Xây dựng chương trình quản lý tài sản cố định ở một khách sạn (Đồ án tốt nghiệp)

i

-------o0o-------

H

H

PHÒNG

2015


i

B

GIÁO D

O

QU

2015

LÝ


i

B

GIÁO D
O
I H C DÂN L P H I PHÒNG
-------o0o-------

NH QU

Sinh viên th c hi n: Nguy
:
Mã sinh viên: 1112101009

- 2015

LÝ


1

L
c bày t s trân tr ng và lòng bi
i v i th y
giáo PGS.TS Nguy
, gi ng viên B môn Công ngh ph n m m Khoa
Công ngh thông tin
i h c Công ngh t th i
gian h
án t t nghi p, th
t nhi u th
t n

tình ch b
ng d
ng cho em trong vi c nghiên c u, th c hi
án.
cc
i h c Dân l p H i phòng
ng d y em trong quá trình h c t p, th c hành, làm bài t
c và nh n xét
án c a em, giúp em hi u th
c mà em nghiên c u, nh ng h n
ch mà em c n kh c ph c trong vi c h c t p, nghiên c u và th c hi n b
án
này.
Xin c
u ki n t t nh
nghi p.

n bè và nh
ng viên, c

t quá trình h

H i Phòng, Tháng 5

Nguy

t om i
án t t

5

2

ng k t qu
c trong khóa lu n này là do tôi
nghiên c u, t ng h p và th c hi n, không sao chép l i b t k
u gì c
i
khác. Nh ng n
c trình bày trong khóa lu n ho c là c a cá nhân, ho c
c tham kh o và t ng h p t các ngu n tài li
n. T t c
tài li u tham kh o, t ng h
c trích d n v i ngu n g c rõ ràng.
Tôi xin ch u hoàn toàn trách nhi m v l
gì sai trái, tôi xin ch u m i hình th c k lu

a mình. N

u

nh.
H i Phòng, Tháng 5
Nguy

5


3

M CL C
............................................................................................................. 1
............................................................................................................ 2
C

C............................................................................................................. 3
........................................... 5
............................................................................................................... 7

1.2.

........................................... 8
................................................................................................. 8
...................................................... 8
................................................ 8
........................... 11
................................... 11
..................................................... 11
............................................... 11
.................................................................... 12
............................................... 13
.................................................. 13
........................................... 14
.............................................................................. 14
................................................................ 17
.......................................................... 19
.................................................... 21
............................................................... 22
........................ 23

............................................................ 26
....................................................................... 26
............................................................. 26
............................................................. 27
.......................................................................... 31
............................ 31
.................................................. 31
................................ 32
............................................ 34
............................................................... 36
u................................................................................... 36
..................................... 36
........................................................................... 40
............................................................ 44


4

3.3.1

........ 44
. 46
...................... 47
.................................. 48
................................................ 50
....................................................................... 50
................. 51

a. Gia

b.

e.

....................... 53
............................................................................................ 53
........................................................................................ 53
........................................................... 54
........................................................... 54
........................................................................ 54
....................................................................... 55
............................................................. 56
............................................................ 56
..................................................................................... 57
bàn giao ...................................................................... 57
............................................................................................. 58
........................................................................... 58
............................................................ 59
......................................................................................................... 60
................................................................................... 61


5

trang

Hình 1.4 :

...................................................... 10
.............................. 12

........................................................................ 15
........................................................... 16
.......................................... 17
....... 18
............................................................... 22
............................................................... 26

........................................................................................................................... 27
Hình 2.3
................................................................................................................ 28
Hình 2.4: Bi
......... 29
Hình 2.5:
.................... 30
.................................... 31
........................................... 31
........................................ 34
..................................................... 35
Hình 3.1:
................................................. 39
Hình 3.2
................... 45
Hình 3.3:
............ 46
Hình 3.4
................................. 47
Hình 3.5:
............................................. 48
Hình 3.2
................................................... 51

