Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Lilama 7

1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Vấn đề thất thoát trong công tác xây lắp là một bài toán khó chung đối với
các doanh nghiệp xây lắp hiện nay. Vì doanh nghiệp không kiểm soát được chi phi
trong quá trình thi công nên để đảm bảo công ty có lãi, đảm bảo giá thành sản phẩm
xây lắp thấp hơn giá đấu thầu, nhiều nhà quản lý đã thực hiện cắt giảm khối lượng
vật liệu thi công, làm cho chất lượng công trình giảm sút. Thực tế, nhiều công trình
vừa xây xong đã xuống cấp nghiêm trọng. Điều này đặt ra cho các nhà quản lý là
phải làm thế nào có thể kiểm soát được chi phi trong quá trình thi công mà vẫn đảm
bảo chất lượng công trình.
Công ty Cổ phần Lilama 7 được thành lập và đóng tại Miền Trung đến nay
đã được hơn 30 năm, cơ sở vật chất, máy móc thiết bị từng bước được hiện đại hoá
nhằm đáp ứng được với yêu cầu kỹ thuật của các sản phẩm chế tạo hiện tại. Với
mục tiêu chất lượng cả về công tác quản lý lẫn sản phẩm cung cấp cho khách hàng,
Công ty không ngừng cải tiến và xây dựng mới các thủ tục kiểm soát nội bộ. Tuy
nhiên, trong điều kiện nền kinh tế hiện nay, khủng hoảng kinh tế kéo dài, chinh sách
cân đối vĩ mô không ổn định, lãi suất ngân hàng cao làm cho chi phi sản xuất tăng,
do đó giá thành sản phẩm xây lắp tăng theo. Mặt khác, với cơ chế đấu thầu cạnh
tranh, công khai thì để thắng thầu các công trình, Công ty cần phải có các bước
chuẩn bị kỹ lưỡng về mọi mặt, mà trong đó hiệu quả của công tác kiểm soát nội bộ
về chi phi sản xuất sản phẩm xây lắp nhằm khắc phục tình trạng lãng phi, thất thoát
vốn trong quá trình thi công sẽ góp phần quan trọng giúp Công ty đạt được các mục
tiêu đã đề ra. Với thực tế đó đặt ra cho Công ty Cổ phần Lilama 7 một yêu cầu cần
phải giải quyết đó là phải tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phi sản xuất sản phẩm
xây lắp. Đó cũng là lý do tác giả nghiên cứu và chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát
chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Lilama 7” làm đề tài luận văn cho mình.
2. Mục đích nghiên cứu
Về mặt lý luận: Luận văn tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát
nội bộ chi phi sản xuất tại doanh nghiệp xây lắp.

2

Về mặt thực tiễn: Luận văn nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ về chi phi
xây lắp tại Công ty Cổ phần Lilama 7 trong điều kiện sản xuất hiện tại của Công ty.
Qua đó, phát hiện những hạn chế trong công tác kiểm soát chi phi xây lắp nhằm
tăng cường kiểm soát nội bộ về chi phi cho Công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu về công tác kiểm soát
chi phi sản xuất trong doanh nghiệp xây lắp.
Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Lilama 7.
4. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu
cụ thể: Phương pháp quan sát trực tiếp, phương pháp phân tich, phương pháp tổng
hợp, phương pháp so sánh lý thuyết và thực tiễn kiểm soát chi phi xây lắp tại Công
ty. Qua đó, suy luận logic để đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chi phi xây lắp tại
Công ty Cổ phần Lilama 7.
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
Luận văn tổng hợp cơ sở lý luận về công tác kiểm soát nội bộ chi phi sản
xuất tại các doanh nghiệp xây lắp. Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ về
chi phi xây lắp tại Công ty Cổ phần Lilama 7. Qua đó, nhận diện các điểm còn yếu
trong công tác kiểm soát nội bộ tại Công ty và đưa ra một số hướng giải quyết nhằm
tăng cường công tác kiểm soát nội bộ về chi phi sản xuất tại Công ty giúp giảm giá
thành sản phẩm xây lắp.
6. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, nội dung luận văn bao gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kiểm soát nội bộ chi phi sản xuất trong
doanh nghiệp xây lắp.
Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phi xây lắp tại Công ty

Cổ phần Lilama 7.
Chương 3: Một số kiến nghị nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ về
chi phi xây lắp tại Công ty Cổ phần Lilama 7.


3

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP
1.1. Khái niệm, mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành:
Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn
vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp
luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót;
để lập báo cáo tài chinh trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có
hiệu quả tài sản của đơn vị. [2, tr. 27]
1.1.2. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ [12, tr. 71-72]
− Đối với báo cáo tài chinh, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tinh trung
thực và đáng tin cậy, bởi vì chinh người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo
cáo tài chinh phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
− Đối với tinh tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý
việc chấp hành luật pháp và các quy định. Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải
hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chinh sách, quy định nội
bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị.
− Đối với mục tiêu sự hiện hữu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát
nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin,
nâng cao uy tin, mở rộng thị phần, thực hiện chiến lược kinh doanh của đơn vị,…
Như vậy, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao

trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển
của doanh nghiệp.
1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
1.2.1. Môi trường kiểm soát
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành: “Môi trường kiểm soát
là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên Hội đồng
quản trị, Ban giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống
kiểm soát nội bộ trong đơn vị”. [2, tr. 27]
Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:
1.2.1.1. Đặc thù về quản lý


4

Đặc thù quản lý đề cập đến quan điểm khác nhau của các nhà quản lý đối
với toàn bộ hoạt động của đơn vị. Mọi hoạt động của đơn vị đều đặt dưới sự điều
hành của nhà quản lý. Do đó, quan điểm, ý thức, đường lối cũng như tư cách của họ
có ảnh hưởng trực tiếp đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Tinh hữu hiệu của công tác kiểm soát nội bộ còn phụ thuộc vào tinh
chinh trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của toàn thể nhân viên trong đơn vị.
Để đáp ứng yêu cầu này, nhà quản lý phải xây dựng các chuẩn mực đạo đức trong
đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi
thiếu đạo đức hoặc hành vi vi phạm pháp luật.
Đặc thù về quản lý còn được thể hiện ở cơ cấu quyền lực trong đơn vị.
Nếu quyền lực được tập trung vào người quản lý cao nhất thì môi trường kiểm soát
phụ thuộc vào quan điểm, phong cách điều hành của người này, còn nếu quyền lực
được phân cấp cho nhiều người thì vấn đề kiểm tra, giám sát việc sử dụng quyền lực
đã phân quyền nhằm tránh tình trạng sử dụng không hết quyền lực được giao hoặc
là lạm quyền.
1.2.1.2. Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa
các bộ phận, giữa các thành viên trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc giúp
đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. Hay nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ
sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, giám sát các hoạt động. Vì thế, khi xây dựng
một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị tri then chốt với quyền hạn, trách
nhiệm và các thể thức báo cáo phù hợp. Để thực hiện điều này, cơ cấu tổ chức của
đơn vị phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
− Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn
vị, không bỏ sót nhưng cũng không chồng chéo nhau;
− Thực hiện phân chia ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và
bảo quản tài sản;
− Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.
1.2.1.3. Chinh sách nhân sự
Chinh sách nhân sự ở một đơn vị là quy định về bố tri nhân sự phù hợp
với chuyên môn và trình độ cũng như chinh sách thưởng, phạt hợp lý.
Con người là nhân tố quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ, vì thế


