Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại văn phòng quốc hội

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Tiểu luận “Ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản tại Văn phòng Quốc hội” là công trình nghiên cứu của tôi.
Các số liệu, kết quả nêu rõ trong Tiểu luận là trung thưc, có nguồn gốc rõ
ràng. Tôi xin chịu trách nhiệm về đề tài của mình.

1


LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian học tập, nghiên cứu tại trường Đại học Nội vụ Hà
Nội và dưới sự hướng dẫn tận tỉnh của Giảng viên - TS. Bùi Thị Ánh Vân;
Tiểu luận “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Văn
phòng Quốc hội” đã được hoàn thành. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành
đến TS. Bùi Thị Ánh Vân đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt thời
gian qua.
Xin trân trọng cảm ơn các cán bộ, công chức của Văn phòng Quốc hội
đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài của mình.
Xin chân thành cảm ơn!

2


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Văn bản là thành phần cơ bản trong tài nguyên thông tin của một tổ
chức. Chúng được lập ra và sử dụng để truyền thông tin trong không gian và
thời gian, đảm bảo hoạt động của tổ chức. Trong hàng loạt các tổ chức hiện
đại, thư tín điện tử đã thay thế thư tín bằng giấy Việc sử dụng tài liệu điện tử
trong hoạt động quản lý của các cơ quan ngày càng tăng, yêu cầu những
người làm công tác văn thư phải xây dựng và thể chế hóa chiến lược làm

việc với tài liệu điện tử trong những điều kiện mới.
Thực tế tại Văn phòng Quốc hội công tác văn thư vẫn còn nhiều
những bất cập như:
- Tình trạng quá tải đối với công tác văn thư trong việc xử lý thông tin
do lượng thông tin không ngừng tăng lên;
- Phương tiện xử lý thông tin còn nghèo nàn thủ công,
- Việc tổ chức công tác văn thư vẫn theo nề nếp cũ, không đáp ứng
được nhu cầu mới , nhanh chóng , chính xác;
- Nhiều sổ sách, giấy tờ làm cản trở công tác khai thác thông tin.
- Nhầm lẫn số liệu, nhầm lẫn văn bản là không thể tránh khỏi vì hoàn
toàn cấp số văn bản trên sổ sách giấy tờ.
- Công văn hỏa tốc cần xử lý gấp sẽ gặp nhiều khó khăn khi lãnh đạo
đi vắng, tức là tiến độ cũng như hiệu quả công việc bị hạn chế.
Để góp phần giải quyết những hạn chế nêu trên thiết nghĩ cần phải có
một môi trường làm việc thuận tiện ở bất kỳ đâu, và bất kỳ khi nào. Văn bản
không bị chậm, công việc dễ dàng xử lý, giảm thiểu tối đa nhầm lẫn, giảm
áp lực công việc cho cán bộ văn thư… giải pháp đặt ra là khi các văn bản
giấy tờ được giao dịch trên hệ thống điện tử. Tức là văn bản giấy sẽ được
chuyển thành văn bản điện tử được số hóa gắn lên hệ thống và người sử
dụng chỉ cần truy cập mạng để xử lý công việc được giao.
3


Căn cứ vào thực tiễn nơi làm việc, hiện thực hóa những giải pháp nêu
trên tôi đã chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn
bản tại Văn phòng Quốc hội” với hi vọng đề tài này sẽ góp một phần nhỏ
bé vào công cuộc đổi mới công tác quản lý văn bản trong công tác văn thư
giúp cho việc cập nhật thông tin, xử lý thông tin của cơ quan được nhanh
chóng, chính xác.
2. Tình hình nghiên cứu vấn đề:

Với xu hướng hội nhập thế giới nói chung cũng như vấn đề cải cách
hành chính nói riêng đã có rất nhiều đề tài về ứng dụng công nghệ cũng như
quản lý văn bản trên môi trường mạng kể cả trong nước cũng như nước
ngoài.
- Ở nước ngoài, người ta quan tâm nhiều đến vấn đề quản lý tài liệu
trong khuôn khổ phát triển và ứng dụng quan niệm “chính phủ điên tử”. Ví
dụ như ở Anh trong tài liệu thuộc chương trình hiện đại hóa quản lý nhà
nước, tất cả các cơ quan quản lý nhà nước đều được giao mục tiêu phải
chuyển sang quản lý tài liệu nhờ sự trợ giúp của các phương tiên điện tử.
- Ở trong nước, chúng ta đã có cổng thông tin điện tử của Chính phủ,
ở một số các cơ quan hành chính địa phương đã thành lập những quy trình,
quy định quản lý, trao đổi văn bản trên môi trường mạng như Hà Nam, Lạng
Sơn, Thái Bình, An Giang, Thừa Thiên Huế…. Ngoài ra đã có rất nhiều đề
tài nghiên cứu khoa học về lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư lưu trữ. Tại VPQH từ năm 2012 đã ứng dụng quản lý và
điều hành văn bản trên hệ thống điện tử Epas (electric – Parliament
Administration System), qua một thời gian đi vào vận hành thử đã chính
thức hoạt động. Hệ thống này có thể nói đã mang lại một bước đột phá về
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nói chung cũng như
công tác văn thư nói riêng tại VPQH.

