TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP ĐẦU MÁY HÀ NỘI

Chuyên đề tốt nghiệp

N

Lời mở đầu

ăm 1986 là một cột mốc lớn trong tiến trình lịch sử của đất nớc ta: Từ cơ chế tập
trung quan liêu bao cấp chuyển sang cơ chế thị trờng. Điều này đà tạo ra những vận
hội và thời cơ lớn cho các doanh nghiệp hoạt động, tuy nhiên nó cũng đặt ra cho mỗi
một tổ chức những khó khăn và thách thức đòi hỏi phải vợt qua để tồn tại và phát
triển.
Đối với bất cứ một doanh nghiệp nào hoạt động trong cơ chế thị trờng, việc
đảm bảo đúng, đủ và kịp thời về số lợng và chất lợng các yếu tố của quá trình sản
xuất là nhiệm vụ đóng vai trò then chốt quyết định đến sự thành bại của doanh
nghiệp. Trong đó, nguyên vật liệu là yếu tố đóng vai trò rất quan trọng làm nên sự
thành công của sản phẩm và tạo u thế cho doanh nghiệp trong điều kiện cạnh tranh
khốc liệt trên thị trờng. Do đó, quản lý vật liệu và tổ chức hạch toán nguyên vật liệu
một cách khoa học và hợp lý là điều rất cần thiết, vì nó không những đảm bảo cho
quá trình sản xuất không bị ngừng trệ mà còn góp phần giảm thiểu chi phí nguyên
vật liệu trong giá thành sản xuất, nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất kinh
doanh.
Hiểu và nhận thức đợc tầm quan trọng của nguyên vật liệu và công tác hạch
toán nguyên vật liệu là một điều hết sức cần thiết. Xuất phát từ điều này, trong thời
gian thực tập tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội, em đà chọn đề tài cho bài chuyên đề tốt
nghiệp của mình là:
Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội

Kết cấu của chuyên đề gåm 3 phÇn:
PhÇn I - Lý ln chung vỊ tỉ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh
nghiệp sản xuất.
Phần II - Thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà

Nội.
Phần III - Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán
nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Đầu máy Hà Nội.
Do trình độ bản thân và thời gian thực tập có hạn nên bản chuyên đề của em
không tránh khỏi những thiết sót cần đợc bổ sung. Do đó em rất mong nhận đợc ý
kiến đóng góp của thầy cô để em có thể nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốt
hơn cho công tác thực tế sau này. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình
của các bác, các cô chú tại các phòng ban, đặc biệt là Phòng Kế toán tài vụ của Xí
nghiệp Đầu máy Hà Nội và sự hớng dẫn tận tình của Phó Giáo s - Tiến sĩ Đặng Thị
Loan đà giúp em hoàn thành bản chuyên đề tèt nghiÖp.

1


Chuyên đề tốt nghiệp

Phần I - Lý luận chung về tổ chức hạch toán
nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất
I - Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán nguyên vật liệu
trong các doanh nghiệp sản xuất

1. Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh
Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến cần
thiết trong quá trình hoạt động sản xuất của một doanh nghiệp. Nó là một trong ba
yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia vào
một chu kỳ sản xuất nhất định và trong chu kỳ sản xuất đó vật liệu sẽ bị tiêu hao
toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể của sản
phẩm. Về mặt giá trị, do chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định nên khi
tham gia vào sản xuất, giá trị của vật liệu sẽ đợc tính hết một lần vào chi phí sản
xuất kinh doanh trong kỳ. Do đặc điểm này vật liệu đợc xếp vào loại tài sản lu

động của doanh nghiệp.
Trong các doanh nghiệp s¶n xt, vËt liƯu thêng chiÕm tØ träng lín trong chi
phí sản xuất và giá thành sản phẩm nên việc quản lý quá trình thu mua, vận
chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng vật liệu có ý nghĩa rất lớn trong việc tiết kiệm
chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm.
Vật liệu là một thành phần quan trọng của vốn lu động, do đó việc dự trữ và
sử dụng vật liệu một cách hợp lý và tiết kiệm sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của
quá trình sản xuất kinh doanh và tăng tốc độ chu chuyển vốn.
2. ý nghÜa, nhiƯm vơ cđa kÕ to¸n vËt liƯu trong c¸c doanh nghiệp
Sản xuất ngày càng phát triển đòi hỏi khối lợng và chủng loại nguyên vật
liệu đáp ứng cho nó ngày càng lớn. Trong điều kiện nguyên vật liệu trong nớc cha
đáp ứng đầy đủ yêu cầu của sản xuất, một số nguyên vật liệu còn phải nhập ngoại.
Do đó viƯc qu¶n lý tèt, sư dơng vËt liƯu tiÕt kiƯm, có hiệu quả là việc làm cần thiết
đối với từng doanh nghiệp và toàn bộ nền kinh tế.
Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu là yêu cầu thiết yếu để quản lý vật liệu,
thúc đẩy việc cung cấp nguyên vật liệu một cách đầy đủ kịp thời; dự trữ và sử
dụng vật liệu tiết kiệm, hợp lý; ngăn ngừa các hiện tợng hao hụt mất mát, lÃng phí
nguyên vật liệu trong các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh.
Kế toán nguyên vật liệu là công cụ đắc lực cho của công tác quản lý vật liệu.
Kế toán vật liệu có chính xác, đầy đủ, kịp thời hay không có ảnh hởng lớn đến tình
hình quản lý vật liệu của doanh nghiệp. Quản lý vật liệu sẽ không thể tiến hành đợc
nếu công tác kế toán vật liệu cha tốt. Vì vậy, để tăng cờng và cải tiến công tác quản
lý vật liệu, nhất thiết phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện công tác kế toán vật
liệu.
Kế toán vật liệu là công cụ giúp lÃnh đạo doanh nghiệp nắm bắt tình hình và
chủ động trong sản xuất. Kế toán vật liệu có phản ánh chính xác, kịp thời, đầy ®ñ
2


Chuyên đề tốt nghiệp

tình hình của nguyên vật liệu thì lÃnh đạo mới nắm đợc thông tin và đa ra đợc
những quyết định quản lý phù hợp, kịp thời.
Chi phí nguyªn vËt liƯu thêng chiÕm mét tØ träng lín trong giá thành nên nếu
công tác kế toán vật liệu đợc thực hiện một cách khoa học và hợp lý sẽ đa ra đợc
những biện pháp nhằm giảm thiểu chi phí nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả sản
xuất kinh doanh và sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trờng.
Kế to¸n vËt liƯu cã nhiƯm vơ sau:
Tỉ chøc ghi chÐp, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vËn
chun, nhËp xt vµ tån kho vËt liƯu; tÝnh giá thực tế vật liệu thu mua và kiểm tra
tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật liệu về mặt số lợng, chất lợng, mặt
hàng
Hớng dẫn, kiểm tra các phân xởng, các kho và phòng ban thực hiện các
chứng từ ghi chép ban đầu về vật liệu, mở sổ sách cần thiết và hạch toán vật liệu
đúng chế độ, phơng pháp.
Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập xuất vật liệu, các định mức
dự trữ, định mức tiêu hao, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý vËt liƯu thiÕu, thõa,
ø ®äng, kÐm mÊt phÈm chÊt, xác định số lợng và giá trị vật liệu tiêu hao, phân bổ
chính xác chi phí này cho các đối tợng sử dụng.
Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá vật liệu, lập các báo cáo về vật liệu và
phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu.
II - Phân loại và tính giá vật liệu ở các doanh nghiệp

