Tìm hiểu về công tác tổ chức quản lý về Văn thư Lưu trữ” tại công ty cổ phần tư vấn Hà Đô

LỜI CẢM ƠN
Được sự phân công của khoa quản trị văn phòng trường Đại Học Nội Vụ
Hà Nội và sự đồng ý của ban lãnh đạo công ty cổ phần tư vấn Hà Đô, tôi đã thực
hiện đề tài “ Tìm hiểu về công tác tổ chức quản lý về Văn thư- Lưu trữ” tại công
ty cổ phần tư vấn Hà Đô.
Để hoàn thành tốt chương trình thực tập của mình với thời gian là 2 tháng
từ ngày (10/1-10/3/2017) tại công ty cổ phần tư vấn Hà Đô, tôi xin gửi lời cảm
ơn chân thành đến toàn thể các cán bộ, công nhân viên tại văn phòng công ty cổ
phần tư vấn Hà Đô đã tiếp nhận và tạo mọi điều kiện tốt nhất để tôi có thể hoàn
thành tốt các nhiệm vụ được giao. Đặc biệt, tôi muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc đến
chị Vũ Thị Ngọc Hà – chuyên viên văn phòng là người đã trực tiếp hướng dẫn,
chỉ bảo tôi trong suốt quá trình thực tập, cung cấp cho tôi những văn bản, số liệu
để tôi có thể hoàn thành bài báo cáo của mình sau khi quá trình thực tập kết
thúc. Mặc dù đã cố gắng quan sát, học hỏi và tham khảo nhiều tài liệu khác,
song bài báo cáo của tôi vẫn còn rất nhiều thiếu xót, tôi rất mong nhận được sự
đóng góp của các thầy cô trong khoa quản trị văn phòng để bài báo cáo của tôi
đầy đủ và hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn !


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện bài tiểu luận với tên đề tài: “ Tìm hiểu về công tác tổ chức
quản lý về Văn thư- Lưu trữ” tại công ty cổ phần tư vấn Hà Đô.
Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận mà tôi đã nghiên cứu trong thời gian
qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật và quy định của nhà
trường nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài tiểu luận này.
Hà nội, ngày 10 tháng 3 năm 2017


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4

CHŨ VIẾT TẮT
HĐQT
HADOCC.JSC.
ĐHĐCĐ
CTVTLT

CHỮ VIẾT THƯỜNG
Hội đồng quản trị
Công ty cổ phần tư vấn Hà Đô
Đại hội đại cổ đông
Công tác văn thư lưu trữ


A. LỜI NÓI ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Thời đại ngày nay trong bất kì một doanh nghiệp nào cũng có sử dụng các
loại văn bản giấy tờ vì văn bản, giấy tờ được dùng để công bố, truyền đạt đường
lối chủ trương, chính sách của Đảng, của Nhà nước, để báo cáo thỉnh thị, liên hệ
công tác giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, ghi chép các kinh nghiệm đã
được đúc kết và các tài liệu cần thiết Mọi văn bản giấy tờ đều tập trung vào đầu

mối là bộ phận Văn thư để quản lí được thống nhất và sử dụng có hiệu quả. Do
đó công tác văn thư là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình
hình hoạt động, ưu khuyết điểm của cơ quan.
Công tác văn thư đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết,
nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn liên
quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức. Làm
tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những
quyết định quản lí. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành
mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo
cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chức
năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư là
không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào.
Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản
trị văn phòng, em đã được thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần nào đã
biết được những đặc điểm, hoạt động của văn phòng, hiểu được thế nào là quản
trị văn phòng. Nhằm trang bị cho sinh viên nhưng kiến thức và kĩ năng trong
quá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động, quản lí, điều hành của cơ quan
tổ chức, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức một thực tập cho sinh viên
khoa Quản trị văn phòng tại các cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao trình độ hiểu
biết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với thực tế, rèn luyện thêm ý thức làm
việc đúng với phương châm mà nhà trường đã đề ra: “Học thật đi đôi với Làm
thật” và “ Học đi đôi với Hành”.
Được sự đồng ý của Lãnh đạo Công ty Cổ phần tư vấn Hà Đô, em được
5


