Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần gạch men COSEVCO Đà Nẵng.

1

MỞ ĐẦU
TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn
đứng vững được trên thị trường thì trước hết phải khẳng định được vai trò sản phẩm
của mình. Điều này được thể hiện qua khối lượng sản phẩm tiêu thụ, doanh số bán,
lợi nhuận…Từ đó, có thể thấy tiêu thụ hàng hóa là hoạt động hết sức quan trọng.
Hoạt động tiêu thụ này có vai trò rất lớn không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn đối
với cả nền kinh tế quốc dân, nó khẳng định hiệu quả kinh doanh và sự thành bại của
doanh nghiệp trên thương trường.
Công tác kiểm soát nội bộ được thực hiện ở hầu hết các hoạt động của doanh
nghiệp, trong đó việc bán hàng và thu tiền xảy ra thường xuyên thì những sai sót,
gian lận sẽ làm thay đổi chi phí dẫn tới sai lệch nghiêm trọng kết quả kinh doanh.
Do đó để hoạt động này diễn ra theo đúng chiến lược, mục tiêu phát triển của doanh
nghiệp thì đòi hỏi doanh nghiệp cần phải có hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và
kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng thu tiền nói riêng được tổ chức và thực
hiện tốt.
Xuất phát từ vấn đề quan trọng trên, thông qua quá trình tìm hiểu hệ thống
kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền nói riêng
tại Công ty cổ phần gạch men Cosevco, em quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện
kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty cổ phần gạch men
Cosevco” để làm luận văn tốt nghiệp, với mong muốn đóng góp ý kiến của mình
nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền.
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Nghiên cứu lý luận về kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán
hàng thu tiền.
Đánh giá thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu
tiền tại Công ty cổ phần gạch men Cosevco.
Đề xuất giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu
tiền tại Công ty cổ phần gạch men Cosevco.

2

ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGIÊN CỨU
Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng
thu tiền tại Công ty cổ phần gạch men Cosevco.
Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần gạch men Cosevco.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Dựa trên các phương pháp cụ thể như: quan sát, thu thập tài liệu, so sánh đối
chiếu, tổng hợp, bình luận và phân tích.
Kết quả nghiên cứu còn dựa trên hồ sơ tài liệu, các cuộc phỏng vấn trực tiếp kế
toán trưởng, kế toán viên và các bộ phận chức năng có liên quan đến số liệu của
doanh nghiệp.
Ý NGHĨA KHOA HỌC VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI
Luận văn với đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu
tiền tại Công ty cổ phần gạch men Cosevco” đã:
- Đề tài luận văn đã luận giải có cơ sở khoa học về các giải pháp nhằm hoàn
thiện và nâng cao hiệu quả đối với hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng
thu tiền tại Công ty cổ phần gạch men Cosevco.
- Tạo cơ sở để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ chu
trình bán hàng thu tiền tại Công ty cổ phần gạch men Cosevco.
- Kiến nghị các giải pháp thực hiện cụ thể, khả thi nhằm góp phần đưa hoạt
động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty cổ phần gạch men
Cosevco đạt kết quả tốt hơn.
KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn kết cấu thành 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán
hàng thu tiền.
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiền tại

Công ty cổ phần gạch men Cosevco.
Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện chu trình bán hàng thu tiền tại
Công ty cổ phần gạch men Cosevco.


3

CHƯƠNG 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI
CHU TRÌNH BÁN HÀNG-THU TIỀN
1.1. Giới thiệu chung về kiểm soát nội bộ
1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Kiểm soát luôn là khâu quan trọng trong mọi qui trình quản trị. Do đó, khi tổ
chức bất kỳ hoạt động nào của đơn vị, bên cạnh việc sắp xếp cơ sở vật chất, nhân
sự, các nhà quản lý luôn phải lồng vào đó sự kiểm soát của mình về các phương
diện thông qua các thủ tục quy định. Công việc này được thực hiện bởi một công cụ
chủ yếu đó là hệ thống kiểm soát nội bộ (internal control system) của doanh nghiệp.
Có rất nhiều quan niệm và định nghĩa về KSNB song có thể kể đến một vài
định nghĩa như sau:
- Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): Kiểm soát nội bộ là một hệ thống
chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản
của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ
pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động [5, tr.85]. Theo đó, kiểm soát nội bộ là
một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro
có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực
hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị.
- Theo định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of
Treadway Commission tạm dịch là Uỷ ban các tổ chức tài trợ): KSNB là một quy
trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác
của một tổ chức [5, tr.87], được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện các

mục tiêu sau:
+ Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc
không hiệu quả.
+ Cung cấp dữ liệu kế toán chính xác và đáng tin cậy.
+ Thúc đẩy và đánh giá sự chấp hành các chính sách của đơn vị.
+ Đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị.
- Theo Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400: Kiểm soát nội bộ là
toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm


4

đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có
thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản,
ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các
ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn
- Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400) [5, tr.87] thì: Kiểm soát
nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng
và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm
tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính
trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.
Các định nghĩa trên cho thấy kiểm soát nội bộ được nhà quản lý thiết lập để
điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động không chỉ giới hạn trong chức năng tài
chính và kế toán, mà còn phải kiểm soát mọi chức năng khác như về hành chính,
quản lý sản xuất…Do đó KSNB chính là một hệ thống nhằm huy động mọi thành
viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động, vì chính họ là nhân tố
quyết định mọi thành quả chung của tổ chức.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp có chức năng, nhiệm vụ [5, tr. 86]:
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách có

hiệu quả.
- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể
thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó.
- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp
giải quyết.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ
phận của doanh nghiệp.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và
hoạt động kinh doanh.
- Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu
cầu pháp định có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.


5

1.1.3. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
1.1.3.1. Mục tiêu tổng quát của KSNB
- Bảo vệ tài sản của đơn vị [7, tr. 136 – 137]:
Tài sản của đơn vị bao gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị
đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được
bảo vệ bởi một hệ thống kiểm soát thích hợp].
- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin [7, tr. 136-137]:
Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan
trọng cho việc ra quyết định của các nhà quản lý. Như vậy, các thông tin cung cấp
phải đảm bảo tính chính xác, tính kịp thời về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ
khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính
- Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý [7, tr. 136 – 137]:
HTKSNB trong doanh nghiệp được thiết kế phải đảm bảo thực hiện các chế độ
pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, cụ thể:

+ Duy trì và kiểm tra các việc tuân thủ các chính sách có liên quan
đến các hoạt động của doanh nghiệp.
+ Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và
gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
+ Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập
BCTC trung thực và khách quan.
- Đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý [7, tr. 136 – 137]:
Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết lập nhằm ngăn ngừa sự lặp lại
không cần thiết các tác nghiệp gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém
hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý
thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế
giám sát của hệ thống KSNB nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản
lý trong doanh nghiệp.


