Báo cáo thực tập: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND xã Văn Lương

A.LỜI NÓI ĐẦU
Có thể khẳng định, công tác Văn thư – Lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất
cả các lĩnh vực đời sống xã hội, đặc biệt là trong nền hành chính Nhà nước. Vì vậy,
Đảng và Nhà nước ta đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa
và tầm quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ.
Trong bất cứ cơ quan đơn vị nào thì công tác Văn thư – Lưu trữ đều được mọi
người quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo cho hoạt động quản lý Hành chính
thông qua các Văn bản - Tài liệu. Các cơ quan tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã
hội dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình đều phải sử
dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, xây dựng chương
trình, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác. Đặc biệt,
đối với văn phòng cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp
các cấp trong bộ máy nhà nước, tổ chức điều hành bộ máy nhà nước có chức năng
thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác Văn thư – Lưu trữ lại
càng quan trọng, công tác này giữ vị trí rất quan trọng công tác văn phòng.
Như chúng ta đã biết công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý văn bản
đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ… Theo đó, việc tiếp nhận,
đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn
thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát
hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soan thảo văn bản,
lập hồ sơ là trách nhiệm của mối cá nhân khi được giao giải quyết công việc…
Như vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan
tổ chức đều tham gia và chịu trách nhiệm với việc mình được giao trong công tác
văn thư. Công tác văn thư là công tác không phải của riêng cán bộ văn thư.
Đồng hành cùng công tác văn thư là công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ là một lĩnh
vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiến và pháp
chế liên quan đến công việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu
khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Công tác lưu trữu ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản sử dụng
tài liệu phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác Văn thư – Lưu trữ được tổ chức ở tất cả
các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được nhà nước quan
tâm.
Là sinh viên năm cuối của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội học chuyên ngành Văn
thư – Lưu trữ với sự hướng dẫn và giảng dạy của thầy cô và qua tìm hiểu thêm tài
liệu bên ngoài tôi cũng hiểu được phần nào về công tác Văn thư – Lưu trữ. Để
củng cố kiến thức và mở rộng kiến thức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung
và khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng đã tổ chức đợt thực tập cho sinh viên tại các
cơ quan, tổ chức do sinh viên chọn lựa. Được sự đồng ý của lãnh đạo của UBND
xã Văn Lương, huyện Tam Nông, tỉnh Phú Thọ tôi được về thực tập tại cơ quan từ
ngày 20/3/2016 đến ngày 16/4/2016. Đây là không phải là lần đầu tiên tôi làm một
cán bộ văn phòng nhưng vẫn còn rất nhiều bỡ ngỡ, nội dung thực tập khá phức tạp,
thời gian thực tập có hạn và vốn kiến thức còn hạn chế. Nhưng được sự quan tâm
tạo điều kiện và sự hướng dẫn tận tình các anh, chị công tác lâu năm trong văn
phòng cùng với nỗ lực cố gắng của bản thân tôi đã hoàn thành nội dung thực tập.
Qua đây, tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến Nhà trường, thầy cô
trong khoa Văn thư - Lưu trữ, các cán bộ trong cơ quan đã tận tình giúp đỡ tạo điều
kiện cho tôi trong suốt quá trình thực tập và hoàn thành bài báo cáo thực tập này.
Song trong khuân khổ của báo cáo này không thể tránh được những hạn chế, sai
xót nhất định kính mong nhà trường và khoa Văn thư- Lưu trữ đóng góp ý kiến để
tôi hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình. Để tôi có cơ sở nền tảng bước vào kỳ thi
tốt nghiệp sắp tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụ cho công tác sau này thật tốt
với hy vọng góp một phần nhỏ trong công cuộc đổi mới xây dựng quê hương đất
nước.


Thông qua nghiên cứu, khảo sát và trực tiếp thực hành các khâu của công tác
Văn thư – Lưu trữ, những thu hoạch trong thời gian thực tập sẽ được trình bày cụ
thể trong báo cáo dưới đây.

Bài báo cáo gồm có 3 Chương:
Chương I: Giới thiệu vài nét về UBND xã Văn Lương
Chương II: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND xã Văn Lương
Chương III: Kết quả thực tập tại UBND xã Văn Lương và đề xuất, khuyến
nghị


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND XÃ VĂN LƯƠNG
1.1. Sự hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1.1.1 Sự hình thành của UBND xã Văn Lương
Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân 26 tháng 03
năm 2000, quy định Uỷ ban Nhân dân do Hội đồng Nhân dân bầu ra là cơ quan
chấp hành của Hội đồng Nhân dân, cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương
chịu trách nhiệm trước Hội đồng Nhân dân cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp
trên.
UBND xã Văn Lương được thành lập với tổng diện tích đất tự nhiên 801,29 ha
được chia thành 7 khu hành chính. Dân số 4.530 người, dân cư sống rải rác, không
tập trung. Đời sống nhân dân chủ yếu dựa vào sản xuất nông nghiệp và nghề trồng
cây sơn lấy nhựa. Thu nhập bình quân đầu người đạt 14,5 triệu đồng/ người/năm.
Văn Lương là một xã miền núi nằm ở phía Bắc huyện Tam Nông.
- Phía Đông giáp xã Tam Cường
- Phía Tây giáp xã Tứ Mỹ
- Phía Nam giáp xã Cổ Tiết
- Phía Bắc giáp xã Xuân Quang, Thanh Uyên.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
1.1.2.1 Chức năng của UBND xã Văn Lương
Theo luật tổ chức HĐND và UBND được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa việt Nam khóa XI, kì họp 14 thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2003 quy định
về nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã, phường, thị trấn.

