Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức các cuộc họp của UBND huyện Hoàng Su Phì

LỜI CAM ĐOAN
Đề tài với tên: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức các cuộc họp của
UBND huyện Hoàng Su Phì”.
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian
qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông
tin sử dụng trong quá trình thực hiện đề tài này.
Hà Nội, tháng 3 năm 2017


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợp
thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ từ các cán bộ trong UBND huyện
Hoàng Su Phì, và đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên Lâm Thu
Hằng trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Ngoài ra tôi cũng xin chân thành
gửi lời cảm ơn đến trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã đưa môn phương pháp
hoạch định trong quản trị văn phòng vào trong quá trình giảng dậy để giúp
cho sinh viên có những hiểu biết thêm về vai trò của nhà quản trị văn phòng
trong việc lập các chương trình, kế hoạch.
Trong quá trình làm bài và khảo sát tôi cũng gặp khá nhiều khó khăn,
do trình độ còn hạn chế không có nhiều kinh nghiệm và nhiều nguyên nhân
khác nên dù cố gắng song đề tài của tôi cũng không tránh khỏi những hạn chế
thiếu sót. Vì thế, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô
trong khoa trong trường cũng như của các bạn đọc.
Những ý kiến của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra những thiếu sót của
mình và qua đó tôi cũng rút ra kinh nghiệm để hoàn thành tốt hơn trong
những lần nghiên cứu sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Như chúng ta thấy các giải pháp cho các vướng mắc trong thế giới thực
được tìm thấy xuyên qua cuộc họp và thảo luận nhóm. Một cuộc họp vẫn tốt
hơn là điện thoại, máy fax, hội nghị bằng video, máy vi tính, các sản phẩm
khác của công nghệ thông tin hoặc các cá nhân làm việc một mình.
Những cuộc họp đóng vai trị rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không
khí và văn hoá của tổ chức được duy trì, là một trong những cách thức để các
tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của
tập thể”
Nếu bạn tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài lê
thê, thì các nhân viên sẽ bắt đầu tin rằng mình đang làm việc cho một công ty
tẻ nhạt, kém cỏi và không biết quý trọng thời gian.
Là sinh viên năm cuối chuyên ngành quản trị văn phòng, tôi có nhiều
điều kiện để nghiên cứu và học tập, tạo diều kiên cho bản thân có những hiểu
biết sâu hơn về các nhà Quản trị văn phòng trong việc hoạch định các chương
trình, kế hoạch, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo.... Đồng thời xuất
phát từ thực tế cho thấy vai trò ngày càng quan trọng của nhà quản trị trong
việc hội họp, thảo luận lấy ý kiến. Chính vì lý do trên, tôi quyết định chọn đề
tài “ Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức các cuộc tại UBND huyện Hoàng Su
Phì”. Để nghiên cứu.
2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức các cuộc họp của UBND
huyện Hoàng Su Phì.
Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu và khảo sát, đánh giá công tác tổ chức
các cuộc họp của UBND huyện Hoàng Su Phì
Nhiệm vụ nghiên cứu: tìm hiểu về việc tổ chức hội họp của cơ quan và

đưa ra nhận xét.

4


3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng.
Để hoàn thành đề tài này tôi đã sử dụng một số phương pháp như:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tài liệu đã
có.
- Phương pháp điều tra khảo sát các cán bộ làm việc tại UBND huyện
Hoàng Su Phì.
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: đây là phương pháp được sử
dụng trong suốt quá trình làm đề tài.
- Phương pháp tra tìm tài liệu trên mạng Internet và trên trung tâm
thông tin thư viện của trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Phương pháp so sánh đối chiếu: phương pháp này rất cần thiết khi
nhận định vấn đề.
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiến của đề tài.
Đề tài này có ý nghĩa lý luận và thực tiễn cao, nó không chỉ mang ý
nghĩa lý luận trong quản trị văn phòng mà còn có ý nghĩa trong thực tiễn. Góp
phần vào việc nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng trong các cơ quan,
tổ chức,doanh nghiệp.
5. Cấu trúc của đề tài.
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ
lục đề tài có cấu trúc 3 chương:
Chương 1: Khảo sát về tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND
huyện Hoàng Su Phì.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức các cuộc họp của UBND
huyện Hoàng Su Phì.

Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả các cuộc họp tại
UBND huyện Hoàng Su Phì.

