Công tác Xây dựng quản lý chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng Xuất nhập khẩu Hồng Bàng

MỤC LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
William Arthur Ward – Nhà giáo dục nổi tiếng người Mỹ. Ông là một trong
những tác gia nổi tiếng về những danh ngôn truyền cảm hứng đã từng nói “Con người
chẳng bao giờ lên kế hoạch để thất bại, chỉ đơn giản là họ đã thất bại trong việc lên kế
hoạch để thành công“.Như vậy có thể nói rằng việc lên kế hoạch cho một hành động,
việc hoạch định trong kinh doanh là bước đầu cần thiết cho những thành công trong
tương lai. Một doanh nghiệp thực hiện tốt công tác hoạch định thì doanh nghiệp đó có
thể tận dụng tối đa các nguồn lực bên trong, chủ động năm bắt các cơ hội bên ngoài,
nhìn nhận rõ ràng và sẵn sàng đương đầu với những thánh thức.
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật và công nghệ, khu
vực hoá và toàn cầu hoá đã làm cho môi trường kinh doanh của các doanh nghiệp, các
ngành có sự thay đổi nhanh chóng cả về xu hướng và tốc độ. Đặc biệt trong xu hướng
hội nhập kinh tế khu vực việc cạnh tranh trong hoạt động sản xuất kinh doanh luôn
diễn ra rất khốc liệt. Vậy làm thế nào để có ưu thế canh tranh hơn đối thủ mạnh. Đó
chính là mục tiêu của công tác xây dựng kế hoạch ở mỗi công ty hiện nay nói cách
khác, công tác xây dựng kế hoạch chính là sự quyết định thành công hay thất bại của
doanh nghiệp.
Mặc dù vậy, không phải tổ chức, doanh nghiệp nào cũng nhận thức được tầm
quan trọng của công tác xây dựng kế hoạch trong sản xuất, kinh doanh. Một số doanh
nghiệp còn hoạt động theo tính tự phát và chưa chú trọng đến công tác hoạch định, do
đó mà những kế hoạch, những phương án kinh doanh được thiết lập thường thiếu tính
thực tiến và chưa phù hợp với bối cảnh doanh nghiệp và bối cảnh đất nước. Nhận thấy
được tầm quan trọng và sứ mệnh của công tác xây dựng kế hoạch nên em đã chọn đề
tài “ Công tác Xây dựng quản lý chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đầu
tư – Xây dựng - Xuất nhập khẩu Hồng Bàng”
2. Lịch sử nghiên cứu
Do công tác hoạch định giữ vai trò quan trọng hàng đầu nên luôn dành được sự

quan tâm đặc biệt của nhà quản trị và cũng được nhiều sinh viên lựa chọn làm đề tài
nghiên cứu. Kết quả nghiên cứu của một số đề tài đã trở thành cơ sở cho các công trình
nghiên cứu sau này và được một số doanh nghiệp quan tâm và áp dụng và đã đạt được
những thành tựu nhất định.
2


Trong thời gian nghiên cứu đề tài, em đã tìm hiểu nhiều tài liệu của các tác giả
khác nhau và có tham khảo một số giáo trình liên quan đến đề tài của mình đó là:
• Sách Quản trị học căn bản, NXB thống kê, năm 2001 của James H.Donnelly J.Gibson
• Giáo trình Quản trị học, NXB ĐHQG, năm 2002
• Giáo trình Lý thuyết quản trị kinh doanh, trường Đại học Thương Mại, NXB Thống kê
• Giáo trình Quản trị văn phòng, trường Đại học Kinh tế quốc dân, NXB ĐHKTQD năm
2012
Ngoài ra em cũng đã tìm hiểu và thao khảo một số luận văn liên quan đến đề tài
của mình đó là:
• Luận văn“ Công tác xây dựng và quản lý kế hoạch kinh doanh tại công ty cổ phần may
thăng long “ do sinh viên Nguyễn Tuấn Anh thực hiện năm 2011. Tác giả đề tài đã cho
ta thấy một bức tranh cụ thể về các công việc trong công tác hoạch định của công ty cổ
phần may thăng long hiện nay, thực trạng, các nhân tố ảnh hưởng đến công tác hoạch
định của Công ty và đã được tác giả chỉ ra rất cụ thể. Thực trạng về các nội dụng
hoạch định của công ty chưa được tác giả chỉ ra một cách cụ thể, nhất là các nội dung
về hoạch định chính sách, các chương trình kế hoạch của công ty vẫn được tác giả nói
chung chung
• Luận văn“ Khảo sát công tác hoạch định tại công ty TNHH Thương Mại Phú Xuân “
do sinh viên Đỗ Ngọc Hải thực hiện năm 2013. So với đề tài trên thì đề tài này có thể
được đánh giá là tốt hơn. Các thực trang về nội dung hoạch định, các nhân tố ảnh
hưởng đến nội dung hoạch định được tác giả chỉ ra một các rõ ràng và cụ thể hơn.
Ngoài ra, các biện pháp mà tác giả đưa ra được đánh giá cao.
Đánh giá chung:

Các tác giả của các đề tài trên đề cập đến nhiều góc độ khác nhau của công tác
xây dựng chương trình kế hoạch trong doanh nghiệp và đã chỉ ra được một số tồn tại
cũng như một số giải pháp để hoàn thiện công tác công tác xây dựng chương trình kế
hoạch của công ty, tuy nhiên các giải pháp trên vẫn chưa giải quyết triệt để được
những tồn tại đó. Những giải pháp thì vẫn chưa được các tác giả chỉ ra một cách rõ
ràng, còn mang tính chung chung và chưa cụ thể và với đề tài này em mong có thể tiếp
tục hoàn thiện được những thiếu sót của những đề tài nghiên cứu trước, đồng thời cũng
có thể đề cập đến một góc nhìn mới trong công tác công tác xây dựng chương trình kế
hoạch của doanh nghiệp.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
3


•
•
•
•
•

Đối tượng nghiên cứu của đề tài:
Bài tiểu luận chủ yếu tập trung nghiên cứu về
Các nội dung trong công tác xây dựng chương trình kế hoạch tại công ty
Quá trình xây dựng chương trình kế hoạch của công ty
Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác xây dựng chương trình kế hoạch của công ty
Vai trò của bộ phận văn phòng trong công ty nói chung và vai trò của bộ phận văn

phòng trong công tác xây dựng chương trình kế hoạch.
Phạm vi nghiên cứu:
• Về không gian: Bài tiểu luận tập trung nghiên cứu công tác xây dựng chương trình kế
hoạch và vai trò của bộ phận văn phòng tại công ty

