BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP: Tìm hiểu về tổ chức Văn thư – Lưu trữ cơ quan
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (14.44 MB, 133 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VÀ VĂN PHÒNG DẠY NGHỀ
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
Đề tài: “ Tìm hiểu về tổ chức Văn thư – Lưu trữ cơ quan”
Họ và tên
: Thạch Thị Mai Thi
Chuyên ngành
: Văn thư – Lưu trữ
Lớp
: TC VTLT15A
Khóa học
: 2015-2017
Tên cơ quan thực tập
: UBND Quận Tây Hồ
Cán bộ hướng dẫn
: Trần Thị Thu Huyền
HÀ NỘI - 2017
Thạch Thị Mai Thi
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................5
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài:........................................................................................................................... 3
2.Mục đích của Đề tài:....................................................................................................................... 5
3. Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu:..................................................................................5
4. Nguồn tài liệu tham khảo:............................................................................................................. 5
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu:............................................................................................................ 5
6. Phương pháp nghiên cứu:............................................................................................................. 6
7. Bố cục đề tài:................................................................................................................................. 7
PHẦN I.................................................................................................................8
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.............................8
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ:................................8
1Chức năng, nhiệm vụ của UBND Quận Tây Hồ:................................................................................8
2Chức năng của HĐND&UBND quận Tây Hồ:..................................................................................... 9
3Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ:...............................................................................10
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ:...................11
1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ:.................................................................................... 13
1.3.1 Chủ Tịch UBND Quận: (Đỗ Anh Tuấn)...................................................................................... 14
1.3.2 Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận:...................................................................................... 14
1.3.3 Các uỷ viên UBND Quận:......................................................................................................... 16
1.3.4 Các phòng, ban chuyên môn:.................................................................................................. 16
1.4. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí hoạt động công tác hành chính văn phòng:.........................17
1.4.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng:..................................................................................... 17
1.4.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:. 18
1.4.2.1 Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:......................................................18
1.4.2.2 Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:........................................................18
1.4.2.3Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:................................................22
1.4.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc cá vị trí trong Văn phòng Quận Tây Hồ:....23
PHẦN II. KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ......................................32
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan........................................................................32
2.2. Nhận xét về nội dung soạn thảo và ban hành văn bản...............................................................32
2.2.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản..................................................................................33
2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan..........................................................34
2.2.3. Tình hình kiểm tra, rà soát và hệ thống hóa văn bản quản lý của cơ quan..............................34
2.2.4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan................................................................35
Thạch Thị Mai Thi
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.3. Tổ chức quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan...............................................................35
2.3.1 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan......................................39
2.3.2. Công tác tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan.....................................................40
PHẦN III............................................................................................................42
TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC LƯU TRỮ............................................................42
3.1 Cơ sở lý luận thực tiễn về công tác lưu trữ:...............................................................................42
3.1.1 Một số khái niệm liên quan đến công tác lưu trữ:...................................................................42
3.1.2 Tính chất của công tác lưu trữ:............................................................................................... 43
3.1.3 Mục đích, ý nghĩa của công tác lưu trữ:..................................................................................44
3.2 Công tác lưu trữ của UBND quận Tây Hồ:................................................................................... 45
3.2.1 Tổ chức lưu trữ của UBND Quận Tây Hồ:.................................................................................45
3.2.2 Công tác quản lý, tổ chức và chỉ đạo về Lưu trữ UBND Quận Tây Hồ:......................................46
3.2.2.1 Công tác xây dựng, ban hành và thực hiện văn bản quản lý về công tác lưu trữ:..................46
3.2.2.2 Công tác tổ chức cán bộ:...................................................................................................... 47
3.2.2.3 Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ:.........................................................47
3.2.2.4 Công tác kiểm tra:................................................................................................................ 48
3.2.3 Tình hình tài liệu, thành phần và nội dung được bảo quản ở lưu trữ cơ quan:........................48
3.2.4Tình hình tổ chức khoa học tài liệu:......................................................................................... 49
3.2.5 Tình hình tổ chức, thực hiện các nội dung của nghiệp vụ Lưu trữ:..........................................50
3.2.5.1 Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ quan:...................................................50
3.2.5.2 Công tác chỉnh lý tài liệu:..................................................................................................... 51
3.2.5.3 Công tác xác định giá trị tài liệu:.......................................................................................... 53
3.2.5.4 Công tác thống kê tài liệu:.................................................................................................... 54
3.2.5.5 Công tác giao nộp tài liệu vào các trung tâm và kho lưu trữ cố định:....................................55
3.2.5.6Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:........................................................................................ 55
3.2.5.7Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:.............................................................................56
3.2.5.8 Tình hình áp dụng tin học vào công tác lưu trữ:...................................................................58
PHẦN IV............................................................................................................60
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................60
4.1 Đánh giá chung.......................................................................................................................... 60
4.1.1 Ưu điểm:................................................................................................................................ 60
4.1.2 Hạn chế:................................................................................................................................. 61
4.1.3 Nguyên nhân:......................................................................................................................... 61
4.2 Đề xuất, kiến nghị:..................................................................................................................... 62
KẾT LUẬN........................................................................................................62
PHỤ LỤC 01:.....................................................................................................66
SƠ ĐỒ HÓA CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN...............................66
Thạch Thị Mai Thi
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Thạch Thị Mai Thi
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
Từ, cụm từ viết tắt
01
HĐND-UBND
02
QLDA-XDHTKT
Từ, cụm từ viết đầy đủ
Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân
Quản lý dự án – xây dựng hạ tầng kỹ
03
BT GPMB
thuật
Bồi thường giải phóng mặt bằng
04
UBMTTQ
Ủy ban Mặt trận Tổ Quốc
05
CNTT
Thạch Thị Mai Thi
Công nghệ thông tin
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng cao
của khoa học kĩ thuật, công tác văn thư-lưu trữ có một vai trò quan trọng càng
quan trọng trong việc phản ánh hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Đồng thời
công tác văn thư-lưu trữ góp phần giải quyết công việc, tìm kiếm thông tin để
xây dựng chiến lược kinh tế cũng như quy hoạch, chủ trương, đề ra các quyết
định quản lý. Trong quá trình xây dựng một nền văn hoá mới tài liệu lưu trữ có ý
nghĩa to lớn trong việc kế thừa những tinh hoa văn hóa dân tộc, rút ra nhiều
thông tin bổ ích cho việc giáo dục, tuyên truyền, phát triển kinh tế. Nhận thức
được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nên công tác lưu trữ ngày càng chú
trọng hơn. Như vậy để công tác văn thư-lưu trữ ngày càng tốt hơn nhằm phục vụ
thông tin cho cơ quan, lãnh đạo. Cần phải xây dựng một hệ thống tổ chức đội
ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng lớn mạnh đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của sự
nghiệp phát triển công tác lưu trữ. Để đáp ứng nhu cầu đó Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội đã đào tạo nguồn nhân lực nhằm phục vụ cho công tác văn thư- lưu
trữ. Góp phần hiện đại hoá công tác văn thư-lưu trữ trong văn phòng hiện nay.
Gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn việc “Học đi đôi với hành”.
Nhà trường đã chỉ đạo cho học sinh đi thực tập thực tế nhằm kết hợp với kiến
thức học trên lớp. Thông qua việc nghiên cứu khảo sát và thực hành về công tác
lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã học, qua đó giúp
sinh viên có được những nhận thức đúng đắn hơn về ngành học của mình, nâng
cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp,
phát huy khả năng sáng tạo của bản thân, tích luỹ được nhiều kinh nghiệm hơn
làm cơ sở cho công tác sau này. Xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ
khoa học về lưu trữ.
Nhằm tạo được hiệu quả công việc bên cạnh có kiến thức của việc học
trên trường thì cũng cần có áp dụng thực tế công việc. Sau khi hoàn thành
chương trình lý thuyết tại trường và được sự chấp thuận của Ban Giám Đốc
trung tâm đào tạo nghiệp vụ Văn phòng và Dạy nghề, trường Đại học Nội vụ
Hà Nội đã tạo điều kiện cho em đến thực tập tại cơ quan và được phân vào
Thạch Thị Mai Thi
1
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phòng Văn thư tại UBND Quận Tây Hồ từ ngày 17/7/2017 đến ngày 17/9/2017.
Về tại cơ quan với những kiến thức về chuyên môn Văn thư- Lưu trữ được các
cô chú, anh chị trong cơ quan trang bị đầy đủ và tận tình dạy bảo cho em đã giúp
em nghiên cứu, tìm hiểu tình hình tổ chức bộ máy chức năng nhiệm vụ của cơ
quan và thực hành các khâu nghiệp vụ của công tác Văn thư Lưu trữ tại cơ quan.
Để có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất
tới toàn thể các thầy cô giáo trong bộ môn, đặc biệt là cô Thanh Liễu, Giám đốc
trung tâm đào tạo nghiệp vụ Văn phòng và Dạy nghề đã tận tình chỉ bảo, hướng
dẫn em trong suốt thời gian thực tập, cũng như khi em hoàn thành báo cáo này.
Đồng thời, em cũng gửi lời cảm ơn đến các cô chú, anh chị tại cơ quan, cán bộ
hướng dẫn Trần Thu Huyền (cán bộ văn thư-lưu trữ) đã tiếp nhận, bố trí, sắp xếp
hướng dẫn chỉ đạo một cách tận tình, chu đáo công việc và tạo mọi điều kiện
thuận lợi nhất, tốt nhất để em có điều kiện tiếp xúc, học hỏi những kinh nghiệm,
thực hành một số nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ thuộc chuyên môn của
mình. Trong quá trình thực tập và làm báo cáo thực tập.Vì đây là lần đầu tiên
tiếp xúc với một khối tài liệu lớn nên nhiềụ bỡ ngỡ, mắc những sai lầm, thiếu
sót. Nên rất mong nhận được sự góp ý chân thành của thầy cô và ban giám đốc
trung tâm để em có thể rút ra được những bài học kinh nghiệm quý báu cho bản
thân, nhằm bổ sung thêm kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ của mình, nhằm
phục vụ cho công việc sau này.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 11 tháng 9 năm 2017
Sinh viên
Thạch Thị Mai Thi
Thạch Thị Mai Thi
2
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.Lý do chọn đề tài:
Cách đây 69 năm, vào ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh - Chủ tịch
Chính phủ lâm thời Nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số
1CP/VP gửi các Bộ trưởng trong đó nêu rõ: “Xét rằng một vài công sở đã tự tiện
hủy bỏ hay bán các công văn và hồ sơ cũ. Hành động ấy có tính cách phá hoại,
vì sợ làm mất những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc
gia. Vậy yêu cầu các ông Bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các Sở phải gìn
giữ tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được hủy những công văn, tài liệu
ấy nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ. Xin nhắc rằng những hồ sơ
hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sở lưu trữ công
văn thuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ. Những viên chức không tuân lệnh này
sẽ bị nghiêm trị”.Thông đạt này chính là một trong những văn bản đầu tiên của
Nhà nước ta về công tác lưu trữ, đặt nền móng quan trọng cho ngành Lưu trữ
Việt Nam.
Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam đã được Thủ tướng Chính
phủ ký ban hành theo Quyết định số 1229/QĐ-TTg,ngày 17/9/2007, trong đó
Điều 1 Quyết định có ghi: Ngày 03/01 hàng năm là ngày truyền thống của ngành
Lưu trữ Việt Nam - lấy tên là“Ngày Lưu trữ Việt Nam” nhằm mục đích giáo dục
truyền thống của Ngành Lưu trữ Việt Nam, nâng cao nhận thức, tinh thần trách
nhiệm của những người làm công tác lưu trữ và của toàn xã hội trong việc bảo
vệ, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và bảo
vệ Tổ quốc; động viên phong trào thi đua lao động, nâng cao ý thức kỷ luật và
đạo đức nghề nghiệp của cán bộ, công chức, viên chức trong Ngành Lưu trữ;
biểu dương, khen thưởng kịp thời đối với cá nhân và tập thể có thành tích xuất
sắc trong việc bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, tài liệu lưu trữ đóng vai trò hết sức
quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ
phát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng
như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương. Mỗi tổ chức cần
hiểu rõ vai trò của ngành văn thư lưu trữ để bảo vệ an toàn và sử dụng tài liệu
Thạch Thị Mai Thi
3
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lưu trữ một cách có hiệu quả để nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước, các
tổ chức chính trị, tổ chức xã hội... Tài liệu lưu trữ phải được lựa chọn, sắp xếp
và bảo quản theo quy định của pháp luật, đáp ứng kịp thời các yêu cầu nghiên
cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ. Để phát huy tốt vai trò của tài liệu lưu trữ, ngoài
việc bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ, mỗi tổ
chức cần quan tâm đến công tác phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Đó là cần phải đầu tư nghiên cứu, tìm tòi các biện pháp tạo ra cơ hội và điều
kiện tốt nhất để độc giả có thể thuận tiện trong việc tiếp cận, khai thác và sử
dụng tài liệu lưu trữ, phát huy tốt những giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ nhu
cầu xã hội, góp phần vào sự nghiệp bảo vệ và phát triển đất nước trong giai đoạn
hiện nay. Do đó, các cơ quan quản lý và cơ quan lưu trữ các cấp cần xác định rõ
trách nhiệm của mình đối tài liệu lưu trữ, để có những giải pháp hiệu quả nhằm
phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu và phát triển. Điều đó sẽ
góp phần không nhỏ vào việc nâng cao nhận thức đối với việc giữ gìn bảo quản
tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây
dựng và bảo vệ đất nước.Trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, vai trò
và vị trí của công tác văn thư, lưu trữ đã khẳng định được ý nghĩa hết sức quan
trọng. Với vai trò đặc biệt đó, thời gian qua Đảng và Nhà nước ta đã quan tâm
đến lĩnh vực văn thư, lưu trữ cùng với đó là hệ thống các cơ quan quản lý công
tác văn thư, lưu trữ, tài liệu lưu trữ quốc gia đã được xây dựng và đang từng
bước được kiện toàn. Chính vì tầm quan trọng của lưu trữ mang lại mà các cơ
quan hành chính nhà nước đã hết sức quan tâm đến công tác lưu trữ của cơ quan
mình. Mỗi cơ quan đều thực hiện những chức năng nhiệm vụ riêng của mình và
ngoài ra thỳ họ đều phải thực hiện công tác lưu trữ cho cơ quan. Bên cạnh công
tác soạn thảo văn bản có liên quan, công tác lưu trữ các văn bản cũng được chú
trọng nhằm triển khai có kết quả các nhiệm vụ được đề ra, góp phần thúc đẩy
công việc trong cơ quan.
Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ là một đơn vị hành chính trong
đó công tác lưu trữ được xác định là nhiệm vụ cơ bản, thực hiện tốt công tác này
sẽ đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của đơn vị đề ra và góp phần đáng kể vào
Thạch Thị Mai Thi
4
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
kết quả của sự quản lý, điều hành của UBND Quận Tây Hồ. Vì vậy mà em chọn
đề tài “ Tìm hiểu về tổ chức văn thư-lưu trữ” làm đề tài nghiên cứu và để hiểu
rõ hơn về công tác lưu trữ tại UBND Quận Tây Hồ.
2.Mục đích của Đề tài:
Mục tiêu nghiên cứu là tìm hiểu về tổ chức văn thư-lưu trữ tại UBND
Quận Tây Hồ, qua đó đưa ra các nhận xét, đánh giá và đề xuất các giải pháp cho
UBND Quận Tây Hồ.
Qua bài báo cáo thực tập này nhằm nâng cao kiến thức cho sinh viên có
các nền tảng kiến thức vững chắc về lĩnh vực công tác văn thư-lưu trữ của cơ
quan hành chính Nhà nước. Từ đó cung cấp một số thông tin về thực trạng hiện
nay của các quy trình và cách thức thực hiện công việc trong lưu trữ ở một số cơ
quan hành chính cụ thể giúp cho sinh viên nắm bắt được tình hình cụ thể để
tránh bỡ ngỡ sau khi ra trường.
3. Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu:
Đề tài tập trung nghiên cứu và tìm hiểu về tổ chức lưu trữ trong UBND
Quận Tây Hồ nói riêng và cơ quan hành chính nói chung.
- Phạm vi nghiên cứu: Tìm hiểu về công tác văn thư-lưu trữ tại phòng văn
thư-Lưu trữ trực thuộc văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ.