tiếp nhận về phòng Tổ chức Hành Chính để giúp cán bộ Văn thư của Công ty
những nghiệp vụ về công tác Văn thư - Lưu trữ, thực hiện các nghiệp vụ chuyên
môn khác mà mình được đào tạo và một số công việc khác dưới sự hướng dẫn
của Trưởng phòng Tổ chức Hành chính . Đây là môi trường thuận lợi cho em

tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ hơn về nghiệp vụ Hành chính văn phòng,
Văn thư - Lưu trữ. Với kiến thức lý luận được trang bị, tích lũy trong thời gian
học tập tại trường, cùng với quá trình tự học và trực tiếp thực hiện các công việc
thực tế ở cơ quan, em nhận thức được tầm quan trọng, cấp thiết của công tác
Văn thư. Và đó cũng chính là lí do em chọn “ Tìm hiểu về công tác tổ chức quản
lý về Văn thư- Lưu trữ” làm đề tài cho bài Báo cáo Thực tập này.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài :
-

Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty cổ phần tư vấn Hà Đô
Khảo sát thực tiễn, nhận xét và đánh giá công tác tổ chức quản lý về Văn thư

-

Lưu trữ tại công ty
Đề xuất Giải pháp góp phần nâng cao công tác văn thư tại công ty
3. Đối tượng phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng

-

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần tư vấn

-

Hà Đô
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công ty
Công tác văn thư văn phòng Công ty cổ phần tư vấn Hà Đô
Giải pháp nâng cao công tác văn thư tại Công ty
* Phạm vi:

Công tác Tổ chức điều hành của các Công ty trong hệ thống “ TẬP
ĐOÀN HÀ ĐÔ “ nói chung và Công ty Cổ phần Tư vấn Hà Đô nói riêng
4. Nguồn tài liệu tham khảo

-

Tham khảo từ những bài báo cáo của khóa trước.
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về việc

-

quản lý và sử dụng con dấu;
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về

-

Công tác văn thư;
Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ về việc
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
6


-

năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về
việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08

-

tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về
việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

-

cơ quan.
Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Công tác Văn thư là một đề tài mở, và đã được rất nhiều nước trên thế
giới đào sâu nghiên cứu và đưa ra những công trình nghiên cứu vĩ. Còn ở Việt
Nam, đề tài nghiên cứu về Công tác Văn thư chưa thực sự được chú trọng vì tầm
nhìn tri thức còn hạn hẹp. Bên cạnh đó cũng có một số công trình tiêu biểu như:

•

Đề tài: “Công tác văn thư trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử Việt
Nam”
Tác giả: ThS. Nguyễn Thùy Trang

•

Đề tài: “Đổi mới công tác Văn thư trong nền Cải cách hành chính Nhà nước”
Tác giả: Nguyễn Thị Tâm.
6. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện bài báo cáo này, ngoài các phương pháp chung được áp dụng
như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, đề tài còn sử dụng các

-

phương pháp cụ thể như:
Phương pháp điều tra, khảo sát:
Được áp dụng trong khảo sát công tác văn thư tại Công ty
Phương pháp phỏng vấn đối tượng:
Được áp dụng để phỏng vấn cán bộ công nhân viên tại văn phòng công ty
Phương pháp nghiên cứu và phân tích các tư liệu có liên quan
Được áp dụng đề tìm hiểu và phân tích các tư liệu trong cơ quan và ngoài
cơ quan để có thể đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá, nhìn
nhận một cách khách quan về công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư phát



triển Đô thị và Khu công nghiệp
Từ đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại Công ty cổ
7


phần tư vấn Hà Đô
7. Bố cục đề tài bao gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luân chung công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu
trữ
Chương 2: Tìm hiểu công tác tổ chức quản lý về Văn thư lưu trữ tại Công
ty Cổ phần tư vấn Hà Đô (HADOCC.JSC.)
Chương 3 : Kết luận và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ
chức quản lý về văn thư lưu trữ trong công ty cổ phần tư vấn Hà Đô
(HADOCC.JSC.)
Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định,
vì vậy báo cáo của em không tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủ quan
trong nhận định, đánh giá cũng như đề xuất giải pháp. Chính vì vậy, để báo cáo

được hoàn thiện hơn, em rất mong nhận được sự thông cảm và những ý kiến
đóng góp quý báu của các cán bộ, nhân viên trong Công ty, các thầy, cô trong
Khoa Quản trị văn phòng để bài Báo cáo của em được hoàn thiện hơn.

