Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty cổ phần đầu tư Thương mại Happy Việt Nam

LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian học tập tại trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội. Ban giám
hiệu nhà trường, khoa Quản trị Văn phòng đã tạo điều kiện cho em học tập cũng
như toàn thể các Thầy Cô đã tận tình giảng dạy truyền đạt khối kiến thức và
kinh nghiệm quý báu cho chúng em để làm hành trang vững chắc đầy tự tin khi
bước vào đời. Để bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn tất cả
Quý Thầy Cô.
Để hoàn thành tốt bài tiểu luận, em vô cùng biết ơn thầy Nguyễn Đăng
Việt là người trực tiếp hướng dẫn, dìu dắt em tiếp cận với thực tế tại Công ty cổ
phần đầu tư thương mại Happy Việt Nam trong suốt thời gian vừa qua bằng tất
cả tấm lòng chân tình và tinh thần trách nhiệm của mình.Do kiến thức còn nhiều
hạn chế nên bài tiểu luận còn nhiều thiếu sót em mong sẽ nhận được những lời
nhận xét, hướng dẫn của thầy cô để bài tiểu luận được tốt hơn.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự
hướng dẫn khoa học của Ths. Nguyễn Đăng Việt. Các nội dung nghiên cứu, kết
quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào
trước đây. Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận
xét, đánh giá được chính tôi thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong
phần tài liệu tham khảo.
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm
về nội dung thực tập của mình.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

LỜI MỞ ĐẦU
1.Tính cấp thiết của đề tài
Bước sang thế kỷ 21, đất nước ta có nhiều bước tiến đáng kể trong nền
kinh tế. Đặc biệt từ sau khi nước ta gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO,
đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội
nhập. Hơn thế nữa trong nền kinh tế thị trường cùng với sự cạnh tranh gay gắt
như hiện nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển phải luôn nâng
cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt được
mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh có hiệu
quả các doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau. Một công
cụ không thể thiếu trong bất kì doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công tác văn
phòng. Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có
mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản
đi,văn bản đến, văn bản nội bộ.Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp,
hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí
hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là văn phòng, phòng vệ, phòng ở của
các nhà quản trị. Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan trọng cần thiết bộ
phận văn phòng càng được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ
đắc lực cho các nhà quản trị văn phòng.
Để thực hiện mục tiêu đó thì một trong những giải pháp không thể thiếu
đó là tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng. Trong quá trình thực tập em
nhận thấy công tác văn phòng tại công ty bên cạnh những kết quả đã đạt được
thì vẫn codn bộc lộ những mặt hạn chế cần phải khắc phục dẫn đến hiệu quả
công tác văn phòng chưa cao. Chính vì vậy dưới sự hướng dẫn tận tâm của thầy
giáo- Th.S: Nguyễn Đăng Việt và toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty
em đã chọn đề tài: “ Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác của văn phòng Công ty cổ phần đầu tư Thương mại Happy Việt
Nam”.
2.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài
Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và công tác tổ chức điều hành hoạt

4


động văn phòng.
Phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức điều hành hoạt động văn phòng tại
công ty cổ phần đầu tư Thương mại Happy Việt Nam để thấy được những điểm
mạnh cũng như điểm yếu còn tồn tại từ đó đề xuất những kiến nghị nhằm nâng
cao hơn nữa hiệu quả tổ chức điều hành hoạt động văn phòng tại công ty.
3.Phạm vi, đối tượng nghiên cứu đề tài
Phạm vi và đối tượng nghiên cứu của tiểu luận là thực trạng về công tác tổ
chức điều hành hoạt động của văn phòng công ty cổ phần đầu tư Thương mại
Happy Việt Nam như sau:
-

Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển công ty
Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ ngành nghề cũng như những

-

thuận lợi và khó khăn mà công ty gặp phải.
Tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng công
ty. Trên cơ sở đó phân tích đánh giá kết quả đã đạt được, những điểm còn tồn tại

-

và nguyên nhân của những tồn tại đó.
Đưa ra một số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện và nâng cao hơn nữa công tác
tổ chức điều hành hoạt động của công ty.
4.Phương pháp nghiên cứu đề tài
Để hoàn thành bài tiểu luận em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu

sau:

-

Phương pháp duy vật biện chứng
Phương pháp phân tích tổng hợp
Phương pháp điều tra khảo sát
Phương pháp thống kê
Phương pháp so sánh
Phương pháp phỏng vấn, đối thoại.

