Tài liệu đào tạo về KAIZEN

TÀI LIỆU VỀ KAIZEN
I. Giới thiệu
Kaizen là thuật ngữ tiếng Nhật, thịnh hành ở xứ Phù Tang. Nó hình thành từ
sự kết hợp giữa từ “Kai” và “Zen”
“Kai” có nghĩa là thay đổI hoặc điều chỉnh và “Zen” có nghĩa là cải tiến
hay làm cho tốt hơn.
Nói cách khác: Kaizen là sự cảI tiến liên tục.
Trong tiếng Trung Quốc, Kaizen được phát âm là Gansai, được hiểu là hành
động liên tục cải tiến (“gan”) và là hành động mang lại lợi ích cho xã hội
hơn là cho lợi ích cá nhân (“sai”). Chiến lược Kaizen kêu gọi nỗ lực cải tiến
liên tục không ngừng đối với mọi cá nhân trong tổ chức, không phân biệt là
nhà quản lý hay công nhân trong tổ chức đó.
Vậy kaizen là hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của mọi người
nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân,
mỗi gia đình.
Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi
sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như
mỗi cán bộ công nhân viên.
Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài.
Thực tế, các công ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương
trình có sự tham gia của nhân viên vì các chương trình này nằm trong tầm
kiểm soát của các cán bộ quản lý. Kaizen ít tốn kém hơn là đầu tư mới, nó
nâng cao chất lượng công việc, nó ghi nhận sự tham gia của nhà quản lý,
nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.
II.Kaizen là gì?
Một số tác giả giải thích sự thành công của Nhật Bản trong việc cạnh tranh
trên thị trường thế giới là kết quả của việc thực hiện các khái niệm Kaizen
trong công ty. Trong các cuộc cách mạng những thay đổi mang tính đổi mới
thường mâu thuẫn với nhau nhưng không thường xuyên. Kaizen hướng tới
những thay đổi liên tục và mang lại lợi ích lớn dần. Nói cách khác Kaizen
luôn luôn nâng cao chất lượng trong từng lĩnh vực và tiếp tục cố gắng để

trở nên tốt hơn.
Trong thực tế, Kaizen có thể được triển khai thực hiện trong công ty bằng
cách cải tiến mọi khía cạnh của công ty trong quá trình tiếp cận từng bước
một, đồng thời dần dần phát triển các kĩ năng của nhân viên thông qua
việc tham gia huấn luyện và đào tạo tăng cường.
Sự tồn tại của triết lý Kaizen có sự hỗ trợ của một vài công cụ. Những
chiến binh Nhật Bản đã từng sử dụng 7 công cụ trong chiến tranh. Vì vậy
tư tưởng Kaizen cũng được triển khai thực hiện với sự giúp đỡ của 7 công
cụ đặc biệt này.
Đó là:
- Biểu đồ phân bố/ Biểu đồ hình chuông (Histogram)


-

Biểu đồ nhân quả ( Cause & Effect Diagram)
Phiếu kiểm soát ( Check sheets)
Biểu đồ Pareto
Các loại đồ thị ( Graphs)
Biểu đồ kiểm soát ( Control Chart)
Biểu đồ phân tán ( Scatter Diagram)

1. Phiếu kiểm soát:
Làm thế nào để thu thập số liệu và sử dụng chúng một cách có hiệu
quả nhất.
Có nhiều dạng phiếu kiểm tra, tuỳ theo mục đích của bạn cần kiểm
soát những thông số gì thì thiết kế biểu mẫu cho phù hợp với mục đích
mình cần kiểm soát.
Dưới đây là một ví dụ về phiếu kiểm soát:
CHECK SHEET: thu thập số liệu

Các nguyên nhân giao trễ

2. Biểu đồ Pareto
Để tìm ra nguyên nhân cho vấn đề kém chất lượng sản phẩm (lỗi), giao
hàng trễ hẹn, thông thường dùng biều đổ Pareto để phân tích và tìm ra
nguyên nhân.
Pareto chart

3. Biểu đồ mật độ phân bố (Histogram)
HISTOGRAM


4. Biểu đồ nguyên nhân kết quả (Cause & Effect Diagram)
BIỂU ĐỒ NGUYÊN NHÂN VÀ KẾT QUẢ

5. Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram)
BIỂU ĐỒ PHÂN TÁN
N=24

6.

