Tài liệu đào tạo về 5S

TÀI LIỆU VỀ 5S
I. Khái niệm 5S
-

Seiri (整整) Sorting – Sàng Lọc
Seiton (整整) Straighten or Set in Order – Sắp Xếp
Seisō (整整) Sweeping – Sạch Sẽ
Seiketsu (整整) Standardising – Săn Sóc
Shitsuke (整) Sustaining – Sẵng Sà


S1: Sàng lọc = Hiệu quả
-

Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết
Loại bỏ những thứ không cần thiết
Xác định “đúng số lượng” đối với những thứ cần thiết

S2: Sắp xếp = Ngăn nắp,Thuận tiện
- Sắp xếp những thứ cần thiết theo thứ tự ngăn nắp và có đánh số ký hiệu
để dễ tìm, dễ thấy
- Sắp xếp đúng vật, đúng chỗ
- Sắp xếp các vị trí dụng cụ, máy móc, công nhân… sao cho tiến trình làm
việc trôi chảy

S3: Sạch sẽ = Kiểm tra
-

Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn sạch sẽ.
Hạn chế NGUỒN gây dơ bẩn, bừa bãi
Lau chùi có “Ý THỨC”

Sau khi hoàn tất 3S…
+
+
-

Chụp ảnh hiện trường
Cận cảnh
Toàn cảnh
Dán ảnh lên cạnh ảnh cũ cho mọi người thấy rõ sự khác biệt
Cùng quyết tâm duy trì trạng thái đã đạt được

Việc chụp ảnh phải tạo ra quyết tâm của mọi người hướng tới một môi trường
làm việc tốt hơn, không bao giờ quay trở lại sự bề bộn ban đầu.
S4: Săn sóc = giảm căng thẳng
- Duy trì thành quả đạt được
- “Liên tục phát triển” 3S
+ Sàng Lọc
+ Sắp Xếp
+ Sạch Sẽ
mọi lúc, mọi nơi

- Nguyên tắc 3 Không:
+ Không có vật vô dụng.
+ Không bừa bãi.
+ Không dơ bẩn.


S5: Sẵn sàng = Chấp hành quy định

+
+
+
-

Tự Nguyện, Tự Giác việc thực hiện và duy trì 3S:
Sàng Lọc
Sắp Xếp
Sạch Sẽ
Hệ thống “Kiểm Soát Bằng Mắt” – Visual Control System (VCS)

II.
-

III.

Mục tiêu chính của chương trình 5S
5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến
môi trường làm việc và nâng cao năng suất của doanh nghiệp, mục
tiêu chính của chương trình 5S bao gồm:
Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc;
Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người;
Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông
qua các hoạt động thực tế;
Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.
Ý nghĩa của hoạt động 5S
5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản và
dần dần trở nên phổ biến ở nhiều nước khác, hiện nay ở Việt Nam không
những doanh nghiệp mà một số đơn vị hành chính sử dụng công cụ 5S cải
tiến hệ thống quản lý chất lượng tốt hơn.

5S xuất phát từ nhu cầu:
Đảm bảo sức khỏe của nhân viên
Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc
Tạo tinh thần và bầu không khí làm việc cởi mở
Nâng cao chất lượng cuộc sống
Nâng cao năng suất
Bắt nguồn từ truyền thống của Nhật bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc,
người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự
giác của người thực hiện các công việc đó. Người Nhật luôn tìm cách sao
cho người công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình.


