+Phân tích & thiết kế HT sv cong nghe thuc pham Baigiang

Bµi gi¶ng

Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ
hÖ thèng th«ng tin
(Dïng cho sinh viªn ®¹i häc)

2


Chơng I
Đại cơng về hệ thống thông tin
1.1. Khái niệm chung về hệ thống

a) Hệ thống
Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử, có mối liên
hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động cho một mục đích chung
nào đó.
Môi trờng

Hệ
thống

Khi xem xét hệ thống, ta thờng xem xét đến:
- Các phần tử của hệ thống
- Môi trờng
- Giới hạn của hệ thống
b) Phần tử của hệ thống
+ Phần tử của hệ thống là tế bào nhỏ nhất tạo nên hệ thống. Các
phần tử của hệ thống rất đa dạng, chúng đợc định tính bởi các vật,
bộ phận, đơn vị, thành viên, thành phần, biến toán học, quá trình,
thủ tục, phơng pháp, kỹ thuật và thậm chí là các nguyên tử.

3


+ Các phần tử của hệ thống cũng có thể các hệ thống cũng có thể
bao gồm các hệ thống con. Vì vậy, hệ thống thờng có tính phân cấp.
+ Giữa các phần tử vừa có tính độc lập tơng đối, vừa có quan hệ
ràng buộc lẫn nhau. Mối quan hệ giữa các phần tử của hệ thống có
tầm quan trọng sống còn đối với hệ thống, nó tạo ra cho hệ thống các
đặc trng và các điều kiện vận hành. Việc phân tích hệ thống phần
lớn tập trung vào các quan hệ giữa các phần tử.
c) Môi trờng
Môi trờng của hệ thống là tập hợp các phần tử không thuộc vào hệ
thống nhng có tác động vào hệ thống hoặc bị hệ thống tác động.
Khái niệm hệ thống và môi trờng là hai khái niệm có liên quan với nhau
không thể tách rời. Khái niệm môi trờng giúp ta làm rõ khái niệm hệ
thống theo cách nhìn từ bên ngoài.
d) Giới hạn của hệ thống
Giới hạn của hệ thống là ranh giới để phân biệt hệ thống với môi trờng. Để xác định ranh giới của hệ thống ta xác định danh sách tất cả
các phần tử của hệ thống và chính xác hoá các điểm nối của hệ
thống với môi trờng. Tuy nhiên, khi xác định giới hạn của hệ thống, ta
chấp nhận bỏ qua các quan hệ không cốt yếu, không làm ảnh hởng
đến mục đích cuối cùng.
1.2. Hệ thống kinh doanh

Hệ thống kinh doanh: Là một hệ thống phục vụ cho mục đích kinh
doanh.
Mục đích của hệ thống kinh doanh:
+ Lợi nhuận
+ Lợi ích

Đặc điểm của hệ thống kinh doanh: Có sự tham gia của con ngời
nên nó mang theo nhiều đặc điểm, u điểm, nhợc điểm của con ngời.
Các hệ thống con của hệ thống kinh doanh:
4


+ Hệ thống tác nghiệp:

Bao gồm con ngời, phơng tiện, phơng

pháp trực tiếp tham gia thực hiện mục tiêu kinh doanh.
+ Hệ thống thông tin: Bao gồm con ngời, phơng tiện, phơng pháp
tham gia xử lý thông tin kinh doanh.
+ Hệ thống quyết định: Bao gồm con ngời, phơng tiện, phơng

Báo cáo sản xuất

pháp tham gia vào việc đề xuất các quyết định kinh doanh.

Hệ quyết
định

Chỉ đạo sản xuất

Hệ
thốn
Thông tin
vào

g

thôn
g tin

Thông tin ra

1.3. Hệ thống thông tin quản lý

Sản tích hợp Ngời - Máy
HệNguyên
thốngvật
thông tin quản lý là một hệ thống

Hệ thống tác
liệu
phẩmsản xuất, quản lý,
nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho việc
nghiệp
doanh
nghiệp

điều hành của xí nghiệp. Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các
thiết bị tin học, các phần mềm, cơ sở dữ liệu, các thủ tục thủ công,
các mô hình để phân tích, lập kế hoạch và ra quyết định. Các hệ
thống thông tin quản lý thờng đợc phân thành 2 mức:

+ Mức thấp (mức tác nghiêp): Hệ thống có nhiệm vụ đa ra các biểu
mẫu, báo cáo, chứng từ giao dịch, thờng đợc gọi là hệ xử lý dữ liệu.

