Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là bài tiểu luận do chính bản thân em tìm hiểu và hoàn thành. Những
thông tin và nội dung trong đề tài đều dựa trên nghiên cứu thực tế và hoàn toàn đúng với nguồn
trích dẫn. Nếu sai em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Hà Nội, ngày 09 tháng 9 năm 2017


LỜI CẢM ƠN
Sau thời gian thực tế tại Công ty tài chính cổ phần Xi Măng, em xin gửi lời cảm ơn đến lãnh
đạo Công ty và các anh, chị trong Công ty đã tạo điều kiện thuận lợi cho em có những buổi thực
tế tại Công ty, chỉ bảo tận tình, tư vấn cho em để em có thể hoàn thành tốt bài Tiểu luận, đồng
thời giúp em hiểu thêm về tầm quan trọng và ý nghĩa về quá trình học tập của mình.
Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn thầy ThS. Nguyễn Đăng Việt và thầy ThS. Nguyễn
Hữu Danh đã nhiệt tình chỉ bảo, hướng dẫn em hoàn thành đề tài này, cảm ơn thầy đã động
viên, cũng như chia sẻ những kinh nghiệm của mình, giải đáp những thắc mắc trong quá trình
làm đề tài, để em có thể hoàn thành bài tiểu luận kết thúc học phần môn “ Quản trị văn phòng
doanh nghiệp”.
Trong quá trình Nghiên cứu làm đề tài. Khó tránh khỏi những sai sót, rất mong các Thầy,
Cô bỏ qua. Đồng thời do trình độ lý thuyết cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài
nghiên cứu không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp
Thầy, Cô để em học thêm được nhiều kinh nghiệm và hoàn thành tốt bài nghiên cứu.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn./.


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong xu thế phát triển của nền kinh tế tri thức hiện nay, Công tác văn phòng đang là
nhiệm vụ then chốt của nhiều công ty, để bảo quản cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin
chất lượng cho quá trình quản lý. Trong một cơ quan, đơn vị, tổ chức hay Doanh nghiệp
nào muốn duy trì hoạt động được nhịp nhàng, liên tục và thông suốt thì phải cần có bộ

phận văn phòng để thực hiện 2 chức năng: Quản trị hậu cần. Tham mưu giúp việc và các
nghiệp vụ công tác văn phòng.
Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng nghiên cứu về thực trạng tổ chức nghiệp vụ
công tác văn phòng là quan trọng giúp cho chúng ta củng cố kiến thức công tác văn phòng về
doanh nghiệp và giúp chúng ta có những trải nghiệp thực tế hơn từ đó nâng cao kiến thức, đánh
giá đúng vai trò của công tác văn phòng trong doanh nghiệp đồng thời có ích trong tác nghiệp
chuyên môn cũng như yêu thích công việc này lâu lên em muốn làm trên thực tế và nghiên cứu.
Trong công ty công tác văn phòng giúp nâng cao ý thức của cán bộ nhân viên đối với công tác
văn phòng và thông qua việc nghiên cứu đề tài thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng
giúp cho công tác văn phòng tại công ty nâng cao hiệu quả và đóng góp cho hoạt động thực tế
của công ty nhiều hơn. Cũng như thông qua việc tìm hiểu thực tế giúp củng cố lý luận nghiệp
vụ công tác văn phòng tại công ty và đóng góp vào hoạt động chung của công tác giảng dậy của
Khoa quản trị Văn phòng.
Với những lý do trên em đã chọn đề tài “ Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng
tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng” làm đề tài viết tiểu luận bài tập lớn thi kết thúc học
phần môn “Quản trị văn phòng trong doanh nghiệp”.
2. Lịch sử nghiên cứu
- Nguyễn Hữu Huân,Giáo trình Quản trị hành chính Văn phòng, Nxb lao động – xã hội.
- T.S. Hồ Ngọc Cấn (chủ biên) (2009) Cẩm Nang, Tổ chức và quản trị hành chính văn
phòng,Nxb Tài chính Hà Nội.
- Lê Văn In,(1996) Quản trị văn phòng doanh nghiệp.Nxb Thống kê.
- Trần Thị Thu Hương, (2008) Nghiệp vụ hành chính văn phòng, Nxb tổng hợp TP.Hồ
Chí Minh.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Tài chính Cổ
phần Xi măng.
- Phạm vi nghiên cứu:


+ Thời gian từ 2010 trở lại đây của công ty

+ Không gian: trong phạm vi Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích:
+ Tìm hiểu khái quát về Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng và hoạt động của văn
phòng công ty.
+ Tìm hiểu về thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Tài chính
Cổ phần Xi măng.
+ Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Tài
chính Cổ phần Xi măng.
+ Nhằm giúp chúng ta có kiến thức thực tiễn về nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty
tài chính cổ phần Xi Măng.
+ Sau khi nghiên cứu mục đích giúp hoàn thiện chương trình đào tạo của nhà trường để
giúp hoàn thiện đảm bảo tốt nghiệp ra trường.
- Nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu khảo sát, đánh giá về nghiệp vụ công tác văn phòng
tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng.
+ Khảo sát thực tế
+ Phân tích dữ liệu, tài liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu để hoàn thành bài tiểu
luận.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
* Cơ sở phương pháp luận
- Phương pháp chủ nghĩa duy vật biện chứng: là phương pháp xem xét những sự vật và
những phản ánh của chúng vào tư duy chủ yếu là trong mối liên hệ qua lại giữa chúng,
trong sự móc xích của chúng, trong sự vận động của chúng, trong sự phát sinh và tiêu
vong của chúng.
- Phương pháp chủ nghĩa duy vật lịch sử: là hệ thống quan điểm duy vật biện chứng về xã
hội, là kết quả của sự vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và
phép biện chứng duy vật vào việc nghiên cứu đời sống xã hội và lịch sử nhân loại, nhờ đó
hoàn thiện và phát triển những quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng và phép biện
chímg duy vật; hoàn thiện và phát triển thế giới quan.
* Phương pháp nghiên cứu:

Trong bài nghiên cứu này em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu là:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
- Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu;
- Phương pháp phân tích…


6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Bài nghiên cứu đã phát hiện ra những ưu điểm và mặt còn hạn chế trong nghiệp vụ công
tác văn phòng tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng. Góp phần có đánh giá nhìn nhận
về nghiệp vụ công tác văn phòng và hoàn thiện kỹ năng của nhà quản trị Văn phòng.
Thông qua đề tài giúp cho công ty đánh giá đúng về nghiệp vụ công tác văn phòng tại
công ty, đồng thời giải pháp đưa ra có thể áp dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu
quả trong việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty. Kết quả đạt được của
đề tài có thể trở thành tư liệu nghiên cứu phục vụ cho các công ty về nghiệp vụ công tác
văn phòng.
7. Cấu trúc của đề tài
- Mở đầu, kết luận.
- Tài liệu tham khảo và phụ lục.
Đề tài có cấu trúc gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng và hoạt động của văn
phòng công ty.
Chương 2: Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Tài chính
Cổ phần Xi măng
Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao nghiệp vụ công tác văn phòng tại
Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng.

