giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ về chi phí tại cảng đà nẵng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (560.01 KB, 82 trang )
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
KSNB
BCTC
CTG
CTGS
SPS
TK
NVL
NVLTT
NCTT
SXC
BHXH
BHYT
BHTN
KPCĐ
TSCĐ
SCL
KHĐT
SXKD
KTV
CBNV
GĐ
XN
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
kiểm soát nội bộ
Báo cáo tài chính
Chúng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Số phát sinh
Tài khoản
Nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu trực tiếp
Nhân công trực tiếp
Sản xuất chung
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Bảo hiểm tai nạn
Kinh phí công đoàn
Tài sản cố định
Sữa chữa lớn
Kế hoạch đầu tư
Sản xuất kinh doanh
Kiểm toán viên
Cán bộ công nhân viên
Giám đốc
Xí nghiệp
Trang 1
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài.
Hiện nay Việt Nam đã bước vào một giai đoạn hội nhập quốc tế sâu sắc và toàn
diện hơn bao giờ hết. Tính đến năm 2011, chúng ta đã có quan hệ ngoại giao với 179
quốc gia, có quan hệ kinh tế, thương mại, đầu tư với hơn 220 quốc gia và vùng lãnh
thổ. Việc Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại thế giới (WTO) năm 2007 đã đưa
quá trình hội nhập của đất nước từ cấp độ khu vực (ASEAN năm 1995) và liên khu vực
(ASEM năm 1996, APEC năm 1998) lên đến cấp độ toàn cầu. Trong thời đại hội nhập
kinh tế, nền kinh tế mở các doanh nghiệp ở Việt Nam ngày càng chịu nhiều sự cạnh
tranh gay gắt giữa các doanh ngiệp trong nước lẫn cá doanh nghiệp nước ngoài. Để
vượt qua những thách thức các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc áp dụng kỹ
thuật công nghệ tiên tiến, nâng cao chất lượng, đa dạng hóa sản phẩm....mà còn phải
kiểm soát tốt chi phí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình. Nhưng
một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn
lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn
lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình
này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo
giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận. Thực tế đặt ra là các doanh nghiệp cần chú
trọng đến vấn đề kiểm soát chi phí tốt hơn, để có thể đưa ra được hàng hóa, dịch vụ giá
thành thấp nhưng vẫn đảm bảo chất lượng nâng cao tính cạnh tranh với các loại hàng
hóa dịch vụ của các doanh nghiệp nước ngoài.
Cảng Đà Nẵng nằm trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, một thành phố năng động
đóng vai trò trung tâm về kinh tế - xã hội của miền Trung - Việt Nam, là đầu mối giao
thông quan trọng cả về đường thủy, đường bộ, đường sắt và đường hàng không, hoạt
động sản xuất kinh doanh nhờ đó mà phát triển ổn định. Bên cạnh đó, Cảng Đà Nẵng
còn gặp nhiều khó khăn và thách thức: chi phí đầu vào ngày càng tăng (đặc biệt là chi
phí nguyên nhiên liệu), sự hình thành và đưa vào sử dụng các Cảng biển mới tại miền
Trung [Cửa Lò (Nghệ An), Vũng Áng (Hà Tĩnh), Hòn La (Quảng Bình), Cửa Việt
(Quảng Trị), Chân Mây (Thừa Thiên Huế), Tiên Sa (Đà Nẵng), Kỳ Hà (Quảng Nam),
Dung Quất đang xây dựng (Quãng Ngãi), Quy Nhơn (Bình Định), Vũng Rô (Phú Yên),
Nha Trang (Khánh Hoà)…] đã dẫn đến tình trạng chia sẽ thị phần hàng hóa ngày càng
gay gắt tại khu vực. Trong bối cảnh đó, Cảng Đà Nẵng cần có các giải pháp cải tiến,
đổi mới trong kinh doanh, tăng cường công tác quản lý, đặc biệt là chú trọng công tác
kiểm soát nội bộ về chi phí, góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm nhưng vẫn đảm bảo
chất lượng tốt. Tuy nhiên thực tế hoạt động của Cảng Đà Nẵng cũng bộc lộ không ít
những hạn chế, việc kiểm soát nội bộ về chi phí chưa thực sự được coi trọng, chưa đáp
ứng được nhu cầu của quản lý. Vì vậy, hoàn thiện kiểm soát nội bộ về chi phí là một
vấn đề cấp bách và cần thiết cần được quan tâm, nghiên cứu tìm ra giải pháp hợp lý.
Xuất phát từ thực tế đó, với đề tài “ hoàn thiện kiểm soát chi phí tại Cảng Đà Nẵng”
tôi hi vọng góp phần giúp doanh nghiệp hoàn thiện tốt công tác kiểm soát chi phí để
doanh nghiệp có thể phát triển bền vững và đảm bảo được sức cạnh trạnh trong bối
cảnh thị trường hiện nay.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ về chi phí tại Cảng Đà Nẵng,
luận văn sẽ đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện các phần thiếu sót của công
tác kiểm soát nội bộ về chi phí tại Cảng, đặc biệt là xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ
và công tác hoạch toán, phân tích chi phí tại Cảng.
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 2
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu: Công tác KSNB về chi phí tại Cảng Đà Nẵng bao gồm:
- Môi trường kiểm soát nói chung.
- Hệ thống kế toán.
- Các thủ tục kiểm soát.
Phạm vi nghiên cứu: tại Cảng Đà Nẵng và các Xí nghiệp trực thuộc.
4. Phương pháp nghiên cứu:
Trong quá trình nghiên cứu, đề tài sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu
cụ thể như: phương pháp phân tích tổng hợp số liệu, phương pháp so sánh và một số
phương pháp khác. Trên cở sở những vấn đề phân tích, làm sáng tỏ vấn đề cần nghiên
cứu.
5. Kết cấu của đề tài.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, nội dung luận văn
được kết cấu thành 3 chương:
Chương 1: cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ về chi phí trong doanh nghiệp.
Chương 2: thực trạng công tác kiểm soát nội bộ về chi phí tại Cảng Đà Nẵng.
Chương 3: giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ về chi phí tại Cảng Đà
Nẵng.
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 3
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
Chương I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TRONG
DOANH NGHIỆP
I. Những vấn đề chung về kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ:
1. Khái niệm và mục tiêu kiểm soát nội bộ.
1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ:
Mọi tổ chức đều mong muốn hoạt động của đơn vị hữu hiệu và hiệu quả, báo cáo
tài chính đáng tin cậy, tuân thủ pháp luật và các quy định. Tuy nhiên, luôn tiềm ẩn rủi
ro là những yếu kém hoặc sai phạm do các nhà quản lý, đội ngũ nhân viên hay bên thứ
ba cố ý hay sơ xuất làm thiệt hại hay giảm hiệu quả hoạt động của tổ chức. Việc xây
dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là một trong những biện pháp rất quan trọng
vì chúng giúp ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm và yếu kém, giảm thiểu tổn thất, nâng
cao hiệu quả nhằm giúp tổ chức đạt được các mục tiêu đặt ra.
Dưới góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu KSNB đã dẫn đến sự hình
thành nhiều định nghĩa khác nhau. Hiện nay, định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là
định nghĩa của COSO.
Báo cáo của COSO được công bố dưới tiêu đề Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp
nhất (Internal Contral – Intergrated framework) đã định nghĩa về KSNB như sau:
“KSNB là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân
viên đơn vị, nó được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được
các mục tiêu sau đây:
(1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
(2) Sự tin cậy của báo cáo tài chính.
(3) Sự tuân thủ pháp luật và các quy định. [2, trang 2]
1.2 Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác định các
chiến lược cần được thực hiện. Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị, hay mục
tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị. Có thể chia các mục tiêu
kiểm soát nội bộ đơn vị cần thiết lập thành ba nhóm:
- Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử
dụng các nguồn lực.
- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin
cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp.
- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy
định. [2, trang 3]
2. Hệ thống kiểm soát nội bộ.
2.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC): hệ thống KSNB là một hệ thống gồm các
chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản
của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ
pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. [1, trang 89]
- Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400: hệ thống KSNB là các quy định và
các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm
cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và
phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ,
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 4
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm
môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. [3]
2.2 Chức năng và mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
KSNB là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác
định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn
nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu của đặt ra của đơn vị: [1]
a) Bảo vệ tài sản của đơn vị.
Tài sản của đơn vị bao gồm tất cả các tài sản hữu hình, chúng cỏ thể bị đánh
cắp, lạm dụng vào mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi
các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài
sản phi vật chất khác như sổ kế toán, các tài liệu quan trọng…
b) Bảo đảm độ tin cậy các thông tin.
Thông tin tài chính, kinh tế do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ
quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Như vậy, các
thông tin cung cấp phải bảo đảm tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin
cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu
của mọi hoạt động kinh tế tài chính.
c) Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý.
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo
các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp phải được thực hiện đúng mức. Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ
cần:
- Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt
động của doanh nghiệp.
- Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận
trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
- Đảm bảo việc ghi chép đầy đủ, chính xác cũng hư việc thiết lập báo
cáo tài chính trung thực và khách quan.
d) Đảm bảo hiệu quả của các hoạt động và hiệu năng quản lý:
Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết lập nhằm ngăn ngừa sự
lặp lại không cần thiết của tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và xử lý
kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt
động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB
doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý
doanh nghiệp.
Tóm lại, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt
hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị.
