Nghiên cứu khả năng triển khai ứng dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp (ERP) tại công ty cổ phần vàng bạc đá qúy phú nhuận (PNJ)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH

VÕ THANH UY

NGHIÊN CỨU KHẢ NĂNG TRIỂN KHAI
ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
TÍCH HỢP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VÀNG BẠC
ĐÁ QUÝ PHÚ NHUẬN (PNJ)

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2010


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH

VÕ THANH UY
NGHIÊN CỨU KHẢ NĂNG TRIỂN KHAI
ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
TÍCH HỢP (ERP) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VÀNG BẠC
ĐÁ QUÝ PHÚ NHUẬN (PNJ)

Chuyên ngành
Mã ngành

: Quản trị kinh doanh
: 60.34.05

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS. BÙI THỊ THANH

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - NĂM 2010


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả
trong luận văn là trung thực, và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình
nghiên cứu nào khác.
Tác giả

VÕ THANH UY


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
2. Mục tiêu nghiên cứu
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4. Phương pháp nghiên cứu
5. Đóng góp của nghiên cứu
6. Kết cấu luận văn
CHƯƠNG 1......................................................................................................................1
TỔNG QUAN VỀ ERP...................................................................................................1
1.1 Giới thiệu khái quát về ERP ........................................................................................2
1.1.1 ERP là gì? .......................................................................................................2
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển ERP...........................................................5
1.1.3 Thị trường và phân khúc các sản phẩm ERP hiện nay ....................................8

1.1.4 Ý nghĩa của việc triển khai ứng dụng ERP....................................................10
1.2 Triển khai ứng dụng ERP vào các doanh nghiệp......................................................11
1.2.1 Xác định mục tiêu và phạm vi .......................................................................11
1.2.2 Tổ chức đội dự án ERP..................................................................................12
1.2.3 Quy trình triển khai ứng dụng ERP vào doanh nghiệp..................................14
1.3 Các điều kiện quyết định triển khai ứng dụng ERP thành công ...............................25
1.3.1 Nguồn nhân lực cho dự án ERP.....................................................................25
1.3.2 Quy trình hoạt động .......................................................................................27
1.3.3 Cơ sở dữ liệu..................................................................................................27
1.3.4 Cơ sở hạ tầng .................................................................................................28
1.3.5 Ngân sách cho dự án ERP..............................................................................29
1.3.6 Khả năng quản trị dự án ERP ........................................................................31
1.4 Xu thế ứng dụng và kinh nghiệm triển khai ERP .....................................................34
1.4.1 Xu thế ứng dụng ERP của các doanh nghiệp Việt Nam................................34
1.4.2 Kinh nghiệm triển khai ERP..........................................................................36
1.4.2.1 Những thách thức chính khi triển khai ERP.......................................36
1.4.2.2 Những nhân tố dẫn đến thành công ERP ...........................................37
1.4.2.3 Kinh nghiệm từ một số dự án ERP thành công tại Việt Nam ............37
CHƯƠNG 2....................................................................................................................41
PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG ERP TẠI PNJ...........................................41
2.1 Khái quát về ngành nữ trang Việt Nam và công ty PNJ ...........................................42
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của các làng nghề kim hoàn Việt Nam ......42


2.1.2 Đặc trưng của ngành kinh doanh nữ trang Việt Nam ....................................46
2.1.3 Giới thiệu khái quát về công ty PNJ ..............................................................47
2.2 Phân tích các điều kiện triển khai ứng dụng ERP tại PNJ.........................................51
2.2.1 Phương pháp đo lường và phân tích ..............................................................51
2.2.1.1 Nghiên cứu định tính ..........................................................................51
2.2.1.2 Nghiên cứu định lượng.......................................................................54

2.2.2 Phân tích kết quả khảo sát tại PNJ.................................................................57
2.2.2.1 Yếu tố về nguồn nhân lực cho dự án ERP..........................................57
2.2.2.2 Yếu tố về quy trình hoạt động ............................................................58
2.2.2.3 Yếu tố về cơ sở dữ liệu.......................................................................59
2.2.2.4 Yếu tố về cơ sở hạ tầng ......................................................................60
2.2.2.5 Yếu tố về ngân sách cho dự án ERP...................................................61
2.2.2.6 Yếu tố về khả năng quản trị dự án ERP .............................................62
CHƯƠNG 3....................................................................................................................64
TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG ERP TẠI PNJ................................................................64
3.1 Định hướng và mục tiêu triển khai ứng dụng ERP tại PNJ.......................................65
3.1.1 Định hướng triển khai ứng dụng ERP ...........................................................65
3.1.2 Mục tiêu triển khai ứng dụng ERP ................................................................65
3.2 Đề xuất quy trình triển khai ERP cho PNJ ................................................................66
3.3 Một số biện pháp cải thiện điều kiện triển khai ứng dụng ERP cho PNJ .................75
3.3.1 Tăng khả năng đáp ứng của nguồn nhân lực cho dự án ERP .......................75
3.3.1.1 Thành lập Ban dự án ERP có cơ cấu đủ tiêu chuẩn ...........................75
3.3.1.2 Cập nhật và bổ sung kiến thức về ERP cho Ban dự án ......................78
3.3.1.3 Cải thiện khả năng thích nghi cho người sử dụng cuối......................78
3.3.2 Cải thiện khả năng đáp ứng về quy trình hoạt động ......................................79
3.3.2.1 Chuẩn hóa quy trình hoạt động hiện tại .............................................79
3.3.2.2 Xác định những quy trình mang tính đặc thù.....................................79
3.3.2.3 Đào tạo và giám sát chặt chẽ việ thực hiện thay đổi quy trình...........80
3.3.3 Nâng cao chất lượng về cơ sở dữ liệu............................................................80
3.3.3.1 Chuẩn hóa dữ liệu danh mục ..............................................................80
3.3.3.2 Chuyển đổi dữ liệu toàn hệ thống.......................................................81
3.3.3.3 Xây dựng công cụ tập hợp số liệu toàn hệ thống ...............................81
3.3.4 Tăng cường khả năng quản trị dự án ERP.....................................................81
KẾT LUẬN ....................................................................................................................82
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC 1: DANH SÁCH CÁC CHUYÊN GIA ERP

PHỤ LỤC 2 : BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT


Một số thuật ngữ và từ viết tắt được sử dụng trong nghiên cứu.
CIO

: Chief Information Operation - Giám đốc công nghệ thông tin.

