Công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp huyện Chợ Mới tỉnh Bắc Kạn

BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN TRONG NHÓM 5

STT

Họ và tên

Mã số sinh viên
A+

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Đặng Tuấn Anh
Nguyễn Thị Việt Anh
Phan Thị Linh Chi
Ma Thị Dung
Hà Thị Dược
Phùng Thị Hoa
Bùi Thị Huyền
Vũ Thị Thanh Huyền

Lò Thị Khoa
Trần Hải Nam
Hoàng Thanh Tùng
Nguyễn Thị Thúy Vân
Cà Thị Xinh

1505QTVA001
1505QTVA003
1505QTVA009
1505QTVA011
1505QTVA012
1505QTVA025
1505QTVA029
1505QTVA032
1505QTVA036
1505QTVA046
1505QTVA078
1505QTVA082
1505QTVA083

Tiêu chí

Ký

đánh giá
A A-

tên
B

LỜI CAM ĐOAN
Nhóm 5 chúng tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “Công tác soạn thảo văn bản
tại xã Mai Lạp huyện Chợ Mới tỉnh Bắc Kạn” là đúng sự thật. Chúng tôi xin hoàn toàn
chịu trách nhiệm về các nội dung trong đề tài đã nghiên cứu.
Thay mặt nhóm 5


LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian nghiên cứu đề tài “Công tác soạn thảo văn bản tại xã Mai Lạp
huyện Chợ Mới tỉnh Bắc Kạn”, chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình
của UBND xã Mai Lạp.
Bên cạnh đó, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS. Bùi Thị Ánh Vân –
giảng viên bộ môn “ Phương pháp luận nghiên cứu khoa học ” đã trang bị cho tôi
những kiến thức cơ bản cần có để hoàn thành nghiên cứu này.
Xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN.........................................................................................................2
LỜI CẢM ƠN..............................................................................................................3
PHẦN MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ
KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ MAI LẠP.....................................................................3
1.1 Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp.......3
1.1.1 Một số khái niệm và vai trò của văn bản quản lí nhà nước...........................3
1.1.2 Phân loại hệ thống văn bản quản lí nhà nước...............................................4
1.1.3 Khái niệm, những yêu cầu chung của kỹ thuật soạn thảo và quy trình soạn
thảo văn bản..........................................................................................................4
1.2 Khái quát về UBND xã Mai Lạp..................................................................6

1.2.1 Khái quát chung...........................................................................................6
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND xã Mai Lạp.................6
* Tiểu kết.............................................................................................................. 7
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND
XÃ MAI LẠP...............................................................................................................8
2.1 Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND xã MAI LẠP.............8
2.1.1 Tình hình soạn thảo văn bản.........................................................................8
2.1.2. Quản lý văn bản tại UBND xã Mai Lạp......................................................9
2.2 Quy trình soạn thảo văn bản......................................................................14
2.3 Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật....................................................17
2.4 Soạn thảo văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông
thường................................................................................................................18
2.5 Quản lí - sử dụng con dấu, trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn
bản...................................................................................................................... 19
2.5.1 Quản lí- sử dụng con dấu............................................................................19
2.5.2 Trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản.....................................20
* Tiểu kết............................................................................................................ 20
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC SOẠN
THẢO VĂN BẢN TẠI UBND XÃ MAI LẠP..........................................................21
3.1 Một vài nhận xét đánh giá về thực trạng công tác soạn thảo văn bản....21
3.1.1 Ưu điểm......................................................................................................21
3.1.2. Nhược điểm...............................................................................................21
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn bản tại UBND
xã Mai Lập.........................................................................................................22
3.2.1 Đảm bảo về trình tự thủ tục xây dựng và ban hành văn bản.......................22
3.2.2 Đảm bảo về nội dung..................................................................................22
3.2.3 Thực hiện công tác kiểm tra.......................................................................22
3.2.4 Đào tạo, cán bộ công chức làm công tác soạn thảo.....................................22
* Tiểu kết............................................................................................................ 23
KẾT LUẬN................................................................................................................24

TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................25
PHỤ LỤC................................................................................................................... 26


PHẦN MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài

Trong hoạt động quản lí hành chính tại tất cả các cơ quan tổ chức hiện nay, hầu
hết mọi công việc đều được điều hành, chỉ đạo cũng như quản lí dựa trên các văn bản
thực tế. Soạn thảo và quản lí văn bản là một nhiệm vụ quan trọng và mang tính
thường xuyên trong hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức. Để văn bản ban hành
ra đảm bảo chất lượng đòi hỏi người soạn thảo phải nắm vững và biết vận dụng các
kiến thức cũng như kĩ năng các yêu cầu về soạn thảo văn bản: Quy trình soạn thảo văn
bản, thể thức trình bày văn bản, thu thập và xử lí thông tin, xây dựng đề cương văn bản
và viết bản thảo, cách sử dụng từ ngữ cú pháp cho từng loại văn bản. Bên cạnh những
yêu cầu về thể thức thì văn bản được soạn thảo phải đúng với mục đích, nội dung yêu
cầu soạn thảo như thẩm quyền ban hành, cơ quan ban hành, duyệt, kí, đóng dấu văn
bản cũng là những yêu cầu hết sức quan trọng cần có của người soạn thảo văn bản.
Là những sinh viên của ngành quản trị văn phòng cho nên chúng tôi đã chọn
công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp để ứng dụng những lý luận đã học ở
trường và kiểm chứng nó trong thực tế công việc
Qua sự giúp đỡ của người thân đang làm việc tại UBND xã Mai Lạp đã cung
cấp cho chúng tôi những thông tin và số liệu thực tế để làm tốt chương 2 của tiểu luận
này.
Chúng tôi mong muốn có cơ hội tìm hiểu và áp dụng kiến thức đã học vào công
tác quản trị. Với tất cả các lí do trên chúng tôi đã quyết định lựa chọn đề tài “ Công tác
soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp huyện Chợ Mới tỉnh Bắc Kạn”.
2.

Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Giáo trình “Lí luận và phương pháp công tác văn thư”của PGS Vương Đình
Quyền (2011) đã cung cấp cho chúng tôi nội dung để làm chương 2 về cơ sở lý thuyết.
“Bài thu hoạch cuối chuyên đề kỹ năng soạn thảo văn bản” của Nguyễn
Thanh Tuyền, Trường Đại học Tây Đô.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Công tác văn thư trong quá trình xây
dựng Chính phủ điện tử Việt Nam” của Th.s Nguyễn Thùy Trang, Trung tâm Khoa học
và Công nghệ văn thư.
Những công trình trên đã góp phần đưa ra cái nhìn khái quát về công tác văn
thư trong các cơ quan, tổ chức. Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư nói
chung và công tác soạn thảo nói riêng thêm khoa học và hoàn chỉnh.

1


3. Mục tiêu nghiên cứu
- Phân tích và tổng hợp cơ sở lý luận về công tác soạn thảo văn bản
- Tìm hiểu thực trạng về công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn bản tại
UBND xã Mai Lạp
4. Phạm vi nghiên cứu
Không gian: Bài tiểu luận tập trung nghiên cứu tại UBND xã Mai Lạp
Thời gian: Công tác soạn thảo văn bản của UBND xã từ năm 2014 đến năm
2016
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập thông tin
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu.
- Phương pháp khảo sát thực tế.

- Phương pháp phỏng vấn.
- Phương pháp điều tra bảng hỏi.
- Phương pháp xử lí thông tin.
- Phương pháp tổng hợp, phân tích, logic.
6 Đối tượng nghiên cứu
Công tác soạn thảo tại UBND xã Mai Lạp
7 Bố cục
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, đề tài còn
được triển khai thành 3 chương:
Chương 1. Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản và khái quát UBND xã
Mai Lạp.
Chương 2. Thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp
Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo văn bản tại
UBND xã Mai Lạp

2


Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ
KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ MAI LẠP
1.1 Lý luận chung về công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã Mai Lạp
1.1.1 Một số khái niệm và vai trò của văn bản quản lí nhà nước
* Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay kí
hiệu nhất định.
* Văn bản quản lí nhà nước là những quyết định quản lí và thông tin quản lí
thành văn (được văn bản hóa ) do các cơ quan quản lí nhà nước ban theo thẩm quyền,
trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những
biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lí nội bộ nhà nước hoặc
giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công nhân.
* Văn bản hành chính là loại văn bản quản lí nhà nước không tính quy phạm

được dùng để quy định, quyết định, phản ánh thông báo tình hình trao đổi công việc và
xử lí các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lí. Văn bản hành chính gồm: văn bản
hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường .
* Chức năng của văn bản quản lí nhà nước
- Chức năng thông tin: chức năng thông tin là chức năng nổi bật của văn bản
nói chung và văn bản quản lý nhà nước nói riêng. Văn bản được tạo ra trước hết là
nhằm mục đích ghi chép và truyền đạt thông tin. Văn bản ghi chép lại các sự việc, hiện
tượng xảy ra trong thực tiễn cuộc sống về tất cả các vấn đề trong đời sống xã hội, từ đó
lưu giữ lại và truyền lại cho cuộc sống sau này.
- Chức năng pháp lý: là chức năng mang tính riêng biệt của văn bản quản lý nhà
nước. Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện ghi chép và truyền đạt các quy
phạm pháp luật xác lập quan hệ luật pháp giữa các cơ quan [1;Tr. 54]. Công tác
quản lý nhà nước phải dựa trên các văn bản như luật, Hiến pháp, pháp lệnh, nghị
quyết, nghị định, quyết định,… mà Nhà nước đã đề ra trong tất cả các lĩnh vực của đời
sống xã hội.
Ngoài ra văn bản còn có chức năng quan trọng khác là làm bằng chứng pháp lý
cho các quyết định quản lý khác.
- Chức năng quản lý: trong công tác quản lý văn bản còn được dùng để truyền
đạt các quyết định quản lý, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quyết định
đó, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi công việc giữa các cơ quan, cá nhân hay

3


tổ chức.
1.1.2 Phân loại hệ thống văn bản quản lí nhà nước
* Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc
phối hợp ban pháp luật ban hành quy phạm pháp luật của HĐND và UBND, trong đó
có quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được nhà nước đảm bảo thực hiện

để điều chỉnh các quan hệ xã hội.
* Văn bản hành chính
Văn bản hành chính là loại văn bản quản lí nhà nước không tính quy phạm
được dùng để quy định, quyết định, phản ánh thông báo tình hình trao đổi công việc và
xử lí các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lí. Văn bản hành chính gồm: văn bản
hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường .
Văn bản hành chính gồm: văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính
thông thường .
Văn bản hành chính cá biệt: Văn bản hành chính là quyết định quản lí thành văn
do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục
nhất định trên cơ sở áp dụng pháp luật cụ thể,cá biệt.\
Văn bản hành chính thông thường : Là văn bản được hình thành trong quá trình
hoạt động quản lí nhằm ghi chép, truyền đạt và phản ánh các thông tin trong hoạt động
quản lí.
* Văn bản hành chính chuyên môn-kĩ thuật
Đây là hệ thống văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ
quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan tổ chức khác khi
có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải tuân theo mẩu quy định của các cơ quan
nói trên, không được tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã
được mẩu hóa.
1.1.3 Khái niệm, những yêu cầu chung của kỹ thuật soạn thảo và quy trình soạn
thảo văn bản.
* Kỹ thuật soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chi sự việc vận dụng lý luận,
phương pháp và kỹ năng về soạn thảo văn bản và các quy tắc có liên quan để xây dựng
một văn bản từ khâu khởi đầu cho đến lúc văn bản được hoàn thiện [1; Tr. 147].
* Những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản

4

- Văn bản ban hành phải có tính mục đích: văn bản thường được ban hành dưới
danh nghĩa của một cơ quan tổ chức cụ thể nhằm biểu đạt những chính sách, quyết
định, nội dung công việc cụ thể. Vì vậy văn bản ban hành ra phỉa có mục đích rõ ràng,
nội dung văn bản phải xoay quanh một chủ đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của
cơ quan.
-Văn bản phải đảm bảo chính xác: sự chính xác của văn bản được thể hiện ở
hai mặt cụ thể là mặt nội dung và mặt hình thức. Về hình thức văn bản phải thể hiện
đúng đắn và đầy đủ các thành phần đã quy định trong từng loại văn bản. Về nội dung
văn bản cần thể hiện đúng mục đích của việc ban hành văn bản.
- Văn bản cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và ngắn gọn: văn bản phải được
diễn đạt một cách rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với trình độ dân trí sao cho mọi đối tượng
đều có thể tiếp nhận văn bản. Văn bản ngắn gọn sẽ giúp cho người giải quyết rút ngắn
được thời gian đọc và thuận lợi nắm bắt nội dung văn bản đồng thời giải quyết công
việc một cách nhanh chóng.
- Văn bản ban hành phải đảm bảo tính hợp hiến và hợp pháp: văn bản ban hành
phải theo đúng thẩm quyền, nội dung văn bản không được trái với Hiến pháp, luật
pháp hiện hành và các quy định của cấp trên.
* Quy trình soạn thảo văn bản gồm 4 bước:
-Bước 1: Chuẩn bị
+ Phân công soạn thảo (theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị và năng lực của
nhân).
+ Xác định mục đích, tính chất nội dung của vấn đề cần ra văn bản.
+ Xác định tên loại văn bản và trích yếu nội dung
+ Thu thập thông tin, phân tích lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan
tới nội dung văn bản.
+ Xây dựng đề cương và viết văn bản.
- Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản
theo quy định.
+ Căn cứ vào mục đích của văn bản và thông tin đã thu thập để soạn thảo văn
bản.

+ Soạn xong phải kiểm tra về thể thức, kĩ thuật trình bày; kiểm tra mục đích đã
được của văn bản.

5


+ Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, ảnh hưởng tới nhiều đối
tượng thì tổ chức xin ý kiến góp ý kiến góp ý của đơn vị cá nhân.
-Bước 3: Trình duyệt văn bản
Bản thảo do người có thẩm quyền (do người kí văn bản) duyệt. Trường hợp có
sửa chữa bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét
quyết định
-Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành.
+ Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo (nếu có) và trình kí chính thức.
+ Cán bộ văn thư ghi số.
+ Làm các thủ tục phát hành.
+ Lưu văn bản ( 01 bản lưu ở văn thư, 01 bản chính tại đơn vị soạn thảo văn
bản trong hồ sơ công việc của chuyên viên).
1.2 Khái quát về UBND xã Mai Lạp
1.2.1 Khái quát chung
Được hình thành từ năm 1997 trải qua bao nhiêu muôn vàn khó khăn vất vả
hiện nay xã được chia thành 7 thôn gồm: thôn khau tổng , thôn khau làng, thôn bản pá,
thôn nà điếng, thôn bản rả, thôn khuổi phây. Xã có diện tích tự nhiên 20,1km , dân số
là 11.320 người; chủ yếu gồm 3 dân tộc là: kinh, tày, dao. Trong đó dân tộc kinh
chiếm 02%, dân tộc tày chiếm 70%, dân tộc dao chiếm 28%. Nhờ có sự lãnh đạo của
đảng bộ chính quyền xã đã có sự phát triển ngày một tăng cao, giúp người dân có
cuộc sống ngày càng được cải thiện.
(nguồn UBND xã Mai Lạp)
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND xã Mai Lạp
* Chức năng và nhiệm vụ của UBND xã Mai Lạp

UBND xã Mai Lạp chịu trách nhiệm thi hành hiến pháp, luật, các văn bản của
cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND xã nhằm đảm bảo thực hiện chủ
trương biện pháp phát hiện phát trieenrkinh tế-xã hội, cung cố quốc phòng, an ninh và
thực hiện các chính sách khác trên địa bàn xã Mai Lạp
UBND xã Mai Lạp thực hiện chức năng quản lí nhà nước ở địa phương, góp
phần đảm bảo chỉ đạo, quản lí thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung
ương tới cơ sở
* Cơ cấu tổ chức của UBND xã Mai Lạp

