Báo cáo cuối kỳ quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản chủ đề quản lý cán bộ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.28 MB, 28 trang )
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
Chủ đề: Quản lý cán bộ
LỜI NÓI ĐẦU
T
rong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, cơ sở dữ liệu ngày càng quan trọng
trong cuộc sống. Một quyển danh bạ điện thoại, danh mục khách hàng cán bộ nhân
viên, hàng trăm địa chỉ email… mà chúng ta cần phải nhớ đều cần đến cơ sở dữ liệu để lưu
trữ và truy xuất. Một hệ thống quản lý cán bộ trong thời đại hiện nay tỏ ra rất quan trọng.
Để quản lý cán bộ trong một cơ quan lớn, như trước đến nay, phải quản lý trên giấy tờ nên
có rất nhiều hạn chế.Cả một núi giấy tờ bạn làm sao quản lý hết được mà dữ liệu càng ngày
thay đổi, những thông tin liên quan đến cán bộ luôn thay đổi, luôn cập nhật, điều đó thật là
khó và rất dễ sai sót cũng như thất lạc những giấy tờ liên quan.
Với xu thế hội nhập như hiện nay thì tình trạng làm việc thủ công như vậy cần phải lọai
bỏ gấp, nếu không dẫn đến tình trạng lạc hậu cũng như không đi kịp với xu thế của thời đại.
Vì thế, một xu hướng cho việc quản lý cán bộ hiện nay là dùng các hệ thống cơ sở dữ liệu
để tin học hóa công việc. Điều này sẽ giúp bạn lấy thông tin một cách nhanh chóng, chính
xác và tránh nhầm lẫn.
Hiểu được tầm quan trọng đó, chúng tôi mạnh dạn nhận đề tài này với một tinh thần làm
việc say mê. Sau gần hai tháng thực hiện, đề tài Quản lý cán bộ của nhóm chúng tôi đã
tương đối hoàn thiện với những nội dung sẽ được trình bày sau đây.
Chúng tôi xin cảm ơn giảng viên Nguyễn Thị Hoa Huệ đã hướng dẫn nhiệt tình để chúng
tôi hoàn thành chủ đề này.
Dù đã cố gắng nhưng chắc hẳn sẽ còn nhiều thiếu sót, mong nhận được ý kiến đóng góp
của quý thầy cô và các bạn .
Bảng phân công chi tiết trong suốt quá trình làm đồ án:
STT
1
2
3
4
5
6
Thành viên
Phạm Hồng Chung
Phạm Tuấn Thức
Nguyễn Quỳnh Trang
Huỳnh Văn Diện
Nguyễn Ngọc Hoan
Lê Anh Đức
Công việc
Thiết kế Form
Tạo Query
Tạo Report
Tạo Marco và thu thập dữ liệu
Tạo Table và thu thập dữ liệu
Tạo Table và thu thập dữ liệu
NHÓM IV
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 1
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
Chủ đề: Quản lý cán bộ
MỤC LỤC
1. Giới thiệu đề tài...........................................................................................................3
2. Giới thiệu môi trường triển khai đề tài......................................................................4
3. Xây dựng cơ sở dữ liệu................................................................................................5
3a. Xây dựng bảng (Table)........................................................................................5
3b. Xây dựng truy vấn (Query)................................................................................13
3c. Thiết kế Form......................................................................................................15
3d. Thiết kế Report....................................................................................................20
4. Cách sử dụng chương trình........................................................................................21
5. Kết luận........................................................................................................................28
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 2
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
Chủ đề: Quản lý cán bộ
I. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
1. Mô tả hệ thống
Nhóm chúng tôi đã đi tìm hiểu thực tế tại trường cao đẳng Đông Á, cùng với tham khảo
một số cơ sở dữ liệu trên internet.
- Tên đề tài:
Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu Quản lý cán bộ
- Nguồn CSDL:
Tham khảo tại trường CĐ CNTT hữu nghị Việt Hàn cùng
một số nguồn khác trên internet.
- Phần mềm triển khai:
MS Access.
- Nguồn lực:
Nhóm 04.
- Thời gian thực hiện:
25/11/2008.
