Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại bệnh viện đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng theo định hướng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.88 MB, 109 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
NGUYỄN HỮU ANH THƢ
TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG
THEO ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM
QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Đà Nẵng - Năm 2015
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
NGUYỄN HỮU ANH THƢ
TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG
THEO ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM
QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS. NGUYỄN MẠNH TOÀN
Đà Nẵng - Năm 2015
LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tác giả luận văn
Nguyễn Hữu Anh Thƣ
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................ 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................. 2
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu......................................................... 2
4. Phƣơng pháp nghiên cứu ...................................................................... 2
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài .............................................. 3
6. Bố cục đề tài .......................................................................................... 3
7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu............................................................... 4
CHƢƠNG 1. LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN ................ 7
1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG
BỆNH VIỆN ..................................................................................................... 7
1.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện.................. 7
1.1.2. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống
thông tin khác tại bệnh viện ...................................................................... 8
1.2. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TỔNG THỂ
BỆNH VIỆN ..................................................................................................... 9
1.2.1. Khái niệm Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện ........................... 9
1.2.2. Tầm quan trọng của phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện ........... 9
1.2.3. Đặc trƣng của phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện .................. 11
1.2.4. Một số vấn đề trong công tác kế toán khi triển khai giải pháp quản
lý tổng thể Bệnh viện .............................................................................. 12
1.2.5. Tổ chức cơ sở dữ liệu và xây dựng bộ mã các đối tƣợng kế toán ....... 14
1.3. TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH
HƢỚNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN ..................... 22
1.3.1. Chu trình thu viện phí ................................................................... 23
1.3.2. Chu trình cung ứng ....................................................................... 27
1.3.3. Chu trình khám chữa bệnh (chu trình chuyển đổi) ....................... 31
1.3.4. Chu trình tài chính......................................................................... 33
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1................................................................................ 36
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI
BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG ........................................ 37
2.1. TỔNG QUAN VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG .... 37
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển ................................................... 37
2.1.2. Đặc điểm hoạt động ...................................................................... 37
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ .................................................................... 37
2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý..................................................... 38
2.1.5. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán ..................................................... 39
2.2. KHÁI QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN
ĐA KHOA TÂM TRÍ ..................................................................................... 41
2.2.1. Tổ chức thông tin trong chu trình thu viện phí của BV (chu trình
doanh thu)................................................................................................ 41
2.2.2. Tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng của BV .................... 49
2.2.3. Tổ chức thông tin trong chu trình khám chữa bệnh của BV ........ 52
2.2.4. Tổ chức thông tin trong chu trình tài chính của BV ..................... 55
2.3. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG ....................... 57
2.3.1. Ƣu điểm của hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện đa khoa
Tâm Trí.................................................................................................... 57
2.3.2. Những tồn tại của hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện đa
khoa Tâm Trí ........................................................................................... 58
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2................................................................................ 60
CHƢƠNG 3. TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI
BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG THEO ĐỊNH HƢỚNG
ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN .......... 61