• Về thời gian: Tiến hành nghiên cứu dữ liệu tại công ty trong 2 năm 2015- 2016 và định
hướng giải pháp đến năm 2018
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu:
• Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về công tác hoạch định, nội dung công tác
hoạch định và các nhân tố ảnh hưởng đến công tác hoạch định.
• Phân tích và đánh giá thực trạng công tác hoạch định tại công ty, những thành công,
hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế.
• Vai trò của bộ phận văn phòng trong công ty nói chung và trong công tác hoạch định
nói riêng
• Đề xuất một số giải pháp và những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hoạch định tại
công ty.
Nhiệm vụ nghiên cứu:
• Hệ thống hóa cơ sở lý luận về xây dựng chương trình, kế hoạch trong doanh nghiệp.
Phân tích các khái niệm có liên quan.
• khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại
Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập khẩu Hồng Bàng.
• Nghiên cứu đưa ra một số giải pháp, khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác
xây dựng chương trình, kế hoạch tại công ty.
5. Phương pháp nghiên cứu.
Trên cơ sở thế hiện quan khoa học và phương pháp luận duy vật Mác-xít, dựa
trên yêu cầu, điều kiện thực tế đề tài được hoàn thiện bằng việc sử dụng các phương
pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp phân tích, tổng hợp (có trích dẫn) được sử dụng trong đề tài thông
qua việc thu thập và xử lý các dữ liệu có sẵn trong các công trình nghiên cứu của các
tác giả khác. Khai thác các nguồn tài liệu có giá trị từ Website của công ty Cổ phần
Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập khẩu Hồng Bàng, mạng nội bộ của công ty . Đặc biệt
4

là các báo cáo sơ kết, tổng kết và số liệu của phòng hành chính nhân sự; các phòng
ban, bộ phận có liên quan của công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập khẩu
Hồng Bàng trong các năm 2015, 2016
Phương pháp so sánh đánh giá: là phương pháp xem xét các chỉ tiêu phân tích
bằng cách so sánh số liệu với một chỉ tiêu cơ sở (chỉ tiêu gốc).
Phương pháp thực nghiệm. Bao gồm:
Phỏng vấn: đề tài áp dụng phương pháp phỏng vấn lãnh đạo để làm rõ nội dụng
quan điểm, nhu cầu về công tác xây dựng chương trình kế hoạch. Phỏng vấn công
nhân viên để có ý kiến phản hổi, đa dạng, khách quan, trung thực.
Điều tra bảng hỏi: sử dụng bảng hỏi để khảo sát ý kiến một bộ phận người lao
động của Cổ phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập khẩu Hồng Bàng. Trong đó số
lượng phiếu phát ra là 200 phiếu. Thu về 186 phiếu trong tháng 3 năm 2017 để khảo
sát về công tác xây dựng chương trình kế hoạch của công ty Cổ phần Đầu tư – Xây
dựng - Xuất nhập khẩu Hồng Bàng.
6. Cấu trúc của đề tài
Kết cấu đề tài gồm 3 chương chính
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch
Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tại Công ty
Cổ phần Cổ phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập khẩu Hồng Bàng
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác xây dựng chương
trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập khẩu Hồng
Bàng
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH
KẾ HOẠCH
1.1.

Khái niệm lập kế hoạch
Trong việc quản trị đối với bất kì loại hình doanh nghiệp nào thì công tác xây

dựng chương trình kế hoạch đều đóng một vai trò hết sức quan trọng. Công tác xây

dựng chương trình kế hoạch hỗ trợ các nhà quản trị trong việc đề ra những kế hoạch,
sử dụng hiệu quả các nguồn lực, nguồn tài nguyên cũng như những hạn chết trong điều
kiện môi trường luôn biến động không ngừng.
Lập kế hoạch giữ vai trò mở đường cho tất cả các chức năng quản trị trong
5


doanh nghiệp. Trong lịch sử khái niệm về lập kế hoạch được nhiều tác giả tiếp cận
dưới nhiều góc độ khác nhau, mang tới cho người đọc cái nhìn thực tế và sâu sắc hơn
về xây dựng kế hoạch.
●

Theo R.Kreitner “ Lập kế hoạch là đối phó với sự bất tỉnh bằng một bản kế

hoạch chi tiết đề đạt được mục tiêu đã đề ra. Vì vậy lập kế hoạch vừa có tính dự báo,
vừa thể hiện ý chí, sự can thiệp của con người nhằm đạt được mục tiêu với chương
trình hoạt động cụ thể, những biện pháp cụ thể”
●
Theo Harold Koontz “ Lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và quyết
định phải làm gì và làm như thế nào để đạt được mục tiêu”
Ngoài những tiếp cận trên còn có một học giả Việt Nam tiếp cận về vấn đề xây
dựng chương trình trên 1 số góc độ khác
●

Theo T.S Đoàn Thị Thu Hà “ Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu

và lực chọn các phương thức để đạt được các mục tiêu đó”.
●
Theo PGS.TS Lê Văn Tâm “ Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong tiến
trình quản trị bao gồm: xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược tổng thể, thiết lập một

hệ thống các kế hoạch để phối hợp với các hoạt động ”
Qua các học độ tiếp cận về lập kế hoạch đã nêu ra ở trên, có thể thấy rằng bản
chất của việc lập kế hoạch là một quá trình ấn định những mục tiêu, xây dựng và chọn
lựa những biện pháp tốt nhất để thực hiện hiệu quả những mục tiêu đó. Lập kế hoạch
có liên quan tới mục tiêu cần đạt được, cũng như phương tiện để đạt được mục tiêu đó
như thế nào và để quyết định được những vấn đề này đối với một doanh nghiệp thực
sự là công việc không dễ dàng đòi hỏi nhà quản trị phải thông qua nhiều phương pháp.
Dù kế hoạch dựa vào phương pháp nào thì các nhà quản trị cũng phải dựa vào dự đoán
thông qua các dữ liệu, thông tin trong quá khứ và hiện tại. Chính vì vậy mà thông tin là
vai trò quyết định tới chất lượng của việc lập kế hoạch.
1.2.

Vai trò của công tác xây dựng chương trình kế hoạch trong doanh nghiệp
Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên và quan trọng đối với doanh nghiệp và hoạt

động kinh doanh của doanh nghiệp.
Xây dựng chương trình kế hoạch cho biết hướng đi của doanh nghiệp trong
từng thời kỳ và tương lai của mỗi doanh nghiệp trước những biến động của môi trường
kinh doanh được các nhà quản trị doanh nghiệp dựa trên những phân tích và nhận định
tình hình để đưa ra
Bản kế hoạch là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực các thành viên
trong doanh nghiệp. Nó tạo ra một thể thống nhất trong mục tiêu chung từ đó hình
6


thành nên sức mạnh tổng thể của doanh nghiệp từ sức mạnh của cá nhân các thành
viên trong doanh nghiệp để tập trung phân bổ và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực
trong các thời kỳ khác nhau.
Xây dựng chương trình kế hoạch được các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện
dựa trên sự phân tích toàn cảnh môi trường bên ngoài cũng như tiềm lực của doanh