............................. 52
....................................................... 53
............................................................ 54
................................................................................. 55
.................................................................. 55
...................................................................... 56
....................................................... 56


6

Hình 4.7: Danh sách

............................................................... 57
bàn giao ................................................................. 57
....................................................................... 58
..................................................... 59


7

T i khách s n City View có r t nhi u lo i tài s n khác nhau. Các tài s n
c phân ph i cho các b ph n s d
c yêu c u r
d ng c
i các phòng, s d ng các khu vui
i th
mb ot tm
u ki n ho t
ng cho khách s n, khách s n c n n m ch c tình hình tài s n s d ng t i các

và khách hàng, và có k ho ch b o trì k p th
m i trang thi t b s n
sàng ph c v . Tuy nhiên, vi c qu n lý tài s n ch y u v n làm theo cách th
công, m c dù có s d ng máy tính. Vì th , vi
ng các yêu c
t t, có nhi
ng
c yêu c u khách hàng, có d ch v
i t ch i. Vì nh
Xây d
n lý tài s n c
nh khách s n City View
c em ch
án t t nghi p. Không hy v
cm i
yêu c u qu n lý tài s n c
nh c a khách s
t khách s n l n),
nh
c xây d ng s tr giúp m t ph n quan tr ng cho vi c
qu n lý tài s
c bi t các tài s n s d
ng xuyên hàng ngày. Có
i qu n lý gi
c các thao tác th công m t nhi u
th i gian, công s c, n
c k p th i tình tr ng tài s n và yêu c
i
có th b
mb

ti
ti
i hay làm vi c t i khách s n.
án g
bài toán và mô hình nghi p v c a nó: Trình bày n i dung
bài toán th c t

t ra và ti n hành mô t mô hình nghi p v c a

nó.
th ng. Ti n hành phân tích các ho
c u trúc d li u, t

ng x lý và

c t yêu c u x lý và yêu c u d li u c a

bài toán.
t k h th ng. Ti n hành thi t k h th ng bao g m thi t k d
li u, thi t k ki n trúc h th ng và
t h th ng và th nghi m.
Cu i cùng là k t lu n và tài li u tham kh o.


8

1.1.1.
Khách s n ty View to l c ngo i ô thành ph H i Phòng, phía B c dòng
sông C
ng. V i di n tích 800m2, Khách s n City View 11 t

t tiêu
chu n 3 sao g m 80 Phòng, bu ng sang tr
ti n nghi. T
c u
Bính kho ng 15 phút là t i trung tâm thành ph ho c các khu công nghi p c a
huy n Thu Nguyên. Khách s n có h th ng phòng ngh thoáng mát, ti n nghi
hi
i tiêu chu n qu c t . T t c
c trang b
u hoà nhi
,
b n t m nóng l nh, truy
n tho i qu c t . Có
phòng VIP sang tr ng, internet t
cao.
Nhà hàng t ng 2 có ki
ng, trang nhã, s c ch a cùng
lúc 250 th c khách, k t h p khuôn viên r
i s nh l n r t phù h
t
ch c các bu i ti
i, ti
có v y mà
ng uy n t
t
ng nh ng
m nhìn toàn c nh thành ph H i Phòng v i nh ng ly cà
u m nh hay nh
u ng t ch n khác. Khách s n cung c p
các d ch v t i phòng, gi

i sân bay,
t vé máy bay, tàu thu , tàu ho
H i Phòng.

a
ti n hành s n xu t, kinh doanh, bên c nh s
ng, các doanh nghi p còn c n ph i có t li
t li
ng th
ng th i 4 tiêu chu
Ch c ch n
c l i ích kinh t
u hình) hay do tài s n mang l i
Nguyên giá tài s n ph
nh m
Th i gian s d
c tính trên m

ng lao
ph n các

vi c s d ng tài s n
y.


