tổ chức hạch toán kế toán trong doanh ngiệp

Đề cương môn : tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp
Chương 1: những vẫn đề cơ bản của tổ chức bộ máy kế toán
* Hệ thống thông tin kế toán:
Dữ liệu KT
- > hệ thống thông tin KT
- >
(chứng từ, sổ sách) ( bao gồm con người, thiết bị , máy móc)
* Vai trò của hệ thống thông tin trong QLDN:
Các bộ phận chức năng

Thông tin kế toán
( B/c kế toán)

Các hệ thống thông tin chuyên chức năng <-> hệ thống thông tin KT
* Khái niệm tổ chức hạch toán: Là việc thiết lập mối quan hệ giữa đối tượng kế toán và phương
pháp hạch toán để ban hành chế đọ kế toán và tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong đơn vị
hạch toán.
* Nội dung tổ chức hạch toán – kế toán:
- Thiết lập chế độ kế toán: là việc xây dựng hành lang pháp lý để tổ chức hạch toán và quy định
các phương pháp để tạo nên chức năng của kế toán.
- Chế độ kế toán bao gồm:
+ Luật kế toán.
+ Chuẩn mực kế toán.
+ Chế độ kế toán.
- tổ chức hạch toán trong các đơn vị:
+ Thiết lập mô hình bộ máy kế toán.
+ tổ chức thu nhận thông tin khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh,
+ Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin.
+ tổ chức cung cấp thông tin.
* Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán:
- Tổ chức các giai đoạn của quá trình hạch toán.

- Tổ chức các phân hành kế toán.( phân hành tiền mặt; công nợ).
- Tồ chức bộ máy kế toán ( 3 tổ chức: tập trung, phân tán, kết hợp)
* Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán:
a. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung:
Kế toán trưởng

Bộ phận Bộ phận Bộ phận
Bộ phận
TC
KT NVL KT TSCĐ KT tiền
Và CCDC
Lương + BH

Bộ phận
Kt cp sx
giá thành

Nhân viên Kt đơn vị phụ thuộc
-> ưu điểm:

Bộ phận bộ phận
Kt TT KT tổng
hợp

Bộ phận
KT kiểm toán


+ Đảm bảo sự tập trung và thống nhất trong công tác hạch toán.
+ Chuyên môn hóa cán bộ, giảm nhẹ biên chế.

+ Tạo điều kiện ứng dụng các phương tiện tính toán hiện đại có hiệu quả.
-> nhược điêm:
+ Nếu các đơn vị phụ thuộc hoặc các bộ phận ở rải rác trên nhiều địa bàn sẽ ảnh hưởng đến tính
kịp thời của thông tin.
-> điều kiện áp dụng:
+ Phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa địa bàn hoạt động tập trung.
+ hoặc các doanh nghiệp lớn được trang bị phương tiện xử lý thông tin hiện đại.
b. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán:
Kế toán trưởng

Bộ phận
TC

Bộ phận
KT đơn vị
trung tâm

bộ phận
Kt tổng hợp số liệu
trực thuộc

Bộ phận
tổng hợp kiểm tra KT

đơn vị phụ thuộc
(trưởng phòng, trưởng ban KT)

Bộ phận KT
Bộ phận KT VT và TSCĐ
Bộ phận KT CPSX

Bộ phận KT tiền
tiền và TT
lương
-> ưu điểm:
+ tạo sự chủ động cho các đơn vị cơ sở trong hoạt động kinh doanh theo cơ chế thu nộp theo
quy định.
+ Đảm bảo tính kịp thời của thông tin.
+ Giảm bớt sự cồng kềnh của bộ máy kế toán cấp trên.
-> Nhược điểm:
Hạn chế sự lãnh đạo của kế toán trưởng trong công tác kế toán của đơn vị cơ sở.
c. Mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
CHƯƠNG 2: Tổ chức hạch toán ban đầu:
1. Khái niêm hạch toán ban đầu: là việc tổ chức, vận dụng phương pháp chứng từ trong việc ghi
chép kế toán để ban hành chế độ chứng từ và vận dụng chế độ chứn từ trong các đơn vị kế toán.
* Chế độ chứng từ gồm:
- Quy định về hệ thống biểu mẫu chứng từ.
- Quy định về luân chuyển chứng từ.
- Quy định về phương pháp lập chứng từ.
- Quy định về sử dụng quản lý phát hành, biểu mẫu chứng từ.
* yêu cầu chủ yếu tổ chức hạch toán ban đầu:


Quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại nghiệp vụ
kinh tế phát sinh. Quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin.
2. ý nghĩa của việc tổ chức hạch toán ban đầu:
- Về mặt quản lý: chứng từ ban đầu nó cung cấp các thông tin cần thiết để đưa ra quyết định
kinh tế.
- Đối với công tác kế toán: chứng từ kế toán ban đầu là chứng từ giai đoạn đầu tiên để ghi sổ và
lập báo cáo kế toán.
- về mặt pháp lý: chứng từ kế toán ban đầu là căn cứ khi có thanh tra kiểm tra.