CNTT

: Công nghệ thông tin.

COO

: Chief of Operation - Giám đốc điều hành.

Cơ sở hạ tầng

: Hệ thống máy vi tính chủ, máy vi tính trạm và đường truyền
mạng giữa các bộ phận trong toàn doanh nghiệp.

Cơ sở dữ liệu

: Kiến trúc tổ chức lưu trữ và dữ liệu của doanh nghiệp (CSDL).

CRM

: Customer Relationship Management - Quản trị mối quan hệ
khách hàng.

DN

: Doanh nghiệp.

ERP

: Enterprise Resources Planning - Hệ thống quản trị doanh nghiệp
tích hợp.

ERM

: Enterprise Resources Management - Hệ thống quản trị nguồn lực
doanh nghiệp.

Hệ quản trị CSDL

: Phần mềm lưu trữ, quản trị cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp

IT

: Information Technology - Công nghệ thông tin.

KHSX

: Kế hoạch sản xuất.

MICROSOFT

: Một tập đoàn phần mềm ứng dụng và hệ quản trị cơ sở dữ liệu
hàng đầu thế giới.

NCC

: Nhà cung cấp.

Người sử dụng chính

: Những người được đào tạo để am hiểu tất cả những chức năng
thuộc phân hệ mình quản lý và chịu trách nhiệm đào tạo lại cho
người sử dụng cuối.

Người sử dụng cuối

: Những người sử dụng các chức năng trên phần mềm để thực
hiện tác nghiệp của mình.

ORACLE

: Một tập đoàn phần mềm ứng dụng và hệ quản trị cơ sở dữ liệu
đứng đầu thế giới.

SAP

: Một tập đoàn phần mềm ứng dụng lớn trên thế giới.

SCM

: Supply Chain Management - quản trị chuỗi cung ứng.

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng, buộc doanh
nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn,
rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ. Để vươn tới mục tiêu đó, doanh nghiệp ngày càng nỗ lực hoàn
thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất nguồn lực của mình.
Với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ
thống phần mềm quản trị doanh nghiệp. Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở
nên phổ biến và thiết yếu với doanh nghiệp. Tuy vậy, phổ biến trên thị trường phần mềm
ứng dụng cho doanh nghiệp hiện nay mới chỉ là các sản phẩm áp dụng cho hệ thống kế
toán hay quản lý công văn giấy tờ, chưa có những hệ thống tích hợp có khả năng bao quát
toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong vài năm trở lại đây, ERP - Hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp (Enterprise
Resources Planning) đã nhanh chóng trở thành giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa
chọn và đầu tư mạnh mẽ do những lợi ích to lớn mà nó mang lại. ERP chính là một giải
pháp tổng thể về tin học hóa, là một công cụ hiệu quả giúp các nhà lãnh đạo quản lý các
nguồn lực khác nhau của doanh nghiệp, theo dõi và giám sát các quá trình tác nghiệp,
đồng thời giúp các doanh nghiệp hội nhập với một tiêu chuẩn quản lý quốc tế. Tuy nhiên,
theo ý kiến của các chuyên gia thì khả năng triển khai thành công của các doanh nghiệp
trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Vậy đâu là rào
cản và thách thức thực sự của một doanh nghiệp khi triển khai ERP? Công ty Cổ Phần
Vàng Bạc Đá Quý Phú Nhuận-PNJ cần phải làm gì để triển khai ứng dụng ERP?
Đề tài: NGHIÊN CỨU KHẢ NĂNG TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG ERP TẠI PNJ là một
nghiên cứu tiếp nối những đề tài đã nghiên cứu về sự ảnh hưởng và các tác động đến nhu
cầu ứng dụng ERP của doanh nghiệp. Nghiên cứu này đi vào phân tích quy trình triển khai
ERP và những điều kiện cần có của doanh nghiệp. Từ đó đề xuất giải pháp triển khai ứng
dụng ERP phù hợp cho Công ty PNJ nói riêng và doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nữ
trang tại Việt Nam nói chung.

2. Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu của nghiên cứu bao gồm:
÷ Hệ thống hóa những vấn đề cơ bản về ERP và điều kiện ứng dụng ERP.
÷ Đánh giá các điều kiện ứng dụng ERP của Công ty PNJ và từ đó đề xuất giải pháp
triển khai ứng dụng ERP cho PNJ.


3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
÷ Các vấn đề về triển khai ERP và các điều kiện ứng dụng ERP vào các doanh
nghiệp ở Việt Nam.
÷ Khả năng ứng dụng ERP tại PNJ và các vấn đề khác có liên quan để ứng dụng ERP
vào PNJ.

4. Phương pháp nghiên cứu:
Tác giả kết hợp hai phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng để phấn tích khả
năng triển khai ứng dụng ERP cho PNJ.
Định tính:
Tổng lược quy trình triển khai ứng dụng ERP trên thế giới và Việt Nam, thảo luận trực
tiếp với các chuyên gia trong lĩnh vực ERP để phân nhóm và xác định các điều kiện triển
khai ERP cho Công ty PNJ.
Định lượng:
Trên cơ sở các điều kiện triển khai ứng dụng ERP được xác định từ nghiên cứu toàn cảnh
ứng dụng ERP năm 2008 của tập đoàn tư vấn Panorama (trên 1322 doanh nghiệp) và
những chuyên gia trong lĩnh vực ERP, tác giả tiến hành:
÷ Xây dựng công cụ thu thập dữ liệu về các điều kiện triển khai ứng dụng ERP tại
PNJ (bảng câu hỏi thang đo mức độ đồng ý).
÷ Dựa vào kết quả khảo sát 120 mẫu, tác giả phân tích từng yếu tố tác động đến khả
năng triển khai ứng dụng ERP tại PNJ.