6

1.1.3.2. Mục tiêu cụ thể của KSNB trong chu trình bán hàng thu tiền
Để đảm bảo ngăn ngừa sai sót trong sổ sách kế toán trong quy trình bán hàng
thu tiền, cơ cấu kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp phải đầy đủ để thực hiện các
mục tiêu:
- Các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ hợp lý : khi phản ánh vào sổ sách phải
dựa vào chứng từ gốc hợp lệ: hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho…
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn : như số tài khoản,
con dấu, chữ kí hợp lý của các bên có liên quan. Nếu nghiệp vụ kinh tế không được
phê chuẩn xảy ra, đó có thể là một nghiệp vụ gian lận, và nó có thể có ảnh hưởng
làm lãng phí hoặc phá hoại tài sản của doanh nghiệp.
- Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải được ghi sổ: các thủ tục kiểm soát nội
bộ phải đảm bảo ngăn ngừa việc bỏ các nghiệp vụ kinh tế ngoài sổ sách.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn : một cơ cấu kiểm soát

nội bộ đầy đủ phải bao gồm các thể thức để ngăn ngừa các sai số khi tính toán và
ghi sổ số tiền của các nghiệp vụ ở các giai đoạn khác nhau của quá trình ghi sổ.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn: bảo đảm số liệu được
phân loại đúng theo sơ đồ tài khoản và được ghi nhận đúng đắn vào các sổ sách kế
toán liên quan.
- Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc: các doanh nghiệp có
thủ tục quy định việc ghi sổ nghiệp vụ càng sớm càng tốt khi nhận được các chứng
từ hợp lệ nhằm đáp ứng thông tin kịp thời cho những đối tượng quan tâm.
- Các nghiệp vụ phải được chuyển sổ và tổng hợp chính xác : việc ghi sổ,
tổng hợp, chuyển sổ phải được thực hiện một cách chính xác nhằm đem lại nguồn
thông tin đáng tin cậy.
*Cụ thể:
- Nghiệp vụ bán hàng: Các nghiệp vụ bán hàng được ghi nhận thực tế phát
sinh và thuộc về đơn vị (Phát sinh). Mọi nghiệp vụ bán hàng đềy được ghi nhận
(Đầy đủ). Doanh thu bán hàng được tính toán chính xác và thống nhất giữa sổ chi
tiết và sổ cái (Ghi chép chính xác). Doanh thu bán hàng được phản ánh đúng số tiền


7

(Đánh giá). Doanh thu bán hàng được trình bày đúng đắn và khai báo đầy đủ (Trình
bày và công bố) [7, tr. 137].
- Nghiệp vụ thu tiền: Các khoản thu tiền ghi sổ là số tiền doanh nghiệp thực
tế nhận được và khoản chiết khấu đã được phê chuẩn (Phát sinh). Tiền thu từ bán
hàng đều được vào sổ nhật kí thu tiền (Đầy đủ). Doanh nghiệp có quyền sở hữu về
mặt pháp lý đối với khoản tiền thu được (Quyền sở hữu). Các khoản tiền ghi sổ theo
đúng số tiền nhận được, số liệu trên sổ chi tiết tiền được tổng cộng đúng và phù hợp
với tài khoản tiền trên sổ cái (Ghi chép chính xác). Các khoản tiền thu vào được
phân loại đúng đắn (Trình bày). [7, tr. 137]
1.2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB được chia làm 3 bộ phận, đó là môi trường kiểm soát
(control environment), hệ thống kế toán (accounting system) và các thủ tục kiểm
soát (control procedures). Các bộ phận đó được thiết kế và thực hiện nhằm cung
cấp sự đảm bảo hợp lý là đạt được các mục tiêu cơ bản của hệ thống kiểm soát. [2,
tr. 20-24], [4, tr.68-74], [5, tr. 87- 93], [6, tr. 91-95]
1.2.1. Môi trường kiểm soát
Mức độ hữu hiệu của kiểm soát nội bộ tuỳ thuộc chủ yếu ở các nhà quản lý
và nhiều yếu tố khác, chúng được gọi là môi trường kiểm soát. Như vậy môi trường
kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có
ảnh huởng đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hữu hiệu của kiểm soát nội
bộ, trong đó nhân tố chủ yếu là nhận thức và hành động của các nhà quản lý đơn vị.
Ta có thể mô hình họa các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ qua sơ
đồ sau:


8

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Môi trường
kiểm soát

Hệ thống kế
toán

Đặc thù quản lý
Cơ cấu tổ chức
Chính sách nhân
sự
Kế hoạch và dự

toán
Bộ phận kiểm
toán nội bộ

Chứng từ kế
toán

Thủ tục kiểm soát

Kiểm toán
nội bộ

- Nguyên tắc phân công phân
nhiệm
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Sổ sách Kế
toán
Báo cáo kế
toán

MỤC TIÊU TỔNG QUÁT
1.Tính có thật
6. Chuyển sổ và tổng
2.Sự phê chuẩn
hợp chính xác
3.Tính đầyđủ
4. Sự phân loại
5. Tính đúng kỳ

Uỷ ban kiểm toán
Các nhân tố bên
ngoài

Hình 1.1: Sơ đồ các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB trong doanh nghiệp
1.2.1.1 Đặc thù quản lý
Sự kiểm soát hữu hiệu của đơn vị phụ thuộc rất nhiều vào những nguyên tắc
và quan điểm của nhà quản lý. Nếu người quản lý cấp cao theo đuổi quan điểm
muốn chống đỡ rủi ro và cho rằng kiểm soát cũng là một vấn đề quan trọng thì các
thành viên sẽ cảm thấy điều đó và hết sức tôn trọng các quy định kiểm soát. Ngược
lại khi nhà quản lý không thực tâm chú ý hay chấp nhận rủi ro để đạt được một mức
lợi nhuận cao, các mục tiêu kiểm soát chắc chắn sẽ không đạt được.
Phong cách điều hành của các nhà quản trị cũng có ảnh hưởng lớn đến môi
trường kiểm soát của một tổ chức. Ban giám đốc là một tập thể thống nhất trong
điều hành hay thực chất chỉ do một cá nhân nắm quyền. Nếu một đơn vị tồn tại tình
trạng độc quyền trong quản lý thì hoạt động kiểm soát nội bộ rất khó có hiệu quả.


