Huong dan so 22 lap luu tru ho sodoc

Hướng dẫn số 22-HD/VPTW, ngày 6/11/2009 của Văn phòng Trung
ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của
các cơ quan, tổ chức đảng các cấp
Thực hiện Quy định số 210-QĐ/TW, ngày 6-3-2009 của Ban Bí thư Trung
ương Đảng (khoá X) về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trên cơ sở
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 8-4-2004 của Chính phủ về công tác văn
thư, Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức đảng các cấp như sau:
A- HƯỚNG DẪN CHUNG
I- PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
1. Văn bản này hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ
hiện hành đối với văn bản, tài liệu có giá trị của Đảng (bao gồm tài liệu giấy,
phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình, phim điện ảnh, micrôphim...) hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng các cấp; được áp dụng
đối với các cơ quan, tổ chức đảng từ Trung ương đến cơ sở (sau đây từ “cơ
quan, tổ chức đảng'' được gọi chung là “cơ quan đảng”).
2. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử của Đảng không thuộc
phạm vi Hướng dẫn này.
II- GIẢI THÍCH TỪ NGỮ
Trong Hướng dẫn này, những từ ngữ dưới đây được hiểu thống nhất như
sau:
1. “Hồ sơ'' là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn
đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm
chung như tên loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản, thời gian hoặc những
đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc
phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc của một cá
nhân.
2. “Lập hồ sơ'' là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên
tắc, trình tự và phương pháp nhất định.
3. “Danh mục hồ sơ'' là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong

năm văn thư hoặc trong một nhiệm kỳ hoạt động của một cấp uỷ, cơ quan đảng

1


kèm theo ký hiệu và số hồ sơ, thời hạn bảo quản của từng hồ sơ và được xây
dựng theo những nguyên tắc, trình tự và phương pháp nhất định.
4. “Đơn vị bảo quản'' là đơn vị lưu trữ dùng để thống kê và tra tìm tài liệu
trong lưu trữ. Một hồ sơ nếu có ít văn bản, tài liệu thì hồ sơ ấy là một đơn vị bảo
quản. Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu được chia thành nhiều tập thì mỗi
tập trong hồ sơ ấy là một đơn vị bảo quản.
5. ''Tiêu đề hồ sơ'' là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác giới thiệu thành
phần và nội dung tài liệu của hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần phản ánh đủ, đúng các
yếu tố, tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu có trong hồ sơ.
6. “Mục lục văn bản, tài liệu'' là bản kê có hệ thống các văn bản, tài liệu
và vị trí sắp xếp của chúng trong hồ sơ.
7. ''Chứng từ kết thúc'' là bản ghi số lượng các trang, đặc điểm và tình
trạng vật lý của các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ hoặc trong đơn vị bảo quản.
8. “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' là bản kê có hệ thống tên các hồ sơ
(đơn vị bảo quản) và những thông tin chỉ dẫn cần thiết khác của một khối hồ sơ,
tài liệu của cơ quan, đơn vị, cá nhân nộp lưu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.
9. “Lưu trữ hiện hành của cơ quan đảng'' là hình thức lưu trữ hồ sơ, tài
liệu của cơ quan đảng trong thời gian hiện hành theo quy định của Trung ương
và giao nộp vào lưu trữ cấp uỷ cùng cấp khi hết hiệu lực hiện hành.
III- YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỒ SƠ VÀ LẬP HỒ SƠ
1. Hồ sơ lập ra phải phản ánh đầy đủ, đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan đảng hoặc của các đơn vị trong cơ quan đó được quy định tại Điều lệ Đảng
và các quy định khác của Trung ương Đảng.
2. Văn bản, tài liệu thu thập đưa vào hồ sơ phải liên quan chặt chẽ với
nhau và phản ánh đủ, đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự

giải quyết công việc.
3. Văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải là bản chính hoặc bản sao có giá trị
như bản chính và có thời hạn bảo quản tương đối đồng đều.
B- LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH
I. MỞ HỒ SƠ
1. Mở hồ sơ hiện hành theo danh mục hồ sơ
1.1. Sử dụng danh mục hồ sơ để mở hồ sơ

2


Khi cơ quan (đơn vị) đã xây dựng được bản danh mục hồ sơ, cán bộ văn
thư có trách nhiệm nhân sao danh mục hồ sơ gửi các đơn vị trong cơ quan để
cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ (theo tiêu đề hồ sơ dự
kiến trong danh mục hồ sơ) làm căn cứ xác định những hồ sơ, nhóm hồ sơ nào
mà cá nhân phải lập.
- Vào đầu năm hoặc đầu nhiệm kỳ, văn thư cơ quan (đơn vị) căn cứ danh
mục hồ sơ để chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề hồ sơ giao cho đơn vị
hoặc cán bộ, chuyên viên, nhân viên có trách nhiệm lập.
- Cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ, bìa hồ sơ đã có
để mở hồ sơ (hình thành hồ sơ).
1.2. Lưu ý khi sử dụng danh mục hồ sơ để mở hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ dự kiến sẽ lập nên khó có thể
chính xác tuyệt đối. Vì vậy, những hồ sơ không dự kiến mở nhưng có lập thì bổ
sung hồ sơ đó vào danh mục hồ sơ, ngược lại, những hồ sơ dự kiến mở nhưng
thực tế không lập thì phải ghi vào cột ghi chú của danh mục hồ sơ: ''Không hình
thành hồ sơ''.
(Mẫu danh mục hồ sơ xem Phụ lục số 1).
2. Mở hồ sơ hiện hành khi chưa có danh mục hồ sơ
Khi chưa có danh mục hồ sơ, cán bộ, chuyên viên, nhân viên phải mở hồ