5


CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
UBND HUYỆN HOÀNG SU PHÌ
1.2. Cơ cấu tổ chức: ( phụ lục 01)
* Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh:
- Văn phòng UBND tỉnh có Chánh Văn phòng và không quá 03 Phó
Chánh Văn phòng. Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch
UBND tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp
luật.
- Chánh Văn phòng UBND tỉnh là người đứng đầu, chịu trách nhiệm
trước UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và trước pháp luật về toàn bộ hoạt
động của Văn phòng; đồng thời là chủ tài khoản cơ quan Văn phòng UBND
tỉnh.
- Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh được Chánh Văn phòng phân công
theo dõi từng khối công việc và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng,
trước pháp luật về các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách. Khi
Chánh Văn phòng vắng mặt, 01 (một) Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn
phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh.
* Cơ cấu tổ chức:
a) Các phòng thuộc khối hành chính:
- Phòng Hành chính - Tổ chức (bao gồm cả công tác văn thư, lưu trữ);
- Phòng Quản trị - Tài vụ (bao gồm cả quản lý Đội xe);
- Phòng Tiếp công dân.

6


b) Các phòng thuộc khối nghiên cứu - tổng hợp:
- Phòng Tổng hợp;
- Phòng Nội chính (bao gồm cả Thư ký Chủ tịch);
- Phòng Ngoại vụ;
- Phòng Văn xã;
- Phòng Kinh tế;
- Phòng Kinh tế ngành và Xây dựng cơ bản;
- Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính.
Các chuyên viên nghiên cứu thuộc Văn phòng UBND tỉnh được làm việc
trực tiếp với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh và Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch UBND tỉnh khi có yêu cầu.
c) Các đơn vị sự nghiệp:
- Trung tâm Tin học - Công báo;
- Nhà khách tỉnh (đơn vị sự nghiệp có thu).
* Biên chế:
- Biên chế hành chính của Văn phòng UBND tỉnh do UBND tỉnh quyết
định trong tổng biên chế hành chính của tỉnh được Trung ương giao.
- Biên chế sự nghiệp của các đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh do
UBND tỉnh quyết định theo định mức biên chế và theo quy định của pháp luật.

7


Chánh Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm quy định chức năng, nhiệm vụ
của các tổ chức trực thuộc Văn phòng và ban hành Quy chế làm việc của Văn
phòng UBND tỉnh để thực hiện.
1.3. Chức năng, nhiệm vụ:

1.3.1 Chức năng:
UBND Huyện Hoàng Su Phì là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan
hành chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp
và cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND Huyện Hoàng Su Phì chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp,
luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND
cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách phát triển
khác trên địa bàn Huyện Hoàng Su Phì.
UBND Huyện Hoàng Su Phì thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở
địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy
hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương.
1.3.2. Nhiệm vụ:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND Thành
phố thông qua để trình UBND tỉnh thông phê duyệt, tổ chức và kiểm tra việc
thực hiện kế hoạch đó;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra UBND các
phường xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra Nghị quyết của HĐND các
phường về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội trên địa bàn các phường;
- Xây dựng, trình UBND tỉnh thông qua các chương trình khuyến khích phát
triển nông nghiệp, lâm nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các chương
trình đó;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,

8


giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND các phường;

- Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển
công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn thành phố;
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch thị trấn,
điểm dân cư nông thôn trên địa bàn thành phố; quản lý việc thực hiện quy
hoạch xây dựng đã được phê duyệt;
-

Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn thành phố và tổ chức thực
hiện sau khi được cấp trên phê duyệt;

- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hóa giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo
viên, quy chế thi cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong trào
về văn hóa - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy các giá trị di tích
lịch sử - văn hóa, và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế, trạm
y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi, thực hiện chính
sách dân số kế hoạch hóa gia đình;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên
tai, bão lụt;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập ngũ,
giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp
theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng
9

lực lượng công an nhân dân tỉnh vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực
hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành
vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ
khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc, tôn giáo;
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hôi và đại biểu HĐND theo quy
định của pháp luật;
- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của
UBND cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính thành phố;
- Thực hiện các Nghị quyết của HĐND về quy hoạch tổng thể xây dựng và phát
triển đô thị của thành phố trên cơ sở quy hoạch chung.
Tiểu kết:
Trên đây là những nét cơ bản nhất về UBND huyện Hoàng Su Phì. Với
đầy đủ các thông tin vị trí địa lý, lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của UBND thành phố để khái quát được một cách rõ nét
nhất về tổ chức và hoạt động cũng như các chương trình, kế hoạch công tác của
nhà quản trị trong công tác văn phòng của UBND huyện Hoàng Su Phì.