4


3. Mục đích nghiên cứu đề tài:
+ Xây dựng hệ thống thông tin điện tử của Văn phòng Quốc hội có cơ
sở hạ tầng hiện đại và các dịch vụ đa dạng, phong phú, có tính ổn định, an
toàn cao, phục vụ tốt hoạt động của các cơ quan Quốc hội, đại biểu Quốc hội.
+ Giúp quản lý quá trình xử lý và chuyển giao văn bản đến, trình ký,
phát hành giữa các đơn vị trong Văn phòng Quốc hội một cách an toàn, kịp

thời, chính xác, thuận tiện.
+ Giúp cho người sử dụng tra cứu thông tin một cách nhanh chóng.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là việc quản lý văn bản trên môi
trường mạng và phạm vi nghiên cứu là tại Văn phòng Quốc hội. Bên cạnh
đó đề tài cũng sẽ có những phương hướng mở rộng phạm vi nghiên cứu việc
nâng cao công tác quản lý văn bản điện tử tới toàn bộ Quốc hội, các cơ quan
của Quốc hội, các Đoàn đại biểu quốc hội, từ đó kết nối tới các Bộ ngành
liên quan.
5. Phương pháp nghiên cứu:
Trong quá trình triển khai nghiên cứu, đề tài đã sử dụng các phương
pháp nghiên cứu cụ thể như sau:
- Khảo sát các hệ thống phần mềm ứng dụng về quản lý văn bản tại
các đơn
vị trong Văn phòng Quốc hội.
- Tổng hợp các ưu điểm và tồn tại của hệ thống hiện hành để đưa ra
các giải pháp hoàn thiện và nâng cao công tác quản lý văn bản trên môi
trường mạng hơn nữa trong giai đoạn tiếp theo.

5


6. Bố cục của đề tài:
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và danh mục tài liệu tham khảo,
nội dung đề tài gồm 3 chương:
Chương 1. Nhận thức về văn bản, văn bản điện tử và quản lý văn
bản tại Văn phòng Quốc hội.
Chương 2. Tình hình có liên quan và thực trạng quản lý văn bản
trên môi trường mạng tại Văn phòng Quốc hội.
Chương 3. Phương hướng và các biện pháp nâng cao quy trình

quản lý văn bản trên môi trường mạng tại Văn phòng Quốc hội.

6


CHƯƠNG I
NHẬN THỨC VỀ VĂN BẢN, VĂN BẢN ĐIỆN TỬ VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI VĂN PHÒNG QUỐC HỘI
1.1. Tìm hiểu về văn bản, văn bản điện tử và khái quát về các loại
văn bản tại Văn phòng Quốc hội
1.1.1. Khái niệm về văn bản
Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký
hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận
và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác. Theo cách hiểu này,
bia đá, hoành phi, câu đối ở đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư tịch cổ; tác
phẩm văn học hoặc khoa học kỹ thuật; công văn, giấy tờ khẩu hiệu, băng ghi
âm, bản vẽ... ở cơ quan đều được gọi là văn bản. Khái niệm này được sử
dụng một cách phổ biến trong giới nghiên cứu về văn bản học, ngôn ngữ
học, sử học ở nước ta từ trước tới nay.
Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức
xã hội, các tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý
và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị
quyết, quyết định, đề án công tác, báo cáo ... đều được gọi là văn bản. Ngày
nay, khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức.
Trong phạm vi đề tài này xin được hiểu định nghĩa văn bản theo nghĩa
hẹp nói trên.
Văn bản quản lý Nhà nước:
Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do

các cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cá nhân được nhà nước ủy quyền
theo chức năng ban hành theo thể thức và thủ tục do luật định, mang tính
quyền lực nhà nước, làm phát sinh các hệ quả pháp lý cụ thể. Trong thực tế,
văn bản quản lý Nhà nước được sử dụng như một công cụ của nhà nước
7


pháp quyền khi thể chế hóa các quy phạm pháp luật thành văn bản nhằm
quản lý xã hội.
1.1.2. Khái niệm về Văn bản điện tử
“Văn bản điện tử là Tài liệu điện tử được lập ra đảm bảo đúng thể
thức theo qui định hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các công việc
hợp pháp của một người hoặc một tổ chức và được bảo quản – được duy trì
bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc để tham khảo
trong tương lai”.
Để hiểu thống nhất về định nghĩa này chúng ta xem xét thêm về các
đặc điểm cơ bản của Tài liệu điện tử :
- Trong tài liệu điện tử, thông tin được mã hóa dưới dạng từ, chữ, số,
ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử.
- Tài liệu điện tử chỉ được tạo ra và sử dụng khi có sự hỗ trợ của các
phương tiện điện tử, trong môi trường điện tử - số.
- Tài liệu điện tử tồn tại ở nhiều định dạng khác nhau và việc thể hiện
thông tin trong tài liệu điện tử thông qua các thiết bị trình chiếu, dưới nhiều
hình thức khác nhau rất đa dạng, phong phú.
Riêng đối với Văn bản điện tử còn có những đặc điểm khác như:
- Nguồn gốc xuất xứ;
- Phải có các thể thức cơ bản để có thể nhận dạng nó là chính nó – bản
gốc, bản chính hay bản sao hợp pháp. Nghĩa là phải đảm bảo được tính toàn
vẹn, tính xác thực - độ tin cậy, tính không thể chối từ và tính luôn luôn sẵn
sàng để tiếp cận được.

Chính các đặc điểm này là nguồn gốc tạo nên những lợi thế cũng như
những rủi ro khi làm việc với Tài liệu điện tử và Văn bản điện tử.
1.1.3. Khái quát về các loại văn bản tại Văn phòng Quốc hội.
1.1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Quốc hội.
Trong tổ chức của Quốc hội, ngoài Ủy ban Thường vụ Quốc hội
(UBTVQH), Hội đồng Dân tộc (HĐDT), các Ủy ban, các Ban của Ủy ban
8