5


5. Kết cấu của tiểu luận
Ngoài lời mở đầu và kết luận chung, kết cấu của tiểu luận chia làm 3
chương:
Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần đầu tư Thương mại Happy Việt
Nam
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng tại
công ty cổ phần đầu tư Thương mại Happy Việt Nam
Chương 3: Đề xuất giải pháp, kiến nghị để nâng cao công tác tổ chức điều
hành hoạt động văn phòng công ty.

6


CHƯƠNG I.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG
MẠI HAPPY VIỆT NAM
I.

Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty

cổ phần đầu tư thương mại Happy Việt Nam.
1.

Chức năng:

Công ty Cổ phần Đầu Tư Thương Mại Happy Việt Nam được ra đời vào
ngày 01 tháng 2 năm 2010 trong lúc sự phát triển và bùng nổ trở lại của thị
trường đầu tư và bất động sản sau giai đoạn suy thoái tại Việt Nam. Ra đời với
sứ mệnh phục vụ khách hàng với dịch vụ tốt nhất, đưa ra những giải pháp hữu
ích nhất. HAPPY VIETNAM đã tư lựa chọn cho mình con đường đi lên lấy
chất lượng và uy tín hàng đầu. Năm 2013 cũng là năm thương hiệu HAPPY
LAND, HAPPY INVESTMENTS, HAPPY TRADING, HAPPY EDUCATION
chính thức được ra đời.
Là một doanh nghiệp hoạt động trong đa lĩnh vực như: Tư vấn – đầu tư &
quản lý bất động sản; đầu tư tài chính; sản xuất và gia công các sản phẩm thủ
công mỹ nghệ, Dịch vụ đào tạo giáo dục & hỗ trợ giáo dục. Với các chuyên gia
hàng đầu, quy trình làm việc chuyên nghiệp, khép kín. Con người HAPPY
VIETNAM luôn được trau dồi, tu dưỡng và ý thức được sứ mệnh phục vụ khách
hàng của mình. “Chăm sóc khách hàng là để tồn tại và phát triển” đã là câu nói
cửa miệng của mỗi conngười HAPPYVIETNAM.
Trong thời gian sắp tới, Việt Nam tiếp tục tham gia và hội nhập mạnh mẽ
với thế giới trên mọi phương diện. Rất nhiều cơ hội, thách thức đang chờ đón
chúng ta ở phía trước. HAPPY VIETNAM cũng sẽ không ngừng lắng nghe
những ý kiến góp ý đầy thiện chí, cũng như những phê bình nghiêm túc để phấn
đấu nâng cao chất lượng phục vụ, nâng cao năng lực cạnh tranh, cải tiến quy
trình quản lý, và cải thiện chất lượng phục vụ theo phương châm: “gửi cam kết –
nhận niềm tin”.

HAPPY VIETNAM luôn trân trọng giá trị nền tảng cho sự phát triển, đó
là các cơ hội được hợp tác với Quý khách hàng. Và không có bất kỳ khó khăn
nào có thể ngăn cản chúng tôi mang lại những giá trị tiện ích phù hợp với mong
7


muốn và lợi ích của Qúy khách hàng.
2.
•

Nhiệm vụ, quyền hạn

Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ giao dịch mua bán, chuyển nhượng, cho thuê, thuê
mua bất động sản; thực hiện việc xác nhận bất động sản đã được giao dịch qua

•

Sàn;
Thực hiện các dịch vụ môi giới, định giá, tư vấn, quảng cáo, đấu giá và quản lý

•

bất động sản;
Xây dựng website để thực hiện các nghiệp vụ quảng bá hình ảnh Công ty, cung

•
•
•
•

cấp thông tin cho khách hàng và hỗ trợ giao dịch trực tuyến về bất động sản;
Xây dựng ngân hàng dữ liệu khách hàng về bất động sản;
Bồi dưỡng nghiệp vụ kinh doanh dịch vụ bất động sản cho cán bộ, nhân viên;
Công bố các thông tin về hoạt động giao dịch bất động sản;
Các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Công ty giao.
3.

Cơ cấu tổ chức của Công ty

• Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty ( xem phụ lục I )
3.1.

Hội đồng Cổ đông:
Bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan có quyền

quyết định cao nhất của công ty có quyền quyết định loại cổ phần, bầu, bãi,
miễn nhiệm thành viên hội quản trị, tổ chức và giải thể công ty, quyết định mua
lại tổng số cổ phần….
3.2.