1. Phân loại vật liệu
Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, do tính chất đặc thù của mình
mà mỗi một doanh nghiệp sử dụng những loại vật liệu khác nhau. Mỗi loại vật liệu
có vai trò, công dụng, tính chất lý, hoá khác nhau và biến động thờng xuyên liên
tục hàng ngày trong quá trình sản xuất. Để phục vụ cho công tác quản lý và hạch
toán đòi hỏi phải phân loại vật liệu. Phân loại vật liệu là việc sắp xếp các vật liệu
cùng loại thành một nhóm theo những tiêu thức nhất định để thuận lợi cho việc

quản lý và hạch toán. Tuỳ thuộc vào nội dung kinh tế, chức năng của vật liệu trong
hoạt động sản xuất kinh doanh mà vật liệu trong doanh nghiệp có sự phân chia
khác nhau. Nhìn chung, vật liệu đợc chia thành những loại sau:
Nguyên liệu, vật liệu chính: Nguyên liệu, vật liệu chính là đối tợng lao động
chủ yếu trong doanh nghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu, hình thành nên thực thể của
sản phẩm mới. Nh sắt, thép trong công nghiệp cơ khí; bông trong công nghiệp kéo
sợi; gạch, ngói, xi măng trong xây dựng cơ bản; hạt giống, phân bón trong nông
nghiệp Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào Nguyên liệu, vật liệu
chính (nh vật kết cấu trong xây dựng cơ bản).
Vật liệu phụ: Vật liệu phụ cũng là đối tợng lao động, nhng vật liệu phụ
không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới. Vật liệu phụ
có vai trò phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, tạo cho quá trình sản xuÊt kinh
3


Chuyên đề tốt nghiệp

doanh đợc bình thờng, phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật hoặc quản lý
Nh dầu mỡ bôi trơn máy móc trong sản xuất công nghiệp; thc trõ s©u, thc thó
y, thc kÝch thÝch sinh trëng trong sản xuất nông nghiệp.
Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản
xuất kinh doanh, nhiên liệu gồm có: xăng, dầu, mỡ, hơi đốt, than củi
Phụ tùng thay thế, sửa chữa: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị
mà doanh nghiệp mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa máy móc thiết bị,
phơng tiện vận tải.
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại vật liệu và thiết bị
(cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ) mà doanh nghiệp mua vào
nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản.
Phế liệu: Là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất kinh doanh
của đơn vị; phế liệu đà mất hết hoặc phần lớn giá trị sử dụng ban đầu, nh sắt, thép

vụn, gỗ vụn, gạch, ngói vỡ
Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài những thứ cha kể trên
nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng
Trên thực tế, việc sắp xếp nguyên vật liệu theo từng loại nh đà trình bày trên
là căn cứ vào công dụng chủ yếu của nguyên vật liệu ở từng đơn vị cụ thể, vì có
thứ nguyên vật liệu ở đơn vị này là nguyên vật liệu chính, nhng ở đơn vị khác lại là
vật liệu phụ Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, cần
phải biết đợc một cách đầy đủ, cụ thể số hiện có và tình hình biến động của từng
loại vật liệu đợc sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Vì vậy, nguyên vật liệu cần phải phân chia một cách chi tiết hơn theo tính năng lý
học, hoá học, theo quy cách, phẩm chất của nguyên vật liệu. Việc đó đợc thực hiện
trên cơ sở xây dựng và lập sổ Danh điểm nguyên vật liệu trong đó nguyên vật
liệu đợc chia thành từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu. Sổ Danh điểm
nguyên vật liệu đợc xây dựng trên cơ sở số hiệu của loại nguyên vật liệu, nhóm
nguyên vật liệu, thứ nguyên vật liệu.
2. Tính giá vật liệu
Tính giá vật liệu là dùng thớc đo bằng tiền để biểu hiện giá trị ghi sổ của
chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định, vật liệu đợc tính theo gi¸
thùc tÕ (gi¸ gèc). T theo doanh nghiƯp tÝnh thuế GTGT theo phơng pháp trực
tiếp hay phơng pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế GTGT (nếu tính
thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp) hay không có thuế GTGT (nếu tính thuế
GTGT theo phơng pháp khÊu trõ).
2.1. Víi vËt liƯu nhËp kho
Gi¸ thùc tÕ cđa vật liệu nhập kho đợc xác định tuỳ theo nguồn nhập.
* Với vật liệu mua ngoài:
Giá thực tế
của vật liệu

=

Giá mua
ghi trên

+ Chi phí
thu

4

-

Chiết khấu
mua hàng

+

Thuế nhập
khẩu


Chuyên đề tốt nghiệp
mua ngoài

hoá đơn

mua

(nếu có)

(nếu có)

Chi phí thu mua thùc tÕ gåm: chi phÝ vËn chun, b¶o qu¶n, bốc dỡ, bảo
hiểm vật liệu từ nơi thu mua đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ
thu mua, chi phÝ cđa bé phËn thu mua ®éc lËp và số hao hụt tự nhiên trong định
mức.
* Với vật liệu tự sản xuất:
Giá thực tế của vật liệu tự
chế biến

=

Giá thị trờng của vật
liệu xuất chế biến

+

Chi phí
chế biến

* Với vật liệu thuê ngoài gia công:
Giá thực tế của vật
liệu thuê ngoài gia
công chế biến

=

Giá trị của
vật liệu xuất
chế biến

+

Chi phí thuê
ngoài gia
công chế biến

+

Chi phí vận
chuyển, bốc
dỡ, bảo hiểm

* Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên
doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định céng víi c¸c chi phÝ tiÕp
nhËn (nÕu cã).
* Víi phÕ liệu: Giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị thu
hồi tối thiểu.
* Với vật liệu đợc tặng, thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng
cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.
Trong thực tế việc hạch toán vật liệu biến động hàng ngày theo giá thực tế
hết sức khó khăn phức tạp. Để đơn giản hoá cho công tác hạch toán hàng ngày, kế
toán có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép về mặt giá trị. Giá hạch toán có thể
là giá kế hoạch do doanh nghiệp xây dựng hoặc một giá ổn định trong từng thời kỳ
hạch toán. Sau đó, cuối kỳ kế toán tính ra giá thực tế của vật liệu rồi điều chỉnh giá
hạch toán sang giá thực tế.
2.2. Đối với vật liệu xt kho
§èi víi vËt liƯu xt dïng trong kú, t theo đặc điểm hoạt động của từng
doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có
thể sử dụng một trong các phơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch
toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.
* Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO)