Thường Quốc hội thì còn phải kể đến Văn phòng Quốc hội (VPQH). Nếu
như các cơ quan: UBTVQH, HĐDT và các Ủy ban là những cơ quan do
Quốc hội bầu ra thì VPQH là cơ quan của Quốc hội nhưng không do Quốc
hội bầu ra, không có chức năng như HĐDT hoặc các Ủy ban của Quốc hội.
Theo ý kiến của một số nhà nghiên cứu thì VPQH là cơ quan có “chức năng
hành chính Nhà nước do UBTVQH thành lập để phục vụ QH, UBTVQH,
HĐDT, các ủy ban của Quốc hội và Đại biểu Quốc hội.”
VPQH có chức năng và cơ cấu tổ chức như sau:
- Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Quốc hội
Văn phòng Quốc hội là cơ quan giúp việc của Quốc hội, có chức năng
nghiên cứu, tham mưu tổng hợp và tổ chức phục vụ các hoạt động của Quốc
hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, các Phó Chủ tịch Quốc
hội; các hoạt động của Hội đồng dân tộc, các Uỷ ban của Quốc hội, các Ban
của Uỷ ban thường vụ Quốc hội.
Căn cứ vào Nghị quyết 417/2003/NQ-UBTVQH11 về chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Quốc hội và Nghị
quyết số 618/2013/UBTVQH13 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
quyết 417 thì Văn phòng Quốc hội có những nhiệm vụ sau đây:
+ Phục vụ Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc, các
Uỷ ban của Quốc hội trong công tác xây dựng pháp luật; phối hợp phục vụ Uỷ
ban thường vụ Quốc hội trong việc giải thích Hiến pháp, luật, pháp lệnh.

+ Phục vụ Quốc hội quyết định những chính sách cơ bản và ban hành
những nghị quyết, quyết định về kinh tế - xã hội, ngân sách nhà nước, công
trình quan trọng quốc gia, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, về tổ chức và
nhân sự nhà nước thuộc thẩm quyền của Quốc hội.
+ Phục vụ Quốc hội thực hiện quyền giám sát tối cao việc tuân theo
Hiến pháp, luật và nghị quyết của Quốc hội; phục vụ Uỷ ban thường vụ
Quốc hội giám sát việc thi hành Hiến pháp, luật, nghị quyết của Quốc hội,
pháp lệnh, nghị quyết của Uỷ ban thườngvụ Quốc hội, giám sát hoạt động của
9


Chính phủ, Toà án nhân dân tối cao và Viện kiểm sát nhân dân tối cao; phục
vụ hoạt động giám sát của Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội.
+ Phối hợp phục vụ Uỷ ban thường vụ Quốc hội giám sát và hướng
dẫn hoạt động của Hội đồng nhân dân các cấp.
+ Phục vụ Uỷ ban thường vụ Quốc hội công bố và chủ trì việc bầu cử
đại biểu Quốc hội; công bố việc bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp.
+ Phục vụ công tác đối ngoạicủa Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc
hội, Chủ tịch Quốc hội, của Hội đồng dân tộc, các Uỷ ban của Quốc hội và
các Ban của Uỷ ban thường vụ Quốc hội.
+ Phối hợp thực hiện việc tiếp dân, tiếp nhận, xử lý đơn thư khiếu nại,
tố cáo và đề đạt nguyện vọng của công dân; phục vụ Uỷ ban thường vụ
Quốc hội giám sát việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân; tổng hợp ý
kiến, kiến nghị của cử tri gửi đến Quốc hội.
+ Nghiên cứu, phục vụ Uỷ ban thường vụ Quốc hội chỉ đạo, điều hoà,
phối hợp hoạt động của Hội đồng dân tộc, các Uỷ ban của Quốc hội; giúp
Chủ tịch Quốc hội giữ mối liên hệ với các đại biểu Quốc hội; bảo đảm điều
kiện hoạt động của các đại biểu Quốc hội và Đoàn đại biểu Quốc hội; tạo
điều kiện kinh phí và các điều kiện vật chất cần thiết cho đại biểu Quốc hội
trong việc trình dự án luật, pháp lệnh và kiến nghị về luật, pháp lệnh.

+ Phục vụ hoạt động của Chủ tịch Quốc hội và các Phó Chủ tịch Quốc
hội, các Uỷ viên Uỷ ban thường vụ Quốc hội. Phục vụ Uỷ ban thường vụ
Quốc hội trong việc điều hành công việc chung của Quốc hội, bảo đảm việc
thực hiện Nội quy kỳ họp Quốc hội, các Quy chế hoạt động của các cơ quan
của Quốc hội, của đại biểu Quốc hội và Đoàn đại biểu Quốc hội.
+ Đề xuất cải tiến chế độ làm việc của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ
Quốc hội, của Hội đồng dân tộc, các Uỷ ban của Quốc hội, các Ban của Uỷ
ban thường vụ Quốc hội và của đại biểu Quốc hội chuyên trách theo sự chỉ
đạo của Uỷ ban thường vụ Quốc hội.

10


+ Phối hợp phục vụ Uỷ ban thường vụ Quốc hội quyết định biên chế
và quy định chính sách, chế độ đối với Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhân
dân và Văn phòng Quốc hội.
+ Xây dựng dự kiến chương trình và tổ chức phục vụ các kỳ họp
Quốc hội, các phiên họp Uỷ ban thường vụ Quốc hội, các cuộc làm việc
khác của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, các cuộc họp của Hội đồng Dân tộc,
các Uỷ ban của Quốc hội, các Ban của Uỷ ban thường vụ Quốc hội và các
cuộc làm việc của đại biểu Quốc hội chuyên trách; dự kiến và giúp tổ chức
thực hiện chương trình công tác của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội,
Hội đồng Dân tộc, Uỷ ban của Quốc hội và các Ban của Uỷ ban thường vụ
Quốc hội.
+ Chuẩn bị các dự án, đề án, báo cáo do Uỷ ban thường vụ Quốc hội,
Chủ tịch Quốc hội và các Phó Chủ tịch Quốc hội giao; chuẩn bị các báo cáo
công tác của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc, các
Uỷ ban của Quốc hội và các Ban của Uỷ ban thường vụ Quốc hội.
+ Đôn đốc việc chuẩn bị và bảo đảm thủ tục trình Quốc hội, Uỷ ban
thường vụ Quốc hội các dự án, đề án, báo cáo, tờ trình của các cơ quan và tổ