8


B NỘI DUNG
CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN
LÝ VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1.1 KHÁI NIỆM VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1.1.1 Khái niệm :
Công tác văn thư : là công tác là tất cả những công việc liên quan tới công
văn giấy tờ bắt đầu từ khi soạn thảo văn bản ( đối với tài liệu đi ) và khi tiếp
nhận ( đối với tài liệu đi ) đến khi giải quyết xong công việc lập hồ sơ và lưu
nộp hồ sơ vào lưu trữu cơ quan
Công tác văn thư là công tác qua trọng đối với các cơ quan tổ chức nhà
nước cũng như các tổ chức chính trị và tổ chức tư nhân
Công tác lưu trữ : công tác lưu trữu là tất cả những công việc liên quan tới
việc tổ chức quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữu để phục vụ cho yêu cầu của xã
hội, nghiên cứu khoa học,......
1.1.2 Vài trò :
Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò vô cùng quan trọng trong các hoạt
động của văn phòng tổ chức, công tác văn thư lưu trữu giúp các tổ chức, cơ quan
thực hiên chức năng, nhiệm vụ của mình.
Công tác văn thư, lưu trữu mang nhiều ý nghĩa đối với kinh tế , chính trị,
xã hội, văn hóa..., đồng thời ảnh hưởng trực tiếp đếp các hoạt động của xã hội.
Từ các cơ quan cấp quốc gia, đến mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp
trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn
bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Việc

soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và
phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn. Do đó, khi các cơ quan,
tổ chức, doanh nghiệp được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được
hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp
thời cho việc lãnh đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc
hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp.
Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ
9


thông tin, có thể những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng
không giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải
nhưng không vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai trò, vị trí
trong mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng
phải tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài
liệu điện tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ.
Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, song một vài năm trở lại
đây, không ít người coi đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những
người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng
đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư,
lưu trữ, cần phải được nhìn nhận lại.
Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức. Đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá
nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài,
rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ
quan, tổ chức. Bên cạnh đó, cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về
chuyên môn, nghiệp vụ, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ
quan nhà nước và của các cơ quan chức năng chuyên ngành. Đừng vì những

nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận đóng góp của đội
ngũ những người làm văn thư, lưu trữ - những con người hy sinh thầm lặng. Có
thể, theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ
thông tin, những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy
sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải nhưng
không vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai trò, vị trí trong
mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải
tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu
điện tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ.
Qua đó để chung ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể
thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể
chứ không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt
được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc
10


biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự
đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa
đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những
người làm văn thư, lưu trữ.
1.1.3 Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ
Công tác văn thư với vai trò nhằm đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động
quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, đơn vị. Công tác lưu trữ là tổ chức lựa
chọn, lưu giữ các hồ sơ tài liệu có giá trị để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng
của cơ quan, đơn vị, xã hội. Giữa công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ
chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện liên tục trong quá trình từ
soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ
lịch sử.
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý
trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ

tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời
nhất cho người soạn thảo văn bản.
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần thực hiện tốt công
tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng
quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ
như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập
khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác
lưu trữ phát triển, từ đó phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Trong hoạt động của
các cơ quan đơn vị hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo,
điều hành, quyết định, thi hành đều bằng văn bản. Vai trò của công tác văn thư
và lưu trữ đối với hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị có mối quan hệ mật thiết
góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, nâng cao chất
lượng hiệu quả thực thi nhiệm vụ trong giai đoạn hiện nay.
1.2 CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ LƯU TRỮ
1.2.1 Khái quát về công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ
Công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng
trong bất kỳ tổ chức cơ quan nào từ khi thành lập. Tuy nhiên ở mỗi cơ quan, do
11


lĩnh vực hoạt động khác nhau nên có cơ cấu chức năng, nhiệm vụ khác nhau
nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều liên quan
đến văn bản, giấy tờ, tài liệu. Các loại văn bản này đều có nhu cầu được lưu giữ
lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết cho công việc sau này. Bởi vì đây là những
bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất
cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an
toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, đối
với mỗi cơ quan, tổ chức, công tác văn thư lưu trữ là vấn đề quan trọng tất yếu,
vì đó tài nguyên quan trọng mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ
nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản

lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực
tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hoạt động hiệu
quả của cơ quan tổ chức.
Như chúng ta đã biết, công tác tổ chức quản lý văn thư lưu trữu bao gồm
các nội dung như: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, tờ trình, quản lý việc sử
dụng con dấu, việc lập hồ sơ, theo dõi các hồ sơ sự kiện, thống kê báo cáo tình
hình xử lý văn bản.....Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản
đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm
của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản
đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức;
việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao
giải quyết công việc… Như vậy chúng ta đều nhận thấy rằng, tất cả các cá nhân,
từ thủ trưởng đơn vị đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực
hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được
giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những người
làm văn thư.
Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành
kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi
cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… luôn đòi hỏi người làm công tác văn thư
lưu trữ luôn phải nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng gặp
12


không ít áp lực trong công việc.
Hơn nữa, đối với nhiều, công việc xử lý văn bản được giao khi đã giải
quyết xong là thấy hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ,
quản lý đối với những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ
rằng những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân
trọng, bảo vệ tài liệu những tài liệu đó. Cho nên, công tác lưu trữ tài liệu hồ sơ
cũng là vấn đề bất cập nhiều cơ quan, đơn vị. Không gian lưu trữ luôn luôn quá

tải vì hàng năm sẽ phát sinh nhiều văn bản tài liệu. Nhiều đơn vị, các hồ sơ tài
liệu mới thậm chí được chất đống, lưu trữ trong các bao tải, thùng cát tông…
1.2.2 Nội dung công tác tổ chức quản lý về văn thư, lưu trữ :
* Nội dung của công tác văn thư:
- Soạn thảo và ban hành văn bản
+ Thảo văn bản
+ Duyệt văn bản
+ Đánh máy, in ấn, sao chụp văn bản
-

Ký văn bản
Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của

-

các cơ quan, tổ chức
Quản lý văn bản đi
- Quản lý và giải quyết văn bản đến
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Quản lý và sử dụng con dấu
- Các loại con dấu
- Bảo quản con dấu
- Sử dụng con dấu
* Yêu cầu của công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở các

-

cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây:
Nhanh chóng:

Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây
dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản
nhanh chóng, giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn
bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý
nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn kém tiền của,
công sức và thời gian của các cơ quan
13


-

Chính xác
Chính xác về nội dung của văn bản:
+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải
phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà
nước cấp trên
+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp
với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật …
+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng
Chính xác về mặt thể thức văn bản:
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy
định: Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban
hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký, con
dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản. các yếu tố thông tin nêu trên phải được trình
bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ
+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành
Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ
+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các
khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản
…

+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các

-

chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư
Bí mật
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn
bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn
thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã
được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Ủy ban thường vụ

-

quốc hội
Hiện đại
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư lưu trữ gắn
liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy,
yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm
bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và
có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở
thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình
14


độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi
cơ quan. Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các
phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao
hiệu quả của công tác văn thư.
* Nội dung Công tác lưu trữ:

Nhiệm vụ của công tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an
toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Để thực hiện mục đích và nhiệm vụ của công tác lưu trữ đặt ra, nội dung
cụ thể của công tác lưu trữ như sau:
Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức.
Bởi vì trong công tác lưu trữ là một hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan trọng
của tất cả các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, để thực hiện tôt công tác lưu trữ , trong
mỗi cơ quan ,tổ chức cần có bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ. Thực
hiện các nghiệp vụ cụ thể như: Thu thập tài liệu; phân loại tài liệu, xác định giá
trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, tổ chức khai
thác tài liệu, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của cơ quan.
Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng
dẫn về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước. Để thực
hiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định
những vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc gia. Hệ thống
những văn bản quy phạm pháp luật của ngành góp phần tạo một hành lang pháp
lý cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách của Nhà
nước về việc quản lý và phát triển ngành lưu trữ đồng thời hệ thống văn bản đó
cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi toàn
quốc.
Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ một trong những nội dung quan trọng
của công tác lưu trữ là việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như:
-

Thu thập, bổ sung tài liệu
Phân loại tài liệu
Xác định giá trị tài liệu
Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ
Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu

Chỉnh lý tài liệu
15


-

Tổ chức bảo quản tài liệu
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trong công tác lưu trữ
Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan , tổ chức
đã quy định rõ trong các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản hướng
dẫn về công tác lưu trữ
Kiểm tra đánh giá về công tác lưu trữ là khâu then chốt giúp các cơ quan
tổ chức nắm được tình hình thực hiện các quy định trong các văn bản quy định
của nhà nước một ngành, một lĩnh vực nhất định

16


Tiểu kết chương 1:
Công tác văn thư lưu trữ là hoạt động không thể thiếu ở bất kì cơ quan tổ
chức nào, công tác này giúp công việc được giải quyết nhanh chóng nâng cao
hiệu quả của công việc trong công ty, đồng thời cung cấp dữ liệu tài liệu khi cần
sử dụng một cách kịp thời.
Để làm tốt công tác quản lý văn thư và lưu trữ, cần quản lý các nội dung
quản lý các lĩnh vực thuộc văn thư lưu trữ một cách tốt nhất, hiệu quả nhất và đó
và cũng trách nhiệm của những nhà lãnh đạo

17

CHƯƠNG 2 TÌM HIỂU CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỀ VĂN THƯ
LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN HÀ ĐÔ (HADOCC.JSC.)
2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TƯ VẤN HÀ ĐÔ
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Tên công ty:Công ty Cổ phần Tư vấn Hà Đô
Tên giao dịch với nước ngoài: Hado Consultant Joint Stock Company.
Tên viết tắt: HADOCC.JSC.
Trụ sở chính: Tầng 5 Toà nhà Hà Đô, 186 Hoàng Sâm, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại: 04.37 568 872
Fax: 04.37 910 942
Email:
Công ty Cổ phần Tư vấn Hà Đô thuộc trong hệ thống công ty thành viên
của TẬP ĐOÀN HÀ ĐÔ, là một trong những tập đoàn lớn mạnh có vốn đầu tư
cao, đóng góp không nhỏ đối với sự phát triển kinh tế của Việt Nam
Mục tiêu của Tập đoàn Hà Đô là phát triển và lớn mạnh không ngừng dựa
trên nền tảng chất lượng công trình, chất lượng dịch vụ và chiến lược kinh
doanh lâu dài, từng bước trở thành một Tập đoàn đầu tư, kinh doanh bất động
sản hàng đầu tại Việt Nam. Từ tiền thân là Công ty xây dựng Hà Đô, tới nay Hà
Đô đã trở thành Tập đoàn đầu tư, xây dựng, tư vấn và kinh doanh hùng mạnh.
Với 12 Công ty thành viên hoạt động chuyên nghiệp trên từng lĩnh vực, Tập
đoàn Hà Đô luôn đạt được thành công trong mọi công trình, dự án và được đối
tác, khách hàng tin tưởng.
Chiến lược phát triển của Tập đoàn Hà Đô là đa dạng hóa các hoạt động
đầu tư như kinh doanh Bất động sản, khách sạn, khu nghỉ dưỡng cao cấp,...
nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
- Tiếp tục phát triển các dự án khu đô thị theo hướng hiện đại, tiện ích và
dịch vụ tốt ở trong nước và quốc tế.
- Hợp tác và phát triển các dự án nhà ở Quân đội, dân sự.

- Phát triển các khu du lịch sinh thái, nghỉ dưỡng cao cấp, hệ thống khách
sạn mang thương hiệu Hà Đô
- Phát triển văn phòng cho thuê và trung tâm thương mại tại các khu đô
thị lớn của đất nước.
- Phát triển dịch vụ Quản lý và kinh doanh bất động sản theo hướng
chuyên nghiệp.
- Phát triển năng lượng tái tạo như thủy điện, năng lượng gió, năng lượng
18