Hội đồng Quản trị:
Là cơ quan quản lý của công ty do Đại hội cổ đông của công ty bầu ra, có

toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích,
quyền lợi của công ty, quyết định chiến lược của Công ty, quyết định chào bán
cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại, quyết
định huy động thêm vốn, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giasm đốc.
3.3.

Ban Giám đốc

Điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm

văn phòng chính ở Hà Nội và các chi nhánh ở các tỉnh khác.
3.4.

Phó Gíam đốc
Thay mặt Giasm đốc điều hành khi Giasm đốc đi vắng, là người giúp việc

cho Giasm đốc, trực tiếp phụ trách từng mảng công việc cụ thể.
8


3.5.

Giám đốc các phòng ban
Là người trực tiếp điều hành công ty, là đại diện pháp nhân của công ty

trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước công ty và nhà nước về mọi hoạt động
của công ty.
3.6.

Các phòng ban
Trực tiếp thực hiện các công việc mà cấp trên giao theo chức năng, nhiệm

vụ của từng phòng.

9


CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG

TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI HAPPY VIỆT NAM.
2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG
TRÌNH, KẾ HOẠCH
2.1.1. Khái niệm công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
- Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công
tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay Nhà
nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định.
Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc ra
quyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền. Sau khi đã được phê duyệt và
ban hành thì các cơ quan tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiện nghiêm
túc.
-Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu
biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói
chung hoặc của từng ngành, cơ quan đơn vị, địa phương nói riêng. Kế hoạch
thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: Kế
hoạch dài hạn ( 5 năm, 10 năm, 20 năm); kế hoạch trung hạn (2- 3 năm); Kế
hoạch ngắn hạn ( 1 năm, 6 tháng, quý).
Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì
nó bắt buộc cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thành đúng
thời hạn. Kế hoạch đề ra hoặc được giao có được hoàn thành tốt hoặc đúng thời
hạn hay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mực độ hoàn thành nhiệm vụ được
giao của một cơ quan đơn vị.
2.1.2. ý nghĩa, vai trò
- Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động
của cơ quan, tổ chức cũng như cá nhân.
- Chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu
một cách tương đối chính xác. Chương trình kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn
định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
10

- Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính làm việc hiệu quả của cơ quan, tổ
chức: Có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực
cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn
chế được những rủi ro trong quá trình hoạt động. Làm việc theo chương trình, kế
hoạch giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau,
không bỏ sót công việc.
- Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự
thay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn
đạt mục tiêu tổ chức đề ra. Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan
phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc;
bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ nhịp
nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra. Chương
trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống
nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được
trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan.
- Chương trình kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá
mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2.1.3. Phân loại chương trình
a) Phân loại theo chương trình:
•
-

Phân loại theo cấp lãnh đạo:
Chương trình quản lý cấp lãnh đạo do Lãnh đạo Trung ương hoạch định.
Chương trình quản lý cấp trung gian do lãnh đạo cấp tỉnh, thành phố, quận,

-

huyên đưa ra.
Chương trình cấp thừa hành do lãnh đạo từng công sở, phòng ban chuyên môn
đưa ra.
b) Phân loại theo thời gian
- Chương trình công tác năm: Là bản thể hiện những mục tiêu, những
định hướng, nhiệm vụ và các giải pháp lớn, quan trọng trong hoạt động của cơ
quan, đơn vị trong năm.
- Chương trình công tác nửa năm: Có chương trình công tác 6 tháng đầu
năm và công trình công tác 6 tháng cuối năm. Thông thường laoji chương trình
11


chỉ áp dụng cho các cơ quan lớn với nhiều nhiệm vụ khác nhau và cần phải tiến
hành kiểm soát công việc chặt chẽ hơn.
- Chương trình công tác quý: Để triển khai chương trình công tác năm.
Loại chương trình này có tính cụ thể hơn chương trình năm.
- Chương trình công tác tháng: Là cụ thể hóa những mục tiêu của chương
trình công tác quý, nó thể hiện những công việc phải làm trong tháng.
- Chương trình công tác tuần: để xác định tính cụ thể, chính xác các hoạt
động cần làm của cơ quan hoặc lãnh đạo trong tuần.
- Ngoài ra, do đặc điểm hoạt động một số cơ quan còn có loại chương
trình công tác nhiệm kỳ.
2.1.4. Phân loại kế hoạch công tác
a). Theo thời gian dự kiến thực hiện
- Kế hoạch dài hạn: Là những kế hoạch có nội dung lớn, quan trọng, có
phạm vi ảnh hưởng rộng và thời gian tác động lâu dài ( 5 năm, 10 năm, 20 năm)
với cơ quan, tổ chức.
- Kế hoạch trung hạn: Là những kế hoạch cụ thể hóa những kế hoạch dài
hạn, chiến lược trong khoảng thời gian không dài, thông thường đó là kế hoạch
năm.