6


Cơ cấu tổ chức của UBND xã Mai Lập gồm: 01 chủ tịch, 01 phó chủ tịch và 02
ủy viên( trưởng công an và trưởng ban chấp hành quân sự xã).
Thường trực UBND xã gồm 2 thành viên: ( chủ tịch và phó chủ tịch).
Cán bộ chuyên trách: Chủ tịch và phó chủ tịch
Công chức: Trưởng công an xã, trưởng ban chấp hành quân sự xã, cán bộ văn
phòng-thống kê, cán bộ địa chính xây dựng nông thôn và môi trường, cán bộ tài chínhkế toán, cán bộ tư pháp- kế toán, cán bộ văn hóa- thông tin, cán bộ thương binh xã hội.
Cán bộ không chuyên trách: Nội vụ- thi đua khen thưởng, văn thư- lưu trữ, thủ
quỹ, tiếp dân, giải quyết khiếu nại tố cáo- tôn giáo, truyền thanh.
* Tiểu kết
Ở chương 1 chúng tôi đã trình bày hai vấn đề cơ bản đó là một số lý luận về
công tác soạn thảo văn bản, đồng thời chúng tôi cũng đã tìm hiểu khái quát về UBND
xã Mai Lạp, huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc Kạn. Những nội dung mà chúng tôi tìm hiểu ở
chương 1 chính là cơ sở, là tiền đề để chúng tôi triển khai chương 2.

7


Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI UBND

XÃ MAI LẠP
2.1 Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản tại UBND xã MAI LẠP
2.1.1 Tình hình soạn thảo văn bản
Trong thời gian quá trình soạn thảo văn bản của văn phòng UBND xã đã cơ
bản đạt được những kết quả trong hoạt động quản lí, ban hành, ra quyết định của
UBND xã.
Đặc biệt là trong công tác soạn thảo văn bản là những bước tiến mới trong quá
trình quản lí, điều hành của UBND trong việc thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của
mình.
Qua đó sẽ nâng cao hiệu quả giải quyết công việc khi soạn thảo văn bản là yếu
tố quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lí của cơ quan. Một văn bản được
soạn thảo một cách thống nhất, chặt chẽ, logic tại văn phòng xã. Văn phòng UBND xã
đã luôn hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian qua. Văn bản giấy tờ đều được xử lí
nhanh chóng, đảm bảo tiến độ công việc, không để sai xót, thất lạc văn bản, phục vụ
kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND xã.
Bên cạnh những kết quả đạt được như vậy công tác soạn thảo văn bản của văn
phòng UBND xã vẫn luôn có nhiều sai xót hạn chế:
+ Xác định thẩm quyền ban hành văn bản : Về nội dung và hình thức của c ơ
quan soạn thảo của UBND xã chưa được thống nhất. Trong quá trình soạn thảo văn
bản vẫn còn trừơng hợp lẽ ra nên ban hành công văn thì lại ban hành thông báo, nội
dung quy định trong quá trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi chưa có.
Về thể thức, kĩ thuật trình bày: Lỗi sai chủ yếu và thể thức là ở mục số, kí hiệu
văn bản, kĩ thuật trình bày văn bản chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn
bản.
Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: Công tác soạn thảo văn bản của UBND
là do văn phòng UBND soạn thảo, việc ……………………………
Soạn thảo văn bản cũng phải phụ thuộc vào nhiệm vụ của từng ban nghành,
việc soạn thảo văn bản liên quan đến nhiệm vụ của mình quản lí.
Vì vậy, sẽ dẫn tới những lối chủ quan của người soạn thảo đến nội dung của
văn bản: sử dụng không đảm bảo tính văn phong hành chính; từ địa phương; hành văn

không rõ ràng.

8


Ngoài ra còn một số lỗi về thanh điệu, vần, viết tắt tùy tiện…..Cần chú ý đén
văn phong hành chính.
Tên loại văn bản
Năm

Quyết

Công

2014

định
165

văn
10

Tờ trình

Thông

132

báo
37

Báo cáo

Chỉ

Tổng số

30

thị
4

378

[xem phụ lục 1; Tr. 26]
Qua bảng số liệu trên ta có thể thấy văn bản Quyết định của chủ tịch năm 2014
đến 2016 số lượng là giảm nhưng không chênh lệch nhiều, năm 2014 số lượng văn bản
cao nhất so với 2năm còn lại.Văn bản Quyết định của UBND từ năm 2014 đến 2016
số lượng văn bản cũng giảm theo từng năm.Năm 2014 số lượng là 135 văn bản ,năm
2015 là 128 văn bản và năm 2016 là 106 văn bản được ban hành.
Tờ trình từ bảng số liệu trên từ năm 2014 đến 2016 việc soạn thảo văn bản khá
đồng đều không chênh lệch nhiều năm 2014 số lượng là 132 văn bản , năm 2015 là
130 văn bản và năm 2016 là 126 văn bản.
Từ những số liệu qua từng năm cũng như do tình hình thực tế tại địa phương
nên một số văn bản được ban hành nhiều như: Quyết định ,tờ trình…một số văn bản
ban hành ít như: báo cáo, chỉ thị, công văn…
2.1.2. Quản lý văn bản tại UBND xã Mai Lạp
*Đối với quản lý văn bản đến
Công văn đến là tất cả các công văn , giấy tờ do đơn vị đó nhận được từ nới
khác gửi đến . Nhìn chung số lượng văn bản đến cơ quan tương đối nhiều , cho nên

văn bản đến được đóng dấu , và sổ đăng ký văn bản đến , có ngày , tháng , năm băn
bản đến. Tất cả các tập này phải để trong bìa cứng , đưa vào hộp lưu trữ. Sau 2 năm
cán bộ văn thư lưu trữ đưa vào kho lưu trữ của ủy ban nhân dân xã .
Quy trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến ở ủy ban nhân dân xã tuân theo
trình tự đã được quy định rõ ràng và cụ thể tại nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
8/2/2010 của chính phủ , bổ sung một số điều của nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
8/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư , quyết định số 05/2016/QĐ-UBND ngày
7/4/2016, của UBND tỉnh Băc kạn ban hảnh quy định về công tác văn thư lưu trữ trên
địa bàn tỉnh , thay thế quyết định số 2404/2003/QĐ-UBND ngày 31/10/2003 của
UBND tỉnh bắc kan về việc ban hành quy định về công tác lưu trữ, quyết định số