Chương 1
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG VÀ HOẠT
ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TY

1.1.

Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty tài chính Cổ

phần Xi măng
1.1.1. Giới thiệu về công ty
- Thương hiệu : CFC
- Tên viết tắt: CFV
- Địa chỉ: Tầng 7 và 8 tòa nhà 28 Bà Triệu – Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội
- Điện thoại: 04. 6270. 2127
- Fax: 04. 6270. 2128
- Email:
- Website: http//:cfc.com.vn
- Giám Đốc: Bùi Hồng Minh
- Công ty thành lập năm 2008
- Số vốn điều lệ: 61,5%
- Hoạt động kinh doanh chính: Thị trường vốn, thị trường tiền tệ, lĩnh vực tín dụng, đầu
tư và cung cấp dịch vụ tư vấn tài chính
1.1.2. Lịch sử hình thành và chặng đường phát triển
 Lịch sử hình thành
Công ty Tài chính Cổ phần Xi Măng được thành lập ngày 29/5/2008. Theo quyết định số
142/GP-NHNN của ngân hàng nhà Nước. Công ty hoạt động theo giấy chứng nhận đăng
ký kinh doanh số 0103025061 do sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày
2/6/2008
Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng (CFC) là một tổ chức tài chính với 3 cổ đông chiến
lược gồm có Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam (Vicem), Tổng công ty Thép
Việt Nam (VnSteel) và Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank).
Từ ngày thành lập, CFC đã không ngừng phát triển hướng đến mục tiêu dẫn đầu về cung
cấp và hỗ trợ các sản phẩm, dịch vụ tài chính đa dạng cho một lựợng lớn các khách hàng

trong ngành vật liệu xây dựng.
* Chặng đường phát triển:
( xem chi tiết phụ lục số: 01)
- Tháng 06/2008: Thành lập công ty với vốn điều lện 300 tỷ đồng.
- Tháng 09/2008: CFC trở thành thành viên thứ 111 của Hiệp hội Xi măng Việt Nam.
- Tháng 03/2009: Ngân hàng Nhà nước cho phép CFC được cung cấp dịch vụ cung
ứng ngoại hối.
- Tháng 04/2009: CFC trở thành thành viên thứ 52 của Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam.
- Tháng 12/2009: Hỗ trợ cộng đồng thông qua chương trình “Chung tay đẩy lùi căn
bệnh ung thư”.
- Tháng 06/2010: Hoàn tất thủ tục tăng vốn điều lệ lên 610 tỷ đồng.
- Tháng 08/2010: Ngân hàng Nhà nước cho phép CFC mở chi nhánh tại TP.HCM
- Tháng 11/2010: Thành lập chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Tài chính Cổ phần Xi măng
Hội đồng quản trị và Đại hội đồng Cổ đông và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị
về mọi mặt kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tổng giám đốc là người
có quyền cao nhất, ngoài công tác phụ trách chung các mặt hoạt động quản lý sản xuất


kinh doanh, Tổng giám đốc công ty còn trực tiếp điều hành, giám sát các mặt công tác
của một số đơn vị trực thuộc. Phó Tổng giám đốc: Phó Tổng Giám đốc là người giúp việc
cho Tổng Giám đốc, Phó tổng Giám đốc được Tổng Giám đốc phân công phụ trách, quản
lý, điều hành các hoạt động và giải quyết một số nội dung công việc theo ủy quyền và
phân công cụ thể của Tổng giám đốc. Trợ lý Tổng giám đốc: Trợ lý Tổng giám đốc là
người giúp việc cho Tổng giám đốc. Trợ lý TGĐ có trách nhiệm tư vấn giúp việc cho Ban
giám đốc hoàn thành nhiệm vụ của mình và thực hiện một số nhiệm vụ khác do Tổng
giám đốc giao hoặc uỷ quyền. Phòng Hành chính nhân sự: Thực hiện các chức năng,
nhiệm vụ về hành chính liên quan đến hoạt động của Công ty bao gồm các nội dung cơ
bản: Quản trị nhân sự; đào tạo; công tác lễ tân, văn phòng, công nghệ thông tin và truyền
thông PR, giao dịch đối ngoại, nghiên cứu, tổng hợp và/hoặc thực hiện quy định của pháp

luật và quy định của Công ty trong phạm vi thẩm quyền của Phòng. Duy trì, thiết lập
hoặc xử lý công việc chung theo quy định của Công ty trong mối quan hệ với các cấp và
các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền cũng như các cơ quan hữu quan khác trong
phạm vi thẩm quyền của Phòng Theo dõi đảm bảo việc sử dụng, quản lý những tài sản
chung của Công ty bao gồm nhưng không giới hạn về đất đai, nhà ở, xe ô tô, thiết bị văn
phòng, bảo hiểm, tài sản trí tuệ, nhãn hiệu thương mại. Theo dõi, thu thập, cập nhật và
phân tích những thông tin cần thiết phục vụ hoạt động của Công ty, các thông tin về chính
trị, luật pháp, kinh tế, xã hội …. có thể liên quan đến hoạt động của Công ty, và đề xuất
những việc làm cần thiết để Ban Giám đốc và Hội đồng Quản trị phê duyệt. Tiến hành
các thủ tục cần thiết để có được sự cho phép và đồng ý của các cơ quan hữu quan cho các
việc liên quan đến nhu cầu hoạt động của Công ty. Lập báo cáo, tham mưu, soạn thảo
những quy định liên quan đến công việc hành chính chung. Phối hợp với các Phòng ban
khác trong việc tiến hành các công việc đã được quy định ở trên, đề ra những yêu cầu,
hướng dẫn cho các Phòng để thực hiện các công việc liên quan thuộc lĩnh vực nghiệp vụ
hành chính. Thực hiện, hướng dẫn thực hiện toàn bộ các công việc liên quan đến công tác
nhân sự, lao động tiền lương, giải quyết các thủ tục hành chính, chế độ đối với người lao
động. Phòng Tài chính kế toán: thực hiện các chức năng nhiệm vụ sau: Chủ trì xây dựng
và thực hiện các quy chế về quản lý tài chính, quy chế về quản lý ngân sách, chính sách
và chế độ kế toán. Tổ chức công tác hạch toán kế toán, lập và phân tích báo cáo tài chính
và các báo cáo quản trị theo đúng chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán Việt Nam. Lập
phương án huy động và sử dụng vốn đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. Tổ chức,
hướng dẫn và đào tạo các Đơn vị trong việc ghi chép, thu thập số liệu chi phí và các
chứng từ liên quan phục vụ công tác tài chính kế toán theo các quy định của Luật kế toán,
hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định của Công ty; Kiểm tra chứng từ,
hóa đơn và thủ tục thanh quyết toán; Tính toán giá thành, chi phí và báo cáo phục vụ ra
quyết định sản xuất kinh doanh; Kiểm soát công tác thu chi tiền mặt; Quản lý việc thu và