5

phải chú trọng đến công tác tuyển dụng, đào tạo, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật và
giám sát quá trình thực hiện nhiệm vụ của toàn thể đội ngũ nhân viên của đơn vị, từ
nhà quản trị cấp cao đến người nhân viên bằng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.
1.2.1.4. Công tác kế hoạch và dự toán
Trong hoạt động của một tổ chức thì công tác kế hoạch là cần thiết, nó
giúp cho đơn vị chủ động được với mọi tình huống và có biện pháp giải quyết công
việc hiệu quả hơn. Công tác kế hoạch là việc cụ thể hóa các mục tiêu của đơn vị
trong từng giai đoạn nhất định, thông qua việc tổ chức tinh toán, bố tri các nguồn
lực và xây dựng biện pháp thực hiện để đạt được mục tiêu, đồng thời theo dõi và
giám sát quá trình được thực hiện để có biện pháp điều chỉnh kịp thời đến các

khiếm khuyết trong quá trình thực hiện.
Nếu phân loại theo thời gian thì có kế hoạch ngắn hạn và dài hạn; nếu
phân loại theo nội dung thì có kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch tài
chinh và hệ thống các định mức hay dự toán. Vậy, từ hệ thống định mức được lập
làm căn cứ cho việc phân tich, đánh giá quá trình thực hiện, qua đó phát hiện những
hiện tượng bất thường và có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
Điều quan trọng là công tác lập kế hoạch cũng phải khoa học và có tinh
khả thi thì nó mới trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. Chinh vì vậy, các nhà
quản lý phải quan tâm đến hệ thống lập kế hoạch, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện
kế hoạch cũng như việc đánh giá, phân tich quá trình thực hiện.
1.2.1.5. Kiểm toán nội bộ
Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện việc giám sát và đánh giá thường
xuyên toàn bộ hoạt động của đơn vị bao gồm cả công tác kiểm soát nội bộ. Vì vậy,
kiểm toán nội bộ là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Một đơn vị có bộ
phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ mang lại cho đơn vị những lợi ich vô cùng to lớn.
Kiểm toán nội bộ phải là một bộ phận độc lập, trực thuộc cấp quản lý cao
nhất chứ không bị giới hạn hoạt động, mặt khác phải được giao quyền hạn rộng. Đội
ngũ nhân viên phải có năng lực, có phẩm chất đạo đức tốt và được đãi ngộ chu đáo.
1.2.1.6. Các nhân tố bên ngoài
Ngoài các nhân tố bên trong thuộc tầm kiểm soát của đơn vị, còn có một
số nhân tố khác không thuộc khả năng kiểm soát của đơn vị đó là các nhân tố bên
ngoài, bao gồm: Hệ thống pháp luật, phong tục tập quán của địa phương, nhà đầu


6

tư, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, khách hàng,…
Tóm lại, môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của
các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát tốt khi đảm bảo được các nội dung sau:
− Lãnh đạo đơn vị phải là người có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm,

có tinh thần trách nhiệm cao và có phẩm chất đạo đức tốt. Đồng thời, phải là người
gương mẫu, chấp hành các quy chế của đơn vị cũng như pháp luật của Nhà nước;
− Đơn vị phải ban hành các quy chế hoạt động dưới dạng các văn bản và
phổ biến đến từng thành viên trong đơn vị thông qua những kênh thông tin phù hợp
nhất, đồng thời phải nhận được sự cam kết thực hiện của đại đa số nhân viên. Phải
có hệ thống văn bản quy định chi tiết công tác tuyển dụng nhân sự, chế độ đào tạo,
cơ chế trả lương, hình thức thưởng, phạt và cơ hội thăng tiến để khuyến khich mọi
thành viên trong tổ chức phát huy hết khả năng làm việc và hiệu quả công việc cao;
− Đơn vị phải có cơ cấu tổ chức hợp lý, đảm bảo hệ thống lập kế hoạch, tổ
chức thực hiện, kiểm tra và ra quyết định được tiến hành khoa học, kịp thời và hiệu quả;
− Tùy theo quy mô của đơn vị để thành lập một bộ phận kiểm toán nội bộ
phù hợp nhằm giám sát việc tổ chức thực hiện các quy chế, điều lệ của tổ chức đã đặt
ra, đồng thời tham mưu cho nhà quản lý xây dựng các thủ tục quản lý hiệu quả hơn.
1.2.2. Hệ thống kế toán
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành: “Hệ thống kế toán là các
qui định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để
thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chinh”. [2, tr. 27]
Kiểm soát nội bộ trong hệ thống kế toán nhằm đảm bảo: [2, tr. 27-28]
− Nghiệp vụ kinh tế, tài chinh được thực hiện sau khi đã có sự chấp thuận
của những người có thẩm quyền;
− Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép kịp thời, đầy đủ và chinh
xác vào các tài khoản trong kỳ kế toán phù hợp, làm cơ sở lập báo cáo tài chinh phù
hợp với chế độ kế toán theo quy định hiện hành;
− Chỉ được tiếp cận trực tiếp với tài sản hay tài liệu kế toán khi có sự đồng
ý của Ban Giám đốc;
− Các tài sản ghi trong sổ kế toán được đối chiếu với tài sản theo kết quả
kiểm kê thực tế ở những thời điểm nhất định và có biện pháp thich hợp để xử lý nếu
có chênh lệch.
Vậy, để đảm bảo các mục tiêu trên, hệ thống kế toán phải áp dụng hệ

7

thống các phương pháp: phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi kép,
phương pháp tinh giá, phương pháp tổng hợp và cân đối.
1.2.3. Thủ tục kiểm soát
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành: “Thủ tục kiểm soát là
các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong
đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể”. [2, tr. 27]
Các thủ tục kiểm soát của từng đơn vị có thể có sự khác nhau do đặc
điểm riêng về cơ cấu tổ chức, ngành nghề kinh doanh của từng đơn vị. Song, đặc
trưng chung nhất của các thủ tục kiểm soát là được xây dựng dựa trên ba nguyên
tắc: nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc ủy
quyền phê chuẩn.
− Nguyên tắc phân công, phân nhiệm:
Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm phải được phân chia cho
nhiều người trong bộ phận hoặc nhiều bộ phận khác cùng thực hiện. Mục đich của
nguyên tắc này là không để cho một người hoặc một bộ phận được thực hiện một
quy trình hay một nghiệp vụ từ đầu đến cuối. Cơ sở của nguyên tắc này là trong cơ
chế nhiều người cùng làm một việc thì các sai sót được phát hiện dễ dàng và các
gian lận it xảy ra hơn. Việc phân công, phân nhiệm còn có tác dụng là tạo sự chuyên
môn hóa cho ra kết quả cao hơn.
− Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Nguyên tắc này có tác dụng ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn.
Cụ thể là không được bố tri kiêm nhiệm các chức danh vừa phê chuẩn vừa thực hiện
nghiệp vụ và chức năng kiểm soát, như: nhân viên kế toán kiêm thủ kho, nhân viên
cung ứng vật tư kiêm cán bộ kỹ thuật,… Nguyên tắc này dựa trên cơ sở thực tế là
nếu có sự kiêm nhiệm thì dễ dàng dẫn đến sự lạm dụng quyền hạn và việc ngăn
ngừa hay phát hiện gian lận là rất khó khăn.
− Nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn:

Ủy quyền là việc nhà quản lý giao quyền quyết định và giải quyết công
việc trong một phạm vi nhất định cho cấp dưới thực hiện.
Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc ra quyết định và giải quyết một số
công việc trong phạm vi quyền hạn được giao.
Trong quá trình hoạt động, các nhà quản lý không thể và cũng không nên
trực tiếp giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong đơn vị mình mà cần phải có sự phân


8

chia quyền hạn cho cấp dưới, đồng thời quy định cụ thể trách nhiệm, quyền hạn của
từng cấp. Nguyên tắc này đảm bảo cho hoạt động của đơn vị không bị ách tắc, mặt
khác tạo điều kiện cho cấp dưới phát huy hết khả năng, nhưng đồng thời cũng nâng
cao trách nhiệm của từng cá nhân và giảm bớt sức ép cho nhà quản lý cấp cao.
Có rất nhiều thủ tục kiểm soát khác nhau được thực hiện ở các đơn vị,
chúng thường được chưa thành hai loại: kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát.
1.2.3.1. Kiểm soát trực tiếp [10, tr. 245-247]
Kiểm soát trực tiếp là các thủ tục, quy chế, quá trình kiểm soát được thiết
lập nhằm trực tiếp đáp ứng các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Thuộc loại này gồm có:
− Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin: là các biện pháp, quy chế kiểm soát
nhằm bảo đảm an toàn về tài sản và các thông tin trong đơn vị. Các trọng điểm
nhằm vào mục đich này bao gồm:
+ Phân chia trách nhiệm bảo vệ tài sản và thông tin;
+ Thiết lập các quy chế, biện pháp để ngăn ngừa sự tiếp cận đến tài
sản, thông tin của người không có trách nhiệm;
+ Đảm bảo các điều kiện vật chất như kho tàng, thiết bị cho việc và
kiểm soát tài sản, sổ sách và thông tin;
+ Thiết lập các quy chế về kiểm kê hiện vật, lấy xác nhận của bên thứ
ba; v.v…