UBND xã Văn Lương do HĐND cùng cấp bầu ra là cơ quan chấp hành của
HĐND là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm thi hành
hiến pháp, luật, các văn bản của nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của HĐND,
trong các lĩnh vực kinh tế chính trị, an ninh quốc phòng…chịu trách nhiêm trước
HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND xã Văn Lương thực hiện chức năng quản lý mọi mặt, mọi lính vực trên
địa bàn xã Văn Lương nhằm thực hiện lĩnh vực này đi vào nề nếp và có hiểu quả
hơn
UBND xã Văn Lương thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương góp
phần đảm bảo sự chỉ đạo quả lý thống nhất bộ máy hành chính nhà nước từ trung
ương đến cơ sở, đai diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân ở
địa phương.
1.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn của UBND xã Văn Lương.
UBND xã Văn Lương làm theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá
nhân phụ trách. UBND xã Văn Lương có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành , chương
trình công tác tuần, tháng, quý, năm đề ra, quản lý chỉ đạo hướng dấn các khu
trong hoạt động quản lý nhà nước, trong lĩnh vực kinh tế, nông nghiệp, thủy lợi và
tiểu thủ công nghiệp, trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, giáo dục, y tế,
văn hóa…trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo. Thực
hiện nhiệm vụ của mình theo luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 1 năm
2003 củ thể là:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, quốc phòng, an
ninh dài hạn và hằng năm của xã chương trình HĐND cùng cấp thông qua quyết
định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.


- Xây dựng cơ chế làm việc của UBND xã, công tác tổ chức bộ máy, thực hiện
chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp quả lý cán bộ theo phân cấp và quy định của

nhà nước. Bổ nhiệm, miến nhiệm khen thưởng kỷ luật đối với tập thể, cá nhân do
UBND trực tiếp quản lý.
- Kiểm tra, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá nhân thành
viên của UBND xã hàng năm.
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của
UBND cấp xã.
1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Văn Lương
Để thực hiện tốt những nhiệm vụ, quyền hạn mà nhà nước đã giao cho,
UBND xã Văn Lương đã tổ chức ra bộ máy làm việc với cơ cấu tổ chức phù
hợp. căn cứ vào luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003. Nghị định
121/2003/NĐ-CP, Nghi định 107/2004/NĐ-CP cơ cấu tổ chức của UBND xã
Văn Lương được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:


Chủ tịch

Phó chủ tịch

Văn
phòn
g

Tư
pháp

Văn
hóa
xã
hội

Phó chủ tịch

Lao
động
TB&
XH

Công
an

Xã
đội

Địa
chính
xây
dựng

Tài
chính

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã Văn Lương

1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ
phận Văn thư – Lưu trữ của UBND xã Văn Lương


1.2.1. Tình hình tổ chức
Xác định được tầm quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ nên UBND
xã Văn Lương đã bố trí 01 cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm cán bộ làm

công tác lưu trữ trực thuộc Văn phòng: cán bộ Nguyễn Văn Đô với trình độ Trung
cấp Văn thư – Lưu trữ có thâm niên 03 năm kinh nghiệm, có thể nhận thấy cán bộ
văn thư của UBND xã Văn Lương đã được đào tạo nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ,
được sự quan tâm, chú trọng của cơ quan, nhiều hình thức nâng cao nghiệp vụ cho
cán bộ đã được mở ra.
Hình thức tổ chức Văn thư có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ quá trình xử
lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan đến kết quả hoạt
động của cơ quan, do đó trong từng cơ quan, tổ chức phải lựa chọn hình thức công
tác Văn thư cho phù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi
và đến, chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan. Hình thức tổ chức công tác Văn thư
ở UBND xã Văn Lương là hình thức tập trung. Vì ở đây có cơ cấu tổ chức phúc
tạp, quy mô nhỏ, số lượng văn bản ít.
1.2.2. Chức năng
Bộ phận Văn thư – Lưu trữ của UBND xã Văn Lương thuộc văn phòng của
UBND chịu sự chỉ đạo trực tiếp của chánh văn phòng và phó chánh văn phòng, có
chức năng tham mưu cho lãnh đạo thực hiện chức năng quản lý: hành chính, văn
thư, lưu trữ, thực hiện các nghiệp vụ như soạn thảo ban hành văn bản, quản lí văn
bản đến và đi, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, thu thập bổ sung tài liệu
vào lưu trữ cơ quan, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lí tài liệu, văn thư là đầu mối
giúp các phòng chứng năng khác tra cứu thông tin, văn bản khi cần, ngoài ra phòng
văn thư cũng là nơi nhận và chuyển các văn bản, tài liệu giữa các phòng ban, trong
và ngoài cơ quan.


1.2.3. Nhiệm Vụ
Thu thập thông tin, xử lý thông tin ban hành văn bản đúng thủ tục quy định
hiện hành, đảm bảo việc thực hiện các nội dung công tác Văn thư - Lưu trữ tại cơ
quan được tốt nhất (quản lý văn bản, quản lý con dấu theo đúng nguyên tắc, thu
thập, bổ xung tài liệu, chỉnh lí tài liệu, bảo quản tài liệu... chịu trách nhiệm trước
lãnh đạo và pháp luật).