3.1. ĐỊNH HƢỚNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU
KIỆN ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN
ĐA KHOA TÂM TRÍ THEO ĐỊNH HƢỚNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ
BỆNH VIỆN. .................................................................................................. 61
3.1.1. Định hƣớng ứng dụng Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện đối
với ngành y tế Việt Nam ......................................................................... 61
3.1.2. Những thuận lợi và khó khăn trong công tác kế toán khi tổ chức
HTTTKT theo định hƣớng phần mềm quản lý tổng thể Bệnh viện tại BV
ĐK Tâm Trí ............................................................................................. 62
3.2. CÁC GIẢI PHÁP TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI
BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG THEO ĐỊNH HƢỚNG ỨNG
DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN........................... 63
3.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại bệnh viện đa khoa Tâm Trí theo định
hƣớng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện ......................... 63
3.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại BV ĐK Tâm Trí Đà Nẵng
theo định hƣớng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện ........ 66
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3................................................................................ 88
KẾT LUẬN .................................................................................................... 89
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)
PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT
Ký hiệu
Nội dung
1
HTTTKT
Hệ thống thông tin kế toán
2
CNTT
Công nghệ thông tin
3
BV
Bệnh viện
4
BVĐK
Bệnh viện đa khoa
5
BVĐKTT
Bệnh viện đa khoa Tâm Trí
6
VTYT
Vật tƣ y tế
7
HCXN
Hóa chất xét nghiệm
8
CĐHA
Chuẩn đoán hình ảnh
9
BHYT
Bảo hiểm y tế
10
CSDL
Cơ sở dữ liệu
11
HCQT
Hành chính quản trị
12
CNTT
Công nghệ thông tin
13
CMND
Chứng minh nhân dân
14
TNCN
Thu nhập cá nhân
15
TK
Tài khoản
16
TSCĐ
Tài sản cố định
17
CCDC
Công cụ dụng cụ
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Số hiệu
bàng
1.1
3.1
Tên bảng
Các vấn đề chính của giải pháp quản lý tổng thể bệnh
viện
Danh mục bệnh nhân theo phần mềm quản lý tổng thể
bệnh viện
Trang
13
68
3.2
Mã bệnh nhân theo phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện
69
3.3
Các danh mục tùy chọn trong chu trình thu viện phí
72
3.4
Các tập tin danh mục trong chu trình cung ứng
74
3.5
3.6
Danh mục nhân viên theo phần mềm quản lý tổng thể
bệnh viện
Danh mục TSCĐ và CCDC theo phần mềm quản lý tổng
thể BV
82
87
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Số hiệu
Tên hình vẽ
hình vẽ
1.1
Các yếu tố cơ bản của Hệ thống thông tin kế toán
1.2
Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ
Trang
7
8
thống thông tin khác tại bệnh viện
1.3
Quy trình sử lý thông tin trong điều kiện tin học hóa hình
15
1.4
Các cách phân loại bộ mã các đối tƣợng
19
1.5
Các chức năng chính của quy trình thu viện phí trong phần
24
mềm quản lý tổng thể bệnh viện
1.6
Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình thu viện phí
25
1.7
Sơ đồ dòng dữ liệu của chu trình thu viện phí
26
1.8
Sơ đồ các chức năng chính của chu trình cung ứng
28
1.9
Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng
29
1.10
Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình cung ứng
30
1.11
Sơ đồ các chức năng cơ bản của chu trình khám chữa bệnh
31
tại BV
1.12
Sơ đồ chu trình khám chữa bệnh
33
2.1
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của BV ĐK Tâm Trí
38
2.2
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại BV ĐK Tâm Trí
40
2.3
Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình thu viện
42
phí tại bệnh viện ĐK Tâm Trí
2.4a
Phiếu thu nội trú (tổng hợp)
44
2.4b
Phiếu thu nội trú (thuốc sử dụng)
45
2.5
Bảng tổng hợp doanh thu viện phí
48
2.6
Quá trình luân chuyển chứng từ trong chu trình cung ứng
49
tại bệnh viện ĐK Tâm Trí
2.7
Ví dụ minh họa về mã hàng hóa
50
2.8
Ví dụ minh họa về mã nhà cung cấp
51
2.9
Quy trình khám chữa bệnh ngoại trú
53
2.10
Quy trình bệnh nhân nội trú
54
2.11
Chu trình tài chính của bệnh viện đa khoa Tâm Trí
56
3.1
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại bệnh viện đa khoa Tâm
64
Trí –Hệ thống quản lý tổng thể bệnh viện
3.2
Mô hình hệ thống thông tin theo Giải pháp quản lý tổng
67
thể BV
3.3
Quy trình tiếp nhận và thu phí – Hệ thống quản lý tổng thể
68
3.4
Phân hệ nội trú – Hệ thống giải pháp quản lý tổng thể
70
bệnh viện
3.5
Chu trình cung ứng – Hệ thống quản lý tổng thể bệnh viện
77
3.6
Chu trình khám và điều trị - Hệ thống quản lý tổng thể
79
bệnh viện
3.7
Chu trình tài chính - Hệ thống quản lý tổng thể bệnh viện
81
3.8
Phân hệ tiền lƣơng – Hệ thống quản lý tổng thể bệnh viện
84
3.9
Mô hình hệ thống kho dƣợc bệnh viện
85
3.10
Phân hệ quản lý kho dƣợc, VTYT – Hệ thống quản lý
86
tổng thể
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong môi trƣờng cạnh tranh ngày càng khốc liệt, đòi hỏi mọi doanh
nghiệp trong tất cả các ngành nghề cần phải nâng cao chất lƣợng, tiết kiệm
chi phí, thay đổi phƣơng thức kinh doanh cũng nhƣ ứng dụng công nghệ
thông tin một cách có hiệu quả. Đặc biệt trong lĩnh vực y tế, nhu cầu khám
chữa bệnh của ngƣời dân ngày càng cao, việc ứng dụng các công nghệ hiện
đại giúp cho việc vận hành bộ máy hành chính tại các bệnh viện đƣợc tinh
gọn, giảm thiểu các thao tác không cần thiết và tạo điều kiện tốt trong công
tác chuyên môn của đội ngũ y bác sỹ và nhân viên ngành y tế nhằm đáp ứng
nhu cầu và đem lại lợi ích tốt nhất cho bệnh nhân.