9

Môi trường kiểm soát nội bộ cũng không chặt chẽ nếu Ban giám đốc giao phó toàn
bộ quyền hành, trách nhiệm cho nhân viên dưới quyền.
Mặc khác, đặc thù quản lý còn là vấn đề phân bổ quyền lực trong một đơn vị.
Về nguyên tắc, nếu quyền lực được phân chia hợp lí cho nhiều người thì môi trường
kiểm soát sẽ tốt hơn. Tuy nhiên, việc đánh giá cụ thể còn tùy thuộc vào thực tế của
từng đơn vị.
1.2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là bộ máy thực hiện các hoạt động để đạt được các mục tiêu
của tổ chức. Một cơ cấu hợp lý giúp cho quá trình thực hiện sự phân công phân
nhiệm, sự uỷ quyền, quá trình xử lý nghiệp vụ và ghi chép sổ sách được kiểm soát

nhằm ngăn ngừa mọi dạng vi phạm. Một doanh nghiệp được tổ chức thành nhiều
cấp thì mức độ sai lệch thông tin càng cao và vì vậy một điều hiển nhiên là hệ thống
KSNB cũng sẽ được thiết lập ở mức độ lớn tương ứng để có thể thực hiện chức
năng kiểm soát được toàn bộ các hoạt động của đơn vị.
Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp có hiệu quả nhà quản lý phải tuân
thủ các nguyên tắc sau:
- Thiết lập sự điều hành và kiểm soát tất cả mọi hoạt động của doanh nghiệp,
không bỏ sót lĩnh vực nào và không bị chồng chéo, giẫm chân lên nhau về quyền
hạn và chức năng giữa các bộ phận.
+ Giữa các bộ phận phải có sự độc lập tương đối. Vì làm như vậy để
khi sai sót hoặc gian lận xảy ra có thể quy trách nhiệm dễ dàng cho một bộ phận
hoặc một các nhân cụ thể.
+Phải cụ thể từng chức năng cho các bộ phận như xử lí và phản ánh
các nghiệp vụ lên sổ sách hay bảo quản tài sản.
1.2.1.3. Chính sách nhân sự
Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ một hệ thống kiểm soát nào cũng là
con người. Sự phát triển của các doanh nghiệp đều luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ
nhân viên; họ luôn luôn là một nhân tố quan trọng trong KSNB, là yếu tố đảm bảo
cho môi trường kiểm soát mạnh. Nếu lực lượng này của đơn vị yếu kém về mặt
năng lực, tinh thần làm việc và đạo đức, thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một


10

hệ thống kiểm soát nội bộ rất đúng đắn và chặt chẽ vẫn không thể phát huy hiệu
quả. Ngược lại một đội ngũ cán bộ, nhân viên tốt sẽ giúp giảm bớt những hạn chế
vốn có của hệ thống KSNB.
1.2.1.4. Công tác kế hoạch và dự toán
Hệ thống kế hoạch dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi
quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sữa chữa tài sản cố định…Đặc biệt là kế hoạch

tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động
và sự luân chuyển tiền trong tương lai. Nếu việc lập và thực hiện các kế hoạch được
tiến hành khoa học và nghiêm túc, thì nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu
hiệu. Do đó, các nhà quản lí cần phải quan tâm đúng mức đến vấn đề này.
1. 2.1.5. Bộ phận kiểm toán nội bộ
Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện sự giám sát và đánh giá thường xuyên về
toàn bộ hoạt động của đơn vị( thực hiện kiểm soát hoạt động) trong đó có cả hệ
thống kiểm soát nội bộ. Vì vậy, kiểm toán nội bộ là một nhân tố quan trọng trong
môi trường kiểm soát. Một đơn vị có bộ phận kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ có được
những thông tin kịp thời về tình hình hoạt động nói chung, chất lượng công tác
kiểm soát nói riêng để đối chiếu bổ sung các thủ tục cho phù hợp và hữu hiệu hơn.
Để đạt được mục tiêu này, bộ phận kiểm toán nội bộ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Về tổ chức: phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn hoạt động
của nó. Đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi và bảo đảm
được tính độc lập tương đối với bộ phận được kiểm tra.
- Về nhân sự: phải có các nhân viên có khả năng đủ để thực hiện nhiệm vụ
của mình. Bộ phận này thực chất là công cụ quản lý của các nhà lãnh đạo doanh
nghiệp để kiểm soát, đánh giá, phân tích tình hình hoạt động của đơn vị mà cụ thể là
hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.
Đây là một bộ phận chức năng độc lập được thiết lập trong một tổ chức
nhằm kiểm tra và đánh giá các hoạt động của tổ chức với mục tiêu chính là đề ra
các biện pháp cải tiến, hoàn thiện. Chính vì vậy mà Kiểm toán nội bộ có mối quan
hệ khăng khít đối với các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp.
*.Nhiệm vụ của bộ phận kiểm toán nội bộ :


11

Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ

Loại hình kiểm toán sử
dụng

1.Kiểm tra đánh giá tính trung thực, phù hợp, hiệu lực
và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm toán hoạt động

2. Kiểm tra xác nhận về chất lượng, độ tin cậy của
thông tin kinh tế tài chính của các báo cáo tài chính & Kiểm toán tài chính
báo cáo quản trị trước khi trình duyệt
3. Kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc hoạt động
quản lý kinh doanh, sự tuân thủ luật pháp, chính sách, Kiểm toán tuân thủ
nghị quyết của hội đồng quản trị & ban giám đốc

