Đề cương và bài giảng môn học Lưu trữ tài liệu điện tử

Các đơn vị 1B MB GB TB TB Pb bằng bao nhiêu KB MB, 1 Gb bằng bao nhiêu MB

Đây là những đơn vị để tính dung lượng của bộ nhớ như: ổ cứng, USB, thẻ nhớ, RAM...
Thông thường người sử dụng máy tính sử dụng các đơn vị là: byte, Kilobyte, Megabyte,
Gigabyte, Terabyte Còn các đơn vị còn lại thì ít khi sử dụng vì nó quá lớn hoặc quá nhỏ.
10
1Byte=8 bit
1Kb(Kilobyte) = 1024 B
1Mb(Megabyte) =1024Kb
1Gb(Gigabyte) =1024Mb
1Tb(Terabyte) =1024Gb
1Pb(Petabyte) =1024Tb
1Eb(Exabyte) =1024Pb
1Zb(Zettabyte) =1024Eb
1Yb(Yottabyte) =1024Zb

Có thể sắp xếp theo thứ tự từ bé tới lớn như sau:
b B KB MB GB TB PB EB ZB YB

Và mỗi đơn vị sau bằng 2^10 = 1024 lần đơn vị trước, trừ đơn vị Bytes là = 8bits

Tổng hợp:

1


CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC
Ngành đào tạo: Lưu trữ học và Quản trị văn phòng

Khối kiến thức: Giáo dục chuyên nghiệp
ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT MÔN HỌC
1. Tên môn học: Lưu trữ tài liệu điện tư
2. Số tín chỉ: 2 (30 tiết)
3. Trình độ: Dành cho sinh viên năm thứ 4, thuộc khối kiến thức chuyên ngành
4. Phân bổ thời gian:
Lên lớp: 30 tiết (Giảng viên giảng bài 25 tiết; Sinh viên thảo luận, thuyết trình
tại lớp: 05 tiết)
5. Điều kiện tiên quyết: học xong các môn về nghiệp vụ công tác lưu trữ.
6. Tính chất môn học: bắt buộc
7. Mục tiêu môn học:
7.1. Mục tiêu về kiến thức:
Trang bị cho sinh viên những kiến thức cơ bản về khái niệm, tiêu chuẩn, đặc
điểm và những nguyên tắc, phương pháp, quy trình chuyên môn nghiệp vụ của tài liệu
lưu trữ điện tử.
7.2. Mục tiêu về kỹ năng:
Học xong môn Lưu trữ tài liệu điện tử, sinh viên có thể thực hiện các nghiệp
vụ công tác lưu trữ tài liệu điện tử: xác định giá trị, thu thập, bổ sung, phân loại, hệ
thống hoá, biên mục, thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
điện tử.
8. Nhiệm vụ của sinh viên:
-

Dự lên lớp: tối thiểu 80% số tiết học

-

Đọc giáo trình và tài liệu tham khảo

- Viết tiểu luận, thuyết minh và thảo luận.

2


9. Tài liệu học tập
Giáo trình/ tài liệu học tập
Tập bài giảng Lưu trữ tài liệu điện tử

Tài liệu tham khảo
1. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.
2. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết
thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
3. Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2006.
4. Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006.
5. Nghị định của Chính phủ số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007.
Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực
chữ ký số.
6. Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 về giao dịch điện tử trong
hoạt động tài chính của cơ quan nhà nước.
7. Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 về Ứng dụng công nghệ thông
tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
8. Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 4/3/2009 của Cục Văn thư Lưu trữ
Nhà nước về việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong mội trường
mạng;
9. (ICA Studies/études CIA 8) - Uỷ ban Tài liệu Điện tử thuộc
Hội đồng lưu trữ Quốc tế, Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử nhìn từ góc độ lưu trữ,
xuất bản tháng 2/1997. (bản dịch từ tiếng Anh 2005)
10. Mô hình Chính phủ điện tử - Sự thách thức đối với ngành lưu trữ/ Dương
Văn Khảm// Lưu trữ Việt Nam số 1/2002, tr.306.
11. Luật Giao dịch điện tử với công tác văn thư – lưu trữ/ Dương Văn Khảm//
Văn thư Lưu trữ Việt Nam 6/2006, tr.28.

12. Luật Giao dịch điện tử - những vấn đề đặt ra với công tác văn thư – lưu trữ,
Nguyễn Hồng Duy, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 04/2007, tr 11-12.
13. Những tác động cơ bản của pháp luật về văn bản điện tử, chữ ký số và tài
liệu điện tử đối với công tác văn thư lưu trữ, Văn Lưu, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt
Nam, số 10/2010.
14. Văn bản điện tử, chữ ký số và dự án ứng dụng tin học tại các cơ quan, tổ
chức ở thành phố Hồ Chí Minh, Nguyễn Phương Nam,Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt
Nam, số 10/2010.
15. Văn bản điện tử hay số hóa với "hồ sơ công việc" trên mạng diện rộng,
3


Nguyễn Phương Nam,Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 06/2011, tr 17-21.
16. Ứng dụng chữ ký số trong thủ tục hải quan điện tử, Nguyễn Trần Hiệu, Tạp
chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 06/2011, tr 12-25.
17. Quy định về định dang tài liệu điện tử, Trần Đức Mạnh, Tạp chí Văn thư lưu
trữ Việt Nam, số 06/2011, tr 25.
18. Vài nét về đặc điểm của tài liệu điện tử, Nguyễn Thị Chinh, Tạp chí Văn thư
lưu trữ Việt Nam, số 11/2007.
19. Những quy định về chữ ký số, điện tử và chứng thư điện tử - Vấn đề đặt ra
đối với công tác văn thư, lưu trữ, Nguyễn Văn Kết, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt
Nam, số 07/2010, tr 23.
20. Văn bản điện tử, chữ ký số, - Bước đột phá trong hoạt động giao dịch điện
tử và công tác văn thư, lưu trữ, Nguyễn Văn Kết, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam,
số 11/2010, tr 6.
21. Tổ chức quản lý văn bản trên mạng diện rộng với văn bản điện tử, số hóa,
Nguyễn Lê Hà Thảo Hà, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 03/2011.
22. Quản lý và lưu trữ hồ sơ điện tử trong lĩnh vực thuế, Trần Đức Mạnh, Hoàng
Hải Nam, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 03/2011, tr 12.
23. Tổng hợp một số ý kiến phản hồi về chuyên đề "Văn bản điện tử và Chữ ký

số trong lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử với công tác văn thư, lưu trữ", Nguyễn
Phương Nam, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam, số 07/2011, tr 20.
24. Nhìn lại 9 tháng triển khai Chuyên đề Văn bản điện tử và Chữ ký số trên
Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam, Nguyễn Văn Kết, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam
số 07/2011, tr 24.
25. Khái niệm về tài liệu điện tử và một số kinh nghiệm về quản lý tài liệu điện
tử ở Lưu trữ Quốc gia Canada/ Nguyễn Trọng Biên// Lưu trữ Việt Nam; số 1/2003;
tr.25-27.
26. Lưu trữ điện tử, Lê Thị Mùi// Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 01 –
02/2002.
27. Lưu trữ tài liệu điện tử một môn học trong các trường đại học, cao đẳng/ Lê
Thị Mùi// Văn thư Lưu trữ Việt Nam 2/2006; tr4-6
28. Bàn về phương pháp bảo vệ cơ sở dữ liệu và các chiến lược bảo quản tài
liệu điện tử/ Lê Thị Mùi// Văn thư Lưu trữ Việt Nam 2/2007; tr.8.
29. Siêu dữ liệu và vai trò của nó trong lưu trữ điện tử, Lê Thị Mùi// Tạp chí
Văn thư lưu trữ Việt Nam, số 08 - 8/2005.
30. Nguyễn Lệ Nhung, Các siêu dữ liệu của tài liệu điện tử dưới góc nhìn Tiêu
chuẩn Nga và Tiêu chuẩn quốc tế,
4


Nguồn: />%20i/DispForm.aspx?ID=20
31. Nguyễn Lệ Nhung, Khái niệm về tài liệu và tài liệu điện tử,
Nguồn: />%20i/DispForm.aspx?ID=17
32. Nguyễn Lệ Nhung, Các vấn đề pháp lý và hệ thống luật pháp liên quan đến tài liệu
điện tư,
Nguồn: />itemid=3&listId=28a16f14-e4a7-495c-9010-4b6f6d9fb79c&ws=content
33. Nguyễn Lệ Nhung, Định dạng các files của tài liệu điện tư, Nguồn:
Website -
34.

Nguyễn

Lệ

Nhung,

Khai

thác,

sử

dụng

tài

liệu

điện

tử.

