KỸ NĂNG BÁO CÁO ĐỐI VỚI NGƯỜI QUẢN LÝ

ĐỂ THÀNH CÔNG TRONG CÔNG TY


KỸ NĂNG HOURENSOU

• BÁO CÁO
• LIÊN LẠC
• BÀN BẠC
không chỉ là 1 phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ trong công việc mà còn là 1
nét văn hóa đặc trưng của Nhật Bản


RÈN LUYỆN KỸ NĂNG ĐỂ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC HIỆU
QUẢ, TRÔI CHẢY VÀ ĐƯỢC CẤP TRÊN TIN TƯỞNG


VÌ SAO QUAN TRỌNG?

SẾP

Đưa chỉ thị

BÀN
BẠC

NHÂN VIÊN

TIẾN
HÀNH
CÔNG
VIỆC

BÁO CÁO
HOÀN THÀNH

LIÊN
LẠC

BÁO
CÁO


HOUkoku- BÁO CÁO
• BÁO CÁO KẾT QUẢ
Báo cáo những vấn đề liên quan đến các chỉ thị/ mệnh lệnh của cấp trên

• BÁO CÁO TIẾN ĐỘ
Báo cáo tình hình triển khai công việc

• BÁO CÁO ĐỊNH KỲ
Báo cáo với cấp trên và các bộ phận liên quan như là một sự chia sẻ thông tin
định kỳ

• BÁO CÁO SỰ CỐ
Báo cáo khi một sự việc bất ngờ không dự đoán trước xảy ra

Quan trọng

Luôn đặt mình vào vị trí của người khác để suy nghĩ khi báo cáo

ĐỂ BÁO CÁO TỐT?
• Báo cáo chính xác, nhanh, kịp thời >>>5W2H, 3GEM
• Hiểu mục đích và vai trò của mình trong báo cáo
• Báo cáo dễ hiểu:
– Số hóa, ảnh hóa, đồ thị hóa
– Ngắn gọn
– Trọng tâm: Đưa ra kết luận trước
• Báo có thông tin xấu: ASAP


BÁO CÁO SỰ CỐ
• Báo cáo ASAP
• Nhận lỗi, báo cáo kết quả
trước
• Nêu nguyên nhân: Do tôi…
• Nêu giải pháp: Tôi sẽ…


CÁCH NHẬN CHỈ THỊ VÀ TIẾN HÀNH CÔNG VIỆC
•

Luôn ghi chép

•

Check point

•

Hỏi lại ngay những điểm chưa rõ ràng và khúc mắc

•

Đưa ra tiến độ thực hiện công việc

•

Báo cáo tiến độ

•

Suy nghĩ thật kỹ trước khi hỏi cấp trên >>> luôn sử dụng câu

Công việc bắt đầu bằng việc
nhận CHỈ THỊ và kết thúc
bằng BÁO CÁO
ĐỪNG TRỞ THÀNH NGƯỜI
LUÔN LUÔN ĐỢI CHỈ THỊ

hỏi Yes/No
•

Lựa chọn thời điểm để hỏi: Mail trước cho cấp trên….

•

Chuẩn bị nội dung trước khi hỏi: Gạch đầu dòng, ghi lại…

HÃY
CHỦ ĐỘNG!

LIÊN LẠC
•

LIÊN LẠC ĐỊNH KỲ
– Việc liên lạc được thực hiện vào những thời điểm và thời gian xác định
– >>>>KHÔNG ĐƯỢC QUÊN

•

LIÊN LẠC KHI CẦN THIẾT
– Liên lạc với cấp dưới, cấp trên và các thành viên về các vấn đề liên quan đến việc tiến hành
công việc
– Liên lạc với khách hàng
– Liên lạc lại những tin nhắn nhận được

•

LIÊN LẠC KHẨN CẤP
– Khi phát sinh sự cố
– Khi có phát sinh cách giải quyết khác với thông thường

Liên lạc là 1 trong những phương pháp chia sẻ thông tin, là yếu tố
cơ bản trong làm việc nhóm


RENraku- LIÊN LẠC
•

Liên lạc chính xác

•

Liên lạc cả những vấn đề nhỏ nhất

•

Tìm hiểu lý do nguyên nhân của việc liên lạc

•

Chú ý không để liên lạc bị thiếu sót
Liên lạc: Chuyển tải sự việc một cách nhanh chóng và chính xác


BÀN BẠC
•

Đối với những vấn đề lo lắng, không một mình tự tìm cách giải quyết mà điều quan
trọng là tìm kiếm lời khuyên từ mọi người

•

Việc hành động một cách tự ý và độc đoán, hoặc việc cứ tiến hành công việc dù cho
hướng đi có thể bị nhầm lẫn chỉ gây ra lãng phí, và gây ra những sự cố, sự thất bại
nghiêm trọng

•

Hãy bàn bạc ngay, khi:
– Khi bế tắc hoặc không hiểu hướng tiền hành công việc >>>không giữ nguyên những vấn đề
mình chưa hiểu rõ
– Khi một mình không đánh giá được hết vấn đề
– Cần biết về cách xử lí lỗi hoặc sự cố