3. Nội dung tổ chức hạch toán ban đầu:
a. lựa chọn số lượng và só loại chứng từ:
* yêu cầu của việc lựa chọn:
- Chứng từ phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản và yếu tố bổ sung: số chứng từ, ngày tháng ghi sổ,
tỷ giá giao dịch, tỷ giá ngoại tệ.
- Chứng từ phải thể hiện được các thông tin cần thiết.
- Chứng từ phải được dựa trên biểu mẫu do nhà nước ban hành.
- Chứng từ sử dụng phải phù hợp với điều kiện của từng doanh nghiệp.
* Nội dung lựa chọn:
- Các nghiệp vụ kinh tế thông thường thì căn cứ vào chế độ chứng từ lựa chọn tên, nội dung,
hình thức chứng từ.
- Đối với những nghiệp vụ kinh tế đặc thù thì DN thiết kế mẫu chứng từ, thông báo với cơ quan
quản lý và in chứng từ.
- Đối với chứng từ kế toán tổng hợp thì căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản lý để đặt tên và
thiết kế nội dung hình thức để in.
- Chỉ sử dụng các chứng từ hưỡng dẫn khi thấy thật cần thiết. ví dụ: nghiệp vụ bán hàng đơn
thuế GTGT.
b. lập hoặc tiếp nhận chứng từ
* Tiếp nhận chứng từ:
KT phải qua kiểm tra -> hạch toán ghi sổ.
* Đối với chứng từu doanh nghiệp lập:
- Sử dụng chứng từ phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Phát sinh đầy đủ thông tin kinh tế.
c. tổ chức kiểm tra chứng từ:
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý
- Kiểm tra các chỉ tiêu hiện vật, giá trị
- kiểm tra các tính toán trên chứng từ.
4. Tổ chức hạch toán ban đầu trên 1 số chứng từ chủ yếu.
a. tổ chức từ tiền mặt:
- các nghiệp vụ: thu tiền và chi tiền mặt

- các chứng từ sử dụng: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền và bảng kê ………
* tổ chức luân chuyển chứng từ thu tiền mặt:
- Chứng từ nguồn gồm: hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng; phiếu nhập kho; giấy báo có của
ngân hàng.
- Chứng từ thực hiện
Chương trình luân chuyển chứng từ:
B1: người nộp tiền đề nghị nộp tiền.
B2: thủ trưởng đơn vị, KT trưởng ký duyệt giấy đề nghị


B3: Kế toán thanh toán lập phiếu chi.
B4: Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu đã duyệt để thu tiền.
B5: Kế toán định khoản trên phiếu thu, ghi sổ kế toán.
B6: Kế toán bảo quản và lưu trữ chứng từ.
B7:
b. lập và luân chuyển chứng từ hàng tồn kho.
- các nghiệp vụ: Nhập hàng – xuất hàng.
- Các chứng từ sử dụng: phiếu nhập – phiếu xuất.
* Lập và luân chuyển nhập hàng tồn kho:
Chứng từ sử dụng: chứng từ nguồn:
- Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng.
- Hợp đồng với nhà cung cấp.
- Biên bản kiểm kê.
Chương trình luân chuyển chứng từ:
B1; cầu nhập kho (người giao hàng yêu )
B2: Kiểm nghiệm (ban kiểm nghiệm)
B3: Lập phiếu và ký (phòng cung cấp).
B4: Nhận phiếu và nhập kho (Thủ kho)
B5: Kiểm tra phiếu ghi đơn giá (kế toán hàng tồn kho).
B6: bảo quản.

TH: không qua nhập kho:
B1; yêu cầu nhập kho.
B2: Kiểm nghiệm
B3: lập biển bản kiểm, nhận và ký.
B4: Nhận biên bản và ghi sổ kế toán
B5: Bảo quản vè lưu giữ.
* Lập và luân chuyển xuất hàng tồn kho
- Chứng từ nguồn: Lệnh xuất, kế hoạch xuất, hợp đồng cung cấp dịch vụ hàng hóa.
Chương trình luân chuyển chứng từ:
B1: yêu cầu xuất kho.
B2: Ký duyệt yêu cầu.
B3: Lập phiếu xuất.
B4: Xuất kho, ký phiếu, ghi thẻ kho.
B5: Định khoản gi sổ chi tiết và tổng hợp.
B6: Bảo quản và lưu giữ.
Chương IV: Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán.
1. Những vẫn đề chung về tổ chức sổ kế toán:
a, Sổ kế toán và hình thức sổ kế toán:
- Sổ kế toán là các tờ sổ có kết cấu khoa học và hợp lý.
- Hình thức sổ kế toán: là hệ thống các loại sổ có chức năng ghi chép và kết cấu khác nhau
nhưng được liên kết với nhau (có 4 hình thức ghi sổ) + 1 kế toán trên máy.
Các hình thức kế toán
Căn cứ để chọn lựa
- Nhật ký sổ cái.
- Đặc điểm, quy mô hoạt động.
- Nhật ký chung.
- Trình độ yêu cầu của cán bộ quản lý, kế toán.
- Nhật ký ghi sổ.
- Phương tiện vật chất
- Nhật ký chứng từ.