9


03/2016/QĐ-UBND ngày 3/8/2016 của UBND huyện chợ mới bam hành quy chế công
tác văn thư và lưu trữ huyện chợ mới , quyết định số 223/2016QĐ-UBND ngày
15/10/2016 của UBND xã mai lạp về việc ban hành quy chế công tác văn thư của mai
lạp gồm các bước :
Bước 1: Tiếp nhận ,đăng ký văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến : Mỗi ngày cơ quan tiếp nhận văn bản chủ yếu là qua
đường bưu điện,các cơ quan đơn vị khác tự đưa đến hoặc gửi trực tiếp bằng fax . khi
tiếp nhận giấy tờ gửi đến cơ quan cán bộ văn phòng trực tiếp nhận văn bản và kiểm tra
ngay xem văn bản có phải gửi đến đúng cơ quan mình hay không ,số lượng đã đủ
chưa.
Phân loại sơ bộ , bóc bì văn bản đến : Sau khi nhận văn bản đến cần phải phân
loại sơ bộ loại nào phải đăng ký ,loại nào không phải đăng ký. Sau khi bóc bì công văn
,cán bộ văn phòng tiến hành đóng dấu đến từng công văn,dấu đến được đóng vào góc
trái,trang đàu dười số và ký hiệu văn bản.
Đóng dấu “đến”,ghi số và ngày đến:nhằm xác nhận văn bản đó đã được
chuyển đến cơ quan vào ngày nào để giúp dễ dàng vào số công văn đến và lưu trữ văn

bản .
Mẫu dấu đến của văn phòng UBND xã Mai Lạp:
50mm
UBND XÃ MAI LẠP
ĐẾNSỐ:..................
30mm

Ngày:............................
Chuyển:.........................

Đăng kí công

văn đến: Văn phòng

UBND xã Mai Lap số

đăng kí công văn đến

như sau:

10


Mẫu bìa số: Số được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ MAI LẠP
SỐ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN
Năm:
Từ ngày........đến ngày.......
Từ số..........đến số............

Phần đăng kí văn bản đến: Được trình bày trên trang giấy A3 (420mm x
297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:
Ngày

Số

Tác

Số, kí

Ngày

Tên loại

Đơn vị

Ký

Ghi

đến

đến

giả

hiệu

tháng

và trích

hoặc

nhận

chú

yếu nội

người

dung
(6 )

nhận
( 7)

(8 )

( 9)

(1 )

(2 )

(3 )

( 4)

( 5)

(nguồn UBND xã Mai Lạp)
Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến
Trình văn bản đến: Sau khi đăng kí văn bản đến phải dượ kịp thời trình cho cán
bộ văn phòng UBND xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến được chuyển giao cho các cán bộ trực
tiếp giải quyết. Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng,
đúng đối tượng và chặt chẽ.
Số chuyển giao văn bản đến đưc in sẵn kích thước 210mm x 297mm

11


Mẫu bìa số:
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ MAI LẠP
SỐ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN
Năm:
Từ ngày........đến ngày.......
Quyển sổ:.......

(nguồn UBND xã Mai Lạp)

Phần đăng kí văn bản chuyển giao van bản đến: Phần đằg kí chuyển giao
văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng ( 210mm x
297mm) bao gồm 5 cột theo mẫu sau:
Ngày chuyển
(1)

Số đến

Đơn vị hoặc người

Kí nhận

Ghi chú

(2)

nhận
(3)

(4)

(5)

(nguồn UBND xã Mai Lạp)
Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Lãnh đạo UBND có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn đến. Các phó
chủ tịch UBND xã được giao trực tiếp giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm
của chủ tịch UBND xã và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ
trách. Căn cứ nội dung văn bản đến lãnh đạo UBND giao cho cán bộ chuyên môn giải
quyết. Cán bộ chuyên môn có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo
thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của UBND xã .
Lãnh đạo UBND giao cho cán bộ Văn phòng thực hiện những công việc sau:
- Xem xét toàn bộ văn đến , báo cáo về những văn bản quan trọng , khẩn cấp.
- Phân văn bản đến cho các bộ phận , cá nhân giải quyết
-Phân công đôn đốc giải quyết văn bản đến.
Trong công tác quản lí văn đến của UBND xã, bộ phận văn thư của văn phòng
UBND xã đóng một vài trò rất quan trọng. Việc đảm bảo quản lí văn bản đến cơ quan

một cách thống nhất, nhanh chóng và kịp thời cung cấp thông tin cho các quyết định

