Tin học hóa công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại UBND thành phố cao bằng, tỉnh cao bằng

LỜI CẢM ƠN
Trải qua quãng thời gian học tập tại Khoa Hệ thống Thông tin – Kinh tế,
Trường Đại học Công nghệ thông tin & truyền thông Thái Nguyên, được sự giúp đỡ
quý báu của các thầy giáo, cô giáo em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp đại học.
Hoàn thành bài báo cáo này, cho phép em xin được bày tỏ lời cảm ơn các
thầy giáo, cô giáo trong Khoa Hệ thống Thông tin – Kinh tế, Trường Đại học Công
nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên. Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn đặc
biệt về sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Phạm Thị Bích Hải đã giúp đỡ em trong
suốt quá trình thực hiện bài báo cáo này.
Cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, nhân viên đang công tác tại
văn phòng UBND thành phố Cao Bằng đã giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi nhất,
cung cấp những số liệu thực tế để em hoàn thành bài báo cáo này.
Mặc dù đã cố gắng để hoàn thiện đề tài, song do thời gian có hạn và kiến
thức, kinh nghiệm còn hạn chế trong việc thu thập thông tin thực tế, tập hợp tài liệu,
do đó bài báo cáo của em không tránh khỏi những thiết sót, hạn chế nhất định. Vì
vậy, em rất mong nhận được sự góp ý và chỉ bảo chân thành của cô giáo hướng dẫn
cùng toàn thể các thầy giáo, cô giáo trong Khoa để bài báo cáo của em được hoàn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Thái Nguyên, ngày 25 tháng 4 năm 2017
Sinh viên

Hoàng Quang Thế

i


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em trong thời gian qua và
được sự hướng dẫn của Th.S Phạm Thị Bích Hải. Các nội dung nghiên cứu, kết quả
trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây.

Những kết quả và số liệu trong khóa luận được thực hiện tại UBND thành phố Cao
Bằng, tỉnh Cao Bằng, không sao chép bất kỳ nguồn tài liệu, số liệu nào khác.
Thái Nguyên, ngày 25 tháng 4 năm 2017
Sinh viên

Hoàng Quang Thế

ii


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN .......................................................................................................... i
LỜI CAM ĐOAN ....................................................................................................ii
MỤC LỤC ............................................................................................................ iii
DANH MỤC VIẾT TẮT ......................................................................................... v
DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU ............................................................... vi
LỜI MỞ ĐẦU ....................................................................................................... vii
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỒ SƠ VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ
CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC.................................................................. 1
1.1. Khái niệm hồ sơ ............................................................................................ 1
1.1.1. Khái niệm................................................................................................ 1
1.1.2. Chức năng của hồ sơ ............................................................................... 1
1.1.3. Phân loại hồ sơ ........................................................................................ 2
1.2. Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức............................................................... 2
1.2.1. Khái niệm Cán bộ, công chức, viên chức................................................. 2
1.2.2. Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức ........................................................ 5
1.2.3. Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức ...................................... 5
1.2.4. Vị trí, vai trò của hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức .............................. 7
1.3. Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức .................................................. 7
1.3.1. Khái niệm................................................................................................ 7

1.3.2. Nguyên tắc và trách nhiệm của cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ .... 7
1.3.3. Các phương pháp quản lý hồ sơ CB, CC, VC và ưu nhược điểm của từng
phương pháp ..................................................................................................... 9
1.3.4. Ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức ......... 14
Chương 2 THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG
CHỨC, VIÊN CHỨC TẠI UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG ............................ 15
2.1. Giới thiệu chung về UBND thành phố Cao Bằng......................................... 15
2.1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn........................................ 15
2.1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức ............................................................................. 22
2.2. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại UBND
thành phố Bằng .................................................................................................. 23
2.2.1. Tình hình hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức ....................................... 23

iii


2.2.2. Công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC tại UBND thành phố Cao Bằng .... 25
2.2.3. Đánh giá ưu, nhược điểm của công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức,
viên chức tại UBND thành phố Cao Bằng ....................................................... 36
2.3. Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ công chức viên chức ................................... 39
Chương 3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP, ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TRONG CÔNG
TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TẠI UBND
THÀNH PHỐ CAO BẰNG – TỈNH CAO BẰNG ................................................ 42
3.1. ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự Perfect HRM vào công tác quản lý hồ
sơ cán bộ, công chức, viên chức tại UBND thành phố Cao Bằng. ....................... 42
3.1.1. Giới thiệu chung về phần mềm Perfect HRM. ....................................... 42
3.1.2. Chức năng phần mềm mang lại. ............................................................ 42
3.1.3. Lợi ích phần mềm Quản lý nhân sự Perfect HRM mang lại. .................. 43
3.2. Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự Perfect HRM vào công tác quản lý hồ
sơ cán bộ, công chức, viên chức tại UBND thành phố Cao Bằng. ....................... 43

3.2.1. Giao diện đăng nhập .............................................................................. 43
3.2.2. Chức năng trong thẻ Danh sách nhân viên. ............................................ 46
3.2.3. Thêm một nhân viên mới....................................................................... 49
3.2.4. Tiện ích tìm kiếm và truy xuất thông tin của phần mềm. ....................... 51
3.2.5. Các tùy chọn riêng dành cho CB, CC, VC. ............................................ 53
3.2.6. Danh mục thống kê tình hình nhân sự.................................................... 56
3.2.7. Sao lưu và đồng bộ dữ liệu của phần mềm ............................................ 57
3.2.8. Một số ưu điểm và hạn chế của phần mềm. ........................................... 58
3.3. Điều kiện đảm bảo ứng dụng phần mềm Perfect HRM vào quản lý hồ sơ CB,
CC, VC tại UBND thành phố Cao Bằng. ............................................................ 58
3.3.1. Tăng cường nhận thức về tầm quan trọng của việc ứng dụng phần mềm
vào công tác quản lý hồ sơ. ............................................................................. 58
3.3.2. Quan tâm đầu tư hạ tầng cơ sở Công nghệ thông tin. ............................. 58
3.3.3. Đảm bảo tài chính. ................................................................................ 59
3.3.4. Nâng cao trình độ đội ngũ Cán bộ, công chức, viên chức. ..................... 59
KẾT LUẬN ........................................................................................................... 60
TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................... 62
Comment [HQT01]: Số trang