2.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ:
Nhằm đảm bảo hợp lý cho việc thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát trên, hệ thống
kiểm soát nội bộ thông thường được cấu tạo bởi ba bộ phận, đó là môi trường kiểm
soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.[3,5]
2.3.1 Môi trường kiểm soát:
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến cách
thức kinh doanh, đến các mục tiêu được thiết lập, đến ý thức của mọi người trong đơn
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 5
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
vị, là nền tảng cho các bộ phận trong hệ thống kiểm soát nội bộ (đánh giá rủi ro, hoạt
động kiểm soát, thông tin và truyền thông và các hoạt động giám sát). Các yếu tố của
môi trường kiểm soát bao gồm:
a. Môi trường bên trong:
Đặc thù về quản lý:
Đặc thù quản lý chỉ những quan điểm, triết lý và phong cách điều hành khác
nhau của nhà quản lý cấp cao ở trong đơn vị. Có thể không trực tiếp chỉ đạo cho các
quá trình KSNB, nhưng một triết lý và quan điểm chỉ đạo kinh doanh nhấn mạnh đến
mục tiêu kiếm lợi nhuận một cách quá mức thì vô hình dung nó sẽ làm mờ nhạt đi tính
đầy đủ trong việc thiết kế các quá trình kiểm soát và suy giảm đi tính hiệu lực trong
việc duy trì các quá trình KSNB ấy.
Người quản lý cấp cao là người ra quyết định và điều hành mọi hoạt động của
đơn vị. Vì vậy nhận thức, thái độ, quan điểm, đường lối, hành vi quản trị và tư cách
của họ ảnh hưởng rất lớn đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức
kiểm tra kiểm soát trong đơn vị cũng như xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ
hữu hiệu của đơn vị. Nếu nhà quản lý của đơn vị có quan điểm kinh doanh trung
thực, cạnh tranh lành mạnh, họ có xu hướng coi trọng tính trung thực của Báo
cáo tài chính, đồng thời có những biện pháp hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh.
Trong trường hợp này, môi trường kiểm soát sẽ mạnh do ý muốn thiết lập các thủ
tục kiểm soát chặt chẽ để thực hiện được các mục tiêu đã đề ra của nhà quản lý.
Ngược lại, thì hệ thống KSNB sẽ không vận hành một cách có hiệu quả.
Sự khác biệt về quan điểm quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh
hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu
của đơn vị.
Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các
bộ phận trong đơn vị, nó góp phần lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Một cơ
cấu tổ chức phù hợp sẽ đảm bảo cho các hoạt động trong đơn vị được thông suốt
và hiệu quả, không có sự trồng chéo giữa các bộ phận, đảm bảo được sự độc lập
tương đối giữa các bộ phận đồng thời sẽ là một nhân tố quan trọng góp phần tạo
nên một môi trường kiểm soát lành mạnh.
Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn
bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc
bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, bảo đảm sự độc
lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong
các bước thực hiện công việc.
Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà
quản lý phải tuân thủ các nguyên tức sau:
- Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa
các bộ phận.
- Thực hiện rành mạch giữa ba chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ
sách và bảo quản tài sản.
- Đảm bảo độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao
nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. Điều này thể hiện qua việc
người phụ trách mỗi bộ phận độc lập tương đối đó chịu trách nhiệm trước một
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 6
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
cấp trên. Ví dụ: Bộ phận mua hàng và bộ phận kho chịu trách nhiệm trước trưởng
phòng vật tư…
Chính sách nhân sự:
Đội ngũ nhân sự là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát và là chủ thể
thực hiện trực tiếp các thủ tục kiểm soát trong hoạt động của tổ chức. Chính sách nhân
sự đúng đắn phải đi từ khâu tuyển dụng, tổ chức huấn luyện, đào tạo, sa thải, đề bạt,
khen thưởng và sử dụng cán bộ nhân viên có năng lực, trình độ, có tinh thần trách
nhiệm tốt. Nhân sự tốt, với ý thức trách nhiệm cao, phẩm chất đạo đức kiên định góp
phần nâng cao năng suất lao động, minh bạch trong hoạt động - quyết định thành
công của tổ chức. Ngược lại, một chính sách nhân sự không khoa học sẽ dẫn đến độ
ngũ nhận viên yếu kém về năng lực và ý thức trách nhiệm. Khi đó dù các thủ tục kiểm
soát có được tổ chức chặt chẽ vẫn không thể phát huy hiệu quả kiểm soát nộ bộ.
Công tác kế hoạch:
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản suất, tiêu thụ, thu chi…
đặc biệt là các kế hoạch tài chính là những nhân tố quan trọng trong quá trình kiểm
soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ
thống kế hoạch và dự toán đó sẽ thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong
thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi
những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm xử lý kịp thời.
Bộ phận kiểm toán nội bộ:
Là một nhân tố cơ bản trong môi trường kiểm soát, bộ phận kiểm toán nội bộ
cung cấp sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị trong
đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp đơn vị
có được những thông tin kịp thời và xác thực về tình hình hoạt động nói chung, về chất
lượng công tác kiểm soát nói riêng để đối chiếu, bổ sung các thủ tục cho phù hợp và
hiệu quả hơn.
Ủy ban kiểm soát:
Bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên
hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm chức vụ quản lý và những chuyên gia am
hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban kiểm soát có những nhiệm vụ và quyền hạn:
- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty.
- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.
- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính.
- Dung hòa những bất đồng giữa ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài.
b. Môi trường bên ngoài:
Môi trường bên ngoài là các nhân tố vượt ra ngoài sự kiểm soát của nhà quản
lý nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và các quy chế, thủ
tục kiểm soát cụ thể. Thuộc các nhân tố này là sự kiểm soát của các cơ quan chức
năng nhà nước, sự ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý và đường lối
phát triển của đất nước. Ví dụ như: ảnh hưởng của Ngân hàng, cơ quan thuế, ảnh
hưởng của pháp luật, ảnh hưởng của quá trình hội nhập quốc tế…
2.3.2 Hệ thống kế toán.
Hệ thống kế toán ở đơn vị là hệ thống dùng để nhận biết, thu thập, phân loại, ghi
sổ, xử lý, tổng hợp và lập báo cáo về các thông tin kinh tế, tài chính ở đơn vị. Là mắt
xích quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống kế toán có hiệu quả phải góp
phần đảm bảo thoả mãn tất cả các mục tiêu kiểm soát nội bộ. Các hệ thống này phải
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 7
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
được thiết kế sao cho thể hiện rõ các mục tiêu chi tiết của kiểm soát đã được tính đến
trong đó. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết:
- Tính có thật: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không
có thật vào sổ sách của đơn vị.
- Sự phê chuẩn: đảm bảo mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý.
- Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và
phí.
- Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và
ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán.
- Đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời
theo quy định.
- Chuyển số và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phụ phải được
tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các BCTC của doanh
nghiệp.
Qui trình kế toán: xét về mặt quy trình hệ thống kế toán gồm ba bộ phận:
- Lập chứng từ kế toán: đây là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò rất quan trọng vì
chứng từ chứng minh tính pháp lý của các nghiệp vụ kinh tế, là cơ sở ban đầu của
quá trình cung cấp thông tin. Nếu ngay từ đầu chứng từ có sai sót và gian lận thì
toàn bộ thông tin cung cấp tiếp theo là sai, bởi vậy phải kiểm soát ngay từ công
đoạn này. Lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp
vụ kinh tế phát sinh sẽ giúp cho việc thực hiện tốt chức năng kiểm soát trên nhiều
phương diện. Một số nguyên tắc cần áp dụng đối với việc lập và luân chuyển
chứng từ nhằm phục vụ cho mục tiêu kiểm soát:
+ Các chứng từ phải được lập đầy đủ các yếu tố: đúng, hợp lý, hợp lệ.
+ Các chứng từ phải được đánh số liên tiếp để dễ kiểm soát, dễ đối chiếu,
đảm bảo chế độ nhân liên của chứng từ.
+ Các chứng từ phải được lập lúc nghiệp vụ phát sinh hoặc ngay sau đó, càng
sớm càng tốt tại địa điểm phù hợp.
+ Phải quy định rõ ràng chứng từ nào căn cứ ghi sổ để tránh sự trùng lặp của
các nghiệp vụ.
+ Phản ánh vào sổ kế toán: là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế
toán. Giai đoạn này mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải ghi chép, phân loại, tính toán,
tổng hợp... để chuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợp trên báo cáo nhằm giúp bảo vệ tài
sản, giúp nhà quản lý thu thập được các thông tin tài chính đáng tin cậy để điều hành
hoạt động kinh doanh.
Để làm tốt giai đoạn này thì hệ thống tài khoản và sổ kế toán cần được thiết kế
hợp lý.
Hệ thống tài khoản: Là cầu nối liên quan chặt chẽ giữa chứng từ kế toán và sổ kế
toán. Hệ thống tài khoản có tác dụng kiểm soát luồng đi của các thông tin theo các nội
dung đã được phân loại.
Một hệ thống tài khoản được thiết lập đúng đắn sẽ có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu
kiểm soát “sự phân loại” của hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp cho số liệu các chỉ tiêu
trên BCTC phản ánh đúng quy mô và bản chất của chúng. Đối với từng đơn vị, khi quy
định nội dung của từng tài khoản phải trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc, chế độ và
chuẩn mực kế toán chung.
Sổ kế toán: Có nhiều hình thức sổ kế toán và tương ứng với mỗi hình thức có mộ
thệ thống sổ kế toán cụ thể với trình tự ghi sổ nhất định. Đơn vị phải cân nhắc lựa chọn
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 8
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
hình thức sổ kế toán phù hợp và tổ chức các sổ kế toán đầy đủ, hợp lý theo yêu cầu kế
toán của mình. Việc ghi sổ kế toán phải có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ. Nếu trước
khi ghi sổ kế toán, các căn cứ chứng từ được kiểm tra nghiêm ngặt sẽ giúp đạt được
nhiều mục tiêu kiểm soát như loại trừ khả năng ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế thực sự
không phát sinh hoặc giá trị của chúng phản ánh ko đúng với thực tế…
Lập báo cáo kế toán: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau quá trình ghi nhận, phân
loại, ghi chép…cuối cùng phải được tổng hợp theo những chỉ tiêu tài chính và được
trình bày vào báo cáo kế toán phù hợp, theo những nguyên tắc và phương pháp nhất
định.
