KỸ NĂNG THU THẬP, XỬ LÝ VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN

KỸ NĂNG THU THẬP, XỬ LÝ
VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN


I. THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN

1. Khái niệm thông tin
Thông tin là tất cả các tin tức, sự việc, sự kiện, hiện tượng, ý tưởng, phán đoán, … làm
tăng thêm sự hiểu biết của con người.
Trong hoạt động quản lý, thông tin là những gì mà nhà quản lý cần cho việc ra quyết định.
Như vậy, thông tin là tập hợp tất cả các dữ liệu đã được xử lý, mã hóa, sắp xếp nhằm giúp
cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định tốt hơn trong một môi trường cụ thể.


I. THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN
2. Phân loại thông tin trong quản lý
a) Theo kênh tiếp nhận
- Dựa vào mối quan hệ giữa người gửi và người nhận: thông tin từ cấp trên gửi xuống, cấp
dưới gửi lên, ngang cấp hoặc các cơ quan có liên quan gửi đến.
- Dựa vào phương tiện gửi - nhận: thông tin bằng văn bản, bằng lời, thông tin phi ngôn ngữ.
- Dựa vào cách thức gửi - nhận: thông tin công khai (thông tin qua các phương tiện thông tin
đại chúng); thông tin bán công khai; thông tin mật.
- Dựa vào nguồn tiếp nhận: Nguồn sơ cấp - thứ cấp; nguồn bên trong và nguồn bên ngoài;
nguồn mới và nguồn cũ; nguồn quan trọng và nguồn ít quan trọng; nguồn tin chính thức và nguồn
tin không chính thức…


I. THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN
2. Phân loại thông tin trong quản lý

b) Theo tính chất và đặc điểm

sử dụng thông tin
- Thông tin phải biết
- Thông tin cần biết
- Thông tin nên biết


I. THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN
2. Phân loại thông tin trong quản lý
c) Theo phạm vi và lĩnh vực hoạt động


I. THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN
2. Phân loại thông tin trong quản lý
d) Theo tính chất thời điểm nội dung

- Thông tin pháp lý (hay còn gọi là thông tin về chính sách, thủ tục)
- Thông tin thực tế (tình hình triển khai, thực hiện các quyết định quản lý của các
đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức)
- Thông tin phản hồi (tâm tư, nguyện vọng, ý kiến của cán bộ, công chức, công dân,
khách hàng)
- Thông tin kinh tế - xã hội


I. THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN
3. Yêu cầu của quá trình tổ chức thu thập TT

a)

Hiểu, biết chính xác

nhu cầu thông tin phục vụ quản lý
- Đối tượng cần cung cấp thông tin: bản thân các cán bộ, công chức; lãnh đạo các cơ quan, tổ
chức; các bộ phận quản lý khác trong cơ quan; các cơ quan bên ngoài, đối tác, khách hàng.
- Nhu cầu thông tin của các đối tượng; Có thể là những thông tin pháp lý; thông tin thực tế;
thông tin phản hồi (tâm tư, nguyện vọng, ý kiến của cán bộ, công chức, công dân, khách hàng);...


I. THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN
3. Yêu cầu của quá trình tổ chức thu thập TT
b) Đánh giá được ý nghĩa thông tin mà mình thu thập xử lý


I. THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN
3. Yêu cầu của quá trình tổ chức thu thập TT
 c) Nắm vững, tìm tòi và có khả năng phát hiện,
thu thập những thông tin cần thiết
- Đọc và ghi chép thông tin;
- Phương pháp sao chụp tài liệu;
- Phương pháp nghe báo cáo;
- Phương pháp tra cứu qua mạng;
- Các phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: quan sát; phỏng vấn; thống kê xã hội học;
thực nghiệm; trắc nghiệm; ví dụ điển hình; thẩm tra, đối chiếu...


I. THÔNG TIN VÀ THU THẬP THÔNG TIN
3. Yêu cầu của quá trình tổ chức thu thập TT

 d) Nắm chính xác nguồn thông tin để khai thác, thu thập, cung cấp hợp lý, đúng lúc, đúng
mục đích, phù hợp với quy định của pháp luật

II. KỸ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN
1. Khái niệm

Xử lý thông tin là việc tác động vào thông tin đang được quản lý: loại bỏ thông
tin nhiễu, liên kết thông tin theo những mối liên hệ bản chất, vốn có, nhằm rút
ra những thông tin thật sự có giá trị, phục vụ cho việc giải quyết nhiệm vụ.