Ngoài ra, do đặc thù cơ quan nên cán bộ Văn thư – Lưu trữ cán bộ còn thực
hiện một số nhiệm vụ khác mang tính chuyên ngành.
Lưu trữ, bảo quản tài liệu có giá trị sản sinh ra trong hoạt động củacơ quan,
thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
CỦA UBND XÃ VĂN LƯƠNG
2.1 Hoạt động nghiệp vụ
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ
Trong suốt quá trình hình thành và hoạt động của UBND xã Văn Lương
công tác Văn thư – Lưu trữ được xem là một bộ phận quan trọng góp phần vào sự
phát triểncủa UBND, các nghiệp vụ cơ bản của công tác Văn thư – Lưu trữ đều
được thực hiện đúng theo quy trình mà nhà nước quy định, dựa trên các văn bản
quy phạm pháp luật về công tác Văn thư – Lưu trữ mà nhà nước đã ban hành.
* Đối với công tác Văn thư
- Thông tư số 01/2011/TT – BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác


văn thư.
- Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ quan.
* Đối với công tác lưu trữ
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội
khóa XIII.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một
số điều của Luật lưu trữ.
Công văn số 283/VTLTNN-NVTW của cục văn thư, lưu trữ nhà nước ban

hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
Phần lớn các nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ tại UBND xã Văn Lương đều
được cán bộ phụ trách thực hiện tốt, đúng quy định của pháp luật, ngoài ra UBND
xã còn có quy chế Văn thư – Lưu trữ xây dựng dựa trên Luật lưu trữ và các văn
bản quản lí công tácVăn thư – Lưu trữ.
2.1.2

Hoạt động quản lý phông Lưu trữ

Tài liệu phông lưu trữ UBND xã Văn Lương gồm các loại như sau:
-

-

Các văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban thường vụ
quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ,
các cơ quan ngang bộ, các cơ quan thuộc Chính phủ và các cơ quan
Trung ương gởi đến để hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện trong tất cả các
mặt của đời sống kinh tế - xã hội.
Tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động quản lý nhà nước của
UBND xã như: Chỉ thị, Quyết định, Đề án, Báo cáo, Kế hoạch,Tờ


-

trình, Biên bản, Công văn, Số duyệt… và các loại văn bản thông
thường khác.
Tài liệu của các khu hành chính, ngành chuyên môn, các cá nhân gửi
đến để báo cáo, đề nghị, xin ý kiến chỉ đạo…

Trong 3 nhóm tài liệu kể trên thì nhóm tài liệu sản sinh trong qúa trình hoạt
động quản lý nhà nước của UBND xãlà quan trọng nhất.
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN
trong công tác Văn thư – Lưu trữ
Khoa học công nghệ đã và đang phát triển đến mức toàn thế giới đang
chuyển dần thành một xã hội khoa học công nghệ, ứng dụng khoa học công nghệ
trong giai đoạn hiện nay đang là một nhu cầu tất yếu của mọi ngành nghề, nó sẽ tạo
ra một sự thay đổi căn bản trong cách thức làm việc của các ngành hoạt động, góp
phần giả phóng sức lao động của con người, đồng thời tạo ra hiệu quả công việc
cao hơn , chất lượng hơn, đáp ứng kip thời những yêu cầu của thời cuộc. Công tác
Văn thư – Lưu trữ trong mỗi cơ quan hiện nay ngày càng thể hiện vai trò của mình
đối với hoạt động chung của mỗi cơ quan, việc đưa khoa học công nghệ vào công
tác Văn thư – Lưu trữ sẽ tạo ra một cải tiến trong phương thức hoạt động đối với
những khâu nghiệp vụ của công tác này. Cách thức làm việc mới không làm thay
đổi bản chất công việc, mà đơn giản nó chỉ góp phần nâng cao năng xuất và hiệu
quả công việc, nhằm đáp ứng nhanh chóng và chính xác những yêu cầu đề ra.
UBND xã Văn Lương đã tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các
thành tựu khoa học công nghệ trong công tác Văn thư – Lưu trữ ở cơ quan mình.
Khả năng ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác Văn thư – Lưu trữ được thể
hiện ở chỗ: từ công tác soạn thảo đến việc ban hành và quản lý văn bản đều áp
dụng khoa học công nghệ. Soạn thảo văn bản trên máy, quản lý văn bản trên máy,
thực hiện việc tra tìm văn bản trên máy, chuyển giao văn bản qua mạng máy tính.
2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm Văn thư - Lưu trữ, quản lí công tác thi
đua, khen thưởng trong công tác Văn thư - Lưu trữ.
Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác Văn thư - Lưu trữ
tạicơ quan, trình độ của cán bộ Văn thư - Lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương
pháp, cách thức tổ chức khoa học văn bản, tài liệu trong cơ quan. Cán bộ có trình
độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu
của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ
chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của

cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính
vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác Văn thư – Lưu trữ ở cơ quan
là một việc làm cần thiết cần, nhận thức được điều đó ban lãnh đạo cơ quan luôn
quan tâm tạo điều kiện thuận lớn nhất để đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ Văn thư – Lưutrữ bằng việc cử đi tập huấn
thường xuyên, tham gia các lớp học ngắn hạn…
UBND xã thường xuyên động viên, khen thưởng, khuyến khích kịp thời, để
tạo nên động lực và tinh thần thi đua làm việc có tính hiệu quả cao, lập các thành
tích trong công tác thi đua.
2.1.3. Kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác Văn thư - Lưu
trữ
Kiểm tra, giải quyết và xử lí vi phạm quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ tại
UBND xã Văn Lương là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản lí
ban lãnh đạo, kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà nước trong
thực tế xem có chính xác không, kiểm tra để phát huy những điểm tích cực, kịp
thời phát hiện những sai lệch, kiểm tra để đưa ra những kết luận, đánh giá về kết
quả đạt được của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ
luật khách quan, công tác kiểm tra tại công ty được tiến hành thường xuyên liên
tục theo định kỳ. Việc giải quyết và xử lí vi phạm quy chế công tác Văn thư – Lưu
trữ tại UBND được thực hiện dựa trên Luật lưu trữ và quy định, nội quy của
UBND xã.
2.1.4 Hợp tác quốc tế về Văn thư – Lưu trữ
Hiện tại UBND xã Văn Lương chưa có sự liên kết về hợp tác Quốc tế về
Văn thư – Lưu trữ, chưa có sự tiếp xúc cũng như mở rộng về hợp tác quốc tế về
Văn thư – Lưu trữ. Hầu như chưa nhận được sự quan tâm và chú trọng. Tuy nhiên,


hiện nay UBND xã Văn Lương cũng đang rất nỗ lực và cố gắng để giúp công tác

Văn thư – Lưu trữ phát huy được sức mạnh của mình bằng cách cho cán bộ Văn
thư – Lưu trữ đi tập huấn, học hỏi các cơ quan khác hay sự trau dồi từ chính những
lớp học trực tuyến trên các trang mạng xã hội.
Qua việc khảo sát thực trạng hoạt động quản lý tại UBND xã Văn Lương có
thể nhận thấy việc xây dựng, ban hành các văn bản chuyên ngành, đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, thanh tra, kiểm tra, thi đua khen thưởng, giải quyết và xử lý vi phạm
quy chế trong công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan đã thực hiện khá tốt, các cán
bộ hầu hết đã nhận thức được đó là những hoạt động quản lý mang tầm quan trọng
và ý nghĩa rất cao trong hoạt động quản lý tại UBND giúp cho hoạt động hiệu quả
và là tiền đề thúc đẩy sự phát triển của UBND xã.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
Công tác Văn thư - Lưu trữ văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn
bản, phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan tổ
chức. Xuất phát từ những yêu cầu khách quan của công tác quản lý văn bản, tài
liệu UBND xã Văn Lương đã thực hiện các nghiệp vụ cụ thể trong công tác Văn
thư – Lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
•
•
•

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản
Công tác quản lý và sử dụng con dấu
Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
• Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
• Công tác xác định giá trị tài liệu
• Công tác chỉnh lí tài liệu
• Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
• Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
• Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Trong quá trình thực tập và tìm hiểu thực tế về công tác Văn thư – Lưu trữ tại
cơ quan thì nhìn chung đều được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước,
thể hiện qua các mặt sau:
2.2.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản
2.2.1.1
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

lý văn bản

Văn bản là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn
ngữ hay một loại kí hiệu nhất định, văn bản được hình thành tronng nhiều lĩnh vực
của đời sống xã hội và trong quản lí Nhà nước mà văn bản có những nội dung và
hình thức thể hiện khác nhau. Là nguồn pháp lý cơ bản, là công cụ quản lý hữu
hiệu pháp luật cho việc quản lý và điều hành nhà nước tại địa phương , việc soạn
thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách
có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các
văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của mình. Cán bộ
văn thư của UBND là người soạn thảo văn bản, đánh máy, in, sao, nhận, gửi, đóng
dấu, đăng ký quản lý văn văn bản đi và văn bản đến.
- Các loại văn bản do UBND ban hành: văn bản được hình thành trong quá trình
hoạt động của UBND cũng khá nhiều. Ví dụ như: công văn, quyết định, báo cáo,…
Quy trình soạn thảo văn bản của UBND áp dụng theo hướng dẫn của Thông tư
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ, có thể khái quát
được quy trình gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Căn cứ tính chất nội dung văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ
quan tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Bước 2: Các đơn vị các nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải xác
định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản.
Bước 3: Chọn tên loại văn bản.

Bước 4: Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn
thảo.


Bước 5: Xử lí thông tin.
Bước 6: Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo.
Bước 7: Xây dựng đề cương và soạn thảo.
Bước 8: Nhân văn bản.
Văn phòng của UBND ban hành văn bản dựa trên các nguyên tắc như sau :
Thứ nhất: Nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý nội dung văn bản, phải đúng chủ
trương đường lối chính sách của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước và phù
hợp với yêu cầu nguyện vọng của nhân dân, ngoài ra văn bản còn được ban hành
đúng căn cứ pháp lí, đúng thẩm quyền, nội dung của văn bản phải phù hợp với quy
định của pháp luật và phải được ban hành đúng thể thức và kĩ thuật trình bày.
Thứ hai: Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học, nội dung ý tưởng trong văn bản
hành chính rõ ràng, diễn đạt ý theo trình tự hợp lý, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau
nhằm minh họa giải thích cho ý trước, câu văn rõ ràng ngắn gọn, chứa đựng nhiều
thông tin .
Thứ ba: Nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng, nội dung rõ ràng, xác thực , lời lẽ
đơn giản dễ hiểu, dễ nhớ .
Thứ tư: Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi văn bản hành chính phù hợp với
trình độ, khả năng người thực thi, phù hợp với thực tế.
-