Bàn bạc là một trong những công cụ để giải quyết vấn đề


SOUdan- Bàn bạc
•

Làm rõ vấn đề cần bàn bạc

•

Đặt mình vào vị trí người khác khi bàn bạc

•

Khi gặp vấn đề khó khăn, bàn bạc càng sớm càng tốt

•

Không xấu hổ

•

Suy nghĩ trước phương hướng giải quyết theo cách riêng mình

•

Đối với lỗi của bản thân và những sự việc xấu, không che giấu mà phải đem ra
bàn bạc


TRÌNH BÀY Ý KIẾN MỘT CÁCH THUYẾT PHỤC
• Phương pháp liệt kê
• Phương pháp tổng thể
(Whole- part)
• Phương pháp PREP

Muốn thuyết phục người khác phải luôn luôn đưa ra lợi
ích của người đó


PHƯƠNG PHÁP LIỆT KÊ
•

Liệt kê gạch đầu dòng các nội dung định truyền đạt

•

Kiểm tra thông tin bằng 5W2h

•

Các mục liên quan đến nhau thì ghép chung lại và sau đó thiết lập ưu tiên. Những mục
cảm thấy không cần thiết thì bỏ đi

•

Nắm các điểm chính trong từng mục và sau đó viết ngắn gọn lại
Trình bày logic
Trình bày theo thứ tự logic

LƯU Ý

Tóm tắt ngắn gọn
Trình bày dễ hiểu
Lặp ñi lặp lại những vấn ñề quan trọng
Trình bày chính xác
Không nhầm lẫn số liệu khi giải thích tình
trạng


PHƯƠNG PHÁP WHOLE- PART

Chi tiết

TỔNG THỂ

Chi tiết

Chi tiết

TÓM TẮT


PHƯƠNG PHÁP PREP

P

Point: Điểm quan trọng, kết luận, nhấn
mạnh

R

Reason:Giải thích lí do liên quan

E

Example: Bổ sung lí do bằng dữ liệu, con số
các trường hợp đã xảy ra trong quá khứ
Point: Kết luận, tóm tắt điều muốn nói

P


POINT
•

Truyền đạt được tất cả không phải là việc quan trọng mà quan trọng là: ĐIỂM CHÍNH

•

Cách nêu điểm chính:
– Liệt kê các nội dung muốn trao đổi
– Nếu có nhiều thì sắp xếp ưu tiên
– Chọn ra “điểm chính”- điều muốn truyền đạt nhất
– Suy nghĩ về thứ tự câu chuyện

Nếu ñi từ kết luận thì là…….
Bắt ñầu bằng
Cụm từ…

Điều tôi muốn bàn bạc xin ý kiến là…
Kết quả của buổi họp lần trước là…….


REASON

NÊN:

•

Đưa ra những lí do hợp lý và logic

•

Tránh những lí do cảm tính và chủ quan

•

Nếu có nhiều lí do thì sử dụng hình thức liệt kê

Sở dĩ có ñiều này là vì…
Bắt ñầu bằng
Cụm từ…

Về lí do của vấn ñề này…

Nếu giải thích lí do của vấn ñề này thì là…


EXAMPLE

NÊN:

•

Số liệu, dữ liệu cụ thể

•

Ví dụ, trường hợp trong quá khứ

•

Trong ví dụ, quan trọng là giúp người nghe trải nghiệm và hiểu vấn đề
cụ thể hơn

Nếu biết cách sử dụng các ví dụ, thông tin khách quan phục vụ cho mục
ñích của bản thân thì sẽ làm người nghe dễ hiểu hơn

Cụ thể là…
Bắt ñầu bằng
Cụm từ…

Ví dụ như là….
Nếu chúng ta xem xét lại những trường hợp
trước…

TÓM TẮT
•

Lặp lại những điểm chính, tóm tắt lại câu chuyện

•

Điều quan trọng nhất là người đối diện nắm được vấn đề quan trọng nhất mà bạn
muốn trình bày

•

Việc lặp lại sẽ giúp họ nhớ được những điểm chính

•

Ngoài ra nó còn giúp xác nhận lại người đối diện có hiểu được vấn đề mình muốn
truyền đạt chưa

Việc bạn “có ý ñịnh nói như
thế…” không có ý nghĩa gì cả

Vấn ñề là người nghe ñã
hiểu như thế nào…


LƯU Ý
•

Chọn từ ngữ chính xác, cụ thể: (Nóng, trên 30 độ)

•

Ngắn gọn, súc tích

•

Vừa nói vừa quan sát biểu hiện và sự tiếp thu của
người nghe

•

Sử dụng cách nói chuyện tích cực

•

Sử dụng các từ nối câu rõ ràng và phù hợp: (Vì vậy, tuy
nhiên, do đó…)

•

Không nói quá nhiều “À, ồ…”


TÓM TẮT
• HOURENSOU
• ĐỂ BÁO CÁO TỐT
• BÁO CÁO SỰ CỐ

• CÁCH NHẬN CHỈ THỊ VÀ TIẾN HÀNH CÔNG VIỆC
• TRÌNH BÀY Ý KIẾN 1 CÁCH THUYẾT PHỤC