−

Kiểm soát xử lý: Là loại kiểm soát được đặt ra trong quá trình xử lý, ghi

sổ các nghiệp vụ kinh tế, đảm bảo rằng nghiệp vụ đó xảy ra và việc ghi chúng vào
sổ kế toán là đúng đắn.
− Kiểm soát quản lý (kiểm soát độc lập với người thực hiện): là việc kiểm
soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt
động đó tiến hành. Nhu cầu đối với kiểm soát độc lập phát sinh do cơ cấu kiểm soát
nội bộ có khuynh hướng thay đổi theo thời gian; nhân viên có khả năng quên hoặc
vô ý không tuân theo các thủ tục, hoặc trở nên cẩu thả trừ phi có ai đó thực hiện
việc quan sát và đánh giá công việc thực hiện của họ; ngoài ra, những sai phạm có
thể vô tình hay cố ý đều có thể xảy ra cho dù chất lượng của quá trình kiểm soát
như thế nào. Do vậy, kiểm soát quản lý là biện pháp hữu hiệu để giảm thiểu những
gian lận và sai sót đó.
1.2.3.2. Kiểm soát tổng quát


9

Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống,
nhiều công việc khác nhau. [10, tr. 247]
1.3. Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây lắp
1.3.1. Đặc điểm về hoạt động kinh doanh xây lắp ảnh hưởng đến công tác
kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất
1.3.1.1. Đặc điểm về sản phẩm xây lắp
Xây lắp là hoạt động xây dựng mới, mở rộng, khôi phục, cải tạo lại hay
hiện đại hóa các công trình dân dụng, công nghiệp, đường sá,... nhằm phục vụ cho sản
xuất và đời sống xã hội. Việc tổ chức thi công các công trình có thể tự làm hay lựa
chọn nhà thầu thi công thông qua phương thức đấu thầu hoặc chỉ định thầu. [9, tr. 12]

Cũng như các hoạt động khác, hoạt động kinh doanh xây lắp có những
đặc điểm riêng ảnh hưởng đến quản lý và kiểm soát:
− Sản phẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc,… có quy mô, kết
cấu phức tạp.
+

Đối với công trình cầu, phải thi công trên mặt nước nên rất khó cho

việc vận chuyển, sử dụng, bảo quản vật liệu, xe máy thi công chịu ảnh hưởng của
bão lũ. Một phần của sản phẩm được nằm dưới mặt nước nên khó thi công, kiểm
định chất lượng, kiểm soát số lượng và chất lượng nguyên vật liệu đã sử dụng.
+ Đối với công trình đường, đây là loại sản phẩm có chiều dài lớn, có
công trình dài hàng chục km không thuận lợi cho việc tập kết vật tư, bảo quản vật tư,
xe máy thi công và đặc biệt là kiểm soát chất lượng, số lượng vật liệu sử dụng và xe
máy thi công. Một phần sản phẩm đường nằm dưới mặt đất, làm cho công tác kiểm
định chất lượng tương ứng với lượng chi phi bỏ ra khó thực hiện. Kết cấu của loại sản
phẩm này bao gồm: móng, nền, mặt đường, cống, vỉa hè, biển báo,… Mỗi hạng mục
công trình cầu, đường sử dụng loại nguyên vật liệu, nhân công, xe máy thi công khác
nhau theo yêu cầu, đồng thời phải có các thủ tục và phương pháp kiểm soát phù hợp.
+ Đối với các công trình nhà cửa, đây là sản phẩm có kết cấu phức tạp,
mỗi công trình có thiết kế khác nhau, đa số là nhà cao tầng. Vật tư đưa vào thi công
nhiều chủng loại, nhiều phẩm cấp khác nhau. Việc thi công cần phải có sự hỗ trợ của
các thiết bị thi công như: cẩu, xe phun bê tông, máy đầm,… Số lượng công nhân thi
công lớn, có tay nghề khác nhau. Vì vậy, việc kiểm soát nguyên vật liệu, nhân công
và các chi phi khác là rất khó khăn.


10

+

Sản phẩm xây lắp mang tinh chất đơn chiếc, thời gian sản xuất lâu

dài, dễ ảnh hưởng đến môi trường sinh thái. Những đặc điểm này làm cho việc tổ
chức sản xuất và hạch toán khác biệt với các ngành sản xuất kinh doanh khác: Chi phi
sản xuất sản phẩm không chỉ phụ thuộc vào khối lượng xây lắp mà còn phụ thuộc vào
tiến độ thi công, rủi ro xảy ra do thiên tai, mất mát vật tư,... Do đó, sản phẩm xây lắp
phải lập dự toán; thực hiện thi công xây lắp công trình phải theo qui định về quản lý
đầu tư và xây dựng do Nhà nước ban hành; tổ chức thi công theo đúng quy trình kỹ
thuật, khối lượng, chất lượng thi công theo hồ sơ thiết kế, dự toán được duyệt.
− Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn các điều kiện sản xuất (xe
máy thi công, thiết bị, vật tư, người lao động,…) phải di chuyển theo địa điểm đặt
sản phẩm.
Đặc điểm này làm cho quá trình kiểm soát chất lượng, số lượng vật tư đã
xuất cho quá trình thi công khó thực hiện, quá trình quản lý tài sản, vật tư, lao động
tại hiện trường thi công cũng như hạch toán chi phi sản xuất phức tạp và chịu ảnh
hưởng của môi trường, dễ tổn thất, hư hỏng,…
− Sản phẩm xây lắp được sử dụng lâu dài, chịu ảnh hưởng của môi trường
sinh thái, cảnh quan. Sau khi hoàn thành, sản phẩm xây lắp rất khó thay đổi. Khi
nghiệm thu, nếu không đạt chất lượng như thiết kế thì phải phá đi làm lại làm cho chi
phí sản xuất tăng lên. Vì vậy, việc quản lý, giám sát quá trình thi công và hạch toán
cần được tổ chức chặt chẽ, đảm bảo chất lượng công trình phù hợp dự toán thiết kế.
1.3.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của các doanh nghiệp xây lắp
Cơ cấu tổ chức và quản lý của các doanh nghiệp xây lắp rất đa dạng và có
sự thay đổi, do sản phẩm xây lắp có những đặc thù riêng so với các sản phẩm công
nghiệp khác.
Đặc thù riêng của sản phẩm xây lắp là các công trình phát sinh nhiều nơi,
thời gian thi công trong một giai đoạn nhất định. Vì vậy, khi có công trình thì tùy theo
cơ chế quản lý và phân cấp tài chinh mà công ty có thể thành lập xi nghiệp, đội hay
một bộ phận trực tiếp quản lý thi công; khi công trình hoàn thành thì các bộ phận có

thể bị giải thể tùy theo mục tiêu thâm nhập địa bàn của công ty và tiềm năng của địa
bàn đó. Do đó, các đơn vị thành viên của công ty có thể tăng thêm và giảm xuống.
Mặt khác, quyền và nghĩa vụ của các thành viên (xi nghiệp, đội hay tổ thi công) cũng


11

không có sự nhất quán mà tùy thuộc vào cơ chế quản lý của từng công ty.
1.3.1.3. Đặc điểm về chi phi sản xuất trong hoạt động xây lắp
a/ Khái niệm chi phí xây lắp
Chi phi sản xuất sản phẩm xây lắp (gọi tắt là chi phi xây lắp) là biểu hiện
bằng tiền toàn bộ các khoản hao phi về lao động sống và lao động vật hóa phát sinh
trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp của doanh nghiệp ở một thời kỳ nhất định
và chi phi này cấu thành nên giá thành sản phẩm xây lắp.
b/ Phân loại chi phí xây lắp
Chi phi xây lắp có thể được phân loại theo nhiều cách như sau:
− Phân loại chi phi theo yếu tố chi phi.
− Phân loại chi phi theo lĩnh vực hoạt động kinh doanh.
− Phân loại chi phi theo công dụng kinh tế.
− Phân loại chi phi theo cách ứng xử của chi phi,…
Trên góc độ phân loại chi phi nhằm mục đich để có thể kiểm soát được
chi phi, người ta phân loại chi phi theo công dụng kinh tế hay theo khoản mục chi
phi. Theo cách phân loại này thì chi phi xây lắp được chia thành các khoản mục chi
phi như sau:
− Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là tất cả các chi phi về nguyên vật liệu
trực tiếp dùng cho thi công xây lắp như:
+ Vật liệu xây dựng gồm: xi măng, thép, cát, đá, gạch, gỗ, nhôm –
kinh, nhựa đường, đất,…
+ Vật tư điện gồm: dây điện các loại, bóng đèn, hệ thống quạt, hệ
thống điều hòa, công tắc, ổ cắm, automat,…