nộp thuế, phí các các nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Chủ trì trong việc lựa chọn đơn vị
cung cấp dịch vụ kiểm toán, dịch vụ bảo hiểm tài sản công ty, cung cấp phần mềm quản

lý, cung cấp các hóa đơn chứng từ và các hàng hóa và dịch vụ đặc thù của tài chính kế
toán khác.
1.1.4. Cơ Cấu tổ chức của Công ty
( Xem phụ lục số: 02)
1.1.5. Đội ngũ nhân sự
* Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty Tài chính Cổ phần Xi măng 1000 người,
trong đó:
- Theo giới tính:
+ Nam: Chiếm 57% trên tổng số
+ Nữ: Chiếm 43% trên tổng số
- Theo độ tuổi được chia thành như sau:
+ Độ tuổi lao động duới 25 tuổi: 7%
+ Độ tuổi lao động từ 26 – 35 tuổi: 25%
+ Độ tuổi lao động từ 36 – 55 tuổi: 60%
+ Còn lại: 8%
- Theo trình độ:
+ Thạc sĩ : 30%
+ Đại học: 50%
+ Cao đẳng: 20%
1.1.6. Các lĩnh vực kinh doanh của công ty
Nhận tiền gửi có kỳ hạn từ một năm trở lên của các tổ chức, cá nhân theo quy định
của Ngân hàng Nhà nước.
-

Phát hành kỳ phiếu, trái phiếu chứng chỉ tiền gửi và các loại giấy tờ có giá khác để

huy động vốn của tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật
hiện hành.
-

Vay vốn của các tổ chức tài chính, chức tín dụng trong nước, ngoài nước và các tổ

chức tài chính quốc tế.
-

Tiếp nhận vốn uỷ thác của Chính phủ, các tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước.

-

Cho vay ngắn hạn, cho vay trung và dài hạn theo quy định của Ngân hàng Nhà

nước.
-

Cho vay theo uỷ thác của Chính phủ, của tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo

quy định hiện hành của Luật các tổ chức tín dụng và hợp đồng uỷ thác.
-

Cho vay tiêu dùng dưới hình thức cho vay mua trả góp.

-

Chiết khấu, tái chiết khấu, cầm cố thương phiếu, trái phiếu và các giấy tờ có giá

khác.
-

Thực hiện nghiệp vụ bảo lãnh bằng uy tín và khả năng tài chính của mình đối với

người nhận bảo lãnh.
-

Cấp tín dụng dưới các hình thức khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.

-

Thực hiện mốt số nghiệp vụ về mở tài khoản, dịch vụ ngân quỹ và các hoạt động

khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.
1.2. Chức năng , nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng công ty
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ
* Phòng Hành chính - quản trị
- Thực hiện các chức năng, nhiệm vụ về hành chính liên quan đến hoạt động của Công ty
bao gồm các nội dung cơ bản: Quản trị nhân sự; đào tạo; công tác lễ tân, văn phòng, công
nghệ thông tin và truyền thông PR, giao dịch đối ngoại, nghiên cứu, tham mưu - tổng hợp
và thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định của Công ty trong phạm vi thẩm
quyền của Phòng. Duy trì, thiết lập hoặc xử lý công việc chung theo quy định của Công
ty trong mối quan hệ với các cấp và các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền cũng
như các cơ quan hữu quan khác trong phạm vi thẩm quyền của Phòng . Theo dõi đảm bảo
việc sử dụng, quản lý những tài sản chung của Công ty bao gồm nhưng không giới hạn về
đất đai, nhà ở, xe ô tô, thiết bị văn phòng, bảo hiểm, tài sản trí tuệ, nhãn hiệu thương mại.
- Theo dõi, thu thập, cập nhật và phân tích những thông tin cần thiết phục vụ hoạt động
của Công ty, các thông tin về chính trị, luật pháp, kinh tế, xã hội …. có thể liên quan đến
hoạt động của Công ty, và đề xuất những việc làm cần thiết để Ban Giám đốc và Hội
đồng Quản trị phê duyệt. Tiến hành các thủ tục cần thiết để có được sự cho phép và đồng
ý của các cơ quan hữu quan cho các việc liên quan đến nhu cầu hoạt động của Công ty.
Lập báo cáo, tham mưu, soạn thảo những quy định liên quan đến công việc hành chính
chung. Phối hợp với các Phòng ban khác trong việc tiến hành các công việc đã được quy

định ở trên, đề ra những yêu cầu, hướng dẫn cho các Phòng để thực hiện các công việc
liên quan thuộc lĩnh vực nghiệp vụ hành chính. Thực hiện, hướng dẫn thực hiện toàn bộ
các công việc liên quan đến công tác nhân sự, lao động tiền lương, giải quyết các thủ tục
hành chính, chế độ đối với người lao động.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức
( Xem phụ lục số: 03)
1.2.3. Đội ngũ nhân sự
- Văn phòng công ty gồm có 10 người trong đó:
- Theo giới tính:
+ Nam: Chiếm 40% trên tổng số
+ Nữ: Chiếm nữ 60% trên tổng số
- Theo độ tuổi được chia thành như sau:
+ Độ tuổi lao động duới 25 tuổi: 2%
+ Độ tuổi lao động từ 26 – 35 tuổi: 30%
+ Độ tuổi lao động từ 36 – 55 tuổi: 68%
- Theo trình độ:
+ Thạc sĩ : 10%


+ Đại học: 60%
+ Cao đẳng: 30%
TIỂU KẾT
Như vậy ở chương 1, em đã trình bày khái quát chung về Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng
và hoạt động của văn phòng trong công ty giúp ta có thể lắm được tình hình hoạt động của công
ty cũng như văn phòng công ty. Từ đó làm cơ sở điều kiện để chúng ta tiếp tục nghiên cứu
“Thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty tài chính Cổ phần Xi măng” ở
chương 2.