9

tiêu chu n giá tr theo quy

nh hi n hành (trên 10 tri u

).

b.
u lo
và các nghiên c u v
sau:

thu n ti n cho công tác qu n lý, công tác h ch toán
n phân lo i chúng theo m t s tiêu th c ch y u

Theo hình thái bi u hi n
vô hình.
Theo quy n s h u
ngoài.

c phân thàn

u hình: Là nh ng tài s n t n t i d
Theo tính ch t và m
d

i các hình thái v t ch t c th .
c phân thành:

Nhà c a, v t ki n trúc: G m nhà làm vi c, nhà kho, c u c
Máy móc, thi t b : G m các máy móc, thi t b qu n lý và các lo i thi t b
chuyên dung.
n v n t i , truy n d n: G m ôtô, h th
ng ng d

c,
h th
n, H th ng
Thi t b d ng c qu n lý
tb
nt
Cây tr ng, súc v t làm vi
: Là nh ng tài s n không có hình thái v t ch t c th . Ví d

B n quy n tác gi
Quy n s d
t.
B ng phát minh, sáng ch .
Ph n m m k toán.

u.

Trong bài toán qu n lý Tài s n c
nh c a Khách s n City View, thì các tài
s
c
n
s h n ch trong ph m vi các tài s
n
th c hi n các d ch v ph v tr c ti p cho khách hàng khi ngh khách s n bao
g m: ph
n qu n lý; Ph
n ph c v khách hàng. C th là các tài
s
.

10

STT

Tên tài s n
n qu n lý

1

Máy tính

2

Thi t b m ng

3

T

4

B âm thanh

5
6

ib

n tho i fax
B phát wifi cáp quang
n ph c v khách hàng

1

u hòa

2

Tivi

3

T l nh

4

Bàn

6

Gh

7

m

8

Máy gi t là

9

Thang máy

10

Ô tô con

11

Máy l

12
14

c
i ti n

Phòng ng

15

ng

16

Qu y Bar

17

Phòng h i ngh


11

ông tác
Công tác qu
a City View Hotel c n r t nhi u gi y t , s sách,
biên b n, vì v y kéo theo m t kh
ng công vi c l n và ph c t p. Khi xây
d ng m t h th ng qu n lý thì toàn b các quy trình s
ct
ng hoá. Khi s
d
ng s
c gi m thi u các thao
tác ph
c hi u cao m t cách nhanh chóng.
Cán b qu n lý s d dàng trong vi c nh
ao và luân
chuy n
các phòng. D dàng trong vi c qu n lý, b o trì và s a ch a
n hành vi c ki
t cách nhanh chóng,
c.
iv

c trong vi c qu

nhanh chóng bi
c
hi n tr
d
ho ch b o hành, b o
trì, s a ch a, b
m b o vi c s d ng ngu n tài chính m t cách
ti t ki m và hi u qu nh t, nâng cao kh
d
c
v khách hàng.
1.1.4
Qu n lý tài s n c

nh là m t công vi

is t m r t

l n.
Công vi c này c n ph
m i lo
s d ng trong t ng phòng. Các thi t b

n thi t b
t l n và nhi u ch ng lo i.

c

t nhi u cho nhân viên qu n lý, nh t là quá trình
ki m kê hay theo dõi tình tr ng thi t b s d ng t i các phòng, các v trí trong

khách s n
ty ud
n yêu c u thi t k m t h th ng thông tin
h tr ho
ng qu n lý thi t b th t hi u qu và tin c y.