+ Vật tư nước gồm: ống nước các loại, vòi xả, bồn đựng, máy bơm,…
Chi phi nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn, khoảng từ 55% - 70% giá trị
công trình.
−

Chi phí nhân công trực tiếp: là khoản tiền lương, tiền công, các khoản

khác phải trả cho công nhân trực tiếp thi công; khoản mục chi phi này thường chiếm
khoảng 20% - 30% giá trị công trình. Đối với các công trình cải tạo thì chi phi nhân
công thường chiếm tỷ trọng lớn hơn.
Khoản mục này bao gồm: tiền lương chinh của công nhân trực tiếp tham
gia xây dựng công trình; tiền lương chinh của công nhân vận chuyển vật liệu thi
công, công nhân làm nhiệm vụ bảo dưỡng bê tông, công nhân dọn dẹp vật liệu trên
công trường, công nhân ghép cốt pha,…; Tiền lương chinh của công nhân khuân
vác từ kho đến chỗ xây lắp, tiền lương phụ của công nhân thi công, tiền thưởng, tiền


12

ăn ca của công nhân trực tiếp xây lắp.
− Chi phí sử dụng máy thi công: chi phi sử dụng máy thi công gồm toàn
bộ các chi phi về vật tư, lao động, khấu hao và chi phi bằng tiền trực tiếp cho quá
trình sử dụng máy thi công tại công trình xây dựng như: máy đào, máy ủi, xe lu, xe
cẩu, xe bê tông nhựa đường, cần cẩu cố định, xe trộn bê tông tươi, máy tời,… Chi
phi sử dụng máy thi công bao gồm các loại:
+ Chi phi tạm thời: là những chi phi có liên quan đến việc tháo, lắp,
chạy thử, vận chuyển,… máy thi công và chi phi cho những công trình tạm thời phục
vụ máy thi công. Chi phi này được phân bổ dần theo thời gian máy ở công trường.
+ Chi phi thường xuyên: là những chi phi hằng ngày cần thiết cho việc
sử dụng máy thi công, gồm: tiền khấu hao máy móc thiết bị, tiền thuê xe máy, lương

chinh của công nhân điều khiển điều khiển và phục vụ máy, nhiên liệu, động lực
khác dùng cho máy, phi tổn sửa chữa thường xuyên và các chi phi khác.
Trong chi phi sử dụng máy thi công không bao gồm các khoản mục:
lương công nhân vận chuyển, phân phối vật liệu cho máy, chi phi trong thời gian
máy ngừng sản xuất, chi phi lắp đặt lần đầu cho máy, chi phi sử dụng cho sản xuất
phụ, các khoản trich theo lương của công nhân vận hành máy thi công.
− Chi phí sản xuất chung: là các chi phi chung khác liên quan đến việc
quản lý công trình trong phạm vi tổ (đội) sản xuất thi công xây lắp, bao gồm: chi
phi về tiền lương và các khoản chi phi khác cho nhân viên quản lý tổ (đội) sản xuất,
quản lý công trình, chi phi về vật liệu, dụng cụ dùng cho quản lý và các công trình,
chi phi lán trại công trình,… các khoản trich theo lương của công nhân vận hành
máy thi công, công nhân xây lắp.
Ngoài ra, trong xây dựng thường phát sinh các thiệt hại: thiệt hại phá đi
làm lại và thiệt hại về ngừng sản xuất, thiệt hại do thiên tai. Đây là những khoản chi
phi không có trong kế hoạch và dự toán, là một trong những nhân tố làm tăng giá
thành sản phẩm xây lắp.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam: “Chi phi không được tinh vào giá gốc
hàng tồn kho gồm: chi phi nhiên liệu, vật liệu, chi phi nhân công và các chi phi sản
xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường”. [1, tr. 05]
Đối với các khoản thiệt hại do thiên tai và phá đi làm lại do không đúng
kỹ thuật thiết kế vượt quá mức công suất bình thường thì không được tinh vào chi


13

phi sản xuất sản phẩm xây lắp.
1.3.2. Nội dung kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây lắp
1.3.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực
hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát. Vì vậy, để tổ chức kiểm soát chi phi trong

các công trình xây dựng cần phải tạo lập một môi trường kiểm soát tốt. Để tạo lập
môi trường kiểm soát trong các công trình xây dựng, cần sử dụng tổng hợp ảnh
hưởng của các nhân tố như: triết lý quản lý, cơ cấu tổ chức, chinh sách nhân sự,… ở
mỗi công trình.
Một trong những biện pháp quan trọng để phát triển một môi trường kiểm
soát tốt ở các công trình xây dựng là đưa nội dung kiểm soát vào chương trình huống
luyện nhân viên ở từng công trình. Mỗi nhân viên và công nhân ở công trình cần
được giải thich về nội dung và ý nghĩa của việc phân chia trách nhiệm, về những
trường hợp không được kiêm nhiệm trong công trình. Tất cả các nhân viên trong từng
công trình từ cán bộ quản lý đến kế toán, kỹ thuật, công nhân thi công cũng cần được
huấn luyện về trách nhiệm kiểm soát của họ trong công việc, ý nghĩa của sự kiểm
soát này và những vấn đề có thể nảy sinh trong khi thực hiện nhiệm vụ của họ.
Bên cạnh đó, một hệ thống đánh giá công việc định kỳ: Tiến độ thi công,
vật liệu sử dụng, nhân công, chi phi, xe máy, khối lượng định kỳ,… ở mỗi công
trình là một phương thức hữu hiệu giúp nhân viên hiểu biết về ý nghĩa kiểm soát.
Việc đánh giá công việc của từng cá nhân, từng bộ phận, tổ (đội) và chỉ ra hướng
khắc phục trong tương lai là một biện pháp kiểm soát chi phi hữu hiệu.
1.3.2.2. Hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chi phi xây lắp
Để kiểm soát cần phải có một hệ thống thông tin đầy đủ với hai nhân tố,
đó là: Thông tin dự toán và thông tin thực hiện. Dựa vào hai hệ thống thông tin đó
chúng ta mới thực hiện được thủ tục phân tich, đánh giá kết quả thực hiện chi phi
sản xuất là tốt hay xấu và xác định được nguyên nhân gây ra.
a/ Hệ thống thông tin dự toán
Trong các doanh nghiệp xây lắp, đối tượng cần lập dự toán là các hạng
mục công trình và công trình xây dựng. Hệ thống thông tin dự toán này chinh là hệ
thống định mức cho các khoản mục: Chi phi nguyên vật liệu trực tiếp, chi phi nhân
công trực tiếp, chi phi sử dụng máy thi công, chi phi sản xuất chung.
Định mức chi phi trong các công trình xây dựng là thước đo việc thực

14

hiện chi phi trong hoạt động xây dựng tại các công trình.
Trong xây dựng, hệ thống định mức chi phi bao gồm: Định mức chi phi
nguyên vật liệu trực tiếp, định mức chi phi nhân công trực tiếp, định mức chi phi sử
dụng máy thi công và định mức chi phi chung. Một điều thuận lợi trong việc xây
dựng định mức chi phi cho các công trình xây dựng là Bộ xây dựng đã ban hành hệ
thống định mức xây lắp (Công văn 1776 /BXD-VP ngày 16 tháng 08 năm 2007 "Về
việc công bố Định mức dự toán xây dựng công trình - Phần xây dựng"; Công văn
1784 /BXD-VP ngày 16 tháng 8 năm 2007 "Về việc công bố Định mức vật tư trong
xây dựng"; Quyết định số 05/2005/QĐ-BXD ngày 24/1/2005 “Ban hành định mức
dự toán xây dựng cơ bản”;…).
* Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Định mức chi phi nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm định mức giá và
lượng cho 1 đơn vị khối lượng thi công.
Các định mức về lượng cho 1 đơn vị khối lượng thi công trong các công
trình xây dựng được ngành xây dựng xác định rất chuẩn xác dựa trên cơ sở tinh
toán, thi nghiệm của các chuyên gia trong ngành.
Định mức về giá cho 1 đơn vị khối lượng là mức giá niêm yết tại Sở xây dựng
và Sở tài chinh của địa phương mà công trình đang tọa lạc tại thời điểm lập dự toán.
Tổng giá dự toán chi phí