Nguồn:

/>35. Phần mềm quản lý tài liệu, văn bản điện tư K-EDMS, Saturday, 25.
December 2007. Nguồn: Website -
36. Chi nhánh khu vực Đông Nam Á thuộc Hội đồng Lưu trữ quốc tế
(SARBICA), Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ nước Cộng hòa Xã hội chủ
nghĩa Việt Nam), Số hóa tài liệu lưu trữ - chia sẻ kinh nghiệm, (Kỷ yếu Hội thảo khoa

học, 01-02/10/2009).
37. Lê Văn Năng, Danh mục thuật ngữ liên quan đến tài liệu điện tử, giao
dịch điện tử, công nghệ thông tin. Nguồn:
38. Một số vấn đề trong xâu dựng phần mềm dùng chung để áp dụng thống
nhất trong công tác văn thư của các cơ quan nhà nước. (Kỷ yếu hội thảo: Công tác
văn thư trong cải cách nền hành chính nhà nước do Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước
tổ chức từ ngày 09 đến 10/11/2005), Thạc sĩ Lê Văn Năng - Giám đốc Trung tâm tin
học Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước.
39. Tài liệu điện tử và vai trò của ngành lưu trữ trong việc quản lý tài liệu
điện tử, (Kỷ yếu hội thảo: Công tác văn thư trong cải cách nền hành chính nhà nước
do Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước tổ chức từ ngày 09 đến 10/11/2005) Hoàng Quốc
Tuấn, Ban chỉ đạo Công nghệ thông tin các cơ quan Đảng.
40. Triển khai thực hiện Chính phủ điện tử ở Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn, (Kỷ yếu hội thảo: Công tác văn thư trong cải cách nền hành chính nhà
nước do Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước tổ chức từ ngày 09 đến 10/11/2005) TS.
Trịnh Đức Huy - Trung tâm Tin học Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
41. Một số giải pháp công nghệ để thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở
Việt Nam hiện nay, (Kỷ yếu hội thảo: Công tác văn thư trong cải cách nền hành chính
5


nhà nước do Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước tổ chức từ ngày 09 đến 10/11/2005)
PGS, TS. Vũ Duy Lợi - Trung tâm Công nghệ thông tin Văn phòng trung ương Đảng.
42. Tìm hiểu một số kinh nghiệm của nước ngoài về quản lý tài liệu điện tử,
(Kỷ yếu hội thảo: Công tác văn thư trong cải cách nền hành chính nhà nước do Cục
văn thư và lưu trữ Nhà nước tổ chức từ ngày 09 đến 10/11/2005) ThS. Tiết Hồng Nga
- Trung tâm Nghiên cứu khoa học Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
43. Tình hình quản lý tài liệu điện tử ở Singapore, (Kỷ yếu hội thảo: Công tác
văn thư trong cải cách nền hành chính nhà nước do Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước
tổ chức từ ngày 09 đến 10/11/2005), Knew Chew Kim Gek - Phó trưởng phòng Quản

lý văn thư, lưu trữ Quốc gia Singapore.
44. ; ...
* * *
10. Tiêu chuẩn đánh giá sinh viên:
- Đánh giá trong quá trình học:
+ Dự lớp: 80% tổng số tiết
+ Thảo luận theo nhóm
+ Thuyết trình trước lớp.
- Đánh giá khi thi hết học phần.
11. Thang điểm đánh giá: 10 (mười), điểm đạt là từ 5 trở lên
12. Nội dung môn học

6


Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG
VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ
1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử
a. Khái niệm tài liệu, văn bản, tài liệu lưu trữ
Trong cuốn Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử dưới góc độ lưu trữ của Uỷ ban
tài liệu điện tử thuộc Hội đồng Lưu trữ quốc tế đưa ra khái niệm về tài liệu như sau:
Một tài liệu là thông tin được ghi lại, được làm ra hay nhận được trong quá
trình triển khai (bắt đầu), thực hiện hay hoàn tất một hoạt động của cá nhân hay của
cơ quan, tổ chức và bao gồm nội dung, bối cảnh và cấu trúc đủ để cung cấp bằng
chứng về hoạt động đó.
Khi xem xét về khái niệm tài liệu cần quan tâm đến bối cảnh được gắn với môi
trường của tài liệu đó, chẳng hạn như giai đoạn tạo lập tài liệu, tức là, chức năng đã
tạo ra tài liệu. Ở đây có ít nhất 3 khía cạnh của khái niệm về bối cảnh của tài liệu:
Thứ nhất là những thông tin bối cảnh có chứa trong tài liệu (chẳng hạn như
thời gian tạo lập tài liệu, chữ ký của quan chức thừa hành);

Thứ hai là mối quan hệ giữa một tài liệu và các tài liệu khác trong fond;
Thứ ba là hoạt động mà trong đó tài liệu được tạo ra.
Quan niệm về cấu trúc được gắn với câu hỏi là tài liệu được ghi lại như thế
nào, nó bao gồm việc sử dụng các ký hiệu, cách sắp xếp (layout), thể loại (format),
phương tiện vật lý v.v... Đối với tài liệu điện tử thì việc phân định rõ ràng giữa cấu
trúc vật lý và cấu trúc lô gic là điều cần thiết.
Khái niệm về tài liệu như vậy được dùng không hề lệ thuộc vào thể loại
(format) hay phương tiện ghi tin.
Theo quan điểm đó, một tài liệu buộc phải gắn với một hành động hay hoạt
động được thực hiện bởi một pháp nhân (một tổ chức, cơ quan, công ty...) hay một cá
nhân. Hoạt động và chức năng mà hoạt động đó hỗ trợ sẽ quyết định nguồn gốc xuất
xứ (provenance) của tài liệu, còn tài liệu sẽ cung cấp bằng chứng về hoạt động đó.
Tất cả các cơ quan, tổ chức đều cần đến tài liệu về các chức năng hoạt động
của mình để tiếp tục thực hiện các hoạt động/công việc, để phục vụ các nhu cầu của
chương trình và để đáp ứng những yêu cầu về pháp lý và hành chính. Trong bối cảnh
đó, mục đích chính của việc tạo lập và lưu giữ tài liệu là để cung cấp bằng chứng.
Bằng chứng về các hoạt động và tác nghiệp là cần thiết để minh chứng cho trách
nhiệm của một pháp nhân hay cá nhân.
Theo Luật Lưu trữ năm 2011 của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam:
7


Tài liệu là thông tin được ghi trên vật mang tin hình thành trong quá trình
hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên
cứu, sổ sách, biểu thống kê, dữ liệu điện tử; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim;
băng, đĩa ghi âm, ghi hình; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật
ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin
khác.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu

khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ, bao gồm bản gốc, bản chính hoặc bản
sao hợp pháp.
Phân tích định nghĩa này cho thấy TLLT là nột khái niệm phát sinh từ khái
niệm “Tài liệu” cho nên nó thuộc nội hàm của khái niệm “tài liệu” hiểu theo định
nghĩa được ghi tại khoản 2 Điều 2 Luật Lưu trữ. Ngoài ra nó có các đặc điểm như: Có
giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử; được lựa chọn để
lưu trữ; là bản gốc, bản chính hoặc là bản sao hợp pháp trong trường hợp không còn
bản gốc, bản chính.
Phân tích và tổng hợp các định nghĩa nêu trong các văn bản nước ta cũng như
trong các công trình của các tác giả nước nhà cho phép đi đến nhận xét chung là: các
định nghĩa kể trên, mặc dù có sự khác nhau khi xác định các đặc điểm của TLLT
nhưng đều thống nhất ở hai điểm cơ bản của khái niệm này. Đó là:
Thứ nhất, TLLT phải có “nguồn gốc xuất xứ - do các cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp và các cá nhân sản sinh ra trong quá trình giải quyết, quản lý các công việc
theo qui định hợp pháp”;
Thứ hai, phải “là bản chính, bản gốc, và chỉ được phép thay thế bằng bản sao
hợp pháp trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc của tài liệu”.
Sự thống nhất này có ý nghĩa rất quan trọng khi bàn về khái niệm tài liệu lưu
trữ điện tử.
b. Khái niệm tài liệu điện tử (TLĐT), Văn bản điện tử (VBĐT)
Khái niệm TLĐT được sử dụng nhiều vào cuối những năm 1990. Trước thời
gian đó, trong các tài liệu trong nước và nước ngoài người ta chỉ sử dụng một cách
rộng rãi các thuật ngữ như: “Tài liệu đọc bằng máy”, “Tài liệu trên vật mang từ tính”,
“Tài liệu do máy định hướng” và thuật ngữ “Sơ đồ, biểu đồ máy vẽ”. Đơn cử về định
nghĩa thuật ngữ “Tài liệu đọc bằng máy” - một thuật ngữ được ghi trong bản tiêu
chuẩn hiện hành của Nga TCNN P 51141-98 đã ghi như sau: “Đó là tài liệu được lập
ra có sử dụng vật mang tin và các phương thức ghi ký bảo đảm việc xử lý thông tin
8