10


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP CỦA UBND
HUYỆN HOÀNG SU PHÌ
2.1. Các hình thức tổ chức cuộc họp của cơ quan tổ chức
2.1.1 Khái niệm và nguyên tắc tổ chức cuộc họp:

Khái niệm:
Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung nhau
lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định. Vì một
cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến
và có thể gây nên các vấn đề.
Trong hoạt động của cơ quan tổ chức thì họp là một hình thức của hoạt
động quản lý Nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ
trưởng cơ quan hành chính Nhà nước trực tiếp chỉ đạo, điều hành nhằm giải
quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy
định của pháp luật.
Nguyên tắc:
1. Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách
nhiệm được phân công, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc
thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm
quyền lên cho cấp trên giải quyết.
2. Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo,
điều hành của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện
các nhiệm vụ công tác quan trọng. Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra
các quyết định quản lý, điều hành.
3. Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao
và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý

11


công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành
tập trung thống nhất, thông suốt của thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước.
4. Theo chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hoá quy
định thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết
thực, tiết kiệm, không hình thức phô trương.

5. Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết
hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc tổ chức họp một cách hợp lý.
6. Phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần
giải quyết; phù hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của
từng loại cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước.
2.1.2. Mục đích – ý nghĩa của hội họp.
Hội họp, hội nghị là một yếu tố quan trọng trong mọi cơ quan, tổ chức.
Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều người cùng một
lúc. Là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham
gia tiến trình làm quyết định. Tuy nhiên, các cuộc họp thường làm tiêu tốn
nhiều thời gian và tiền bạc, là hai thứ rất quí đối với chúng ta. Do đó, chỉ nên
tổ chức cuộc họp khi cần thiết và đảm bảo rằng các cuộc họp đó phải ngắn
gọn và mang lại hiệu quả. Như vậy, thế nào là cuộc họp? Một cuộc họp gồm
những người có liên quan hợp lại để bàn bạc, thảo luận và giải quyết hay
quyết định vấn đề nào đó. Để cuộc họp có kết quả, cần phải tiến hành một
cách nghiêm túc, có ấn định thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và nội
dung.
2.1.3. Các hình thức hội họp của UBND huyện Hoàng Su Phì.
Họp giao ban

12


Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính Nhà
nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến
và chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên.
Họp tham mưu, tư vấn.
Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính
Nhà nước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan,
đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có

thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền.
Họp làm việc
Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị
cấp dưới để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm
quyền của cấp dưới hoặc để nghe báo cáo, kiểm tra trực tiếp về tình hình thực
hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới.
Họp (hội nghị) tập huấn, triển khai
Họp tập huấn, triển khai (hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp để
quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các
chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý,
điều hành hoạt động kinh tế - xã hội, các văn bản quy phạm pháp luật quan
trọng do cơ quan Trung ương ban hành.
Tổ chức họp (hội nghị) khi thực sự cần thiết để quán triệt, tập huấn, tổ
chức triển khai trên phạm vi toàn tỉnh những chủ trương, chính sách lớn, quan
trọng và cấp bách của Đảng và Nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực quản lý
thì thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh phải cótờ trình xin ý
kiến Chủ tịch UBND tỉnh, trong đó nêu rõ mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành
phần tham dự (chỉ mời lãnh đạo UBND tỉnh dự trong trường hợp nội dung
13


quan trọng, liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực), thời gian và địa điểm tổ
chức họp (hội nghị) và phải được sự đồng ý của Chủ tịch UBND tỉnh.
Dự kiến tổ chức họp (hội nghị) phải được đưa vào chương trình, kế
hoạch tổ chức các cuộc họp (hội nghị) của cơ quan chuyên môn thuộc UBND
tỉnh ngay từ đầu năm, trừ các cuộc họp phát sinh, đột xuất. Giấy mời họp (hội
nghị) phải gửi trước ít nhất là 02 ngày làm việc, trừ trường hợp cuộc họp (hội
nghị) đột xuất.
Họp (hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề
Họp (hội nghị) sơ kết hoặc tổng kết chuyên đề là cuộc họp để đánh giá

tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách cụ thể,
quan trọng trong một giai đoạn thời gian theo định kỳ hoặc đột xuất.
Tổ chức họp (hội nghị) sơ kết, tổng kết chuyên đề khi có quy định hoặc
chỉ đạo của cơ quan Trung ương, Chủ tịch UBND tỉnh. Trường hợp không có
quy định hoặc không có chỉ đạo của cơ quan Trung ương, Chủ tịch UBND
tỉnh, nếu thấy cần thiết phải tổ chức họp (hội nghị) thìthủ trưởng cơ quan
chuyên môn thuộc UBND tỉnh có tờ trình về mục tiêu, yêu cầu, nội dung,
thành phần tham dự (chỉ mời lãnh đạo UBND tỉnh dự trong trường hợp nội
dung quan trọng, liên quan đến nhiều ngành, lĩnh vực), thời gian, địa điểm
họp (hội nghị) để Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, cho ý kiến chỉ đạo cụ thể.
Việc tổ chức họp (hội nghị) phải đưa vào chương trình, kế hoạch tổ
chức các cuộc họp (hội nghị) của cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh
ngay từ đầu năm, trừ các cuộc họp phát sinh, đột xuất. Giấy mời họp (hội
nghị) phải gửi trước ít nhất là 02 ngày làm việc, trừ trường hợp cuộc họp (hội
nghị) đột xuất.
Họp tổng kết công tác hằng năm

14


Họp (hội nghị) tổng kết hàng năm là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá
tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương
hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành chính Nhà
nước.
Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh không tổ chức họp (hội
nghị) toàn ngành trên địa bàn tỉnh để sơ kết, tổng kết tình hình thực hiện
nhiệm vụ công tác tháng, quý, 6 tháng và hàng năm.
Trường hợp cần thiết thì thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND
tỉnh phải chuẩn bị sâu kỹ nội dung, thành phần, thời gian và địa điểm tổ chức,
đặc biệt là việc mời Chủ tịch UBND tỉnh; phải có văn bản xin phép và phải

được sự đồng ý trước của Chủ tịch UBND tỉnh mới tổ chức họp.
Chủ tịch UBND tỉnh chỉ tham dự các cuộc họp thật sự quan trọng, có
liên quan đến nhiều ngành, nhiều cấp, đặc biệt là các sở, ban, ngành quản lý
đa ngành, đa lĩnh vực. Văn phòng UBND tỉnh chịu trách nhiệm tiếp nhận đề
xuất của các sở, ban, ngành, tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh giải quyết cụ thể
từng trường hợp đảm bảo phù hợp yêu cầu và tình hình thực tế.
2.2. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc họp của UBND huyện Hoàng
Su Phì.
2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị
1. Lập kế hoạch cho cuộc họp:
* Mục tiêu và yêu cầu cuộc họp:
Bất kỳ một chương trình nào cũng có những mục đích khác nhau với
UBND huyện Hoàng Su Phì cũng vậy, mỗi chương trình đều hướng đến
những mục tiêu nhất định, cụ thể. Bất kỳ một chương trình nào cũng có

15


những mục đích khác nhau, mỗi chương trình đều hướng đến những mục tiêu
nhất định, cụ thể.
- Mục tiêu, yêu cầu phải cụ thể, rõ ràng để nhằm tránh sự nhầm lẫn,
khiến cuộc họp có nguy cơ bị đi sai hướng và chệch quỹ đạo.
- Mục tiêu phải có tính khả thi và sát yêu cầu,năng lực của tổ chức.
- Mục tiêu thiếu tính khả thi và ngoài khả năng sẽ dẫn đến cuộc họp
không hiệu quả, không có ý nghĩa thực tế.
* Nội dung công việc:
- Nội dung, lịch trình cuộc họp ghi lại vắn tắt cấu trúc, diễn biến sẽ diễn
ra trong một cuộc họp, nên việc phác thảo nội dung giúp cho ban quản trị có
cái nhìn tổng quan trước khi diễn ra cuộc họp để đưa ra sự sắp xếp, thay đổi,
chỉnh sửa cho phù hợp với tính chất và đặc điểm cuộc họp.

- Công việc nào là cần thiết, công việc nào thì nên bỏ qua,cái nào cần
phải chỉnh sửa. Nội dung như vậy đã hợp lý chưa.Có sự tổng duyệt cuối cùng
trước khi chính thức tiến hành cuộc họp.
- Nội dung, lịch trình cuộc họp cần được chuẩn bị thật chu đáo, lên lịch
cụ thể tuần tự các bước cần thực hiện. Thực sự thì nội dung cuộc họp chính là
chương trình, công việc cần thực hiện trong cuộc họp.
- Để có cuộc họp thành công thì cần xây dựng một nội dung, lịch trình
hoàn chỉnh, có khoa học. Sắp xếp các chương trình sao cho hợp lý nhất.
- Như vậy mới giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ, theo ý muốn chủ quan
của lãnh đạo và hạn chế những sai sót có thể mắc phải.
* Chuẩn bị tài liệu:
16