12


hành chính của UBND xã.
* Đối với quản lí văn bản đi
Bước 1: Phân công soạn thảo văn bản đi
- Chuyên viên hoặc văn thư đơn vị được giao nhiệm vụ có trách nhiệm soạn
thảo văn bản.
- Xác định nội dung, hình thức và độ mật, khẩn của văn bản cần soạn thảo.
- Thu thập xử lý thông tin có liên quan, soạn thảo văn bản trình phụ trách đơn
vị.
- Xây dựng đề cương và viết bản thảo
Bước 2: Kiểm tra nội dung văn bản
- Nếu đúng: ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn bản trước khi
trình duyệt và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước Chủ tịch, UBND xã Mai
Lạp.
- Nếu không đúng: chuyển lại bước 1.
Bước 3: Kiểm tra hình thức văn bản
- Kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày và thử tục ban hành văn bản trước
Chủ tịch UBND xã Mai Lạp.
- Nếu đúng trình kí ban hành văn bản.
- Nếu ko đúng quay lại bước 2.
Bước 4: Duyệt văn bản
Chủ tịch hoặc phó chủ tịch xã xem xét nội dung văn bản và ký duyệt ban hành
văn bản
Bước 5: Đăng kí văn bản đi
Trước khi ban hành văn bản, văn thư kiểm tra lại hình thức và nội dung văn bản
nếu có sai sót thì yêu cầu cá nhân/ đơn vị soạn thảo chỉnh sửa lại cho đúng qui định.

- Ghi số, kí hiệu và ngày, tháng văn bản.
- Nhân bản văn bản theo số lượng quy định.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn mật (nếu có).
- Đăng kí vào sổ đăng ký văn bản đi.
Bước 6: Chuyển phát và lưu văn bản đi.
Cán bộ văn thư chuyển phát và theo dõi quá trình văn bản đi. Đồng thời giữ lại
01 bản chính văn bản và lập hồ sơ lưu trữ.

13


2.2 Quy trình soạn thảo văn bản
Trình tự soạn thảo văn bản hành chính của UBND xã đã đảm bảo được quy
định tại Nghị định số 110/2004/NĐ - CP, ngày 08/04/2004 của Chính Phủ về công tác
văn thư. Qua đó văn phòng UBND xã
*Quy trình soạn thảo văn bản gồm 4 bước:
-Bước 1: Chuẩn bị
+ Phân công soạn thảo( theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị và năng lực của
nhân).
+ Xác định mục đích, tính chất nội dung của vấn đề cần ra văn bản.
+ Xác định tên loại văn bản và trích yếu nội dung
+ Thu thập thông tin, phân tích lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan
tới nội dung văn bản.
+ Xây dựng đề cương và viết văn bản.
Ví dụ:
UBND xã Mai Lạp đã phân công nhiệm vụ cho BCH quân sự xã về việc lập
danh sách nhận tiền của lực lượng DQTV bảo vệ tổ bầu cử Quốc hội khóa XIV và Đại
biểu HĐND các cấp nhiệm kì 2016 – 2021.
DANH SÁCH
Nhận tiền của lực lượng DQTV bảo vệ tổ bầu cử Quốc hội khóa XIV và

Đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp nhiệm kỳ 2016 – 2021
Stt Họ và tên
1 Nông Văn a
2 Hà Văn b

Chức danh
TĐt
at

Số tiền

Ký nhận

Mai Lạp, ngày 22 tháng 5 năm 2016
Người lập biểu
(nguồn UBND xã Mai Lạp)
- Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản
theo quy định.
+ Căn cứ vào mục đích của văn bản và thông tin đã thu thập để soạn thảo văn
bản.
+ Soạn xong phải kiểm tra về thể thức, kĩ thuật trình bày; kiểm tra mục đích đã
được của văn bản.

14


+ Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, ảnh hưởng tới nhiều đối
tượng thì tổ chức xin ý kiến góp ý kiến góp ý của đơn vị cá nhân.
- Thể thức

Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
- Kỹ thuật trình bày
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều
ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13;
nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được
đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các
cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài
bằng độ dài của dòng chữ và cách dòng chữ từ 2 đến 3 mm (sử dụng lệnh Draw, không
dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
UỶ BAN NHÂN DÂN
XÃ MAI LẠP
Ví dụ :
ỦY BAN NHÂN DÂNCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMBAN
CHQS xã Mai Lạp Độc lập – Tự Do –Hạnh Phúc
-Bước 3: Trình duyệt văn bản
Bản thảo do người có thẩm quyền ( do người kí văn bản ) duyệt. Trường hợp
có sửa chữa bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét
quyết định.

15

-Người có thẩm quyền duyệt:
Mai Lạp, ngày 22 tháng 5 năm 2016
Người lập biểu
-Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành.
+ Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo( nếu có) và trình kí chính thức.
+ Cán bộ văn thư ghi số.
+ Làm các thủ tục phát hành.
+ Lưu văn bản ( 01 bản lưu ở văn thư, 01 bản chính tại đơn vị soạn thảo văn
bản trong hồ sơ công việc của chuyên viên.
Ví dụ:
UỶ BAN NHÂN DÂN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

PHƯỜNG NIỆM NGHĨA

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 78/QĐ-UBND

Mai Lạp, ngày 24 tháng 8 năm 2016
( nguồn UBND xã Mai Lạp)

Văn phòng UBND xã soạn thảo các văn bản hành chính trong thời gian qua đã
đảm bảo được các yêu cầu về quy trình , trình tự các bước khi soạn thảo . Qua đó , góp
phần nhằm nâng cao hiệu quả , chất lượng mà các văn bản soạn thảo ra trong quá trình
ban hành văn bản của mình . Việc soạn thảo văn bản ở văn phòng UBND xã cũng dựa
trên các nguyên tắc cơ bản như sau :
Thứ nhất : nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý

Nội dung văn bản phải đúng chủ trương , đường lối của Đảng , chính sách pháp
luật của nhà nước phù hợp với yêu cầu nguyện vọng của nhân dân . Đồng thời, văn
bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý , dúng thẩm quyền , nội dung văn bản
phù hợp với quy định của pháp luật và phải được ban hành đúng thể thức và kỹ thuật
trình bày
Thứ hai : nguyên tắc đảm bảo tính khoa học
Nội dung , ý thức trong văn bản hành chính phải rõ ràng chính xác không làm
người đọc hiểu theo nghĩa khác nhau . Diễn đạt ý tứ phải theo một trình hợp lý , ý
trước là cơ sở cho ý sau , ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý trước ; câu văn phải
rõ ràng ngắn gọn , chứa đựng thông tin nhiều nhất , không trùng , thừa hoặc lạc đề .