của tài liệu đó bằng máy tính điện tử”
Hiện nay trong các công trình nghiên cứu cũng như trong các văn bản pháp lý
trong và ngoài nước có nhiều định nghĩa khác nhau về TLĐT.
Trước hết, ở Liên bang Nga, trong luật pháp của nước Nga, định nghĩa (Đn) về
TLĐT lần đầu tiên được xuất hiện trong Luật liên bang “Về chữ ký số điện tử”
Đn.01: “TLĐT - đó là tài liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạng số điện
tử”. Phân tích định nghĩa này ta thấy nó không gắn kết khái niệm “TLĐT” với cả vật
mang tin đặc biệt (ví dụ máy tính) cũng như không gắn kết nó với các phương tiện
bảo vệ thông tin và sự chứng thực về tác giả của tài liệu (ví dụ chữ ký số điện tử) mà
chỉ chú trọng tới phương thức biểu diễn thông tin.
Hệ thống thuật ngữ trao đổi điện tử bằng thông tin được qui phạm hóa trong
bản tiêu chuẩn TCNN quốc gia Nga 552292-2004 “Trao đổi điện tử thông tin. Thuật
ngữ và định nghĩa” do Bộ Công nghệ thông tin và Liên lạc Liên bang Nga biên soạn,
đây là một trong những tiêu chuẩn thuộc Bộ tiêu chuẩn “Công nghệ thông tin”. Tiêu
chuẩn này dựa trên các tiêu chuẩn quốc tế về thuật ngữ trong lĩnh vực công nghệ
thông tin, trao đổi điện tử các dữ liệu, xử lý thông tin trong các hệ thống thông tin
phân nhiệm. Các tiêu chuẩn quốc tế qui định các qui tắc bảo đảm sự phối hợp khi giải
quyết các vấn đề liên quan tới các khía cạnh xã hội của vòng chu chuyển tài liệu điện
tử (thông tin vụ việc, các hợp đồng, các giao ước và các qui tắc được các tổ chức phê
duyệt, trong đó có những vấn đề tính bí mật riêng, tính chứng thực...) và các vấn đề
thuần túy công nghệ thông tin (khả năng chức năng, các dịch vụ chung, các biên
bản...). Chính vì vậy, một phương pháp được các bản tiêu chuẩn này chấp thuận được
TCNN 52292 phản ánh là phương pháp tiếp cận hiện đại trong việc phân biệt hai
phương diện khác nhau của các hiện tượng: phương diện xã hội (trong trường hợp cụ
thể này đó là chức năng, thông tin, tài liệu...) và phương diện công nghệ (trong trường
hợp này là vật mang, dạng, dữ liệu...). Phương pháp tiếp cận này xuất phát từ luận
điểm cho rằng tài liệu tồn tại chỉ trong xã hội các chủ thể có tư duy, là bản thông báo
cố định một sự thật nào đó.
Trong TCNN quốc gia Nga 52292, khái niệm TLĐT được định nghĩa như sau:
Đn.02: “TLĐT là hình thức biểu diễn tài liệu dưới dạng một tập hợp những sự thực

hiện ở dạng điện tử và của những sự thực hiện liên quan qua lại tương ứng với chúng
trong môi trường số”.
Sự thực hiện của TLĐT là yếu tố đơn lẻ thuộc một tập hợp mà tập hợp đó biểu
diễn TLĐT, được xác định (nghĩa là tồn tại hay có thể tồn tại) trong một bộ phận của
môi trường điện tử hoặc số. Tiêu chuẩn quốc gia này có nêu những thuật ngữ và định
nghĩa như sau:
“Môi trường số là môi trường của các đối tượng lôgic được sử dụng để mô tả
9


(mô hình hóa) các môi trường khác (đơn cử, môi trường điện tử và môi trường xã hội)
trên cơ sở các qui luật toán học; Môi trường điện tử là môi trường các thiết bị kỹ thuật
(máy móc, phương tiện) hoạt động trên cơ sở các qui luật vật lý và được sử dụng
trong công nghệ thông tin khi xử lý, bảo quản và truyền dữ liệu”.
Rõ ràng là định nghĩa này coi điều kiện “môi trường điện tử hoặc số” là một
trong những điều kiện cơ bản để xác định một tài liệu nào đó là tài liệu điện tử.
Quan điểm này cũng được thể hiện trong định nghĩa của Lưu trữ quốc gia Mỹ.
Theo đó, Đn.03: “TLĐT là những tài liệu chứa thông tin số, biểu đồ và bản văn mà
thông tin đó có thể được ghi lại trên bất kỳ vật mang bằng máy nào (tức là chứa thông
tin bất kỳ được ghi ký lại ở dạng chỉ có thể xử lý với sự trợ giúp của máy điện toán)”.
Đn.04: “Tài liệu điện tử là toàn bộ tài liệu do các cơ quan, tổ chức tạo ra dưới
định dạng điện tử, chúng được xem như một hệ thống thông tin điện tử và được hỗ trợ
bằng các phương tiện kỹ thuật điện tử”.
Đn.05: “Tài liệu điện tử là tài liệu được tạo ra, gửi, truyền và nhận được hoặc
lưu trữ bằng phương tiện điện tử”. Đây là khái niệm TLĐT được chấp thuận nhiều
nhất ở Mỹ. Một TLĐT bao gồm các thành phần: nội dung thông tin thực tế trong tài
liệu phản ánh các hoạt động của các cơ quan, tổ chức; bối cảnh thông tin chỉ ra các
mối liên hệ giữa các tài liệu và các hoạt động của cơ quan và những tài liệu khác cấu
trúc đặc trưng kỹ thuật của tài liệu (định dạng tập tin, tổ chức dữ liệu, cách dàn trang,
siêu liên kết, tiêu đề, ghi chú).

Đn.06: “Tài liệu điện tử là những phiên bản trong máy tính của các tài liệu
truyền thống được tạo ra và lưu trữ bởi các cơ quan, tổ chức”.
Trong các văn bản qui phạm pháp luật của Việt Nam có đề cập đến TLĐT. Cụ
thể, tại khoản 2, Điều 2 của Luật Lưu trữ đã nêu trên qui định “Tài liệu bao gồm văn
bản,...dữ liệu điện tử”. Song chưa được định nghĩa và chưa được giải thích. Trong các
văn bản qui phạm hiện hành của nước ta chỉ định nghĩa về khái niệm văn bản điện tử.
Đn.07: “Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ
liệu” (Nghị định số 64/2007/NĐ-CP). Ở đây khái niệm này được định nghĩa thông
qua khái niệm “Thông điệp dữ liệu” với sự giải thích là “thông tin được tạo ra, được
gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Luật giao dịch điện tử
năm 2005). Tiếp tục khái niệm này lại được giải thích thông qua khái niệm “Phương
tiện điện tử” với nghĩa là “phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ
thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự
(Luật giao dịch điện tử năm 2005). Trong khi đó có hai khái niệm cơ bản có nội hàm
rất rộng lại không được giải thích cụ thể. Đó là khái niệm “Thông điệp” và khái niệm
10


“Thông tin”. Cũng vì vậy, trong thực tiễn cũng như trong lý luận chưa có một định
nghĩa chuẩn xác nào về khái niệm VBĐT và TLĐT được nêu ra. Tuy nhiên, định
nghĩa này đã qui định rằng điều kiện để xác định một tài liệu hoặc văn bản nào đó là
dạng điện tử phải “được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương
tiện điện tử”. Quan niệm này được khẳng định trong kết quả nghiên cứu đề tài “Xây
dựng các yêu cầu và giải pháp quản lý hồ sơ tài liệu điện tử”.
Đn.08: “Tài liệu điện tử là tài liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạng
điện tử, được tạo ra, chuyển giao và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử hoặc trong
môi trường điện tử”.
Đn.09: “Tài liệu điện tử” là vật mang tin được tạo lập ở dạng mà thông tin
trong đó được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt
động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây,

quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lập
bằng việc biến đổi các loại hình thông tin trong đó được tạo lập bằng việc biến đổi cá
loại hình thông tin trên các vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số” (ThS.
Lê Văn Năng – Giám đốc Trung tâm Tin học – Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước).
Tổng hợp kết quả phân tích các định nghĩa nêu trên kết hợp với những đề xuất
được đưa ra về tài liệu, văn bản, tài liệu lưu trữ trên đây, cũng như xuất phát từ thực
tiễn quản lý văn bản điện tử hiện nay, có thể đưa ra định nghĩa sau đây về khái niệm
“TLĐT: là một đơn vị thông tin được ghi lại (tạo ra, xử lý, được gửi đi, được nhận,
duy trì và sử dụng)” phụ thuộc vào phương tiện điện tử dựa trên công nghệ điện, điện
tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ
tương tự”1.
Về khái niệm VBĐT có thể phát biểu như sau: VBĐT là TLĐT được lập ra
đảm bảo đúng thể thức theo qui định hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các
công việc hợp pháp của một người hoặc một tổ chức và được bảo quản - được duy trì
bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc để tham khảo trong tương
lai”.
Để hiểu thống nhất về định nghĩa này chúng ta xem xét thêm về các đặc điểm
cơ bản của TLĐT.
Theo kết quả khảo sát thực tiễn cũng như nghiên cứu phân tích lý luận về
TLĐT và quản lý TLĐT, bước đầu có thể nêu những đặc điểm của TLĐT như sau:
1/ Trong tài liệu điện tử, thông tin được mã hóa dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu,
1

TS. Nguyễn Cảnh Đương, Bàn về khái niệm tài liệu điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử.