5

+ Mức cao (mức điều hành): Hệ thống đa ra các thông tin có tính
chiến lợc, kế hoạch giúp lãnh đạo xí nghiệp đa ra các quyết định
đúng đắn trong điều hành xí nghiệp.
1.4. Vai trò và nhiệm vụ của hệ thông tin quản lý

a) Vai trò của hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống và môi
trờng, giữa hệ thống quyết định và hệ thống tác nghiệp (xem hình
trên). Vai trò của hệ thông tin là thu nhận thông tin, xử lý thông tin và
cung cấp cho ngời sử dụng khi họ có nhu cầu. Quá trình diễn ra trong
hệ thống thông đợc thể hiện nh sau:
Thông tin nội
TT nói
TT viết
TT hình
ảnh
TT khác

Thông tin
ngoại
TT nói
TT viết
- TT hình
ảnh
TT khác
Xử lý dữ liệu thô
(lọc - cấu trúc hoá)
TT cấu trúc

Xử lý
(áp dụng các QTQL)
TT kết
quả

NS

Phân phát TT

D

NS
D

6


Thông tin nội: Các thông tin trao đổi giữa các thành phần của hệ
thống.



Thông tin ngoại: Các thông tin thu tập từ môi trờng bên ngoài.
Xử lý thông tin: Nhiệm vụ xử lý thông tin của hệ thống bao gồm:
-

Tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu

- Thực hiện tính toán tạo các thông tin kết quả
- Cập nhật dữ liệu

- Sắp xếp
- Lu trữ dữ liệu
Phân phát thông tin: Phân phát thông tin là một trong các mục
tiêu của hệ thống thông tin. Có hai dạng phân phát: Phân phát dọc
(Ban bố lệnh, báo cáo), phân phát ngang (Trao đổi giữa cá bộ phận,
chức năng).
Để tối u, việc phân phát thông tin cần đáp ứng 3 tiêu chuẩn:
- Tiêu chuẩn về dạng: Phải lựa chọn dạng thông tin phù hợp với phơng tiện truyền tin.
- Tiêu chuẩn thời gian: Phải đảm bảo thông tin đến ngời nhận
kịp thời.
- Tiêu chuẩn về tính bảo mật: Phải xem xét mức độ quan trọng
của thông tin và phạm vi phân phát để đảm bảo thông tin đến
thẳng NSD.
b) Nhiệm vụ của hệ thống thông tin quản lý
+ Đối ngoại: Thu nhận thông tin từ môi trờng bên ngoài, đa thông tin
ra ngoài.
+ Đối nội: Liên lạc giữa các bộ phận, cung cấp thông tin cho hệ tác
nghiệp, hệ quyết định.
c) Chất lợng của hệ thống thông tin quản lý
Chất lợng của một hệ thông tin đợc đánh giá dựa trên 3 mặt sau:

7


- Tính nhanh chóng: Hệ thống phải đảm bảo cho mỗi hoạt động của
xí nghiệp có thông tin hữu ích nhanh nhất (phụ thuộc công nghệ
mới).
Tính toàn vẹn: Hệ thống phải phát hiện và xử lí các dị thờng

-

nhằm đảm bảo cho các thông tin chính xác (phụ thuộc hệ QTCSDL).
Tính thích đáng: Hệ thống chỉ sử dụng các thông tin mà hệ thống

-

cần (phân tích hệ thống).
d) Các thành phần của hệ thông tin quản lý
Một hệ thống thông tin đợc cấu thành từ 4 thành phần cơ bản: Các
lĩnh vực, các dữ liệu, các mô hình và các quy tắc quản lý.
+) Các lĩnh vực: Mỗi lĩnh vực tơng ứng với những hoạt động đồng
nhất. Chẳng hạn: Lĩnh vực thơng mại, lĩnh vực hành chính, lĩnh vực
kế toán-tài vụ
Các lĩnh vực quản lý liên quan với nhau và hình thành hệ thống xí
nghiệp.
+) Dữ liệu: Các thông tin phản ánh cấu trúc cơ quan, phản ánh hoạt
động kinh doanh của xí nghiệp.
+) Các xử lý: Xử lý các thông tin dựa trên các quy tắc quản lý
+) Các quy tắc quản lý: Các quy tắc biến đổi, xử lý thông tin.
1.5. Hệ thống thông tin tự động hoá

+ Hệ thống thông tin tự động là hệ thống thông tin có sự tham gia
của Máy tính trong việc xử lý thông tin.
Hai mức độ tự động hoá:
- Tự động hoá toàn phần: Con ngời chỉ là vai trò phụ.
-

Tự động hoá một phần: Ngời và máy cùng tham gia xử lý.

