THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÀ MÁY THUỐC LÁ THĂNG LONG

LỜI NÓI ĐẦU

Đất nước ta đang trong giai đoạn hội nhập với nền kinh tế thế giới và
phát triển một cách mạnh mẽ, bởi vậy để có thể hòa nhập được với xu thế
thì cần phải có sự quản lý và định hướng đúng đắn của Nhà nước. Điều
này đòi hỏi sự nỗ lực tham gia vào quá trình phát triển kinh tế đất nước.
Như chúng ta đã biết, thời đại ngày nay phòng hành chính văn thư giữ
chức năng và vị trí rất quan trọng, trong các cơ quan nhà nước và các
doanh nghiệp. Hoạt động văn thư lưu trữ đóng góp một phần không nhỏ
vào sự phát triển và đi lên của doanh nghiệp cũng như cơ quan. Làm tốt
công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng,
chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan, tổ chức.
Thấy được vai trò quan trọng đó của công tác văn thư lưu trữ, đồng
thời thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành ” để nâng cao trình độ
văn thư giúp các cán bộ văn thư tương lai nắm vững tâm lý để vận dụng
vào thực tế, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho các sinh
viên được đi thực tập tại các cơ quan.
Được sự quan tâm của nhà trường cũng như sự giúp đỡ từ các lãnh đạo
của TỔNG CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG, em đã được thực
tập từ ngày 20/3/2017 đến ngày 16/4/2017. Trong thời gian này, bản thân
em đã cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc cũng
như nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng lý thuyết đã được học và sự
hướng dẫn tận tình của các cán bộ trong Công ty Thuốc lá Thăng long.
Có thể nói đợt thực tập đã giúp em cụ thể hóa và nắm vững hơn kiến thức
của mình, trưởng thành và mạnh mẽ hơn sau khi thực tập ở cơ quan. Em
xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Công ty Thuốc lá Thăng long
đã tạo điều kiện thuận lợi để tôi hoàn thành xuất sắc nội dung thực tập !


PHẦN MỞ ĐẦU
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ SỰ RA ĐỜI VÀ PHÁT TRIỂN,

CHỨC NĂNG, NHIỆM, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG
I. KHÁI QUÁT VÀ SỰ RA ĐỜI CỦA TỔNG CÔNG TY THUỐC
LÁ THĂNG LONG
Trước năm 1954, Miền Bắc nước ta không có ngành công nghiệp sản
xuất thuốc lá. Việc trồng và sản xuất thuốc lá trước đó chủ yếu được hình
thành một cách tự phát, quy mô nhỏ bé, các cơ sở sản xuất và kinh doanh
thuốc lá tư nhân đã thao túng thị trường và gây nhiều khó khăn cho đời
sống. Trước thực tế này nhà nước thấy cần phải nhanh chóng quản lý
việc sản xuất và kinh doanh thuốc lá.
Công ty Thuốc lá Thăng Long được thành lập theo Quyết định số 2990
tháng 6 năm 1955của Phủ Thủ tướng.
Ngày 6/1/1957 bao thuốc lá đầu tiên ra đời mang thương hiệu Thăng
Long, ngày này được lấy làm ngày thành lập Nhà máy Thuốc lá Thăng
Long.
Ngày 06/12/2005 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số
318/2005/QĐ-TTg chuyển Nhà máy Thuốc lá thăng Long thành Công ty
TNHH một thành viên Thuốc lá Thăng Long (tên viết tắt Công ty Thuốc
lá Thăng Long)
Căn cứ Luật của Nhà nước, Nghị định, Quyết định của Chính phủ,
ngày 22/01/2016 Tổng công ty Thuốc lá Việt Nam ban hành Quyết định
số 43/QĐ-TLVN về việc phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động của
Công ty TNHH một thành viên Thuốc lá Thăng Long.


1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Nhà máy
Thuốc lá Thăng long
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
Thuốc lá Thăng long
* Vị trí và chức năng

Hội đồng thành viên Tổng Công ty thuốc lá Vệt Nam
- Căn cứ Quyết định số 932/QĐ-TTg ngày 23 tháng 6 năm 2010 của
Thủ tướng Chính phủ về việc chuyển Công ty mẹ - Tổng công ty
thuốc lá Việt nam thành công ty trách nhiệm hữu hạn một thành
viên do Nhà nươc làm chủ sở hữu và Quyết định số 13692/QĐBTC ngày 14 tháng 12 năm 2015 của Bộ Công Thương về việc ban
hành Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Thuốc lá Việt
Nam;
- Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11 tháng 11 năm
2011;
- Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước số 30/2000/PLUBTVQH10 ngày 28 tháng 12 năm 2000
- Căn cứ Nghị định số 33/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư;
- Căn cứ Nghị định số 01/2013/TT-BNV ngày 03 tháng 1 năm 2013
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu
trữ;
- Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011
của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản
hành chính;
- Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011
của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình
thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;


- Căn cứ Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ
Công An hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.

Từ khi nhà máy thành lập phòng Hành chính đã được quy định
những chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy một cách cụ thể.
Để phù hợp với tình hình thực tế sản xuất kinh doanh của nhà máy
trong cơ chế mới và kiện toàn công tác tổ chức, quản lý nhà máy.
Phòng Hành chính thực hiện chức năng giúp việc ban Giám đốc về
tất cả công việc liên quan đến công tác hành chính trong công ty.
* Nhiệm vụ và quyền hạn
Có nhiệm vụ quản lý về văn thư, lưu trữ tài liệu, bảo mật, đối nội,
đối ngoại, quản lý về công tác xây dựng cơ bản và hành chính quản
trị, đời sống, y tế.
Tên doanh nghiệp: Tổng Công ty thuốc lá Thăng Long
- Doanh nghiệp thuốc lá Thăng long là một doanh nghiệp Nhà nước
do Tổng công ty Thuốc lá Việt nam quản lý.