- Kế hoạch ngắn hạn: Là những kế hoạch cụ thể hóa những kế hoạch trung
hạn, chỉ ra những công việc cụ thể được thiết lập để thực hiện những tiêu ngắn
hạn, cụ thể hóa bằng các hoạt động trực tiếp làm sản sinh ra kết quả. Các kế
hoạch này thường là kế hoạch nửa năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng hay kế
hoạch tuần.
Tuy nhiên tất cả sự phân loại như trên chỉ mang tính tương đối.
b) Theo phạm vi tác động
- Kế hoạch chiến lược: Là loại kế hoạch đề cập đến các mục tiêu có tính
tổng quát cao. Loại kế hoạch này có tầm tác động rộng lớn, bao quát nhiều khía
cạnh khác nhau của tổ chức và định hướng chung cho sự phát triển chung của cơ
quan, tổ chức.
- Kế hoạch tác nghiệp: Là loại kế hoạch cụ thể các mục tiêu của kế hoạch
12


chiến lược thành những mục tiêu cụ thể, chỉ ra chính xác những việc cần làm và
cách thức tiến hành công việc đó.
c) Theo lĩnh vực hoạt động
- Kế hoạch hoạt động của cơ quan
- Kế hoạch công tác của lãnh đạo
- Kế hoạch hoạt động của văn phòng…
2.1.5. Căn cứ xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan: Giusp việc xây
dựng nội dung chương trình, kế hoạch công tác không bị trái thẩm quyền.
- Căn cứ vào chủ trương chung của cấp trên: đó là các chủ trương, chính
sách của Đảng và Nhà nước trong từng thời kỳ.
- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác được giao hoặc yêu cầu của
cơ quan quản lý cấp trên đối với hoạt động của tổ chức.
- Căn cứ vào đề nghị của các cơ quan, đơn vị cấp dưới.
- Căn cứ vào quy mô, tính chất và yêu cầu thực tiễn công việc: đặc điểm

tình hình chung của cơ quan trên tất cả lĩnh vực công tác. Trong đó chú ý tới
công tác tồn đọng từ thời gian trước chuyển sang.
- Căn cứ vào điều kiện, nguồn lực và khả năng của cơ quan, tổ chức: Kinh
phí; phương tiện làm việc; quỹ thời gian, nhân lực ( số lượng và trình độ cán bộ)
có trong khoảng thời gian thực hiện chương trình, kế hoạch.
2.1.6. Quy trình xây dựng chương trình, kê hoạch công tác
a) Quy trình xây dựng chương trình công tác
•
•
•
•
•

Bước 1: Yêu cầu các đơn vị gửi đăng kí khối lượng công việc thuộc thẩm quyền
giải quyết của thủ trưởng cơ quan.
Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình làm việc.
Bước 3: Lấy ý kiến góp ý ( nếu có ).
Bước 4: Thông qua chương trình
Bước 5: Ban hành sao gửi các cơ quan, đơn vị thực hiện; Lưu trữ theo quy định.
b) Quy trình xây dựng kế hoạch công tác

•

Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch. Đây là

•

giai đoạn tìm kiếm thông tin, nắm bắt cơ hội.
Bước 2: Xác định mục tiêu – Cần phải xác định cụ thể chính xác.
13

-

Bước 3: Phân tích nguồn lực:
Xác định hỗ trợ từ cấp trên ( chủ trương, chính sách, quy định hiện hành của

-

Đảng và Nhà nước.)
Phân tích khả năng của cơ quan, tổ chức về thời gian, kinh phí, nhân lực,

-

phương tiện…
Phân tích các yếu tố khách quan khác: Điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội, môi

•

trường..
Bước 4: Xây dựng phương án hành động: Xây dựng hệ thống các hoạt động để

•

thực hiện các mục tiêu.
Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế hoạch và đưa vào thực hiện.