Các phơng pháp tiến hành tự động hoá:

- Sử dụng máy tính tập trung bao trùm (phơng pháp hồ)
- Sử dụng ở từng bộ phận (phơng pháp giếng)
Việc lựa chọn mức độ tự động hoá phụ thuộc vào các yếu tố:
- Cơ sở của xí nghiệp
8


- Khối lợng thông tin cần xử lý
- Tốc độ mong muốn nhận đợc kết quả.
- Chi phí và lợi ích do tự động hoá mang lại.
+ Phơng thức xử lý thông tin bằng máy tính:
- Xử lý tơng tác: Xử lý từng phần, xen kẽ giữa ngời và máy.
- Xử lý theo mẻ: Thông tin đợc gom lại thành mẻ mới xử lý.
- Xử lý trực tuyến: Thông tin đến xử lý ngay.
- Xử lý thời gian thực: Hành vi của hệ thống phải thoả mãn các ràng
buộc về thời gian
- Xử lý phân tán: Xử lý trên nhiều trạm
1.6. Mô hình hoá hệ thống

+ Mô hình: Là một dạng trừu tợng của một hệ thống thực. Nói cách
khác, mô hình là một hình ảnh của hệ thống thực đợc diễn tả ở một
mức độ trừu trợng hoá nào đó, theo một quan điểm nào đó, bằng
một hình thức nào đó.
+ Mô hình hoá: Là việc dùng mô hình để nhận thức và diễn tả hệ
thống.
+ Mục đích của việc mô hình hoá:
- Để nhận thức về đối tợng
- Để trao đổi với nhau
- Để hoàn chỉnh hơn về hệ thống
+ Hai mức độ mô hình hoá hệ thống:

- Mức lôgic: Tập trung vào bản chất và mục đích hoạt động của hệ
thống, bỏ qua các yếu tố về tổ chức thực hiện, biện pháp, phơng
tiện, con ngời. Nghĩa là nó chỉ quan tâm đến câu hỏi làm gì?
mà bỏ qua câu hỏi làm nh thế nào?.
- Mức vật lý: Quan tâm dến câu hỏi làm nh thế nào?. Nghĩa là nó
quan tâm đến cả các biện pháp, phơng pháp, công cụ, tác
nhân, ... cần cho hệ thống.
+ Các phơng pháp mô hình hoá hệ thống:
9


* Mỗi phơng pháp mô hình hoá hệ thống đợc hợp thành từ 3 yếu tố:
- Tập hợp các khái niệm và mô hình
- Tiến độ triển khai: Các bớc thực hiện, sản phẩm ở mỗi bớc
- Công cụ trợ giúp.
* Một số phơng pháp mô hình hoá:
Các phơng pháp mô hình hoá hớng thủ tục:
- MERISE (Phơng pháp hệ thống)
- SA (Phơng pháp chức năng)
- State Charts (Phơng pháp theo sự kiện)
- E/A (Phơng pháp hớng dữ liệu)
Các phơng pháp hớng đối tợng:
- OOA/RD
- OOA/OOD
- SOART
- UML + RUP + Rational Rose
* Tuy nhiên khi mô hình hoá hệ thống, ta thờng kết hợp các phơng
pháp với nhau. Trong tài liệu này chủ yêu sử dụng các phơng pháp SA
(để phân tích hệ thống về chức năng), phơng pháp E/A (để phân
tích hệ thống về dữ liệu) và phơng pháp SD (để thiết kế hệ thống).

1.7. Các giai đoạn triển khai dự án xây dựng hệ thống thông tin

* Giai đoạn 1: - Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án
* Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống (thiết kế logic). Giai đoạn này
phân tích sâu sắc các chức năng, các dữ liệu của hệ thống hiện tại
để từ đó mô tả các chức năng và dữ liệu của hệ thống mới.
* Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống.
Thiết kế tổng thể: Xác lập vai trò của môi trờng một cách tổng thể
trong hệ thống. Phân định ranh giới giữa phần thực hiện thủ công và
phần thực hiện bằng máy tính. Phân định các hệ thống con máy
tính.
Thiết kế chi tiết:
10


- Thiết kế các thủ công
- Thiết kế kiểm soát, phục hồi
- Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Thiết kế chơng trình
* Giai đoạn 4: Lập trình, cài đặt, kiểm thử
* Giai đoạn 5: Khai thác và bảo trì
Các giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
Mô tả hệ thống mức vật lý
Mô tả hệ thống
hiện tại hoạt

NSD muốn xử lý trực
tiếp

động

nh thế nào?

Mô tả hệ thống
mới làm
nh thế nào?
HOW TO DO?

Vấn

Ngời SD và HOW
ng
TO DO?

đề
khó

Ngời sử

ời phân tích

dụng

cần làm

mong

muốn

Mô tả hệ thống

Mô tả hệ thống

hiện tại làm

mới làm gì?
WHAT TO DO?

gì?
WHAT TO DO?