Thông qua báo cáo tài chính, đơn vi có thể phân tích để phát hiện những trường
hợp bất thường, từ đó kiểm tra lại sổ sách, chứng từ để xác định người chịu trách
nhiệm. Và cũng thông qua việc phân tích báo cáo, đơn vị có thể xác định nguyên nhân
biến động chi phí, từ đó đưa ra hướng giải quyết hợp lý.
2.3.3 Các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát:
Ngoài các yếu tố về môi trường kiểm soát và sự tham gia của kế toán trong quá
trình kiểm soát thì các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát cũng là một bộ phận quan trọng
trong cơ cấu KSNB của đơn vị. Để kiểm soát có hiệu quả có thể cần đến rất nhiều các
nguyên tắc và thủ tục kiểm soát cụ thể khác nhau, tuy nhiên chúng thường thuộc các
loại nguyên tắc và thủ tục sau đây:
a. Các nguyên tắc kiểm soát: ba nguyên tắc chỉ đạo chung trong việc thiết lập hệ
thống KSNB có hiệu quả đó là: phân công, phân nhiệm; bất kiêm nhiệm; và ủy quyền,
phê chuẩn.
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Mỗi cá nhân trong tổ chức đều có mục tiêu
theo đuổi riêng của mình, nhưng để mọi người cùng nhau thực hiện mục tiêu chung
của tổ chức thì các công việc của tổ chức phải được phân công và giao nhiệm vụ rõ
ràng gọi là “phân công phân nhiệm”. Đây được xem lànguyên tắc quan trọng của kiểm
soát. Vì trên cơ sở phân công phân nhiệm rõ ràng mỗi người trong tổ chức không
những hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình mà còn hiểu rõ nhiệm vụ, trách
nhiệm của nhau để phối hợp cùng nhau và kiểm soát lẫn nhau nhằm đạt mục tiêu
chung của tổ chức.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: hay còn gọi là sự cách ly thích hợp về trách nhiệm có
tác dụng trong việc ngăn ngừa những sai phạm nhất là những sai phạm cố ý.
+ Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán,
+ Bất kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiệncác
nghiệp vụ ấy.
+ Bất kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi sổ,
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết
định và giải quyết một công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình uỷ quyền
được tiếp tục thực hiện xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách
nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của đơn vị. Nguyên tắc phê
chuẩn, uỷ quyền yêu cầu tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được cấp có
thẩm quyền phê chuẩn.
b. Các loại thủ tục kiểm soát: dựa trên cơ sở ba nguyên tắc kiểm soát cơ bản
trên, các nhà quản lý phải thiết kế các thủ tục kiểm soát thích hợp với đặc thù của cơ
cấu tổ chưc, hoạt động kinh doanh... của đơn vị. Thường có ba loại thủ tục kiểm soát
sau:
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 9
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
- Kiểm soát phòng ngừa: là thủ tục kiểm soát được thiết kế để ngăn chặn các sai
phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát phòng ngừa thường được tiến
hành trước khi nghiệp vụ xảy ra và thực hiện ngay trong công việc hàng ngày của nhân
viên theo chức năng của họ: phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính đầy đủ, hợp
lý, sự chính xác...
- Kiểm soát phát hiện: kiểm soát phát hiện là các thủ tục kiểm soát nhằm phát hiện
các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm nhưng được thực hiện sau khi
nghiệp vụ xảy ra.
- Kiểm soát bù đắp: là khái niệm bù đắp một yếu kém của thủ tục kiểm soát này
bằng thủ tục kiểm soát khác.
Qua sự tìm hiểu trên có thể khái quát hệ thống KSNB qua sơ đồ sau:
Sơ đồ hệ thống KSNB
Hệ thống kiểm soát
nội bộ
Môi trường
kiểm soát
Hệ thống kế
toán
Quan điểm và phong
cách lãnh đạo
Chứng từ
kế toán
Cơ cấu tổ chức
Chính sách nhân sự
công tác kế hoạch
Hệ thống Tài
khoản và sổ sách
kế toán
Báo cáo kế
toán
Kiểm toán nội bộ
Thủ tục kiểm soát
Nguyên tắc phân công
phân nhiệm
Nguyên tắc bất kiêm
nhiệm
Nguyên tắc uỷ quyền, phê
chuẩn
Các loại thủ tục
kiểm soát:
Kiểm soát phòng
ngừa.
Kiểm soát phát hiện.
Kiểm soát bù đắp.
Ủy ban kiểm soát
Các yếu tố bên ngoài
II. Kiểm soát nội bộ về chi phí trong doanh nghiệp.
1. Khái niệm và phân loại chi phí:
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 10
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
1.1 khái niệm chi phí: có nhiều khái niệm về chi phí, cụ thể như: [7]
Chi phí là giá trị tiền tệ của các khoản hao phí bỏ ra nhằm tạo ra các loại tài sản,
hàng hóa hoặc là các loại dịch vụ.
Các nhân viên kế toán thường định nghĩa “chi phí như là một nguồn lực hy sinh
hoặc mất đi để đạt được một mục đích cụ thể” (Horngren et al., 1999). Hầu hết mọi
người đều xem chi phí là hao phí nguồn lực tính bằng tiền để đổi lấy hàng hoá và dịch
vụ.
Chi phí là toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa được thể hiện
bằng tiền phát sinh trong qua trình sản xuất kinh doanh của đơn vị mà đơn vị đã bỏ ra
trong một kỳ nhất định.
1.2 Phân loại chi phí.
Đối với nhà quản lý, để kiểm soát được chi phí phát sinh hàng ngày, điều quan
trọng là phải nhận diện ra các loại chi phí, đặc biệt là nhà quản lý nên nhận dạng những
chi phí kiểm soát được để đề ra biện pháp kiểm soát chi phí thích hợp và nên bỏ qua
những chi phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình nếu không việc kiểm soát sẽ
không mang lại hiệu quả so với công sức, thời gian bỏ ra.
a. Căn cứ theo chức năng hoạt động:
Chi phí sản xuất bao gồm ba khoản mục: chi phí nguyên vật, liệu trực tiếp, chi
phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung.
Chi phí ngoài sản xuất: là các chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất sản phẩm
liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm hoặc phục vụ công tác quản lý chung toàn
doanh nghiệp. Thuộc chi phí này có hai khoản mục: chi phí bán hàng và chi phí quản
lý doanh nghiệp. [7]
b. Căn cứ theo cách ứng xử chi phí:
Cách ứng xử chi phí là thuật ngữ để biểu thị sự thay đổi của chi phí tương ứng với
các mức hoạt động của đạt được. Căn cứ theo cách ứng xử, chi phí của doanh nghiệp
được chia ra làm ba loại:
Chi phí khả biến (Variable costs): là các chi phí có sự thay đổi tỷ lệ với các mức
độ hoạt động và chỉ phát sinh khi có hoạt động xảy ra.
Chi phí bất biến (Fixed costs): chi phí bất biến là các chi phí không có sự thay đổi
theo các mức độ hoạt động đạt được.
Chi phí hỗn hợp (Mixed cots): là những chi phí mà cấu thành nên nó bao gồm cả
yếu tố chi phí khả biến và chi phí bất biến. Ở một mức độ hoạt động nào đó, chi phí
hỗn hợp mang đặc điểm của chi phí bất biến, và khi mức độ hoạt động tăng lên mức
độ hoạt động khác chi phí hỗn hợp sẽ biến đổi như đặc điểm của chi phí khả biến.[7]
2. Các yêu cầu về kiểm soát chi phí:
Việc ghi nhận chi phí của đơn vị cần đảm bảo các yêu cầu sau: [5,6]
- Tất cả các chi phí đều được ghi nhận.
- Các nghiệp vụ chi phí phát sinh được xác định, cộng dồn và hạch toán một cách
chính xác.
- Các chi phí đã hạch toán đại diện cho các khoản chi tiêu vì mục đích sản xuất
kinh doanh.
- Các chi phí phát sinh có thực được tập hợp đầy đủ, đúng mực.
- Các chi phí phát sinh đảm bảo nguyên tắc phù hợp và nhất quán giữa các niên độ.
- Số liệu trên báo cáo tài chính phải khớp với số liệu trên các sổ kế toán.
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 11
Luận văn Tốt Nghiệp
-
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
Chi phí được ghi nhận đúng niên độ.
Các chi phí được phân loại, trình bày và công bố phù hợp trong báo cáo tài chính.
Đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí là hữu hiệu.
3. Các sai sót, gian lận trong hạch toán chi phí.
- Chi phí phản ánh trên sổ kế toán, báo cáo kế toán lớn hơn chi phí thực tế như:
[5,6]
Các khoản chi không được phép đưa vào chi phí theo quy định, các khoản chi phí
không có chứng từ hợp lệ.
Nhầm lẫn trong việc tính toán số liệu chi phí làm cho chi phí ghi sổ cao hơn chi
phí thực tế.
Hạch toán các khoản chi phí chưa phát sinh, các khoản chi lẽ ra phải hạch toán
cho nhiều kỳ do tính chất của tài khoản đó.
- Chi phí phản ánh trên sổ sách, báo cáo kế toán thấp hơn chi phí thực tế.
