Bài giảng Powerpoint: Nghiệp vụ Lưu Trữ

Chuyên đề

NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ


NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
1.

Thu thập tài liệu

2.

Chỉnh lý tài liệu

3.

Xác định giá trị tài liệu

4.

Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ

5.

Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ


TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Luật Lưu trữ năm 2011
2. Nghị định số 01/2013/CP ngày 03/01/2013 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu

trữ
3. Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu
trữ của các cơ quan tổ chức.
4. Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 hướng
dẫn xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp
5. Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 hướng
dẫn giao nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các
cấp


5. Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày
27/4/2005 hướng dẫn quản lý tài liệu trong
trường hợp chia tách, sáp nhập cơ quan, tổ
chức, đơn vị hành chính và tổ chức lại,
chuyển đổi hình thức sở hữu các doanh
nghiệp nhà nước
6. Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011
quy định THBQ tài liệu hình thành phổ biến
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
7. Thông tư 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011
quy định THBQ tài liệu hình thành phổ biến
trong hoạt động của UBND tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ương
8. Thông tư liên tịch số 01/2014/TT-BNV ngày
21/8/2014 của Bộ Nội vụ và Bộ Xây dựng
hướng dẫn thành phần tài liệu dự án, công
trình XD nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

9. Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày
19/5/2004 hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
hành chính
10.Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01
tháng 6 năm 2009 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành Quy
trình "Chỉnh lý tài liệu giấy" theo TCVN
9001:2000;
11.Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày
29/4/2010 của BNV quy định định mức
kinh tế-kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy
12. Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày
26/11/2010 của BNV hướng dẫn phương
pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu
giấy


13. Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày
19/12/2006 hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu
hết giá trị
14.Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày
14/12/2012 quy định định mức kinh tế kỹ
thuật xử lý tài liệu hết giá trị
15.Thông tư số 05/2014/TT-BNV ngày
23/6/2014 quy định định mức kinh tế kỹ
thuật giải mật tài liệu lưu trữ
16.Thông tư số 12/2014/TT-BNV ngày
28/10/2014 quy định định mức kinh tế kỹ
thuật bồi nền tài liệu lưu trữ

17.Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày
31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định chế
độ báo cáo thống kê công tác văn thư,
lưu trữ và tài liệu lưu trữ.


18.Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày
26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về
kho lưu trữ chuyên dụng
19.Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày
26/11/2012 quy định Định mức kinh tế kỹ
thuật “lập Danh mục tài liệu hạn chế sử
dụng của 1 phông lưu trữ
20.Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày
01/10/2014 quy định về việc sử dụng tài
liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử
21. Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày
07/4/2004 hướng dẫn chế độ thu,nộp, quản
lý, sử dụng phí khai thác sử dụng TLLT
22. Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày
10/3/2010 về xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ
23.Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày
21/12/2012 ban hành Quy trình tạo lập
CSDL tài liệu lưu trữ


23.Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28
tháng 04 năm 2010 hướng dẫn tổ chức
văn thư-lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp

24. Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày
31/10/2014 quy định mã số và tiêu chuẩn
chức danh nghề nghiệp viên chức lưu trữ
25. Công văn số 2939/BNV-CCVC ngày
04/10/2005 về chế độ phụ cấp độc hại,
nguy hiểm đối với CBCCVC lưu trữ
26.Công văn số 758/VTLT-TCCB ngày
13/11/2006 của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà
nước về việc hưởng chế độ bồi dưỡng
bằng hiện vật đối với ngành lưu trữ.
27.Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày
01/10/2014 hướng dẫn quản lý chứng chỉ
hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ
lưu trữ.


Phần I
THU THẬP TÀI LIỆU
VÀO LƯU TRỮ


NỘI DUNG TRÌNH BÀY
1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu
2. Thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
3. Thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử


I. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH,
YÊU CẦU
1. Khái niệm: Thu thập tài liệu là quá trình

tiến hành thu tài liệu có giá trị để đưa vào
Lưu trữ.
2. Mục đích:
o Để quản lý tập trung thống nhất tài liệu
lưu trữ
o Để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu
trữ;
o Để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đáp ứng
các yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.


3. Yêu cầu:
oChỉ thu tài liệu được xác định là có giá trị
lưu trữ (tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn
và bảo quản có thời hạn từ 05 năm trở lên
(Tham khảo Thông tư số 09/2011/TT-BNV và
Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày
24/10/2011 của Bộ Nội vụ về quy định thời
hạn bảo quản tài liệu của HĐND và UBND
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương)
oTài liệu phải được lập thành hồ sơ và được
thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu;
oGiao nhận tài liệu phải đúng thời hạn nộp
lưu và đúng trình tự, thủ tục quy định.