•

2.2. Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác

của văn phòng Công ty cổ phần đầu tư Thương mại Happy Việt Nam.
2.2.1. Khảo sát công tác tổ chức bộ phận xây dựng chương trình, kế
hoạch công tác
• Chức năng, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự
• Sơ đồ tổ chức ( phụ lục II )
a) Chức năng:
• Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu , chiến
lược của công ty.
• Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và
tái đào tạo.
• Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty.
• Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thích người
lao động làm việc , thực hiện các chế độ cho người lao động.
• Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị của Ban Giasm
đốc.
• Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công ty,xây
dựng cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện.
• Phục vụ các công tác hành chính để Ban Giasm đốc thuận tiện trong chỉ đạo –
điều hành, phục vụ hành chính để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động.
• Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản công ty, đảm bảo an ninh trật tự,
14


an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong công ty.
• Tham mưu đề xuất cho Ban Giasm đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ
chức – Hành chính – Nhân sự.
• Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa Ban Giasm
đốc và người lao động trong Công ty.
b) Nhiệm vụ, Quyền hạn:
• Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của Công ty và các

bộ phận liên quan.
• Lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện.
• Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt.
• Tổ chức kí hợp đồng lao động thử việc cho người lao động.
• Quản lý hồ sơ, lý lịch của công nhân viên toàn Công ty.
• Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lượng công nhân
viên Công ty nghỉ việc.
• Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ công nhân viên lập
các báo cáo định kỳ đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban Giasm đốc.
• Làm cầu nối giữa lãnh đạo Công ty và người lao động.
• Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm.
• Tổ chức thực hiện việc đào tạo trong Công ty.
• Đánh giá kết quả đào tạo.
• Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới vào Công ty
về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động…
• Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên Công ty.
• Điều động nhân sự theo yêu cầu kinh doanh.
• Lập quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm cán bộ quản lý điều hành.
• Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc của nhân viên.
• Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.
• Lập ngân sách nhân sự, hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục tốt cho sản xuất
15


kinh doanh và chiến lược kinh doanh của Công ty
• Giari quyết khiếu nại của nhân viên Công ty.
• Xây dựng các hệ thống, các quy chế, quy trình, quy định cho Công ty và giám
sát việc chấp hành các nội quy.
• Tổ chức các cuộc họp theo yêu cầu của Công ty.
• Phục vụ hành chính, phục vụ một số mặt hậu cần cho sản xuất kinh doanh.

• Tổ chức lễ tân, tiếp khách hàng, đối tác trong và ngoài nước, xây dựng phong
cách làm việc chuyên nghiệp, từng bước xây dựng văn hóa riêng cho công ty.
• Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đi và đến.
• Phân loại và phân phối các loại công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài
liệu hồ sơ theo yêu cầu.
• Chuyển giao công văn, tài liệu, báo chí, báo cáo đến các bộ phận liên quan.
• Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.
• Sắp xếp hồ sơ, giấy tờ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ
sơ.
• Giữ bí mật nội dung các công văn, giấy tờ tài liệu…
• Tham mưu cho Ban Giasm đốc về xây dựng cơ cấu tổ chức và điều hành Công
ty
• Tham mưu cho Ban Giasm đốc về công tác hành chính của công ty.
• Quản lý hồ sơ các loại tài liệu cho công ty.
• Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính
2.2.2. Bản mô tả công việc của trưởng phòng hành chính – nhân sự
Bộ phận: Phòng hành chính – Nhân sự
Chức danh: Trưởng phòng hành chính – Nhân sự
Cán bộ quản lý trực tiếp : Ban Giasm đốc
a)

Mục đích:
+ Làm cơ sở cho việc tuyển dụng chọn lọc và đào tạo nhân viên.
+ Hướng dẫn cho nhân viên biết nhiệm vụ trách nhiệm của mình, định ra
mục tiêu và tiêu chuẩn cho việc thực hiện công việc.
16


+ Tránh công việc không bị lặp lại cho người khác đã làm, tránh được
việc va chạm trong việc thực hiện công việc.

+ Đánh giá việc hực hiện công việc.
+ Trả công người lao động.
b)

Phạm vi
Áp dụng cho mô tả công việc và tiêu chuẩn trưởng phòng hành chính –
Nhân sự

c)
•
-

Nội dung
Trách nhiệm:
Lập kế hoạch tuyển dụng ,đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý,

-

tháng.
Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên công ty.
Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự.
Lập ngân sách nhân sự.
Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kin doanh và chiến

-

lược của công ty.
Xây dựng quy chế lương thưởng và các biện pháp khuyến khích – kích thích

-

người lao động làm việc, thực hiện các quy chế cho người lao động.
Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu

-

cầu của Ban Giasm đốc.
Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến tài sản của công ty.