4. Các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí trong doanh nghiệp.
4.1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
a. Đặc điểm của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là những chi phí về nguyên liệu, vật liệu
chính, vật liệu phụ được sử dụng trực tiếp để sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ
trong kỳ sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Trong chi phí sản xuất kinh doanh nói chung và trong giá thành sản phẩm
nói riêng của hầu hết các ngành sản xuất, chi phí NVLTT thường chiếm tỷ trọng
chủ yếu và lớn nhất. Những sai sót về chi phí NVLTT không chỉ dẫn đến những sai
sót trong khoản mục chi phí mà còn dẫn đến những sai sót ở một số khoản mục
liên quan khác.
- Việc theo dõi tính toán, đánh giá NVLTT dùng cho sản xuất kinh doanh và
cho các mục đích khác cũng phức tạp. Phương pháp tính và vận dụng trong các
doanh nghiệp nhiều khi không khoa học, mang nặng tính chủ quan, cho nên rất dễ
dẫn đến những sai sót, nhầm lẫn có khi có những sai sót cố ý.
b. Các gian lận sai sót thường gặp trong kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật
liệu trực tiếp:
Yêu cầu những mặt hàng không cần thiết, hoặc yêu cầu mua hàng không
được lập bởi những người không được ủy quyền [6].
- Hàng nhận về không đúng mẫu mã, số lượng, chất lượng như trong đơn đặt hàng.
- Hàng được nhận bởi những người không được ủy quyền, không đúng trách nhiệm.
- Nguyên vật liệu mua với giá cao hơn thực tế.
- Nguyên vật liệu mua về kém phẩm chất hoặc không đạt tiêu chuẩn chất lượng do sự
kiểm soát không chặt chẽ giữa người mua hàng, kế toán và thủ kho.
Sự thông đồng giữa người mua hàng và người nhận hàng, kế toán và thủ kho
hoặc một người kiêm nhiệm hai chức năng.
- Thanh toán không đúng người bán hoặc thanh toán cho những hàng không
nhận được hoặc không đúng đặt hàng mua thể hiện qua việc giả mạo chứng từ, hóa
đơn mua hàng, viết chứng từ khống…
- Nguyên vật liệu có thể bị mất cắp và việc mất cắp có thể bị che dấu.
- Xuất kho không đúng loại vật tư dùng cho sản xuất kinh doanh hoặc xuất
thừa làm cho vật tư để lại xưởng nhiều, không được bảo quản dẫn đến hư hỏng và
thất thoát.
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 12
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
- Việc tính toán, đánh giá nguyên vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh chưa
chính xác hoặc gian lận có chủ ý của một số người vì lợi ích riêng.
c. Tổ chức chứng từ ban đầu và sổ sách kế toán phục vụ cho công tác kiểm
soát:
- Các chứng từ theo dõi vật tư ban đầu bao gồm:[5]
+ Phiếu đề nghị mua vật tư: đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong
doanh nghiệp khi có nhu cầu mua vật tư.
+ Đơn đặt hàng: chứng từ này được thiết lập bởi bộ phận mua hàng xác định
yêu cầu của doanh nghiệp với nhà cung cấp về mặt hàng, giá cả, số lượng, chất
lượng, hình thức thanh toán…
+ Phiếu nhập kho: chứng từ này được bộ phận nhận hàng lập chứng từ nhận
về số lượng, chất lượng, giá trị, quy cách vật tư thể hiện.
+ Hóa đơn bán hàng, hóa đơn chi phí vận chuyển lưu kho…
+ Phiếu yêu cầu xuất vật tư: căn cứ vào nhu cầu sản xuất, người phụ trách tại
những bộ phận sản xuất lập phiếu yêu cầu xuất vật tư.
+ Phiếu xuất kho: sau đó bộ phận quản lý sẽ xem xét và lập phiếu xuất kho
giao cho người phụ trách sản xuất để đến bộ phận kho hàng nhận vật tư.
+ Biên bản giao nhận và kiểm tra vật tư, biên bản đánh gia vật tư thu hồi,
biên bản xử lý vật tư không đạt…
- Các sổ sách kế toán: tùy thuộc vào từng phương pháp hạch toán chi tiết của
mỗi doanh nghiệp mà sử sụng các sổ sau:
+ Sổ kho: là tài liệu pháp lý cơ bản và quan trọng của thủ kho, được sử dụng
để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật tư về số lượng. Sổ kho đặt tại kho do thủ
kho ghi chép và bảo quản, kế toán vật tư đối chiếu và ký tên xác nhận.
+ Sổ kế toán chi tiết: sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết chi phí NVLTT,…
+ Sổ cái các TK152, TK153…
d. Thủ tục kiểm soát:
d1. Kiểm soát quá trình hình thành đơn đặt hàng: Khi có nhu cầu về vật tư sử
dụng và dự trữ trong kho bộ phận yêu cầu sẽ lập phiếu yêu cầu mua vật tư có ký duyệt
của trưởng bộ phận. Bộ phận mua hàng sẽ đặt hàng thông qua việc gửi đơn đặt hàng
đến nhà cung cấp có các điều kiện mua hàng tối ưu nhất mà doanh nghiệp đã lựa chọn
và kiểm tra giá của nhà cung cấp. Bộ phận mua hàng kiểm tra chất lượng, số lượng, giá
cả vật tư mua vào nhập kho. Khi sử dụng vật tư, bộ phận sử dụng sẽ lập Phiếu yêu cầu
xuất vật tư.
Mục tiêu: xác định chính xác nhu cầu phát sinh
+ Kiểm soát ‘phiếu đề nghị mua vật tư’ có phù hợp với nhu cầu phát sinh tương
ứng với kế hoạch sản xuất đã đặt ra hay không.
+ Nên thiết lập bộ phận xét duyệt nghiệp vụ mua vật tư nhằm đảm bảo sự hợp lý
về giá cả cũng như chất lượng.
Nếu được xét duyệt thì tiến hành lập đơn đặt hàng; đơn đặt hàng phải được đánh
số thứ tự và phải ghi rõ thông tin liên quan đến vật tư có ý định mua về số lượng- quy
cách- chủng loại- giá cả- thời điểm nhận hàng- điều kiện thanh toán…
d2. Kiểm soát quá trình nhận vật tư:
Mục tiêu: vật tư được nhận đầy đủ, đảm bảo số lượng, quy cách, chất lượng, mẫu
mã. Chú ý phải lập ‘biên bản nhận vật tư’ của bộ phận nhận hàng. Khi bộ phận thủ
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 13
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
kho nhận phải kiểm tra kỹ vật tư và ký nhận vào ‘phiếu nhập kho’ về số vật tư đó, sau
đó chuyển lên phòng kế toán.
+ Tách biệt giữa bộ phận vật tư với bộ phận kho và phòng kế toán
+ Có sự tách biệt chức năng nhận NVL và chức năng kho
+ Có sự độc lập giữa kho với phòng kế toán
+ Kiểm soát vật tư chặt chẽ từ khi nhận đến khi chuyển đi nhập kho.
+ Có sự đối chiếu qua lại thường xuyên giữa các bộ phận
+ Kế toán trước khi hạch toán phải đối chiếu các loại chứng từ: “yêu cầu mua
hàng”, “đơn đặt hàng”, “phiếu nhập kho”, “ hoá đơn bán hàng” và theo dõi việc thanh
toán với người bán.
d3. Kiểm soát quá trình xuất kho vật tư:
+ Việc xuất kho xuất phát từ nhu cầu sử dụng vật tư thông qua ‘phiếu yêu cầu sử
dụng vật tư’ đã được xét duyệt. Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư phải căn cứ trên kế hoạch
SX hoặc dự toán, đồng thời phải ghi rõ số lượng, chất lượng, chủng loại; đồng thời
phiếu này phải dựa trên đơn đặt hàng nhằm hạn chế việc viết phiếu cho những mục
đích không rõ ràng. Nếu điều kiện trên được đảm bảo thì bộ phận vật tư sẽ lập ‘phiếu
xuất kho’, sau đó thủ kho căn cứ vào đó để xuất kho vật tư.
4.2 Kiểm soát nội bộ về chi phí nhân công trực tiếp
a) Đặc điểm về chi phí nhân công trực tiếp:
- Bao gồm chi phí tiền lương và các khoản trích nộp theo lương của người lao
động trực tiếp chế tạo sản phẩm.
- Khả năng và kỹ năng lao động của công nhân trực tiếp ảnh hưởng đến số lượng ,
chất lượng sản phẩm tạo ra.
- Việc phân bổ và tính toán tiền lương phải hợp lý
b) Những gian lận và sai sót thường gặp:
- Diễn ra trong quá trình chấm công, chẳng hạn như chấm tăng công hoặc chấm
công cho những người nghỉ việc.
- Thanh toán lương cho nhân viên không có thực.
- Tính toán và ghi chép lương không chính xác, kê khống tiền lương nhằm gian
lận phần chênh lệch.
- Tiến hành thanh toán tiền lương cho những khỏan lương không được phê chuẩn
c) Thủ tục kiểm soát đối với chi phí tiền lương và các khoản trích nộp theo lương:
c1. Đối với chi phí tiền lương:
Nội dung chi phí:
Chi phí thì tiền lương là khoản mục chi phí quan trọng, chiếm tỷ trọng lớn trọng
lớn trong tổng khoản mục chi phí. Bao gồm: lương cơ bản, phụ cấp,…
Mục tiêu kiểm soát:
- Kiểm soát sự tuân thủ các quy định, chính sách và trích BHXH, BHYT đối với
người lao động.
- Ngăn ngừa, phát hiện sai phạm, hành động gian lận như thanh toán lương cho
người không có thực hoặc đã nghỉ việc mà vẫn thanh toán, kiểm soát việc tính toán và
phân phối lương.
