cho phép đánh giá kết quả thực hiện và mục tiêu đạt đƣợc. Khi lập ngân
sách tiêu thụ cũng cần quan tâm đến chính sách bán hàng của doanh nghiệp
để ƣớc tính các dòng tiền thu vào liên quan đến bán hàng trong các thời kỳ
khác nhau.[4]
1.3.2. Ngân sách khối lƣợng sản xuất
Sau khi xác định đƣợc khối lƣợng tiêu thụ, các yêu cầu sản xuất cho kỳ
kế hoạch tới có thể đƣợc quyết định và tập hợp thành ngân sách khối lƣợng
sản xuất. Việc xây dựng ngân sách khối lƣợng sản xuất nhằm xác định số
lƣợng, chủng loại sản phẩm sản xuất trong kỳ, khối lƣợng sản phẩm sản xuất
ra ngoài việc thoả mãn yêu cầu của tiêu thụ còn phải đáp ứng đƣợc cho việc
tồn kho cuối kỳ, tuy nhiên một phần số sản phẩm này đã có sẵn trong kho từ
đầu kỳ, số còn lại là sản xuất trong kỳ. Mức tồn kho cuối kỳ dự tính nhiều hay
ít thƣờng phụ thuộc vào độ dài của chu kỳ sản xuất, nhu cầu này có thể đƣợc

xác định theo một tỷ lệ phần trăm nhu cầu tiêu thụ của kỳ sau. Số lƣợng tồn
kho cuối kỳ phải đƣợc dự tính một cách cẩn thận (nhiều hoặc ít quá) thì đều
không có lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhƣ vậy số lƣợng sản phẩm
sản xuất trong kỳ là: [4]
Số lƣợng sản
phẩm cần sản
xuất trong kỳ

Số lƣợng

Nhu cầu sản
=

phẩm tồn kho
cuối kỳ

+

sản phẩm tiêu
thụ trong kỳ

Số lƣợng
-

sản phẩm
tồn đầu kỳ