Trình tự, thủ tục ban hành, thẩm quyền ký:
+ Theo quy định của Nhà nước, mỗi văn bản sau khi được ban hành phải giữ

lại 2 bản,1 bản được giữ lại ở các phòng ban đã soạn thảo ra văn bản để kiểm tra
nhắc nhở, còn 1 bản giữ lại ở phòng văn thư và được lưu trong tập công văn lưu
được xếp theo số thứ tự, ngày tháng văn bản ban hành nhằm phục vụ cho việc tra

tìm và sử dụng tài liệu.
+ Thủ tục ban hành văn bản: bao gồm 9 thành phần thể thức Nhà nước quy
định cho mỗi văn bản phải có để đảm bảo chân thực, giá trị pháp lý, giá trị thực
tiễn và hiệu lục thi hành văn bản. Nếu một văn bản không đảm bảo về thể thức sẽ


làm giảm hoặc làm mất đi giá trị của văn bản và cũng sai với quy định của Nhà
nước. Qua khoảng thời gian thực tế được tiếp xúc với nhiều loại văn bản nhìn
chung thủ tục và thể thức văn bản tại công ty được trình bày tương đối đầy đủ, 9
thành phần thể thức bắt buộc gồm:
1.Quốc hiệu.
2. Tên cơ quan ban hành văn bản.
3. Số, kí hiệu văn bản.
4. Địa danh ngày,tháng, năm ban hành văn bản.
5.Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
6. Nội dung văn bản.
7. Thể thức đề ký.
8. Chữ ký của người có thẩm quyền.
9. Dấu cơ quan.
+ Thẩm quyền ký văn bản: chỉ có Chủ tịch mới được trực tiếp ký vào văn
bản, Phó Chủ tịch được ký thay một số văn bản (trong trường hợp đã ủy quyền
trong lĩnh vực mà mình phụ trách, dưới hình thức ký thayChủ tịch)
Các trưởng phòng được ký văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn được sự phân
công theo thể thức là ký thừa lệnh.
Trong suốt quá trình nghiên cứu và tìm hiểu về công tác văn thư tại UBND xã
Văn Lương nhìn chung văn bản ban hành có nội dung phù hợp, ngôn ngữ sử dụng
đúng phong cách, thông tin chính xác.Tuy nhiên vẫn còn một số văn bản bị sai thể
thức.
Ví dụ: Quyết định điều động cán bộ Nguyễn Văn Đô từ phòng Tư Pháp sang
công tác tại Văn phòng UBND xã Văn Lương. Trong Quyết định này có một số

vấn đề sai so với thể thức như: thiếu số của văn bản, sau dấu chấm không viết
hoa,...
Trong quá trình giải quyết công văn của mình, các bộ phận sẽ có nhiệm vụ
riêng, trong quá trình giải quyết công việc các bộ phận sẽ có nhiệm vụ soạn thảo
văn bản liên quan đến phạm vi trách nhiệm giải quyết công việc.


- Các loại sổ theo dõi công tác văn thư tại UBND xã Văn Lương:
+Sổ đăng kí công văn đến.
+Sổ đăng kí công văn đi.
+Sổ lấy số.
+Sổ chuyển giao văn bản đi Bưu điện.
Công tác quản lý văn bản
*Công tác quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các văn bản bao gồm văn bản hành chính và văn bản

2.2.1.2

chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do
UBND xã Văn Lương ban hành.
Việc thực hiện tổ chức, quản lý văn bản đi của UBND xã Văn Lương được
thực hiện theo nguyên tắc tập trung, thống nhất, chính xác, bí mật và thực
hiện theo đúng quy trình mà nà nước đã quy định tại nghị định số:
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và
thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Để
tổ chức quản lý thống nhất toàn bộ văn bản đi của các đơn vị, bộ phận trong
công ty thì toàn bộ văn bản đi đều được tập trung tại bộ phận văn thư của cơ
quan đề làm các thủ tục: ghi số ngày, tháng, năm; đăng ký vào sổ; đóng dấu
và chuyển phát văn bản đi, lưu văn bản đi.

Công tác quản lý văn bản đi của cơ quan được thực hiện theo quy trình:
- Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày: Đối với UBND xã Văn
Lương cá nhân hoặc đơn vị phụ trách soạn thảo văn bản nào có trách nhiệm
kiểm tra một lần nữa về thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản nhưng không có
ký nháy. Sau khi chuyển văn bản xuống bộ phận văn thư thì cán bộ văn thư
có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày
văn bản. Đối với văn bản đạt yêu cầu về nội dung, hình thức thì cán bộ văn
thư mới làm thủ tục phát hành.