Phơng pháp này dựa trên giả thuyết là vật liệu nhập trớc thì sẽ đợc xuất tríc,
xt hÕt sè nhËp tríc míi ®Õn sè nhËp sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất.
Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ đợc
dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá trị vật liệu tồn kho
cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phơng pháp này thích
hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm.
* Phơng pháp nhập sau, xuÊt tríc (LIFO)

5


Chuyên đề tốt nghiệp

Phơng pháp này dựa trên giả thuyết là vật liệu nào nhập kho sau nhất sẽ đợc
xuất ra sử dụng trớc nhất, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ở trên. Do
đó giá trị vật liệu xuất kho đợc tính hết theo giá nhập kho míi nhÊt, råi tÝnh tiÕp
theo gi¸ nhËp kho kÕ tríc. Nh vậy, giá trị vật liệu tồn kho sẽ đợc tính theo giá thực
tế của vật liệu nhập kho đầu tiên. Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp lạm
phát.
* Phơng pháp trực tiếp
Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô
và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh).
Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy, phơng pháp
này còn có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp giá thực tế đích
danh và thờng sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt.
* Phơng pháp giá đơn vị bình quân
Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo
công thức:
Giá thực tế vật
liệu xuất dùng

=

Số lợng vật liệu
xuất dùng

x

Giá đơn vị
bình quân

Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong 3 cách sau:
Giá đơn vị bình
quân cả kỳ dự trữ

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

=

Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhng độ chính xác lại không cao. Hơn
nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hởng đến công tác quyết toán
nói chung.
Giá đơn vị bình
quân cuối kỳ trớc

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)

=

Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc)

Cách này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật
liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả
vật liệu kỳ này.
Giá đơn vị bình quân
sau mỗi lần nhập

=

Giá thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập
Lợng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập

Cách tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục đợc nhợc
điểm của cả 2 phơng pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhợc điểm của phơng
pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần.
Việc tính giá theo các phơng pháp này đợc thực hiện trên Bảng kê tính giá
thực tế
Bảng kê tính giá thực tế
Vật liệu, sản phẩm, hàng hoá

6


Chuyên đề tốt nghiệp
Chủng loại:

Đơn vị:

Ngày
tháng
1

Nhập

Nội dung
2

Xuất

Tồn

SL

ĐG

TT

SL

ĐG

TT

SL

ĐG

TT

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Cộng
Ngày tháng năm
Kế toán trởng
(Ký, họ tên)

Kế toán ghi sổ
(Ký, họ tên)

* Phơng pháp giá hạch toán
Theo phơng pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo giá
hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Giá thực tế vật liệu

xuất kho trong kỳ đợc xác định lúc cuối kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá
thực tế và giá hạch toán của vật liệu với giá hạch toán của vật liệu đà xuất kho trong kỳ.
Giá thực tế
vật liệu xuất
kho trong kỳ

Giá hạch toán
vật liệu xuất
kho trong kỳ

=

x

Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế
và giá hạch toán của vật liệu
(hệ số giá)

Trong đó:
Giá hạch toán vật liệu
xuất kho trong kỳ
Hệ số
giá

=

=

Số lợng vật liệu
xuất kho

x

Đơn giá hạch toán của
vật liệu

Giá thực tế vật liệu
tồn kho đầu kỳ

+

Giá thực tế vật liệu
nhập kho trong kỳ

Giá hạch toán vật liệu
tồn kho đầu kỳ

+

Giá hạch to¸n vËt liƯu
nhËp kho trong kú

HƯ sè gi¸ cã thĨ tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu
tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Tổ chức kế toán vật liệu theo phơng
pháp giá hạch toán có u điểm là việc tính toán đơn giản, giảm bớt khối lợng công
tác kế toán hàng ngày đồng thời tăng cờng đợc chức năng kiểm tra của kế toán
tổng hợp và kế toán chi tiết đợc dễ dàng và thuận lợi cho việc tổ chức hạch toán
kinh tế nội bộ. Việc tính giá theo phơng pháp giá hạch toán đợc thực hiện trên
bảng kê số 3.

Bảng kê số 3

Bộ, Tổng cục:
Đơn vị:
Số
TT

Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ (TK 152, 153)
Tháng.. năm.
Chỉ tiêu

TK 152 - Nguyên liệu,
vật liệu

7

TK 153 - Công cô,
dông cô


Chuyên đề tốt nghiệp
HT
1
2
3
4
5
6
7
8

9
10
11
12

TT

HT

TT

I. Số d đầu tháng
II. Số phát sinh trong tháng
Ghi Nợ TK 152, 153, ghi Có TK 111
Ghi Nỵ TK 152, 153, ghi Cã TK 112
Ghi Nỵ TK 152, 153, ghi Cã TK 331
Ghi Nỵ TK 152, 153, ghi Cã TK 151
Ghi Nỵ TK 152, ghi Cã TK 152

III. Cộng số d đầu tháng và phát sinh
trong th¸ng (I + II)
IV. HƯ sè gi¸
V. Xt dïng trong tháng
VI. Tồn kho cuối tháng (III V)
Ngày tháng năm
Kế toán trởng
(Ký, họ tên)

Kế toán ghi sổ
(Ký, họ tên)

III - Tổ chức chứng từ và luân chuyển chứng từ
nguyên vật liệu

Khi tổ chức hạch toán ban đầu ở các doanh nghiệp cần phân công trách
nhiệm cụ thể cho từng ngời lập chứng từ đối với mỗi loại chứng từ. Sự thống nhất
giữa các bộ phận liên quan nh vật t, kế hoạch, tài vụ là rất quan trọng, những
chứng từ kế toán về việc nhập xuất vật liệu phải đợc lập theo đúng quy định về
mẫu biểu, phơng pháp, trách nhiệm ghi chép và số liệu cần thiết. Tổ chức tốt khâu
hạch toán ban đầu về vật liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán chi
tiết và tổng hợp vật liệu.
1. Chứng từ kế toán sử dụng
Mọi trờng hợp nhập, xuất vật liệu đều phải lập chứng từ kế toán một cách đầy
đủ, chính xác, kịp thời theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đà đợc Nhà
nớc ban hành. Những chứng từ kế toán là cơ sở để tiến hành ghi chép vào sổ kế
toán, giám sát tình hình biến động và sè hiƯn cã cđa tõng lo¹i vËt liƯu, phơc vơ cho
công tác quản lý vật liệu và hoạt động sản xuất kinh doanh.
Theo chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đà đợc ban hành của Tổng cục
Thống kê, những chứng từ kế toán nhập, xuất vật liệu gồm:
- Hoá đơn bán hàng, Hoá đơn GTGT
- Phiếu nhập kho (MÉu sè 01-VT)
- PhiÕu xuÊt kho (MÉu sè 02-VT)
- PhiÕu xt kho kiªm vËn chun néi bé (MÉu sè 03-VT)
- PhiÕu xuÊt vËt t theo h¹n møc (MÉu sè 04-VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu số 05-VT)
8