- Doanh nghiệp thuốc lá Thăng Long là một đơn vị sản xuất,kinh
doanh thuốc lá điếu các loại (Có đầu lọc và không có đầu lọc).
- Doanh nghiệp có trách nhiệm tổ chức sản xuất, kinh doanh theo cơ
chế thị trường có sự quản lý của nhà nước, nộp đúng, nộp đủ các
loại thuế theo quy định trên cơ sở sản xuất, kinh doanh.
- Doanh nghiệp tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh, cân đối và
đảm bảo việc làm, thu nhập và đời sống cho người lao động thong
qua các quy chế tiền lương, tiền thưởng trong phạm vi doanh
nghiệp.
- Chủ tịch công ty chịu trách nhiệm Trước nhà nước về toàn bộ kết
quả sản xuất kinh doanh, về bảo tồn, phát triển và sử dụng có hiệu
quả các nguồn vốn được Nhà nước giao, về tổ chức thực hiện các


chính sách chế độ, chăm lo đời sống vậy chất và tinh thần của
CBCNV trong doanh nghiệp.

- Tổ chức bảo về toàn doanh nghiệp, xây dựng phương hướng,
phương án và thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, úng
lụt, bão và bảo vệ môi trường, ngăn chặn những hiện tượng và
hành động tiêu cực, giữ vững an ninh, kinh tế, chính trị, trật tự
trong doanh nghiệp.

1.2 Cơ chế hoạt động của Công ty thuốc lá Thăng long
* Trưởng phòng hành chính:
- Phụ trách chung trịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt
động của phòng.
- Chịu trách nhiệm về công tác đối nội, đối ngoại của công ty,
theo dõi, tổng hợp và thường trực Hội đồng thu đua khen thưởng nhà
máy. Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị văn phòng phụ vụ làm việc của
các đơn vị trong nhà máy, điều hành hoạt động nhà khách.
- Tổ chức và chuẩn bị hội nghị theo yêu cầu của Tổng Công ty
thuốc lá Việt nam và Nhà máy thuốc lá Thăng Long.
- Thường trực Ban phòng chống bão lụt nhà máy.
- Quản lý và điều hành nhân sự trong phòng Hành chính.
* Phó phòng Hành chính:
- Giúp trưởng phòng về phần xây dựng cơ bản, lập toàn bộ thủ
tục ban đầu cho các công trình xây dựng cơ bản, từ thủ tục xin cấp đất
(nếu có) cho đến ký hợp đồng thi công đối với các công trình thuê
ngoài.
- Lập kế hoạch hàng năm, quý, tháng cho các công trình xây
dựng mới và sửa chữa lớn, nhỏ trong,
1.2.1 Cơ cấu tổ chức
Qua sự thay đổi của từng giai đoạn và để phù hợp với công tác
sản xuất kinh doanh, ngày 10 tháng 5 năm 2016 Công ty đã ban hành

Quyết định số 196/QĐ-TLTL về chức năng, nhiệm vụ các đơn vị trong
Công ty.
+ Hội đồng thành viên
+ Ban Giám đốc
+ Các phòng ban kỹ thuật nghiệp vụ
- Văn phòng Hội Đồng Thành Viên
+ Giúp Hội đồng thành viên trong việc xây dựng kế hoạch và
triển khai thực hiện chương trình làm việc, soạn thảo các Biên bản, Nghị
quyết, Quyết định, Tờ trình, Thông báo và các văn bản khác của Hội
đồng thành viên
+ Tiếp nhận, chuyển văn bản đến, cập nhật ý kiến chỉ đạo, thư ký
các cuộc họp, lưu trữ các văn bản, thông báo, theo dõi, đôn đốc các đơn
vị triển khai thực hiện nghị quyết và lập báo cáo định kỳ, đột xuất theo
yêu cầu của Hội đồng thành viên.
- Ban kiểm soát nội bộ
+ Giúp Hội đồng thành viên trong việc kiểm soát ban quản lý điều
hành thực hiện Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng thành viên;
+ Giúp Hội đồng thành viên kiểm tra, giám sát hoạt động sản xuất
kinh doanh và quản lý điều hành trong Công ty.
- Phòng Kế hoạch vật tư
+ Chủ trì và điều phối công tác kế hoạch toàn Công ty; Chủ trì và
thực hiện công tác mua hàng đáp ứng kế hoạch sản xuất kinh doanh; tiếp
nhận hàng hóa và quản lý kho nguyên liệu, vật liệu, cơ khí và phế liệu;
+ Xây dựng và triển khai kế hoạch sản xuất hàng tuần (trong và
gia công ngoài; chủ trì, thực hiện xây dựng và quản lý định mức kinh tế kỹ thuật, thống kê và tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Phòng thị trường
+ Chủ trì xây dựng và thực hiện kế hoạch thị trường - tiêu thụ, xác
định phân khúc khách hàng mục tiêu (Gout, giá bao bì và thị trường).
+ Tiếp cận, giới thiệu sản phẩm, hỗ trợ và kiểm soát nhà phân