nghiệp. Trong kế hoạch chứa đựng kế hoạch chiến lược thiết lập những mục tiêu
chung của doanh nghiệp đồng nghĩa với tập trung toàn bộ nguồn lực của doanh
nghiệp, hoạch định tác nghiệp thực hiện phân bổ nguồn lực và sử dụng các nguồn lực
sao cho hiệu quả.
Xây dựng chương trình kế hoạch là đối phó với sự bất thường bằng một bản kế
hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đề ra. Các nhà quản trị doanh nghiệp đã đi trước để
đề ra các phương pháp hành động trong tương lai. Bởi vậy mà hoạch định mang tính
chủ động thích nghi và đối phó với các yếu tố mang tính bất định.
Xây dựng chương trình kế hoạch là khâu nối và nền tảng cho các chức năng còn
lại. Lập kế hoạch là một trong 4 chức năng của nhà quản trị và cũng là chức năng đầu
tiên của quản trị. Bất kỳ doanh nghiệp nào thực hiện hoạt động quản trị trước tiên đều
phải thực hiện chức năng lập kế hoạch từ đó mới có nền tảng thực hiện các chức năng
còn lại.
Xây dựng chương trình kế hoạch là thước đo năng lực quản trị. Xây dựng
chương trình kế hoạch luôn được biết tới là một công cụ để khẳng định năng lực cũng
như trình độ chuyên môn của nhà quản trị doanh nghiệp bởi các bản kế hoạch được
đưa ra từ chính các nhà quản trị doanh nghiệp.
1.3.

Phân loại kế hoạch

●

Phân loại theo thời gian
Kế hoạch dài hạn là kế hoạch cho thời kỳ 5 năm trở lên
Kế hoạch trung hạn là kế hoạch cho thời kỳ từ 1-5 năm
Kế hoạch ngắn hạn là kế hoạch thời kỳ dưới 1 năm

●

Phân theo phạm vi hoạt động
Kế hoạch chiến lược: Là hoạch định ở cấp độ toàn doanh nghiệp, thiết lập

những mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp và vị trí của doanh nghiệp trên thị
trường. Kế hoạch chiến lược được vạch ra bởi những nhà quản lý cấp cao của doanh
nghiệp.
Kế hoạch chiến thuật: Là việc xác định các kế hoạch ngắn hạn hơn từ 1-2 năm.
Có phạm vi hẹp hơn kế hoạch chiến lược, nhà quản trị cấp trung gian thực hiện.
7


●

Phân loại theo tính chất thực hiện
Kế hoạch bắt buộc: Là những kế hoạch với những mục tiêu đã được xác định rõ

ràng, loại kế hoạch này không có tính linh động và không cần hướng dẫn, giải thích.
Kế hoạch hướng dẫn: Nêu ra yêu cầu, mục tiêu và hướng dẫn chỉ đạo chung,
loại này có tính linh động cao, những người thực hiện có thể chủ dộng thực hiện tùy
theo hoàn cảnh.
1.4.

Nội dung lập kế hoạch

1.4.1. Lập kế theo hoạch sứ mệnh
Sứ mệnh kinh doanh: Bản công bố sứ mạng của doanh nghiệp thường chứ đựng
câu trả lời cho những câu hỏi quan trọng: Tại sao doanh nghiệp tồn tại? Doanh nghiệp
kinh doanh trong lĩnh vực nào? Doanh nghiệp sẽ đi đâu? Tất cả sẽ được thể hiện trong
bản công bố sứ mạng của doanh nghiệp
Lập kế hoạch theo sứ mệnh là giai đoạn mở đầu quan trọng trong toàn bộ quá

trình quản trị, hoạch định sứ mạng giúp doanh nghiệp trả lời cho hai câu hỏi: doanh
nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực nào? Tại sao lại tồn tại và kinh doanh trong lĩnh vực
đó? Như vậy, hoạch định sứ mạng kinh doanh thực chất là xác định lĩnh vực kinh
doanh

8


1.4.2. Lập kế hoạch theo tầm nhìn
Tầm nhìn là bức tranh kỳ vọng cho 5-10 năm, nó mô tả rõ ràng mục đích cuối
cùng mà doanh nghiệp đang theo đuổi là gì? Nó thiết lập khuôn khổ hoạt dộng của
doanh nghiệp trong thời gian tồn tại.
Tầm nhìn về cơ bản là hướng tiếp cận tiên phong đối với lĩnh vực kinh doanh
mà doanh nghiệp đang theo đuổi. Lập kế hoạch theo tầm nhìn và tầm nhìn đó được
phổ biến tới các nhân viên, cộng đồng sẽ tạo giúp cho khách hàng và chính doanh
nghiệp tin tưởng và hành động đi theo con đường đã định. Lập kế hoạch theo tầm nhìn
chính là việc nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra định hướng, mục tiêu trong tương lại
mà doanh nghiệp muốn hướng tới.
1.4.3. Lập kế hoạch theo mục tiêu
Mục tiêu là những kết quả mà nhà quản trị mong muốn đạt tới. Mỗi doanh
nghiệp không chỉ có một mục tiêu là tìm kiếm lợi nhuận mà có nhiều mục tiêu: Mục
tiêu tăng trưởng, tăng thị phần, tăng thu nhập cho người lao động… Tuy nhiên, nếu
doanh nghiệp quá nhấn mạnh vào một mục tiêu thì các mục tiêu khác sẽ bị lãng quên
và điều đó sẽ ảnh hưởng tới hoạt động lâu dài của doanh nghiệp.Song nếu doanh
nghiệp cùng lúc đặt ra quá nhiều mục tiêu thì lại không đạt được hiệu quả như mong
đợi.Vì vậy khi lập kế hoạch theo mục tiêu nhà quản trị cần lược chọn mục tiêu và đảm
bảo các yêu cầu đặt ra cho mục tiêu kinh doanh phải cụ thể, có thời hạn và có tính khả
thi.
Khi lập kế hoạch theo mục tiêu nhà quản trị cần lưu ý tới các vấn đề sau:
Phân tích các yếu tố khách quan tác động tới việc kinh doanh

Xác định đúng đắn các mục tiêu bao trùm, mục tiêu trung gian và mục tiêu

●
●

điều kiện
●
●

Đề ra các thời hạn cụ thể cho từng mục tiêu để có kế hoạch thực hiện
Cần cụ thể hóa các mục tiêu để dễ so sánh phân tích tình hình thực hóa