Chuyên đề tốt nghiệp

- Thẻ kho (Mẫu số 06-VT)
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07-VT)
- Biên bản kiểm kê vật t (Mẫu số 08-VT)
2. Tổ chøc lu©n chun chøng tõ vËt liƯu
2.1. Tỉ chøc lu©n chun chøng tõ nhËp kho vËt liƯu
Khi ph¸t sinh nhu cầu vật liệu:
- Đơn vị có nhu cầu vật liệu trình danh sách vật liệu cần mua và bản báo
giá cho Giám đốc và Kế toán trởng ký duyệt. Khi hàng đà về, ngời giao hàng xuất
trình các chứng từ cần thiết để nghiệm thu vật liệu.
- Ban kiểm nghiệm gồm ngời phụ trách cung tiêu, thủ kho, ngời giao hàng
căn cứ vào các chứng từ gốc để tiến hành kiĨm tra vËt t díi sù chøng kiÕn cđa thđ
kho rồi lập Biên bản nghiệm thu vật liệu.
- Căn cứ vào Biên bản nghiệm thu vật liệu, cán bộ cung øng lËp PhiÕu nhËp
kho, Trëng phßng ký dut råi giao cho thđ kho.
- Thđ kho nhËn 1 liªn cđa PhiÕu nhập kho, nhận hàng, ghi vào Thẻ kho rồi
chuyển lên phòng Kế toán.
- Kế toán nguyên vật liệu sẽ ghi sổ kế toán và bảo quản, lu chứng từ.
2.2. Tổ chøc lu©n chun chøng tõ xt kho vËt liƯu
Khi cã nhu cầu sử dụng vật t:
- Đơn vị có nhu cÇu sÏ lËp chøng tõ xin xt vËt liƯu sau đó trình Giám đốc
đơn vị hoặc Kế toán trởng duyệt lÖnh xuÊt vËt liÖu.
- Bé phËn cung øng vËt liÖu lËp PhiÕu xt kho råi chun cho thđ kho lµm
thđ tơc xt vËt liƯu.
- Thđ kho sau khi kiĨm tra sẽ xuất vật liệu, ghi số thực xuất vào Thẻ kho và
chuyển kho kế toán.
- Kế toán vật liệu sẽ thu nhận chứng từ, tiến hành ghi sổ kế toán và bảo
quản lu chứng từ.
IV - Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết vật liệu là một công việc có khối lợng lớn, đòi hỏi phản

ánh cả về giá trị, số lợng, chất lợng của từng thứ (từng danh điểm) vật liệu theo
từng kho và tõng ngêi phơ tr¸ch vËt chÊt. Trong thùc tÕ hiƯn nay có 3 phơng pháp
hạch toán chi tiết vật liệu sau: phơng pháp thẻ song song, phơng pháp sổ đối chiếu
luân chuyển và phơng pháp sổ số d.
1. Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu
* Sổ theo dõi ở kho hàng:
Thẻ kho (Mẫu số 06-VT) đợc lập cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ
kho sau khi đà đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho, dùng để phản ánh tình hình nhập
xuất tồn kho vật liệu về mặt số lợng.
9


Chuyên đề tốt nghiệp

Thẻ kho
Số thẻ:
Số tờ:
Danh điểm vật t:
Đơn giá hạch toán:
Tên vật t:
Đơn vị tính:
NhÃn hiệu quy cách vật t:
Định mức dự trữ:
Tối đa:
Tối thiểu:
Ngày
tháng

Ngày lập thẻ:
Kho:

Số hiệu chứng từ
Nhập

Xuất

B

Số lợng
Lý do nhập xuất

C

A

Xuất

Tồn

1

D

Nhập

2

3

Chữ ký của

kế toán khi
thu chứng từ
4

* Sổ kế toán chi tiết: tuỳ thuộc vào các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu,
bao gồm:
- Sổ chi tiết thẻ song song
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ số d.
2. Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu
2.1. Phơng pháp thẻ song song:
Theo phơng pháp này, công việc cụ thể tại kho và phòng kế toán nh sau:
* Tại kho: Thủ kho dùng Thẻ kho để phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho
vật liệu về mặt số lợng. Thẻ kho đợc mở cho từng loại vËt t (tõng danh ®iĨm vËt t),
tõng kho do thđ kho ghi. Cơ sở để ghi thẻ kho là các chứng từ nhập xuất, mỗi
chứng từ đợc ghi một dòng trên thẻ kho. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tỉng
céng sè nhËp, xt vËt liƯu, tÝnh ra sè tån trên từng thẻ kho.
* Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu mở Sổ kế toán chi tiết vật liệu
cho từng danh điểm vật t tơng ứng với Thẻ kho mở ở kho. Sổ này có nội dung nh
Thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày, hoặc định kỳ 3 đến 5
ngày, khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất vật liệu do thủ kho chuyển tới, nhân
viên kế toán vật liệu phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào Sổ kế
toán và tính ra số tiền. Sau đó, lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các sổ kế toán
chi tiết vật t có liên quan. Cuối tháng sau khi ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ nhập,
xuất kho vào sổ, kế toán tiến hành cộng sổ và đối chiếu với Thẻ kho. Số lợng vật liệu
10


Chuyên đề tốt nghiệp

tồn kho phản ánh trên sổ kế toán chi tiết phải đợc đối chiếu khớp với số tồn kho ghi
trên thẻ kho tơng ứng. Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải đợc kiểm tra xác minh
và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thật. Để thực hiện kiểm tra đối chiếu giữa kế toán
chi tiết và kế toán tổng hợp, sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho kế toán phải
căn cứ vào sổ kế toán chi tiết vật liệu lập Bảng tổng hợp nhập xuất và tồn kho vật liệu.
Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp phản ánh trên
bảng tính giá vật liệu. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ Thẻ kho, kế toán vật liệu còn mở
đăng ký Thẻ kho, khi giao Thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ.
Sổ kế toán chi tiết vật liệu
Số thẻ:

Số tờ:.

Tên, quy cách vật liệu:
Số danh điểm:
Đơn vị tính:
Chứng từ
SH

Nhập

Xuất

Tồn

Diễn giải

TKĐƯ

Đơn

giá

SL

TT

SL

TT

SL

TT

Ghi
chú

3

NT

1

Kho:

4

5

6

7

8

9

10

11

12

2

Ngày. tháng. năm..
Ngời ghi sổ
(Ký, họ tên)

Kế toán trởng
(Ký, họ tên)

Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu
Tháng .. năm..
Số
danh
điểm

Tên, chủng
loại quy cách

vật liệu

Tồn đầu tháng
SL

TT

Nhập trong tháng
SL

TT

Xuất trong tháng
SL

TT

Tồn cuối tháng
SL

Cộng

Phơng pháp thẻ song song đơn giản, dễ làm song ghi chép còn trùng lặp nên
tốn nhiều công sức do đó không phù hợp trong điều kiện sản xuất có quy mô lớn.
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song:
Phiếu nhập
Thẻ (sổ) KT chi
tiết vật liệu
vật tư