sơ hiện hành trên cơ sở nắm vững nội dung tài liệu và vận dụng các đặc trưng
chủ yếu để hình thành các hồ sơ cụ thể. Cách vận dụng các đặc trưng của văn
bản để mở hồ sơ như sau:
- Đặc trưng vấn đề: Văn bản, tài liệu có tên gọi khác nhau của nhiều cơ
quan, tổ chức khác nhau nhưng nội dung của những văn bản, tài liệu ấy phản
ánh về một vấn đề, vụ việc, sự việc trong một khoảng thời gian nhất định có thể
lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ đại hội, hội
nghị, hồ sơ chuyên đề, vấn đề, vụ việc.
Ví dụ: Hồ sơ về việc sơ kết ba năm (2003-2005) thực hiện Nghị quyết Hội
nghị lần thứ bảy Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khoá IX ''về phát huy sức
mạnh đại đoàn kết toàn dân tộc vì dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân
chủ, văn minh''.
- Đặc trưng tên gọi (tên loại văn bản): Là tên gọi của thể loại văn bản
như: nghị quyết, chỉ thị, thông tri... Những văn bản có cùng tên gọi của cùng
3


một tác giả trong khoảng thời gian nhất định (quý, nửa năm, cả năm, một nhiệm
kỳ) có thể lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ các
tập lưu văn bản ban hành của cơ quan đảng.
Ví dụ: Báo cáo tháng của Ban Tổ chức Trung ương, năm 2004.
- Đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan ban hành văn bản. Các văn bản có
tên gọi khác nhau, nội dung khác nhau của cùng một tác giả, có thể lập một hồ
sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ đối với văn bản, tài liệu
của các cơ quan khác gửi đến.
Ví dụ: nghị quyết, chỉ thị, báo cáo, công văn... của Đảng ủy Khối các cơ
quan Trung ương, năm 2008.
- Đặc trưng cơ quan giao dịch: Văn bản, tài liệu của cơ quan này giao
dịch với cơ quan khác trong khoảng thời gian nhất định về một vấn đề cụ thể có
thể lập một hồ sơ.

Ví dụ: Văn bản, tài liệu trao đổi giữa Văn phòng Trung ương Đảng với
Văn phòng Thành uỷ Đà Nẵng về việc mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng
cấp uỷ, tháng 5-2008.
- Đặc trưng địa dư: Địa dư là phạm vi của các đơn vị hành chính như
tỉnh, thành phố, huyện, quận, xã, phường... hoặc phạm vi chỉ chung cho các
vùng, miền, khu vực... Những văn bản, tài liệu có tên loại giống nhau, được các
cơ quan, tổ chức, đơn vị giới hạn bởi một phạm vi địa dư, sản sinh trong một
khoảng thời gian nhất định, có thể lập một hồ sơ.
Ví dụ: Báo cáo của Ban Dân vận Tỉnh uỷ về tình hình thực hiện Quy chế
dân chủ ở cơ sở ở các huyện miền núi tỉnh Thanh Hoá năm 2006.
- Đặc trưng thời gian: Là thời gian giới hạn năm, tháng của vấn đề, sự
kiện, vụ việc mà nội dung văn bản đề cập đến hoặc thời gian ban hành văn bản.
Đặc trưng thời gian luôn được vận dụng kết hợp với các đặc trưng chủ
yếu khác để lập hồ sơ.
Ví dụ 1: Báo cáo sơ kết công tác sáu tháng đầu năm 2008 của các ban,
đảng uỷ trực thuộc Thành uỷ Hà Nội.
Ví dụ 2: Chỉ thị, nghị quyết của Tỉnh uỷ Nghệ An năm 2005.
II- THU THẬP, CẬP NHẬT VĂN BẢN, TÀI LIỆU ĐƯA VÀO HỒ SƠ
VÀ SẮP XẾP VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ
1. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ
4


- Trong quá trình theo dõi giải quyết công việc, cán bộ, chuyên viên, nhân
viên thu thập, cập nhật đủ, đúng văn bản, tài liệu liên quan (kể cả văn bản, tài
liệu phụ lục đính kèm) đưa vào hồ sơ tương ứng như tiêu đề dự kiến ghi trên bìa
hồ sơ.
- Thu thập đủ văn bản, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan diễn ra
bên ngoài trụ sở cơ quan để đưa vào hồ sơ (ví dụ: các bài phát biểu, tham luận,
các băng đĩa ghi âm, ghi hình... của lãnh đạo, cán bộ cơ quan tại các diễn đàn đại

