Phân tích thiết kế hệ thống quản lý ký túc xá sinh viên

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT
KHOA CNTT- MMT

MÔN: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG + ĐA

Đề tài :”Thiết Kế Hệ Thống Quản lý
Ký Túc Xá Đại học Mỏ - Địa chất Hà Nội”

GVHD : Nông Thị Oanh.
Nhóm thực hiện: “24”
Nguyễn Quốc Thắng(NT)
MSV: 1421050187
Lê Thị Ly
MSV: 1421050119
Đỗ Thị Hương
MSV: 1421050091
Hà Nội, 2017
Nhóm 24 Mạng Máy Tính k59


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

LỜI NÓI ĐẦU

- Hiện nay mọi người rất trú trọng đến việc học tập bồi bổ kiến thức Thành phố Hà
Nội nói riêng và trường Đại học Mỏ - Địa Chất là nơi tập trung của khá nhiều sinh
viên ở các tỉnh khác về học tập . Vì là sinh viên ở các tính khác nhau tập trung nên
nhu cầu về chỗ ở ngày càng cấp thiết .Sinh viên thường xin vào ở trong ký túc xá an
ninh tốt tiền phòng không quá đắt, gần trường và có mô hình học tập tốt nên quá trình

quản lý ký túc xá dần trở nên phức tạp và khó khăn .
- Thông qua nhu cầu đó nhóm chúng em đã xây dựng phần mềm “Quản Lý Ký Túc
Xá Trường ĐH Mỏ Địa Chất” nhằm giúp cho việc quản lý ký túc xá của ban quản lý
trở nên dễ dàng và đơn giản hơn trong quá trình quản lý sinh viên.Dưới sự hướng dẫn
của cô Nông Thị Oanh.
-Phần mềm được khảo sát tại ký túc xá trường Đại học Mỏ Địa Chất.
- Trong quá trình tìm hiểu và làm bài có nhiều sai xót mong thầy góp ý để báo cáo
của chúng em được hoàn thiện hơn.
Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn!

Nhóm 24 Mạng Máy Tính k59


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

MỤC LỤC

Chương 1 .KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ TÌM HIỂU BÀI
TOÁN QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ
ĐẠI CHẤT
I.1 : Khảo sát hiện trạng.
a.Mục đích khảo sát hiện trạng.
- Chúng ta xây dựng hệ thống mở nhằm mục đích thay thế hệ thống cũ đã có phần
không phù hợp với nhu cầy của người dung . Việc khảo sát nhằm để:
- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn , môi trường hoạt động của hệ thong.
- Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ và cung cách hoạt đọng của hệ thống
- Chỉ ra những chô hợp lý của hệ thong cần được kế thừa và những chỗ bất hợp lý
của hệ thống , cần được khắc phục .
b.Mô tả ký túc xá trường Đại học Mỏ Địa Chất
- Ký túc xá của trường Đại học Mỏ - Địa Chất được chia làm 3 khu :

• Khu A:
- Ký túc xá khu A gồm có 2 tòa D1 và D2, mỗi tòa 5 tầng với số lượng 120 phòng
có thể bố trí chỗ ở cho khoảng 1000 sinh viên nội trú. Bên cạnh Ký túc xá là hệ
thống căngteen, nhà ăn tiêu chuẩn, sân thể thao phục vụ sinh viên nội trú.Bên trong
KTX là các hạng mục tiện ích như: phòng Câu lạc bộ sinh viên, hệ thống wifi được
đầu tư hiện đại phủ sóng toàn bộ các tầng, phòng đáp ứng nhu cầu tra cứu thông
tin, phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của sinh viên.
- Bên trong KTX là các hạng mục tiện ích như: Phòng Câu lạc bộ sinh viên, hệ
thống wifi được đầu tư hiện đại phủ sóng toàn bộ các tầng, phòng đáp ứng nhu cầu
tra cứu thông tin, phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của sinh viên. Các phòng
Nhóm 24 Mạng Máy Tính k59