11


âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử.

2/ Tài liệu điện tử chỉ được tạo ra và sử dụng khi có sự hỗ trợ của các phương
tiện điện tử, trong môi trường điện tử - số.
3/ Tài liệu điện tử tồn tại ở nhiều định dạng khác nhau và việc thể hiện thông
tin trong tài liệu điện tử thông qua các thiết bị trình chiếu, dưới nhiều hình thức khác
nhau rất đa dạng, phong phú.
Riêng đối với VBĐT còn có những đặc điểm khác nhau như:
4/Nguồn gốc xuất xứ;
5/Phải có các thể thức cơ bản để có thể nhận dạng nó là chính nó – bản gốc,
bản chính hay bản sao hợp pháp. Nghĩa là phải đảm bảo được tính toàn vẹn, tính xác
thực – độ tin cậy, tính không thể chối từ và tính luôn luôn sẵn sàng để tiếp cận được.
Vài nét về kỹ thuật số, điện tử:
Một hệ thống kỹ thuật số sử dụng các giá trị rời rạc (không liên tục) để đại diện
cho thông tin cho đầu vào, xử lý, truyền đi, lữu trữ…. Ngược lại, các hệ thống phi số
(hay kỹ thuật tương tự analog) sử dụng dải các giá trị liên tục để đại diện cho thông
tin. Dù các hệ thống kỹ thuật số là rời rạc, thông tin được đại diện có thể rời rạc như
con số, chữ, hình tượng hay liên tục như âm thanh, hình ảnh.
Kỹ thuật số - kiểu tín hiệu và định dạng dữ liệu trong ngành điện tử, sử dụng
các trạng thái rời rạc (khác với tương tự, dùng những thay đổi liên tục của tín hiệu).
Các tín hiệu số tồn tại như các chuỗi số theo thời gian. Thường sử dụng các bit
(số) "0" và "1".
Từ số còn dùng để chỉ phương pháp lưu trữ dữ liệu ở dạng số (nhị phân). Ví
dụ hình ảnh kỹ thuật số - nghĩa là hình được lưu trữ ở dạng số, tức các màu được mô
tả bằng các bit. Hệ thống số với cơ số bằng 2 được gọi là hệ thống số nhị phận. Hai
ký hiệu duy nhất được dùng để trình bày các số trong hệ thống số này là 0 và 1.
Chúng còn được gọi là các bít. Hệ thống này có cơ số cực tiểu. Nó là một hệ thống vị
trí, có nghĩa rằng mỗi vị trí được gán cho một trọng lượng đặc biệt.
Vật liệu để tạo nên sự suy nghĩ của con người chính là ngôn ngữ, còn các máy
tính điện tử “nhớ” và “suy luận” được chính là nhờ một loại ngôn ngữ khác, đó là số.
Ngôn ngữ số của máy chính là hệ thống đếm nhị phân. Hệ đếm này chỉ có hai ký hiệu
là 0 và 1, tuy nhiên nó cũng đảm nhận được tất cả công việc như hệ số đếm thập

phân.
Tóm lại, thông tin số là dạng thông tin được ứng dụng trong ngành điện tử - kỹ
12


thuật số. Trong đó thông tin được biểu diễn dưới dạng hệ số nhị phân (gồm số 0 và 1),
các dữ liệu chúng ta tạo ra trên máy tính được gọi là các bite thông tin trong ổ cứng
máy tính hay trong dung lượng các thẻ nhớ... Kết quả của những bite dữ liễu đó được
phần mềm máy tính giải mã và hiển thị ra những thông tin, hình ảnh mà chúng ta có
thể nhận dạng được trên màn hình máy tính.
c. Khái niệm tài liệu lưu trữ điện tử
Tài liệu lưu trữ điện tử được hiểu là một tài liệu được tạo ra, nhận được và được
lưu giữ lại để phục vụ cho công việc tiếp theo ở dạng điện tử, vấn đề khó khăn, phức tạp
cần nghiên cứu là loại tài liệu này được sinh ra bằng phương tiện điện tử, lưu trữ và khai
thác sử dụng ở dạng điện tử.
Cũng giống như tài liệu giấy, tài liệu điện tử chứa đựng thông tin đa dạng, phong
phú như: thông tin về hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động nghiên cứu khoa học, hoạt
động sản xuất, kinh doanh... Tuy nhiên, khác với tài liệu truyền thống là thông tin được
ghi trên giấy và con người có thể đọc được trực tiếp thì đối với tài liệu điện tử, thông tin
được ghi trên đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, các thiết bị lưu trữ khác và
chỉ có thể khai thác, sử dụng được thông qua máy tính có chứa phần mềm tương thích.
Có thể nói, tài liệu điện tử đã và đang được sản sinh với khối lượng lớn, các vấn đề như
thu thập, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng đối với tài liệu lưu
trữ điện tử đang là cơ hội và thách thức đối với những người làm công tác lưu trữ các
nước, cần phải được đầu tư nghiên cứu.
Khái niệm TLLTĐT được định nghĩa tại Khoản 1, Điều 13 của Luật Lưu trữ
Việt Nam như sau:
Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu
trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác2.

Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào,
bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập;
được bảo quản và sử dụng theo các phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.
Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá
trị thay thế tài liệu đã được số hóa.
Phân tích định nghĩa này ta thấy: căn cứ vào nguồn gốc xuất xứ và phương
thức tạo lập, TLLTĐT có hai loại: thứ nhất là thông điệp dữ liệu được hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ; thứ
hai là được số hóa từ tài liệu lưu trữ sang các vật mang tin khác.

2

Điều 13 Luật số 01/2011/QH11 - Luật Lưu trữ Việt Nam.

13


Một vấn đề đặt ra về nguyên tắc, TLLTĐT là một bộ phận của TLLT. Có nghĩa
nó phải đảm bảo các thuộc tính của TLLT như chúng ta đã thống nhất ở trên. Cần lưu
ý tới qui định của Luật Lưu trữ vừa nêu về tính duy nhất một loại bản được lựa chọn
để lưu trữ từ trong ba loại bản của một văn bản - bản chính, bản gốc hay bản sao hợp
pháp của văn bản. Căn cứ vào đặc điểm này ta thấy loại thứ hai mà Luật đã nêu trong
định nghĩa không thể coi là TLLTĐT. Vì đơn giản nó là bản sao bằng công nghệ “số
hóa” chưa đảm bảo các yêu cầu của một “bản sao hợp pháp”. Cần chú ý là một tài
liệu nào đó trở thành TLLT phải là bản chính, bản gốc, chỉ trong trường hợp không
còn bản chính, bản gốc mới được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Ở đây, bản gốc –
TLLT đang tồn tại thì không có cơ sở nào để gọi tài liệu được số hóa từ nó là tài liệu
lưu trữ điện tử. Khẳng định này được minh chứng thêm bởi qui định khác được Luật
này đề ra tại khoản 3 Điều 13 rằng: “Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các
vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa”.