Tổ chức HTTTKT trong các bệnh viện hiện nay đặt ra yêu cầu phải ứng
dụng công nghệ thông tin nhƣ một xu hƣớng tất yếu nhằm góp phần nâng cao
năng lực hoạt động của bệnh viện. Mặc dù hầu hết các bệnh viện đã ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý nhƣng mức độ còn hạn chế, chủ yếu là sử
dụng phần mềm kế toán và các phần mềm quản lý chuyên môn riêng lẻ. Việc
sử dụng rời rạc nhiều phần mềm tại các bộ phận khác nhau có thể gây ra lãng
phí nguồn lực, làm giảm hiệu quả hoạt động của bệnh viện.
Bệnh viện đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng là bệnh viện mới đƣợc thành lập
nên việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quy trình quản lý tại Bệnh viện
còn rời rạc, áp dụng nhiều phần mềm độc lập, các ứng dụng chƣa đồng bộ, …
do đó chƣa đáp ứng yêu cầu kiểm soát, quản lý một cách tối ƣu trong tất cả
các bộ phận nói chung và bộ phận kế toán nói riêng. Xuất phát từ nhu cầu
thực tiễn đó, tác giả đã chọn đề tài nghiên cứu: “Tổ chức hệ thống thông tin
kế toán tại Bệnh viện đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng theo định hƣớng ứng
dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện” làm đề tài nghiên cứu của
mình.
2
2. Mục tiêu nghiên cứu
Mục đích của việc nghiên cứu đề tài là:
- Hệ thống hóa những nghiên cứu lý luận đã có về hệ thống thông tin kế
toán và giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, từ đó tác giả vận dụng trong
việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Tâm Trí theo định
hƣớng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện.
- Tác giả đề xuất một số giải pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại
Bệnh viện theo định hƣớng giải pháp quản lý tổng thể nhằm mục đích kiểm
soát và quản lý tốt toàn bộ hoạt động của bệnh viện, sử dụng tốt các nguồn
lực và hoàn thiện công tác kế toán tại bệnh viện.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu trực tiếp là hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh
viện Đa Khoa Tâm Trí Đà Nẵng
Phạm vi nghiên cứu của đề tài này là công tác kế toán và hệ thống thông
tin kế toán tại Bệnh viện đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Các phƣơng pháp nghiên cứu thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại
bệnh viện Đa Khoa Tâm Trí Đà Nẵng.
- Sử dụng các nguồn tài liệu về hệ thống thông tin kế toán, giáo trình
trong ngành kế toán để tìm hiểu cơ sở lý luận của đề tài
- Sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình dữ liệu, lƣu đồ mô tả hệ thống
thông tin kế toán tại Bệnh viện ĐK Tâm Trí
- Phƣơng pháp quan sát tổng thể để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức
thực hiện của hệ thống thông tin thực tế và công tác kế toán đang đƣợc áp
dụng tại Bệnh viện.
- Phƣơng pháp phỏng vấn chuyên sâu bằng bảng câu hỏi để phân tích và
giải quyết vấn đề cần nghiên cứu nhằm giải quyết vấn đề đặt ra.
3
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
a. Về mặt lý luận
Hiện nay, ERP dƣới góc độ hệ thống thông tin kế toán vẫn chƣa có một tài
liệu chính thống nào đề cập đến, và việc áp dụng ERP vào môi trƣờng bệnh
viện đƣợc gọi là Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện vẫn chƣa đƣợc tiếp cận
một cách tối ƣu. Điều này đã góp phần gây cản trở đến quá trình tìm hiểu, tiếp
cận giải pháp quản lý tối ƣu với những ngƣời làm công tác kế toán nói chung
và công tác kế toán tại các đơn vị y tế nói riêng. Với yêu cầu đó, đề tài đã hệ
thống hóa những kiến thức cơ bản nền tảng về hệ thống thông tin kế toán trong
BV ĐK Tâm Trí theo định hướng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện.
b. Về mặt thực tiễn
Thông qua việc phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán
tại BV ĐK Tâm Trí Đà Nẵng, luận văn sẽ giới thiệu về giải pháp quản lý tổng
thể bệnh viện, sự cần thiết cũng nhƣ những lợi ích từ việc hoàn thiện hệ thống
thông tin kế toán bệnh viện theo định hƣớng ứng dụng giải pháp quản lý tổng
thể. Từ đó, đƣa ra các đề xuất, giải pháp nhằm tăng cƣờng hiệu quả của việc
tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hƣớng phần mềm quản lý tông
thể bệnh viện tại BV ĐK Tâm Trí Đà Nẵng.