16


Thứ ba : nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng
Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc , phù hợp với trình độ dân
chí ; nội dung phải rõ ràng , xác thực , lời lẽ đơn giản , dễ hiểu , dễ nhớ .
Thứ tư : nguyên tắc đảm bảo tính khả thi
Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ , khả năng người thực
thi , phải phù hợp với thực tế cuộc sống , các quyết định đưa ra có thể trở thành hiện
thực .
Trong công tác soạn thảo văn bản các văn bản để giải quyết các công việc của
văn phòng UBND xã, văn phòng còn theo dõi các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
xã trong việc chuẩn bị các đề án, tham gia ý kiến về nội dung hình thức và thể thức
trong quá trình soạn thảo các đề án đó. Thời gian từ năm 2014 đến năm 2016, văn
phòng xã đã soạn thảo 459 quyết định nhưng không phải tất cả các quyết định này đều
được giải quyết cụ thể mỗi công việc khác nhau mà vẫn còn nội dung như sau: Sửa đổi
quyết định cũ của UBND đã được ban hành.....Vì vậy công tác soạn thảo văn bản cần
phải xác định những nội dung soạn thảo đảm bảo chính xác, tuân theo quy trình soạn
thảo.

2.3 Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật
Công tác ban hành văn bản quy phạm pháp luật trong nhiều năm qua ở văn
phòng UBND luôn được các cấp ủy đảng , chính quyền địa phương quan tâm chỉ đạo
thực hiện, các văn bản quy phạm pháp luật được ban hành đúng quy trình, trình tự,
đúng pháp luật và có tính khả thi cao.
Nhìn chung công tác xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật đa có
những chuyển biến tích cực, có nội dung phù hợp với các văn bản của cơ quan nhà
nước cấp trên, đáp ứng nhu cầu quản lí nhà nước trên địa bàn. Có những ý kiến thẩm
định đã được văn phòng UBND xã nghiên cứu tự tiếp thu trong quá trình soạn thảo
văn bản.Văn bản UBND xã ban hành đảm bảo chặt chẽ, chi tiết, phù hợp với tình hình
thực tế của địa phương. Vì vậy, văn bản quy phạm pháp luật khi ban hành được thưc
hiện ngay không cần hướng dẫn thi hành của các nghành, cấp huyện, do vậy mà cấp xã
ban hành văn bản quy phạm pháp luật rất ít. Từ năm 2014 đến năm 2016 UBND xã đã
ban hành 1000 văn bản quy phạm pháp luật các loại, trong đó có 459 quyết định ;
1074 chỉ thị.
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được công tác soạn thảo văn bản vẫn còn

17


tồn tại một số hạn chế như: Việc đăng kí xây dựng văn bản quy phạm pháp luật xã của
một số người còn hạn chế; Chất lượng một số dự thảo văn bản quy phạm pháp luật
chưa đảm bảo nội dung đơn giản, sơ xài, sao chép các quy định tại văn bản quy phạm
pháp luật của cấp trên hoặc chưa đảm bảo đúng thể thức trình tự và kĩ thuật trình bày.
Nguyên nhân của sự tồn tại, hạn chế trên là do chưa nắm bắt được tầm quan
trọng của công tác xây dựng và ban hành văn bản. Công tác phối hợp giữa các ban
ngành chặt chẽ Cán bộ tham mưu thực hiện công tác soạn thảo văn bản quy phạm pháp
luật còn hạn chế.
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH

Về việc phân công công tác cán bộ công chức
UBND xã Mai Lạp
UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ MAI LẠP
Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015;
…………………………………………………………………………….
(nguồn UBND xã Mai Lạp)
2.4 Soạn thảo văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông
thường
Công tác soạn thảo văn bản của UBND xã cơ bản đã đảm bảo giải quyết các
vấn đề, nhiệm vụ được giao. Trình tự thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo
quy định của pháp luật. Văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng những
thông tin và quyết định quản lí để giải quyết các công việc. Văn bản mang tính công
quyền được ban hành theo các quy định của nhà nước, tác động đến mọi mặt trong đời
sống xã hội và là cơ sở pháp lí.
Các hoạt động cụ thể của văn phòng UBND xã:
Văn phòng là cơ quan tham mưu, chuyên môn giúp việc cho thường trực
HĐND và lãnh đạo UBND xã nên các văn bản được soạn thảo chủ yếu là văn bản
hành chính. Văn phòng UBND xã thường soạn thảo chủ yếu các văn bản hành chính
gồm: Quyết định(cá biệt), chỉ thị(cá biệt), thông báo, kế hoạch, phương án, đề án, báo
cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng công văn....Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể mà cán bộ văn
thư soạn thảo văn bản của văn phòng dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ văn phòng-

18


thông kê chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo cải cách các văn bản hành chính
phục vụ cho việc giải quyết các vấn đề liên quan....
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác từ năm 2014 đến năm 2016, văn
phòng UBND xã đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành trên 459 quyết định, 87 thông
báo, 87 báo cáo, 10 chỉ thị công tác soạn thảo đều đúng chỉ thị công tác soạn thảo đều

đúng trình tự thủ tục, thể thức theo quy định của pháp luật hiện nay.