- Tài liệu trong cuộc họp là những tài liệu có liên quan đến việc tổ chức
và thực hiện cuộc họp.
- Cần tiến hành thu thập những thông tin cần thiết, các loại văn bản, hồ
sơ cần có. Tài liệu phải được in ấn, ghi chép cẩn thận, chuẩn bị thật đầy đủ,
chu đáo từ bản báo cáo, bản tưởng trình, diễn văn đến các loại tài liệu khác
như bản tóm tắt tình hình hoạt động của tổ chức, bản cam kết, phiếu đánh giá,
thư mời họp, thư góp ý, bản tổng kết…
* Xác định thời gian và địa điểm:
- Thời gian tiến hành một cuộc họp thuộc các loại cuộc họp dưới đây
được quy định như sau:
+ Họp tham mưu, tư vấn, giao ban không quá 01 buổi làm việc;
+ Họp chuyên môn không quá 01 buổi làm việc, trường hợp đối với
những đề án, dự án lớn, phức tạp thì có thể kéo dài thời gian hơn nhưng cũng
không quá 01 ngày làm việc;
+ Họp tổng kết công tác năm không quá 01 buổi làm việc;
+ Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ 01 buổi đến 01 ngày làm việc tùy

theo tính chất và nội dung của chuyên đề;
+ Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 01 buổi đến không quá
02 ngày làm việc tùy theo tính chất và nội dung vấn đề.
- Các loại cuộc họp khác thì tùy theo tính chất và nội dung mà bố trí
thời gian tiến hành hợp lý nhưng không quá 01 ngày làm việc.
- Trên cơ sở tình hình thực tế hoặc các trường hợp đặc biệt, thủ trưởng
các cơ quan, đơn vị, địa phương có trách nhiệm chỉ đạo kết hợp, lồng ghép
17


nhiều nội dung họp để tiết kiệm thời gian; báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh cho
ý kiến triển khai tổ chức họp đảm bảo theo yêu cầu.
Địa điểm diễn ra cuộc họp:
- Cuộc họp lớn, mang tính quy mô, thu hút nhiều người tham gia thì có
thể tổ chức ở một hội trường đủ rộng, cuộc họp nội bộ cần ít người tham gia
thì có thể tổ chức ngay trong văn phòng chức năng của cơ quan tổ chức.
+ Phòng họp cần phải được trang bị đầy đủ, chu đáo, tiện nghi…từ bàn
ghế,nước uống,các thiết bị chuyên dụng cho cuộc họp như là micro, loa, máy
chiếu…Sắp xếp chỗ ngồi thật trang trọng và ngăn nắp tạo bầu không khí cho
buổi họp thật nghiêm trang.
+ Nhiệt độ và không khí trong phòng phải thật dễ chịu tạo cảm giác
thoải mái khi ngồi họp.
* Dự trù kinh phí:
- Các cuộc họp đều sẽ mất của cơ quan một số khoản kinh phí nhất
định. Tùy thuộc từng cuộc họp cụ thể mà ban lãnh đạo có thể đưa ra những
khoản chi hợp lý như kinh phí in ấn tài liệu, nước uống phục vụ cho người
tham gia; buổi liên hoan, bữa tiệc ghi nhận nỗ lực đóng góp của mọi người…
* Lên kế hoạch phân công những người thực hiện:
- Lãnh đạo: Nên điều khiển cuộc họp và giải thích mục đích, mục tiêu,
khó khăn và phạm vi quyền hạn. Chịu trách nhiệm và theo dõi tình hình thực

hiện sau cuộc họp.
- Chuyên gia: Hướng dẫn nhóm thông qua các cuộc thảo luận, giải
quyết vấn đề và quá trình đưa ra quyết định trong cuộc họp, đóng góp kiến
thức chuyên môn khi được yêu cầu. Có thể chịu trách nhiệm với công việc
hậu cần trước và sau cuộc họp.
- Thư ký: Ghi lại các nội dung, ý kiến và quyết định chính của cuộc
họp.Thư ký cũng có thể dự thảo các biên bản hoặc bản ghi chép sau cuộc họp.