6. Bố cục đề tài
Bố cục đề tài gồm có ba chƣơng:
Chương 1: Lý luận cơ bản về Hệ thống thông tin kế toán và Giải pháp
quản lý tổng thể bệnh viện
Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh Viện Đa
Khoa Tâm Trí Đà Nẵng
Chương 3: Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh Viện Đa Khoa
Tâm Trí Đà Nẵng theo định hƣớng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện
4
7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Để hoàn thành đề tài này, tác giả đã tham khảo một số tài liệu liên quan
đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán, và các tài liệu giới thiệu về phần mềm
quản lý tổng thể bệnh viện, bao gồm:
Nghiên cứu của Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013) về đề tài “Tổ chức hệ
thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại Công ty cổ phần thương mại
Nguyễn Kim”. Tác giả đã sử dụng phƣơng pháp điều tra, phỏng vấn, quan sát
cùng với việc sử dụng các nguồn tài liệu uy tín trên mạng, các bài báo khoa
học để tìm hiểu đầy đủ về phƣơng pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại
doanh nghiệp thƣơng mại trong điều kiện ứng dụng ERP. Từ đó nêu ra các
giải pháp hoàn thiện để tăng cƣờng hiệu quả của việc ứng dụng ERP vào tổ
chức hệ thống thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị tại doanh nghiệp.
Tuy nhiên, luận văn này vẫn chƣa đi sâu vào hoàn thiện hệ thống thông tin kế
toán theo chu trình theo định hƣớng ERP tại Công ty cổ phần Nguyễn Kim.
Nghiên cứu của tác giả Phạm Lê Hoài (2012) về đề tài “Hoàn thiện tổ
chức thông tin kế toán trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ
phần Pymepharco”. Tác giả luận văn này đã áp dụng phƣơng pháp quan sát
tổng thể và sơ đồ dòng dữ liệu để nghiên cứu vấn đề, phân tích hệ thống, xem
xét mối quan hệ của chu trình bán hàng và thu tiền đối với các chu trình khác
trong hệ thống thông tin kế toán, từ đó đƣa ra những giải pháp hoàn thiện.
Tuy nhiên, đề tài chỉ mới gói gọn trong vấn đề tổ chức thông tin kế toán trong
chu trình bán hàng và thu tiền chứ chƣa mở rộng ra các chu trình còn lại trong
toàn bộ hệ thống thông tin kế toán.
Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Hoàng Thiên Kim (2012) về đề tài “Tổ
chức hệ thống thông tin kế toán quản trị tại công ty cổ phần kỹ thuật thủy sản
(SEATECHCO)” của tác giả Nguyễn Hoàng Thiên Kim. Với mục đích khẳng
định vai trò của hệ thống thông tin kế toán đối với doanh nghiệp, tác giả này
5
đã sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu quan sát, suy luận, so sánh và đối
chiếu giữa thực tiễn và lý thuyết nghiên cứu để làm rõ các vấn đề cần đƣợc
quan tâm. Tuy nhiên, tác giả mới chỉ đề cập đến việc ứng dụng hệ thống
thông tin kế toán trong công tác kế toán quản trị của doanh nghiệp.
Nghiên cứu của tác giả Trƣơng Thùy Vân (2011) về đề tài “Xây dựng hệ
thống thông tin kế toán phục vụ quản trị cước viễn thông – công nghệ thông tin
tại viễn thông Quảng Bình”. Luận văn này sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu
trƣờng hợp mô tả kết hợp giải thích, tìm hiểu thực tế tại Công ty và đề xuất
hƣớng giải quyết phù hợp nhằm nâng cao năng lực quản lý điều hành doanh
thu tại Công ty. Song luận văn chỉ mới nêu lên việc tổ chức hệ thống thông tin
kế toán phục vụ công tác kế toán quản trị cƣớc viễn thông chứ chƣa đi sâu vào
phân tích hệ thống thông tin kế toán trong mảng kế toán tài chính.
Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Thùy Anh (2011) về đề tài “Hoàn
thiện công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP tại bệnh viện C Đà
Nẵng”. Bằng cách sử dụng các phƣơng pháp chung nhƣ tổng hợp, phân tích,
tƣ duy logic, các kỹ thuật cụ thể nhƣ so sánh, điều tra, phỏng vấn tác giả này
đã tổng hợp khá đầy đủ lý thuyết cơ bản về hệ thống thông tin kế toán cũng
nhƣ là giải pháp ERP trong Bệnh viện và nêu lên các biện pháp hoàn thiện.
Tuy nhiên, luận văn chỉ mới nêu lên việc ứng dụng ERP vào môi trƣờng bệnh
viện chứ chƣa tổ chức đƣợc hệ thống thông tin kế toán xuyên suốt tổng thể bộ
máy quản lý bệnh viện theo định hƣớng giải pháp quản lý tổng thể.
Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Thu Hà (2010) về đề tài “Hoàn
thiện hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại công ty cổ phần vận
tải biển Đà Nẵng”. Tác giả sử dụng phƣơng pháp phỏng vấn, quan sát trực
tiếp để nêu lên những ƣu điểm và những bất cập về hệ thống thông tin kế toán
tại doanh nghiệp, từ đó đƣa ra giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán
6
theo định hƣớng ERP. Song đề tài vẫn chƣa đi vào tìm hiểu cách thức tổ chức
hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP.
Nghiên cứu của tác giả Trần Thị Thu Hà (2010) về đề tài “ Hoàn thiện
hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại Công ty TNHH Thương
mại và giao nhận quốc tế Đà Nẵng”. Tác giả này đã sử dụng phƣơng pháp
nghiên cứu cụ thể nhƣ quan sát trực tiếp, phỏng vấn các bộ phận liên quan,
phân tích, đối chiếu với thực tế để tìm ra những hạn chế và từ đó đề xuất các
giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo định hƣớng ERP
tại Công ty. Tuy nhiên, luận văn vẫn còn rời rạc chƣa đi sâu vào hoàn thiện hệ
thống thông tin kế toán theo từng chu trình.
Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Văn Minh (2007) về đề tài “Tổ chức hệ
thống thông tin kế toán quản trị tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Thủy sản
Miền Trung”, tác giả đã sử dụng phƣơng pháp hồi quy, phân tích tổng hợp, so
sánh để khảo sát và đánh giá tình hình thực tế về công tác tổ chức hệ thống
thông tin kế toán quản trị tại Công ty. Tuy nhiên, tác giả này mới chỉ trình bày
về phƣơng pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán quản trị trong điều kiện
ứng dụng các phần mềm văn phòng đơn giản chứ chƣa xây dựng toàn bộ công
tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng ERP bao gồm
cả hệ thống thông tin kế toán quản trị và kế toán tài chính.
Qua những giáo trình đƣợc giảng dạy tại trƣờng và việc nghiên cứu
những đề tài luận văn có liên quan đến hệ thống thông tin kế toán nhƣ một vài
đề tài trên, tác giả nhận thấy hiện nay vẫn chƣa có đề tài nghiên cứu về hệ
thống thông tin kế toán tại bệnh viện theo định hƣớng giải pháp quản lý tổng
thể bệnh viện nên tác giả đã quyết định chọn đề tài nghiên cứu: “Tổ chức hệ
thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Đa Khoa Tâm Trí Đà Nẵng theo định
hướng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện”
7
CHƢƠNG 1
LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN
1.1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG
BỆNH VIỆN
1.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện
Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ
thống thông tin quản trị trong bệnh viện bao gồm nguồn nhân lực, các phƣơng
tiện, các phƣơng pháp kế toán đƣợc tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và
cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của bệnh viện cũng
nhƣ kết quả hoạt động kinh doanh của bệnh viện trong từng thời kỳ nhất định.
Hai chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thông tin và kiểm tra. [8, tr. 22]
Từ đây có thể hình dung “Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các
nguồn lực bao gồm con ngƣời và các thiết bị máy móc nhằm biến đổi dữ liệu
tài chính và các dữ liệu khác thành thông tin”
Hình 1.1 – Các yếu tố cơ bản của Hệ thống thông tin kế toán
8
1.1.2. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống
thông tin khác tại bệnh viện
Hệ thống thông tin kế toán trong bệnh viện là một hệ thống đa dạng,
phức tạp với nhiều chức năng đƣợc thực hiện bởi các bộ phận khác nhau, có
mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo
cho hoạt động Bệnh viện đƣợc hiệu quả. Hình 1.2 thể hiện mối quan hệ giữa
hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác tại bệnh viện.
Hình 1.2 - Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống
thông tin khác tại bệnh viện
9
Chú thích:
(1) Tiếp nhận bệnh nhân đến khám hoặc chuyển phòng cấp cứu;
(2) và (5): Bệnh nhân sau khi khám hoặc cấp cứu đƣợc chuyển đến các
khoa điều trị nội trú;
(3) và (4): Bệnh nhân đƣợc chỉ định điều trị ngoại trú;
(6) Bệnh nhân đƣợc phòng khám, phòng cấp cứu hoặc các khoa điều trị
nội trú chỉ định thực xét nghiệm, các dịch vụ kỹ thuật hay phẫu thuật;
(7) Thuốc men, vật tƣ y tế, hóa chất đƣợc bộ phận quản lý dƣợc cung cấp
cho các phòng, khoa để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn;
(8) Bệnh nhân đƣợc xuất viện và hoàn thành các thủ tục thanh toán ra
viện.