4. Nguồn tài liệu tham khảo:
- Khảo sát các báo cáo trên thư viện
- Khảo sát qua các kế hoạch, báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của
UBND quận Tây Hồ.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu:
Lịch sử nghiên cứu về công tác lưu trữ này bắt nguồn từ nhu cầu thiết yếu
về việc bảo quản, khai thác sử dụng các tài liệu lưu trữ. Tài liệu lưu trữ lịch sử
là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn
hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kì lịch sử
phát triển ; qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức; của các nhân vật lịch sử tiêu
biểu; do các cơ quan, tổ chức và cá nhân lưu giữ; là bản chính, bản gốc, bản thảo
viết tay hoặc có bút tích của các nhân vật tiêu biểu. Tài liệu quý là những tài liệu
Thạch Thị Mai Thi
5
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lịch sử chứa thông tin về các sự kiện, biến cố và hiện tượng đặc biệt của tự
nhiên, đời sống xã hội và tư duy; có ý nghĩa nền tảng đối với quản lí nhà nước,
kinh tế, quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội, trong quan hệ đối ngoại,
nghiên cứu khoa học, lịch sử và không thể bổ khuyết được nếu bị mất hoặc hư
hỏng – xét về ý nghĩa pháp lí và bút tích của chúng. Tài liệu hiếm là những tài
liệu lịch sử có giá trị đặc biệt và chỉ có duy nhất một bản, không có bản thứ hai
giống nó về nội dung thông tin, phương thức ghi tin và các đặc điểm bề ngoài.
Tài liệu quý, hiếm của tỉnh là một bộ phận hợp thành di sản văn hóa của
tỉnh, không một cơ quan, tập thể và cá nhân nào được chiếm dụng làm tài sản
riêng.
Đề tài nghiên cứu về công tác văn thư-lưu trữ là đề tài đã được nghiên cứu
rất nhiều trong các bài nghiên cứu khoa học. Song với tùy từng các tiếp cận khác
nhau sẽ cho ra một khía cạnh khác nhau của đề tài mang lại sự mới mẻ. Đề tài
này giúp chúng ta hiểu về toàn cảnh của các khâu nghiệp vụ trong công tác văn
thư-lưu trữ kết hợp với thực tiễn khảo sát để có thể rút ra các bài học kinh
nghiệp cho bản thân cũng như khái quát được tính chất của công tác văn thưlưu trữ.
6. Phương pháp nghiên cứu:
Trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu, bài báo cáo đã sử dụng
phương pháp luận biện chứng, đồng thời đối chiếu với các quy định hiện hành
của Nhà nước về lĩnh vựcvăn thư- lưu trữ. Ngoài ra, bài báo cáo còn sử dụng các
phương pháp sau:
+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
+ Phương pháp đánh giá khảo sát và quan sát thực tế thực trạng về triển
khai và thực hiện văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước;
+ Phương pháp so sánh đối chiếu về việc triển khai và thực hiện văn hóa
công sở tại các cơ quan hành chính Nhà nước;
+ Phương pháp phân tích tổng hợp để đưa ra các nhận xét, đánh giá và các
kết luận, biện pháp thực hiện văn hóa công sở ở các cơ quan hành chính Nhà
nước.
Thạch Thị Mai Thi
6
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
7. Bố cục đề tài:
Bố cục của đề tài đã phân chia thành các vấn đề nhỏ để dễ dàng nghiên
cứu và có hướng đi rõ ràng, mạch lac, cụ thể bài chuyên đề của em được chia
thành 3 phần:
Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan
Phần 2: Tìm hiểu về tổ chức văn thư- lưu trữ tại cơ quan
Phần 3: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Thạch Thị Mai Thi
7
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1 . Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
Quận Tây Hồ:
1 Chức năng, nhiệm vụ của UBND Quận Tây Hồ:
* Giới thiệu Khái quát sự hình thành và Phát triển của Uỷ Ban Nhân Dân
Quận Tây Hồ:
( trụ sở UBND quận Tây Hồ)
Quận Tây Hồ là vùng đất có bề dày của lịch sử, một trong những nơi hội
tụ của dân cư đất việt, đã từng góp phần làm nên nền văn minh sông Hồng rực
rỡ, luôn gắn liền với sự phát triển của thăng long Hà Nội.Uỷ Ban Nhân Dân
Quận Tây Hồ là một đơn vị Hành chính được thành lập theo Nghị định số 69/CP
của Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 và được Uỷ ban nhân dân Thành phố
Hà Nội, giao cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên địa bàn bắt đầu từ ngày 01
tháng 01 năm 1996.
Thạch Thị Mai Thi
8
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khi thành lập, tại Quyết định số 4428/QĐ-UBND của Thành phố Hà Nội
ban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúp việc
trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08
đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện những chức năng, nhiệm vụ của
mình.
Quận Tây Hồ nằm ở phía Tây Bắc Thành phố Hà Nội, phía Đông giáp
Quận Long Biên phía Nam giáp Quận Ba Đình, từ Đông Bắc xuống Đông Nam
dọc theo sông Hồng, Quận Tây Hồ giáp Huyện Đông Anh và Gia Lâm, phía Tây
giáp Huyện Từ Liêm và Quận Cầu Giấy.
Quận Tây Hồ với diện tích tự nhiên là 2.393,7 ha và hiện có trên 110.000
người cư trú trên địa bàn của 08 Phường: Bưởi, Yên Phụ, Thụy Khuê, Tứ Liên,
Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thượng. Quận Tây Hồ có Hồ Tây với diện
tích khoảng 526 ha, nằm trọn trong địa giới quận, là một cảnh quan thiên nhiên
đẹp của Hà Nội và cả nước.
Quận Tây Hồ được thành lập năm 1995 là nơi tập trung nhiều di tích danh
thắng, di tích Văn Hóa – Lịch sử có giá trị của Thủ đô Hà Nội.
Sau 15 năm xây dựng và phát triển, quận Tây Hồ đã có bước phát triển
mạnh với những thành tựu quan trọng trên nhiều lĩnh vực và trở thành trung tâm
Dịch vụ - Du lịch và Văn hóa cửa Thủ đô Hà Nội.