chức hữu quan.
+ Tổ chức và quản lý công tác thông tin, báo chí, xuất bản, thư viện,
bảo tàng, ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động của Quốc hội,
Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội,
các Ban thuộc Ủy ban thường vụ Quốc hội và đại biểu Quốc hội.
+ Giúp Uỷ ban thường vụ Quốc hội trong việc giữ mối quan hệ với
Chủ tịch nước, Chính phủ, Uỷ ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam,
Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao và các cơ quan, tổ
chức hữu quan.
+ Phục vụ Chủ tịch Quốc hội chỉ đạo và tổ chức thực hiện kinh phí
hoạt động của Quốc hội. Tổ chức và quản lý công tác đảm bảo cơ sở vật
chất - kỹ thuật của Quốc hội, quản lý tài sản của Quốc hội; tổ chức công tác
hành chính, văn thư, in ấn, lưu trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan.
11


+ Ban hành văn bản thuộc thẩm quyền; hợp nhất văn bản quy phạm
pháp luật, pháp điển các quy phạm pháp luật theo quy định của pháp luật; tư
vấn, hỗ trợ đại biểu Quốc hội trong việc lập, hoàn thiện hồ sơ theo quy định
của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để trình Ủy ban thường vụ
Quốc hội, Quốc hội xem xét đưa vào Chương trình xây dựng luật, pháp lệnh
theo yêu cầu của đại biểu Quốc hội.
+ Thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức,
viên chức và người lao động khác của Văn phòng Quốc hội; thanh tra, kiểm
tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm, phòng, chống tham nhũng,
thực hành tiết kiệm, chống lãng phí theo quy định của pháp luật; hợp tác
quốc tế.
+ Thực hiện nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật hoặc do Quốc
hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội giao.
- Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Quốc hội

Căn cứ vào Quyết định số 401/QĐ-VPQH ngày 27 tháng 03 năm
2014 của Chủ nhiệm VPQH thì VPQH gồm có 25 Vụ và đơn vị thuộc 3 khối
sau đây:
- Khối các Vụ phục vụ HĐDT và các Ủy ban của Quốc hội, gồm có:
+ Vụ Dân tộc
+ Vụ Pháp luật
+ Vụ Tư pháp
+ Vụ Kinh tế
+Vụ Ngân sách
+ Vụ Quốc phòng và An ninh
+ Vụ Văn hóa, Giáo dục, Thanh niên, Thiếu niên và Nhi đồng
+ Vụ Các vấn đề xã hội.
+ Vụ Khoa học Công nghệ và Môi trường
+ Vụ Đối ngoại

12


Các Vụ này vừa chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Thường trực HĐDT,
Thường trực các Ủy ban về công tác chuyên môn nghiệp vụ, vừa chịu sự chỉ
đạo của Chủ nhiệm VPQH về nhân sự, chế độ chính sách...
- Khối các Vụ trực thuộc các Ban của Ủy ban Thường vụ Quốc hội:
+ Vụ Công tác Đại biểu
+ Vụ Dân nguyện
Các Vụ này thuộc cơ cấu tổ chức của VPQH. Và tương tự như Khối
các Vụ phục vụ HĐDT và các Ủy ban của Quốc hội, các vụ này cũng do
Chủ nhiệm VPQH quản lý về mặt nhân sự và đảm bảo các chế độ chính
sách. Nhiệm vụ chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ đối với các vụ này do các
Trưởng Ban chịu trách nhiệm.
- Khối các Vụ và các đơn vị tương đương cấp Vụ chịu sự chỉ đạo trực

tiếp của Chủ nhiệm VPQH:
+ Vụ Tổng hợp.
+ Vụ Hành chính
+ Cục Quản trị
+ Vụ Kế hoạch Tài chính
+ Vụ Tổ chức cán bộ
+ Vụ Công tác phía Nam
+ Vụ Miền trung Tây nguyên
+ Vụ Lê tân
+ Vụ Phục vụ hoạt động giám sát
+ Trung tâm bồi dưỡng dân cử
+ Vụ Thông tin
+ Thư viện Quốc hội
+ Trung tâm Tin học
Chủ nhiệm VPQH là người đứng đầu VPQH, chịu trách nhiệm trước
UBTVQH, Chủ tịch Quốc hội về việc lãnh đạo VPQH; các Phó Chủ nhiệm
giúp Chủ nhiệm VPQH thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của Chủ
nhiệm VPQH.
13


1.1.3.2. Các loại văn bản trong quá trình hoạt động của Văn phòng
Quốc hội:
Như đã nêu ở trên Văn phòng Quốc hội là cơ quan phục vụ của Quốc
hội và các cơ quan của Quốc hội, vì vậy văn bản trong quá trình hoạt của
Quốc hội, các cơ quan của Quốc hội và của Văn phòng Quốc hội đều do
Văn phòng Quốc hội quản lý và lưu trữ.
Phân loại văn bản.
Hệ thống văn bản trong quá trình hoạt động của Quốc hội, các cơ
quan của Quốc hội và Văn phòng Quốc hội được phân loại như sau:

Phân loại theo tác giả: Phân loại theo tiêu chí này thì văn bản gồm có
- Văn bản của Quốc hội
- Văn bản của UBTVQH
- Văn bản của các Ban thuộc UBTVQH
+ Văn bản của Ban Dân nguyện
+ Văn bản của Ban Công tác đại biểu
- Văn bản của HĐDT
- Văn bản của các Ủy ban của Quốc hội:
+ Ủy ban Đối ngoại
+ Ủy ban Tư pháp
+ Ủy ban Pháp luật
+ Ủy ban Khoa học Công nghệ và Môi trường
+ Ủy ban Văn hóa giáo dục thanh niên thiếu niên và nhi đồng
+ Ủy ban các vấn đề xã hội
+ Ủy ban Quốc phòng và An ninh
+ Ủy ban Tài chính và Ngân sách
+ Ủy ban Kinh tế
- Văn bản của Văn phòng Quốc hội
Phân loại theo tên loại: Theo tiêu chí này thì hệ thống văn bản tại
Văn phòng Quốc hội gồm có: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết,
14