1.2. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TỔNG
THỂ BỆNH VIỆN
1.2.1. Khái niệm Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện
Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện có thể đƣợc hiểu là Hệ thống hoạch
định nguồn lực tại một bệnh viện – là một phần mềm tích hợp tất cả các chức
năng của các bộ phận trong bệnh viện vào một hệ thống cơ sở dữ liệu chung.
Khi đó chức năng kế toán không tổ chức độc lập mà phải đƣợc tổ chức trong
mối quan hệ với các chức năng khác [1, tr. 2-3]
Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện bao gồm nhiều phân hệ nghiệp vụ
có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để hình thành nên một hệ thống thông tin
thống nhất và hiệu quả nhằm đem lại sức mạnh tổng lực cho bệnh viện.
1.2.2. Tầm quan trọng của phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện
Mô hình quản lý tổng thể bệnh viện rất đa dạng và phức tạp nên thiết kế
một phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện là rất quan trọng và cực kỳ khó
khăn. Công tác kế toán thì luôn đƣợc thực hiện lồng ghép trong từng hoạt
động của bệnh viện từ khâu tiếp nhận – thu phí – BHYT, khám chữa bệnh, xét
10
nghiệm, nội trú, ngoại trú,…hoạt động kê đơn thuốc, quản lý kho vật tƣ y tế,
kho dƣợc, quản lý tiền lƣơng, quản lý tài sản cố định, lập ngân sách cho bệnh
viện. Việc ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện đem lại những lợi
ích sau:
- Kiểm soát tốt các thông tin, dữ liệu chặt chẻ, tập trung trong cùng một
hệ thống và kiểm soát tốt nguồn nhân lực, tài chính, tránh thất thoát: Khi một
nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ đƣợc các bộ phận chức năng thực hiện thao tác
nhập liệu vào phần mềm và sau đó dữ liệu sẽ tự động kết nối thông tin với tất
cả các phòng ban có nhu cầu sử dụng thông tin đó. Mỗi cá nhân, bộ phận
đƣợc phân quyền truy cập và sử dụng thông tin nên dữ liệu đƣợc bảo mật,
kiểm soát chặt chẽ và cung cấp đúng, đủ đến ngƣời sử dụng. Điều này giúp
nhà quản trị kiểm soát tốt nguồn lực tài chính, nhân sự của bệnh viện.
- Góp phần giảm bớt các công việc mang tính chất thủ công, tiết kiệm
thời gian, giúp cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác hơn, đồng thời rút
gọn các thủ tục giấy tờ, giảm thiểu các khâu trung gian, nâng cao năng suất
lao động: Khi chƣa áp dụng giải pháp quản lý tổng thế bệnh viện thì các thủ
tục giấy tờ, báo cáo cần phải thông qua ranh giới các bộ phận phòng ban để
xét duyệt, cấp phép. Khi áp dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, giữa
các bộ phận, phòng ban có mối liên kết về quy trình và dữ liệu, nhân viên và
ban lãnh đạo đƣợc cấp quyền phê duyệt giấy tờ, báo cáo. Từ đó giảm thiểu
các quy trình xử lý giấy tờ, giảm thiểu thời gian chết, góp phần nâng cao năng
suất lao động.
- Nâng cao hiệu quả xử lý và chia sẻ nguồn lực thông tin: Trƣớc khi ứng
dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, ban lãnh đạo bện viện phải dựa
vào nhiều nguồn để có đƣợc thông tin cần thiết cho việc phân tích tình hình
tài chính và hoạt động của bệnh viện. Với phần mềm quản lý tổng thể bệnh
viện, điều này có thể đƣợc thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một
11
phần mềm ứng dụng xử lý các nghiệp vụ theo thời gian thực (nghĩa là thông
tin sẽ có sẵn trong hệ thống ngay lập tức tại thời gian theo dõi). Từ đó, nhà
quản trị có thể đƣa ra quyết định một cách nhanh chóng và chính xác.
- Tối ưu hóa toàn bộ hoạt động của Bệnh viện: Giải pháp quản lý tổng
thể bệnh viện góp phần làm hoạt động của bệnh viện đƣợc tích hợp, và liên
kết thống nhất trong cùng hệ thống để cùng thực hiện mục tiêu chung. Nhờ
đó, giảm thiểu đƣợc chi phí các khâu trung gian, giúp cho các quy trình hoạt
động của bệnh viện đƣợc tinh gọn.
- Giúp nhân viên thực hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp hơn: Để
áp dụng thành công giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện thì đòi hỏi đội ngũ y
bác sỹ cũng nhƣ nhân viên bệnh viện phải thay đổi tƣ duy trong công việc, bỏ
thói quen thủ công, các lối làm việc cứng nhắc để bƣớc sang một phong cách
làm việc chuyên nghiệp bằng ứng dụng công nghệ thông tin. Chính điều đó sẽ
thúc đẩy đội ngũ nhân viên tìm tòi, học hỏi những ứng dụng mới, cách thức
làm việc mới, từ đó góp phần cùng đƣa bệnh viện ngày càng phát triển hơn.