=

Tổng lượng

×

Đơn giá

nguyên vật liệu trực tiếp
vật liệu i
vật liệu i
Trong mỗi công trình xây dựng có nhiều hạng mục công trình. Mỗi hạng
mục công trình có quy định riêng về định mức khối lượng. Để lập được dự toán chi
phi nguyên vật liệu trực tiếp cho các công trình xây dựng này, các kỹ sư sẽ căn cứ
vào số liệu bản vẽ kỹ thuật, định mức dự toán xây dựng công trình để lập dự toán
chi phi nguyên vật liệu trực tiếp bằng các phần mềm dự toán trong xây dựng.
Chi phi nguyên vật liệu trực tiếp là bộ phận chiếm tỷ trọng lớn trong chi
phi của các công trình xây dựng. Trong dự toán chi phi nguyên vật liệu trực tiếp,
lượng nguyên vật liệu rất ổn định nhưng giá nguyên vật liệu lại có sự biến động.
Các công trình thường được thực hiện trong thời gian dài, có những công trình kéo
dài đến vài năm, vì vậy để dự toán chi phi trong các công trình xây dựng có tinh
thực tế và khả thi thì khi công trình hoàn thành cần có sự điều chỉnh chênh lệch giá
nguyên vật liệu giữa thời điểm hoàn thành so với thời điểm lập dự toán để đảm bảo


15

tinh khách quan cho quá trình kiểm soát.
* Định mức chi phí nhân công trực tiếp:
Định mức chi phi nhân công trực tiếp bao gồm định mức giá và định mức
lượng cho 1 khối lượng xây lắp.
Giống như chi phi nguyên vật liệu trực tiếp, định mức về lượng (ngày
công) cho chi phi nhân công trực tiếp cho 1 khối lượng xây lắp được quy định rõ
trong các tiêu chuẩn xây dựng với một trình độ nhân công thich hợp. Tuy nhiên,
định mức này chỉ có tinh tương đối, bởi vì lượng cho chi phi nhân công còn phụ
thuộc vào các yếu tố như: tâm lý công nhân, thời tiết, trình độ tay nghề,…
Định mức về giá của chi phi nhân công trực tiếp là ổn định. Bởi vì, tiền
lương của công nhân xây dựng thường được thỏa thuận trước và ổn định cho đến

khi công trình hoàn thành. Nó bao gồm: Đơn giá tiền lương, phụ cấp và các khoản
phải trả khác liên quan đến lao động.
Tổng giá dự toán chi phí

Đơn giá
Tổng lượng
×
(ngày công) lao động
nhân công trực tiếp
lao động
* Định mức chi phí sử dụng máy thi công:
Định mức chi phi sử dụng máy thi công bao gồm các định mức về tiền
=

lương công nhân vận hành máy thi công, nhiên liệu, vật liệu chạy máy và khấu hao
máy. Tiền lương công nhân vận hành máy thi công, nhiên liệu, vật liệu chạy máy là
những biến phi thay đổi theo số giờ máy (ca máy) hoạt động của máy. Định mức
của yếu tố chi phi này bao gồm định mức giá và lượng.
Tổng giá dự toán biến phí
sử dụng máy thi công

Tổng số giờ máy
=

(ca máy) hoạt

×

Đơn giá

động
Khấu hao máy thi công là định phi không thay đổi theo số giờ máy (ca

máy) hoạt động mà thay đổi theo tiến độ thi công.
Tổng giá dự toán định

=

Tổng chi phí khấu hao máy thi công

phí sử dụng máy thi công
sử dụng cho cả công trình
Tổng khấu hao máy thi công được tinh dựa vào tỷ lệ khấu hao cụ thể của
từng máy thi công sử dụng cho xây dựng công trình.
Tổng giá dự toán
chi phí sử dụng

=

Tổng giá dự toán
biến phí sử dụng

+

Tổng giá dự toán
định phí sử dụng


16

máy thi công

máy thi công

máy thi công

* Định mức chi phí chung:
Định mức chi phi chung trong công trình xây dựng bao gồm: định mức
yếu tố định phi, biến phi và chi phi hỗn hợp.
− Định mức định phi như: tiền lương và các khoản trich theo lương của
nhân viên quản lý công trình, chi phi lán trại, khấu hao tài sản cố định dùng cho bộ
phận quản lý công trình,…
− Định mức biến phi như: các khoản trich theo lương của công nhân vận
hành máy thi công, công nhân trực tiếp xây lắp,..
− Định mức chi phi hỗn hợp: có thể là tiền điện, nước phục vụ cho xây
dựng công trình,…
b/ Hệ thống thông tin thực hiện
− Hệ thống thông tin thực hiện chi phi sản xuất trong các doanh nghiệp
xây lắp là hệ thống thông tin kế toán cho việc đo lường các chi phi sản xuất thực tế
phát sinh trong quá trình thi công các công trình.
Kết quả của quá trình thực hiện chi phi trong các công trình xây dựng
được ghi chép và đo lường thông qua hệ thống hạch toán kế toán trong mỗi công
trình theo thước đo hiện vật và giá trị (hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp). Kết
quả của quá trình thực hiện chi phi phải được đo lường cụ thể, khoa học, có hệ
thống theo từng loại công việc, từng giai đoạn và phù hợp với số liệu dự toán cả về
nội dung và phương pháp tinh toán.
− Hệ thống thông tin kế toán quá trình sản xuất bao gồm: hệ thống thông
tin kế toán tài chinh và hệ thống thông tin kế toán quản trị.
− Đối tượng hạch toán chi phi sản xuất là từng hạng mục công trình nhỏ
như: Móng, tầng,… (công trình nhà); nền, mặt đường,… (công trình đường); móng,

đường dẫn, dầm,… (công trình cầu).
− Đối tượng tinh giá thành là từng hạng mục lớn và từng công trình như:
Phần xây lắp, điện, nước, chống sét (công trình nhà); cống, vỉa hè, đường (công
trình đường); đường dẫn, cầu (công trình cầu).
− Trong quá trình thi công, khi phát sinh chi phi, kế toán công trình phải
căn cứ vào chứng từ hợp lệ, hợp pháp để hạch toán vào bốn khoản mục: chi phi
nguyên vật liệu trực tiếp, chi phi nhân công trực tiếp, chi phi sử dụng máy thi công,