Mẫu quyết định tuyển dụng của UBND xã Mai Lạp:
... (3) ..., ngày ... tháng ... năm 2002
Quyết định của ... (4) ...
Về việc tuyển dụng và phân công công tác
.......... (4) ..........
Căn cứ .................................................. (5) ........................................................;
Căn cứ ...............................................................................................................;
Theo đề nghị của Hội đồng tuyển dụng ............................... (1) ........................ ,
Quyết định:
Điều 1: Tuyển dụng ông (bà): ............ (6) ..., sinh ngày ..., quê quán ...... về công tác tại
....... kể từ ngày .......
[xem phụ lục 2; Tr. 26,27]
2.5 Quản lí - sử dụng con dấu, trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo
văn bản
2.5.1 Quản lí- sử dụng con dấu
Con dấu được sử dụng trong các cơ quan đơn vị các tổ chức kinh tế- xã hội,
đơn vị vũ trang và một số chức danh khác theo quy định của pháp luật. Mỗi đơn vị, tổ
chức chỉ được phép sử dụng một loại con dấu khác nhau. Con dấu chỉ được sử dụng
lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ kí của cơ quan có thẩm quyền. Con dấu phải
giao cho người có trách nhiệm có trình độ chuyên môn vì văn thư lưu giữ, bảo quản và
chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu. Đặc biệt con dấu không
được mang theo trong người.
Mẫu quản lý về quản lí và sử dụng con dấu tại UBND xã Mai Lạp được thực
hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ về
quản lí và sử dụng con dấu và nghị định số 31/2009/NĐ- CP ngày 01 tháng 4 năm
2009 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ- CP.

19

Mẫu số 01 giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu
[xem phụ lục 3; Tr. 28]
Mẫu số 02 giấy chứng nhận thu hồi con dấu
[xem phụ lục 4; Tr. 29,30]
2.5.2 Trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản
Để đảm bảo công tác soạn thảo văn bản được tiến hành chính xác, nhanh
chóng. Được sự quan tâm của UBND huyện đã trang bị cho văn phong UBND xã là: 3
máy tính, 1 máy in, 2 chiếc điện thoại bàn, 1 máy photcoppy, 3 tủ đựng hồ sơ nhằm
phục vụ cho công tác văn phòng.
(nguồn UBND xã Mai Lạp)
* Tiểu kết
Ở chương này chúng tôi đã trình bày thực trạng công tác soạn thảo văn bản tại
UBND xã Mai Lạp về một số vấn đề như : tình hình công tác soạn thảo văn bản của cơ
quan, quy trình soạn thảo văn bản, soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật, quản lý và
sử dụng con dấu và trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo văn bản. Từ đó, giúp
chúng tôi nhận ra những ưu điểm, nhược điểm của UBND xã để đưa ra những giải
pháp ở chương 3.

20


Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC SOẠN
THẢO VĂN BẢN TẠI UBND XÃ MAI LẠP
3.1 Một vài nhận xét đánh giá về thực trạng công tác soạn thảo văn bản
3.1.1 Ưu điểm
Công tác soạn thảo văn bản là một hoạt động thường xuyên của UBND trong
việc thực hiên công cuộc đổi mới hiện nay.
Dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước, cấp trên luôn thường xuyên mở lớp

đào tạo cán bộ văn phòng kịp thời ban hành những văn bản chủ đạo hướng dẫn về
nghiệp vụ, chuyên môn đổi mới công tác soạn thảo văn bản để soạn thảo đúng theo qui
định , đảm bảo về nội dung hình thức.
Tinh thần đoàn kết đội ngũ cán bộ và nhân viên ngày được nâng cao công tác
tuyên truyền , vận động được thường xuyên nên từ đó nhân dân đã có những nội dung
văn bản nhà nước đã truyền tải đến nhân dân.
Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản tại UBND xã hầu như đã giải quyết mọi
nhiệm vụ được giao. Soạn thảo văn bản được thể hiện theo đúng quy định của pháp
luật- thực hiện theo đúng quy định của nhà nước về thể thức và kĩ thuật trình bày văn
bản theo thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011.
3.1.2. Nhược điểm
Trang thiết bị cơ sở vật chất kĩ thuật để phục vụ cho công tác soạn tahro văn
bản đối với UBND xã còn nhiều hạn chế nên ảnh hưởng đến chất lượng công việc .
Đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo văn bản chưa được đào tạo đúng về
chuyên môn nghiệp vụ nên việc thực hiện nhiệm vụ còn nhiều hạn chế và thiếu xót.
Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản: Cả về nội dung và hình thức của
văn phòng UBND xã vẫn chưa thống nhất. Một số văn bản do quá trình xây dựng chưa
thực tế nên tính khả thi còn hạn chế.
Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản: Văn bản được soạn thảo tại văn
phòn UBND xã do yêu cầu của công việc, tính giải quyết nhanh một vấn đề nào đó mà
nhiều khi các bước được tiến hành không hoàn chỉnh.
Về thể thức, kĩ thuật trình bày: Vẫn còn mắc một số lỗi cơ bản như: Số, kí hiệu
văn bản, nơi nhận, chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ.....Nhiều văn bản sai về thể
thức, kĩ thuật trình bày và chưa thống nhất của các chủ thể, cơ quan soạn thảo trong
việc thực hiện theo quy định về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của thông tư số

21