iv


DANH MỤC VIẾT TẮT

STT

CHỮ VIẾT TẮT

CỤM TỪ ĐẦY ĐỦ

1

CB

Cán bộ

2

CC

Công chức

3

VC

Viên chức

4

CNTT

Công nghệ thông tin

5

UBND

Ủy Ban Nhân Dân

6

HĐND

Hội Đồng Nhân Dân

7

TCCB

Tổ chức cán bộ

8

TW

Trung Ương

9

CSDL

Cơ sở dữ liệu

10

BCH

Ban chỉ huy

v


DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU
Hình 2.1 UBND thành phố Cao Bằng .................................................................... 15
Hình 3.1. Giao diện đăng nhập khởi tạo chương trình ............................................ 43
Hình 3.2. Giao diện tùy chọn của chương trình ...................................................... 44
Hình 3.3. Giao diện chính của chương trình........................................................... 44
Hình 3.4. Màn hình chính của phân hệ Danh sách nhân viên ................................. 46
Hình 3.5. Các phòng ban có trong UBND thành phố Cao Bằng ............................. 46
Hinh 3.6. Thêm mới phòng ban ............................................................................. 47
Hình 3.7. Nhập thông tin về phòng ban ................................................................. 47
Hình 3.8. Thông tin của các CB, CC, VC .............................................................. 48
Hình 3.9. Các tiện ích trong phân hệ Danh sách nhân viên. ................................... 48
Hình 3.10. Giao diện Thêm mới nhân viên ............................................................ 49
Hình 3.11. Thông tin sau khi đã được điền đầy đủ. ................................................ 50
Hình 3.12. Danh sách nhân viên sau khi đã được cập nhật và thêm mới ................ 51
Hình 3.13. Truy xuất thông tin theo các biểu mẫu có sẵn trong hệ thống ............... 51
Hình 3.14. Kết quả truy xuất thông tin theo biểu mẫu có sẵn ................................. 52
Hình 3.15. Các tiêu chí lựa chọn để truy xuất thông tin ......................................... 52
Hình 3.16. Kết quả sau khi đã lọc các tiêu chí cần hiển thị .................................... 53
Hình 3.17. Các tùy chọn riêng dành cho nhân viên ................................................ 53
Hình 3.18. Các thông tin cần điền trong mục khen thưởng..................................... 54
Hình 3.19. Tùy chọn theo mã nhân viên để khen thưởng ....................................... 54
Hình 3.20. Thông tin công tác của CB, CC, VC..................................................... 55
Hình 3.21. Thông tin về việc đưa CB, CC, VC đi học tập và đào tạo trình độ và
chuyên môn ........................................................................................................... 55
Hình 3.22. Thống kê về giới tính nhân sự đang làm việc tại UBND. ...................... 56
Hình 3.23 Thống kê về trình độ học vấn của các CB, CC, VC. .............................. 57
Hình 3.24. Sao lưu dữ liệu ..................................................................................... 57

Bảng 2.1. Mẫu Sổ đăng ký hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức ............................. 28
Bảng 2.2. Mấu sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ công chức, viên chức . 33
Bảng 2.3. Quy trình quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức ........................... 39

vi


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong thời đại hiện nay, công nghệ thông tin phát triển mạnh me, nhanh
chóng xâm nhập vào nhiều lĩnh vực khoa học, kỹ thuật, nhiều ngành nghề và đặc
biệt là trong công tác văn phòng trong công tác quản lý nói chung và công tác quản
lý hồ sơ nói riêng. Tuy nhiên UBND thành phố Cao Bằng chưa sử dụng công nghệ
thông tin, việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ chủ yếu bằng phương pháp truyền thống,
bảo quản trong tủ đựng hồ sơ, tài liệu, và cơ quan không có biểu mẫu đăng ký, quản
lý hồ sơ CB, CC, VC. Như vậy việc đưa công nghệ thông tin vào công tác quản lý
hồ sơ CB, CC, VC là một yêu cầu cấp thiết để loại bỏ những phương pháp lưu trữ
hồ sơ đã lạc hậu, gây mất thời gian cho người quản lý tài liệu. Qua quá trình nghiên
cứu và khảo sát thực trạng công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC tại UBND thành phố
Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng và yêu cầu nâng cáo chất lượng công việc quản lý hồ sơ
CB, CC, VC của cơ quan, em quyết định thực hiện đề tài: "Tin học hóa công tác
quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tại UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh
Cao Bằng”.
2. Mục tiêu, nhiệm vụ, đối tượng và phạm vi, phương pháp nghiên cứu.
 Mục tiêu nghiên cứu
Khảo sát khả năng ứng dụng phần mềm nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hồ
sơ CB,CC,VC tại Phòng UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng..
 Nhiệm vụ nghiên cứu.
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận công tác quản lý hồ sơ CB,CC,VC.
- Đánh giá so sánh thực trạng quản lý hồ sơ CB,CC,VC tại Phòng UBND

thành phố Cao Bằng với quy định chuẩn do Nhà nước ban hành.
- Đề xuất giải pháp, nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ CB, CC, VC tại UBND
thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng.
 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng: Tin học hóa quá trình quản lý hồ sơ, ứng dụng phần mềm phù
hợp vào công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC tại UBND thành phố Cao bằng, tỉnh
Cao Bằng
- Phạm vi nghiên cứu:

vii


+ Không gian: UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng.
+ Thời gian: Đề triển khai thực hiện đề tài này, em sẽ đánh giá thực trạng cơ
quan trong thời gian từ năm 2012 đến nay. Năm 2012, UBND tỉnh Cao Bằng đã đầu
tư trang thiết bị, hệ thống máy tính, hạ thầng mạng cho UBND thành phố Cao Bằng,
và đội ngũ cán bộ được bồi dưỡng, nâng cao nhận thức về việc Ứng dụng CNTT
trong công việc.
 Phương pháp nghiên cứu.
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: đọc tài liệu, giáo trình, các quy định,
thông tư có liên quan tới công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC.
- Phương pháp quan sát.
- Phương pháp thu thập thông tin: thu thập các thông tin của CB, CC, VC.
- Phương pháp đánh giá tổng hợp: đánh giá cách lưu trữ hồ sơ CB, CC, VC
và tổng hợp lại những cách sắp xếp giấy tờ, tài liệu có trong hồ sơ.
3. Ý nghĩa đề tài
 Ý nghĩa thực tiễn.
Những kết quả nghiên cứu và các đề xuất giải pháp của đề tài có thể là căn
cứ khả thi để UBND thành phố Cao bằng ứng dụng được phần mềm vào quản lý hồ
sơ CB, CC, VC, nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC tại UBND

thành phố Cao bằng.
 Ý nghĩa khoa học.
Những kết quả nghiên cứu về cơ sở lý luận quản lý hồ sơ góp phần làm giàu
cơ sở lý luận cho việc ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ ở cấp quản lý cơ sở.
4. Bố cục, nội dung nghiên cứu
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung nghiên cứu của đề tài được kết cấu
bởi 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về hồ sơ và quản lý hồ sơ CB, CC, VC.
Chương 2: Thực trạng và công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC tại UBND
thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng.
Chương 3: Đề xuất giải pháp, ứng dụng phần mềm trong công tác quản lý hồ
sơ CB, CC, VC tại UBND thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng.

viii


CHƯƠNG 1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỒ SƠ VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ,
CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
1.1. Khái niệm hồ sơ
1.1.1. Khái niệm
“Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,
một đối tượng hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi và giải
quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.”(1)
“Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một
đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”(2)
1.1.2. Chức năng của hồ sơ
- Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, công chức, viên chức.
Trong cơ quan, công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau khi giải

quyết xong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc
phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, từng bộ phận, sẽ
giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy
đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có
căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất
lượng công tác của từng cán bộ nói riêng và của cơ quan nói chung.
- Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ.
Khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng
cơ quan, các đơn vị tổ chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội
dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình. Ngoài ra biết được những hồ
sơ, tài liệu nào cần bảo quản chu đáo, nhằm phát hiện những văn bản bị phân tán,
thất lạc, mất mất trong quá trình sử dụng, và giữ gìn được bí mật của cơ quan nhà nước.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Theo quy định của Luật Lưu trữ, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức sau 01 năm kể từ năm công việc có liên quan đến văn bản kết thúc,
1
2

Theo từ điển thuật ngữ lưu trữ do Hội đồng Lưu trữ Quốc tế xuất bản năm 1988.
Theo khoản 10, điều 2, luật lưu trữ số 01/2011/QH13
1


đối với những văn bản có giá trị lưu trữ cần nộp lưu vào lưu trữ cơ quan (lưu trữ
hiện hành).
Việc giao nộp tài liệu phải trên cơ sở hồ sơ, không phải tài liệu riêng lẻ. Đây
là một yêu cầu bắt buộc. Vì công tác lập hồ sơ ở cơ quan hiện hành nếu làm được
tốt tức là đã bước đầu phân loại và xác định được giá trị của văn bản. Trên cơ sở đó,
các cán bộ văn thư sẽ dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị thực tiễn và giá trị
lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh. Nếu hồ sơ được lập ở văn

thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý và các
nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khó khăn, phức tạp trong việc lập,
phân loại, xác định giá trị tài liệu có trong hồ sơ. Do đó mà nâng cao được hiệu quả
và chất lượng công tác lưu trữ, có thể đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu về
nghiên cứu, sử dụng tài liệu của cơ quan.
1.1.3. Phân loại hồ sơ
- Hồ sơ công việc: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một
vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như tên loại, tác giả,… hình thành trong
quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.
- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp các bản sao các văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu,
làm căn cứ pháp lý khi giải quyết các công việc của cơ quam.
- Hồ sơ nhân sự: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân
cụ thể (hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức, hồ sơ đảng viên…).
- Hồ sơ chuyên ngành: Là các tài liệu liên quan đến những ngành nghề
chuyên môn như bản vẽ kỹ thuật, bản vẽ mặt bằng. Ví dụ các hồ sơ liên quan tới
quá trình xây dựng của cơ quan Xây dựng nên công trình đó.
1.2. Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức
1.2.1. Khái niệm Cán bộ, công chức, viên chức
Cán bộ là công dân Việt Nam, được bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm giữ chức
vụ, chức danh theo nhiệm kỳ trong cơ quan của Đảng cộng sản Việt Nam, nhà
nước, tổ chức chính trị - xã hội cấp TW, cấp tỉnh, thành phố, quận (huyện), thị xã,
thành phố trực thuộc tỉnh, trong biên chế và được hưởng lương từ ngân sách nhà nước.