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

nội trú đều có
công trình phụ khép kín, mỗi sinh viên đều có không gian riêng
với tủ đựng đồ, giá sách, bộ bàn học cá nhân. Giá điện và nước sinh hoạt được tính
theo quy định của Nhà nước.
- Các phòng nội trú đều có công trình phụ khép kín, mỗi sinh viên đều có không
gian riêng với tủ đựng đồ, giá sách, bộ bàn học cá nhân. Giá điện và nước sinh hoạt
được tính theo quy định của Nhà nước.
• Khu B:
- Ký túc xá khu B (D3) gồm 09 tầng với tổng số 64 phòng, được trang bị thang
máy hiện đại. Ký túc xá nằm trong khuôn viên khu giảng đường, nên rất thuận tiện
cho việc đi lại của sinh viên.
• Khu ký túc xá Lào:
- Gồm:1 nhà, 7 tầng, mỗi tầng 3 phòng.
- Giành cho sinh viên nước ngoài ở (phần nhiều là người Lào), trường ta là một
trong những trường được tiếp nhận du học sinh ở nước ngoài vào học tập, lượng

sinh viên này cũng không nhỏ. Hơn nữa nhà trường và nhà nước tạo điều kiện cho
những sinh viên nước ngoài này ở cùng một khu cho việc giao tiếp và sinh hoạt lễ
tết văn hóa của họ.
=> Theo khảo sát của nhóm chúng em hiện trạng ký túc xá của trường Đại học Mỏ
Địa Chất còn nhiều bất cập như:
- Thiếu : Phương tiện quản lý.
- Kém :Chu trình quá lâu ,nhất là khâu giải quyết hồ sơ đăng ký ở KTX…
- Tốn:Nhân lực ở khâu kiểm soát và tìm kiếm.
- Xử lí thông tin còn thủ công , tốn sức người, công nghệ thông tin chỉ có vai trò
phụ trợ không rõ rệt.
c.Quy trình tổ chức và quản lý.
- Bộ phận quản lý ký túc xá thuộc Trung tâm hỗ trợ sinh viên với người đứng đầu
là: TS Đỗ Thanh Sơn- Giám đốc và Phó giám đốc là: ThS Phạm Quang Ba.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức:
- Đầu mỗi năm học phòng CTSV sẽ lên ké hoạch phân công kiểm tra khả năng
phòng ốc của các khu ký túc xá thuộc khu ký túc xá của nhà trường.Căn cứ trên chỉ
tiêu đầu vào năm học đó mà tiến hành lên kế hoạch chuẩn bị đón tiếp sinh viên vào
ký túc xá.Sau đó tiến hành thông báo đến sinh viên về việc tiệp nhận sinh viên các
khóa vào khu ký túc xá của nhà trường với mức quyết định ưu tiên cho từng đối
Nhóm 24 Mạng Máy Tính k59


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

trượng sinh viên căn cứ vào khả năng tiếp nhận thực tế của khu kí túc xá.
- Các tân sinh viên sẽ được đăng ký ở KTX trực tiếp bằng phiếu khi đi nhập học
với ban quản lý:
- Phòng CTSV phân công cán bộ tiếp nhận hồ sơ sinh viên đăng ký vào ở KTX.
- Sau khi đã nhần đầy đủ thông tin các hồ sơ thủ tục cần thiết về việc đăng ký ở ký
túc xá cảu sinh viên , phòng công tác sinh viên nhanh chóng xem xét hồ sơ và trả

lời sinh viên tối đa trong vòng 15 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ về việc tiếp nhận
hay không tiếp nhận sinh viên ở trương ký túc xá.
- Trường hợp sinh viên đã đăng ký vào ký túc xá mà không được chấp nhận thì
phải thông báo và nêu lý do cụ thể.
-Trong thời gian tối đa 7 ngày từ ngày ra thông báo sinh viên được tiếp nhận vào
ký túc xá ,phòng CTSV sẽ lên kế hoạch hoàn tất các thủ tục cần thiết.
- Đơn xin ở ký túc xá chỉ có giá trị trong một kỳ học .Sau mỗi kỳ học trước khi
nghỉ hè, nghỉ tết sinh viên phải bàn giao lại phòng cho phòng CTSV và làm thủ tục
đăng kí nếu muốn tiếp tục ở lại ký túc xá.
- Việc đăng ký tiếp tục ở lại ký túc xá phải được thực hiện theo đúng quy định do
phòng CTSV đề ra.Sinh viên đang ở muốn chuyển phòng thì:
• Làm đơn đề nghị với ban quản lý.
• Nhân viên xem xét yêu cầu, nếu thấy lý do hợp lý thì cho sinh viên đó chuyển
và chỉnh sửa lại trong hợp đồng.
- Khi sinh viên đang ở ký túc khi muốn chuyển ra ngoài thì:
• Cần báo cáo trước với ban quản lý ký túc.
• Nhân viên thêm chỗ trống vào danh sách phòng ở, tiện cho sinh viên khác đăng
ký vào và làm lại danh sách phòng, kết thúc hợp đồng sinh viên đó.
- Quản lý ra vào của sinh viên trong ký túc xá: sinh viên ở trong ký túc xá phải có
thẻ ký túc, còn đối với sinh viên ở ngoài ra vào phải xuất tình thẻ sinh viên hoặc
chứng minh thư nhân dân.
- Quản lý điện, nước: cuối tháng ban quản lý sẽ cử người đi đến các phòng để chốt
số điện, nước.
- Đầu mỗi năm ban quản lý sẽ xây dựng phương án phòng cháy, chữa cháy và quản
lý các thiết bị phòng cháy.
- Quản lý cơ sở vật chất, điện nước lập kế hoạch tu sửa, bảo dưỡng nhằm tạo điều
kiện sinh hoạt cho sinh viên trong khu vực ký túc xá.
- Tổ chức thu lệ phí ký túc xá theo đúng quy định và báo cáo nộp cho Lãnh đạo .
Mức phí kí túc được BGH quy định cụ thể là 150.000đ/1 tháng
Nhóm 24 Mạng Máy Tính k59

