chương 5 chứng từ kế toán và kiểm kê

CHƯƠNG 5
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ
1.Chứng từ
1.1.Định nghĩa chứng từ
Chứng tư là các văn bản giấy tờ ghi lại nội dung của một sự kiện giao dịch, một
nghiệp vụ phát sinh. Chứng từ là cách nói chung, ghi lại nội dung giao dịch phát
sinh. Tuỳ theo từng nghiệp vụ phát sinh khác nhau mà có các chứng từ khác nhau.
Có nhiều loại chứng từ như: chứng từ tài chính, chứng từ xây dựng, chứng từ xuất
nhập khẩu và chứng từ kế toán,….
1.2.Chứng từ kế toán
Chứng tư kế toán được hiểu theo nghĩa hẹp hơn, liên quan đến nghiệp vụ cụ thể là
kế toán. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán
1.3.Phân loại chứng từ
a)Xét về phương diện pháp lý,hệ thống chứng từ kế toán hiện hành bao gồm 2 loại
chứng từ:Chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn.
a1)Chứng tư bắt buộc
Chứng tư bắt buộc là những chứng từ phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp
nhân hoặc do yêu cầu quản lý chặt chẽ :
-Mang tính chất phổ biến rộng rãi
-Đã được tiêu chuẩn hóa về quy cách mẫu biểu,yếu tố ghi trong chứng từ,phương
pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các lĩnh vực và các thành phần kinh tế.
Chứng từ kế toán bắt buộc gồm có:Hóa đơn các loại;phiếu thu,phiếu chi;phiếu
nhập kho,phiếu xuất kho;phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;Thẻ kho;Biên bản
kiểm kê vật tư hàng hóa;Phiếu mua hàng;Giấy thanh toán tiền tạm ứng;Bảng kiểm
kê quỹ; Biên bản giao nhận TSCĐ;Thẻ TSCĐ và Biên bản thanh lý TSCĐ.


Đơn vi:
………..

HỢP ĐỒNG GIAO
KHOÁN CÔNG VIỆC,
SẢN PHẨM

Bộ phận:
……….

Đơn vị:……………………
Số:……….
HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN
CÔNG VIỆC, SẢN PHẨM
Hôm nay,
ngày….tháng….năm……..tại
………………………, gồm có
Họ, tên:
……………………………
chức vụ……………………
Đại diện cho:
…………………….. Bên giao
khoán………………….
Họ, tên:
……………………………
chức vụ……………………
Đại diện cho:
……………………. Bên nhận
khoán …………………
Cùng ký kết hợp
đồng khoán:
I. Nội dung, trách
nhiệm và quyền lợi của

người nhận khoán:
………………………………
………………………………
………………………………
………………………………
……………..
II. Trách nhiệm và
nghĩa vụ của bên giao
khoán:

Mẫu số:
08a - TT
(Ban hành
theo QĐ
số:
48/2006/Q
Đ- BTC
Ngày
14/9/2006
của Bộ
trưởng
BTC)

BẢNG KIỂM KÊ QUỸ
(Dùng cho VNĐ)
Số:.....................
Hôm nay, vào ....giờ
...ngày ...tháng ...năm ...

a2.chứng tư hướng dẫn

Chứng tư hướng dẫn là những chứng từ
kế toán sử dụng trong nội bộ đơn vị
Chứng từ hướng dẫn gồm có:Phiếu xác
nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn
thành;Phiếu báo làm thêm giờ;Hợp đồng
giao khoán;Biên bản điều tra tai nạn lao
động;Phiếu xuất vật tư theo hạn mức;Biên
bản kiểm nghiệm;Phiếu báo vật tư còn lại
cuối kỳ; Bảng thanh toán hàng đại lý;Thẻ
quầy hàng;Giấy đề nghị tạm ứng;Biên lai
thu tiền;Bảng kê vàng bạc,đá quý;Biên
bản giao nhận sửa chữa lớn hoàn
thành;Biên bản kiểm tra lại TSCĐ

………………………………
………………………………
………………………………
………………………………
……………...
III. Những điều khoản
chung về hợp đồng:
- Thời gian thực hiện
hợp đồng.
- Phương thức thanh
b.Theo công dụng, chứng từ có thể phân
toán tiền.
- Xử phạt các vi phạm
loại thành chứng từ gốc và chứng từ ghi
hợp đồng.
sổ

- …………………….
Đại diện bên nhận khoán
(Ký, họ tên)

Chúng tôi gồm:
Ông/Bà: ..........................
........................................
.........................Đại diện
kế toán
Ông/Bà: ..........................
........................................
.........................Đại diện
thủ quỹ
Ông/Bà: ..........................
........................................
.........................Đại
diện ...........
Cùng tiến hành kiểm kê
quỹ tiền mặt kết quả như
sau:

S
T
T

Diễn
giải

Số
lượn

g

Số
tiền

A

B

1

2

x

........
........
.....