17

chi phi sản xuất chung chi tiết theo từng hạng mục nhỏ trên hệ thống sổ kế toán chi
tiết và kế toán tổng hợp. Định kỳ, kế toán sẽ tổng hợp chi phi và lập báo cáo để
phục vụ cho công tác kiểm soát chi phi tại các công trình.
− Khi công trình hoàn thành, kế toán tổng hợp chi phi phát sinh và tinh giá
thành cho từng hạng mục lớn và toàn công trình trên Bảng tinh giá thành sản phẩm.
− Phương pháp sử dụng để tập hợp chi phi sản xuất cho từng hạng mục là
phương pháp trực tiếp và phương pháp để tinh giá thành sản phẩm là phương pháp
tổng cộng chi phi.
− Hệ thống thông tin trong một công trình xây dựng bao gồm nhiều phân
hệ trong đó hệ thống thông tin kế toán và hệ thống thông tin kỹ thuật nghiệp vụ là
bộ phận quan trọng cho việc kiểm soát chi phi.
+ Hệ thống thông tin kế toán gồm: Chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán.
+ Hệ thống thông tin kỹ thuật nghiệp vụ: Nhật ký công trình, tiến độ
thi công, báo cáo khối lượng thi công hoàn thành,…
Chứng từ kế toán có chức năng thông tin và kiểm tra chi phi thực tế phát
sinh qua các nghiệp vụ thi công. Việc kiểm soát được thực hiện thông qua nội dung
kinh tế của từng nghiệp vụ và thông qua yếu tố về số lượng và đơn giá từng loại chi
phi phát sinh.
Sổ chi tiết được mở theo nhiều hướng: Theo loại chi phi, theo hạng mục

và từng công trình, theo đơn vị thực hiện thi công. Qua đó thực hiện chức năng
kiểm soát chi phi. Số tổng hợp được mở cho từng tài khoản vừa đáp ứng yêu cầu
của kế toán tài chinh, vừa đáp ứng yêu cầu của quản trị doanh nghiệp.
Báo cáo kế toán bao gồm cả báo cáo kế toán tài chinh và kế toán quản trị
phục vụ yêu cầu kiểm soát từ bên trong và bên ngoài, kể cả phân tich tài chinh.
1.3.2.3. Chinh sách kiểm soát nội bộ chi phi xây lắp
Các chinh sách kiểm soát nội bộ do nhà quản lý thiết lập nhằm mục đich
giúp đơn vị kiểm soát các rủi ro có thể gặp phải.
Để kiểm soát tốt chi phi sản xuất cần phải có các chinh sách kiểm soát
hữu hiệu, các chinh sách đó phải kiểm soát ngay lúc chi phi phát sinh (kiểm soát
hiện hành) như: Kiểm soát đơn giá mua vật liệu thông qua việc lựa chọn nhà cung
cấp; kiểm soát chất lượng, số lượng vật liệu lúc nhập kho và số lượng vật liệu khi
đưa vào sử dụng; kiểm soát năng suất lao động; kiểm soát năng suất máy thi công,
… Nhưng để hiệu quả hơn, cần phải thực hiện việc phân tich, rà soát (kiểm soát sau


18

đối với chi phi sản xuất) bằng cách tổng hợp, so sánh chi phi sản xuất thực tế phát
sinh với dự toán, qua đó phân tich tìm nguyên nhân của sự biến động và phương án
điều chỉnh các thủ tục kiểm soát phù hợp hơn, đồng thời xác định trách nhiệm của
từng cá nhân, bộ phận trong quá trình thực hiện chi phi sản xuất.
a/ Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu (NVL) trực tiếp
Ngoài mục tiêu tổng quát của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát chi
phi nguyên vật liệu trực tiếp còn phải đảm bảo mục tiêu cụ thể sau: Chi phi nguyên
vật liệu trực tiếp phát sinh cho từng công trình là có thật, được phê chuẩn, được
phản ánh vào sổ sách đầy đủ, chinh xác, được đánh giá đúng phù hợp với chuẩn
mực, chế độ kế toán hiện hành,...
Để thực hiện được mục tiêu trên, quá trình kiểm soát chi phi nguyên vật
liệu cần thực hiện các nội dung kiểm soát như sau:

* Đối với kiểm soát hiện hành
Kiểm soát chi phi nguyên vật liệu bao gồm: kiểm soát quá trình cung ứng
nguyên vật liệu và kiểm soát quá trình sử dụng nguyên vật liệu.
− Kiểm soát quá trình cung ứng nguyên vật liệu:
+ Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng xét duyệt, chức năng thực
hiện nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, chức năng bảo quản kho và kế toán vật liệu.
+ Ban hành các chinh sách mua vật liệu như:
 Xác định thời điểm và số lượng vật liệu cho mỗi lần đặt hàng.
 Chinh sách dự trữ: Dự trữ tối đa trong khả năng cho phép của vốn
sẽ bảo đảm cho quá trình xây lắp liên tục, được sử dụng trong điều kiện nguyên vật
liệu khan hiếm; Dự trữ ở mức độ cần thiết dùng mô hình số lượng đặt hàng tối ưu,
được áp dụng trong điều kiện nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định.
 Chinh sách về chất lượng và giá cả của nguyên vật liệu: Nhằm xác
định thứ tự ưu tiên trong điều kiện mua nguyên vật liệu, có sự kết hợp hợp lý về
chất lượng và giá cả.
 Chinh sách lựa chọn nhà cung cấp: Do địa bàn thi công được xác
định theo từng công trình nên việc lựa chọn nhà cung cấp là rất khó khăn, song cũng
phải sàng lọc cẩn thận để chọn được nhà cung cấp với giá cả thấp nhất và chất lượng
cao nhất.
+

Thiết lập các thủ tục mua vật tư nguyên vật liệu như: mọi nghiệp vụ

mua nguyên vật liệu đều phải lập Phiếu đề nghị mua vật liệu và được xét duyệt.
+ Thiết lập các thủ tục giao nhận nguyên vật liệu: nếu nguyên vật liệu


19

được nhập kho thì phải có ban kiểm nhận để kiểm tra số lượng và chất lượng của

nguyên vật liệu trước sự chứng kiến của thủ kho, bộ phận thu mua,... và phải lập
Phiếu nhập kho với đầy đủ chữ ký của các bên; nếu nguyên vật liệu không qua kho
thì phải có Hoá đơn mua hàng và Biên bản giao nhận hàng.
− Kiểm soát sử dụng nguyên vật liệu:
+ Định kỳ, nhà quản lý của đơn vị sẽ kiểm kê khối lượng xây lắp đã
thực hiện và căn cứ vào định mức xây dựng để tinh ra lượng nguyên vật liệu tiêu
hao định mức.
+

Căn cứ vào khối lượng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ, lượng nguyên vật

liệu nhập vào trong kỳ, lượng nguyên vật liệu tồn trong kho (dựa vào kết quả kiểm
kê), kế toán sẽ tinh được nguyên vật liệu tiêu hao thực tế. Sau đó, nhà quản lý sẽ
tiến hành đối chiếu giữa lượng nguyên vật liệu tiêu hao định mức và lượng nguyên
vật liệu tiêu hao thực tế. Nếu lượng nguyên vật liệu tiêu hao định mức nhỏ hơn
lượng nguyên vật liệu tiêu hao thực tế thì phải tìm nguyên nhân lượng vật liệu thất
thoát ở khâu nào, từ đó xác định trách nhiệm bồi thường.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phải quan tâm đến kiểm soát kế toán
trong quá trình cung ứng và sử dụng nguyên vật liệu:
− Chứng từ: Đơn đặt hàng, Hợp đồng, Hóa đơn, Phiếu nhập kho, Biên bản
kiểm nghiệm, Phiếu xuất kho,…
− Sổ kế toán: Các sổ sách chi tiết được mở cho từng loại vật liệu ghi chép
cả về số lượng lẫn chất lượng như: Sổ chi tiết nguyên vật liệu, Sổ kế toán chi tiết chi
phi sản xuất kinh doanh – tài khoản chi phi nguyên vật liệu trực tiếp,…; Sổ kế toán
tổng hợp tùy theo mỗi hình thức sổ khác nhau như: Sổ cái tài khoản chi phi nguyên
vật liệu trực tiếp (621), Sổ cái tài khoản nguyên vật liệu (152),…
− Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán cụ thể, qua đó
có thể kiểm tra chéo lẫn nhau giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu được chặt chẽ.
* Đối với kiểm soát sau
Kiểm soát sau đối với chi phi nguyên vật liệu trực tiếp là phân tich sự

biến động của các nhân tố ảnh hưởng đến chi phi nguyên vật liệu trực tiếp bằng
phương pháp thay thế liên hoàn.
Chi phi nguyên vật liệu trực tiếp chịu ảnh hưởng bởi ba nhân tố:
− Khối lượng công tác xây lắp (Q).
− Định mức tiêu hao vật liệu cho một đơn vị khối lượng xây lắp (m).


20

−

Đơn giá nguyên vật liệu xuất dùng (p).