II. KỸ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN
2. Quy trình xử lý thông tin trong quản lý


II. KỸ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN
2. Quy trình xử lý thông tin trong quản lý
a) Tiếp nhận thông tin

- Tiếp nhận thông tin là sự tập hợp thông tin từ nhiều nguồn về một nơi một cách chủ
động hoặc bị động.
- Sau khi tiếp nhận thông tin, thư ký hành chính cần tiến hành phân loại thông tin
thành từng loại, từng vấn đề, từng lĩnh vực khác nhau theo các tiêu chí được lựa
chọn: nội dung thông tin; hệ thống quản lý; hình thức truyền đạt thông tin


II. KỸ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN
2. Quy trình xử lý thông tin trong quản lý
 
b) Tóm lược thông tin
Tóm lược thông tin là việc giảm bớt lượng nội dung tin nhưng vẫn đảm bảo
những nội dung cốt yếu và cơ bản của thông tin để phục vụ cho việc tổng hợp

thông tin và sử dụng thông tin.


II. KỸ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN
2. Quy trình xử lý thông tin trong quản lý
 c) Xác nhận, kiểm tra độ tin cậy của thông tin
- Nguồn tin từ văn bản, công báo, tài liệu lưu trữ: nguồn tin này thường có giá
trị pháp lý cao.
- Nguồn tin từ sách, báo, tạp chí: nguồn tin này thường không được coi là
nguồn tin có giá trị pháp lý cao.


II. KỸ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN
2. Quy trình xử lý thông tin trong quản lý
d) Phân tích, tổng hợp, kiến nghị giải quyết

▪ Phải phân loại thông tin thành: thông tin chính và thông tin hỗ trợ; thông tin có giá
trị, ít giá trị hoặc không có giá trị; phải loại bỏ hoặc nghi ngờ những thông tin thiếu
căn cứ, thiếu cơ sở khoa học.

▪ So sánh, đối chiếu để kiểm tra tính chính xác, tính khoa học, hợp lý của thông tin
đặt ra và trả lời các câu hỏi như: thông tin nói về việc gì? thông tin đề cập đến
▪ Cần
nội dung gì? những câu hỏi nghi vấn như: tại sao? nguyên nhân? diễn biến? kết
thúc?, ...


II. KỸ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN
2. Quy trình xử lý thông tin trong quản lý

- Tổng hợp thông tin

+ Sắp xếp, hệ thống lại thông tin: theo thời gian hoặc theo tiến trình diễn ra các vấn
đề, sự kiện…Quá trình sắp xếp và hệ thống lại thông tin sẽ giúp người sử dụng thông
tin dễ dàng tiếp cận vấn đề theo trình tự lôgic nhất định.
+ Tái hiện lại quá trình, cách thức giải quyết vấn đề, sự vật, hiện tượng.
+ Tìm ra những điểm tương đồng và khác biệt giữa các thông tin về một vấn đề, một
sự việc.
+ Tổng hợp các thông tin ở dạng số liệu bằng phương pháp tính toán, so sánh để có
sự nhìn nhận tổng quát vấn đề.


II. KỸ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN
2. Quy trình xử lý thông tin trong quản lý

- Kiến nghị giải quyết thông tin

▪ lựa chọn những thông tin phù hợp để cung cấp
▪ ý kiến tham mưu giải quyết tin để đảm bảo việc sử dụng thông tin có hiệu quả
▪ lưu trữ thông tin theo quy định


CĂN CỨ THU THẬP THÔNG TIN

Căn cứ vào yêu cầu cụ thể => thu thập thông tin
Thu thập TT => cần xác định rõ:
Giới thiệu

+ Mục đích của thu thập TT?

chung

+ Ai là người sử dụng TT?
+ Lĩnh vực cần quan tâm là gì?
+ Chủ đề của thông tin cần tìm là gì?
+ Thông tin cần thiết khi nào?
+ Nguồn thông tin từ đâu?
+ Độ tin cậy của nguồn như thế nào?


CĂN CỨ THU THẬP
THÔNG TIN (TT)

 Căn cứ để chọn chủ đề tham vấn nhân dân:




Phù hợp thẩm quyền quyết định của HĐND;
Nội dung tham vấn có tác động trực tiếp đến lợi ích, đời sống của

CHỌN NỘI DUNG

người dân;

CS THAM VẤN



Phù hợp với khả năng thực hiện:

+ Không chọn vấn đề quá rộng, chung chung;
+ Có thời gian thực hiện phù hợp;
+ Đo lường được bằng con số, sự kiện, sự việc.