18


- Người cộng tác: Cần tham gia một cách tích cực vào cuộc họp bằng
cách đóng góp ý kiến và thảo luận đúng hướng.
2. Chuẩn bị nội dung các cuộc họp:
- Các cơ quan, đơn vị được phân công chủ trì chuẩn bị nội dung, tài
liệu, báo cáo tại các cuộc họp phải chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ, chu
đáo, đúng yêu cầu và đảm bảo thời gian tổ chức cuộc họp. Trường hợp việc
chuẩn bị nội dung cần sự phối hợp của nhiều cơ quan, đơn vị thì phải có sự
phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan, đơn vị đó với đơn vị chủ trì.
- Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung,
yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến phải được chuẩn bị đầy đủ trước bằng
văn bản.
- Cơ quan, đơn vị được phân công chủ trì chuẩn bị nội dung, tài liệu tại
các cuộc họp chịu trách nhiệm gửi tài liệu cho đại biểu dự họp chậm nhất là
02 ngày làm việc trước ngày tổ chức họp; chủ động lựa chọn hình thức gửi tài
liệu họp (khuyến khích việc gửi tài liệu họp qua thư điện tử hoặc các hình
thức khác đảm bảo tiết kiệm).
- Riêng đối với cuộc họp lấy ý kiến góp ý dự thảo văn bản thì gửi tài
liệu họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày tổ chức họp.
- Đối với những văn bản dài, có nhiều nội dung thì ngoài bản chính còn

phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt, trong đó cần nêu rõ những nội dung chính,
cốt lõi của nội dung cần đưa ra cuộc họp.
- Đơn vị được phân công chuẩn bị nội dung cuộc họp do Chủ tịch, Phó
Chủ tịch UBND tỉnh chủ trì nếu không hoàn thành nhiệm vụ chuẩn bị nội
dung, tài liệu, đảm bảo thời gian theo yêu cầu sẽ bị UBND tỉnh phê bình bằng
văn bản.

19


3.Giấy mời họp:
- Giấy mời họp (hoặc văn bản có nội dung thay thế giấy mời họp) phải
được ghi rõ những nội dung sau đây:
+ Cơ quan, đơn vị tổ chức họp và người chủ trì;
+ Thành phần tham dự;
+ Cơ quan, người được triệu tập, được mời tham dự;
+ Nội dung cuộc họp; thời gian, địa điểm họp;
+ Những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được mời tham dự.
- Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất là 02 ngày làm
việc; nếu đã chuẩn bị xong tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý
liên quan đến nội dung cuộc họp thì gửi kèm theo giấy mời họp; trừ trường
hợp các cuộc họp đột xuất.
- Đối với trường hợp Giấy mời họp được gửi qua hệ thống thư điện tử,
phải gửi trước ngày họp ít nhất là 01 ngày làm việc, kèm theo các tập tin tài
liệu, văn bản… liên quan đến cuộc họp (nếu có).
- Tùy tình hình cụ thể và tính chất của cuộc họp, giấy mời họp được gửi
qua đường bưu điện, gửi trực tiếp hoặc gửi qua fax, email, mời trực tiếp qua
điện thoại, … Trường hợp hoãn họp, cơ quan phát hành giấy mời phải thông
tin kịp thời cho các đại biểu được mời tham dự biết, thực hiện.
2.2.2. Tổ chức điều hành cuộc họp

Điều hành cuộc họp thường là thủ trưởng cơ quan của UBND, điều
hành cuộc họp theo đúng kế hoạch chương trình đã định trước, lắng nghe các
ý kiến trình bày trong cuộc họp
20


Tập trung vào các chủ đề của chương trình ,làm rõ ý kiến mới , khuyến
khích người phát biểu,tập trung vào các ý kiên, không phải tập trung vào
người nói.
* Khai mạc cuộc họp:
Thường thì chánh văn phòng ( thư ký) là người mở đầu, nói lý do cuộc
họp, báo cáo số vắng mặt và mời chủ tọa lên chủ trì cuộc họp thông qua kế
hoạch chương trình cuộc họp bao gồm thời gian bắt đầu khai mạc và dự kiến
bế mạc và những quy trình cụ thể.
Thư ký ghi biên bản cuộc họp, xác định hình thức ghi phù hợp. Cuộc
họp được tổ chức đúng giờ, không nên đợi người tham dự đến muộn.
Để tạo không khí thoải mái cho cuộc họp có thể áp dụng một số hoạt
động dẫn nhập như văn nghệ, hình ảnh, đoạn clip…
Giới thiệu đại biểu : Trước khi giới thiệu đại biểu theo danh sách cần
kiểm tra sự có mặt của các đại biểu và giới thiêu theo một trật tự thứ tự theo
chức vụ hoặc vị trí của đại biểu đảm bảo đầy đủ và chính xác.
* Thông qua nội dung cuộc họp: Người điều hành cuộc họp thông qua
nội dung cuộc họp như đã chuẩn bị ( có thể tham khảo ý kiến đề xuất trước
khi thông qua).
- Truyền đạt mục đích và kết quả mong đợi
- Làm rõ thành phần tham dự và các cuộc trao đổi được mong đợi
- Tóm tắt ngắn gọn mục tiêu cuộc họp, phải đảm bảo mọi người nắm
được nội dung để đạt được mục tiêu đã đề ra.
- Thiết lập các quy định, các xung đột sẽ giải quyết như thế nào ví dụ
bỏ phiếu hay biểu quyết bằng hình thức dơ tay….