1.4.4. Lập kế hoạch theo chính sách
Chính sách kinh doanh là một hướng dẫn bao gồm những qui định, mục tiêu
cùng những điều lệ được dùng trong việc ra quyết định của những nhà quản lý.Chính
sách cần phải dễ điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tiễn đồng thời phải dễ
truyền đạt và dễ hiểu đối với công nhân viên.
Lập kế hoạch theo chính sách chính là quá trình đưa ra các quan điểm, phương
hướng và cách thức chung để ra quyết định trong tổ chức. Lập kế hoạch theo chính
9


sách đúng đắn, khoa học sẽ xây dựng được chính sách tốt, là tiền đề để chính sách đó
đi vào cuộc sống và mang lại hiệu quả cao. Ngược lại, lập kế hoạch sai cho ra đời
chính sách không phù hợp với thực tế, thiếu tính khả thi sẽ mang lại hậu quả không
mong muốn trong quá trình quản lý. Những tổn hại này không chỉ tạm thời, cục bộ, mà
nó ảnh hưởng lâu dài, liên quan tới nhiều lĩnh vực.
1.4.5. Lập kế hoạch theo quy trình
Lập kế hoạch theo quy trình là quá trình mà người lập kế hoạch sẽ hình thành
một cách trình tự các công viêc cần thiết phải thực thiện theo một thứ tự sắp xếp có ưu

tiên để thực hiện thành công một chiến lược hay một chương trình hoạt động nào đó
của doanh nghiệp.
Kết quả của quá trình lập kế hoạch này này là một bảng phân công công việc
đối với từng phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp và thời hạn hoàn thành công
việc.Như vậy, lập kế hoạch theo quy trình càng trở nên chuyên nghiệp thì việc thực
hiện các chiến lược, hoạt động của doanh nghiệp càng trở nên hiệu quả hơn.Bởi có sự
phân công đúng người đúng việc đúng chuyên môn, không có sự chồng chéo các đầu
công việc tạo thành tính chuyên môn hóa mang lại hiệu quả cao trong kinh doanh.
1.4.6. Lập kế hoạch theo quy tắc
Quy tắc thực chất phản ánh một quyết định quản lý mà theo đó một hành động
nhất định nào đó phải được làm hay không làm.
Quy tắc trong doanh nghiệp được đưa ra để hạn chế tư duy của cấp thừa hành.
Như vậy, nhà quản trị đưa ra các quy tắc nhằm hướng cán bộ công nhân viên làm việc
theo mục tiêu chung, làm việc có nguyên tắc, có trật tự, làm việc theo nội quy của
doanh nghiệp.Vậy lập kế hoạch theo quy tắc chính là đưa ra các giải thích rõ ràng
những hành động nào có thể làm, những hành động nào không thể làm nhằm mang lại
môi trường làm việc chuyên nghiệp và xây dựng văn hóa doanh nghiệp mang đậm bản
sắc.
1.4.7. Lập kế hoạch theo chương trình
Theo tác giả: TS. Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2008) “Giáo
trình quản trị học” Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, NXB Giao Thông Vận Tải:
“Chương trình bao gồm một số các mục đích, chính sách, thủ tục, các nhiệm vụ được
giao, các bước cần tiến hành, các nguồn lực có thể huy động và các yếu tố khác”
Chương trình được hỗ trợ bang các ngân quỹ cần thiết, một chương trình quan
10


trọng ít khi đứng một mình, thường là một bộ phận của hệ thống phức tạp các chương
trình. Như vậy, bản chất của lập kế hoạch theo chương trình là cách thức tổ chức thực
hiện mục tiêu, chiến lược theo chính sách, quy tắc của doanh nghiệp, các hành động

của doanh nghiệp để đạt được mục tiêu.
1.4.8. Lập kế hoạch theo ngân sách
Ngân sách là sự diễn giải các kế hoạch chiến lược thành số lượng có thể tính
được diễn tả các nguồn tài chính dự kiến cần thiết và doanh thu được dự báo trên một
thời kỳ nhất định.
Ngân sách có chức năng như một kế hoạch hành động, đồng thời cũng có thể
trình bày các báo cáo tài chính được dự toán cho tương lai của tổ chức.Cuối cùng,
ngân sách là một công cụ quản lý dùng để đạt được các mục tiêu chiến lược.
Như vậy, lập kế hoạch theo ngân sách chính là quá trình xác lập các nục tiêu tài
chính của doanh nghiệp với các ưu tiên thực hiện và đặt ra kế hoạch thực tế để đạt
được các mục tiêu đó. Sản phẩm của lập kế hoạch theo ngân sách chính là bản dự thảo
ngân sách đã được ban lãnh đạo phê duyệt.
1.5.

Các bước lập kế hoạch
Bước 1 : Xác định sứ mệnh và mục tiêu của doanh nghiệp, tổ chức
Sứ mệnh của tổ chức (mission) là lý do để nó tồn tại. Sứ mệnh của tổ chức

thường trả lời những câu hỏi quan trọng như: Tại sao tổ chức tồn tại? Tổ chức kinh
doanh trong lĩnh vực nào? Tổ chức sẽ đi về đâu? Bản công bố sứ mệnh của tổ chức có
ý nghĩa khuyến khích, thúc đẩy các thành viên suy nghĩ và hành động theo chúng mỗi
ngày.
Các mục tiêu cần được xác định một cách cụ thể trên các phương diện về số
lượng, các điều kiện cụ thể, các dữ kiện có thể đo lường được và được thể hiện bằng
văn bản mang tính bắt buộc để thực hiện trong một thời gian nhất định. Nói cách khác:
Các mục tiêu thể hiện sự cam kết của doanh nghiệp để hoàn thành một công việc cụ
thể ở mức độ và thời gian nào đó.
Bước 2 : Phân tích những cơ hội và đe dọa, những điểm mạnh, yếu của tổ
chức
Việc phân tích những cơ hôi, đe doạ, điểm mạnh, yếu của tổ chức thường thông

qua việc sử dụng mô hình phân tích SWOT. SWOT là tập hợp viết tắt những chữ cái
đầu tiên của các từ tiếng Anh: Điểm mạnh (Strengths), Điểm yếu (Weaknesses), cơ hội
11


(Opportunities) và nguy cơ (Threats). Đây là công cụ cực kỳ hữu ích giúp chúng ta tìm
hiểu vấn đề hoặc ra quyết định trong việc tổ chức, quản lý cũng như trong kinh doanh.
Trên thực tế, việc vận dụng SWOT trong xây dựng kế hoạch kinh doanh, hoạch
định chiến lược, đánh giá đối thủ cạnh tranh, khảo sát thị trường, phát triển sản phẩm
và cả trong các báo cáo nghiên cứu, đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa
chọn.
Phân tích SWOT là phân tích các yếu tố môi trường bên ngoài mà doanh nghiệp
phải đối mặt (các cơ hội và nguy cơ) cũng như các yếu tố thuộc môi trường nội bộ
doanh nghiệp (các mặt mạnh và mặt yếu). Đây là một việc làm khó đòi hỏi nhiều thời
gian, công sức, chi phí, khả năng thu nhập, phân tích và xử lý thông tin sao cho hiệu
quả nhất.
Kết quả của quá trình phân tích SWOT phải đảm bảo được tính cụ thể, chính
xác, thực tế và khả thi vì doanh nghiệp sẽ sử dụng kết quả đó để thực hiện những bước
tiếp theo như: Hình thành chiến lược, mục tiêu chiến lược chiến thuật và cơ chế kiểm
soát chiến lược cụ thể. Chiến lược hiệu quả là những chiến lược tận dụng được các cơ
hội bên ngoài và sức mạnh bên trong cũng như vô hiệu hóa được những nguy cơ bên
ngoài và hạn chế hoặc vượt qua được những yếu kém của bản thân doanh nghiệp.
Bước 3 : Xây dựng các kế hoạch chiến lược dự thảo để lựa chọn
Chiến lược dự thảo để lựa chọn chiến lược tối ưu nhất được xây dựng sau khi
hoàn thành đánh giá doanh nghiệp trên mọi phương diện. Quá trình đánh giá và lựa
chọn các chiến lược này được xem xét trong những điều kiện môi trường.
1.6.