Chương 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TÀI

CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG
2.1. Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác
2.1.1. Công tác xây dựng kế hoạch
- Kế hoạch là quá trình xác định những mục tiêu cần đạt được của đơn vị và phương thức tiến
hành tốt nhất để đạt mục tiêu đó trong từng thời kỳ. [ 1; tr 124].
Công Ty Luôn coi việc lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với hoạt động của công ty
vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp công
ty xác định được các chức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
 Nội dung
Trong bối cảnh kinh tế thị trường Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng đã hiểu rõ, muốn đạt
được chất lượng, hiệu quả tối ưu khi thực hiện công việc cần xây dựng các chương trình kế
hoạch hoạt động cho từng khâu sản xuất, từng bộ phận. Hoạt động của Công ty Tài chính Cổ
phần Xi măng luôn diễn ra thường xuyên, liên tục, thế nên công tác xây dựng kế hoạch cũng
phải phù hợp với quá trình hoạt động vì vậy trong công ty thực hiện một số kế hoạch cụ thể
như sau:
- Kế hoạch chiến lược;


- Kế hoạch chiến thuật ( kế hoạch nghiệp vụ);
- Kế hoạch ngắn hạn ( tuần, tháng, quý )
- Kế hoạch dài hạn ( 3 năm, 5 năm, 10 năm)
 Kế hoạch chiến lược: là loại kế hoạch đề cập đến các mục tiêu có tính tổng quát cao.
Loại kế hoạch này có tầm tác động rộng lớn, bao quát nhiều khía cạnh khác nhau của tổ
chức và định hướng cho sự phát triển chung của cơ quan, tổ chức.[2; tr85]
Kế hoạch chiến lược của Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng thường được áp dụng thường
xuyên do tính chất cạnh tranh của thị trường ngày càng trở lớn khốc liệt, với sự thay đổi của
khoa học công nghệ ngày càng nhanh khiến từ đó công ty rất chú trọng việc xác định những
mục tiêu trong tương lai.
-

Kế hoạch chiến lược của Công ty cho phép cải thiện và củng cố vị thế cạnh tranh trên
thị trường. Trong kế hoạch chiến lược những mục tiêu định hướng cho công và những
biện pháp để thực hiện mục tiêu đề ra. Việc xây dựng kế hoạch chiến lược thường
được xuất phát từ khả năng thực tế của công ty , biểu hiện những phương án ứng phó
với những điều kiện bên trong và bên ngoài công ty.

- Đặc điểm
+ Thời hạn : vài năm
+ Khuôn khổ : rộng
+ Mục tiêu : ít chi tiết
- Việc thực hiện lập kế hoạch chiến lược đã giúp cho cán bộ công ty xác định được:
+ Nhận thức được cơ hội
+ Xác định các mục tiêu
+ Phát triển các tiền đề
+ Xác định các phương án lựa chọn
+ Đánh giá các phương án.
+ Lựa chọn phương án
+ Hoạch định các kế hoạch phụ trợ
* Đầu ra của kế hoạch chiến lược:
- Một bản kế hoạch kinh doanh
- Kế hoạch phát triển công ty.
 Kế hoạch chiến thuật ( kế hoạch nghiệp vụ);  là loại kế hoạch cụ thể các mục tiêu của
kế hoạch chiến lược thành những mục tiêu cụ thể, chỉ ra chính xác những việc cần phải
làm và cách thức tiến hành các công việc đó.
Công ty xác định kế hoạch chiến thuật là công cụ để chuyển các định hướng, mục tiêu của
chiến lược thành các chương trình cụ thể cho từng bộ phận trong công ty. Việc chia nhỏ ra thành
các chương trình sẽ giúp cho mục tiêu của công ty được thực hiện dễ dàng hơn với sự phối hợp
của các bộ phận chức năng.
-

Kế hoạch chiến thuật được thể hiện trong từng bộ phận của Công ty như :


+ Kế hoạch Marketing.
+ Kế hoạch sản xuất,
+ Kế hoạch tài chính…
Trong khi kế hoạch chiến lược tập trung vào xác định các mục tiêu dài hạn, những định hướng
của công ty trong tương lai thì kế hoạch chiến thuật lại đi vào cụ thể từng bộ phận, lĩnh vực của
Công ty. Kế hoạch chiến lược là sự tham gia chủ yếu của các lãnh đạo Công ty, kế hoạch chiến
thuật là sự tham gia đầy đủ của mọi thành viên trong công ty.
- Đặc điểm
+ Thời hạn : ngày, tuần, tháng
+ Khuôn khổ : hẹp
+ Mục tiêu : chi tiết xác định
- Việc thực hiện lập kế hoạch chiến thuật đã giúp cho cán bộ công ty xác định được:
- Quy trình hoạt động
- Các quy định
- Hướng dẫn công việc
- Các biểu mẫu
- Các kế hoạch thực hiện mục tiêu, dự án ngắn hạn.
 Kế hoạch ngắn hạn ( tuần, tháng, quý ): là những kế hoạch cụ thể hóa những kế hoạch
trung hạn, chỉ ra những công việc cụ thể, được thiết lập để thực hiện những mục tiêu
ngắn hạn, cụ thể hóa bằng các hoạt động trực tiếp làm sản sinh ra kết quả. Các kế hoạch
loại này thường là kế hoạch nửa năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng hay kế hoạch tuần.
- Kế hoạch tháng
+ Các công việc trong kế hoạch năm.
+ Các công việc tháng trước còn tồn tại.
+ Các công việc mới phát sinh do công ty giao.
- Nội dung kế hoạch tháng
+ Các công việc quan trọng trong tháng

+ Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực
hiện.
+ Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trong
tháng sau).
- Kế hoạch tuần
- Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:
+ Các công việc trong kế hoạch tháng.
+ Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong
+ Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm
+ Các công việc quan trọng trong tuần
+ Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi
chú (yêu cầu kết quả).
+ Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc làm trong tuần sau).