mặt trời.
- Công ty Cổ phần Tư vấn Hà Đô tiền thân là Xí nghiệp Tư vấn Xây dựng
trực thuộc Công ty CP Hà Đô - Bộ Quốc Phòng, được thành lập từ tháng 11 năm
2002. Xí nghiệp được chuyển đổi mô hình hoạt động sang mô hình công ty cổ
phần theo Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0103022773 do Sở kế hoạch và Đầu
tư thành phố Hà Nội cấp ngày 07 tháng 3 năm 2008.
- Công ty có đội ngũ cán bộ Kiến trúc sư, Kỹ sư với nhiều năm kinh
nghiệm, có trình độ đại học và trên đại học, có hệ thống máy móc thiết bị hiện
đại, sử dụng các phần mềm trong thiết kế và tính toán tiên tiến. Nhờ vậy, Công
ty luôn hoàn thành các hồ sơ tư vấn thiết kế và dịch vụ trong ngành xây dựng đạt
chất lượng cao, được các Chủ đầu tư hài lòng và tin cậy. Lĩnh vực hoạt động
1. Tư vấn Thiết kế:
- Thiết kế quy hoạch:
Quy hoạch vùng, quy hoạch chung và quy hoạch chi tiết các khu dân cư,
khu đô thị và khu công nghiệp, khu vui chơi giải trí – thể thao – du lịch.
Quy hoạch hạ tầng kỹ thuật đô thị (cấp điện, cấp thoát nước, hệ thống
thông tin liên lạc, hệ thống chống sét, phòng cháy chữa cháy, công nghệ môi
trường…)
- Thiết kế công trình :
Tổng thầu tư vấn, thiết kế và lập tổng dự toán các công trình dân dụng,

công nghiệp, văn hoá - thông tin, giáo dục, y tế, du lịch, giao thông, thuỷ lợi, hạ
tầng kỹ thuật công trình (cấp điện, cấp thoát nước, hệ thống thông tin liên lạc, hệ
thống chống sét, phòng cháy chữa cháy, công nghệ môi trường…)
Thiết kế trang trí nội, ngoại thất công trình,
Thiết kế hệ thống thiết bị, dây chuyền công nghệ cho các công trình.
2. Lập dự án và quản lý đầu tư xây dựng cho các dự án đầu tư có vốn
trong nước và nước ngoài.
3. Khảo sát xây dựng : Khảo sát địa hình, địa chất công trình, địa chất
thuỷ văn để xác định các thông số kỹ thuật phục vụ lập dự án đầu tư và thiết kế
công trình.
4. Thẩm tra : Thẩm tra thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công các công
trình xây dựng thuộc các dự án đầu tư trong và ngoài nước.
5. Tư vấn đấu thầu : Lập hồ sơ mời thầu và tư vấn đấu thầu đối với các
công việc về thiết kế, xây lắp công trình và mua sắm thiết bị.
6. Tư vấn giám sát : Thay mặt chủ đầu tư giám sát thi công tại công
19


trường, kiểm tra quản lý chất lượng công trình xây dựng.
7. Kiểm định chất lượng công trình xây dựng.
8. Các dịch vụ khác :
Dịch vụ tư vấn đầu tư (không bao gồm tư vấn pháp luật, tư vấn tài chính).
Tư vấn và chuyển giao công nghệ, phát triển công nghệ kỹ thuật xây dựng
mới cùng các dịch vụ khoa học kỹ thuật có liên quan.
9. Hợp tác – liên danh: Công ty hiện nay đang hợp tác và liên danh với
một số công ty tư vấn thiết kế nước ngoài để triển khai các dự án có quy mô lớn,
trong và ngoài nước. Đáp ứng được nhu cầu về chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật
cho từng công trình. áp dụng công nghệ hiện đại trong thiết kế và quản lý dự án

20

2.1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần tư vấn Hà Đô ( HADOCC.JSC.)

•
•

Mô tả một số bộ phận quan trọng:
Hội đồng quản trị :
Là bộ phận đứng đầu và cao nhất trong công ty cổ phần tư vấn Hà Đô bao
gồm các cổ đông nắm giữ cổ phiếu cao nhất trong công ty, Hội đồng quản trị là
bộ phận có đầy đủ quyền hạn thực hiện tất cả các quyền nhân danh công ty trừ
những thẩm quyền thuộc Đại hội đồng quản trị thuộc Tập Đoàn Hà Đô, Hội
đồng quản trị có những quyền hạn như sau :

-

Quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Quyết định chiến lược đầu tư phát triển của công ty trên cơ sở mục đích các

-

chiến lược mà đại hội đồng quản trị đặt ra và thông qua
Kiến nghị sữa chữa bổ sung điểu lệ, báo cáo tình hình kinh doanh hàng năm, báo
cáo tài chính, quyết đoán năm, phương án phân phối lọi nhuận và phuơng pháp