Thẻ kho
Phiếu xuất

11

Bảng tổng hợp
NX-T

Kế toán tỉng hỵp

TT


Chuyên đề tốt nghiệp
Ghi chú:
tháng

Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu

Ghi cuối

2.2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
* Tại kho: công việc cụ thể đợc tiến hành tơng tự nh phơng pháp thẻ song song.
* Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu không mở thẻ kế toán chi tiết vật t mà
mở Sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng thứ (danh
điểm) vật liệu theo từngkho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ
sở tổng hợp các chứng tõ nhËp, xt ph¸t sinh trong th¸ng cđa tõng thø vật liệu,
mỗi thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu số lợng vật liệu trên Sổ

đối chiếu luân chuyển với Thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp.
Sổ đối chiếu luân chuyển
Tháng .. năm..
Số
danh
điểm

Tên vật liệu

Đơn
vị
tính

Đơn
giá

Số d đầu
tháng 1
SL

TT

Luân chuyển tháng 1
Nhập
SL

TT

Xuất
SL

TT

Số d đầu
tháng 2
SL

TT

Cộng

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Ghi hàng ngày

Bảng kê nhập
Sổ đối chiếu luân chuyển

Kế toán tổng hợp

Bảng kê xuất
Quan hệ đối chiếu

Ghi cuối tháng

Với phơng pháp này khối lợng ghi chép có giảm bớt so với phơng pháp thẻ
song song, tuy nhiên việc ghi chép vẫn trùng lặp và công việc dồn về cuối tháng
nên số liệu cung cấp không kịp thời.

2.3. Phơng pháp sổ số d
* Tại kho: Công việc đợc tiến hành nh hai phơng pháp trên. Định kỳ, sau khi
ghi Thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh
theo từng vật liệu quy định. Sau đó, lập Phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kÕ
to¸n kÌm theo c¸c chøng tõ nhËp, xt vËt liệu. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số
lợng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật t vào sổ số d. Sổ số d đợc
kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trớc ngày cuối tháng, kế toán giao
12


Chuyên đề tốt nghiệp

cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán ®Ĩ kiĨm tra
vµ tÝnh thµnh tiỊn.
PhiÕu giao nhËn chøng tõ
Tõ ngày đến ngàytháng năm
Nhóm vật liệu

Số lợng chứng từ

Số hiệu chứng từ

Số tiền

Ngày tháng năm
Ngời giao

Ngời nhận

* Tại phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán vật liệu phải xuống kho để

hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi
nhận đợc chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán),
tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên Phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời,
ghi số tiền vừa tính đợc của từng nhóm vật t (nhập riêng, xuất riêng) vào mỗi bảng
luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật t. Bảng này đợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ,
đợc ghi trên cơ sở các Phiếu giao nhận chứng từ nhËp, xt vËt t. TiÕp ®ã, céng sè
tiỊn nhËp, xt trong tháng và dựa vào số d đầu tháng để tÝnh ra sè d ci th¸ng
cđa tõng nhãm vËt t. Số d này đợc dùng để đối chiếu với cột sè tiỊn trªn Sỉ sè d
(sè liƯu trªn Sỉ sè d do kÕ to¸n vËt liƯu tÝnh b»ng c¸ch lÊy số lợng tồn kho nhân
với giá hạch toán).
sổ số d
Năm:
Kho:
Số
danh
điểm

Tên vật liệu

Đơn
vị tính

Đơn
giá

Định mức
dự trữ

Số d đầu năm
SL

TT

Số d cuối tháng
SL

TT

Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho vật liệu
Tháng năm
Kho:
Nhóm vật
liệu

Tồn kho
đầu tháng

Nhập
Từ ngày
đến ngày

Xuất

Từ ngày
đến ngày

13

Từ ngày
đến ngày

Từ ngày
đến ngày

Tồn kho
cuối tháng


Chuyên đề tốt nghiệp

Phơng pháp sổ số d là một bớc cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán
chi tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phơng pháp này là kết hợp chặt chẽ việc
hạch toán nghiệp vơ cđa thđ kho víi viƯc ghi chÐp cđa phßng kế toán và trên cơ sở
kết hợp đó, ở kho chỉ hạch toán về số lợng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá
rị của vật liệu, xoá bỏ đợc sự trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện
thực hiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm
bảo số liệu kế toán chính xác kịp thời.
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ sè d:
PhiÕu nhËp

PhiÕu giao nhËn chøng tõ nhËp
Sỉ sè d­

ThỴ kho

Bảng luỹ kế N-X-T
Kế toán tổng hợp

Phiếu xuất

Ghi hàng ngày

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Quan hệ đối chiếu

Ghi cuối tháng

V - Tổ chức hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu

Để hạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tån kho kh¸c nãi chung, kÕ
to¸n cã thĨ ¸p dơng phơng pháp kê khai thờng xuyên hoặc phơng pháp kiểm kê
định kỳ. Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của
doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán
cũng nh vào quy định của chế độ kế toán hiện hành. Hàng tồn kho của doanh
nghiệp là tài sản lu động của doanh nghiệp tồn tại dới hình thái vật chất, bao gồm
nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hoá.
Những thứ này có thể do doanh nghiệp mua ngoài hay tự sản xuất và đợc dùng để
phục vụ cho quá trình sản xuất hay thực hiện việc cung cấp lao vụ, dịch vụ hay để
bán.
1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình
hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thờng xuyên, liên tục
trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phơng pháp này đợc sử dụng
phổ biến hiện nay ở nớc ta vì những tiện ích của nó. Tuy nhiên, với những doanh
nghiệp có nhiều chủng loại vật t, hàng hoá có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng,
xuất bán mà áp dụng phơng pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Dầu vậy, phơng
pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp
thời, cập nhật. Theo phơng pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể
xác định đợc lợng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên

vật liệu nói riêng.
1.1. Tài khoản sử dụng
* Tài khoản 152 Nguyên liệu, vật liệu: Tài khoản này đợc dùng để theo dõi
giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các nguyên vật liệu theo gi¸ thùc tÕ, cã thĨ
14


Chuyên đề tốt nghiệp

mở chi tiết theo từng loại, từng nhóm tuỳ theo yêu cầu quản lý và phơng tiện
thanh toán.
Bên Nợ:
- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế biến hoặc
thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, đợc cấp hoặc từ các nguồn khác.
- Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.
Bên Có:
- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê
ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh.
- Chiết khấu mua hàng đợc hởng
- Trị giá nguyên vật liệu trả lại ngời bán hoặc đợc giảm giá
- Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê
D Nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho.
* Tài khoản 151 Hàng mua đi đờng: Tài khoản này dùng theo dõi các loại
nguyên vật liệu, công cụ, hàng hoá.. mà doanh nghiệp đà mua hay chấp nhận mua,
đà thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhng cuối tháng cha về nhập kho (kể cả
số đang gửi kho ngời bán).
Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng.
Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trớc đà nhập kho hay chuyển giao
cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
D Nợ: Giá trị hàng đang đi đờng (đầu và cuối kỳ).

Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản
liên quan khác nh 133, 331, 111, 112
1.2. Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu
1.2.1. Hạch toán tình hình biến động tăng vật liệu đối với doanh nghiệp
tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
Đối với các cơ sở kinh doanh đà có đủ điều kiện để tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ, thuế GTGT đầu vào đợc tách riêng, không ghi vào giá thực tế
của vật liệu. Nh vậy, khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho ngời
bán, phần giá mua cha thuế đợc ghi tăng giá vật liệu, còn phần thuế GTGT đầu
vào đợc ghi vào số đợc khấu trừ.
* Trờng hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về:
Căn cứ vào Hoá đơn mua hàng, Biên ban kiểm nhận và Phiếu nhập kho, kế
toán ghi:
Nợ TK 152 (chi tiết từng loại vật liệu): Giá thực tế vật liệu
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 331, 111, 112, 141: tỉng gi¸ thanh to¸n
15


Chuyên đề tốt nghiệp

Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng giảm giá hàng mua (do mua nhiều, do
hàng kém phẩm chất, sai quy cách, do giao hàng chậm) hay hàng doanh nghiệp
đà mua nay trả lại chủ hàng (nếu có), ghi:
Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả
Nợ TK 111, 112: Số tiền đợc ngời bán trả lại
Nợ TK 138 (1388): Số đợc ngời bán chấp nhận
Có TK 152 (chi tiết từng loại vật liệu): Số giảm giá hàng mua đợc
hởng hay hàng mua trả lại theo giá không có thuế
Có TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào tơng ứng với số giảm giá
đợc hởng hay hàng mua trả lại

Trờng hợp doanh nghiệp đợc hởng chiết khấu khi mua hàng do thanh toán
tiền trớc hạn, kế toán ghi:
Nợ TK 331: Trừ vào số tiền hàng phải trả
Nợ TK 111, 112: Số tiền đợc ngời bán trả lại
Nợ TK 138 (1388): Số đợc ngời bán chấp nhận
Có TK 515: Số chiết khấu thanh toán đợc hởng
Trong trờng hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu không có hoá đơn nhng
có Bảng kê mua hàng hoặc có hoá đơn hợp lệ (hoá đơn thông thờng), doanh
nghiệp đợc khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo một tỉ lệ nhất định tuỳ thuộc vào
những trờng hợp cụ thể.
* Trờng hợp hàng thừa so với hoá đơn
Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cho các bên liên
quan biết để xử lý. Về mặt kế toán, ghi nh sau:
- Nếu nhập toàn bộ:
Nợ TK 152 (chi tiết từng loại vật liệu): Trị giá toàn bộ số hàng (cha có thuế
GTGT)
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT tính theo số hoá đơn
Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn
Có TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa cha có thuế GTGT
Căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:
+ Nếu trả lại cho ngời bán:
Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa đà xử lý
Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá số hàng trả lại
+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (giá cha cã th GTGT)
Nỵ TK 133 (1331): Th GTGT cđa sè hàng thừa
Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thõa
16

Chuyên đề tốt nghiệp

+ Nếu không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:
Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT)
Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân
- Nếu nhập theo số hoá đơn: Ghi nhận số nhập nh trờng hợp bình thờng. Số
thừa coi nh giữ hộ ngời bán và ghi: Nợ TK 002.
Khi xử lý số thừa, ghi: Có TK 002.
Đồng thời, căn cứ cách xử lý cụ thể hạch toán nh sau;
+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:
Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT)
Nợ TK 133 (1331): Th GTGT cđa sè hµng thõa
Cã TK 331 : Tổng giá thanh toán số hàng thừa
+ Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:
Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa (giá cha có thuế GTGT)
Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân
* Trờng hợp hàng thiếu so với hoá đơn
Kế toán chỉ ghi tăng vật liệu theo trị giá hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào
biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán biết và ghi sổ nh sau:
- Khi nhập:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế
GTGT đầu vào
Nợ TK 138 (1381): Trị giá số thiếu (không có thuế GTGT)
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT theo hoá đơn
Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn
- Khi xử lý:
+ Nếu ngời bán giao tiếp số hàng còn thiếu:
Nợ TK 152: Ngời bán giao tiÕp sè thiÕu
Cã TK 138 (1381): Xö lý sè thiÕu
+ Nếu ngời bán không còn hàng:

Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả ngời bán
Có TK 138 (1381): Xử lý sè thiÕu
Cã TK 133 (1331): ThuÕ GTGT cña sè hàng thiếu
+ Nếu cá nhân làm mất phải bồi thờng:
Nợ TK 138 (1388), 334: Cá nhân phải bồi thờng
Có TK 133 (1331): Th GTGT cđa sè hµng thiÕu
Cã TK 138 (1381): Xö lý sè thiÕu
17


Chuyên đề tốt nghiệp

+ Nếu thiếu không xác định đợc nguyên nhân:
Nợ TK 811: Số thiếu không rõ nguyên nhân
Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu
* Trờng hợp hàng kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo nh hợp đồng
Số hàng này có thể giảm giá hoặc trả lại cho ngời bán. Khi xuất kho giao
hàng cho chủ hàng hoặc đợc giảm giá, ghi:
Nợ TK 331, 111, 112
Có TK 152 (chi tiÕt vËt liÖu)
Cã TK 133 (1331): ThuÕ GTGT của số giao trả hoặc giảm giá
* Trờng hợp hàng về cha có hoá đơn
Kế toán lu Phiếu nhập kho vào tập hồ sơ Hàng cha có hoá đơn. Nếu trong
tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng, hoá đơn vẫn cha về
thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán:
Nợ TK 152 (chi tiÕt vËt liƯu)
Cã TK 331
Sang th¸ng sau, khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng
một trong ba cách:
Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thờng.

Cách 2: Ghi chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu
giá tạm tính > giá thực tế) hoặc bằng bút toán thờng (nếu giá thực tế > giá tạm tính)
Cách 3: Dùng bút toán đảo ngợc để xoá bút toán theo giá tạm tính đà ghi, ghi
lại giá thực tế bằng bút toán đúng nh bình thờng.
* Trờng hợp hoá đơn về nhng hàng cha về
Kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ Hàng mua đang đi đờng. Nếu trong
tháng, hàng về thì ghi sổ bình thờng, còn nếu cuối tháng vẫn cha về thì ghi:
Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn (cha có thuế GTGT)
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 111, 112, 141, 331: Tổng giá trị thanh toán
Sang tháng sau, khi hàng về, ghi:
Nợ TK 152: Nếu nhập kho (chi tiết vật liệu)
Nợ TK 621, 627: Xuất cho sản xuất ở phân xởng
Có TK 151: Hàng đi đờng kỳ trớc đà về
* Trờng hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thành sản xuất thực tế
Có TK 154: Vật liệu thuê ngoài gia công hay tự sản xuất nhập kho
* Các trờng hợp tăng vật liệu kh¸c
18


Chuyên đề tốt nghiệp

Ngoài nguồn vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, vật liệu của doanh
nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân khác nh nhận liên doanh, đánh giá tăng,
phát hiện thừa khi kiểm kê Mọi trờng hợp phát sinh làm tăng giá vật liệu đều đợc
ghi Nợ TK 152 theo giá thực tế, đối ứng với các tài khoản thích ứng. Chẳng hạn:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu tăng thêm
Có TK 411: Nhận cấp phát, viện trợ, tặng thởng, nhận vốn góp liên
doanh, vốn cổ phần.