IV. Lợi ích của 5S:
Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn, tăng cường phát huy sáng
kiến cải tiến, mọi người làm việc có kỷ luật. Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn
sàng cho công việc. Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn. Cán
bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp, đem lại
nhiều cơ hội sản xuất, kinh doanh có hiệu quả hơn.
Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố (PQCDSM):
Cải tiến Năng suất (P – Productivity), nâng cao Chất lượng (Q – Quality),
giảm chi phí (C – Cost), giao hàng đúng hạn (D – Delivery), đảm bảo an
toàn (S – Safety), nâng cao tinh thần (M – Morale)
Khi thực hiện 5S thành công trong đơn vị, những thứ không cần thiết sẽ
được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn
nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc
thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S
sẽ nâng cao tinh thần tập thể, tạo sự hoà đồng của mọi người, qua đó
mọi người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm và ý thức trong
công việc.
Hiện nay ngày càng có nhiều đơn vị tham gia thực hiện 5S, vì:

- 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi qui mô doanh
nghiệp
- 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản
xuất, thương mại hay dịch vụ.
- Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.
-

Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi
làm việc.

Tuy nhiên một số vấn đề các công ty thường gặp cần phải khắc phục:
-

Có rất nhiều những thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp
gọn gàng

- Di chuyển các đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động
khác, không có dấu hiệu nhận biết rõ ràng các khu vực làm việc
- Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn các công việc
- Tồn tại nhiều sai sót trong công việc
- Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và phải làm ngoài
giờ nhiều
- Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian
xếp dỡ
- Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ không, tỷ lệ
máy móc không hoạt động cao


- Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng sức
khoẻ người lao động

- Nơi làm việc không an toàn dẫn đến nhiều tai nạn, sự cố xảy ra
- Những nơi công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh ...) không sạch
sẽ
- Tinh thần làm việc của công nhân kém
- Người lao động không tự hào về công ty và công việc của mình
V. Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S
1. Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành
công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc
hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện.
2. Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa
của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của
chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự
giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S.
3. Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện
5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi
người.
4. Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là
sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác
quản lý.
VI. Các bước áp dụng
Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng
Bước 2: Phát động chương trình
Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh
Bước 4: Bắt đầu bằng sàng lọc
Bước 5: Thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ hàng ngày
Bước 6: Đánh giá định kỳ
VII.

Vấn đề được đặt ra là áp dụng 5S như thế nào?

1. Điều kiện cơ bản:
- Lãnh đạo cơ quan phải thực sự tâm đắc với việc thực hiện 5S.
- Tổ chức được đội dự án, đó là những ngưới có kiến thức và có nhiệt tình.
- Xây dựng được mục tiêu, kế hoạch thực hiện
2. Thực hiện:


-

Lập đội dự án, đào tạo những hạt nhân nòng cốt.

- Từ mục tiêu,điều kiện cụ thể của đơn vị, lập kế hoạch PDCA thực hiện
5S.
- Đào tạo công nhân cho hiểu và biết cách thực hiện.
- Thực hiện tại đơn vị thí điểm (cấp phòng ban,phân xưởng trong nhà
máy).

=> Lợi ích:
- Đơn vị nhỏ dễ thực hiện, tạo thành công bước đầu để thuyết phục
(không gì thuyết phục hiệu quả hơn kết quả thực tế).
- Qua đó thu thập kinh nghiệm để mở rộng.
- Có thời gian để tuyên truyền rộng rãi.
- Sơ kết, điều chỉnh, rút kinh nghiệm.
- Triển khai toàn công ty.
3. Những điểm cần nhớ trong quá trình thực hiện:
- Xác định mục tiêu, lập kế hoạch chính xác, có kiểm tra - đánh giá.
- Làm cho công nhân hiểu mục tiêu, hướng dẫn cho biết cách làm.
- Không coi là phong trào mà phải coi là công việc thường xuyên, hàng
ngày.
- Việc hôm nay không để ngày mai.