- Thời gian hoàn thành: 16/01/2009
Sau khi tìm hiểu và điều tra, chúng tôi nhận thấy rằng hệ thống Quản lý cán bộ của
chúng tôi cần phải đảm bảo tối thiểu các yêu cầu sau đây:
2. Yêu cầu của hệ thống
s
a. Yêu cầu chức năng:
-
Cập nhật và quản lý thông tin của cán bộ.
-
Quản lý thông tin các phòng ban chức năng.
-
Quản lý trạng thái của từng cán bộ, tình hình lương bổng
-
Đáp ứng được những yêu cầu cơ bản khác
b. Yêu cầu phi chức năng
s
-
Hệ thống phải đảm bảo phục vụ liên tục 24/24.
-
Phải lưu trữ được thông tin của mỗi cán tối thiểu trong vòng 5 năm.
-
Tổng chi phí cho hệ thống thông tin không được vượt quá 3.500.000 VND.
-
Hệ thống phải được hoàn thiện trong vòng 3 tháng kể từ khi nhận được dự án.
-
Hệ thống này đảm bảo phải có tính nhất quán, đảm bảo tối đa cho 4 giáo vụ làm việc
cùng một lúc.
-
Phải đảm bảo vận hành tốt khi khối lượng công việc tăng lên trong tương lai.
-
Sai sót là không được vượt quá 0.2%, hệ thống phải đảm bảo đầy đủ các chế độ bảo
hành, bảo trì theo hợp đồng đã lập.
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 3
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
Chủ đề: Quản lý cán bộ
II. GIỚI THIỆU MÔI TRƯỜNG TRIỂN KHAI ĐỀ TÀI
Microsoft Access 2003 là một phần mềm nổi tiếng của Microsoft trong gói phần mềm
Microsoft Office.
Nói đến Microsoft Access là nói đến chương trình quản lý cơ sở dữ liệu, người dùng có
thể sử dụng Access để tạo và quản lý cơ sở dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Nó có thể sử dụng độc lập, có tính bảo mật và hiệu quả cao trong công tác quản lý dữ liệu.
Với ưu điểm là đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý quy
mô vừa và nhỏ, cộng với kiến thức đã tích lũy trong suốt học phần, nhóm chúng tôi đã
quyết định chọn MS Access làm môi trường triển khai đề tài của mình.
Một số hình ảnh minh họa dưới đây được thực hiện trên MS Access 2003.
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 4
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
Chủ đề: Quản lý cán bộ
III. XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU
.1
Xây dựng bảng (table)
Hệ thống gồm có tất cả 9 bảng (table):
-
Bảng T_CanBo
Bảng T_ChucVu
Bảng T_ChuyenMon
Bảng T_HocVi
Bảng T_LienLac
Bảng T_Luong
Bảng T_NgoaiNgu
Bảng T_PhongBan
Bảng T_TDNN
a. Bảng T_CanBo
Bao gồm các thông tin về mã cán bộ, tên các bộ, ngày sinh, nơi sinh,giới tính……các
thông tin cá nhân của một cán bộ.
Bảng cán bộ được xây dựng với khóa chính là canboID
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 5
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
Chủ đề: Quản lý cán bộ
Dữ liệu:
b. Bảng T_ChucVu:
Bao gồm các thông tin về chức vụ của cán bộ và phụ cấp chức vụ.
Xây dựng bảng chức vụ với khóa chính là chưcvuID
Dữ liệu:
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 6
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
Chủ đề: Quản lý cán bộ
c. Bảng T_ChuyenMon :
Bao gồm các thông tin về chuyên môn của cán bộ và mã phòng khoa tương ứng
Bảng chuyên môn xây dựng với khóa chính là:chuyenmonID
Dữ liệu:
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 7
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
Chủ đề: Quản lý cán bộ
d. Bảng T_HocVi:
Bao gồm các thông tin về học vị của từng cán bộ như tiến sĩ thạc sĩ ….
