Báo cáo thực tập cơ sở về xây dựng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND cấp xã

Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

TRƯỜNG ĐẠI HỌC
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

BÁO CÁO THỰC TẬP CƠ SỞ
Đề Tài:

“Xây dựng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
tại ủy ban nhân dân xã Hòa Bình - huyện Hoành Bồ - tỉnh Quảng Ninh”

Sinh viên thực hiện: Lý Tài Hương
Lớp: Quản trị Văn phòng K12A QN
Giáo viên hướng dẫn: Thạc sĩ Đỗ Năng Thắng

GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

0

SVTH: Lý Tài Hương


Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

Thái Nguyên, ngày 05 tháng 12 năm 2014

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU...................................................................................................................3
CHƯƠNG I.......................................................................................................................4
TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN..............4
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN:......................4
1.1 Những khái niệm và phân loại văn bản :..............................................................4
1.1.1 Văn bản là gì ?..............................................................................................4
1.1.2 Văn bản quản lý Nhà nước :.........................................................................4
1.1.3 Văn bản quản lý hành chính Nhà nước :.......................................................4
1.1.4 Văn bản quy phạm pháp luật :......................................................................4
1.1.5 Văn bản cá biệt :...........................................................................................4
1.1.6 Văn bản hành chính thông thường :..............................................................5
1.2. Những yêu cầu về mặt nội dung và thể thức văn bản :.......................................5
1.2.1 Yêu cầu về mặt nội dung :............................................................................5
1.2.2. Những yêu cầu về thể thức:.........................................................................5
II. QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN....................................8
2.1 Khái niệm :..........................................................................................................8
2.2 Trình tự chung soạn thảo và ban hành văn bản :..................................................8
2.3. Một số thủ tục ban hành văn bản :....................................................................10
2.3.1. Thủ tục trình ký:........................................................................................10
2.3.2. Thủ tục ký văn bản:...................................................................................10
2.3.3. Thủ tục sao:...............................................................................................11
2.3.4. Chuyển văn bản:........................................................................................11
2.3.5. Sửa đổi bãi bỏ văn bản:.............................................................................11
CHƯƠNG II.................................................................................................................... 12
THỰC TRẠNG QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI
UBND XÃ HÒA BÌNH...................................................................................................12
I. SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ HÒA BÌNH:.......................................12
1.1. Đặc điểm, vị trí địa lý:......................................................................................12
1.2. Tình hình phát triển kinh tế - xã hội:.................................................................12

II. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND VÀ VĂN PHÒNG
UBND XÃ HÒA BÌNH...............................................................................................13
2.1.Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã:...............................................13
2.2.Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND xã Hòa Bình:..............................17
III. THỰC TRẠNG QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI
UBND XÃ HÒA BÌNH...............................................................................................17
3.1. Hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật:.......................17
3.2. Hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường và văn bản
cá biệt:..................................................................................................................... 18
3.3 Đánh giá chung về quá trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Hòa
Bình:........................................................................................................................ 23
3.3.1. Ưu điểm:....................................................................................................23
3.3.2. Khuyết điểm:.............................................................................................23
GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

1

SVTH: Lý Tài Hương


Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

3.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế...............................................................24
CHƯƠNG III..................................................................................................................25
XÂY DỰNG QUY TRÌNH VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HOẠT
ĐỘNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN......................................................25
TẠI UBND XÃ HÒA BÌNH:..........................................................................................25
I. XÂY DỰNG QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI

UBND XÃ HÒA BÌNH:..............................................................................................25
1.1. Mục đích:.........................................................................................................25
1.2. Phạm vi áp dụng:............................................................................................25
1.3 Nội dung:..........................................................................................................25
1.3.1. Lưu đồ:.....................................................................................................25
1.3.2. Mô tả nội dung:........................................................................................26
II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VÀ
BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND XÃ HÒA BÌNH..............................................29
2.1. Đảm bảo về trình tự, thủ tục soạn thảo và ban hành văn bản:...........................29
2.2. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản:......................................................29
2.3. Đảm bảo về nội dung của văn bản:...................................................................29
2.4. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật; tăng
cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư:.............................................................30
2.5. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn
bản:.......................................................................................................................... 30
KẾT LUẬN:.................................................................................................................... 31
TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................................................33

GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

2

SVTH: Lý Tài Hương


Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước vấn đề soạn thảo
và ban hành văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được quan tâm
một cách đúng mức. Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý hữu
hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành nhà nước tại địa phương. Việc soạn thảo và
ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống,
đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất, chứa đựng bên trong các văn bản quản lý
hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Chính vì vậy việc
quan tâm đúng mức đến công tác soạn thảo và ban hanh văn bản sẽ góp phần tích cực vào
việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói
chung.
Trên thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong hoạt động của các cơ
quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng
được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã
hội. Tuy nhiên hiện nay vẫn tồn tại nhiều văn bản quản lý nhà nước còn bộc lộ nhiều
khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành
trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và thủ tục hành chính; văn bản không có tính khả
GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

3

SVTH: Lý Tài Hương


Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

thi…những văn bản đó đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với đời
sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước.
Có thể nói việc nghiên cứu về quy trình xây dựng và ban hành văn bản là yêu cầu cấp

thiết đặt ra hiện nay. Xuất phát từ thực trạng nêu trên tôi đã lựa chọn đề tài “ Xây dựng
quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND xã Hòa Bình – huyện Hoành Bồ Quảng Ninh ”.
Kết cấu đề tài gồm các nội dung sau:
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU
CHƯƠNG I: Tổng quan về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
CHƯƠNG II: Thực trạng quá trình soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND xã
Hòa Bình
CHƯƠNG III: Xây dựng quy trình và một số giải pháp nhằm nâng cao hoạt động
soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND xã Hòa Bình
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
CHƯƠNG I
TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO VĂN BẢN:
1.1 Những khái niệm và phân loại văn bản :
1.1.1 Văn bản là gì ?
Văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ
thể khác bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của
đời sống xã hội, và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và nội dung khác
nhau.
1.1.2 Văn bản quản lý Nhà nước :
Văn bản quản lý Nhà nước là những thông tin, những quyết định thành văn ( văn
bản hóa ), của các cơ quan nhà nước được ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục,
hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ trong quản lý nhà nước

GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

4

SVTH: Lý Tài Hương


Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

1.1.3 Văn bản quản lý hành chính Nhà nước :
Văn bản quản lý hành chính Nhà nước là một bộ phận cấu thành nên văn bản quản
lý Nhà Nước, nó được các cơ quan Nhà nước (chủ yếu là các cơ quan hành chính) Ban
hành nhằm tác động đến các quan hệ trong hoạt động chấp hành và điều hành.
1.1.4 Văn bản quy phạm pháp luật :
Là văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm
quyền, hình thức, trình tự, thủ tục theo luật định, trong đó chứa đựng quy tắc xử sự
chung, có hiệu lực bắt buộc chung được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh
các quan hệ xã hội.
1.1.5 Văn bản cá biệt :
Là văn bản thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính Nhà
nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan
nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm cảu cơ quan mình nhằm giải quyết các công
việc cụ thể.
1.1.6 Văn bản hành chính thông thường :
Là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình,
giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan tổ chức.
1.2. Những yêu cầu về mặt nội dung và thể thức văn bản :
1.2.1 Yêu cầu về mặt nội dung :
Nhìn chung một văn bản khi được ban hành ra phải đảm bảo các yêu cầu sau:
-Tính mục đích: khi bắt tay vào soạn thảo văn bản cần xác định mục đích mục
tiêu và giới hạn tiêu chuẩn của nó, tức là cần phải trả lời các vấn đề. Văn bản này ban

hành để làm gì? giải quyết các việc gì? mức độ giải quyết đến đâu? kết quả của việc thực
hiện ở sự đồng nhất nội dung và hình thức văn bản.
-Tính khoa học: Văn bản có tính khoa học phải đảm bảo có đủ lượng thông tin
quy phạm và thông tin thực tế.Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được
xử lý và đảm bảo chính xác.
- Tính đại chúng: Thể hiện văn bản có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ phù hợp với trình
độ dân trí, phải đảm bảo tới mức tối đa, tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến nội
dung nghiêm túc và chặt chẽ của văn bản.
- Tính quy phạm: Cho thấy tính cưỡng chế của văn bản, tức là văn bản thể hiện
quyền lực của nhà nước dòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa lý của
GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

5

SVTH: Lý Tài Hương


Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

chủ thể pháp luật, đảm bảo tính quy phạm, văn bản sẽ dược ban hành đúng thẩm quyền
quy định và được trình bày dưới dang quy phạm pháp luật.
- Tính khả thi: Một yêu cầu đối với văn bản đồng thời là hiệu quả, kết hợp đúng
đắn và hợp lý các yêu cầu nói trên ngoài ra để các nội dung của văn bản được thi hành
đầy đủ và nhanh chóng văn bản cần phải hợp đủ các điều kiện sau:
+ Nội dung phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, nghĩa là
phải phù hợp với trình độ năng lực khả năng vật chất của chủ thể thi hành.
+ Khi quy định các quyền cho chủ thể được hưởng phải kèm theo các điều kiện để
đảm bảo thực hiện các quyền đó.

+ Phải nắm vững được khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản, nhằm
xác lập trách nhiệm của các trường hợp cụ thể.
1.2.2. Những yêu cầu về thể thức:
Căn cứ vào những quy định của pháp luật, hiện nay công tác soạn thảo văn bản
được áp dụng theo Thông tư số 01/2011/TT-BNVngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ được
trình bày như sau:
Bao gồm 9 thành phần thể thức văn bản :
+ Quốc hiệu.
+ Tên cơ Quan ,tổ chức ban hành văn bản.
+ Số, ký hiệu của văn bản.
+ Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
+ Nội dung văn bản.
+ Quyền hạn, chúc vụ, họ và tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
+ Dấu cơ quan, tổ chức.
+ Nơi nhận.
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những
thành phần áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những
trường hợp cụ thể

GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

6

SVTH: Lý Tài Hương


Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản
20-25 mm

11

2

1

15
4

3
5b

5a

10a
10b

9a
12

6
GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

7

15-20 mm

30-35 mm

SVTH: Lý Tài Hương


Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

7a
9b
13

8

7c
7b

14
20-25 mm

Chú thích các ô số thể hiện thành phần thể thức văn bản :
1 - Quốc hiệu.
2 - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
3 - Số, ký hiệu văn bản.
4 - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
5a - Tên trích yếu nội dung văn bản.
5b - Trích yếu nội dung công văn.
6 - Nội dung văn bản.

7a,7b,7c - Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
8 - Dấu cơ quan, tổ chức.
9a,9b - Nơi nhận.
10a - Dấu chỉ mức độ mật.
10b - Dấu chỉ độ mật.
11 - Dấu thu hồi và chỉ về phạm vi lưu hành.
12 - Chỉ dẫn về dự thảo văn bản.
13 - Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản pháp hành.
14 - Địa chỉ cơ quan.

GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

8

SVTH: Lý Tài Hương


Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

II. QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
2.1 Khái niệm :
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý Nhà
nước có thẩm quyền nhất thiết phải tiến hành trong công tác soạn thảo và ban hành văn
bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và phạm vi hoạt động của mình.
Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, thì những nội dung quy định về
quy trình soạn thảo và ban hành văn bản phải được thể chế hóa, tức là cần được thể hiện
bằng một văn bản tương ứng.
2.2 Trình tự chung soạn thảo và ban hành văn bản :

Bước 1: Sáng kiến và soạn thảo văn bản:
a. Sáng kiến văn bản:
- Đề xuất văn bản
- Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản
- Quyết định cơ quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo
- Thành lập ban soạn thảo hoặc chỉ định chuyên viên soan thảo ( gọi chung là ban
soạn thảo ).

b. Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo:
- Tổng kết đánh giá các văn bản có liên quan, thu thập tài liệu, thông tin, nghiên
cứu các văn kiện của Đảng, các văn bản pháp luật hiện hành, tham khảo ý kiến xã hội.
- Chọn lựa phương án hợp lý, xác định mục đích, yêu cầu để có cơ sở chọn thể
thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt văn phong trình bày và thời điểm ban hành.
- Viết dự thảo : phác thảo nội dung ban đầu, soạn thảo đề cương chi tiết.
- Biên tập và tổ chức đánh máy dự thảo.
Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo:
Đây là bước bắt buộc đối với mọi văn bản, đối với các loại văn bản như Hiến
pháp, Luật...thì cần tiến hành một cánh nghiêm ngặt theo luật định. Tuy nhiên đối với các
loại văn bản có hiệu lực pháp lý thấp hơn thì lại không cần phải tuân thủ các quy định của
luật. Kết quả tham gia ý kiến đóng góp cần được tổng hợp, nghiên cứu, đánh giá và xử lý
bằng một loại văn bản tổng hợp các ý kiến tham gia xây dựng dự thảo, trên cơ sở đó ban
soạn thảo chỉnh lý dự thảo đề cương của mình.
Bước 3: Thẩm định dự thảo:
GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

9

SVTH: Lý Tài Hương

Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

- Ban dự thảo xem xét, đề xuất về việc tiến hành thẩm định dự thảo văn bản.
- Ban soạn thảo chuẩn bị hồ sơ và gửi đến cơ quan, tổ chức thẩm định.
- Bộ Tư pháp, tổ chức pháp chế Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ
có trách nhiệm thẩm định các dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan
trung ương tương ứng. Đối với các loại văn bản khác tạm thời pháp luật có quy định bắt
buộc, song về nguyên tắc cần thực hiện việc thẩm định ở tất cả mọi cấp, đối với dự thảo
có tính chất quan trọng.
- Cơ quan thẩm định gửi lại văn bản thẩm định và hồ sơ dự thảo văn bản đã được
thẩm định cho cơ quan, đơn vị soạn thảo.
- Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình ký.
Bước 4: Xem xét thông qua:
- Cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên
( tập thể hoặc cá nhân ) để xem xét và thông qua.
- Thông qua và ký văn bản ban hành theo đúng thẩm quyền và thủ tục theo luật
định. Việc thông qua văn bản có thể được tiến hành bằng hình thức tổ chức phiên họp
hoặc thẩm quyền ban hành của thủ trưởng cơ quan tổ chức. VIệc tổ chức các phiên họp
phải đảm bảo theo các quy định của Nhà nước. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm
pháp lý về văn bản mình ký, trách nhiệm đó liên quan đến cả nội dung lẫn thể thức văn
bản, do đó trước khi ký cần xem xét kỹ lưỡng.
- Đóng dấu văn bản.
Trong trường hợp không được thông qua thì cơ quan, đơn vị soạn thảo phải chỉnh
lý và trình lại dự thảo văn bản trong thời hạn nhất định.
Bước 5: Công bố văn bản:
- Văn bản không thuộc danh mục bí mật của Nhà nước thì tùy theo tính chất nội
dung phải được công bố, đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chứng theo luật định.
- Văn bản pháp luật của cơ quan Nhà nước ở Trung ương phải được đăng công báo

nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong thời gian chậm nhất là 15 ngày kể từ
ngày công bố hoặc ký ban hành.
- Văn bản pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân phải được niêm yết
tại trụ sở của cơ quan ban hành.
- Văn bản pháp luật do cơ quan Nhà nước Trung ương, Văn bản pháp luật do Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ban hành phải được gửi, lưu trữ trên mạng tin học
diện rộng của Chính phủ và có giá trị như bản gốc.
GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

10

SVTH: Lý Tài Hương


Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

- Các văn bản khác tuy theo nội dung, tính chất được công bố kịp thời theo quy
định của pháp luật.
Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản:
Văn bản sau khi được ký ban hành phải được làm thủ tục gửi đi kịp thời và lưu trữ
theo quy định.
2.3. Một số thủ tục ban hành văn bản :
2.3.1. Thủ tục trình ký:
Hồ sơ trình ký phải đẩy đủ, nếu không đầy đủ thì phải trực tiếp tường trình với
người ký.
2.3.2. Thủ tục ký văn bản:
- Nguyên tắc : Người ký là người chịu trách nhiệm cao nhất về mặt pháp lý.
- Nguyên tắc trong một số trường hợp thủ trưởng chỉ định người ký thay, trong

trường hợp người được ủy quyền không được ủy quyền cho người khác.
- Ký thay : Phó ký thay trưởng.
- Thừa lệnh : Cấp dưới một bậc so với người thủ trưởng.
- Ký tắt : Đã qua kiểm tra về mặt thể thức ngôn ngữ, người ký là người đứng đầu
văn phòng đó.
2.3.3. Thủ tục sao:
Sao văn bản sao y nguyên bản chính và do cơ quan ban hành sao và sao tại cơ
quan đó ( cơ quan ban hành ).
Sao lục là sao nguyên bản chính, sao văn bản do cơ quan mình nhận được và sao
tại cơ quan nhận được văn bản.
Trích sao là chỉ sao một phần tóm tắt không sao nguyên bản chính.
2.3.4. Chuyển văn bản:
Chuyển văn bản phải theo đúng tuyến, đúng địa chỉ, đúng người và đúng thời hạn.
2.3.5. Sửa đổi bãi bỏ văn bản:
Cần sửa đổi các văn bản bất hợp lý, hợp pháp, sửa đổi các văn bản không còn phù
hợp.
Phải dùng hình thức quy phạm pháp luật tương ứng để sửa đổi hoặc bãi bỏ văn
bản quy phạm pháp luật.

GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

11

SVTH: Lý Tài Hương


Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI
UBND XÃ HÒA BÌNH
I. SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ HÒA BÌNH:
1.1. Đặc điểm, vị trí địa lý:
- Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân xã Hòa Bình
- Địa điểm: thôn Đồng Lá, xã Hòa Bình, Hoành Bồ, Quảng Ninh.
- Số điện thoại: 0333.699.835

Gmail:

Hòa Bình là một xã miền núi nằm ở phía Đông bắc huyện Hoành Bồ, được thành
lập từ năm 1956 đến nay, địa điểm trụ sở UBND xã hiện nay thuộc thôn Đồng Lá, nằm
sát trục đường Tỉnh lộ 326, cách Trung tâm huyện Hoành Bồ 24km, cách Thành phố Hạ
Long khoảng 10km về phía nam. Phía Đông giáp huyện Ba chẽ và Thành phố Cẩm Phả;
Phía Tây giáp xã Vũ Oai huyện Hoành Bồ; Phía Nam giáp phường Hà khánh TP Hạ
Long; Phía Bắc giáp xã Kỳ Thượng huyện Hoành Bồ với diện tích tự nhiên là: 7.981,31
ha. Toàn xã có 266 hộ với 1.2700 nhân khẩu, 92,5 % là dân tộc Dao, trình độ dân trí
không đồng đều, tỷ lệ hộ nghèo còn chiếm 14,4%.
Những tiềm năng lợi thế sẵn có
của xã là tài nguyên rừng, khoáng sản, đất đai, lao động, cơ sở hạ tầng được đầu tư đưa
vào sử dụng phát huy hiệu quả, tạo tiền đề cho việc chuyển dịch cơ cấu cây trồng vật
nuôi, sản xuất lương thực và sản phẩm hàng hoá đã có bước phát triển, đời sống nhân dân
đã từng bước được cải thiện.

GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

12

SVTH: Lý Tài Hương

Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

1.2. Tình hình phát triển kinh tế - xã hội:
Năm 2014 là năm thứ tư triển khai xây dựng chương trình Nông thôn mới giai
đoạn 2011 – 2015, định hướng đến năm 2020 và là năm thứ năm thực hiện nghị quyết đại
hội Đảng các cấp, đặc biệt là nghị quyết Đảng bộ lần thứ VII. Trong điều kiện có nhiều
khó khăn thách thức, tình hình thời tiết, dịch bệnh diễn biến phức tạp; các cơ sở vật chất,
hạ tầng kinh tế được đầu tư xây dựng, xong vẫn chưa đáp ứng được toàn bộ yêu cầu về
phát tiển kinh tế - xã hội. Được sự quan tâm chỉ đạo của cấp trên, sự chỉ đạo trực tiếp của
Đảng uỷ, sự điều hành, lãnh đạo của thường trực UBND cùng với sự nỗ lực của các Ban
ngành, Đoàn thể và toàn thể cán bộ, công chức, người lao động và nhân dân trong xã.
Các chỉ tiêu kinh tế tiếp tục tăng trưởng, văn hoá - xã hội có nhiều triển biến; Quốc
phòng, an ninh chính trị - trật tự an toàn xã hội được giữ vững, nhiều chỉ tiêu quan trọng
của nhiệm vụ đặt ra đã hoàn thành đạt và vượt mức kế hoạch, xã Hòa Bình đã đạt được
những kết quả đáng ghi nhận như sau:
Tổng giá trị sản xuất năm 2014 đạt 37.773.400.000 đồng = 255,7% so với cùng
kỳ; trồng trọt tăng 9,4% so với cùng kỳ; Chăn nuôi tăng 60,3% so với cùng kỳ; Lâm
nghiệp = 54,6% so với cùng kỳ; thu nhập khác tăng 391,7% so cùng kỳ; thu ngân sách
NN đạt 151% so kế hoạch và tăng 7,2% so cùng kỳ (trong đó thu trên địa đạt 196,7% so
với kế hoạch và tăng 18,04% so cùng kỳ); Thu nhập bình quân đầu người/năm đạt 31
triệu đồng (đạt tiêu chí về thu nhập Nông thôn mới); số lượng đàn gia súc tăng cao so
cùng kỳ, đặc biệt là một số mô hình sản xuất theo chương trình xây dựng Nông thôn mới
được đưa vào sản xuất mang lại hiệu quả kinh tế cao; Công tác quản lý, bảo vệ tài nguyên
rừng đáp ứng yêu cầu đề ra; Làm tốt công tác huy động sự đóng góp của các cá nhân, tổ
chức trong và ngoài địa bàn xã cùng với sự tích cực đóng góp, hưởng ứng của toàn thể
cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân trong xã để xây dựng nông thôn mới, trong

năm 2014 đã bê tông hóa và cứng hóa gần 2000 mét đường giao thong nông thôn (năm
2014 xã Hòa Bình cơ bản đạt tiêu chí về Giao thong nông thôn chương trình xây dựng
nông thôn mới); Trong Công tác xã hội, giáo dục và gia đình trẻ em, đã quan tâm đề nghị
và lập hồ sơ đề nghi Tập đoàn INĐEVCO giải quyết việc làm cho hơn 100 lao động, đã
xóa được 14 hộ nghèo và xóa được 21 hộ cận nghèo; Công tác dân số Gia đình trẻ em
đáp ứng yêu cầu đề ra; giảm tỷ lệ sinh con thứ 3 đạt so với kế hoạch đặt ra; trẻ em đến
tuổi được đi học; công tác nâng cao chất lượng dạy và học, thi đua dạy tốt học tốt, quản
lý rèn luyện học sinh được quan tâm; đã xây dựng được 2/2 thôn khu văn hóa được Ủy
ban nhân dân huyện công nhận; tệ nạn xã hội, ma tuý giảm rõ rệt; công tác Quốc phòng
an ninh được đảm bảo; công tác Xây dựng Đảng và Chính quyền, các đoàn thể được
vững chắc đáp ứng yêu cầu của Đảng và Nhà nước; thu nhập và đời sống nhân dân được
nâng cao; điều kiện làm việc của cán bộ, công chức được cải thiện, cơ sở vật chất máy vi
tính được Nhà nước đầu tư phục vụ tôt trực tiếp công tác soạn thảo và ban hành văn bản
tại Ủy ban nhân dân xã…
GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

