Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tại công ty cổ phần quốc tế Thương mại và Dịch vụ Việt Pháp

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của em. Các nội dung
nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực. Những số liệu được phân tích
trong bài phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được em thu thập từ các
nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo. Ngoài ra, trong bài
tiểu luận còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như số liệu của các tác giả
khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc. Nếu phát
hiện có bất kỳ sự gian lận nào em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung
bài tiểu luận của mình.


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận này, em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới
nhà trường, Quý thầy cô trong khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà
Nội và đặc biệt là giảng viên Ths. Lâm Thị Thu Hằng đã tận tình truyền đạt kiến
thức trong thời gian em học tập. Vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học là
nền tảng để viết lên bài tiểu luận này.
Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thực tế công việc phức tạp, cũng như khả
năng thể hiện còn hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong
được tiếp thu những ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các quý thầy cô giáo để báo
cáo của em được hoàn chỉnh hơn.
Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể cán bộ, công
nhân viên phòng tổng hợp, công ty cổ phần quốc tế Thương mại và Dịch vụ Việt
Pháp, các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng đã giúp đỡ em hoàn thành
tốt bài tiểu luận của mình./.

Hà Nội, ngày 30 tháng 4 năm 2017
Sinh viên thực hiện


MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2
MỤC LỤC............................................................................................................3
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT...........................................................................5
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
1. Lí do chọn đề tài..............................................................................................................1
2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu.......................................................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...................................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu.................................................................................................2
5. Cấu trúc đề tài.................................................................................................................3

Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG.....................................................................4
VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ..........4
VIỆT PHÁP.........................................................................................................4
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty................................4
1.1.1 Giới thiệu công ty.......................................................................................................4
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty...........................................................4
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty........................................................................................5
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự
.............................................................................................................................................6
1.2.1 Chức năng của phòng Hành chính – Nhân sự............................................................6
1.2.2 Nhiệm vụ của phòng Hành chính nhân sự.................................................................7
1.2.3 Cơ cấu tổ chức Phòng hành chính nhân sự................................................................9

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008
TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VIỆT PHÁP..................................................12
2.1. Khái quát về tiêu chuẩn ISO 9001: 2008...................................................................12

2.1.1. Khái niệm, lịch sử hình thành tiêu chuẩn ISO 9001:2008......................................12
2.1.2. Mục đích của tiêu chuẩn ISO 9001:2008................................................................13
2.1.3. Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008...............................................................13
2.2. Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Công
ty cổ phần quốc tế TM &DV Việt Pháp............................................................................14
2.2.1. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn
bản.....................................................................................................................................14
2.2.1.1. Lưu đồ..................................................................................................................15
2.2.2 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quản lý văn bản đi..............................17
2.2.3 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quản lý văn bản đến............................19
2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu.....................................................................................21


CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG
ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN QUỐC TẾ TM & DV VIỆT PHÁP.....................................................23
3.1 Đánh giá thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty23
3.1.1 Ưu điểm....................................................................................................................23
3.1.2 Nhược điểm..............................................................................................................24
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng tại Công ty Cổ phần quốc tế TM & DV Việt Pháp................................................25
3.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo công ty về ứng dụng ISO 9001:2008 trong công
tác văn phòng....................................................................................................................25
3.2.2. Chuẩn hóa, mẫu hóa các quy trình, nghiệp vụ........................................................25
3.2.3. Đào tạo, bồi dưỡng nhân viên làm công tác văn phòng thực hiện theo tiêu chuẩn
ISO 9001:2008..................................................................................................................26
3.2.4. Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá việc thực hiện theo ISO 9001:2008...........27
3.2.5. Đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ
vào công tác văn phòng.....................................................................................................27

KẾT LUẬN........................................................................................................29
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................30


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT
1.
2.

CHỮ VIẾT TẮT
TM&DV
ISO

DIỄN GIẢI
Thương mại và dịch vụ
The International Organization

for

Standardization (Là Tổ Chức Quốc Tế Về
3.
4.
5.
6.

HTQLCL
GĐ/PGĐ
TCVN
CBCNV

Tiêu Chuẩn Hóa)
Hệ thống quản lý chất lượng
Giám đốc, Phó Giám đốc
Tiêu chuẩn quốc gia
Cán bộ, công nhân viên


MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Xu thế hội nhập kinh tế thế giới đã và đang tạo ra sức ép cạnh tranh to lớn
đối với doanh nghiệp trong và ngoài nước. Để tồn tại và phát triển đòi hỏi các
doanh nghiệp luôn phải chủ động cập nhật cải tiến chất lượng để nâng cao hiệu
quả công việc, sản xuất kinh doanh. Trong số đó, ở Việt Nam hiện nay, ISO
9001:2008 được hưởng ứng áp dụng một cách mạnh mẽ và các doanh nghiệp đã
nâng cao hình ảnh của mình thông qua hệ thống quản lý chất lượng ISO
9001:2008. Mặc dù thuật ngữ ISO 9001:2008 xuất hiện nhiều trong nhiều tranh
luận, thuyết trình về chất lượng của hầu hết các nhà quản lý ở Việt Nam nhưng
xu hướng của việc áp dụng ISO 9001:2008 nhằm nâng cao tính hiệu quả của hệ
thống vẫn chưa được các tổ chức thực sự quan tâm. Chính vì vậy,việc giới thiệu
xu hướng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008,
lý do áp dụng, lợi ích từ việc áp dụng và những khó khăn, trở ngại trong quá
trình áp dụng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp chưa.
Hiện nay, các doanh nghiệp ở Việt Nam đã và đang áp dụng hiệu quả ISO
9001:2008, qua nhiều năm ứng dụng ISO đã đem lại cho các doanh nghiệp
những hiệu quả nhất định trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên trước
tâm lý ưa chuộng bằng cấp của nhiều doanh nghiệp thì các doanh nghiệp chỉ cố
gắng đạt được chứng ISO mà không thực sự triển khai hoặc triển khai không
triệt để và đồng bộ dẫn đến chất lượng dịch vụ, sản xuất kinh doanh không đạt
yêu cầu. Nhận thức được tầm quan trọng và xu hướng chung của thời đại, Công
ty cổ phần quốc tế TM&DV Việt Pháp đã triển khai ứng dụng có hiệu quả ISO

9001:2008 năm 2015 đến nay và việc ứng dụng ISO đã giúp cho công tác văn
phòng của doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, tăng cường hiệu quả chất
lượng dịch vụ, cải tiến chất lượng dịch vụ, sản phẩm và môi trường làm việc,
đem lại lợi thế cạnh tranh tốt nhất cho doanh nghiệp trong nước và quốc tế.
Nhằm đánh giá và đưa ra những giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, góp phần nâng cao năng lực quản lý
và năng lực cạnh tranh của Công ty cổ phần quốc tế Thương mại và Dịch vụ
1


Việt Pháp, em đã chọn đề tài “ Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008
và giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tại
công ty cổ phần quốc tế Thương mại và Dịch vụ Việt Pháp”
2. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu
- Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN 9001:2008
trong công tác tại Công ty cổ phần quốc tế Thương mại và Dịch vụ Việt Pháp.
- Xác định những tồn tại trong hệ thống quản lý chất lượng và chỉ ra
nguyên nhân.
- Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Để đạt mục tiêu trên, bài tiểu luận đã tiến hành phân tích thực trạng hệ
thống quản lý chất lượng của công ty cổ phần quốc tế Thương mại và Dịch vụ
Việt Pháp, bao gồm chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, hệ thống tài
liệu, công tác quản lý các nguồn lực, các quy trình thực hiện và phương thức
kiểm tra thực hiện tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Phạm vi nghiên cứu bài tiểu luận giới hạn trong hoạt động quản lý chất
lượng của công ty cổ phần quốc tế Thương mại và Dịch vụ Việt Phá trong hoạt
động văn phòng.
4. Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích - tổng hợp
Để thực hiện nghiên cứu này, em đã nghiên cứu các tài liệu ở sách, báo,
tạp chí, website có liên quan đến công tác văn phòng và việc ứng dụng ISO
trong tổ chức; các tài liệu và báo cáo thường niên của công ty trong khoảng thời
gian 2014 – 2016, trên website: www.vfic.vn; một số tài liệu đánh giá, giới thiệu
về công ty được công bố ở báo điện tử. Trên cơ sở đó có một cái nhìn khái quát
nhất về thực tiễn công tác văn phòng tại công ty, so sánh với hệ thống lý luận
để chỉ ra những ưu, nhược điểm và đề ra các giải pháp hợp lý.
- Phương pháp quan sát thực tế
Trong quá trình tìm hiểu tại công ty, em có cơ hội được quan sát các quy
2


trình, nghiệp vụ về công tác văn phòng tại công ty.
- Phương pháp phỏng vấn
Em đã thực hiện các cuộc phỏng vấn sâu với trưởng bộ phận văn phòng
về nhiệm vụ, yêu cầu công việc của từng vị trí, tình hình lao động hiện tại, kế
hoạch tuyển dụng trong thời gian tới của công ty.
Đồng thời phỏng vấn sâu cũng được tiến hành với trưởng các phòng ban
về kế hoạch kinh doanh của công ty để hiểu rõ hơn về tình hình hoạt động và
những thay đổi của công ty trong thời gian tới khi ứng dụng ISO 9001:2008
trong công tác văn phòng.
Như vậy, với việc vận dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu tài liệu,
quan sát, phỏng vấn cho phép em kiểm tra chéo độ chính xác của các thông tin,
đồng thời hỗ trợ việc cung cấp thông tin cho bài viết, bổ sung các hạn chế của
mỗi phương pháp khi nó được tiến hành một cách riêng rẽ.
5. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, bài
tiểu luận có kết cấu thành 3 chương:
Chương 1. Giới thiệu chung về Công ty cổ phần quốc tế Thương mại và

Dịch vụ Việt Pháp.
Chương 2. Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác
văn phòng tại công ty cổ phần quốc tế Thương mại và Dịch vụ Việt Pháp
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO 9001:2008
trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần quốc tế Thương mại và Dịch vụ
Việt Pháp.