bài toán


12

B ph n qu n lý TS

Ti p nh n
TS
Vào s TS

Phân ph i
TS vào s
theo dõi

Ki m kê và
thanh lý

s
dung, khai thác
Yêu c u
TS

o

Duy t Yêu
c u TS

Nh n và
ghi s TS

Biên b n nghi m
thu
S TS
SD
Yêu c u
S
S s d ng TS
Yêu c u (s a/thay)
S

S d ng và
báo cáo TS

Kiêm kê, ký
biên b n

Các h
quan

Ký duy t
thanh lý TS

các

S s d ng TS
S
Biên b n ki m kê
DS TS thanh lý

chính

1.2.2.
Công vi c qu n

c giao riêng cho Phòng hành chính có s giám
sát c
c. M i khi các phòng có nhu c
l p gi
ngh mua, kèm theo B ng kê mua hàng chuy n cho Phòng hành
chính. Phòng hành chính s ti n hành phê duy t, quy t
.
c chuy
n, phòng hành chính ti n hành nghi m thu,
ki m tra ch
ng. N u thi t b
m b o ch
u thì
phòng hành chính ti n hành mua thi t b
c ghi l i thông qua
Biên b n nghi m thu
m b o yêu c u s
c nh p kho và tên thi t b
c thêm vào Danh sách
.M

n thi t b nh p


13

s
ng, giá c , ngày nh p, s ch ng t nh p s
nh p kho. Phòng hành chính s chia nhóm
v t ki
n v n t
n qu
Phòng ngh , khách hàng.

u l i trong phi u
t, nhà v a,
n ph c v

Vi c c p thi t b cho các phòng, các b ph
c ti
trình này
u trong phi u xu t kho. Ngoài ra còn có biên b n bàn giao thi t
b v i s kí nh n c
i di n c a Phòng hành chính v
i di n qu n lý
phòng c p thi t b . Sau khi qu n lý phòng nh
phòng thì l p
Phi u biên nh n
xác nh n. Tên TS s
c a
phòng .

1.2.3.

heo dõi
i qu n lý s qu
cs d

v

d ng,
d ng ho c quá h n s d ng.

S theo dõi thi t b

i qu n lý ghi l i các thông tin
theo dõi vi c s d

c luân chuy n gi a các phòng ban thì các phòng, ban l p
xin luân chuy n thi t b n p lên Phòng hành chính. Phòng hành chính xem xét,
ki m tra. N
ng ý luân chuy n thi t b thì ti n hành l p Biên b n bàn giao.
c xóa kh
a phòng ban m i.
Trong quá trình s d ng, khi thi t b có s c h ng ho c m t, phòng ban có
trách nhi m báo l i cho phòng hành chính kèm v i Gi y báo h ng, m
.
Phòng hành chính s ch u trách nhi m s a ch a, b
ng hay b sung tài s n
công vi c s a ch a hay chi phí s a ch
i trong
S s a ch a thi t b .

1.2.4.
Cu i m
và tính kh
phòng hành chính c

và thanh lý
n hành ki m kê
tb
c s d ng t i các phòng s
c
n ki m tra và th
l p


14

Biên b n ki m kê và n p l
i chi u v i s sách, t

ng phòng hành
a ra s chênh l ch s li u gi a th c t và s
p Báo
nh k
a l i cho Giám

c.
Nh ng thi t b không s d
c n a, Phòng hành chính ti n hành l p
danh sách nh ng thi t b c n thanh lý, trình l
c. N

c ch p nh n,
Phòng hành chính ti n hành thanh lý thi t b
n thi t b
thanh lý
u l i và lo i thi t b ra kh i s theo dõi thi t b
ng xuyên.


15

ng t + B ng

Danh t

Tác nhân/d li u

L p yêu c u v TS

Phòng hành chính

Tác nhân

T ng h p các yêu c u

Gi y yêu c u mua TS

HSDL

L p báo cáo mua TS

B n t ng h p mua TS

HSDL

L

t mua TS

t mua TS

HSDL

L p biên b n nghi m thu TS

Nhân viên

Tác nhân

Ki m tra ch

Nhà cung c p

Tác nhân

ng TS

L p biên b n bàn giao c p Ban nghi m thu
TS
Biên b n nghi m thu
L p k ho ch nâng c p, s a

o
ch a TS
S s a ch a TS
Chuy n TS sang phòng ban
S thuyên chuy n TS
m i
L p danh sách TS c n thanh Danh sách TS thanh lý
lý
Báo cáo