Quyết định, Kết luận, Kế hoạch, Chương trình, Tờ trình, Thông báo, Thông
cáo, Báo cáo, Thuyết trình, Biên bản, Công điện, Công văn.
1.2. Cơ sở pháp lý ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng
Quốc hội
- Chỉ thị số 58/CT-TW của Bộ Chính trị ngày 17/10/2000 đã chỉ rõ
ứng dụng cộng thông tin ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật
chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát

triển nhanh và hiện đại hóa các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh
tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội
nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo
an ninh, quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự
nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá. . Bên cạnh đó việc ứng dụng công
nghệ thông tin có những căn cứ pháp lý chặt chẽ khi Quốc hội ban hành
nhiều văn bản Luật như: Luật giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Luật Viễn thông năm 2009; Luật Công nghệ thông tin năm 2006 .....
- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 04 năm 2007 về ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước quy định :
+ Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động của cơ quan nhà nước: là
việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của cơ quan nhà nước
nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhà
nước và giữa các cơ quan nhà nước, trong giao dịch của cơ quan nhà nước
với tổ chức và các nhân, hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành chính vào bảo đảm
công khai, minh bạch.
+ Cơ quan nhà nước phải xây dựng và ban hành quy chế sử dụng
mạng nội bộ, bảo đảm khai thác hiệu quả các giao dịch điện tử trong xử lý
công việc của mọi cán bộ, công chức, viên chức, đồng thời bảo đảm an toàn
thông tin theo quy định tại Điều 41 Nghị định này; tập huấn cho cán bộ,
công chức, viên chức kiến thức, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin
trong công việc.
15


- Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà
nước giai đoạn 2011 - 2015 gắn với Chương trình tổng thể cải cách hành
chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020. Ngày 8/11/2011 Chính phủ đã ra
Nghị quyết số 30c/NQ-CP ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành
chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020, trong đó nhiệm vụ Hiện đại hóa

hành chính là một trong những nhiệm vụ ưu tiên.
- Ngày 12/10/2012 Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội đã ban hành
Quyết định số 947/QĐ-VPQH quyết định sử dụng Hệ thống điều hành điện
tử Quốc hội (E-PAS) trong toàn cơ quan Văn phòng Quốc hội kể từ ngày 15
tháng 10 năm 2012; việc tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản và điều hành
công việc trong cơ quan và tại các Vụ, Cục, đơn vị thực hiện trên Hệ thống
điều hành điện tử Quốc hội.
- Quyết định số 02/QĐ-VPQH ngày 02/01/2013 của Chủ nhiệm Văn
phòng Quốc hội về ban hành Quy định tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản
và hỗ trợ điều hành công việc trên môi trường mạng tại Văn phòng Quốc
hội, các cơ quan của Quốc hội, các cơ quan của Ủy ban Thường vụ Quốc hội
và Văn phòng Quốc hội.
*Tiểu kết: VPQH là cơ quan hành chính Nhà nước được tổ chức và
hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ, làm việc theo chế độ thủ
trưởng. Vì vậy, các loại văn bản do VPQH ban hành hay tiếp nhận (trừ đơn
thư khiếu nại) đều là văn bản hành chính Nhà nước như chúng ta đã tìm hiểu
ở trên. Thực hiện công cuộc cải cách hành chính giai đoạn 2012 – 2020,
VPQH đã triển khai thực hiện chương trình quản lý văn bản bằng hệ thống
điều hành điện tử nhằm nâng cao chất lượng cũng như quá trình xử lý công
việc được thuận tiện nhanh chóng. Tuy nhiên, đây là một quy trình mới đòi
hỏi rất nhiều sự thay đổi cả về nhận thức cũng như tác phong làm việc của
người sử dụng hệ thống này. Vì vậy, có rất nhiều tồn tại cũng như vấn đề
cần khắc phục trong quá trình xử lý văn bản khi ứng dụng quản lý văn bản
trên môi trường mạng tại VPQH hiện nay.
16


CHƯƠNG II
TÌNH HÌNH CÓ LIÊN QUAN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ
VĂN BẢN TRÊN MÔI TRƯỜNG MẠNG TẠI VĂN PHÒNG QUỐC HỘI

2.1. Một số tình hình liên quan đến quản lý văn bản trên môi
trường mạng tại văn phòng Quốc hội
Ngày 12/10/1012 Chủ nhiệm VPQH đã ký ban hành Quyết định số
947/QĐ-VPQH về việc sử dụng Hệ thống điều hành điện tử Quốc hội (ePas) tại cơ quan VPQH. Tiếp đến ngày 02/01/2013 Chủ nhiệm VPQH đã
ban hành Quyết định số 02/QĐ-VPQH về việc ban hành Quy định tiếp nhận,
xử lý, phát hành văn bản và hỗ trợ điều hành công việc trên môi trường
mạng tại Quốc hội, các cơ quan của Quốc hội, các cơ quan của Ủy ban
Thường vụ Quốc hội và Văn phòng Quốc hội. Đây là một bước đột phá
trong công cuộc cải cách hành chính và tăng cường sử dụng văn bản điện tử
trong hoạt động của cơ quan Nhà nước tại cơ quan Văn phòng Quốc hội.
2.2. Thực trạng quản lý văn bản trên môi trường mạng tại Văn
phòng Quốc hội
Ngày 12/10/1012 Chủ nhiệm VPQH đã ký ban hành Quyết định số
947/QĐ-VPQH về việc sử dụng Hệ thống điều hành điện tử Quốc hội (ePas) tại cơ quan VPQH. Tiếp đến ngày 02/01/2013 Chủ nhiệm VPQH đã
ban hành Quyết định số 02/QĐ-VPQH về việc ban hành Quy định tiếp nhận,
xử lý, phát hành văn bản và hỗ trợ điều hành công việc trên môi trường
mạng tại Quốc hội, các cơ quan của Quốc hội, các cơ quan của Ủy ban
Thường vụ Quốc hội và Văn phòng Quốc hội. Đây là một bước đột phá
trong công cuộc cải cách hành chính và tăng cường sử dụng văn bản điện tử
trong hoạt động của cơ quan Nhà nước tại cơ quan Văn phòng Quốc hội.