- Nội dung diễn biến của cuộc họp phải được ghi thành biên bản. Trong
trường hợp cần thiết, thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp.
- Biên bản cuộc họp phải gồm những nội dung chính sau đây:
+ Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc
họp;
21


+ Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp;
+ Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp;
+ Kết luận của chủ toạ cuộc họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc
họp.
- Chậm nhất là 5 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, cơ quan,
đơn vị được giao trách nhiệm phải ra thông báo bằng văn bản kết quả cuộc
họp, gửi cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực hiện.
* Báo cáo kết quả cuộc họp trước:
Thông qua biên bản của kỳ họp trước, có thể cử người đọc hết biên bản
hoặc chỉ đọc phần quyết định và kế hoạch hành động, nêu những vấn đề nảy
sinh, một số vấn đề có trong biên bản nhưng chưa được bàn đến, xin ý kiến
cần sửa đổi bổ sung…trên cơ sở đó đề nghị điều chỉnh nội dung kỳ họp lần
này:
- Phân tích và giải quyết các vấn đề
- Tư vấn và giải hoà các xung đột
- Thảo luận, trao đổi quan điểm và đưa ra những kiến nghị
- Nhắc lại vấn đề và tạo động cơ
- Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ năng và quan điểm
- Nhận được ý kiến và hồi âm
- Tăng cường hỏi đáp văn bản thông báo kết quả cuộc họp bao gồm
những nội dung chính sau đây:
+ Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp về các vấn đề được đưa ra

tại cuộc họp;
+ Quyết định của người có thẩm quyền được đưa ra tại cuộc họp về
việc giải quyết các vấn đề có liên quan và phân công trách nhiệm tổ chức thực
hiện.
- Thông qua nội dung chủ đề cuộc họp kỳ này:
+ Tóm tắt ngắn gọn mục tiêu của cuộc họp.
+ Xác định mục đích cuộc họp.
22


+ Kết thúc bằng việc xác nhận và một kế hoạch hành động cụ thể.
+ Phát hành biên bản cuộc họp
+ Biên bản cuộc họp ghi chép các quyết định và các công việc được
thông qua. Điều quan trọng, các biên bản này là tài liệu tham khảo chuẩn bị
cho các cuộc họp kế tiếp.
- Cách thức phát hành biên bản cuộc họp phụ thuộc vào tầm quan trọng
của vấn đề và ở đó việc ghi chép là quan trọng, vì vậy bạn cần các biên bản
chi tiết cuộc họp. Trong trường hợp khác, biên bản họp có thể là danh sách
liệt kê các quyết định được thông qua và người chịu trách nhiệm cho các
quyết định đó.

Tóm lại, các biên bản càng ngắn thì càng tốt miễn là các

thông tin quan trọng được ghi chép đầy đủ – điều này giúp cho các biên bản
được chuẩn bị và phân loại một cách nhanh chóng và dễ dàng.
- Nếu người chủ trì cuộc họp có thể phát hành biên bản sau 24 tiếng
đồng hồ đặc biệt là nếu phát hành ngay trong ngày kết thúc cuộc họp, điều
này tạo ấn tượng rất tốt.
- Nếu không phân phát chương trình họp thì phải đảm bảo mọi người
nắm được nội dung họp để đạt được mục tiêu đã đề ra.