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an ninh trật
-

tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công ty, xây

-

dựng cơ cấu tổ chức của công ty, các bộ phận và tổ chức thực hiện.
Tham mưu cho Ban Giasm đốc xây dựng có tính chiến lược bộ máy tổ chức hoạt

-

động của công ty.
Tham mưu đề xuất cho Ban Giasm đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ

-

chức – Hành chính – Nhân sự.
Tham mưu cho Ban Giasjm đốc về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của

-

công ty.
Tham mưu cho Ban Giasm đốc về công tác đào tạo tuyển dụng trong công ty.
Tham mưu cho Ban Giasm đốc về xây dựng các phương án lương bổng, khen

-

thưởng các chế độ phúc lợi cho người lao động.
Tham mưu cho Ban Giasm đốc về công tác hành chính của công ty.
Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa Ban
17


Giasm đóc và người lao động . Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác đào tạo
nhân viên, các thức tuyển dụng nhân sự, hỗ trợ các bộ phận liên quan về công

-

tác hành chính.
Quyền hạn
Quản lý toàn bộ nhân viên trong phòng Hành chính – Nhân sự.
Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc , phân công công việc toàn bộ nhân viên trong

-

phòng.
Giasm sát việc thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánh giá

-

việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc.
Đề xuất khen thưởng, kỷ luật thuyên chuyển đối với nhân viên trong phòng.
Giari quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận khác

-

dựa trên nội quy, quy định công ty và pháp luật hiện hành.
Được quyền thừa lệnh Giám đốc Công ty xử lý những nhân viên vi phạm quy

-

định của Công ty nhưng phải bảo đảm đúng luật lao động.
Được quyền kiểm ra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh ra

-

những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của Công ty.
Tham gia cùng các trưởng đơn vị xây dựng bộ máy bao gồm các chức danh,

-

lương, biên chế nhân sự đảm bảo tính gọn nhẹ hiệu quả.
Thừa ủy nhiệm của Ban Giasm đốc truyền đạt những chủ trương, chỉ thị của Ban

-

Giasm đốc, Nhà nước để nhân viên am hiểu và thực hiện.
Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệu

-

chính thức để phòng hoàn thành nhiệm vụ của Ban Giasm đốc giao.
Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và ngăn chặn ngay các vụ việc có

•

thể gây ra hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Công ty hoặc
-

người lao động.
Xử lí các sai phạm của nhân viên căn cứ nội quy Công ty và pháp luật nhà nước.
Ký, sao in một số giấy tờ hành chính được Ban Giasm đốc ủy quyền.
Tạm thời đình chỉ công tác đối với nhân viên theo ủy nhiệm của Ban Giasm đốc
khi thấy có dấu hiệu nghiêm trọng vi phạm nội quy, quy định của Công ty như

-

không chấp hành lệnh điều động, ăn cắp, gây rối trật tự…
Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của phòng Hành chính –
Nhân sự.
- Số lượng nhân sự hiện có của Phòng Hành chính – Nhân sự là 7 người,
gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 5 cán bộ

-

Nhiệm vụ của các cán bộ, nhân viên trong Công ty:
Đ/c Đỗ Văn Hùng- Trưởng phòng.
18

Phụ trách chung, trực tiếp theo dõi công tác tổ chức cán bộ tham mưu
giúp lãnh đạo Chi cục xây dựng quy hoạch bố trí cán bộ, tuyển dụng, đề bạt, bổ
nhiệm, miễn nhiệm, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật và các chính sách, chế độ
khác có liên quan đến nhân viên và người lao động trong Công ty. Xây dựng kế
hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên và người
lao động trong Công ty.
-

Quản lý hồ sơ,tài liệu về công tác tổ chức và hồ sơ cán bộ, nhân viên và người

-

lao động trong Công ty.
Thực hiện công ác thanh tra, Kiểm tra về công tác tổ chức cán bộ và xây dựng

-

Công ty theo quy định.
Tiếp nhận và đề xuất lãnh đạo giải quyết các đơn thư khiếu có liên quan đến cán

•

bộ, nhân viên của Công ty.Quản lý tài sản được giao theo quy định.
Thực hiện nhiệm vụ khác do lãnh đạo phân công.
Đ/c Phạm Thị Vân Thu – Phó phòng.
Giusp trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng và trực tiếp đảm nhận
một số nhiệm vụ sau:

-

Xây dựng một số chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của phòng.
Đôn đốc các đơn vị trực thuộc thực hiện nhiệm vụ, chương trình công tác đã