Theo định hướng phát triển của Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây
Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm. Như vậy, trong tương lai
Tây Hồ sẽ là khu vực trung tâm của thủ đô Hà Nội. Với vị trí đó, quận Tây Hồ
có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực (bao gồm cả nguồn vốn tài
chính, nguồn nhân lực và khoa học công nghệ) để thúc đẩy nhanh sự phát triển
Kinh tế - Xã hội của Quận nói riêng và của Thủ đô Hà Nội nói chung.
2 Chức năng của HĐND&UBND quận Tây Hồ:
UBND Quận Tây Hồ là Cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương,
quản lý phạm vi lãnh thổ của Quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị
quyết của HĐND Quận và Cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tê,
Chính trị,
UBND Quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành
của HĐND, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
Thạch Thị Mai Thi
9
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trước HĐND Cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên. An ninh, Xã hội, Quốc
phòng. Cụ thê như sau:
- Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương
nghiệp, Văn Hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ:
- Về thu chi ngân sách của địa phương;
- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật.
- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và
công dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn Thư khiếu nại.
UBND Quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành
chính Nhà nước từ Trung ương đến Cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và
quyền làm chủ của nhân dân địa phương.
Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực
thuộc UBND Quận Tây Hồ; Chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
công tác của UBND Quận; Đồng thời, chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về
chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND Thành phố
Hà Nội.
* Chức năng tham mưu tổng hợp: Đây là chức năng nghiên cứu, đề
xuất tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo điều hành công việc có hiệu quả. Chức
năng này được thể hiện thông qua việc xây dựng chương trình làm việc cho
UBND; Chuẩn bị báo cáo về hoạt động chuẩn bị đề án…; Tham gia ý kiến về
nội dung và hình thức trong quá trình soạn thảo văn bản; Tổ chức thống nhất ban
hành văn bản của Cơ quan, tổ chức quản lý công tác Văn thư - Lưu trữ,…*
Chức năng Hành chính quản trị: Là chức năng cung ứng những điều kiện về
cơ sở vật chất phục vụ cho quá trình hoạt động của UBND Quận nhằm đạt được
mục tiêu đề ra hoàn thành nhiệm vụ đạt hiệu quả cao mà Cơ quan Nhà nước
quản lý cấp trên giao cho.
3 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ:
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể
Lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều
hành thực hiện các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề
ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà nước.
Thạch Thị Mai Thi
10
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình Theo Luật Tổ chức HĐND
và UBND ngày 26/11/2003 cụ thể là
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh,
quốc phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận. Xây dựng kế hoạch
đầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấp
thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biện
pháp thực hiện Nghị Quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc
phòng, Thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận.
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy
và thực hiện chế độ quản lý cán bộ Theo phân cấp và quy định của Nhà nước.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do
UBND quận trực tiếp quản lý.
- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ
chốt do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật
Khiếu nại tố cáo.
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên của UBND quận hàng năm.
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND quận.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc của Văn phòng HĐND &
UBND Quận Tây Hồ:
* Nhiệm vụ:
- Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tuần, quý, năm của
Thường trực HĐND, UBND quận; Chương trình các kỳ họp của HĐND, UBND
quận. Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND và
UBND quận. Tổ chức phục vụ các kỳ họp của Đoàn đại biểu Quốc hội, HĐND
Thành phố, HĐND quận;
- Thu thập, xử lý thông tin, phối hợp với các phòng, ban, ngành, UBND
phường chuẩn bị các báo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của UBND
quận theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ,
đột xuất theo quy định và theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND quận;
- Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn
Thạch Thị Mai Thi
11
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bản, chỉ đạo của UBND Quận tại các phòng, ban, ngành, UBND phường;
- Tham mưu giúp UBND quận về công tác dân vận trên địa bàn quận;
- Phối hợp với phòng Nội vụ tham mưu giúp UBND quận tổ chức thực
hiện Quyết định số 181/2003/QĐ-TTG ngày 24/9/2003 của Thủ tướng Chính
phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế " một cửa" tại cơ quan hành
chính Nhà nước ở địa phương. Điều hành hoạt động của bộ phận tiếp nhận hồ sơ
và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế "một cửa" tại UBND
quận;
- Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vị quản lý của Văn phòng;
- Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tổ cáo
của tổ chức, công dân gửi đến UBND quận, tham mưu đề xuất chuyển các
phòng, ban, ngành và UBND các phường xem xét, giải quyết;
- Quản lý việc tiếp nhận văn bản gửi đến và ban hành văn bản của Thường
trực HĐND, UBND quận; thực hiện công tác lưu trữ tài liệu, văn bản của
Thường trực HĐND, UBND quận;
- Tổ chức, phục vụ các Hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách do
Thường trực HĐND, UBND quận chủ trì và các hoạt động khác của Thường
trực HĐND, UBND quận; đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc, phương tiện, cơ
sở vật chất phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận.
Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND, UBND và các
phòng, ban chuyên môn thuộc UBND Quận;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND quận giao.
* Quyền hạn:
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận vầ
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Triệu tập các cuộc họp để phổ biến, triển khai các nhiệm vụ công tác do
Văn phòng quản lý có liên quan đến các cơ quan đơn vị trực thuộc UBND quận;
- Được tham dự các cuộc họp của HĐND, UBND quận, UBND các
phường có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng;
- Kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, cơ quan thuộc UBND
quận và UBND các phường thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của
UBND quận; thực hiện ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của Thường trực HĐND,
lãnh đạo UBND quận; giải quyết đơn thư dân nguyện, khiếu nại, tố cáo của công
Thạch Thị Mai Thi
12
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dân theo quy định của pháp luật;
- Ngoài những quyền hạn trên, Văn phòng được HĐND, UBND quận uỷ
quyền thực hiện một số nhiệm vụ khác hoặc giao thêm quyền hạn do HĐND,
UBND quận quy định cụ thể bằng văn bản.