1.2.1.6.Ủy ban kiểm toán
Các công ty cổ phần có quy mô lớn thường thành lập một ủy ban kiểm toán
trực thuộc Hội đồng quản trị. Ủy ban này thường gồm 3 đến 5 ủy viên không phải là
nhân viên công ty có nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
-Giám sát sự chấp hành luật pháp ở công ty.
-Kiểm tra giám sát công việc của các kiểm toán viên nội bộ.
-Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính.
-Đại diện công ty mời kiểm toán viên và làm việc với họ.
-Hòa giải những mâu thuẫn giữa kiểm toán viên độc lập với Ban giám đốc.
Do có các chức năng quan trọng trên, nên sự độc lập và hữu hiệu trong hoạt
động của Ủy ban kiểm toán là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát.
1.2.1.7 Các nhân tố bên ngoài
Ngoài các nhân tố bên trong nêu trên, thì hoạt động của doanh nghiệp còn
chịu ảnh hưởng bởi môi trường bên ngoài. Ví dụ như : luật pháp, sự kiểm soát của
các cơ quan Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ…Những nhân tố bên ngoài là

những nhân tố nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà quản lý nhưng sẽ có ảnh hưởng rất
lớn đến “họ” trong việc thiết kế và vận hành các quy chế, thủ tục trong hệ thống
kiểm soát nội bộ.


12

1.2.2. Hệ thống thông tin kế toán
Kế toán là một khoa học về quan sát và ghi chép, phân loại, tổng hợp các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị nhằm cung cấp thông tin cho những đối tượng
quan tâm. Chức năng của kế toán là thông tin và kiểm tra. Chính vì vậy mà hệ thống
kế toán nội bộ là một bộ phận quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Cụ thể có thể
diễn đạt như sau:
Hệ thống kế toán là toàn bộ các thủ tục cho phép xử lý các nghiệp vụ, hệ
thống có vai trò xác định, thu thập, phân tích, tính toán, phân loại, tổng hợp toàn bộ
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị . Bản thân hệ thống kế toán có khả năng tự
kiểm soát lấy để loại trừ những sai phạm trong quá trình xử lý của mình. Môi
trường kiểm soát như đã trình bày sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc xử lý của hệ thống kế
toán. Song, hệ thống kế toán cũng là một công cụ quản lý của bản thân đơn vị.
Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu tổng quát sau đây:
- Những số liệu kế toán ghi chép là những số liệu có thực, kế toán không ghi
chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách kế toán của đơn vị (tính có thật)
- Mọi hoạt động, nghiệp vụ trước khi thực hiện đều phải bảo đảm rằng chúng
đã được phê chuẩn hợp lệ (sự phê chuẩn )
- Không bỏ sót, giấu bớt hoặc để ngoài sổ sách bất kỳ một nghiệp vụ kinh tế
phát sinh nào ( tính đầy đủ )
- Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc áp dụng các
chính sách và chế độ kế toán ( sự đánh giá )
- Thời điểm ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ (tính đúng kỳ )
- Số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán được phân loại theo đúng theo sơ đồ

hạch toán của đơn vị và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách liên quan (sự phân
loại)
- Số liệu từ chứng từ ghi vào các sổ trung gian, sổ tổng hợp phải chính xác
để phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị (
chuyển sổ và tổng hợp chính xác )
- Có sự phân chia công việc rạch ròi và thường xuyên tiến hành kiểm tra đối
chiếu giữa các bộ phận.


13

Các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán gồm chứng từ, sổ sách và báo cáo
kế toán.
Chứng từ kế toán là một minh chứng mang tính pháp lý rằng nghiệp vụ kinh
tế có thực sự phát sinh hay không, phù hợp với chế độ không? Và có ràng buộc
trách nhiệm pháp lý với những người có liên quan hay không? Hệ thống chứng từ
kế toán nếu được đơn vị xây dựng khoa học, đầy đủ, bảo đảm cung cấp thông tin
kịp thời và chính xác cho nhà quản lý đơn vị thì sẽ hạn chế được khả năng xảy ra sai
phạm trong quá trình ra quyết định của các nhà quản lý cấp cao trong đơn vị.
Sổ sách kế toán là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng
việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp ... để chuẩn bị cung cấp các thông tin
tổng hợp trên báo cáo. Ngoài ra, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ
thống, khoa học, và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính, nên
là cơ sở để kiểm tra, truy cập chứng từ...
Báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng hợp
các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo. Các báo cáo này phải
phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị
và phải tuân thủ đúng các chuẩn mực kế toán, những quy định, chế độ hiện hành.
Thông qua đó, đơn vị có thể phân tích phát hiện những trường hợp bất thường, từ
đó kiểm tra lại sổ sách, đơn vị có thể phân tích phát hiện những trường hợp bất

thường, từ đó kiểm tra lại sổ sách, chứng từ liên quan để xác định người chịu trách
nhiệm.
Một chức năng quan trọng của chứng từ là giúp chuyển giao thông tin trong
và ngoài đơn vị, nên nó phải đầy đủ để kiểm soát sự vận động của tài sản cũng như
đảm bảo cho mọi nghiệp vị kinh tế đều được ghi sổ chính xác. Về cơ bản để kiểm
soát hữu hiệu đối với chứng từ cần chú ý đến các vấn đề sau :
- Chứng từ cần được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ
dàng truy cập khi cần thiết.
- Chứng từ và sổ sách cần được ghi chép ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp
vụ hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt. Việc ghi chép chậm trễ làm cho sổ sách
thiếu tin cậy và tăng khả năng sai sót hoặc gian lận.


14

- Ghi chép cần rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu.
- Tổ chức luân chuyển chứng từ phải được thực hiện một cách khoa học để
một liên chứng từ có thể đi qua và sử dụng cho nhiều bộ phận, giảm được các khác
biệt trong ghi chép.
- Thiết kế biểu mẫu chứng từ và sổ sách phù hợp quy định của nhà nước và
có tính năng kiểm soát.
- Sổ sách cần được đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên tắc ghi
chép, có chữ ký kiểm soát của người xét duyệt ...
- Cần có quy định về hệ thống tài khoản kế toán, sơ đồ kế toán cũng như các
loại sổ sách kế toán tại đơn vị
- Quy định thời hạn và trách nhiệm của từng bộ phận trong việc lập và kiểm tra
BCTC
- Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ sách và báo cáo theo nguyên tắc
an toàn, bảo mật và thuận tiện truy cập.
Nói cách khác, nếu chứng từ được lập nghiêm túc, phản ánh đầy đủ và trung

thực về mọi nghiệp vụ phát sinh, thì sẽ giúp cho việc thực hiện chức năng kiểm soát
trên nhiều phương diện, nhất là bảo vệ tài sản không để bị thất thoát, ngăn ngừa các
hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng không hiệu quả hoặc vượt quá thẩm quyền. Ví
dụ như mọi nghiệp vụ thu chi nhập xuất tài sản đều phải được lập chứng từ và phải
có sự chuẩn y của người có thẩm quyền, điều này giúp ngăn ngừa tình trạng sử
dụng tài sản không đúng mục đích, giúp cho việc theo dõi sự chuyển dịch của tài
sản từ nơi này sang nơi khác.
1.2.3. Các thủ tục kiểm soát của hệ thống KSNB
Thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ bản,
đó là: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ
quyền phê chuẩn.
Nguyên tắc phân công phân nhiệm:
Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho
nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục đích
của nó là không một các nhân hay bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một