Tổng chi
phí NVL

Tổng khối
=

lượng công

Định mức tiêu hao
×

NVL cho 1 đơn vị

Đơn giá
×

NVL

trực tiếp
tác xây lắp
khối lượng xây lắp
xuất dùng
Hay:
Cv = ∑Q m p
Do chi phi NVL trực tiếp biến động cùng chiều, cùng tỷ lệ với khối lượng
xây lắp nên khi tiến hành phân tich thường cố định khối lượng xây lắp ở thực tế.
− Đối tượng phân tich: ∆Cv = Cv1 - Cvk = ∑Q1m1i p1i - ∑Q1mki pki
Trong đó:
+ Cv1, Cvk: Chi phi nguyên vật liệu trực tiếp thực tế, dự toán theo khối
+ Q1
+ m1i, mki

lượng thực tế của hạng mục công tác xây lắp.
: Khối lượng công tác thi công thực tế trong kỳ.
: Định mức tiêu hao nguyên vật liệu i thực tế, dự toán cho

một đơn vị khối lượng xây lắp.
+ p1i, pki : Đơn giá thực tế, dự toán của vật liệu i.
− Các nhân tố ảnh hưởng:
+ Ảnh hưởng của định mức nguyên vật liệu tiêu hao:
∆m Cv = ∑Q1 ( m1i - mki) pki = ∑Q1m1i pki - ∑Q1mki pki
+ Ảnh hưởng của đơn giá vật liệu:
∆p Cv =∑ Q1 m1i (p1i - pki) = ∑Q1m1i p1i - ∑Q1m1i pki
∆Cv = ∆m Cv + ∆p Cv
+ Tổng hợp các nhân tố:
− Đối với chi phi nguyên vật liệu trực tiếp thì giá nguyên vật liệu phát sinh
vào lúc mua. Vì vậy, kiểm soát về giá nguyên vật liệu phải được thực hiện vào lúc

mua. Kiểm soát về lượng nguyên vật liệu sử dụng được thực hiện khi nhập kho và
khi đưa nguyên vật liệu vào sử dụng cho các công trình.
+ Biến động về giá nguyên vật liệu nói lên sự khác nhau giữa số tiền
đã trả cho một lượng nguyên vật liệu nhất định với số tiền phải trả theo định mức
cho số lượng nguyên vật liệu đó.
+ Biến động về khối lượng nguyên vật liệu nói lên sự khác nhau giữa
khối lượng nguyên vật liệu sử dụng trong sản xuất với khối lượng phải sử dụng theo
định mức tiêu chuẩn đã được thiết lập. Biến động về khối lượng nguyên vật liệu sử
dụng được xác định tốt nhất vào lúc đưa nguyên vật liệu vào sử dụng hoặc khi kết
thúc một hạng mục công trình.
+ Biến động về giá và lượng nguyên vật liệu sử dụng nhỏ hơn là tốt.
Điều này chứng tỏ việc kiểm soát chi phi nguyên vật liệu có hiệu quả. Tuy nhiên,


21

cũng cần chú ý tới chất lượng công trình khi có sự biến động này.
− Đối với chi phi nguyên vật liệu trực tiếp, biến động về giá nguyên vật liệu
có thể do các nguyên nhân: giá cả thị trường biến động, có sự gian lận, sai sót trong quá
trình mua nguyên vật liệu của người mua với đơn vị cung cấp, chi phi mua cao.
+ Trong trường hợp giá thị trường có sự biến động giữa thời điểm báo
cáo số liệu với thời điểm lập định mức thì cần phải thực hiện điều chỉnh chênh lệch
giá trước khi thực hiện sự so sánh, phân tich. Có như thế quá trình kiểm soát mới
đạt được hiệu quả.
+ Trường hợp có sự thông đồng giữa người mua hàng và nhà cung cấp thì
nhà quản lý cần xác định lại chinh xác giá nguyên vật liệu tại thời điểm mua ở nhiều
nhà cung cấp khác nhau và yêu cầu người thực hiện nghiệp vụ mua hàng phải bồi
thường chênh lệch. Trong tương lai, đối với các hạng mục công trình tiếp theo, để kiểm
soát tốt giá nguyên vật liệu mua vào, nhà quản lý phải tham khảo Bảng báo giá ở nhiều
nhà cung cấp khác nhau, sau đó lựa chọn nhà cung cấp với giá và điều kiện tốt nhất.

− Biến động về lượng nguyên vật liệu có thể do các nguyên nhân: Mất mát
trong quá trình xây dựng, sử dụng lãng phi nguyên vật liệu, gia tăng khối lượng xây
lắp so với thiết kế,… Trường hợp mất mát trong quá trình xây dựng thì người quản
lý thi công công trình đó phải bồi thường, nếu mất trong kho thì thủ kho phải bồi
thường. Trường hợp khối lượng vật liệu sử dụng khi gia tăng khối lượng xây lắp
thực tế so với thiết kế thì cần phải điều chỉnh định mức kiểm soát.
b/ Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp:
Ngoài mục tiêu tổng quát của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát chi
phi nhân công trực tiếp còn phải đảm bảo mục tiêu cụ thể sau: Chi phi nhân công
trực tiếp phải tuân thủ các chinh sách, quy định về quản lý tiền lương, các chi phi
phát sinh về tiền lương là có thật, được ghi chép đầy đủ, chinh xác...
Để thực hiện được mục tiêu trên, quá trình kiểm soát chi phi nhân công
trực tiếp cần thực hiện các nội dung kiểm soát như sau:
* Đối với kiểm soát hiện hành
+ Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng quản lý nhân sự, sử dụng
lao động, tinh lương, ghi chép lương, trả lương.
+ Lập các chứng từ ban đầu làm cơ sở tinh lương gồm có: Bảng chấm
công, Bảng xác nhận khối lượng sản phẩm hoàn thành,… Đối với bảng chấm công


22

thì do đội trưởng thực hiện, làm căn cứ tinh lương cho những lao động tinh lương
thời gian; đối với Bảng xác nhận khối lượng sản phẩm hoàn thành thì do Đội trưởng
và nhân viên kỹ thuật của công ty thực hiện, làm căn cứ tinh lương cho những lao
động tinh lương theo sản phẩm.
+ Ban hành chinh sách tiền lương rõ ràng đến từng người lao động
nhằm tránh trường hợp đội trưởng thực hiện gian lận trong việc ghi nhận không
đúng kết quả lao động của công nhân và làm cho việc tinh lương không phù hợp.
+ Định kỳ và đột xuất nhà quản lý đơn vị sẽ kiểm tra số lượng công

nhân thực tế làm việc tại công trình và đối chiếu với số liệu của phòng nhân sự để
đánh giá về mặt quân số lao động, nhằm tránh trường hợp công nhân vắng mặt hoặc
đã nghỉ việc mà vẫn được chấm công và thanh toán lương.
+ Thiết lập một chinh sách tuyển dụng rõ ràng bằng văn bản và duy trì
một hệ thống sổ nhân sự được cập nhật liên tục. Bộ phận nhân sự phải thông báo
kịp thời cho quản lý đơn vị mọi sự biến động về nhân sự, bộ phận tinh lương phải
nhanh chóng cập nhật những biến động này nhằm tinh và thanh toán lương kịp thời,
phù hợp với kết quả lao động, đồng thời chủ động trong việc chuẩn bị nhân sự để
đảm bảo tiến độ thi công.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phải quan tâm đến kiểm soát kế toán chi
phi nhân công trực tiếp:
− Chứng từ: Bảng chấm công, Bảng xác nhận khối lượng sản phẩm hoàn
thành, Bảng phân bổ tiền lương, Bảng thanh toán lương, Phiếu chi,…
− Sổ sách: Sổ kế toán chi tiết chi phi sản xuất kinh doanh – tài khoản chi
phi nhân công trực tiếp, Sổ cái tài khoản chi phi nhân công trực tiếp (622), Sổ cái
tài khoản phải trả người bán (331), Sổ cái tài khoản phải trả công nhân viên (334),
…
−

Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ, quy trình ghi sổ kế toán cụ

thể, qua đó có thể kiểm tra chéo lẫn nhau giúp cho việc quản lý lao động, tiền lương
của công nhân trực tiếp sản xuất được chặt chẽ.
* Đối với kiểm soát sau
Tương tự như cách thực hiện phân tich đối với chi phi nguyên vật liệu
trực tiếp. Chi phi nhân công trực tiếp chịu ảnh hưởng bởi ba nhân tố:
− Khối lượng công tác xây lắp (Q).
− Định mức hao phi lao động cho một đơn vị khối lượng xây lắp (m).

23

−

Đơn giá lao động (đ).