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

- Tất cả sinh viên phải tuân thủ nội quy của ký túc xá. Mọi trường hợp muốn đăng
ký
ở lại hè hoặc lễ tết phải làm phiếu đăng lý và nộp về phòng CTSV va được phòng
CTSV phê duyệt.
- Tất cả các hồ sơ sinh viên nội trú phải được quản lý theo đúng quy định của lưu
trữ
hồ sơ sinh viên nhằm đảm bảo cho việc quản lý sinh viên nội trú theo nguyên tắc
phân bổ phòng của lý túc xá.
d. Xác định mục tiêu của hệ thống mới.
- Mang lại lợi ích nghiệp vụ : tang khả năng xử ly đáp ứng nhu cầu , tin cậy chính
xác an toàn bí mật.
- Mang lại lợi ích kinh tế :giản biên chế, chi phí hoạt động, tang thu nhập…
- Mang lại lợi ích sử dụng: thuận tiện nhanh chóng
- Khắc phục hệ thống cũ hỗ trợ chiến lược phát triển KTX lâu dài.
I.2 .Phân tích dữ liệu:
* Các giấy tờ liên quan:
- Hợp đồng ký túc xá :

Nhóm 24 Mạng Máy Tính k59


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

- Đơn xin ở nội trú KTX:

Nhóm 24 Mạng Máy Tính k59

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

I.3. Xác lập dự án:
1 .Mục tiêu dự án:
- Quản lý KTX là công việc nhằm quản lý tất cả quá trình hoạt động và ăn ở của
sinh viên ở trong KTX Trường Đại học Mỏ- Địa Chất cũng như để năng cao về
công nghệ thông tin của nhân viên trong ban quản lý KTX.
- Quản lý KTX trong các trường Đai học Mỏ -Địa Chất chính là qunar lý toàn bộ
sinh viên và nhân viên trong KTX về :thông tin hồ sơ , thông tin chỗ ở, phòng
chống cho sinh viên mới vào…
- Chương trình “Quản lý KTX gồm nhiều lĩnh vực như quản lý sinh viên, quản lý
nhân viên, quản lý hợp đồng, quản lý thu chi, báo cáo thống kê...”
- Xây dựng chương trình Quản lý sinh viên nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý các
lĩnh vực đã nêu trên. toán Bài đặt ra là phân tích thiết kế hệ thống thông tin vấn
đề đặt ra là tại sao phải quản lý? Và quản lý cái gì và quản lý như thế nào để
công việc có hiệu quả, tiết kiệm được thời gian cho cán bộ công nhân viên.
Nhằm tin học hóa trong vấn đề quản lý KTX trong nhà trường.
2. Yêu cầu, nhiệm vụ:
a. Yêu cầu
- Xây dựng được một bản phân tích chức ăng với các chức năng cần thiết của một
hệ
Nhóm 24 Mạng Máy Tính k59