Siêu dữ liệu và vai trò của siêu dữ liệu trong quản lý tài liệu điện tử:
Tài liệu điện tử được coi là một đối tượng thông tin, gồm hai phần. Phần thứ nhất
là phần thể thức, phần này chứa các đặc tính để nhận diện (tên, thời gian, địa điểm tạo lập
tài liệu, dữ liệu về tác giả và chữ ký số). Phần thứ hai là phần nội dung, bao gồm văn bản,
thông tin số, thông tin văn bản hoặc biểu đồ,… được xử lý với tư cách là một chỉnh thể
đơn nhất. Tất cả những đặc tính để nhận diện, quản lý và tra cứu nêu trên, theo thuật ngữ
hiện đại của khoa học thông tin – tư liệu được gọi là “siêu dữ liệu”3
Thuật ngữ siêu dữ liệu được định nghĩa là sự mô tả các nguồn thông tin điện tử
nhằm mục đích nhận diện, quản lý, phân loại và tra cứu nguồn thông tin khi làm việc với
tập hợp các nguồn thông tin. Siêu dữ liệu là những dữ liệu mô tả về ngữ cảnh, nội dung,
cấu trúc và sự quản lý tài liệu theo dòng chảy của thời gian.
Theo định nghĩa của tổ chức tiêu chuẩn quốc tế, siêu dữ liệu văn thư trước hết
được dùng trước hết để mô tả những tính chất sau của tài liệu: nội dung, cấu trúc và ngữ
cảnh.
Đối với tài liệu quản lý, nội dung - đó là thông tin phản ánh thực tại khách quan
của hoạt động quản lý. Nội dung tài liệu có thể được thể hiện trong một số bản ghi trên
giấy hoặc điện tử. Ngoài nội dung của một hoặc nhiều bản ghi tài liệu còn chứa trong nó
thông tin về ngữ cảnh và cấu trúc của bản ghi.
Cấu trúc, trước hết là cấu trúc vật lí. Đó là dạng bên ngoài và sự bố trí các phần
của nội dung. Ví dụ, vật mang tin, dạng file, tổ chức dữ liệu, bố trí của các yếu tố thể
thức, cỡ chữ, ghi chú, biểu bảng v.v…và các mối liên quan của tài liệu đó với các tài liệu
khác. Ngoài cấu trúc vật lý, tài liệu còn có cấu trúc logic (cấu trúc nội dung). Cấu trúc vật
lỳ và cấu trúc logic của tài liệu là hai loại cấu trúc khác nhau. Ở đây cần lưu ý là, tài liệu
truyền thống có thể xác định được một cách thông thường nhờ vào cấu trúc vật lý, còn
3

Nguyễn Cảnh Đương, Khái niệm, vai trò và tầm quan trọng của siêu dữ liệu trong quản lý tài liệu điện tử,
Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 9/2008, tr1.

14

cấu trúc vật lý của tài liệu điện tử khi xác định phải phụ thuộc vào hệ thống phần mềm và
phần cứng. Riêng về nội dung, tài liệu điện tử chỉ có thể xác đinh được nhờ cấu trúc
logic của nó. Đó chính là mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành của nó.
Ngữ cảnh là thông tin chứa trong tài liệu hoặc đính kèm tài liệu cụ thể, chỉ ra mối
quan hệ qua lại của tài liệu với hoạt động quản lý của tổ chức và với các loại tài liệu
khác. Đó là thông tin về bản thân tài liệu (ví dụ: tiêu đề, tác giả, thời gian lập) về người
lập ra và mục đích tạo lập tài liệu (ví dụ về chức năng quản lý, về tổ chức, đơn vị lập, ai
sử dụng, lúc nào, vì sao). Ngữ cảnh được hiểu là hoàn cảnh (người lập, mục đích của nó,
hoạt động và bối cảnh của chúng) – nguyên nhân xảy ra sự kiện, nguyên nhân để lập và
bảo quản những tài liệu phản ánh những sự kiện đó. Siêu dữ liệu là một phần quan trọng
của thông tin ngữ cảnh.
Để quản lý hệ thống tài liệu phải có siêu dữ liệu hoặc hệ thống tài liệu phải luôn
luôn liên quan hoặc liên kết với siêu dữ liệu.
Siêu dữ liệu được tạo ra không chỉ tại thời điểm lập (hoặc nhận và đăng ký) tài
liệu, mà còn được bổ sung theo tiến trình thời gian (ví dụ trong khi sử dụng tài liệu).
Nói tóm lại siêu dữ liệu là những dữ liệu có cấu trúc về dữ liệu (dữ liệu về dữ
liệu). Đó là thông tin cho phép nhận diện, quản lý và tra cứu các nguồn thông tin.
d. Các khái niệm liên quan đến tài liệu điện tử
- Dữ liệu là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh
hoặc dạng tương tự.
- Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai
thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử.
- Dữ liệu đặc tả (Metadata): là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu
như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi
cho quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu. (Theo khoản 3 Điều 3 Nghị
định số: 64/2007/NĐ-CP, Nghị định của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động của cơ quan nhà nước)
- Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được

lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
- Văn bản điện tư (Electronic document):
“Hình thức thể hiện thông điệp dữ liệu: Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình
thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình
thức tương tự khác”4
Văn bản điện tử: là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu5
"Hồ sơ điện tư” là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một
vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong
4

Điều 10, Luật Giao dịch điện tử, số 51/2005/QH11.

5 Theo khoản 8 Điều 3 Nghị định số: 64/2007/NĐ-CP, Nghị định của Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông
tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

15


quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
"Lập hồ sơ điện tư" là việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật của công nghệ
thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.
"Dữ liệu thông tin đầu vào”là dữ liệu đặc tả bao gồm những thông tin mô tả
các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều
kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm
kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.
- Chứng thư điện tư là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng
thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng
thực là người ký chữ ký điện tử.

- Chữ ký điện tư (Electronic Signature), chữ ký số (Digital Signature):
“Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các
hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với
thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự
chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký”6.
- Chữ ký số (Digital Signature): "Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được
tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối
xứng theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người
ký có thể xác định được tính chính xác
“Ký số” là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động
tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.

Hình 2. Chữ ký số của Bộ Giao thông Vận tải

Hình 1. Chương trình ký điện tử

6

Mục 1, Điều 21, Luật Giao dịch điện tử, số 51/2005/QH11

16

Hình 3. Chương trình phần mềm ký điện tử


Hình 5. SƠ ĐỒ MÔ TẢ QUÁ TRÌNH SỬ DỤNG CHỮ KÝ SỐ ĐỂ GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ

1.2. Đặc điểm của TLĐT
Tài liệu điện tử luôn tồn tại gắn liền với các thiết bị điện tử: Máy vi tính, máy
kỹ thuật số, các thiết bị lưu trữ dữ liệu (USB, đĩa CD-ROM...)

Đặc điểm của tài liệu điện tử là ở chỗ, thông tin của nó được trình bày dưới
dạng “điện tử - số” và kết quả là chúng ta chỉ có thể cảm nhận được nó nhờ sự trợ
giúp của các phương tiện kỹ thuật và chương trình tương thích. Mặc dù vậy, tài liệu
điện tử đang thực hiện chính các chức năng và có giá trị đích thực như tài liệu truyền
thống. Chính vì vậy, trong luật lưu trữ của một số nước phát triển, trong định nghĩa
17


các khái niệm “tài liệu” và “tài liệu điện tử” điểm nhấn không dành cho hình thức của
các tài liệu mà cho các chức năng của chúng.
Tài liệu điện tử có những đặc điểm rất riêng và những đặc điểm này sẽ phân
biệt tài liệu điện tử với những tài liệu khác ở dạng truyền thống:
1.2.1. Đặc điểm về việc ghi tin và sử dụng các ký hiệu: Nội dung của một tài
liệu truyền thống được ghi trên một phương tiện vật lý (giấy...) và bằng cách sử dụng
các ký hiệu (alphabet, chữ số, v.v...) mà con người có thể tiếp cận (đọc) trực tiếp
được. Tuy nhiên, nội dung của một tài liệu điện tử, được ghi theo cách thức và trên
một phương tiện vật lý (với mật độ cao trên một thiết bị từ tính hay quang học) mà
con người không thể tiếp cận (đọc) trực tiếp được và được biểu diễn bởi các ký hiệu
(ký tự nhị phân) bắt buộc phải được giải mã. Nói chung, khi một tài liệu điện tử được
làm ra và lưu lại, nó được chuyển giao và chuyển đổi từ một dạng thức (format)
người đọc sang đọc bằng máy. Phiên bản đọc bằng máy đó chính là phần thông tin
được ghi lại cấu thành tài liệu.
Để tra cứu sử dụng tài liệu, việc chuyển giao và chuyển đổi sẽ đi theo chiều
ngược lại. Do con người không thể đọc được tài liệu điện tử như nó vốn có nên điều
quyết định là sự chuyển đổi trở lại dạng thức người đọc được phải theo đúng các chỉ
tiêu kỹ thuật như chúng đã được sử dụng để chuyển đổi ban đầu. Để đạt được điều đó
đòi hỏi người ta không chỉ phải bảo quản an toàn tài liệu mà còn phải có các phương
tiện cần thiết (phần cứng và phần mềm) để đọc tài liệu và thực hiện việc chuyển đổi
một cách chính xác cùng với những hoạt động kiểm soát nhằm bảo đảm rằng cái mà
ta nhìn thấy chính là cái đã được ghi lại.