Ngời TK
mong muốn

Mô tả hệ thống mức logic

11


Chơng 2
khảo sát hiện trạng và xác lập dự án
2.1. Đại cơng về giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự án

Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án là giai đoạn đầu tiên của quá
trình phát triển hệ thống. Giai đoạn này gồm hai bớc:
Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của dự án.
Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác các chức năng, nhiệm
vụ và mục tiêu cần đạt đợc của hệ thống, từ đó đa ra giải pháp
thực hiện.
Mục đích cuối cùng của giai đoạn này là đa ra đợc câu trả lời cho
câu hỏi: Dự án triển khai hệ thống mới có thực sự cần thiết và khả thi

không? Kế hoạch và tiến độ triển khai dự án đó ra sao?
Các yêu cầu đặt ra trong giai đoạn này bao gồm:
+ Khảo sát, đánh giá sự hoạt động của hệ thống hiện tại.
+ Đề xuất mục tiêu, u tiên cho hệ thống mới.
+ Đề xuất ý tởng về giải pháp.
+ Vạch kế hoạch cho dự án.
2.2. khảo sát và đánh giá hiện trạng:

2.2.1. Mục đích
Khảo sát và đánh giá hiện trạng nhằm:
+ Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trờng hoạt động của hệ
thống
+ Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cách thức hoạt động của
hệ thống
+ Phát hiện các u điểm của hệ thống cần đợc kế thừa và các nhợc
điểm cơ bản của hệ thống cần đợc khắc phục.
2.2.2. Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng
Công việc khảo sát hiện trạng bao gồm các nội dung sau:

12


+ Tìm hiểu môi trờng xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống,
nghiên cứu cơ cấu tổ chức của cơ quan chủ quản hệ thống đó.
+ Nghiên cứu các chức trách, nhiệm vụ, các trung tâm ra quyết
định và điều hành, sự phân cấp quyền hạn.
+ Thu tập và nghiên cứu hồ sơ, sổ sách, các tệp cùng với phơng thức
xử lý thông tin trong đó.
+ Thu tập và mô tả các quy tắc quản lý.
+ Thu tập các chứng từ giao dịch và mô tả các chu trình lu chuyển,

xử lý thông tin và tài liệu giao dịch.
+ Thống kê các phơng tiện và tài nguyên đã và có thể sử dụng.
+ Thu tập các yêu cầu về thông tin, các ý kiến phê phán về hiện
trạng, các dự kiến, nguyện vọng và kế hoạch cho tơng lai.
+ Đánh giá, phê phán hiện trạng, đề xuất hớng giải quyết
+ Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng.
2.2.3. Yêu cầu của việc khảo sát hiện trạng
Việc khảo sát hiện trạng phải đạt đợc các yêu cầu sau:
+ Trung thực, khách quan, phản ánh đúng thực trạng của hệ thống
+ Không bỏ sót thông tin
+ Các thông tin thu tập phải đợc lợng hoá (số lợng, tần suất, độ
chính xác, . . .)
+ Không trùng lặp
+ Không gây cảm giác xấu hay

phản
Chuyên gia

ứng tiêu cực cho ngời bị điều tra
2.2.4. Phơng pháp khảo sát
trạng

Lãnh đạo
Điều phối

a) Các mức khảo sát

Tác vụ

Có bốn mức khảo sát sau:

Thao tác thừa hành (tác vụ)
Điều phối quản lý (điều phối)
Quyết định, lãnh đạo (lãnh đạo)
13

hiện


Chuyên gia cố vấn (chuyên gia)
Mỗi mức đều có vai trò và ảnh hởng đến hoạt động và sự phát
triển chung của hệ thống.
b) Hình thức khảo sát
Có nhiều hình thức khảo sát, chúng đợc sử dụng kết hợp để nâng
cao hiệu quả, tính xác thực, tính khách quan, tính toàn diện của phơng pháp luận. Các hình thức khảo sát bao gồm:
* Nghiên cứu tài liệu viết: Nghiên cứu các loại tài liệu: Chứng từ giao
dịch,

sổ sách, tệp máy tính, tài liệu tổng hợp, các văn bản quy

định, . . .
* Quan sát theo dõi: Quan sát và theo dõi hoạt động của hệ thống
hiện tại. Có hai hình thức:
- Chính thức: Có chuẩn bị, có thông báo trớc.
- Không chính thức: Không thông báo trớc.
Quá trình theo dõi có ghi chép và sử dụng các phơng pháp để rút
ra các kết luận có tính thuyết phục và khoa học.
* Phỏng vấn: Trao đổi trực tiếp với một ngời hoặc một nhóm ngời.
Có hai loại câu hỏi đợc sử dụng:
- Câu hỏi đóng chỉ cho một câu trả lời
- Câu hỏi mở có nhiều cách trả lời.