 Kế hoạch dài hạn ( 3 năm, 5 năm, 10 năm): là những kế hoạch có nội dung lớn, quan
trọng, có phạm vi ảnh hưởng rộng và thời gian tác động lâu dài (5 năm, 10 năm, 20 năm)
với cơ quan, tổ chức.
-Nguồn thông tin để lập kế hoạch dài hạn bao gồm:
+ Từ chiến lược của công ty.
+ Từ các dự án tham gia
+ Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao.
+ Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận.
- Nội dung của lập kế hoạch dài hạn:
- Nội dung các mục tiêu công việc.
- Thời gian thực hiện.
- Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công
tác nào và đánh giá công việc cuối năm).
2.1.2. Xây dựng chương trình công tác
Khái niệm: Chương trình là thứ tự thực hiện một công tác, một việc nào đó ( chương trình hội

nghị) [3; tr 36]
Chương trình công tác là loại chương trình công tác thường kỳ của cơ quan mà văn phòng xây
dựng. [3; tr36]
Hiện nay ở Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng đang thực hiện các chương trình công tác sau:
- Chương trình công tác cả năm: là bản thể hiện những mục tiêu, những định hướng,
nhiệm vụ và các giải pháp lớn, quan trọng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị trong
năm.
- Chương trình công tác quý: là triển khai chương trình công tác năm. Loại chương
trình công tác này có tính cụ thể hơn chương trình năm.
- Chương trình công tác một tháng:  là cụ thể hóa những mục tiêu của chương trình
công tác quý nó thể hiện những công việc phải làm trong tháng.
 Nôi dung
Chương trình công tác của công ty thường căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, công việc do
lãnh đạo giao, điều kiện vật chất của công ty, nguồn nhân lực và bám sát, thể hiện đúng ,
kịp thời trong từng công việc. Đặc biệt chương trình công tác của Công ty Tài chính Cổ
phần Xi măng còn bám sát thực tiễn, xác định đúng những vấn đề mấu chốt, trọng tâm,
những điểm nút quyết định vấn đề từ đó có thể tháo gỡ được những vướng mắc và thúc
đẩy nhiều mặt công tác.
-

Quy trình lập chương trình công tác của công ty Tài chính Cổ Phần Xi măng


Bước 1: Yêu cầu các phòng gửi đăng ký khối lượng công việc thuộc thẩm quyền giải
quyết của lãnh đạo công ty.
Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình làm việc.
Bước 3: Lấy ý kiến góp ý (nếu có).
Bước 4: Thông qua chương trình.
Bước 5: Ban hành, sao gửi các phòng để thực hiện; lưu trữ theo quy định.
- Nhân viên làm chương trình công tác luôn chọn lọc, sắp xếp các công việc theo thứ tự

ưu tiên và phù hợp với khả năng chuẩn bị và thời gian thực hiện. Trong khi lập
chương trình công tác công ty thường cho người lập quỹ thời gian dự trữ, dự phòng
những việc đột xuất, có thời gian để lãnh đạo kiểm tra, chỉ đạo.
- Không chỉ có vậy việc lập chương trình công tác luôn bảo đảm tính hệ thống giữa
chương trình công tác năm, chương trình công tác một quý với chương trình tháng.
- Chương trình công tác năm và quý công ty thường nêu các vấn đề lớn, quan trọng.
Bao quát toàn diện các lĩnh vực của công ty.
- Chương trình công tác tháng công ty thường dựa trên cơ sở chương trình công tác
năm, quý và những vấn đề mới phát sinh trong quá trình điều hành từ đó xác định
trọng tâm của công tác và các nhiệm vụ cụ thể trong tháng.
- Thời gian công ty xây dựng chương trình công tác:
+ Chương trình công tác năm sau chuẩn bị từ tháng 10 năm trước.
+ Chương trình công tác quý sau chuẩn bị từ ngày 15 của tháng cuối quý trước.
+ Chương trình công tác tháng sau chuẩn bị từ ngày 25 của tháng trước.
 Tổ chức thực hiện
- Khi chương trình công tác của công ty tài chính cổ phần Xi Măng được ban hành thì
các Phòng sẽ chủ động thực hiện nhiệm vụ của mình.
- Nếu những công việc có liên quan đến nhiều phòng thì phòng chủ trì sẽ triển khai phối
hợp với các phòng khác và đôn đốc thực hiện cho đến khi công việc kết thúc.
- Trong quá trình thực hiện nhiều khi không tránh khỏi những vướng mắc và khi gặp
các vấn đề này thì người thực hiện sẽ báo cáo với lãnh đạo công ty để giải quyết kịp
thời.
- Hàng tháng, quý, Văn phòng sẽ tổng hợp lại tình hình và đánh giá việc thực hiện
chương trình công tác.
- Cuối năm các phòng sẽ báo cáo tình hình thực hiện chương trình của phòng mình nêu
rõ những việc đã làm, việc bổ sung và thường có số liệu cụ thể.
 Việc thực hiện chương trình công tác tốt đã giúp cho các phòng trong công ty được
chủ động trong công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót việc.
Đây cũng là cách thực hiện để nâng cao sự quản lý của ban giám đốc, phối hợp
đồng bộ nhịp nhàng, theo một kế hoạch thống nhất để thực hiện các công việc đề

ra.
2.2. Xây dựng quy chế, nội quy, điều lệ và tổ chức thực hiện quy chế
Tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng đã xây dựng được một số quy chế, nội quy, điều lệ
như sau:
 Quy định về phân công, phân cấp và chế độ làm việc của công ty:


- Chương I: Tổ chức và nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc, Phó Giám đốc và các
phòng nghiệp vụ của công ty
- Chương II. Tổ chức và nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc, Phó Giám đốc các xí
-

nghiệp, cửa hàng trực thuộc công ty.
Chương III. Các mối quan hệ nội bộ của công ty
Chương IV. Quy định về việc ký các văn bản chứng từ của công ty
 Quy chế tạm thời về tổ chức và hoạt động của Văn phòng
I. Những quy định chung
II. Chức năng và nhiệm vụ
III. Quyền hạn và trách nhiệm
IV. Công tác quản lý và tổ chức
V. Các mối quan hệ công tác
VI. Điều khoản cuối cùng
 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bảo vệ công ty:
I. Chức năng chung của phòng bảo vệ công ty
II. Nhiệm vụ bảo vệ công ty
III. Quyền hạn
IV. Quyền lợi
V. Điều khoản thi hành
 Nội quy ra vào cơ quan
 Nội quy về việc sử dụng thẻ công nhân viên

 Nội quy nhà xe
 Nội quy nhà khách
 Nội quy phòng cháy chữa cháy
 Nội quy nơi cư xá
 Quy định về việc thực tập, quay phim, chụp ảnh tại công ty của khách tham quan.