1.2.2. Đặc điểm về sự liên kết giữa nội dung và phương tiện mang tin: Nội
dung của một tài liệu truyền thống được ghi lại trên một vật mang tin (phương tiện
lưu trữ như một mẩu giấy chẳng hạn) và không thể tách rời được khỏi phương tiện
đó. Nội dung của một tài liệu điện tử cũng được ghi lại trên một phương tiện mang
tin, nhưng đôi khi nội dung đó buộc phải tách biệt khỏi phương tiện ban đầu (nguyên
gốc) và chuyển sang các phương tiện lưu trữ khác (và thường là ở dạng khác) khi
được tiếp cận tra cứu tiếp hoặc do sự lạc hậu về công nghệ buộc người ta phải làm
như vậy. Không như các tài liệu truyền thống, một tài liệu điện tử không hề gắn kết
vĩnh viễn với một phương tiện hay thiết bị lưu trữ cụ thể nào và do đó, khả năng xảy
ra hư hỏng hay sai lệch gia tăng đáng kể. Điều đó đã đặt ra những vấn đề bổ sung
trong việc bảo đảm duy trì tính xác thực và độ tin cậy của tài liệu.
1.2.3. Những đặc điểm về cấu trúc lôgic và cấu trúc thực thể (vật lý): Cấu
trúc của một tài liệu truyền thống hiển diện rõ ràng trước mắt người sử dụng. Cấu trúc
là một bộ phận không thể tách rời của một văn bản bất kỳ trên nền giấy và là một
trong những tiêu chuẩn để đánh giá tính xác thực của tài liệu. Cấu trúc thực thể (vật
lý) của một tài liệu điện tử không hề hiện diện và thường là rất xa lạ đối với người sử
dụng thông thường. Tất nhiên, cái mà người làm ra tài liệu tạo lập trên màn hình của
18


mình là một kết quả của cấu trúc nhưng nó còn phụ thuộc vào hệ thống máy tính
(phần cứng và phần mềm) và vào các chỗ trống còn lại trong thiết bị lưu trữ (chẳng
hạn như đĩa cứng, đĩa mềm). Mỗi lần tài liệu được chuyển sang một thiết bị khác thì
cấu trúc vật lý có thể thay đổi. Người sử dụng sẽ luôn phải cần đến một hệ thống máy
tính có đủ khả năng truy nhập, tra tìm tài liệu và do vậy, phải có đủ khả năng để “đọc”
cấu trúc vật lý. Nhưng, ngoại trừ điều đó thì cấu trúc vật lý sẽ không có ý nghĩa và
không đáng quan tâm đối với người sử dụng. Nói tóm lại, tài liệu không hề phụ thuộc
vào bất kỳ sự ghi tin vật lý cụ thể nào.
Khi mà cấu trúc vật lý của một tài liệu điện tử thay đổi và không hề hiện hữu
thì nó không thể có cùng một vai trò như trong trường hợp tài liệu truyền thống. Vì

vậy, cần phải có một cấu trúc lô gic để có thể nhận diện hoặc phân định ranh giới
từng tài liệu và trình diễn các phần tử cấu trúc nội tại (như các trường trong một sơ đồ
hay bảng biểu, lề, đoạn v.v...). Nói chung, cấu trúc lô gic như vậy của một tài liệu
điện tử thường là cấu trúc mà người tạo lập tài liệu tạo ra trên màn hình của mình. Để
có thể được coi là hoàn chỉnh và xác thực thì tài liệu, bằng cách nào đó, phải giữ lại
được cấu trúc đó và hệ thống máy tính phải tái tạo được cấu trúc đó khi chuyển đổi tài
liệu trở lại dạng con người có thể đọc được. Cấu trúc lô gic của một tài liệu điện tử
được biểu diễn bởi và được lưu lại dưới dạng các ký hiệu hay dữ liệu (ký tự thập
phân). Vì vậy, các đặc tính kỹ thuật của phương pháp mã hoá đó phải luôn sẵn sàng
cho bất kỳ lần truy nhập tài liệu nào.
1.2.4. Gắn kết với Metadata: Metadata được định nghĩa là dữ liệu về dữ liệu.
Đó là một khái niệm quan trọng đối với tài liệu điện tử, bởi lẽ, metadata về bối cảnh
và cấu trúc của một tài liệu là yếu tố cần thiết để làm cho tài liệu có thể hiểu được và
sử dụng được. Như đã được trình bày trong phần khái niệm về tài liệu, thông tin về
bối cảnh là một trong những phần tử cần thiết trong việc cung cấp bằng chứng về hoạt
động mà tài liệu phản ánh. Tài liệu điện tử thiếu những yếu tố nhất định của tài liệu
truyền thống - những thành tố góp phần thiết lập, xác định mối quan hệ giữa một tài
liệu và bối cảnh hành chính và bối cảnh chức năng của tài liệu đó. Như vậy, tài liệu
điện tử phụ thuộc rất lớn không chỉ vào việc bối cảnh hành chính có được ghi lại đầy
đủ hay không mà còn vào việc metadata mô tả về việc thông tin được ghi lại như thế
nào. Metadata mô tả về những mối quan hệ hành chính và quan hệ tài liệu giữa các
đơn vị riêng biệt trong phạm vi một hệ thống lưu giữ tài liệu cụ thể trong suốt vòng
đời của tài liệu đó, sẽ là một phần của bối cảnh của tài liệu và nó phải được bảo toàn.
1.2.5. Đặc điểm về xác định, nhận diện tài liệu: Một tài liệu điện tử không
thể nhận diện được bằng cách xem nó như là một thực thể vật lý mà thay vào đó nó
tạo nên một thực thể lô gic, vừa là kết quả vừa là bằng chứng về một hoạt động hay
tác nghiệp công việc. Trong nhiều trường hợp, các thực thể như vậy (tức là tài liệu
điện tử) có một bản song song trên tài liệu giấy tương ứng như thư tín, hợp đồng, biên
bản ghi nhớ, bản đăng ký v.v... Trong những trường hợp khác, các bản song song với
tài liệu truyền thống tương ứng không hiển diện một cách rõ ràng hay có thể nói là

19


không có (như trong trường hợp của một số loại cơ sở dữ liệu, hypertext, bảng tính
điện tử, các hệ thống đa phương tiện). Trong trường hợp đó, việc nhận diện tài liệu
(và đôi khi còn cả nguồn gốc xuất xứ của chúng) sẽ còn gặp những khó khăn, thách
thức lớn hơn.
1.2.6. Đặc điểm về bảo quản tài liệu qua thời gian: Bảo quản tài liệu truyền
thống có nghĩa là giữ gìn các đơn vị vật lý (như các tờ giấy, tập/quyển tài liệu...) trong
những điều kiện tốt nhất có thể nhằm tránh những hư hại và sửa chữa những hư hại
nếu có. Bảo quản tài liệu điện tử là một vấn đề tương đối khác. Các đơn vị vật lý
(phương tiện lưu trữ) phải được giữ gìn trong những điều kiện tốt nhất có thể được.
Nhưng cho dù điều kiện bảo quản có tốt đến đâu thì những thông tin điện tử vẫn sẽ
“bị mất dần” sau một thời gian tương đối ngắn (từ 5 - 30 năm tuỳ thuộc vào loại vật
mang tin). Hơn nữa, đa số các hệ thống máy tính đều sẽ trở nên lạc hậu trong một thời
gian còn ngắn hơn. Điều đó có nghĩa là thông tin mà các hệ thống máy tính tạo ra sẽ
không thể khai thác, sử dụng được bằng các hệ thống máy tính thế hệ kế tiếp. Vì vậy,
để bảo quản an toàn, tài liệu điện tử phải được thường xuyên chuyển đổi/di trú sang
các nền công nghệ mới (tức là, sao chép sang các thiết bị bảo quản mới và trong một
số trường hợp, chuyển đổi sang một dạng phù hợp với các hệ thống máy tính mới).
Phần này đã minh họa những đặc tính chung nhất của tài liệu điện tử để phân
biệt tài liệu điện tử với những tài liệu trên nền giấy truyền thống. Tuy nhiên, chính
các môi trường rất đa dạng trong đó tài liệu điện tử được sản sinh đã tạo ra những loại
tài liệu điện tử khác nhau và như vậy, đòi hỏi phải có những phương pháp quản lý văn
thư và lưu trữ khác nhau
1.3. Khái niệm, đối tượng và nhiệm vụ của môn học lưu trữ TLĐT
- Khái niệm: Môn học Lưu trữ TLĐT là một bộ phận của môn lý luận và thực
tiễn công tác lưu trữ, có nhiệm vụ nghiên cứu và vạch ra những cơ sở lý luận và thực
tiễn của việc tổ chức và quản lý TLĐT.
- Đối tượng nghiên cứu là: tài liệu điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử và các đối