Trong chương trình xây dựng Nghị quyết và chương trình giám sát

hàng năm của HĐND;


CĂN CỨ THU THẬP
THÔNG TIN (TT)

Vấn đề phát sinh => căn cứ nhiệm vụ phát triển KTXH, ý
kiến cử tri,TT từ các phương tiện thông tin đại chúng … xem
CHỌN NỘI DUNG
CS THAM VẤN
(TT)

xét để tham vấn nhân dân
Ví dụ 1: - HĐND tỉnh đánh giá hiệu quả 1 năm thực hiện Quỹ
hỗ trợ sau khi thu hồi đất SX NN (2008-2009)
Ví dụ 2: - Kết quả tổ chức thực hiện NQ Hội đồng nhân dân về
chương trình giảm nghèo 2006 - 2010


CĂN CỨ THU THẬP
THÔNG TIN (TT)



Xác định “đúng” vấn đề của chủ đề tham vấn, lựa chọn “trúng” địa
bàn và nhóm đối tượng TV có vai trò:



Ảnh hưởng quyết định đối với chất lượng tổ chức hoạt động và kết
quả tham vấn.

XÁC ĐỊNH
VẤN ĐỀ
CỦA CHỦ ĐỀ



Làm cơ sở tốt cho việc xây dựng kế hoạch TV với các hình thức TV,

+ Tổ chức hoạt động TV đáp ứng được mục tiêu TV,
+ Huy động nguồn lực => vừa tiết kiệm vừa đạt hiệu quả cao nhất

TV (TT)

(tránh “quá tải”).



Giúp biên tập tốt bộ câu hỏi, phiếu lấy ý kiến và tổng hợp báo cáo
kết quả tham vấn.

CĂN CỨ THU THẬP
THÔNG TIN (TT)

Xác định các vấn đề chung của chủ đề tham vấn dựa trên
một số căn cứ sau:

Vấn đề có tác động, ảnh hưởng đến tất cả các đối tượng bị
XÁC ĐỊNH
VẤN ĐỀ
CỦA CHỦ ĐỀ
TV (TT)

tác động.

 Vấn đề mà các đối tượng có thể thể hiện được chính kiến
của mình.

 Vấn đề mà các đối tượng có quyền, lợi ích trái chiều nhau
(nếu có).


CĂN CỨ THU THẬP
THÔNG TIN (TT)

 Xác định vấn đề chung của chủ đề TV, có thể cần xác định thêm
vấn đề riêng của từng nhóm đối tượng để phục vụ cho việc soạn bộ
câu hỏi, phiếu lấy ý kiến:
XÁC ĐỊNH
VẤN ĐỀ

CỦA CHỦ ĐỀ
TV (TT)

 Vấn đề tác động trực tiếp hoặc gián tiếp lợi ích của đối tượng.
 Vấn đề tác động trực tiếp hoặc gián tiếp nghĩa vụ, trách nhiệm của
đối tượng.
Theo kinh nghiệm của ĐT, sau khi tổ chức các hình thức TV ở cấp xã,
cấp huyện, có thể thu hẹp vấn đề, xác định vấn đề quan trọng chưa
được làm rõ để tiếp tục chú ý tham vấn ở cấp tỉnh (biên tập bộ câu
hỏi).


CĂN CỨ THU THẬP
THÔNG TIN (TT)
Vi dụ : HĐND tỉnh đánh giá hiệu quả 1 năm
thực hiện Quỹ hỗ trợ sau khi thu hồi đất SX
NN (2015 - 2016)

XÁC ĐỊNH




VẤN ĐỀ
CỦA CHỦ ĐỀ

Định mức hỗ trợ có phù hợp không?
Đối tượng được hỗ trợ đã đủ chưa? Có phù hợp? (có bỏ sót đố
tượng?)



TV (TT)

Cách thức hỗ trợ? Học nghề trước, sau khi thu hồi đất? (công bằng
không)





Thực hiện đến đâu rồi ? Đã nhận? Chưa nhận? Tại sao?
Nguồn lực ở đâu? Tiền từ đâu? Cách huy động?
Kiến nghị của dân để chính sách hợp lý và hiệu quả?