3


Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG
VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ
VIỆT PHÁP
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
1.1.1 Giới thiệu công ty
Tên công ty: Công ty Cổ phần Quốc tế Thương mại và Dịch vụ Việt Pháp
Tên tiếng anh: Viet Phap International Commercial and Services .,JSC
Địa chỉ: Hoàng Thanh, Phường Đồng Tiến, Thị xã Phổ Yên, Tỉnh Thái Nguyên
Hotline: 0280.3936.003
Email:
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty
Việt Pháp là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp
dịch vụ Vệ sinh công nghiệp – Làm sạch công nghiệp. Với mục đích cạnh tranh
bằng chính sách giá hợp lý, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, lành nghề và máy
móc thiết bị chuyên dùng hiện đại, Việt Pháp luôn sẵn sàng đáp ứng mọi nhu cầu
làm sạch công nghiệp của quý khách hàng, nhằm đảm bảo mang đến cho khách
hàng môi trường sống và làm việc trong sạch, thoáng mát, hiện đại.
Việt Pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng, thuận tiện, an toàn,
chu đáo nhằm mang lại sự hài lòng tuyệt đối cho khách hàng.
Mục tiêu- Chiến lược -Tầm nhìn đến năm 2020

- Khẳng định và giữ vị thế là doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực dịch
vụ vệ sinh công nghiệp.
- Trở thành nhà cung cấp hàng đầu các sản phẩm máy móc thiết bị làm
sạch tại Việt Nam; Đặc biệt mở rộng phân phối có chọn lọc các thương hiệu máy
móc thiết bị làm sạch uy tín trên toàn cầu nhằm cung cấp thêm sự lựa chọn cho
khách hàng.
- Tăng cường đầu tư, nghiên cứu cải tiến và nâng cao chất lượng dịch cụ
làm sạch công nghiệp, dịch vụ bán hàng và hậu mãi, đảm bảo nhu cầu khách
hàng luôn được đáp ứng nhanh nhất và chu đáo nhất.
- Sản phẩm dịch vụ công nghiệp chất lượng, an toàn, công nghệ tiên tiến.
4


- Sản phẩm máy móc thiết bị làm sạch chất lượng cao, kỹ thuật hiện đại.
Khách hàng là bạn đồng hành. Thành công của công ty được quyết định
bởi sự lựa chọn của khách hàng. Kiên định với nguyên tắc hoạt động “Uy tín,
chất lượng, vì quyền lợi khách hàng”, sức mạnh của Việt Pháp cùng với đối tác
mang lại giá trị và sự tin cậy cho khách hàng qua những dịch vụ, sản phẩm chất
lượng trong lĩnh vực vệ sinh công nghiệp. Các hoạt động chính:
1. Tư vấn và cung cấp các dịch vụ vệ sinh công nghiệp
2. Kinh doanh thiết bị, vật tư hóa chất ngành vệ sinh
3. Chuyển giao công nghệ làm sạch
4. Cung cấp và chăm sóc cây cảnh và duy trì cảnh quan
5. Gia công cơ khí, xử lý và tráng phủ kim loại
6. Cung cấp nhân viên làm sạch hàng ngày
7. Dịch vụ vệ sinh sau khi xây dựng
8. Dịch vụ giặt thảm-ghế sofa
9. Dịch vụ tổng vệ sinh nhà xưởng
10.Dịch vụ làm vệ sinh công nghiệp theo giờ
11.Dịch vụ đánh bóng san đá marbel

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

PHÒNG
HC- NS

PHÒNG
QUẢN TRỊ
-KỸ
THUẬT

PHÒNG
TÀI CHÍNH
KẾ TOÁN

5

PHÒNG
KINH
DOANH

PHÒNG
CSKH


1. Phòng hành chính - nhân sự: giúp lãnh đạo công ty quản lý nhân sự, tổ
chức quản lý tuyển dụng nhân sự, thực hiện việc điều hành và các công việc

hành chính văn phòng, quản lý cơ sở vật chất của công ty.
2. Phòng tài chính - kế toán: là bộ phận giúp lãnh đạo công ty quản lý về
mặt tài chính kế toán.
3. Phòng quản trị - kỹ thuật: giúp lãnh đạo cũng như văn phòng quản lý
trang thiết bị sửa chữa bảo dưỡng tất cả những trang tiết vị thuộc quyền sở hữu
của công ty.
4. Phòng Kinh doanh: có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn khách hàng, tư vấn
công việc, chất lượng hoàn thành công việc, thực hiện kí kết hợp đồng công
việc…
5. Phòng CSKH: Giải đáp các thắc mắc, yêu cầu dịch vụ cung cấp của
công ty, đánh giá mức độ hài lòng về chất lượng công ty cung cấp..
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng
Hành chính – Nhân sự
1.2.1 Chức năng của phòng Hành chính – Nhân sự
- Là đầu mối giải quyết các công việc để giúp đỡ Giám đốc công ty quản
lý điều hành, chỉ đạo thống nhất và tập trung hoạt động kinh doanh sản xuất của
Công ty.
- Tham mưu, giúp việc cho giám đốc Công ty và tổ chức thực hiện các
việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao
động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho cán bộ công nhân viên chức
trong Công ty, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế Công ty.
- Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong Công ty thực hiện nghiêm túc nội
quy, quy chế của Công ty.
- Chủ trì hoặc phối hợp với các bộ phận chuẩn bị liên quan tới tổ chức hội
nghị, hồ sơ tài liệu làm việc cho lãnh đạo Công ty, viết báo cáo định kỳ hoặc đột
xuất của Công ty; chủ trì công tác văn thư, lễ tân, tiếp khách.