2


Công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch,
chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng cộng sản Việt Nam, nhà nước, tổ chức
chính trị - xã hội cấp TW, cấp tỉnh, thành phố, quận (huyện), thị xã; trong các cơ

quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà không phải sỹ quan, quân nhân chuyên
nghiệp, công nhân quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà
không phải sỹ quan, hạ sỹ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý
của đơn vị sự nghiệp công lập của Đảng cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức
chính trị – xã hội, trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước; đối với
công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập thì lương
được đảm bảo từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.
Viên chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng theo vị trí việc làm, làm
việc tại đơn vị sự nghiệp công lập theo chế độ hợp đồng làm việc, hưởng lương từ
quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.
Từ các khái niệm được quy định, chúng ta có thể phân biệt khái niệm “Cán
bộ, công chức, viên chức” theo các tiêu chí cơ bản sau.
Khái niệm
Cán bộ

Công chức

Viên chức

Tiêu chí cơ bản
- Vận hành quyền lực - Vận hành quyền - Thực hiện chức
nhà nước, làm nhiệm lực nhà nước, làm năng xã hội, trực tiếp
vụ quản lý; nhân danh nhiệm vụ quản lý.

thực hiện kỹ năng,

quyền lực chính trị, - Thực hiện công vụ nghiệp
1. Tính chất

quyền lực công.

thường xuyên

- Theo nhiệm kỳ.

vụ

chuyên

sâu.
- Thực hiện các hoạt
động thuần túy mang
tính

nghiệp

vụ,

chuyên môn.
- Được bầu cử, phê 2. Nguồn gốc, trách chuẩn,
nhiệm pháp lý

bổ

trong biên chế.

Thi

tuyển,

bổ - Xét tuyển, ký hợp

nhiệm, nhiệm, có quyết định đồng làm việc.
của cơ quan nhà - Trách nhiệm trước

- Trách nhiệm chính nước có thẩm quyền, cơ quan, người đứng

3


trị trước Đảng, Nhà trong biên chế.

đầu tổ chức, cơ quan

nước, nhân dân và - Trách nhiệm chính xét tuyển, ký hợp
trước cơ quan, tổ chức trị, trách nhiệm hành đồng.
có thẩm quyền.

chính của công chức

Hưởng lương từ ngân Hưởng
3. Chế độ lương

lương

từ Lương

hưởng

một

sách nhà nước, theo vị ngân sách nhà nước, phần từ ngân sách,
trí, chức danh.

theo ngạch bậc.

còn lại là nguồn thu
sự nghiệp.

Cơ quan của Đảng Cơ quan Đảng, nhà Đơn vị sự nghiệp nhà
cộng sản Việt Nam, nước, tổ chức CT- nước, các tổ chức xã
4. Nơi làm việc Nhà nước, tổ chức XH, Quân đội, Công hội.
chính

trị,

tổ

chính trị- xã hội.

chức an, Toà án, Viện
kiểm sát.

- Năng lực lãnh đạo, - Năng lực, trình độ - Năng lực, trình độ
điều hành, tổ chức, chuyên môn nghiệp chuyên môn nghiệp
quản lý;
5. Tiêu chí
đánh giá

Tinh

vụ;
thần

nhiệm;

trách - Tiến độ và kết quả - Hiệu quả công việc
thực hiện nhiệm vụ; (số

- Hiệu quả thực hiện nhiệm vụ

vụ;

Tinh thần

lượng,

trách lượng).

nhiệm và phối hợp - Thái độ phục vụ
trong thực thi nhiệm nhân dân.
vụ;
- Thái độ phục vụ
nhân dân.

6. Hình thức
kỷ luật

chất

- Khiển trách;

- Khiển trách;

- Khiển trách;

- Cảnh cáo;

- Cảnh cáo;

- Cảnh cáo;

- Cách chức;

- Hạ bậc lương;

- Cách chức;

- Bãi nhiệm.

- Cách chức;

- Buộc thôi việc.

- Buộc thôi việc.

4


1.2.2. Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức

Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức là tài liệu pháp lý, phản ánh các thông
tin cơ bản nhất về cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: Nguồn gốc xuất thân,
quá trình học tập. Quá trình công tác, phẩm chất, trình độ năng lực, hoàn cảnh kinh
tế, các mối quan hệ gia đình và xã hội của cán bộ, công chức, viên chức thể hiện ở
sơ yếu lý lịch, văn bằng, chứng chỉ, và các văn bản tài liệu có liên quan khác, được
cập nhật thường xuyên, định kỳ trong quá trình công tác của cán bộ, công chức,
viên chức kể từ khi được tuyển dụng.
Hồ sơ gốc là hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức do cơ quan có thẩm
quyền quản lý cán bộ, công chức, viên chức lập và xác nhận lần đầu khi cán bộ,
công chức, viên chức được tuyển dụng theo quy định của pháp luật.
1.2.3. Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức
- Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức, viên chức” là tài liệu chính và bắt buộc
phải có trong thành phần hồ sơ CB, CC, VC để phản ánh toàn diện về bản thân, các
mối quan hệ gia đình, xã hội của CB, CC, VC. Quyển lý lịch do CB, CC, VC tự kê
khai và được cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức thẩm tra, xác minh,
chứng nhận;
- Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức, viên chức” là tài liệu quan trọng
phản ánh tóm tắt về bản thân cán bộ, công chức, viên chức và các mối quan hệ gia
đình – xã hội của cán bộ công chức, viên chức;
- Bản “Bổ sung lý lịch cán bộ, công chức, viên chức” là tài liệu do cơ quan,
tổ chức có thẩm quyền quản lý CB, CC, VC khai bổ sung theo định lỳ hoặc theo
yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền quản lý CB, CC, VC. Bản bổ sung lý lịch được
cơ quan có thẩm quyền quản lý CB, CC, VC thẩm tra, xác minh, chứng nhận;
- Bản “Tiểu sử tóm tắt” là tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý
CB, CC, VC tóm tắt từ quyển lý lịch của CB, CC, VC để phục vụ cho các công việc
bầu cử, bổ nhiệm khi có yêu cầu.
- Bản sao giấy khai sinh; giấy chứng nhận sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp
huyện trở lên cấp và các văn bản có liên quan đến nhân thân của CB, CC, VC; các
loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của CB, CC, VC như: Bảng điểm, văn
bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin

học, bồi dưỡng nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận,.... Trường hợp,
5