Số dư
theo
I
sổ
quỹ:


b.1) Chứng tư gốc
Chứng tư gốc là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh,
là chứng từ có giá trị pháp lý quan trọng nhất. Ví dụ như Hoá đơn GTGT, Phiếu
nhập kho, Phiếu thu v.v.

Chứng từ gốc được chia thành hai loại nhỏ là chứng từ mệnh lênh và chứng từ
chấp hành
Trong đó chứng từ mệnh lệnh là chứng từ dùng để truyền đạt các lệnh sản xuất,
kinh doanh hoặc công tác nhất định như lệnh xuất kho, lệnh chi v.v. Chứng từ
mệnh lệnh không được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Trong khi đó chứng từ chấp hành là chứng từ dùng để ghi nhận các lệnh sản xuất
kinh doanh đã được thực hiện và là căn cứ để ghi sổ kế toán như Phiếu thu, Phiếu
chi v.v. Các chứng từ gốc có thể do đơn vị tự lập hoặc thu nhận từ bên ngoài. Ví
dụ như Phiếu xuất kho là do đơn vị tự lập, Hoá đơn GTGT mà đơn vị nhận được từ
người cung ứng vật tư là thu nhận từ bên ngoài

b.2) chứng tư ghi sổ


chứng tư ghi sổ là những chứng từ dùng để tập hợp số liệu của các chứng từ gốc
cùng loại, cùng nội dung nghiệp vụ để trên cơ sở đó kế toán ghi chép số liệu vào sổ
kế toán. Chứng từ ghi sổ không có giá trị pháp lý như chứng từ gốc. Nó chỉ có giá
trị khi có các chứng từ gốc liên quan đi kèm.

2.Các quy định khi lập chứng từ kế toán
2.1Nội dung chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
Tên của chứng từ kế toán;
Số hiệu của chứng từ kế toán;
Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng
số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và

bằng chữ, đơn vị tính
Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên
quan đến chứng từ kế toán.
Có đầy đủ các chữ ký theo chức danh và dấu của đơn vị phát hành
Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán nói trên, chứng từ kế toán có
thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
2.2Một số quy định về việc lập chứng từ kế toán:


-Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị đều phải lập chứng từ kế
toán. Tất cả chứng từ kế toán phải ghi rõ ràng, đầy đủ kịp thời chính xác theo nội
dung quy định trên mẫu chừng từ. Người lập, người ký duyệt và những người có
liên quan ký trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiêm về nội dung của chứng
từ.
-Chứng từ dùng để xử lý các nghiệp vụ liên quan đến nội bộ ngân hàng hoặc xử lý
các nghiệp vụ do khách hàng ủy quyền hoặc theo yêu cầu cấp có thẩm quyền, đơn
vị dùng mẫu chứng từ nội bộ: Phiếu hạch toán, phiếu thu, phiếu chi…không dùng
chứng từ do khách hàng lập .
-Chừng từ kế toán bằng giấy phải lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập
nhiều liên chứng từ cho một nghiệp vụ kinh tế tài chính thì nội dung các liên phải
giống nhau và chỉ một lần đúng với thực tế,thời gian,địa điểm,nội dung và số tiền
của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
3.Hóa đơn
Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hoá, cung ứng
dịch vụ theo quy định của pháp luật
3.1.Phân loại
a) Hoá đơn giá trị gia tăng
Là loại hoá đơn dành cho các tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo
phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:
- Bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

- Hoạt động vận tải quốc tế;
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu
b) Hoá đơn bán hàng
Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hoá,cung ứng dịch vụ
c) Hoá đơn xuất khẩu


Là loại hoá đơn dùng trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hoá, cung ứng
dịch vụ ra nước ngoài, hình thức và nội dung theo thông lệ quốc tế và quy định của
pháp luật về thương mại
d) Hoá đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…
đ) Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc
tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng
3.2.Quy định lập hóa đơn
a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa,
dịch vụ các loại hóa đơn trên(Theo Thông tư của chính phủ)
b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường
hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch
vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu
dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất
hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá.
Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được
tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng
mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè
lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).
Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần
còn trống trên hoá đơn thì gạch chéo bằng bút mực, loại mực không phai, không sử
dụng mực đỏ.
c) Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được
thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.

d) Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn
3.3. sử dụng hóa đơn
Xử lý hóa đơn gặp sai sót
1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập
sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.