-

được lãnh đạo thông qua.
Tổng hợp kết quả công tác tháng, quý, năm của các đơn vị phòng, ban, hạt, đội
viết báo cáo tháng, quý, năm trình lãnh đạo Công ty và lên cấp trên theo quy

-

định.
Xây dựng phương án bảo đảm vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ
quan. Đảm nhận công việc kế toán Công ty và theo dõi thu, chi tài chính của

-

Công ty đúng quy định pháp luật.
Duy trì chế độ nội vụ, nội quy, vệ sinh và trật tự trị an trong Công ty.
Quản lý tài sản của cơ quan giao cho theo quy định của pháp luật.
Tham gia một số công việc khác do trưởng phòng phân công.
3. Đ/c Phạm Minh Cường.
Theo dõi, quản lý tài sản, mua sắm, sửa chữa tài sản phục vụ cho Công ty.
Theo dõi và làm công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất
nghiệp.
Trực tiếp làm kế toán theo dõi thu chi quỹ chống tham nhũng của toàn
Công ty; quản lý tài sản được cơ quan giao theo quy định.
Tham gia một số công việc khác khi được trưởng phòng phân công Vũ
19

thị Quỳnh – Văn thư.
Đảm nhiệm công việc văn thư lưu trữ, theo dõi công văn đi, đến, quản lý
con dấu theo đúng quy định của pháp luật.
Làm công tác thủ quỹ, quản lý tài sản giao theo quy định.
Tham gia một số công việc khác khi được trưởng phòng phân công.
•
-

Trần Thùy Linh – nhân viên :
Thực hiện các công việc được giao của Trưởng phòng theo nhiệm vụ và năng

•
-

lực của mình.
Nguyễn Thị Nga – nhân viên:
Thực hiện các công việc được giao của Trưởng phòng theo nhiệm vụ và năng
lực của mình.
2.2.3. Thực trạng công tác ban hành văn bản quyết định về xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty cổ phần đầu tư
Thương mại Haapy Việt Nam.
Qua quá trình khảo sát tại công ty cổ phần đầu tư Thương mại Happy Việt
Nam em nhận thấy công ty chưa ban hành văn bản quyết định về xây dựng
chương trình, kế hoạch mà vẫn trình bày theo thói quen. Cụ thể việc xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác như sau:
Ngoài các thành phần theo thể thức quy định, riêng bố cục nội dung
chương trình, kế hoạch công tác gồm 3 phần chính:

a)
-

Phần mở đầu
Trình bày khái quát những vấn đề được xác định là cơ sở khoa học cho việc xây

b)
-

dựng chương trình, kế hoạch.
Trình bày khái quát những thuận lợi, khó khăn.
Nêu rõ các căn cứ pháp lý cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch.
Trình bày mục đích của lập chương trình, kế hoạch.
Phần nội dung
Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch và biện pháp thực hiện.
Các điều kiện, phương tiện thực hiện
Các đối tượng được phân công thực hiện.
Trình tự triển khai, tổ chức thực hiện… Các biện pháp phải đảm bảo thực hiện,

c)
-

chế độ trách nhiệm.
Thời gian kiểm tra, đánh giá sơ kết, tổng kết. Các hình thức khen thưởng kỷ luật.
Phần kết luận
Trình bày triển vọng của việc thực hiện kế hoạch
20


-

Nêu các đề xuất, kiến nghị.
2.2.4. Các loại hình kế hoạch công ty ban hành
- Lịch công tác tuần
- Kế hoạch công tác tháng và năm

21


LỊCH CÔNG TÁC TUẦN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ
THƯƠNG MẠI HAPPY VIỆT NAM
Từ ngày.......... đến ngày..........
Thứ,

ngày, SÁNG (Giờ làm việc mùa hè CHIỀU (Giờ làm việc mùa

tháng, năm.
Thứ hai

từ 7h đến 11h30)
..........................

đông từ 13h30 đến 17h)
..........................

(ngày......)
Thứ ba

..........................

..........................

(ngày......)
Thứ tư

..........................

..........................

(ngày......)
Thứ năm

..........................

..........................

(ngày......)
Thứ sáu

.........................

..........................

(ngày......)
Ghi chú: ....................
Nơi nhận:
- CVP;

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI
HAPPY VIỆT NAM

- Các cơ quan đơn vị;
- Lưu: VT.

Mẫu kế hoạch công tác tháng và năm của Công ty cổ phần đầu tư Thương
mại Happy Việt Nam
22


* Mẫu kế hoạch công tác tháng:
CÔNG TY CỔ PHẦN
ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI
HAPPY VIỆT NAM
Số:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

/KH – CTCP
Hà Nội, ngày...... tháng...... năm 2015
KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG
Từ ngày........ đến ngày........