Khái quát chung về văn phòng

1.6.1. Khái niệm văn phòng cơ quan
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN tại Việt Nam, có
rất nhiều tổ chức đang hoạt động như các cơ quan quyền lực nhà nước; các cơ quan
hành chính nhà nước; các cơ quan tư pháp; tổ chức chính trị - xã hội; các đơn vị sự
nghiệp; cơ quan, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang; các tổ chức phi chính phủ; các
doanh nghiệp… Trong cơ cấu của các cơ quan, tổ chức đó thì “văn phòng” là một bộ
phận không thể thiếu, thậm chí đối với các doanh nghiệp thì văn phòng (trụ sở chính)
được pháp luật quy định như là một bộ phận bắt buộc khi tiến hành thủ tục đăng ký
kinh doanh (khoản 1 điều 35 của Luật Doanh nghiệp). Tuy nhiên, hiểu thế nào là “văn
phòng” thì có nhiều cách hiểu khác nhau do cách nhìn khác nhau của các tác giả.
12


Có quan niệm cho rằng “ Văn phòng là bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị,
là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực
dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt động của
mỗi cơ quan, tổ chức”. Ở quan niệm này có thể hiểu văn phòng là một bộ phận đa
nhiệm vụ với nghiệp vụ rất rộng, từ việc thực hiện các công việc điều hành như ra
quyết định, tổ chức thi hành quyết định, vấn đề tổ chức nhân sự…. cho tới việc đảm
bảo mọi điều kiện về cơ sở vật chất như mua sắm, bảo dưỡng, thiết kế, xây dựng….
đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được thông suốt.
Bên cạnh đó cũng có quan niệm cho rằng văn phòng chỉ là một bộ phận thuộc
khối hành chính văn phòng và chuyên thực hiện các thủ tục hành chính như tiếp nhận
và xử lý văn bản, giấy tờ; quản lý hồ sơ, tài liệu, cho một cơ quan, một tổ chức. Ở
quan niệm này thì văn phòng được gọi là bộ phận “Văn thư” hoặc bộ phận “Văn thư –
Lưu trữ” hay bộ phận “Văn thư – Lễ tân”.
Như vậy, có thể thấy quan niệm của xã hội, của nhiều học giả đều nghiêng về
cách hiểu văn phòng như là một đơn vị giải quyết các thủ tục hành chính, thực hiện
các nghiệp vụ hành chính và thực thi các công việc hậu cần. Nhưng thực tế hiện nay ở
Việt Nam và các nước trên thế giới, thì văn phòng không chỉ thực hiện các công việc

như vậy. Chẳng hạn với các doanh nghiệp, thì văn phòng còn phải tham gia vào các
công việc như quản lý nhân sự, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, tham gia tích
cực trong việc tìm kiếm, mở rộng đối tác hay chăm sóc khách hàng… (nhất là với các
doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp tư nhân).
Ở đây, ta cần hiểu “văn phòng” là một bộ phận của một cơ quan, doanh ngiệp.
Văn phòng không chỉ hiểu đơn giản là bộ phận giải quyết các công việc hành chính
giản đơn như xử lý văn bản, quản lý con dấu, hay dọn dẹp vệ sinh mà nó phải nơi
mang lại các giá trị khác cho tổ chức như tham mưu xây dựng hệ thống các quy định,
cơ chế làm việc và tổ chức thực hiện quy định đó để quản lý hệ thống; tham mưu và
đảm bảo các nguồn lực của tổ chức; phối hợp và điều hòa hoạt động của tổ chức thông
qua hệ thống kế hoạch – chương trình hành động; tổ chức các hoạt động đối nội nhằm
xây dựng bộ máy chuyên nghiệp và vững mạng; tổ chức các hoạt động đối ngoại để
xây dựng hình hảnh và phát triển thương hiệu, uy tín của tổ chức… Như vậy, rõ ràng
văn phòng là một bộ phận rất quan trọng trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ một cơ quan,
doanh nghiệp. Từ đó, chúng ta có thể đưa ra khái niệm về văn phòng của các cơ quan,
13


tổ chức như sau:
“Văn phòng là bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều
hành; thực hiện và hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm
giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”.
1.6.2. Chức năng của văn phòng
1.6.2.1. Chức năng tham mưu - tổng hợp
Chức năng này của văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và tham mưu:
Tổng hợp: Văn phòng (phòng Hành chính) là đơn vị chịu trách nhiệm chính
trong việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt động của
cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin cũng
như các biện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực hiện theo dõi, nắm

bắt và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp theo Quy
chế hoạt động và yêu cầu của lãnh đạo. Các thông tin đó được phân tích, xử lý, kiểm
tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo
Quy chế hoạt động.
Tham mưu: Với vị trí là giúp bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo nên văn
phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản lý và điều
hành công tác hành chính của cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở thông tin đã được thu thập,
xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; văn phòng trong phạm vi quyền hạn còn
nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các biện pháp hợp lý giúp lãnh đạo có thêm
cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thời nhằm giải quyết các công việc một
cách hiệu quả nhất lý trong công tác quản lý và điều hành.
Hai mặt tổng hợp và tham mưu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể
tách rời. Tổng hợp là cơ sở của tham mưu. Sẽ không thể tham mưu tốt, không thể có
các biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời, không được xử lý, phân
tích chính xác và tổng hợp toàn diện. Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ góp
phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo
sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn.
1.6.2.2. Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo
Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong những chức
năng quan trọng nhất của văn phòng. Căn cứ vào các quyết định hay chủ trương của
14


lãnh đạo cơ quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham gia xây dựng các
chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủ trương, quyết định đó
trong cơ quan, doanh nghiệp trên thực tế. Trong quá trình tổ chức thực hiện các
chương trình, kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt, văn phòng thực hiện việc theo dõi,
quản lý và đôn đốc việc triển khai trên thực tế, theo dõi sát sao về tiến độ triển khai
cũng như nắm bắt các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tới
lãnh đạo để có biện pháp điều chỉnh. Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiện

như về hành chính, về cơ sở vật chất và các nguồn lực khác từ văn phòng sẽ là điều
kiện quan trọng để việc thực hiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất
1.6.2.3. Chức năng hậu cần
Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc đảm bảo đầy đủ cơ sở vật
chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp; đảm bảo các trang thiết
bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất. Để thực hiện công việc này, văn
phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo trì,
thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác phục vụ cho hoạt
động của toàn cơ quan, doanh nghiệp. Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an
ninh, an toàn… cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thực hiện thường
xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
1.6.2.4. Chức năng hỗ trợ cho hoạt động sản xuất - kinh doanh (đối với văn phòng
của doanh nghiệp)
Trong hoạt động của các doanh nghiệp thì văn phòng không thuần túy chỉ giải
quyết các công việc hành chính, mà văn phòng còn phải tham gia vào công việc sản
xuất, kinh doanh một cách tích cực và hiệu quả. Văn phòng ngoài các công việc hành
chính còn thực hiện các công việc như giải quyết thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng
hóa; tìm kiếm, giữ gìn các mối quan hệ với đối tác, với khách hàng; giải quyết các thắc
mắc, thậm chí là các tranh chấp với khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ của của
doanh nghiệp; thực hiện các hoạt động tiếp thị, duy trì và giải quyết tốt mối quan hệ
với các cơ quan nhà nước… Chức năng này cho thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng của
văn phòng doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường.
1.6.3. Nhiệm vụ của văn phòng
Để thực hiện các chức năng đã trình bày ở trên, văn phòng các cơ quan, doanh
nghiệp tổ chức thực hiện nhiều công việc khác nhau, với phạm vi rộng. Có thể chia
15


làm các nhóm nhiệm vụ cơ bản liên quan tới từng chức năng cụ thể:
1.6.3.1. Nhóm công việc hành chính

• Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, tổng đài điện thoại.
• Tổ chức quản lý và thực hiện công tác văn thư, công tác lưu trữ. Hướng dẫn các đơn vị
trong cơ quan, doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ này theo đúng quy định.
• Đánh máy, soạn thảo văn bản cho các cấp lãnh đạo, các văn bản của văn phòng.
• Thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan tới cơ quan hành chính nhà nước. Đảm bảo
các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp đúng quy định của pháp luật.
• Tổ chức hoạt động đối nội - đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp.
• Quản lý hồ sơ, tài liệu về bộ máy tổ chức, nhân sự
• Thực hiện công tác tài chính-kế toán (nếu được phân công).
1.6.3.2. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu - tổng hợp
• Theo dõi về tình hình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp trên các lĩnh vực như việc
thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, Nhà nước cũng như các chủ trương,
nghị quyết của cơ quan, doanh nghiệp; tình hình thực hiện các chương trình, kế hoạch
công tác đã được phê duyệt; tình hình thực hiện nội quy, quy chế; tình hình tài chính,
lương, thu nhập, phúc lợi; tình hình nhân sự, cán bộ; tình hình xây dựng, sửa chữa; kết
quả kinh doanh; tiến độ thực hiện các dự án; tình hình bảo vệ, an ninh, an toàn,
PCCC…
• Tổng hợp, soạn thảo báo cáo định kỳ và đột xuất trình lãnh đạo về các mặt công tác.
Đặc biệt báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh, những vấn đề hạn chế, vướng mắc
trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
• Xây dựng quy chế làm việc và các quy định khác (nội quy lao động, thỏa ước lao động
tập thể, quy chế tài chính, chế độ phúc lợi…).
• Cập nhật văn bản quy phạm pháp luật liên quan tới công tác hành chính, quản lý; báo
cáo lãnh đạo những quy định mới và dự thảo sửa đổi các quy định, quy chế trong cơ
quan, doanh nghiệp phù hợp với những thay đổi của pháp luật.
• Tham mưu cho lãnh đạo trong công tác văn bản, đảm bảo các văn bản của cơ quan,
doanh nghiệp ban hành đúng pháp luật, đúng quy định.
• Theo dõi về công tác nhân sự, tham mưu cho lãnh đạo trong công tác đánh giá, sắp
xếp, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển nhân sự. Tham mưu và tổ chức thực hiện công
tác thi đua – khen thưởng trong cơ quan, doanh nghiệp.

• Tổng hợp các ý kiến, kiến nghị đề xuất của các đơn vị, phòng ban và của đối tác,
khách hàng và tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp xử lý.
16


• Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc; soạn thảo kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ
hội, phong trào thi đua trong cơ quan, tổ chức.
• Nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo trong công tác cải cách hành chính, xây dựng
và tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO.
1.6.3.3. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo.
• Xây dựng các chương trình kế hoạch làm việc chung; lập kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ
hội,phong trào thi đua theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.
• Tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt. Đôn đốc, nhắc nhở,
theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị, phòng ban. Theo dõi và nắm bắt các vướng
mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện và báo cáo lãnh đạo xử lý kịp thời.
• Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của lãnh đạo và của các phòng ban
chức năng theo chương trình, kế hoạch công tác. Trao đổi với các đơn vị, đối tác để
chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho các buổi làm việc này.
• Chuẩn bị các chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo các thủ tục pháp lý liên quan
trong trường hợp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên đi công tác nước ngoài.
• Giữ liên lạc thông suốt để nắm bắt, báo cáo và truyền đạt các quyết định, mệnh lệnh
của lãnh đạo tới các đơn vị, cá nhân được kịp thời; theo dõi và báo cáo việc thực hiện
các quyết định, mệnh lệnh đó.
• Tổ chức thực hiện hoặc thông báo kịp thời tới các đơn vị, cá nhân trong trường hợp có
điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo
1.6.3.4. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần
• Bố trí, tổ chức không gian trụ sở, cảnh quan môi trường cơ quan, doanh nghiệp; sắp
xếp, bố trí nơi làm việc cho các đơn vị, phòng ban.
• Chuẩn bị về cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị, lễ hội, các sự kiện trong cơ
quan, doanh nghiệp.

• Tổ chức xây dựng, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì các phương tiện, thiết bị làm việc
theo kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt.
• Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ, điện, nước, vệ sinh, phương tiện phục vụ lãnh
đạo và nhu cầu công việc của các đơn vị, phòng ban.

17


18


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ
HOẠCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ – XÂY DỰNG - XUẤT NHẬP
KHẨU HỒNG BÀNG
2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây
dựng - Xuất nhập khẩu Hồng Bàng
Công ty cổ phần đầu tư – Xây dựng – Xuất nhập khẩu Hồng Bàng địa chỉ :Số
70 khu Kiến Thiết, Phường Sở Dầu, Quận Hồng Bàng, Hải Phòng
Điện thoại (+ 84 3) 13521126
Được thành lập vào năm 2008, Công ty Cổ phần Đầu Tư –Xây dựng – Xuất
nhập khẩu Hồng bàng đã trải qua hơn 7 năm đứng vững trên thị trường và bước đầu
chứng tỏ được vị thế là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực xây
dựng, xuất nhập khẩu các thiêt bị điện dân dụng, điện công nghiệp trên thị trường Việt
Nam nói riêng và khu vực Đông Dương (VN- Lào- Campuchia) nói chung. Công ty là
đại diện phân phối của các thương hiệu thiết bị điện nổi tiếng như Lioa, Philips,
Panasonic, LS Hàn Quốc, Sino, Cadi-Sun…
Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng– Xuất nhập khẩu Hồng Bàng là doanh
nghiệp hoạch toán độc lập, hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu trên các lĩnh vực:
Thi công xây lắp các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp, các công trình
chiếu sáng công cộng, đô thị; Xây dựng lắp đặt đường dây và trạm biến áp, lắp đặt hệ