5. Đóng góp của nghiên cứu
÷ Nghiên cứu này xác định các điều kiện cốt lõi để các doanh nghiệp Việt Nam hoàn

thiện trước khi triển khai ứng dụng ERP.
÷ Phân tích và đề xuất quy trình triển khai ứng dụng ERP phù hợp cho PNJ là một
đại diện cho doanh nghiệp sản xuất kinh doạnh nữ trang Việt Nam.

6. Kết cấu luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về ERP
Chương 2: Phân tích khả năng triển khai ứng dụng ERP tại PNJ
Chương 3: Triển khai ứng dụng ERP tại


-1-

CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ ERP


-21.1 Giới thiệu khái quát về ERP
1.1.1 ERP là gì?
Có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm ERP, nghiên cứu này nêu ra cách đơn
giản nhất để có thể hình dung về ERP.
Theo tạp chí khoa học (T2-2007): “ERP-Hệ thống quản trị doanh nghiệp tích hợp
(Enterprise Resources Planning) là phần mềm trên máy tính tự động hoá các tác
nghiệp của đội ngũ nhân viên, của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu
quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Nói cách khác,
ERP là phần mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp”.
ERP chuẩn giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm
nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Khối lượng
công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm
phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống phần

mềm rất lớn.
Trên thực tế khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp
ERP, ví dụ phân hệ CRM (quản trị mối quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp
trong rất nhiều giải pháp ERP quốc tế mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP.
Xét về các quy trình hoạt động của doanh nghiệp thì CRM quản lý khâu đầu tiên
trong quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp. Đó là
công việc xây dựng hệ thống khách hàng để tạo ra kết quả - các hợp đồng bán
hàng và đây là điểm xuất phát của tất cả các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp
(mua hàng, sản xuất...) nên nếu phân hệ này được tích hợp trong phạm vi hệ thống
ERP thì cũng hợp lý. Tương tự, các công ty cổ phần có nhu cầu rất lớn về phân hệ
“Quản lý cổ phần và cổ đông” và phân hệ này có mối quan hệ chặt chẽ với phân
hệ kế toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP. Nếu hiểu ERP trên khía cạnh
phần mềm quản lý “tổng thể” doanh nghiệp thì phân hệ này cũng nên được tích
hợp vào thành phần của hệ thống ERP.
Tóm lại, khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: là phần mềm quản lý tổng thể
doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. Những gì quan
trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý và với mỗi


-3ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp kiến trúc phân hệ của hệ thống ERP có
thể rất khác nhau.
Điểm khác biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều
phần mềm quản lý rời rạc khác (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý
bảo hành, hệ thống phân phối, điều hành sản xuất, ...) là tính tích hợp. ERP chỉ là
một phần mềm duy nhất và các phân hệ của nó thực hiện các chức năng tương tự
như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các phân hệ này còn làm được nhiều
hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là
tính “tổng thể hữu cơ” do các phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các
bộ phận trong cơ thể chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây
dựng hệ thống ERP của các công ty phần mềm và cách hiểu về phần mềm ERP

của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về phần mềm thông thường. ERP là
phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình.
Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình như sau:
Tài chính kế toán (FIN): Phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP,
phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ con: sổ cái (GL), công nợ phải
thu (AR), công nợ phải trả (AP), tài sản cố định (FA), quản lý tiền mặt (CASH),
danh mục đầu tư, v.v...
Mua hàng (PO): Phân hệ mua hàng quản lý hợp đồng mua hàng, theo dõi năng
lực tồn kho, cảnh báo tồn kho an toàn, lập đơn hàng mua.…
Bán hàng (OM): Phân hệ bán hàng quản lý hợp đồng bán hàng, lập bảng giá, lập
đơn hàng bán, quản lý hạn mức tín dụng khách hàng…
Hàng tồn kho (INV): Phân hệ kho quản lý hệ thống kho bãi, hệ thống quy đổi
đơn vị tính, quản lý nhập xuất tồn kho, kiểm kê kho…
Sản xuất (MFG): Phân hệ sản xuất quản lý quy trình sản xuất, tính giá thành
trong sản xuất, định mức tiêu hao nguyên vật liệu, công thức sản phẩm….


-4-

Hình 1.1. Mô hình hệ thống ERP cơ bản.
Hiện có rất nhiều doanh nghiệp lớn triển khai và sử dụng trọn bộ giải pháp ERP
cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh trên hai lĩnh vực: Sản xuất chế tạo,
kinh doanh dịch vụ. Qua thực tế đã được kiểm nghiệm, ERP được đánh giá cao
trong việc giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh hiệu quả và là lĩnh vực có
nhiều tiềm năng phát triển và đầu tư. Việc triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm
chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài.
Cuối cùng, ERP cũng là một dự án rất phức tạp và đắt tiền nhưng nếu được triển
khai phù hợp sẽ đem lại lợi ích rất lớn. Theo công trình nghiên cứu 63 công ty của
hãng nghiên cứu thị trường Meta Group đã cho thấy phải mất 8 tháng sau khi vận
hành hệ thống mới thấy được lợi ích của ERP và hàng năm tiết kiệm thu được từ

hệ thống ERP là 1,6 triệu đô-la Mỹ. Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, ERP là
một công cụ đắc lực để quản lý tập trung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh.
ERP giúp doanh nghiệp đánh giá được dịch vụ hoặc vùng tập trung nhiều khách
hàng, đánh giá dịch vụ khách hàng ưa thích sử dụng cũng như khách hàng tiềm


-5năng. Bên cạnh đó, ERP còn thể hiện nhiều lợi ích khác với tính năng tích hợp
như: Phát triển khả năng mua bán và đặt hàng cũng như đăng kí dịch vụ trên
mạng; điều phối toàn bộ giá cả cho các dự án; theo dõi, quản lí và sử dụng các tài
sản; xác định quyền hạn và trách nhiệm của từng người tham gia hệ thống ...
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển ERP
Khái niệm ERP đã có từ những năm 60. ERP đóng vai trò như một hệ thống
hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh. Kể từ đó tới nay, hệ
thống ERP luôn mở rộng chức năng của mình trong vai trò quản lý doanh nghiệp.
Mô hình phát triển ERP như sau:
Số lượng đặt
hàng kinh tế