phối.
- Phòng tiêu thụ


+ Chủ trì và thực hiện xây dựng kế hoạch tiêu thụ, đảm bảo hiện
thực hoá kế hoạch tiêu thụ.
+ Quản lý kho thành phẩm .
- Phòng Tổ chức Nhân sự
+ Chủ trì xây dựng và thực hiện kế hoạch sử dụng lao động - tiền
lương, tham gia xây dựng công tác tổ chức cán bộ và phát triển nguồn
nhân lực, bảo đảm các quan hệ lao động.
+ Chủ trì, thực hiện công tác ATVSLĐ.
- Văn phòng
+ Tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ và quản trị văn
phòng, cung cấp các dịch vụ hành chính và hậu cần.
+ Chăm sóc sức khỏe - đời sống người lao động, bảo đảm vệ sinh
môi trường và cảnh quan trên toàn Công ty
+ Tham gia tuyên truyền phổ biến pháp luật, công tác phòng chống
lụt bão.
- Phòng An ninh Bảo vệ
+ Chủ trì và thực hiện công tác an ninh bảo vệ và quốc phòng
quân sự địa phương.
+ Chủ trì và thực hiện công tác phòng chống cháy nổ và phòng
chống thiên tai, cứu nạn, cứu hộ.
- Phòng Kĩ thuật cơ điện
+ Chủ trì và công tác quản lý hồ sơ và kế hoạch sửa chữa bảo dưỡng
kỹ thuật thiết bị cơ điện, chuyển đổi, lắp đặt các công trình cơ điện và thiết
bị đo lường thử nghiệm, thực hiện công tác mua hàng vật tư cơ khí điện,
phụ tùng máy móc thiết bị chuyên dụng trong nước.
- Phòng Kĩ thuật công nghệ

+ Chủ trì thực hiện xây dựng công thức phối chế và xác định nhu
cầu nguyên liệu, hương liệu, xây dựng, quản lý quy trình công nghệ, tiêu
chuẩn vật tư phụ liệu và sản phẩm.
- Phòng Quản lý chất lượng


+ Chủ trì công tác kiểm soát chất lượng sản phẩm, xây dựng kế
hoạch chất lượng và giám sát việc tuân thủ quy trình, đảm bảo thực hiện
mục tiêu chất lượng
+ Chủ trì công tác xây dựng và cải tiến quy trình.
- Phòng Xuất nhập khẩu
+ Chủ trì và triển khai công tác nhập khẩu, xuất khẩu.
+ Quản lý nhãn hiệu hàng hóa đăng ký ở nước ngoài và phát triển
sản phẩm mới xuất khẩu.
- Phòng Đầu tư
+ Xây dựng chiến lược kế hoạch đầu tư, quản lý thực hiện và lập
báo cáo các dự án đầu tư.
+ Quản lý và thực hiện công tác xây dựng, cải tạo, sửa chữa các
công trình kiến trúc và xây dựng.
- Phòng Nghiên cứu phát triển
+ Nghiên cứu, phân tích các xu hướng mới và xây dựng chiến lược
và thực hiện kế hoạch nghiên cứu phát triển.
- Phòng Pháp chế
+ Tổ chức và thực hiện công tác Pháp chế tại Công ty.
+ Xây dựng và cải tiến quy trình chuyên môn, thực hiện nhiệm vụ
chuyên môn vai trò Công ty mẹ với Công ty con.
- Phòng Tài chính kế toán
+Tổ chức thực hiện công tác tài chính, kế toán theo luật định và
quy định của Công ty.
+ Công tác công nghệ thông tin.

+ Các phân xưởng sản xuất
- Phân xưởng Cơ điện
+ Gia công chế tạo chi tiết phụ tùng cơ khí, sửa chữa, bảo dưỡng,
trung đại tu các thiết bị và thực hiện các công trình cơ, điện theo kế hoạch;
+ Phục vụ điện, hơi, nước đảm bảo yêu cầu sản xuất và sinh hoạt.
- Phân xưởng sản xuất (Phân xưởng Sợi, Phân xưởng Bao mềm,
Phân xưởng Bao cứng)


+ Quản lý máy móc thiết bị của phân xưởng;
+ Tổ chức thực hiện sản xuất theo kế hoạch.
* Tổng số CBCNV của Công ty gồm : 1.361 người
Trong đó : - Nam : 1.024 người
- Nữ : 335 người
- Trình độ thạc sĩ : 16 người
- Trình độ đại học : 303 người
- Trình độ cao đẳng, trung cấp, kỹ thuật : 844 người
- Lao động phổ thông : 198 người
* Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Thuốc lá Thăng
Long (xem phụ lục)
 ĐỘI XE:
- Quản lý phương tiện vận chuyển (ô tô các loại) và phục vụ công
tác vận chuyển hàng hoá, đưa rước CBCNV đi công tác theo quy
định của Công ty.
 ĐỘI BẢO VỆ:
- Thực hiện công tác Bảo vệ – Tự vệ – PCCC, nhằm bảo vệ tài sản,
giữ gìn trật tự an ninh phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.
 TRẠM Y TẾ:
- Theo dõi, quản lý sức khỏe của CBCNV; thực hiện các công tác
về Y tế trong doanh nghiệp, thực hiện công tác khám sức khỏe định

kỳ theo quy định của Pháp luật.
 NHÀ ĂN:
- Phục vụ bữa ăn giữa ca cho CBCNV Công ty; đảm bảo an toàn
vệ sinh thực phẩm theo quy định của ngành Y tế đảm bảo số lượng
và chất lượng dinh dưỡng tốt nhất trong định mức tài chính được
giao


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG
TÁC LƯU TRỮ CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÀ MÁY THUỐC
LÁ THĂNG LONG
2.1. Công tác văn phòng và quản trị văn phòng tại Văn phòng Hành
chính Công ty thuốc lá Thăng Long
2.1.1. Mô hình, cách thức tổ chức Văn phòng Hành chính Công ty
thuốc lá Thăng Long
Nhận thức được vai trò quan trọng của Văn phòng và công tác văn
phòng, từ nhiều năm nay ở các cơ quan Nhà nước cũng như các tổ chức
khác đã chú ý hoàn thiện công tác này, bởi văn phòng thực sự là bộ máy
tham mưu tổ chức công việc quan trọng của hệ thống bộ máy điều hành
của các cơ quan Nhà nước các cấp, giúp các cơ quan hoạt động có hiệu
quả - Văn phòng của Công ty thuốc lá Thăng long.
Văn phòng của các nước trên thế giới trong vài ba thập kỷ qua cũng
có nhiều thay đổi to lớn là chuyển từ văn phòng cũ sang văn phòng hiện
đại (modern office) gắn liền với hiện tượng bùng nổ thông tin. Về cấu
trúc văn phòng dù kiểu cũ hay kiểu hiện đại đều bao gồm 3 yếu tố cơ bản
là: con người làm văn phòng, các nghiệp vụ hành chính văn phòng và các
trang thiết bị văn phòng.
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định Văn bản và tổ chức
quản lý, sử dụng các loại Văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước, kết
quả của công tác Văn thư là sự khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn

thư chính là tiền đề của công tác Lưu trữ. Công tác Văn thư được thể hiện
tốt có tác dụng đối với toàn xã hội.
Công tác Văn thư tại Công ty thuốc lá Thăng Long đóng vai trò hết
sức quan trọng và được thể hiện ở những điểm sau:
Công tác Văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan , tổ chức,
quần chúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau. Công tác Văn thư
góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực
pháp lý của Văn bản.
Công tác Văn thư được xác định như một hoạt động , một mắt xích
quan trọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý cả cơ quan.
Vì vậy làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan nhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được các bí mật.
Việc trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn thư ở cơ quan là việc
rất cần thiết.Về cơ sở hạ tầng, được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước
cùng với sự nỗ lực phấn đấu của công tác văn thư, đến nay Nhà máy
thuốc lá đã được trang bị các thiết bị làm việc tương đối đầy đủ.


Hình thức, tổ chức văn thư cơ quan theo cơ chế tập trung. Có nghĩa
là toàn bộ các thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư được thực hiện tại
một nơi, một vị trí của cơ quan hay làm việc nơi chung của cơ quan. Đó
là Phòng hành chính “Một cửa”.


Trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn phòng
Ngoài nhân lực, cách bố trí cán bộ làm việc thì hệ thống trang thiết bị,
cơ sở hạ tầng cũng được coi là yếu tố quan trọng góp phần đạt hiệu quả
công việc cao. Đó cũng chính là một trong những yếu tố tạo nên một văn
phòng hiện đại. Mỗi phòng ban khác nhau được trang bị những trang thiết
bị khác nhau để phù hợp với công việc, với chức năng của mỗi phòng ban

ấy. Tất cả những trang thiết bị đó giúp cho cán bộ tiết kiệm được thời
gian, công sức trong quá trình làm việc, đồng thời cũng đảm bảo cung
cấp thông tin một cách chính xác nhất, nhanh nhất cho Lãnh đạo trong
quá trình xử lý, giải quyết công việc.
Hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị Văn phòng: với chức năng và
nhiệm vụ được giao nên Văn phòng đã được trang bị hệ thống cơ sở vật
chất, trang thiết bị đầy đủ từ hệ thống thiết bị phiên dịch hiện đại bằng tia
hồng ngoại, microfilm phục vụ Hội thảo, Hội nghị bằng loại không dây.
Các bộ đầu máy Video, máy quay phim, đầu chiếu, máy ghi âm, hệ thống
máy tính, máy in, máy quét, máy hút ẩm, máy điều hoà không khí và các
trang thiết bị chuyên dụng khác như: thiết bị y tế, hệ thống báo cháy, báo
trộm tự động…Hệ thống thiết bị này luôn phát huy tác dụng tốt, phục vụ
đặc biệt nâng cao hiệu quả trong công tác của cán bộ.
 Số lượng trang thiết bị của Văn phòng tính đến nay được thống kê
một cách cụ thể ở bảng sau:


ST
T

Trang thiết bị

1

Số
lượng

Đơn vị Hãng,
tính
hiệu

Tính năng,
dụng

công

Máy tính + bàn 5
để máy tính

Chiếc

Soạn thảo văn bản;
quản lý văn bản đi đến; lưu trữ, tra tìm
thông tin; truy cập
internet.

2

Máy in

3

Chiếc

In văn bản

3

Máy photocopy

3

Chiếc

Sao chụp văn bản

4

Máy fax

5

Chiếc

Nhận, gửi fax

5

Máy điện thoại

5

Chiếc

Trao đổi, liên lạc

6

Máy scanner

1

Chiếc

Scan những văn
bản lên máy để xử
lý; Scan tài liệu cũ
kĩ ở lưu trữ.

7

Giá, tủ đựng tài 3
liệu

Chiếc

Lưu giữ, bảo quản
tài liệu.

8

Điều hoà nhiệt độ 3

Chiếc

Cân bằng nhiệt độ
trong phòng làm
việc.

9

Giá để công văn

2

Chiếc

Chia công văn, sách
báo cho các phòng
ban trong Viện.

10

Bàn ghế

7

Bộ

Ngồi làm việc, tiếp
khách.

11

Két sắt

1

Chiếc

Lưu giữ hoá đơn,
giấy tờ và bảo quản
con dấu.


12

Tivi

1

Chiếc

Theo dõi hoạt động
của Nhà khách qua
camera để giám sát,
chỉ đạo quản lý

Như vậy trang thiết bị trong văn phòng tương đối đầy đủ, với các
loại máy như máy tính, máy photocopy, máy scanner, máy điện thoại,
máy fax, giá,tủ để tài liệu, công văn, bàn ghế, điều hoà nhiệt độ.
Trong phòng có một máy tính do cán bộ phụ trách chuyên để đăng
ký công văn đi- đến. Máy photocopy đặt trong phòng Tổ chức - Hành
chính, dùng để photocopy các văn bản một cách dễ dàng và thuận tiện
nhất. Ngoài ra trong phòng này còn có hệ thống mày tính dùng để soạn
thảo các văn bản. Hệ thống máy tính trong phòng đã được nối mạng nên
thuận lợi cho việc khai thác thông tin. Ngoài ra trong phòng Văn thư còn
có 03 tủ để công văn, sổ sách, con dấu của cơ quan sau mỗi buổi làm
việc.
Hầu hết các phòng đều được trang bị điều hoà nhiệt độ, bàn ghế và