văn bằng chứng chỉ được cấp bằng tiếng nước ngoài được dịch sang tiếng Việt Nam
theo quy định của pháp luật;
- Các quyết định về việc tuyển dụng bổ nhiệm, điều động, biệt phái, luân
chuyển, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng của CB, CC, VC;
- Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá CB, CC, VC theo định kỳ hoặc
theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền;
- Các bản nhận xét, đánh giá của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền đối với CB,
CC, VC (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu của hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử,
thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt công tác, tổng kết học tập…);
- Bản kê khai tài sản theo quy định của pháp luật;
- Đơn, thẻ kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của
cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến CB, CC, VC
và gia đình CB, CC, VC được phản ánh trong đơn thư. Không lưu trong thành phần
hồ sơ những đơn, thư nặc danh; đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan
có thẩm quyền;
- Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và quan
hệ xã hội của cán bộ, công chức;
- Đối với cán bộ, công chức được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo phải bổ
sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ của cán bộ, công
chức đó;
* Hồ sơ ban đầu được bổ nhiệm vào ngạch gồm:.
- Tóm tắt sơ yếu lý lịch có ảnh khổ 3x4 của cá nhân.
- Các bản sao văn bằng, chứng chỉ các khóa đào tạo, bồi dưỡng có chứng
thực của cơ quan có thẩm quyền.
- Bản sao quyết định nâng bậc lương.
* Hồ sơ dự thi nâng ngạch của công chức gồm:

- Đơn theo mẫu quy định của Sở Nội vụ.
- Tóm tắt sơ yếu lý lịch có ảnh khổ 3x4 của nhân.
- Các bản sao văn bằng, chứng chỉ các khóa đào tạo, bồi dưỡng có chứng
thực của cơ quan có thẩm quyền.
- Bản sao quyết định nâng bậc lương.

6


1.2.4. Vị trí, vai trò của hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức
Hồ sơ CB, CC, VC là một trong những tài liệu không thể thiếu trong công
tác quản lý CB, CC, VC. Hồ sơ CB, CC, VC là tài liệu quan trọng có tính pháp lý
phản ánh trung thực về nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất, năng lực,
phong các, các hoạt động và mối quan hệ gia đình – xã hội của người CB, CC, VC.
Hồ sơ CB, CC, VC là cơ sở giúp cơ quan có thẩm quyền quản lý CB, CC,
VC nghiên cứu nắm được một cách đầy đủ nhất về bản thân người CB, CC, VC
ngoài ra còn cung cấp nhũng thông tin tin cậy để phân biệt phẩm chất chính trị,
năng lực công tác, đạo đức tác phong, hoàn cảnh gia đình, quan hệ xã hội của CB,
CC, VC đó phục vụ công tác sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí công việc.
Hồ sơ CB, CC, VC là căn cứ để cơ quan quản lý và sử dụng theo dõi và thực
hiện chế độ chính sách đối với các CB, CC, VC được đầy đủ và chính xác hơn, và
làm cơ sở để đánh giá, tuyển chọn, khen thưởng những cán bộ, công chức tận tụy
gương mẫu và thực hiện chế độ đối với các CB, CC, VC.
1.3. Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức
1.3.1. Khái niệm
Quản lý hồ sơ là việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ
trong tổ chức, liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ quản lý, bảo quản, tiêu hủy
tài liệu trong hoạt động của một tổ chức.
Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức là việc theo dõi quá trình công
tác, luân chuyển, thuyên chuyển và năng lực công tác của từng cán bộ, công chức,

viên chức trên từng lĩnh vực công tác và từng thời gian, thời điểm công tác của cán
bộ, công chức, viên chức.
1.3.2. Nguyên tắc và trách nhiệm của cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ
 Nguyên tắc
- Việc quản lý hồ sơ CB, CC, VC thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của
người đứng đầu cơ quan quản lý CB, CC, VC. Hồ sơ gắn liền với hoạt động của
CB, CC, VC từ khi được tuyển dụng đến khi rời khỏi cơ quan Nhà nước. Do vậy,
ngay từ đầu cơ quan có trách nhiệm hướng dẫn người mới được tuyển dụng kê khai
lý lịch và nộp văn bằng, chứng chỉ cùng các loại giấy tờ có liên quan khác để thẩm

7


tra, xác minh và hoàn thiện thủ tục lập hồ sơ ban đầu đưa vào theo dõi, quản lý.
Nghiêm cấm việc phát tán thông tin có trong hồ sơ CB, CC, VC.
- Khi CB, CC, VC được điều động, luân chuyển hồ sơ sẽ chuyển cho cơ quan
mới quản lý và theo dõi. Việc chuyển giao hồ sơ do cơ quan tiếp nhận CB, CC, VC
trực tiếp thực hiện mà không để CB, CC, VC tự chuyển hồ sơ của mình, đồng thời
phải kiểm tra và lập biên bản bàn giao theo đúng quy định. Trường hợp làm mất hồ
sơ CB, CC, VC được coi là hành vi làm mất tài sản của.
- Mỗi tiêu chí thông tin trong thành phần tài liệu của hồ sơ CB, CC, VC là cơ
sở quan trọng để phục vụ công tác nghiên cứu, nhận xét, đánh giá cá nhân CB, CC,
VC và tổng hợp thống kê, đội ngũ CB, CC, VC. Vì vậy, hồ sơ CB, CC, VC phải
được quản lý khoa học và thống nhất.
- Hồ sơ CB, CC, VC được quản lý, sử dụng và bảo quan theo chế đội tài liệu
mật do nhà nước quy định, chỉ những người được cơ quan hoặc người có thẩm
quyền quản lý hồ sơ CB, CC, VC đồng ý bằng văn bản mới được nghiên cứu, sử
dụng và khai thác hồ sơ của CB, CC, VC.
- CB, CC, VC có trách nhiệm kê khai đầy đủ, rõ ràng, chính xác và chịu
trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin trong hồ sơ do mình kê khai,