* Sử dụng các bảng hỏi, mẫu điều tra: Tạo mẫu gửi cho ngời đợc
điều tra trả lời, sau đó thu lại.
c) Các nguồn điều tra
* Ngời dùng hệ thống: Điều tra về sự hoạt động của hệ thống hiện
tại, xác định các mục tiêu, yêu cầu của ngời dùng.
* Các sổ sách, tài liệu: Điều tra các loại dữ liệu, luồng thông tin và
giao dịch
* Chơng trình máy tính: Điều tra về các cấu trúc dữ liệu và các quá
trinh xử lý.
14


* Các tài liệu mô tả quy trình, chức trách: Điều tra về quy trình làm
việc, chức trách của cán bộ nhân viên để hiểu thêm chi tiết công việc
của ngời dùng.
* Các tài liệu xuất: Điều tra về các thông tin đầu ra của hệ thống.
d) Quy trình điều ra
Một quy trình điều tra là một kế hoạch trong đó thể hiện đợc:
+ Trình tự tiến hành
+ Hình thức điều tra
+ Các thông tin cần thu tập
Khi vạch quy trình điều tra phải tuân thủ ba nguyên tắc sau:
+ Quy trình điều tra phải hỗ trợ đắc lực nhất cho phơng pháp
mô hình hoá.
+ Quy trình điều tra phải đợc tiến hành từ trên xuống: Lãnh
đạo/Điều phối/Thừa hành.
+ Quy trình điểu tra phải đợc lặp đi lặp lại.
2.2.5. Phân loại các thông tin thu tập đợc
Sau khi đã thu tập đợc các thông tin qua quá trình điều tra, ta tiến
hành phân loại thông tin theo các tiêu chí sau:

Hiện tại/ tơng lai:
- Các thông tin hiện tại phản ánh thực trạng của hệ thống hiện tại.
- Các thông tin tơng lai đợc phát biểu từ các mong muốn, yêu cầu, dự
kiến kế hoạch. Các thông tin cho tơng lai có thể là có ý thức nhng
không đợc phát biểu cần đợc gợi ý hoặc các thông tin vô ý thức cần
đợc dự đoán.
Tĩnh/động/biến đổi:
- Các thông tin tĩnh phản ánh tình trạng tĩnh tại, ổn định của hệ
thống nh: Các thông tin mô tả cấu trúc cơ quan, thiết bị, nhà xởng,
nhân sự, sổ sách, tệp, . . .
- Các thông tin động phản ánh động thái của hệ thống trong không
gian hoặc theo thời gian nh: các đờng di chuyển tài liệu, thời gian
xử lý, hạn định chuyển giao thông tin, . . .
15


- Các thông tin biến đổi đề cập đến cách biến đổi dữ liệu nh: Các
quy tắc quản lý, các công thức tính toán, các điều kiện khởi động
công việc, các quy trình xử lý, . . .
Môi trờng/nội bộ:
- Các thông tin môi trờng bao gồm các thông tin trao đổi với môi trờng.
- Các thông tin nội bộ bao gồm các thông tin của nội bộ hệ thống.
2.2.6. Phát hiện yếu kém của hiện trạng và các yêu cầu cho tơng lai
Chỉ rõ các hạn chế, yếu kém của hệ thống hiện tại và cách khắc
phục, cải tiến các hạn chế đó khi xây dựng hệ thống mới.
2.2.6. Phát hiện yếu kém của hiện trạng và các yêu cầu cho tơng lai
Thiếu: Thiếu chức năng, thiếu phơng tiện xử lý, thiếu con ngời,
vv.
Kém: Kém hiệu lực do các nguyên nhân sau:
- Phơng pháp xử lý không chặt chẽ

- Cơ cấu tổ chức bất hợp lý
- Lu chuyển thông tin bất hợp lý, lòng vòng
- Giấy tờ, tài liệu trình bày kém.
- Sự ùn tắc, quá tải.
Tổn phí cao: Sự tổn phí đợc đánh giá theo một tiêu chuẩn, khía
cạnh nào đó nh yếu tố thời gian, con ngời, chi phí....
b) Yêu cầu nảy sinh cho tơng lai
Các nhu cầu về thông tin cha đợc đáp ứng.
Các nguyện vọng của nhân viên.
Dự kiến, kế hoạch của lãnh đạo.