các trang thiết bị khác phục vụ cho quá trình làm việc và tiếp khách.
Do nhận thức được tầm quan trọng của các trang thiết bị trong Văn
phòng nên đã đầu tư hệ thống trang thiết bị tương đối đầy đủ dể phục vụ
cho công việc. Điều đó góp phần không nhỏ vào việc nâng cao năng suất
cũng như chất lượng công việc trong Văn phòng
2.1.2. Tình hình đội ngũ cán bộ Văn Hành chính Công ty Thuốc Lá
Thăng Long.
Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào tồn tại cũng hướng vào mục tiêu
nhất định. Mục tiêu dù lớn hay nhỏ, trước mắt hay lâu dài cũng luôn đề
cao vai trò của con người bởi con người chính là yếu tố trung tâm mang
tính chất quyết định tới chất lượng tổng thể của cơ quan. Vì vậy yếu tố
con người cần phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý để phát huy
hết khả năng, năng lực của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức đó. Với
vai trò và vị trí quan trọng như vậy, cho nên yếu tố con người luôn được
coi trọng và sử dụng một cách hợp lý để vận hành nhịp nhàng, giải quyết
các công việc được giao. Vì vậy, dù trang thiết bị tốt đến đâu, tổ chức lao
động khoa học hợp lý đến đâu nhưng nếu đào tạo và sử dụng con người


không hợp lý sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của bất kỳ cơ quan, tổ
chức nào.

2.1.3 Tổ chức và biên chế các văn thư chuyên trách
Công tác văn thư của Công ty thuốc lá Thăng Long được tổ chức theo
dạng tập trung, tất cả công văn giấy tờ đi cũng như đến đều tập trung vào
văn thư. Do tính chất công việc và tình hình cụ thể nên cán bộ của nhóm
văn thư không chỉ làm một việc và phải kiêm them việc, cụ thể như sau:
01 cán bán bộ văn thư kiêm lưu trữ: Giữ con dấu, phụ trách công văn đi –
đến, nhận báo và phát báo hang ngày cho các phòng ban, phân xưởng,
phụ trách công tác lưu trữ.

01 cán bộ phụ trách máy tính, photocopy tài liệu.
01 cán bộ giúp việc thường trực thi đua, phiên dịch tiếng Anh, Pháp khi
cần, chuyển công văn, thong báo đến các đơn vị trong nhà máy và gửi
công văn đường bưu điện.
01 cán bộ chuyên tiếp nhận, vào sổ công văn đi- đến bằng phương pháp
truyền thống, đưa vào hệ thống quản lý văn bản trên máy vi tính và quản
lý con dấu.
01 cán bộ đảm nhận việc tiếp nhận, phân loại văn bản cho lãnh đạo Viện,
cho các phòng, ban thuộc Viện và các Viện trực thuộc.
01 cán bộ kiêm nhiệm, ngoài công việc soạn thảo văn bản theo yêu cầu
của cấp trên thì còn đảm nhận việc vào sổ văn bản đi - đến bằng máy tính.
02 cán bộ chuyên đảm nhận việc đánh máy, in ấn văn bản. Trong đó có
một cán bộ kiêm nhiệm cả công tác đoàn của Viện.
01 cán bộ chuyên phụ trách việc sao chụp tài văn bản và các công việc
khác trong phòng Văn thư như chuyển các văn bản mật, khẩn đến các
phòng ban trong các phòng ban .
2.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư
2.2.1. Về việc ban hành văn bản chỉ đạo công tác văn thư


Được tiếp xúc trực tiếp với Trưởng phòng Hành chính Công ty thuốc
lá, em rất coi trọng và đánh giá cao những đóng góp của Công tác Văn
thư đối với hoạt động của cơ quan. Trưởng phòng Hành chính phối hợp
với các phòng, ban khác đã xây dựng một quy trình cụ thể, chặt chẽ, phù
hợp đặc thù của cơ quan về nghiệp vụ quản lý hành chính để thực hiện
các quy chế, quy định đã ban hành có hiệu quả cao. Chính vì vậy các quy
định này đã được cụ thể hoá bằng các văn bản vừa là hướng dẫn các thao
tác cụ thể về nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, vừa là cơ sở pháp lý để đội
ngũ cán bộ Văn thư – Lưu trữ triển khai thực hiện trong nhà máy. Mặt
khác ban Hội đồng thành viên công ty đã cho phép tổ chức các hình thức

bồi dưỡng để đào tạo nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ đối với cán bộ kiêm
nhiệm làm công tác ở các đơn vị trực thuộc.Lãnh đạo cơ quan và cán bộ
trong cơ quan đều nhận thấy tầm quan trọng cũng như vai trò của Công
tác Văn thư vì vậy trong những năm gần đây Nhà máy thuốc lá Việt nam
đã ban hành rất nhiều văn bản quy định và hướng dẫn về công tác Văn
thư - Lưu trữ trong cơ quan.
Đối với bản Quy chế về công tác Văn thư và Lưu trữ, Công ty thuốc lá
Thăng long có quy định rất cụ thể về tình hình soạn thảo và ban hành văn
bản, thẩm quyền ban hành, ký văn bản, thể thức văn bản, quy trình
chuyển giao văn bản đi- đến, quản lý và sử dụng con dấu do bộ phân Văn
thư phụ trách.
Nhân viên Văn thư
- Dự thảo các quy chế, quy định, văn bản hướng dẫn liên quan đến
nghiệp vụ văn thư.
- Quản lý văn bản đến: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; Trình
chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; Giúp Lãnh đạo Văn
phòng theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Quản lý văn bản đi: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình
bày văn bản; Ghi số và ngày, tháng ban hành văn bản; Đóng dấu Công ty
và các dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); Đăng ký, làm thủ tục phát hành,
chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký văn bản; Sắp xếp, bảo
quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản đến/đi hiện hành tại văn
thư; Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy công tác cho cán bộ, nhân viên.