15

nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối. Cơ sở của nguyên tắc này là trong một chế độ
nhiều người làm việc, các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn.
Việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng tạo sự chuyên môn hoá và giúp cho
việc kiểm tra và thúc đẩy lân nhau trong công việc.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Nguyên tắc này thực hiện thông qua việc phân chia trách nhiệm thực hiện
cho nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia, mục đích là không để một cá nhân
hay bộ phận nào có thể kiểm soát được mọi mặt của một nghiệp vụ.
Khi đó thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này được
kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Việc phân chia trách
nhiệm sẽ giúp giảm bớt các rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn và hành vi gian lận.

Sự phân chia trách nhiệm thường được đề cập đến như là sự tách biệt các chức
năng sau :
Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ sách: như nhân
viên bán hàng, mua hàng không được kiêm thủ kho, kế toán vật tư, kế toán công nợ…
Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ sách kế toán như
thủ kho, thủ quỹ không được kiêm kế toán công nợ, kế toán thanh toán…
Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách: như người duyệt chi
khác kế toán tiền, kế toán công nợ ; nhân viên bán hàng khác người xét duyệt mua- bán chịu
Chức năng kế toán và chức năng tài chính : như kế toán trưởng không thể
kiêm giám đốc tài chính.
Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát : kế toán tiền, kế toán công nợ
không thể là người đối chiếu sổ sách với các đối tác với bên ngoài…
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn:
Tuỳ theo cách điều hành của các nhà quản lý mà họ có thể quy định thẩm
quyền, hay thủ tục phê chuẩn khác nhau. Sự phân quyền cho các cấp và xác định rõ
thẩm quyền phê chuẩn của từng người được xuất phát từ nguyên nhân là các nhà
quản lý không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề. Theo đó, các
cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi
nhất định, thay mặt người quản lý chịu trách nhiệm về công việc đó.


16

Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc ra quyết định và giải quyết một công
việc trong phạm vi quyền hạn được giao. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại:
phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể.
Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm các
thủ tục kiểm soát do ban Giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được mục
tiêu quản lý cụ thể. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:
- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, chứng từ tài liệu liên quan đến đơn vị.

- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán.
- Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết.
- Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học.
- Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài.
- So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán.
- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán.
Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch
1.2.4. Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến
hành kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị.
Là một trong những nhân tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh
nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên
về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế
và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ.
Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải thuộc một cấp cao đủ để không
giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao quyền hạn tương đối
rộn rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và bộ phận hoạt động
được kiểm tra.
Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có
năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành.


17

1.3. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng-thu tiền
1.3.1. Khái quát chung về chu trình bán hàng-thu tiền
1.3.1.1. Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng thu tiền
Bán hàng-thu tiền là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa thông qua
quá tình trao đổi hàng-tiền giữa khách thể kiểm toán với khách hàng của họ. Quá
trình này được bắt đầu từ khi có yêu cầu của khách hàng và kết thúc bằng việc

chuyển đổi hàng hóa thành tiền và nó có thể thực hiện bằng nhiều phương thức khác
nhau.
Đây là một chu trình quan trọng của các đơn vị kinh doanh. Hiệu quả hoạt
động của các đơn vị này chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu
trình này, chẳng hạn như đơn vị có bán được hàng hóa và dịch vụ hay không, có
kiểm soát được nợ phải thu không, có bị tổn thất tài sản hay không…đều là mối
quan tâm của nhà quản lý.
Trong thực tế chu trình bán hàng – thu tiền thường bao gồm các bước công
việc sau đây: xử lý đơn đặt hàng của người mua, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập
hóa đơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền, [2, tr. 32- 35], [3, tr.85-89],
[5, tr.185-189], [7, tr.138 – 149] Cụ thể:
- Xử lí đơn đặt hàng của người mua:
Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, là
yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua bán hàng hóa dịch
vụ… Về pháp lý đó là sự bày tỏ việc sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện
xác định. Do đó có thể xem đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình. Trên cơ sở
pháp lý này, người ta có thể xem xét để đưa ra quyết định bán và lập hóa đơn bán
hàng.
- Xét duyệt bán chịu:
Do hàng bán gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm “tiêu thụ” nên
ngay từ thỏa thuận ban đầu, sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết định bán
chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng. Quyết này có thể đồng thời thể hiện trên hợp
đồng kinh tế như một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ mua bán trong
hợp đồng. Việc xét duyệt này có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích kinh tế của cả


18

hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh. Nhưng trên thực tế,
cũng có doanh nghiệp bỏ qua chức năng này và dẫn đến nợ khó đòi và thậm chí thất

