Một giám đốc dự án cần những kỹ năng gì và hãy miêu tả chi tiết về cách họ có thể làm việc một cách hiệu quả

Quản trị Dự án

Một Giám đốc dự án cần những kỹ năng gì và hãy miêu tả chi tiết về cách họ có thể
làm việc một cách hiệu quả với hai trong số các kỹ năng này?
Một Giám đốc dự án cần có những kỹ năng chính sau:
-

Kỹ năng quản lý thời gian và lập tiến độ.

-

Kỹ năng lãnh đạo.

-

Kỹ năng quan hệ con người và quản lý nguồn lực.

-

Kỹ năng truyền đạt.

-

Kỹ năng thương lượng.

-

Kỹ năng tiếp thị và ký kết hợp đồng với khách hàng.

-

Kỹ năng lập ngân sách.

-

Kỹ năng kỹ thuật.

-

Phẩm cách tốt.

Giám đốc dự án là trọng tâm của quản trị dự án và có vai trò quan trọng trong hoạt
động dự án. Nên đòi hỏi một Giám đốc dự án giỏi cần phải hội đủ các yếu tố chính trên.
•

Kỹ năng kỹ thuật:
-

Dự án có quy mô lớn và phức tạp thì tính chuyên môn về công nghiệ, kỹ thuật và
thiết bị càng cao, yêu cầu đối với Giám đốc dự án cũng càng cao. Nếu Giám đốc
dự án thiếu chuyên môn cơ bản thì khó có thể lên kế hoạch, tổ chức và phối hợp
các bên liên quan trong quá trình thực hiện dự án.

-

Giám đốc dự án chịu trách nhiệm cho sự thành bại của dự án nên cần phải có kiến
thức kỹ thuật cơ bản nhất định để có cái nhìn tổng thể cho dự án mà đưa ra những
quyết sách hợp lý nhằm kiểm soát chi phí, chất lượng và tiến độ tốt hơn.

•

Kỹ năng lãnh đạo:
Trang 1


Quản trị Dự án
-

Chức năng chính của Giám đốc dự án là quản lý. Nên chỉ giỏi về kỹ thuật mà
không có kiến thức quản lý thì cũng không thể thích ứng với yêu cầu Giám đốc
dự án ngày nay. Một Giám đốc dự án cần nắm được lý luận về quản lý, quản trị ra
quyết định, quản trị hành vi, luật…Và một số kỹ thuật điều hành cần thiết.

-

Lãnh đạo là năng lực cơ bản để Giám đốc dự án chỉ đạo, hoạch định, khuyến
khích và phối hợp các thành viên trong nhóm cùng thực hiện dự án. Đây là năng
lực quan trọng nhất. Nó đòi hỏi Giám đốc dự án có những phẩm chất cần thiết, có
quyền lực nhất định để đạt mục tiêu dự án.

-

Năng lực ngoại giao thể hiện thông qua khả năng giao tiếp, khả năng thương
lượng và giải quyết những vướn mắt với khách hàng.

-

Năng lực ra quyết định: Giám đốc dự án cần phải biết đưa ra quyết định kịp thời
và đúng đắn, đặc biệt là trong điều kiện thiếu thông tin và có nhiều thay đổi.

Câu 2. Hãy miêu tả ba cơ cấu tổ chức. Cơ cấu nào được áp dụng cho tổ chức hiện tại

của anh/chị và tại sao?
a. Cấu trúc chức năng.
Dự án được chia thành nhiều phần và được phân công tới các bộ phận chức năng
hoặc các nhóm trong bộ phận chức năng thích hợp. Dự án sẽ được tổng hợp bởi nhà quản lý
chức năng cấp cao.
•

Thuận lợi:
- Sự hiểu rõ của đội nhóm.
- Các hệ thống hành chính đã được thiết lập.
- Nhân sự có sẳn.
- Hiệu quả lên kế hoạch.
- Thẩm quyền rõ ràng.