- Bảo quản, sử dụng con dấu của Công ty/đơn vị và các loại con
dấu khác.
- Thực hiện các báo cáo thống kê về văn thư theo quy định
Nhân viên Lưu trữ

- Dự thảo các quy chế, quy định, văn bản hướng dẫn liên quan đến
nghiệp vụ lưu trữ.
- Hướng dẫn cán bộ, nhân viên lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu
nộp vào lưu trữ.
- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ.
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài
liệu.
- Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.
- Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu
trữ lịch sử theo quy định (nếu có).
- Tổ chức thực hiện tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị.
- Làm các báo cáo thống kê về lưu trữ theo quy định.
2.3. Tình hình thực hiện nội dung Công tác Văn thư
2.3.1. Công tác soạn thảo văn bản
Công ty là doanh nghiệp Nhà nước chuyên sản xuất và kinh doanh
thuốc lá nên việc soạn thảo văn bản được giao theo đúng chức năng của
phòng ban nghiệp vụ để phù hợp với nhiệm vụ của nhà máy. Công việc
lien quan đến phòng nào thi CBCNV phòng đó soạn thảo văn bản
Trong công tác Văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu Nghiệp vụ quan
trọng. Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan .
tại nhà máy, công tác soạn thảo , ban hành Văn bản
được tiến hành đúng qui trình thủ tục ban hành một Văn bản. Văn bản
được ban hành đúng đảm bảo đúng qui định, có đầy đủ thể thức, có hiệu
lực pháp lý cao, giúp giải quyết công việc một cách nhanh chóng, đảm
bảo đúng quy định của Nhà nước. Văn bản mang tính công quyền, được
ban hành theo quy định của Nhà nước, tác động đến mọi mặt của đời


sông xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho hoạt động cụ thể của

phòng nói riêng và của Nhà máy nói chung.
Công tác soạn thảo, ban hành Văn bản được giao cho cán bộ chuyên
trách ở phòng Hành chính –Tổ chức đảm nhận.
- Quy trình soạn thảo và ban hành được tiến hành theo trình tự sau:
Bước 1. Chuẩn bị soạn thảo :
- Khi cán bộ được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác
định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn
thảo.
- Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản
( thông tin quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo, thông tin
pháp luật )
Bước 2. Soạn thảo văn bản :
- Việc soạn thảo văn bản hành chính tùy theo nội dung, tính chất
công việc của văn bản cần soạn thảo, do cấp trên Lãnh đạo Tổng
công ty giao cho cán bộ phòng soạn thảo hoặc phối hợp với các cán
bộ chuyên môn khác soạn thảo.
Bước 3. Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan :
- Bản thảo do hoặc người kí văn bản duyệt .
- Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt
phải trình người có thẩm quyền xem xét, quyết định.
Bước 4. Đánh máy, nhân bản
- Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ
Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “ Nơi nhận ” văn bản.
Người đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh
máy, nhân bản đúng thời gian quy định của lãnh đạo cấp trên.
- Trong trường hợp nếu phát hiện có lỗi bản thảo đã được duyệt,
người đánh máy, soạn thảo văn bản báo lại cho người duyệt văn bản hoặc
người thảo văn bản để kịp thời điều chỉnh.

Bước 5. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành


- Cán bộ phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác
của nội dung văn bản soạn thảo, chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức,
kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Bước 6. Ký và ban hành văn bản
- Văn bản được chuyển đến cấp trên, người có thẩm quyền để ký
- Sau khi ký chính thức, văn bản chuyển về cán bộ văn thư và cán bộ
văn thư có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
+ kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số,
kí hiệu và ngày tháng năm ban hành văn bản.
+ Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn ( nếu có )
+ Đăng kí vào sổ công văn đi
+ Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi. Văn bản đã làm thủ tục văn thư được chuyển phát ngay trong
ngày văn bản đó được kí, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

2.3.2 Công tác quản lý văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp
cho công ty và lãnh đạo công ty nắm được thành phần nội dung và tình
hình chuyển giao, tiếp nhận và giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản
văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan.
Trong hoạt động hàng ngày, để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
mình các cơ quan phải ban hành văn bản để gửi cho các cơ quan, đơn vị,
cá nhân có liên quan đồng thời cũng nhận được văn bản do các cơ quan,
đơn vị hoặc cá nhân gửi tới. Văn bản do cơ quan ban hành và gửi đi được
gọi là văn bản đi hay công văn đi. Còn văn bản mà các cơ quan hoặc cá
nhân bên ngoài gửi tới được gọi là văn bản đến hay công văn đến. Văn
bản đi - đến là căn cứ và bằng chứng để cơ quan giải quyết, chỉ đạo và

theo dõi thực hiện các vấn đề, sự việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của
mình. Mặt khác không ít văn bản có nội dung chứa đựng các thông tin
thuộc bí mật Nhà nước hoặc bí mật cơ quan, chính vì vậy các loại văn
bản cần phải được quản lý chặt chẽ. Theo điều 10 của Pháp lệnh Lưu trữ
Quốc gia năm 2001 quy định: “Tài liệu văn thư của cơ quan, tổ chức nào
phải được đăng ký và quản lý tại cơ quan, tổ chức đó”.