Biểu đồ kiểm soát (Control Chart)


7. Các loại đồ thị (Graphs)
1. Biểu đồ hình cột

2. Biểu đồ hình quạt

3. Biểu đồ đường thẳng gấp khúc

Kaizen công nhận những cải tiến từ nhỏ đến lớn. Rất nhiều cải tiến nhỏ
mang lại những thay đổi rất lớn.
Ví dụ như kinh nghiệm của Nissan với kỹ thuật hàn Robots. Lần đầu tiên
Kaizen được giới thiệu vào năm 1973, trong hơn 1 thập kỹ thời gian làm
việc của một nhóm người được giảm xuống 60% và hiệu quả sản xuất
tăng thêm 20%.
Đạt được điều này là nhờ hàng loạt các chương trình Kaizen tìm kiếm
các giải pháp cải tiến và cắt giảm thời gian rất đámg kể. Do đó ta có thể
thấy Kaizen được áp dụng rất cặn kẽ tại mọi cấp độ của công việc.
III. Những nguyên tắc cơ bản khi thực hiện Kaizen
Nguồn nhân lực là tài sản quan trọng nhất của một công ty. Những quá
trình này phải được phát triển từ những cải tiến dần dần hơn là những
thay đổi hoàn toàn mới lạ.
Cải tiến phải được dựa trên kết quả đánh giá qua dữ liệu thống kê hay
định lượng.
Hỗ trợ xuyên suốt toàn bộ cơ cấu là cần thiết để việc hoạt động Kaizen
thành công lớn mạnh. Từ công nhân đến cấp quản lí cũng cần tin tưởng
vào ý tưởng Kaizen và cố gắng hết sức để giành được những mục tiêu
nhỏ để vươn tới thành công toàn diện. Vì vậy các thành viên của một tổ
chức cần phải được hướng dẫn nhận thức nhằm hỗ trợ cho hoạt động này.
Nguồn nhân lực, hoạt động đánh giá, khen thưởng và tất cả các chính
sách ưu đãi khác cần phải được thống nhất với cấu trúc hoạt động của
Kaizen. Đó là những việc nhỏ mang lại lợi ích lớn hơn.
IV. Các bước thực hiện Kaizen tại nơi làm việc
Các bước thực hiện Kaizen được tiêu chuẩn hoá như sau:
Bước 1: Lựa chọn chủ đề
Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu
Bước 3: Phân tích dữ kiệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ.

Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu.
Bước 5: Thực hiện biện pháp
Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp
Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn.
Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo.
Các bước thực hiện Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA, từ bước 1 đến bước


4 là P (kế hoạch), bước 5 là D (thực hiện), bước 6 là C (kiểm tra) và bước
7, 8 là A (hành động khắc phục hoặc cải tiến). Các bước thực hiện Kaizen
giúp chúng ta giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệu.
V. Bí quyết quyết định sự thành công của hoạt động KAIZEN
Những nguyên tắc quản lý hiện đại của Kaizen hiện nay đang được ứng
dụng rộng rãi ở phương Tây. Kaizen đặc biệt coi trọng vai trò của nhà lãnh
đạo phải tập trung hướng tới những khuynh hướng mới trong một công ty
như: xu hướng làm việc theo nhóm, tập thể coi trọng hơn là cá nhân; xu
hướng quản lý theo mạng lưới, hơn là cơ cấu quản lý theo mệnh lệnh, cấp
bậc; xu hướng đầu tư vào chất xám và đào tạo nhân viên, được coi trọng
hơn là vốn; xu hướng khuyến khích sự linh hoạt và liên tục cải tiến.
Quản lý có hai thành phần chính là duy trì và cải tiến. Cụ thể, nhà quản lý
cần duy trì các chuẩn mực hiện tại về công nghệ, điều hành sản xuất và
các hoạt động quản lý khác; và cần liên tục cải tiến các chuẩn mực hiện
tại đó để đạt năng suất lao động cao hơn, hiệu quả kinh doanh lớn hơn.
Để đạt được chức năng duy trì , nhà quản lý trước hết phải thiết lập được
các chính sách, quy định, định hướng và các quy trình quản lý chuẩn
mực. Sau đó nhà quản lý phải có nhiệm vụ đảm bảo tất cả mọi người tuân
thủ các quy trình chuẩn mực đó thông qua các biện pháp đo lường
thường xuyên việc thực hiện các quy định và đo lường các chỉ số phát
triển nguồn nhân lực.
Để đạt được chức năng cải tiến, nhà quản lý phải nỗ lực liên tục đánh giá

