Quy trình giải quyết vấn đề A3

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:
Hoạt động họp nhóm Online chưa thường xuyên và
hiệu quả

Tại: Nhóm 5, lớp CKTV28

SVTH: Nguyễn Thành Bằng
MSSV: 472217146


Nội Dung
1

Hoàn cảnh

2

Kết quả hiện tại

3

Phân tích nguyên nhân

4

Mục tiêu

5

Giả pháp

6

7

8

Kế hoạch

Kết quả đạt được

Chuẩn hóa, mở rộng


HOÀN CẢNH (BACKGROUND)

Hoạt động

Họp online bằng hình thức chat nhóm,

Thời điểm

Khi thảo luận về bài tập nhóm, họp lấy ý kiến

đăng bài trên Forum nhóm

•
•
•
•
•

•

Hoạt động họp nhóm diễn ra không thường xuyên.
Các vấn đề trong cuộc họp chưa được giải quyết triệt để còn trì trệ.
Các thành viên thường xuyên vắng mặt trong cuộc họp (do bận việc, quên,…)
Không đảm bảo thời gian diễn ra cuộc họp.
Tiến hành họp nhưng không diễn tả rõ được ý muốn trình bày.
Các thành viên không thống nhất ý kiến chung.

Mục tiêu chính

Đồng nhất quan điểm với các thành viên về cách
làm bài.


KẾT QUẢ HIỆN TẠI (CURRENT SITUATION)

•

Quy trình hiện tại:

•

Kết quả sau cuộc họp:

–
–
–
–
–

–
–
–
–
–

Nhóm trưởng gửi thông báo họp online cho các thành viên trong nhóm
Nhóm trưởng gửi các tài liệu liên qua để các thành viên tham khảo
Các thành viên phản hồi xác nhận thông tin, nêu ý kiến thảo luận vấn đề.
Nhóm trưởng đôn đốc, nhắc nhở thành viên tham gia đầy đủ và cho ý kiến
Nhóm trưởng tổng hợp kết quả và trao đổi ý kiến thắc mắc với các thành viên.

Có 44% thành viên không tham gia cuộc họp
3/7 người không đóng góp ý kiến
Cuộc họp nhàm chán, không trực quan
Nhóm trưởng thường làm phần còn lại khi vấn đề chưa được giải
quyết
Một vài thành viên không đồng quan điểm

Biểu đồ kết quả cuộc họp

Không tham gia
Không đồng quan điểm

Không góp ý kiến


PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN (ROOT CAUSE ANALYSIS)

Họp online chưa thường xuyên và hiệu
quả

Cách Làm

Quy Định

-

Chưa có chế tài

-

Chưa có quy định cụ thể
Chưa có tính kỉ luật cao

Một mình nhóm
trưởng chủ động

-

Ít đối thoại trực tiếp

Thành Viên

-

Công nghệ

Không hiểu rỏ tầm quan

- Chưa tận dụng tối đa

trọng

công nghệ video call.

Kết nối giữa các thành

- Chia sẽ dữ liệu còn bất

viên chưa tốt

tiện


MỤC TIÊU (TARGET CONDITION)

•

Kết quả cần đạt:
- Có thời gian cố định và tần suất họp định kì.
- Tạo tinh thần thoải mái để hoạt động họp nhóm không bị trì hoãn, gắng kết giữa các thành viên.
- 100% thành viên tham gia đầy đủ.
- Thành viên ý thức được trách nhiệm, giảm gánh nặng cho nhóm trưởng.


GIẢI PHÁP (SOLUTION, COUNTERMEASURES)

•

•
•
•

Công nghệ: thay đổi cách họp từ dạng tin nhắn, tài liệu đăng group nhóm sang video call
Facebook (có thể gọi nhiều người cùng lúc) và tài liệu tương tác trực tiếp hoặc chia sẽ qua
google drive.
Phân quyền: Chọn ra thư ký để ghi nhận lại ý kiến của cuộc họp.
Đề xuất quy định: Những thành viên không tham gia họp sẽ nộp phạt 100K vào quỹ thường niên
của nhóm.
Tác động kì vọng vào tác nhân gốc:
- 100% nhận thức được tầm quan trọng của cuộc họp.
- 90% thành viên sử dụng được công nghệ tiên tiến.
- Các thành viên hiểu nhau hơn, đề xuất và tôn trọng ý kiến trong từng cuộc họp.


KẾ HOẠCH (IMPLEMENTATION PLAN)
Dự kiến kế hoạch như sau (nhân sự sẽ thống nhất với nhóm)

Công việc

Ai làm

Thời hạn

Phân công thư ký

Chọn thư kí
vannth

Ghi chú

Thư kí cuộc họp

28/11

Hướng dẫn công nghệ

Tất cả các thành viên đều nắm được
lamt

10/12

Thử nghiệm kế hoạch họp

Đánh giá của từng thành viên về
vut

15/12

Tổng kết kết quả, rút kinh
nghiệm cả nhóm

Kết quả

Chọn được kết quả tối ưu

cuộc họp

Biên bản ghi nhận sau phiên họp, gắn

Vut,nhinty

20/12

Ban hành quy định, chế tài
Vut, nhinty

30/12

kết các thành viên

Thời gian họp cố định và các chế tài

20h tối chủ nhật tuần đầu

được thông qua

tiên mỗi tháng


KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
Dự kiến kế hoạch như sau (nhân sự sẽ thống nhất với nhóm)

Cần đo

Cách đo

Kết quả kỳ vọng

Kết quả đạt

Tỉ lệ thành viên tham gia họp

Tổng kết

100%

(chưa có)

Số ngày chậm trung bình

Số ngày trể họp

0 ngày

(chưa có)

Tỉ lệ hài lòng

Hỏi

95%

(chưa có)

Giảm tải cho nhóm trưởng

Hỏi

90% thời gian

(chưa có)

Tỉ lệ thành viên hiểu tầm quan

Đánh giá

100%

(chưa có)

trọng

Ghi chú


CHUẨN HÓA, MỞ RỘNG (FOLLOW UP)

•
•
•
•
•

Họp online trực tiếp giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng, các thành viên gắng kết với nhau hơn.
Nâng cao kiến thức công nghệ
Sử dụng kết quả cuộc họp để cải thiện và phát triển nhóm.
Sử dụng chức năng ghi âm (lưu) lại cuộc họp để những thành viên vắng (lý do hợp lý) có thể xem lại để nắm
tình hình.
Giúp nhóm khác sử dụng phương pháp, công cụ hiệu quả.