Theo Quy định của công ty tất cả các cán bộ, công nhân viên tổ chức quán triệt, thực hiện các
nội dung quy định trong Quy chế, nội quy. Nhận thức được tầm quan trong của việc thực hiện
quy chế, nội quy cán bộ, công nhân viên trong công ty đã nghiêm chỉnh chấp hành và đưa vào
nề nếp. Quy chế, nội quy của công ty phù hợp với tình hình hoạt động , đảm bảo công bằng
cũng như cán bộ công nhân viên hiểu rõ quyền, trách nhiệm, nghĩa vụ của mình và từ đó họ sẽ
thực hiện tốt hơn vai trò, trách nhiệm của mình. Nhờ thực hiện tốt quy chế , nội quy mà công ty
đã phát huy được tiềm năng, trí tuệ của tập thể trong việc tham gia các hoạt động ngày càng
vững mạnh và xây dựng tốt khối đoàn kết nội bộ trong công ty.
Nhìn chung, việc triển khai thực hiện nội quy, quy chế đã tạo được sự chuyển biến nhất định về
nhận thức và hành động trong từ cán bộ, công nhân viên và hạn chế được nhiều các khâu trong
làm việc, có trách nhiệm, thái độ làm việc nghiêm túc. Đặc biệt việc thực hiện quy chế, quy
định tạo lên sự đoàn kết thống nhất trong nội bộ, cũng như trong công tác lãnh đạo đạt hiệu quả
cao.
2.3. Tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ
2.3.1. Công tác văn thư


Công công tác văn thư là hoạt động gắn liền với văn bản, giấy tờ hình thành trong hoạt động
của Công ty, trong đó công tác văn thư là hoạt động khởi đầu bao gồm việc soạn thảo, ban hành
văn bản, quản lý văn bản và tài liệu hình thành trong hoạt động của công ty, ban hành văn bản
và xử lý con dấu.
 Nội dung của công tác văn thư gồm các nội dung:
- Soạn thảo và Ban hành văn bản.
- Tổ chức quản lý và xử lý văn bản.

- Lập hồ sơ công việc.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
Là một quy trình mà trong đó có các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo 1
văn bản để ban hành.
Qua trình soạn thảo văn bản gồm 6 bước:
- Bước 1. Xác định mực đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản.
- Bước 2. Thu thập và xử lý thông tin.
- Bước 3. Xác định tên loại văn bản.
- Bước 4. Xây dựng đề cương và viết bản thảo.
- Bước 5. Duyệt bản thảo.
- Bước 6. Hoàn thiện các thủ tục ban hành
- Ưu điểm:
+ Công ty đã có những biện pháp và chính sách thực hiện nghiêm túc và đầy đủ theo quy
trình trong việc soạn thảo và ban hành văn bản. Đối với các văn bản quan trọng của công ty đã
có những cơ chế áp dụng nghiêm chỉnh.
- Nhược điểm:
+ Các bước thực hiện còn có một số lỗi so với tiêu chuẩn nhà nước.
 Công văn đến
- Tiếp nhận các văn bản chuyển đến ( gửi trực tiếp, qua đường bưu điện....) đóng dấu
công văn đến và vào sổ theo dõi văn bản đến.
- Phân loại văn bản đến, vào phiếu xử lý văn bản và chuyển trưởng phòng cho ý kiến xử
lý và chuyển đến Ban giám đốc công ty cho ý kiến chỉ đạo
- Dựa vào ý kiến chỉ đạo của ban Giám đốc, nhân bản chuyển tới các phòng, ban hoặc
người có trách nhiệm xử lý công việc.
- Khi chuyển văn bản đến các phòng, yêu cầu cán bộ nhận văn bản ký nhận vào Sổ giao
nhận văn bản nội bộ.


- Thực hiện báo cáo công việc hàng tuần bao gồm các nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ

đạo của Ban Giám đốc công ty và kết quả xử lý các phòng trong công ty.
 Công văn đi
- Tiếp nhận văn bản trình ký của các phòng, chuyển Tổ giúp việc Hội đồng quản trị xử lý
và chuyển ban Giám đốc ký duyệt
- Sau khi Giám đốc ký văn bản, văn thư vào số, phô tô văn bản theo đúng nơi nhận ghi
trong văn bản, đóng dấu và trực tiếp chuyển cho các phòng. Đối với các văn bản gửi ra ngoài
Công ty, văn thư có trách nhiệm gửi qua đường bưu điện đảm bảo thông tin được kịp thới và
thông suốt
- Thực hiện báo cáo công việc hàng tuần bao gồm nội dung các văn bản đi, nơi gửi văn
bản
 Quản lý con dấu
Con dấu đóng vai trò rất quan trọng đối với việc ban hành văn bản, dấu đóng vào văn bản
nhằm thể hiện vị trí pháp lý của Công ty , khẳng định thực và hiệu lực thi hành của văn bản do
công ty ban hành.
Con dấu của Công ty được giao cho cán bộ văn phòng và đóng dấu
2.3.2. Công tác lưu trữ
Nhìn chung tài liệu lưu trữ của Công ty tài chính cổ phần Xi Măng đã được cán bộ văn
phòng chỉnh lý và sắp xếp khoa học.
Lưu trữ là khâu cuối cùng của trình xử lý thông tin bằng văn bản. Tất cả những văn bản
đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản di và những hồ sơ, tài liệu liên quan đến công ty đều
chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc.
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của Công ty
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của Công ty
- Quản lý và xây dựng quy trình, mẫu biểu về công tác văn thư lưu trữ của Công ty
Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ sau:
- Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu.
- Đánh giá tài liệu.
- Thống kê tài liệu.
- Bảo quản tài liệu.
- Phục vụ khai thác xử dụng tài liệu.

Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng đối với công ty Tài chính Cổ
phần Xi măng . Nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì tài liệu lưu trữ có thể bị mất mát, hư
hỏng sẽ gây thiệt hại lớn đối với công ty.
2.4. Tổ chức thông tin phục vụ hoạt động của lãnh đạo
Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu , truyền tin
tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết.
Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng rất coi trọng việc phục vụ thông tin vì thông tin có vai trò
quan trọng trong công tác quản lý và giải quyết công việc của người lãnh đạo. Có đầy đủ thông
tin, chính xác, khách quan, công việc được giải quyết hợp tình, hợp lý. Cung cấp thông tin kịp
thới, công việc được giải quyết nhanh chóng. Ngược lại thiếu thông tin, hay thông tin sai lệnh sẽ
làm ảnh hưởng tới kết quả của công việc. Thông tin cho lãnh đạo là loại thông tin có ý nghĩa
chiến lược.
2.4.1. Yêu cầu
- Thông tin phải đảm bảo yêu cầu bí mật.
- Thông tin phải có tính hệ thống và tổng hợp.
- Thông tin phải đầy đủ.
- Thông tin phải chính xác.
-Thông tin phải phù hợp .
- Thông tin phải kịp thời .
- Thông tin đơn giản dễ hiểu.
2.4.2. Nguồn thu thập thông tin bao gồm:
- Thông tin từ văn bản, bao gồm: Văn bản từ cấp trên hoặc từ các nơi khác gửi đến (còn gọi là
công văn đến) và văn bản do Công ty sản sinh ra (còn gọi là công văn đi). Đây là nguồn thông
tin chính thức, quan trọng hàng đầu.
- Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình, internet…
- Thông tin truyền miệng (qua các ý kiến đóng góp hoặc phản ánh từ các cuộc họp, qua điện
thoại, qua trao đổi trực tiếp.
- Thông tin qua khảo sát, đo đạc, quan sát, phán đoán, tổng hợp các số liệu …

2.4.3. Phương pháp lấy tin:


Thu thập thông tin bằng cách giao phó cho các bộ phận văn phòng thu thập hoặc trực tiếp thu
thập thông tin qua các kênh như:
- Đọc và ghi chép .
- Sao chụp một phần hoặc toàn bộ văn bản, tài liệu.
- Thống kê số liệu, tính tỷ lệ, tính xác suất.
- Đo đạc, quan sát, so sánh và đối chiếu thông tin. Tuy nhiên, dù áp dụng phương pháp nào thì
các thông tin đều phải có ghi rõ xuất xứ để tiện cho lãnh đạo hoặc các bộ phận quản lý có thể
xác minh, tra tìm khi cần thiết.
Việc chuẩn bị thông tin cho lãnh đạo tốt đã giúp cho việc quản lý của công ty dễ dáng hơn, và
2.5. Tổ chức công tác hậu cần
- Khái niệm: Hậu cần là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật, y tế, môi trường và
những yếu tố khác phục vụ cho hoạt động của một cơ quan, tổ chức.
 Thực hiện công tác hậu cần thông qua những nội dung sau:
- Tổ chức mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc cho công ty;
- Tổ chức quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, vật tư, trang thiết bị làm việc cho công ty;
- Tổ chức phục vụ các cuộc họp của công ty;
- Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của ban lãnh đạo công ty;
- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cho công ty;
- Tổ chức thực hiện công tác vệ sịnh, môi trường làm việc cho công ty;
- Tổ chức thực hiện công tác y tế, chăm lo đời sống cán bộ trong công ty;
- Thực hiện các nghiệp vụ lễ tân, khánh thiết;
- Đảm bao giao tiếp, đối nội, đối ngoại;
2.6.. Tổ chức các cuộc hội họp của công ty
Hội họp là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình công tác của cơ quan. Công
ty Tài chính Cổ phần Xi măng cũng như các công ty khác cũng được chi thành hai loại hội họp
đó là:
 Hội nghị:

Hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung nhiều về khối lượng vừa khái quát
tổng hợp hoặc chuyên sau về nội dung. Đầu tư về kinh phí.Việc tổ chức hội nghị khó khăn hơn
nhiều so với các cuộ họp thông thường khác
- Hội nghị của Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng thường căn cứ vào kế hoạch và sự
chỉ đạo của cấp trên theo dõi, đôn đốc các Phòng chuẩn bị công việc được phân công
và đúng tiến độ thời gian. Trong hội nghị của công ty thường có các văn bản như báo
cáo, tờ trình, đề án, tài liệu tham khảo. Để khách đến đủ, đúng thành phần và chủ
động trong quá trình dự hội nghị, lễ tân sẽ chuyển đến khách những giấy tờ, tài liệu
cần thiết.
Hội nghị triển khai nhiệm vụ công tác năm (để quán triệt tổ chức triển khai trên phạm
vi toàn dự án những chủ trương, chính sách lớn, quy định quan trọng và cấp bách của
dự án); hội nghị sơ kết, tổng kết đánh giá tình hình thực hiện chương trình công tác
hàng năm của Ban ĐPTW; hội nghị chuyên đề (triển khai, sơ kết, tổng kết một hoặc
một số chuyên đề); hội nghị tập huấn công tác chuyên môn; hội nghị quốc tế và các
hội nghị khác do Giám đốc quyết định.
 Cuộc họp :
Gồm các cuộc họp thường kỳ của ban lãnh đạo công ty, số lượng người dự không nhiều,
thời gian họp không quá dại, quy mô nhỏ, thường chỉ là nội bộ của công ty. Vì vậy, việc
đầu tư thời gian chuẩn bị và kinh phí không lớn. Nội dung các cuộc họp thường là bàn về
biện pháp công tác hoặc giải quyết các công việc của công ty.
- Kiểm tra lịch tuần của Ban Giám độc và các phòng ban , chủ động bố trí phòng họp.
- Công ty quy định việc chuẩn bị phòng họp hoàn thành trước thời gian 30 phút: bàn
ghế, nước uống, máy chiếu......và phối hợp với các phòng khác để chuẩn bị tài liệu.
- Phục vụ nước uống trong quá trình họp.
- Kết thúc cuộc họp thu dọn phòng họp, tắt các thiết bị điện.
TIỂU KẾT
Như vậy ở chương 2, em đã trình bày khái quát chung về thực trạng tổ chức nghiệp
vụ công tác văn phòng tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng, giúp ta có thể lắm

được tình hình thực hiện nghiệp vụ công tác văn phòng tại công. Từ đó làm cơ sở điều
kiện để chúng ta tiếp tục nghiên cứu và “Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao
nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty tài chính Cổ phần Xi măng” ở chương
3.