6

1.2.2 Nhiệm vụ của phòng Hành chính nhân sự
 Trong công tác văn phòng:
- Đối nội: công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, xử
lý thông tin theo chức năng, quyền hạn của phòng.
- Đối ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp các thông tin từ bên ngoài đến
công ty, xử lý các thông tin đó theo chức năng, quyền hạn của mình.
- Tổ chức hội nghị, hội họp và các buổi khánh tiệc công ty tổ chức.
- Soạn thảo văn bản, trình giám đốc ký các văn bản đối nội, đối ngoại và
phải chịu trước giám đốc về giá trị pháp lý của văn bản đó.
- Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảo tính
chính xác, kịp thời, an toàn.
- Tổ chức kiểm tra và chủ động thanh tra theo đơn thư, theo kế hoạch
được lãnh đạo phê duyệt.
- Tổ chức thanh tra theo đơn thư, ngăn chặn những hành vi thất thoát đến
lợi ích hoạt động của Công ty.
- Tiếp nhận vào sổ theo dõi văn bản đi, văn bản đến, thư báo chí theo quy
định về quản lý văn bản.
- Thực hiện đóng dấu các văn bản theo chức năng của bộ phận theo đúng
quy định quản lý văn bản và quản lý con dấu của Công ty và pháp luật.
 Trong công tác tổ chức, chế độ chính sách:
- Xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của Công ty và đôn đốc thực
hiện chương trình, kế hoạch đó; sắp xếp chương trình, lịch làm việc hàng tuần,
tháng, quý, năm của Công ty.
- Xây dựng bộ máy tổ chức Công ty và bố trí nhân sự phù hợp và đáp ứng
nhu cầu hoạt động và phát triển của Công ty.
- Xây dựng quy chế làm việc của Ban Tổng giám đốc công ty, của tất cả
các Phòng chức năng nghiệp vụ và các đơn vị kinh doanh thuộc Công ty.
- Xây dựng các quy chế, quy trình mua sắm, quản lý và sử dụng có hiệu
quả các tài sản của Công ty bao gồm: nhà cửa, xe cộ, trang thiết bị máy móc
trong công ty.

7


- Phục vụ tốt công tác hành chính để Ban lãnh đạo thuận tiện trong chỉ
đạo, điều hành.
- Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của Công ty.
- Lưu trữ và bổ sung hồ sơ CBCNV kịp thời, chính xác.
- Tổ chức các lớp học, đào tạo bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ công nhân
viên.
 Trong công tác bảo hộ lao động:
- Quản lý công tác vệ sinh, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ trong
khu vực văn phòng và Công ty.
- Lập kế hoạch kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộ lao
động trong Công ty theo quy chế.
- Chăm sóc sức khỏe cho người lao động.
 Trong công tác bảo vệ:
- Bảo vệ tài sản Công ty và tài sản của người lao động trong địa phận
Công ty.
- Bảo đảm an ninh trật tự trị an trong Công ty.
- Quản lý nhân lực thực hiện theo quy chế, quy định của Công ty.
 Trong công tác hậu cần:
- Lên kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa, thanh lý máy móc trong công ty.
- Mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm cho cơ quan Công ty.
- Chủ trì các công tác hậu cần như: phương tiện đi lại, vệ sinh môi trường,...
 Công tác khác:
- Thực hiện quản lý các công việc liên quan đến công nghệ thông tin,
quản trị kỹ thuật website.
- Chủ trì công tác quan hệ báo chí, truyền thông.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác có tính đột xuất theo lệnh của lãnh đạo cấp trên.

8


1.2.3 Cơ cấu tổ chức Phòng hành chính nhân sự
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY PHÒNG HÀNH CHÍNH- NHÂN SỰ
Trưởng phòng

Phó phòng

Bộ phận
Hành
chính
tổng hợp

Bộ phận
văn thư –
lưu trữ

Bộ phận Lễ
tân phục vụ

Bộ phận
truyền
thông

Bộ phận
bảo vệ

NHIỆM VỤ CỦA CÁC VỊ TRÍ CÔNG VIỆC TRONG VĂN PHÒNG
 Trưởng phòng:

- Phụ trách chung, chịu tránh nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng,
nhiệm vụ của phòng đã được phân công trước giám đốc Công ty, kiểm tra đôn
đốc các nhân viên trong phong thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.
- Quản lý nhân lực của phòng, phân công cụ thể nhiệm vụ thường xuyên
và đột xuất cho nhân viên trong phòng theo mệnh lệnh của giám đốc Công ty.
- Tham gia làm thư ký cho các Hội đồng do công ty thành lập: Tuyển
dụng, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, bảo hộ lao động, khoa học kỹ thuật,...
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên, đột
xuất có liên quan tới những việc như: tuyển dụng, hợp đồng lao động, bố trí lao
động, chấm dứt HĐLĐ; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể; khen
thưởng kỷ luật của phòng cũng như Công ty;...