Các bộ phận tham gia liên quan đến chi phí nhân công trực tiếp có chức năng,
nhiệm vụ riêng tách biệt với nhau.
+ Chức năng nhân sự: do bộ phận nhân sự đảm nhận; khi bộ phận này tuyển
dụng nhân viên thì mức lương phải được ghi vào hồ sơ gốc. Sau đó một bộ hồ sơ này
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 14
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
sẽ được gửi cho bộ phận tính lương. Khi có sự thay đổi về mức lương bộ phận nhân sự
sẽ gửi văn bản cho bộ phận tính lương. Việc kiểm soát này đảm bảo tính chính xác về
các khoản thanh toán tiền lương.
+ Theo dõi hoạt động: xác định thời gian lao động thực tế qua ‘bảng chấm công’
và đánh giá hiệu quả, năng suất lao động. Thường xuyên đối chiếu bảng đó với kết quả
làm việc.
+ Bộ phận tính lương và ghi chép lương: không được ghi tên người nào vào
bảng lương nếu không có hồ sơ do bộ phận nhân sự gưỉ lên; căn cứ vào ‘bảng chấm
công’ cùng kết quả công việc cùng các chứng từ liên quan khác được gửi lên, bộ phận
tính lương sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ và lập bảng tổng hợp lương rồi chuyển đến
bộ phận kế toán lương hạch toán.
+ Bộ phận thanh toán lương: ký duyệt Séc thanh toán lương hoặc phiếu chi
lương và phát lương cho nhân viên.
Trình tự và thủ tục kiểm soát:
Chấm công và
đánh giá chất lượng
bởi bộ phận trực
tiếp quản lý
Kiểm tra, đối chiếu
ngày công thực tế,
chất lượng lao động
với kế hoạch
Căn cứ quy chế
tiền lương, lập
bảng thanh toán
lương
* Kiểm soát bằng kế hoạch lao động - tiền lương: so sánh chi phí tiền lương
thực tế với kế hoạch tiền lương.
* Kiểm soát bằng phân công, phân nhiệm trong công tác về lao động - tiền
lương:
- Bằng chính sách kiểm soát nhân sự được phòng tổ chức đảm nhiệm;
- Việc theo dõi lao động phải rõ ràng thông qua bảng chấm công và lập bảng ghi
nhận thành tích tại từng bộ phận;
- Kiểm soát việc tính lương và ghi chép lương của bộ phận tổ chức tiền lương về
lập bảng thanh toán lương tổng hợp cho từng phân xưởng, bộ phận và lập bảng lương
chi tiết cho từng cá nhân của từng bộ phận để làm cơ sở chi lương.
c2. Đối với khoản trích theo lương:
- So sánh số liệu tính dồn trên các TK phản ánh các khoản trích theo lương của
kỳ này so với kỳ trước để phát hiện những sai phạm hoặc bất hợp lý về các khoản trích
theo lương.
- Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đúng các đối tượng nghiệp vụ liên
quan đến các khoản trích theo lương.
4.3 Kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất chung
a) Đặc điểm chi phí sản xuất chung:
Là những chi phí phát sinh có liên quan đến việc tổ chức, phục vụ, quản lý sản
xuất ở các phân xưởng, bộ phận sản xuất ngoài chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi
phí NCTT.
+ Bao gồm nhiều yếu tố chi phí khác nhau.
+ Các yếu tố chi phí thuộc chi phí SXC đều có tính gián tiếp với từng sản phẩm
nên không thể tính thẳng vào sản phẩm.
+ Do nhiều yếu tố chi phí được nhiều bộ phận khác nhau quản lý nên rất khó
kiểm soát.
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 15
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
b) Các gian lận và sai sót thường gặp.
+ Việc trích khấu hao dễ bị sai phạm không tuân theo quy định của chế độ.
+ Việc phân bổ chi phí SXC chưa chính xác cho từng đối tượng chịu chi phí.
+ Đối với truờng hợp nâng cấp TSCĐ sẽ dẫn đến thay đổi mức khấu hao, việc
thay đổi mức khấu hao cần phải được xét duyệt.
+ Đối với các dịch vụ mua ngoài dễ bị ghi giả mạo, ghi khống.
c) Các thủ tục kiểm soát.
c1. Đối với chi phí khấu hao:
+ Kiểm soát sự tăng, giảm TSCĐ để tính khấu hao TSCĐ thông qua việc ghi
chép phản ánh TSCĐ tăng giảm trên sổ sách kế toán, thẻ TSCĐ.
+ Kiểm soát việc TSCĐ ghi chép trên sổ sách và số tính trích khấu hao có đúng
với thời gian trên hồ sơ chứng từ hình thành TSCĐ hay không. Bởi vì có thể xảy ra
trường hợp thời gian ghi chép vào sổ chậm hơn so lúc bàn giao hoặc khấu hao TSCĐ
theo quy định tính từ ngày đưa vào sử dụng nhưng thường được tính tròn tháng.
+ Tách biệt công tác bảo quản với công việc ghi chép các nghiệp vụ.
+ So sánh tỷ lệ khấu hao của năm hiện hành với năm trước và so sánh mức trích
theo quy định hiện hành và kiểm tra chênh lệch.
+ Kiểm soát việc trích đúng, trích đủ chi phí khấu hao bằng cách kiểm tra hiện
trạng tài sản, hồ sơ tăng giảm của TSCĐ. Tránh trường hợp tài sản đã hết khấu hao
hoặc không dùng đang chờ xử lý mà vẫn tiến hành trích khấu hao.
+ Phương pháp tính khấu hao có theo quy định hiện hành không, có được sử
dụng nhất quán qua các kỳ không.
+ So sánh, đối chiếu tổng số khấu hao tăng, giảm đã hạch toán kế toán với số
liệu trên sổ sách theo dõi chi tiết TSCĐ.
c2. Chi phí sửa chữa TSCĐ:
+ Sửa chữa thường xuyên: chi phí này phát sinh khá thường xuyên, được thực
hiện theo nhu cầu thực tế. Khoản chi phí này tuy có tính chất không lớn, chủ yếu là
mua vật tư nhỏ lẻ để thực hiện sửa chữa và có thể gian lận khi kiểm soát không chặt
chẽ. Quy trình kiểm soát giống quy trình kiểm soát mua, xuất vật tư.
+ SCL: chi phí phát sinh khi sửa chữa lớn nên cần kiểm soát chặt chẽ, kiểm soát
giữa thực tế với kế hoạch.
c3. Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác:
+ Chi phí bằng tiền như chi phí tiếp khách, công tác phí cần có sự phê chuẩn,
không được vượt quá quy định.
+ Kiểm soát chi phí bằng kế hoạch và dự toán vạch ra trước.
4.4 Kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí khác:
Chi phí quản lí doanh nghiệp bao gồm:
+ Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lí doanh
nghiệp.
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác.
Thủ tục kiểm soát các chi phí này tương tự như thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất
chung.
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 16
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
KẾT LUẬN CHƯƠNG I
Trong chương 1, luận văn đã nêu lên được những lý luận cơ bản về kiểm soát nội
về chi phí trong doanh nghiệp, trình bày một số nội dung cụ thể sau:
Thứ nhất: những vấn đề veeff kiếm soát nội bộ như: khái niệm, chức năng, nhiệm
vụ và các yếu tôt cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Thứ hai: phân tích cụ thể các loại chi phí trong doanh nghiệp và các yêu cầu về
kiểm soát chi phí.
Thứ ba: phân tích, làm rõ các yêu cầu và thủ tục kiểm soát chi phí trong doanh
nghiệp.
Thứ tư: khái niệm, vai trò của việc lập dự toán đối với hệ thống kiểm soát chi phí
trong doanh nghiệp.
Những nội dung trên là cơ sở lý luận, là tiền đề để tiến hành nghiên cứu cũng như
đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí tại công ty TNHH MTV Cảng Đà Nẵng, đồng
thời đưa ra những giải pháp để kiểm soát chi phí hiệu quả tại công ty này.
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 17
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ
CHI PHÍ TẠI CẢNG ĐÀ NẴNG.
I. Giới thiệu khái quát về Cảng Đà Nẵng:
Cảng Đà Nẵng là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, thành viên nhà
nước. Cảng Đà Nẵng nằm trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, một thành phố năng
động đóng vai trò trung tâm về kinh tế - xã hội của miền trung – Việt Nam, vị trí địa
lý tự nhiên nằm trong Vịnh Đà Nẵng rộng 12km 2, độ sâu từ 10 -17m, được bao bọc
bởi núi Hải Vân và bán đảo Sơn Trà, kín gió cùng với đê chắn sóng dài 450m thuận
lợi cho các tàu nêu đậu và làm hàng quanh năm. Với lịch sử trên 100 năm hình thành
và phát triển, hiện tại Cảng Đà Nẵng là Cảng biển lớn nhất khu vực miền Trung
Việt Nam.
1. Quá trình hình thành và phát triển.
Cổ sử chép rằng, từ đầu thế kỷ XV đã có những con thuyền buôn nước ngoài
qua lại cửa biển Đà Nẵng; và từ các thế kỷ XVI, XVII, XVIII, khi Thương Cảng
Hội An đang phát triển rực rỡ, thông qua con sông Cổ Cò nối sông Hàn với sông
Thu Bồn, Cảng Đà Nẵng đã trở thành một “tiền Cảng” của Hội An, một cửa ngõ
quan trọng đón đưa những thương thuyền của các nước như: Bồ Đào Nha, Tây Ban
Nha, Nhật Bản, Trung Quốc... ra vào Faifoo, Faifo, Hải Phố - tức Hội An, thành phố
của xứ trầm hương và tơ lụa. Đến thế kỷ XIX, triều đình Nhà Nguyễn áp dụng
chính sách “Bế quan tỏa Cảng”, không cho phép tàu viễn dương phương Tây vào
buôn bán trực tiếp với Hội An, cùng lúc sông Cổ Cò bị bồi lắng làm cho tàu thuyền
đi lại khó khăn. Từ đó, Hội An mất dần đi vai trò lịch sử là một thương Cảng quốc
tế, và cửa biển Đà Nẵng với điều kiện tự nhiên thuận lợi đã vươn lên thành một
Cảng biển lớn của khu vực miền Trung.