•

Bất lợi:
Trang 2


Quản trị Dự án
- Sự cô lập dự án.
- Các nguồn lực bị giới hạn.
- Các quy trình quan liêu.
- Thiếu trọng tâm dự án.
- Tập trung vào phòng ban.
Tổng giám đốc

Cấp giám đốc

Kinh doanh

Sản xuất

Tài chính

Khác

Cấp Ban

Cấp phòng

Nhân viên

b. Cấu trúc dự án:
Nhà quản lý dự án có đầy đủ thẩm quyền để chỉ định những ưu tiên và chỉ đạo công
việc của tất cả các thành viên của đội dự án.
•

Thuận lợi:
-

Thẩm quyền trong dự án rõ ràng.

-

Truyền thông trong dự án được đơn giản hóa.

-

Tiếp cận chuyên môn cao.

-

Tập trung và ưu tiên vào dự án.

-

Khuyến khích sự cân đối về thành quả, thời gian và chi phí.
Trang 3


Quản trị Dự án
•

Bất lợi:
-

Tăng gấp đôi nỗ lực.

-

Động lực và sự trung thành không rõ rệt.

-

Sự ganh đua trong nội bộ công ty.

-

Ít có sự ổn định cho nghề nghiệp cho những thành viên tham gia dự án.
Tổng giám đốc

Quản lý Dự án A

Kỹ thuật

Sản xuất

Quản lý Dự án C

Quản lý Dự án B

Kỹ thuật

Sản xuất

Kỹ thuật

Sản xuất

c. Cấu trúc ma trận.
Nhà quản lý dự án chia sẽ trách nhiệm với các nhà quản lý chức năng nhằm chỉ định
những ưu tiên và chỉ đạo công việc của các cá nhân được phân công làm việc tại dự án.
•

Thuận lợi:
-

Trọng tâm dự án rõ ràng.

-

Bố trí nhân lực linh hoạt.

-

Khả năng thích ứng với các kỹ năng và nhu cầu quản lý.

-

Các cơ hội phát triển nhân viên.

-

Khả năng thích ứng với những thay đổi trong kinh doanh.

Trang 4


Quản trị Dự án
•

Bất lợi:
-

Các xung đột nội bộ.

-

Gia tăng các mâu thuẩn.

-

Các mối quan hệ thẩm quyền và mệnh lệnh phức tạp.

-

Các hệ thống ghi nhận công lao nhân viên phức tạp.

Tổng giám đốc

Sản xuất

Kinh doanh

Dự án 2

Dự án 3

Khác

Trách nhiệm dự án

Trách nhiệm chức năng

Dự án 1

Tài chính

Hiện tại Công ty tôi có nhiều dự án và tùy thuộc vào loại dự án mà áp dụng cơ cấu tổ
chức cho phù hợp. Chúng tôi thường sử dụng hai cơ cấu tổ chức sau:
-

Dự án có thời gian dài và tính chuyên môn cao thì chúng tôi áp dụng theo cơ cấu
tổ chức Dự án nhằm có sự tập trung và ưu tiên vào dự án. Nên dự án được kiểm
soát chặt chẽ hơn.

Trang 5


Quản trị Dự án
-

Các dự án còn lại, mang tính chất đại trà thì công ty tôi áp dụng cơ cấu tổ chức
theo ma trận nhằm sử dụng hiệu quả nguồn lực sẳn có. Nhưng để kiểm soát chi
phí quản lý dự án, chúng tôi dựa vào cấu trúc mô tả công việc của toàn dự án để
phân bổ nguồn lực hợp lý.