Bảng học vị được xây dựng với khóa chính là hocviID
Dữ liệu
e. Bảng T_LienLac:
Bao gồm các thông tin về địa chỉ liên lạc và tình trạng gia đình của cán bộ:
Bảng liên lạc xây dựng với khóa chính là lienlacID
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 8
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
Chủ đề: Quản lý cán bộ
Dữ liệu
f. Bảng T_Luong:
Thông tin về hệ số lương của cán bộ và năm lên lương
Bảng lương xây dựng khóa chính là canboID
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 9
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
Chủ đề: Quản lý cán bộ
Dữ liệu
g. Bảng T_NgoaiNgu:
Thông tin về các ngoại ngữ như Anh Trung …
Xây dựng bảng ngoại ngữ khóa chính là:NgoaiNguID
Dữ liệu
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 10
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
Chủ đề: Quản lý cán bộ
h. Bảng T_PhongBan:
Mã phòng ban tương ứng với các tên phòng ban.
Khóa chính cho bảng phòng ban là PhongbanID
Dữ liệu
i. Bảng T_TDNN:
Thông tin về trình độ ngoại ngữ của các cán bộ
Khóa chính cho bảng trình độ ngoại ngữ là TDNNID
Dữ liệu
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 11
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
.2
Chủ đề: Quản lý cán bộ
Xây dựng truy vấn (Query)
Chương trình xây dựng các truy vấn sau, một số truy vấn làm nguồn cho Form
và Report được trình bày ở phần thiết kế Form và Report.
- Truy vấn lựa chọn:
Q_CanBoDaCoGiaDinh
- Truy vấn có chứa tham số: Q_NhapMaCB, Q_NhapTenBoMon
- Truy vấn Crosstab:
Q_CrossTab_SoHVoCacKhoa
- Truy vấn loại bỏ:
Q_Delete
- Truy vấn thay đổi:
Q_Update
a. Truy vấn có chứa tham số
-
Danh sách cán bộ theo từng bộ môn
Ví dụ nhập bộ môn vật lý sẽ được các cán bộ dạy môn vật lý
c. Truy vấn lựa chọn:
- Các cán bộ đã có con
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 12
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
-
Chủ đề: Quản lý cán bộ
Truy vấn Q_PhongBan: Sử dụng lệnh DISTINCT trong mã SQL để lọc không lấy 1
trường của các trường trùng tên nhau
- Truy vấn nơi sinh của cán bộ
Tìm những cán bộ có cùng nơi sinh: Ví dụ người có nơi sinh ở Đà Nẵng
-
Truy vấn số lượng cán bộ theo phòng khoa
-
Truy vấn số lượng học vị: đếm số lượng của các học vị có trong trường
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 13
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
Chủ đề: Quản lý cán bộ
- Truy vấn chức vụ
Mục đích thống kê số lượng của các chức vụ và phụ cấp chức cho các chức vụ tương ứng
- Truy vấn trình độ ngoại ngữ
Thống kê trình độ ngoại ngữ của cán bộ trong trường
-
Truy vấn update cập nhật các thay đổi mới cho table
Truy vấn họ tên làm nguồn cho form: combo0
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 14
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
.3
Chủ đề: Quản lý cán bộ
Thiết kế forms
A, Form F_ChuyenMon:
- Nguồn: Bảng T_ChuyenMon
- Chức năng:
B, Form F_HTCanBo:
- Nguồn:
- Chức năng: Dùng cho menu
C, Form F_InDanhSanh
- Nguồn: Query Q_HoTen1
- Chức năng: In thông tin chi tiết của cán bộ nhập vào
D, Form F_LienLac
- Nguồn: Query Q_LienLac
- Chức năng: Thêm thông tin chi tiết cho cán bộ
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 15
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
Chủ đề: Quản lý cán bộ
E, Form F_NhapTenCB
- Nguồn:
+ ComboBox :Q_HoTen2
+ SubForm: FormT_CanBo1
- Chức năng: Tìm thông tin cán bộ theo tên
F, Form F_Phong_Khoa
- Nguồn:
+ ComboBox: Query Q_PhongBan
+ SubForm: Form Q_HoTen1
- Chức năng: Thông tin chi tiết của cán bộ thuộc phòng (khoa) nhập vào.