Lượng tồn
kho an toàn

Danh sách
nguyên liệu

Quản lý lệnh
sản xuất

1950’s

Hoạch định nhu

cầu nguyên vật
liệu

1965

Thêm các
chức năng

Hoạch định
nguồn lực sản
xuất

1975

Phát triển
công nghệ

Quản trị doanh
nghiệp tích hợp

1990

Quản lý tổng
hợp

Quản trị nguồn
lực doanh
nghiệp

2000

Hình 1.2. Quá trình phát triển của hệ thống ERP "Nguồn: Travis Anderegg (2000)”


-6Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu - Material Requyements
Planning (MRP thập niên 60).
Vào thập niên 1950 bắt đầu xuất hiện khái niệm tập trung vào chức năng cơ bản
của quá trình quản lí sản xuất bao gồm:
÷ Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)
÷ Lượng tồn kho an toàn (Safety Stock)
÷ Danh sách nguyên liệu (Bill of Materials-BOMP)
÷ Quản lý lệnh sản xuất (Work Orders)
Vào giữa thập niên 1960, các chức năng trên đã cấu thành hệ thống MRP với mục
tiêu nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc quản lý nguyên vật liệu, mà cụ thể là
tìm ra phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một
cách tốt hơn với các câu hỏi như:
÷ Sản xuất cái gì?
÷ Cần nguyên vật liệu gì?
÷ Khi nào cần và mua nó như thế nào?
÷ Quản lý ra làm sao?
÷ Hiện nay đã có trong tay những gì?
÷ Những gì cần phải có nữa để sản xuất?
÷ Tăng tối đa hiệu suất sử dụng tài sản.
Sau khi thực hiện kế hoạch, hệ thống có khả năng nhận dữ liệu, dự trù và phản hồi
ngược trở lại với kế hoạch. Sau đó, nếu cần thiết thì các kế hoạch có thể được sửa
đổi nếu có điều kiện thay đổi theo hiệu lực của độ ưu tiên.
Giai đoạn 2: Hoạch định nguồn lực sản xuất – Manufacturing Resource
Planning (MRPII thập niên 70)
Hoạch định nguồn lực cho sản xuất là kết quả trực tiếp tiếp theo và là sự mở rộng
của giai đoạn MRP. Đây là một phương thức hoạch định tài nguyên của doanh

nghiệp, nhà máy sản xuất có hiệu quả. Ở giai đoạn này hệ thống đã chỉ ra việc
hoạch định tới từng đơn vị, lập kế hoạch về tài chính và có khả năng mô phỏng
khả năng cung ứng .
Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: lập kế hoạch
kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng


-7thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ trợ
thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu.
Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thể hiện qua các bài báo cáo tài
chính như kế hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự
báo kho hàng…
Giai đoạn 3: Quản trị doanh nghiệp tích hợp - Enterprise Resource Planning
(ERP thập niên 90).
Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển ERP. Về cơ bản thì ERP cũng
giống như các quy trình kinh doanh ở phạm vi ngày càng rộng lớn hơn, quản lí
hiệu quả hơn đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phòng ban. Hệ thống tài chính
được tích hợp chặt chẽ hơn. Các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ
các công ty kinh doanh đa quốc gia…Mục tiêu của ERP: Giảm chi phí và đạt hiệu
quả kinh doanh thông qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ:
÷ Tài chính kế toán
÷ Mua hàng
÷ Bán hàng
÷ Quản lý nguyên vật liệu
÷ Bảo trì trang thiết bị
÷ Quản lý chất lượng
÷ Quản lý dự án
÷ Quản lý nguồn nhân lực
÷ Điều hành sản xuất,…
Giai đoạn 4: Quản trị nguồn lực doanh nghiệp - Enterprise Resource

Management (ERM thế kỷ 21).
Tại thời điểm này chưa có một định nghĩa nào về ERM được công nhận là chuẩn
mực. Ở đây chúng ta có thể hiểu ERM là hệ thống quản trị nguồn lực của doanh
ERM = sự tích hợp + các phân hệ phần mềm chức năng + nghiệp vụ thương mại
nghiệp bao gồm cả hệ thống phần mềm lẫn hệ thống quản lý nghiệp vụ. Phương
trình của ERM được mô tả như sau:
Từ phương trình trên chúng ta thấy ERM bao gồm: hệ thống ERP và các quy trình
nghiệp vụ bên trong và xung quanh mỗi phân hệ. Hoạt động nghiệp vụ bên trong


-8mỗi phân hệ bao gồm: việc quản lý, ra quyết định, huấn luyện, tài liệu, giao tiếp,
quản lý con người…Các phân hệ ERP và quy trình nghiệp vụ phải được kết hợp
để trở thành giải pháp ERM. Ngày nay khái niệm ERP có phần nổi trội và được
hiểu gần như khái niệm ERM.
1.1.3 Thị trường và phân khúc các sản phẩm ERP hiện nay
Sản phẩm SAP
Ngày 30/07/2008, Công ty SAP đã tuyên bố trở thành nhà cung cấp chiếm thị
phần lớn nhất trên thị trường, tính theo tổng doanh thu của các giải pháp ERP,
CRM và SCM. Theo nghiên cứu của Parorama, SAP đang nắm giữ 35% thị phần
trên thị trường ERP, dẫn đầu trong các nhà cung cấp. SAP có thời gian triển khai
kéo dài nhất – 20 tháng so với các giải pháp khác. Độ chênh lệch trong thời gian
triển khai ứng với từng dự án của SAP cũng rất lớn so với tất cả các giải pháp còn
lại (trừ Microsoft).
Tuy nhiên, ứng với mức chi phí và thời gian triển khai lớn nhất thì mức độ thỏa
mãn và các lợi ích thực tế thu được của SAP không giải pháp nào bằng. Chi phí
trung bình cho một dự án SAP ước tính 16.821.832 USD, (khoảng 294 tỷ đồng)
tương đương khoảng 18,6% doanh thu hàng năm của khách hàng – con số lớn
nhất trong các giải pháp.
Sản phẩm Oracle eBusiness Suite (EBS)
Oracle đang chiếm giữ 28% thị phần ERP, đứng

thứ 2 sau SAP. Chi phí triển khai trung bình của
Oracle là 12,6 triệu USD (khoảng 220 tỷ đồng).
Chi phí này chiếm khoảng 10,6% doanh thu hàng
năm của DN. Thời gian triển khai trung bình của
Oracle là 18,6 tháng, độ chênh lệch trong thời gian
triển khai ứng với các dự án khác nhau không
nhiều (ổn định).
Mức độ thỏa mãn của ban lãnh đạo các DN khi

Hình 1.3. Biểu đồ phân

ứng dụng Oracle là 76%, xếp sau SAP. Tuy nhiên

khúc thị trường ERP.