hội, hội nghi, bội thảo, lễ khởi công... được thực hiện tại các cơ quan, tổ chức,
địa phương khác).
- Khi thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải kiểm tra để
đưa ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ khác, hoặc những tài liệu,
văn bản hết giá trị.
2. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ
2.1. Phần chia hồ sơ thành các tập (đơn vị bảo quản)
Nếu khối lượng văn bản, tài liệu trong một hồ sơ khá lớn (quá 200 trang)
thì chứa hồ sơ đó thành nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản. Phải căn cứ
vào tác giả, nội dung, giá trị tài liệu, vấn đề, thời gian, số lượng trang tài liệu...
của hồ sơ để phân chia hợp lý các tập (đơn vị bảo quản) trong hồ sơ đó. Mỗi tập
(đơn vị bảo quản) trong hồ sơ đủ yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập.
Ví dụ: Hồ sơ về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 06-CT/TW, ngày 7-32006 của Bộ Chính trị về tổ chức cuộc vận động ''Học tập và làm theo tấm
gương đạo đức Hồ Chí Minh'' tại quận Hoàn Kiếm. Năm 2006-2008.
Căn cứ nội dung khối lượng tài liệu, hồ sơ đó có thể phân chia tài liệu của
hồ sơ trên thành các tập (đơn vị bảo quản) như sau:
Tập 1. Chỉ thị, kế hoạch, thông báo, hướng dẫn, báo cáo… của Bộ Chính
trị, Thành uỷ Hà Nội và các ban của Thành uỷ. Năm 2006-2008.
Tập 2. Quyết định, kế hoạch, thông báo, hướng dẫn, báo cáo... của Quận
uỷ Hoàn Kiếm, các ban của Quận uỷ. Năm 2006-2008.
Tập 3. Quyết đinh, kế hoạch, thông báo, hướng dẫn, báo cáo... của các
Đảng uỷ trực thuộc Quận uỷ Hoàn Kiếm. Năm 2006-2008.
Phía trên tiêu đề từng tập (đơn vị bảo quản) phải ghi đủ, đúng tiêu đề hồ
sơ.

5


Ví dụ: Hồ sơ về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 06-CT/TW, ngày 7-32006 của Bộ Chính trị về tổ chức cuộc vận động ''Học tập và làm theo tấm
gương đạo đức Hồ Chí Minh'' tại quận Hoàn Kiếm. Năm 2006-2008.

Tập 4. Quyết định, kế hoạch, thông báo, hướng dẫn, báo cáo... của các
Đảng uỷ trực thuộc Quận uỷ Hoàn Kiếm. Năm 2006-2008.
2.2. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản
(Sau đây từ ghép “hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản'' được viết tắt: “hồ sơ
(đvbq)”).
Trong quá trình thu thập, cập nhật đủ, đúng văn bản, tài liệu đến lúc kết
thúc hồ sơ phải tiến hành sắp xếp những văn bản, tài liệu ấy trong hồ sơ hoặc
trong đơn vị bảo quản (nếu hồ sơ chia thành nhiều đơn vị bảo quản) nhằm cố
định trật tự văn bản, tài liệu để bảo đảm mối liên hệ về nội dung của vấn đề, sự
việc... có trong hồ sơ (đvbq) theo sáu cách sau:
2.2.1. Sắp xếp theo số văn bản
Nếu trong hồ sơ (đvbq) chỉ có một loại văn bản như nghị quyết, chỉ thị...
của cùng một tác giả ban hành thì sắp xếp theo thứ tự số văn bản ban hành số
nhỏ xếp trên, số lớn xếp dưới. Cách này thường được vận dụng để sắp xếp các
tập lưu văn bản đi của cơ quan ban hành.
2.2.2. Sắp xếp theo ngày tháng ban hành văn bản
Nếu trong hồ sơ (đvbq) chỉ có một loại văn bản như chỉ thị, quyết định...
của một cơ quan khác gửi đến thì văn bản nào có ngày tháng ban hành sớm xếp
trên, văn bản nào có ngày tháng ban hành muộn xếp dưới. Cách này thường
được vận dụng để sắp xếp văn bản trong các hồ sơ (đvbq) được lập theo đặc
trưng tác giả.
2.2.3. Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc
Văn bản, tài liệu nào có nội dung về khởi đầu vấn đề, vụ việc cần giải
quyết được xếp đầu tiên, tiếp đến văn bản, tài liệu nào giải quyết trước xếp trên,
giải quyết sau xếp dưới kết thúc hồ sơ là văn bản, tài liệu tổng kết hoặc kết thúc
vấn đề, vụ việc. Cách này thường được vận dụng để sắp xếp văn bản tài liệu
trong các hồ sơ (đvbq) được lập theo đặc trưng vấn đề.
2.2.4. Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản
Nếu mỗi loại văn bản có số lượng ít thì phải ghép nhiều thể loại văn bản
của cùng cơ quan ban hành thành một hồ sơ (đvbq). Trong hồ sơ (đvbq) các văn