Tác nhân

Ki m kê các TS
d ng

Kho

=

S theo dõi

HSDL

Ki m kê quá trình xu t,
Danh sách tài s n thanh lý
nh p,
Biên b n ki m kê
t n c a các tài s n
Gi y chuy n TS

HSDL
Tác nhân
HSDL
HSDL
HSDL
HSDL

HSDL
HSDL
HSDL

b
Xem xét quá trình qu n lý thi t b có th th y có ba tác nhân quan h
th ng.
Nhà cung c p: Tr c ti p giao nh ng thi t b
Các phòng

: S d ng nh ng

t ih

t hàng cho khách s n.
phù h p c a m i phòng.

o: Xem xét các báo cáo và phê duy t các yêu c u.


16

Nh ng nhân t còn l i tham gia th c hi n ch

tác nhân.

th ng s không ph i

c

0
Nhà cung
c p

H TH NG
QU N LÝ
TÀI S N C
NH

Danh sách

yêu
mua
TS

Yêu
Báo
cáo báo
cáo

Ký
yêu
mua
TS

o

Hình 1.2:

s
d ng


17

1.3: Phân tích nhóm các
Các ch
1. L p gi

t (lá)

Nhóm l n 1

Nhóm l n 2

ngh mua

2. T ng h p yêu c u báo cáo
Mua và ti p nh n

3. L p
4. L p biên b n nh n TS
5. C p nh t tài s n
6. Phân ph

Phân ph i và theo

7. Theo dõi s d

Qu n lý tài
s nc
nh

8. Luân chuy
9. S a ch a, b
10. Tính kh u hao
Ki

11. Ki

nh k

12. L p danh sách các TS c n thanh lý
13. L p báo cáo t n kho
14. L p danh sách TS t
15. Báo cáo tình tr ng tài s n
16. Báo cáo TS theo lo i

d ng

Báo cáo


18

QU N LÝ TÀI S N C

1. Mua và ti p nh n

1.1 L p gi
ngh mua

1.2 T ng h p yêu
c u

1.3 L
mua TS

1.4 L p biên b n
nh n TS

1.5 C p nh t TS

2. Phân ph i và theo
dõi

2.1 Phân ph i

2.2 Theo dõi s
d

2.3 Luân
chuy

2.4 S a ch a, b o

NH

3. Ki

3.1 Tính kh u
hao

4. Báo cáo

4.1 L p báo cáo
xu t, nh p, t n

3.2 L p danh sách
ki m kê TS

4.2 L p danh sách
d ng

3.3 L p danh sách
TS thanh lý

4.3 Báo cáo tình
tr ng tài s n

4.4 Báo cáo tài
s n theo lo i

19

1.3.3.
1.1 L p gi
p gi

: Các phòng khi có nhu c u c n mua
i lên phòng hành chính.

ngh
ngh

1.2 T ng h p yêu c u báo cáo: Phòng hành chính th c hi n t ng h p các
yêu c u t các phòng ban, l
ký, duy t.
1.3 L
l
t hàng v i nhà cung c p. Tài s n
công ty.

o ch p thu n, phòng hành chính
c nhà cung c p chuy n v

1.4 L p biên b n nh n TS: Sau khi nhà cung c
n, phòng
hành chính ti n hành nghi m thu, ki m tra ch t l ng c a thi t b . N
t yêu
c u, TS s
c nh p vào kho kèm theo biên b n nh n TS.
1.5 C p nh t tài s n: C p nh t tài s n m i vào s tài s n

2.1 Phân ph i
HCQT phân b

Tài s n
c nh
c phòng
v trong công ty theo yêu c u. Thông tin c a quá
kho v
các n i dung v
c phân

ph i, thông tin v ngày xu t...
2.2 Theo dõi s d
tình tr
a m i thi t b s
thi t b .