Năm 1901, thực dân Pháp chính thức khởi công xây dựng Cảng Đà Nẵng
nhằm phục vụ cho chính sách khai thác thuộc địa của Pháp ở Việt Nam và Đông
Dương. Đến năm 1966 Mỹ xây dựng cầu cảng Tiên Sa để phục vụ cho chiến tranh
và chính quyền Sài Gòn cho xây dựng tiếp cầu 7 và cầu 8 sông Hàn.
Sau khi Mỹ rút quân về nước theo Hiệp định Pari, chính quyền Sài Gòn sát
nhập Cảng Tiên Sa vào Nha thương Cảng Đà Nẵng và đặt dưới sự quản lý của Tổng
Nha Thương Cảng. Nha Thương Cảng Đà Nẵng về tổ chức gồm có:
+ 4 phân cuộc (hành kế, công tác, khu khai thác Sông Hàn, Tiên Sa)
+ 3 ty (Ty hải Cảng: Quy Nhơn -Ba Ngòi -Nha Trang)
+ 1 phòng An ninh.
Nhiệm vụ chủ yếu là: Quản lý tài sản, phương tiện thiết bị, tu bổ xây dựng cơ sở
vật chất, cho tư nhân đấu thầu bốc dỡ hàng hóa (do hai công ty tư nhân là Vitabo và
Sovita).
Ngày 29/03/1975 Thành Phố Đà Nẵng hoàn toàn giải phóng, ban giao thông quân
liên khu V tiếp quản Cảng Đà Nẵng, tiếp thu lại toàn bộ cơ sở vật chất và tổ chức lại
lực lượng, thực hiện bốc dỡ hàng hóa cho tàu. Các nước XHCN chuyển hàng hóa viện
trợ và quan hệ hợp tác với Việt Nam , trong quá trình hoạt động do yêu cầu về tổ chức
và đổi mới về quản lý doanh nghiệp. Cảng Đà Nẵng được Nhà Nước bổ nhiệm và thay
đổi cơ quan chủ quản nhiều lần. Đến ngày 08/05/1998 Thủ tướng chính phủ đã ra quyết
định Số 91/1998/QĐ -TTG chuyển Cảng Đà Nẵng làm thành viên của Tổng CôngTy
Hàng Hải Việt Nam. Ngày 12/10/2007 theo quyết định số 3089/QĐ-BGTVT của Bộ
trưởng Bộ Giao thông – Vận tải chuyển Cảng Đà Nẵng từ công ty thành viên hoạch
toán độc lập thuộc Tổng công ty Hàng hải Việt Nam thành công ty trách nhiệm hữu hạn
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 18
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
một thành viên Cảng Đà Nẵng và chính thức đi vào hoạt động kể từ ngày 10/05/2008
với bộ máy gồm 9 phong ban và 5 đơn vị thành viên.
Thông tin cụ thể về doanh nghiệp hiện nay như sau:
- Tên công ty: công ty TNHH MTV Cảng Đà Nẵng.
- Tên đối ngoại: DANANG PORT.
Điện thoại: 05113.822.513.
Fax: 05113.822.565.
Địa chỉ: 26 Bạch Đằng, Quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng.
Mã số thuế: 0400101972.
Tài khoản số
: 10230321177010_Tại NH Công thương ĐN.
Lĩnh vực kinh doanh:Dịch vụ hàng hải, xây lắp và nhiều lĩnh vực khác.
- Các Xí nghiệp thành viên: Xí nghiệp Cảng Tiên Sa, Xí nghiệp Cảng Sông
Hàn.
Các công ty con: công ty cổ phần tàu lai Cảng Đà Nẵng (DANATUG),
công ty cổ phần Logistics Cảng Đà Nẵng (DANALOG), công ty CP XD và TM
Cảng Đà Nẵng (COTRACO).
2. Vị trí, vai trò của Cảng Đà Nẵng:
Cảng Đà Nẵng nằm trên địa bàn thành phố Đà Nẵng, một thành phố năng động
đóng vai trò trung tâm về kinh tế - xã hội của miền Trung – Việt Nam, vị trí địa lý tự
nhiên nằm trong Vịnh Đà Nẵng (rộng 12 km 2, độ sâu từ 10 – 17m được, được bao bọc
bởi núi Hải Vân và bán đảo Sơn Trà, kín gió cung với đê chắn sóng dài 450m thuận lọi
cho các tàu neo đậu và làm hàng quanh năm.
Với lịch sử trên 100 năm hình thành và phát triển, hiện tại Cảng Đà Nẵng là Cảng
biển lớn nhất khu vực miền Trung Việt Nam, hệ thống đường bộ nối liền giữa Cảng với
Sân bay quốc tế Đà Nẵng, Ga đường sắt, vùng hậu phương rộng rãi và thông thoáng,
thuận lợi cho việc xuất nhập hàng hóa cho khu vực. Hàng hóa thông qua Cảng, theo
quốc lộ 1A để đến các tỉnh phía Bắc và phía Nam của thành phố, theo quốc lộ 14B để
đến các tỉnh Tây Nguyên và các nước Lào, Campuchia, Thái Lan.
Với lịch sử phát triển lâu đời cùng với những thế mạnh về điều kiện tự nhiên, vị
trí nằm trên trung tâm kinh tế - xã hội của miền Trung – Việt Nam có thể nói Cảng Đà
Nẵng đã và đang giữ vai trò quan trọng trong công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế
cuat thành phố Đà Nẵng nói riêng và cả kinh tế khu vực miền Trung và Tây Nguyên.
3. Chức năng, nhiệm vụ của Cảng Đà Nẵng.
3.1. Chức năng: cung cấp các dịch vụ sau:
Dịch vụ xếp dỡ hàng hóa.
Dịch vụ lưu và cho thuê kho bãi.
Lai dắt, hỗ trợ tàu tại Cảng.
Vận tải đường thủy, đường bộ.
Cung ứng xăng dầu.
Sửa chữa phương tiện vận tải.
Xây dựng công trình vừa và nhỏ.
Kinh doanh các dịch vụ hàng hải khác.
3.2. Nhiệm vụ:
Nhiệm vụ của Cảng là Công ty phải hoàn thành và hoàn thành vượt mức các
chỉ tiêu do Tổng Công Ty Hàng Hải giao hằng năm, khai thác triệt để các điều kiện
có tổ chức, có chất lượng các hoạt động dịch vụ và sản xuất kinh doanh của mình.
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 19
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
Bên cạnh đó, Cảng chủ trương lấy năng suất và chất lượng dịch vụ làm chính sách
chất lượng hàng đầu của doanh nghiệp. Thông qua các giải pháp hoàn thiện, nâng
cấp cơ sở vật chất, kỹ thuật; đơn giản hóa thủ tục giao nhận; tăng cường phối hợp
trong nội bộ Cảng cũng như với các đơn vị liên quan ngoài Cảng; kích thích người
lao động bằng quy chế trả lương hợp lý; cơ giới hóa, tự động hóa quy trình sản xuất;
…Với kế hoạch An ninh Cảng biển (PFSP) được thực thi, Cảng Đà Nẵng luôn đủ
điều kiện để đảm bảo an toàn, thuận lợi, nhanh chóng cho tàu, hàng hóa, hành khách
lưu lại và vào ra Cảng. Phiếu thăm dò ý kiến khách hàng hằng năm đều cho thấy
dịch vụ của Cảng được đánh giá năm sau tốt hơn năm trước.
Kế hoạch đầu tư phát triển năng lực khai thác của Cảng Đà Nẵng giai đoạn
2011-2015 với mục tiêu là Cảng biển hiện đại nhất tại miền Trung Việt Nam, với các
hạng mục chính như sau:
+ Dự án đầu tư khu Cảng Sơn Trà 2011- 2015.
+ Dự án đầu tư mở rộng Cảng Tiên Sa giai đoạn II (2012-2015).
+ Thành lập khu kho, bãi trung chuyển diện tích 30ha đến 50ha.
+ Về phát triển thị trường: ngoài thị trường hiện có, Cảng Đà Nẵng tập trung
phát triển thị trường Tây Nguyên và thị trường Nam Lào – Đông Bắc Thái Lan theo
quốc lộ 14B qua cửa khẩu Bờ Y, quốc lộ 18 qua cửa khẩu Dak Tà Ooc và tuyến hành
lang kinh tế Đông Tây.
4. Tình hình và kết quả hoạt động của Cảng trong những năm qua.
SẢN LƯỢNG THÔNG QUA NĂM 2007-2012
Năm
2007
2008
2009
2010
2011
2012
EXPECTED
Tổng số
2,736,93
6
2,742,25
7
3,132,34
3
3,303,03
6
3,868,54
5
4,400,00
0
Nhập
khẩu
489,27
3
525,90
6
604,56
1
645,61
7
784,89
1
895,00
0
Xuất
khẩu
1,242,20
4
1,230,79
3
2,351,99
2
1,388,92
4
1,598,13
4
1,840,00
0
Nội địa
1,006,54
9
985,55
8
1,175,79
0
1,266,49
5
1,458,52
0
1,665,00
0
CONTAINER
53,372
61,881
69,720
89,199
114,373
140,000
(Nguồn: />Từ năm 2007 đến nay sản lượng hàng qua Cảng về nhập khẩu hay xuất khẩu
đều tăng qua các năm.