6


bản được sắp xếp theo mức độ quan trọng của từng thể loại văn bản (ví dụ: thể
loại nghị quyết xếp trên, chỉ thị xếp dưới). Trong mỗi loại văn bản tiếp tục sắp
xếp theo thứ tự ngày tháng ban hành chúng (mức độ quan trọng văn bản của
Đảng được quy định tại Điều 4 ''Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và
thể thức văn bản của Đảng” ban hành kèm theo Quyết định số 31-QĐ/TW, ngày
1-10-1997 của Bộ Chính trị (Khóa VIII).
2.2.5. Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tác giả văn bản
Nếu trong một hồ sơ gồm văn bản, tài liệu của nhiều cơ quan thì văn bản,
tài liệu của cơ quan cấp trên xếp trên, văn bản tài liệu của cơ quan cấp dưới
xếp dưới; nếu văn bản, tài liệu của các cơ quan cùng cấp thì xếp theo thứ tự các
cơ quan: đảng, chính quyền, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề
nghiệp, tổ chức xã hội...; trong từng cơ quan, văn bản tài liệu sắp xếp theo thứ tự
ngày tháng ban hành.
2.2.6. Sắp xếp tên theo vần chữ cái tiếng Việt
Nếu hồ sơ (đvbq) có văn bản, tài liệu cùng loại của nhiều cơ quan địa
phương cùng cấp, hoặc của nhiều cá nhân thể những văn bản, tài liệu đó được
sắp xếp thứ tự tên các cơ quan địa phương, hoặc tên cá nhân theo vần chữ cái
tiếng Việt A, B, C. ..
2.3. Một số điểm cần lưu ý khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ
(đvbq)
- Nếu trong hồ sơ (đvbq) có tài liệu phim, ảnh... thì cho vào phong bì để
bảo quản riêng (cần ghi rõ trong chứng từ kết thúc hồ sơ (đvbq) địa chỉ bảo quản
và các ký hiệu tra tìm).
- Trong một hồ sơ (đvbq) mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ lưu một bản có
tình trạng vật lý tốt nhất. Phải chọn bản chính để lưu, trường hợp không có bản
chính thì chọn bản sao để lưu thay thế. Nếu có tư liệu (sách, báo, tạp chí...) đính
kèm văn bản, tài liệu thì những tư liệu ấy cũng được sắp xếp vào hồ sơ (đvbq).

- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hằng năm xếp vào năm mà nội
dung văn bản đó đề cập đến.
Ví dụ 1: Chương trình công tác năm 2006 của Văn phòng Tỉnh uỷ Yên
Bái được ban hành vào 18-12-2005 vẫn được xếp vào năm 2006.
Ví dụ 2. Báo cáo tổng kết công tác năm 2005 của Ban Dân vận Trung
ương ban hành ngày 20-1-2006 vẫn được xếp vào năm 2005.
7


- Chương trình, kế hoạch, công tác nhiều năm xếp vào năm đầu; báo cáo
tổng kết công tác nhiều năm xếp vào năm cuối,
Ví dụ 1: Chương trình ứng dụng công nghệ thông tin 5 năm (2005-2010)
của Văn phòng Trung ương Đảng được xếp vào năm 2005.
Ví dụ 2: Báo cáo tổng kết công tác của Tỉnh uỷ Tiền Giang ba năm (20022005) được xếp vào năm 2005.
III- KẾT THÚC VÀ BIÊN MỤC HỒ SƠ
1. Kết thúc hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong hoặc hết năm văn thư (nhiệm kỳ hoạt
động), hồ sơ được kết thúc. Người lập hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ
(đvbq), để:
- Bổ sung văn bản, tài liệu còn thiếu.
- Loại bỏ văn bản, tài liệu trùng thừa hoặc không có giá trị.
- Xem xét lại trật tự sắp xếp trong hồ sơ (đvbq), nếu chưa hợp lý thì sắp
xếp lại.
Chỉnh sửa, hoàn chỉnh tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản của hồ sơ.
Nếu hết năm văn thư (nhiệm kỳ hoạt động), công việc chưa giải quyết
xong, hồ sơ chưa kết thúc thì ghi vào cột ghi chú của danh mục hồ sơ: ''Chuyển
năm (nhiệm kỳ) sau''.
2. Biên mục hồ sơ (đvbq)
Khi hồ sơ kết thúc, tài liệu được sắp xếp ổn định thì tiến hành biên mục
hồ sơ. Quy trình nghiệp vụ biên mục hồ sơ (đvbq) theo trình tự sau:

2.1. Đánh số trang
Đánh số trang là đánh số thứ tự liên tục từ số 1 bằng chữ số Ảrập nhằm cố
định thứ tự từng trang văn bản, tài liệu có trong hồ sơ (đvbq). Mỗi trang văn
bản, tài liệu có chữ được đánh một số. Số trang phải được đánh rõ bằng bút chì
đen mềm ở góc phải trên cùng cách mép trên và mép phải trang 1 cm.
Khi đánh số trang cần lưu ý:
- Không đánh số vào những trang giấy trắng (không có chữ).
- Trong trường hợp trang tài liệu khổ lớn gập đôi đóng ghim (chỉ khâu) ở
giữa được xem là hai trang tài liệu và được đánh hai số.
- Nếu có ảnh (hoặc phim âm bản đi cùng) thì đánh số mặt sau ảnh cho vào
bì bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của ảnh đó lên bì.
8


- Nếu có băng đĩa ghi âm, ghi hình... thì đánh số lên nhãn băng và cho vào
bì hoặc hộp bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của băng đĩa đó lên bì.
Nếu có trang trình bày nhiều ảnh, bài... cắt rời từ các sách, báo, tạp chí, tài
liệu... khác và dán lại thành trang cũng được xem là trang tài liệu và phải đánh
số.
- Trường hợp đánh sót số trong (trang liền kề không có số) thì dùng số
của trang trước và thêm a, b, c... vào sau số đó (ví dụ: trang trước số 15 thì các
trang bỏ sót sẽ là 15a, 15b, 15c...; trường hợp đánh trùng số trang (trang liền kề
trùng số với trang trước) thì thêm a, b, c.,, vào sau số đó (ví dụ: 10a, 10b, 10c ..).
- Nếu trong hồ sơ (đvbq) có các tư liệu (sách, báo, tạp chí...) thì chỉ cần
đánh một số chung cho tư liệu đó. (không đánh số trang cho các trang trong tư
liệu).
2.2. Viết mục lục văn bản, tài liệu
Viết mục lục văn bản, tài liệu là ghi các thông tin về từng văn bản, tài liệu
có trong hồ sơ vào tờ ''Mục lục văn bản, tài liệu'' nhằm thống kê và cố định thứ
tự những văn bản, tài liệu đã được sắp xếp, đánh số. Cần viết đủ chính xác các