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 16
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
Chủ đề: Quản lý cán bộ
G, Form T_CanBo
- Nguồn: Từ các bảng tương ứng
- Chức năng: Xem thông tin cán bộ
H, Form T_ChuyenMon
- Nguồn:
+ComboBox: Bảng T_ChuyenMon
+SubForm: Form F_HTCanBo
- Chức năng: Thống kê cán bộ theo từng chuyên môn nhập vào
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 17
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
Chủ đề: Quản lý cán bộ
I, Form T_NhapTenCB
- Nguồn: Từ các bảng tương ứng.
- Chức năng: Thêm, xóa, sửa thông tin cán bộ.
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 18
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
Chủ đề: Quản lý cán bộ
K, Main Form
Form tổng hợp một số form ở trên để tạo giao diện chính của chương trình.
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 19
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
Chủ đề: Quản lý cán bộ
.4
Thiết kế Report
a. Report thống kê thông tin cán bộ
b. Report Thống kê thông tin phòng khoa
.d
Report Thống kê thông tin chức vụ
Riêng các report T_PhongKhoa và T_CanBo được sử dụng kết hợp với các query và
combo để in ra danh sách tương ứng được nhập vào từ ComboBox.
Ngoài ra, chương trình có sử dụng một số Macro, cũng khá đơn giản nên xin không
trình bày thêm ở đây.
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 20
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
Chủ đề: Quản lý cán bộ
IV. CÁCH SỬ DUNG CHƯƠNG TRÌNH
I. Các tab trong Main Form
1. Tab Cập nhập thông tin cán bộ : Người dùng có thể thêm, xóa, sửa thông tin cán bộ.
Lưu ý: Một điểm lưu ý ở chức năng này là nếu bạn muốn thêm chi tiết thông tin cán bộ
thì ở bảng Nhập thông tin chi tiết, bạn phải nhập mã số cán bộ trùng với mã cán bộ ở màn
hình nhập thông tin cơ bản.
2. Tab Xem thông tin cán bộ
Cho phép người dung xem thông tin cán bộ khác nhau bằng cách dy chuyển tới trước
hoặc sau ở nút Trước hoặc Sau chỉ có xem không thể chỉnh sửa được thông tin cán bộ
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 21
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
Chủ đề: Quản lý cán bộ
3. Tab Tra cứu thông tin cán bộ:
Tab này có chức năng tra cứu thông tin cán bộ theo tên, bạn có thể nhập tên của cán bộ
muốn tra cứu trong ô nhập tên cán bộ. Chú ý là nên khởi động chương trình đánh tiếng Việt
theo mã Unicode.
4. Tab Tra cứu thông tin phòng ban
Thẻ này cho phép người dùng có thể liệt kê danh sách cán bộ theo phòng ban, người dùng
chọn phòng ban trong combo box hoặc nhập tên phòng ban.
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 22
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
Chủ đề: Quản lý cán bộ
5. Tab Thông tin về chương trình
Giới về nhóm tác giả và thông tin xây dựng chương trình.
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 23
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
Chủ đề: Quản lý cán bộ
II. Các menu trong chương trình: Bao gồm các tính năng như các tab trong Main Form,
tuy nhiên còn có các chức năng mở rộng khác. Những chức năng tương tự như tab ở trên
xin không trình bày ở đây, chỉ trình bày các menu với chức năng mở rộng.
1. Menu Chức năng/Tra cứu cán bộ theo tên: Nhập họ và tên cán bộ để tra cứu thông tin
về cán bộ đó.
2. Menu Thống kê/Danh sách cán bộ:
Thống kê và có thể chỉnh sửa thông tin của từng cán bộ thông qua Query Q_HoTen1
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 24
Báo cáo cuối kỳ Quản lý và xử lý dữ liệu cơ bản
Chủ đề: Quản lý cán bộ
3. Menu Thống kê/Thống kê theo chuyên môn
Bạn có thể tra cứu thông tin các cán bộ theo từng chuyên môn
4. Menu In ấn/Danh sách phòng khoa: In ấn báo biểu thông tin các phòng ban
Thực hiện: Nhóm IV
Trang 25