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

thông quản lý
KTX để có thể sử dụng cho việc phát triển phầm mềm và nậng

cấp sau
này.
- Quản lý ký túc xá là một công việc rất khó khăn đòi hỏi tính cẩn thận ,khoa học
và chính xác. Để quản lý tốt ký túc xá chũng ta cần phải giải quyết tốt các công
việc:
+ Quản lý được thông tin sinh viên: các thoojgn tin và tra cứu thông tin dễ dàng.
+ Quản lý được thông tin nhân viên : các thông tin và tra cứu thông tin dễ dàng.
+Quản lý được hợp đồng :có những điều khoản chặt chẽ , nội dung dễ hiểu…
+Quản lý được thu chi trong ký tuc xá: thu tiền điện , nước, phòng…
+ Quản lý phòng ở của sinh viên.
+ Báo cáo thống kê: quản lý tổng thể được hệ thống.
• Yêu cầu phần mềm.
- Phần mềm phải thiết kế chạy trên mạng cục bộ.
- Phần mềm hoạt động đáp ứng nhu cầu cơ bản của người dùng.
- Giao diện phần mềm phải thuận lợi, thân thiện và dễ sử dụng.
- Máy chủ phải sử dụng Hệ điều hành thông dụng.
• Yêu cầu về người sử dụng.
- Người sử dụng phải có trình độ cơ bản về tin học.
- Hiểu và nắm vững các hoạt động của phần mềm.
• Nhiệm vụ
- Nhập dữ liệu vào, xử lý thông tin: lưu trữ được số lượng lớn sinh viên trong
KTX.
Triết xuất thông tin theo người sử dụng: phục vụ tra cứu và tìm kiếm thông tin
nhanh,
chính xác. Có đủ tài liệu để người sử dụng tham khảo, dễ sử dụng.
I.4 Phân tích hiện trạng hệ thống:
- Sau mỗi tháng mỗi phòng sẽ nhận giấy báo điện nước đề nghị đại diện phòng
đóng
đúng thời hạn.

BAN QUẢN LÝ KÍ TÚC XÁ TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ- ĐỊA CHẤT:
Nhóm 24 Mạng Máy Tính k59


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

CHƯƠNG II. Phân tích yêu cầu:
II.1 Phát hiện thực thể:
1/ Thực thể: SINHVIEN
Mỗi thực thể tượng trưng cho một sinh viên ở trong kí túc xá.
Các thuộc tính:
♣ MSSV:Mã số sinh viên là thuộc tính khóa dùng để phân biệt
với các sinh viên khác
♣ HOTENSV:Họ và tên sinh viên
♣ GIOITINH: Giới tính
♣ NGAYSINH: Ngày sinh
♣ NOISINH: Nơi sinh
♣ DIACHI:Địa chỉ
Nhóm 24 Mạng Máy Tính k59


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

♣ SDT:Số điện thoại
♣ PHONG:Phòng
2/Thực thể SV_NOITRU:
- Các thuộc tính:
♣ MSSVNT:Mã số sinh viên nội trú là thuộc tính khóa dùng để
phân biệt với sinh viên khác
3/ Thực thể: PHONG

Mỗi thực thể tượng trưng cho một phòng có sinh viên đăng kí ở
Các thuộc tính:
♣ MAPHONG:Mã Số Phòng là thuộc tính khóa dùng để phân
biệt các phòng với nhau
♣ TENPHONG:tên phòng
♣ TRPHONG:Trưởng phòng
4/Thực thể:PHONG_HC
− Mỗi thực thể cho biết thông tin về phòng làm việc của nhân viên
− Các thuộc tính:
♣ MPHC:Mã phòng hành chính là thuộc tính khóa
5/Thực thể:PHONG_O
− Mỗi thực thể cho biết thông tin về phòng ở của sinh viên
− Các thuộc tính:
♣ MSPHO:Mã số phòng ở là thuộc tính khóa
6/ Thực thể: NHANVIEN
− Mỗi thực thể cho biết thông tin về nhân viên
− Các thuộc tính:
♣ MANV:Mã số nhân viên là thuộc tính khóa dùng để phân biệt
nhân
viên khác
♣ HOTENNV:Họ và tên nhân viên
♣ GIOITINH: Giới tính
♣ DIACHI:Địa chỉ
♣ SDT:Số điện thoại
7/ Thực thể:NV_HC
− Mỗi thực thể cho biết vai trò của từng nhân viên trong phòng hành chính
− Các thuộc tính:
♣ MSNVHC:Mã số nhân viên hành chính
Nhóm 24 Mạng Máy Tính k59