độ thỏa mãn của đội ngũ nhân viên và lợi ích thu được tại các doanh nghiệp khi
triển khai Oracle chỉ đạt 60%.


-9Sản phẩm Microsoft Dynamics
Theo số liệu nghiên cứu, Microsoft đang có 14% thị phần ERP, tương đương với
tổng thị phần của Baan, Epicor, IFS, Infor, Sage và các giải pháp thuộc phân khúc
II cộng lại. Sự phổ biến của Microsoft có liên quan đến chính sách giá bản quyền
phần mềm phù hợp với các DN vừa và nhỏ. Chi phí tổng sở hữu (TCO) trung bình
của Microsoft là 2,6 triệu USD (khoảng 45 tỷ đồng).
Trung bình, DN phải dành ra 18 tháng cho một dự án ERP của Microsoft, với mức
độ hài lòng thu được đạt 68%, cao hơn một chút so với mức 65% của các giải
pháp khác. Một điều đáng lưu ý là các nhân viên nghiệp vụ dường như rất hài lòng
với giải pháp của Microsoft khi tỷ lệ bình chọn là 77% (cao nhất trong các giải
pháp). Tuy nhiên, các lãnh đạo lại không cùng quan điểm, chỉ có 65,4% lãnh đạo

được hỏi cảm thấy hài lòng với Microsoft, tỷ lệ này thấp hơn so mức trung bình
70,7%.
Các giải pháp phân khúc II
Bản nghiên cứu bao gồm cả các giải pháp ERP thuộc phân khúc II: Baan, Epicor,
Exact, IFS, Infor, Lawson, Netsuite, Sage, Syspro và các giải pháp khác. Tổng thị
phần của phân khúc II là 22,7%. Trong đó phân chia như sau: Infor (2.9%), Baan
(2.3%), Epicor (1.7%), IFS (1.7%) and Sage (1.3%). Chi phí triển khai trung bình
3,46 triệu USD (khoảng 59 tỷ đồng) thấp hơn nhiều so với SAP và Oracle nhưng
cao hơn Microsoft. Tuy nhiên, chi phí này có mức chênh lệch rất lớn, có thể thay
đổi từ mức dưới 0,1 triệu USD cho tới 65 triệu USD, kết quả của việc tùy chỉnh
giải pháp trong từng dự án.
Tỷ lệ chi phí triển khai các giải pháp thuộc phân khúc này so với doanh thu hàng
năm của các DN là 6,7%, thấp hơn nhiều mức 18,6% của SAP, 10,6% của Oracle
, nhưng cao hơn Microsoft (5,0%). Thời gian triển khai trung bình của phân khúc
II cũng ngắn nhất (18 tháng). Một số chỉ số thống kê về các giải pháp ERP trên thị
trường hiện nay như sau:


- 10 Bảng 1.1: Độ thỏa mãn của các giải pháp ERP
SAP

Oracle

Microsoft

Phân
khúc II

Trung
bình

Lợi ích thu được

72,2%

58,0%

68,0%

68,6%

65,3%

Độ thỏa mãn lãnh đạo

76,4%

75,9%

65,4%

67,7%

70,7%

Độ thỏa mãn nhân
viên

73,6%

60,3%

76,9%

76,5%

67,4%

Độ thỏa mãn chung

73,0%

62,0%

69,0%

70,0%

67,0%

Mức độ rủi ro

50,0%

56,9%

57,7%

61,8%

54,0%

Chỉ tiêu

(Nguồn: Nghiên cứu toàn cảnh ứng dụng ERP năm 2008 - tập đoàn Panorama).
1.1.4 Ý nghĩa của việc triển khai ứng dụng ERP
Hệ thống ERP sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều hiệu quả và nâng cao sức
mạnh quản lý của doanh nghiệp thể hiện trên các phương diện:
Quy trình hoạt động của doanh nghiệp được chuẩn hóa và kiểm soát chặt chẽ
bằng phần mềm. Doanh nghiệp được kế thừa các quy trình nghiệp vụ hoàn chỉnh
và hiệu quả của thế giới được đúc kết trong hệ thống ERP. Toàn bộ các nghiệp vụ
đều được định nghĩa để thực hiện tự động trên hệ thống ERP không cho phép thực
hiện tác nghiệp bên ngoài hệ thống sẽ tránh được những sai sót do chủ quan hay
khách quan. Dữ liệu được kế thừa giữa các bộ phận, giảm công nhập liệu, đối
chiếu số liệu giữa các bộ phận và có số liệu tức thời với độ tin cậy cao về hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Dễ dàng đào tạo người mới vào nắm
bắt các nghiệp vụ của công ty. Dễ dàng nâng cấp, bổ sung khi có nghiệp vụ mới
hoặc thêm chi nhánh mới.
Cải thiện sự kiểm soát của lãnh đạo về tất cả hoạt động của doanh nghiệp được
chính xác và tức thời. Hệ thống ERP là một phần mềm nên luôn cung cấp chính
xác và kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh của công ty những số liệu như:
doanh thu, chi phí, tồn kho, công nợ, đơn hàng, …. số liệu tổng hợp các chi
nhánh, điểm bán lẽ một cách tự động và tức thời. Lãnh đạo của doanh nghiệp có
thể ở bất kỳ nơi nào có Internet đều có thể đăng nhập vào hệ thống ERP để nắm
tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.