Với việc năng động tìm kiếm khách hàng, xây dựng mạng lưới đối tác, đẩy
mạnh nghiên cứu cũng như phát triển thị trường, thương hiệu Cảng Đà Nẵng dần
dần được xác lập trong ngành hàng hải Việt Nam và khu vực. Lượng hàng qua Cảng
Đà Nẵng không ngừng tăng lên: nếu năm 1994, sản lượng hàng hoá thông qua Cảng
Đà Nẵng đạt 500.000 tấn, thì năm 2004 là 2.308.973 tấn và năm 2010 đạt 3.303.036
tấn. Năm 1996, sản lượng container là 8.200 Teus, đến năm 2006 là 37.404 Teus và
đã đạt con số 89.000 Teus vào năm 2010.
Bên cạnh đó, thông qua các giải pháp hoàn thiện, nâng cấp cơ sở vật chất, kỹ
thuật; đơn giản hóa thủ tục giao nhận; tăng cường phối hợp trong nội bộ Cảng cũng
như với các đơn vị liên quan ngoài Cảng; kích thích người lao động bằng quy chế trả
lương hợp lý; cơ giới hóa, tự động hóa quy trình sản xuất; … năng suất và chất
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 20
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
lượng dịch vụ của Cảng Đà Nẵng không ngừng được nâng cao. Năng suất của một
số mặt hàng tiêu biểu theo định mức bình quân năng suất bốc dỡ giải phóng tàu
trong các năm từ 2005 đến 2010 là: Clinke tăng 28%, than tăng 18%, dăm gỗ tăng
38%, cát rời tăng 28%, ximăng bao tăng 16%, thép xây dựng tăng 16%, thép phế
liệu tăng 33%, container tăng 20%...
Với những thành tích đạt được, Cảng Đà Nẵng đã vinh dự được Đảng và Nhà
nước trao tặng Huân chương lao động hạng ba, Huân chương lao động hạng nhì,
Huân chương lao động hạng nhất, Huân chương độc lập hạng ba, Huân chương độc
lập hạng nhì. Đây là phần thưởng ghi nhận công lao đóng góp, sự nỗ lực phấn đấu
của tập thể cán bộ công nhân viên Cảng Đà Nẵng, đồng thời cũng giúp Cảng Đà
Nẵng vững tin hơn cho một tương lai tươi sáng, vững bước trên con đường phát
triển trở thành một trong những Cảng biển hiện đại hàng đầu của cả nước cũng như
khu vực.
5.
Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Cảng Đà Nẵng.
Trong quá trình sản xuất không làm thay đổi cơ cấu và hình thành sản phẩm. Quá
trình sản xuất đồng thời cũng là quá trình tiêu thụ , do vậy không có phế phẩm và sản
phẩm dở dang, sản phẩm ở Cảng vừa là đầu tiên vừa là cuối cùng của quá trình sản
xuất.
Quá trình sản xuất chịu ảnh hưởng nhiều bởi thời tiết . Hoạt động sản xuất kinh
doanh ở Cảng phân thành: hoạt động sản xuất kinh doanh chính, hoạt động sản xuất
kinh doanh ngoài.
+Sản xuất kinh doanh chính hay còn gọi là sản xuất kinh doanh cơ bản gồm các
lao vụ, dịch vụ trong địa bàn Cảng: bốc xếp ,vận tải, giao nhận, lưu kho bãi,lai dắt tàu,
hoa tiêu, cột mở dây, cầu phí.
+ Hoạt động sản xuất kinh doanh ngoài gồm các hoạt động hỗ trợ cho sản xuất
chính như: sửa chữa xây dựng kho tàng, bến bãi và các công trình phục vụ sản xuất.
II. Thực tế kiểm soát nội bộ về chi phí tại Công ty TNHH MTV Cảng Đà Nẵng.
1. Môi trường kiểm soát nội bộ tại Cảng Đà Nẵng
1.1. Các nhân tố bên trong: Là các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung của
Công ty các nhân tố này chủ yếu liên quan tới bộ máy tổ chức, hệ thống nhân viên
tham gia thực hiện chức năng quản lý, kiểm soát và việc lập các dự toán, kế hoạch,
phương án sản xuất kinh doanh.
1.1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.
Công ty TNHH MTV Cảng Đà Nẵng là đơn vị kinh tế cơ sở, hạch toán độc lập,
có tư cách pháp nhân đầy đủ. Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty là tổng hợp các bộ
phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được giao những trách nhiệm,
quyền hạn nhất định và được bố trí theo mô hình và cấp quản lý: Cấp quản lý Cảng,
Cấp Xí nghiệp thành phần.
Cơ cấu tổ chức của công ty là cơ cấu tổ chức quản lý trực tuyến chức năng bao
gồm hai hệ thống chính: Hệ thống trực tuyến có 02 Xí nghiệp thành viên và hệ thống
chức năng có 09 phòng ban.
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 21
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
a. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý tại Cảng Đà Nẵng:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY TNHH MTV CẢNG ĐÀ NẴNG
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
KIỂM SOÁT VIÊN
TỔNG GIÁM ĐỐC
CÁC ĐV PHỤ THUỘC
PHÓ TỔNG GIÁM
ĐỔC KỸ THUẬT
PHÓTỔNG GIÁM ĐỐC KINH
DOANH VÀ KHAI THÁC
Xí
ngiệp
Cảng
Tiên Sa
CÁC PHÒNG CHỨC NĂNG
Phòng
Khai
Thác
Phòng
Kinh
doanh
Phòng
Hành
chính
tổng
hợp
BQLD
A Sơn
Trà
Phòng
Tài
chính
kế toán
Phòng
Tổ
chức
tiền
lương
Phòng
Kế
hoạch
đầu tư
Phòng
Kỹ
thuật
công
nghệ
Xí
nghiệp
Cảng
Sông
Hàn
Phòng
Kỹ
thuật
công
trình
CÁC CÔNG TY CON
CTY CP
Logistics Cảng
Đà Nẵng
Ghi chú:
vốn
CTY CP Xây
Dựng Và Thương
Mại Cảng Đà
Nẵng
quan hệ hành chính,
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
CTY CP Tàu Lai
Cảng Đà Nẵng
quan hệ giám sát,
quan hệ đầu tư
Trang 22
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
b. Chức năng, quyền hạn nhiệm vụ của các phòng ban, Xí nghiệp.
b1. Chức năng, quyền hạn nhiệm vụ của các phòng ban:
+ Hội đồng thành viên: theo ủy quyền của chủ sở hữu Nhà nước, có quyền
nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến quản lý và hoạt động của
công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ sở hữu Nhà nước.
+ Chủ tịch Hội đồng thành viên (Kiêm Tổng giám đốc): là người chỉ huy cao nhất,
toàn quyền điều hành quản lý, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và cấp trên.
+ Kiểm soát viên: kiểm soát viên có thể kiêm nhiệm công tác chuyên môn tại
công ty, trừ một số các chức danh như: thành viên hội đồng thành viên, tổng giám
đốc,phó tổng giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ, nhân viên kế toán của công ty và
của các đơn vị trực thuộc….Kiểm soát viên có quyền xem xét bất kỳ hồ sơ tài liệu
nào của công ty.
Ban Giám đốc gồm:
+ Phó Tổng Giám đốc Kinh Doanh và Khai thác: chịu trách nhiệm cá nhân
trước Cục Hàng Hải Việt Nam và trước Tổng Giám đốc. Được ủy quyền điều hành
Phòng Kinh Doanh và Phòng Khai thác.
+ Phó Tổng Giám đốc Kỹ thuật:chịu trách nhiệm cá nhân trước Cục Hàng Hải
Việt Nam và Tổng Giám đốc. Được ủy quyền điều hành Phòng Kỹ thuật Công nghệ
và Phòng Kỹ thuật Công trình.
Các phòng chức năng:
+ Phòng Khai thác: Tham mưu cho Tổng Giám đốc về công tác: Điều động,
bố trí cầu tàu cho các tàu ra vào Cảng, lập kế hoạch khai thác tổng thể và theo dõi hỗ
trợ các đơn vị xếp dỡ thực hiện tốt các kế hoạch khai thác.
+ Phòng Kinh doanh: Tham mưu cho Tổng Giám đốc về các mặt công tác kinh
doanh. Đề xuất ký kết, theo dõi thực hiện và thanh lý các hợp đồng thương vụ trong
lĩnh vực bốc xếp, giao nhận, bảo quản hàng hóa. Ngoài ra trong quy chế khoán
phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ hướng dẫn các Xí nghiệp về hợp đồng kinh tế,
chính sách giá, chính sách chăm sóc khách hàng của Cảng, theo dõi và kết toán sản
lượng thông qua Cảng.
+ Phòng hành chính tổng hợp: Tham mưu cho Tổng Giám đốc về công tác
văn thư lưu trữ, thi đua tuyên truyền và công tác hành chính khác.
+ Ban quản lý dự án Cảng Sơn Trà: Tham mưu cho Tổng Giám đốc về công
tác: Quản lý, giám sát việc đầu tư xây dựng khu Cảng Sơn Trà.
+ Phòng Tài chính kế toán: Tham mưu cho Tổng Giám Đốc về công tác quản
lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra Xí nghiệp trong
việc thực hiện đúng, kịp thời các qui định của Nhà nước về: nghĩa vụ thuế, quản lý
doanh thu, quản lý chi phí, công tác hạch toán, công tác kế toán, các quy định của
Cảng về kế toán, tài chính.