Câu 3. Sự cân bằng giữa các yếu tố trách nhiệm, trách nhiệm giải trình, và thẩm
quyền áp dụng như thế nào trong quản lý dự án? Nếu anh/chị được giao nhiệm vụ
quản lý một dự án, anh/chị cần làm gì để cân bằng cả ba yếu tố này?
Quản lý dự án là có thể nói là quản lý nhiều mối quan hệ. Vì một dự án có nhiều đối
tượng tham gia thực hiện. Mỗi đối tượng có vai trò, vị trí ảnh hưởng, quyền và nghĩa vụ
nhất định. Các bên tham gia dự án có thể hỗ trợ hợp tác với nhau, nhưng cũng có thể mâu
thuẩn với nhau. Để đảm bảo dự án thành công, cần có sự phối hợp chặt chẽ, hợp tác và hỗ
trợ giữa các bên liên quan. Vì vậy Giám đốc dự án cần kiểm soát được sự cân bằng giữa các
yếu tố trách nhiệm, trách nhiệm giải trình, và thẩm quyền trong công tác quản lý dự án. Cần
xác định quyền lợi và trách nhiệm của các khách hàng đối tác, các bên liên quan và khách
hàng là người sử dụng. Từ đó xây dựng các công cụ quản lý để cân bằng được các yếu tố

trên.
•

Khách hàng đối tác:
-

Xây dựng quy chế ban QLDA để quy định quyền hạn và nghĩa vụ của Khách
hàng đối tác đối với ban QLDA.

-

Xây dựng quy chế phối hợp giữa ban QLDA và khách hàng đối tác.

-

Xây dựng bộ các tiêu chuẩn điều kiện sách để làm căn cứ phê chuẩn dự án khi dự
án hoàn thành.

-

Xây dựng quy định họp giao ban định kỳ giữa ban QLDA và Khách hàng đối tác
hàng tuần, 02 tuần hoặc tháng nhằm để ban QLDA báo cáo, giải trình những
thuận lợi và khó khăn trong quá trình triển khai dự án. Đồng thời các kiến nghị
cần được giải quyết nếu có.

•

Các bên liên quan:
Trang 6

Quản trị Dự án
-

Xây dựng chức năng nhiệm vụ của các phòng ban nghiệp vụ, cán bộ chuyên môn
trong ban QLDA.

-

Hoạch định cấu trúc phân việc mô tả toàn bộ công việc của dự án, phân công
công việc cụ thể theo từng cấp quản lý, nêu rõ trách nhiệm và quyền hạng của
từng nhóm công tác đồng thời đánh giá thời gian và chi phí hoàn thành công việc.

-

Xây dựng bộ hồ sơ năng lực của các nhà thầu thi công, nhà cung cấp vật tư, nhà
cung cấp thiết bị…

-

Trước khi ký kết hợp đồng hợp tác cùng các nhà thầu ban QLDA cần khảo sát kỹ
năng lực tài chính cũng như chuyên môm của các nhà thầu.

-

Trong hợp đồng cần ghi rõ các tiêu chuẩn kỹ thuật có liên quan. Quy định về khối
lượng và thời gian hoàn thành từng điểm dừng kỹ thuật, từng đầu việc và từng
hạng mục (Microsoft Project).

-

Hoạch định dự án theo sơ đồ Gantt (Henry Gantt).

-

Bố trí cán bộ giám sát hợp lý và ghi chép Nhật ký công trình đầy đủ.

-

Xây dựng chế độ họp giao ban định kỳ hàng tuần giữa các biên liên quan để đánh
giá tình hình thực hiện của các nhà thầu. Tháo gỡ những khó khăn trong quá trình
triển khai thực hiện.

•

Khách hàng: là bên sử dụng dự án.
-

Xây dựng kênh thông tin giữa ban QLDA và khách hàng.

-

Mời khách hàng tham gia giám sát trong quá trình triển khai dự án, nếu có điểm
chưa phù hợp hay cần điều chỉnh thì điều chỉnh ngay.

-

Xây dựng lộ trình nghiệm thu bàn giao từng hạng mục và bàn giao toàn tự án.

-

Các cam kết về an toàn, bảo trì và bảo hành.

Trang 7


Quản trị Dự án

Trang 8