- 11 Doanh nghiệp có thể giảm lượng tồn kho đến mức thấp nhất nhờ thông tin tồn kho
chính xác và tức thời từ đó có thể lập kế hoạch mua hàng tối ưu, điều hàng hợp lý.
Quy trình mua hàng được kiểm soát một cách chặt chẽ từ đơn hàng mua cho đến

khi nhập kho và xuất kho, tránh tình trạng mua hàng không sát với thời điểm và
nhu cầu thực tế của các bộ phận. Ngoài ra, có thể kiểm soát tồn kho chậm luân
chuyển để kịp thời xử lý và điều phối được hàng hóa tồn kho trên toàn hệ thống
kho bãi, chi nhánh, cửa hàng.
Doanh số bán hàng của doanh nghiệp sẽ gia tăng đáng kể nhờ vào khả năng nắm
đầy đủ thông tin để xử lý đơn hàng nhanh, giao hàng đúng hạn, điều hàng giữa các
đơn vị một cách hợp lý. Bên cạnh khả năng nắm bắt thông tin khách hàng và chăm
sóc khách hàng tốt hơn một cách rõ rệt.
Nâng cao uy tín doanh nghiệp vì quy trình hoạt động chuẩn, số liệu luôn kịp thời,
rõ ràng minh bạch. Tăng uy tín đối với khách hàng vì khả năng theo dõi nợ và
thanh toán đúng hẹn, thông tin mua hàng và nhận hàng đúng thời điểm cho nhà
cung cấp cũng như khả năng theo dõi đơn hàng, giao hàng đúng hạn, khả năng
chăm sóc tốt hơn. Tăng uy tín đối với cổ đông vì số liệu luôn kịp thời, rõ ràng,
thống nhất, minh bạch.
Dù vậy, lợi ích từ ERP mang lại còn tùy thuộc vào khả năng truy suất thông tin
của các cấp quản lý của doanh nghiệp.
1.2 Triển khai ứng dụng ERP vào các doanh nghiệp
1.2.1 Xác định mục tiêu và phạm vi
Cả phía nhà triển khai và khách hàng cần thống nhất lập ra một Ban chỉ đạo, gồm
lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp, như Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, kế
toán trưởng và một số nhân sự phụ trách trực tiếp như trưởng các phòng, ban.
Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo là thiết lập chiến lược chung cho việc phát triển ERP
cho doanh nghiệp, đề ra các yêu cầu cho hệ thống. Các yêu cầu này cần gắn với
những mục tiêu cụ thể và có thời hạn hoàn thành. Mục tiêu dự án chính là kết quả
đạt được sau khi dự án thành công, là sự kết hợp của những mục tiêu quản lý của
các bộ phận tác nghiệp và lãnh đạo của doanh nghiệp.


- 12 Ban chỉ đạo cần phân tích các mục tiêu lớn, tính cấp thiết của dự án dựa trên
những mục tiêu chung, những kế hoạch, đề án lớn của tổ chức, những đòi hỏi từ

thực tế nghiệp vụ có liên quan tới sự phát triển, ổn định, thậm chí là sự tồn tại của
tổ chức trong tương lai. Mục tiêu và phạm vi của dự án cũng phải mang tính khả
thi với nguồn lực của doanh nghiệp.
1.2.2 Tổ chức đội dự án ERP
Lập Ban dự án là khâu đầu tiên. Cả phía triển khai và khách hàng cần thống nhất
đưa ra một cơ cấu tổ chức gồm: Ban chỉ đạo là lãnh đạo cấp cao của doanh
nghiệp, như giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng... và một số phụ trách trực
tiếp như trưởng các phòng, ban. Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo là thiết lập chiến lược
chung cho việc phát triển ERP cho doanh nghiệp, đề ra các yêu cầu cho hệ thống.
Các yêu cầu này cần gắn với những mục tiêu cụ thể và có thời hạn hoàn thành.
Về phía doanh nghiệp, cần phải có một người là Trưởng ban dự án (Project
Manager). Vị này báo cáo trực tiếp cho Ban chỉ đạo và là người chịu trách nhiệm
chính từ phía doanh nghiệp trong việc điều hành dự án. Công việc chính của chủ
nhiệm dự án là: thiết lập các đối thoại, điều động nguồn lực dự án, điều phối ngân
sách dự án, theo dõi tiến độ... Trưởng ban dự án phải là một cán bộ quản lý hiểu
biết về các quy trình nghiệp vụ của các phòng ban trong doanh nghiệp, đồng thời
có đủ năng lực để đưa ra các giải pháp cho Ban dự án khi cần thiết.
Về phía nhà triển khai, cần một người giữ vai trò Tư vấn chính và phụ trách triển
khai dự án. Nhiệm vụ của tư vấn chính là đưa ra kế hoạch triển khai dự án để
thông qua Trưởng dự án của doanh nghiệp. Trong quá trình triển khai, tư vấn
chính sẽ chỉ đạo hoạt động của các tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống và tư vấn kỹ
thuật, đảm bảo các mục tiêu đề ra trong định nghĩa yêu cầu từ phía doanh nghiệp,
đảm bảo các mốc công việc hoàn thành đúng hạn.
Tư vấn quản lý (Management Consultant) rất cần cho doanh nghiệp trong giai
đoạn chuẩn bị triển khai ERP. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai ERP, tư vấn
quản lý cũng cần có mặt trong đội hình triển khai để giúp tư vấn hệ thống hiểu rõ
những quy trình kinh doanh cần thiết cho doanh nghiệp.