- Nếu buổi họp kéo dài mà vẫn không đưa ra được quyết định nào, bạn
cần phải ngăn không để mọi người tiếp tục thảo luận
- Nếu còn điều gì đó chưa đưa ra giải pháp được trong cuộc họp, phải
xác định cần phải làm gì để giải quyết vấn đề đó trong tương lai và bổ sung
vào kế hoạch thời gian của dự án. Bạn phả tỏ ra kiên định trong trường hợp
những người dự họp đi trệch khỏi vấn đề đang triển khai trong buổi họp và đề
nghị sẽ thảo luận trong một cuộc họp khác.
- Xếp lịch cho cuộc họp tiếp theo vào cuối buổi họp hiện tại
* Điều hành thảo luận:
Đảm bảo thời gian cho các thành viên tham dự thảo luận và đưa ra ý
kiến (nếu cần thiết có thể giành thời gian cho các vị đại biểu đọc tài liệu)

23


Tóm tắt ý kiến, cắt ngang những ý kiến lặp lại ,nên tạo một không khí
thân mật, thoải mái nhưng cũng tránh những xúc phạm cá nhân. Hạn chế
những người cố tình áp đặt ý kiến. Tránh lạc đề, các ý kiến thảo luận phải đi
đúng hướng.
Trong trường hợp phải đưa đến những quyết định quan trọng nhưng
chưa kết thúc thời gian giành cho thảo luận, cố gắng đi đến kết luận bằng cách
dựa trên những ý kiến nổi bậc của các đại biểu tán thành hoặc tổ chức bỏ
phiếu.

Khẳng định lại các quyết định và các hoạt động dự kiến. Tóm tắt

lại nghị quyết và phương hướng kế hoạch thực hiện, xác định nhiệm vụ của
từng người. Những vấn đề chưa được bàn bạc đến mà thời gian cuộc họp đã
kết thúc, chúng ta có thể hoãn đến cuộc họp sau.
* Bế mạc cuộc họp:

Người điều hành thông báo bế mạc cuộc họp, nhận xét theo dõi thời
gian diễn biến cuộc họp và thông báo địa điểm thời gian cho cuộc họp tiếp
theo.
Hệ thống và tóm tắt lại các ghi chú về diễn tiến của cuộc họp, những
vấn đề đã được giải quyết, những việc cần làm đối với những vấn đề cần đi
sâu phân tích thêm. Bản tóm tắt này được lập trên cơ sở các thông tin từ biên
bản họp.

phải đảm bảo rằng phải gửi lời cám ơn những người đã tham dự

cuộc họp. Chắc chắn mọi người sẽ hài lòng khi họ được đánh giá cao việc đã
dành thời gian dự họp.
Cập nhật kế hoạch thời gian của dự án dựa vào các báo cáo tiến độ thực
hiện công việc tại cuộc họp, trong đó cần đảm bảo việc ấn định thời gian cho
cuộc họp tiếp theo, kèm theo những yêu cầu cấn phải đạt được.
Phổ biến kế hoạch thời gian công việc đã được cập nhật cho mọi người
đã tham dự cuộc họp.
2.2.3. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc.

24


Kết thúc cuộc bạn nên tổng kết lại các nội dung chính để những người
tham dự có cái nhìn tổng quát và xuyên suốt cuộc họp; đồng thời ghi nhớ
những điểm đã thống nhất.
Trong phần cuối cuộc họp này, bạn cũng nên dành một khoảng thời
gian nhất định cho phần thảo luận nhóm.
- Thư ký ghi biên bản họp xem xét của lãnh đạo. Nội dung phải thể
hiện được:
+ Kết quả cuộc họp.

+ Các biện pháp khắc phục
+ Các chỉ tiêu đề ra
- Thực hiện các biện pháp:
Đại diện lãnh đạo sẽ lập kế hoạch và yêu cầu các đơn vị cùng lập kế
hoạch triển khai thực hiện các biện pháp trên. Sau đó trình Giám đốc phê
duyệt và thực hiện.
- Đánh giá hiệu suất làm việc:
+ Nhiều người lo lắng về các cuộc họp đánh giá năng lực thực hiện. Vì
thế phải xây dựng bầu không khí hợp tác, thân thiện ngay từ đầu để mọi người
cảm thấy thoải mái, dễ chịu và không quá căng thẳng. Sau đó hãy xem lại
mục đích của việc đánh giá và các lợi ích tích cực cho cả hai bên. Điều này sẽ
chuẩn bị về mặt tâm lý cho cả bạn và nhân viên, đồng thời làm tăng khả năng
đối thoại.
+ Tiếp theo, người lãnh đạo yêu cầu nhân viên tự đánh giá công việc
của mình. Điều này sẽ giúp họ hiểu được quan điểm của nhân viên và ngăn
bạn không can thiệp quá nhiều vào cuộc hội thoại.
+ Lãnh đạo phải lắng nghe cẩn thận những gì nhân viên nói. Đừng ngắt
lời cho đến khi nhân viên đã trình bày xong.
+ Một khi nhân viên đã nói rõ hết ý kiến của mình, sẽ chuyển sang
phần đánh giá của lãnh đạo.

25