thành phần cần thiết của văn bản, tài liệu vào mục lục. Mục lục văn bản, tài liệu
nếu nhiều trang phải được đánh số trang riêng và đặt ở đầu hồ sơ (đvbq) ngay
sau tờ bìa.
Mục lục văn bản, tài liệu theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn
phòng Trung ương Đảng.
(Mẫu mục lục văn bản, tài liệu xem Phụ lục số 2)
2.3. Viết tờ chứng từ kết thúc
Viết chứng từ kết thúc là ghi đủ, đúng số trang tài liệu, chú ý cộng thêm
các trang trùng số, trừ bớt các trang khuyết số, ghi cụ thể đặc điểm (viết tay, vật
liệu chế tác, tư liệu đính kèm...) và tình trạng vật lý (mốc, ố, mủn, nhàu nát...)
nếu có của từng trang, từng văn bản, tài liệu và ghi ngày tháng lập hồ sơ và tờ
“Chứng từ kết thúc''. Người biên mục hồ sơ phải ký xác nhận vào chứng từ. Tờ
chứng từ kết thúc được đặt ở cuối hồ sơ (đvbq).
Tờ chứng từ kết thúc theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng
Trung ương Đảng.
(Mẫu chứng từ kết thúc xem Phụ lục số 3).
2.4. Viết bìa hồ sơ
9


Viết bìa hồ sơ là ghi đủ, đúng, chính xác các thông tin: Tên phông; tên
đơn vị, tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ (đvbq); thời gian bắt đầu và kết thúc; số
lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (viết tạm bằng bút chì) và thời hạn bảo
quản của hồ sơ (đvbq).
Lưu ý:
- Chữ viết trên bìa hồ sơ (đvbq) phải rõ ràng, sạch đẹp, bằng mực tốt khó
phai, đúng chính tả tiếng Việt, chỉ được viết tắt những từ đã được quy ước.
- Tiêu đề hồ sơ (đvbq) cần viết ngắn gọn, rõ ràng bảo đảm thống nhất giữa
thông tin tiêu đề với thông tin hồ sơ. Có thể căn cứ vào tiêu đề hồ sơ đã được dự
kiến trong danh mục hồ sơ để viết. Các yếu tố thông tin cơ bản trong tiêu đề hồ

sơ gồm: tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu có trong hồ sơ.
Trật tự sắp xếp các yếu tố thông tin trên có thể thay đổi, thêm bớt tuỳ thuộc vào
các đặc trưng được vận dụng để lập hồ sơ.
Bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương
Đảng.
(Mẫu bìa hồ sơ xem Phụ lục số 4).
Ngoài việc lập hồ sơ hiện hành (hồ sơ công việc), cán bộ, chuyên viên
nhân viên nghiệp vụ trong các cơ quan đảng cần lập hồ sơ nguyên tắc để làm
căn cứ giải quyết công việc thường xuyên.
Hồ sơ nguyên tắc bao gồm bản sao có hiệu lực pháp lý như bản chính các
văn kiện, văn bản chỉ đạo, thông tư, hướng dẫn... của các cơ quan đảng, nhà
nước có thẩm quyền về một lĩnh vực hoạt động nào đó.
Ví dụ: Tập văn bản chỉ đạo và hướng dẫn của Trung ương và Văn phòng
Trung ương Đảng về ''Thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của
Đảng''. Năm 1997-2004.
C- GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH
I- THỜI HẠN GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU
- Tài liệu hành chính: sau một năm, kể từ năm công việc kết thúc.
- Tài liệu nghiên cứu khoa học: sau một năm kể từ năm công trình nghiên
cứu được nghiệm thu chính thức.
- Tài liệu phim, ảnh, băng, đa ghi âm, ghi hình, phim điện ảnh,
micrôphim...: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.

10


- Tài liệu về xây dựng cơ bản (bao gồm cả thiết kế được phê duyệt của cơ
quan có thẩm quyền và tài liệu khác có liên quan đến công trình xây dựng): sau
ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán.
Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì thời hạn tạm

giữ lại không được quá hai năm.
II- THỦ TỤC GIAO NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU
1. Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp
- Tới hạn giao nộp, với sự giúp đỡ, hướng dẫn nghiệp vụ của cán bộ lưu
trữ, từng cán bộ, chuyên viên, nhân viên, cán bộ văn thư cơ quan tiến hành kiểm
tra lần cuối các hồ sơ công việc đã lập (kiểm tra sự thiếu - đủ tài liệu, cách sắp
xếp, biên mục hồ sơ...). Nếu phát hiện hồ sơ còn thiếu tài liệu hoặc có khiếm
khuyết về nghiệp vụ thì đơn vị, cá nhân lập hồ sơ sưu tầm bổ sung, chỉnh sửa hồ
sơ.
Những hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, đơn vị nộp lưu phải được thống kê
thành ''Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' (ba bản) để đính kèm ''Biên bản giao
nhận tài liệu”.
“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ
Văn phòng Trung ương Đảng.
(Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu xem Phụ lục số 5)
2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu
Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu, hai bên giao nhận tiến hành kiểm tra,
đối chiếu thực tế hồ sơ, tài liệu hiện có với ''Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' và
lập “Biên bản giao nhận tài liệu''. Biên bản có đủ chữ ký, họ tên của cả hai bên
giao nhận, của lãnh đạo cơ quan và của đại diện đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu
và được làm thành ba bản (bên giao giữ một bản, bên nhận giữ hai bản). .
(Mẫu biên bản giao nhận tài liệu xem Phụ lục số 6).
Lưu ý: Các hồ sơ nguyên tắc, các văn bản, tài liệu, tư liệu gửi đến để biết,
để tham khảo không thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ hiện hành.
D- TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO
HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH
1. Lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng

11

1.1 Trong phạm vi cơ quan, có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu theo hướng dẫn của cơ quan. đơn vị nghiệp vụ của cơ
quan đảng cấp trên.
1.2. Chịu trách nhiệm về chất lượng hồ sơ đã lập, bảo quản và sử dụng hồ
sơ, tài liệu trong thời gian lưu trữ hiện hành tại cơ quan.
1.3. Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra và tạo điều kiện để lãnh đạo cơ
quan đảng cấp dưới thuộc hệ thống tổ chức của Đảng và cơ quan, đơn vị, cán bộ
nghiệp vụ hoàn thành công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu.
1.4. Phê duyệt bản danh mục hồ sơ của cơ quan.
2. Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, người được giao
trách nhiệm
2.1. Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ hiện hành của cơ quan mình.
2.2. Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan đảng trong việc chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu đối với các cơ quan
đảng cấp dưới.
2.3. Chỉ đạo cán bộ văn thư xây dựng bản danh mục hồ sơ của cơ quan.
3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức đảng
Thủ trưởng các đơn vị (vụ, cục, trung tâm, phòng, ban, đội...) chịu trách
nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài
liệu của các cá nhân và của đơn vị mình vào lưu trữ hiện hành.
4. Cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong cơ quan, tổ chức đảng
Mọi cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong cơ quan, tổ chức đảng các cấp
thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao liên quan đến văn bản, tài liệu của
Đảng có trách nhiệm:
4.1. Lập hồ sơ
Mỗi cá nhân phải lập hồ sơ hiện hành đối đối với công việc được cơ quan,
đơn vị phân công theo dõi, giải quyết.
Ngoài việc lập hồ sơ hiện hành, cần thiết lập hồ sơ nguyên tắc làm cơ sở

giải quyết công việc hằng ngày.
4.2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu

12


- Theo từng đơn vị, các cá nhân trong cơ quan đảng phải giao nộp những
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan nơi mình công tác theo thời hạn
quy định trong Hướng dẫn này.
- Các cá nhân, vì công việc chưa giải quyết xong, cần giữ lại những hồ sơ,
tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập bảng kê hồ sơ, tài liệu cần giữ gửi cho lưu trữ
hiện hành và phải được sự đồng ý của thủ trưởng đơn vị. Riêng đối với việc giữ
lại hồ sơ tài liệu mật, phải được sự đảng của lãnh đạo cơ quan.
- Mọi cán bộ, chuyên viên, nhân viên trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc
chuyển công tác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc người kế
nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận.
5. Lãnh đạo cấp uỷ, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức đảng
Lãnh đạo các cấp uỷ (đảng uỷ cơ sở, đảng bộ bộ phận trực thuộc đảng uỷ
cơ sở, các chi bộ) và các đoàn thể chính trị - xã hội (Đoàn Thanh niên, Công
đoàn, Phụ nữ, Cựu chiến binh…) trong cơ quan, tổ chức đảng có trách nhiệm chỉ
đạo việc lập hồ sơ, tài liệu của tổ chức mình và giao nộp vào lưu trữ hiện hành
của cơ quan khi kết thúc nhiệm kỳ hoạt động theo Hướng dẫn này.
6. Văn thư cơ quan (phòng, bộ phận hoặc người được giao làm văn
thứ), có trách nhiệm:
6.1. Chủ trì, phối hợp với lưu trữ hiện hành xây dựng bản danh mục hồ sơ
của cơ quan, tổ chức.
6.2. Sao gửi danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan để cán
bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ làm căn cứ lập hồ sơ.
6.3. Vào đầu năm hoặc đầu nhiệm kỳ, căn cứ danh mục hồ sơ để chuẩn bị
bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cán bộ, nhân viên có

trách nhiệm lập hồ sơ.
6.4. Lập và giao nộp hồ sơ thuộc trách nhiệm.
7. Lưu trữ hiện hành
Đơn vị hoặc cá nhân làm công tác lưu trữ hiện hành có trách nhiệm:
7.1. Đối với việc lập hồ sơ
Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định những hồ sơ tài liệu cần thu
thập, cần lập; phối hợp với văn thư cơ quan hoàn thiện dự thảo danh mục hồ sơ
hằng năm (nhiệm kỳ) của cơ quan (hoặc của các đơn vị) trình lãnh đạo cơ quan
ban hành dùng thống nhất.
13


- Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân hằng năm (nhiệm kỳ) hình thành hồ sơ
hiện hành (mở hồ sơ) và nghiệp vụ xây dựng, hoàn thiện hồ sơ.
7.2. Đối với việc giao nộp hồ sơ, tài liệu
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu định kỳ hằng năm và đột xuất.
- Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống
kê thành bản ''Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' của đơn vị đó.
- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đưa
vào bảo quản.
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu và lập Biên bản giao nhận tài
liệu''.
E- TỐ CHỨC THỰC HIỆN
1. Hướng dẫn này thay thế các mục về ''Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ'' trong
các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Văn phòng Trung ương
Đảng và Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng
2. Giao Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng triển khai, kiểm tra,
đôn đốc việc thực hiện thống nhất Hướng dẫn này trong hệ thống các cơ quan, tổ
chức đảng.
3. Các văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ và văn phòng các cơ quan, tổ chức