1.2.3. Đặc trƣng của phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện
Hệ thống quản lý tổng thể bệnh viện thƣờng đƣợc chia thành hai hệ
thống lớn: quản lý hành chính và quản lý chuyên môn.
(1) Hệ thống quản lý hành chính: Thực hiện các chức năng quản lý
hành chính trong BV, bao gồm các phân hệ nhƣ:
- Phân hệ quản lý nhân sự, tiền lƣơng: liên quan đến việc quản lý ngƣời
lao động về hợp đồng, thời gian làm việc, xác định tiền lƣơng...
- Phân hệ quản lý tài sản: quản lý, theo dõi kiểm soát tình hình mua sắm,
sử dụng các trang thiết bị, vật tƣ y tế.
- Phân hệ tài chính kế toán: thực hiện chức năng kế toán theo từng phần
hành nhƣ kế toán viện phí, kế toán lƣơng, kế toán tiền..., lập các báo cáo liên
quan đến tình hình quản lý tài chính.
12
- Phân hệ quản lý công văn: theo dõi công văn đến, công văn đi, công
văn đã xử lý hay chƣa...
(2) Hệ thống quản lý chuyên môn: Bệnh nhân là đối tƣợng trung tâm
nên tất cả những dữ liệu liên quan đến bệnh nhân đều đƣợc đƣa vào hệ thống
quản lý chuyên môn. Hệ thống quản lý chuyên môn đƣợc phân tích thành
nhiều phân hệ, mỗi phân hệ thực hiện một nhiệm vụ riêng liên quan đến việc
quản lý bệnh nhân từ khi vào viện đến khi ra viện. Thông thƣờng, các phân hệ
thuộc hệ thống quản lý chuyên môn của một BV bao gồm:
- Phân hệ tiếp nhận: tiếp nhận và truy tìm thông tin về bệnh nhân
- Phân hệ viện phí nội, ngoại trú: quản lý việc thu viện phí bệnh nhân
ngoại trú, quản lý công nợ, tạm ứng từng bệnh nhân nội trú, thanh toán chi phí
điều trị nội trú, tính toán bảo hiểm y tế, cung cấp thông tin viện phí cho bộ
phận kế toán.
- Phân hệ khám chữa bệnh ngoại trú: dùng cho các bác sĩ phòng khám
nhƣ kê đơn thuốc, chỉ định khám, chuyển khoa khác, xếp lịch hẹn...
- Phân hệ xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh, thăm dò chức năng: quản lý
các hoạt động y khoa cận lâm sàng, lƣu trữ hình ảnh, dữ liệu...
- Phân hệ quản lý phẫu thuật: quản lý lịch mổ, e kíp mổ, phân loại phẫu
thuật...
- Phân hệ quản lý bệnh án: theo dõi, quản lý hồ sơ bệnh án của bệnh nhân.
- Phân hệ quản lý dƣợc: quản lý dƣợc nội, ngoại trú, BHYT, vật tƣ y tế,
- Phân hệ quản trị mạng: phân quyền sử dụng cho từng ngƣời, nhóm
ngƣời sử dụng, theo dõi, kiểm tra việc cập nhật dữ liệu trên toàn hệ thống và
chỉnh sửa dữ liệu khi cần thiết.
1.2.4. Một số vấn đề trong công tác kế toán khi triển khai giải pháp
quản lý tổng thể Bệnh viện
Các vấn đề trong công tác kế toán khi triển khai giải pháp quản lý tổng
13
thể Bệnh viện đƣợc khái quát ở bảng sau:
Bảng 1.1: Các vấn đề chính của giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện
STT Các vấn đề chính
1
2
Giải pháp quản lý tổng thể Bệnh viện
Hình thức kế toán - Phù hợp với nhiều hình thức sổ kế toán
Hệ thống tài
- Hệ thống tài khoản gồm nhiều phân đoạn để
khoản
tổng hợp, phân tích số liệu. Ngoài hệ thống tài
khoản của Bộ tài chính ban hành thì tùy theo
đặc thù của từng bệnh viện có thể xây dựng
thêm một hệ thống tài khoản với nhiều chiều
thông tin cho phù hợp giúp ngƣời quản lý có thể
quản lý tài chính dễ dàng hơn.
3
Hạch toán
- Việc hạch toán đƣợc thực hiện tự động.