- Ghi số, ngày tháng năm văn bản: Để thuận tiện cho việc quản lý, theo dõi
và tra tìm, mỗi một văn bản đi được ghi một số riêng theo hệ thống số chung
của cơ quan và một ngày nhất định, những văn bản có số nhỏ hơn 10 và tháng
ban hành 1, 2 thì ghi thêm số 0 đằng trước.
Văn thư cơ quan cũng tránh tình trạng lấy số trùng và nhảy số để tiện cho
việc đăng ký vào sổ.
- Nhân bản, Đóng dấu văn bản đi: Việc nhân bản văn bản theo đúng số lượng
đã được xác định tại phần nơi nhận.
Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền (chủ tịch, phó chủ tịch)
sau đó chuyển xuống cho văn thư đóng dấu. Văn thư có trách nhiệm kiểm tra
lại chữ ký xem đúng chữ ký của người có thẩm quyền chưa, đúng thể thức đề
ký chưa, nếu đảm bảo các yêu cầu trên thì văn thư mới được đóng dấu vào
văn bản.
- Đăng ký văn bản đi: Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi
chuyển giao đến các đối tượng có liên quan để thuận tiệc cho việc theo dõi,
quản lý. Hiện tại UBND xã Văn Lương áp dụng hình thức văn bản đi là đăng
ký truyền thống bằng sổ và có một số loại sổ đăng ký văn bản đi như: Sổ
đăng ký công văn đi, tất cả các sổ trên đều được in sẵn theo mẫu một cách rõ
ràng, đầy đủ các cột mục theo quy định.
- Chuyển giao văn bản đi: Qua thời gian khảo sát thực tế, có thể thấy rằng tại

UBND xã Văn Lương việc chuyển giao văn bản đi được thực hiện khá chặt
chẽ, chính xác, đúng đối tượng, kịp thời tránh được tình trạng chuyển giao
nhầm, chậm trễ về thời gian không gây khó khăn cho việc xử lý văn bản.
Việc chuyển giao văn bản của UBND xã Văn Lương thực hiện chủ yếu bằng
hai hình thức sau: văn bản gửi trong nội bộ không cần đóng bì và văn bản
chuyển cho các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan chuyển giao qua
đường bưu điện phải đóng bì.


Đối với những văn bản chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong
nội bộ, cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển trực tiếp đến cho các đơn vị, cá
nhân. Tuy nhiên việc chuyển giao nội bộ không được lập sổ theo dõi.
Đối với những văn bản chuyển qua bưu điện, tất cả các văn bản được chuyển
đi trong ngày hôm đó phải ghi vào một “Bảng kê gửi nhiều bưu gửi cùng một
lúc”, khi giao văn bản, cán bộ văn thư yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra,
ký nhận và đóng dấu, tất cả các bảng kê này được cán bộ văn thư đem về cơ
quan tập hợp lại thành một quyển sổ cho từng năm và trong từng năm tùy vào
số lượng nhiều hay ít mà chia ra thành từng tháng hoặc từng quý.
- Lưu văn bản đi, sắp xếp bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu:
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 Nghị định số:
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư: mỗi
văn bản đi phải lưu thành 02 bản, bản gốc lưu tại bộ phận văn thư có chữ ký
tươi của người có thẩm quyền và bản chính lưu trong hồ sơ của bộ phận Thư
ký thường trực (Văn phòng). Hiện nay UBND xã Văn Lương tiến hành sắp
xếp bản lưu theo tên loại, đối với từng loại văn bản thì sắp xếp theo số văn
bản, văn bản nào hình thành trước được xếp lên trên, văn bản nào hình thành
sau được xếp xuống dưới.
Qua quá trình thực tập tại UBND xã Văn Lương tôi nhận thấy quá trình soạn
thảo và quản lý văn bản đi được thực hiện một cách khoa học, đảm bảo các
văn bản hình thành ra đều được lưu lại đầy đủ nhằm thuận lợi cho việc sử

dụng sau này.Tất cả bản lưu được cán bộ văn thư đưa vào trong kẹp màu
xanh, bên ngoài ghi rõ tên tập lưu năm nào, từ số bao nhiêu đến số bao nhiêu.
Nhìn chung công tác quản lý văn bản đi tại UBND xã Văn Lương được thực
hiện một cách đầy đủ và chính xác các khâu nghiệp vụ: việc đăng ký văn bản
đi được thực hiện nghiêm túc, thuận lợi cho việc tra cứu và tìm kiếm thông
tin khi cần thiết, các sổ đăng ký được lập thành từng tập riêng; Việc đóng dấu
văn bản đi được thực hiện theo đúng quy định; Việc chuyển giao văn bản qua


bưu điện được thực hiện nghiêm túc, có ký nhận… Tuy nhiên bên cạnh những
ưu điểm đã đạt được trên trong công tác quản lý văn bản đi của cơ quan vẫn
còn tồn tại một số hạn chế như:
- Việc kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản chưa có hình thức ký nháy
điều đó dẫn đến một số sai sót về mặt thể thức.
- Việc chuyển giao văn bản trong nội bộ chưa được lập sổ rõ ràng; có những
văn bản không được chuyển giao luôn trong ngày.
* Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến
Trong qua trình hoạt động, UBND xã Văn Lương nhận được khối lượng văn
bản đến khá lớn từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó chủ yếu là văn bản gửi đến
qua đường bưu điện.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của UBND xã Văn Lương được
thực hiện theo quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
- Tiếp nhận, kiểm tra văn bản đến:
+ Tiếp nhận: Tất cả các văn bản đến từ mọi nguồn khác nhau đều được tập
trung tại phòng văn thư để làm thủ tục tiếp nhận.
+ Kiểm tra: Khi nhận được văn bản, cán bộ văn thư UBND xã Văn Lương
tiến hành kiểm tra số lượng bì, tình trạng bì, xem văn bản có gửi đúng đến cơ quan
mình hay không.