9


 Phó phòng:
- Giúp Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng điều hành
tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch về phát triển lĩnh vực chuyên môn,
chuyên ngành; tổ chức hướng dẫn kiểm tra; tham gia vào việc thực hiện các văn
bản quy phạm pháp luật; sơ kết, tổng kết, đánh giá kết quả hoạt động; tổng hợp
thông tin; báo cáo về lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành, nhiệm vụ được phân
công phụ trách.
- Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn về lĩnh vực chuyên môn, chuyên
ngành được giao.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công.
 Bộ phận hành chính - tổng hợp
- Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột
ngột có liên quan đến các việc: bảo hộ lao đông, an toàn phòng chống cháy nổ;
chăm sóc sức khỏe cho người lao động; đào tạo bồi dưỡng kiến thức cho người

lao động; công tác xuất nhập khẩu vật tư, nguyên liệu Công ty;...
- Thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc của trưởng phòng khi
trưởng phòng đi vắng hoặc được ủy quyền.
- Các công tác có tính đột xuất theo chỉ đạo của giám đốc hay lãnh đạo
văn phòng.
- Tham mưu cho lãnh đạo Công ty các lĩnh vực trên.
 Bộ phận văn thư - lưu trữ
- Chịu trách nhiệm đánh máy các văn bản, văn thư, lưu trữ hồ sơ Công ty.
- Bảo quản và sử sụng con dấu Công ty theo quy chế.
- Tiếp nhận, xử lý các văn bản đi - dến trong Công ty.
- Phân phát công văn của Công ty và cấp trên.
- Kiểm tra, rà soát văn bản của Công ty, lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu
của Công ty.
- Tham mưu cho lãnh đạo trong các lĩnh vực trên.

10


 Bộ phận đối ngoại - truyền thông
- Tổ chức các hoạt động làm việc của lãnh đạo Công ty với các đối tượng
trong và ngoài nước và các chuyến đi công tác của lãnh đạo.
- Thực hiện các công tác phiên dịch, biên dịch, ghi biên bản các cuộc làm
việc đối ngoại của lãnh đạo Công ty với các tổ chức nước ngoài.
- Triển khai thực hiện các thủ tục liên quan tới xuất nhập cảnh cho lãnh
đạo đi công tác nước ngoài.
-Trực tiếp quan hệ với các cơ quan bảo vệ pháp luật, cơ quan báo chí và
truyền thông, tuyên truyền trong các lĩnh vực liên quan tới hoạt động kinh doanh
sản xuất của Công ty.
- Quản lý và tổ chức các sự kiện liên quan tới công tác quảng bá hình ảnh
của Công ty, công tác truyền thông, tuyên truyền, hội chợ, triển lãm trong nước

và quốc tế.
 Bộ phận lễ tân - phục vụ
- Chịu trách nhiệm đón khách và tiếp khách trước khi đưa khách đi làm
việc với lãnh đạo Công ty.
- Có nhiệm vụ mua các dụng cụ phục vụ cho công việc của văn phòng.
- Quản lý các trang thiết bị được trang bị trong văn phòng.
- Chịu trách nhiệm về vấn đề đảm bảo vệ sinh môi trường trong Công ty.
- Chịu trách nhiêm về phương tiện đi lại cho lãnh đạo và cán bộ trong
Công ty.
 Bộ phận bảo vệ
- Bảo vệ tài sản Công ty và tài sản người lao động trong địa phận công ty.
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn Công ty.
- Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai, hỏa
hoạn.
- Hướng dẫn, kiểm tra khách và CBCNV khi ra vào cổng, phối hợp cùng
các bộ phận duy trì thời gian làm việc.
- Các công tác đột xuất khác theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Công ty.

11


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008
TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUỐC TẾ
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VIỆT PHÁP
2.1. Khái quát về tiêu chuẩn ISO 9001: 2008
2.1.1. Khái niệm, lịch sử hình thành tiêu chuẩn ISO 9001:2008
ISO: Là Tổ Chức Quốc Tế Về Tiêu Chuẩn Hóa. (The International
Organization for Standardization)
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có tên gọi đầy đủ là “các yêu cầu đối với hệ
thống quản lý chất lượng”. ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn ISO 9001 được ban