lại các chuẩn mực hiện tại, nếu các quy định mà có vấn đề thì thiết lập
các chuẩn mực cao hơn. Cải tiến được chia thành đổi mới và Kaizen. Đổi
mới đòi hỏi nhà quản lý phải cải tiến mạnh mẽ và kiên quyết quá trình
sản xuất kinh doanh hiện tại và cần phải có những khoản đầu tư lớn để
thực hiện đổi mới, trong khi đó Kaizen chỉ cần những hành động cải tiến
nhỏ tất cả nhân viên nỗ lực phối hợp thực hiện.
-

Bí quyết:
Loại bỏ các ý tưởng cứng nhắc theo thói quen
Suy nghĩ làm thế nào để làm được và tại sao không làm được
Không viện lý do, bắt đầu đặt câu hỏi theo cách ngược lại
Không tìm kiếm sự hoàn hảo. Hãy bắt đầu làm ngay khi sẽ chỉ có được
50% đạt mục tiêu.
Nếu bạn làm sai, bạn có thể sửa chữa.
Hãy sử dụng sự khôn ngoan của bạn (chứ không phải tiền bạc) để giải
quyết vấn đề
Cái khó sẽ ló cái khôn
Đặt câu hỏi “Tại sao?” 5 lần để tìm nguyên nhân
Tìm kiếm sự khôn ngoan của 10 người hơn là sự hiểu biết của một người.

V. Lợi ích của việc áp dụng KAIZEN
Tích luỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn (góp gió thành bão); giảm
các lãng phí, tăng năng suất; tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý
tưởng cải tiến; tạo tinh htần làm việc tập thể, đoàn kết; tạo ý thức luôn
hướng tới giảm thiểu các lãng phí; xây dựng nền văn hoá công ty.


-

Khi nhận thức được tầm quan trọng của Kaizen, không phân biệt nhà
quản lý hay nhân viên đều có thể bắt đầu từ việc thiết lập hệ thống tư
duy mới và xây dựng một môi trường kinh doanh đúng hướng. Mỗi một cá
nhân đều luôn tâm niệm những điều dưới đây để xây dựng văn hoá công
ty theo chiến lược Kaizen:
Không để một ngày trôi qua không có một số cải tiến được thực hiện ở
đâu đó trong công ty.
Kaizen áp dụng trong chiến lược định hướng khách hàng, cùng đảm bảo
mọi hoạt động quản lý là dẫn tới tăng sự hài lòng cho khách hàng.
Chất lượng là hàng đầu, chứ không phải là lợi nhuận; một doanh nghiệp
sẽ trở nên thịnh vượng khi và chỉ khi khách hàng mua sản phẩm và dịch
vụ mà họ hài lòng.
Thừa nhận rằng mọi công ty đều có điểm sai sót vì vậy cần thiết lập văn
hoá công ty để mọi nhân viên tự nhận thức một cách thoải mái những sai
sót, sau đó sẵn sàng đưa ra ý kiến cải tiến.
Giải quyết công việc theo hướng phối hợp và theo hệ thống chức năng
chéo.
Nhấn mạnh vào quá trình và thiết lập phương pháp tư duy định hướng
vào cải tiến các quá trình, và thiết lập một hệ thống quản