cùng cấp. Những tài liệu do CB, CC, VC kê khai phải được cơ quan có thẩm quyền
quản lý CB, CC, VC xác minh và chứng nhận
- CB, CC, VC được giao quản lý hồ sơ phải là người có phẩm chất đạo đức
tốt, lập trường chính trị vững vàng, có nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm và tận
tụy với công việc được giao. Nếu để hư hỏng, mối mọt làm chất lượng hồ sơ giảm
sút phải chịu trách nhiệm trước cơ quan, tổ chức, đơn vị và phải bị xử lý kỷ luật
theo quy định của pháp luật.
- Hồ sơ CB, CC, VC cần được xây dựng, lưu trữ, và bảo quản dưới dạng hồ
sơ điện tử để dễ quản lý, sử dụng và khai thác nhanh, chính xác, có hiệu quả đáp
ứng yêu cầu quản lý.
 Trách nhiệm của cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC.
- Chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý và khai thác hồ sơ CB, CC, VC.
- Tổ chức tốt việc bổ sung các tài liệu vào hồ sơ cán bộ, công chức sao cho
kịp thời, hợp lý và chính xác.

8


- Tổ chức tốt các công việc sắp xếp, bảo quản hồ sơ.
- Cung cấp số liệu, tư liệu, các giấy tờ liên quan tới hồ sơ của CB, CC, VC
một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
- Nghiên cứu, phát hiện ra các vấn đề chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ
CB, CC, VC và những vấn đề nảy sinh trong công tác quản lý hồ sơ, báo cáo người
đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức để kịp thời xem xét và
xử lý.
- Đôn đốc, thua thập đầy đủ các thành phần tài liệu có trong hồ sơ cán bộ,
công chức thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, tổ chức, đơn vị minh.
- Tổ chức phục vụ nghiên cứu, khai thác hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức.
- Thực hiện nguyên tắc bảo mật hồ sơ, phát hiện và kiến nghị với người có
thẩm quyền về những vấn đề phát sinh trong công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC để

có biện pháp giải quyết kịp thời.
- Thường xuyên học tập, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng nâng cao trình độ
chuyên môn, nghiệp vụ.
1.3.3. Các phương pháp quản lý hồ sơ CB, CC, VC và ưu nhược điểm của từng
phương pháp
1.3.3.1. Phương pháo quản lý hồ sơ theo vần, mẫu tự
 Sử dụng cho hồ sơ tên.
- Hồ sơ cá nhân: bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên
(hoặc phong bì) riêng. Bên ngoài ghi tên và một số thông tin cơ bản khác. Bên trong
mỗi hồ sơ, sắp xếp các tài liệu theo ngày tháng từ gần nhất đến xa nhất.
- Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tài liệu theo mẫu vần tự để dễ truy tìm các tư liệu.
- Hồ sơ cùng một tên: Nếu phát sinh liên tục, hãy phân loại theo từng giai đoạn.
- Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên: đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng
bìa hồ sơ màu khác để dễ phân biệt.
 Hồ sơ theo chủ đề:
- Tên chủ đề cần đặt cụ thể.
- Không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung.
- Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề.

9


- Sử dụng các công cụ hỗ trợ như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tự, thẻ hướng
dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng có thể tạo lập trên máy tính).
- Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhận, hồ sơ cho mỗi tiêu
đề chính.
- Cần có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ sơ không có trong
chủ đề, gây khó khăn cho việc tìm kiếm.
 Hồ sơ theo địa danh:
- Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ đề.

- Cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ tra cứu thông tin (nên
dùng máy tính).
1.3.3.2. Phương pháp quản lý theo số, mã số.
- Hệ thống lưu trữ số liên tục tăng lên: sử dụng phương pháp này sẽ đơn giản
và không lo về ký hiệu số, mã số (không hết số).
- Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như một dạng mã số): ví dụ 7-25-30.
- Hệ thống lưu trữ bằng mã số: Sử dụng kết hợp chữ và số, trong đó thông
thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó.
1.3.3.3. Phương tiện và thiết bị lưu trữ.
- Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở (không cửa), Tủ kệ
di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị
đề hồ sơ quay, thiết bị bánh xe.
- Phương tiện điện tử: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim,…
- Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ,
bìa kẹp “out”.
- Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ trợ tìm kiếm nào,
thì việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ là rất quan trọng trong thời
đại ngày nay, mà phổ biến nhất hiện nay là máy vi tính cá nhân.
1.3.3.4. Phương pháp sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian.
- Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi các tài
liệu đã được đánh số.
- Phương pháp này có thể thực hiện theo nhiều cách. Có thể có một hộ thống
ký số cuối. Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách đọc số từ phải qua trái, nó sẽ

10


giúp loại trừ những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo cách này và do
đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc.
- Phương pháp số cũng có thể được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và

cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không còn dùng đến nữa.
* Thuận lợi: sẽ dễ dàng mở rộng, nó mang lại một sợ bảo mật nào đó, cho
phép nhận diện hiệu quả các đề mục và số hồ sơ cũng có thể cung cấp một số
tham chiếu.
* Bất lợi: chi phí để chuẩn bị một chỉ mục và thời gian để thực hiện điều đó,
và nếu các chữ số trong các số tham chiếu dễ bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai
hồ sơ mà không may thay, điều này rất dễ sảy ra.
1.3.3.5. Phương pháp sắp xếp hồ sơ theo trình tự, thời gian.
- Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự, thời gian nào đó đặc biệt là theo
ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có
thể theo thời gian phát sinh.
- Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm thùy theo
số lượng tài liệu được lưu trữ.
- Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với một trong những phương
pháp phân loại khác. Do đó, đây là điều phổ biến khi hồ sơ được lưu trữ theo thứ tự
chữ cái và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ.
* Ưu điểm: hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian nhiều nhất,
vì các hồ sơ có thể được lưu trữ ngẫy nhiên, vì việc truy cập tìm kiếm có thể tự
động nếu địa chỉ là chính xác, ví dụ: như là biết tên file.
* Nhược điểm: phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong việc bảo quản dữ
liệu và không giữ được trong thời gian quá lâu.
1.3.3.6. Phương pháp sắp xếp hồ sơ theo tên hồ sơ
- Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành
nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi
xem những tên nào thương hay bắt đầu nhất trong một quốc gia.
- Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống kê. Một
khi đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được hia nhỏ thành