tượng có liên quan: thông điệp dữ liệu, chữ ký điện tử, chữ ký số, cơ sở dữ liệu, siêu
dữ liệu.
- Nhiệm vụ nghiên cứu: Vạch ra những cơ sở lý luận và thực tiễn về chuyên
môn nghiệp vụ của khoa học lưu trữ đối với TLĐT. Đó là các vấn đề về xác định giá
trị; phân loại; thu thập, bổ sung vào các kho lưu trữ; biên mục; thống kê; bảo quản; tổ
chức khai thác, sử dụng TLLTĐT.
1.4. Mối quan hệ giữa môn học lưu trữ TLĐT với các môn khoa học liên quan
- Với Lưu trữ học:
Lưu trữ học là môn tổng quan chung về các khâu chuyên môn nghiệp vụ của
công tác lưu trữ, những khâu nghiệp vụ đó là cơ sở để chúng ta vận dụng đối với công
20


tác lưu trữ TLNN&TLĐT. Tuy nhiên do đặc thù của các loại hình tài liệu này nên cần
vận dụng một cách linh hoạt.
- Với khoa học Lịch sử
Sự hình thành và phát triển của công tác lưu trữ TLĐT cần được xác định với
các giai đoạn lịch sử cụ thể của nó. Trong quá trình quản lý, xử lý và sử dụng tài liệu
điện tử, các vấn đề về tiếp cận, chỉnh sửa, sao chép đều được ghi lại trong hệ thống
quản lý, vì vậy sẽ có lịch sử về bối cảnh của các tài liệu này.
Vận dụng phương pháp lịch sử trong nghiên cứu tài liệu lưu trữ điện tử sẽ cho
chúng ta nắm được quá trình hình thành và phát triển của công tác lưu trữ tài liệu điện
tử: Tiền đề hình thành, quá trình phát triển qua các giai đoạn, vạch ra xu hướng phát
triển của tài liệu điện tử trong tương lai.
- TLĐT với môn Công tác văn thư
Việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư, đặc biệt là công nghệ
thông tin đã làm cho công tác văn thư gắn chặt với công tác lưu trữ tài liệu điện tử.
Công tác văn thư là giai đoạn đầu của công tác lưu trữ TLĐT, việc tạo lập, xử lý, tổ
chức quản lý, xác định giá trị TLĐT. Với những phần mềm được sử dụng trong việc
quản lý các tài liệu cơ sở dữ liệu, là cơ sở để nộp lưu các tài liệu điện tử vào lưu trữ

cố định.
TLĐT với môn Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng,
văn thư - lưu trữ
Việc ứng dụng các thành khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin
vào công tác văn thư - lưu trữ đã tạo ra một loại hình tài liệu lưu trữ mới, tài liệu mà
thông tin được thể hiện dưới dạng điện tử - số (thông điệp dữ liệu). Đây là tiền đề để
chúng ta nghiên cứu và triển khai những ứng dụng các phần mềm trong quản lý, khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ để đáp ứng yêu cầu thực tiễn của thời đại công nghệ
thông tin. Các dạng tài liệu ở dạng điện tử, được hình thành dưới sự áp dụng công
nghệ thông tin trong việc tạo lập, xử lý, phân phối sử dụng và được bảo quản bởi các
máy tính và phần mềm ứng dụng.
Công nghệ thông tin bao gồm: Công nghệ máy tính, các phần mềm ứng dụng
và mạng tin học diện rộng, mạng internet, đây là những tiền đề vật chất cho hoạt động
lưu trữ TLĐT. Các hoạt động về giao dịch điện tử đều được thực hiện trên cơ sở của
công nghệ thông tin.
1.5. Phương pháp nghiên cứu TLĐT
* Vận dụng lý luận và phương pháp lưu trữ học
Vận dụng một cách linh hoạt những kiến thức của khoa học lưu trữ để nghiên
cứu đối với tài liệu lưu trữ điện tử, là phương pháp quan trọng hàng đầu, sẽ cho chúng
ta nắm bắt được những đặc điểm cơ bản của TLĐT, từ đó có quan niệm mới về loại
21


hình TLĐT, những phương pháp tiếp cận mới và vạch ra quy trình chuyên môn
nghiệp vụ phù hợp với loại hình tài liệu này.
* Phương pháp lịch sử
Nghiên cứu những tiền đề hình thành công tác lưu trữ tài liệu điện tử và các
giai đoạn phát triển của tài liệu điện tử trong lịch sử và vạch ra xu hướng phát triển
của TLĐT trong tương lai.
* Phương pháp liên ngành

Vận dụng kiến thức của các ngành khoa học khác nhau để nghiên cứu về một
vấn đề là đặc điểm của khoa học hiện đại. Đối với công tác lưu trữ tài liệu điện tử
ngoài việc vận dụng phương pháp lưu trữ và lịch sử, chúng ta cần vận dụng những
kiến thức của luật học, công nghệ thông tin. Nghiên cứu những quy định của pháp
luật Việt Nam và quốc tế về công tác lưu trữ, về tài liệu điện tử, giao dịch điện tử, chữ
ký số, đặc biệt là những quy định về tiêu chuẩn của tài liệu điện tử để đảm bảo độ tin
cậy và tính xác thực của TLĐT… là phương pháp quan trọng để nghiên cứu về tài
liệu lưu trữ điện tử. Bên cạnh đó tài liệu điện tử là một sản phẩm của công nghệ thông
tin và công nghệ điện tử, để có những hiểu biết về đặc điểm, bản chất của tài liệu điện
tử cần nghiên cứu về công nghệ thông tin, công nghệ điện tử - số. Trong đó chú ý về
kết cấu (phương pháp ghi tin) và cấu trúc của tài liệu điện tử (hình thức thể hiện
thông tin), và những tiêu chuẩn được thiết kế trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử…
Từ thực tiễn công tác lưu trữ TLĐT ở Việt Nam và những nghiên cứu của quốc
tế về tài liệu điện tử, chúng ta có thể tổng kết lý luận và kinh nghiệm để vận dụng vào
thực tiễn công tác lưu trữ TLĐT ở Việt Nam.

22


Chương 2. SƠ LƯỢC LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN
CỦA TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
Uỷ ban Tài liệu điện tử quốc tế đã xác định những cải tiến và khuynh hướng
phát triển trong 3 lĩnh vực có tính quyết định đối với việc quản lý tài liệu điện tử: lĩnh
vực công nghệ, tổ chức và pháp lý, phần này cung cấp một cái nhìn tổng quan lịch sử
tóm tắt về các vấn đề đó. Thứ nhất, phần này sẽ xem xét những thay đổi quan trọng
trong công nghệ thông tin và tác động của nó đối với việc lưu giữ và quản lý tài liệu.
Tiếp theo là các khuynh hướng tổ chức hiện hành, các loại công nghệ thông tin hiện
có và tác động của chúng đối với lưu trữ. Đặc biệt là việc xem xét các vấn đề pháp lý
đã ảnh hưởng đến sự nhận thức, tạo lập và duy trì tài liệu điện tử.
2.1. Quá trình hình thành công tác lưu trữ TLĐT

Từ giữa những năm 1950, khi có sự xuất hiện của máy tính, xã hội loài người
đã chứng kiến sự thay đổi nhanh chóng về những khả năng của công nghệ máy tính.
Sự tiến triển đó có những tác động quan trọng do các vấn đề: ai được tiếp cận công
nghệ máy tính, những loại thông tin nào có thể xử lý bởi các ứng dụng tự động hoá và
những chức năng tổ chức nào hay quá trình nào có thể trợ giúp bởi các ứng dụng máy
tính. Sự phát triển của các hệ thống thông tin có liên quan tới những vấn đề về quản
lý và bảo quản tài liệu điện tử bởi vì những khả năng và tác dụng ngày càng tăng của
các hệ thống thông tin đã có ảnh hưởng đến mục tiêu, tính toàn diện, độ tin cậy, tính
xác thực và giá trị của tài liệu điện tử. Nhận thức được các xu hướng đó sẽ giúp cho
chúng ta xem xét các khái niệm về tài liệu, lưu trữ tài liệu và chức năng lưu trữ trong
đúng bối cảnh của nó.
Sự phát triển của công nghệ thông tin có thể nhìn nhận theo 3 giai đoạn giao
thoa nhau:
- Giai đoạn máy tính lớn;
- Giai đoạn máy tính cá nhân (PC) và
- Giai đoạn nối mạng.
Mỗi một cải cách kế tiếp trong công nghệ thông tin đã làm cho những tác dụng
mới của công nghệ thông tin trở thành khả thi mà không nhất thiết cần phải thay thế
các hệ thống cũ. Tuỳ thuộc vào khi nào máy tính được đưa vào sử dụng trong một
CQ/TC mà người làm lưu trữ có thể phải đối diện với những tài liệu điện tử được tạo
ra hay lưu lại trong bất kỳ một giai đoạn nào của toàn bộ quá trình phát triển của công
nghệ thông tin được xem xét ở phần tiếp theo.
a. Những đặc trưng của thời kỳ tự động hoá ban đầu
Những máy tính lớn sơ khai nhất được giới thiệu ở các công ty tư nhân lớn và
23


một số tổ chức chính phủ trong những năm 1940 và 1950 đã được sử dụng để tự động
hoá các nhiệm vụ tính toán phức tạp như kế toán và thống kê tính toán. Dữ liệu được
nạp vào hệ thống máy tính, được xử lý theo các bó/đợt và sau đó sản phẩm đầu ra