- Phân loại, bóc bì: Sau khi tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến thì cán bộ văn
thư UBND xã Văn Lương tiến hành phân loại nhằm xử lý, giải quyết văn bản
nhanh chóng, chính xác, tránh những sai sót, tại UBND xã Văn Lương việc phân
loại được chia ra làm hai loại:


+ Loại văn thư được phép bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan.
+ Loại văn thư không được phép bóc bì: các bì văn bản có đóng dấu chỉ mức
độ mật, bì văn bản gửi đích danh người nhận, bì văn bản gửi đến đoàn thể, được
cán bộ trực tiếp chuyển cho nơi nhận.
Ngoài ra hằng ngày cơ quan còn tiếp nhận sách báo, tài liệu, tạp chí…nhưng
loại này không phải đăng ký.
- Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến: Tất cả các văn bản đến thuộc diện
đăng ký tại văn thư đều phải đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến, số đến là số thứ tự
văn bản đến cơ quan, bắt đầu từ số 01 và đến số cuối cùng của văn bản đến cơ
quan trong một năm, dấu đến được đóng dưới khoảng trống số, ký hiệu của văn
bản. Đối với những văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư in ra và đóng dấu
đến, ghi số đến, ngày đến.
- Đăng ký văn bản đến: Là việc ghi chép những thông tin cần thiết như số,
ký hiệu, ngày tháng nhận văn bản… để thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm, việc
đăng ký văn bản đến ở UBND xã Văn Lương được thực hiện bằng phương pháp
truyền thống đăng ký bằng sổ, đối với văn bản mật đến thì được đăng ký riêng theo
quy định của pháp luật.
- Trình, sao văn bản đến: Sau khi đăng ký xong những thông tin cần thiết
trên văn bản vào sổ cán bộ văn thư có nhiệm vụ trình văn bản đến cho lãnh đạo
xem xét, phân phối đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Sau khi có ý kiến chỉ
đạo của lãnh đạo, cán bộ văn thư căn cứ vào đó để sao văn bản và gửi đến đối
tượng có liên quan, căn cứ vào nội dung công việc cán bộ văn thư lựa chọn hình
thức sao cho phù hợp.

- Chuyển giao văn bản đến: Việc chuyển giao văn bản đến tại UBND xã Văn
Lương được thực hiện nhanh chóng, đúng đối tượng. Sau khi đã có ý kiến chỉ đạo,
phân phối của lãnh đạo, cán bộ văn thư chuyển giao văn bản đến các đối tượng liên
quan, khi chuyển giao văn bản đến người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao,
tuy nhiên, sổ chuyển giao văn bản đến tạo cơ quan chưa có mẫu thống nhất mà chỉ
có sổ do chính cán bộ văn thư cơ quan lập ra.
- Giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Đây là công
việc rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giải quyết công việc của
công ty, thấy được tầm quan trọng của việc giải quyết văn bản đến, khi nhận được
các văn bản đến đơn vị cá nhân trong công ty triển khai một cách nhanh chóng, kịp
thời và có hiệu quả.
Chủ tịch UBND xã Văn Lương thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở các cá nhân
giải quyết văn bản theo đúng quy định của pháp luật và của cơ quan.Trưởng phòng
hành chính là người trực tiếp giúp Chủ tịch xem xét, đôn đốc các đơn vị, cá nhân
được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản đến.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi giao nhận tài liệu và tổng hợp số
liệu văn bản đã được giải quyết và văn bản chưa được giải quyết từ đó kịp thời báo
cáo cho lãnh đạo.
Phần bìa sổ:
UBND XÃ VĂN LƯƠNG

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: 2017


Sổ đăng ký văn bản đến
Thực tế công tác quản lý và giải quyết văn bản đến ở UBND xã Văn Lương
được thực hiện theo đúng quy định của nhà nước, các khâu nghiệp vụ được thực

hiện nhanh chóng, chính xác nhưng bên cạnh đó vẫn còn nhiều hạn chế như: không
có sổ chuyển giao văn bản đến cụ thể vì vậy nhiều văn bản đến khi chuyển giao
không có ký nhận, trong trường hợp cần thiết không biết đơn vị cá nhân nào làm
sai để quy trách nhiệm, chưa có sổ theo dõi giải quyết văn bản đến nên không biết
được tiến độ việc giải quyết văn bản đến như thế nào.
Quản lý và sử dụng con dấu
Dấu được giao cho một cán bộ văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu, dấu

2.2.1.3

chỉ đóng lên những văn bản được kiểm tra về thể thức, ký đúng thẩm quyền ,
-

-

dấu của UBND có các loại dấu sau:
Dấu Quốc huy ( dấu tròn ) của UBND xã Văn Lương.
Dấu chức danh: Dấu chủ tịch, phó chủ tịch, dấu tên chủ tịch, dấu tên phó
chủ tịch.
Dấu phục vụ công tác văn thư như: dấu đến.
Nhìn chung công tác quản lý nhân bản và đóng dấu được thực hiện khá
tốt dấu được lau chùi sạch sẽ, đóng dấu rõ ràng, nhưng không đúng chiều, dấu
đóng lên văn bản chưa đúng theo quy định là trùm lên 1/3 chữ ký mà dấu
đóng lên văn bản trùm hết chữ ký hoặc 2/3 chữ ký .
2.2.1.4
Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích gắn liền
giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ, việc lập hồ sơ giúp cho mỗi cá nhân sắp
xếp, quản lý văn bản tài liệu một cách đầy đủ và có khoa học, nâng cao chất lượng

và hiệu quả công việc của các cán bộ trong cơ quan từ đó tạo thuận lợi trong giải
quyết công việc.