+ Phòng Tổ chức tiền lương: Tham mưu cho Tổng Giám đốc về các mặt công
tác Tổ chức bộ máy quản lý, xây dựng kế hoạch quy hoạch, đào tạo và tuyển dụng
cán bộ công nhân viên, thanh tra, bảo vệ chính trị nội bộ, tổ chức quản lý lao động,
phân phối tiền lương, thưởng đảm bảo tính hợp lý, đúng pháp luật. Tổ chức triển
khai thực hiện nhiệm vụ quốc phòng an ninh, công tác phòng cháy chữa cháy, bảo
hộ lao động. Phổ biến triển khai thực hiện chính sách của Nhà nước và của Cảng đối
với cán bộ công nhân viên. Tổ chức công tác phòng chữa bệnh, theo dõi kiểm tra
công tác vệ sinh trong Cảng.
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 23
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
+ Phòng Kế hoạch đầu tư: Tham mưu cho Tổng Giám đốc về các mặt công
tác Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Cảng và giao kế hoạch cho các đơn
vị trong Cảng. Tìm đối tác xây dựng và trình duyệt hợp đồng kinh tế về lĩnh vực đầu
tư sửa chữa. Kiểm tra, lập phương án thanh lý tài sản. Tổ chức công tác thống kê,
tổng kết, đánh giá, phân tích tình hình sản xuất kinh doanh. Mua sắm, quản lý, cấp
phát, bảo quản vật tư và số vật tư còn tồn đọng tại Cảng. Tổ chức mạng vi tính toàn
Cảng.
+ Phòng Kỹ thuật - Công nghệ: Tham mưu cho Tổng Giám đốc về công tác
Kỹ thuật cơ khí và công nghệ xếp dỡ, giúp cho công tác quản lý kỹ thuật các phương
tiện thiết bị, công cụ xếp dỡ, hệ thống điện hiện có tại Cảng đúng kỹ thuật. Kết hợp
với phòng Kỹ thuật công trình hướng dẫn các các đơn vị thực hiện đúng các quy
định của Cảng về sử dụng, bảo quản, bảo dưỡng,sửa chữa phương tiện, thiết bị, cơ
sở vật chất.
+ Phòng Kỹ thuật công trình: Tham mưu cho Tổng Giám đốc về công tác quản
lý đầu tư, xây dựng các công trình xây dựng cơ bản và các công trình đầu tư, công
tác kỹ thuật công trình giúp cho công tác quản lý kỹ thuật các công trình xây dựng.
b2. Chức năng, quyền hạn nhiệm vụ của Xí nghiệp:
Xí nghiệp Cảng Tiên Sa và Xí nghiệp Cảng Sông Hàn là hai đơn vị trực thuộc
Cảng Đà Nẵng, có tư cách pháp nhân không đầy đủ, thực hiện hạch toán kinh tế nội bộ
theo phân cấp của Cảng, được sử dụng con dấu riêng để giao dịch. Thực hiện khai thác,
xếp dỡ và các dịch vụ hàng hải khác.
Quy định về phân cấp quản lý tài chính cho hai Xí nghiệp:
Xí nghiệp Cảng Tiên Sa:
- Doanh thu giao khoán tại các XN là toàn bộ những khoản thu phát sinh tại
tại các XN đối với các dịch vụ nhỏ lẻ liên quan đến hoạt động như: bốc xếp, giao
nhận, lưu kho bãi, thuê kho bãi, cân hàng.... Đối với Xí nghiệp Cảng Tiên Sa,
doanh thu không giao khoán bao gồm những khoản sau: tiền thuê 25.000 m2 bãi
của Vijachip, toàn bộ tiền thuê bãi của CODONA; phụ thu của cẩu Grantry; phí
cầu bến; phí hành khách; giải phóng tàu.
- Cảng Đà Nẵng giao khoán một số chi phí của XN phát sinh khi sản xuất
như: tiền lương, ăn ca, nước uống hiện trường, nhiên liệu, vật liệu, công cụ dụng
cụ, văn phòng phẩm, sửa chữa thường xuyên....
- Cảng Đà Nẵng không giao khoán các khoản chi phí như: khấu hao TSCĐ,
BHXH, BHYT, KPCĐ, bảo hiểm tài sản, bảo hiểm con người, các cấp sửa chữa
đối với các hạng mục sửa chữa công trình,cầu cảng và nạo vét; chi phí sửa chữa
đối với 02 QCC và 02 RTG.
- Cảng giao khoán 39% doanh thu cho Xí nghiệp tự cân đối thu chi trong phần
được nhận khoán. XN được trích tiền lương tối đa 24% trên doanh thu giao khoán.
Xí nghiệp Cảng Sông Hàn:
- Được chủ động khai thác và kí kết hợp đồng kinh tế trên cơ sở ủy quyền của
Tổng giám đốc Cảng.
- Hạch toán đầy đủ các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Nhận từ Cảng ĐN 66% doanh thu giao khoán để trang trải chi phí, được trích chi
phí tiền lương tối đa trên doanh thu giao khoán là 44%, tự cân đối thu chi trừ các
khoản chi phí: khấu hao TSCĐ, BHXH, BHYT, KPCĐ, bảo hiểm tài sản, bảo hiểm
con người, chi phí sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn cầu cảng.
Những đặc điểm cơ bản về công tác quản lý
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 24
Luận văn Tốt Nghiệp
GVHD: TS. Đoàn Ngọc Phi Anh
Để vận hành toàn bộ hoạt động của Cảng Đà Nẵng có hiệu quả, Cảng đã xây
dựng và hình thành một cơ chế quản lý thích hợp, cơ chế này có những đặc trưng cơ
bản sau:
+ Nguyên tắc cơ bản của cơ chế là: tập trung , thống nhất quyền lực vào
Giám đốc. Giám đốc trực tiếp quản lý Phó giám đốc, các trưởng phòng, Giám đốc
các Xí nghiệp thành phần, đồng thời phân cấp quyền và trách nhiệm tham mưu cho
Giám đốc trong việc xây dựng các quy chế tổ chức chức điều hành, tổ chức sản xuất
kinh doanh và dịch vụ, giúp giám đốc kiểm tra và đôn đốc thực hiện các quy chế,
nội quy, tổ chức thực hiện quản lý nhằm đảm bảo hoạt động có hiệu quả
+Mối quan hệ giữa các phòng ban là quan hệ chức năng, các phòng ban
không có quyền ra lệnh cho nhau mà chỉ hợp tác trao đổi để kết hợp hoàn thiện
nhiệm vụ được giao. Các trưởng phòng chịu trách nhiệm quản lý các nhân viên
thuộc biên chế phòng mình. Khi trưởng phòng đi vắng phải uỷ quyền cho người thay
thế và báo cáo cho Giám đốc theo dõi. Giám đốc các Xí nghiệp thành phần chịu
trách nhiệm điều hành các nhân viên tại Xí nghiệp và chịu sự quản lý của GĐ
+ Phương thức quản lý đặc trưng là mô hình trực tuyến có kết hợp quản lý
theo chức năng nhằm đảm bảo hiệu quả cao của công tác quản lý
+ Cơ sở pháp lý cho hoạt động của Cảng là các văn bản quản lý của các cơ
quan quản lý cấp trên, các quy định quy trình hoạt động của Cảng , vừa đảm bảo
tính thống nhất chặt chẽ, vừa tạo môi trường năng động cho các bộ phận giúp việc
Nhận xét:
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng,
đảm bảo nguyên tắc một thủ trưởng. Bộ máy gọn gàng, khoa học, có sự phân công,
phân cấp chặt chẽ, rạch ròi. Tại Công ty, có sự phân định trách nhiệm cụ thể giữa các
thành viên ban giám đốc, các Xí nghiệp thành viên tạo điều kiện thuận lợi trong quá
trình chỉ đạo thực hiện cũng như thông tin phản hồi từ cấp dưới.
1.1.2 Chính sách nhân sự của Cảng Đà Nẵng:
Sự phát triển của công ty luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ, nhân viên, công nhân
lao động bởi họ là nhân tố quan trọng trong công tác KSNB của công ty.Vì vậy một
chính sách nhân sự hợp lý, đúng đắn sẽ thu hút cũng như phát huy được năng lực, tinh
thần làm việc, đạo đức làm cho môi trường kiểm soát lành mạnh hơn.
Trong nhiều năm qua, Ban giám đốc Cảng luôn quan tâm và đánh giá cao vai trò
của người lao động trong hoạt động SXKD của mình. Mục tiêu của Công ty là phải
xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân viên mạnh mẽ cả về mặt số lượng lẫn chất lượng.
Quy chế tuyển dụng cán bộ, công nhân viên mà Công ty ban hành tương đối khắt khe,
từng bước đưa việc quản lý và tuyển dụng lao động đi vào nề nếp, đảm bảo các tiêu
chuẩn về chuyên môn nghiệp vụ, tiêu chuẩn về cấp bậc kỹ thuật góp phần xây dựng
Công ty ngày càng phát triển.
Tại đơn vị việc tuyển dụng nhân viên là do phòng tổ chức đảm nhiệm, đã
luôn làm đúng quy định của doanh nghiệp.
Thường xuyên cho cán bộ công nhân viên có năng lực đi học lớp đào tạo
chuyên môn nâng cao nhằm bắt kịp những thay đổi trong chế độ mới của nhà
nước. Mở lớp đào tạo cho công nhân về sử dụng thiết bị.
Công ty thường xuyên tổ chức khen thưởng đối với những cá nhân hay đơn vị
đã có những đóng góp tích cực giúp Công ty ngày một phát triển, chẳng hạn như: hoàn
thành tốt nhiệm vụ một cách xuất sắc, đóng góp các sáng kiến cải tiến kỹ thuật...Tuy
nhiên, Công ty cũng có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với các đơn vị, cá
SVTH: Huỳnh Thị Phương Thúy
Trang 25