A. Quản lý văn bản đi
1. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng của văn
bản và đăng ký văn bản đi
2. Trước khi thự hiện phát hành văn bản, văn thư có nhiệm vụ kiểm
tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản .
Trường hợp phát hiện có sai sót về thể thức kỹ thuật trình bày hoặc
nội dung văn bản, trả lại văn bản cho phòng ban soạn thảo và báo
cáo Lãnh đạo Văn phòng nắm tình hình.
3. Ghi số, ngày, tháng ban hành văn bản
Tất cả các văn bản đi của Tổng công ty/đơn vị (trừ một số trường
hợp văn bản chuyên ngành như hoá đơn, chứng từ kế toán,...) được
ghi số theo hệ thống số chung của Tổng công ty,đơn vị; ghi ngày
tháng năm ban hành văn bản và vào sổ đăng ký.
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản do Tổng công ty/đơn
vị ban hành trong một năm; được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ
số 01 vào ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm; được
đánh riêng cho từng loại hoặc ghi chung cho một số loại văn bản
tuỳ thuộc vào số lượng văn bản ban hành nhiều hay ít.
*Đăng kí văn bản đi
- Đăng kí văn bản đi bằng sổ:
- Lập sổ đăng kí văn bản đi: Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại
văn bản đi hang năm, Tổng công ty/đơn vị quyết định lậo sổ đăng

ký cho phù hợp: Sổ Nghị quyết/Quyết định; Sổ Công văn/Thông
báo/Tờ trình/Kế hoạch/Báo cáo; Sổ văn bản đi Mật
- Đăng kí văn bản đi: Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản
sao văn bản và văn bản mật được thực hiện theo quy định của nhà
nước của Thông tư 07/2012-TT-BNV.
- Đăng kí văn bản đi bằng máy vi tính sử sụng chương trình quản lý
văn bản
- Việc đăng ký(cập nhật) thong tin đầu vào của văn bản đi vào cơ sở
dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn chương
trình phần mềm đó.


- Tại cơ quan văn phòng Tổng công ty, việc lấy số và đăng ký văn
bản đi thực hiện như sau:
- Các loại văn bản: Nghị quyết, Quyết định, Quy chế, Quy định
( các loại văn bản ban hành kèm theo Quyết định) được đăng kí một
hệ thống số và sổ văn bản riêng
+ Đối với những văn bản có đóng dấu mật, thì được đăng ký vào sổ
văn bản mật.
Việc đăng ký văn bản đi theo các loại sổ khác nhau tại phòng Tổ chức
Hành chính Nhà máy thuốc lá Việt Nam nhằm tiện cho việc quản lý và
bảo quản văn bản; phục vụ tra tìm được thuận tiện, tạo thuận lợi cho việc
thống kê, theo dõi, đôn đốc và giải quyết văn bản.
+ Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Trước khi văn bản được chuyển đi thì văn bản đó phải được hoàn thành
thủ tục ở bộ phận văn thư, ghi các yếu tố cần thiết lên bì văn bản và phải
được chuyển ngay văn bản đó trong ngày hoặc chậm nhất là nửa ngày
làm việc tiếp theo. Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn, hoả tốc thì
phải được chuyển ngay sau khi văn bản đó được ký, đóng dấu. Còn đối
với những văn bản cần thông tin nhanh có thể chuyển qua bằng máy fax,

điện thoại, internet rồi gửi văn bản đến sau. Tất cả các văn bản gửi đi đều
phải đảm bảo bí mật về mặt nội dung, và khi văn bản được chuyển đến
nơi thì người chuyển văn bản phải lấy chữ ký của cơ quan, người ký văn
bản. Công việc này do cán bộ giao liên đảm nhận (nếu có).
+ Lưu văn bản đi: mỗi một văn bản được ban hành đi phải lưu ít nhất 02
bản chính, một bản lưu tại phòng Tổ chức Hành chính của cơ quan (để
sau này nộp vào lưu trữ), một bản lưu ở đơn vị soạn thảo. Văn bản đi
được lưu đầy đủ tại Văn thư và được sắp xếp theo thứ tự số đăng ký.
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng: văn bản được lưu lại
sắp xếp cẩn thận và theo một trình tự nhất định ( theo số, ngày tháng, vấn
đề giải quyết công việc, tập văn bản lưu hàng tháng…), để tiện cho việc
khai thác và sử dụng.


Mẫu nội dung bên trong sổ đăng ký quản lý văn bản đi như bảng sau:

Ngày,
tháng
của
văn
bản

Số, ký Tên loại và Người
hiệu
trích yếu nội ký
văn
dung
bản

Nơi

nhận

Đơn vị Số
hoặc
lượng
người
bản
nhận
bản lưu

Ghi
chú

Mẫu nội dung bên trong sổ đăng ký quản lý văn bản đi (Dùng cho Quyết
định) như bảng sau

Ngày,
tháng
của
văn
bản

Số, ký Tên loại và Ngườ
hiệu
trích yếu nội i ký
văn
dung
bản

Nơi

nhận

Đơn vị Số
Ghi
hoặc
lượng chú
người
bản
nhận
bản lưu


`
B. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Quản lý văn bản đến là khái niệm chỉ chung cho công văn giấy tờ do
cơ quan nhận được.
Thủ tục tiếp nhận giải quyết văn bản đến của phòng Tổ chức Hành
chính được thực hiện như sau:
Tất cả công văn đến đều phải qua bộ phận phòng Tổ chức Hành chính.
Cán bộ phân loại công văn, bóc bì và rà soát xem công văn đến có đúng
thủ tục hành chính hay không. Đối với những văn thư mật, thư đích danh,
thư cá nhân không được phép bóc bì, khi mở phong bì cán bộ lấy tài liệu,
xem xét kỹ ở trong có bao nhiêu để tránh thiếu sót những tài liệu, hồ sơ
kèm theo, viết vào phần ghi chú và kẹp ở cuối thư.
Sau khi vào sổ công văn đến, văn thư phải sắp xếp theo từng loại để
trình lên lãnh đạo, ban giám đốc công ty, công văn đến ngày nào thì phân
phối ngay trong ngày đó, chậm nhất là đến sáng hôm sau. Đối với công
văn khẩn, hỏa tốc, mời họp thì văn thư phải phân phối ngay sau khi nhận
được. Văn bản đến của Công ty thuốc lá có thể chia thành 02 nhóm
chính:

+ Văn bản của các cơ quan cấp trên gửi xuống cho Tổng Công ty thuốc
lá thăng long, chủ yếu là văn bản của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ,
các Bộ, loại hình văn bản chủ yếu là Nghị định, Quyết định, Chỉ thị,
Thông tư, Quy định… để truyền đạt các chủ trương, chính sách của Đảng
và Nhà nước đối với sự phát triển của Tổng liên đoàn Lao động Việt Nam
nói chung và Tổng Công ty thuốc lá nói riêng, hoặc là để chỉ đạo, hướng
dẫn thực hiện một số vấn đề có liên quan.
+ Văn bản của các đối tác hoặc các cá nhân có liên quan gửi đến với
mục đích muốn trao đổi, thảo luận về một số vấn đề liên quan…
*Quy trình tiếp nhận văn bản đến bao gồm trình tự các bước sau:
+ Tiếp nhận, phân loại, bóc bì, đóng dấu đăng ký văn bản đến: Bộ phận
văn thư là đầu mối tiếp nhận tất cả các văn bản Văn bản đến từ bất kỳ
nguồn nào (kể cả văn bản do Lãnh đạo cầm tay mang về) đều phải qua
văn thư để làm thủ tục đăng ký, giải quyết văn bản. Sau khi văn thư nhận
được công văn, nếu là công văn thường thì văn thư tiến hành phân loại
công văn rồi mới bóc bì và vào sổ đăng ký văn bản đến.


Ngày
tháng
đến

Số
đến

Nơi
gửi
công
văn

Số,ký
hiệu
công
văn

Ngày
tháng
công
văn

Nơi
người
người
nhận

Tên loại và trích Ký
Ghi
yếu nội dung
nhận chú

Đối với các loại sách báo, tạp chí thì văn thư không đóng dấu đến mà cho
vào ngăn tủ đựng tài liệu của các phòng, ban được đặt tại Phòng Tổ chức
Hành chính
+ Trình chuyển giao văn bản đến: Văn bản gửi đích danh người nhận
được chuyển trực tiếp đến người nhận. Nội dung văn bản gửi đích danh
có liên quan tới công việc chung người nhận văn bản có trách nhiệm ghi
ý kiến xử lý và chuyển lại văn thư để đăng ký quản lý trước khi chuyển tổ
chức, cá nhân giải quyết.
+ Trường hợp trên bì có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”: văn
thư vào sổ tiếp nhận thư số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay phong bì

đến người có tên trên bì.
+ Sau khi văn bản đến văn thư cơ quan tiếp nhận, phân loại, bóc bì đóng
dấu đến, đăng ký văn bản vào sổ thì phải trình lên lãnh đạo cơ quan đơn
vị hay cơ quan một cách kịp thời sau đó theo ý kiến xử lý của lãnh đạo
văn thư cơ quan chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được phân công
giải quyết. Nếu là vản bản có dấu chỉ mức độ mật (mật, tuyệt mật) phải
được trình chuyển ngay đến đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
1. Kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm
tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi ký nhận
2. Đóng dấu đến, ghi số, ngày đến của văn bản
3. Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng ở
phần lề trái của văn bản, dưới số, ký hiệu (với những văn bản có
tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với Công văn) hoặc vào
khoảng giấy trắng ở phần lề phải của văn bản, dưới ngày, tháng,
năm ban hành văn bản.
4. Lập Phiếu giải quyết văn bản đến (đính kèm với bản chính văn bản
đến)


5. Căn cứ vào nội dung văn bản, tác giả ban hành văn bản: văn thư dự
kiến phòng ban xử lý chính và các phòng ban phối hợp trên Phiếu
giải quyết văn bản đến;
6. Kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm
tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi ký nhận
7. Đóng dấu đến, ghi số, ngày đến của văn bản
8. Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng ở
phần lề trái của văn bản, dưới số, ký hiệu (với những văn bản có
tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với Công văn) hoặc vào
khoảng giấy trắng ở phần lề phải của văn bản, dưới ngày, tháng,
năm ban hành văn bản.

9. Lập Phiếu giải quyết văn bản đến (đính kèm với bản chính văn bản
đến)
10.Căn cứ vào nội dung văn bản, tác giả ban hành văn bản: văn thư dự
kiến phòng ban xử lý chính và các phòng ban phối hợp trên Phiếu
giải quyết văn bản đến;
+ Giải quyết và đôn đốc giải quyết văn bản đến : Căn cứ vào nội dung
quan trọng của văn bản thì Chủ tịch công ty hoặc Trưởng các phòng, đơn
vị trực thuộc có trách nhiệm chỉ đạo việc giải quyết kịp thời văn bản đến.
Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức các đơn vị có trách nhiệm theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết các văn bản đến kịp thời đúng yêu cầu nội dung.
1. Lãnh đạo Công ty đã chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến hoặc
giao cho cấp phó của mình chỉ đạo giải quyết những văn bản đến
thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. Các phòng ban, cá nhân được phân công xử lý văn bản: có trách
nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn được
thể hiện trên văn bản.
3.

Phòng ban xử lý chính có trách nhiệm lập Tờ trình giải quyết
công việc đối với tất cả các loại công việc trình Lãnh đạo Công ty
vị giải quyết.

4. Tờ trình giải quyết công việc được lưu giữ tại phòng ban trình và
lưu kèm theo hồ sơ công việc. Mẫu Tờ trình được quy định cụ thể
tại Phụ lục V đính kèm.