Nhận thức được tầm quan trọng của việc lập hồ sơ, hiện UBND xã Văn
Lương rất quan tâm đến việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, mặc dù
cơ quan chưa tiến hành lập danh mục hồ sơ vào đầu năm nhưng trong quá trình
làm việc hồ sơ được lập theo đúng trình tự:
- Mở hồ sơ: là cơ quan không có danh mục hồ sơ, các cán bộ chuyên môn
trong UBND căn cứ vào nhiệm vụ được giao, công việc phải giải quyết và
thực tế tài liệu hình thành đồng thời căn cứ vào kế hoạch công tác năm để ghi
tiêu đề hồ sơ.
- Thu thập, cập nhật văn bản tài liệu đưa vào hồ sơ: Để lập hồ sơ được đầy
đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng, từng cán bộ trong quá trình giải quyết công
việc cần phải thu thập kịp thời các văn bản tài liệu đưa vào hồ sơ, bao gồm:
văn bản đi, văn bản đến, phim ảnh, băng đĩa (nếu có), các văn bản, tài liệu
đưa vào hồ sơ đều là bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính.
- Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản trong hồ sơ: Tại UBND xã Văn
Lương khi tiến hành lập hồ sơ được cán bộ chia ra thành các tập (đơn vị bảo quản),
các văn bản, tài liệu trong hồ sơ dựa vào mối liên hệ giữa các văn bản và quá trình
diễn biến của sự việc để sắp xếp văn bản cho hợp lý.
- Biên mục hồ sơ:
+ Đánh số tờ: Mỗi tờ văn bản trong hồ sơ được đánh một số vào góc phải trên
đầu của tờ văn bản, việc đánh số tờ nhằm cố định các văn bản, tài liệu có
trong hồ sơ tránh thất lạc, mất mát; quản lý, tra tìm văn bản được thuận lợi
+ Thống kê tài liệu có trong hồ sơ: là việc thống kê các văn bản, tài liệu
trong đơn vị bảo quản thuận tiện cho việc quản lý tra tìm văn bản.
+ Viết bìa hồ sơ: bao gồm các công việc: viết tên cơ quan hoặc mặt hoạt động
đơn vị hình thành phông hồ sơ; viết tiêu đề hồ sơ.
Trong quá trình thực tập tôi nhận thấy việc lập hồ sơ tại UBND xã Văn

Lương được thực hiện rất nghiêm túc và khoa học, văn bản tài liệu được nộp


vào lưu trữ cơ quan đều đã được chỉnh lý một cách khoa học, chặt chẽ. Tuy
nhiên, vấn có tình trạng tài liệu bó gói, lộn xộn.
2.2.1.5
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ rất quan trọng của công tác lưu
trữ, cần phải thực hiện thường xuyên, liên tục. Thu thập, bổ sung tài liệu có quan
hệ đến hầu hết các nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Làm tốt nhiệm vụ thu thập, bổ
sung tài liệu sẽ làm hoàn chỉnh thành phần tài liệu trong từng phông lưu trữ, từ đó
tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức khai thác, sử dụng và góp phần phát huy giá trị
của tài liệu lưu trữ, công tác thu thập tài liệu quan trọng là vậy tuy nhiên tình hình
thực tiễn cho thấy tại UBND xã Văn Lương chưa xây dựng danh mục hồ sơ để làm
cơ sở cho việc thu thập tài liệu, ban lãnh đạo UBND chưa chú trọng đến việc lập
hồ sơ công việc, đầu tư kinh phí để chỉnh lý tài liệu lưu trữ nên vẫn còn tình trạng
tài liệu để lộn xộn, rời lẻ, bị mất mát, thất lạc, gây khó khăn cho việc thu thập tài
liệu vào lưu trữ cơ quan. Hơn nữa, khi chỉnh lý tài liệu rời lẻ, UBND chưa chú ý
đến việc tìm kiếm, bổ sung các văn bản còn thiếu, dẫn đến có nhiều hồ sơ sau khi
chỉnh lý vẫn thiếu văn bản, thành phần liên quan, làm tài liệu trong phông lưu trữ
bị phân tán.
2.2.1.6 Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là quá trình áp dụng các nguyên tắc, phương pháp và
các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để phân tích tài liệu, nhằm lựa chọn những
tài liệu có giá trị để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
UBND xã Văn Lương thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu như sau: cán bộ
Văn thư - Lưu trữ lựa chọn tài liệu có giá trị thiết thực đối với yêu cầu giải quyết
công việc để tổ hợp chúng vào một hồ sơ. Đồng thời loại những tài liệu không có
giá trị, hoặc kém giá trị và loại các sách báo, tư liệu tham khảo cho quá trình giải
quyết công việc ra khỏi hồ sơ, sau đó kiểm tra và điều chỉnh việc ghi thời hạn bảo