được sử dụng trong các bản tóm tắt, các bảng tính, bảng cân đối và các tài liệu kinh
doanh khác hay trong các báo cáo và tài liệu phân tích các công trình nghiên cứu
khoa học. Việc mua sắm và vận hành máy tính lớn (mainframe) rất tốn kém và chúng
đòi hỏi những chương trình phần mềm rất phức tạp được xây dựng riêng cho mỗi một
loại ứng dụng mới. Đa số các tổ chức thiết lập các bộ phận máy tính riêng và thuê các
nhà phân tích hệ thống chuyên sâu, các nhà lập trình và vận hành máy tính để chạy và
giám sát các thao tác máy tính. Các chuyên gia đó quyết định loại phần cứng và phần
mềm nào sẽ được sử dụng, những nhiệm vụ công việc nào thì tự động hoá và các hệ
thống sẽ được thiết kế như thế nào.
Trong những năm 1960, các nhà sản xuất máy tính đã đưa ra quan điểm “chia
sẻ thời gian” cho phép nhiều người sử dụng cùng tiếp cận máy tính một lúc. Chia sẻ
thời gian đã tạo tiền đề cho việc nối mạng và tiếp cận máy tính từ xa và nó thúc đẩy
sự phát triển của các phần mềm hỗ trợ cho các ứng dụng loại mới như hiệu đính văn
bản, thiết kế mẫu, phân tích thống kê và thiết kế đồ hoạ. Các loại phần mềm mới cùng
với việc các chi phí cho việc tính toán và lưu trữ giảm liên tục đã cho phép các cơ
quan tự động hoá ngày càng nhiều nhiệm vụ phức tạp. Tuy nhiên, việc thiết kế các hệ
thống và vận hành các máy tính vẫn là một lĩnh vực kỹ thuật chuyên sâu và còn khá
xa vời đối với những người sử dụng cuối.
Một số ít nhà lưu trữ có tầm nhìn xa đã nhận thức được một số tác động tiềm
năng của tự động hoá đối với việc quản lý tài liệu và lưu trữ. Những người đi đầu
trong lĩnh vực “tài liệu lưu trữ đọc bằng máy” khẳng định rằng các dữ liệu đọc bằng
máy có thể có giá trị lâu dài và có thể được tái sử dụng trong các công trình nghiên
cứu thống kê và lịch sử. Họ đã thúc giục giới lưu trữ tiến hành đánh giá tài liệu đọc
bằng máy và xúc tiến các chương trình nhằm giữ gìn và bảo quản chúng. Vào cuối
những năm 1960 và đầu 1970, Lưu trữ quốc gia Mỹ, Canada và Thụy Điển đã bắt đầu
các chương trình đặc biệt về tài liệu đọc bằng máy. Vào giữa những năm 1970, ICA
đã thiết lập một Uỷ ban tự động hoá và Uỷ ban này đã ban hành các hướng dẫn để
đánh giá và phát triển chương trình giảng dạy.
Tác động của tự động hoá ban đầu (sơ khai) đối với quản lý văn thư chưa thực
sự rõ vì đa số các trung tâm máy tính thiết lập “các thư viện băng từ” và quản lý việc

lưu giữ, xử lý và tái sử dụng các phương tiện mang tin đọc bằng máy. Đối với các nhà
quản lý văn thư thì tác động nổi bật của thời kỳ tự động hoá ban đầu là sự gia tăng
nhanh chóng sản phẩm in đầu ra từ các hệ thống máy tính và các sản phẩm đó đã bổ
sung thêm vào sự gia tăng lượng tài liệu giấy. Quan điểm phổ biến về tài liệu điện tử
vào thời điểm đó là chúng chỉ là tài liệu trên các phương tiện mang tin đặc biệt có giá
trị trước hết bởi nội dung thông tin của chúng trong khi tài liệu mà người ta cần đến
để làm bằng chứng cho các hành vi và quyết định của mình đã được in ra trên giấy và
24


bảo quản trong các kho hồ sơ đã được thiết lập.
b. Giai đoạn máy tính cá nhân
Thay đổi có tính bước ngoặt trong công nghệ máy tính xảy ra vào năm 1981
khi mà IBM giới thiệu sản phẩm máy tính cá nhân (PC) của Hãng ra thị trường tiêu
thụ. Cho đến giữa những năm 1980, PC đã được trang bị các phần mềm “tiện lợi cho
người sử dụng” phục vụ cho việc xử lý văn bản, các ứng dụng cơ sở dữ liệu, các bảng
tính điện tử và đồ hoạ và nhiều PC đã có khả năng lưu trữ từ 20 - 40 MB thông tin.
Việc giới thiệu PC đã có nhiều tác động quan trọng đến việc tạo lập, quản lý và
kiểm soát tài liệu điện tử. Không như các máy tính lớn (mainframes) được điều hành
và kiểm soát bởi bộ xử lý dữ liệu trung tâm, PC rất phân tán. Một cá nhân hay một
nhóm nhỏ người sử dụng có PC sẽ quyết định khi nào thì sử dụng và sử dụng chúng
như thế nào, đồng thời, họ cũng kiểm soát được thông tin lưu trữ trong máy. Một tác
động quan trọng khác là PC đã làm cho ngày càng nhiều người sử dụng có thể dễ
dàng tiếp cận được công nghệ máy tính. Xét cụ thể hơn về mặt ngữ nghĩa thì “máy
tính cá nhân” có thể bị hiểu sai vì nhiều tổ chức nhỏ và doanh nghiệp nhỏ cũng đã
mua PC để tự động hoá các ứng dụng (hoạt động) kinh doanh. Các ứng dụng ban đầu
thường gặp là xử lý văn bản nơi mà PC hay các bộ xử lý văn bản chuyên dụng thay
thế cho máy chữ trong lĩnh vực đánh máy và các ứng dụng kinh doanh và tính toán
(kế toán) khác nhau khác. Một trạm làm việc gồm các máy tính độc lập cũng được
thiết lập để hỗ trợ cho các hoạt động chuyên môn như thiết kế bằng máy tính (CAD computer-aided design).

Tóm lại, sau khi PC trở nên sẵn có, các nhà lưu trữ bắt đầu bày tỏ sự lo ngại
của mình về sự bùng nổ nhanh chóng của các tệp dữ liệu và tệp văn bản, về sự phức
tạp của việc kiểm kê thống kê, xác định giá trị và bảo quản các tệp phân tán riêng rẽ
đó. Các hệ thống PC thường thiếu các quy trình sao lưu có tính hệ thống và các
phương tiện lưu trữ thường rất dễ bị tổn hại. Trong một thị trường cạnh tranh cao, các
loại khác nhau của các hệ thống PC (như IBM và Apple) đã hoàn toàn không tương
thích với nhau. Mặc dù các nhà lưu trữ nhận thức được rằng những người sử dụng
cuối các PC sẽ phải được đào tạo và khuyến khích để nhận lấy trách nhiệm quan tâm
đến tài liệu được lưu trữ trên PC nhưng cả các chế độ, chính sách cũng như các hoạt
động thực tiễn để giải quyết vấn đề đều không được triển khai thực hiện.
c. Giai đoạn nối mạng
Tiến bộ quan trọng tiếp theo trong lĩnh vực máy tính bắt đầu vào giữa những
năm 1980 cùng với sự kết hợp một cách nhanh chóng giữa các phương tiện truyền
thông và máy tính thành các mạng máy tính khổng lồ. Công nghệ nối mạng cho phép
các tổ chức liên kết một lượng nhỏ máy tính cá nhân thành một mạng cục bộ (LAN)
sao cho các nhóm công tác có thể chia sẻ phần mềm và cơ sở dữ liệu, trao đổi tư liệu
và chuyển đi các tin nhắn (massages). Cho đến cuối những năm 1980, việc thông qua
ở diện rộng các tiêu chuẩn truyền thông như TCP/IP và Internet protocol đã làm cho
25