Chương 3
ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC
VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TÀI CHÍNH CỔ PHẦN XI MĂNG.
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
Qua quá trình thực tế tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng, em nhận thấy nghiệp vụ công
tác văn phòng của công ty được thực hiện hiệu quả .
- Các nghiệp vụ công tác văn phòng của Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng được
thực hiện tốt từ việc giúp Lãnh đạo xây dựng chương trình công tác thường kỳ; xây
dựng, ban hành các nội quy, quy chế của công ty nói chung và tổ chức việc thực hiện
nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, thông tin phục vụ lãnh đạo.
- Trong quá trình lập kế hoạch đã có sự phối hợp giữa các cán bộ văn phòng và lãnh đạo
văn phòng, có sự xem xét, theo dõi, kiểm tra thường xuyên của lãnh đạo văn phòng,
giúp cho việc xây dựng kế hoạch được chính xác, đảm bảo đúng đường lối, chủ
trương của công ty.
- Đảm bảo triển khai đồng bộ các chương trình công tác.
- Các quy chế, nội quy trong công ty đi vào nề nếp. Công tác quản trị thông tin được
quan tâm đúng mức. Các hoạt động tiếp nhận, xử lý thông tin văn bản, soạn thảo văn
bản theo đúng quy định của Nhà nước.
- Công tác chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ, công nhân viên được công
ty quan tâm tạo điều kiện giúp họ yên tâm công tác, hoàn thành tốt nhiệm vụ được
giao.
3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những thành tích đã đạt được,nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty

Tài chính Cổ phần Xi măng vẫn còn một số những hạn chế, cần khắc phục.
- Trình độ cán bộ vẫn còn chưa cao.
- Khi phô tô giấy vẫn còn bị đen và nhòe mực.
- Quá trình giải quyết công việc chưa được ăn khớp, bị gián đoạn lên công việc thực
hiện còn chậm.
- Công việc vẫn còn bị tồn đọng.

3.1.3. Nguyên nhân
- Vẫn còn hạn chế như máy photo cũ và bị hỏng chưa đáp ứng được về chất lượng, khi phô tô
giấy vẫn còn bị đen.
- Đội ngũ cán bộ làm công tác Văn thư, Lưu trữ còn chưa được đào tạo chuyên sâu.
- - Nhiều lúc do không hiểu nhau lên quá trình giải quyết công việc chưa được ăn khớp,
bị gián đoạn lên công việc thực hiện còn chậm.


- Do nhiều khi một người nhân viên phải đảm nhiệm nhiều việc cùng một lúc lên công
việc vẫn còn bị tồn đọng.
3.2. Các giải pháp
- Để việc thực hiện các nghiệp vụ công tác văn phòng được hiệu quả hơn, thì Văn
phòng cần phối hợp chặt chẽ với các phòng thuộc Công ty.
- Xây dựng môi trường làm việc hiện đại vì môi trường tốt thì người nhân viên mới có
tâm huyết làm việc và tâm trạng thoải mãi làm việc sẽ hiệu quả hơn.
- Thiết lập cơ cấu tổ chức của văn phòng sao cho phù hợp với quy mô của công Ty.
- Chủ động giúp Trưởng phòng chỉ đạo, điều hành công tác hành chính văn phòng.
- Xây dựng và đôn đốc kiểm tra việc thực hiện các chương trình của các phòng trong
công ty.
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ công tác văn phòng cho cán bộ
làm văn phòng.
- Xây dựng mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới, mối quan hệ với đồng nghiệp
chan hòa, và sự quan tâm, khích lệ của lãnh đạo.

- Nghiên cứu các đề án ứng dụng công nghệ thông tin liên quan đến xây dựng hệ
thống và quản lý các cơ sở dữ liệu như việc xây dựng hệ thống lưu trữ trên máy tính
hay việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉnh lý tài liệu tại các lưu
trữ hiện hành.
- Nâng cao ý thức trách nhiệm trong công việc cho mỗi cán bộ công nhân viên.
- Cán bộ, nhân viên phải chủ động trong công việc, đề xuất những ý kiến cho cấp
trên..

TIỂU KẾT
Như vậy ở chương 3 này em đã đánh giá các mặt tích cực cũng như các mặt tiêu cực của nghiệp
vụ công tác văn phòng tại Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng. Từ đó, em đã đề xuất một số
giải pháp với mong muốn hoàn thiện hơn về nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty Tài
chính Cổ phần Xi măng.

KẾT LUẬN
Nghiệp vụ công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả
các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình
thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi Văn phòng là bộ phận tổ chức giúp
việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra
các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo. Hoạt động văn phòng đóng vai trò quan trọng


trong sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp và là yếu tố để nâng cao uy tín vị thế của mình
trên thị trường kinh doanh và đem lại nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp. Vì vậy, nếu Văn
phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nền nếp thì việc quản lý và điều hành công
việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm
vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Bài nghiên cứu đã thể hiện rõ được thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại Công ty
Tài chính Cổ phần Xi măng.
Do thời gian thực tế không nhiều, bản thân em kỹ năng nghiệp vụ còn nhiều hạn chế nên các

nội dung của bài tiểu luận chưa được tốt cho lắm. Cách nhìn nhận đánh giá vấn đề vẫn chỉ ở
một góc độ nhất định, chưa thể nhìn sâu để có nhận xét, bao quát đúng đắn. Vì thế nội dung của
bài tiểu luận khó tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp
của quý Thầy, Cô và các bạn để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình quản trị văn phòng của tác giả Nghiêm Kỳ Hồng – Trần Như Nghiêm
2. Nguyễn Hữu Huân,Giáo trình Quản trị hành chính Văn phòng, Nxb lao động – xã hội.
3. Tập bài giảng quản trị văn phòng.
4. Trang website tham khảo, thuvienso.edu.vn


PHỤ LỤC





Phụ lục 01: Chặng đường phát triển của công ty
Phụ lục 02: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng
Phụ lục 03: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty
Phụ lục 04: Hình ảnh về Công ty Tài chính Cổ phần Xi măng


 Phụ lục 02: Sơ đồ cơ cấu Công ty tài chính cổ phần Xi Măng

Đại hội đồng cổ đông
Ban kiểm
soát

Hội đồng quản trị

Ủy ban quản lý
rủi ro

Hội đồng xử
lý rủi ro

Ủy Ban nhân sự

Phòng kiểm tra
nội bộ

Các ủy ban hội
đồng khác

Tổng Giám Đốc

Khối tín
dụng
Doang
nghiệp

P.Kinh
doanh
KHDN

P.thẩm
định&quả
n lý nợ

KHDN

Khối tín
dụng cá
nhân

P. phát
triển sản
phẩm

P.PT kinh
doanh

Khối
CNTT

P.VH hạ
tầng

P.PT
Nghiệp
vụ

Khối tài
chính

P.nguồn
vốn

P.Kế toán

P.VH HT
Core
P. TC kế
hoạch

TT.Thẩm
định
P.PT UD
ERP
TT.thu
hồi nợ
P.AN
Thông tin
TT.DV
KH

P.vận
hành thẻ

Khối hỗ
trợ

Khối quản
lý rủi ro

P.HC quản
trị

P.QL rủi

ro

P.AN&ĐT
Nội bộ

P.PC và
tuân thủ

P.tiếp thị
QH công
chúng