11

nhóm nhỏ hơn. Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và những nhóm
nhỏ này sữ giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này.
* Thuận lợi: sẽ dễ dàng tham chiếu một cách trực tiếp, được trao đổi cho hồ
sơ, do đó không cần chỉ nhục. Dường như đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ
hồ sơ, dễ hiểu và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai
hay không.
* Bất lợi: sẽ có những tên thông dụng, có thể trùng nhau.
1.3.3.7. Phương pháp sắp xếp hồ sơ theo chủ đề, khu vực địa lý.
- Đây là một biến thể của phương pháp phân loại theo thứ tự chữ cái, trong
đó các tài liệu được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề, chủ đề. Ví dụ như:
Bảo hiểm hoặc bất động sản. Trong đó nhóm chủ yếu sẽ có những phân loại nhóm
nhỏ hơn.
* Ưu điểm: phương pháp phân loại theo chủ đề này sẽ dễ dàng và tiện lợi cho
việc mở rộng. Nó cũng mang lại một phương pháp hữu ích khi các chủ đề được xác
định rõ ràng và khi người sử dụng đã quen thuộc với nó thì việc truy cập, tìm kiếm
thông tin sẽ dễ dàng hơn.
* Nhược điểm: có thể có vấn đề phải thiết lập đủ những phân loại thích hợp,
thường đòi hỏi rất nhiều tham chiếu qua lại và đôi khi cần có một chỉ mục phức tạp.
- Phương pháp địa lý, đôi khi được gọi là sắp xếp theo địa điểm. Điều này là
dễ hiểu vì ý niệm của nó đơn giản và người sử dụng không sớn thì muộn cũng sẽ
quen thuộc với những khu vực địa lý có liên quan.
* Thuận lợi: nó cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc
mà không gây cản trở cho nhau. Dễ hiểu và truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm.
Hệ thống địa danh này cũng rất có ích trong các hoạt động như nghiên cứu thị
trường, quản cáo trực tiếp bằng thư từ bưu điện và dự báo thời tiết.
* Bất lợi: người sử dụng cần phải có một hiểu biết nào đó về khu vực địa lý
có liên quan, đặc biệt khi có một số tên nơi chốn tương tự. Người sử dụng phải biết
nơi chốn của một thông tin và phương pháp này cần được một chỉ mục hỗ trợ.
1.3.3.8. Phương pháp quản lý phân tán theo bộ phận.

Ưu điểm:
- Tránh được sự trì hoãn không cần thiết

12


- Dễ dàng thực hiện
- Tách biệt hồ sơ với các bộ phận khác
Nhược điểm:
- Có sự trùng lắp không cần thiết của thiết bị và hồ sơ trong các bộ phận.
- Nhân viên thực hiện không có hiệu quả vì họ phải thực hiện nhiều công
việc khác nhau trong văn phòng.
- Không thống nhất trong các bộ phận dẫn đến khó quản lý chung.
- Những tài liệu quan trọng khó bảo mật.
- Những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ tối thiểu
và tạm thời.
1.3.3.9. Phương pháp quản lý theo tập trung.
Quản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lặp hồ sơ và thiết bị, tiết kiệm
thời gian sắp xếp hoặc phân phối theo yêu cầu do có nhân viên chuyên trách thực hiện.
1.3.3.10. Quản lý hồ sơ giấy.
- Nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy tính của mỗi nhân viên.
- Danh mục hồ sơ của mỗi nhân viên và danh mục hồ sơ của chúng ta chính
là hồ sơ toàn bộ phận, ban ngành trong mỗi đơn vị.
- Khi nhân viên lập xong danh mục hồ sơ của họ, hãy kiểm tra lại danh mục
hồ sơ và ký tên duyệt danh mục này.
- Hãy tổ chức cứ mỗi quý 1-2 lần, yêu cầu nhân viên cập nhật hồ sơ vào
danh mục.
1.3.3.11. Quản lý hồ sơ máy, CD…
- Cách quản lý hồ sơ thông thương là lập theo các cấp folder khác nhau.
- Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chứa đựng

các thông tin nhưng chưa được xử lý.
- Có một thư mục thùng rác riêng (không phải là mục Recycle của máy tính)
đề lưu các thông tin cần xóa, chỉ xóa các thông tin này sau 3 tháng.
- Hãy ra một số quy định hướng dẫn cho tất cả nhân viên làm giống nhau:
Input, output. Quy định backip dữ liệu, quy định sao lưu dữ liệu đình kỳ, quy định
quét virut định kỳ, quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu
đình kỳ.

13


* Nhươc điểm một số lỗi thường gặp trong quản lý hồ sơ trên máy tính:
- Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (MS.Office).
- Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất do vô tình format.
- Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu.
1.3.4. Ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức
Quản lý hồ sơ CB, CC, VC là việc làm chủ động, thường xuyên của các cơ
quan có thẩm quyền theo phân cấp quản lý. Do vậy, để nắm bắt thông tin về CB,
CC, VC ngoài việc tiếp xúc trực tiếp với cán bộ, kết quả công việc mà CB, CC, VC
được giao, phản ánh của dư luận và quần chúng… nhất thiết phải tiến hành nghiên
cứu hồ sơ CB, CC, VC. Vì hồ sơ là tài liệu tập hợp thông tin đầy đủ, chính xác, toàn
diện, tin cậy, có tính pháp lý về quá trình hoạt động và trưởng thành của CB, CC,
VC, qua đó cũng có thể hiểm thêm những vấn đề có liên quan khác.
Làm tốt công tác quản lý hồ sơ CB, CC, VC sẽ góp phần thực hiện tốt cho
công tác thống kê, tổng hợp phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực trạng đội
ngũ CB, CC, VC về phương diện số lượng, cơ cấu, trình độ trong từng giai đoạn,
qua đó đánh giá hiệu quả các chủ trường, đường lối công tác cán bộ của Đảng.
Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cùng với công tác thông kê, tổng hợp về CB,
CC, VC góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, tuyển
chọn, bố trí sử dụng và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ.