thu do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở
trong thỏa thuận ban đầu.
- Chuyển giao hàng:
Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán hàng. Theo nghĩa hẹp của khái
niệm “tiêu thụ” thì vận chuyển hàng hóa đến người mua là điểm bắt đầu của quá
trình (đặc biệt với các công ty bán buôn) nên thường điểm chấp nhận được ghi sổ
bán hàng. Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng được lập. Chứng từ vận
chuyển thường là các hóa đơn vận chuyển hay vận đơn. Các công ty có quy mô lớn,
có diễn biến thường xuyên về nghiệp vụ bán hàng thường lập sổ vận chuyển để cập
nhật các chứng từ vận chuyển. Mặt khác các cơ quan thuế thường quy định: Khi vận
chuyển hàng hóa phải có hóa đơn bán hàng. Trong trường hợp này hóa đơn bán
hàng phải được lập đồng thời với vận đơn hoặc kiêm chức năng chứng từ vận
chuyển.
- Lập hóa đơn bán hàng và ghi sổ thương vụ:
Hóa đơn bán hàng là chứng tư chỉ rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa, giá cả
hàng hóa gồm cả giá gốc hàng hoá, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác
theo luật thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn được lập thành 3 liên: liên đầu được gửi cho
khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền. Như vậy hoa đơn
vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàn về số tiền và thời hạn thanh toán của từng
thương vụ, vừa là căn cứ ghi sổ Nhật kí bán hàng và theo dõi các khoản phải thu.
Nhật kí bán hàng là sổ cập nhật các thương vụ, nhật kí ghi rõ doanh thu gộp
của nhiều mặt hàng và phân loại theo các định khoản thích hợp.
- Xử lí các khoản về doanh thu và thu tiền:
Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán các nghiệp
vụ này cần thực hiện tiếp chức năng thu tiền.Trong việc xử lí và vào sổ các khoản
thu tiền mặt, vấn đề cần quan tâm nhất là khả năng bị mất cắp. Sự ăn cắp có thể xảy
ra trước khi các khoản thu tiền được ghi vào sổ hoặc sau khi đó.Vấn đề quan trọng
nhất của việc quản lí các khoản thu tiền mặt là ở chỗ tất cả tiền mặt phải được vào

19

sổ nhật kí thu tiền và sổ chi tiết các khoản phải thu và ký gửi vào ngân hàng bằng
đúng số tiền và đúng lúc. Các thư báo chuyển tiền rất quan trọng cho mục đích này.
- Xử lí và ghi sổ hàng bán bị trả lại và các khoản bớt giá:
Các khoản giảm trừ về doanh thu thường xảy ra khi khách hàng không hài
lòng với hàng hóa. Khi đó người bán thường nhận lại hàng hóa hoặc bớt giá.Doanh
thu bị trả lại hay được giảm giá phải được vào sổ chính xác và nhanh chóng.
Trường hợp này phải lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có hoặc hóa đơn chứng
minh cho việc ghi giảm các khoản doanh thu. Trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời
vào nhật kí bán hàng bị trả lại và các khoản bớt giá đồng thời ghi vào sổ phụ.
- Xóa sổ các khoản phải thu không thu được:
Có thể có những trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc không
còn khả năng thanh toán. Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản thất thu này là “bất khả
kháng” thì cần xem xét xóa sổ khoản phải thu đó.
- Dự phòng nợ khó đòi:
Được lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đã tiêu thụ trong kì này song
không có khả năng thu được cả trong tương lai. Tuy nhiên ở nhiều công ty, dự
phòng này là số dư do điều chỉnh cuối năm về quản lý về bớt giá đối với các khoản
không thu được tiền.
1.3.1.2. Chứng từ và sổ sách dùng trong chu trình bán hàng thu tiền
Một số chứng từ, sổ sách quan trong thường dùng trong chu trình bán hàng thu tiền [6, tr.85- 88]:
- Đơn đặt hàng của khách hàng:
Là chứng từ do người mua gửi tới xác định nhu cầu về chủng loại, số lượng
hàng hóa, thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các yêu cầu về điều kiện thanh
toán, điều kiện vận tải liên quan. Thể hiện dưới dạng: điện thoại, thư, hoặc bằng
mẫu in sẵn…
- Phiếu tiêu thụ:
Là chứng từ dùng để ghi sổ mẫu mã, số lượng và các thông tin liên quan với
hàng hóa khách hàng đặt mua. Phiếu này thường được dùng để chứng minh cho sự

tán thành về phương thức bán chịu và sự phê chuẩn của hàng gửi.


20

- Chứng từ vận chuyển:
Chứng từ này được lập khi có bằng chứng là doanh nghiệp đã nhận riền hoặc
sau khi đã xó sự phê chuẩn việc bán chịu. Bản gốc của chứng từ được giao cho
khách hàng và lưu lại bản sao,
- Hóa đơn bán hàng:
Căn cứ để lập hóa đơn là số lượng hàng hóa đã gửi đi (hoặc đã chuyển giao),
dịch vụ cung cấp và giá bán đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Chứng từ này
bao gồm các thông tin về hàng bán như chủng loại hàng, số lượng hàng, đơn vị tính
tiền, các điều kiện thanh toán…Chứng từ này được lập thành nhiều liên bao gồm
gửi cho khách hàng, chuyển kế toán phải thu, và lưu lại bộ phận lập hóa đơn. Đây là
căn cứ để vào sổ doanh thu và vào các sổ khác.
- Sổ nhật kí bán hàng:
Sổ nhật kí bán hàng dùng để ghi chép các thương vụ, thường ghi các doanh
thu bán chịu của nhiều mặt hàng khác nhau, đồng thời phản ánh các khoản phải thu
khách hàng.
- Sổ nhật kí doanh thu bị trả và giảm giá:
Sổ này dùng để ghi lại doanh thu bị trả lại và doanh thu bị giảm giá. Thông
thường thì khi thiết kế sổ nhật kí bán hàng người ta sẽ thiết kế luôn cả phần doanh
thu bị trả lại và giảm giá để điều chỉnh theo những nghiệp vụ kinh tế này.
- Sổ nhật kí thu tiền:
Là sổ nhật kí dùng để ghi lại các khoản tiền mặt thu được từ quá trình thu
tiền, doanh số bán bằng tiền mặt và tất cả các khd n thu tiền khác bằng tiền mặt. Nó
chỉ rõ tổng số tiền mặt thu được…
- Các chứng từ phê chuẩn xóa bỏ nợ phải thu không thu được.
- Sổ chi tiết các khoản phải thu:

Là sổ dùng để ghi các doanh số bán chịu cho từng cá thể, số tiền thu được
trong kì từ các khoản phải thu, doanh số bị trả lại và chiết khấu cho từng khách
hàng.Tổng các số dư của tài khoản cá thể trên sổ các sổ chi tiết bằng với tổng số dư
của khoản phải thu trên sổ cái tổng hợp.
- Báo cáo hàng tháng:


21

Bao gồm các báo cáo: Báo cáo khách hàng (là báo cáo cung cấp thông tin
liên quan tới việc khách hàng thanh toán với doanh nghiệp), báo cáo phân tích
khoản phải thu theo thời hạn nợ (là báo cáo phân tích khoản phải thu của từng
người nua theo mốc thừoi gian quá thời hạn nợ, báo cáo tiền thanh toán hay bảng kê
tiền thanh toán, báo cáo phân tích bán hàng…Ngoài ra chu trình còn cung cấp các
báo cáo không liên quan tới tình hình tài chính như: Thực hiện bán hàng của nhân
viên bán hàng, thời gian thực hiện một hoạt động xử lý đặt hàng…
1.3.2. Xây dựng kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiền
1.3.2.1. Sự cần thiết của việc xây dựng KSNB đối với chu trình bán hàng thu tiền
Chu trình bán hàng thu tiền có ý nghĩa rất quan trọng, liên quan đến chỉ tiêu
trọng yếu trên Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh.Tính đúng đắn
của doanh thu liên quan đến cả tài sản của doanh nghiệp trên Bảng cân đối kế toán
lẫn trên Báo cáo kết quả kinh doanh. Mặt khác, đây là khâu dễ xảy ra gian lận, sai
sót nhất. Do đó, việc xây dựng hệ thống kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền là rất
quan trọng. Nó giúp doanh nghiệp doanh nghiệp đấy nhanh tốc độ tiêu thụ hàng
hóa, giảm đến mức thấp nhất sai sót và gian lận có thể xảy ra, giúp doanh nghiệp
đạt được kế hoạch tiêu thụ, doanh thu và không ngừng nâng cao khả năng cạnh
tranh, đứng vững trên thị trường [5, tr.187], [6, tr. 82-83].
1.3.2.2. Các rủi ro thường xuất hiện trong chu trình bán hàng-thu tiền
(1) Rủi ro về bán hàng
- Xuất hàng bán khi không được phép: Nhân viên bán hàng có thể thông

đồng với thủ kho để xuất bán hàng cho khách hàng nhưng không được sự phê duyệt
cảu các cấp có thẩm quyển hoặc xuất hàng vượt mức đã được phê duyệt, làm cho
công ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức. Do vậy công ty cần tách biệt bộ phận
chịu trách nhiệm phê duyệt bán chịu với bộ phận chịu trách nhiệm bán hàng [1, tr.
82-84], [3, tr. 95-99], [7, tr. 150-155]
- Người không có thẩm quyền lại kí xét duyệt giảm giá, chiết khấu: với mục
đích bán được hàng và gia tăng doanh số hoặc cố tình thông đồng với khách hàng
để gian lận, bộ phận bán hàng có thể giảm giá cho khách hàng nhưng không được


22

sự cho phép. Do đó cần quy định rõ ai là người có thẩm quyền quyết định giảm giá
hoặc chiết khấu cho khách hàng [1, tr. 82-84], [3, tr. 95-99], [7, tr. 150-155].
- Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng và thời gian quy định: Công ty
có thể giao hàng cho khách hàng số lượng hoặc quy cách không chính xác làm cho
khách hàng phàn nàn, không chấp nhận hàng hóa đã giao hoặc dẫn đến những chi
phí không cần thiết như chi phí phát sinh do giao hàng thêm lần nữa hoặc phí vận
chuyển tăng thêm. Do vậy bộ phận giao hàng phải căn cứ trên đơn đặt hàng đã được
phê duyệt sẵn để lập phiếu giao hàng, thủ kho phải kiểm tra số lượng, chủng loại
trên phiếu giao hàng để xuất hàng chính xác, cuối cùng phiếu giao hàng phải được
khách hàng ký xác nhận để Công ty có bằng chứng về việc khách hàng đã nhận
được hàng và chấp nhận hàng đó [1, tr. 82-84], [3, tr. 95-99], [7, tr. 150-155]
- Xuất hóa đơn bán hàng không đúng giá, tính sai chiết khấu: Nhân viên viết
hóa đơn do vô tình hay cố ý thông đồng với khách hàng để gian lận, viết sai giá bán
hoặc tính chiết khấu cho lô hàng. Do vậy khi viết hóa đơn cần có các hồ sơ như:
Phiếu giao hàng đã được 2 bên xác nhận, đơn đặt hàng đã được đối chiếu với phiếu
giao hàng… đồng thời cần có bảng giá bán đã được phê duyệt để giúp cho việc
kiểm tra chính xác giá bán trên hóa đơn [1, tr. 82-84], [3, tr. 95-99], [7, tr. 150-155]
.

- Bán hàng nhưng không thu được tiền do khách hàng không có khả năng

thanh toán hoặc có tiền nhưng không chịu thanh toán: Việc bán hàng trả chậm luôn
có thể xảy ra rủi ro không thu được tiền, điều này có thể do công tác đánh giá uy tín
của khách hàng không được tốt. Do vậy cần thiết phải tăng cường công tác thẩm
định uy tín khách hàng để giảm thiểu rủi ro do không thu hồi được nợ.
(2) Rủi ro về thu tiền
- Người được giao nhiệm vụ thu tiền khách hàng bằng tiền mặt nhưng không
nộp về Công ty: Nhân viên bán hàng thu tiền của khách hàng nhưng không nộp về
Công ty kịp thời mà sử dụng vào mục đích cá nhân. Do vậy cần tach biệt chức năng
bán hàng và thu tiền. Nhân viên bán hàng không được thu tiền của khách hàng,
đồng thời khuyến khích khách hàng thanh toán bằng cách chuyển khoản qua ngân
hàng sẽ làm giảm bớt rủi ro và các chi phí liên quan đến bán hàng thu tiền mặt.


23

(3) Rủi ro về ghi sổ kế toán: Các nghiệp vụ bán hàng không được ghi chép
đầy đủ, dẫn đến phản ánh thiếu doanh thu và các khoản phải thu: Doanh thu phải
được ghi nhận đầy đủ vào sổ kế toán, tránh trường hợp bỏ sót. Trường hợp này
Công ty cần đảm bảo tất cả các hóa đơn bán hàng phải được cập nhật đầy đủ bằng
cách đối chiếu hóa đơn đã cập nhật vào sổ với hóa đơn đã sử dụng, [7, tr. 150-155],
1.3.2.3. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát đối với chu trình bán hàng thu tiền
Do tính chất quan trọng, sự cần thiêt phải xây dựng hệ thống kiểm soát đối
với chu trình bán hàng thu tiền, nên mục tiêu kiểm soát nội bộ được đặt ra nhằm
ngăn ngừa sai sót, nâng cao hiệu quả trong công việc. Ta có thể xây dựng các mục
tiêu kiểm soát nội bộ cụ thể và đầy đủ như sau [3, tr.100-103]:
Mục tiêu kiểm soát nội bộ
nghiệp vụ thu tiền

Mục tiêu kiểm

Mục tiêu kiểm soát nội bộ

soát chung

nghiệp vụ bán hàng

Các khoản thu tiền ghi sổ là
số tiền doanh nghiệp thực tế
nhận được và các khoản chiết

Doanh thu ghi sổ của hàng
Tính có thực

hoá gởi cho khách hàng là
có thật.

khấu đê được phê chuẩn.
Các nghiệp vụ thu tiền được

Các nghiệp vụ bán hàng

ghi sổ và được phê chuẩn Sự phê chuẩn

được cho phép đúng đắn.