17


2.2.1. Quy trình xử lý văn bản “Đến”
- Quy trình văn bản đến
Bước thực hiện

1

Nội dung thực hiện

Tiếp nhận,
phân loại, cập
nhật
văn bản

Trách nhiệm

- Vụ Hành chính;
- Các đơn vị.
- Vụ trưởng Vụ
Hành chính;

2

- Lãnh đạo cơ quan,
đơn vị;
- Trợ lý, thư ký, cán
Phân luồng và
chuyển giao văn

3

bộ giúp việc lãnh đạo

Người được giao
giải quyết văn bản

4

Giải quyết văn bản

Người được giao
giải quyết văn bản

Kết thúc,
lưu hồ sơ
Ghi chú:
: Chuyển văn bản điện tử
: Chuyển văn bản giấy
+ Vụ Hành Chính là đầu mối được giao quản lý thống nhất toàn bộ
các công văn đi - đến của Quốc hội, các cơ quan của Quốc hội, các cơ quan
của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội và VPQH.
18


+ Mỗi cơ quan trong Văn phòng Quốc Hội và Quốc Hội có một sổ
văn bản đến riêng đặt tại Văn thư Vụ Hành Chính.
+ Đơn thư, khiếu nại cũng được quản lý nhưng có một loại sổ riêng,
tuân theo quy định riêng về quản lý đơn thư khiếu nại, không đề cập đến
trong bản báo cáo này.
Bước 1: Tiếp nhận văn bản tại Văn thư Cơ quan
Các văn bản đến Văn phòng Quốc hội sẽ được bộ phận Văn thư Cơ
quan tiếp nhận và phân loại.
Đối với các Văn bản có nơi nhận có địa chỉ rõ ràng:
+ Nơi nhận là Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc Hội, các Cơ
quan trực Ủy ban thường vụ Quốc Hội (Ban Dân nguyện, Ban Công tác Đại
biểu, Viện Nghiên cứu lập pháp), các đơn vị có tên cụ thể trực thuộc Văn
phòng Quốc hội.

+ Nơi nhận là chỉ đích danh tên cá nhân như Chủ tịch Quốc hội, các
phó Chủ tịch Quốc hội, Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội, phó Chủ nhiệm
Văn phòng Quốc hội, tên cá nhân cụ thể trực thuộc Quốc hội.
Bộ phận văn thư Cơ quan không bóc bì, chỉ nhập các thông tin được
ghi trên bì vào sổ theo dõi chuyển công văn của đơn vị đó (Mỗi vụ, đơn vị
trong Văn phòng Quốc Hội, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Quốc hội, Chủ
nhiệm, các Phó Chủ nhiệm VPQH ðýợc quản lý bằng sổ theo dõi văn bản
đến riêng, đặt tại Văn thư Vụ Hành Chính. Hàng ngày, trung bình 2 lần: vào
đầu giờ sáng và chiều, Thư ký của các đồng chí lãnh đạo, văn thư của các
vụ, đơn vị đến ký, nhận trực tiếp tại Phòng văn thư – Vụ Hành Chính. Nếu
có công văn khẩn, văn thư Vụ Hành chính sẽ thông báo tới cán bộ văn thư
vụ, đơn vị hoặc Thư ký lãnh đạo có công văn, tài liệu đó). Quá trình tiếp tục
ở bước 6.
+ Đối với các Văn bản gửi Văn phòng Quốc hội, Quốc hội, Ủy ban
thường Vụ Quốc hội, văn thư Cơ quan thực hiện bóc bì, vào sổ văn bản đến
và trình văn bản giấy đến Phó Vụ trưởng Vụ Hành chính phụ trách công tác
văn thư.Quá trình tiếp tục tại bước 2.
19


+ Đối với văn bản gửi Vụ Hành chính, quy trình xử lý tuân theo quy
trình xử lý văn bản nội bộ tương ứng với các đơn vị. Quy trình chung được
mô tả tại các bước 5, 6, 7.
Bước 2: Phân luồng văn bản đến tại Vụ Hành chính
Lãnh đạo Vụ Hành chính phụ trách công tác văn thư tiếp nhận các văn
bản đến tại bộ phận văn thư Cơ quan.
+ Đối với các văn bản gửi Văn phòng quốc hội: thực hiện chuyển cho
Chủ nhiệm/Phó Chủ nhiệm tùy theo vào phân công chuyên trách của Chủ
nhiệm hoặc các phó Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội. Sau khi xử lý xong,
văn bản được chuyển về bộ phận văn thư . Quá trình tiếp tục tại bước 4.