•

phát triển sản suất kinh doanh ....
Đề xuất tái cơ cấu hoặc giải thể công ty

Các quyền được quy đinh tại điều lệ
Tổng giám đốc :
21


Là người trực tiếp điều hành quản lý công ty đưa ra những quyết định
phương án thực hiện công việc kinh doanh của công ty, đồng thời là người kiểm
•

tra đánh giá các hoạt động cấp dưới , các phòng ban...
Ban kiểm soát :
Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đônbg bầu ra gồm hai thành viên chịu
trách nhiệm giám sát mọi hoạt động quản trị và sản suất kinh doanh của công ty.
Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước đại hộ đồng cổ đông về những hoạt động
đã thực hiện theo quyền hạn và nghĩa vụ được giao.
Quyền hạn và nghĩa vụ của BKS:

-

Kiểm tra sổ sách và báo cáo tài chính của công ty, kiểm tra tính hợp pháp của
quy trình sản suất kinh doanh của công ty, kiểm tra việc thực hiện các chủ

-

trương của cấp trên phổ biến xuống các bộ phận.
Trình ĐHĐCĐ về báo cáo tài chính , đề xuất ý kiến độc lập, kiến nghị các giải

•
-

pháp thẩm tra giám sát
Yêu cầu HĐQT triệu tập ĐHĐCĐ bất thường nếu cần thiết
Phó TGĐ Kỹ thuật
Chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi công, nghiên cứu tìm gia các
phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết bị, giám sát quá trình thi công

-

và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm.
Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt động sản xuất
kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh
hàng ngày của công ty. Thông qua hạch toán ở các khoản thu mua xuất nhập
nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanh thanh toán với khách
hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, theo dõi cơ cấu vốn....
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty
a. Chức năng
Quy hoạch vùng, quy hoạch chung và quy hoạch chi tiết các khu dân cư,
khu đô thị và khu công nghiệp, khu vui chơi giải trí – thể thao – du lịch.
Quy hoạch hạ tầng kỹ thuật đô thị (cấp điện, cấp thoát nước, hệ thống
thông tin liên lạc, hệ thống chống sét, phòng cháy chữa cháy, công nghệ môi
trường…)
- Thiết kế công trình :
Tổng thầu tư vấn, thiết kế và lập tổng dự toán các công trình dân dụng,
công nghiệp, văn hoá - thông tin, giáo dục, y tế, du lịch, giao thông, thuỷ lợi, hạ
22


tầng kỹ thuật công trình (cấp điện, cấp thoát nước, hệ thống thông tin liên lạc, hệ
thống chống sét, phòng cháy chữa cháy, công nghệ môi trường…)
Thiết kế trang trí nội, ngoại thất công trình,

-Tư vấn đấu thầu, quản lý dự án, giám sát chất lượng thi công công trình
xây dựng; tiếp nhận và chuyển giao hệ thống thiết bị, công nghệ mới các lĩnh
vực ngành xây dựng, giao thông, thủy lợi; dịch vụ tư vấn, môi giới và định giá
bất động sản;
- Lập dự án đầu tư, khảo sát, quy hoạch chi tiết, thiết kế công trình xây
dựng; thẩm tra dự án đầu tư, thẩm tra thiết kế và dự toán các công trình giao
thông thủy lợi;
- Kiểm tra giám định chất lượng công trình xây dựng; xác định nguyên
nhân và thiết kế sửa chữa, khắc phục sự cố các công trình xây dựng; kiểm tra,
chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn chịu lực và chứng nhận sự phù hợp về
chất lượng công trinh xây dựng;
- Khảo sát địa chất thủy văn, môi trường; khảo sát trắc địa; quan trắc lún,
biến dạng công trình;
- Xây dựng công nghiệp, dân dụng, trang trí nội ngoại thất, cơ sở hạ tầng khu
công nghiệp, khu dân cư,khu đô thị và công trình cấp thoát nước - xử lý môi trường;
- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, các cấu kiện bê tông; ống thoát
nước; xuất khẩu, nhập khẩu, mua bán, cho thuê vật tư, máy móc, thiết bị, phụ
tùng, dây chuyền công nghệ; kinh doanh vận chuyển hàng hóa; kinh doanh bất
động sản;
- Bồi dưỡng, tập huấn, phổ biến thông tin khoa học công nghệ xây dựng và
tiêu chuẩn hóa xây dựng; bồi dưỡng tập huán các chuyên đề kỹ thuật phục vụ công
tác xây dựng và các lĩnh vực khác theo nhu cầu xã hội mà luật pháp cho phép;
- Kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của Pháp luật.
b. Nhiệm vụ, quyền hạn
Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty.
Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,
luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…