- Khi ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể
Bệnh viện có thể sử dụng một vài tài khoản
trung gian không thuộc hệ thống tài khoản chính
thức đƣợc ban hành, nhƣng trên góc độ kinh tế
thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong
các nghiệp vụ vẫn không có gì thay đổi
- Thực hiện các bút toán đảo: Phần mềm quản lý
tổng thể Bệnh viện không cho phép ngƣời dùng
xóa bất cứ nghiệp vụ nào đã hạch toán vào hệ
thống mà chỉ cho phép thực hiện bút toán đảo.
Chính vì vậy, thông tin cung cấp từ hệ thống có
độ tin cậy rất cao.
- Tự động tổng hợp doanh thu cho từng bộ phận
14
từ hoạt động của bệnh viện
4
Báo cáo, biểu mẫu - Bên cạnh những báo cáo, biểu mẫu bắt buộc
của Tổng cục Thuế và Bộ Tài Chính, các báo
cáo, biểu mẫu có thể đƣợc xây dựng lại tùy theo
hình thức quản lý đặc thù từng bệnh viện để dễ
dàng quản lý và cung cấp thông tin cho các bên
liên quan.
5
Bảo Hiểm Y Tế
- Tích hợp sẵn trong hệ thống quản lý, không
tách riêng bộ phận BHYT
6
Tiền lƣơng
- Tự động tính lƣơng theo ngày công
- Tự động tính lƣơng theo sản phẩm
1.2.5. Tổ chức cơ sở dữ liệu và xây dựng bộ mã các đối tƣợng kế
toán
a. Tổ chức cơ sở dữ liệu
Trong cùng một hệ thống thông tin kế toán của giải pháp quản lý tổng
thể bệnh viện, tất cả các phân hệ trong phần mềm sử dụng cùng một ngôn ngữ
lập trình và cùng sử dụng một cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ thông
tin. Cơ sở dữ liệu đầu vào của bộ phận này sẽ trở thành cơ sở dữ liệu đầu ra
tại một bộ phận khác. Tất cả các dữ liệu của các phân hệ tích hợp đƣợc quản
lý tập trung và tổ chức theo kiểu hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Các phân hệ đều có
thể cùng truy cập và sử dụng chung một nguồn dữ liệu bất kỳ.
Cách tổ chức dữ liệu tập trung này giúp việc thu thập và lƣu trữ dữ liệu
không bị trùng lắp, không khuôn mẫu với nhau, các dữ liệu đƣợc sử dụng hiệu
quả cao. Vì vậy, công việc kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm quản
lý giải pháp tổng thể không chỉ còn là việc nhập liệu và hạch toán các nghiệp
15
vụ kinh tế phát sinh mà đòi hỏi kế toán phải phân tích đƣợc các số liệu, xử lý
số liệu để thực hiện báo cáo. Tuy mỗi bệnh viện đƣợc tổ chức theo nhiều mô
hình quản lý khác nhau nhƣng hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng
dụng phần mềm kế toán đều có những đặc điểm chung bao gồm: các dữ liệu
đầu vào, quy trình xử lý dữ liệu, các dữ liệu đầu ra. Những đặc điểm chung đó
đƣợc khái quát trong Hình 1.3 mô tả quy trình sử lý thông tin trong điều kiện
tin học hóa [8, trang 33]
KHỞI TẠO
CƠ SỞ DỮ LIỆU
KẾ TOÁN
DỮ LIỆU TỒN
CUỐI KỲ TRƢỚC
DỮ LIỆU PHÁT
SINH TRONG KỲ
QUY TRÌNH XỬ
LÝ LUÂN
CHUYỂN DỮ
LIỆU VÀ CUNG
CẤP THÔNG TIN
ĐIỀU CHỈNH
CUỐI KÌ
PHẦN MỀM
KẾ TOÁN
ĐẦU VÀO
XỬ LÝ
SỔ SÁCH KẾ
TOÁN
BÁO CÁO KẾ
TOÁN
SAO LƢU VÀ
KẾT CHUYỂN
DỮ LIỆU CHO KÌ
SAU
ĐẦU RA
Hình 1.3 - Quy trình sử lý thông tin trong điều kiện tin học hóa
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong hệ thống thông
tin quản lý tổng thể bệnh viện. Thông tin do kế toán cung cấp có ảnh hƣởng
đến hoạt động của toàn bệnh viện nên việc tổ chức dữ liệu kế toán ban đầu,
thực hiện xử lý và cung cấp thông tin đòi hỏi phải chính xác, khoa học, hợp lý
và có hiệu quả.
Cơ sở dữ liệu kế toán bao gồm tập hợp các tập tin có quan hệ rất chặt chẽ
với nhau đƣợc thiết kế để ghi nhận, lƣu trữ và xử lý toàn bộ các dữ liệu và
thông tin kế toán. Có thể hiểu hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán đóng vai trò nhƣ
bộ sổ kế toán trong điều kiện hạch toán trên máy vi tính. Toàn bộ dữ liệu kế