*Lề lối làm việc:
* Chế độ làm việc: Thực hiện theo quy định của Nhà nước: làm việc theo
giờ hành chính (8 giờ/1 ngày) từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần. Nghỉ làm việc
vào ngày thứ Bảy (trừ số công chức trực tại bộ phận “ Một cửa” để tiếp nhận,
giải quyết Thủ tục hành chính của công dân theo quy định tại Quyết định số
95/2007/QĐ-UBND ngày 27/8/2007 của UBND Thành phố), Chủ nhật và các
ngày lễ, Tết theo quy định chung.
Cán bộ, công chức, nhân viên phải đeo thẻ theo quy định.
* Chế độ họp: Hàng tuần, Phó văn phòng chủ trì họp giao ban các bộ
phận được phân công phụ trách để kiểm điểm, đánh giá kết quả công tác tuần
vào ngày thứ 6; Lãnh đạo văn phòng họp giao ban vào sáng thứ 2 hàng tuần;
Hàng tháng họp toàn thể văn phòng để kiểm điểm công tác tháng, triển khai
nhiệm vụ tháng tới vào ngày cuối tháng; Ngoài ra, Văn phòng có thể tổ chức
cuộc họp bất thường để phổ biến, triển khai các công việc đột xuất của Quận
hoặc họp theo chuyên đề công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
*Chế độ thông tin, báo cáo:
- Báo cáo định kỳ;
- Báo cáo đột xuất.
1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ:
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 04 Phó
Chủ tịch và 12 phòng, ban tham mưu giúp việc.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND
quận Tây Hồ (xem phần phụ lục 1)
UBND quận Tây Hồ là Cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước, thực hiện
nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật Tổ chức
HĐND và UBND ngày 26/11/2003. Bộ máy UBND quận Tây Hồ là toàn bộ hệ
thống các thành viên, các phòng, ban được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến. Mỗi
thành viên của UBND quận chịu trách nhiệm cá nhân về phần công tác được
phân công trước HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận; cùng các thành viên
khác chịu trách nhiệm tập thể và hoạt động của UBND quận trước Thành ủy,
Thạch Thị Mai Thi
13
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
HĐND và UBND Thành phố, Quận ủy, HĐND quận Tây Hồ và cơ quan Nhà
nước cấp trên.
1.3.1 Chủ Tịch UBND Quận: (Đỗ Anh Tuấn).
- Lãnh đạo, quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm toàn diện các mặt
công tác của UBND Quận trước UBND Thành phố Hà Nội, Quận ủy và HĐND
quận. Thực hiện các nhiệm vụ quy định tại Điều 4 – Quy chế làm việc của
UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2004 – 2009;
- Chỉ đạo chung việc xây dựng kế hoạch và thực hiện các nhiệm vụ, chỉ
tiêu phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc phòng của Quận; Chỉ đạo chung
công tác lập dự toán ngân sách, bổ sung ngân sách cho các đơn vị, UBND các
Phường để thực hiện các nhiệm vụ phát sinh;
- Chỉ đạo công tác quy hoạch xây dựng, giới thiệu địa điểm xây dựng các
dự án trên địa bàn Quận;
- Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác: Nội chính, An ninh –
Quốc phòng, kế hoạch phát triển Kinh tế - Xã hội, địa giới hành chính, đối
ngoại, công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, công tác Thi đua – Khen thưởng,
chương trình công tác của UBND quận, chỉ đạo chung công tác tiếp dân, giải
quyết khiếu nại – tố cáo của công dân;
- Đảm bảo giữ mối quan hệ phối hợp giữa UBND quận với các Ban Đảng
ủy, Thường trực HĐND quận;
- Trực tiếp làm nhiệm vụ: Chủ tịch Hội đồng thi đua - khen thưởng, Chủ
tịch Hội đồng nghĩa vụ quân sự, Chủ tịch Hội đồng tuyên truyền phổ biến giáo
dục pháp luật, Trưởng Ban chỉ đạo phòng chống khủng bố, Trưởng Ban chỉ đạo
thi hành án, Trưởng Ban chỉ đạo phòng chống tham nhũng. Là Chủ tịch các Hội
đồng, Trưởng các Ban chỉ đạo khác được thành lập Theo chương trình, kế hoạch
công tác thuộc lĩnh vực công tác được phân công phụ trách;
- Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Nội vụ, Phòng Tư pháp, Thanh tra
Quận, Công an Quận, Ban chỉ huy quân sự, Cơ quan Thi hành án;
- Phụ trách các Phường: Thụy Khuê, Quảng An;
- Xử lý công việc có liên quan đến các ngành: Tòa án nhân dân, Viện
Kiểm sát nhân dân Quận;
- Là chủ tài khoản Thu – chi ngân sách Quận Tây Hồ.
1.3.2 Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận:
Thạch Thị Mai Thi
14
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Giúp việc cho Chủ tịch là 03 Phó Chủ tịch (01 Phó Chủ tịch phụ trách
Kinh tế, 01 Phó Chủ tịch phụ trách Văn xã, 01 Phó Chủ tịch phụ Đầu tư xây
dựng – Quản lý đô thị) và các thành viên UBND quận:
* Phó chủ tịch Kinh tế UBND Quận: (Nguyễn Đình Khuyến)
- Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Tài chính – Kế hoạch, Phòng Kinh
tế, Văn phòng HĐND & UBND Quận, Ban quản lý Dự án Xây dựng hạ tầng kỹ
thuật xung quanh Hồ Tây, Ban quản lý Chợ Quận;
- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác: quản lý đất đai, Tài nguyên và
môi trường; quản lý trật tự xây dựng; giao thông vận tải; công tác giải phóng
mặt bằng để thực hiện các dự án đầu tư xây dựng trên địa bàn Quận (trừ các dự
án do UBND Quận làm chủ đầu tư, dự án xây dựng hạ tầng kỹ thuật xung quanh
Hồ Tây; Dự án xây dựng tuyến đường Văn Cao - Hồ Tây và dự án nâng cấp, cải
tạo đường Lạc Long Quân); tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo có
liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công phụ trách;
- Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Tài nguyên Môi trường, Thanh tra
xây dựng; Ban Bồi thường GPMB Quận.