16


2.3. Xác định phạm vi, mục tiêu, u tiên và hạn chế của dự án

Một hệ thống thông tin thờng khá phức tạp. Vì vậy cần phải có sự
thoả thuận rõ ràng với cơ quan chủ quản về phạm vi, mục tiêu và các
hạn chế của dự án.
a) Phạm vi của dự án: Việc xác định phạm vi là để khoanh vùng dự
án cần thực hiện.
b) Mục tiêu của dự án: Thông thờng một hệ thống cần đạt đợc các
mục tiêu sau:
Khắc phục các yếu kém cảu hệ thống hiện tại
Đáp ứng những các yêu cầu trong tơng lai, thể hiện chiến lợc phát
triển lâu dài của cơ quan.
Mang lại lợi ích cho cơ quan: Tăng khả năng xử lý, đáp ứng yêu cầu
nghiệp vụ một cách tin cậy, nhanh chóng, an toàn, bí mật.
c) Các u tiên: Bao gồm các u tiên để xem xét khi chọn lựa quyết
định

d) Hạn chế của dự án: Xem xét các mặt hạn chế sau:
Tài chính: Kinh phí đầu t cho dự án.
Nhân lực: Khả năng quản lý, khả năng nắm bắt kỹ thuật mới, khả
năng đào tạo, tác vụ.
Thiết bị: Các kỹ thuật cho phép.
Môi trờng: Các yếu tố ảnh hởng về môi trờng, xã hội.
Thời gian: Các ràng buộc nh thời gian hoàn thành, phân phối tài
liệu,...
2.4. Phác hoạ và nghiên cứu tính khả thi của giải pháp

Sau khi khảo sát và đánh giá sơ bộ hệ thống hiện tại, ta tiến hành
phác hoạ dự án và nghiên cứu tính khả thi. Đây là giai đoạn quan
trọng, nó quyết định việc dự án này có thành hiện thực không? Phác
hoạ dự án nhằm vào các điều kiện sau:

17


Thoả mãn các yêu cầu bên A (chủ đầu t) hay không? Thờng các yêu
cầu này đợc đa ra dới dạng các câu hỏi cốt yếu mà nhà phân tích
cần trả lời.
Định hớng giải quyết, thực hiện nh thế nào?
Các chủng loại thiết bị, tính năng, giá cả, thời gian cung cấp?
Xác định mức độ tự động hoá:
+ Tổ chức lại các hoạt động thủ công.
+ Tự động hoá một phần, nghĩa là có máy tính trợ giúp nhng không
đảo lộn cơ cấu tổ chức.
+ Tự động hoá làm thay đổi cơ cấu tổ chức.
Phân tích tính hiệu quả và đánh giá tính khả thi:
Nhà phân tích đa ra một số các giải pháp để so sánh, đánh giá để

lựa chọn một phơng pháp tối u chấp nhận đợc. Tính khả thi thờng đợc
xem xét trên các mặt:
- Khả thi về kỹ thuật: Các yêu cầu về kỹ thuật và công nghệ của giải
pháp có thể đáp ứng đợc không?
- Khả thi về tác vụ: Có đáp ứng nhu cầu về nghiệp vụ của bên sử
dụng không?
- Khả thi về kinh tế: Chi phí cho giải pháp có đáp ứng đợc không?
2.5. Lập dự trù và triển khai dự án

Gồm các công việc sau:
- Hợp đồng triển khai dự án
- Dự trù thiết bị, kinh phí.
- Kế hoạch triển khai dự án:
+ Kế hoạch tổ chức thực hiện.
+ Tiến độ thực hiện.

18


Chơng III
Các công cụ diễn tả chức năng xử lý

Phân tích và thiết kế hệ thống là nhận thức và mô tả hệ thống.
Ngời ta thờng dùng các mô hình, các biểu đồ để mô tả hệ thống để
giúp con ngời trao đổi thông tin lẫn nhau. Có hai nhiệm vụ chính khi
mô tả hệ thống là mô tả các chức năng xử lý và mô tả dữ liệu.
Mục tiêu của phân tích các chức năng xử lý là đa ra một cách chính
xác các yêu cầu của ngời dùng trong quá trình phát triển hệ thống.
Những yêu cầu này có đợc từ các sự kiện mà ngời phân tích thu đợc
trong quá trình khảo sát hệ thống.

Các công cụ chính để diễn tả các chức năng của hệ thống:
- Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)
- Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)
- Sơ đồ thuật toán
- Ngôn ngữ giả trình
- Đặc tả các quy tắc quản lý
- ...
ở đây ta chỉ xem xét các công cụ BPC và BLD.
3.1. Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng là là một biểu đồ hình cây trong
đó mỗi nút là một chức năng. Quan hệ giữa các chức năng ở hai mức
kế tiếp là quan hệ bao hàm.
Các thành phần của biểu đồ:
+ Chức năng: Đợc biểu diễn bằng hình chữ nhật, trong đó có ghi tên
chức năng. Tên chức năng thờng là động từ kèm bổ ngữ .
Ví dụ:
Cập nhật dữ
liêu

In bảng lơng

+ Kết nối: Kết nối giữa các chức năng phân cấp đợc biểu diễn bằng
đoạn thẳng hay đờng gấp khúc.
19


Ví dụ 1: Chức năng A đợc phân rã thành các chức năng B, C, D.
hoặc A

A

B
B

C

C

D

D
Ví dụ 2: Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý xí
nghiệp:
Quản lý xí
nghiệp
QL
Nhân
lực
QL Hồ sơ
QL Lơng