Có TK 412: Đánh giá tăng vật liệu
Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ
Có TK 642: Thừa trong định mức tại kho
Có TK 338 (381): Thừa ngoài định mức chờ xử lý
Cã TK 621, 627, 641, 642, 154, 711: Dïng kh«ng hÕt hc thu håi phÕ
liƯu nhËp kho
Cã TK 222, 128: Nhận lại vốn góp liên doanh
Có TK 241: Nhập kho thiết bị XDCB hoặc thu hồi phế liệu từ XDCB, từ sửa
chữa lớn TSCĐ
1.2.2. Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu trong doanh
nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp.
Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp (những
đơn vị cha thực hiện đầy đủ các điều kiện về sổ sách kế toán, về chứng từ hoặc với
các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc), do phần thuế GTGT đợc tính vào giá thực
tế vật liệu nên khi mua ngoài, kế toán ghi vào TK 152 theo tổng giá thanh toán.
Nợ TK 15 (chi tiÕt vËt liƯu): Gi¸ thùc tÕ vËt liƯu mua ngoài
Có TK 111, 112, 141, 331
Số giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại:
Nợ TK 111, 112, 141, 331
Có TK 152 (chi tiết vật liệu)
Số chiết khấu thanh toán đợc hởng khi mua hàng đợc ghi tăng thu nhập hoạt
động tài chính:
Nợ TK 111, 112, 1388, 331
Có TK 515
Các trờng hợp còn lại cũng đợc hạch toán tơng tự nh đối với các doanh
nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ.
1.3. Hạch toán tình hình biến động giảm nguyên vËt liƯu
VËt liƯu trong doanh nghiƯp gi¶m chđ u do xuất sử dụng cho sản xuất kinh
doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh Mọi trờng hợp
giảm vật liệu đều ghi theo giá thực tế ë bªn Cã cđa TK 152.

* Xt vËt liƯu cho s¶n xuÊt kinh doanh
19


Chuyên đề tốt nghiệp

Căn cứ vào mục đích xuất dùng, kế toán ghi:
Nợ TK 621 (chi tiết đối tợng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực
hiện các lao vụ, dịch vụ
Nợ TK 627 (6272 - Chi tiết phân xởng): Xuất dùng chung cho phân xởng,
bộ phận sản xuất
Nợ TK 641 (6412): Xuất phục vụ cho bán hàng
Nợ TK 642 (6422): Xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 241: Xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ
Có TK 152 (chi tiÕt vËt liƯu): Gi¸ thùc tÕ vËt liƯu xuất dùng
* Xuất vật liệu góp vốn liên doanh
Căn cứ vào giá gốc (giá thực tế) của vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp
đợc liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp sẽ đợc phản ánh vào TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản (nếu giá vốn > giá trị
vốn góp thì ghi Nợ TK 412, nếu giá vốn < giá trị vốn góp thì ghi Có TK 412).
Nợ TK 222: Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn
Nợ TK 128: Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn
Nợ (Có) TK 412: Phần chênh lệch
Có TK 152 (chi tiÕt vËt liƯu): Gi¸ thùc tÕ vËt liƯu xt góp vốn liên
doanh
*Xuất vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến:
Nợ TK 154: Giá thực tế vật liệu xuất chế biÕn
Cã TK 152 (chi tiÕt vËt liƯu): Gi¸ thùc tÕ vËt liƯu xt kho
* Gi¶m vËt liƯu do cho vay tạm thời
Nợ TK 138 (1388): Cho các cá nhân, tập thể vay tạm thời
Nợ TK 136 (1368): Cho vay nội bộ tạm thời

Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu cho vay
* Giảm do các nguyên nhân khác (nhợng bán, trả lơng, trả thởng, biếu, tặng)
Căn cứ vào mục đích sử dụng, kế toán phản ánh gi¸ vèn (gi¸ thùc tÕ) cđa vËt
liƯu xt dïng cho các mục đích:
Nợ TK 632: Nhợng bán, xuất trả lơng, trả thởng, biếu tặng
Nợ TK 412: Phần chênh lệch giảm giá do đánh giá lại
Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu thiếu
* Giảm do phát hiện thiếu, hao hụt khi kiểm kê
Căn cứ vào biên bản về mất mát, hao hụt hàng tồn kho, kế toán phản ánh giá
trị vật liệu mất mát, hao hụt, ghi:
Nỵ TK 138 (1381)
20


Chuyên đề tốt nghiệp

Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá trị thực tế của vật liệu bị hao hụt, mất
Căn cứ vào biên bản xử lý về vật liệu hao hụt, mất mát, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 334: Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thờng
Nợ TK 632: Các khoản hao hụt, mất mát của vật liệu sau khi trừ phần bồi
thờng của tổ chức, cá nhân gây ra
Có TK 138 (1381): Giá trị thực tế của vật liệu bị hao hụt, mất mát

TK 111, 112,
141, 311, 331

TK 152
Tăng do mua ngoài

TK 621

Dxxx

TK 1331

Xuất cho sản xuất sản phẩm

Thuế GTGT được khấu trừ
(Đối với những doanh nghiệp tính thuế
GTGT theo phương pháp khấu trừ)
Tăng do mua ngoài (tổng giá thanh toán)
(Đối với những doanh nghiệp tính thuế
GTGT theo phương pháp trực tiếp)

TK 627, 641, 642
Xuất cho quản lý phân xưởng,
bán hàng, quản lý, XDCB

TK 151

TK 136, 138
Hàng đi đường kỳ trước nhập kho

Cho các cá nhân, tập thể vay

TK 154

TK 154

Vật liệu thuê ngoài gia công, tự SX

Xuất thuê ngoài gia công chế biến

Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
TK 632
TK 411
Nhận cấp phát, tặng thưởng

Xuất biếu tặng

Vốn góp liên doanh

TK 642, 3381

TK 1381
Phát hiện thừa khi kiểm kê

Phát hiện thiếu khi kiểm kê

TK 128, 222

TK 128, 222

Nhận lại vốn góp liên doanh

TK 412

Xuất góp vốn liên doanh

TK 412

21
Đánh giá tăng vật liệu

Đánh giá giảm vật liệu


Chuyên đề tốt nghiệp

2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách thờng
xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, sản phẩm trên
các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu
kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế.
Từ đó, xác định lợng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác
trong kỳ theo công thức:
Giá trị vật liệu
xuất dùng
trong kỳ

=

Giá trị vật
liệu tồn kho
đầu kỳ

+

22

Tổng giá trị vật
liệu tăng thêm
trong kỳ

-

Giá trị vật
liệu tồn kho
cuối kỳ


Chuyên đề tốt nghiệp

Độ chính xác của phơng pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm đợc công sức
ghi chép và thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật
liệu khác nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.
2.1. Tài khoản sử dụng
* TK 611 Mua hàng:
Tiểu khoản 6111 Mua nguyên vật liệu: Dùng để theo dõi tình hình thu mua,
tăng, giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua).
Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng thêm
trong kỳ.
Bên Có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt
trong kỳ và tồn kho cuối kỳ
TK 6111 cuối kỳ không có số d và thờng đợc mở chi tiết theo từng loại
nguyên vật liệu.
* TK 152 Nguyên liệu, vật liệu: Dùng để phản ánh giá thùc tÕ nguyªn vËt
liƯu tån kho, chi tiÕt theo tõng loại.
Bên Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ
Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ.

D Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho.
* TK 151 Hàng mua đang đi trên đờng: Dùng để phản ánh trị giá số hàng
mua (đà thuộc quyền sở hữu của đơn vị) nhng đang đi đờng hay đang gửi tại kho
ngời bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng ngời bán.
Bên Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ
Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ
D Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng.
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản
khác có liên quan nh 133, 331, 111, 112 Các tài khoản này có nội dung và kết
cấu giống nh phơng pháp kê khai thờng xuyên.
2.2. Phơng pháp hạch toán
2.2.1. Hạch toán tình hình biến động vật liệu trong doanh nghiệp tính thuế
GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Quá trình hạch toán vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ đợc tiến hành
theo trình tự sau:
* Đầu kỳ kinh doanh, kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại:
Nợ TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại)
Có TK 152: Nguyên vật liệu tån kho
23


Chuyên đề tốt nghiệp

Có TK 151: Vật liệu đang đi đờng
* Trong kỳ kinh doanh, căn cứ vào các hoá đơn mua hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại): Giá thực tế vật liệu thu mua
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 111, 112, 141, 331…: Tỉng gi¸ thanh to¸n
C¸c nghiƯp vơ làm tăng vật liệu khác trong kỳ:
Nợ TK 611 (6111 - Chi tiết vật liệu): Giá trị vật liệu tăng

Có TK 411: NhËn vèn gãp liªn doanh, nhËn vèn cỉ phần, vốn cấp
phát, tặng thởng
Có TK 311, 336, 338: Tăng do đi vay
Có TK 128: Nhận lại vốn góp liên doanh ngắn hạn
Có TK 222: Nhận lại vốn góp liên doanh dài hạn
Có TK 631, 711: Giá trị phế liệu thu hồi từ sản xuất hay thanh lý TSCĐ
Số giảm giá vật liệu thu mua và vật liệu đà mua trả lại trong kỳ:
Nợ TK 111, 112, 331: Số giảm giá vật liệu thu mua và vật liệu đà mua
trả lại theo tổng giá thanh toán
Có TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào tơng ứng với số giảm giá và
hàng mua trả lại
Có TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại): Trị giá mua không thuế của số
vật liệu đà mua trả lại hay giảm giá hàng mua.
Số chiết khấu thanh toán đợc hởng khi mua hàng đợc ghi tăng thu nhập hoạt
động tài chính:
Nợ TK 111, 112, 331, 1388
Có TK 515
* Cuối kỳ, căn cứ vào Biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho và biên bản xử lý số
mất mát, thiếu hụt:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ
Nợ TK 151: Hàng đang đi đờng cuối kỳ
Nợ TK 138, 334: Số thiếu hụt, mất mát cá nhân phải bồi thờng
Nợ TK 138 (1381): Số thiếu hụt cha rõ nguyên nhân chờ xử lý
Nợ TK 632: Số thiếu trong định mức
Có TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại): Trị giá vật liệu tồn kho, đang
đi đờng cuối kỳ và thiếu hụt trong kỳ.
Giá trị nguyên vật liệu tính vào chi phí sản xuất đợc xác định bằng cách lấy
tổng số phát sinh bên Nợ TK 6111 trừ đi số phát sinh bên Có (bao gồm số tån cuèi
24

Chuyên đề tốt nghiệp

kỳ, số mất mát, số trả lại, số giảm giá hàng mua) rồi phân bổ cho các đối tợng sử
dụng (theo mục đích sử dụng hoặc tỷ lệ định mức)
Nợ TK 621, 627, 641, 642
Có TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại)
2.2.1. Hạch toán tình hình biÕn ®éng vËt liƯu trong doanh nghiƯp tÝnh th
GTGT theo phơng pháp trực tiếp
Với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp, trong giá thực
tế vật liệu mua vào gồm cả thuế GTGT đầu vào, cụ thể:
Nợ TK 611 (6111 - Chi tiết từng loại): Giá thực tế vËt liƯu mua ngoµi
TK 6111
TK 151, 152
TK 151,Cã TK 111, 112, 311, 331: Tổng giá thanh toán
152
Các khoản giảmtrị vật liệu tồn đầu kỳ
có):
K/c giá giá hàng mua và hàng mua trả lại (nếuliệu tồn cuối kỳ
K/c giá trị vật
Nợ TK 111, 112, 331…
Cã TK 611 (6111 - Chi tiÕt vật liệu)
TK 111, 112,
Các nghiệp vụ khác phát sinh tại thời điểm đầu kỳ, trong kỳ, TK 111, 112, 331
cuối kỳ hạch
141, 311, 331 doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ để tính thuế GTGT.
toán tơng tự nh
Giảm
Giá dự phòng giảm trong kỳ
3. Kế toán trị vật liệu mua vàogiá nguyên vật liệu giá được hưởng và

giá trị
Cuối kỳ kế toán năm, khi TK 1331
giá thị trờng của nguyênhàng liệu nhỏ hơn giá gốc
vật mua trả lại
thì phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Số dự phòng đợc lập là chênh lệch
giữa giá gốc hơnGTGT được khấu trừvật liệu.
Thuế giá thị trờng của

Trờng hợp những doanhphòng tính thuế ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn
khoản dự nghiệp phải lập
(Đối với
khoản dự phòng theo phương pháp khấu trừ) kế toán năm trớc thì số chênhTK 621
lệch lớn
GTGT giảm giá đà lập ở cuối kỳ
hơn đợc lập thêm:
Giá trị vật liệu mua vào trong kỳ

Xuất cho sản xuất sản phẩm

Nợ TK 632: Số chênh lệch
(Đối với những doanh nghiệp tính thuế
Có TK 159
GTGT theo phương pháp trực tiếp)
Trong trờng hợp ngợc lại thì số chênh lệch nhỏ hơn đợc hoàn nhập.

TK 627, 641, 642

TK 411

Xuất cho quản lý phân xưởng,

Nhận cấp phát, tặng thưởng
Vốn góp liên doanh

bán hàng, quản lý, XDCB

Nhận lại vốn góp liên doanh

Xuất thuê ngoài gia công chế biến

Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
TK 154
TK 128, 222
DĐK

TK 128, 222

TK 631

Xuất góp vốn liên doanh

Giá trị phế liệu thu hồi từ SX

TK 336, 338

TK 1381
Giá trị vËt liƯu ®i vay

25

Sè vËt liƯu thiÕu hơt