thống xây dựng, hệ thống nhà thông minh, hệ thống an ninh giám sát; Buôn bán vật
liệu điện nước, trang trí nội ngoại thất, đèn trang trí; Xuất nhập khẩu các thiết bị điện
dân dụng, điện công nghiệp, các thiết bị vật liệu vật tư xây dựng…
Được hình thành từ cổ phần của các hộ kinh doanh cá thể, Công ty Cổ phần
Đầu tư – Xây dựng - Xuất nhập khẩu Hồng Bàng đã có bề dày kinh nghiệm hơn 7 năm
hoạt động với đội ngũ cán bộ quản lý kinh tế, kỹ sư có năng lực, lực lượng công nhân
lành nghề, giàu kinh nghiệm cùng hệ thống máy móc trang thiết bị hiện đại, đồng bộ.
Năng lực và uy tín của công ty đã từng bước được khẳng định.
Ra đời trong quá trình lạm phát tăng cao, sớm đương đầu với những thử thách
của cơ chế thị trường Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng- Xuất nhập khẩu Hồng
Bàng đã từng bước tháo gỡ những khó khăn để nắm bắt cơ hội kinh doanh vươn lên,
hoàn thiện và trưởng thành. Với tiêu chí “ Uy tín – Chất lượng – Tiến độ”. Công ty cổ
phần Đầu tư- Xây dựng - Xuất nhập khẩu Hồng Bàng mong muốn đáp ứng được
19


những yêu cầu, đòi hỏi khắt khe nhất từ các khách hàng, đồng thời xây dựng và khẳng
định ưu thế và tầm vóc mới của công ty trên thị trường cùng khách hàng hướng tới “
Hợp tác cùng phát triển”.
Chính sách chất lượng:
• Tổ chức bộ máy chuyên môn hóa.
• Tạo môi trường làm việc lành mạnh và công bằng để nhân viên có thể phát huy tối đa
khả năng sáng tạo và có cơ hội phát triển nghề nghiệp.
• Thường xuyên tổ chức đào tạo nghiệp vụ nhằm đáp ứng mọi yêu cầu của công việc,
nâng cao chất lượng nhân lực và nâng cao sức cạnh tranh của Công ty.
• Luôn luôn lắng nghe, tiếp thu ý kiến phản hồi của khách hàng để không ngừng nâng
cao chất lượng dịch vụ bán hàng và dịch vụ sau bán hàng.
• Đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng trên cơ sở cung cấp các sản phẩm, dịch
vụ đáp ứng với yêu cầu đã được thỏa thuận.
• Lựa chọn đa dạng các nhà cung cấp có chất lượng và giá cả phù hợp đáp ứng được mọi

đối tượng khách hàng.
• Duy trì và cải tiến Hệ thống Quản lý Chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 làm
cơ sở để hoạch định, kiểm soát, cải tiến chất lượng và đảm bảo chất lượng sản phẩm,
dịch vụ với khách hàng.
Phương châm hoạt động:
• Khách hàng là nhân tố quan trọng của sự phát triển, xây dựng mối quan hệ bền vững
trên cơ sở hai bên cùng có lợi.
• Cung cấp đa dạng sản phẩm với chất lượng tốt nhất.
• Cung cấp sản phẩm và dịch vụ trọn gói, giá cả hợp lý, thời gian giao hàng nhanh nhất,
bảo hành bảo trì tốt nhất.
Tầm nhìn:
• Công ty hướng đến mục tiêu trở thành một trong những công ty cung cấp thiết bị điện
chiếu sáng hàng đầu của khu vực Bắc miền Trung và phía Bắc.
• Hơn thế nữa, hình ảnh của Công ty sẽ trở thành biểu tượng của đầu tư hiệu quả và an
toàn.

20


2.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty cổ phần Đầu tư - Xây
Dựng – Xuất nhập khẩu Hồng Bàng
2.2.1. Chức năng
Công ty Cổ phần Đầu tư – Xây dựng– Xuất nhập khẩu Hồng Bàng là doanh
nghiệp tư nhân độc lập.Với kinh nghiệm hơn 7 năm hoạt động trong các lĩnh vực Đầu
tư – Xây Dựng – Xuất nhập khẩu
Công ty cổ phần Đầu tư – Xây dựng– Xuất nhập khẩu Hồng Bàng có nhiệm vụ:
Tư vấn đấu thầu, quản lý dự án, giám sát chất lượng thi công công trình xây
dựng; tiếp nhận và chuyển giao hệ thống thiết bị, công nghệ mới các lĩnh vực ngành
xây dựng, giao thông, thủy lợi; dịch vụ tư vấn, môi giới và định giá bất động sản;
Lập dự án đầu tư, khảo sát, quy hoạch chi tiết, thiết kế công trình xây dựng;

thẩm tra dự án đầu tư, thẩm tra thiết kế và dự toán các công trình giao thông thủy lợi;
Kiểm tra giám định chất lượng công trình xây dựng; xác định nguyên nhân và
thiết kế sửa chữa, khắc phục sự cố các công trình xây dựng; kiểm tra, chứng nhận đủ
điều kiện đảm bảo an toàn chịu lực và chứng nhận sự phù hợp về chất lượng công trinh
xây dựng;
Xây dựng công nghiệp, dân dụng, trang trí nội ngoại thất, cơ sở hạ tầng khu
công nghiệp, khu dân cư,khu đô thị và công trình cấp thoát nước - xử lý môi trường;
Kinh doanh vật liệu xây dựng, các cấu kiện bê tông; ống thoát nước; xuất khẩu,
nhập khẩu, mua bán, cho thuê vật tư, máy móc, thiết bị, phụ tùng, dây chuyền công
nghệ; kinh doanh vận chuyển hàng hóa; kinh doanh bất động sản;
Bồi dưỡng, tập huấn, phổ biến thông tin khoa học công nghệ xây dựng và tiêu
chuẩn hóa xây dựng; bồi dưỡng tập huán các chuyên đề kỹ thuật phục vụ công tác xây
dựng và các lĩnh vực khác theo nhu cầu xã hội mà luật pháp cho phép;
Kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của Pháp luật.
2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
2.2.2.1. Trong lĩnh vực kiểm tra, kiểm soát
Thực hiện công tác kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy định của pháp luật
và các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ của BVNT. Kịp thời phát hiện,
ngăn ngừa và kiến nghị xử lý những tồn tại, sai phạm trong mọi hoạt động nghiệp vụ.
2.2.2.2. Trong lĩnh vực tổ chức nhân sự
• Thực hiện công tác tổ chức bộ máy:
• Công tác cán bộ: thu hút, tuyển dụng, đào tạo, phát triển và giữ người tài;
21