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

8/ Thực
thể:NV_BV
− Cho biêt vai trò của từng nhân viên bảo vệ
− Các thuộc tính:
♣ MSNVBV:Mã số nhân viên bảo vệ
9/ Thực thể: HOADON
− Mỗi thực thể cho biết số tiền mà sinh viên trong một phòng phải
trả.
− Các thuộc tính:
♣ MAHD:Mã số hóa đơn là thuộc tính khóa dùng để phân biệt
hóa đơn tưng phòng
♣ MAPHG:Mã số phòng
♣ TTIEN:Tổng tiền
10/Thực thể: HOPDONG
− Mỗi thực thể cho biết thời gian bắt đầu và kết thúc của sinh viên
khi đăng kí ở.
− Các thuộc tính:
♣ MSHDG:Mã số hợp đồng
♣ TGBD:Thời gian bắt đầu
♣ TGKT:Thời gian kết thúc
11/Thực thể:TRUONG
− Mỗi thực thể cho biết thông tin về trường nơi mà sinh viên có sinh
viên đang theo học
− Các thuộc tính:
♣ MSTRG:Mã số trường là thuiộc tính khóa dung để phân biệt
giữa các trường với nhau
♣ TENTRUONG:Tên trường

♣ DIACHI:Địa chỉ
12/Thực thể:HOATDONG
− Mổi thực thể cho biết thông tin về những hoạt động mà sinh viên
tham gia
− Các thuộc tính:
♣ MHDONG:Mã số hoạt động là thuộc tính khóa phân biệt các
hoạt động
♣ TENHD:Tên hoạt động
♣ TGTCHUC:Thời gian tổ chức
Nhóm 24 Mạng Máy Tính k59


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

13/Thực
thể:CHUCVU
− Mỗi thực thể cho biết chức vụ của nhân viên và sinh viên(nếu có)
− Các thuộc tính:
♣ MSCV:Mã số chức vụ là thuộc tính khóa phân biệt giũa các
loại chức vụ
♣ TENCV:Tên chức vụ
14/Thực thể:THANNHAN
− Mỗi thực thể cho biết mối quan hệ của sinh viên với gia đình
− Các thuộc tính:
♣ MSSV:Mã số sinh viên là thuộc tinh khóa cho biết thân nhân
đó họ hàng với sinh viên nào
♣ TENTN:Tên thân nhân
♣ DIACHI:Địa chỉ
♣ QUANHE:Quan hệ
II.2. Biểu đồ luồng dữ liệu :

1.Sơ đồ quản lý ký túc xá:
BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG HÀNH CHÍNH

NHÂN VIÊN HÀNH
CHÍNH

Nhóm 24 Mạng Máy Tính k59

NHÂN VIÊN BẢO VỆ

TRƯỞNG TẦNG

SINH VIÊN

TRƯỞNG PHÒNG


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Nhận xét :
-

Từ sơ đồ tổ chức quản lí ký túc xá chúng ta có thể hình dung ra được quy cách
hoạt động của ký túc xá. Tuy sơ đồ không được hoàn chỉnh nhưng giúp ban
quản lý ký túc xá quản lý sinh viên chặt chẽ hơn. Để quản lý tốt đòi hỏi ban
quản lý phải linh hoạt cả về khâu tổ chức lẫn khâu quản lý.

2. Biểu đồ phân cấp chức năng :

Nhóm 24 Mạng Máy Tính k59


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

3.Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.

Nhóm 24 Mạng Máy Tính k59


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.

Nhóm 24 Mạng Máy Tính k59


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh :

5.1: Tiến trình: “quản lý hợp đồng”:

5.2: Tiến trình :”Quản lý sinh viên”

Nhóm 24 Mạng Máy Tính k59


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

5.5.3:Tiến trình :“Quản lý phòng”

Nhóm 24 Mạng Máy Tính k59


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

5.4:Tiến trình “Quản lý nhân viên"

5.5:Tiến trình“Quản lý điện nước”

Nhóm 24 Mạng Máy Tính k59


PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

5.6: Tiến trình “Báo cáo thống kê”

LỜI KẾT
Qua đề tài quản lí ký túc xá Trường tại Học Mỏ Địa Chất nhóm 24 đã tìm hiểu
hoàn thành những kiến thức yêu cầu đề tài của giáo viên giảng dạy, qua đề tài này
nhóm đã tìm hiểu cũng như hiểu thêm về quản lý ký túc xá .
Nhìn nhận được những nhu cầu công việc tính chất trong quản lí ký túc xá.
Với những kiến thức đã học có thể áp dụng mô hình trong quản lí ký túc xá ở
tương lai, cũng như tiền đề cho chương trình , các môn học khác
Cảm ơn giáo viên giảng dạy đã giúp đỡ chúng em
trong quá trình làm đề tài !

Nhóm 24 Mạng Máy Tính k59

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Nhóm 24 Mạng Máy Tính k59