- 13 Tư vấn hệ thống (Application Consultant) là chuyên gia về hệ thống ERP mà nhà

triển khai dự định triển khai cho khách hàng. Tư vấn hệ thống sẽ thiết lập các cấu
hình cho hệ thống để phản ánh đúng các quy trình kinh doanh của khách hàng,
thiết lập phòng thử nghiệm và các mẫu thử nghiệm, cũng như tiến hành đào tạo
cho khách hàng. Tư vấn hệ thống là người tiến hành 80-90% công việc hàng ngày
trong quá trình triển khai dự án. Trong khi Tư vấn quản lý và Tư vấn chính có thể
mang tính tổng quan, sử dụng được cho nhiều sản phẩm ERP khác nhau thì Tư
vấn hệ thống thường được chuyên môn hóa cho từng sản phẩm ERP. Đối tác
chính của Tư vấn quản lý là các trưởng bộ phận nghiệp vụ và những người sử
dụng chính tại doanh nghiệp.
Tư vấn kỹ thuật (Technical Consultant) là một nhân viên tin học thuần túy.
Trách nhiệm của Tư vấn kỹ thuật là khảo sát cơ sở hạ tầng về CNTT của doanh
nghiệp, đưa ra các đề xuất giúp doanh nghiệp cải tạo cơ sở hạ tầng (phần cứng,
cấu trúc mạng nội bộ, mạng diện rộng, đường truyền ...) để hệ thống mới có thể
chạy được. Tư vấn kỹ thuật sẽ giải quyết các vấn đề như: chuyển đổi dữ liệu, điều
chỉnh mã nguồn của hệ thống, các vấn đề với hệ điều hành, tích hợp hệ thống... Tư
vấn kỹ thuật là người cài đặt phần mềm và đảm bảo các bộ phận cấu thành như cơ
sở dữ liệu, giao diện người dùng... của hệ thống mới hoạt động tốt với nhau.
Người sử dụng chính (Key Users) là những người sử dụng có năng lực được các
phòng ban được doanh nghiệp chọn ra làm việc với nhà triển khai. Người sử dụng
chính sẽ theo sát các tư vấn trong suốt thời gian dự án được triển khai tại bộ phận
của họ, giúp đỡ và phối hợp với tư vấn để hiểu về cấu hình của hệ thống được cài
đặt ứng dụng như thế nào. Người này sẽ đưa ra các mẫu thu nhỏ và thử nghiệm
hẹp để kiểm tra hệ thống trước khi triển khai cho toàn bộ doanh nghiệp. Người sử
dụng chính là đối tượng của việc đào tạo chiều sâu về sử dụng hệ thống, theo
nghĩa họ sẽ là những người được nhà triển khai chuyển giao kỹ năng làm chủ hệ
thống. Sau khi nhà triển khai rút đi người sử dụng chính sẽ là những người huấn
luyện và trợ giúp cho những người sử dụng khác trong bộ phận của họ. Việc chọn
và chỉ định người sử dụng chính không những cần chọn người có năng lực mà còn
phải cân nhắc các yếu tố khác như thời gian họ có thể dành cho dự án.
Phụ trách chất lượng (Quality Assurance Manager) nhiều nhà triển khai ngoài

Tư vấn chính còn đưa ra một Phụ trách chất lượng, Phụ trách chất lượng thường là


- 14 người có cương vị rất cao từ phía nhà triển khai. Không can thiệp gì vào chuyên
môn cũng như công việc hàng ngày của dự án, vai trò chính của Phụ trách chất
lượng là đảm bảo khách hàng hài lòng với việc triển khai của dự án. Phụ trách
chất lượng là người cuối cùng chủ nhiệm dự án có thể liên hệ trong trường hợp
không hài lòng với Tư vấn chính mà không thể thống nhất được.
1.2.3 Quy trình triển khai ứng dụng ERP vào doanh nghiệp
Giống như bất kì một dự án nào khác, triển khai ERP cũng có những giai đoạn
khác nhau. Không có sự phân biệt rõ ràng cho từng giai đoạn và trong nhiều tình
huống, một giai đoạn sẽ bắt đầu trước khi giai đoạn trước đó kết thúc, nhưng các
giai đoạn vẫn phải theo một thứ tự logic. Quy trình chuẩn để doanh nghiệp tiến
hành triển khai ERP:
1 Thực hiện tiền
đánh giá

01. Yêu cầu
quản lý

0.2. Các nhà
cung cấp
ERP

2 Đánh giá trọn gói

3 Lập kế hoạch

4.a Phân tích sự
khác biệt

4.b Tái cấu trúc quy
trình kinh doanh

4.c Cấu hình hệ
thống

4.d Đào tạo đội ngũ
triển khai

4.e Thử nghiệm và
kiểm tra

4.f Đào tạo người sử
dụng cuối

5 Đưa hệ thống vào
chạy thật
6 Hậu triển khai
Hình 1.4 Quy trình triển khai ứng dụng ERP
(Nguồn: Enterprise Resource Planning, Alexis Leon, 2000, Tata McGraw-Hill
Publising Co. Ltd.)


- 15 Bước 1. Thực hiện tiền đánh giá (Pre-Evaluation screening)
Thực hiện tiền đánh giá là bước đánh giá sơ bộ đầu tiên để loại bỏ trước những
giải pháp ERP hoàn toàn không phù hợp với doanh nghiệp. Trên thị trường có
đến hàng trăm nhà cung cấp giải pháp ERP với nhiều loại hình và quy mô khác
nhau nên việc phân tích tất cả các giải pháp trước khi đi đến quyết định lựa chọn
cuối cùng không phải là dễ dàng. Đó là quá trình tốn rất nhiều thời gian và công

sức của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần đánh giá chi tiết tỉ mỉ để lựa chọn
sơ bộ ít hơn 5 giải pháp.
Doanh nghiệp cần lập ra Ban đánh giá để tiến hành tiền đánh giá các giải pháp
ERP trên thị trường để giới hạn lại số lượng trước khi phân tích đánh giá chi tiết.
Các giải pháp ERP đều có những điểm mạnh và yếu điểm của nó, quá trình tiền
đánh giá sẽ loại bỏ các giải pháp ERP không phù hợp hoàn toàn với quy trình kinh
doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn, PeopleSoft mạnh về quản trị nhân sự, nhưng
lại không mạnh trong quản trị sản xuất, mặt khác, Baan thì mạnh về quản lý sản
xuất hơn là tài chính kế toán,… Tuy nhiên, theo thời gian và các giải pháp ERP
được tích lũy kinh nghiệm thực tiễn, các chức năng được mở rộng hơn trước, các
ý tưởng hay được sao chép lẫn nhau cho nên có nhiều giải pháp ERP vẫn chạy tốt
trong một vài lĩnh vực khác nhau thậm chí vẫn có khả năng đáp ứng nhu cầu của
nhiều lĩnh vực.
Có thể xem xét tới một vài giải pháp tốt nhất bằng cách đọc các tài liệu sản phẩm
của nhà cung cấp, nhờ các chuyên gia tư vấn bên ngoài hoặc nếu được thì tìm
kiếm các giải pháp mà được sử dụng bởi những doanh nghiệp có hoạt động tương
tự như doanh nghiệp mình. Khi doanh nghiệp đã chọn được một vài giải pháp
ERP tương đối tốt thì có thể bắt đầu thực hiện quá trình đánh giá chi tiết để chọn
ra giải pháp ERP tốt nhất.
Bước 2. Đánh giá và lựa chọn giải pháp ERP (Package Evaluation)
Quá trình đánh giá và lựa chọn giải pháp ERP là giai đoạn quan trọng nhất khi
doanh nghiệp triển khai dự án ERP vì giải pháp được chọn sẽ quyết định thành
công hay thất bại của dự án. Hầu hết những hệ thống ERP đòi hỏi sự đầu tư rất