• Công tác lao động tiền lương;
• Các chế độ chính sách cán bộ.
2.2.2.3. Trong lĩnh vực xây dựng
Thực hiện các công tác: chuẩn bị đầu tư xây dựng; thực hiện đầu tư xây dựng;
kết thúc đầu tư đưa công trình vào khai thác, sử dụng; khai thác, sử dụng các công

trình.
2.2.2.4. Trong lĩnh vực Phát triển sản phẩm
Phát triển các sản phẩm thiết bị điện dân dụng, điện công nghiệp, các trang thiết
bị, vật liệu vật tư xây dựng;
Sửa đổi, cải tiến, hoàn thiện hoặc ngừng triển khai các sản phẩm dựa trên kết
quả điều tra thống kê, phân tích;
Hướng dẫn triển khai các sản phẩm thiết bị điện dân dụng, điện công nghiệp,
các trang thiết bị, vật liệu vật tư xây dựng;
Thực hiện các công việc, đặc biệt các công việc liên quan đến việc phát triển
sản phẩm;
Xây dựng phương án và tính toán các số liệu dự phòng nghiệp vụ, dự phòng
chia lãi phục vụ cho việc phát triển sản phẩm.
2.2.2.5. Trong lĩnh vực Tài chính kế toán
•
•
•
•
•

Thực hiện công tác kế toán, công tác quyết toán vốn đầu tư Xây dựng cơ bản;
Hạch toán các khoản thu, chi tài chính theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
Lập báo cáo quyết toán kinh doanh;
Xây dựng kế hoạch tài chính, kế hoạch lao động tiền lương hàng năm và dài hạn;
Xây dựng chế độ quản lý tài chính trong nội bộ Công ty; xây dựng các quy định về

phân cấp nội bộ: quy trình thu, chi kinh doanh;
• Quản lý tiền vốn, công nợ... áp dụng trong Công ty;
• Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch, hệ thống báo biểu theo quy định của Công ty và Pháp
luật.
2.2.2.6. Trong lĩnh vực Đầu tư

Xây dựng chiến lược đầu tư, thực hiện và giám sát các khoản đầu tư, các chế
độ, thể lệ, quy định, chỉ tiêu về hoạt động đầu tư;
Kế hoạch luồng tiền dành cho đầu tư;
Kiểm tra, thẩm định các dự án đầu tư được phân cấp: Tổng hợp kết quả và định
kỳ đánh giá hiệu quả đầu tư.
2.2.2.7. Trong lĩnh vực Maketing
22


• Thực hiện công tác truyền thông và thương hiệu;
• Công tác xúc tiến bán hàng;
• Công tác nghiên cứu thị trường và quản trị thông tin Marketing.
2.2.2.8. Trong lĩnh vực Phát triển kinh doanh
Là đầu mối xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh; kế hoạch kinh doanh
hàng năm;
Theo dõi và đánh giá, phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của BVNT.
Thống kế số liệu nghiệp vụ;
Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng.
2.2.2.9. Trong lĩnh vực Dịch vụ chăm sóc khách hàng
Tổ chức thực hiện, quản lý, kiểm tra, giám sát công tác chăm sóc khách hàng
đối với các Công ty thành viên gồm: Trực tiếp giải quyết yêu cầu của khách hàng liên
quan đến việc thực hiện các cam kết theo hợp đồng
2.2.2.10. Trong lĩnh vực Giám định xác minh
Thực hiện giám định xác minh các hồ sơ yêu cầu giải quyết quyền lợi bảo hiểm
của khách hàng;
Là đầu mối hướng dẫn, chỉ đạo, quản lý, kiểm tra, đôn đốc, giám sát công tác
giám định xác minh của các Công ty thành viên thực hiện giám định xác minh đúng
các qui định, văn bản hướng dẫn;
Hỗ trợ nghiệp vụ cho các Giám định viên các Công ty thành viên khi cần thiết.
2.3. Sơ đồ tổ chức của công ty

23


Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Xuất nhập
khẩu Hồng Bàng

Giám đốc

Phó giám đốc

Phòng Kỹ Thuật
Phòng Kho Cung Phòng Kinh Doanh
Vật Tư
Ứng Vận

Phòng Hành Chính
Nhân Sự

Phòng Tài Chính
Kế Toán

Ghi Chú:
Biểu thị mối quan hệ phối hợp.
Biểu thị mối quan hệ chỉ đạo.
2.4. Thực trạng công tác Xây dựng chương trình kế hoạch tại công ty Cổ
phần Đầu tư Xây dựng Xuất nhập khẩu Hồng Bàng.
2.4.1. Vai trò của chương trình kế hoạch đối với hoạt động của công ty Cổ
phần Xuất nhập khẩu Hồng Bàng
Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động của công

ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Xuất nhập khẩu Hồng Bàng.
Chương trình, kế hoạch giúp cho công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hồng Bàng,
tổ chức đạt được mục tiêu một cách tương đối chính xác. Chương trình, kế hoạch góp
phần đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của công ty
24


Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của công ty Cổ phần
Xuất nhập khẩu Hồng Bàng: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian,
chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch
tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động. Làm việc theo chương trình, kế
hoạch giúp cho công ty chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không
bỏ sót công việc.
Chương trình, kế hoạch giúp cho Ban lãnh đạo công ty chủ động ứng phó với
mọi sự thay đổi trong quá trình điều hành công ty một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục
tiêu đã đề ra. Chương trình, kế hoạch giúp cho Ban lãnh đạo công ty phân bổ và sử
dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập
trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực
hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra. Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ
trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn
trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể của Ban lãnh đạo cơ
quan.
Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá mọi
hoạt động của cơ quan, tổ chức
2.4.2. Vai trò của bộ phận văn phòng trong công tác xây dựng chương trình
kế hoạch của công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hồng Bàng
Trong quá trình hoạt động của công ty, bộ phận văn phòng có những vai trò sau
trong công tác xây dựng chương trình kế hoạch của công ty:
Lập kế hoạch là một chức năng quan trọng của nhà quản trị văn phòng, cụ thể
tại công ty đó chính là Trưởng phòng Hành chính Nhân sự, giúp cho việc tổ chức công

tác văn phòng của công được khoa học, tránh sự chồng chéo trong phân công nhiệm
vụ cũng như sử dụng các nguồn lực của văn phòng công ty một cách hiệu quả.
Lập kế hoạch giúp cho các đơn vị, cá nhân trong văn phòng công ty tập trung
thống nhất với các định hướng và biện pháp tiến hành cụ thể, từ đó đạt được kết quả
cao nhất, xoá bỏ hoạt động tự phát, thất thường tại công ty.
Lập kế hoạch tạo khả năng chủ động trong việc tác nghiệp của từng cán bộ,
nhân viên văn phòng trong công ty chủ động trong phối hợp với đồng nghiệp, từ đó
nâng cao trách nhiệm đối với công việc.
Lập kế hoạch tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, đánh giá kết quả từ nhân viên
25