+ Đối với các văn bản gửi Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội
hoặc các văn bản gửi Văn phòng Quốc hội mà lãnh đạo Vụ Hành chính
không biết chuyển cho ai: thực hiện chuyển văn bản lên Chủ nhiệm Văn
phòng Quốc hội. Sau khi xử lý xong, văn bản được chuyển về bộ phận văn
thư. Quá trình tiếp tục tại bước 3.
Bước 3: Phân luồng và xử lý văn bản đến tại Chủ nhiệm Văn phòng
Quốc hội
Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội tiếp nhận các văn bản đến do Vụ
Hành chính chuyển đến.
+ Đối với các văn bản gửi Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội: thực
hiện chuyển cho Chủ tịch/Phó Chủ tịch Quốc hội hoặc các thành viên Ủy ban
thường vụ Quốc hội tùy theo vào phân công chuyên trách của Chủ tịch/Phó
Chủ tịch/các thành viên Ủy ban Thường vụ Quốc hội. Sau khi xử lý xong, văn
bản được chuyển về bộ phận văn thư. Quá trình tiếp tục tại bước 4.
+ Đối với các Văn bản gửi Văn phòng Quốc hội hội mà lãnh đạo Vụ
Hành chính không biết chuyển cho ai: thực hiện chuyển cho các đơn vị/cá
nhân xử lý. Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội có thể thực hiện chuyển văn
bản cho các Phó chủ nhiệm xử lý để giao chuyển văn bản cho các đơn vị.
Sau khi xử lý xong, văn bản được chuyển về bộ phận văn thư. Quá trình tiếp
tục tại bước 6.
20


Bước 4: Xử lý Văn bản tại Chủ tịch/Phó chủ tịch Quốc hội
Thư ký của Chủ tịch/Phó Chủ tịch Quốc hội/thành viên Ủy ban
Thường vụ Quốc hội tiếp nhận văn bản gửi đến và trình lên lãnh đạo. Lãnh
đạo cho ý kiến chỉ đạo/giao việc trên giấy và chuyển lại cho thư ký. Chủ tịch
Quốc hội có thể chuyển văn bản cho các phó chủ tịch quốc hội xử lý theo
lĩnh vực được phân công hoặc chuyển cho Văn phòng Quốc hội.
Hiện tại, tùy trường hợp mà thư ký thực hiện:

+ Chuyển thẳng văn bản đến nơi nhận văn bản theo chỉ đạo của lãnh
đạo mà không qua Văn thư Cơ quan nữa. Quá trình tiếp tục tại bước 6.
+ Chuyển văn bản lại Văn thư Cơ quan để tiếp tục thực hiện chuyển
văn bản theo chỉ đạo của lãnh đạo. Quá trình tiếp tục tại bước 1.
Việc không thống nhất trong quá trình xử lý văn bản tại thư ký khiến
nhiều văn bản không chuyển lại bộ phận văn thư Cơ quan dẫn đến văn thư
không thể theo dõi được vết chuyển của nhiều văn bản đến.
Bước 5: Xử lý Văn bản tại văn thư các Vụ/Trung tâm/Phòng/Ban trực
thuộc Văn phòng Quốc Hội (gọi tắt là đơn vị)
+ Văn thư đơn vị tiếp nhận và phân loại văn bản lên Lãnh đạo đơn vị
xử lý. Vụ trưởng đơn vị hành chính có thể chuyển văn bản cho các phó Vụ
trưởng xử lý. Lãnh đạo vụ xử lý văn bản trên giấy, sau đó chuyển lại bộ
phận văn thư của đơn vị. Quá trình tiếp tục tại bước 6.
+ Đối với các văn bản gửi Ủy ban, văn thư Vụ gửi thường trực Ủy ban
xử lý. Thường trực Ủy ban sẽ chuyển văn bản cho Lãnh đạo Ủy ban tương
ứng để xử lý. Quá trỉnh xử lý văn bản tại Ủy ban tuân theo quy trình xử lý
văn bản nội bộ.

Bước 6. Xử lý văn bản tại các đơn vị
Văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản, thực hiện thủ tục đăng ký văn bản đến
tại đơn vị. Tùy theo mô hình phân cấp tại từng đơn vị lãnh đạo đơn vị có thể
chuyển văn bản cho các phòng (nếu có) hoặc chuyển tiếp cho các chuyên viên.
21


Bước 7. Chuyên viên xử lý văn bản
Chuyên viên xử lý văn bản theo chỉ đạo của lãnh đạo và báo cáo kết
quả thực hiện công việc.
Việc ứng dụng CNTT trong quy trình quản lý văn bản đến tại Vụ
Hành chính được thực hiện tại các bước sau trong quy trình:

- Bước 1: Tiếp nhận và xử lý Văn bản tại Văn thư các Vụ/Trung
tâm/Phòng/Ban chức năng.
- Bước 2: Sau khi Lãnh đạo Vụ trưởng phụ trách công tác văn thư cho
bút phê chuyển văn bản, văn thư mới tiến hành nhập văn bản vào hệ thống
quản lý văn bản.
- Bước 3: Sau khi Chủ nhiệm/Phó chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội
cho ý kiến chuyển văn bản, chuyển văn bản lại văn thư để chuyển tiếp, văn
thư mới tiến hành cập nhật ý kiến chuyển văn bản vào hệ thống để theo dõi.
- Bước 4: Trong trường hợp thư ký lãnh đạo chuyển lại văn bản cho
Văn thư để chuyển tiếp, văn thư mới tiến hành cập nhật ý kiến chuyển văn
bản vào hệ thống để theo dõi.
2.2.2. Quy trình xử lý và phát hành văn bản “Phát hành”
Bước 1: Nhận nhiệm vụ, chuẩn bị soạn thảo văn bản
- Người soạn thảo văn bản nhận nhiệm vụ từ cấp trên;
- Đề xuất mức độ mật của văn bản với lãnh đạo trước khi soạn thảo.
Tuyệt đối không soạn thảo văn bản có mức độ mật trên hệ thống.
Bước 2: Soạn thảo, trình văn bản
- Người soạn thảo văn bản có trách nhiệm:
+ Nhập đầy đủ thông tin chung của văn bản vào hệ thống: tên cơ
quan ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản, người ký, liệt kê đầy đủ,
chính xác tên cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc đối tượng dự kiến nhận văn
bản….
+ Gắn file soạn thảo văn bản vào hệ thống;

22


+ Trình dự thảo văn bản điện tử và các tài liệu liên quan (nếu có) tới
cấp có thẩm quyền.
Bước 3: Duyệt văn bản