VI. Kaizen khuyến khích mỗi ngày cho một ý tưởng
Cách hay nhất để có được ý tưởng mới là có nhiều ý tưởng. Đây chính là
ứng dụng của Kaizen trong việc mở rộng đầu óc cho ý tưởng tuôn trào.
Bạn là người không có khả năng sáng tạo? Ai cũng có khả năng nhưng có
lẽ bạn sợ những ý tưởng của mình quá nhỏ hoặc không hay nên chẳng
bao giờ phát biểu hay thực hiện.
Người Nhật đã ứng dụng triết lý Kaizen bằng cách khuyến khích các ý
tưởng nhỏ, dù là nhỏ nhất đi nữa, nhưng kết quả mang lại nhiều khi tạo ra
những thành quả lớn. Tại bất cứ ngóc ngách nào trong các nhà máy sản
xuất của Toyota, dù ở Nhật hay Mỹ, ngườI ta cũng có thể nhìn thấy ý

tưởng Kaizen được áp dụng một cách nghiêm túc, triệt để.
Trước đây Toyota chi khoản tiền lớn để sắm xe chuyên chở trong nội bộ
nhà máy. Sau đó họ từ chế tạo các loại xe này từ các bộ phận có sẵn trên
dây chuyền sản xuất và lắp thêm động cơ. Thế là tiết kiệm gần 3.000
USD/xe.
Hay theo phát kiến của một anh công nhân, thay vì các bụi mạt sắt dưới
sàn phải do bộ phận vệ sinh quét dọn, có thể gom lại bán và tiết kiệm
được một khoản khá lớn cho công ty.
Ví dụ khác là một người có thói quen viết lại những gì anh ta cho là sáng
kiến có lợi cho bản thân. Danh sách anh ghi được trong một ngày cho
việc tiết kiệm tiền bạc: Thay vì mua báo và tạp chí ở các sạp báo, anh có
thể đặt dài hạn. Mỗi tháng tiết kiệm được khoảng 20.000 đồng mà lại
được giao báo vào sáng sớm. Một năm, anh tiết kiệm được khoảng
240.000 đồng. Đó là ý tưởng nhỏ của một người bình thường dành cho
một ngày, nhưng ai cũng có thể áp dụng.
Triết lý của Kaizen là đề ra những ý tưởng nhỏ. Việc tạo ra một ý tưởng
mang tính đột phá là điều không tưởng với nhiều người. Nhưng văn hóa


Kaizen ủng hộ ý tưởng nhỏ. Nhiều ý tưởng nhỏ sẽ tạo ra bước đi lớn.
Trong khi đó, một người bình thường mỗi ngày có thể nghĩ ra vài ý tưởng
nhỏ là chuyện không có gì là quá khó.
Thử tưởng tượng, bạn ứng dụng trong doanh nghiệp của mình
như thế này: Mỗi tháng, mỗi ngườI đề xuất một ý tưởng. 12 ý
tưởng trong một năm. Công ty chúng ta có 700 người, mỗi năm sẽ
có tổng cộng 8400 ý tưởng.
Chỉ cần chúng ta biến được khoảng 5% ý tưởng của mọi người
thành hiện thực là điều quá tuyệt vời.
Triết lý Kaizen cũng có thể áp dụng cho chính bản thân bạn như:
Mỗi tuần, bạn đề ra ba ý tưởng nhỏ. Mỗi tháng bạn có 12 ý tưởng. Một

năm có 144 ý tưởng. Bạn chỉ cần có khoảng 10% ý tưởng trở thành hiện
thực đã là quá tuyệt vời.
Triết lý Kaizen sẽ hiện hữu với tất cả những ai có niềm tin vào cuộc sống.
Bạn sẽ trở nên yêu đời và lạc quan hơn kho ứng dụng triết lý này cho bản
thân. Đây cũng là chìa khóa mở cửa cho sự sáng tạo của mỗi người.