14


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ,
CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC TẠI UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG
2.1. Giới thiệu chung về UBND thành phố Cao Bằng
2.1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
- UBND THÀNH PHỐ CAO BẰNG.
- Địa chỉ: Số 05, phố Nguyễn Du, phường Hợp Giang, thành phố Cao Bằng,
tỉnh Cao Bằng.
- Email: />- Điện thoại: 0263.858.988.

Hình 2.1 UBND thành phố Cao Bằng

15


 Sự ra đời.
- Sau năm 1976, thị xã Cao Bằng là thủ phủ của tỉnh Cao Lạng, gồm 4 tiểu
khu: Nà Phía, Nội thị, Sông Bằng, Sông Hiến.
- Ngày 27 tháng 12 năm 1978, Tỉnh Cao Lạng tách ra thành 2 tỉnh là Cao
Bằng và Lạng Sơn, thị xã Cao Bằng trở lại là tỉnh lị của tỉnh Cao Bằng.
- Năm 1979, quân đội Trung quốc tấn công ồ ạt trong chiến tranh biên giới
Việt – Trung năm 1979, thị xã Cao Bằng chịu thiệt hại nặng nề.
- Này 10 tháng 9 năm 1981, giải thể 4 tiểu khu cũ (Nà phía, Nội thị, Sông
Bằng, Sông Hiến) để lập thành 4 phường: Sông Bằng, Sông Hiến, Tân Giang, Hợp
Giang và 3 xã Hòa Chung, Duyệt Trung, Ngọc Xuân.
- Ngày 4 tháng 10 năm 2002, chuyển xã Đề thám thuộc huyện Hòa An về thị xã

Cao Bằng quản lý. Từ đó đến năm 2010, thị xã Cao Bằng có 4 phường: Sông
Bằng, Sông Hiến, Hợp Giang, Tân Giang và 4 xã Đề Thám, Duyệt Trung, Hòa
Chung, Ngọc Xuân.
- Ngày 18 tháng 10 năm 2010, thị xã Cao Bằng được công nhận là Đô thị loại III.
- Ngày 26 tháng 10 năm 2012, thị xã Cao Bằng được nâng cấp lên thành phố.
Thành phố Cao Bằng nằm gần như giữa trung tâm địa lý của tỉnh. Kèm theo đó,
Chính phủ ban hành Nghị quyết về việc điều chỉnh mở rộng địa giới hành chính
thành phố Cao Bằng với 10.760.93 ha diện tích tự nhiên và 67.415 nhân khẩu, bao
gồm 11 đơn vị hành chính trực thuộc (8 phường: Hợp Giang, Sông Bằng, Sông
Hiến, Tân Giang, Hòa Chung, Ngọc Xuân, Duyệt Trung, Đề Thám và 3 xã: Chu trinh,
Hưng Đạo, Vĩnh Quang.)
 Chức năng của UBND thành phố Cao Bằng.
UBND thành phố Cao Bằng là cơ quan quyền lực của nhà nước ở địa
phương. Đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân
dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan của
nhà nước cấp trên.
HDND quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng để pháp huy tiềm
năng của địa phương, xây dựng và phát triển địa phương về kinh tế – xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh, không ngừng cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của
nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa vụ của địa phương đối với cả nước.

16


- Giải quyết mọi vấn đề trong lĩnh vực kinh tế trên địa bàn thành phố.
- Đưa ra các quyết định trong các lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa thông tin,
thể dục thể thao, xã hội và đời sống cho nhân dân
- Nghiên cứu và thực hiện các đề tài khoa học, công nghệ, tài nguyên và
môi trường.
- Có nhiệm vụ trong việc xây dựng nền quốc phòng toàn dân, an ninh nhân

dân, an toàn, trật tự xã hội.
- Chỉ đạo kịp thời, chính xác trong việc thực hiện chính sách dân tộc và tôn giáo.
- Giám sát việc chấp hành và thực thi pháp luật.
- Chỉ đạo mọi công việc xây dựng chính quyền địa phương và quản lý địa
giới hành chính trong khu vực thành phố.
- Phát triển và lên kế hoạch xây dựng và phát triển đô thị, cơ sở hạ tầng và
kinh tế của địa phương.
 Nhiệm vụ và quyền hạn.
Nội dung công tác thuộc phạm vi thành phố Cao Bằng được chia thành 3
khối lớn định hướng theo mối quan hệ về ngành dọc: 3 ngành. ( Xây dựng công
nghiệp, Văn hóa - xã hội, tài chính).
 Về xây dựng công nghiệp, giao thông vận tải, UBND thành phố thực hiện
những quyền và nhiệm vụ như sau:
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng khu đô thị, điểm dân cư, khu vực tái định tư trên địa bàn thành phố. Quản lý
việc thực hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt.
- Quản lý việc khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ
tầng cơ sở theo sự phân cấp.
- Quản lý việc xây dựng, cấp phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp
luật về xây dựng, tổ chức thực hiện các chính sách nhà ở, quản lý đất ở và quỹ nhà
thuộc sở hữu của nhà nước trên địa bàn thành phố.
- Quản lý tài nguyên môi trường có trên địa bàn thành phố, thực hiện kiểm
tra việc khai thác, sản xuất của các công ty, doanh nghiệp khai thác khoáng sản tài
nguyên trên địa bàn.

17