- Lãnh đạo cơ quan, đơn vị nhận văn bản trên hệ thống từ người trình
văn bản và xem xét toàn bộ nội dung văn bản.
+ Nếu không đồng ý thì chuyển lại người trình, ghi rõ nội dung yêu
cầu chỉnh sửa để người soạn thảo sửa cho đến khi hoàn thiện.
+ Nếu đồng ý và thuộc thẩm quyền ký thì in văn bản hoặc yêu cầu
người soạn thảo/trợ lý, thư ký, cán bộ giúp việc lãnh đạo in văn bản để
+ Nếu đồng ý nhưng không thuộc thẩm quyền ký thì chuyển trình cấp
có thẩm quyền.
- Trợ lý, thư ký thành viên Ủy ban thường vụ Quốc hội; thư ký, cán bộ
giúp việc lãnh đạo Văn phòng Quốc hội có trách nhiệm:
+ In dự thảo văn bản trình từ hệ thống (nếu lãnh đạo yêu cầu) và trình
lãnh đạo;
+ Cập nhật ý kiến và chuyển văn bản theo chỉ đạo của lãnh đạo trên
hệ thống và bản giấy (nếu có).
Bước 4: Ký ban hành văn bản
Sau khi duyệt và đồng ý văn bản dự thảo, lãnh đạo cơ quan, đơn vị ký
ban hành theo thẩm quyền và trả văn bản cho người soạn thảo.
Bước 5: Phát hành văn bản
- Đăng ký số văn bản:
+ Sau khi văn bản được lãnh đạo ký, người soạn thảo đăng ký số văn bản:
+ Nếu văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của vụ, cục, đơn vị thì
đăng ký số tại đơn vị mình;
+ Nếu là văn bản của Quốc hội, các cơ quan của Quốc hội, các Ban
của Ủy ban Thường vụ Quốc hội và Văn phòng Quốc hội thì đăng ký số tại
Văn thư cơ quan.
Văn thư cơ quan thực hiện:
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
23

+ Rà soát các thông tin chung của văn bản do người soạn thảo cập
nhật vào hệ thống;
+ Nếu đảm bảo các yêu cầu theo quy định thì tiến hành cấp số văn bản
trên hệ thống.
- Phát hành văn bản:
+ Người soạn thảo phối hợp với Văn thư đơn vị thực hiện thủ tục phát
hành các văn bản giấy và các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành
của đơn vị.
Văn thư cơ quan thực hiện:
+ Đóng dấu, quét, gắn file văn bản vào hệ thống;
+ Phát hành văn bản điện tử của Quốc hội, các cơ quan của Quốc hội,
các cơ quan của Ủy ban Thường vụ Quốc hội và Văn phòng Quốc hội theo
quy định;
+ Phát hành các văn bản giấy theo quy định.
Bước 6: Kết thúc, lưu hồ sơ
- Sau khi hoàn thành công việc, người soạn thảo văn bản kết thúc quá
trình xử lý văn bản.
- Vụ Hành chính lưu bản gốc các văn bản đã được cấp số và đóng dấu
tại
Văn thư cơ quan.
- Đơn vị, cá nhân soạn thảo lưu hồ sơ công việc bản chính văn bản và
các tài liệu liên quan.

2.3. Đánh giá hiện trạng quản lý văn bản trên hệ thống e-Pas
2.3.1. Ưu điểm
- Quy trình trong tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản đã được chuẩn
hóa trên hệ thống, phù hợp với tính chất công việc của Vụ, Cục, đơn vị,
thuận lợi cho việc xử lý, điều hành công việc trong nội bộ cơ quan VPQH.
24

- Việc xử lý văn bản hỏa tốc, được tiến hành kịp thời nhanh chóng.
- Việc theo dõi các văn bản xin ý kiến của các cấp lãnh đạo được
thuận tiện, kịp thời.
- Vì đây là phần mềm trên mạng internet nên người sử dụng có thể
theo dõi các văn bản, xử lý văn bản và điều hành công việc ở mọi nơi.
- Thực hiện tốt việc quản lý, sử dụng văn bản trên Hệ thống e-Pas tạo
cho cán bộ, chuyên viên có trách nhiệm hơn trong việc soạn thảo, phát hành
văn bản điện tử; giảm khối lượng công việc đáng kể cho văn thư; đồng thời
việc cấp số tự động ở mỗi đơn vị sẽ tránh được sự trùng lắp số văn bản.
- Quá trình điều hành, giao việc trong nội bộ mỗi đơn vị được thực
hiện dễ dàng trên Hệ thống giúp lãnh đạo và các chuyên viên bao quát, đánh
giá được tiến độ, hiệu quả thực hiện công việc.
- Việc phân quyền người sử dụng trên Hệ thống giúp đảm bảo được
việc bảo mật thông tin người sử dụng.
- Giúp cho việc theo dõi, khai thác văn bản thuận tiện, đơn giản và tiết
kiệm thời gian so với việc tra cứu văn bản giấy.
2.3.2. Hạn chế
- Cơ sở hạ tầng mạng còn chậm, đường truyền nhiều lúc còn chưa ổn
định, điều này ảnh hưởng tới thới hạn xử lý văn bản.
- Máy tính của các đơn vị có cấu hình thấp, tốc độ chậm, kết nối kém
làm chậm đến quá trình thao tác, sử dụng và gây tâm lý chán nản cho người
sử dụng.
- Đây là phần mềm ứng dụng mới, nên khi áp dụng trên toàn cơ quan
gây ít nhiều bỡ ngỡ cho người sử dụng do thói quen cũ chưa thay đổi, điều
này cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng tới công tác quản lý văn bản
trên hệ thống.
- Việc tiến hành song song cả hai hình thức văn bản giấy và văn bản
điện tử đố với tất cả các loại văn bản qua hệ thống e-Pas chưa hạn chế được.

25