hành lần thứ 4 vào năm 2008 và cũng là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO
9001.
ISO 9001:2008 là một tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho một hệ thống
quản lý khoa học, chặc chẽ đã được quốc tế công nhận, ISO 9001:2008 dành cho
tất cả các loại hình Doanh nghiệp, từ Doanh nghiệp rất lớn như các tập đoàn đa
quốc gia đến những Doanh nghiệp rất nhỏ với nhân sự nhỏ hơn 10 người. Một
Doanh nghiệp muốn liên tục tăng trưởng, đạt được lợi nhuận cao và liên tục duy
trì tỷ suất lợi nhuận cao, Doanh nghiệp đó nhất định phải có một hệ thống quản
lý khoa học chặc chẽ như ISO 9001:2008 để sử dụng và phát huy hiệu quả
nguồn lực hiện có.
ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức
tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành, có thể áp dụng trong mọi lĩnh vực sản
xuất, kinh doanh, dịch vụ và cho mọi quy mô hoạt động.
ISO 9001 đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng, không
phải là tiêu chuẩn cho sản phẩm. Việc áp dụng ISO 9001 vào doanh nghiệp đã
tạo được cách làm việc khoa học, tạo ra sự nhất quán trong công việc, chuẩn hóa
các quy trình hoạt động, loại bỏ được nhiều thủ tục không cần thiết, rút ngắn
thời gian và giảm chi phí phát sinh do xảy ra những sai lỗi hoặc sai sót trong
công việc, đồng thời làm cho năng lực trách nhiệm cũng như ý thức của cán bộ
công nhân viên nâng lên rõ rệt.
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là quyển tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO
12


9000:2008 (ISO 9000:2008 series). Doanh nghiệp muốn triển khai áp dụng tiêu
chuẩn ISO 9001:2008 cần phải đọc và làm theo 2 quyển tiêu chuẩn sau của bộ
tiêu chuẩn ISO 9000:2008:
-

ISO 9001:2008 (tiêu chuẩn Việt Nam tương đương: TCVN ISO

9001:2008) để biết được những yêu cầu gì mà hệ thống quản lý của Doanh
nghiệp mình cần phải đáp ứng.
2.1.2. Mục đích của tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý
chất lượng cho tổ chức:
- Cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứng
các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định liên quan đến
sản phẩm
- Muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng và
duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Việc
duy trì bao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo sự phù hợp với các
yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm.
2.1.3. Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong đó tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 được coi là
tiêu chuẩn cơ bản nhất, cốt yếu nhất xác định các yêu cầu cơ bản của hệ thống
quản lý chất lượng của một Tổ chức luôn có khả năng thỏa mãn nhu cầu của
khách hàng và phù hợp với các chế định, đồng thời tiêu chuẩn ISO 9001: 2008
cũng là cơ sở để đánh giá khả năng của một tổ chức trong hoạt động nhằm duy
trì và không ngừng cải tiến, nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động.
Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 là một phương pháp quản lý chất lượng mới,
khi được áp dụng vào một tổ chức sẽ giúp lãnh đạo của tổ chức đó kiểm soát
được hoạt động trong nội bộ tổ chức đó và thúc đẩy hoạt động đạt hiệu quả ở
mức cao nhất . Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 quy định các yêu cầu đối với hệ
thống quản lý chất lượng cho tổ chức như: Cần chứng tỏ khả năng cung cấp một
cách ổn định sản phẩm, đáp ứng các yêu cầucủa khách hàng cũng như các yêu
cầu của luật định liên quan đến sản phẩm; Muốn nâng cao sự thỏa mãn của
khách hàng thông qua việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn ISO 9001: 2008.
13

Tại Việt Nam hiện nay, tiêu chuẩn này được chuyển đổi sang tiếng Việt và
được ban hành dưới dạng một tiêu chuẩn Việt Nam với tên gọi TCVN ISO 9001:
2008.
2.2. Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác
văn phòng tại Công ty cổ phần quốc tế TM &DV Việt Pháp
2.2.1. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo
và ban hành văn bản
Hệ thống văn bản trong các công ty bao gồm các quy chế quy trình, quy
định các văn bản mang tính chất bắt buộc chung trong từng công ty từng lĩnh
vực hoạt động, từng phạm vi cụ thể. Quy phạm nội bộ được xem là hành lang
pháp lý rất quan trọng trong công tác điều hành quản lý, giúp các cấp lãnh đạo
quản lý ở tầm vĩ mô không can thiệp quá sâu vào công việc từng người, bởi
chính hệ thống quy phạm nội bộ sẽ điều phối hoặc giúp những con người trong
doanh nghiệp tự động điều phối, điều chỉnh bản thân, từ suy nghĩ hành vi, quá
trình thực hiện công việc.
Tại công ty CPQT Thương mại và dịch vụ Việt Pháp là một công ty tư
nhân nên các loại văn bản hành chính chủ yếu là các văn bản thông thường,
phạm vi quản lý, đối tượng của văn bản chủ yếu là toàn thể nhân viên trong công
ty và khách hàng đứng tên trên văn bản đó: các loại văn bản chủ yếu là công
văn, hợp đồng, tờ trình, nội quy, quy chế của công ty, báo cáo, biên bản, kế
hoạch, báo cáo, thông báo, biên bản, dự toán, giấy mời, chứng từ, giấy giới
thiệu…..các loại văn bản trên được phát sinh trong quá trình hoạt động kinh
doanh của công ty. Hoặc trong quá trình quản lý thành lập phát sinh những đối
tượng quản lý mới..
Các loại văn bản hành chính của công ty là các loại văn bản thông thường
nên chỉ có giá trị đối với nhân viên đang làm việc, hoặc khách hàng của công ty
trong một thời hạn nhất định, đối với một số loại văn bản khác như biên bản thì
đối tượng vản văn bản chủ yếu là một cá nhân hay tập thể nhân viên, hay một số