- Tận dụng kinh nghiệm đơn vị đi trước.
- Động viên mọi người: trước tiên hãy làm tốt công việc của mình.
- Thực hiện với tinh thần: làm sao để ngày hôm nay tốt hơn ngày hôm
qua.
- Quà trình thực hiện, để khuyến khích mọi người thì khen những nơi làm
tốt sẽ có hiệu quả hơn việc chê, chỉ trích những nơi chưa tốt.
- Thường xuyên thu thập ý kiến phản hồi của công nhân.
- Cuối cùng là luôn đặt câu hỏi:
- Có gì thừa không?
- Số lượng đủ không (không thừa hay thiếu)


- Có sử dụng ngay được không?
- Sắp xếp đã hợp lý chưa (dễ tìm, dễthấy, dễ lấy, dễ sử dụng)?
- Công nhân có hiểu không?
4. Những vấn đề nảy sinh (khó khăn, vướng mắc) khi thực hiện:
- Chưa hiểu rõ (LĐ và công nhân) về mục đích chương trình, cách thực
hiện, nội dung 5S:
Điều đó sẽ dẫn đến việc:
-

Thực hiện theo phong trào;

- Làm sai, máy móc; (Loại bỏ tất cả, không loại bỏ gì cả, giữ lại vật dụng
không dùng được)
- Thực hiện chiếu lệ;
- Không cộng tác;
* Không có mục tiêu, kế hoạch rõ ràng, gây nên:
- Mất phương hướng (không biết thực hiện để làm gì, chỉ thực hiện 1S lệch
lạc)

- Không hiệu quả
- Tự thoả mãn,không thực hiện tiếp
* Không kiểm tra, đánh giá, dẫn đến:
- Làm sai,
- Không thuyết phục,
- Thực hiện nửa vời.
* Không triển khai đồng bộ, dẫn đến không có sự hợp tác giữa các
bộ phận.
* Không có chuẩn mực đánh giá, không hướng dẫn cụ thể, dẫn đến
vướng mắc khi Seiri: loại bỏ tất cả, không loại bỏ gì cả, hoặc loại
bỏ không chính xác.
* Tâm lý nảy sinh: Sợ làm sai, nhòm ngó việc người khác, nóng vội
muốn xong ngay.
Để giải quyết, vất đề trọng tâm là phải làm cho mọi người cùng hiểu, vì
đây là công việc chung chứ không phải chỉ của lãnh đạo, đội dự án, và
cũng không phải là vẽ việc khoán trắng cho công nhân.


VIII. Các hoạt động kết hợp với 5S: Trên thực tế, hoạt động 5S có thể
triển khai cùng lúc với 8 nội dung sau đây:
1. Bảo trì tự quản (Autonomous Maintenance - Jishu-Hozen).
Người đứng máy hay vận hành máy (Operator) sẽ phải biết sửa chữa và
bảo trì máy ở một mức độ nhất định thay vì khi máy hỏng chỉ biết tắt máy
rồi chờ đội bảo trì đến sửa.
Đào tạo đội ngũ công nhân vận hành để giảm thiểu sự chênh lệch giữa họ
và đội ngũ bảo trì nhằm tạo điều kiện dễ dàng hơn khi họ làm việc chung
một nhóm. Cải tiến máy móc để công nhân vận hành có thể phát hiện
được những hiện tượng bất thường và đo lường được sự xuống cấp của
thiết bị trước khi có ảnh hưởng đến quá trình và dẫn đến hư hỏng. Chỉ cần
Operator làm được 30% công việc của bộ phận bảo trì thì năng suất thiết

bị sẽ tăng lên thấy rõ.
Công nhân vận hành sẽ lần lượt thực hiện 7 bước sau đây để nâng cao kiến
thức, tinh thần tham gia và trách nhiệm đối với thiết bị của họ:
-

Thực hiện việc lau chùi và kiểm tra máy móc, thiết bị.

- Loại trừ nguyên nhân gây bẩn máy và làm cho công việc vệ sinh dễ hơn.
- Xác lập tiêu chuẩn cho việc vệ sinh và bảo dưỡng thiết bị.
- Đào tạo về kỹ năng kiểm tra, kỹ năng bảo trì và sửa chữa.
- Thực hiện tự kiểm tra toàn bộ.
- Tiêu chuẩn hoá các quy trình và nơi làm việc.
-

Tự bảo trì toàn bộ.