Tổng chi phí

=

Khối lượng

×

Mức hao phí lao động

×

Đơn giá

NC trực tiếp
công tác xây lắp
cho 1 đơn vị khối lượng
lao động
Hay:
CL =∑ Q m đ
Chi phi nhân công trực tiếp biến động cùng chiều, cùng tỷ lệ với khối
lượng xây lắp nên khi phân tich ta thường cố định khối lượng xây lắp ở thực tế.
− Đối tượng phân tich: ∆CL = CL1 - CLk = ∑ Q1 mki đki - ∑ Q1 m1i đ1i
Trong đó:

+ CL1, CLk: Chi phi nhân công trực tiếp thực tế, dự toán theo khối
lượng thực tế của hạng mục công tác xây lắp.
+ Q1
: Khối lượng công tác thi công thực tế trong kỳ.
+ m1i, mki : Định mức hao phi lao động i thực tế, dự toán cho một đơn
vị khối lượng xây lắp.
+ đ1i, đki : Đơn giá thực tế, dự toán của lao động i.
− Các nhân tố ảnh hưởng:
+ Ảnh hưởng của định mức hao phi lao động:
∆m CL = ∑Q1 (m1i - mki) đki = ∑ Q1 m1i đki - ∑ Q1 mki đki
+ Ảnh hưởng của đơn giá lao động:
∆đ CL = ∑Q1 m1i (đ1i - đki) = ∑ Q1 m1i đ1i - ∑ Q1 m1i đki
CL = ∆m CL + ∆đ CL
+ Tổng hợp các nhân tố:
Sau khi lập bảng cần phải nhận xét đánh giá các nhân tố ảnh hưởng để
tìm ra nguyên nhân gây nên sự biến động của chi phi nhân công trực tiếp. Từ đó
công ty có biện pháp kiểm soát hợp lý.
− Biến động về mức giá lao động: Là sự chênh lệch giữa đơn giá tiền
lương thực tế so với đơn giá tiền lương định mức của công nhân trực tiếp xây lắp.
− Biến động về hao phi lao động (hay chinh là biến động về năng suất lao
động): Đây là một biến động mà các nhà quản lý công trình xây dựng cần đặc biệt
quan tâm. Vì nâng cao sức sản xuất của người lao động là một nhân tố chủ yếu để
tiết kiệm chi phi.
Biến động về giá nhân công có thể do chỉ huy trưởng công trình tăng,
giảm đơn giá tiền công cho công nhân trực tiếp xây lắp.
Biến động về năng suất lao động: Đây là yếu tố chủ yếu gây nên sự biến
động về chi phi nhân công trực tiếp. Nguyên nhân của sự biến động năng suất lao
động gồm có: Công nhân it kinh nghiệm, nguyên vật liệu kém chất lượng, máy móc
thiết bị cũ, trình độ tay nghề của công nhân thấp, ý thức kỷ luật kém,…

24

c/ Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công:
Ngoài mục tiêu tổng quát của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát chi
phi sử dụng máy thi công còn phải đảm bảo mục tiêu cụ thể sau: các chi phi phát
sinh về chi phi sử dụng máy thi công là có thật, được ghi chép đầy đủ, chinh xác...
Để thực hiện được mục tiêu trên, quá trình kiểm soát chi phi sử dụng máy
thi công cần thực hiện các nội dung kiểm soát như sau:
* Đối với kiểm soát hiện hành
− Tách biệt công tác bảo quản với công việc ghi chép; phân chia trách
nhiệm đối với các chức năng quản lý, vận hành máy, theo dõi, ghi sổ, tinh toán chi
phi sử dụng máy.
− Việc cung cấp, điều phối máy thi công được thực hiện dựa trên Phiếu
yêu cầu do đơn vị thi công lập và đã được duyệt. Khi bàn giao cần có ban kiểm tra
tình trạng kỹ thuật máy thi công và lập Biên bản bàn giao máy thi công.
− Thủ tục kiểm soát chi phi nhân công lái xe máy thi công: Kiểm soát
tương tự chi phi nhân công trực tiếp.
− Thủ tục kiểm soát chi phi nhiên liệu chạy máy thi công: Kiểm soát
tương tự chi phi nguyên vật liệu trực tiếp. Đồng thời, để kiểm soát chi phi nhiên liệu
chạy máy thi công cần kiểm soát số ca máy thi công và khối lượng công việc đã
thực hiện bằng cách ghi lại nhật trình máy thi công bởi nhân viên độc lập.
−

Phân loại máy thi công, tổ chức theo dõi cho từng loại, xác định thời

gian sử dụng,... để thuận lợi cho việc trich khấu hao; phải có bộ hồ sơ riêng để theo
dõi toàn diện máy thi công từ khi hình thành đến khi thanh lý hay nhượng bán.
−

Định kỳ, thực hiện chế độ kiểm kê máy thi công, đánh giá tình trạng kỹ

thuật để có biện pháp điều chỉnh cũng như công tác bảo trì, bảo dưỡng,...
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phải quan tâm đến kiểm soát kế toán chi
phi sử dụng máy thi công:
− Chứng từ: Phiếu yêu cầu máy thi công, Biên bản bàn giao máy thi công,
Nhật trình máy thi công, Phiếu xuất kho, định mức nhiên liệu, Bảng tinh khấu hao
máy thi công, Phiếu chi,…
− Sổ sách: Sổ kế toán chi tiết chi phi sản xuất kinh doanh – Tài khoản chi
phi sử dụng máy thi công, Sổ cái tài khoản chi phi sử dụng máy thi công (623), Sổ
cái tài khoản phải trả người bán (331), Sổ cái tài khoản nguyên vật liệu (152),…


25

−

Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ, quy trình ghi sổ kế toán cụ

thể, qua đó có thể kiểm tra chéo lẫn nhau, giúp cho việc quản lý hiện trạng máy thi
công, chi phi sử dụng máy thi công được chặt chẽ.
* Đối với kiểm soát sau
Tương tự như cách thực hiện phân tich đối với chi phi nguyên vật liệu
trực tiếp. Chi phi sử dụng máy thi công chịu ảnh hưởng bởi ba nhân tố:
− Khối lượng công tác xây lắp (Q).
− Định mức ca máy cho một đơn vị khối lượng xây lắp (m).
− Đơn giá ca máy thi công (p).
Chi phí sử

=

Khối lượng sản

×

Số ca máy phục vụ cho

×

Đơn giá

dụng MTC
phẩm xây lắp
1 đơn vị khối lượng XL
ca MTC
M
Hay:
CM =∑ Q m p
Nhân tố khối lượng sản phẩm xây lắp được thực hiện bằng máy thường
cố định ở thực tế, nên khi phân tich các nhân tố ảnh hưởng ta loại trừ ra.
Đối tượng phân tich: ∆CM = CM1 - CMk = ∑ Q1m1i pM1i - ∑ Q1mki pMki
Trong đó:
+ CM1, CMk: Chi phi sử dụng máy thi công thực tế, dự toán theo khối
+ Q1
+ m1i, mki
M
1i

+p ,p
−

M
ki

lượng thực tế của hạng mục công tác xây lắp.
: Khối lượng công tác thi công thực tế trong kỳ.
: Định mức ca máy i thực tế, dự toán phục vụ cho một đơn
vị khối lượng xây lắp.
: Đơn giá thực tế, dự toán của ca máy i.

Các nhân tố ảnh hưởng:
+

Ảnh hưởng của số ca máy phục vụ cho 1 đơn vị khối lượng xây lắp:
∆m CM = ∑ Q1 (m1i - mki) pMki = ∑ Q1m1i pMki - ∑ Q1mki pMki

+

Ảnh hưởng của đơn giá ca máy thi công:
∆p CM = ∑ Q1 m1i (pM1i – pMki) = ∑ Q1m1i pM1i - ∑ Q1m1i pMki

+
−

Tổng hợp nhân tố: ∆CM = ∆m CM + ∆p CM

Biến động về giá ca máy thi công: Là sự chênh lệch giữa đơn giá ca máy

thực tế so với đơn giá ca máy định mức.
− Biến động về số ca máy phục vụ cho 1 đơn vị khối lượng xây lắp (tức là

năng suất hoạt động máy thi công). Nếu năng suất máy hoạt động thấp hơn định