2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa,
cung ứng dịch vụ hoặc hoá đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và
người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người
mua lập biên bản thu hồi các liên của số hoá đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hoá
đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hoá đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu
giữ số hoá đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng
dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế sau đó phát hiện sai sót thì người
bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót,
đồng thời người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh
(tăng, giám) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế
giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người
bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hoá
đơn điều chỉnh không được ghi số âm
Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn
1. Sử dụng bất hợp pháp hoá đơn là việc lập khống hoá đơn; cho hoặc bán hoá đơn
chưa lập để tổ chức, cá nhân khác lập khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ (trừ các
trường hợp được sử dụng hoá đơn do cơ quan thuế bán hoặc cấp và trường hợp
được ủy nhiệm lập hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này); cho hoặc bán hoá
đơn đã lập để tổ chức, cá nhân khác hạch toán, khai thuế hoặc thanh toán vốn ngân
sách; lập hoá đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc; lập hoá đơn sai lệch nội
dung giữa các liên; dùng hoá đơn của hàng hoá, dịch vụ này để chứng minh cho
hàng hoá, dịch vụ khác.

2. Một số trường hợp cụ thể được xác định là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn:
- Hóa đơn có nội dung được ghi không có thực một phần hoặc toàn bộ.
- Sử dụng hoá đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán ra, để hợp thức hoá hàng hoá,
dịch vụ mua vào không có chứng từ hoặc hàng hoá, dịch vụ bán ra để gian lận
thuế, để bán hàng hoá nhưng không kê khai nộp thuế.
- Sử dụng hoá đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán hàng hoá, dịch vụ, nhưng
không kê khai nộp thuế, gian lận thuế; để hợp thức hàng hoá, dịch vụ mua vào
không có chứng từ.


- Hoá đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hoá, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức
bắt buộc giữa các liên của hoá đơn.
- Sử dụng hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ mà cơ quan thuế, cơ quan công an và các
cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn.
Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn
1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập
hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan
thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này)
chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa
đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định
của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày
nghỉ đó.
2. Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy
định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn
bản gốc đã lập thì người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, trong
biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào,
ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền),
đóng dấu (nếu có) trên biên bản và người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác
nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao
cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng

dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa
đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người bán và người mua phải chịu
trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hoá đơn.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba
(ví dụ: bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hoá đơn) thì căn cứ
vào việc bên thứ ba do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và
xử phạt người bán hoặc người mua theo quy định.
Sử dụng hoá đơn của người mua hàng
1. Người mua được sử dụng hóa đơn hợp pháp theo quy định pháp luật để chứng
minh quyền sử dụng, quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ; hưởng chế độ khuyến mãi,
chế độ hậu mãi, xổ số hoặc được bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật;
được dùng để hạch toán kế toán hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định
của pháp luật về kế toán; kê khai các loại thuế; đăng ký quyền sử dụng, quyền sở


hữu và để kê khai thanh toán vốn ngân sách nhà nước theo các quy định của pháp
luật.
2. Hóa đơn được sử dụng trong các trường hợp tại khoản 1 phải là:
- Hóa đơn mua hàng hoá, dịch vụ bản gốc, liên 2 (liên giao khách hàng), trừ các
trường hợp luật có quy định khác.
- Hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định và phải nguyên vẹn.
- Số liệu, chữ viết, đánh máy hoặc in trên hóa đơn phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác
theo đúng quy định, không bị tẩy xóa, sửa chữa.
4.Trình tự xử lý chứng từ
Trình tự xử lí chứng từ kế toán:
Khi nhận được chứng từ kế toán , nhân viên kế toán phải xử lí theo trình tự sau:
Bước 1.Kiểm tra chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm bảo đảm tính
trung thực, tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ. việc kiểm tra chứng từ có ý
nghĩa quyết định đối với chất lượng công tác kế toán

Chứng từ kế toán được kiểm tra với những nội dung sau:
J
J

J
J

Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh
trên chứng từ
Kiểm tra tính hợp pháp , hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh, xem có phù hợp với chế độ, thể lệ về quản lí kinh tế, tài chính
hiện hành hay không.
Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ
Kiểm tra việc chấp hành hệ thống kiểm soát nội bộ

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế
độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện,
đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp
luật hiện hành.


Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung hoặc con số
không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo
cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó mới
dùng làm căn cứ ghi sổ.
Bước 2.Hoàn chỉnh chứng từ kế toán
Hoàn chỉnh chứng từ là ghi bổ sung các yếu tố cần thiết của chứng từ phục vụ cho
việc ghi sổ kế toán, bao gồm: ghi số tiền vào chứng từ, phân loại, sắp xếp chứng từ
kế toán, định khoản, cụ thể như sau:
•

•

Sau khi kiểm tra nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên chứng từ
và ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ.
Các chứng từ kế toán đã được kiểm tra và hoàn chỉnh sẽ được làm căn cứ
ghi vào sổ kế toán

Bước 3.Tổ chức luân chuyển chứng từ
-

-

•

•

Do chứng từ kế toán được lập ở nhiều bộ phận và cuối cùng được tập trung
ở bộ phận kế toán nên cần phải tổ chức luân chuyển chứng từ kinh tế một
cách khoa học để xác định đườ ng đi cụ thể của từ loại chứng từ khi đi qua
nhiều bộ phận theo qui định rõ ràng
Tổ chức luân chuyển chứng từ là sự vận động liên tục, kế tiếp nhau từ giai
đoạn này sang giai đoạn khác nhằm hoàn thiện chứng từ và thực hiện chức
năng thông tin kinh tế, chức năng ghi sổ của kế toán.
Chứng từ kế toán phải được tổ chức luân chuyển:
Giữa các bộ phận liên quan trong các đơn vị: Đơn vị phải quy định bộ phần
nào chịu trách nhiệm lập chứng từ, đường đi của chứng từ qua các bộ phận
có liên quan như thế nào?
Trong nội bộ phòng kế toán: nhân viên kế toán nào nhận chứng từ, đường đi
của chứng từ qua các phân hành kế toán có liên quan để kiểm tra và ghi sổ
kế toán, phần hành kế toán nào chịu trách nhiệm lưu trữ, bảo quản chứng từ

Bước 4.Lưu trữ- bảo quản chứng từ kế toán.
-

Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự
thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật. Ví dụ:


Hóa đơn mua hàng thanh toán bằng tiền mặt thì kém phiếu chi tiền mặt
Hóa đơn bán hàng chuyển khoản thì kèm theo giấy báo có(photo).
Sổ phụ ngân hàng đóng theo tháng hoặc theo năm kèm theo UNC và các
giấy nộp tiền.
Tờ khai thuế GTGT hàng tháng nếu nộp cho cơ quan thuế trực tiếp về công
ty phải lưu cẩn thận,sắp xếp theo từng tháng.
Giấy nộp tiền thuế môn bài đính kèm với tờ khai thuế môn bài đã nộp(nếu
có).
Chứng từ kế toán là một trong những tài liệu kế toán phải được bảo quản
lưu trữ theo quy định sau:
Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá
trình sử dụng
Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của phá luật cho
từng loại tài liệu kế toán. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu, bị
mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu bị
tam giữ, tịch thu, bị mất hoặc bị hủy hoại.
Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm tổ
chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán về sự an toàn, đầy đủ và hợp pháp của
tài liệu kế toán
Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp
xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế
toán năm

Cuối mỗi năm tài chính, sau khi quyết toán đã được duyệt, phòng kế toán tiến hành
điều chỉnh số liệu theo kết qủa sau cùng đồng thời tổ chức lưu trữ chứng từ (của
những năm đã được duyệt quyết toán một cách cẩn thận và khoa học. Chứng từ
phải lưu theo thứ tự thời gian: số- ngày- tháng- quý- năm và theo từng phần hành
kế toán để dễ dàng truy cập khi cần. Thời hạn lưu trữ tối thiểu 05 (năm)năm, sau
đó xin ý kiến xử lý của các cấp có thẩm quyền. Tuyệt đối không được làm thất lạc
hoặc hư hỏng.
5.Chứng từ kế toán hợp pháp và hợp lệ
5.1.Chứng từ kế toán hợp pháp


-Chứng từ kế toán hợp pháp phải là chứng từ do Bộ Tài chính (Tổng cục thuế) phát
hành và được cơ quan thuế cung cấp cho các cơ sở kinh doanh.
- Chứng từ kế toán do các cơ sở kinh doanh tự in để sử dụng theo mẫu quy định và
đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng.
Ví dụ: Biên lai thu phí, lệ phí theo Pháp lệnh Phí, Lệ phí và các Nghị định, Thông
tư hướng dẫn thi hành

5.2. Chứng từ kế toán hợp lệ
Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu sau đây thì được xem
là hợp lệ :
(1) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
(2) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
(3)Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
(4) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
(5) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
(6) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng
số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
(7) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến
chứng từ kế toán.