Căn cứ...........................................................................................................
I. Mục đích, yêu cầu.
1. Mục đích.
2. Yêu cầu.
II. Nội dung.
1. Tuần 1........................................................................................................
2. Tuần 2........................................................................................................

3. Tuần 3........................................................................................................
4. Tuần 4........................................................................................................
III. Tổ chức thực hiện.
Căn cứ vào tình hình thực tế tại cơ quan và các nội dung của kế hoạch.
Cán bộ, công chức thuộc các bộ phận xây dựng chương trình cụ thể đảm bảo
thực hiện tốt nội dung kế hoạch đề ra.
Trên đây là kế hoạch công tác tháng 06 năm 2015 của Công ty cổ phần
đầu tư Thương mại Happy Việt Nam......
Nơi nhận:
- Các cơ quan, đơn vị (T/h);
- Lưu: VT.

TM. CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ
THƯƠNG MẠI HAPPY VIỆT NAM
GIÁM ĐỐC
QUÁCH HỮU Ý

* Mẫu kế hoạch công tác năm:
CÔNG TY CỔ PHẦN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
23


ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HAPPY VIỆT NAM
Số:

/KH – CTCP

Hà Nội, ngày...... tháng...... năm 2015

KẾ HOẠCH CÔNG TÁC NĂM 2015
Căn cứ.......................................................................................................
I. Mục đích, yêu cầu.
1. Mục đích.
2. Yêu cầu.
II. Nội dung.
1. Quý 1
.......................................................................................................................
................................................................................................................................
2. Quý 2
.......................................................................................................................
.................................................................................................................................
3. Quý 3
.......................................................................................................................
.................................................................................................................................
4. Quý 4
.......................................................................................................................
.................................................................................................................................
III. Tổ chức thực hiện.
.......................................................................................................................
................................................................................................................................
Nơi nhận:
TM.CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ
- Các cơ quan đơn vị (T/h);

THƯƠNG MẠI HAPPY VIỆT NAM

- Các ban nghành đoàn thể;

GIÁM ĐỐC

- Lưu: VT.
QUÁCH HỮU Ý
CHƯƠNG III.GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY
DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI HAPPY VIỆT NAM
24


3.1. Đánh giá về việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
3.1.1. Ưu điểm
Xét trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân thì kế hoạch, chương
trình là một trong những công cụ điều tiết chủ yếu của Nhà nước.Còn trong
phạm vi một doanh nghiệp hay một tổ chức thì lập kế hoạch, chương trình là
khâu đầu tiên , là chức năng quan trọng của quá trình quản lý và là cơ sở để thúc
đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiêụ quả cao , đạt được mục tiêu đề ra.
lập kế hoạch, chương trình cho biết phương hướng hoạt động trong tương
lai , làm giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trường , tránh được sự lãng
phí và dư thừa nguồn lực , và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công
tác kiểm tra . Hiện nay , trong cơ chế thị trường có thể thấy lập kế hoạch,
chương trình có các vai trò to lớn đối với các doanh nghiệp. Bao gồm :
-Kế hoạch, chương trình là một trong những công cụ có vai trò quan trọng
trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp . Lập kế
hoạch, chương trình cho biết mục tiêu , và cách thức đạt được mục tiêu của
doanh nghiệp . Khi tất cả nhân viên trong cùng một doanh nghiệp biết được

doanh nghiệp mình sẽ đi đâu và họ sẽ cần phải đóng góp gì để đạt được mục tiêu
đó , thì chắc chắn họ sẽ cùng nhau phối hợp , hợp tác và làm việc một cách có tổ
chức. Nếu thiếu kế hoạch thì quĩ đạo đi tới mục tiêu của doanh nghiệp sẽ là
đường ziczăc phi hiệu quả .
-Lập kế hoạch, chương trình có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của
doanh nghiệp, hay tổ chức . Sự bất ổn định và thay đổi của môi trường làm cho
công tác lập kế hoạch, chương trình trở thành tất yếu và rất cần thiết đối với mỗi
doanh nghiệp , mỗi nhà quản lý .Lập kế hoạch, chương trình buộc những nhà
quản lý phải nhìn về phía trước , dự đoán được những thay đổi trong nội bộ
doanh nghiệp cũng như môi trường bên ngoài và cân nhắc các ảnh hưởng của
chúng để đưa ra những giải pháp ứng phó thích hợp.

25