khách hàng nào đó để ghi lại một sự việc nào đó..
Tất cả các loại văn bản mà công ty phát hành điều tuân thủ theo thông tư
55/2005/TTLL-BNV-VPCP về mặt thể thức và tuân thủ pháp luật nhà nước về
thẩm quyền ban hành..
14


Tuy nhiên, trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản còn gặp nhiều
vấn đề bất cập, chất lượng soạn thảo văn bản được ban hành chưa cao.Thể thức
văn bản chưa thống nhất giữa các CBNV, mất nhiều thời gian trong quá trình
soạn thảo và ban hành văn bản. Sau khi công ty áp dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008, công tác soạn thảo và banh hành văn bản đã đạt được nhiều tiến bộ,
rút ngắn được thời gian làm việc.
2.2.1.1. Lưu đồ
Trách nhiệm

Trình tự công việc

Tài liệu, biểu
mẫu liên quan

Cán bộ được
phân
công
Nghiên
cứu,
Soạn dự thảo văn bản

của VP hoặc các phòng,
ban

Cán bộ được phân
Thảo luận với đối

Dựa vào yêu cầu

nội dung trong văn
bản, hoàn chỉnh vă
bản

ban hành nội dung

công, đơn
vị quan
chuyên
tượng liên
về
môn

gì

Xét, phê duyệt nội
Trưởng đơn vịdụng

Phòng HCNS
Soát xét về thế thức

Đối chiếu TT01

văn bản

Giám đốc/ Phó
Ban GĐ
hành

2.2.1.2. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Công ty
Quy trình và chức năng của các cá nhân trong việc soạn thảo văn bản của
Công ty tuân thủ theo các bước sau:
- Bước 1: Tùy thuộc vào tính chất phức tạp và tầm quan trọng của văn bản
, đồng thời căn cứ vào công việc của từng cá nhân đảm nhiệm mà thủ trưởng cơ
quan sẽ chỉ định cho một cơ quan hoặc một cá nhân soạn thảo. Nhưng thường
15


thì ở phòng HC - NS là do nhân viên Nguyễn Thị Kim đảm nhận việc soạn thảo.
Nhân viên sẽ xác định tên loại văn bản và chọn cách thức diễn đạt ngôn ngữ
trong nội dung của văn bản.
- Bước 2: Thu thập thông tin, tài liệu và các số liệu cần thiết rồi xử lý
thông tin. Chọn ra những thông tin cần thiết.
- Bước 3: Xây dựng bản thảo
- Bước 4: Chuyển bản dự thảo cho Thủ trưởng duyệt nội dung và hình
thức. Đối với những văn bản thông thường, thì trình cho lãnh đạo phòng xem
xét, điều chỉnh về nội dung và hình thức của văn bản. Đối với văn bản quản lý,
trình lãnh đạo xem xét, điều chỉnh nội dung, hình thức. Sau đó, chuyên viên sẽ
chỉnh sửa lại nếu bản thảo có sai sót, và trình lãnh đạo ký.
- Bước 5: Trình lãnh đạo phê duyệt và xin ý kiến chỉ đạo. Thủ trưởng và
Trưởng các phòng sẽ căn cứ vào thẩm quyền ký văn bản để ký và ban hành văn
bản.
- Bước 6: Sau khi đăng ký văn bản, Văn thư in ấn, nhân bản đúng số
lượng cần chuyển và đóng dấu.
Bước 7: Văn bản các phòng căn cứ nơi nhận để vào sổ giao nhận và phát

hành văn bản kịp thời. Văn thư có trách nhiệm lưu đầy đủ tài liệu đã gửi đi

16


2.2.2 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quản lý văn bản đi
2.2.2.1 Lưu đồ
Trách nhiệm

Trình tự công việc

Tài liệu, biểu
mẫu liên quan

Cán bộ được phân công
Nghiên cứu,

thảocác
vănphòng,
bản đi
của VPdự
hoặc

ban
TrưởngKiểm
đơn tra
vị thể
chuyên
thức,
nội dung và ký tắt

môn
trình
ký văn bản

Đối chiếu TT01

-GĐ/PGĐ

Duyệt, ký

TP/PP

Bộ phận Văn thư,
Làm thủ tục ban hành
văn bản,
gửi văn bản đi

Sổ đăng ký
văn bản đi

Bộ phận Văn thư,
Lưu hồ sơ

Đơn vị chuyên môn
2.2.2.2 Mô tả:
a, Nghiên cứu, dự thảo văn bản đi:
Cán bộ được phân công của các đơn vị, phòng, ban, ngành của công ty
nghiên cứu, soạn thảo văn bản đi theo nội dung yêu cầu và thể thức quy định,
chuyển thủ trưởng các đơn vị kiểm tra, ký nháy vào văn bản trước khi chuyển
cho Văn phòng trình duyệt. Phụ trách đơn vị được giao soạn thảo văn bản chịu

trách nhiệm về độ chính xác của nội dung và tính pháp lý của văn bản đó.