2. Cải tiến có trọng điểm (Focus Improvement - Kobetsu-Kaizen).
Trong thực tế tại mỗi tổ chức luôn luôn nẩy sinh những vấn đề, như: chất
lượng, chi phí, năng suất, an toàn lao động v.v... tuỳ theo từng thời điểm và
tuỳ theo ý nghĩa then chốt và bức xúc của sự việc trong thời điểm đó,
người ta sẽ chọn lựa và đưa ra vấn đề và thành lập nhóm hay tiểu ban để
tập trung cải tiến. Bên cạnh đó vẫn khuyến khích những sáng kiến cải tiến
nhỏ của từng cá nhân hoặc từng bộ phận trong công ty/nhà máy. Tất cả
đều nằm trong chiến lược phát triển của công ty/nhà máy: cải tiến liên tục
nhưng ở đây muốn nhấn mạnh ở điểm nếu tập trung tất cả nguồn lực vào
một mục tiêu nhất định thì dễ dẫn đến thành công mà không lãng phí thời
gian và công sức.
Công cụ thường trực được sử dụng trong hoạt động nhóm là:
- Tư duy tập thể (Brainstorming)
- Năm vấn đề lớn (Big Five)

- Sáu singma (Six Sigma)


Chủ đề của cải tiến thường là các chỉ số hoạt động then chốt KPIs (Key
Performance Indicators) P, Q, C, D, M, S như đã nói trên và 16 tổn thất
chính thường có trong quá trình sản xuất sau đây:
Tổn thất thiết bị:
- Dừng máy bất ngờ do sự cố
- Thời gian cài đặt và cân chỉnh
- Thời gian cài đặt dừng máy
- Chạy không tải
- Giảm tốc độ
-

Phế phẩm/Tái chế

Tổn thất do con người:
- Quản lý sản xuất
- Tổ chức dây chuyền
- Tổ chức hậu cần
- Đo lường và Điều chỉnh
Tổn thất do các nguồn lực khác:
- Chủ động dừng máy
- Mất nhân lực do tai nạn lao động
- Thay đổi sản phẩm
- Tổn thất năntg lượng
- Chi phí sửa chữa và thay thế dụng cụ
- Tổn thất sản lượng.
3. Bảo trì có kế hoạch (Planned Maintenance)
Từ trước đến nay thường chỉ thụ động đối phó với sự cố máy móc: hỏng

đâu sửa đó (giai đoạn Breakdown Maintenance cách đây 70 năm) trong khi
thế giới hiện nay đã đạt đến bảo trì ngăn ngừa (Preventive Maintenance).
Nội dung này định hướng vào công tác lập kế hoạch bảo trì ngăn ngừa
(preventive maintenance schedule) dựa trên cơ sở thời gian chạy máy và
điều kiện làm việc của máy cũng như khuyến nghị của nhà sản xuất máy,
bên cạnh đó là dự phòng vật tư, nhân lực, thời gian để không ảnh hưởng
sản xuất. Và quan trọng là phải thực hiện đúng theo kế hoạch. Bảo trì theo