- Trên máy vi tính
b, Các loại sổ kế toán:
* Sổ nhật ký:
- Dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, kết hợp quan hệ đối
ứng tài khoản.
- Đặc trưng cơ bản:
+ Thể hiện được tính thời gia của thông tin.
+ Chỉ phản ánh sự biến động của các đối tượng ( không p/a số dư đầu và dư cuối).
+ Có tính chất sao chép chứng từ 1 cách có hệ thống.
* Sổ cái:
- Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đối tượng, được mở sổ cho tài khoản
tổng hợp.
- Đặc trưng cơ bản:
+ Sổ được mở cho 1 tài khoản.
+ Có tính chất phân loại theo đối tượng thông tin.
+ phản ánh cả tình hình biến động và số dư đâu, cuối.
+ Được ghi chép định kỳ, không ghi nhật ký.
* Sổ chi tiết:
- Dùng để ghi chép kế toán chi tiết
- Cụ thể hóa các chi tiêu kế toán tài chính tổng hợp, phục vụ yêu cầu quản lý nội bộ của đơn vị.
- Minh chứng và giải thích cho phần kế toán tổng hợp.
2. Tổ chức sổ kế toán theo các hình thức
a. hình thức nhật ký – sổ cái.
* điều kiện vận dụng:
- DN có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ phát sinh.
- Trình độ kế toán thấp, số lượng ít.
* Đặc điểm:
- Kết hợp ghi sổ theo trình tư thời gian bà theo hệ thống để phản ánh lên sổ NK – SC.

- Tách rời hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết.
- Cuối kỳ không cần lập bảng
* Hưỡng dẫn ghi sổ kt
1. Hàng ngày: kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi
Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng
hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái.
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi,
phiếu xuất, phiếu nhập…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật
ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
2. Cuối tháng: sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật
ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở
phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng
phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra
số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số
phát sinh trong tháng (trong quý) kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản
trên Nhật ký - Sổ Cái.


* mẫu sổ:
Doanh nghiệp :
………………………

Nga
øy

Chứng
từ

thá So
ng
á
ghi hie
sổ äu

Nga
øy

So
á
Diển giải

thá
ng

ph
át
sin
h

Số dư đầu
năm :
Số phát
sinh tháng 1

NHẬT KÝ SỔ CÁI .
Năm
………
………

Số
hiệu
TK
TK
Số
111
thư
C
N
đối
ù
o
ợ
ứng
tự
ù
C
N o dò
ợ ù
ng

TK
112
C
N
o
ợ
ù

TK

…
Nợ

C
ó


Cộng phát sinh
tháng
Số dư cuối tháng
Cộng lũy kế từ
đầu năm
b. Hình thức nhật ký chung:
* Điều kiện vận dụng:
- Áp dụn cho tất cả dn nhỏ, vừa lớn.
- Trình độ quản lý, kế toán ở mức độ khá.
* Đặc điểm :
- Tách rời việc ghi sổ theo thời gian và ghi sổ theo phân loại nghiệp vụ KT phát sinh vào 2 loại
sổ: Sổ nhật ký chung và sổ cái.
- Tách rời việc ghi chép tổng hợp và ghi sổ chi tiết.
- Cuối tháng lập bảng cân đối tài khoản.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Hàng ngày: Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi
nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung
để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết
thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế

toán
chi
tiết
liên
quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được
dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3,
5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký
đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng
lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
+ Cuối tháng, cuối quý, cuối năm:
Cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được
lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh
phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật
ký chung và các sổ N
c. Hình thức chứng từ ghi sổ: theo lập cuối tháng
* điều kiện áp dụng:
- Áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp.
- áp dụng cho trình độ kế toán ở mức độ khá.
- áp dụng phù hợp cho cả 2 hình thức máy, thủ công.
* Đặc điểm:
- Tách rời việc ghi sổ theo thời gian và phân loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Căn cứ vào chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ ( ưu tiên các TK về thanh toán).
- Căn cứ vào chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc để vào sổ cái các Tài khoản.
* Trình tự ghi sổ