13

SVTH: Lý Tài Hương


Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

II. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND VÀ VĂN PHÒNG
UBND XÃ HÒA BÌNH
2.1.Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã:
Đảm bảo an ninh Quốc phòng, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn xã; phát triển
kinh tế - xã hội, đảm bảo an sinh xã hội; thực hiện nhiệm vụ xây dựng nông thôn mới,

từng bước xây dựng xã Hoà Bình thành một "Xã nông thôn mới".
Ủy ban nhân dân xã Hòa Bình đã thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình trên
những phương diện sau đây:
- Trong lĩnh vực kinh tế:
+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân
cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực hiện kế
hoạch đó;
+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa
phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán điều chỉnh ngân sách
địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa phương trình Hội
đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp
trên trực tiếp;
+ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà nước
cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, báo cáo về ngân sách nhà
nước theo quy định của pháp luật;
+ Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu cầu
công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông,
trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật;
+ Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công
trình kết cấu hạ tầng của xã trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.Việc quản lý các khoản
đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích,
đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi:
+ Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến
khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất và hướng
dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong sản xuất theo quy
hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi;

GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

14

SVTH: Lý Tài Hương


Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

+ Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ
đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp
thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại địa phương;
+ Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định
của pháp luật.
- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
+ Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo phân
cấp;
+ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân cư
nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và
xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
+ Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông và các
công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;
+ Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông,
cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.

- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao:
+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với
trường học huy động trẻ em vào lớp 1 đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổ túc văn
hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
+ Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của lớp mẫu giáo, trường mầm

non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên quản lý trường tiểu học,
trường trung học cơ sở trên địa bàn;
+ Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình được
giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;
+ Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao; tổ
chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá và
danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
+ Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ,
những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
+ Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các gia
đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; tổ chức
các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa phương theo quy
định của pháp luật.
GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

15

SVTH: Lý Tài Hương


Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành
pháp luật ở địa phương:
+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng
xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
+ Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký,
quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện, sử dụng

lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
+ Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng
phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp phòng
ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa
phương;
+ Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người
nước ngoài ở địa phương.
- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
Uỷ ban nhân dân xã có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính
sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa
phương theo quy định của pháp luật.
- Trong việc thi hành pháp luật:
+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật và
tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
+ Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo
thẩm quyền;
+ Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án
theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính
theo quy định của pháp luật.
* Cơ cấu tổ chức: Toàn xã có 02 thôn, có 05 chi bộ Đảng, với 53 Đảng viên; Uỷ
ban Mặt trận Tổ quốc xã có 19 thành viên; có 85 Đoàn viên Đoàn Thanh niên; 173 hội
viên Hội Phụ nữ và 172 hội viên Hội Nông dân, 20 hội viên Hội Cựu chiến binh. Tổng số
cán bộ, công chức chuyên trách của xã là 22 đồng chí, không chuyên trách là 46 đồng
chí. Chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức của xã Hoà Bình hiện nay: trình độ chuyên
môn, có 09 đ/c trình độ Đại học, có 01 đ/c trình độ Cao đẳng, có 12 đ/c trình độ Trung
cấp; trình độ Chính trị có 01đ/c trình độ Cao cấp, có 11 đ/c Trung cấp; Tin học có 17
chứng chỉ; Ngoại ngữ có 13 chứng chỉ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND xã
GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

16

SVTH: Lý Tài Hương


Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

Chủ tịch UBND

Phó Chủ tịch UBND

Ban
TCKT

Ban
Địa
chính

Ban
Công
an

Văn
phòng
UBND

Ban
CH

Quân
sự

Ban
VHXH

Ban
Tư
pháp

Chú thích sơ đồ:
Quan hệ trực tiếp
Quan hệ trực thuộc
Quan hệ phối hợp
2.2.Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND xã Hòa Bình:

- Văn phòng UBND xã Hòa Bình là cơ quan tham mưu giúp UBND trong việc
quản lý nhà nước tại địa phương. Là một bộ máy làm việc của cơ quan có chức năng
tham mưu phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của UBND xã, là nơi đảm bảo các điều kiện vật
chất kỹ thuật cho mọi hoạt động của HĐND và UBND.
- Giúp UBND xã xây dựng chương trình, lịch công tác, lịch làm việc và theo dõi
thực hiện chương trình, lịch làm việc đó; tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, an
ninh - quốc phòng, tham mưu giúp UBND trong việc chỉ đạo thực hiện.
- Giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo gửi lên cấp
trên.
- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu mẫu báo
cáo thống kê; theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức cấp xã.
- Giúp HĐND tổ chức các kỳ họp, giúp UBND tổ chức tiếp dân, tiếp khách, nhận
đơn khiếu nại của nhân dân chuyển đến HĐND và UBND hoặc lên cấp trên có thẩm
quyền giải quyết.

- Đảm bảo bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của HĐND và cho công
việc của UBND; Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng ở xã.
- Giúp HĐND và UBND thực hiện nghiệp vụ công tác bầu cử đại biểu HĐND và
UBND theo quy định của pháp luật.

GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

17

SVTH: Lý Tài Hương


Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

- Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa UBND với cơ quan, tổ chức
và công dân theo cơ chế " một cửa".
III. THỰC TRẠNG QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
TẠI UBND XÃ HÒA BÌNH
3.1. Hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật:
Trong nhiều năm qua, công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật (QPPL) ở
UBND xã Hòa Bình luôn được quan tâm chỉ đạo thực hiện, các văn bản QPPL được ban
hành đúng quy trình, đúng pháp luật và có tính khả thi cao. Ban Tư pháp xã đã thực hiện
tốt chức năng tham mưu cho UBND xã ban hành các văn bản chỉ đạo đối với công tác
này. Nhìn chung, công tác xây dựng, ban hành văn bản QPPL đã có những chuyển biến
tích cực, được Phòng Tư pháp huyện đánh giá cao qua các đợt kiểm tra cuối năm.
Đối với cấp xã, về cơ bản công tác xây dựng, ban hành văn bản QPPL của UBND
cấp xã đã có chuyển biến tích cực, các văn bản QPPL do cấp xã ban hành cơ bản đúng
thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, có nội dung phù hợp với các văn bản của cơ quan Nhà

nước cấp trên, đáp ứng yêu cầu quản lý Nhà nước trên địa bàn. Các ý kiến thẩm định đã
được Văn phòng UBND xã nghiêm túc nghiên cứu, tiếp thu trong quá trình soạn thảo.
Văn bản UBND xã ban hành đảm bảo chặt chẽ, chi tiết, phù hợp với tình hình thực tế của
địa phương. Do đó, văn bản QPPL khi ban hành được thực hiện ngay không cần hướng
dẫn thi hành của các ngành, cấp huyện, vì vậy mà cấp xã ban hành văn bản QPPL rất ít.
Từ năm 2013 đến tháng 11 năm 2014, UBND xã ban hành 45 văn bản QPPL các loại;
trong đó có 41 Quyết định và 04 Chỉ thị.
Hạn chế :
Bên cạnh những kết quả đã đạt được công tác xây dựng, ban hành văn bản QPPL
trên địa bàn xã vẫn còn một số hạn chế, tồn tại như: việc đăng ký xây dựng văn bản
QPPL của một số ngành còn thụ động, chưa sát với yêu cầu quản lý nhà nước, văn bản
ban hành không đảm bảo tiến độ;
Chất lượng một số dự thảo văn bản QPPL chưa đảm bảo, nội dung đơn giản, sơ
sài, chỉ sao chép hoặc biên tập lại các quy định tại văn bản QPPL của cấp trên hoặc xuất
phát từ ý chí chủ quan của cơ quan chủ trì soạn thảo, chưa đảm bảo thể thức và kỹ thuật
trình bày...
Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế trên là do chưa nhận thức đầy đủ tầm
quan trọng của công tác xây dựng, ban hành văn bản nên chưa chủ động đăng ký việc xây
dựng, ban hành văn bản QPPL thuộc lĩnh vực quản lý; chưa chỉ đạo sát sao, đầu tư thời
gian, bố trí cán bộ hợp lý cho công tác xây dựng, ban hành văn bản, việc xây dựng dự
thảo đơn giản, nội dung chung chung, sơ sài.
GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

18

SVTH: Lý Tài Hương


Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

Công tác phối hợp giữa các ban ngành có liên quan trong soạn thảo, ban hành
chưa chặt chẽ, thậm chí nhiều ban ngành chỉ phối hợp mang tính hình thức.
Để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn bản cần thực hiện tốt một số nội
dụng sau: Cấp ủy Đảng, chính quyền tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo đối với công tác
này, nhất là trong việc củng cố, kiện toàn đội ngũ cán bộ làm công tác văn bản. Đồng thời
thực hiện nghiêm túc các quy định của Luật ban hành văn bản QPPL của HĐND, UBND;
các văn bản hướng dẫn của Chính phủ và Quyết định của UBND các cấp ban hành Quy
định về trình tự, thủ tục soạn thảo, ban hành văn bản QPPL thuộc thẩm quyền UBND các
cấp để tạo sự thống nhất trong quy trình ban hành văn hành.
3.2. Hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường và
văn bản cá biệt:
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND xã cơ bản
đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản
được thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong giải quyết các công việc của mình văn
bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó thông tin và quyết định quản lý.
Văn bản mang tính công quyền, được ban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác
động đến mọi mặt của đời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động
cụ thể của Văn phòng UBND.
Nhiệm vụ của Văn phòng là cơ quan chuyên môn, tham mưu, giúp việc cho
Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND xã nên các văn bản được soạn thảo chủ yếu là
các văn bản hành chính. Các văn bản hành chính mà Văn phòng UBND xã thường soạn
thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông báo, kế
hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy chứng
nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu… Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể mà cán bộ văn
thư soạn thảo văn bản của Văn phòng dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ Văn phòng
-Thống kê mà chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo các văn bản hành chính phục vụ
cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyết định hành chính…
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác năm từ năm 2013 đến tháng 11/2014,

Văn phòng UBND xã đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành trên 200 Quyết định các loại,
50 Thông báo, 80 Báo cáo, 04 Chỉ thị. Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức
theo quy định của pháp luật hiện hành.
Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng UBND xã đã
đảm bảo được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư. Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động
của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Văn phòng UBND xã bao gồm các
bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

19

SVTH: Lý Tài Hương


Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

Khi cán bộ Văn phòng được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác định
hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.
Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin quá khứ,
thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật).
Bước 2: Soạn thảo văn bản
Đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bản của Thông tư liên tịch số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính. Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo có thể đề xuất với người lãnh
đạo cơ quan, Cán bộ Văn phòng- Thống kê việc tham khảo ý kiến các cơ quan, tổ chức,
đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu để hoàn chỉnh bản thảo.

Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bản thảo do người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt. Trường hợp có sửa
chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết
định.
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản. Người đánh máy phải giữ
bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời gian quy định của
người lãnh đạo cơ quan. Trong trường hợp nếu phát hiện có lỗi của bản thảo đã được
duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn bản hoặc người thảo văn bản biết để
kịp thời điều chỉnh.
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra
và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình soạn thảo.
Cán bộ Văn phòng - Thống kê; là người được giao trách nhiệm quản lý, kiểm tra
công tác văn thư và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục
ban hành văn bản.
Bước 6: Ký chính thức văn bản
Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo quy
định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo).
Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn thư thực
hiện các công việc sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và
ngày, tháng, năm của văn bản.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
- Đăng ký vào sổ công văn đi.
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn bản đã
làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là
ngày làm việc tiếp theo.

GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

20

SVTH: Lý Tài Hương


Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một bản lưu tại
văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo.
Văn phòng UBND xã Hòa Bình soạn thảo các văn bản hành chính trong thời gian
qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi soạn thảo. Qua đó,
góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn bản soạn thảo ra trong quá
trình ban hành văn bản của mình. Việc soạn thảo văn bản ở Văn phòng UBND xã cũng
dựa trên các nguyên tắc cơ bản như sau:
Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý
Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp
luật của nhà nước và phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân (phạm vi đối tượng
và hành vi cần điều chỉnh; các mặt công tác cụ thể; thời điểm quy định…). Ngoài ra, văn
bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý, đúng thẩm quyền, nội dung của văn bản
phải phù hợp với quy định của pháp luật và phải được ban hành đúng thể thức và kỹ thuật
trình bày.
Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học
Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác không làm
người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Diễn đạt ý tứ phải theo một trình tự hợp lý, ý
trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý trước; câu văn phải rõ

ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng, thừa ý hoặc lạc đề.
Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng
Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân trí; nội
dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ.
Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi
Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng người thực
thi, phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể trở thành
hiện thực.
Trong công tác soạn thảo các văn bản để giải quyết các công việc của Văn phòng
UBND xã, Văn phòng còn theo dõi các cơ quan chuyên môn thuộc UBND xã trong việc
chuẩn bị các đề án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án Kinh tế Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng và các dự án khác), tham gia ý
kiến về nội dung, hình thức và thể thức trong quy trình soạn thảo các đề án đó. Qua đó
càng thấy được vai trò của Văn phòng UBND đối với UBND xã là vô cùng quan trọng,
các văn bản được soạn thảo đúng trình tự, thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo các quy
định của pháp luật sẽ là cơ sở quan trọng cho các quyết định của xã được đảm bảo hơn.
Thế nhưng vấn đề đặt ra là cần quan tâm đến nội dung, đến chất lượng của văn bản được
soạn thảo. Thời gian từ năm 2013 đến tháng 11/2014, Văn phòng UBND xã đã soạn thảo
được 358 Quyết định nhưng không phải tất cả các Quyết định này đều giải quyết cụ thể
mỗi công việc khác nhau, mà vẫn còn tồn tại những nội dung như: sửa đổi quyết định cũ
của UBND đã ban hành; chuyển mục đích sử dụng đất đối với các tổ chức và cá nhân
trên địa bàn xã… Do đó đặt ra một yêu cầu quan trọng đối với công tác soạn thảo văn bản
GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

21

SVTH: Lý Tài Hương


Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

là cần phải xác định những nội dung cần soạn thảo đảm bảo đúng đắn, chính xác, không
trái pháp luật, tuân theo quy trình soạn thảo; đúng thẩm quyền ban hành văn bản; hình
thức tuân thủ theo quy định... Như vậy sẽ đảm bảo hơn nữa số lượng và chất lượng của
văn bản được soạn thảo ra trước khi ban hành để giải quyết các công việc cụ thể của
UBND xã Hòa Bình.
Hạn chế :
Bên cạnh những kết quả đạt được như vậy, công tác soạn thảo văn bản của Văn
phòng UBND xã vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót, hạn chế sau:
- Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản: cả về nội dung lẫn hình thức của cơ
quan soạn thảo của Văn phòng UBND xã còn chưa thống nhất. Trong quá trình soạn thảo
và ban hành văn bản có nhiều trường hợp đáng lẽ nên ban hành bằng công văn, tờ trình
thì lại ban hành bằng thông báo, giấy mời… Nội dung quy định trong các văn bản đã
được soạn thảo có tình khả thi cao, tuy nhiên còn một số văn bản do quá trình xây dựng
chưa thực tế nên tính khả thi còn bị hạn chế. Như vậy, hạn chế này không phải là nhỏ, đòi
hỏi UBND xã quan tâm chỉ đạo cho bộ phận chuyên môn, chú trọng hơn nữa đến tầm
quan trọng, ý nghĩa và việc thực hiện các quy định về công tác soạn thảo văn bản quản lý
nhà nước.
- Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản: văn bản được soạn thảo của Văn
phòng UBND nhìn chung đã tuân thủ theo các bước của quy trình xây dựng và ban hành
văn bản. Bên cạnh đó, do yêu cầu của công việc, tính giải quyết nhanh một vấn đề nào đó
mà nhiều khi các bước không được tiến hành hoàn chỉnh. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng
một phần đến chất lượng của văn bản được soạn thảo. Các chủ thể, cơ quan được giao
soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ý kiến của các
đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của văn bản, tiếp thu ý kiến đóng góp để chỉnh sửa
lại dự thảo trước khi trình còn nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo và ban hành
văn bản. Công tác tự kiểm tra, rà soát hệ thống hóa văn bản của các bộ phận chưa được
tiến hành thường xuyên. Chính vì vậy, có rất ít kiến nghị sửa đổi, bổ sung về những sai
sót, bất cập trong các văn bản đã được ban hành, hệ quả là làm ảnh hưởng đến quá trình

tổ chức thực hiện văn bản.
- Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn bản là
ở mục số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn bản còn chưa thống
nhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn bản sai về thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản của Văn phòng chủ yếu vì chưa có sự thống nhất của các chủ thể, cơ
quan soạn thảo trong việc thực hiện theo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản của Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ. Đồng thời, Văn
phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa các văn bản quản lý của mình.
GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

