Lễ công bố quyết định bổ nhiệm hiệu trưởng phân công công việc update

Cập nhật ngày 25.4.2016

PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

Tổ chức Lễ công bố các quyết định bổ nhiệm, công nhận lãnh đạo Trường Đại học Việt Nhật
Địa điểm: Phòng 203
Thời gian: 08h30-09h45 ngày Thứ Sáu, 29/4/2016
Stt

Nội dung công việc

Thời
gian
Sản phẩm
hoàn
thành
CÔNG TÁC CHUÂN BỊ TRƯỚC KHI DIỄN RA LỄ CÔNG BỐ

A
I

Khách mời

1

Lập danh sách khách mời

2

Soạn và trình PGĐ Kim Sơn ký giấy
mời

3

In và chuyển giấy mời tới khách

3
II

Xác nhận khách tham dự
Tài liệu
Các tài liệu phục vụ công tác tổ chức
1. Chương trình
2. Kịch bản chương trình
3. Sơ đồ chỗ ngồi
4. Backdrop
5. Lời MC
6. Phân công nhiệm vụ
Các bài phát biểu:
1. Của PGĐ Nguyễn Kim Sơn
2. Của HT Furuta Motoo
3. Của Đại sứ Nhật Bản
Tài liệu cho báo chí
1. Chương trình

1

2
3

Người

thực hiện

Người
phối
hợp

Hải
Giang
Lương,
Giang

19/4
Lương,
Linh

21/4
21/4

Kết quả
Ghi chú

Danh sách khách mời đã
được PGĐ Kim Sơn phê
duyệt
Giấy mời đã được PGĐ Kim
Sơn ký
Giấy mời đã được chuyển
đến khách (trực tiếp và
chuyển phát nhanh)

12/12

Hải

Hải
Hải
1


Địa điểm: Phòng 203

III
1

2
3

4

5

6

2. Thông tin giới thiệu về GS.TS. Furuta
Motoo, ông Tô Huy Rứa và PGS.TS Vũ
Anh Dũng
Hậu cần
Công văn gửi các bên liên quan (điện,
an ninh,…)
Bố trí khu vực tiếp đón:

1. Phòng Truyền thống
2. Phòng Khánh tiết
3. Phòng 203
4. Phòng 202 (cho Báo chí)
Hậu cần Phòng Khánh tiết (hoa, trà)
Hậu cần Phòng 203
- Backdrop (in và treo)
- Chương trình (máy chiếu)
- Hoa và micro bục phát biểu
- Hoa quả, bánh kẹo, trà nước
- Card bàn
Các quyết định bổ nhiệm, công nhận và
hoa của Bộ trưởng bộ GD ĐT tặng Hiệu
trưởng, Hiệu trưởng danh dự và Phó
Hiệu trưởng
Phiên dịch tiếng Nhật tại Phòng Khánh
tiết và Phòng 203

IV
IV

Hậu cần bên ngoài
- Bố trí y tế
- Bố trí đỗ xe
Hậu cần
Thông cáo báo chí
Danh sách báo chí mời
Tài chính

-

Dự toán và chuẩn bị kinh phí

7

Lương

Lương
Lương

Lương

Vũ TCCB
Giang
VJU
Tráng
Bùi Tuấn
Bùi Tuấn
Hương
VJU

B
-

TỔNG DUYỆT
Phê duyệt kịch bản MC, sơ đồ chỗ ngồi
và phương án đón tiếp khách

PGĐ Kim
Sơn

2


Địa điểm: Phòng 203
Kiểm tra toàn bộ công tác chuẩn bị (họp
tại Phòng 203)
C

-

Kiểm tra lại toàn bộ thiết bị và hậu cần
tại các Phòng: Khánh tiết và 203
Đón tiếp đại biểu VIP:
- Ban Giám đốc,
- CVP, Trưởng các Ban chức năng
- HT các Trường thành viên
Đón tiếp đại biểu khác

-

Đón tiếp báo chí

-

-

Xếp xe cho khách
Phát chế độ cho lái xe
Lễ tân phục vụ trà nước phòng 203
Chụp ảnh, quay phim

D
-

Tin bài/Theo dõi tin bài trước và sau sự
kiện
Chạy chữ trên VTV1

-

Thanh quyết toán

-

CVP Lộc
TRONG THỜI GIAN DIỄN RA SỰ KIỆN
Bình
Hải

H. Anh
Bùi Tuấn
Tráng
Tráng
Đào
Toản
SAU KHI SỰ KIỆN DIỄN RA
Bùi Tuấn
Bùi Tuấn
Giang
VJU

CHÁNH VĂN PHÒNG

Nguyễn Viết Lộc

3