17


b, Kiểm tra, trình ký:
Thủ trưởng cơ quan chuyên môn chịu trách nhiệm kiểm tra các văn bản đi
về nội dung và thể thức. Nếu có sai sót, chuyển trả lại cho cán bộ soạn thảo
chỉnh sửa lại. Nếu đạt yêu cầu, thì trình Giám đốc/ Phó Giám đốc duyệt ký.
c, Duyệt, ký:
- Giám đốc, Phó Giám đốc xem xét nội dung, thể thức văn bản và ký
chính thức; nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả lại đơn vị tham mưu soạn thảo
văn bản để chỉnh sửa.
- Chữ ký chính thức của Giám đốc, các Phó Giám đốc ở văn bản đi phải rõ
ràng; không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản.
d, Làm thủ tục ban hành văn bản
- Văn bản sau khi đã có chữ ký chính thức của người có thẩm quyền đơn
vị tham mưu phải chuyển ngay Văn thư để lấy số và làm các thủ tục ban hành.
- Văn thư điền đầy đủ tên cơ quan nhận, địa chỉ, số, ký hiệu văn bản. Văn
bản có mức độ khẩn, mật thì phải đóng dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, "hỏa tốc",
“mật”, “tuyệt mật” lên văn bản và bì thư, dưới số và ký hiệu. Nếu văn bản không
đúng thể thức có thể dừng và báo cáo cho GĐ/PGĐ
+ Văn bản "khẩn", "thượng khẩn", "hỏa tốc" phải gửi ngay trong ngày làm
việc…
+ Các văn bản khác gửi chậm nhất là sau 02 ngày làm việc kể từ ngày ký.
e, Lưu hồ sơ:
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo cách lưu văn bản theo tập lưu văn
bản đi, bao gồm các vân bản phát hành trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Mỗi loại văn bản hình thành có mục lưu trữ riêng.
Mọi văn bản đều được lưu trữ ít nhất 2 năm, một văn bản lưu ở hồ sơ

công việc cá nhân hoặc bộ phận soạn thảo, một văn bản lưu ở văn thư để kiểm
tra.
- Mỗi văn bản đi phải ít nhất có 03 bản chính, 01 bản gửi đi, 01 bản lưu tại
văn thư và 01 bản lưu tại đơn vị soạn thảo trong hồ sơ công việc;
- Văn bản đi lưu tại văn thư Công ty, đơn vị phải được sắp xếp theo thứ tự
18


đăng ký trong sổ đăng ký văn bản đi.
2.2.3 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quản lý văn bản đến
2.2.3.1 Lưu đồ
Trách nhiệm
thực hiện

Trình tự công việc

Tài liệu, biểu mẫu

Thời

liên quan

gian
Ngay sau

- Sổ đăng ký văn

Tiếp nhận
văn bản “đến”

Bộ phận Văn thư

bản đến

khi tiếp
nhận văn
bản

TP/PP
Phân
loại, đề xuất
ý kiến giải quyết

Phiếu xử lý văn bản

Trong
ngày

GĐ/PGĐ
Xem xét,
cho ý kiến giải quyết

1-2 ngày

Vào sổ; chuyển cho đơn

Trong

Bộ phậnvịVăn
thựcthư

hiện

ngày

Đơn vị, cá nhân

Giải quyết văn bản

có liên quan
- Bộ phận Văn thư
- Đơn vị, cá
nhân
có
Lưu
hồ sơ
liên quan
2.2.3.2 Mô tả
a,Tiếp nhận văn bản "đến":
Bộ phận Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, đăng ký văn bản gồm công
văn, tài liệu, bản Fax v.v... đến từ bất kỳ nguồn nào (gọi chung là văn bản đến).
Các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết những văn bản đến không
được đăng ký tại văn thư.
19


Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Bộ phận Văn thư tiến hành các công việc sau:
 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như
sau:
+ Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các

đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận,
được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người
nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức cá
nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
+ Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ
những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật ( bì văn bản mật);
+ Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại
Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an
hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và
quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra,
xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày
tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng,
- Đối với các văn bản “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc”: Văn thư cần bóc
phong bì ngay và ghi lại số văn bản, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay cho
Trưởng phòng (Phó phòng) biết để có ý kiến xử lý kịp thời.
 Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống,
dưới số ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung
( đối với công văn) hoặc vào khoảng trống phía dưới ngày, tháng, năm ban
hành văn bản.
 Chuyển lại choTP/PP văn bản đến đã nhận
 Đăng ký văn bản đến:
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn
bản trên máy tính.
20