6.Kiểm kê
Kiểm kê là việc cân ,đo, đong ,đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng,
giá trị của chất lượng, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra,
đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.
1.Mục đích
•

•

Để kiểm tra tài sản hiện có đối chiếu với sổ sách kế toán và thực tế để phát
hiện kip thời những hiện tượng nguyên nhân gây chênh lệch và điều chỉnh sổ
kế toán cho phù hợp với thực tế.
Tài liệu do thống kê cung cấp còn là cơ sở để lập kế hoạch sử dụng hợp lý
các loại tài sản đồng thời cũng để quy trách nhiệm vật chất đúng đắn.

2.Phương pháp kiểm kê:


a)




Kiểm kê hiện vật:
Phương pháp kiểm kê hiện vật là việc cân, đo, đong, đếm tại chỗ đối với các
loại hiện vật được kiểm kê. Trước khi kiểm kê cần sắp xếp các hiện vật theo
thứ tự , ngăn nắp, chuẩn bị các phương tiện cân đo đong đếm cần thiết.
Khi tiến hành kiểm kê, phải có mặt đầy đủ những người bảo quản hiện vật

được kiểm kê. Phải tiến hành đồng thời ở các địa điểm cần kiểm kê và theo
một trình tự hợp lý để tránh trường hợp trùng hoặc sót. Cần chú ý chất lượng
của hiện vật.

Đối với những vật tư, tài sản thuộc quyền sở hữu và quản lý của doanh nghiệp
nhưng nằm bên ngoài doanh nghiệp như vật tư đưa ngoài gia công, vật tư đang đi
trên đường, sản phẩm gửi bán hoặc nhờ đơn vị, doanh nghiệp bạn bảo quản giùm
thì khi kiểm kê phải đối chiếu với các đơn vị liên quan để xác minh số thực tế có
phù hợp với sổ kế toán không.

b) Kiểm kê tiền mặt, các chứng khoán có giá trị như tiền:
• Kiểm kê tiền mặt phải tiến hành toàn bộ trên tiền mặt và các loại chứng khoán có
•

giá trị như cổ phiếu, trái phiếu…
Phương pháp kiểm kê là đếm từng loại và đối chiếu, lập báo cáo kiểm kê theo mẫu
sau:


Đơn vị:…………….
Địa chỉ:…………….
Sổ đăng kí doanh
nghiệp( môn bài):
…………
Telexfax:……………..

BIÊN BẢN KIỂM
KÊ QUỸ
Hôm nay,
vào ...... giờ ......,

ngày ...... tháng ...... năm
.........

c)Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán
khác:

Kiểm kê tiền gửi ngân hàng và các khoảng
thanh toán khác bằng phương pháp đối chiếu số dư của
từng tài khoản giữa sổ kế toán doanh nghiệp với sổ của
ngân hàng hoăc cá đơn vị có quan hệ thanh toán.

Nếu khoản nào đó có chênh lệch thì cần đối
chiếu lại từng chứng từ để tìm nguyên nhân và lập biên
bản đối chiếu. Biên bản ghi rõ tên tài khoản kiểm kê, số
dư từng khoản đối chiếu với đơn vị liên quan, số chênh
lệch( nếu có), nguyên nhân chênh lệch và người chiệu
trách nhiệm

c)

Ki giải
Diễn

Số lượng ( tờ )

• B

Số dư theo sổKiquỹ
Số kiểm kê thực tế:
.........................

•
.........................
Ph
.........................
.........................
Cộng số tiền đã kiểm kê thực tế

................
................
................
................
................
................

Chênh lệch: (III = I – II)
- Lý do:
+ Thừa: ...................................................................................................................
+ Thiếu: ..................................................................................................................
- Kết luận sau khi
kiểm kê quỹ: ....................................................................................................................
.........................................................................................................................................
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)

Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