Các thông tin v ngày nh p, ngày xu t, giá c ,
c phòng hành chính ghi l i trong S theo dõi

c phân b v
t
tb
c s d ng, hay do yêu c u t phòng
khác. N u có th chuy n, nhân viên phòng hành chính s ti n hành chuy n thi t b
sang phòng m i.
2.3 Luân chuy

Thi t b

2.4 S a ch a, b
ng: Trong quá trình s d ng thi t b , thi t b có th
b h ng ho c c n ph i nâng c p thi t b . Khi phát hi n h ng ho c có nhu c u nâng
c p, b o trì, phòng s d ng báo cáo
phòng hành chính
c
i xu ng xác minh hi n tr
có k ho ch s a ch a,
nâng c p ho c thay th thi t b .


20

3.1 Tính kh u hao tài s n: Vi c tính kh u hao tài s n theo m t công th c
nh chung. Công vi c này th c hi n theo công th c tính kh u hao theo
ng th ng.
Kh u hao = Nguyên giá * T l kh u hao
Giá tr còn l i = Nguyên giá
Công vi
m t th i gian nh

u hao

c giá tr th c c a tài s n
d ng
c dùng khi ti n hành thanh lý các tài s n quá h n.

3.4 L p danh sách nh ng tài s n c n thanh lý: Thi t b
d ng b
h ng và không th nâng c p s

c thanh lý. Phòng hành chính ti n hành l p
danh sách các thi t b
tiêu chu
i xét duy t.
c phê duy t, phòng hành chính ti n
hành thanh lý thi t b
n thi t b
i
và lo i thi t b ra kh i s theo dõi thi t b
ng xuyên.
3.2 Ki
ki
và s sách.

Các thi t b
i chi u v i s sách, t

c s d ng t i các phòng s
c
chênh l ch s li u gi a th c t

4.1 L p báo cáo xu t, nh p, t n: Vào cu
Phòng hành chính cung
c p thông tin v s
ng xu t, s
ng t n l i trong kho cho t ng lo i tài s n
o công ty.
4.2 L p danh sách tài s n t
d ng:
c s d ng t

s d ng sau m
o công ty.

tài s n
c

4.3 Báo cáo tình tr ng tài s n: Phòng HCQT có trách nhi m báo cáo thông
tin v các tài s n, ho
ng t t hay không, quá trình nâng c p tài s n và s a ch a
tài s n
c l p vào cu i m
4.4 Báo cáo tài s n theo lo i:
theo t ng lo i c th khi k t thúc m
t .

tài s n
c hi n so sánh v i s li u trên th c


21

a. Gi y yêu c u mua TS
b. B n t ng h p y/c mua TS
t mua hàng
d. Th kho
e. Biên b n nghi m thu
f. Biên b n bàn giao
g. Danh sách hàng tr l i
h. S theo dõi TS
i. S s a ch a TS

j. Gi y thuyên chuy n TS
k. S luân chuy n TS
l. Biên b n ki m kê
m. Danh sách TS thanh lý
n. Báo cáo


22

Các th c th
a. Gi y yêu c u mua TS
b. B n t ng h p y/c mua TS
t mua hàng
d. Th kho
e. Biên b n nghi m thu
f. Biên b n bàn giao
g. Danh sách hàng tr l i
h. S theo dõi TS
i. S s a ch a TS
j. Gi y thuyên chuy n TS
k. S luân chuy n TS
l. Danh sách TB thanh lý
m. Biên b n ki m kê
n. Báo cáo
Các ch

a

b c d

Mua và ti p nh n

C C C U C C C

Phân ph i &theo dõ

R

Ki m kê
Báo cáo

R

C

R

U

e

f

g

h

i

j

k

l

m n

U U C U
R R

R C C

R R

R

R C