II. THU THẬP TÀI LIỆU
VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

1. Căn cứ pháp lý
1. Điều 22 , 23 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy
định:
•
Các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao
nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ
cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định.
•
Trường hợp đơn vị, cá nhân cần giữ lại những hồ sơ,
tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi
cho lưu trữ cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại
không được quá hai năm.
•
Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu,
thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao
lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.


1. Căn cứ pháp lý
2. Điều 9 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định:
Người được giao giải quyết, theo dõi công
việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm:
• Lập hồ sơ về công việc được giao và
• Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan;
• Trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển
công tác khác thì phải bàn giao đầy đủ hồ

sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của
cơ quan, tổ chức.


2. Nguồn nộp lưu
1. Lãnh đạo cơ quan
2. Các đơn vị tham mưu, giúp việc
3. Cơ quan trực thuộc giải thể không thuộc diện
nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
4. Tổ chức đoàn thể của cơ quan (Đảng, công
đoàn, đoàn thanh niên)


3. Tài liệu nộp lưu
1. Chỉ nộp vào Lưu trữ cơ quan những hồ sơ, tài liệu được xác
định là có giá trị lưu trữ, bao gồm hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và
hồ sơ bảo quản có thời hạn từ 05 năm trở lên
2. Không nộp vào Lưu trữ cơ quan
• Hồ sơ nguyên tắc
• Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc .
3. Chưa nộp vào Lưu trữ cơ quan:
• Hồ sơ về việc chưa giải quyết xong;
• Hồ sơ cá nhân còn đang công tác.


4. Thời hạn nộp lưu
Khoản 1 Điều 11 Luật Lưu trữ được Quốc hội thông
qua ngày 11/11/2011 quy định thời hạn nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:
• Trong thời hạn 01 năm, kể từ năm công việc kết

thúc đối với hồ sơ hành chính/NCKH;
• Trong thời hạn 03 tháng, kể từ khi công trình
được quyết toán đối với hồ sơ XDCB;
• Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện
tử trong thời hạn 03 tháng kể từ khi công việc kết
thúc.


5. Trình tự, thủ tục giao nhận tài liệu
a) Các đơn vị (Bên giao):
o Kiểm tra hồ sơ về những việc đã kết thúc và
hoàn thiện (nếu cần)
o Thống kê hồ sơ Vĩnh viễn riêng; bảo quản có
thời hạn riêng theo biểu mẫu
o Sắp xếp hồ sơ vào hộp (cặp) và chuyển tài liệu
đến Lưu trữ cơ quan để giao nộp.


5. Trình tự, thủ tục giao nhận tài liệu
b) Lưu trữ cơ quan (Bên nhận):
 Hướng dẫn việc giao nhận tài liệu (Soạn văn
bản gửi các đơn vị);*
 Chuẩn bị kho tàng và giá bảo quản
 Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu giao nộp theo “Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;
 Lập “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo
mẫu quy định
Lưu ý: “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên
bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” được lập thành
hai bản mỗi bên giữ mỗi loại một bản.

5. Trình tự, thủ tục giao nhận tài liệu
b) Lưu trữ cơ quan (Bên nhận):
Sắp xếp hồ sơ theo Phương án HTH; đánh số lưu
trữ cho toàn bộ hồ sơ thu về và lập Mục lục hồ sơ
(Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và Mục lục hồ sơ
bảo quản có thời hạn);
Sắp xếp hồ sơ vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn
hộp; xếp hộp/cặp lên giá theo thứ tự từ trái sang
phải, từ trên xuống dưới trong một khoang giá.
Làm thủ tục nhập kho


III. THU THẬP TÀI LIỆU
VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ


1. Căn cứ pháp lý
1. Điều 22 và 23 Nghị định 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư
2. Điều 9-12 Luật Lưu trữ năm 2011
3. Quyết định số 210-QĐ/TW ngày 06/3/2009
của BCHTW về Phông lưu trữ Đảng CSVN


2. Nguồn nộp lưu
1.Nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử ở
Trung ương

• Trung tâm Lưu trữ quốc gia
• Cục Lưu trữ VPTW Đảng
2. Nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử ở
cấp tỉnh

• Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
• Kho lưu trữ tỉnh ủy
3. Nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ xã


3. Tài liệu nộp lưu/tài liệu thu
1. Chỉ nộp vào Lưu trữ lịch sử những hồ sơ được xác định
có giá trị bảo quản vĩnh viễn theo:
• Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ
quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ
biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức
• Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội
vụ về quy định thời hạn bảo quản tài liệu của UBND tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương có các mức bảo quản sau
:
• Bảng thời hạn bảo quản chuyên môn nghiệp vụ của các
ngành
2. Chỉ nộp lưu hồ sơ tài liệu đã được giải mật