QL Kế
toán

QL Vật t

Thu

QL NVL

Chi

QL kho

QL
Khách
hàng
TD Công
nợ
TD Đặt
hàng

Hoạch
toán

QL Sản
xuất
Lập KH
TD Tiến
độ
Dự báo

QL Thị
trờng
Q cáo
Cáo
TD Đại lý

Đặc điểm của biểu đồ phân cấp chức năng:

+ Các chức năng đợc nhìn một cách khái quát, trực quan, dễ hiểu,
thể hiện tính cấu trúc của việc phân rã chức năng.
+ Dễ xây dựng vì tính đơn giản của nó. Nó chỉ quan tâm đến
việc hệ thống phải làm gì mà không quan tâm đến hệ thống làm
nh thế nào.
+ Có tính chất tĩnh vì bỏ qua mối liên hệ thông tin giữa các chức
năng.
+ Gần gũi với sơ đồ tổ chức của xí nghiệp (nhng ta không đồng
nhất BPC với sơ đồ tổ chức của xí nhiệp).
2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu

20


Biểu đồ luồng dữ liệu là phơng tiện diễn tả các chức năng của hệ
thống trong mối quan hệ trớc sau của tiến trình xử lý và việc trao
đổi thông tin giữa các chức năng. Biểu đồ luồng dữ liệu giúp ta thấy
đằng sau những gì thực tế xảy ra trong hệ thống, làm rõ các chức
năng và thông tin cần thiết cho quản lý.
Các mức diễn tả hệ thống của BLD: Mức vật lý và mức lô gic
- Mức vật lý: Diễn tả hệ thống cả về mục đích và cách thức thực
hiện của hệ thống, nghĩa là nó phải trả câu hỏi Làm nh thế
nào?. Câu hỏi làm nh thế nào thể hiện ở các khía cạnh nh Làm
gì, Dùng phơng pháp gì?, Sử dụng công cụ gì?, Ai làm?,
ở đâu?, Lúc nào?, . . .
- Mức lô gic: Chỉ quan tâm tới câu hỏi Làm gì? mà không cần
quan tâm tới câu hỏi Làm nh thế nào?
Các thành phần của biểu đồ:
Chức năng xử lý (Process).
Luồng dữ liệu (Data Flows).

Kho dữ liệu (Data store).
Tác nhân ngoài (External Entity).
Tác nhân trong.
(1) Các chức năng xử lý: Diễn đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến
trình xử lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi
thông tin, nghĩa là nó phải làm thay đổi thông tin đầu vào theo một
cách nào đó nh tổ chức lại, bổ sung, tạo ra dữ liệu mới, để đa ra
tông tin đầu ra
Cách biểu diễn: Chức năng xử lý đợc biểu diễn bằng hình tròn
hoặc ô van, trong đó có ghi tên của chức năng.
Tên chức năng là động từ kết hợp với bổ ngữ.
Ví dụ:
Lập hợp
đồng

Theo 21
dõi mợn

In danh
sách thi


(2) Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin vào hay ra một chức năng xử
lý. Vì vậy luồng dữ liệu đợc coi nh là giao diện giữa các thành phần
của biểu đồ.
Cách biểu diễn: Luồng dữ liệu đợc biểu diễn bằng mũi tên, bên cạnh
ghi tên của luồng dữ liệu. Chiều mũi tên chỉ hớng của luồng dữ liệu.
Tên của luồng là một danh từ, kèm thêm tính ngữ nếu cần, phản ánh
nội dung của dữ liệu đợc chuyển giao.
Ví dụ:

Điểm
thi

Hoá
đơn

Xử lý
thi lại

Danh sách thi
lại

Ghi
nhận
hoá
đơn

Hoá đơn đã kiểm
tra

(3) Kho dữ liệu: Một kho dữ liệu bao gồm các dữ liệu đợc lu giữ lại
trong một khoảng thời gian để các chức năng xử lý hoặc tác nhân
trong sử dụng. Kho dữ liệu bao gồm một nghĩa rất rộng các dạng dữ
liệu lu trữ: Dới dạng vật lý chúng có thể là các tài liệu lu trữ trong văn
phòng, hoặc các File lu trữ trên đĩa của máy tính. ở đây ta chỉ
quan tâm tới thông tin trong đó tức là dạng logic của nó.
Cách biểu diễn: Kho dữ liệu đợc biểu diễn bằng cặp đoạn thẳng
song song, giữa có ghi tên kho.
Tên kho là một danh từ kèm theo tính ngữ nếu cần, phản ánh nội
dung dữ liệu đợc lu trữ.