- 16 lớn, nên một khi giải pháp đã được mua, không phải là chuyện dễ để chuyển ngay
qua một giải pháp khác. Vì thế hãy nhớ là: “hãy làm đúng ngay từ đầu!”.
Yếu tố quan trọng nhất nên ghi nhớ khi phân tích các giải pháp ERP là không có
giải pháp nào hoàn hảo cho doanh nghiệp của mình. Ý nghĩ đó cần thiết phải
được mọi người trong nhóm đánh giá chọn lựa thấu hiểu. Mục tiêu của quá trình

lựa chọn không phải là để xác định giải pháp nào đáp ứng mọi yêu cầu của doanh
nghiệp mà là tìm ra được một giải pháp đủ linh động có thể tuỳ biến để trở thành
một phần mềm phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần phải xác lập các tiêu chí lựa chọn cho phép đánh giá tất cả các
giải pháp với quy mô như nhau. Doanh nghiệp phải nhận dạng ra nhu cầu quản lý,
kinh doanh hiện tại và tương lai của mình, sắp xếp thứ tự ưu tiên đồng thời xác lập
rõ các tiêu chí đánh giá mức độ thỏa mãn những nhu cầu này. Từ đó, doanh
nghiệp có thể đánh giá và lựa chọn giải pháp nào thỏa mãn cao nhất các nhu cầu,
phù hợp với lịch sử và thực tế kinh doanh của doanh nghiệp. Nói cách khác, mục
tiêu là tìm một giải pháp ERP với sự khác biệt là ít nhất.
Một số tiêu chí quan trọng lưu ý khi đánh giá giải pháp ERP:
÷ Chức năng phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty.
÷ Mức độ tích hợp giữa các phân hệ khác nhau của hệ thống ERP.
÷ Sự linh động và khả năng thích ứng với sự thay đổi quy trình.
÷ Sự phức tạp của hệ thống ERP.
÷ Sự thân thiện với người sử dụng.
÷ Thời gian triển khai phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp.
÷ Khả năng hỗ trợ việc kiểm soát và hoạch định đa chiều.
÷ Khả năng về kỹ thuật công nghệ, cơ sở dữ liệu, tính bảo mật của hệ thống.
÷ Khả năng nâng cấp thường xuyên.
÷ Số lượng yêu cầu chỉnh sửa hệ thống.
÷ Cơ sỡ hạ tầng CNTT yêu cầu tối thiểu.
÷ Các doanh nghiệp đã triển khai thành công trước đó.


- 17 ÷ Tổng chi phí cho dự án bao gồm: bản quyền phần mềm (license), đào tạo,
triển khai, bảo trì, sửa chữa (customization) và các yêu cầu về hạ tầng phần
cứng.
Doanh nghiệp cần thành lập chính thức một Ban đánh giá và lựa chọn để thực
hiện quá trình lựa chọn. Ban đánh giá này bao gồm nhân sự từ các phòng ban

khác nhau (chuyên gia chức năng), Ban giám đốc cấp cao (CIO hay COO) và các
nhà tư vấn (các chuyên gia giải pháp ERP). Ban đánh giá và lựa chọn sẽ được tín
nhiệm với trọng trách chọn giải pháp cho công ty. Các chuyên gia hay các nhà tư
vấn có thể đóng vai trò như những nhà trung gian giải thích những điểm mạnh và
yếu của mỗi giải pháp.
Bước 3. Lập kế hoạch dự án (Project Planning)
Đây là giai đoạn thiết kế quy trình triển khai dự án. Giai đoạn này sẽ quyết định
chi tiết triển khai như thế nào về lịch trình, thời hạn, các giai đoạn triển khai,… để
đảm bảo dự án được hoàn tất. Xác định các nguồn lực cho việc triển khai dự án,
các thành viên trong đội dự án được lựa chọn và được phân công nhiệm vụ. Giai
đoạn này sẽ quyết định khi nào bắt đầu dự án, thực hiện như thế nào và dự định
khi nào hoàn tất dự án.
Đây cũng là giai đoạn hoạch định “phải làm gì” trong trường hợp sự cố bất ngờ;
làm sao giám sát được tiến trình triển khai; các phương thức kiểm soát nào nên
được thiết lập và cần làm gì khi sự việc không còn nằm trong tầm kiểm soát. Kế
hoạch dự án thường được lập bởi một Ban gồm trưởng của các nhóm triển khai.
Ban dự án ERP họp định kỳ trong suốt toàn bộ chu trình triển khai dự án để xem
xét lại tiến trình và lập biểu đồ cho những hành động diễn biến tương lai.
Bước 4. Tiến hành triển khai ứng dụng ERP
Bước 4.a. Phân tích sự khác biệt (Gap Analysis)
Phân tích sự khác biệt là giai đoạn quyết định thành công hay thất bại cho quá
trình triển khai ERP. Một cách cụ thể, đây là giai đoạn phân tích sự khác biệt giữa
những quy trình trên hệ thống ERP đã lựa chọn, được tích lũy từ những kinh
nghiệm thực tế tốt nhất trên thế giới (best practices), với những quy trình xuyên