22

SVTH: Lý Tài Hương


Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

- Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: công tác soạn thảo văn bản của UBND là
do Văn phòng UBND soạn thảo, việc soạn thảo văn bản cũng phụ thuộc vào nhiệm vụ
của từng ban ngành trong việc soạn thảo văn bản liên quan đến nhiệm vụ của ngành mình
quản lý. Do đó, sẽ tồn tại những lỗi chủ quan của người soạn thảo đến nội dung của văn
bản như: sử dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính; tiếng lóng, từ địa
phương; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn không được rõ ràng… Bên cạnh đó còn
một số lỗi như: lỗi về vần, thanh điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học… Cần
quan tâm đến văn phong hành chính trong quá trình soạn thảo văn bản của mình và sử
dụng đúng đắn, chuẩn mực.
3.3 Đánh giá chung về quá trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND
xã Hòa Bình:

3.3.1. Ưu điểm:
- Công tác soạn thảo văn bản và văn thư là một hoạt động thường xuyên của
UBND xã Hòa Bình trong việc thực hiện công cuộc đổi mới hiện nay.
- Dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, cấp trên luôn thường xuyên mở lớp
đào tạo cho cán bộ văn thư, kịp thời ban hành những văn bản chỉ đạo hướng dẫn về
nghiệp vụ chuyên môn đổi mới công tác soạn thảo văn bản và văn thư để soạn thảo và
ban hành đúng theo quy định, đảm bảo về nội dung, hình thức, thể loại văn bản.
- Tinh thần đoàn kết trong đội ngũ cán bộ và nhân viên ngày được nâng cao, công
tác tuyên truyền, vận động được thường xuyên nên từ đó nhân dân đã có ý thức thực hiện
tốt những nội dung văn bản nhà nước đã chuyển tải đến nhân dân.
3.3.2. Khuyết điểm:
- Do cơ chế về cơ cấu tổ chức bộ máy nên tuyển dụng cán bộ văn thư 01 đồng chí
là ít so với yêu cầu để phục vụ công việc.
- Trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật để phục vụ cho công tác soạn thảo văn bản
và văn thư đối với UBND xã còn nhiều hạn chế nên ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
- Đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo văn bản và văn thư chưa được đào tạo
đúng về chuyên môn nghiệp vụ nên việc thực hiện nhiệm vụ công việc còn nhiều hạn
chế, thiếu sót.
- Đối với một số ban ngành khác tham mưu, giúp việc cho UBND xã đôi lúc tự
soạn thảo văn bản nên có một số văn bản chưa đảm bảo đúng theo quy định của Nhà
nước, có khi văn bản thiếu tác giả, địa danh, ngày tháng năm, không ghi số vào sổ văn
thư, chưa đảm bảo nội dung, hình thức, tên loại văn bản nhưng vẫn trình ký lưu hành làm
trở ngại cho việc theo dõi giải quyết văn bản của văn thư.

GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

23

SVTH: Lý Tài Hương

Trường: ĐH công nghệ thông tin và truyền thông

Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế

- Địa bàn có nhiều thành phần tôn giáo, đối tượng tệ nạn xã hội vẫn thường xuyên
xảy ra. Một số đối tượng còn xem nhẹ kỷ cương pháp luật Nhà nước nên việc thực thi
văn bản của UBND xã có những trở ngại đến công tác quản lý điều hành Nhà nước.
3.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế
- Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền
đạt thông tin trong văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị
tìm kiếm văn bản còn thiếu.
- Lề lối làm việc trong cơ quan nhà nước còn thể hiện tính quản lý lõng lẻo cho
nên những sản phẩm của hoạt động quản lý này là những văn bản được ban hành thiếu
quy cũ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn nhưng chất lượng thông tin chứa trong đó
thấp, nhiều văn bản trùng lặp, thừa, không có hiệu lực.
- Hệ thống thuật ngữ, các nghiên cứu về văn phong trong văn bản hành chính cũng
còn nhiều điều chưa được làm sáng tỏ. Ảnh hưởng đến việc sử dụng từ ngữ, văn phong
tùy tiện, khó hiểu, không được giải thích rõ ràng, làm cho văn bản hạn chế tính khả thi.
- Việc quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ, hệ thống tổ chức các bộ phận quản lý
lưu trữ văn bản, chưa phát huy vai trò và nhận thức rõ trách nhiệm của bộ phận văn thư
trong việc cải tiến công tác lưu trữ. Cơ quan chưa quan tâm xây dựng quy chế về công tác
văn thư phù hợp với thực tế trong giai đoạn ứng dụng rõ ràng các phương tiện kỹ thuật
hiện đại vào các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư.
- Số lượng biên chế của Văn phòng UBND còn thiếu, chỉ có 01 đồng chí cán bộ
phụ trách Văn phòng - Thống kê và 01 đồng chí là cán bộ Văn thư-Lưu trữ. Hơn nữa cán
bộ Văn phòng và văn thư của UBND xã chưa được đào tạo đúng về chuyên môn, làm
việc chỉ dựa trên kinh nghiệm và qua các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về chuyên môn là
chính. Bên cạnh đó công việc ở bộ phận Văn phòng quá nhiều mà lại thiếu người dẫn đến
quá tải, chưa đầu tư thời gian cho việc nghiên cứu sâu về ngành và lĩnh vực được giao.

- Sự nhận thức chưa đầy đủ của nhiều ban ngành về vai trò, chức năng của văn bản
và hệ thống các văn bản. Năng lực, trình độ của cán bộ công chức nhằm đáp ứng công tác
soạn thảo, thẩm định, kiểm tra và xử lý văn bản còn nhiều hạn chế; việc mở các lớp tập
huấn về nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý và xử lý văn bản chưa đạt hiệu quả cao,
chưa được chú trọng.

GVHD: Thạc sĩ. Đỗ Năng Thắng

24

SVTH: Lý Tài Hương