đảng trực thuộc Trung ương có trách nhiệm giúp lãnh đạo tổ chức thực hiện
thống nhất Hướng dẫn này trong phạm vi cơ quan và chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm
tra việc thực hiện Hướng dẫn này đôi với các văn phòng cơ quan đảng cấp dưới.
Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị phản
ánh về Văn phòng Trung ương Đảng để kịp thời nghiên cứu bổ sung, sửa đổi.
K/T CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
(đã ký)

Nguyễn Văn Thạo

14


Phụ lục số 1
Mẫu danh mục hồ sơ
TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN…
TÊN TÁC GIẢ BAN HÀNH…
DANH MỤC HỒ SƠ
Năm (nhiệm kỳ)…
STT
Ký hiệu – số hồTên hồ sơ
sơ
1
2
3

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
…, ngày…tháng…năm…
Thời gian bảoĐơn

quản
lập
4

vị/ngườiGhi chú
5

6

Trong danh mục hồ sơ này có:... (bằng chữ...) hồ sơ,
Gồm: ... (bằng chữ...) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và…. (bằng chữ...) hồ sơ bảo quản có
thời hạn.
Ngày…tháng…năm
Ngày…tháng…năm
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
NGƯỜI LẬP DANH MỤC HỒ SƠ
Ký
Ký
(đóng dấu)
Họ và tên
Họ và tên

(Khổ giấy A4: 210mm x 297mm, định hướng bản in theo chiều rộng khổ
giấy)
Hướng dẫn cách ghi
Cột 1 - Ghi số thứ tự hồ sơ (đbvq) cho toàn bộ danh mục hồ sơ.
Cột 2 - Ghi ký hiệu và số hồ sơ, trong đó:
- Ký hiệu: là chữ viết tắt tên đơn vị hoặc vấn đề, lĩnh vực hoạt động (đề
mục).
- Số hồ sơ gồm hai nhóm số: Nhóm thứ nhất ghi số lượng các mục (các

nhóm hồ sơ) theo số thứ tự liên tục từ số 1; nhóm thứ hai ghi số lượng hồ sơ có
trong từng mục (nhóm hồ sơ) đó theo số thứ tự liên tục từ số 1. Số thứ tự được
đánh bằng số Ảrập. Giữa ký hiệu và số hồ sơ có dấu chấm (.), giữa hai nhóm số
trong số hồ sơ có dấu cách (-).
Cột 3- Ghi tên đơn vị hoặc vấn đề, lĩnh vực hoạt động (đề mục), tên nhóm
hồ sơ (mục) và tên cách sơ.
Cột 4- Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ.
Cột 5- Ghi rõ họ, tên người chịu trách nhiệm lập hồ sơ.
Cột 6- Ghi những điều cần thiết: mật, bổ sung, không hình thành hồ sơ
hoặc chuyển sang năm (nhiệm kỳ) sau...
15


Phụ lục số 2
Mẫu mục lục văn bản, tài liệu
STT

MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU
Ký hiệu Ngày
Tên loạiTác giả
tháng
và trích
yếu
1

2

3

4

Bản chínhBản sao

5

6

7

Trang số Ghi chú

8

9

(Khổ giấy A4: 210mm x 297mm, định hướng bản in theo chiều rộng khổ
giấy)
Hướng dẫn cách ghi:
Cột 1 - Ghi số thứ tự văn bản, tài liệu theo trình tự có trong hồ sơ (đvbq).
Cột 2 - Ghi số và ký hiệu văn bản, tài liệu.
Cột 3 - Ghi ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu.
Nếu văn bản, tài liệu không có ngày, tháng và phải xác minh thì cho vào
dấu [].
Cột 4 - Ghi tên gọi và trích yếu nội dung văn bản, tài liệu.
Cột 5 - Ghi tác giả của văn bản, tài liệu. Nếu văn bản, tài liệu không có
tác giả và phải xác minh thì cho vào dấu [].
Cột 6 - Nếu bản chính đánh dấu (x) vào cột 6.
Cột 7 - Nếu bản sao đánh dấu (x) vào cột 7.
Cột 8 - Ghi văn bản, tài liệu đó bắt đầu từ trang số mấy trong hồ sơ
(đvbq).

Cột 9 - Ghi những đặc điểm cần thiết: độ mật, không dấu, không có chữ
ký, bút tích, dự thảo, quyển sách...

16


Phụ lục số 3
Mẫu chứng từ kết thúc
CHỨNG TỪ KẾT THÚC

Trong hồ sơ (đvbq) này có: …. (1)... (bằng chữ... (2)...) trang tài liệu,
được đánh số từ... đến...
Có các trang trùng số... (3)... khuyết số... (3)... Mục lục văn bản, tài liệu
có.., (...(4)...) trang. Đặc điểm và tình trạng vật lý các trang, bản văn bản, tài
liệu:
………...... (5).............................,...........
...............................................................
Ngày... tháng... năm...
NGƯỜI LẬP HỒ SƠ
(6)
(chữ ký)
Ghi rõ họ, tên
(Khổ giấy A4:210 mm x 297mm, định hướng bản in theo chiều rộng khổ
giấy)
Hướng dẫn cách ghi
1- Ghi số lượng trang trong hồ sơ (đvbq) bằng số.
2- Ghi số lượng trang trong hồ sơ (đvbq) bằng chữ.
3- Nếu khi đánh số trang có trùng số, khuyết số thì ghi rõ vào chứng từ.
4- Ghi số lượng trang mục lục văn bản, tài liệu bằng số và bằng chữ.
5- Ghi đặc điểm và tình trạng vật lý của tài liệu: Tài liệu đánh máy, in

rônêô hay viết tay, dây mực, chữ rõ hay mờ, bị rách, mối xông,... chất lượng
giấy tốt hay xấu.
6- Ghi ngày, tháng, năm hoàn chỉnh hồ sơ, người lập hồ sơ, biên mục và
viết chứng từ kết thúc, ghi ro họ tên.