kế hoạch tốt sẽ giảm thời gian dừng máy đột ngột, tăng tuổi thọ máy,
giảm thời gian sửa chữa khắc phục (Corrective Maintenance) và chi phí
bảo trì. Kết hợp chặt chẽ với nội dung bảo trì tự quản.
4. Quản lý chất lượng (Quality Management Hinshisu-hozen).
Xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng trên cơ sở con người (kỹ năng),
thiết bị (tự động, độ chính xác và tin cậy cao), vật tư (nguyên liệu, bao bì),
phương pháp sản xuất và thông số qúa trình. Kiểm soát chất lượng từ khâu
đầu tiên đến khâu phân phối và hậu mãi nhằm xác lập và duy trì các điều
kiện để đạt "không lỗi". Có hệ thống khắc phục và ngăn ngừa sự chênh
lệch chuẩn của sản phẩm là trách nhiệm của mọi người và người chỉ huy là
bộ phận bảo đảm chất lượng trong đơn vị. Tiêu chuẩn quản lý chất lượng
ISO 9001 và phương pháp cải tiến "6 Sigma" là những công cụ hiệu quả để
duy trì và cải tiến chất lượng.
5. Quản lý từ đầu (Early Management)
Xác lập một hệ thống dữ liệu để đánh giá và rút kinh nghiệm trong quá
khứ khi chuẩn bị đầu tư mua sắm thiết bị mới hay trước khi nghiên cứu
phát triển sản phẩm mới.
Thiết bị mới phải có ưu điểm tích cực hơn thiết bị cũ: dễ vận hành, dễ vệ
sinh, dễ bảo trì và tin cậy, ít tiếu tốn năng lượng, tuổi thọ cao hơn v.v...
Nội dung này kết hợp chặt chẽ với bảo trì có kế hoạch.
6. Huấn luyện và đào tạo (Training & Education)

Quản lý chất lượng là một quá trình học tập không ngừng. Cán bộ, nhân
viên phải được thường xuyên huấn luyện nâng cao kỹ năng và thái độ làm
việc. Cán bộ cần được đào tạo về khả năng quản lý, làm việc nhóm, giải
quyết vấn đề, quản lý chất lượng v.v...
Nội dung này hỗ trợ tích cực cho các nội dung nói trên, đặc biệt là nội dung
bảo trì tự quản. Ngược cại, các nội dung nói trên giúp định hướng cho công
tác đào tạo của doanh nghiệp.
7. Quản lý chất lượng trong hành chính quản trị và các bộ phận hỗ
trợ (QM for Admin & Supply Chain)
Bộ phận hành chính và các bộ phận hỗ trợ như cung ứng, bán hàng và hậu
mãi có thể được xem là một phần của quy trình vì nhiệm vụ của họ là thu
thập, xử lý, cung cấp thông tin cũng như phục vụ các nhu cầu khác của
sản xuất. Nội dung chính áp dụng ở đây là huấn luyện đào tạo, hoạt động
5S và cải tiến có trọng điểm.
8. An toàn & sức khoẻ & môi trường (Safety & Health & Environment
- viết tắt là SHE).
Mục tiêu của nội dung này là không có tai nạn lao động, không có bệnh
nghề nghiệp, không tác động đến môi trường.
Thực tế trong sản xuất đã cho thấy không thể đạt được năng suất cao,
chất lượng ổn định nếu nơi làm việc bừa bãi, trơn trợt, thiếu ánh sáng, đầy


tiếng ồn, bụi bậm, mùi hôi thối dẫn đến bệnh nghề nghiệp và mối hiểm
nguy chực chờ hằng ngày. Ngoài ra sẽ ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp
nếu có sự khiếu nại của cộng đồng khi môi trường sống của họ bị ô nhiễm.
Đơn vị phải có chính sách về SHE và công bố rõ ràng, bám chặt các quy
định của luật pháp về an toàn, sức khoẻ, môi trường. Có nhân viên chuyên
trách về an toàn lao động. Xác định một hệ thống đánh giá về các mối
nguy hiểm, các khía cạnh sản xuất có ảnh hưởng đến môi trường làm việc
và môi trường sống của cộng đồng để tập trung cải tiến. Huấn luyện về

nhận thức cho mọi người. Huấn luyện về các kỹ năng PCCC, kỹ tăng cứu
thương. Có quy trình về trường hợp sự cố khẩn cấp. Có hệ thống báo cáo
tai nạn và báo cáo suýt bị (Near Miss Report). Trang thiết bị về an toàn đầy
đủ. Có hệ thống xử lý chất thải và khí thải đạt tiêu chuẩn.