đúng đắn.
Tiền thu từ bán hàng đều được

vào sổ nhật kí thu tiền.

Sự đầy đủ

Mọi nghiệp vụ bán hàng đều
được ghi sổ.

Doanh nghiệp có quyền sở
hữu về mặt pháp lí đối với các Quyền sở hữu
khoản tiền thu được.
Sự đánh giá tính toán đúng
đắn các khoản thu, đặc biệt là
ngoại tệ và vàng bạc, đá quý.

Hàng hoá đã vận chuyển có
Sự đánh giá

hoá đơn, ghi giá bán được
thoả thuận, đã tính đúng số
tiền và ghi sổ chính xác.

Các khoản thu tiền vào được Sự phân loại

Các nghiệp vụ bán hàng


24

phân loại đúng đắn.

được phân loại đúng đắn.

Các nghiệp vụ thu tiền đều

Các khoản bán hàng được

được phản ánh vào sổ kế toán Tính kịp thời

ghi sổ đúng thời gian.

kịp thời, đúng lúc.
Các khoản tiền ghi sổ theo
đúng số tiền nhận được, số
liệu trên sổ chi tiết tiền được
tổng cộng đúng và phù hợp

Các nghiệp vụ bán hàng ghi
Tính chính xác cơ
học

vào sổ chi tiết, tổng hợp
thích hợp, khớp đúng số
tổng cộng.

với tài khoản tiền trên sổ cái.
1.3.3. Tổ chức kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền
Nếu doanh nghiệp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ không đầy đủ thì việc
không thu hồi được các khoản nợ của khách hàng là điều khó có thể tránh khỏi. Vì
vậy để một tổ chức, doanh nghiệp có thể đạt được các mục tiêu đã đề ra thì phải xây
dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.

Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng thu tiền bao gồm mọi thủ tục liên
quan tới việc tổ chức bán hàng và theo dõi công nợ khách hàng cũng như việc phản
ánh những nghiệp vụ đó vào sổ sách kế toán của doanh nghiệp
Vì thế ta có thể tóm tắt các bước công việc trong việc tổ chức kiểm soát nội
bộ nghiệp vụ bán hàng và nợ phải thu như sau [3, tr.104-108]:
Kiểm tra đơn dặt hàng của khách
:
kho hàng hóa
thanh toán

Chuyển hàng cho
người mua

Phê chuẩn việc bán chịu
Lập và kiểm
tra hóa đơn

Chuẩn y hàng bán bị trả lại và hàng giảm giá

Xuất
Theo dõi
Cho phép xóa

sổ các khoản nợ không thu hồi được

1.3.3.1. Kiểm tra đơn đặt hàng của khách hàng
Căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng gửi đến, các bộ phận có liên quan sẽ xét
duyệt lại đơn đặt hàng về số lượng, chủng loại… để xác định khả năng cung ứng

25

của mình có đúng hạn không, và lập lệnh bán hàng (hóa đơn bán hàng hay phiếu
xuất kho)
Khi khách hàng có nhu cầu về loại hàng hóa do Doanh nghiệp cung cấp, họ
sẽ gửi đơn đặt hàng đến Doanh nghiệp. Đơn đặt hàng có thể bằng fax, điện thoại,
email,… Về mặt pháp lý đơn đặt hàng là sự chấp nhận mua hàng theo các điều kiện
được xác định. Trên cơ sở này người bán hàng có thể xem xét để đưa ra quyết định
bán hàng.
Các thủ tục kiểm soát bao gồm việc yêu cầu phải đánh số thứ tự đối với đơn
đặt hàng, kiểm tra chữ ký, con dấu hợp pháp của người mua hàng và người bán
hàng; sự phê chuẩn của cấp có thẩm quyền về chủng loại, số lượng, giá cả, phương
thức giao hàng… Sau khi chấp thuận đơn đặt hàng thì phải báo cho khách hàng để
tránh tranh chấp.
1.3.3.2. Phê chuẩn việc bán chịu
Trước khi bán hàng, căn cứ đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác nhau
từ trong và ngoài doanh nghiệp, bộ phận phụ trách tín dụng cần đánh giá về khả
năng thanh toán của khách hàng để ra quyết định chuẩn y.
Bán chịu hàng hóa có ý nghĩa rất lớn trong việc gia tăng doanh thu bán hàng
nhưng cũng rất dễ dẫn đến rủi ro là bán hàng nhưng không thu được tiền. Do vậy
khi quyết định bán chịu, các Doanh nghiệp thường quy định cụ thể như là một điều
khoản thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế.
Để thực hiện giai đoạn này cần điều tra xem khách hàng có tồn tại thực sự
hay không, hay chỉ tồn tại trên danh nghĩa, kiểm tra tình hình tài chính của khách
hàng trước khi có quyết định bán chịu.
Các thủ tục kiểm soát bao gồm việc phải có quy định cụ thể về cấp có thẩm
quyền phê duyệt bán chịu, các chính sách bán chịu phải cụ thể, rõ ràng trong đó cần
lưu ý đối với trường hợp bán hàng lần đầu thì cần phải có thế chấp tài sản hoặc ký
quỹ của khách hàng. Bộ phận bán hàng đề xuất xét duyệt bán chịu phải thẩm định
về tình hình tài chính, khả năng thanh toán của khách hàng, uy tín thanh toán của

khách hàng. Nếu làm tốt công tác thẩm định khách hàng thì rủi ro phát sinh nợ khó
đòi sẽ được hạn chế.