theo đúng quy định của pháp luật.
Công ty Cổ phần Tư vấm Hà Đô ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh
23


của mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh.
Luôn lấy chữ tín làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh;
- Đầu tư, nâng cấp và đổi mới trang thiết bị thi công phục vụ sản xuất
kinh doanh;
- Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ để đáp ứng mọi yêu cầu của khách
hàng;
- Tạo dựng tập thể đoàn kết, thân ái;
- Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và chế độ đảm bảo an toàn vệ sinh
cho người lao động;
- Mở rộng hợp tác trên nguyên tắc các bên cùng có lợi.
Đây chính là những triết lý văn hoá kinh doanh của Hà Đô đang nỗ lực để
ngày càng hoàn thiện hơn. “Sự hài lòng của quý khách về chất lượng, giá thành của
sản phẩm cũng như về tiến độ thi công chính là niềm hạnh phúc của Hà Đô”.
2.2 Khảo sát tình hình công tác tổ chức quản lý về văn thư lưu trữ tại
Công ty cổ phần tư vấn Hà Đô (HADOCC.JSC.)
2.2.1 Khái quát công tác quản lý Văn thư, lưu trữ của HADOCC.JSC
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư có vai trò đặc biệt quan
trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có chức năng nhiệm vụ riêng
nhưng đều có đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh ra
những giấy tờ liên quan là những văn bản, tài liệu có giá trị đều được giữ lại để
tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây chính là những căn cứ xác nhận sự việc
đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Hoạt động công tác văn thư trở nên
thường xuyên ở cơ quan, doanh nghiệp góp phần không nhỏ vào việc nâng cao
chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh

nghiệp. Bởi vậy, ban hành quy định quản lý về công tác văn thư là vấn đề quan
trọng và có yêu cầu cao về tính chính xác, hợp lý, đảm bảo tính pháp lý và phù
hợp với nền hành chính nước ta.
Hiện tại Công ty Cổ phần tư vấn Hà Đô chưa có văn bản nào do chính
công ty ban hành để quản lý về công tác văn thư – lưu trữ của công ty mình.
Công ty tiến hành thực hiện theo những văn bản do các cơ quan Trung ương đã
ban hành về công tác văn thư – lưu trữ. Cụ thể:
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
24


về việc quản lý và sử dụng con dấu
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về Công tác văn thư
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản
đến.
2.2.2 Mô hình tổ chức Văn thư của Công ty
Công tác Văn thư của công ty Cổ phần tư vấn Hà Đô được một tổ cán bộ
Văn thư gồm có 1 cán bộ Văn thư chuyên trách và 2 cán bộ văn thư kiêm nhiệm,
với trình độ chuyên môn bậc Đại học trở lên đảm nhiệm và được tổ chức theo

mô hình văn thư tập trung. Tất cả văn bản đến và văn bản đi, tổ chức quản lý,
đóng dấu, lập hồ sơ và sao lưu tài liệu đều tập trung tại văn thư.
Để phù hợp với điều kiện thực tế Công ty có tổ Văn thư chuyên trách
thuộc phòng Tổ chức- Hành chính trực thuộc Văn phòng cơ quan thực hiện các
công việc có liên quan đến công tác văn thư do Trưởng phòng giao...
Tổ chức văn thư tập trung là hình thức được sử dụng phổ biến hiện nay.
Tuy nhiên vẫn còn những ưu điểm và nhược điểm:
2.2.3 Nhận xét
* Ưu điểm:
- Công tác văn thư được thực hiện khoa học,được sự quan tâm, chỉ đạo
kịp thời của ban lãnh đạo công ty. Thường xuyên tổ chức cho các cán bộ tham
gia vào các lớp bồi dưỡng, các lớp tập huấn nghiệp vụ để nâng cao trình độ
chuyên môn.
- Văn thư đã thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, giúp lãnh đạo
25