- Phụ trách Phường Yên Phụ;
- Xử lý công việc liên quan đến ngành Thanh tra Giao thông vận tải.
- Phụ trách các Phường: Tứ Liên, Nhật Tân;
- Xử lý công việc liên quan đến các ngành: Thống kê, Chi cục Thuế, Kho
bạc, Đội quản lý thị trường số 11, Trạm thú y.
* Phó chủ tịch Văn xã UBND Quận: ( Phạm Xuân Tài )
- Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và tập thể UBND Quận, HĐND Quận
về công tác quản lý Nhà nước trên lĩnh vực: Y tế, Giáo dục – Đào tạo, Văn hóa –
Thông tin, Thể dục – Thể thao, Lao động, Thương binh và Xã hội, Đào tạo nghề,
Dân số - Kế hoạch hóa gia đình, phòng chống tệ nạn xã hội, Bảo hiểm xã hội,
Công tác tôn giáo và các vấn đề xã hội khác:
- Trực tiếp phụ trách các đơn vị Phòng Văn hóa – Thông tin, Phòng Giáo
dục – Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, Trung
tâm Y tế, Trung tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình, trung tâm Thể dục – Thể
thao, Trung tâm Văn hóa, Trung tâm Dạy nghề, Hội Chữ thập đỏ;
- Phụ trách các Phường: Bưởi, Xuân La;
- Xử lý công việc liên quan đến các ngành: Bảo hiểm xã hội, Ngân hành
chính sách xã hội Quận, Hội người mù.
* Phó chủ tịch Xây dựng UBND Quận: ( Nguyễn Lê Hoàng )
Thạch Thị Mai Thi
15
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và tập thể UBND Quận, HĐND Quận
về công tác quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực công tác: Quản lý đô thị, Xây
dựng cơ sơ hạ tầng, Công tác giải phóng mặt bằng để thực hiện các Dự án đầu tư
xây dựng trên địa bàn Quận do UBND quận làm chủ đầu tư, giải phóng mặt
bằng thực hiện dự án xây dựng tuyến đường Văn Cao – Hồ Tây, Tiếp dân và giải
quyết đơn khiếu nại – tố cáo có liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công
phụ trách;
- Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Quản lý đô thị, Ban quản lý Dự
án Quận, Trung tâm phát triển quỹ đất và quản lý duy tu hạ tầng đô thị Quận;
- Phụ trách Phường Phú Thượng;
- Xử lý công việc liên quan đến các ngành: Điện lực Tây Hồ, Công ty cổ
phần môi trường Tây đô, Công ty cổ phần môi trường Sinh thái.
1.3.3 Các uỷ viên UBND Quận:
* Uỷ viên UBND quận (Nguyễn Bá Hùng) - Trưởng Công an quận:
* Uỷ viên UBND quận (Nguyễn Văn Kha) - Chỉ huy trưởng BCH quân sự
quận:
* Uỷ viên UBND quận (Lê Trung Đức) - Chánh Văn phòng
HĐND&UBND quận:
*Uỷ viên UBND quận (Nguyễn Văn Tài) - Chánh thanh tra:
1.3.4 Các phòng, ban chuyên môn:
Giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch có 12 Phòng, ban chuyên môn trực
thuộc UBND Quận, hoạt động theo chức năng và nhiệm vụ của mình.
1.Văn phòng HĐND & UBND Quận.
2.Phòng Nội vụ.
3.Phòng Thanh tra.
4.Phòng Lao động Thương binh và Xã hội.
5.Phòng Văn hoá Thông tin - Thể dục thể thao.
6.Phòng Kinh tế.
7.Phòng Giáo dục và Đào tạo.
8.Phòng Quản lý - Đô thị.
9.Phòng Tư pháp.
10. Phòng Tài chính - Kế hoạch.
11. Phòng Y tế
12. Phòng Tài nguyên và Môi trường.
Ngoài ra, còn có 6 Đoàn thể chính trị: Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ,
Hội Nông dân, Đoàn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đoàn Lao động; Bên
Thạch Thị Mai Thi
16
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cạnh đó, còn có các đơn vị hiệp quản: Đội quản lý thị trường, Đội thi hành án,
Đội thanh tra Giao thông công chính, Đội quản lý trật tự xây dựng, Viện kiểm
sát nhân dân, Toà án nhân dân…
1.4. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí hoạt động công tác hành
chính văn phòng:
1.4.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng:
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức, giúp việc
cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý điều hành. Văn phòng
có trách nhiệm thu thập, xử lý , tổng hợp thông tin cho hoạt động điều hành của
lãnh đạo, đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ
quan, tổ chức.
Việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp của Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ đã được quy định tại Quyết định số 28/2010/QĐ-UBND
ngày 26/10/2010 của UBND quận Tây Hồ. Hàng tháng, quý, năm Văn phòng
lập báo cáo tình hình, kết quả làm được và những việc chưa làm được của Văn
phòng trong tháng, quý, năm đó và định ra phương hướng trong thời gian tiếp
theo. (báo cáo năm 2010- phụ lục). Trong thời gian qua, Văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ đã tham mưu cho lãnh đạo UBND trong việc giải quyết các
văn bản đến cơ quan, góp ý kiến cho lãnh đạo giải quyết các vấn đề đưa ra trong
các văn bản đến cơ quan. Khi các văn bản đến cơ quan đều được chuyển đến văn
thư cơ quan, sau đó văn thư trình lên Chánh văn phòng cho ý kiến đề xuất, sau
đó chuyển lên lãnh đạo UBND. Văn phòng còn tham mưu cho lãnh đạo UBND
về việc ban hành các văn bản quản lý hoặc giao dịch của UBND. Văn phòng
tham gia góp ý về hình thức, thể thức văn bản, trực tiếp soạn thảo văn bản cho
lãnh đạo... Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo UBND quận xây dựng các quy
chế hoạt động của cơ quan, các đơn vị thuộc UBND quận như: Quy chế làm việc
của các phòng ban trực thuộc UBND quận, Quy chế hoạt động, làm việc của
UBND các phường, Quy chế hoạt động và làm việc của đơn vị “một cửa”, quy
định về việc cấp phép xây dựng, quy định về công tác văn thư lưu trữ, quy định
về nếp sống văn hoá công sở... Ngoài ra, Văn phòng HĐND -UBND quận còn
tham mưu cho lãnh đạo UBND trong việc tổ chức phòng làm việc, tổ chức hội
Thạch Thị Mai Thi
17
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
họp, bài trí khuôn viên UBND...Trong thời gian thực tập tại UBND quận Tây
Hồ, em thấy Văn phòng HĐND & UBND thực hiện chức năng tham mưu tổng
hơp tốt, giúp cho lãnh đạo UBND giải quyết các công việc đạt hiệu quả cao, và
giúp lãnh đạo UBND quản lý, điều hành hoạt động của UBND được tốt hơn.
1.4.2 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
HĐND – UBND Quận Tây Hồ:
1.4.2.1 Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:
- Văn phòng HĐND và UBND quận là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
quận, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạt động của
HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của chủ
tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND,
UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật
cho hoạt động của HĐND - UBND.
- Văn phòng HĐND - UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng;
chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND quận đồng
thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn
phòng UBND thành phố.
1.4.2.2 Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:
* Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND:
1.Trình UBND quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND quận. Đôn đốc, kiểm tra các
phòng, ban chuyên môn, UBND cấp phường việc thực hiện chương trình, kế
hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND quận sau khi phê duyệt; theo dõi,
đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBND
phường theo quy định pháp luật;
2.Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND và thực hiện công tác thông tin
báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật;
3.Trình UBND quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương
trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND quận;
4.Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công Chủ tịch
UBND quận; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND phường
Thạch Thị Mai Thi
18
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;
5.Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phòng, ban chuyên môn, UBND phường trước khi trình UBND và Chủ tịch
UBND quận xem xét, quyết định;
6.Giúp UBND và Chủ tịch UBND quận giữ mối quan hệ phối hợp công
tác với Quận ủy, Thường trực Quận ủy, Thường trực HĐND, UBMTTQ quận,
các đoàn thể nhân dân cấp quận, và các cơ quan tổ chức của Trung ương, của
thành phố đóng trên địa phường;
7.Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận;
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan.
Giúp UBND quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm
tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân
các phường;
8.Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBND
quận; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa hành
chính nhà nước của UBND quận;
9.Trình UBND quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND;
10.Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND phường về nghiệp vụ
hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hóa quản lý hành chính nhà nước theo quy
định pháp luật;
11.Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý cảu Văn phòng UBND quận theo quy
định của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND quận;
12.Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
UBND và Chủ tịch UBND quận; bảo đảm điều kiện hoạt động của UBND, Chủ
tịch UBND quận và các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND quận;
13.Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ, chính sách, đãi
ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và các
chế độ chính sách khác đối với cán bộ, công chức và người lao động thuộc phạm
vi quản lý; quản lý tài chính, tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được
giao theo quy định của pháp luật, theo phân công, phân cấp hoặc ủy quyền cảu
UBND quận;
Thạch Thị Mai Thi
19
Lớp TC VTLT15A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
14. Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND quận
giao.
* Đối với việc tổ chức phục vụ cho hoạt động của HĐND, Thường
trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND quận, Văn phòng HĐND và
UBND quận có nhiệm vụ sau đây:
1.Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HDND, Ban của
HĐND; tổ chức phục vụ việc thực hiện chưởng trình, kế hoạch đã được phê
duyệt;
2.Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND fđiều hành công việc chung
của HĐND; điều hòa, phối hợp hoạt động các Ban của HĐND; bảo đảm việc
thực hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND,
nội quy kỳ họp HĐND; giúp Thường trực HĐND giữ mối liên hệ với Tổ đại
biểu và đại biểu HĐND; phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND
trong hoạt động đối ngoại;
3.Giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ
họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND và Ban của HĐND; đôn đốc cơ
quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp của
Thường trực HĐND, cuộc họp Ban của HĐND;
4.Giúp Thường trực HĐND, Ban của HĐND xây dựng báo cáo công tác;
phục vụ Ban của HĐND thẩm tra các đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết; giúp
Thư ký kỳ họp HĐND hoàn chỉnh Nghị quyết cảu HĐND; giúp Thường trực
HĐND hoàn thiện các nghị quyết của HĐND;
5.Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu
HĐND trong hoạt động giám sát; theo dõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và kiến
nghị của công dân;
6.Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu
HĐND tiếp công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến
nghị của công dân;
7.Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếp
xúc cử tri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và gửi
cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;
8.Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đống góp và dự án Luật,
Thạch Thị Mai Thi
20
Lớp TC VTLT15A