17


Phụ lục số 4
Mẫu bìa hồ sơ
ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
…..(1)…..
………….
….(2)…..
HỒ SƠ
…………..(3)…………..
…………………………
…………………………
Phông số: … (4) … Bắt đầu: … (8)….
Mục lục số: …(5)… Kết thúc: ….(9)…
Hồ sơ (đvbq):…(6)… Thời hạn bảo quản: …(10)…
Số trang:…(7)….

(Khổ giấy: 330mm x540mm)
Hướng dẫn cách ghi
1- Ghi tên phông, ví dụ: Tỉnh uỷ Nam Định
2- Ghi tên khoá và thời gian.
3. Ghi tiêu đề hồ sơ (đvbq): Ghi bằng chữ to, rõ ràng, mực tốt.
4- Ghi số phông được cố định trong Kho Lưu trữ.
5- Ghi số mục lục hoặc số thứ tự các quyển mục lục hồ sơ của phông (nếu

phông đó có nhiều quyển mục lục hồ sơ) - mục này cán bộ lưu trữ ghi.
6- Ghi số của hồ sơ (đvbq) trong phông theo mục lục hồ sơ.
7- Ghi số lượng trang tài liệu trong hồ sơ (đvbq).
8- Ghi ngày, tháng, năm sớm nhất của tài liệu trong hồ sơ (đvbq).
9- Ghi ngày, tháng, năm muộn nhất của tài liệu trong hồ sơ (đvbq).
10- Ghi thời hạn bảo quản.

18


Phụ lục số 5
Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
Tên cơ quan…..
Tên đơn vị…..
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
Số đvbq
Tên hồ sơ Ngày
tháng Số trang
(đvbq)
bắt đầu – kết
thúc
1
2
3
4
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
(chữ ký)
Ghi rõ họ, tên

Thời

hạn Ghi chú
bảo quản
5

6

NGƯỜI THỐNG KÊ
(chữ ký)
Ghi rõ họ, tên

(Khổ giấy A4.210mm x297mm, định hướng bản in heo chiều rộng khổ
giấy)
Hướng dẫn cách ghi.
1- Ghi số thứ tự hồ sơ (đvbq) trong mục lục hồ sơ, bắt đầu từ số 01.
2- Ghi nội dung:
+ Ghi tên các nhóm lớn, nhóm vừa hồ sơ (đvbq) theo cách phân nhóm
trong danh mục hồ sơ (kiểu chữ khác với kiểu chữ ghi tên hồ sơ (đvbq) trong
cột).
+ Ghi tên hồ sơ (đvbq).
3- Ghi ngày tháng bắt đầu và kết thúc của tài liệu trong hồ sơ (đvbq).
4- Ghi số trang của hồ sơ (đvbq).
5- Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ (đvbq).
6- Ghi chú khi cần thiết.

19


Phụ lục số 6
Mẫu biên bản giao nhận tài liệu
TÊN CƠ QUAN CẤP TRÊN…

TÊN TÁC GIẢ BAN HÀNH…
*
SỐ…-BB/VP

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
…, ngày…tháng…năm

BIÊN BẢN
Giao nhận tài liệu
Đơn vị giao nộp tài liệu gồm:
1. Đồng chí..................... là.................................... ........
2. ..............là..................................................................
và lưu trữ hiện hành của cơ quan gồm:
1. Đồng chí..................... là.................................... ........
2. ..............là..................................................................
Căn cứ vào quy định nộp lưu hồ sơ, tài liệu, đơn vị (cá nhân)....... .... đã
giao nộp hồ sơ, tài liệu năm…. (có kêu theo mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu) vào
lưu trữ hiện hành của cơ quan với số lượng như sau.
Tổng số: …. (bằng chữ...) đơn vị bảo quản (hoặc tập văn bản, tài liệu).
Gồm: ... (bằng chữ...) đơn vị bảo quản lưu vĩnh viễn.
và… (bằng chữ...) đơn vị bảo quản có thời hạn.
Biên bản này làm thành ba bản: đơn vị (cá nhân) nộp hồ sơ, tài liệu giữ
một bản, lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ hai bản.
NGƯỜI GIAO
(chữ ký)
Ghi rõ họ, tên

NGƯỜI NHẬN
(chữ ký)
Ghi rõ họ, tên

XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ GIAO NỘP
(chữ ký)
Ghi rõ họ, tên

XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ TIẾP NHẬN
(chữ ký)
Ghi rõ họ, tên

(Khổ giấy A4:210mm x297mm)
Ghi chú: trường hợp đơn vị giao và đơn vị nhận có con dấu riêng thì đóng dấu của đơn
vị vào biên bản khi xác nhận việc giao, nhận.

20