Ví dụ:

Hồ sơ cán
bộ

Vật t

Độc giả
22


Vì kho dữ liệu đợc thờng có các luồng dữ liệu vào và luồng dữ liệu
ra nên nó đợc biểu diễn dạng:
Hồ sơ cán
bộ

Độc giả

Vật t

(4) Tác nhân ngoài: Diễn tả một ngời, một nhóm ngời hay tổ chức ở
bên ngoài hệ thống nhng có sự trao đổi thông tin với hệ thống. Sự có
mặt của các nhân tố này giúp chỉ ra giới hạn của hệ thống, và định
rõ mốii quan hệ của hệ thống với bên ngoài.
Tác nhân ngoài là phần sống còn của hệ thống. Chúng là nguồn
cung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi nhận các sản phẩm thông
tin từ hệ thống.
Cách biểu diễn: Tác nhân ngoài đợc biểu diễn bằng hình chữ nhật,
trên đó có ghi tên của tác nhân ngoài.
Tên của tác nhân ngoài là một danh từ.

Ví dụ:
Nhà cung
cấp

Khách
hàng

Sinh viên

(5) Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ
thống đợc mô tả ở trang khác của biểu đồ nhng có trao đổi thông tin
với các thành phần ở trang hiện tại. Biểu đồ luồng giữ liệu có thể gồm
nhiều trang, thông tin đợc truyền giữa các quá trình trên các trang
khác nhau đợc chỉ ra nhờ ký hiệu này.
Cách biểu diễn: Tác nhân trong đợc biểu diễn bằng hình chữ nhật
hở một phía, trên có ghi tên của tác nhân trong.
Tên của tác nhân trong là một động từ cùng bổ ngữ.
Ví dụ:
QL vật t

Tính lơng
23


Một số chú ý khi xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu:
+) Trong biểu đồ luồng dữ liệu không có hai tác nhân ngoài trao
đổi thông tin trực tiếp với nhau.
+) Trong biểu đồ luồng dữ liệu, không có sự trao đổi dữ liệu giữa
hai kho mà không thông qua chức năng xử lý.
+) Trong biểu đồ luồng dữ liệu, luồng thông tin ra vào kho không

cần ghi tên, trừ khi việc cập nhật hoặc trích rút dữ liệu chỉ thực hiện
với một phần thông tin trong kho.
+) Mỗi tác nhân ngoài, mỗi kho dữ liệu có thể sử dụng nhiều lần
(đợc vẽ ở nhiều nơi) trong cùng biểu đồ để dễ đọc, dễ hiểu hơn.
+) Mối liên hệ giữa chức năng xử lý, kho dữ liệu và luồng dữ liệu đợc thể hiện dới các dạng:

Ghi dữ liệu
vào kho

Đọc dữ liệu
từ kho

Bổ sung
dữ liệu
vào kho

Xoá dữ
liệu trong
kho

Vừa đọc
vừa ghi dữ
liệu

+) Đối với một kho dữ liệu phải có ít nhất một luồng vào và ít nhất
một luồng ra.

Ví dụ 2. Phần BLD mô tả quy trình bán hàng theo đơn ở một đơn
vị kinh doanh:
Giấy báo chờ đợi

Đơn hàng

Khách
hàng

Giải quyết
đơn

Đơn không hợp lệ
Đơn đợc đáp ứng

Giao hàng

24 Làm hoá
đơn và
phiếu xuất


PhiÕu xuÊt kho

Ho¸
®¬n
PhiÕu giao
hµng

Giao hµng

Kh¸ch
hµng

PhiÕu tr¶
tiÒn

Ho¸ ®¬n

Thanh to¸n

25


3.3. Các phơng tiện đặc tả chức năng xử lý

Các chức năng thu đợc ở mức cuối cùng của quá trình phân rã chức
năng khi xây xựng BPC, BLD là tơng đối đơn giản. Tuy vậy, ta cần
phải giải thích rõ hơn các chức năng đó. Việc làm này đợc gọi là đặc
tả chức năng.
Một đặc tả chức năng thờng đợc trình bày ngăn gọn, gồm hai
phần:
Phần đầu đề gồm:
- Tên chức năng
- Các dữ liệu vào
- Các dữ liệu ra.
Phần thân: Mô tả nội dung xử lý. Việc mô tả thờng sử dụng các phơng tiện sau:
- Các phơng trình toán học
- Các bảng quyết đinh hoặc cây quyết định
- Các sơ đồ khối
- Các ngôn ngữ tự nhiên cấu trúc hoá.
Ví dụ:
Đầu đề
Tên chức năng: Tính điểm trung bình chung học tập

Đầu vào: Điểm thi các môn
Số ĐVHT của các môn
Đầu ra: TBC
Thân
(Điểm thi * Số ĐVHT)
TBC =
Số ĐVHT

26